Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 12/515 Møtedato/tid: , kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Deltagere: Per Bjarne Bonesvoll, leder Gjertrud Kjønnås, nestleder Ann Karin Haugen Martin E. Martinsen Forfall: Helge A. Halvorsen John Morten Laugsand, vara Kopi: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 034/12 035/12 036/12 037/12 038/12 039/12 040/12 041/12 042/12 043/12 Godkjenning av protokoll fra møte den Orientering til kontrollutvalget vedr. kommunelegen Orientering til kontrollutvalget - Refsetvollen hyttefelt Forvaltningsrevisjon Barnevern - Tilbakemelding fra rådmannen Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune - Orientering fra revisor Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi Referatsaker Forslag til møteplan for 1. halvår 2013 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av2 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 034/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/151-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Orientering til kontrollutvalget vedr. kommunelegen Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 035/12 Eva J. Bekkavik 12/119-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 33/2012 Eventuelt, bedt om en orientering vedr. kommunelegen. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kommunelegen Kontrollutvalget ønsker en orientering om e-resept, ny fastlegeordning, åpningstider, tilgjengelighet og punktlighet. Rådmannen er i brev av bedt om å gi kontrollutvalget en orientering vedr. kommunelegen på utvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 12/119-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 33/2012 Eventuelt, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. kommunelegen. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kommunelegen Kontrollutvalget ønsker en orientering om e-resept, ny fastlegeordning, åpningstider, tilgjengelighet og punktlighet. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag kl. 09:30 på rådhuset, formannskapssalen. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

5 Orientering til kontrollutvalget - Refsetvollen hyttefelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 036/12 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Kontrollutvalgets sak 2/ Orientering til kontrollutvalget vedr. Refsetvollen hyttefelt Orientering vedr. Refsetvollen hyttefelt Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 44/2011 Eventuelt, diskutert henvendelser som kontrollutvalgets leder har fått ang. inngjerding av hytter i Refsetvollen hyttefeltet. Reguleringsplan for området ble utdelt i møtet. For å få mer kunnskap om saken vedtok kontrollutvalget følgende: Refsetvollen hyttefelt Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte 23. februar, i tillegg inviteres Statskog v/geir Wagnild slik at kontrollutvalget kan få en orientering om Statskog sin rolle vedr. inngjerding av hytter. Kontrollutvalgets sekretariat sendte brev til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og til Statskog v/geir Wagnild den (vedlegg), og ba om en orientering i saken på kontrollutvalgets møte 23. februar Administrasjonen ble bedt om en orientering vedr. gjeldende reguleringsplan og oppsetting av gjerder i Refsetvollen hyttefelt. Statskog ble bedt om å gi en orientering om sin rolle vedr. inngjerding av hytter i hyttefeltet. Statsskog v/geir Wagnild meldte tilbake til kontrollutvalgets sekretariat om at han stilte i møtet. Kontrollutvalgets møte Rådmannen v/ Øyvind Aundal, fagleder plan- og byggesak, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget i utvalgets sak 02/2012 Orientering til kontrollutvalget vedr. Refsetvollen hyttefelt. Geir Wagnild, Statskog, hadde meldt forfall til kontrollutvalgets møte via administrasjonen i Midtre Gauldal kommune Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta en befaring på Refsetvollen hyttefelt og rapportere tilbake til kontrollutvalget. 5

6 Rådmannen ble i brev av bedt om å foreta en befaring på Refsetvollen hyttefelt når føreforholdene tillot dette, samt gi kontrollutvalget en tilbakerapportering etter endt befaring. Kontrollutvalgets sekretariat etterlyste tilbakerapporteringen til kontrollutvalget i forkant av utsendelsen av sakspapirer til kontrollutvalgets møte 11. oktober Det ble da brakt på det rene at en slik befaring enda ikke var gjennomført. Kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget ble orientert om at det ikke var foretatt noen befaring i hyttefeltet fra Midtre Gauldal kommune sin side, på bakgrunn av dette gjorde utvalget følgende vedtak i sak 33/2012 Eventuelt Refsetvollen hyttefelt Orienteringen gis til kontrollutvalget på utvalgets møte 29. november. Rådmannen ble i brev av bedt om å gi en orientering vedr. Refsetvollen hyttefelt på kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må etter orienteringene ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på inngjerding av hytter i Refsetvollen hyttefelt, eller om de anser saken som avsluttet. 6

7 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 44/2011 Eventuelt, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. gjeldende reguleringsplan og oppsetting av gjerder i Refsetvollen hyttefelt. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte 23. februar, i tillegg inviteres Statskog v/geir Wagnild slik at kontrollutvalget kan få en orientering om Statskog sin rolle vedr. inngjerding av hytter. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen og Statskog v/geir Wagnild vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 44/2011, ber vi herved om at rådmannen i Midtre Gauldal kommune, samt Statskog v/geir Wagnild orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

8 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Statskog Gaulasenteret Prestteigen 7290 STØREN Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 44/2011 Eventuelt, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. gjeldende reguleringsplan og oppsetting av gjerder i Refsetvollen hyttefelt. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte 23. februar, i tillegg inviteres Statskog v/geir Wagnild slik at kontrollutvalget kan få en orientering om Statskog sin rolle vedr. inngjerding av hytter. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen og Statskog v/geir Wagnild vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 44/2011, ber vi herved om at rådmannen i Midtre Gauldal kommune, samt Statskog v/geir Wagnild orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

9 9

10 Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Orientering vedr. Refsetvollen hyttefelt På kontrollutvalgets møte ble det under sak 02/2012 Orientering til kontrollutvalget vedr. Refsetvollen hyttefelt, vedtatt å be rådmannen om å foreta en befaring på Refsevollen hyttefelt. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å foreta en befaring på Refsetvollen hyttefelt og rapportere tilbake til kontrollutvalget. Rådmannen ble i brev av bedt om å foreta en befaring på Refsetvollen hyttefelt når føreforholdene tillot dette og ba om en tilbakerapportering til kontrollutvalget etter endt befaring. Kontrollutvalgets sekretariat har hatt kontakt med administrasjonen vedr. denne saken, det ble brakt på det rene at en slik befaring ikke var gjennomført da kontrollutvalgets sakspapirer ble sendt ut den 2. oktober Kontrollutvalget har på bakgrunn av dette gjort følgende vedtak i sak 33/2012 Eventuelt Refsetvollen hyttefelt Orienteringen gis til kontrollutvalget på utvalgets møte 29. november. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag kl på rådhuset, formannskapssalen. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 33/2012, ber vi herved om at rådmannen i Midtre Gauldal kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

11 Forvaltningsrevisjon Barnevern - Tilbakemelding fra rådmannen Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 037/12 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Tilbakemelding på forvaltningsrevisjon barnevernstjenesten Utrykte vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten 2. Kontrollutvalgets sak 3/2012 Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern (kontrollutvalgets møte ). Saksutredning På kontrollutvalgets møte den i sak 3/2012 ble forvaltningsrevisjonsrapport om Barnevernstjenesten behandlet. På bakgrunn av vurderinger som revisor har gjort i rapporten, formulerte kontrollutvalget seks punkter som utvalget ønsket en oppfølging på. I kontrollutvalgets forslag til vedtak i kommunestyret ble det blant annet bedt om en skriftlig tilbakemelding om hvordan disse punktene er fulgt opp fra rådmannen sin side, tilbakemelding skulle gis innen 31.oktober Rådmannens tilbakemelding er mottatt av kontrollutvalgets sekretariat Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? For å besvare hovedproblemstillingen har Revisjon Midt-Norge IKS formulert 4 delproblemstillinger: 1. Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? 3. Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? 4. Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? 11

12 Revisjonens konklusjon Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Revisors hovedkonklusjon er at barnevernstjenesten innenfor de områdene som er undersøkt, har disse forutsetningene. Delproblemstilling: 1. Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? Barnevernstjenesten har en tverrfaglig gruppe med god formell kompetanse. Kommunen har flere stillinger med fagutdanning enn andre kommuner. Virksomheten har tilgang til et hensiktsmessig sakssystem, og med god opplæring vil dette være en styrke for barnevernet. De ansatte sikres nødvendig opplæring og kompetanseutvikling og har tilgang til oppdatert regelverk. 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Undersøkelsen har vist at barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune generelt sett har fokus på forebyggende virksomhet og samarbeid med andre aktører både internt i egen virksomhet, i egen enhet og med andre enheter i kommunen. Samarbeidspartnerne beskriver barnevernet som en tilgjengelig tjeneste som bidrar til et aktivt samarbeid. Et viktig fora for samarbeid er ressursteam. Ikke alle disse synes å fungere like godt. Det er etter revisors vurdering viktig at de involverte aktørene bestreber seg på å få disse til å fungere etter hensikten. 3. Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? Undersøkelsen viser at det i de aller fleste tilfellene utarbeides tiltaksplaner. I tiltaksplanen beskrives hjelpetiltakene. Barnevernet har system som legger til rette for å evaluere tiltakene. Det kan se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. 4. Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barnevernstjenesten har fokus på og prioriterer å holde fristene, og at de overholder fristene i de aller fleste tilfellene. Revisors anbefalinger: Revisor har ikke kommet med anbefalinger i sin rapport, men det fremgår en del vurderinger i rapporten som kontrollutvalgets sekretariat synes er av en så viktig karakter at de bør følges opp av rådmannen. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 3/2012: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 12

13 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: - Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. - Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. - Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. - Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. - Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. - Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte i sak 28/2012 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: - Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. - Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. - Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. - Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. - Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. - Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober Rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget For å følge opp vurderinger som revisor har gjort i rapporten formulerte kontrollutvalget seks punkter som utvalget ønsket en oppfølging og tilbakemelding på fra rådmannen. I brev av har rådmannen gitt tilbakemelding på disse punktene, brev følger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rådmannen har gitt et grundig svar på kontrollutvalgets og kommunestyrets punkter. For å besvare eventuelle spørsmål kontrollutvalget måtte ha i forbindelse med tilbakemeldingen fra rådmannen, har kontrollutvalgets sekretariat bedt rådmannen om å være tilstede under kontrollutvalgets behandling av saken. Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på punktene, eller om de anser at de er gjennomført og kommunestyrets vedtak er fulgt opp. 13

14 14

15 15

16 Den finansielle revisjonen i Midtre Gauldal kommune - Orientering fra revisor Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 038/12 Eva J. Bekkavik /51-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg ( , no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Midtre Gauldal kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere om planleggingen av revisjonsarbeidet for 2012 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 16

17 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 039/12 Eva J. Bekkavik /163-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne. Vedlegg Avtale finansiell revisjon 2013 Avtale forvaltningsrevisjon 2013 Utrykt vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken s Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken s

18 Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til Midtre Gauldal kommune. Timetall for 2013 For 2013 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 395 timer, mot 360 i Ramme til forvaltningsrevisjon for 2013 er satt til 270 timer, mot 240 i Det legges opp til et revisjonsomfang på nivå med Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene gir informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det er lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i 2011 og 2012, og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

19 19

20 20

21 21

22 22

23 Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 040/12 Eva J. Bekkavik /138-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes om å utarbeide skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Vedlegg Oversikt planer Selskapskontroll Saksutredning Kommunestyret vedtok plan for selskapskontroll i sak 15/12 på møte den 27. august 2012, med følgende liste over prioriterte prosjekter: Midtre Gauldal Næringsselskap KF Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi AS Envina IKS Gauldal Brann og redning IKS System og praksis for eierstyring Som det fremgår av vedlagte oversikt er også Trønderenergi høyt prioritert i aktuelle samarbeidskommuner. Gjennomgående blant de kommuner KonSek er kontrollutvalgssekretariat for synes å være at Trønderenergi er prioritert før bomvegselskapene. Kontrollutvalgene i Skaun og Hitra kommuner har vedtatt at de ønsker at et prosjekt knyttet til eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi igangsettes så snart som mulig, og har bedt om at det tas kontakt med aktuelle samarbeidskommuner. Flere kontrollutvalg behandler nå tilsvarende sak som denne. For flere selskaper er det i planen tatt forbehold om at de først og fremst er aktuelle for igangsetting dersom en vesentlig andel av øvrige eiere prioriterer prosjektene. Kontrollutvalget er også gitt myndighet til å gjøre omprioriteringer og/eller endringer i planen dersom det finnes hensiktsmessig av hensyn til samarbeidet med andre. Med dette som bakgrunn bør kontrollutvalget derfor vurdere hvorvidt man ønsker å tilslutte seg igangsetting av en kontroll med Trønderenergi på tross av at dette har 2. prioritet i planen for Midtre Gauldal. Eventuell selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi Nettvirksomheten til Trønderenergi har fått stor oppmerksomhet etter at Trønderenergi kjøpte opp nettvirksomheten til Trondheim Energi. Sentrale politikere i eierkommunene har både stilt spørsmål ved om lovnadene ved oppkjøpet har blitt fulgt opp, og hvorvidt selskapet i tilstrekkelig grad viser samfunnsansvar. En selskapskontroll kan for eksempel ta utgangspunkt i hvilke forventninger eierne har i aktuelle spørsmål, hvorvidt disse er 23

24 kommunisert til selskapets ledelse gjennom riktige kanaler og hvorvidt de er fulgt opp av selskapet. Det er naturlig å se for seg et slikt prosjekt i to deler. Den obligatoriske delen av selskapskontroll er å vurdere hvordan kommunene følger opp sine eierskap. I et fellesprosjekt kan det være interessant å vurdere hvordan eierstyringen i Trønderenergi fungerer. Det vil imidlertid antagelig ikke være naturlig å gå så langt inn i den enkelte kommunes styring. Dersom man også skal følge opp ønsket om å vurdere nettvirksomheten til Trønderenergi, vil det være aktuelt å inkludere forvaltningsrevisjon i prosjektet. Dette kan for eksempel medføre å vurdere hvilke vedtak eierne har gjort angående nettvirksomheten, hvilke føringer som er gitt gjennom riktige fora for eierstyring og hvordan dette har blitt fulgt opp av selskapet. Trønderenergi AS har følgende eiere: Eier Melhus kommune Orkdal kommune Trondheim kommune Rissa kommune Bjugn kommune Hemne kommune Meldal kommune Åfjord kommune Nordmøre Energiverk Midtre Gauldal kommune Oppdal kommune Ørland kommune Frøya kommune Malvik kommune TrønderEnergi AS Hitra kommune Skaun kommune Selbu kommune Holtålen kommune Snillfjord kommune Agdenes kommune Roan kommune Osen kommune Klæbu kommune Andel 14,77 % 11,99 % 10,00 % 8,93 % 5,73 % 4,98 % 4,97 % 4,27 % 3,99 % 3,51 % 3,25 % 2,79 % 2,75 % 2,71 % 2,63 % 2,54 % 2,43 % 1,58 % 1,49 % 1,34 % 1,18 % 1,05 % 1,02 % 0,10 % Nordmøre Energiverk AS eies med til sammen 51 % av kommunene Kristiansund, Averøy, Aure, Tingvoll og Smøla, og med 29 % av Trønderenergi AS. Med 26 kommuner som eiere, derav 13 som deltar i KonSek-samarbeidet vil det være naturlig å gjennomføre dette som et fellesprosjekt, både av hensyn til effektivisering av ressursbruk, og for å redusere belastningen med gjentagende kontroller overfor selskapet. Det kan være hensiktsmessig å søke å inkludere flest mulig av eiernes kontrollutvalg, også de som ikke har Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. Dersom disse ønsker å delta vil det deretter bli nødvendig å finne en måte å fordele ressurser og kostnader mellom 24

25 kontrollutvalgene og revisjonsenhetene, men vi forutsetter at det skal være mulig å løse dette på en hensiktsmessig måte i dialog mellom kontrollutvalgssekretariater og revisjonsenheter. Dersom det skal gjennomføres et prosjekt på vegne av en lang rekke kontrollutvalg må det nok påregnes at muligheten for innflytelse over prosjektet for hvert enkelt kontrollutvalg kan bli noe redusert. Det er likevel viktig at det er det enkelte kontrollutvalg som selv fatter beslutning om å bestille et prosjekt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgssekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å vedta at man ønsker å delta i et samarbeid med fokus på eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes om å utrede et forslag til prosjektbestilling i samarbeid med andre involverte parter. Endelig vedtak om bestilling vil bli fattet når det har blitt avklart hvem som ønsker å delta, og et konkret forslag til bestilling foreligger. 25

26 Oversikt over prosjekter i planer for selskapskontroll Kommuner Prioriterte selskaper Selskaper med medeiere Agdenes 1. System og praksis for eierstyring 2. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 3. Hamos IKS 4.Bomveiselskaper 1. DalPro AS 2. Hamos Forvaltning IKS 3. TrønderEnergi AS 2. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 3. Hamos IKS 4.Bomveiselskaper 1. DalPro AS 2. Hamos Forvaltning IKS 3. TrønderEnergi AS Ja Hemne 1.Hamos forvaltning IKS 2.Bomvegselskaper 3.Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi 1.Hamos forvaltning IKS 2.Bomvegselskaper 3.Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi Ja Hitra DalPro AS (Ikke prioritert i rekkefølge) TrønderEnergi AS Hamos Forvaltning IKS 1.Envina IKS 2.Klæbu Industrier AS 3.Eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi as 4.System og praksis for eierstyring 1.TrønderEnergi AS 2. Malvik Næringsbygg AS 3. Bomveiselskaper 4. Norsk Biodrivstoff AS 5. Innherred Renovasjon AS 6. Oppfølgning av Malvik kommunes eierstyring 1. Hamos Forvaltning IKS 2. Meldal næringssenter AS 3. TrønderEnergi AS 1. DalPro AS 2. TrønderEnergi AS 3.Hamos Forvaltning IKS 1.TrønderEnergi AS 2. Envina IKS Ja 1.TrønderEnergi AS 3. Bomveiselskaper 5. Innherred Renovasjon AS Ja 1. Hamos Forvaltning IKS 2. TrønderEnergi AS 3. Bomvedselskapet Øysand Thamnshavn AS Ja Frøya Klæbu Malvik Meldal 26 Vedtatt av kommunestyret Nei, November 2012 Ja

27 Kommuner Melhus Midtre Gauldal Orkdal Selbu Skaun Snillfjord Prioriterte selskaper 4. Bomvedselskapet Øysand Thamnshavn AS 1.System og praksis for eierstyring 2. Aksjeselskapet Lundemo Bruk 3. Envina IKS 4. Gauldal Brann og Redning IKS 5. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 6.Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn 1.Midtre Gauldal næringsselskap KF 2. Eierstrying og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 3. Envina IKS 4. Gauldal Brann og Redning IKS 5. System og praksis for eierstyring 1.Hamos IKS 2.Trønderenergi AS 3. Bomvegselskapet E39 Øysand 4. System og praksis for eierstyring 5. Orkladal Bedriftsutvikling 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Selbu-Trykk AS 3. ASTI AS. Trøndelag industrielektronikk 4. Oppfølging av Selbu kommunes eierstyring 5. Sifa AS 6. Årsøya Fritidspark AS 7. Selbu Energiverk AS 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Hamos IKS 3. Bomveiselskaper 1.Eierstrying og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Hamos IKS 3. Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS og ny RV 714 AS 27 Selskaper med medeiere Vedtatt av kommunestyret 3. Envina IKS 4. Gauldal Brann og Redning IKS 5. Eierstyring og nettvirksomhet itrønderenergi AS 6.Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshamn Ja 2. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 3. Envina IKS 4. Gauldal Brann og redning IKS Ja 1.Hamos IKS 2.Trønderenergi AS 3. Bomvegselskapet E39 Øysand 5. Orkladal bedriftsutvikling Ja 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS Nei, oktober 2012 (KU juni) 1. Eierstyring og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Hamos IKS 3. Bomveiselskaper 1. Eierstrying og nettvirksomhet i TrønderEnergi AS 2. Hamos IKS 3. Bomvegselskapet E39 Øysand Thamshavn AS og ny RV 714 AS Ja Ja

28 Kommuner STFK Prioriterte selskaper 4. System og praksis for eierstyring 1. AtB AS 2.Bomvegselskaper 3. Profesjonelle institusjoner for utøvende kunst 4. Medtech Trondheim AS 5. Filmsatsing Selskaper med medeiere Vedtatt av kommunestyret 2. Bomvegselskaper Ja Nei. KU Tydal 1.Oppfølging av Tydal kommunes eierstyring Oppdatert

29 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 041/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/151-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak - kommunestyrets sak 79/ Plan for forvaltningsrevisjon einfo Forståelsen av kravet vedr. kommunestyremedlem i KU einfo vedlegg 1 einfo vedlegg 2 einfo Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget Brev fra IKS er ikke internt Inntil hver tredje elev droppet nasjonale prøver Jeg jobber i kommunen - kan jeg vedta budsjettet? Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets sak 79/2012 Plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt på møte Norges kommunerevisor forbund, einfo , Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget 3. Norges kommunerevisor forbund, einfo Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget 4. Når kommunen mottar et dokument fra et interkommunalt selskap, kan det aldri unntas som internt, fastslår Fylkesmannen i Telemark, Kommunal rapports nettavis Fraværet på nasjonale prøver er på det verste helt oppe i 33 prosent, viser nye tall, Kommunal rapports nettavis Spørsmålet om kommunestyremedlemmer er inhabile i budsjettbehandlingen, dukker opp i flere kommuner hver eneste høst, Kommunal rapports nettavis Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 29

30 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongensgate 9 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Att. Eva Bekkavik Melding om vedtak Deres ref: Vår ref 2012/ Dato Plan for forvaltningsrevisjon Vedlagt følger vedtak gjort i kommunestyremøte , sak 79/12. Med hilsen Margret Innset Buberg saksbehandler Postadresse 7290 STØREN E-post: postmottak@midtre-gauldal.kommune.no Telefon Telefaks Bank Org.nr

31 Saksframlegg Arkivnr. 216 Utvalg Kommunestyret Saksnr. 2012/ Utvalgssak Møtedato 79/ Saksbehandler: Margret Innset Buberg Plan for forvaltningsrevisjon Dokumenter i saken: 1 I Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS forslag fra kontrollutvalget Saksopplysninger Kontrollutvalget har i møte behandlet plan for forvaltningsrevisjon Forslag til plan, samt kontrollutvalgets vedtak, følger vedlagt. Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Saksprotokoll i Kommunestyret Kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. 31 Side 2 av 2

32 einfo 12/14 Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget Av kommuneloven 77 nr. 1 framgår det at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane (FMiSF) har i forbindelse med en lovlighetskontroll nylig vurdert forståelsen av denne bestemmelsen, se vedlegg 1. Utgangspunktet for vurderingen var at det kontrollutvalgsmedlemmet som var valgt blant kommunestyrets medlemmer, ble ansatt i Gloppen kommune og dermed ikke lenger var valgbar til kontrollutvalget. Fylkesmannen konkluderte noe overraskende at kravet om kommunestyrepresentasjon i kontrollutvalget ikke er ufravikelig ved suppleringsvalg i valgperioden. Fylkesmannen bygger i stor grad sin vurdering på en uttalelse fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) av 1. juli 2008 til Fylkesmannen i, se vedlegg 2. Her heter det bl.a.: Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget. Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. I sin uttalelse peker FMiSF bl.a. på at «det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet at nyvalet har blitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd.» Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 32 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

33 Vi er kjent med at Fylkesmannen i en e-post til KRD har bedt om en nærmere utdyping av hva som ligger i at kommunen har gjort «sitt ytterste» for å få valgt inn et medlem fra kommunestyret. Det foreligger imidlertid ikke noe skriftlig svar fra departementet på denne henvendelsen. Oslo, 2. november 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen seniorrådgiver Vedlegg: 1. Brev av 19. oktober 2012 fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Gloppen kommune 2. Brev av 1. juli 2008 fra Kommunal- og regionaldepartementet til Fylkesmannen i 33 2

34 Sakshandsamar: Anne Jorun Myklebust Telefon: E-post: Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2012/ Dykkar referanse Elektronisk mottakar: Gloppen kommune Førespurnad om lovlegkontroll i sak som gjeld nyval til kontrollutvalet, Gloppen kommune Vi viser til e-post den der SEKOM sekretariat ber om ei vurdering av om val av medlemmar til kontrollutvalet i Gloppen kommune som vart gjort den , er lovleg. Oppsummering: Det ligg ikkje føre feil som gjer vedtak frå Gloppen kommunestyre , sak 47/12, ugyldig etter reglane i kommunelova 59. Avgjerda er lovleg, og det er då ikkje rettsleg heimel til å oppheve vedtaket om nyval til kontrollutvalet i Gloppen kommune. Bakgrunnen for førespurnaden om lovlegkontroll er at det ikkje er nokon representantar frå kommunestyret i det nyvalde kontrollutvalet. Fylkesmannen sende brevet frå SEKOM over til kommunen for uttale den Kommunen vart bede om å gjere greie for kva vurderingar som var gjort kring valet av medlemmane til kontrollutvalet. Vi bad om kopi av møtebok og eventuell anna dokumentasjon som er relevant for saka. Kommunen vart også bede om å gje ei oversikt over medlemane i kommunestyret, der det vert opplyst kva som er årsaka til at medlemmane er utelukka frå val til kontrollutvalet. Kommunen svara på førespurnaden i brev den Kommunen seier at alle medlemmane i kommunestyret, unnateke èin representant, sit i formannskapet eller i eitt av dei fem hovudutvala i kommunen. Dei kan derfor ikkje veljast inn i kontrollutvalet. Representanten som ikkje sit i noko utval er kommunalt tilsett og utelukka frå val til kontrollutvalet av den grunn. Saka om nyval har vore oppe i formannskapet fleire gonger i løpet av våren 2012, og det har vore arbeidd politisk med å finne ei løysing som kunne oppfylle kravet om kommunerepresentasjon i kontrollutvalet. Dette arbeidet lukkast ikkje, fordi ingen av partia var villige til å seie frå seg medlemsskap i formannskap og/eller i hovudutval, slik at ein representant vart valbar. Kommunen viser også til Kommunal- og regionaldepartementet sitt brev av til Fylkesmannen i Sør Trødelag, der det går fram at kravet om at minst eitt medlem i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret, berre gjeld ved konstitueringa av utvalet. Regelverk Lovlegkontroll er regulert i kommunelova 59. Kommunal- og regionaldepartementet har delegert mynde til å gjennomføre lovlegkontroll av kommunale avgjerder til Fylkesmannen, jf. rundskriv H-25/92. Ved lovlegkontrollen tek Fylkesmannen stilling til om innhaldet i ei avgjerd er lovleg, om avgjerda er gjort av nokon som har mynde til å gjere slike avgjerder, og om avgjerda har Hovudkontor Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Telefon: Telefaks: Org.nr Landbruksavdelinga Fjellvegen 11, 6800 Førde Postboks 14, 6801 Førde 3400 Telefon: Telefaks: E-post: fmsfpost@fylkesmannen.no Internett:

35 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/3 vorte til på ein lovleg måte, jf. 59 nr. 4. Dersom Fylkesmannen ved lovlegkontroll kjem til at eit vedtak er ugyldig, skal vi oppheve det. Det er for den aktuelle avgjerda ikkje sett fram krav om lovlegkontroll etter kommunelova 59 nr. 1. Fylkesmannen kan likevel på eige initiativ ta stilling til avgjerda i saka, slik Fylkesmannen har mynde til etter kommunelova 59 nr. 5. Terskelen for at Fylkesmannen gjer lovlegkontroll på eige initiativ er høg. Fylkesmannen si vurdering Dei nærare føresegnene om samansetning og organisering av kontrollutvalet går fram av kommunelova 77. Det går fram av 77 nr. 1 kontrollutvalet skal veljast av kommunestyret, og at dette myndet ikkje kan delegerast. Det følgjer vidare av kommunelova 35 nr. 4 at val av nemnder skal haldast som avtaleval, med mindre det vert fremja krav om forholdsval. Avtaleval skal vere samrøystes og på bakgrunn av felles innstilling, jf. kommunelova 38a. Kontrollutvalet i Gloppen kommune vart valt av kommunestyret i møte , sak 47/12. Det går fram av møteboka at valet vart gjort samrøystes og på bakgrunn av felles innstilling frå formannskapet. Etter dette er det klart at valet er gjort av rett organ, og at valet er gjennomført i tråd med reglane i kommunelova 38a. Det hefter derfor ikkje feil ved kommunen si avgjerd på desse punkta. Spørsmålet er dermed om innhaldet i avgjerda, det vil seie sjølve samansetninga av kontrollutvalet, er lovleg. Etter kommunelova 77 første ledd nr.1 fjerde punktum går det fram at minst eitt av medlemmane i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret. Denne regelen er også understreka i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 2 andre ledd. Kontrollutvalet sin funksjon er mellom anna å medverke til at kommunen når dei måla som er sette, innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar. Kontrollutvalet skal også medverke til å styrke tilliten til forvaltninga, gjennom førebygging og avdekking av mislege handlingar og andre uheldige tilhøve. For at kontrollutvalet skal kunne utføre desse oppgåvene på ein god måte, er det viktig med eit godt samspel mellom kommunestyret og kontrollutvalet, og at det vert lagt til rette for ein god dialog og informasjonsutveksling mellom organa. Dette er noko av bakgrunnen for kravet om at minst eitt av medlemmane i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret, sidan det vil kunne føre til ein nærare kontakt mellom kommunestyret og kontrollutvalet. Det er derfor eit klart utgangspunkt i lova at det skal minst vere èin representant frå kommunestyret i kontrollutvalet. Regelen er ufråvikeleg ved konstitueringa av kontrollutvalet. Ordlyden og formålet med føresegna tilseier vidare at desse reglane også skal handhevast ved nyval i perioden. I ei tolking av kommunelova 77 nr. 1 som kommunal- og regionaldepartementet har gjeve i brev av , vert det likevel konkludert med at kravet om representasjon frå kommunestyret kan praktiserast lempelegare i slike tilfelle: Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. 35

36 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 3/3 Denne fråsegna om tolkinga av kommunelova 77 nr.1 er teken med i rundskriv H-02/09. Fylkesmannen legg til grunn at tolkinga gjeld framleis. Vi peiker mellom anna på at det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet at nyvalet har blitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd. Vedtak Det ligg ikkje føre feil som gjer vedtak frå Gloppen kommunestyre , sak 47/12, ugyldig etter reglane i kommunelova 59. Avgjerda er lovleg, og det er då ikkje rettsleg heimel til å oppheve vedtaket om nyval til kontrollutvalet i Gloppen kommune. Med helsing Gunnar O. Hæreid ass.fylkesmann Arnt Erik Nordheim rådgjevar Elektronisk kopi til SEKOM-sekretariat v/ Asgeir Tveit Brevet er elektronisk godkjent 36

37 Aw- KOMMUNAL- DET KONGELIGE OG REGIONALDEPARTEMENT Fylkesmannen i E. C. Dahls gate TRONDHEIM Deres ref Dato Vår ref 08/640-3 SDA Fortolkningsspørsmål vedrørende 011UL2008 kommuneloven Vi viser til e-poster av 27. februar Departementet har følgende kommentarer til de spørsmål som reises: Fortolkning av kommuneloven 10 a 1. Er varamedlem til kontrollutvalgutelukket fra valg til kommunestyrekomite? Den klare hovedregelen er at samtlige kommunestyremedlemmer skal sitte i kommunestyrekomiteene, jf. kommuneloven 10 a nr. 2 første punktum. I andre punktum i samme bestemmelse er det imidlertid fastsatt at medlem av kontrollutvalget som sitter i kommunestyret er utelukket fra valg til kommunestyrekomiteer. I forarbeidene til bestemmelsen (Ot.prp. nr. 96 ( ) side 40) uttaler departementet: "...Komiteene har en sentral posisjon som meningsytringsorgan, og kontrollutvalgsmedlemmer bør ikkeha innflytelse på beslutninger i andre politiske organ. Dette kan talefor at kontrollutvalgsmedlemmer bør være utelukket fra valg til komiteene. " Det er ikke drøftet nærmere hva som ligger i uttrykket "medlemmer ". Vi viser til at loven i andre sammenhenger (for eksempel 77 nr. 1 og 2) uttrykkelig bruker benevnelsen medlemmer og varamedlemmer når det er meningen at begge grupper skal omfattes. Dette kunne tale for å fortolke bestemmelsen i 10 a nr. 2 slik at den kun omfatter faste medlemmer. De hensyn som tilsier at kontrollutvalgsmedlemmer ikke kan være Postadresse: Postboks OSLO Kontoradresse: Dep Akersg. i9 Telefon Org, nr Kommunalavdelingen Telefaks: Saksbehandler Steinar Dalbakk :3

38 I medlem av kommunestyrekomiteer taler imidlertid for at også varamedlemmer til kontrollutvalget må være utelukket fra valg til kommunestyrekomiteer. Et varamedlem til kontrollutvalget vil kunne bli innkalt til møte i utvalget ved forfall, og kan i praksis også fungere som medlem, for eksempel når det ordinære medlemmet har forfall over en lengre periode. Departementet mener dette tilsier en utvidende tolking av bestemmelsen, slik at heller ikke varamedlem til kontrollutvalget er valgbar til kommunestyrekomiteer. Dette er også løsningen som er valgt i kommuneloven 77 nr. 2 når det gjelder valgbarhet til kontrollutvalget. På denne bakgrunn antar departementet at begrepet medlemmer i kommuneloven 10a nr. 2 annet punktum også omfatter varamedlemmer til kontrollutvalget. 2. Er medlem av kommunestyrekomite utelukket fra å stille til valg til kontrollutvalget? Kommuneloven 77 nr. 2 inneholder regler om hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalg. Bestemmelsen må antas å være uttømmende. Kommunestyrekomiteer er ikke nevnt blant de organer hvis medlemmer er utelukket fra valg. Departementet antar derfor at det ikke er i strid med loven om et medlem av en kommunestyrekomite stiller til valg til kontrollutvalget. Det følger imidlertid av kommuneloven 10 a nr. 2, jf. 15 nr. 1, at vedkommende i så fall må tre ut av kommunestyrekomiteen, dersom han/hun skulle bli valgt inn i kontrollutvalget. Fortolkning av kommuneloven 77 nr. 1 Loven 77 nr. 1 fjerde punktum fastsetter at minst ett medlem av kontrollutvalget skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Denne bestemmelsen trådte i kraft 1. november Det var opprinnelig fastsatt at bestemmelsen skulle tre i kraft 1. juli 2004, jf kgl.res. av 12. desember Ved kgl.res. av 18. juni 2004 ble det imidlertid bestemt at bestemmelsen først skulle tre i kraft når neste kommunevalgperiode startet, hvilket noe upresist er formulert som 1. november 2007 i ikrafttredelsesvedtaket. En ren bokstavfortolkning av ikrafttredelsesbestemmelsen kan tilsi at den ikke vil gjelde for de kontrollutvalg som ble valgt innen utgangen av oktober Bakgrunnen for at bestemmelsen ble satt i kraft på et senere tidspunkt, var imidlertid at man ønsket å unngå at kommuner og fylkeskommuner skulle måtte foreta nyvalg av sine kontrollutvalg midt i daværende valgperiode. Det synes således klart at hensikten med utsettelsen var at bestemmelsen skulle ta til å gjelde i forbindelse med konstitueringen av kommunestyre og valg av kommunale nemnder, herunder kontrollutvalg. Departementet antar på denne bakgrunn at bestemmelsen skal komme til anvendelse ved valg av nytt kontrollutvalg for perioden Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår Side2 38