Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 13:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Ann Inger Stølhaug, leder Tormod Solem Slupphaug Nils Prestmo Vigdis Troøyen Foseide Karen Unni Knudsen, 1.varamedlem Grethe Metliaas, rådmann Svein Henry Berdal, ass.rådmann Inge Storås og eventuelt andre fra Revisjon Midt-Norge IKS Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Lisa Ofstad Forfall: Kopi: 2.varamedlem, L.Ofstad, ordfører, Anne Gråberg, RMN IKS, postmottak RMN, postmottak Orkdal kommune og Elisabeth Opphaug. Sakliste 018/12 019/12 020/12 021/12 022/12 023/12 024/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Orientering om status - samhandlingsreformen. Orientering om utbygging av Nye Knyken skisenter Forarbeid til plan for forvaltningsrevisjon Referatsaker Møteplan kontrollutvalget andre halvår 2012 Eventuelt Kontrollutvalget vil i tilknytning til møte få en orientering og omvisning i Nye Knyken Skisenter ca kl Daglig leder i Orkdal i.l Magna Fossbakk vil delta på denne delen. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no 2. varamedlemmer møter kun etter nærmere innkalling. Trondheim, Ann Inger Stølan (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 018/12 Gunn Kari Skavhaug 12/107-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget. Protokollen ligger og på KonSek sine hjemmesider kontrollutvalgene/orkdal. 2

3 Orientering om status - samhandlingsreformen. Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 019/12 Arvid Hanssen /113-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Vedlegg Særutskrift sak i kommunestyret Samhandlingsreformen - rapport etter 1.tertial Saksutredning Som et ledd i kontrollvirksomheten ber kontrollutvalget om informasjon om ulike forhold eller områder i den kommunale forvaltningen. I kontrollutvalgets møte vedtok kontrollutvalget følgende under sak 7/12 Eventuelt: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen gi en orientering om det kommunale engasjementet og erfaringer knyttet til utbyggingen av Knyken. Orienteringen gis i et senere møte. (Egen sak i møtet ) 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om status og utfordringer knyttet til samhandlingsreformen. Orienteringen gis i et senere møte. 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente opplysninger knyttet til igangsetting og finansiering av Grøtte ungdomsskole. (Gitt i møtet ) Denne saken omhandler punkt 2 i vedtaket. Sekretariatet har hatt samtaler med rådmannen. Administrasjonen er anmodet om å gi en oppdatert status i forhold til fremdrift, og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Som vedlegg til saken følger sak 36/12 i kommunestyrets møte : Samhandlingsreformen rapport etter første tertial Saksfremlegget gir informasjon om status og en del uavklarte forhold. Ingen tok ordet ved behandlingen i kommunestyret og innstillingen ble vedtatt. Utfordringer som følge av samhandlingsformen er store. Saksfremlegget til kommunestyret omhandler noe om registrering og rapportering av avvik. Det kan være av interesse å få noe tilleggsinformasjon, skjematisk, for avvikshåndtering knyttet til personer som har vært pasienter ved St.Olav. Nivå på terskelen for å registrere avvik kan kommenteres. Det er viktig med god avvikshåndtering for å kunne gjøre forbedringer raskt, dersom dette er nødvendig. Gode rutiner ansees også nødvendig for å redusere eventuelle tilfeller av uenighet mellom St. Olav og kommunen, som også kan få økonomiske følger.. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Ut fra saksfremlegget til kommunestyrtet synes Orkdal kommune å ha fokus på utfordringer knyttet til samhandlingsreformen. Dersom det ikke kommer frem ytterligere opplysninger i tilknytning til behandlingen i kontrollutvalget anbefaler sekretariatet at saken tas til orientering, jf innstillingen. 3

4 4

5 5

6 6

7 7

8 Orientering om utbygging av Nye Knyken skisenter Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 020/12 Arvid Hanssen /113-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Som et ledd i kontrollvirksomheten ber kontrollutvalget om informasjon om ulike forhold eller områder i den kommunale forvaltningen. I kontrollutvalgets møte vedtok kontrollutvalget følgende under sak 7/12 Eventuelt: 1. Kontrollutvalget ber rådmannen gi en orientering om det kommunale engasjementet og erfaringer knyttet til utbyggingen av Knyken. Orienteringen gis i et senere møte. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om status og utfordringer knyttet til samhandlingsreformen. Orienteringen gis i et senere møte. (Egen sak i møtet ) 3. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente opplysninger knyttet til igangsetting og finansiering av Grøtte ungdomsskole. (Gitt i møtet ) Denne saken omhandler punkt 1 i vedtaket. Sekretariatet har hatt samtaler med rådmannen og daglig leder i Orkdal idrettslag. Kommunestyret innvilget i november 2011 en betydelig kommunal lånegaranti til Orkdal idrettslag på inntil 13,42 mill kr til første fase i bygging av Nye Knyken skisenter. I tillegg ble det bevilget direkte støtte fra Orkdal kommune på flere millioner kroner. Anlegget var i 2011 kostnadsberegnet til 43,5 mill kr. Budsjettet for første fase er justert til ca 57 mill kr, iflg Magne Fossbakk, daglig leder i Orkdal idrettslag. Det var en del diskusjoner, også politisk, ifm oppstart av dette prosjektet. Som det fremgår av vedtaket i kontrollutvalget i sak 7/12, ønsker utvalget en oppdatert status om kommunens engasjement, samt erfaringer kommunen har høstet gjennom til engasjementet i dette prosjektet. Magne Fossbakk vil i etterkant av kontrollutvalgets møte gi en orientering om prosessen rundt utbyggingen av skisenteret og samtidig gi kontrollutvalget en omvisning i anlegget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Gjennomgangen i møtet, samt orientering og omvisning i Nye Knyken skisenter, vil gi kontrollutvalget informasjon om kommunens engasjement. 8

9 Forarbeid til plan for forvaltningsrevisjon Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 021/12 Arvid Hanssen 216, 12/115-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bes merke seg de innspill som kommer i møtet og legge disse til grunn i arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Vedlegg Orkdal-Plan-FR Saksutredning Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget å utarbeide og legge frem for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) Planen skal i følge forskriften baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Siste overordnede analysedokumentet som sekretariatet utarbeidet er fra Analysen var en vesentlig del av grunnlaget som lå til grunn for plan for forvaltningsrevisjon Denne planen ble vedtatt i kommunestyret , sak 32/10, og følger som vedlegg i denne saken. Fokus for prosessen med utarbeidelse av analyse- og plandokumenter bør ligge på å finne fram til prosjekter som kan bidra til forbedring og økt måloppnåelse for hele virksomheten. Det bør legges vekt på å skaffe relevant informasjon fra ulike parter, både fra politisk og administrativt hold, dokumenter og andre relevante kilder. Kommunal- og regionaldepartementet la i desember 2009 fra et omfattende dokument 85 anbefalinger til styrket egenkontroll i kommunene. I dokumentet anbefales det at arbeidet med overordnet analyse bør sees i sammenheng med annet lignende arbeid som gjøres i kommunen, som for eksempel i forbindelse med arbeidet med internkontrollen, som administrasjonen har ansvaret for. Sekretariatet mener det derfor er viktig at rådmannen får mulighet til å gi innspill, og benytter denne muligheten, når risikovurderinger skal gjøres og aktuelle tilsynsområder skal vurderes/foreslås. Kommunens årsmelding for 2011 med KOSTRA-analyser, medarbeiderundersøkelser og brukerundersøkelser, er også viktige dokumenter som gir nyttig informasjon om status og utvikling på mange områder i kommunen. Plan for forvaltningsrevisjon skal være et verktøy for kommunestyret, som et ledd i å ivareta sitt overordnede kontroll- og tilsynsansvar. Det er en viktig at prosjektområdene som 9

10 fremheves i planen oppfattes som nyttige for kommunestyrets virksomhet. Sekretariatet har derfor lagt opp til at kontrollutvalgets medlemmer kan få impulser også fra andre. I enkelte kommuner, herunder Orkdal, har gruppeledere blitt inviterte til kontrollutvalgets møter. Dette kan være noe ambisiøst, men sekretariatet mener dette var vellykket i Orkdal. Dette både i forhold til å få innspill til prosjekt, men også for å få mer bevissthet rundt kontrollutvalgets arbeid. Fra og med perioden er det i Orkdal lagt opp til å vedta toårige planer for forvaltningsrevisjon. Tidligere ble planene vedtatt for ett år. Erfaringen fra siste planperiode tyder på at toårige planer er en bra løsning.det formelle kravet er en plan i valgperioden, men det er nødvendig å balansere behovet for kontinuitet og planlegging opp mot behovet for å kunne sørge for at planen fortsetter å være relevant. Ved en periode på mer enn to år kan man risikere at planen blir utdatert. Ytterligere informasjon om planer for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon generelt kan finnes i KRDs veileder Kontrollutvalgsboken1, kapittel 6 og 7 (s ). Alle faste medlemmer av kontrollutvalget har fått boka utlevert. Elektronisk utgave av håndboken finnes også på KonSek sine hjemmesider. Videre prosess Etter en innledende diskusjon i dette møtet vil sekretariatet arbeide med overordnet analyse, og utarbeide et utkast til plan for forvaltningsrevisjon. I dette arbeidet vil administrasjonen og revisjonen bli oppfordret til å komme med innspill. Planen bør vedtas av kontrollutvalget på kontrollutvalgets andre møte etter sommerferien og i kommunestyret før utgangen av året. Dette vil gjøre det mulig å igangsette nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt tidlig i Totale timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er på det nærmeste disponert for 2012, da kun 19 timer er ledig. Den totale årlige ramme ligger på ca 395 timer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget og eventuelt andre deltakere i møte til å komme med innspill til en diskusjon om risikoområder og mulige områder for forvaltningsrevisjon. Når en utarbeider 2-årige planer er det naturlig at planen nå strekker seg ut 2014, da den ikke blir vedtatt i kommunestyret før senhøstes. Sekretariatet vil legge vekt på de erfaringer og prioriteringer som kommer frem i diskusjonen i den videre prosessen. 1 Elektronisk versjon av Kontrollutvalgsboken kan lastes ned her: 10

11 ORKDAL KOMMUNE Plan for forvaltningsrevisjon for Behandlet av kontrollutvalget , sak10/2010. Sluttbehandlet i kommunestyret , sak 32/2010. Orkdal kommune Kontrollutvalget 11

12 Side 2 Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, legger kontrollutvalget opp til en 2-årlig rullering av planen i kommunestyret. Kontrollutvalget vil ha planen til løpende vurdering og gi tilbakemelding til kommunestyret, dersom det oppstår forhold som gjør dette nødvendig. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Orkdal kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Orkdal kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget/sekretariatet har i sitt arbeid bl.a. tatt utgangspunkt gjeldende plandokumenter, budsjett, regnskap, årsmeldinger, politiske vedtak i kommunen. Videre har kontrollutvalget hatt et samlet møte med ordfører og gruppeledere i kommunestyret. Samtaler med administrasjonen og revisjonen har også vært en del av planarbeidet. Kommunens virksomhet er i stadig endring. Organisasjonsmessige forhold og eksterne betingelser knyttet til økonomi, statlige føringer og krav m.m. vil variere i løpet av noen år. Disse variasjonene kan ha innvirkning på hvilke områder det er mest hensiktsmessig å sette inn ressurser til forvaltningsrevisjon. Denne planen er derfor utarbeidet med tanke på forvaltningsrevisjon i kommende 2-årsperode. Prosjektene som trekkes frem her er imidlertid flere enn det som er realistisk å gjennomføre i løpet av perioden. Prioriteringsrekkefølgen for områdene er førende for kontrollutvalgets bestillinger av de enkelte prosjekter, men med mulighet til å foreta endringer dersom det skulle være hensiktsmessig. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige og begrunnede endringer fra prioriteringene i planen. Blant prosjektområdene som er pekt på som aktuelle i denne planen har kontrollutvalget valgt å prioritere noen. Det er ikke realistisk å få gjennomført mer enn 3-4 prosjekter i denne planperioden, dersom det i tillegg sak utføres noe selskapskontroll. Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter i : Med bakgrunn i gjennomgangen som er gjort av Orkdal kommune og kommunens virksomhet foreslår kontrollutvalget temaer for forvaltningsrevisjon i 2010 og (Perioden Kontrollutvalget har i møte den satt opp noen prosjekt i prioritert rekkefølge. Kontrollutvalget har videre tatt med en oversikt over andre områder som kan være av interesse for gjennomføring på et senere tidspunkt. Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for

13 Side 3 Prioriterte prosjekt Gjennomgang av arbeidet med integrering av flyktninger Evaluering av organiseringen i kommunen. (2-nivåmodellen) Gjennomgang av eiendomsforvaltningen i Orkdal kommune Gjennomgang av driften ved Orkdal Helsetun 1. Gjennomgang av arbeidet med integrering av flyktninger Orkdal har i perioden bosatt i overkant av 100 flyktninger. Kommunen har en viktig oppgave i forhold til kvalifisering og integrering av flyktninger på mange områder. Dette kan gjelde norskopplæring, opplæring i samfunnskunnskap generelt og mange andre felter. Det er viktig at integreringen skal skje på en god måte for alle parter. Prosjektet kan vinkles bredt, men må ta utgangspunkt i sentrale bestemmelser og lokale vedtak i forhold til hvordan integreringsarbeidet skal gjennomføres. Ved bestilling av prosjekt og utarbeidelse av prosjektplan er det viktig å koordinere arbeidet i forhold tilgjengelig materiale på området. 2. Evaluering av omorganiseringen i kommunen. (2-nivåmodellen) Orkdal kommune har innført balansert målstyring. Input av informasjon til styringshjulet skjer både sentralt og ute i enheter. Prosjektet kan ta sikte på å evaluere kvaliteten på rapporteringen som skjer internt i kommunen både administrativt og politisk. Gjennomgangen skal også vise hvilken effekt omleggingen til 2-nivåmodellen har hatt. Da 2nivåmodellen krever god kompetanse ute i de enkelte driftsenhetene, er det viktig at en ser spesielt på dette området. Prosjektet har vært drøftet/vurdert av kontrollutvalget i flere år, uten at det er prioritert høyt nok til å bli gjennomført. Kommunestyret vedtok i sak 34/2009 og løfte prosjektet opp blant de prioriterte. 3. Eiendomsforvaltning i Orkdal kommune. Utviklingen av forvaltningen og driften av den kommunale eiendomsmassen er et viktig område av stor økonomisk betydning for kommunen. Spørsmål som kan være aktuelle å få avklart i prosjektet: Hvilke politiske føringer er lagt i forhold for eiendomsforvaltningen, herunder ambisjonsnivå i forhold til vedlikehold? Sitter kommunen på en riktig eiendomsmasse? Blir eiendomsmassen utnyttet på riktig måte og finnes det eventuelt muligheter for alternativ bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt, på et generelt grunnlag normtall - å kartlegge vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger innenfor rammene som gis. Det er viktig at en i tilknytning til prosjektet vurderer og tar hensyn til eventuelle rapporter og undersøkelser som kommunen har tilgang til på området, jf nedenfor om manglende vedlikehold. Det kan ikke forventes at prosjektet dekker alle områder og det må derfor foretas en avgrensning gjennom bestilling, eventuelt ved utarbeidelse av prosjektplan. Som andre kommuner har Orkdal vanskelig for å finne midler til vedlikehold. Iflg. handlingsplanen for klarer kommunen ikke å opprettholde realkapitalen. Det antydes at kommunen mangler 3 mill kroner i årlig vedlikehold for at realkapitalen Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for

14 Side 4 vedlikeholdes tilfredsstillende. Kontrollutvalget har tidligere hatt dette prosjektet blant de uprioriterte, mener prosjektet bør gjennomføres i kommende 2-årsperode 4. Gjennomgang av driften ved Orkdal Helsetun. Prosjektet kan omfatte hele eller deler av driften ved Orkdal Helsetun. Orkdal kommune har en høy andel eldre over 80 år og har en god dekning av institusjonsplasser. Brutto driftsutgifter pr plass er lav sett ut fra Kostratall. Den nye samhandlingsreformen gjør prosjektet mindre aktuelt på nåværende tidspunkt. Kontrollutvalget mener at et eventuelt prosjekt må ha fokus på kvaliteten av tjenestene i forhold til lovverk, kommunens målsettinger og befolkningens behov. Litt avhengig av omfanget av prosjektet kan også den økonomiske biten vurderes å inngå i prosjektet, selv om Kostratall tyder på effektiv drift. Prosjekter som er diskutert, men ikke prioritert av kontrollutvalget på kort sikt. KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen Innrapportering av informasjon fra kommunen til ulike registre. KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Hvordan er kvaliteten i KOSTRA-tallene, innrapporteres det rett fra kommunen sin side? Hvordan bruker kommunen KOSTRA-tallene som underlag for politiske beslutninger? IPLOS er systematisert standardinformasjon basert på individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Et obligatorisk verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Kontrollutvalget er kjent med at kommunen bruker tilgjengelige data. Dersom det skal settes i gang et prosjekt på området for å se på kvaliteten av registreringen, er det en fordel om dette koordineres med prosjekt i flere kommuner. Så langt har få kommuner prioritert dette området som prosjekt, selv om kommunene etter hvert i større grad bygger sine analyser på informasjonen som legges inn i denne type statistiske oversikter. Byggesaksbehandling. Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Orkdal kommunene inn i store deler av innbyggernes hverdag. Virksomheten har stor betydning og det er viktig at Orkdal kommune opptrer på en måte som skaper sikkerhet og trygghet for at riktige beslutninger tas innen rimelig tid. Fokus på kommunal forvaltning er stor og det er viktig at kommunen fremstår som en forutsigbar og pålitelig myndighetsutøver og tjenesteleverandør, med høy integritet som sikrer likebehandling og saksbehandling i henhold lov, forskrift og fattede vedtak. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandlingen i Orkdal kommune vil kunne se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll i kommunens saksbehandling og myndighetsutøvelse. Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for

15 Side 5 Kontrollutvalget ønsker å avgrense prosjektet til saksbehandlingen innen teknisk etat. Formålet med prosjektet er som nevnt ovenfor å vurdere om gjeldende lovverk og saksbehandlingsregler følges, herunder frister. Mange innbyggere er opptatt av dette området. Formålet med prosjektet er å vurdere om gjeldende lovverk og saksbehandlingsregler følges, herunder frister. Det ble uttrykt ønske om redusert saksbehandlingstid i kommunestyremøte i desember Prosjektet kan også vinkles i forhold til opplevd service blant brukerne av tjenestene, dersom dette er ønskelig og det stilles ressurser til disposisjon.. Kunnskapsløftet. Reform 2006 (Kunnskapsløftet) innen skolen satte nye krav til pedagogisk opplegg. Kunnskapsløftet er nå ferdig innført i Orkdal kommune. Orkdal kommune har store ambisjoner innen oppvekstsektoren. Kommunestyret vedtok i mars 2009 en ambisiøs oppvekstplan med mål om å bli blant de 10 beste skolekommuner i landet innen Forvaltningsrevisjon rettet mot Kunnskapsløftet i Orkdal kommune skal ha en bred tilnærming til Kunnskapsløftet innledningsvis. Prosjektet skal ha hovedfokus på spesialundervisning, og gi svar på om omfanget av spesialundervisningen er i samsvar med behovene i forhold til tilpasset opplæring innenfor ordinær opplæring. Prosjektet må tilpasses i forhold til fylkesmannens tilsyn på dette området. Kontrollutvalget vil konkretisere prosjektet nærmere når bestillingen gjøres i egen sak i utvalget. RAPPORTERING OM GJENNOMFØRT FORVALTNINGSREVISJON I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt å rapportere om tilsvarende til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå er det opp til kontrollutvalget å finne form og frekvens for dette. I tråd med tidligere praksis videreføres en fortløpende rapportering til kommunestyret, etter hver gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget skal videre etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom kontrollutvalgets årsmelding eller som egne saker til kommunestyret. Orkdal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for

16 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 022/12 Arvid Hanssen 12/107-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Møteprotokoll representantskapet KonSek Representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS 27.april Generalforsamling i Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Kommunestyrets behandling av sak 38/12 Forvaltningsrevisjon Tonivåmodellen i Orkdal kommune i møtet Kommunestyrets behandling av sak 39/12 Plan for selskapskontroll i møtet Kommunestyrets behandling av sak 40/12 Kontrollutvalgets årsmelding 2011 for Orkdal kommune i møtet Kommunestyresak 35/12 - Kvartalsrapport 1. kvartal 2012 behandlet i møte Protokoll fra møte i representantskapet for KonSek (Vedlagt) 6. Rapport/referat fra møte i representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS (Vedlagt) 7. Rapport/referat fra møte i representantskapet i IKA Trøndelag IKS (Vedlagt) 8. Rapport/referat fra generalforsamlingen i Bomvegselskapet E-39, Øysand Thamshamn (Vedlagt) 9. Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene. Kommunal og regionaldepartementet (Pressemelding vedlagt) 10. Orientering fra fagkonferanse og årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn i Trondheim 6.og 7. juni

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Tiller Dato og tid: 27.april 2012 Arkivsaknr: 11/161-9 Møtende repr.: Hans B. Meland, Gudbjørn Singstad, Tom Skare, Jomar Aftret, Per Walseth, Are Hilstad, Sigmund Gråbak, Bjørn Enge, Oddbjørn Bang, Per Røsseth, Bjørn Hammer, John Geir Stølan og Hans Wendelbo. Alle kommuner utenom Tydal var representert. Følgende møtende representanter er KU-ledere: Tom Skare, Hitra Per Walseth, Malvik Jomar Aftret, Klæbu Fra KU: Fra KonSek: Fra styret: Eva Bekkavik og Arvid Hanssen Sivert Løvseth, styreleder Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal, Agdenes, Meldal, STFK og Frøya. Representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS 27.april Sakliste 01/ / / / /2012 Valg av leder og nestleder i representantskapet Valg av styret Orienteringer fra daglig leder Regnskap og årsberetning 2012 Reglement for godtgjøring styret 23

24 Sak 1 Valg av leder og nestleder i representantskapet Følgende ble valgt: Leder: Hans Wendelbo, Sør-Trøndelag fylkeskommune Nestleder: Berit Flåmo, Frøya kommune Sak 2 Valg av styre Det kom frem noen kommentarer til prosessen knyttet til valgkomiteens arbeid. Flere mente at en før neste valg bør gå bredere ut til kommunene for å få forslag til kandidater. Følgende ble valgt: Sivert Løvseth, leder Randi Berg, nestleder Finn Skogvang Karin Galåen Personlig vara Knut Sundet Mildrid Gimseng Jorun W. Asbøll Gunnar Lohse I tillegg har de ansatte valgt Anne Gråberg til styret, med Frode Singstad som personlig varamedlem. Sak 3 Orienteringer fra daglig leder Daglig leder ga en generell orientering om selskapet og om årshjulet. Årshjulet er et hjelpemiddel for styret til å planlegge aktiviteten i selskapet. Daglig leder orienterte videre om at strategiske dokumenter for selskapet vil bli presentert på nytt representantskapsmøte til høsten. Sak 4 Regnskap og årsberetning 2012 Det var få kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet viste et overskudd på kr som er avsatt til disposisjonsfond. Sak 5 Reglement for godtgjøring styret Daglig leder orienterte om at representantskapets medlemmer fra 2012 skal få sin godtgjørelse fra de enkelte kommuner. Fremlagt forslag til reglement ble vedtatt uten endringer. Andre kommentarer fra møtet Ingen spesielle forhold. 24

25 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS Snefugl Gård, Buvika Dato og tid: kl 1200 Arkivsaknr: 11/161-2 Møtende repr.: Snillfjord: Arnt Magne Flesvik Orkdal: Gunnar Lysholm Meldal: Jon Drugli Agdenes: Jon Ola Selbekk Hemne: Gudbjørn Singstad Melhus: Ikke til stede Skaun: Jan Ole Sund Fra KU: Fra KonSek: Sverre B. Midthjell Til kontrollutvalg i: Snillfjord, Orkdal, Meldal, Agdenes, Hemne, Melhus, Skaun Generalforsamling i Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamshavn AS 2011 Sakliste 1. Åpning. Konstituering. 2. Virksomhetsbeskrivelse og årsberetning Årsregnskap Fastsetting av honorar for revisor. 5. Valg av medlemmer og varamedlemmer til styret. 6. Fastsetting av godtgjøring til styrets medlemmer. Valg av styre og valgkomité Valgt styre: Arne Grønset, Orkdal (ikke på valg) Oddvar Indregård, Agdenes (gjenvalg) Ingrid Skarstein, Meldal (gjenvalg) Torill G. Hynne, Skaun (ikke på valg) John Lernes, Snillfjord (ny) Valgt valgkomité: Jon P. Husby, Jon Ola Selbekk, Gunnar Hynne Behandling av Årsmelding/regnskap Bompengeinnkrevingen har gått over til automatisk system. Innkjøringsperiode på det tekniske har ført til noe svikt i inntekter. Ingen drift på Thamshavn i 3 måneder førte til 1,2 mil. i tapte inntekter. 25

26 Ny driftsoperatør er valgt etter anbud: Bro- og Tunnelselskapet, etter klagerunde på originalt anbud. Det er en tvist med selskapet ang. kostnader til administrasjon som E39 mener er for høyt i forhold til anbud (i størrelsesorden 8 ganger forventet beløp). Kan skyldes en svakhet i anbudsdokumentene. Styret skriver i årsmeldinga at det må jobbes hardt for å klare å nå målet om nedbetaling innen Takstene har foreløpig ikke blitt justert ut over konsumprisindeks. Evt. vedtektsendringer Ingen. Andre kommentarer fra møtet Ny administrativ støtte (Skaun kommune): Geir Evjen Krav om godtgjørelse fra revisor forelå ikke. Ny godtgjørelse til styreleder: kr. Styreleder fungerer også som daglig leder i selskapet. Vedlegg Årsberetning Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamsavn AS Regnskap Bomvegselskapet E39 Øysand-Thamsavn AS 26

27 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Dora, Trondheim Dato og tid: Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Fra KU: Se protokoll (87 % av totalt antall stemmer) Ingen Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal. (Meldal medlem fra ). Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Sakliste 1. Opptelling medlemmer 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av protokollkomite, (Referenter og 2 til å skrive under protokollen.) 4. Årsrapport Regnskap Opptak av nye kommuner 7. KDRS Kommuneinstitusjonenes digitale ressurssenter 8. Endring i selskapsavtalen 9. Virksomhetsplan Strategiplan Strategiplan Godtgjøring verv 12. Budsjett Økonomiplan Valg til styret. Behandling av årsregnskap, sak 5. Ingen kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet er gjort opp i balanse etter avsetning og bruk av fond. Regnskapet er ført etter kommunale regnskapsforskrifter. Selskapet har 6,3 mill.i disposisjonsfond per Opptak av nye kommuner, sak 6.. Rennebu fra Meldal Snåsa Inderøy Det ble spurt om dette får innvirkning på bemanningen. Styreformannen opplyste at bemanningen vurderes løpende,. 27

28 KDRS, jf sak 7: Samvirkeforetak, stiftet mai 2010 som et 3-årig prosjekt. IKA er forpliktet til å tilføre kr i perioden. Endring av selskapsavtale, sak 8. Selskapsavtalen endres/justeres årlig i tråd med endringer i deltakerkommuner. Budsjett, sak 12.: Vedtatt å øke grunnbeløpet per kommune med kr i 2011 og samme beløp for Det ble kommentert at økningen for 2011 burde vært klar tidligere, da kommunene har behandlet sine budsjetter før jul Valg av styre, sak 14. Medlemmer frem til våren 2013: Kjell Fosse, Stjørdal kommune leder (var ikke på valg) Liv Olsen Meråker kommune (Ikke på valg) Medlemmer frem til våren Tove Jebens STFK, gjenvalgt som nestleder Randi Segtnan, Melhus kommune, valgt som fast medlem. Det ble stilt spørsmål i forhold til kjønnssammensetning. Andre kommentarer fra møtet Generelt få kommentarer i møtet. 28

29 Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene (nkrf.no /uke 21) Regjeringen la i dag fram en lovproposisjon med forslag til endringer i bl.a. kommuneloven. 1 Regjeringen følger opp forslag om å styrke kommunenes egenkontroll, og la i dag fram en lovproposisjon med flere gode endringsforslag. Proposisjonen ligger nær opp til høringsutkastet, og har derfor også mange av de samme svakhetene. Lovproposisjonen er et resultat av arbeidet i Kommunal- og regionaldepartementet for en bedre egenkontroll i kommunene, og en oppfølging av arbeidsgrupperapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane». Lovproposisjonen avviker ikke mye fra høringsutkastet som kom for ett år siden. Blant forslagene er bl.a. at åpne møter blir hovedregelen også for både kontrollutvalg og styrer i kommunale foretak. I tilknytning til forslaget om åpne møter i kontrollutvalgene presiserer departementet at dette ikke er til hinder for at revisor - til tross for sin taushetsplikt uttaler seg i et åpent møte i kontrollutvalget. Videre foreslås det at kontrollutvalget og revisor får rett til innsyn i alle interkommunale samarbeid etter kommuneloven 27 og i alle aksjeselskaper som er direkte eller indirekte eid av kommunen. - Ansvaret for ein styrkt eigenkontroll ligg fyrst og fremst hos kommunane. Departementet sitt ansvar er mellom anna å sørgje for eit godt regelverk. Desse lovframlegga vil bidra til det, sier Navarsete i en pressemelding. Styrket egenkontroll er viktig for å sikre tilliten innbyggerne har til kommunen. Det sikrer også effektiv og rett ressursbruk i kommunen. Statsråden peker også på sammenhengen mellom egenkontrollen og statlig tilsyn i pressemeldingen: Eg ser det slik at i kommunar med aktiv forvaltningsrevisjon og eigenkontroll bør statlege tilsynsetatar ta omsyn til det og redusere tilsynet sitt. 29

30 Forslagene innebærer også at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet i kommunestyret, samt at utvalget trer i funksjon fra det samme møtet. Regjeringen fremmer ikke forslag om å øke det lovbestemte antallet i kontrollutvalget fra 3 til 5 medlemmer. Spørsmålet bør vurderes av hver enkelt kommune. Det fremmes heller ikke forslag om å gi mindretallet i utvalget særskilte rettigheter eller å lovregulere at mindretallet i kommunestyret skal ha flertallet i kontrollutvalget. Det samme for gjelder spørsmålet om å lovregulere at ledere og styremedlemmer i kommunale selskaper ikke er valgbare til kontrollutvalget. Etter forslaget skal kommunen i sin årsberetning redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll i virksomheten. Dette er en endring i forhold til høringsutkastet, og i samsvar med intensjonen i NKRFs høringssvar. Regjeringen foreslår dessuten at hvitvaskingsloven utvides til også å gjelde for oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer i kommuner og kommunale foretak. Denne bestemmelsen vil merkelig nok ikke omfatte oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Høringsutkastets forslag angående kommunenes adgang til å ta opp lån, foreslås avgrenset til netto anskaffelseskost og vil først gjelde fra 1. januar Her kan du lese hele Prop. 119 L ( ) En dringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.)» 30

31 Møteplan kontrollutvalget andre halvår 2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 023/12 Arvid Hanssen 12/107-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møtene i kontrollutvalget avvikles kl på følgende dager i 2. halvår 2012: 6.september, 25.oktober og 13.desember. Saksutredning For å kunne planlegge og gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. Det er imidlertid viktig at utvalget legger opp aktiviteten ut fra egne vurderinger og kommunestyrets ønsker. Det er budsjettmessig er tatt høyde for 6 møter i 2012 og 3 møter er avviklet i vår. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Møteplanen for alle politiske utvalg i Orkdal kommune vedtas halvårlig etter at også kontrollutvalget gikk over til dette fra og md Utvalget kan løpende vurdere om det er behov for endringer. Møteplan for kommunestyret for 2.halvår er iflg administrasjonen ikke klar ved utsendelse av saken til kontrollutvalget, men forslag vil sannsynligvis foreligge når kontrollutvalgets møte avvikles den Kontrollutvalget kan da foreta nødvendige justeringer i møtet. Forslag til møteplan for kontrollutvalget 2. halvår 2012: Juli August September Oktober November Desember Kommunestyret Kontrollutvalget Saker det kan være aktuelt å sette opp i høst: 6.september 2012 Selskapskontroll orienteringer om prioriteringer i andre kommuner. Aktuelt med bestilling? Overordnet analyse Orkdal kommune. (Invitere gruppeledere?) Drøftinger budsjett 2013 for kontrollutvalget. 31

32 25. oktober 2012 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Eiendomsforvaltning/utleieboliger i Orkdal kommune. Plan for forvaltningsrevisjon Status regnskapsrevisjon 2012 Orkdal kommune. Budsjett 2013 og økonomiplan for kontrollutvalget 13.desember 2012 Erfaringer med kontrollutvalgsarbeidet så langt i perioden. Møteplan for kontrollutvalget 1.halvår Bestilling av forvaltningsrevisjon? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter i høst. Det kan være behov for ekstra møter utenom oppsatt møteplan, dersom det kommer opp saker som krever rask behandling. 32

33 Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Gunn Kari Skavhaug 12/107-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 33 Saksnr 024/12