Referat fra styremøte i Hadeland Ride- og Kjøreklubb, onsdag 13. april 2016

Transkript

1 Referat fra styremøte i Hadeland Ride- og Kjøreklubb, onsdag 13. april 2016 Sted: Hos Kristin, Helgumsdalen 19, Gran Tid: kl Til stede: Kristin Madsen leder Mari Morstad nestleder Bjørn Myhrer styremedlem Gudrun Lillejordet Rækken styremedlem Rune H. Rækken styremedlem Anne Irene Bergsrud varamedlem (fra sak 3) Maren Moger leder ungdomskomiteen Siri Torgersen Grinder medlem ungdomskomiteen Forfall: Camilla Westby styremedlem Silje Tornvik varamedlem Referent: Rune H. Rækken 1. Konstituering av nytt styre a. Hva må følges opp fra tidligere? Politiattester for styret og trenere. Mari ansvarlig. Følge opp i forhold til Brannkassefondet, gjerde på Landbanen. Sjekke med Kari hva som er kommunisert til Brannkassefondet. Rune. Gjerde på Landbanen: Rune henter fram igjen tilbudene. Bjørn bestiller. Befaring på Landbanen i forhold til nytt gjerde, tas i forbindelse med dugnaden Buypass-kortleser for å kunne få full oversikt over medlemsinnbetalinger. Rune sjekker med Alexandra Buan hva vi trenger å gjøre. Rune undersøker om Alexandra fortsetter med medlemsregistrering og oppfølging av Hestesport.

2 Rune tar kontakt med Sparebank 1 Ringerike Hadeland for å bestille mcash. Samordnet registrering. Skal finne sted innen Kari følger opp. b. Fordeling av arbeidsoppgaver Kasserer: Rune Sekretær: Rune Etter konstitueringen har vi følgende ansvar/roller i HRK: Rolle Navn Ansvar Styret Leder Kristin Madsen Nestleder Mari Morstad Ungdomskontakt Styremedlemmer Rune Harald Rækken Kasserer/sekretær Camilla Westby Premier Bjørn Myhrer Landbanen (terrengbane, materiell med mer) Gudrun L Rækken Ridebane Harestua Vara: Anne Irene Bergsrud Klubbeffekter (jakker, schabraker, med mer) Vara: Silje Tornvik Ungdomskomite Leder Maren Moger Medlem Siri Torgersen Grinder Revisorer Lisbeth Stenseth Solveig Torgersen Grinder Valgkomite Leder Lene Næss Medlem Kari Gulden Olstad Medlem Tor Andras Gaarder Vara Lisbeth Stenseth Medlemsansvarlig Alexandra Buan Grønt kort ansvarlig Lisbeth Stenseth Minidrett.nif.no/Hestesport Grønt kort kurs

3 c. Årsmøteprotokoll, undertegning og kunngjøring Rune er årsmøtereferent. Protokollen sendes ut til møtevitnene for signering når den er klar, forhåpentligvis i løpet av en ukes tid. Protokollen legges ut på HRSK websider når den er klar og signert. 2. Møte med Hadeland travselskap i mai Det blir møte mellom HRK og Hadeland Travselskap onsdag 4. mai kl 19, på Landbanen. Kristin, Mari og Bjørn stiller fra HRK. Følgende bør diskuteres i dette møtet: a. Terminliste, treninger og aktiviteter på Landbanen. b. Hestens dag (samme dag er det planlaget stevne på Harestua): c. Ny komite for anleggsutvikling d. Dugnad og vedlikehold. Fellesdugnad? Det viktigste for HRK er å få til flere stallbokser til hester. Prioritet 2 for HRK er en oppgradert ridebane. Klarer vi å få til en avtale om at dersom HRK er med og bygger stallbokser, skal det ikke legges noen hindringer i veien for å bygge bane senere? Skal en slik avtale ha noen gyldighet må den tinglyses, og da må kanskje også Hadeland Landband og Utstillingsplass A/L som eier Landbanen være part i en eventuell slik avtale? HRK kunne også trengt en større bod til å ha hindre i. HRK har behov for å lagre utstyr inne i klubbhuset i forbindelse med stevner. Hva trengs for å lage bane til moundted games? HRK har skrevet ny 40-års leiekontrakt i (skal ligge på travselskapet sin side) Boksleie under HRK stevner: Betaling for å binde hesten i spilltau de som må binde hesten sin for å være med å hjelpe til betaler ikke øvrige betaler kr 50.

4 3. Aktiviteter 1. halvår: a. Feltrittstevne 30. april Status: Vi har kontrollen. Kari har laget invitasjon og det er åpnet for påmelding. Det betyr at alt teknisk personale er på plass. Mangler folk til å jobbe. Møte i sprangutvalget på onsdag 27. april. Viktig at knøttecupen går knirkefritt i år, da vi ønsker å kjøre to klasser (knøttecup og 80 cm) neste år. b. Dressur og sprang mai. Klubbstevner, distanse med mer. Dressuren er på stell. Sprang begynner å bli på stell. Teknisk personale er på plass. Premier burde reise på glassverket og kjøpe inn når det er salg så vi har riktige verdier på premiene i følge reglementet (i følge KR1). Kristin følger opp. Harestuarittet. 5. juni foreslått. Rune sjekker med Lunner Almenning og evt. Fearnley om traseer. Vi søker etter interessenter som kan være med å arrangere distanseritt på hjemmesidene våre. Kristin følger opp. Klubbstevne Harestua. Vi bestemmer selv når det er klubbstevne. Klasser opp til lett B, 60 cm, sits og stil stevne (LC1+2 rec-er), før sommeren hvis det er mulig. Kan få 2000 kr for sits og stil, søke i etterkant. Foreslått dato: 29. mai. Klubbtreningshelg? Miljøtrening flagg, musikk, øve på stevnemijø? c. Treninger i regi av klubben Sprangtreninger med Pål Laursen. Klubbtreninger/programtreninger med Lisbeth Stenseth.

5 Anne-Irene sjekker med Pål, Kristin sjekker med Lisbeth. Feltritt Karoline Bergstrøm. Alt Malvin Paulsen. Bjørn sjekker. Det er også aktuelt å prøve å få til sprangtreninger med Line Brusletto. Kari undersøker. d. Medlemsmøte forslag til dato Horseprokurs. Kari har sagt hun skal holde dette.. Kombineres med salg av hesteutstyr fra Felleskjøpet og PL Horse Supply. Må finne dato. Kristin sjekker om grupperom på Sanner kan benyttes. Brukt hesteutstyrskveld. Ungdomskomiteen arrangerer. Samordne med Hadeland Travselskap? e. Ungdomsaktivitet Ungdomsmøte mandag f.k, på Landbanen. Maren og Siri sender invitasjon, Mari ordner innkjøp av mat og drikke. Skravlekveld på Mamma Mia el lign?? 4. Eventuelt På årsmøtet ble følgende vedtak fattet: Styret får mandat av årsmøtet til å nedsette en arbeidsgruppe som jobber videre med organisasjonsplanen og med å foreslå og tilrettelegge for flere aktiviteter for å styrke klubbens tilbud til medlemmene. Basert på dem som meldte seg frivillig på årsmøtet og senere sonderinger nedsetter styret en arbeidsgruppe med følgende sammensetning: Helene Melbye, Kari Gulden Olstad, Solveig Torgersen Grinder, Maria Olsen Rustad, Yvonne Stumpf Arnholt. Arbeidsgruppen konstituerer seg selv. Gruppen rapporterer til styret. Gruppen skal levere oppdatert organisasjonsplan og forslag til aktiviteter innen 1.9

6 Ved behov kan det arrangeres fellesmøte med styret. Kristin setter i gang og følger opp gruppen. Kristin bestiller premier (rosetter med mer). Neste styremøte. Onsdag 8. juni kl 19. HRK terminlisten 2016: Dato Stevnekategori Gren Sted Kommentar D Feltritt Landbanen Knøttecup D Dressur Landbanen D Sprang Landbanen K Dressur/sprang/ sits og stil Harestua Kjøre på samme måte som nå i okt. Klasser t.o.m. LB og 0,60 cm på en dag, + sits og stil 05.06? D Distanse Harestua LD og LC ca 20 km og 40 km CR D Sprang Landbanen Inkl klubbmesterskap D Dressur Landbanen Inkl klubbmesterskap K Dressur/Sprang Harestua Klasser t.o.m. LB og 0, ? D Distanse Harestua LD og LC ca 20 km og 40 km CR