PROSJEKT- HÅNDBOK PROSJEKTADMINISTRATIVE KRAV (PA-BOK)

Transkript

1 Trondheim eiendom, ny skole og flerbrukshall PROSJEKT- HÅNDBOK PROSJEKTADMINISTRATIVE KRAV (PA-BOK)

2 Trondheim Eiendom Side 2 av 25 DISTRIBUSJONS- OG REVISJONSOVERSIKT Både førstegangsutsendelser og senere utsendelser av revisjoner og tillegg skal ledsages av følgebrev. Følgebrevet skal inneholde opplysninger om de suppleringer/endringer utsendelsen omfatter. Revisjon Revisjon Dato Utsendelsens omfang 0 Førsteutgave - prosjekteringsstart Korrigert, versjon for riving Distribusjon Oppdragsansvarlige er ansvarlig for å formidle PA-bok i sin organisasjon. PA-boken sammen med tilhørende vedlegg er tilgjengelig på Webhotellet. Person Init. Funksjon Komplett utsendelse Revisjons utsendelse Dato Revisjon Dato Revisjon

3 Trondheim Eiendom Side 3 av 25 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING MÅLSETNING PROSJEKTET HOVEDMÅL RESULTATMÅL RAMMEBETINGELSER/FORUTSETNINGER GJENNOMFØRINGSMODELL OPPDRAGET OMFANG TILSTØTENDE OPPDRAG... 7 ORGANISERING ORGANISASJON PARTER I PROSJEKTET ROLLER I FORHOLD TIL OFFENTLIG MYNDIGHETER KOMMUNIKASJON WEBHOTELL ADRESSELISTE / KONTAKTLISTE GENERELT DOKUMENT MØTER ARKIVERING EKSTERN KOMMUNIKASJON DOKUMENTSIKRING Økonomi ENDRINGSHÅNDTERING SLUTTOPPGJØR PROSJEKTSTYRING GENERELT KRAVANALYSE FRAMDRIFTSPLANLEGGING PROSJEKTERINGSFASEN BYGGEFASEN FDV-DOKUMENTASJON OVERTAKELSE KVALITETSSIKRING GENERELT AVVIKSHÅNDTERING Helse, Miljø og Sikkerhet GENERELT FORHÅNDSMELDING TIL ARBEIDSTILSYNET SAMORDNING AV VERNE- OG MILJØARBEIDET INFORMASJON TIL NABOER Rapportering... 25

4 Trondheim Eiendom Side 4 av 25 INNLEDNING Prosjekthåndboken /PA-boken er en håndbok som inneholder de administrative regler for prosjektet. Formålet med Prosjekthåndboken /PA-boken er å gi en oversikt over mål, styringskrav, administrasjon og informasjonsbehandling som byggherren har fastsatt. Alle entreprenører og rådgivere, med sine underleverandører, skal implementere disse krav og prosedyrer i sine styringssystem for prosjektet. PA-boken skal gjennom løpende supplering og revisjoner holdes oppdatert gjennom hele prosjekttiden. Det er Byggherrens prosjektleder som har ansvaret for PA-boken, men alle aktører i prosjektet skal aktivt bidra til at riktig informasjon er tilgjengelig rett-tidig. PA-boken distribueres elektronisk og for dette prosjektet gjøres det via prosjektets Webhotellet. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 4 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

5 Trondheim Eiendom Side 5 av 25 1 MÅLSETNING 1.1 Prosjektet Prosjektets fulle betegnelse: I prosjektsammenheng benyttes:, ny skole og flerbrukshall Den vedtok Formannskapet i Trondheim kommune bygging av ny med opplæringstilbud for barn/unge med vansker innenfor autismespektret og flerbrukshall på eksisterende tomt. Reguleringsplan er utarbeidet og vedtatt av Bystyret Riving av eksisterende bygningsmasser vil gjennomføres som en egen riveentreprise. Totalentreprisen for består av følgende elementer: Ny grunnskole for trinn med et byomfattende opplæringstilbud barn/unge med vansker innenfor autismespekteret og flerbrukshall. Elevantall grunnskolen: 90 elever pr årstrinn, til sammen 630 elever. Byomfattende senter for elever med diagnoser innenfor autismespektreter dimensjonert for 20 elever, fordelt på tre avdelinger. Dette tilbudet er beregnet å dekke både barne- og ungdomstrinnet. Flerbrukshall med tilhørende støtteareal. Tilhørende uteareal inkludert tilrettelegging av fortau langs Auneveien 1.2 Hovedmål Prosjektets hovedmål er å ferdigstile ny skole og flerbrukshall inkl utomhusområder for, på eksisterende skoletomt 1.3 Resultatmål Miljømål for prosjektet (Ytre Miljø) Prosjektet et pilotprosjekt i «Framtidens byer», et miljøprogram initiert av Miljøverndepartementet, med hovedfokus på å utføre prosjektet med en 50% reduksjon av klimagasser (målt ved CO2 ekvialenter) i forhold til et «normalt» prosjekt. Miljøprogrammet stiller krav til passivhusstandard. Som ved alle prosjekt i Trondheim kommune, så er Miljøkrav i Byggeprosjekt et kontraktsbilag som beskriver Trondheim Kommunes målsetning HMS -mål Prosjektet skal gjennomføres med null skader Økonomisk mål Gjennomføring av prosjektet skal skje innenfor avtalte kostnadsforutsetninger. Ved kontrahering skal alle grensesnitt analyseres slik at senere endringer og tillegg unngås. Grunnet presset kommuneøkonomi er prosjektkostnad en meget viktig forutsetning for å kunne gjennomføre prosjektet. Det skal bygges rasjonelt og effektivt samtidig som man ivareta et estetisk godt uttrykk, kvalitet og brukers behov for funksjonelle løsninger. I forbindelse med anbudsprosjekt skal det Dokument: Prosjekthåndbok Side: 5 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

6 Trondheim Eiendom Side 6 av 25 utarbeides et endelig budsjett for prosjektet. Dette budsjettet skal fremlegges for formell behandling og politisk godkjenning før neste fase kan påbegynnes Framdriftsmål Gitt en politisk godkjennelse, forutsettes prosjektet gjennomført innenfor en tidsplan som muliggjør at bygningsmassen er ferdigstilt for overlevering ila. skoleåret Kvalitetsmål Prosjektet skal gjennomføres med sikte på ferdigstilling med null feil. Detaljprosjektering skal være tilstrekkelig i forkant til at oppdragsgiver har tid til kontroll av prosjektdokumentene. Partene skal samarbeide om en beslutningsplan som sikrer dette. Trondheim Kommunes bygninger skal oppføres etter prinsippene om rent, tørt bygg (RTB), jfr. Kontraktsbilag Miljøkrav i Byggeprosjekt Arealmål: Programmert areal: Nytt skolebygg, inkl areal for autister: m2 Flerbrukshall: m2 1.4 Rammebetingelser/forutsetninger Det forutsettes politisk vedtak/godkjenning for gjennomføring av prosjektet. Det at prosjektet ikke ser ut til å kunne gjennomføres innenfor den bevilgede rammen kan hindre den kommunale godkjenningen Grunnlag for prosjektering: Funksjons- og romprogram for nye Trondheim kommunes prosjekteringsveiledere Ytelsesbeskrivelser for alle fagdeler samt fellesbeskrivelse Fremdriftsplan PA-bok De til enhver tid gjeldende lover, forskrifter, normer og relevante standarder som er pålagt av myndighetene. 1.5 Gjennomføringsmodell Plan og design er et resultat av en avholdt arkitektkonkurranse, som Eggen arkitekter vant. Skisse og anbudsprosjekt er gjennomført med en egen rådgivergruppe med rådgivere fra Reinertsen, Sweco og Cowi, ledet av Eggen arkitekter. Det er kontrahert en totalentreprenør som skal lede en samspillfase, sammen med prosjektledelse fra Trondheim kommune, og med det mål at det kan skrives en ren NS8407 kontrakt i løpet av vår Rivning av eksiterende skole utføres av en egen riveentreprenør, på en NS8405 kontrakt, våren Dokument: Prosjekthåndbok Side: 6 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

7 Trondheim Eiendom Side 7 av 25 2 OPPDRAGET 2.1 Omfang Programmering Rådmannens fagstab har sammen med brukere og utbyggingsenheten utarbeidet et rom- og funksjonsprogram som danner grunnlag for den videre prosjekteringen. Programmet er politisk godkjent Prosjektering Arkitekt og teknisk prosjekteringsgruppe skal prosjektere skisseprosjekt og anbudsprosjekt for totalentreprise. Det inngås kontrakt med arkitekt og rådgivere etter NS 8402, med føring for ARK om til-transport til totalentreprenør Entreprise Prosjektet skal gjennomføres som en Totalentreprise etter NS 8407, etter en samhandlingsperiode. Én totalentreprenør får ansvar for detaljprosjektering og bygging. 2.2 Tilstøtende oppdrag Reguleringsarkitekt (REG) Reguleringsarbeidet for tomta er utført som et eget oppdrag av en reguleringsarkitekt, sammen med Trondheim kommune. Eggen arkitekter var utførende reguleringsarkitekt Rådgivende ingeniør geoteknikk og miljø (RIG) Multikonsult har bistått med geotekniske og miljøtekniske undersøkelser i reguleringsfasen og støtte RIB i forbindelse med tilbudsgrunnlaget for totalentreprise Kunstprosjekt Det er opprettet en egen kunstgruppe, som vurdere kunstnerisk utsmykking av prosjektet. Kunstprosjektet utføres som et eget prosjekt og ledes av Trondheim kommune. Brukere (skole), prosjektets arkitekt og prosjektleder fra utbyggingsenheten deltar i prosjektgruppen Inventarprosjekt Inventar skal planlegges og kjøpes inn som et eget prosjekt, ledet av Rådmannens fagstab. Prosjektets arkitekt vil bistå dette prosjektet. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 7 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

8 Trondheim Eiendom Side 8 av 25 ORGANISERING 2.3 Organisasjon Prosjektering / Utførelse Inventarprosjekt Inventar Gardiner AV-utstyr Rådmannens fagstab (bestiller) Pia Skog Kunstprosjekt Bestiller Kultur og næring Prosjektledelse: Kunstkonsulenter PLANGRUPPE Autismegruppe Byggherre Prosjekteringsleder ARK Vinner P&D konk Eggen Arkiteker BYGGHERRE Trondheim eiendom v/ Randi Lile Optiman AS v/ Halvor Midttømme Utførende: Kunstnere Avklaringer vegforhold Statens vegvesen RI-GRUPPE RIB: Reinertsen eng. RI-energi: Reinertsen eng. RI-akk: Reinertsen eng. RIBr: Cowi RIV:Sweco RIE: Sweco RIG: Prosjekteringsleder ARK Eggen ark. v/ Dordi Fiskum Koord Fjernvarme Statkraft Varme HMS Prosjektleder Kontraktsgrense Totalentreprenør Teambygg AS v/prosjektleder Ola Arvid Røe SHA koord Prosjektering SHA koord Utførelse Prosjekteringsleder Faveo prosj.ledelse AS v/ Taale Arstad Anleggsleder Teambygg AS v/hege Furunes Prosjekteringsgruppe detaljprosjekt ARK: Vinner P&D (Eggen) LARK:Vinner P&D (Løvetanna RIB: Cowi RI-Luft: Asplan Viak RI-Rør: Sweco RIE: Vintervoll RIBR: Cowi RI-energ: Cowi RI-miljø: Cowi RI-akk: Cowi RIG: Utførende entreprenører GRAV: BETONG: STÅL: PREFAB: GLASS/ALU: BLIKK: TØMM/SN: MUR/PUSS: FLIS: MALER: LÅSER/BESL: INNR: RØRL: VENT: EL: HEIS: GARTN: Dokument: Prosjekthåndbok Side: 8 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

9 Trondheim Eiendom Side 9 av Parter i prosjektet Oppdragsgiver/byggherre Roller i linjen Rolle Kontaktperson Byggherre/tiltakshaver Rådmannen Tjenesteansvarlig Kommunalsjef Prosjektansvarlig TK, Utbyggingsenheten Randi Lile Bruker / brukerstyre Prosjektledelsen Prosjektledelse Rolle Kontaktperson Optiman AS Prosjektleder (PL) Prosjekteringsleder (PRL) Byggherreombud Prosjekteringsorganisasjonen ned til disiplinledelse Prosjektering Rolle Kontaktperson Programmering Regulering Geoteknikk og miljø Arkitekt Ledes av uavhengig PRL Oppdragsansvarlig RIB RIV RIE RIBr Entrepriseorganisasjonen Totalentreprenør Rolle Kontaktperson Prosjektleder Byggeleder Prosjekteringsgruppe: Prosjekteringsleder Utførende entreprenører Anleggsleder 2.5 Roller i forhold til offentlig myndigheter I tilknytning til Plan- og bygningsloven, som den sentrale loven, må prosjektet spesielt forholde seg til Arbeidsmiljøloven, Forurensningsloven og Brann- og eksplosjonsvernloven. Det må understrekes at alle lover og forskrifter også gjelder for prosjektet, og den fremtidige bruken av dette, selv om det ikke er etablert godkjenningsordninger for disse. Plan og bygningsloven stiller krav om at alle nødvendige tillatelser fra andre myndigheter enn PBL foreligger før igangsettingstillatelse blir gitt. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 9 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

10 Trondheim Eiendom Side 10 av 25 Ansvaret er fordelt mellom: Rolle Fork Ansvarlig Firma Ansvarlig søker for prosjektet SØK Ansvarlig prosjekterende PRO Ansvarlig kontrollerende for prosjektering KPR Ansvarlig utførende UTF Ansvarlig kontrollerende for utførelse KUT I tillegg stiller Arbeidsmiljøloven/Byggherreforskriften krav til entydig plassering av ansvaret for: Rolle Ansvarlig Firma SHA (Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø) i prosjekteringsfasen (KP) SHA i utførelsesfasen (KU) Det understrekes at mangelfull utførelse av disse funksjonene kan medføre straffeansvar ut over tilbaketrekking av ansvarsrett. Det kan også ha betydning for de sivilrettslige forhold i en kontrakt. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 10 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

11 Trondheim Eiendom Side 11 av 25 3 KOMMUNIKASJON 3.1 Webhotell For prosjektet er det opprettet et en Byggeweb som administreres av Optiman AS, I Byggeweb en skal alle dokumenter og tegninger tilknyttet prosjektet samles i en felles portal på Internett. Systemet inneholder en rekke funksjoner som opplasting av tegninger, tilgangskontroll, tegningsbestilling og epost-varsling. Hver enkelt leverandør / bruker har ansvar for å legge inn sine dokumenter. Alle leverandører plikter å sette seg inn i brukermanualen som er lagt ut på Webhotellet (innunder Min konto ). 3.2 Adresseliste / kontaktliste På Byggeweb en finnes en kontaktliste for alle involverte i prosjektet. I prosjekteringsfasen er byggherrens prosjektleder ansvarlig for oppdatering av adresseliste/kontaktliste. Etter kontrahering av hoved/totalentreprenør er det dennes prosjektleder som er ansvarlig for dette. 3.3 Generelt Med kommunikasjon menes all forsendelse av dokumenter til og fra aktører i prosjektet, uavhengig av på hvilken måte dokumentene blir sendt: post via postverket elektronisk post dokumenter med bud Webhotell Kommunikasjonen omfatter ikke dokumenter som ikke er arkivverdig. Hva som ikke er arkivverdig må avklares fortløpende. Eksempel på ikke arkivverdig er: reklamemateriell uten spesiell betydning for prosjektet rene oversendelser som for eksempel forside til telefaks, e-postmelding 3.4 Dokument Med dokument menes i denne sammenheng all form for tematisk samlet og avgrenset informasjon som kan distribueres, lagres og gjenfinnes. Dette er uavhengig av hva slags medium informasjonen er fremstilt i. All utgående dokumentasjon skal utføres på grunnlag av dokumentmaler så langt det lar seg gjøre. For prosjektet skal følgende hovedkategorier dokumenter benyttes: Brev Notat Referat Rapporter herunder utredninger, analyser, beregninger, beskrivelser Tegninger E-post Dokument: Prosjekthåndbok Side: 11 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

12 Trondheim Eiendom Side 12 av Brev Alle brev mellom kontraktspartnere skal adresseres til kontraktpartners representant og være underskrevet av kontraktpartners representant. All korrespondanse skal stiles til Trondheim kommune, Utbyggingsenheten v/ Randi Lile med kopi til Optiman v/ Halvor Midttømme. Et brev skal kun omtale én sak. Alle brev skal inneholde følgende henvisninger og data: Adresse til mottaker Hvem brevet er stilet til (deres ref.) Hvem som har skrevet brevet (vår ref.) Dato Tittelfelt som består av kontraktnummer og kontraktnavn med sakstittel som undertittel Prosjekt: Entreprise: Kfr. benevnelse i kontraktsdokumentet Sak: Kort hva saken gjelder Undertegnet av kontraktpartners representant Hvem som har fått kopi med og uten vedlegg Elektronisk oversendelse av brev aksepteres dersom brevet er merket i henhold til ovennevnte krav og er adressert til kontraktpartners representant. Elektronisk oversendte brev skal i tillegg sendes originalt i posten. Brev oversendt til andre e-postadresser i prosjektorganisasjonen aksepteres ikke som formelt oversendt Notat Alle notater som utarbeides skal nummereres med kode for avsender, mottaker og løpenummer. Notatene merkes slik at det fremgår hvem som er ansvarlig for notatet: BH- notat (byggherre) BR- notat (brukernotat) PL- notat - (prosjektleder) PRL- notat - (prosjekteringsleder) A- notat - (arkitekt) B- notat - (bygg) V- notat - (VVS) E- notat - (El) N- notat - (Andre) Referat Alle møtereferat skal tydelig angi møtetype og møtenummer Rapporter Rapportmaler som er vedlegg til PA -bok skal brukes. Alle rapporter som utarbeides skal tildeles unikt rapportnummer. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 12 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

13 Trondheim Eiendom Side 13 av Tegninger Ved oppstart av prosjektering det skal lages en oversikt som viser struktur, nummerering og filnavn av alle tegninger for alle fag til prosjektet. Oversikten (tegnings- og distribusjonsliste) skal kontinuerlig holdes ajour av de respektive rådgivere (ARK, RIB osv.). Det skal foreligge tilsvarende oversikt for prosjektdokumenter på web-hotellet. Byggherrens prosjektleder avgjør rettigheter i slikt arkiv. På byggeplass skal alltid foreligge lett tilgjengelig og komplett ajour tegningsarkiv med tilhørende tegningslister. For prosjektet skal følgende rutine brukes: (Ikke avklart totalentreprenør utarbeider en design manual) E-post Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal en E-postsending kun omhandle en sak. Emnefeltet skal alltid inneholde prosjektnavn og hva saken gjelder. 3.5 Møter Generelt: Det skal føres referat fra alle møter i prosjektet. Alle møtedeltakere, parter som ikke var til stede - men som saken angår, prosjektleder og byggeleder skal alltid ha kopi av møtereferatene. Følgende skal fremgå av overskriften i referatet: - Byggherre/oppdragsgiver/tiltakshaver - Prosjekt - Møtetype - Hvilket møte nr. i en rekke av flere - Møtested - Dato og klokkeslett for møtet - Møtedeltakere - Hvem referatet er distribuert til - Evt. tidspunkt for nytt oppfølgingsmøte med møtepliktige parter. Hvert punkt skal angis med en klar tallreferanse som er lett å henvise til senere. (For eksempel: møtenummer, punktnummer, undernummer) Det skal oppgis frist og hvem som har ansvar for å utføre det enkelte punkt. I et referat hvor flere ansvarlige er oppgitt, gjelder det at først nevnte firma skal ta initiativ til å løse punktet. Alle deltakere plikter å notere ned punkter som de er ansvarlige for å utføre. Referent prøver å få sendt ut referat på telefaks/post slik at deltakerne mottar dette senest 2 dager etter avholdt møte (ekskl. lørdag, søndag, fridager). HMS og KS skal være faste punkter i alle møter Møtetyper: Møtetype: Deltakere: BYGGHERREMØTE (BHM) Byggherren prosjektansvarlige og prosjektleder. Evt., stiller prosjekteringsleder eller andre etter spesiell innkalling. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 13 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

14 Trondheim Eiendom Side 14 av 25 Arbeidsområde: Innkalling: Referent: Distribusjon: Intervall: Ivaretakelse av programinnhold for prosjektet, rammer for fremdrift - økonomi og kvalitet. I dette forum vedtas alle byggherrebeslutninger, evt. vedtak om hvem beslutninger delegeres til. Prosjektleder Prosjektleder Prosjektansvarlig og prosjektleder. Øvrige ved behov Normalt hver 14 dag Møtetype: Deltakere: Arbeidsområde: Innkalling: Referent: Distribusjon: Intervall: BRUKERMØTER Brukerrepresentanter etter nærmere fullmakter, prosjektleder og arkitekt. Fagrådgivere og prosjektansvarlig stiller etter behov. Avklare brukerønsker og innstille løsningsforslag for byggherrebeslutning. NB! Endelig beslutninger tas av byggherrens styringsgruppe i byggherremøtene. Prosjektleder. Prosjektleder. Møtedeltakerne, alle prosjekterende, prosjektansvarlig, byggeleder og prosjektleder. Etter nærmere møteplan. Møtetype: Deltakere: Arbeidsområde: Innkalling: Referent: Distribusjon: Intervall: PROSJEKTERINGSMØTER Prosjektleder, prosjekteringsleder, arkitekt og fagrådgivere. Prosjektansvarlig stiller etter behov. Koordinering av alle prosjekteringsdetaljer, utarbeidelse av løsningsforslag for byggherrebeslutning, styring av prosjektering mhp. tidsfrister, kvalitet og økonomi. Prosjekteringsleder, evt. prosjektleder. Vanligvis gjennom referat fra siste møte. Prosjekteringsleder, evt. prosjektleder. Alle deltakerne, brukerutvalgene og prosjektansvarlig. Normalt hver 14. dag eller etter nærmere møteplan. Møtetype: Deltakere: Arbeidsområde: Innkalling: Referent: Distribusjon: Intervall: BYGGEMØTER Alle entreprenører som har aktiviteter på bygget eller skal ha aktiviteter i gang innenfor 2 uker etter fremdriftsplanen samt byggeleder. Fagrådgivere/andre ved behov - etter nærmere innkalling. Utførelse på byggeplass. Normalt følgende saker: Ikke avsluttede gamle saker, fremdrift siste periode, fremdrift kommende periode, kvalitet/avvik, endringer, arbeidsgrunnlag, HMS, myndighetskrav, andre nye saker. Byggeleder. Vanligvis gjennom referat fra siste møte. Byggleder. Møtedeltakerne samt: Prosjektansvarlig, prosjektleder, prosjekteringsleder, arkitekt, rådgivere og ikke møtende entreprenører. Normalt hver uke eller 14. dag etter prosjektets intensitet. Møtetype: Deltakere: FREMDRIFTSMØTER Parter som trenger ytterligere koordinering ut over fremdriftssaker i byggemøter. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 14 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

15 Trondheim Eiendom Side 15 av 25 Arbeidsområde: Innkalling: Referent: Distribusjon: Intervall: Fremdriftskoordinering mellom flere parter. Byggeleder. Byggleder Alle involverte parter Etter spesiell innkalling. Møtetype: Deltakere: Arbeidsområde: Innkalling: Referent: Distribusjon: Intervall: Møtetype: Deltakere: Arbeidsområde: Innkalling: Referent: Distribusjon: Intervall: KOORDINERINGSMØTER Involverte parter Saker som trenger spesiell koordinering mellom flere parter i prosjektet. Spesielt viktig under prosjekteringen mellom fagrådgiverne, mellom rådgivere og byggherre/brukere, rådgivere og myndigheter etc. etc. - for å avklare detaljer/finne løsningsforslag. Prosjekteringsleder Prosjekteringsleder Møtedeltakerne og øvrige involverte ut i fra sakene i møtet. Etter spesiell innkalling. SÆRMØTER Involverte parter Spesielle saker som trenger avklaring Prosjektleder, prosjekteringsleder eller byggleder. Innkaller Alle involverte parter Etter spesiell innkalling Møtetype: Deltakere: Arbeidsområde: Innkalling: Referent: Distribusjon: Intervall: AVKLARINGSMØTER Prosjektansvarlig, prosjektleder, fagrådgiver, byggeleder og entreprenør. Avklaring og gjennomgang av tilbud/anbud fra entreprenør med sikte på evt. kontrakt. Møtet er i utgangspunktet uforbindtlig for begge parter med mindre partene enes om å gå videre mot kontrakt i møtet. Prosjektleder. Prosjektleder. Deltakerne Etter spesiell innkalling. Møteplan oppdateres fortløpende i prosjektet og legges ut på Webhotell. 3.6 Arkivering All dokumentasjon fra/til kontraktspartnere skal arkiveres i henhold til system for dokumentstyring hos den enkelte kontraktspartner. Kontraktspartnere skal holde et komplett arkiv over all skriftlig kommunikasjon mellom aktørene, samt mellom kontraktspartner og dennes underkontraktspartner. Dette arkivet skal prosjektledelsen ha fri innsynsrett til. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 15 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

16 Trondheim Eiendom Side 16 av Ekstern kommunikasjon Ekstern kommunikasjon skal forstås som all kommunikasjon utenfor prosjektorganisasjonen (inkl. underkontraktspartner). All kommunikasjon mellom Kontraktspartner og myndigheter, brukere og mellom deltakere i prosjekteringsgruppen, skal avklares med prosjektledelsen. 3.8 Dokumentsikring Kontraktspartner skal hver dag ta sikkerhetskopi av sitt elektroniske arkiv. Backup skal oppbevares utenfor kontraktpartners kontor eller i godkjent brannsafe evt. i egne sikkerhetsrutiner. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 16 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

17 Trondheim Eiendom Side 17 av 25 4 Økonomi Fakturering Faktura skal alltid gjelde arbeider som er utført i hht. kontraktsbestemmelsene. Dette gjelder for avdragsfaktura, endringsfaktura og prisstigningsfaktura. Faktura skal alltid være dokumentert med vedlegg eller beregninger i tråd med krav i denne rutine eller standard fakturakonsept. Faktura skal sendes separat for følgende grupper: - Avdragsfaktura - Endringsfaktura - Prisstigningsfaktura - Sluttfaktura Dokument: Prosjekthåndbok Side: 17 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

18 Trondheim Eiendom Side 18 av Fakturaadresse Trondheim kommune Utbyggingsenheten, Torg: Postboks 2300 Sluppen 7004 Trondheim Merkes: Tkref: Bestillingsnr: RL Skole Idrettshall Faktura skal sendes til: Prosjektleder v/ Optiman AS Brattrgata Trondheim Krav til fakturaoppsett Faktura skal alltid settes opp i henhold til denne rutine. Faktura skal alltid stiles til byggherre i tråd med denne rutine. Faktura skal alltid sendes via byggeleder for attestasjon. Faktura som ikke følger fastsatt oppsett returneres Alle fakturaer skal i tillegg merkes med: Prosjektnavn og entreprisenr /navn Kontraktsarbeider / Avdragsnota nr Endringsordrekrav eller forslag nr. Rekvisisjonsnr. Prisstigning tema Faktura skal alltid følge denne rutine, faktura som avviker fra dette vil bli returnert fra prosjekt- / byggeleder og forfallstid fra prosjekt- / byggeleder har mottatt ny, riktig faktura. Faktura skal alltid sendes separat for de forskjellige «fakturagrupper» og merkes klart med løpenr. Eksempel: Avdragsfaktura nr. 3 Tilleggsfaktura nr. 2 Prisstigningsfaktura nr. 5 Sluttfaktura Ved avdragsfaktura: Det skal alltid sendes med dokumentasjon på produsert beløp post for post for fakturabeløpet. Innestående og øvrige beregninger skal være i tråd med fakturakonsept - dokument D Dokument: Prosjekthåndbok Side: 18 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

19 Trondheim Eiendom Side 19 av 25 Faktura skal sendes den 30. i hver måned. Forfall faktura er 28 dager etter mottak hos byggeleder Ved endringsfaktura: Faktura kan ikke sendes, uten at entreprenør på forhånd har fått godkjent endringsarbeidet og endringsbeløpet av byggeleder eller prosjektleder. Godkjent endringsbekreftelse (eller rekvisisjon i de prosjekter dette er akseptert) med bilag skal vedlegges faktura. NB! Endringslister skal alltid være bekreftet av prosjektleder på endringsbekreftelse. En faktura kan omhandle flere endringsbekreftelser. Faktura settes i henhold til dokument D Forfall faktura er 28 dager etter mottak hos byggeleder Ved prisstigningsfaktura: Faktura kan sendes når indeks for produksjonsperioden er sendt. Grunnlag for beregning er produsert beløp (ikke avdragsbeløpet på faktura som danner grunnlaget for beregning). En faktura kan omhandle regulering av flere faktura. NB! Indeks kan benyttes dersom avdragsfakturaer sendes den 30. i hver mnd.. Dersom det registreres avvik fra dette skal det utregnes middelverdi for indeks i produksjonsperioden. Faktura settes i henhold til dokument D Forfall faktura er 28 dager etter mottak hos byggeleder. 4.2 Endringshåndtering Endringshåndtering skal skje i samsvar med de standardene som er relevant for kontrakten. Disse rutinene skal følges fra første dag. Prosjektet har egne endringsmeldingsskjema. Kontraktspartene skal ved kontrahering utforme endringsregime, begrepsavklaring og bruk av skjema. 4.3 Sluttoppgjør Settes opp og sendes ihht NS8405 Evt. omtvistede poster forsøkes løst i minnelighet mellom partene senest 30 dager etter utbetaling av uomtvistet beløp i sluttoppgjør. Dersom dette ikke lykkes benyttes regler vedr. tvistemål i kontrakt. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 19 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

20 Trondheim Eiendom Side 20 av 25 5 PROSJEKTSTYRING 5.1 Generelt Kontraktspartene skal ha et prosjektstyringssystem for kontraktsarbeidet. Kontraktsarbeidet skal brytes ned til en egnet struktur (PNS) som skal være utgangspunktet for leverandørens prosjektstyring, rapportering og fakturering. Endringer i kontraktsarbeidet skal løpende innarbeides i grunnlaget. 5.2 Kravanalyse Tidligst mulig i planleggingsfasen skal leverandøren analysere alle kontraktsdokumentene og identifisere prosjektets krav, og sammen med byggherren sørge for at det er sammenfallende oppfatning av kontraktsarbeidets omfang og utførelse. 5.3 Framdriftsplanlegging Ansvar og myndighet Prosjektleder har ansvar for hovedfremdriftsplan og kontraheringsplan samt overordnet fremdriftsansvar. Prosjekteringsleder har ansvar for dokumentplaner og beslutningsplaner. Prosjekterende har ansvar for detaljering av sin fremdrift i tråd med gjeldende planer for prosjektet Byggeleder har ansvar for prosjektets detaljerte fremdriftsplan. Entreprenør har ansvar for detaljering av sin fremdrift i tråd med gjeldende planer for prosjektet Følgende planer skal utarbeides Hovedfremdriftsplan som illustrerer planlagt tidsdisponering for de forskjellige faser fra idè til ferdig bygg, dvs.: Beslutningsplan som viser frister for: Rådgivernes fremleggelse av beslutningsgrunnlag Dato for byggherrens beslutning Dokumentplan som viser frister for utarbeidelse av alle prosjektdokumenter, dvs. beskrivelser og tegninger Detaljert fremdriftsplan som viser delfrister for alle arbeidsopereasjoner, viktige delfrister og sluttfrister. Detaljert fremdriftsplan som viser delfrister for alle arbeidsopereasjoner, viktige delfrister og sluttfrister. Av viktige delfrister nevnes: Ferdig tilfylt grunnmur Tett bygg Tørt bygg for golvbelegg Ferdige utendørsanlegg Overtakelse og innflytting Dokument: Prosjekthåndbok Side: 20 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

21 Trondheim Eiendom Side 21 av 25 2-ukers detaljplaner Når det er nødvendig for koordinering av detaljer innenfor mindre byggeavsnitt utarbeides 2-ukers detaljplaner. Disse gjennomgås spesielt i byggemøtene i hektiske faser. Detaljerte produksjonsplaner Detaljerte produksjonsplaner som viser detaljert når de forskjellige arbeidsoppgaver skal utføres. Planene skal baseres på de overordnede planer i prosjektet. Bemanningsplaner Utarbeide bemanningsplaner som viser planlagt bemanning hver uke. 5.4 Prosjekteringsfasen Prosjekteringen skal ha som hovedmål å få avdekt alle avklaringsbehov, slik at byggherre (BH) har mulighet til å gjøre sine valg innen akseptabel frist for utførelse. Prosjekteringen skal utføres med 0-feil ved overlevering og ingen mangler som overordnet mål. Samtidig skal det fokuseres på FDVU-kostnader på det ferdige produktet. Ved oppstart av prosjekteringsfasen skal Prosjekteringsleder ha ansvar for å få utarbeidet detaljplaner for prosjekteringsfasen. Grunnlaget for planene er rammeplanen etablert av prosjektleder og øvrig prosjektgrunnlag. Detaljplanene skal vise hvordan prosjekteringen er brutt ned i veldefinerte oppgaver og tidfestet. Det skal fremgå hvem som er ansvarlig for de enkelte aktiviteter. Følgende skal fremgå av planene: Når beslutninger må tas som er nødvendig for fremdriften i prosjekteringen (beslutningsplan) Når bestemt omfang av prosjektering skal være ferdig (tegningsplan) Når spesielle leveranser må bestilles for at leveringstid ikke skal hindre ferdigstillelse. Tverrfaglig kontroll 5.5 Byggefasen Innen 3o dager etter kontraktsinngåelse skal entreprenør etablere og oversende en detaljert aktivitetsplan for byggefasen (produksjonsplan/styringsplan). Grunnlaget for planen er rammeplanen etablert av prosjektleder og øvrig prosjektgrunnlag etablert på planleggingstidspunktet. Planen skal omfatte hele kontraktsarbeidet, og vise hvordan byggefasen er brutt ned i veldefinerte aktiviteter. Hver aktivitet skal vise start- og sluttdato, varighet og kritiske avhengigheter. Detaljeringsgraden skal gjøre det mulig å påvise fremdriftsavvik ned til en uke. Planen skal omfatte milepæler og aktiviteter for detaljprosjektering, arbeidstegninger, utførelse/installasjoner, funksjonsprøving, opplæring, kontroller og ferdigstillelse. Den skal også vise entreprenørens krav til eventuelle leveranser fra byggherren. Entreprenøren skal legge inn margin/slakk i planene, og synliggjøre kritiske aktiviteter/kritisk linje. Prosjekteringsplaner og Produksjonsplaner må sammenstilles for å sikre gjennomførbarhet. Entreprenører og leverandører forutsettes å etablere sine egne fremdriftsplaner på mer detaljert nivå og som gjør dem i stand til å koordinere sin egen produksjon. Slike planer må ta hensyn til bindinger i grensesnittet med andre fag og andre leverandører. Planene må også ta hensyn til hvordan arbeidet i praksis Dokument: Prosjekthåndbok Side: 21 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

22 Trondheim Eiendom Side 22 av 25 er tenkt gjennomført og de ressursbegrensninger som gjelder. Spesielt er det viktig å vise bruken av kritiske ressurser, ikke minst de som skal brukes av flere (stillaser, kraner, heiser etc.). På forespørsel skal disse planene kunne forelegges prosjektleder/byggeleder. 5.6 FDV-dokumentasjon Ansvar/Myndighet Entreprenør Ihht egen prosjekteringsanvisning Kontraktspartnerne skal oppbevare utarbeidet prosjektmateriale 10 år, alternativt i det antall år som er angitt i kontrakten. 5.7 Overtakelse Prosjektleder skal lage en plan for overtagelse som viser tidspunkter for overtagelse av de ulike deler av kontraktsarbeid. Dette skal skje i god tid slik at de involverte parter kan få varsel på riktig tidspunkt og være godt forberedt. Det er særlig viktig at det planlegges tid til funksjonsprøving og opplæring i nødvendig omfang. Byggeleder skal sikre at overtakelsen blir formelt riktig. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 22 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

23 Trondheim Eiendom Side 23 av 25 6 KVALITETSSIKRING 6.1 Generelt Trondheim Eiendom forutsetter at entreprenøren har et oppdatert Kvalitetsikringssystem basert på ISO 9001:2000. Innen 30 dager etter kontrahering, skal entreprenøren dokumentere at KS-systemet er implementert i prosjektet/prosjektorganisasjonen, og at de føringer og krav som Trondheim Eiendom stiller gjennom kontraktsdokumentene for prosjektet er ivaretatt. Entreprenøren skal i god tid før byggestart i eget møte med byggherren redegjøre for prosjektets kvalitetssikring. Redegjørelsen skal minimum omfatte: - en plan som gir en oversikt over alle aktivitetene og hvordan kontrollarbeidet skal gjennomføres og dokumenteres - forholdet til underentreprenører og underleverandører mhp. styring og kontroll - organisasjonsplan med beskrivelse av ansvarsforhold - avviksbehandling og prosedyrer for oppretting av feil og hindring av gjentagelse - ivaretakelse av kravanalysen Kvalitetsarbeidet skal sikre at byggherrens krav til kvalitet så vel som lovpålagte krav blir oppfylt, og at all forutsatt kontrolldokumentasjon blir utstedt rettidig. Utfylt kontrolldokumentasjon skal vedlegges månedlig rapportering. Det er viktig at entreprenøren også sikrer at alle underentreprenører og leverandører gjennomfører og dokumenterer kontroll, og slik at slutt-dokumentsjon fremskaffes før overlevering av kontraktsarbeidet. KS-systemet skal til enhver tid være oppdatert og underlagt revisjon iht. krav. 6.2 Avvikshåndtering Dersom det i forbindelse med kontroll av utførte arbeider avdekkes avvik skal avviket registreres og det skal utarbeides ett avviksskjema. Skjemaet skal minst inneholde følgende informasjon. Unikt nummer med mulighet for sporbarhet i ettertid. Beskrivelse av avviket med stedsangivelse og type avvik. Kontrollgrunnlag. Antatt årsak til avviket Korrigerende tiltak og ev. behov for revisjon av system Konsekvens av avviket, kvalitet, økonomi og tid. Hvem avviket distribueres til Behandling av avviket med felt for signering når avviket er lukket. Skjemaet skal utfylles av den som avdekker avvik og øyeblikkelig rapporteres til nærmeste overordnede ledd samt at kopi skal sendes alle involverte parter. Avgjørelse om valg av utbedringsmetode eller om avvik kan aksepteres, gjøres av nærmeste mulige ledd i byggherreorganisasjonen, dvs. byggeleder, evt. i samråd med prosjektleder. Det skal føres en samlet oversikt over alle over alle avvik som er avdekket i forbindelse med utførte kontroller. Skjemaet skal også inneholde status for avvikene. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 23 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

24 Trondheim Eiendom Side 24 av 25 7 Helse, Miljø og Sikkerhet 7.1 Generelt Kontraktsbilagene; Miljøkrav i Byggeprosjekt (generelt kravsdokument) og Plan for Sikkerhet, Helse og Arbeismiljø- HMS-PLAN (spesielt kravsdokument) beskriver krav og retningslinjer for HMS-arbeidet. I vedlegg til HMS-plan foreligger avtaleformularer, prosedyrer og sjekklister for HMS-koordinatorer for henholdsvis prosjekteringsfasen og gjennomføringsfasen Det er normalt representant for totalentreprenør/hovedbedrift i utførelsen som skal inneha koordinatorrollen under gjennomføring av prosjektet. Skriftlig avtale skal opprettes. HMS-krav fra prosjekteringsfase skal overføres til produksjonsfasen. Koordinator prosjektering (KP) har ansvar for å overføre kravene til koordinator produksjon (KU). 7.2 Forhåndsmelding til Arbeidstilsynet Entreprenøren skal forhåndsmeldes til Arbeidstilsynet etter gjeldende krav på standard skjema. (finnes på Arbeidstilsynets hjemmesider). 7.3 Samordning av verne- og miljøarbeidet Plan for Sikkerhet, Helse- og Arbeidsmiljø HMS-PLAN, fastsetter ansvar og roller for henholdsvis: Samordning med eventuell eksisterende brukers vernetjeneste, Ansvar Byggherrens Prosjektleder Fellestiltak på byggeplass; Ansvar: HMS-koordinator for utførelse HMS-PLAN beskriver i disse kapitlene viktige oppgaver som berører alle aktører ut over Hovedbedrift og HMS-koordinatorer, som må ivaretas av de respektive ved anbudsregning, planlegging og gjennomføring. 7.4 Informasjon til naboer Fortløpende informasjon til naboer og berørte parter blir ivaretatt av Total-/Entreprenør. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 24 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato:

25 Trondheim Eiendom Side 25 av 25 8 Rapportering Ansvar/Myndighet Overordnet for prosjektet: Prosjektleder For den enkelte rådgiver og entreprenør: Oppdragsansvarlig saksbehandler Rapportering fra totalentreprenørene skal skje månedlig til byggherrens prosjektleder, innen EN uke etter kuttdato. Kuttdato for entreprenørens månedsrapport er den siste søndag i hver måned. Prosjekterende og entreprenører rapporterer etter avtalt mal for rapportering. Rapportenes omfang fremgår av kapitlet Prosjektstyring nedenfor. Alle forhold vedrørende prosjektering eller kontroll av prosjektering / utførelse eller kontroll av utførelse, skal rapporteres til overordnede ledd for å verifisere status for prosjektet akkurat på det spesifikke tidspunkt. Det skal alltid sendes kopi av rapporter til overordnet ledd, prosjektleder, byggeleder og øvrige direkte involverte parter. Ukerapport fra entreprenør Skal sendes byggeleder hver fredag kl Befaringsrapporter Skal føres av den som har innkalt til befaringen for å dokumentere avtaler/status registrert under befaringen. Dette gjelder alle typer befaringer nevnt ovenfor. Kopi av befaringsrapport skal distribueres til alle involverte parter. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 25 av 25 Oppdrag: Rev. / Dato: