Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 12/146 Møtedato/tid: , kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyresalen Deltagere: Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Kopi: Sakliste 033/12 034/12 035/12 036/12 037/12 038/12 039/12 040/12 041/12 042/12 043/12 044/12 045/12 046/12 Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Godkjenning av protokoll fra møte den Referatsaker Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjon Spesialundervisning - Tilbakerapportering fra rådmannen Forvaltningsrevisjonsrapport - Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon - Orientering til kontrollutvalget Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Den finansielle revisjonen i Snillfjord kommune - Orientering fra revisor Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter? Forslag til møteplan for 1. halvår 2013 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 033/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/146-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 034/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/146-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak - Kommunestyrets sak einfo Strenge vilkår for å nytte hasteparagrafen einfo Forståelsen av kravet vedr. kommunestyremedlem i KU einfo vedlegg 1 einfo vedlegg 2 einfo Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget Inntil hver tredje elev droppet nasjonale prøver Brev fra IKS er ikke internt Sykefraværet falt i 1. halvår 2012 Jeg jobber i kommunen - kan jeg vedta budsjettet Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak. Kommunestyrets sak Forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling, behandlet på møte Norges kommunerevisor forbund, einfo Strenge vilkår for å nytte hasteparagrafen 3. Norges kommunerevisor forbund, einfo , Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget 4. Norges kommunerevisor forbund, einfo Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget 5. Fraværet på nasjonale prøver er på det verste helt oppe i 33 prosent, viser nye tall, Kommunal rapports nettavis Når kommunen mottar et dokument fra et interkommunalt selskap, kan det aldri unntas som internt, fastslår Fylkesmannen i Telemark, Kommunal rapports nettavis Sykefraværet blant kommuneansatte falt til 7,5 prosent i år. I en snittkommune har 54 ansatte legemeldt fravær hver eneste dag, Kommunal rapports nettavis Spørsmålet om kommunestyremedlemmer er inhabile i budsjettbehandlingen, dukker opp i flere kommuner hver eneste høst. Kommunal rapports nettavis Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 3

4 4

5 einfo 12/11 - Strenge vilkår for å nytte hasteparagrafen Kommuneloven er nøye når det gjelder å presisere hvilke kommunale organer som har myndighet ( kompetanse ) til å bestemme hva. I utgangspunktet ligger all myndighet til kommunestyret, men myndighet kan være delegert eller lagt til andre organer ved lov, jf. kommuneloven (koml.) 6. Loven er også nøye når det gjelder å fastsette hvilken myndighet som kan delegeres og til hvilke organer. Hvis det i loven er sagt at en eller annen myndighet utøves av kommunestyret selv, kan den ikke delegeres. Fra dette systemet er det gjort et unntak i koml. 13, den såkalte hasteparagrafen. Denne paragrafen åpner mulighet for at kommunestyret selv kan bestemme at formannskapet, et fast utvalg eller kommunerådet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Fylkesmannen i Nord-Trøndelag har 4. mai 2012 gjort et vedtak som kaster lys over hva som skal til for at hasteparagrafen kan tas i bruk. Etter at et kommunestyre på regulært vis hadde vedtatt kommunens budsjett for 2012, viste det seg at barnetallet i kommunen hadde økt mer enn ventet, slik at lovbestemte ytelser til private barnehager ville øke mer enn forutsatt i budsjettet. Korrekt faktagrunnlag for beregningen av bevilgningen til disse barnehagene forelå ikke før 20. januar 2012, mens beløpet skulle være bevilget seinest 1. februar Med tilvising til koml. 13 vedtok kommunens formannskap, som på lovlig måte hadde fått delegert hastemyndighet fra kommunestyret, i møte 26. januar 2012 å endre kommunens budsjett for Tre medlemmer av kommunestyret anmodet i brev 11. februar 2012 til fylkesmannen om at dette vedtaket ble tatt opp til lovlighetskontroll etter koml. 59. Spørsmålet til vurdering hos fylkesmannen var om det hadde eller ikke hadde vært tid til å innkalle det organet som regulært skulle ha behandlet budsjettendringsframlegget, nemlig kommunestyret. Fylkesmannen refererer bl.a. følgende fra bestemmelsen i kommunens reglement om innkalling til møter i kommunestyret: Innkallingen sendes hvert medlem i kommunestyret med en frist på 8 dager, og fortsetter: Fylkesmannen er enig i at dersom disse innkallingsfristene i reglementet skulle følges, så ville det vært knapt med tid til å behandle saken i den tidsperioden kommunen selv har gitt seg ( ). Imidlertid er vi ikke enig i at dette hadde vært umulig. Det kunne vært sendt ut innkalling til kommunestyret samtidig med innkallingen til formannskapet den Formannskapet kunne avholdt møte den (noe som også ble gjort), og kommunestyret Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets ver dier Postadress e: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 5 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

6 kunne avholdt møte mandag den Etter det Fylkesmannen kan se, står det ingen steder i reglementet at kommunestyret skal innkalles med en frist på 8 dager etter at formannskapet har avgitt innstilling i saken. Saken kunne dermed ha vært behandlet i samsvar med kravene i loven samtidig som reglementet for kommunen også ble fulgt. Uansett kan ikke de lovbestemte kravene til hvordan en budsjettendring skal behandles, vike til fordel for et internt reglement i kommunen. Fylkesmannen understreker at det i stedet er kommunens interne reglement som må vike, slik at lovbestemt vedtaksmyndighet (kommunestyret) kan fatte vedtak i saken. Etter dette kom fylkesmannen altså til at i det aktuelle tilfellet hadde formannskapet ikke myndighet til å nytte hasteparagrafen. Oslo, 9. oktober 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver 6 2

7 einfo 12/14 Forståelsen av kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget Av kommuneloven 77 nr. 1 framgår det at minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane (FMiSF) har i forbindelse med en lovlighetskontroll nylig vurdert forståelsen av denne bestemmelsen, se vedlegg 1. Utgangspunktet for vurderingen var at det kontrollutvalgsmedlemmet som var valgt blant kommunestyrets medlemmer, ble ansatt i Gloppen kommune og dermed ikke lenger var valgbar til kontrollutvalget. Fylkesmannen konkluderte noe overraskende at kravet om kommunestyrepresentasjon i kontrollutvalget ikke er ufravikelig ved suppleringsvalg i valgperioden. Fylkesmannen bygger i stor grad sin vurdering på en uttalelse fra Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) av 1. juli 2008 til Fylkesmannen i, se vedlegg 2. Her heter det bl.a.: Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget. Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. I sin uttalelse peker FMiSF bl.a. på at «det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet at nyvalet har blitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd.» Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Postboks 1417 Vika 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 7 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

8 Vi er kjent med at Fylkesmannen i en e-post til KRD har bedt om en nærmere utdyping av hva som ligger i at kommunen har gjort «sitt ytterste» for å få valgt inn et medlem fra kommunestyret. Det foreligger imidlertid ikke noe skriftlig svar fra departementet på denne henvendelsen. Oslo, 2. november 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bjørn Bråthen seniorrådgiver Vedlegg: 1. Brev av 19. oktober 2012 fra Fylkesmannen i Sogn og Fjordane til Gloppen kommune 2. Brev av 1. juli 2008 fra Kommunal- og regionaldepartementet til Fylkesmannen i 8 2

9 Sakshandsamar: Anne Jorun Myklebust Telefon: E-post: Vår dato Dykkar dato Vår referanse 2012/ Dykkar referanse Elektronisk mottakar: Gloppen kommune Førespurnad om lovlegkontroll i sak som gjeld nyval til kontrollutvalet, Gloppen kommune Vi viser til e-post den der SEKOM sekretariat ber om ei vurdering av om val av medlemmar til kontrollutvalet i Gloppen kommune som vart gjort den , er lovleg. Oppsummering: Det ligg ikkje føre feil som gjer vedtak frå Gloppen kommunestyre , sak 47/12, ugyldig etter reglane i kommunelova 59. Avgjerda er lovleg, og det er då ikkje rettsleg heimel til å oppheve vedtaket om nyval til kontrollutvalet i Gloppen kommune. Bakgrunnen for førespurnaden om lovlegkontroll er at det ikkje er nokon representantar frå kommunestyret i det nyvalde kontrollutvalet. Fylkesmannen sende brevet frå SEKOM over til kommunen for uttale den Kommunen vart bede om å gjere greie for kva vurderingar som var gjort kring valet av medlemmane til kontrollutvalet. Vi bad om kopi av møtebok og eventuell anna dokumentasjon som er relevant for saka. Kommunen vart også bede om å gje ei oversikt over medlemane i kommunestyret, der det vert opplyst kva som er årsaka til at medlemmane er utelukka frå val til kontrollutvalet. Kommunen svara på førespurnaden i brev den Kommunen seier at alle medlemmane i kommunestyret, unnateke èin representant, sit i formannskapet eller i eitt av dei fem hovudutvala i kommunen. Dei kan derfor ikkje veljast inn i kontrollutvalet. Representanten som ikkje sit i noko utval er kommunalt tilsett og utelukka frå val til kontrollutvalet av den grunn. Saka om nyval har vore oppe i formannskapet fleire gonger i løpet av våren 2012, og det har vore arbeidd politisk med å finne ei løysing som kunne oppfylle kravet om kommunerepresentasjon i kontrollutvalet. Dette arbeidet lukkast ikkje, fordi ingen av partia var villige til å seie frå seg medlemsskap i formannskap og/eller i hovudutval, slik at ein representant vart valbar. Kommunen viser også til Kommunal- og regionaldepartementet sitt brev av til Fylkesmannen i Sør Trødelag, der det går fram at kravet om at minst eitt medlem i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret, berre gjeld ved konstitueringa av utvalet. Regelverk Lovlegkontroll er regulert i kommunelova 59. Kommunal- og regionaldepartementet har delegert mynde til å gjennomføre lovlegkontroll av kommunale avgjerder til Fylkesmannen, jf. rundskriv H-25/92. Ved lovlegkontrollen tek Fylkesmannen stilling til om innhaldet i ei avgjerd er lovleg, om avgjerda er gjort av nokon som har mynde til å gjere slike avgjerder, og om avgjerda har Hovudkontor Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Telefon: Telefaks: Org.nr Landbruksavdelinga Fjellvegen 11, 6800 Førde Postboks 14, 6801 Førde Telefon: Telefaks: E-post: fmsfpost@fylkesmannen.no Internett:

10 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/3 vorte til på ein lovleg måte, jf. 59 nr. 4. Dersom Fylkesmannen ved lovlegkontroll kjem til at eit vedtak er ugyldig, skal vi oppheve det. Det er for den aktuelle avgjerda ikkje sett fram krav om lovlegkontroll etter kommunelova 59 nr. 1. Fylkesmannen kan likevel på eige initiativ ta stilling til avgjerda i saka, slik Fylkesmannen har mynde til etter kommunelova 59 nr. 5. Terskelen for at Fylkesmannen gjer lovlegkontroll på eige initiativ er høg. Fylkesmannen si vurdering Dei nærare føresegnene om samansetning og organisering av kontrollutvalet går fram av kommunelova 77. Det går fram av 77 nr. 1 kontrollutvalet skal veljast av kommunestyret, og at dette myndet ikkje kan delegerast. Det følgjer vidare av kommunelova 35 nr. 4 at val av nemnder skal haldast som avtaleval, med mindre det vert fremja krav om forholdsval. Avtaleval skal vere samrøystes og på bakgrunn av felles innstilling, jf. kommunelova 38a. Kontrollutvalet i Gloppen kommune vart valt av kommunestyret i møte , sak 47/12. Det går fram av møteboka at valet vart gjort samrøystes og på bakgrunn av felles innstilling frå formannskapet. Etter dette er det klart at valet er gjort av rett organ, og at valet er gjennomført i tråd med reglane i kommunelova 38a. Det hefter derfor ikkje feil ved kommunen si avgjerd på desse punkta. Spørsmålet er dermed om innhaldet i avgjerda, det vil seie sjølve samansetninga av kontrollutvalet, er lovleg. Etter kommunelova 77 første ledd nr.1 fjerde punktum går det fram at minst eitt av medlemmane i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret. Denne regelen er også understreka i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 2 andre ledd. Kontrollutvalet sin funksjon er mellom anna å medverke til at kommunen når dei måla som er sette, innanfor rammene av gjeldande regelverk og tildelte ressursar. Kontrollutvalet skal også medverke til å styrke tilliten til forvaltninga, gjennom førebygging og avdekking av mislege handlingar og andre uheldige tilhøve. For at kontrollutvalet skal kunne utføre desse oppgåvene på ein god måte, er det viktig med eit godt samspel mellom kommunestyret og kontrollutvalet, og at det vert lagt til rette for ein god dialog og informasjonsutveksling mellom organa. Dette er noko av bakgrunnen for kravet om at minst eitt av medlemmane i kontrollutvalet skal sitje i kommunestyret, sidan det vil kunne føre til ein nærare kontakt mellom kommunestyret og kontrollutvalet. Det er derfor eit klart utgangspunkt i lova at det skal minst vere èin representant frå kommunestyret i kontrollutvalet. Regelen er ufråvikeleg ved konstitueringa av kontrollutvalet. Ordlyden og formålet med føresegna tilseier vidare at desse reglane også skal handhevast ved nyval i perioden. I ei tolking av kommunelova 77 nr. 1 som kommunal- og regionaldepartementet har gjeve i brev av , vert det likevel konkludert med at kravet om representasjon frå kommunestyret kan praktiserast lempelegare i slike tilfelle: Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperioden. Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et nytt kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste for å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. 10

11 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 3/3 Denne fråsegna om tolkinga av kommunelova 77 nr.1 er teken med i rundskriv H-02/09. Fylkesmannen legg til grunn at tolkinga gjeld framleis. Vi peiker mellom anna på at det er lite i samsvar med demokratiomsyn dersom representantar i formannskap og hovudutval skal ha rettsleg plikt til å fråtre politiske verv dei er lovleg valt til ved konstitueringa, på bakgrunn av forholdsval etter kommunelova 36, sjå 77 nr. 2. Kommunen må likevel gjere sitt ytste for å få inn eit medlem frå kommunestyret i kontrollutvalet. Reint spekulative nyval, med sikte på å omgå kravet om representasjon, må såleis reknast som ulovlege. Det er ikkje indikasjonar på at det ligg føre slike motiv i denne saka. Kommunen seier det ikkje er fleire representantar i kommunestyret som er valbare til kontrollutvalet, og at det har vore arbeidd politisk i kommunen for å finne ei løysing. Det går mellom anna fram av møteboka for møtet at nyvalet har blitt utsett tre gonger med sikte på å innfri kravet i 77 nr. 1. Ut frå dette konkluderer vi med at kommunen har gjort sitt ytste for å oppnå kommunestyrerepresentasjon i kontrollutvalet, utan at dette har ført fram. Vi har derfor kome til at kontrollutvalet i Gloppen kommune har ei lovleg samansetting, sjølv om kravet i 77 nr. 1 ikkje er innfridd. Vedtak Det ligg ikkje føre feil som gjer vedtak frå Gloppen kommunestyre , sak 47/12, ugyldig etter reglane i kommunelova 59. Avgjerda er lovleg, og det er då ikkje rettsleg heimel til å oppheve vedtaket om nyval til kontrollutvalet i Gloppen kommune. Med helsing Gunnar O. Hæreid ass.fylkesmann Arnt Erik Nordheim rådgjevar Elektronisk kopi til SEKOM-sekretariat v/ Asgeir Tveit Brevet er elektronisk godkjent 11

12 Aw- KOMMUNAL- DET KONGELIGE OG REGIONALDEPARTEMENT Fylkesmannen i E. C. Dahls gate TRONDHEIM Deres ref Dato Vår ref 08/640-3 SDA Fortolkningsspørsmål vedrørende 011UL2008 kommuneloven Vi viser til e-poster av 27. februar Departementet har følgende kommentarer til de spørsmål som reises: Fortolkning av kommuneloven 10 a 1. Er varamedlem til kontrollutvalgutelukket fra valg til kommunestyrekomite? Den klare hovedregelen er at samtlige kommunestyremedlemmer skal sitte i kommunestyrekomiteene, jf. kommuneloven 10 a nr. 2 første punktum. I andre punktum i samme bestemmelse er det imidlertid fastsatt at medlem av kontrollutvalget som sitter i kommunestyret er utelukket fra valg til kommunestyrekomiteer. I forarbeidene til bestemmelsen (Ot.prp. nr. 96 ( ) side 40) uttaler departementet: "...Komiteene har en sentral posisjon som meningsytringsorgan, og kontrollutvalgsmedlemmer bør ikkeha innflytelse på beslutninger i andre politiske organ. Dette kan talefor at kontrollutvalgsmedlemmer bør være utelukket fra valg til komiteene. " Det er ikke drøftet nærmere hva som ligger i uttrykket "medlemmer ". Vi viser til at loven i andre sammenhenger (for eksempel 77 nr. 1 og 2) uttrykkelig bruker benevnelsen medlemmer og varamedlemmer når det er meningen at begge grupper skal omfattes. Dette kunne tale for å fortolke bestemmelsen i 10 a nr. 2 slik at den kun omfatter faste medlemmer. De hensyn som tilsier at kontrollutvalgsmedlemmer ikke kan være Postadresse: Postboks OSLO Kontoradresse: Dep Akersg. i9 Telefon Org, nr Kommunalavdelingen Telefaks: Saksbehandler Steinar Dalbakk :3

13 I medlem av kommunestyrekomiteer taler imidlertid for at også varamedlemmer til kontrollutvalget må være utelukket fra valg til kommunestyrekomiteer. Et varamedlem til kontrollutvalget vil kunne bli innkalt til møte i utvalget ved forfall, og kan i praksis også fungere som medlem, for eksempel når det ordinære medlemmet har forfall over en lengre periode. Departementet mener dette tilsier en utvidende tolking av bestemmelsen, slik at heller ikke varamedlem til kontrollutvalget er valgbar til kommunestyrekomiteer. Dette er også løsningen som er valgt i kommuneloven 77 nr. 2 når det gjelder valgbarhet til kontrollutvalget. På denne bakgrunn antar departementet at begrepet medlemmer i kommuneloven 10a nr. 2 annet punktum også omfatter varamedlemmer til kontrollutvalget. 2. Er medlem av kommunestyrekomite utelukket fra å stille til valg til kontrollutvalget? Kommuneloven 77 nr. 2 inneholder regler om hvem som er utelukket fra valg til kontrollutvalg. Bestemmelsen må antas å være uttømmende. Kommunestyrekomiteer er ikke nevnt blant de organer hvis medlemmer er utelukket fra valg. Departementet antar derfor at det ikke er i strid med loven om et medlem av en kommunestyrekomite stiller til valg til kontrollutvalget. Det følger imidlertid av kommuneloven 10 a nr. 2, jf. 15 nr. 1, at vedkommende i så fall må tre ut av kommunestyrekomiteen, dersom han/hun skulle bli valgt inn i kontrollutvalget. Fortolkning av kommuneloven 77 nr. 1 Loven 77 nr. 1 fjerde punktum fastsetter at minst ett medlem av kontrollutvalget skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Denne bestemmelsen trådte i kraft 1. november Det var opprinnelig fastsatt at bestemmelsen skulle tre i kraft 1. juli 2004, jf kgl.res. av 12. desember Ved kgl.res. av 18. juni 2004 ble det imidlertid bestemt at bestemmelsen først skulle tre i kraft når neste kommunevalgperiode startet, hvilket noe upresist er formulert som 1. november 2007 i ikrafttredelsesvedtaket. En ren bokstavfortolkning av ikrafttredelsesbestemmelsen kan tilsi at den ikke vil gjelde for de kontrollutvalg som ble valgt innen utgangen av oktober Bakgrunnen for at bestemmelsen ble satt i kraft på et senere tidspunkt, var imidlertid at man ønsket å unngå at kommuner og fylkeskommuner skulle måtte foreta nyvalg av sine kontrollutvalg midt i daværende valgperiode. Det synes således klart at hensikten med utsettelsen var at bestemmelsen skulle ta til å gjelde i forbindelse med konstitueringen av kommunestyre og valg av kommunale nemnder, herunder kontrollutvalg. Departementet antar på denne bakgrunn at bestemmelsen skal komme til anvendelse ved valg av nytt kontrollutvalg for perioden Kravet om at minst ett kommunestyremedlem skal være medlem av kontrollutvalget er direkte knyttet til konstitueringen av kontrollutvalget Dette følger etter departementets vurdering av ordlyden i kommuneloven 77 nr. 1 fjerde punktum. Spørsmålet oppstår Side2 13

14 I om dette kravet gjelder også når det er tale om suppleringsvalg i løpet av valgperiod Departementet antar at det ikke er noe direkte krav i loven om at det skal velges et ny kommunestyremedlem for å erstatte et som går ut av kontrollutvalget, selv om dette skulle medføre at utvalget blir uten representasjon fra kommunestyret. Det vil også i praksis kunne være svært vanskelig å praktisere en slik regel. Departementet mener likevel at intensjonene bak lovbestemmelsen tilsier at kommunene gjør sitt ytterste f å sikre at kommunestyret er representert i kontrollutvalget i hele valgperioden. Med hilsen -Li11tRNSA Ad Anne Naflstad Lyftin ekspedisjonssjef o (.f.) 1 CjSr'io Jan Morten Sundeid seniorrådgiver Kopi: Fylkesmennene KS Side3 14

15 einfo 12/15 - Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget NKRF har i einfo 10/11 orientert om Kommunal- og regionaldepartementets tolking av kommuneloven (koml.) 78 nr. 7 i brev hit 9. april Vi har ment at den strenge tolkingen som det er gitt uttrykk for der, skaper problemer for revisjonene, bl.a. når revisor deltar i åpne møter i kontrollutvalgene. På denne bakgrunn har vi i brev 20. desember 2010 til departementet gjort framlegg om at koml. 78 nr. 7 blir opphevd og erstattet med en ny 78b, bygd på tilsvarende bestemmelser i loven om Riksrevisjonen. Vi har ikke fått svar fra departementet på denne henvendelsen. Departementet har kommet inn på spørsmålet i Prop. 119 L for om Endringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.). Her refererer departementet at noen høringsinstanser har gitt uttrykk for at taushetsplikten innebærer at møtene i kontrollutvalgene må holdes for lukkede dører for at revisjonen skal kunne gi informasjon til kontrollutvalget. Deretter viser det bl.a. til følgende uttalelse i en tidligere proposisjon (Ot.prp. nr. 70 for s. 108): Taushetsplikten gjelder ikke dersom det å gjøre opplysningene kjent, er en del av de oppgavene som revisor skal gjøre. Taushetsplikten vil derfor ikke være til hinder for at revisor rapporterer til og kommuniserer med kommunens kontrollutvalg. Det sies i denne proposisjonen ikke noe om hva som vil være situasjonen dersom kontrollutvalgets møte holdes for åpne dører. Etter å ha sitert det som er nevnt i forrige avsnitt, konkluderer imidlertid departementet omtalen i Prop. 119 L slik: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Så vidt vi kan forstå, mener departementet at dette vil gjelde uavhengig av om framlegget i proposisjonen om åpne møter i kontrollutvalget blir vedtatt. Departementet knytter altså sitt standpunkt til de oppgavene revisor skal gjøre. Vi legger til grunn at disse omfatter å møte i kontrollutvalget og i visse tilfelle å møte i kommunestyret, mens taushetsplikten vil gjelde for møter i andre organer som f. eks. formannskapet. Det er omdiskutert i hvilken grad andre taushetspliktbestemmelser gjelder side om side med taushetspliktbestemmelsen i koml. 78 nr. 7. Inntil det eventuelt måtte bli tatt en avgjørelse i motsatt retning av et kompetent organ, legger vi til grunn at taushetsplikten etter forvaltningsloven 13 gjelder. Oslo, 6. november 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets ver dier Postadress e: Postboks 1417 Vik a 0115 OSLO Besøksadresse: Munkedamsveien 3B, 3. etg. 15 Telefon: E-post: post@nkrf.no Web: Org.nr.: Kontonr.:

16 Inntil hver tredje elev droppet nasjonale prøver Fraværet på nasjonale prøver er på det verste helt oppe i 33 prosent, viser nye tall. Her ser du fraværet for din kommune. 1. november :22 (Oppdatert: 1. november :29 ) Av Ole Petter Pedersen Kommunal-Rapport.no har fått oversikt fra Utdanningsdirektoratet over fritak og fravær på nasjonale prøver i lesing nå i høst. Samlet viser tallene at fraværet nærmest er stabilt fra i fjor til i år. På 5. trinn var det 5,4 prosent av elevene som ikke tok prøven, mot 3,5 prosent på 8. trinn og 4,3 prosent på 9. trinn. I hovedsak får elevene som ikke tar prøven fritak, men en liten andel er også borte fra skolen når prøven holdes. Det er imidlertid som før store variasjoner mellom kommunene. I småkommuner skal det lite til før prosentvis fravær blir stort og Kautokeino topper statistikken. På 8. trinn manglet én av tre elever da nasjonale prøver ble avholdt ingen av dem hadde fått fritak, ifølge tallene. Om vi forutsetter at like mange elever skulle ta prøven på hvert trinn, er det 38 kommuner som har et gjennomsnittlig fravær på mer enn 10 prosent. De aller fleste er småkommuner. Fravær nasjonale prøver i lesing Knr Kommune Trondheim Hemne Snillfjord Hitra Frøya Ørland Agdenes Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Oppdal Rennebu Meldal Orkdal Røros Holtålen Fylke trinn trinn trinn Snitt

17 Knr Kommune Midtre Gauldal Melhus Skaun Klæbu Selbu Tydal Fylke 5. trinn trinn 0 9. trinn Snitt Samlet fravær og fritak på nasjonale prøver i lesing, høsten Kilde: Utdanningsdirektoratet. Gjennomsnitt for alle tre trinn er basert på at like mange elever tar prøven på hvert trinn. Vi har imidlertid ikke data for antall elever, så dette er en beregning med klare feilkilder. 17

18 Brev fra IKS er ikke internt Når kommunen mottar et dokument fra et interkommunalt selskap, kan det aldri unntas som internt, fastslår Fylkesmannen i Telemark. 1. november :54 (Oppdatert: 1. november :53 ) Av Vegard Venli NRK Telemark krevde innsyn i et utkast til en granskingsrapport vedrørende Skien lufthavn AS. Rapportutkastet var sendt fra det interkommunale selskapet Telemark kommunerevisjon til Skien kommune for eventuelle kommentarer. Kommunen avslo innsynskravet fra NRK, med henvisning til offentlighetsloven 14: «Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidet for si eiga interne saksførebuing». Fylkesmannen i Telemark fastslår at dokumenter aldri kan unntas etter denne bestemmelsen, når de kommer fra et selvstendig rettssubjekt: «Slike skal aldri regnes som del av kommunen. Dette gjelder uavhengig av hvilken tilknytning selskapet for øvrig måtte ha til kommunen. Korrespondanse mellom en kommune og et slikt selvstendig rettssubjekt vil aldri kunne holdes utenom innsyn etter offentlighetsloven 14», fastslår Fylkesmannen. To regler om intern saksbehandling Offentlighetsloven inneholder to unntaksbestemmelser som åpner for å hemmeligholde interne dokumenter. Foruten 14 som gjelder organinterne dokumenter, åpner 15 på visse betingelser for å unnta dokumenter som er innhentet utenfra til bruk i kommunens interne saksbehandling. Men heller ikke denne bestemmelsen kunne blitt brukt til å unnta utkastet til revisjonsrapporten som et internt dokument. Begrunnelsen er at kommunerevisjonen, som selvstendig rettssubjekt, ikke er underordnet kommunen administrativt. «Det vil ikke kunne foreligge noe over- eller underordningsforhold mellom en kommune og et selvstendig rettssubjekt», fastslår Fylkesmannen. Dette prinsippet ble understreket med dagens offentlighetslov, som kom i Her fastslås at dokumenter fra eller til en kommunal enhet ikke kan unntas som internt, dersom dokumentet omhandler et område der enheten har selvstendig avgjørelsesmyndighet. Må vurdere saken på nytt 18

19 Fylkesmannens første avgjørelse i saken kom i begynnelsen av oktober. Fylkesmannen opphevet da Skien kommunes vedtak i saken, og ba om at innsynskravet ble behandlet på nytt. I den forbindelse minner Fylkesmannen om regelen om meroffentlighet i offentlighetsloven 11: «Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak». Etter en ny behandling unntok kommunen igjen dokumentet, denne gang med hjemmel i 5 om utsatt innsyn. Nå har Fylkesmannen konkludert med at også anvendelsen av denne bestemmelsen var ugyldig, og har nå vedtatt at granskingsrapporten må offentliggjøres. 19

20 Sykefraværet falt i 1. halvår Sykefraværet blant kommuneansatte falt til 7,5 prosent i år. I en snittkommune har 54 ansatte legemeldt fravær hver eneste dag. Her finner du hele lista. 20. september :12 (Oppdatert: 20. september :15 ) Av Ole Petter Pedersen Statistisk sentralbyrå (SSB) har på oppdrag fra Kommunal-Rapport.no utarbeidet tall for legemeldt sykefravær i 1. halvår. Nederst i saken finner du hele oversikten. Tallene viser at det var 7,5 prosent fravær i årets seks første måneder, en nedgang fra i fjor på 0,3 prosentpoeng. Av de siste åtte årene er det bare 2005 og 2010 det er registrert lavere sykefravær i 1. halvår. Til sammen forsvant like over 3 millioner dagsverk i legemeldt fravær i kommunene. I snitt betyr det at 54 ansatte er borte fra jobb hver dag med legeerklæring. I 250 kommuner har fraværet falt, mens det har gått opp i 176 andre kommuner. Om vi ser bort fra de aller minste kommunene, der små endringer kan gi store prosentvise utslag, er det Verran kommune som har det høyeste legemeldte fraværet i 1. halvår (11,2 %). Øksnes, Narvik, Ballangen, Flesberg, Bjugn og Vardø ligger alle også over 10 prosent i fravær. Det er det legemeldte fraværet som i all hovedsak står for sykefraværet i kommunesektoren. Egenmeldt fravær utgjør omtrent ett prosentpoeng, og varierer lite fra periode til periode. Lavest i Østerdalen og Numedal Sett bort fra de minste kommunene er det Os i Østerdalen og Nore og Uvdal som har det laveste sykefraværet i første halvår (3,8 %). I 11 andre kommuner er legemeldt fravær under 5 prosent: Sømna, Tana, Dovre, Skjåk, Hjelmeland, Mandal, Lesja, Austrheim, Evje og Hornnes, Krødsherad og Gjesdal. 20

21 Sykefravær 1. halvår 2012 Knr KOMMUNE Trondheim Hemne Snillfjord Hitra Frøya Ørland Agdenes Rissa Bjugn Åfjord Roan Osen Oppdal Rennebu Meldal Orkdal Røros Holtålen Midtre Gauldal Melhus Skaun Klæbu Malvik Selbu Tydal Fylke Viser 1 til 25 av 25 linjer (filtrert fra 429 totalt antall linjer) Fravær 2011 Fravær Endring i prosent Legemeldt fravær 1. halvår 2011 og 2012, endring i prosent. Sykefraværsdagsverk for arbeidstakere i kommunal sektor med legemeldt sykefravær etter arbeidsstedskommune. I prosent av avtalte dagsverk (sykefraværsprosent). Kilde: SSB. 21

22 Jeg jobber i kommunen kan jeg vedta budsjettet? Spørsmålet om kommunestyremedlemmer er inhabile i budsjettbehandlingen, dukker opp i flere kommuner hver eneste høst. 9. november :32 (Oppdatert: 9. november :32 ) Av Ole Petter Pedersen ØKONOMIBLOGGEN Økonomiredaktør Ole Petter Pedersen skriver hver tirsdag og fredag Økonomibloggen på Kommunal-Rapport.no. Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for journalister og Førstehjelp for lokalpolitikere. Selv om den ansatte skal behandle nedleggingen av sitt eget tjenestested i budsjettet, vil det normalt ikke være nok til å være inhabil Et spørsmål som gjerne dukker opp når krangelen står om budsjettet, er om kommunalt ansatte kan være med på vedtaket. Kanskje sitter rektor for en nedleggingstruet skole i kommunestyret eller en hjelpepleier i hjemmetjenesten. Men selv om den ansatte skal behandle nedleggingen av sitt eget tjenestested i budsjettet, vil det normalt ikke være nok til å være inhabil. At tjenestestedet forsvinner har ikke direkte betydning vedkommendes ansettelsesforhold, og det vil vanligvis ikke være en avgjørelse som vedkommer den ansatte politiker alene. Unntaket er hvis vedkommende har vært sterkt involvert i utformingen av det endelige budsjettforslaget fra administrasjonen. Bernt, Hove og Overå i boka Kommunalrett (2002, s. 448) legger imidlertid vekt på at det da er snakk om at man må ha vært tungt inne i prosessen, det holder ikke at man har spilt inn forslag til budsjettet fra en enkelt enhet eller etat. Årsaken til at det skal svært mye til for å være inhabil i budsjettsaker er at det ville begrenset manges mulighet til å være med i lokalpolitikken, om det skulle settes så strenge habilitetskrav i så overordnede saker. I behandlingen av økonomiplan, kommuneplan og regional planstrategi/plan er det de samme, mindre strenge kravene til habilitet. Dette framkommer av kommunelovens 40.3.b: Kommunalt og fylkeskommunalt ansatte som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelse i samme sak, skal alltid anses som inhabile når saken behandles i folkevalgt organ. Ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan gjelder ikke første punktum. Legg merke til at lovteksten ikke har med reguleringsplan i listen over saker som er unntatt de vanlige habilitetsreglene. Husk dette til budsjettdebatten starter! 22

23 Tilsynsrapport - Orientering til kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 035/12 Eva J. Bekkavik 216, &58, 11/225-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget i Snillfjord kommune anmoder Kontrollutvalget i Hemne kommune om å oversende informasjon etter tilbakemelding fra rådmannen. Vedlegg Fylkesmannens oversendelsebrev - Barnevernstjenesten Fylkesmannen - Tilsynsrapport Barnevernstjenesten Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 der Fylkesmannen i i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Snillfjord kommune deltar i et interkommunalt samarbeid innen barnevern med Hemne kommune. Barneverntjenesten for begge kommuner er organisert som et interkommunalt samarbeid etter kommuneloven 28-1b, et såkalt administrativt vertskommunesamarbeid. Dette innebærer at Hemne kommune utfører tjenesten på vegne av Snillfjord kommune, gjennom at rådmannen i Snillfjord kommune etter instruks fra kommunestyret har delegert til rådmannen i Hemne kommune å utføre oppgaven. Rådmannen i Snillfjord kommune har derfor fortsatt ansvar for å sikre at denne tjenesten ivaretas på en betryggende måte. Fylkesmannen i har gjennomført tilsyn med barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord i perioden Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn med barneverntjenestene i kommunene i En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Det ble ført tilsyn med to hovedtema: Om kommunen sikrer at barnevernundersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen gjennomfører tilstrekkelige undersøkelser som sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og om det blir foretatt konkrete og individuelle vurderinger før undersøkelsene konkluderes. 23

24 Om kommunen sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen foretar tilstrekkelige og nødvendige evalueringer av barnas situasjon og om det foretas forsvarlige vurderinger før evalueringene avsluttes. For begge tema ble det spesielt sett på om barnas rett til medvirkning ble sikret. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Tilsynet avdekket følgende avvik: Avvik 1: Hemne kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift i alle saker. Avvik 2: Hemne kommune sikrer ikke at hjelpetiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift i alle saker. Kontrollutvalgets sekretariat viser til den vedlagte tilsynsrapporten for utfyllende informasjon om tilsynet. Revisjon Midt-Norge IKS utførte på oppdrag fra kontrollutvalget i Hemne kommune (se en forvaltningsrevisjon av barneverntjenesten, levert i 2011, som delvis berørte noen av de samme temaene. Kontrollutvalget bør særlig merke seg at mangelfull kvalitetssikring av barns rett til å uttale seg også var et punkt påpekt av revisjonen etter gjennomført forvaltningsrevisjon. Hemne kommune har fått frist for lukking av de to avvikene som ble gitt i tilsynsrapporten. Fylkesmannen har satt fristen til Kontrollutvalget i Hemne kommune behandlet Fylkesmannens tilsynsrapport på sitt møte i sak 22/12. Kontrollutvalget i Hemne kommune fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Rådmannen bes orientere om oppfølging av rapporten og lukking av avvik i kontrollutvalgets neste møte. Kontrollutvalget i Hemne kommune vil få orientering fra rådmannen på møte den 4. desember

25 Rådmannen i Snillfjord kommune er i e-post av bedt om å orientere kontrollutvalget om hvordan kommunen sikrer at Snillfjord kommune har en betryggende barneverntjeneste. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår rapporten og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Snillfjord kommune. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget i Snillfjord kommune å be kontrollutvalget i Hemne kommune om å oversende informasjon etter tilbakemelding fra rådmannen. 25

26 Fylkesmannen i Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Berit Hågensen Oppvekst- og utdanningsavdeling Vår dato Deres dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) 2012/ Deres ref. Hemne kommune Rådmannen Trondheimsveien KYRKSÆTERØRA Oversendelse av rapport etter landsomfattende tilsyn med Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord Vedlagt følger rapport etter gjennomført landsomfattende tilsyn med barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord. I henhold til avtale inngått på sluttmøtet skal Hemne kommune innen sende Fylkesmannen en plan for lukking av de to avvikene som ble gitt i tilsynsrapporten. Fylkesmannen mottok kommunens kommentarer på foreløpig rapport i brev av Det kommer fram at kommunen har endret praksis og forbedret skriftlige rutiner på enkelte områder som ble påpekt ved tilsynet. Det bes allikevel om en helhetlig plan på hvordan avvikene lukkes. Fylkesmannen takker for et godt samarbeid i forbindelse med tilsynet. Dette gjelder fremskaffelse av dokumentasjon, tilrettelegging av intervjuer, samtaler og møter. Med hilsen Lasse Arntsen (e.f.) utdanningsdirektør Berit Hågensen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Tilsynsrapport, dat Kopi med vedlegg: Statens Helsetilsyn, PB 8128 Dep, 0032 Oslo Embetsledelse og administrasjonsstab Telefon Telefaks E-post: postmottak@fmst.no Kommunal- og beredskapsavdeling Oppvekst- og utdanningsavdeling Internett: 26 Sosial- og helseavdeling Landbruk og bygdeutvikling Miljøvernavdeling Organisasjonsnummer:

27 Fylkesmannen i Rapport fra tilsyn med barneverntjenesten ved Hemne kommune, barneverntjenesten for Hemne og Snillfjord Virksomhetens adresse: Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Trondheimsvegen 1, 7200 Kyrksæterøra Barnevernleder Mona Forren Sammendrag Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: 1. Gjennomføring av undersøkelser, jf. barnevernloven 4-3 Herunder følgende undertema: Sikrer kommunen: at det gjennomføres en tilstrekkelig undersøkelse barns rett til medvirkning i undersøkelsen at det er foretatt en konkret og individuell vurdering før undersøkelsen konkluderes 2. Evaluering av hjelpetiltak for hjemmeboende barn, jf. barnevernloven 4-5 Herunder følgende undertema: Sikrer kommunen: at det foretas en tilstrekkelig evaluering barns rett til medvirkning i evalueringen at det er foretatt en forsvarlig vurdering før evalueringen avsluttes 1 27

28 Det ble gitt følgende avvik: 1. Hemne kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift i alle saker. 2. Hemne kommune sikrer ikke at hjelpetiltak for hjemmeboende barn evalueres i henhold til krav fastsatt i lov og forskrift i alle saker. Dato: Berit Hågensen revisjonsleder Jostein Magne Krutvik revisor 2 28

29 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk Vurdering av kommunens internkontrollsystem 7 8. Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

30 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Hemne kommune i perioden Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er en del av et landsomfattende tilsyn med barneverntjenestene i kommunene i Tilsynet er initiert av Statens helsetilsyn. Alle fylkesmannsembeter skal gjennomføre tilsyn i minst tre kommuner i inneværende år. Temaene er like for samtlige kommuner. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med barnevernstjenesten etter lov om barneverntjenester 2-3, fjerde ledd. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Hemne kommune og Snillfjord kommune har felles barneverntjeneste. Hemne kommune er vertskommune og barneverntjenestens kontor er plassert på Kyrksæterøra, som er kommunesenter. Den interkommunale tjenesten startet opp i oktober Barneverntjenesten har fra i alt 5 saksbehandlere, inklusiv barnevernleder, samt en merkantil ansatt. Barnevernleder rapporterer direkte til rådmannen. Kommunen har i en periode i 2011 hatt redusert bemanning i barneverntjenesten. Kommunen fikk tildelt 50 % stilling gjennom statlig satsing og de ble tildelt kompetansemidler. Bemanningssituasjonen er stabil, og flere har lang erfaring i barneverntjenesten. Hemne kommune har i alt innbyggere og Snillfjord kommune har 981 innbyggere. Det er et asylmottak i Hemne kommune, hvor det bor barnefamilier. 4 30

31 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Åpningsmøte og intervjuer ble gjennomført , i alt fem personer ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Det ble ført tilsyn med to hovedtema: 1. Om kommunen sikrer at barnevernundersøkelser gjennomføres i tråd med lov og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen gjennomfører tilstrekkelige undersøkelser som sikrer barna nødvendig hjelp og omsorg til rett tid, og om det blir foretatt konkrete og individuelle vurderinger før undersøkelsene konkluderes. 2. Om kommunen sikrer at hjelpetiltak til hjemmeboende barn evalueres i tråd med lov- og forskriftskrav. Det ble sett på om kommunen foretar tilstrekkelige og nødvendige evalueringer av barnas situasjon og om det foretas forsvarlige vurderinger før evalueringene avsluttes. For begge tema ble det spesielt sett på om barnas rett til medvirkning ble sikret. 5. Funn Det ble gitt følgende avvik: 1. Hemne kommune sikrer ikke at undersøkelser gjennomføres i tråd med krav i lov og forskrift i alle saker. Avvik fra følgende lov- og forskriftskrav: - Bvl 6-4, første ledd som sier at opplysninger så langt som mulig skal innhentes i samarbeid med den saken gjelder eller slik at vedkommende har kjennskap til innhentingen. - Bvl 6-3, beskriver barns rettigheter under saksbehandlingen og sier at et barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før det tas avgjørelse i en sak som berører han eller henne. - Bvl 6-3, andre ledd sier at et barn kan opptre som part i en sak og gjøre partsrettigheter gjeldende dersom det har fylt 15 år og forstår hva saken gjelder. - Bvl 4-3, andre ledd som sier at undersøkelsen ikke skal gjøres mer omfattende enn formålet tilsier. 5 31