Konkurransegrunnlag. Åpen anbudskonkurranse. Kjøp etter forskriftens del III. Service ventilasjon inkludert materiell

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse Kjøp etter forskriftens del III Service ventilasjon inkludert materiell 1

2 1. Innledning Om Norges Bank Dokumentets status Regelverk og anskaffelsesprosedyre Avtalens varighet og oppsigelse Omfang Befaring Konkurransebestemmelser Gjennomføring av konkurransen Kontraktstildeling og kontraktsdokumenter Kommunikasjon med Norges Bank Konfidensialitet Offentlighetsloven Politiattest og kredittvurdering Lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren, krav om tarifflønn mv Reklame Kostnader Tilbudsfrist, tilbudsåpning og vedståelsesfrist Kvalifikasjonskrav Kriterier for valg av tilbud Fremdriftsplan Meddelelse om tildeling Vedlegg

3 1. Innledning 1.1 Om Norges Bank Norges Bank skal bidra til å fremme tilliten til norsk økonomi og det finansielle system. Mål for kjernevirksomheten er: prisstabilitet gjennom en pengepolitikk som tar sikte på lav og stabil inflasjon; finansiell stabilitet og bidra til robuste og effektive finansielle infrastrukturer og betalingssystemer; og merverdi i kapitalforvaltningen og en effektiv og betryggende porteføljestyring I tillegg er Norges Bank i henhold til sentralbankloven pålagt å "informere offentligheten om penge-, kreditt- og valutaforholdene. 1.2 Dokumentets status Denne avtalen gjelder serviceavtale ventilasjon. Dette dokumentet inneholder konkurransegrunnlag med informasjon og krav til de leverandørene som ønsker å gi tilbud i konkurransen. 1.3 Regelverk og anskaffelsesprosedyre Det styrende regelverk er lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med endringer iht. lov nr 25 og forskrift av nr 402 med endringer iht. forskrift nr 500, del I og III. Anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse. 1.4 Avtalens varighet og oppsigelse Denne serviceavtalen har en varighet på 2 år med opsjon for Norges Bank til å fornye med ytterligere 1+1 år. Avtalen kan gjensidig sies opp med 3 mnd skriftlig varsel i avtaleperioden. 1.5 Omfang Totalt omfang av oppdragene som skal tildeles i de påfølgende årene, forventes å være i størrelsesorden kr pr år. Det gjøres oppmerksom på at det er knyttet stor usikkerhet rundt avtalens volum. Norges Bank har tidligere utført service på ventilasjon selv. Det skal inngås avtale med én leverandør. Første ordinære service skal gjennomføres rett etter påske 2013, men det kan oppstå behov for service også før dette. 3

4 Leverandøren skal legge avfall i containere hos Norges Bank. For videre informasjon om oppdragsbeskrivelse, se vedlegg 6 og Befaring Befaring vil finne sted 10. oktober 2012 kl Påmelding, med navn og telefonnummer sendes til e-postadresse: ik-tilbud@norges-bank.no Påmelding på skje innen 8. oktober Maks to personer fra samme firma kan delta. Oppmøte i resepsjonen i Norges Bank, bankplassen 2. Husk gyldig legitimasjon! 2 Konkurransebestemmelser 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er kunngjort i Doffin og TED databasen. Etter tilbudsfristens utløp vil Norges Bank foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Deretter vil Norges Bank gjennomføre en vurdering av hvorvidt tilbudene er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Eventuelle uklarheter vil bli tatt opp med den enkelte tilbyder. For tilbud som ikke tilfredsstiller formelle krav, eller på annen måte avviker fra konkurransegrunnlaget, gjelder avvisningsreglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser til og med Tilbud som tilfredsstiller kravene vil bli evaluert og vektet iht. de oppgitte kriteriene i pkt 3 og 4 nedenfor. 2.2 Kontraktstildeling og kontraktsdokumenter Det vil bli inngått en avtale med den tilbyderen som har levert tilbud som totalt sett vurderes som de økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. 2.3 Kommunikasjon med Norges Bank All korrespondanse vedrørende konkurransen skal skje på norsk. Tilbudet skal utformes på norsk. Det presiseres at alle spørsmål skal fremsettes skriftlig. Spørsmål som blir stilt i tilbudsfasen og tilhørende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle tilbydere. Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler eller uklarheter i konkurransegrunnlaget som kan ha betydning for prissettingen eller gjennomføringen, plikter han umiddelbart å varsle Norges Bank om dette. Dersom tilbyder anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal denne anmodning fremsettes i god tid og innen 26.oktober. Norges Bank kan også gi tilleggsopplysninger til det samme tilbudsgrunnlaget, og vil i begge tilfeller sende skriftlig, likelydende melding til alle som 4

5 har mottatt konkurransegrunnlaget i rimelig tid via e-post, og senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ta hensyn til dette i sitt tilbud. Slike meddelelser sendes kun til den e- postadressen som tilbyder har oppgitt. Det presiseres at alle spørsmål skal fremsendes skriftlig Alle henvendelser rettes til: ik-tilbud@norges-bank.no 2.4 Konfidensialitet Mottatte tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser 3-5. Norges Bank og tilbyder har ikke adgang til å gi informasjon om tilbudene og tilbudsprosessen til tredjemann. 2.5 Offentlighetsloven Med hjemmel i Offentleglova av , ledd kan det gjøres unntak for tilbud og protokoll etter regelverket om offentlige innkjøp inntil valg av leverandør er gjort. Offentleglova 13 presiserer at det er de taushetsbelagte opplysningene i et dokument og ikke dokumentet i sin helhet, som kan unntas fra innsyn. Tilbyder oppfordres derfor til selv om å markere/sladde hvilke opplysninger i tilbudet som anses som taushetsbelagte. For Norges Banks ansatte gjelder med hensyn til taushetsplikt om opplysninger i tilbud og annet materiale fra leverandører sentralbankloven 12: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for banken, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om bankens eller andres forretningsmessige forhold eller om noens personlige forhold. 2.6 Politiattest og kredittvurdering Norges Bank kan i medhold av sentralbankloven 11, fjerde ledd og forskrift nr 0062 kreve politiattest for Leverandørens personale og eventuelt personale hos underleverandører som utfører oppgaver i forbindelse med Leveransen, dersom sikkerhetsmessige hensyn tilsier det. Norges Bank kan foreta en kredittvurdering av Leverandørens personale og eventuelt personale hos underleverandører som utfører oppgaver i forbindelse med Leveransen. Kun personale som godkjennes av Norges Bank kan benyttes av Leverandøren Det er tilbyders ansvar å fremskaffe nødvendige attester i henhold til prosedyrer utarbeidet av Norges Bank. Leverandøren plikter også å undertegne bankens vedlagte taushetserklæring. Leverandøren plikter å til enhver tid ha 4 personer godkjent for arbeid i Norges Bank. I særlige tilfeller vil det bli krevd sikkerhetsklarering etter lov om forebyggende sikkerhetstjeneste. 5

6 2.7 Lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren, krav om tarifflønn mv På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale stiller Norges Bank krav om lønnsog arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter; På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stiller vi krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Dersom leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Norges Bank rett til å holde tilbake deler av kontraktssum, tilsvarende ca to ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal, på forespørsel, dokumentere lønns- og arbeidsvilkår for personer nevnt i første ledd. 2.8 Reklame Leverandøren forplikter seg til ikke å drive reklame eller på annen måte gi offentligheten informasjon om denne avtale med bilag eller resultat av avtalen uten skriftlig forhåndsgodkjennelse fra kunden. Leverandøren forplikter seg til å innta tilsvarende bestemmelse overfor sine underleverandører. Deltar Leverandøren i en konkurranse etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og en oppdragsgiver krever referanser fra andre oppdragsgivere, vil Norges Bank godkjenne at Norges Bank brukes som referanse. 2.9 Kostnader Alle kostnader tilbyder har i forbindelse med deltakelse i konkurransen dekkes i sin helhet av tilbyder Tilbudsfrist, tilbudsåpning og vedståelsesfrist. Tilbudet må være Norges Bank i hende innen tilbudsfristen. Tilbudsfrist: 5. november kl Tilbudsåpning: 5. november kl Leverandøren må stå ved tilbudet til 5. februar 2013, og tilbudet skal inneholde en aksept på at det er gyldig til denne datoen. Som en del av tilbudet skal tilbyder levere forpliktende tilbudsbrev som angitt i vedlegg 3. Tilbudet skal være datert, underskrevet og leveres som papiroriginal. I tillegg skal ett eksemplar leveres i elektronisk form på CD-rom eller minnepinne, med de elektroniske dokumentene i formatene MS Word, MS Excel, Adobe PDF eller RTF. Leveransen skal være forseglet og merkes Tilbud på serviceavtale ventilasjon. 6

7 Tilbudet skal leveres i nøytral emballasje til: Norges Bank v/terje Hennum Bankplassen Oslo Tilbudet skal leveres i Norges Banks resepsjon. Dersom Norges Bank finner det hensiktsmessig, kan tilbudsfristen bli utsatt. Alle tilbydere vil i tilfelle bli varslet om ny frist. Tilbyder har ikke anledning til å være tilstede ved tilbudsåpningen. 3. Kvalifikasjonskrav Krav del 1 Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets organisatoriske og juridiske stilling Leverandør skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system Leverandøren skal være lovlig etablert virksomhet Leverandøren skal sørge for ordnede lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte Krav del 2 Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten Krav del 3 Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skal ikke være mer enn 6 måneder gammel). Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skal ikke være mer enn 6 måneder gammel). HMS egenerklæring, se vedlegg nr. 1 (skal fylles ut) Firmaattest Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, se vedlegg nr. 2 (skal fylles ut) Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets økonomiske og finansielle kapasitet Foretakets siste årsberetning med regnskap, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha tilstrekkelig o En kort redegjørelse over firmaets; Oversikt over firmaets totale bemanning relevant for denne 7

8 gjennomføringsevne. Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem avtalen. o Organisasjonskart for firmaet o Dokumentasjon på minimum 4 ressurser som kan utføre arbeid i Norges Bank o Dokumentasjon på at firmaet har 24 timers vaktordning som Norges Bank kan benytte seg av Det skal vedlegges en liste over lignende og relevante leveranser de siste tre år, herunder opplysninger om; tidspunkt for gjennomføring oppgaver kontaktperson med telefonnr./e-postadresse. Beskrivelse og dokumentasjon av foretakets helhetlige kvalitetssikringssystem som legges til grunn for gjennomføring av kontrakten Dersom leverandøren er sertifisert etter ISO standarder eller lignende, skal sertifiseringen legges ved. 4. Kriterier for valg av tilbud Det vil bli inngått en rammeavtale med den tilbyderen som har levert tilbud som totalt sett vurderes som økonomisk mest fordelaktig for oppdragsgiver iht. kravspesifikasjonen i pkt xx samt tildelingskriteriene beskrevet nedenfor. Det vil bli gitt poeng på hvert kriterium etter en poengskala fra 0 10 hvor 10 er det høyeste. Poengsetting og vekting av pris blir gjort på følgende måte: Laveste pris får 10 poeng. Deretter blir følgende formel benyttet: Laveste pris dividert med nest laveste pris multiplisert med 10 poeng. Norges Bank vil legge til grunn følgende tildelingskriterier, og hvert kriterium vil bli vektet med følgende prosentandel: Kriterium Pris Vekt - Pris på service - timepris for utførende personell - pris på faste typer filter - påslagsprosent øvrig materiell Kvalitet - CV for utførende personell 40 % 60 % 8

9 Beskrivelse av hvordan tildelingskriteriene skal vurderes Pris 40 % Leverandøren skal oppgi fast pris for service på de tekniske anleggene spesifisert i vedlegg 6. Totalsummen for service vil legges til grunn i evalueringen. Leverandøren skal oppgi timepris for utførende personell, herunder: - Fagarbeider service - blikkenslager - ingeniør - innreguleringspersonell Overtid mellom og skal også prises, samt lørdag/søndag. Prisene skal føres inn i vedlegg 5, Prisliste. Timeprisen skal inkludere alle kostnader ved oppdraget, herunder arbeidslønn, fortjeneste, administrasjon, sosiale utgifter, reisepenger, reisetid, lunsjtid, parkeringsutgifter mv. Forbruksmateriell skal være inkludert. Skifte av viftereimer skal være inkludert i ordinær service. Leverandøren skal oppgi pris på ulike typer filter, se vedlegg 6. Det skal oppgis pris for ett filter, samt hvilket fabrikat. I evalueringen vil totalsum for pris på filter x antall legges til grunn. Arbeidet med filterskift skal inngå i timeprisen, men selve innkjøpsprisen på filter kommer i tillegg. Leverandøren skal oppgi påslagsprosent for øvrig materiell. Kvalitet 60 % De tilbudte ressurser må ha god kompetanse og erfaring. Det skal leveres CV for minimum tre nøkkelressurser som skal benyttes for oppdrag i Norges Bank. CV skal inneholde informasjon om relevant; Utdanning Eventuelle spesialiseringskurs Kjernekompetanse Arbeidserfaring Konkrete prosjekter som ressursen har deltatt i Referansepersoner med kontaktinformasjon. Norges Bank forbeholder seg retten til å kontakte referansepersoner. Norges Bank forbeholder seg retten til å kontakte referansepersoner, og det er viktig at kontaktinformasjon er oppgitt. 9

10 5. Fremdriftsplan Aktivitet Befaring Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Tilbudsåpning Tidspunkt 10. oktober 2012 kl oktober 2012 kl november 2012 kl november 2012 kl Vedståelsesfrist 5. februar 2013 Kunngjøring av kontraktstildeling 21. desember Meddelelse om tildeling Slik meddelelse vil bli sendt pr. e-post der oppdragsgivers signerte brev vedlegges som pdf-fil. Som hovedregel vil også kontraktspris bli oppgitt, med unntak av enhetspriser. 7. Vedlegg 7.1 HMS-erklæring Skjema for HMS-erklæring skal fylles ut og undertegnes og vedlegges tilbudet, vedlegg Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for ordnede lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte; jf Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, vedlegg Tilbudsbrev Leverandøren skal fylle ut vedlagte tilbudsbrev, vedlegg Kontrakt Oppdragsgivers avtaleutkast, vedlegg 4 10

11 7.5 Prisliste service og filter Leverandøren skal fylle inn priser (timepriser, påslagsprosent, filter, service), vedlegg Kravspesifikasjon Oppdragsgivers kravspesifikasjon, vedlegg Oversikt over aggregater Oversikt over aggregater i Norges Bank, se vedlegg 7. 11

12 Vedlegg 1 Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Organisasjonsnr/ Fødselsnr Adresse Postnummer Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften).1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. [ ] Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 omarbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). 12

13 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 2 Hjemlet i lov av 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11a, ref forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter fastsatt av kgl.res. 06. februar Denne bekreftelsen gjelder: Firma Organisasjonsnummer Adresse Postnr./sted Land Det bekreftes at alle ansatte i vårt firma, innleide arbeidstakere og underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med følgende: På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale bekreftes det at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter; På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, bekreftes det at lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Norges Bank krever i henhold til forskriftens 5 at leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, på forespørsel i kontraktsperioden kan dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte og innleide som medvirker til å gjennomføre kontrakten. Dersom leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Norges Bank rett til å holde tilbake deler av kontraktssum, tilsvarende ca to ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal, på forespørsel, dokumentere lønns- og arbeidsvilkår for personer nevnt i første ledd. Daglig leder (sign): Dato: 13

14 Vedlegg 3 TIL: Norges Bank v/ Leif Eliot Henriksen Bankplassen Oslo FRA: Virksomhetens navn: Organisasjonsnummer: Postadresse: Kontaktperson: Telefonnummer: E-postadresse: NB: Selskapets navn og organisasjonsnummer må være i samsvar med det som er oppgitt i firmaattesten. Tilbud på Serviceavtale ventilasjon Viser til kunngjøring Serviceavtale ventilasjon og leverer herved tilbud i konkurransen. Vi bekrefter at vi har satt oss grundig inn i konkurransedokumentene. Vi bekrefter at tilbudet er i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget med vedlegg og at alle forbehold, krav og vilkår er akseptert med mindre det uttrykkelig er tatt forbehold og det er lagt ved vedlegg med spesifikasjon av forbeholdene. Sett kryss her ved eventuelle forbehold til kontrakten.. og oppgi hvor i tilbudet forbeholdet er spesifisert Vi bekrefter at all etterspurt dokumentasjon er levert inn, herunder følgende dokumenter: Dokumentasjon 1. Tilbudsbrev med dato og underskrift, jf. vedlegg 3 2. Skatteattest for skatt, jf. Pkt 3 3. Skatteattest for mva, jf. Pkt 3 4. Signert HMS-erklæring, jf. vedlegg 1 og pkt Signert erklæring om lønns- og arbeidsvilkår, jf. vedlegg 2 og pkt 3 6. Foretakets siste årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall, jf. pkt Dokumentasjon på totalbemanning, organisasjonskart, minimum 4 ressurser som kan utføre arbeid i Norges Bank og dokumentasjon på 24 timers vaktordning, jf. pkt. 3 Bekreftelse ja/nei 14

15 8. Referanseliste, jf. pkt Beskrivelse av kvalitetssikringssystemet, jf. pkt Utfylt prismatrise, jf. pkt. 4 og vedlegg CV på personell, jf. pkt. 4 Vi vedstår vårt tilbud frem til 5. februar Tilbudet kan aksepteres av Norges Bank når som helst fram til utløp av vedståelsesfristen. Signert av bemyndiget representant for tilbyder som også er bemyndiget til å underskrive kontrakt. Sted/dato: 2012 Signatur: Tittel: 15