Hammerfest Eiendom KF, Hammerfest kommune, inkludert øvrige kommunale foretak ANBUDSFORESPØRSEL RAMMEAVTALE. for levering av:

Transkript

1 Hammerfest Eiendom KF, Hammerfest kommune, inkludert øvrige kommunale foretak ANBUDSFORESPØRSEL RAMMEAVTALE for levering av: Elektrikertjenester med materiell Åpen konkurranse Anbudsfrist Vedlegg Vedlegg 1 - Oversikt over formålsbygg Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 HMS erklæring Vedlegg 4 - Svarskjema Vedlegg 5 Alminnelig innkjøpsvilkår

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Side 1 Om anskaffelsen Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Kontraktsperiode Oppbygging av konkurransegrunnlaget Fremdriftsplan Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlag Frist for å be om anbudsdokumentene og tilbudsfrist Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Prisspesifikasjon Forbehold Deltilbud og alternative tilbud Endring og tilbakekall av tilbud Avklaringer Retting av åpenbare feil Vedståelsesfrist Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Habilitet Dokumentasjon- og kvalifikasjonskrav Skatte-, merverdiavgiftsattest og HMS egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner. 8 4 Innhold i anbudet og spesifikasjon av tjenester Krav til leverandøren Kvalitetskrav Krav til gjennomføringsevne Krav til utstyr, maskinpark etc Miljøprofil Krav til kvalitetsstyring generelt Øvrige krav Krav til avrop, ordrebekreftelse og levering Ordrebekreftelse Levering Forsinket levering Krav til oppdragsgiver ved mottak av bestilte tjenester og varer Ekstraordinær situasjon 11 7 Pris, fakturering og betaling Pris på tjeneste og produkt Prisendringer Tilbudspris Betaling for ytelse og kvanta Betalingsvilkår Overdrar faktura til tredjemann Mangler og reklamasjon Oppdragsgivers behandling av tilbudene Avlyse konkurransen Tilbudsåpning Bekreftelse på mottatt tilbud Avvisning av tilbud Obligatorisk avvisningsgrunner valgfrie avvisningsgrunner Kriterier og vektlegging av tilbud Kriterier A Pris B Tjeneste- og produktkvalitet C Leveringssikkerhet, leveringsbetingelser og service D Miljø Vektlegging av tildelingskriterier Meddelelse om hvem som tildeles kontrakt Oppfølging av avtalen Avtale og avtaleforhold Komplett tilbud Ekspedisjon og fakturering Tilbudskostnader Underleverandører Forhold til tredjemann Taushetsplikt Force majeure Rettsvalg og tvisteløsninger. 16 Side 2 av 16

3 1 Om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Hammerfest kommune er lokalisert til vest-finnmark og har et innbyggertall på i overkant av stk. Kommunen er vertskommune for Snøhvit anlegget. Avtalen skal omfatte Hammerfest Eiendom KF og Hammerfest kommune med øvrige kommunale virksomheter og foretak, herunder kalt oppdragsgiver. Avtalen skal omfatte innkjøp av Elektrikertjenester med materiell. Det er Hammerfest Eiendom KF som vil være de største forbrukere. Hammerfest Eiendom KF har det overordnede ansvar for drift, eiendomsutvikling, utleie, vedlikehold og rehabilitering av kommunens eiendommer med til sammen 64 enheter formålsbygg med samlet areal på ca kvm og en rekke boenheter med samlet areal på ca kvm. For å få en mer forutsigbar utnytting av ressursene ønsker Hammerfest kommune gjennom en anbudskonkurranse å inngå rammeavtale med en leverandør. Mer informasjon om kommunen finnes på vår internettside Anskaffelsens formål Oppdragsgiver skal ved denne anskaffelsen få dekket det til enhver tid gjeldende behov for elektrikertjenester med materiell. Det vil i hovedsak si reparasjoner, vedlikehold og mindre installasjoner av elektrisk anlegg i kommunale bygg. Kommunens målsetting/intensjon er å inngå en avtale hvor kommunen oppnår best mulig pris på tjenester og varer av riktig kvalitet. All kundebehandling skal foregå på norsk. Fullstendig kunngjøring finnes i Norsk Lysingsblads elektroniske database DOFFIN og TED. 1.3 Anskaffelsens omfang Oppdragsgiver kjøper inn produkter som omfattes av dette anbudet for 3,5 4,5 mill kr. pr. år eks. mva. Beløpet er et estimat og er ikke forpliktende for oppdragsgiver. Ved valg av leverandør forutsettes det at leverandøren har kapasitet til å dekke oppdragsgivers behov på en tilfredsstillende måte. Kjernesortiment fremgår av prisskjema som består av elektrikertjenester med materiell. Vi vil imidlertid ha behov for fast rabatt på andre varer i sortimentet. Ved tilfelle av skade og hærverk vil det kunne være behov for uttrykning hele døgnet. Det er derfor viktig at tilbyder har en god beredskap og kort responstid ved slike tilfeller. Største leveransen av tjenester og varene skjer vil bli bestilt gjennom Hammerfest Eiendom KF. Andre bestillere vil være Hammerfest kommune, Teknisk sektor, Hammerfest Parkering KF Oversikt over formålsbygg finnes under vedlegg 1. Kommunen tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen, og vi tar også forbehold om at vi ved særskilte prosjekter kan velge og ikke benytte oss av avtalen. Oppdragsgiver kan også velge og ikke benytte seg av avtalen ved supplering av eksisterende utstyr. Dette kan uavhengig av tilbudet bli supplert fra tidligere leverandør. 1.4 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er to (2) år, fra til Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med år slik at total mulig kontraktsperiode blir 4 år, frem til En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 3 måneder før kontraktens utløp. Oppdragsgiver ønsker å inngå kontrakt med en hovedleverandør. Side 3 av 16

4 1.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet samt: Vedlegg 1 Oversikt over kommunale formålsbygg Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 HMS egenerklæring Vedlegg 4 Svarskjema Vedlegg 5 Alminnelig innkjøpsvilkår 1.6 Fremdriftsplan Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Datoene nedenfor med unntak av anbudsfristen er foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Kunngjøring Doffin databasen Anbudsfrist Oppdragsgiver gir skriftlig melding om valg av leverandør Uke 49 Frist for eventuell klage på valg av leverandør Uke 51 Kontrakt inngås Fra Tilleggsopplysninger Det er mulig å rette supplerende forespørsler om konkurransegrunnlaget. Forespørsler om kommunen og/eller kommunale virksomheter skal stilles skriftlig eller muntlig til: Hammerfest Eiendom KF, Felles vedlikehold og vaktmestertjenester Virksomhetsleder Terje Mauseth Tel , e-meil: Terje.Mauseth@hammerfest.kommune.no Daglig leder Arild Johansen Tel , e-meil: Arild.P.johansen@hammerfest.kommune.no Innkjøpsrådgiver Thone Bjørklund, tel , e-meil thone.bjorklund@hammerfest.kommune.no Alle forespørsler vil bli anonymisert og alle tilbydere vil få tilsendt alle forespørsler og eventuelle svar. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlag Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å ettersende tilleggsopplysninger til anbudsinnbydelsen inntil 10 dager før innlevering. 1.9 Frist for å be om anbudsdokumentene og tilbudsfrist Siste frist for å be om anbudsdokumentene er Senest kl må tilbudet være innkommet til: Hammerfest kommune Boks 1224, Sjøgata Hammerfest Att: Thone Bjørklund Merket Anbudsforespørsel Elektrikertjeneste med materiell For sent innkomte tilbud vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgang og lignende. Side 4 av 16

5 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende regelverk på området offentlige anskaffelser, herunder Lov av 16. juli 1999 nr 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser av 24. november 2006 nr.1295 (FOA). Forskriftens del I og III gjelder for denne anskaffelsen. Anskaffelsen skjer som åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA 5-1, som tillater at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 2.2 Tilbudets utforming Tilbyder skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Tilbudet skal være utformet på norsk. Alle priser skal være oppgitt i NOK og ekskl. mva. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer (1 original og 1 kopi), samt elektronisk i form av CD eller minnepinne (eventuelt også et sladdet eksemplar, jf pkt 2.4 Offentlighet). Vennligst ikke fest, stift eller bind tilbudet på en måte som vanskeliggjør kopiering. Det er ikke tillatt å oversende tilbud per elektronisk post eller telefaks. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudet ber vi om at anbudsdokumentene ordnes i følgende rekkefølge: 1. Tilbudsbrev datert og signert 2. Prisskjema (vedlegg 2) 3. Attest for betalte skatter og trygdeavgift 4. Attest for betalt merverdiavgift 5. HMS erklæring (vedlegg 3) 6. Svarskjema (vedlegg 4) 7. Eventuelle forbehold med begrunnelse 8. Attest fra foretaksregisteret eller tilsvarende 9. Krav om tilbyders økonomiske og finansiell stilling 10. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdrag. 11. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet. 12. Eventuelle kataloger, brosjyrer og lignende 13. Eventuell annen relevant informasjon som ikke passer inn under punktene overfor Tilbudet skal legges i lukket innpakning og merkes: Anbudsforespørsel Elektrikertjeneste med materiell Prisspesifikasjon Alle tilbydere skal fylle ut vedlegg 2 prisskjema. 2.3 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette vil kunne bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet/tilbudet/vedlegg for å være gyldige. Forbehold som ikke er priset, eller som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene. 2.4 Deltilbud og alternative tilbud Det kan kun leveres tilbud på hele forespørselen, da kommunen ønsker å forholde seg til kun en leverandør. Det er ikke anledning å levere alternative tilbud på denne forespørselen. Side 5 av 16

6 2.5 Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 2.6 Avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til å klarlegge uklarheter og ufullstendigheter, såfremt uklarhetene og ufullstendighetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. Når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som leverandøren selv foreslår, kan oppdragsgiver be leverandøren foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt. Dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger leverandøren har satt fram. 2.7 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal vedstås i 90 dager etter anbudsfristens utløp. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor hans forespørsel om og delta er forkastet hvorfor tilbudet er avvist eller hvorfor hans tilbud ikke ble valgt Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd av 19. mai 2006 nr. 16. Dokumentasjon i forbindelse med offentlige anskaffelser er omfattet av offentlighetsloven. Visse opplysninger kan unntas fra offentlig innsyn, bl. A. forretningshemmeligheter. Av den grunn bes tilbyder opplyse om tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, i så fall identifiser disse og begrunn hvorfor det anses som forretningshemmelighet. Dette skal tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller bes tilbyderen om å levere tre sett tilbud. Ett av tilbudssettene skal sladdes for taushetsbelagte opplysninger (må merkes sladdet tilbud), dette kan det bli gitt innsyn i når avtalen er signert. Oppdragsgiver kan overprøve tilbyders sladding av tilbud, dersom dette vedrører elementer som strider mot offentlighetsloven eller Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Taushetsplikt Det gis ikke innsyn i delpriser / enhetspriser. Personopplysninger (CV eller lignende) er forretningshemmeligheter. I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for innsyn frem til leverandøren er valgt, ref. paragraf 23. tredje ledd. Side 6 av 16

7 Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Dokumentasjon- og kvalifikasjonskrav Absolutte basiskrav som må oppfylles for å delta i konkurransen (3.1 t.o.m. 3.4) 3.1 Skatte-, merverdiavgiftsattest og HMS egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se vedlegg 3 til konkurransegrunnlaget). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandør skal ha samme lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dokumentasjonskrav eksempler Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Revisorberetning for 2 siste år. Bekreftelse på at lønns- og arbeidsvilkår ikke er dårligere enn det som følger for gjeldende tariffavtale. På forespørsel må valgte leverandør bekrefte/dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Side 7 av 16

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag. Bemanningen for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 2 år, herunder opplysninger om verdi, varighet og kontaktperson (navn, telefon og e-post) Oversikt over CV er med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for hver person som skal bemannes for dette oppdraget. Det skal bekreftes at kommunene får en fast kontaktperson, og navnet på kontaktpersonen skal oppgis. All kommunikasjon med leverandøren utføres på norsk. Sertifisert/registrert kvalitetsstyringssystem i henhold til kravene i ISO 9001:2000 eller tilsvarende. 4 Innhold i anbudet og spesifikasjon av tjenester Oppdragsgiver ønsker tilbud på elektrikertjenester m/materiell til reparasjon, vedlikehold og mindre installasjoner i kommunale bygg. Rammeavtalen skal altså ikke omfatte elektrikerarbeid i forbindelse med nybygg eller mer omfattende renovering av eksisterende bygg. For enkeltprosjekter der kostnadene anslås til mer enn kr ,- eks. mva for arbeid og materiell, forbeholder kommunen seg retten til å forespørre pris fra flere leverandører. Rammeavtalen skal også omfatte slikt materiell som brukes i forbindelse med reparasjoner/vedlikehold som utføres av leverandøren. Oppdragsgiver vil ikke forplikte seg til å kjøpe gjennom elektroinstallatøren lyspærer, lysstoffrør, batterier, sikringer og annet materiell som ikke krever installasjon av fagpersonale. I tilbudet skal det oppgis følgende priser (på vedlagte skjema): Timepris for elektriker gruppe L Ev. timepris for hjelpemontør Ev. timepris for lærling Ev. timepris for tekniker(dersom det kan tilbys) Timepris / tillegg utenfor normal arbeidstid Beregnet påslag/rabatt i forhold til prisliste på beredskap og elektromateriell. For arbeid innenfor en radius på 20 km fra Hammerfest sentrum skal det ikke regnes kostnader for transport av personell, materiell eller verktøy. Utenfor denne distansen bes anbyder oppgi ev. transportgodtgjørelse pr. km. Leverandøren skal oppgi normal leveringstid fra bestilling fra oppdragsgiver til leverandør kan iverksette arbeid. Leverandøren må i normal arbeidstid kunne rykke ut umiddelbart med kvalifisert personell ved akutt behov for elektrikertjenester. Det er ønskelig at leverandøren har beredskap for akutt oppdrag utenfor ordinær arbeidstid. Det skal oppgis responstid for akutt oppdrag utenfor ordinær arbeidstid. Responstid er tiden fra bestilling til elektriker er klar til å starte reisen til oppdragsstedet. Reisetid er altså ikke med i responstiden som oppgis. Akutt behov betyr at det er fare for skader på bygg eller at normal drift av kommunens bygg ikke kan opprettholdes. Oppdragsgiver har et ønske om at: Normal leveringstid fra bestilling til arbeidet kan på begynnes på maksimalt 2 dager Responstid ved akutt behov utenom normal arbeidstid på 2 4 timer Reisetid honoreres ikke Side 8 av 16

9 5 Krav til leverandøren 5.1 Kvalitetskrav Oppdragsgiver har i de siste årene hatt stort fokus på å standardisere tjeneste- og produktspekteret som skal benyttes. Ved standardisering er valg som er beregnet for det offentlige markedet med god/høy kvalitet hvor miljøhensyn, brukervennlighet (eks allergivennlig) og redusert forbruk har vært styrende. Oppdragsgiver vil fortsatt vektlegge dette og dette må gjenspeile den kvaliteten som tilbydere vil tilby i dette anbudet. o De produkter som tilbys og leveres skal være godkjent, sertifisert, registrert eller lignende dersom slik godkjenning er pålagt. o Språk og dokumentasjon relatert til produktets veiledning, merking etc. bør være på norsk. o Valgt leverandør skal på oppfordring kunne levere HMS-datablader med tekniske spesifikasjoner på norsk for de produkter dette er påkrevd. Det bes om at det gis en erklæring om at disse er tilgjengelige, gjerne i elektronisk format. o Leverandør skal i kontraktsperioden veilede og gi råd angående hvilke produkter som er helsemiljø- og sikkerhetsmessig tryggest og mest brukervennlig. o Oppdragsgiverne ønsker en beskrivelse av leverandørens netthandel med mulighet for å legge bestilling som inneholder eksempler på skjermbilder, gjerne med et testpassord som gir oppdragsgiver tilgang til nettbutikken. Vareprøver Oppdragsgiveren kan be om vareprøve på utvalgte produkter vedlegges tilbudet. Vareprøvene leveres i egen LUKKET forpakning. Merket med vareprøver i tillegg til at den også merkes på samme måte som den lukkede forpakningen med selve tilbudet. Vareprøvene vil ikke bli returnert etter evalueringen. 5.2 Krav til gjennomføringsevne Det kreves at leverandøren viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdraggivers behov. Leverandøren skal beskrive/dokumentere dette slik: Oversikt over firmaets totale bemanning. Bemanning for dette oppdraget med navn og CV nøkkelpersoner. Foretakets viktigste leveranser de 3 siste årene. Tilbyder må ha personer med kompetanse innenfor produktområdet tilgjengelig for oppfølging og veiledning. Det forventes at mottaker av telefoner, kundeservice, har kompetanse innenfor hele det forespurte produktområdet og er tilgjengelig mellom Det kreves godkjent autorisasjon /Elektriker (sterk- og svakstrøm) Leverandøren må beskrive hvordan hasteoppdrag håndteres og leveringskravene må beskrives i enighet med oppdragsgiver. Oppdragsgiver forventer i avtaleperioden et tett samarbeid med leverandøren i forhold til å opprettholde et levende tjeneste- og produktsortiment. Det er ønskelig at leverandøren presenterer nyheter for oppdragsgiver ev. kommer med alternative tjenester og produkter til det som ligger i avtalen ved avtaleinngåelse. Resting ønskes som hovedregel levert ved neste ordinære levering, vi forbeholder oss retten til unntak. Feilleveringer som skyldes leverandøren forventes rettet umiddelbart, med mindre annet avtales med den enkelte enhet. Tilbyder skal orientere om generell mulighet for kjøp i anbrekk (små kvanta) og hvilke rutiner/regler som da vil komme til anvendelse. Minsteordregebyr godtas ikke. 5.3 Krav til utstyr, maskinpark etc. Det kreves at leverandøren har tilgjengelig det utstyr etc. som er nødvendig for å utføre arbeidet ovenfor oppdragsgiver på en tilfredsstillende måte. 5.4 Miljøprofil Oppdragsgiver ønsker å foreta miljøeffektive innkjøp. For å minske presset på miljøet og ivareta hensynet til fremtidige generasjoner, skal kommunens innkjøp gjøres mest mulig miljøeffektivt, hvilket betyr høyest Side 9 av 16

10 mulig verdiskapning med minst mulig miljøbelastning. Gi en egen beskrivelse med vekt på blant annet bedriftens miljøpolicy og dens forankring, samt etablerte prosedyrer, mål og kompetanse i forhold til miljø. Leverandør skal opplyse om noen av produktene skal behandles som spesialavfall. 5.5 Krav til kvalitetsstyring - generelt Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres. Gi en beskrivelse av firmaets fokus på kvalitetsstyring. 5.6 Øvrige krav Leverandøren må forplikte seg til et årlig møte med oppdragsgiver for gjennomgang av avtalen og rutinene. Leverandøren skal kunne tilby opplæring av de brukere, på brukerstedet, som har behov for opplæring i bruk av produktene. Opplæringsbehovet og avtale om dette gjøres når rutinene gjennomgås før underskrivning av kontrakt. Opplæring skal tilbys på generell basis og må tilbys ved innføring av nye produkter. Ved bestilling av produkter skal leverandøren foreslå erstatningsprodukter, såfremt disse produktene har samme virkeområde og er av rimeligere pris enn bestilte produkt. Leverandøren må kunne levere statistikk til oppdragsgiver, både totalt og for hvert brukersted. Dersom leverandøren ikke kan levere etter avtale kan oppdragsgiver kjøpe produktene fra andre leverandører. Leverandøren må tilby fast rabattavtale på alle produkter som bestilles, uavhengig av mengde, også produkter som ikke spesifikt er nevnt i prisskjema, vedlegg 2. Leverandøren må kunne tilby netthandel, og efaktura. I tillegg må leverandøren kunne tilby ehandel når kommunen innfører dette. Oppdragsgiver har et ønske om mulighet for egenoppfølging over nett over oppdragene. 6 Krav til avrop, ordrebekreftelse og levering 6.1 Ordrebekreftelse Snarest etter mottagelse av bestillingen skal leverandøren sende ordrebekreftelse. Hvis bekreftelsen ikke er innkommet 2 dager etter den skriftlige bestillingsdato, forbeholder oppdragsgiver seg å være ubundet av bestillingen. Dersom ordrebekreftelsen på noe punkt avviker fra bestillingen, skal dette uttrykkelig opplyses og hvert avvikende punkt spesifiseres. Ved slike avvik fra bestillingen er avtale ikke å anse som inngått med mindre oppdragsgiver skriftlig har godtatt disse. Ordrebekreftelsen skal alltid inneholde den referanse som ble oppgitt fra oppdragsgiver side ved bestilling. 6.2 Levering Leveransen av produkter skal være forsvarlig emballert, merket og levert til den fastsatte leveringstid på det avtalte leveringssted. Leveringen skal anses å ha skjedd når leveransen er mottatt i henhold til bestilling. Leveransen skal være ledsaget av nødvendige instruksjoner for drift og vedlikehold, og annen dokumentasjon som måtte være avtalt og spesifisert i bestillingen. Dokumentasjonen skal være skrevet på norsk hvis ikke annet er avtalt. Dersom det er avtalt at leverandøren skal utføre montering, eller at det i forbindelse med levering skal foretas funksjonsprøver, anses levering først funnet sted når monteringen eller prøvene er ferdig utført, og oppdragsgiver skriftlig har bekreftet at leveransen er akseptert. Leveranse skal ikke skje tidligere enn avtalt med mindre oppdragsgiver skriftlig gir tillatelse til det. Side 10 av 16

11 6.2.1 Forsinket levering Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til oppdragsgiver om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen. Ved forsinkelse i leveranser av forbruksvarer plikter selger å levere tilsvarende varer av samme kvalitet eller bedre, til samme pris som den varen avtalen omfatter. Ved forsinket levering som faller inn under leverandørens kontrollansvar, kan oppdragsgiver kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot) ved forsinkelsen. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, utgjøre 2 -topromille pr. hverdag etter avtalt leveringstid, regnet av den del av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng kontraktpris uten mva. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, totalt ikke overstige 15% av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt. Så lenge dagbot løper, har ikke kjøper rett til å heve avtalen. Når dagboten er løpt fullt ut, (over 75 dager), anses forsinkelsen å være vesentlig og oppdragsgiver har rett til å heve kjøpet. 6.3 Krav til oppdragsgiver ved mottak av bestilte tjenester og varer Dersom oppdragsgiver ikke kan motta den bestilte tjenesten og varen til avtalt tid, skal oppdragsgiver umiddelbart underrette leverandøren skriftlig med beskjed om hvordan leverandøren skal forholde seg. Oppdragsgiver betaler de bestilte varer slik opprinnelig forutsatt og dekker for øvrig de merkostnader leverandøren måtte ha som følge av slik forsinkelse, dersom leverandøren har gått fram på en rimelig måte Ekstraordinær situasjon Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll og som umuliggjør oppfyllelse av plikter etter denne avtale, suspenderes den rammede parts forpliktelser så lenge den ekstraordinære situasjonen vedvarer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i slike situasjoner bare gå fra avtalen med den rammede parts samtykke eller dersom situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 60 dager, regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer og da bare med 15 dagers varsel. 7 Pris, fakturering og betaling 7.1 Pris på tjeneste og produkt Dersom ikke annet er avtalt, er prisen i norske kroner, fast, eksklusiv merverdiavgift og inkluderer tilstrekkelig emballasje, faktureringskostnader, toll, skatter, andre avgifter, forsikring og forstås fritt levert bestemmelsesadresse. Dersom skatte- og avgiftsbestemmelser endres, kan prisen endres tilsvarende etter nærmere avtale Prisendringer Prisene skal være fast i avtaleperioden, men kan indeksjusteres en gang pr år, første gang Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke iverksettes før oppdragsgiver har godkjent prisendringen Tilbudspris Der hvor det foretas avrop etter rammeavtale med faste priser, skal en eventuell tilbudspris i avtaleperioden komme oppdragsgiver tilgode dersom denne er under avtaleprisen. Side 11 av 16

12 7.1.3 Betaling for ytelse og kvanta Oppdragsgiver betaler ikke for ytelser og kvanta utover det som bestillingen omfatter uten at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av oppdragsgiver. 7.2 Betalingsvilkår Oppdragsgivers betalingsvilkår er fri leveringsmåned + 30 dager etter at faktura er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt spesielt. Betalingen innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Alle fakturaer skal være påført kjøperens referanse ved bestilling og/eller være gitt referanse til inngått kontrakt. Eventuelle fakturaer uten referanse returneres ubehandlet. Dokumentet skal videre være påført selgers organisasjonsnummer. Leverandører har plikt til å påføre fakturaene kompensasjonskategori, refusjonskoder mv i den grad virksomheten er omfattet av forskrift om kompensasjon for merverdiavgift til kommuner og fylkeskommuner ved kjøp av visse tjenester fra registrerte næringsdrivende. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende forsinkelsesrente i henhold til «Lov om renter ved forsinket betaling mv» av Purregebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling, forutsettes dekket i gjeldende forsinkelsesrente. Behandlingsgebyr o.l. godtas ikke Overdrar faktura til tredjemann Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving, står fortsatt ansvarlig overfor oppdragsgiver ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav Mangler og reklamasjon Hvis en leveranse eller deler av den ikke tilfredsstiller de krav og betingelser bestillingen fastsetter, kan oppdragsgiver kreve mangelsbeføyelse i henhold til kjøpslovens 30 flg. Oppdragsgivers kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til bestillingen. Manglende kvalitetskontroll fra oppdragsgivers side medfører ingen reduksjon av hans rettigheter. Godkjenning av leveransen omfatter ikke skjulte feil og/eller mangler. Leveransen skal oppfylle avtalens/bestillingens spesifikasjoner, og ikke ha mangler av noen art. Leverandøren har ansvar for at leveransen er kontraktsmessig. Oppdragsgiver er forpliktet til uten ugrunnet opphold etter mottaket å kontrollere at leveransen er i samsvar med bestillingen. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har oppdragsgiver rett til å heve kjøpet ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. Dersom det foreligger en mangel skal denne utbedres av leverandøren snarest. Dersom leverandøren ikke kan foreta utbedring, eller han ikke har utført denne innen rimelig tid, kan oppdragsgiver selv eller la andre utføre det han finner nødvendig, for leverandørens risiko og regning. Det samme gjelder dersom det ellers vil medføre vesentlig ulempe å avvente leverandørens utbedring. I slike tilfeller skal leverandøren underrettes umiddelbart. Dersom leveransen har mangler som ikke kan utbedres fullt ut etter bestemmelsene overfor, kan oppdragsgiver kreve avslag i prisen. Dersom mangelen er vesentlig, har oppdragsgiver rett til å heve kjøpet. Dersom kjøper lider indirekte tap som følge av mangler eller forsinkelse ved leveransen, kan dette kreves erstattet fra leverandøren. Side 12 av 16

13 8 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 8.1 Avlyse konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 8.2 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Tilbudsåpning vil skje i uke 48 i Bekreftelse på mottatt tilbud Mottatt tilbud bekreftes innen 5 dager etter tilbudsåpning, dersom det klart fremkommer hvem anbudet er mottatt fra. 8.4 Avvisning av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med krav oppgitt i dette konkurransegrunnlaget/vedlegg Obligatoriske avvisningsgrunner Obligatoriske avvisningsgrunner i henhold til FOA (1). Et tilbud skal avvises når: Det ikke er levert innen den fastsatte tilbudsfristen Det ikke tilfredsstiller kravene til tilbudets utforming, jf 11-2 (1,3) Det er et alternativt tilbud avgitt i strid med 11-4 (Alternative tilbud). Oppdragsgiver kan ikke avvise et alternativt tilbud utelukkende med den begrunnelse at kontrakten vil endre karakter fra en tjenestekontrakt til en varekontrakt, eller omvendt Det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Det inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjon i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en anbudskonkurranse kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisningsgrunner Valgfrie avvisningsgrunner i henhold til FOA (2). Et tilbud kan avvises når: Tilbudet, etter forsøk på avklaring etter 12-1 (Forhandlingsforbudet ved anbudskonkurranser) inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende som ikke må anses som ubetydelige Det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter eller lignende i en konkurranse med forhandling kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Tilbudet virker unormalt lavt i forhold til ytelsen, jf Tilbudet ikke er signert, jf (2) (tilbudets utforming) eller på grunn av andre forbehold som ikke kan anses bindende 9 Kriterier og vektlegging av tilbud Basert på de tilbud som mottas vil kommunen velge det som for kommunen totalt sett innebærer det sett mest fordelaktige tilbud. 9.1 Kriterier Ved vurdering av det økonomiske sett mest fordelaktige tilbud vil kommunen vektlegge følgende: Side 13 av 16

14 9.1.1 A - Pris: For å sammenligne prisnivået til anbyderne vil vi benytte et regneeksempel med timepris på tjeneste og diverse standard elektromateriell fra anbydernes prisliste. Vedlagte prisspesifikasjonsskjema skal fylles ut, vedlegg 2. Beregning av poeng ut fra pris. Når det gjelder pris på tjeneste vil * Timepris for elektriker i gruppe L vil telle 70 % * Gjennomsnittlig timepris for hjelpemontør, lærling og tekniker vil telle 30 % Laveste pris vil oppnå maks poengsum. Resterende vil oppnå poeng % - vis i forhold til laveste pris B Tjeneste- og produktkvalitet Tjenestekvalitet, ut fra forespurt tjenesteområde, vil vektlegges. Produktkvalitet vil vektlegges. Egne erfaringer med tjenester og produktene vil også vektlegges. Tilbudte tjenester og produkter skal tilfredsstille de krav som stilles, hvis ikke vil man ikke oppnå poeng ved evaluering av produktene C Leveringssikkerhet, leveringsbetingelser og service Leverandøren skal oppgi servicegrad(leveringssikkerhet). Med servicegrad menes leverte tjenester og produkter i forhold til bestilte tjenester og produkter. Leveringstid som legges til grunnlag for servicegraden skal oppgis. Bestillingstidspunkt i forhold til avtalt leveringsdag skal presenteres. Levering av hasetoppdrag skal beskrives. Leverandøren skal beskrive muligheter for oppdragsgivers mulighet til å nå kvalifisert personell på telefon og/eller e-meil. Med kvalifisert personell menes personer med god produktkunnskap. Vi vil også vurdere sammensetningen av personell som blir stilt til disposisjon for oppdragsgiver. Ordrebekreftelse, responstid og faktureringsrutiner vil bli vektlagt. Levering av efaktura, netthandel, ehandel og mulighet for oppdragsgiver for egenoppfølging skal beskrives og vil bli vektlagt D Miljø Det vil telle positivt om tilbyders virksomhet er sertifisert etter ISO eller tilsvarende, eller at virksomheten er sertifisert som miljøfyrtårn. Beskrivelse av returrutiner vil bli vurdert under dette punktet. Det vil bli tillagt positiv vekt om leverandøren har medlemskap i en returordning som styrer gjenvinningsstrømmen av produktene/emballasjen av produktene, avhengig av de produkter leverandøren leverer. Oppdragsgiver ber om at hvert enkelt punkt beskrives i svarskjema vedlegg Vektlegging av tildelingskriterier. Tildelingskriteriene vil bli vektlagt på denne måten: Kriterier Vekting A Pris 40 % B Tjeneste- og produktkvalitet 25 % C Leveringssikkerhet, leveringsbetingelser og service 25 % D Miljø 10% Leverandørene vil bli vurdert på skala fra 1 10, hvor 10 er beste poengsum. 9.3 Meddelelse om hvem som tildeles kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt til alle deltakere i god tid før kontrakt inngås. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for å klage på beslutningen om tildeling. Side 14 av 16

15 9.4 Oppfølging av avtalen Oppdragsgiver legger i sitt arbeide med anskaffelser vekt på kommunikasjon, lojalitet og kunde/leverandørutvikling. Implementering av avtalen krever ressurser fra begge parter. Partene skal i fellesskap utarbeide en strategi for implementering av avtalen. Viktige momenter er bestillingsrutiner, kontaktpersoner, opplæring og fremdrift. Leverandør og oppdragsgiver skal i samarbeid utvikle en brukermal som skal inneholde minimum følgende avsnitt: Produktspesifikasjoner Bestillings- og leveringsrutiner Reklamasjonsrutiner Kontaktpersoner Adresselister og kontaktpersoner hos oppdragsgiver I avtaleperioden er det er det ønskelig med 1 statusbesøk pr. år, men partene stilles fritt til å avtale hyppigere møter. Kommunen skal, i samarbeid med leverandør, innkalle til statusmøter. På statusmøter skal: Avtalen evalueres Status hittil i avtaleperioden Kjøpstatistikker og servicegrad skal presenteres og gjennomgås Nyheter presenteres Opplæring og kurs drøftes Tilbakemeldinger fra brukerne 10 Avtale og avtaleforhold Hammerfest kommune vil legge Statens standardavtale til grunn for denne avtalen, samt Alminnelige innkjøpsvilkår for Hammerfest kommune, se vedlegg 5. Dette konkurransegrunnlaget m/alminnelige innkjøps og anskaffelsesvilkår og leverandørens tilbud med vedlegg vil inngå som en del av avtalen. Avtalen anses først inngått når avtale er undertegnet av begge parter Komplett tilbud Alle kostnader i forbindelse med bruk av produktene eller utførelsen av tjenesten, skal være medtatt i tilbudsdokumentet. Detaljer som er nødvendig for at produktet skal fungere og som ikke er priset, betraktes som innkalkulert, dersom ikke annet er oppgitt Ekspedisjon og fakturering Det skal ikke beregnes ekspedisjons- eller faktureringsgebyr. Hvis tilbyder tar forbehold om dette, vil det bli regnet inn i totalprisen fra leverandøren. Faktureringsadresse er: Hammerfest kommune, fakturamottak, Postboks 1224, 9615 Hammerfest. Fakturarutiner vil bli gjennomgått med den tilbyder som vinner konkurransen. Kommunen kan motta elektronisk faktura Tilbudskostnader Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet skal i sin helhet dekkes av den respektive tilbyder Underleverandører Leverandøren vil være fullt ansvarlig for utførelsen av underleverandørens oppgaver på samme måte som leverandøren selv sto for utførelsen. Dersom underleverandøren benytter avtalevilkår som er begrenset i forhold til leverandørens vilkår, kan disse bare gjøres gjeldende overfor oppdragsgiver dersom dette uttrykkelig og skriftlig er akseptert av oppdragsgiver. Side 15 av 16

16 10.5 Forholdet til tredjemann Leverandøren vil ikke ha adgang til å overføre rettigheter eller plikter etter avtalen til tredjemann uten skriftlig samtykke fra oppdragsgiver Taushetsplikt Partene, herunder deres representanter, ansatte og andre som er involvert i leveransen skal ha taushetsplikt overfor utenforstående om systemer og driftsopplegg, samt dokumentasjon vedrørende leveransen dersom ikke annet avtales skriftlig. Det samme vil gjelde annen informasjon som åpenbart har konfidensiell karakter, eller er taushetsbelagt i henhold til lov eller forskrift. Ved behov skal leverandører og deres eventuelle underleverandører undertegne erklæring om taushetsplikt som gjelder personalopplysninger Force majeure Dersom avtalens gjennomføring helt eller delvis hindres, eller i vesentlig grad vanskeliggjøres av forhold som ligger utenfor partenes kontroll og som de ikke burde ha forutsett ved avtalens inngåelse, suspenderes partenes plikter for så lang tid som forholdet varer. Slike forhold inkluderer forhold som etter norsk rett blir betraktet som force majeure. Som force majeure regnes også streik og lockout. Bestemmelsen gjelder ikke dersom den rammede part uten urimelig kostnad og ulempe kan overvinne følgene av de uforutsette hindringene. Den rammede part plikter å varsle den annen part straks dersom slike hindringer oppstår. Dersom hindringen varer eller må antas å vare mer enn 30 dager, kan avtalen sies opp av den annen part etter varsel på 3 uker. Den rammede part kan ikke gå fra avtalen etter dette punktet. Når hindringen opphører skal det opprettes dialog mellom partene med hensyn til videre samarbeid Rettsvalg og tvisteløsninger Kontrakten er i sin helhet underlagt og skal tolkes i henhold til norsk rett. Tvist mellom partene om tolkingen eller rettsvirkningene av denne avtalen løses ved forhandlinger. Fører ikke slike forhandlinger frem innen to uker fra tvisten oppstod, kan hver av partene bringe saken inn for de ordinære domstolene for avgjørelse. Verneting er Hammerfest tingrett. Side 16 av 16