Vedleggspakke - Nasjonal produktspesifikasjon eplansak

Transkript

1 Vedleggspakke - Nasjonal produktspesifikasjon eplansak Innholdsfortegnelse A. Prosesskart over dagens plansaksprosess... 2 B. Skisser av arbeidsflate i eplansak... 4 C. Drømmereiser D. Strukturert oversikt over faser, aktiviteter og milepæler.. 19 E. Foreløpig rammeverk for standardiserte saksbehandlingsprosesser. 27 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

2 Vedlegg A - Nasjonal produktspesifikasjon eplansak Prosesskart over dagens plansaksprosess Desember 2014 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

3 Idefase Oppstartsfase Planforslagsfase 1. gangsbehandling Offentlig ettersyn / høring Forberedelse til sluttbehandling Sluttbehandling Klage Oppfølging av planvedtak

4 Vedlegg B skisser av arbeidsflate eplansak

5 Valgfri «plassering» av vinduer

6 Visning av flere saker (1)

7 Visning av flere saker (2)

8 Visning av en bestemt plansak (1)

9 Visning av en bestemt plansak (2)

10 Vedlegg C - Nasjonal produktspesifikasjon eplansak Drømmereiser Innhold 1. Publikums drømmereise 2. Forslagsstillers drømmereise 3. Saksbehandlers drømmereise KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

11 Publikums drømmereise 1. Publikums drømmereise Utbygger har nettopp kjøpt tomten og ønsker å bygge flest mulig leiligheter raskest mulig. Det er flere områder i kommunen som er under utbygging og utbygger er bekymret for å få sitt område klar for seint. Utbyggerne sitter derfor med kortene tett til brystet. Det er planlagt mange boliger med servicenæring på bakkeplan. Direkte nabo Anne, 35 år, gift med Jon, to barn o Gravemaskinfører ansatt i et mellomstort lokalt firma Bygget huset for 10 år siden og er redd for å miste utsikten til sjøen. Hun er også engstelig for økt trafikk på barnas skolevei og at livskvalitetene deres skal bli forringet. Hun har ikke tenkt å selge huset, så verditap eller verdiøkning er hun ikke bekymret for. Kommunen har en tjeneste som heter Min eiendom. Der har Anne merket av at hun ønsker å bli varslet når det skjer noen endringer med naboeiendommene hennes. Anne har merket av at hun ønsker varsling på SMS, så i forrige uke tikket det inn en melding om at eiendommen som ligger mellom hennes eiendom og sjøen har fått ny eier. Anne registrerer meldingen, men bryr seg ikke mer med dette før hun får en ny tekstmelding 2 måneder seinere. Hun får en melding om at ny eier har hatt et oppstartsmøte med kommunen. Kommunen har laget en prosedyre for å lage et komprimert referat fra oppstartsmøte som blir sendt berørte naboer etter at oppstartsmøte er avholdt. I dette referatet får Anne beskjed om hvilken hovedidéer ny eier har for eiendommen, hvilken framdrift som er tenkt og når Anne som nabo kan få komme med merknader til forslaget. Det er også et punkt som beskriver hvilke punkter som må vurderes ekstra nøye og som kan være potensielle konfliktpunkt. I tekstmeldingen ligger det også en lenke hvor hun kan gå inn å se mer hva kommunen og utbygger har snakket om. Lenken fører henne rett inn i samhandlingsrommet for dette områder hvor hun starter reisen på trappa for sin eiendom. Hun får fremstilt avgrensning av planområdet, en tidslinje som viser prosessen med milepæler og hvor det er markert når hun kan komme med innspill. Anne går inn og ser på lenken og konstaterer at planområdet vil dekke hele hennes utsikt. Hun åpner referatet fra oppstartsmøte som hun får tilgang til via et ikon i samhandlingsrommet. Hun ser på tidslinjen og ser at et punkt ganske tidlig er merket med

12 Publikums drømmereise rødt, på punktet står det neste gang det skjer noe i planarbeidet er her hun fører markøren til punktet og får beskjed om at det du leste om i oppstartsmøte vil være mer konkret ved dette punktet. Da vil du kunne si hva du mener. Du får et nytt varsel når dette punktet er nådd. Etter tre nye måneder får Anne en ny tekstmelding med beskjed om at noe nytt er skjedd i samhandlingsrommet. Dette er et varsel om oppstart av planarbeidet, og at hun nå kan få si sin mening om de ideene som ligger i samhandlingsrommet. Hun klikker seg inn på lenken for å se hva som er nytt. Da ser hun at det er foreslått bygningsvolumer med tre alternativer, og hun ser at følgende punkter er spesielt omtalt: - Utnyttelsesgrad - Veiføring - Hva blir din utsikt? Disse punktene finner hun som egne ikoner i bildet og de viser konsekvensene for Annes eiendom. Hun trykker på en rød knapp som er merket si din mening, og da får hun anledning til å si sin mening om de ulike punktene. Hun kommenterer de punktene hun er engstelig for og trykker send. Hun får opp en informasjons boks som sier Takk for at du har sagt din mening. Dine innspill er lagret i databasen og du kan se de ved å trykke her. Ønsker du å få dine kommentarer tilsendt på e-post, kan du få det ved å skrive inn e-postadressen din her. I dialogboksen kommer det også opp informasjon om at hun i planforslaget utbygger skal sende til kommunen vil kunne se hvordan hennes innspill er ivaretatt og vurdert av utbygger. Anne er glad for dette nye verktøyet. Hun husker hvordan det var før da boligområdet ovenfor henne ble planlagt, da oppstart av planarbeidet bare ble annonsert i avisen og viste omrisset av planområdet og en beskrivelse av formålet. Anne ser at neste punkt på tidslinjen er når planforslaget er sendt inn til kommunen. Da er det bare å vente å se hva det blir. Neste melding får Anne først syv måneder etter. Da har endelig kommunen registrert planforslaget som komplett og saksbehandlingen kan begynne. Hun får beskjed om at kommunene har 12 ukers frist til behandling av planforslaget før det skal legges ut til offentlig høring. Da vil Anne få en ny mulighet til å uttale seg. Hun går igjen inn i samhandlingsrommet og ser at planforslaget som nå foreligger er mye mer konkret enn forrige gang. Heldigvis er det foreslått en liten park foran hennes hus. Det var hyggelig tenker Anne når jeg nå likevel mister utsikten.

13 Publikums drømmereise Lokal engasjert Knut, 56 år, gift med Arne, to fosterbarn o Jobber hos Riksantikvaren o Leder i den lokale velforeningen Knut er samfunnsengasjert og skriver ofte i lokalavisen. Han bruker flittig kommunens nettportal som viser ulike aktiviteter. En dag ved morgenkaffen ser han at kommunen har mottatt en anmodning om oppstartsmøte for en eiendom ved sjøen, og Knut blir veldig interessert. Hva har de tenkt å gjøre her? Her må vi passe på bystranda vår. Kommunen har en varslingstjeneste hvor privatpersoner kan melde sin interesse. Nå er Knut leder av velforeningen, så han vet at han vil bli varslet når noe skjer, så det føler han seg trygg på. Som leder av velforeningen får Knut samme tilganger til samhandlingsrommet som Anne har fått som nabo. Han går inn i rommet og gjør seg kjent. Dette må vi ta opp i neste styremøte i vellet tenker Knut og er glad for muligheten har til å dele lenken til samhandlingsrommet med alle styremedlemmene. På styremøtet bør de planlegge et åpent møte for velområde hvor de kan vise samhandlingsrommet på storskjermen. Styret bør også avgjøre om utbygger og kommunen skal inviteres til dette møtet. Eier av kiosk ved busstoppen Hussein, 65 år, enkemann med tre voksne barn o Eier og driver lokal kiosk Selv er ikke Hussein så flink med data og sånn, så de fleste nyhetene får han gjennom kundene sine. Nå er det flere som har snakket om at den store tomta nede ved stranden skal bygges ut med boliger og noen butikker. Han kjenner at han blir litt urolig på om dette vil berøre kioskdriften hans. Han tok opp denne bekymringen under middagen forrige gang hele familien var samlet, og da fikk han hjelp av den yngste sønnen til å gå inne på kommunens sider for å finne ut hva som skjer. De fant lenken til samhandlingsrommet og han fikk registrert seg som interessert slik at han kan få beskjed om hva som foregår via tekstmelding. De kunne se hva som var under planlegging og fikk vite at Hussein kan si hva han mener om planforslaget når det blir sendt ut på offentlig høring. Hussein driver en kiosk ved busstoppen og er redd markedsgrunnlaget hans blir borte ved utbygging av det nye området. Hvis busstraseen endres kan det bli dramatisk for han. Han hadde jo håpet at en av sønnene hans skulle overta kiosken nå om et par år. I samhandlingsrommet klarer han ikke å se hva som skjer med busstrasen. Han ser at det er en mulighet til å stille spørsmål til kommunen og spør om han kan få snakke med noen i kommunen som vet noe mer om hva som skjer med bussen. Han får raskt svar at saksbehandler vil ringe han førstkommende torsdag kl , og at det settes av 20 minutter til samtalen.

14 Publikums drømmereise SAMHANDLINGSROM - idéark Samhandlingsrommet er et offentlig tilgjengelig samhandlingsrom som alle utbyggere må benytte seg av. Kommunen oppretter samhandlingsrommet ved anmodning om oppstartsmøte, og samhandlingsrommet skal være sentralt i hele planprosessen. Samhandlingsrommet for planen vil også bestå når planen blir vedtatt. Rom for å laste inn data for planforslag hvor saksbehandler, forslagsstiller og publikum kan møtes. Man kan ha ulike roller inn i samhandlingsrommet slik at man får informasjon etter hvilken rolle man har. Det er også mulighet for å ha arbeidsdokumenter i rommet som ikke er tilgjengelig for andre. - Hendelseslogg/tidslinje - Endringslogg på planforslaget, spesielt for forslagsstiller og kommunen slik at uformell dialog (ikke arkivverdig) kan foregå i rommet - Alle parter blir registrert (delvis automatisk) - All relevant informasjon, deriblant veiledning - Maler for brev, referater og saksframlegg er tilgjengelig - Kartinnsyn 3D o Planer o Vurderingsgrunnlag: DOK-data - Tilgang til opplasting av BIM/ evnt. enkelt prosjekteringsverktøy som kan trekke opp mulighetsrom - Det kan gjøres bestillinger til samhandlingsrommet fra einnsyn (offentlig innsynsløsning) - Påmelding for varslingstjeneste - Fakturering - Publikum kan komme tidlig inn å se, få vite at de får informasjon og kan stille spørsmål hvis det er noe de ikke forstår

15 Forslagstillers drømmereise 2. Forslagstillers drømmereise Erna Jonas arbeider i konsulentfirma God Plan AS. Erna er 35 år og har 5 års planrelevant høyere utdannelse og 5 års praksis. Drømmereisen for Erna Åge Påge, daglig leder i Megabygg AS har hyret inn Erna, etter først å ha invitert til og avholdt parallelloppdrag for tre ulike arkitektfirma. Megabygg AS har kåret et vinnerprosjekt, som ønskes gjennomført. Tiltaket er ikke i tråd med overordnet plan og det er behov for omregulering. Her kommer Erna inn, og blir engasjert av Megabygg AS for å lose prosjektet gjennom en reguleringsplanprosess. Erna går inn på søkeportal som gjengir planstatus for tomten på en lettfattelig og oversiktlig måte. Portalen gjengir også nasjonale og regionale plandata. Erna gjør seg opp en vurdering om hvor langt Åges ønsker er forenlige med kommunens overordnede føringer, og veileder Åge gjennom motsetninger og utfordringer som ligger i prosjektet hans, kontra overordnet planstatus på tomten, som f.eks. kulturminner og utnyttelse. Erna bestiller deretter «dialogmøte» med kommunen ved å tekke en digital kølapp. Dialogmøte er her forstått som et første, veiledende møte (eller plankonferanse) som skjer før oppstartsmøtet. I dette møtet og i det senere oppstartsmøtet får Erna av kommunens planavdeling prøvd sin tidligere vurdering av potensielle begrensende faktorer i prosjektet, i forhold til planstatus med overordnede føringer. Åge Påge registrerer at Erna har truffet godt i sin vurdering, og at hun har vært forutseende i forhold til de problemstillingene (potensielle «skjær i sjøen») som den kommunale planavdelingen påpeker i dialogmøtet. Erna produserer et forslag til stedsanalyse som brukes som underlagsmateriale til kommunens egen stedsanalyse, med anbefalingskart og føringer for videre planprosess. Denne sendes inn til kommunens planetat sammen med en digital anmodning om oppstartsmøte. Kommunen forbereder og gjennomfører oppstartsmøtet med Erna og Megabygg v/ Åge Påge innenfor avtalt frist. Her kunne Erna forenkle sitt arbeid ved å laste ned tematiske grunnlagsdata til bruk for sin egen stedsanalyse fra tidligere nevnte søkeportal. I oppstartsmøtet avklares de mer spesifikke problemstillingene som ikke fremkommer av portalen og ikke uten samtidig dialog med kommunens planavdeling (eksempel: Park og Idrettsavdelingen har akkurat begynt å vurdere om de ønsker å bruke deler av den aktuelle tomten til utfartsparkering). Heldigvis avklares det i møtet at kommunen i grove trekk er enig i hovedtrekkene i planforslagets innhold, selv om forslaget ikke fullt ut er i tråd med føringene i overordnet plan. Varsel om oppstart er nå automatisert. Mal for standardtekst benyttes til annonse i avisen. Annonsen går direkte til avisen (ett tastetrykk). Sektorielle interesser, aktuelle lokale interesseorganisasjoner, lag og foreninger kommer automatisk opp på adresselister, slik at også f.eks. Trafikketaten inngår i varslingslisten, dersom det ligger kommunal vei i nærheten. Berørte parter blir varslet via Altinn. Plangrense er allerede avklart med kommunen i oppstartsmøtet, og foreligger som fil. Alle berørte myndigheter sender elektronisk inn

16 Forslagstillers drømmereise obligatorisk merknad i forbindelse med varsel om oppstart, som avdekker evt. innsigelsesrisiko, eller gir avklaringer som kan tas på dette tidspunktet, f.eks. adkomst som ikke kan aksepteres, utbygging i konflikt med viktige naturområder m.m. Merknadene avdekker også behov for senere avklaringer (eksempelvis rekkefølgekrav). Ettersom det har vært gjennomført parallelloppdrag, inneholder varselet om oppstart en informasjonslenke til illustrasjonsmaterialet fra dette parallelloppdraget, inkludert Megabyggs utvalgte vinnerutkast. Varselet ellers inneholder oppstartsmøtereferat og forslag til plangrense, formål, utbyggingsomfang, og andre aktuelle dokumenter som gir naboene en umiddelbar forståelse av essensen i det som foreslås, i betydelig større grad enn hva tilfellet var f.eks. i Varselet inneholder også lenke til illustrasjon av selve planprosessen, med faste daterte milepæler og innslagspunkter for medvirkning. I løpet av dialogfasen (etter varsel om oppstart og før planforslaget er ferdig utarbeidet og innsendt) tar Erna ansvar for å planlegge og gjennomføre et eksternt Informasjonsmøte, som på en god, saklig og lettfattelig måte informerer alle berørte og interesserte om planprosessen som forestår, og om prosjektet som ligger bak. Spørsmål besvares og eventuelle misforståelser oppklares. Alle deltakere får mulighet til å gi kreative innspill. Eksempelvis et forslag om at en offentlig eid nabotomt kan inkluderes i planforslaget, for å regulere og utbedre et friområde (f.eks. med tilførsel av overskytende jordmasser fra byggetomten som Erna og Åge foreslår å regulere). Erna bestiller nødvendig antall arbeidsmøter/dialogmøter med kommunen, for å lande nødvendige avklaringer underveis i planprosessen, og for gjensidig både å få og gi tydelige tilbakemeldinger om hvor partene (respektive kommunen og forslagstiller) står i forhold til de viktigste plantemaene som det var faglig uenighet om i oppstartsmøtet. Evt. fortsatt uenighet i videre planarbeid konkretiseres og konkluderes i løpet av dialogmøtene. Erna får hele tiden rask respons fra saksansvarlig. Erna laster ned komplett sett av de (nasjonale og kommunale) malene hun behøver for å kunne levere et komplett planforslag. I det Erna mener at forslaget er komplett, kvitterer hun ut en elektronisk sjekkliste (i kommunens nettportal), hvor hun som forslagsstiller signerer at planforslaget er kontrollert og funnet komplett. Dette med bakgrunn i at loven fastslår at Erna skal være fagkyndig. Den historiske konteksten for at dette nye utkvitteringskravet ble innført, var at Norge tidligere manglet sentral godkjenningsordning for plankyndige, noe som førte til at mange mindre seriøse aktører valgte å «misbruke» kapasiteten til de kommunale planavdelingene til kvalitetskontroll av eget planmateriell, som de i stor grad ideelt sett burde ha gjennomført selv, før innsending. Den nye ordningen har frigjort kapasitet i kommunene til raskere å behandle planforslag, som nå holder høyere kvalitet i saksfremstilling, plankart og reguleringsbestemmelser enn før. Kommunen mottar planforslaget, kontrollerer det og finner det komplett. 12-ukersfristen for utleggelse til offentlig ettersyn (1.gangsbehandling) begynner å løpe. Planforslaget legges ut til offentlig ettersyn. Kommunens innstilling er positiv til en omarbeidet og omforent versjon av planforslaget. Dette etter en utstrakt, tydelig og konstruktiv samhandlingsdialog. Berørte parter sender inn merknad (via kommunens nettsider, med eget elektronisk skjema, slik at merknadene er formstandardiserte). Eventuelle innsigelser som kommer inn i off. ettersyn

17 Forslagstillers drømmereise er håndterlige og kan løses innenfor frist eller avtalt fremdrift, i alle fall innenfor et avtalt, begrenset tidsrom med bakgrunn i grundig forarbeid og konstruktiv samhandlingsdialog. Under offentlig ettersyn kan Erna enkelt finne frem merknadene til planforslaget via kommunens hjemmeside og forberede seg til senere merknadsmøte med kommunen (gjerne avtalt allerede). Etter offentlig ettersyn oversender saksbehandler i kommunen alle høringsuttalelsene og planetatens oppsummeringer av disse, med evt. kommentarer til Erna, sammen med forslag til møtetidspunkt for merknadsmøte. Merknadsmøte avholdes, evt. endringer av planforslaget diskuteres og planforslaget bearbeides/modifiseres før revidert forslag sendes kommunen for 2. gangs behandling. Forslaget behandles og vedtas politisk uten vesentlige endringer som forlenger prosessen, eller fordyrer prosjektet, og vedtaket kunngjøres, i tråd med forutberegnet fremdrift.

18 Saksbehandlers drømmereise 3. Saksbehandlers drømmereise En entusiastisk arealplanlegger Silje er 24 år og nyutdannet arealplanlegger fra masterstudiet ved NMBU, Norges miljø- og biovitenskapelige universitet. Hun har vært ansatt i snart et år som arealplanlegger i en bykommune i Vestfold og jobber for det meste med detaljplaner. Silje er en entusiastisk bruker av Plan- og byggesaksdialog Silje er imponert over de moderne og brukervennlige digitale verktøy som er tilgjengelige på arealplanavdelingen. Kommunen har i lang tid satset på teknologisk utvikling innen arealplan, byggesak og geodata. Alle medarbeidere er ivrige etter å ta i bruk nye verktøy og utvikle effektive rutiner. Det er stor forståelse for at analoge metoder ikke benyttes parallelt med de nye tekniske mulighetene. DOK-data og planbaser er alltid oppdatert via geosynkronisering og tilgjengelig både på de store touch-skjermene og på mobile enheter. Kommunens avanserte og superhurtige innsynsverktøy for arealplaner byggesaker er integrert i arbeidsflaten til alle saksbehandlere og kan utføre automatiske analyser på DOK-data. Brukergrensesnittet for Plan- og byggesaksdialog og planprosessene i alle kommunene har etterhvert blitt så standardisert at regionale myndigheter har tatt systemet i bruk. Det ble nylig utviklet en etterlengtet automatisk nedlastnings-tjeneste i Plan- og byggesaksdialog. Dette tilfredsstiller kravet som regionale myndigheter har til å arkivere alle dokumentene til sakene som de behandler. Silje sørger for å komme tidlig i kontakt med forslagstiller og kvalitetsikrer at nye planer er i hht. byplanen som i fjor ble rullert sammen med kommuneplanens arealdel. Byplanen åpner for fortetting men setter store krav til utnyttelsegrad, uteoppholdsareal og estetikk. Planforslag mottas på sosiformat, sjekkes og legges inn i kommunens planbaser. BIM tilrettelegges i kommunens 3D-modell med fasadetekstur. Kart, planer, skråbilder og 3D blir vist på storskjerm ved politisk behandling og øker beslutningsgrunnlaget. Alle arealplaner ligger tilgjengelig i Plandialog og berørte parter, publikum og regionale myndigheter kan sende uttalelse direkte til saksbehandler.

19 Vedlegg D - Nasjonal produktspesifikasjon eplansak Strukturert oversikt over faser, aktiviteter og milepæler KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

20 KOSTRA milepæler "PBL milepæler" Faser Aktiviteter / sjekklister Ansvarlig aktør Tidsfrist Kommentar Funksjonelle behov - kommunens saksbehandlingsverktøy og samhandlingsrom Funksjonelle behov - forslagsstiller sitt samhandlingsrom Funksjonelle behov - publikum sitt samhandlingsrom Planstatus Planbehandlingstype Plandialog 1 Idefase 1.1a Informasjonsmøte(r) / sonderingsmøte(r) / uformelle samtaler (j/n) Saksbehandler plan Uformelle eposter, samtaler eller møte, enten ad-hoc eller avtalt. Skrives ikke referat. Chatte-tjeneste i "samhandlingsrom", epost arkivert som eget saksnr, uformelle "notater" fra møter. Tilgang til "chatterom" med kommunen. Tilgang til eksisterende plangrunnlag, DOK data (og DOK analyse), grunnkart og eiendomsopplysninger. 1.1b Planforhåndskonferanse (etter behov) (j/n) Noen kommuner gjennomfører formelle møte(r) i idefasen der føringer og planide drøftes. Ref. Oslo kommune 1.1b.1 Motta anmodning om planforhåndskonferanse fra forslagsstiller Postmottak / arkiv Anmodning mottas. Legge inn anmodning om forhåndskonferanse. 1.1b.3 Opprette sak for planforhåndskonferanse Postmottak / arkiv Løsningen lager automatisk en sak og tildeler denne til leder. 1.1b.2 Allokere saksbehandler Leder Løsningen foreslår aktuell saksbehandler ut fra geografi, arbeidsbelastning eller andre kriterier. Leder bekrefter eller endrer. Leder kan også, hvis relevant, velge å avslutte saken og sende tilbakemelding om at anmodning om planforhåndskonferanse er avslått. 1.1b.4 Avtale tidspunkt om planforhåndskonferanse Saksbehandler Løsningen foreslår 3 mulige tidspunkt automatisk ut fra saksbehandler sin kalender. Saksbehandler kan bekrefte disse eller endre. Løsningen sender forslag til 3 mulige tidspunkt til forslagsstiller. Forslagsstiller bekrefter et tidspunkt eller avslår. I tilfelle starter aktiviteten opp igjen med å foreslå tre nye mulige tidspunkt. Saksbehandler velget et tidspunkt og sender invitasjon til planforhåndskonferanse (kalenderinvitasjon). 1.1b.5 Gjennomføre planforhåndskonferanse Saksbehandler Anmodning tilgjengelig for visning i møterom sammen med relevante styringsdokumenter, planer og kart i kommunen. Mal for referat ferdig tilgjengelig med relevante opplysninger pre-utfylt. 1.1b.6 Skrive og sende referat fra planforhåndskonferanse Saksbehandler Tekstbehandler med pre-utfylt mal, jfr. punktet over. Når referatet er ferdigstilt sendes det over til forslagsstiller. 1.1.b.7 Avslutt planforhåndskonferanse Saksbehandler Saksbehandler avslutter 2 Oppstartsfase M 2.1 Planinitativ med bestlling av oppstartsmøte Forslagsstiller Planinitiativ (nytt begrep innført i endring av pbl som trår i kraft 1. juli 2017) med bestilling av oppstartsmøte (pbl med forskrift stiller krav til hva planinitiativet skal inneholde av dokumentasjon). Forslagsstiller utarbeider et planinitiativ, basert på en gitt mal og struktur for dette, gitt av kommunen og / eller andre (eks. Veileder for planiniatiativ fra Norsk Eiendom). 2.2 Oppstartsmøte Løsningen skal gi forslagsstiller tilgang mal og struktur for planinitiativ. Løsningen skal gi rom for at planinitativer kan være både et vanlig dokument fra forslagsstiller eller et "dynamisk" dokument, i tråd med Norsk Eiendom sin veileder, der først forslagsstiller legger inn relevant beskrivelser, deretter gir kommunens saksbehandler sitt tilsvar før referat fra oppstartsmøtet legges inn Motta bestilling om oppstartsmøte Postmottak / arkiv Start Bestilling og planinitativ-dokumentasjon mottas. Kan enten være dokumenter eller "dynamisk" dokument, jfr Opprette plansak og tildele arealplanid Postmottak / arkiv Løsningen lager automatisk en sak og tildeler denne til leder. Løsningen kommuniserer med Planregisteret og allokerer en arealplanid Allokerer saksbehandler Leder Løsningen foreslår aktuell saksbehandler ut fra geografi, arbeidsbelastning eller andre kriterier. Leder bekrefter eller endrer Koble / hente referanse(r) fra tidligere sak(er) Leder Kobler plansaken til tidligere saker, eks. planforhåndskonferanse, tidligere henvendelser om saken som er registrert i saksbehandlingssystemet (søknad om dispensasjon, prinsippbehandling/råd om regulering), uformelle møtereferat, e-post) Løsningen gir et grensesnitt der en kan søke i tidligere hendelser, plansaker og planforhåndskonferanse-saker - og koble disse til denne plansaken. Kommentar: En sak starter ofte med innsending av en dispensasjon eller spørsmål om hvordan en eiendom kan utvikles. Noen dispensasjonssøknader er så omfattende at de i stedet må fremmes som plansak. All slik forhåndskorrespondanse skal registreres i sakssystemet og kan være opplysende for en plansak i ettertid Invitere til oppstartsmøte Saksbehandler Løsningen foreslår aktuelle deltagere (interne og eksterne) for oppstartsmøte (eks. forslagsstiller) og lar saksbehandler legge til og fjerne. Løsningen foreslår tre aktuelle tidspunkt ut fra tilgjengelig kalender for interne ressurser. Saksbehandler kan overskrive forslagene og legge til egne. Løsningen sender invitasjon til eksterne deltagere som kan svare med å velge et eller flere av de mulige tidspunktene, evt. avslå alle. Hvis alle avslås får saksbehandler mulighet til å foreslå nye mulige tidspunkt. Saksbehandler velger et tidspunkt. Løsningen sender endelig invitasjon til oppstartsmøte (kalenderinvitasjon) Møte/Samråd/Intern høring /avklaring med andre avdelinger internsaksbehandler I noen saker vil saksbehandler innhente informasjon, gjennomføre "interne høringer" eller gjennomføre (samråds)møte(r) med andre fagetater i kommunen for å avklare føringer for planprosessen videre. Det gis gjerne konkrete fastsatte frister i en kommune for uttalelse. Foreløpig opp til kommunen å definere fristen for når oppstartsmøtet skal holdes etter bestillingen. Iflg. Fvl skal kommunen gi foreløpig svar dersom en henvend Løsningen lar saksbehandler og andre i kommunen lage "notater" med informasjon og innspill. Løsningen lar saksbehandler "invitere" andre til å gi innspill og informasjon. Løsningen gir saksbehandler informasjon og eksempler på saker som krever internt samråd. Løsningen gir tydelig tidslinje med frister for interne uttalelser. I en del kommuner vil det være faste "kontormøter" der planinitiativ drøftes Initiativ og invitasjon til internt møte / samråd Saksbehandler Løsningen foreslår aktuelle ressurser for internt samråd. Saksbehandler kan legge til og trekke fra konkrete ressurser. Løsningen foreslår tidspunkt (ut fra ressursene sine kalendre) for samrådsmøte(r) Saksbehandler velger et tidspunkt og sender invitasjon (kalenderinvitasjon) Møte / samråd gjennomføres Saksbehandler Løsningen gir saksbehandler grensesnitt til å notere innspill fra samråd. Kan evt. oppdatere kommunens tilsvar til planinitativet. Tilgang til mal / løsning for å lage planinitativ. Legge inn bestilling om oppstartsmøte. Oversende planinitativ Tilgang til kalenderfunksjon for planlegging av oppstartsmøte. M

21 PLANOPPSTARTSFASE Utarbeider "stedsanalyse" og gjør område og prosess-avklaring. Saksbehandler Kommunens forarbeid til oppstartsmøtet - gjennomgang og vurdering av plan-initativ. Basert på kunnskap fra idefase og øvrige dokumenter og planer. Statusrapportering for området. Uttak av DOKrapport/analyse. Endring i pbl krever at kommunene etter 1. juli må være bedre forberedt til oppstartsmøtet og skal ha sjekket ut mye av det samme som man gjør i en stedsanalyse. Endring i pbl: Involvere fagmyndighet for rådgivning ved behov, dersom planinitiativet berører nasjonale eller vesentlige regionale hensyn Det har vært ulik praksis hvordan dette gjøres mellom kommunene (jfr. Oslo) Prinsipiell sak som krever politisk behandling (j/n) Saksbehandler I noen saker vil fagavdeling ta iniativ til en politisk avklaring på dette stadie. Kommentar: Ofte ser en med en gang om saken krever prinsippiell avklaring og da utsetter mange kommuner oppstartsmøtet til saken er behandlet (en slik sak tar gjerne ca. 3-4mnd). Når vedtaket foreligger, enes en om ny dato for oppstartsmøte. Eventuelt underrettes det i oppstartsmøtet om at saken krever prinsippbehandling og at dette må gjøres etter oppstartsmøtet og før kunngjøring (avhenger av hva prinsippavklaringen går ut på). Tilgang til dokumenter (planinitiativ, anmodning om oppstartsmøte, kommunens planer og føringer). Tilgjengelig funksjonalitet for DOK-analyse. Tilgjengelig mal for Stedsanalyse og Område og prosessavklaring. Tilgjengelig sjekkliste for utsjekk av aktuelle temaer som skal tas opp og besvares i oppstartsmøtet. Skrive / oppdatere kommunens tilsvar til planiniativet. Løsningen gir saksbehandler informasjon og eksempler på saker som krever politisk behandling. Et eksempel er visning av kommuneplan for det aktuelle området. Funksjonen kan komme både før og etter oppstartsmøtet. Ikke aktuelt i kommuner med parlamentarisme (e.g. Oslo) Oversendelse til politisk behandling Saksbehandler Saksmal tilgjengelig. Saksbehandler skriver saksframlegg for politisk behandling og løsningen oversender denne til politisk sekretariat Mottak av politiske føringer Saksbehandler Saksbehandler kvitterer ut mottak av politiske føringer. OM M Gjennomføre oppstartsmøte Saksbehandler Slutt Fastsette planavgrensning Saksbehandler Denne funksjonen / aktiviteten skal være tilgjengelig vilkårlig i planprosessen og kan gjennomføres flere ganger. delse ikke kan besvares innen 4 uker. Ny forskrift og veileder til ny bestemmelse kommer kansk je til å si noe om fristen. Løsningen tilgjengeliggjør all dokumentasjon og informasjon med relevans for saken, inkludert maler, veiledere, kart og andre planer. En (av flere) aktivitet i oppstartsmøte er avklaring om det kreves konsekvensutredning eller ikke. Dato for oppstartsmøte med referat fra sakssystemet kobles mot planregister/planbase/plandialog (tidslinjen). Intern frist for dette! Løsningen gjør tilgjengelig funksjonalitet for å tegne planavgrensning, evt. kombinert med å laste opp planavgrensning fra forslagsstiller. Planavgrensning skal kunne tegnes i et kart-verktøy med mulighet til å "snappe" til eiendommer, andre plan-flater eller andre grunnkart-data. Tilgjengelig referat Skrive referat fra oppstartsmøte Saksbehandler Tilgjengelig mal for referat fra oppstartsmøte med deltagere, tidspunkt og annen tilgjengelig informasjon ferdig utfylt. Malen kan inkludere elementer knyttet til grunnlaget for planarbeidet videre, krav om planprogram, krav om konsekvensutredning, aktuelt med utbyggingsavtale m.m. Jfr endring i pbl: felles målformulering, tydelig ansvarsdeling, klare milepæler, hvilke tema som skal utredes/vurderes, foreleggelse for andre fagmyndigheter, medvirkning, avklaringer om tiltakets utforming, forhold til eksisterende planer, hva som er avklart mellom partene og hva som eventuelt er uavklart og når beslutning på dette skal tas, hva er man enig om og hva er man uenig om, universell utforming, rekkefølgebestemmelser, tilliggende infrastruktur, nasjonale og regionale føringer, parallell plan- og byggesak? M Løsningen oversender referat fra oppstartsmøte til politisk sekretariat for informasjon (referatsak) Behov for forelegging av uenighetspunkter for kommunestyre (J/N) Saksbehandler Jfr. Endring ipbl: Dersom det er uenighet på vesentlige punkter i oppstartsmøtet om det videre planarbeidet, kan forslagsstiller kreve spørsmålet forelagt kommunestyret til vurdering Oversendelse til politisk behandling Saksbehandler Saksmal tilgjengelig. Saksbehandler skriver saksframlegg for politisk behandling og løsningen oversender denne til politisk sekretariat Mottak av politisk behandling Saksbehandler Saksbehandler kvitterer ut mottak av politisk behandling Vurderer og avviser å starte opp planinitiativ / planprosess (J/N) Saksbehandler Jfr. endring i pbl som trår ikraft : Vurdere om planinitiativet bør føres fram eller stoppes (skal avklares så tidlig som mulig i oppstartsfasen og senest like etter at oppstartsmøtet er avholdt) Løsningen tilgjengeliggjør all dokumentasjon og informasjon med relevans for saken. Løsningen gir saksbehandler informasjon og eksempler på saker som typisk avvises. "Funksjonen" for å avvise et planinitativ / planprosess skal være tilgjengelig for alle "aktiviteter" fra Planinitativ til Varsel om planoppstart. Saksbehandler vurderer, basert på samråd med andre fagenheter, annet planverk, m.m. og avviser å starte opp planprosessen Sender brev om avvisning Saksbehandler Tilgjengelig mal for avvisning. Brev sendes til Forslagsstiller Forslagsstiller påklager avvisning? (J/N) Saksbehandler Forslagsstiller sender brev (eller tilbakemelding) om at Hvis forslaggstiller ikke påklager avvisning så avsluttes plansaken. han påklager avvisning av oppstart planinitativ / planprosess Oversendelse til politisk behandling (kommunestyret) Saksbehandler Saksmal tilgjengelig. Saksbehandler skriver saksframlegg for politisk behandling og løsningen oversender denne til politisk sekretariat Mottak av politisk behandling (kommunestyret) Saksbehandler Saksbehandler kvitter ut mottak av politisk behandling. Hvis denne stadfester avvisning avsluttes plansaken Oppdatere Planregisteret Saksbehandler Løsningen laster planavgrensning inn i Planregisteret. Løsningen lar saksbehandler legge inn øvrige opplysninger som så langt ikke er lagt inn men som kreves for Planregisteret. Tilgjengelig brev om avvisning. Funksjon for å legge inn brev om påklaging, evt. at selve påklagelsen legges rett inn i løsningen.

22 2.3 Varsel om planoppstart Hvis privat planforslag står privat forslagsstiller for varsling og kunngjøring av planoppstart Utforming av varslingsbrev og kunngjøringsannonse Forslagsstiller Tilgjengelig mal for varslingsbrev og kunngjøringsannonse. M Varsel og kunngjøring Forslagsstiller Forslagsstiller kunngjør planoppstart og offentlig ettersyn av planprogram i minst en avis, legger ut annonse på sin hjemmeside og tilskriver aktuelle fagmyndigheter, naboer, grunneiere, interesseorganisasjoner og andre berørte. Kommunen legger ut annonsen på sin hjemmeside.oppstart med planprogram 6 ukers høringsfrist. Oppstart uten planprogram minst 4 ukers høringsfrist Løsningen tilbyr funksjonalitet for å sende digitalt varsel til relevante parter og myndigheter. Løsningen tilbyr funksjonalitet for å legge kunngjøring ut i kommunens portal / informasjonsløsninger / sosiale medier. Løsningen skal gi mulighet for at utforming av varslingsbrev og kunngjøringsannonse og gjennomføre selve kunngjøringen mot relevante medier kan gjøres gjennom løsningen. Løsningen skal også gi mulighet for at alle uttalesler og varsler legges inn via løsningen - og gjøres tilgjengelig for forslagsstiller direkte. Løsningen gir mulighet for at publikum varsles gjennom løsningen (publikum sitt "samhandlingsrom". Løsningen gir mulighet for at publikum kan legge inn sine innsigelser. 1 = Planlegging igangsatt Dato = dato for oppstartsmøte M 2.4 Mottak av forhåndsuttalelser / varsel om innsigelser Løsning Løsningen mottar forhåndsuttalelser og varsler om innsigelser. Løsningen oversender dette til forslagsstiller. 2.5 Planprogram Utarbeide forslag til planprogram Forslagsstiller Forslag til planprogram utarbeides av forslagsstiller (privat eller kommunen selv) Dialogmøte Saksbehandler I noen kommuner gjennomføres det et "dialogmøte" med forslagsstiller og saksbehandler i forbindelse med utarbeidelse av forslag til planprogram. Saksbehandler kan i forkant ha sendt forslag til planprogram på intern høring i kommunen Planprogram legges ut til offentlig ettersyn = 2.3 Forslagsstiller Planprogram legges ut til offentlig ettersyn senest samtidig med varsel og kunngjøring av oppstart av planarbeidet. Invitasjon til høring av planprogram kan gjøres som en del av Varsel og kunngjøring av oppstart planarbeid (2.3) Løsningen gir forslagsstiller mal og eksempler på hvordan planprogram utformes. Løsningen gir forslagsstiller tilgang til relevant data og informasjon for utforming av planprogram. Løsningen foreslår tre aktuelle tidspunkt ut fra tilgjengelig kalender for saksbehandler. Saksbehandler kan overskrive forslagene og legge til egne. Løsningen sender invitasjon til forslagsstiler som kan svare med å velge et eller flere av de mulige tidspunktene, evt. avslå alle. Hvis alle avslås får saksbehandler mulighet til å foreslå nye mulige tidspunkt. Saksbehandler velger et tidspunkt. Løsningen sender endelig invitasjon til dialogmøte (kalenderinvitasjon). Tilgjengelig mal for referat for dialogmøtet. Referat fra dialogmøtet sendes automatisk til forslagsstiller. Bruk samme funksjon som 2.3. M Høringsfrist for innspill til planprogram Forslagsstiller "Høring" av forslag til planprogram. Hvis privat planforslag vil innspill til planprogrammet gis til privat forslagsstiller. Løsningen skal legge til rette for at innspill kan sendes til kommunen og videre til forslaggstiller. Innspill til planprogram mottas, arkiveres og gjøres tilgjengelig i løsningen. Offentlig ettersyn med dato for høringsfrist fra sakssystemet kobles mot planregister/planbase/plandialog (tidslinjen). Frist innen 8 dager Ferdigstille forslag til planprogram Forslagsstiller Hvis privat planforslag ferdigstiller forslagsstiller Mottak av forslag til planprogram fra forslagsstiller. planprogrammet og oversender dette til saksbehandler. Forslagsstiller kan oversende forslag til planprogram. Tilgang til kalenderfunksjon. Tilgjengelig referat fra dialogmøtet. Tilgang til innspill til planprogram. Løsningen gir mulighet for at publikum kan gi innspill til forslag til planprogram. M Mottak og saksbehandling planprogram Saksbehandler Saksbehandler sender forslag til planprogram på internhøring/møte med andre kommunale etater/kontor for nødvendig avklaringer. Tilgang til forslag til planprogram og andre relevante dokumenter, data og tjenester. Løsningen gir saksbehandler informasjon og eksempler på planprogram som forutsetter politisk behandling. Hvis politisk behandling gir løsningen utkast til saksframlegg og oversender dette til politisk sekretariat. Planprogrammet fastsettes ordinært av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere myndigheten til å fastsette planprogram i samsvar med kommunens regler. M Fastsettelse planprogram Saksbehandler Hvis planprogram har vært sendt til politisk behandling tar løsningen imot vedtak og informerer overordnede myndigheter, saksbehandler, forslagstiller og alle som har gitt uttalelse til saken, om dette. M Hvis planprogrammet fastsettes av administrasjonen (delegert myndighet av kommunestyret), informerer saksbehandler overordnede myndigheter, forslagsstiller og alle som har gitt uttalelse til saken, om dette. Hvis planprogrammet ikke fastsettes, informeres overordnede myndigheter, saksbehandler, forslagstiller og alle som har gitt uttalelse til saken, om dette. (jfr. endring i pbl). Beslutning om ikke å fastsette planprogram kan ikke påklages, men forslagsstiller kan kreve å få den forelagt for kommunestyret til endelig avgjørelse). Dato for fastsettelse av planprogram med saksutredning (vedtaket) kobles mot planregister/planbase/plandialog (tidslinjen). Frist innen 8 dager 3 Planforslagsfase 3.1 Konsekvensutredninger Forslagsstiller Det er forslagstiller (privat eller kommunal) som er ansvarlig for å konsekvensutrede. 3.2 Utforming av planforslag Forslagsstiller Det er forslagsstiller (privat eller kommunal) som utformer planforslag. Tilgjengelig oversikt over hvilke krav til konsekvensutredninger som ligger til grunn for plansaken. Tilgjengelig mal(er) for konsekvensutredninger. Tilgjengelig eksempler på konsekvensutredninger. Tilgjengelig relevante eksempler, maler, dokumenter, data, veiledere og annen informasjon for utforming av planforslag. Tilgjengelig oversikt over hvilke krav til konsekvensutredninger som ligger til grunn for plansaken. Tilgjengelig mal(er) for konsekvensutredninger. Tilgjengelig eksempler på konsekvensutredninger. Tilgjengelig relevante eksempler, maler, dokumenter, data, veiledere og annen informasjon for utforming av planforslag Håndtering av innspill Forslagsstiller Løsningen gir mulighet for publikum eller andre interessenter å gi innspill i forslagsfasen. Innspillene blir tilgjengeliggjort for forslagsstiller. Løsningen gir mulighet for publikum eller andre interessenter å gi innspill i forslagsfasen. Innspillene blir tilgjengeliggjort for forslagsstiller. Mulighet til å gi innspill.

23 3.2.2 Dialogmøter/infomøter/koordineringsmøter Saksbehandler I noen kommuner gjennomføres det organiserte og formelle dialogmøter i forslagsfasen mellom saksbehandler(e) og forslagsstiller (eks. Oslo). Det siste dialogmøtet i Oslo kalles Kart- og bestemmelsesmøte Folkemøter Forslagsstiller / Saksbehandler Kommune eller forslagstiller arrangerer folkemøter. I noen tilfeller av folkemøter i regi av forslagstiller vil saksbehandler og/eller politikere delta på disse. Løsningen gir forslagsstiller informasjon om mulige tidspunkt (ledig i kalenderen) for saksbehandler for dialogmøte for en konkret uke (dvs. når er det mulig å gjennomføre dialogmøte(r). Løsningen tar imot invitasjon (kalenderinvitasjon) til tidspunkt for dialogmøte(r). Saksbehandler aksepterer eller avslår invitasjon. Løsningen tar imot grunnlagsmateriale til dialogmøte fra forslagsstiller. Tilgjengelig mal for referat fra dialogmøte. Ferdig referat sendes over til forslagsstiller. Løsningen har kalenderfunksjonalitet for å planlegge og gjennomføre folkemøter. Løsningen tar imot invitasjon (kalenderinvitasjon) til folkemøter fra forslagsstiller. Politisk sekretariat informeres om framtidige folkemøter. Tilgang til kalenderfunksjon. Tilgjengelig referat fra dialogmøtet. UTREDNING OG FORSLAGSFASE M M Framdrift / status Saksbehandler Løsningen tar imot informasjon om status og framdrift (statusrapport) fra forslagsstiller, inkludert estimert tidspunkt for oversendelse av planforslag. Fremdriftsstatus opp mot frister / kalender. Løsningen legger til rette for å sende påminnelse om status til forslagsstiller Egen-utsjekk av planmateriale før oversendelse til kommunen Forslagsstiller Før et planforslag oversendes skal forslagsstiller ha gjennomført en utsjekk av planmaterialet i henhold til kommunens sjekkliste for oversendelse av planmateriale. Plankartet skal leveres i sosi-format og være feilfritt, planbestemmelser skal leveres på XMLformat. Løsningen tilbyr funksjonalitet for å teste planforslagets komponenter mot ulike tjenester, nasjonale maler og sjekklister. MP 3.3 Mottak av planforslag Postmottak / arkiv START For private planer fra forslagsstiller Løsningen legger til rette for digital oversendelse av planforslag. Løsningen tar imot planforslaget og gjør det tilgjengelig for kontroll (fordeles automatisk til relevante aktører). Løsningen kan gjennomføre automatiske tester for den delen av innholdet dette er relevant for (ref ). Resultatet av denne testen gjøres tilgjengelig for saksbehandler. Hvis kontrollen feiler kan løsningen avvise planforslaget og sende det i retur som "ikke komplett" Kontroll av SOSI - og bestemmelsesfil Saksbehandler GIS Kontroll av SOSI fil gjøres vanligvis av kommunens kartressurser. Løsningen tar imot tilbakemelding på kontroll av SOSI fil. Hvis akseptert gis det I framtiden ser en for seg at dette i stor grad "grønt lys" - hvis ikke gis det "rødt lys" og saken returneres med feil-rapport automatiseres. (aktivitet ) og tilbakemelding om å rette opp feilene. Tidsuret stanser. "Bestemmelsesfil" er framtidens "XML fil" for reguleringsbestemmelser Sjekk av planforslag Saksbehandler Saksbehandler sjekker om planforslaget er komplett og i tråd med regelverk, eks. 1. Er planforslag sendt inn ihht. pbl ? 2. SOSI fil korrekt? 3. Bestemmelser 4. Planbeskrivelse 5. Illustrasjonsplan 6. Oppriss med kotehøyder 7. Terrengsnitt 8. Perspektiver / modell 9. Veiprofiler 10. ROS analyse og geoteknisk rapport 11. Sol og skygge 12. Utredninger (biologisk mangfold, støy, Naturmangfoldloven, barn og unge, forurensning i grunnen, landskap/fjernvirkning m.m) 13. Medvirkning 14. Uttalelser / merknader Løsningen sjekker om alle dokumenter er tilstede. Løsningen gir saksbehandler en oversiktelig arbeidsflate der denne kan gå gjennom hvert enkelt dokument og tydelig gi dette "grønt - " eller "rødt lys". For dokumenter med "rødt lys" skal det gis en kommentar på hva som ikke er oppfylt og som må rettes opp Er planforslaget komplett (J/N)? Saksbehandler Tidsuret stanser så snart forslagsstiller får melding om feil som må rettes opp. Tidsuret fortsetter å gå når alle feil som det er gitt tilbakemelding på er rettet opp Tidsuret stanser. og reviderte dokumenter er levert til kommunen Planforslaget er ikke komplett. Saksbehandler Hvis enkelte eller alle dokumenter ikke aksepteres ("rødt lys") sendes merknad til forslagsstiller med konkretisering på mangler og behov for tilleggsinformasjon. Tidsuret stanser. KP Planforslaget er komplett Saksbehandler START Tidsuret fortsetter å gå! Hvis alle dokumenter og filer er akseptert ("grønt lys" gis det bekreftelse tilbake til forslaggstiller om at planforslaget aksepteres. Motta påminnelse om status. Legge inn status. Rammeverk for test. Rammeverk for oversendelse. Beskjed om at planforslaget ikke er komplett. Bekreftelse på at planforslaget er komplett. 2 = Planforslag 10 = planforslag tatt til behandli M M 4 1. gangsbehandling 4.1 Innspill og avklaringer Saksbehandler Saksbehandler innhenter informasjon, faguttalselser og avklaringer internt i kommunen og med andre myndigheter og fagetater Internt i kommunen Saksbehandler Interne avklaringsmøter og innhenting av faguttalelser fra fagenheter i kommunen (intern høring). Dette vil også inkludere typisk juridisk kompetanse, Løsningen tilgjengeliggjør all dokumentasjon og informasjon med relevans for saken. Løsningen gir saksbehandler en oversikt over aktuelle ressurser / enheter å kontakte. byggesaksavdeling, oppmålingskontor, landbrukskontor, Forslagsstiller inviterer andre fagenheter til avklaringsmøter og faguttalelser. VVA, kultur-, frilufts- og skolekontor og rådmann. Invitasjon sendes via løsning (kalenderfunksjon og epost/melding). Tilbakemeldinger / dokumenter håndteres gjennom løsningen. Tilgjengelig mal for referat fra avklaringsmøter Sektormyndigheter og andre fagenheter Saksbehandler Diskusjonsmøter med sektormyndigheter ved behov og andre fagenheter samt mottak av faglige uttalelser. Løsningen tilgjengeliggjør all dokumentasjon og informasjon med relevans for saken. Løsningen gir saksbehandler en oversikt over aktuelle ressurser / enheter å kontakte. Forslagsstiller inviterer sektormyndigheter og andre fagenheter til diskusjonsmøter og faguttalelser. Invitasjon sendes via løsning (kalenderfunksjon og epost/melding). Tilbakemeldinger / dokumenter håndteres gjennom løsningen. Tilgjengelig mal for referat fra diskusjonsmøter. 4.2 Faglig vurdering av planforslaget Saksbehandler Faglig vurdering av planforslaget mot øvrige planer, føringer, veiledere og bestemmelser. Avklarer rekkefølgebestemmelser. Tilgjengelig mal for saksframlegg. Løsningen tilgjengeliggjør all dokumentasjon og informasjon med relevans for saken. Løsningen kan åpne fagverktøy for analyser og sammenstilling av informasjon (eks. DOK analyse, 3D-kart, 3D-modeller for ulike temaer m.m).

24 VOE alt a M VOE alt b 4.3 Utarbeide / ferdigstille planens dokumenter Saksbehandler I noen kommuner vil kommunens egne ressurser Løsningen tilgjengeliggjør plandokumentene (plankart, planbestemmelser og utforme plankart, planbestemmelser og planbeskrivelse planbeskrivelse) på en form som er redigerbar - og håndterer ulike versjoner av på nytt, i noen redigere disse og i noen vil en forslagsstiller gjøre endringer. disse. Løsningen kan sende plandokumentene til relevante fagetater internt - eller til forslagsstiller med ønske om endringer. Løsningen kan åpne fagverktøy for redigering (eks. 3D-kart, 3D-modeller for ulike temaer m.m) Fagetat utformer eget planforslag (helt eller delvis) Fagetat I noen kommuner vil fagetat utforme et eget planforslag Løsningen tilgjengeliggjør plandokumentene (plankart, planbestemmelser og for hele eller deler av et planområde. Dette skal i tilfelle planbeskrivelse) på en form som er redigerbar - og håndterer ulike versjoner av fremmes som et alternativt forslag. disse. Alternative forslag skal tydelig markeres som dette. 4.5 Innstilling Saksbehandler Administrasjonens innstilling til en plansak. Det kan innstilles på følgende; - Plansaken anbefales for offentlig ettersyn. - Forslag om å ikke fremme planen.(forslagsstiller skal varsles med brev innen tre uker (aktivitet 4.7). Er forslaget i tråd med kommuneplan eller omregulering, kan avslaget kreves forelagt kommunestyret ) - Anbefales med forbehold om eget alternativ Tilgjengelig mal for innstilling. Malen skal tydeliggjøre de ulike alternativene som kan innstilles. Løsningen skal håndtere innstillingen i forhold til kommunens prosesser for godkjenning av innstilinger administrativt / fremme for politisk utvalg. Hvis kommunens administrasjon ikke har delegert myndighet (eller har parlamentarisme) skal innstillingen behandles i planutvalg. Dato for vedtak og saksutredning med vedtak + vedlegg kobles mot planregister/planbase/plandialog (tidslinjen). Frist innen 8 dager 4.6 Behandling i planutvalg Politisk sekretariat Kun aktuelt der administrasjonen ikke har delegert planmyndighet eller parlamentarisme. Når saksbehandler har ferdigstilt innstilling skal løsningen sende denne over til politisk sekretariat for behandling i planutvalget. Dato for vedtak og saksutredning med vedtak + vedlegg kobles mot SLUTT planregister/planbase/plandialog (tidslinjen). Frist innen 8 dager 4.7 Utsending av vedtak til forslagsstiller for planforslag som avvises Saksbehandler Forslagsstiller informeres om innstilling eller Tilgjengelig mal for utsending av vedtak. planutvalgets beslutning. Hvis konklusjonen er at planforslaget ikke skal legges ut for offentlig ettersyn skal forslagsstiller informeres om muligheten for å be om behandling i kommunestyret. M VOE alt c 4.8 Behandling i kommunestyre. Saksbehandler Politisk sekretariat Kun aktuelt for kommunen som ikke har parlamentarisme. Kun aktuelt når forslagstiller har bedt kommunestyre behandle avvisning av planforslag. Løsningen skal oversende forslagsstiller sitt ønske om behandling i kommunestyre til politisk sekretariat for behandling. Løsningen skal motta resultat av denne behandlingen og enten avslutte saken eller gå videre. M 5 Offentlig ettersyn / høring M 5.1 Kunngjøring M KOE Kunngjøringsannonse Saksbehandler START Tilgjengelig mal for kunngjøringsannonse. Automatisk utsendelse av annonse når ferdigstilt, inkludert digitale og sosiale medier og kommunens egne portaler / informasjonssider Varsling Saksbehandler Varsling - myndigheter, organisasjoner, grunneiere og rettighetshavere Tilgjengelig mal for varsling. Løsningen gir oversikt over varslingsparter og sender automatisk til disse. Løsningen kan også sende varsling heldigitalt, inkludert dokumenter og data. Kunngjøring / varsel tilgjengelig Oppdatere planregister Saksbehandler Løsningen skal oppdatere planregister Utsendelsesbrev med vedtak og dato for høringsfrist kobles mot planregister/planbase/plandialog (tidslinjen). Frist innen 8 dager 2 = Planforslag 11 = besluttet offentlig ettersyn Informasjon Saksbehandler Informasjonsmateriell tilgjengelig på bibiliotek, rådhus, servicetorg, ekspedisjon, m.m. Løsningen oversender materiell til ansvarlige på utvalgte møteplasser for informasjon Mottar innsigelser og merknader Saksbehandler Løsningen mottar innsigelser og merknader Mulighet til å legge inn merknader. 5.2 Informasjon- og folkemøter Saksbehandler Saksbehandler velger tidspunkt og lokaler for informasjon- og folkemøter. Løsningen sender ut annonser for tid og sted. Løsningen varsler grunneiere og rettighetshavere. Saksbehandler velger aktuelle deltagere fra kommunens side og løsningen sender invitasjon til disse (kalenderinvitasjon). M UOE 5.3 Høringsfrist utgått SLUTT Milepæl ved når høringsfristen er gjennomført. Løsningen skal informere om at høringsfrist er gått ut. PLANBEHANDLINGSFASE 6 Forberedelse til sluttbehandling (2. gangs behandling i utvalg + vedtak i kommunestyret) 6.1 Vurderer / sjekker innkomne merknader Saksbehandler Løsningen presenterer innkomne merknader på en oversiktelig og strukturert måte. Saksbehandler kan flagge merknader og legge til notater i forhold til videre oppfølging. 6.2 Vurderer / klarere evt. innsigelser Saksbehandler Løsningen presenterer innkomne innsigelser på en oversiktelig og strukturert måte. Saksbehandler kan flagge innsigelser og legge til notater i forhold til videre oppfølging. Løsningen legger til rette for direkte dialog med relevant innsigelsesmyndighet for å avklare innsigelser. DF 6.3 Dialog med forslagsstiller Saksbehandler Saksbehandler har en dialog med forslagsstiller med Løsningen oversender merknader og uløste innsigelser til forslagsstiller. hensyn til merkander og mulige innsigelser. Det kan også gjennomføres "merknadsmøte" mellom saksbehandler og forslagsstiller. MM Merknadsmøte Saksbehandler Aktivitetene gjennomføres når / hvis kommunene arrangerer merkandsmøte med forslagstiller. OP 6.4 Oppdatert planforslag Saksbehandler / Forslagsstiller Forslagsstiller, evt. saksbehandler, kan, basert på innsigelser og merknader oppdatere sitt planforslag. 6.5 Vesentlige endringer (J/N) Saksbehandler Saksbehandler vurderer om foreslåtte endringer er så vesentlige at det kreves fullt eller begrenset nytt ettersyn. Løsningen gir anledning til å innby til merknadsmøte (kalenderfunksjonalitet for å finne tidspunkt). Løsningen tilgjengeliggjør mal for referat fra merknadsmøte. Løsningen kan ta imot oppdatert planforslag og gjøre dette tilgjengelig (siste versjon). Løsningen kan åpne fagverktøy for redigering. (eks. 3D-kart, 3D-modeller for ulike temaer m.m).. Tilgjengelig regelverk, veiledere og eksempler på hva slags endringer som forutsetter hhv. fullt, begrenset eller intet nytt ettersyn. Løsningen støtter nytt ettersyn (begrenset eller fullt). 12 = mottatt varsel om innsigelse 7 Sluttbehandling (2. gangs behandling i utvalg + vedtak i kommunestyre) KFS 7.1 Kontrollere / ferdigstille planens dokumenter Saksbehandler Kontrollere og ferdigstille plankart, reguleringsbestemmelser og evt. planbeskrivelsen. Løsningen tilgjengeliggjør plandokumentene (plankart, planbestemmelser og planbeskrivelse) på en form som er redigerbar - og håndterer ulike versjoner av disse. Løsningen kan sende plandokumentene til relevante fagetater internt - eller til forslagsstiller med ønske om endringer. Løsningen kan åpne fagverktøy for redigering.