Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 12:00 Møtested: Orkdal energi, Fannrem Deltagere: Nils Prestmo (leder) John Atle Krogstad (nestleder) Vigdis Troøyen Foseide Knut Bjørkli Elsa Heggem Larsen Forfall: Kopi: Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 020/11 021/11 022/11 023/11 024/11 Godkjenning av møteprotokoll fra Referatsaker Orientering ang. Orkdal energi AS og Orkdal fjernvarme AS Orientering om innretning på forvaltningsrevisjonsprosjekt tonivåmodellen Eventuelt NB! Merk tid og sted. Møtet avholdes som bedriftsbesøk i Orkdal Energis lokaler på Fannrem. Det er satt av 2 timer til orienteringer og spørsmål først i møtet. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon , eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Nils Prestmo (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek

2 Godkjenning av møteprotokoll fra Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 020/11 Sverre B. Midthjell /199-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

3 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato/tid: kl. 12:45 14:40 Møtested: Rådhuset, Lille kommunestyresal Møtende medlemmer: Nils Prestmo, leder Vigdis Troøyen Foseide Knut Bjørkli Elsa Heggem Larsen John Atle Krogstad, nestleder Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Ann Jorid Hyttnes, revisor, Revisjon Midt-Norge IKS (sak 15) Eva J. Bekkavik, møtesekretær, KonSek Midt-Norge IKS Saker til behandling: 013/11-019/11 Arkivsak: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 013/11 014/11 015/11 016/11 017/11 018/11 019/11 Godkjenning av protokoll fra møte Referatsaker Årsregnskap og revisjonsberetning kontrollutvalgets uttalelse Bestilling av forvaltningsrevisjon - tonivåmodellen Åpne eller lukkede dører i kontrollutvalget? Eventuelt Vesentlighetsanalyse selskapskontroll

4 Sak 013/11 - Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato Saknr Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 014/11 - Referatsaker Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Protokoll Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter/muntlig orientering som referatsaker: 1. Kommunestyrets behandling av årsmelding for kontrollutvalget Kommunestyrets behandling av prioritering av prosjekter i plan for forvaltningsrevisjon. 3. Kommunestyrets behandling av forvaltningsrevisjon om integrering av innvandrere. 4. Generalforsamlinger og representantskap i kommunalt eide selskaper. 5. Bedriftsbesøk hos Orkdal Energi AS og Orkdal Fjernvarmeselskap AS, den 1. juni 6. Muntlig orientering fra kontrollutvalgets leder vedr. møte med kontrollutvalgsledere om Orkdalsregionsamarbeidet Referatsakene ble gjennomgått og diskutert. Kommentarer til punktene: Pkt. 5 Bedriftsbesøk er avtalt onsdag 1. juni kl. 12:00, oppmøte Orkdal Energi AS. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering

5 Sak 015/11 - Årsregnskap og revisjonsberetning 2010 kontrollutvalgets uttalelse Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Orkdal kommunes årsregnskap for 2010 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Protokoll Ann Jorid Hyttnes, oppdragsansvarlig revisor, ga en orientering om revisors arbeid med regnskapet for 2010, og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Orkdal kommunes årsregnskap for 2010 oversendes kommunestyret. Kopi av uttalelsen oversendes formannskapet før de gir sin innstilling til kommunestyret i regnskapssaken. Sak 016/11 - Bestilling av forvaltningsrevisjon - tonivåmodellen Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor temaet administrativ organisering i Orkdal kommune, med fokus på fordeling av kompetanse og ressurser mellom toppledelse, stabsenheter og resultatenheter og på utforming og bruk av rapporterings- og styringssystemet. Revisjon Midt-Norge bes gjennomføre prosjektet innenfor en ramme på 400 timer, med ferdigstillelse innen 15. april Protokoll Kontrollutvalget ønsker en prosjektskisse som legges frem for kontrollutvalget på møte den 1. juni. Forvaltningsrevisjonen må også omfatte politisk styring. Innstillingen ble enstemmig vedtatt Vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor temaet administrativ organisering i Orkdal kommune, med fokus på fordeling av kompetanse og ressurser mellom toppledelse, stabsenheter og resultatenheter og på utforming og bruk av rapporterings- og styringssystemet. Revisjon Midt-Norge bes gjennomføre prosjektet innenfor en ramme på 400 timer, med ferdigstillelse innen 15. april 2012.

6 Sak 017/11 - Åpne eller lukkede dører i kontrollutvalget? Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling I medhold av kommunelovens 77 nr. 8 vedtar kontrollutvalget at dets møter som hovedregel skal være åpne. Sekretariatet bes sørge for at møtene kunngjøres for allmennheten i tråd med praksis for andre utvalg i kommunen. Protokoll Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: I medhold av kommunelovens 77 nr. 8 vedtar kontrollutvalget at dets møter som hovedregel skal være åpne. Sekretariatet bes sørge for at møtene kunngjøres for allmennheten i tråd med praksis for andre utvalg i kommunen. Sak 018/11 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Private avløpsanlegg Kontrollutvalget ønsker en orientering om saksbehandling vedr. private septiktanker (tømming, kontroll og utskifting) på sitt møte i september Vedtak: Private avløpsanlegg Kontrollutvalget ønsker en orientering om saksbehandling vedr. private septiktanker (tømming, kontroll og utskifting) på sitt møte i september Sak 019/11 - Vesentlighetsanalyse selskapskontroll Saken behandlet i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet bes merke seg kontrollutvalgets innspill til vesentlighets- og risikovurderinger av kommunens eierskap, og ber om å bli forelagt en ferdig analyse innen utgangen av valgperioden.

7 Protokoll Kontrollutvalget diskuterte rangeringen av selskapene som Orkdal kommune har eierinteresser i. Kontrollutvalget ber om at Orklahallen BA og Rosenvik AS settes til vesentlighetsnivå høy. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Sekretariatet bes merke seg kontrollutvalgets innspill til vesentlighets- og risikovurderinger av kommunens eierskap, og ber om å bli forelagt en ferdig analyse innen utgangen av valgperioden.

8

9 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 021/11 Sverre B. Midthjell /199-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Generalforsamling - Museene i Sør-Trøndelag Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Generalforsamlinger og representantskap i kommunalt eide selskaper.

10 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Museene i Sør-Trøndelag MISTs lokaler i Havnegata 12, Trondheim Dato og tid: kl Arkivsaknr: 11/161-1 Møtende repr.: Rasmus Brodtkorb (Styreleder, Hitra kommune) Stig Klomsten (Sør-Trøndelag fylkeskommune) Kjersti Lerseth (Trondheim kommune) Ivar Syrstad (Meldal kommune, Orkdal kommune, Orkla industrimuseum) Anne Kirkeby (Rissa kommune) Aase Sætran (Trondheim kunstmuseum) Per Ivar Maudal (Ringve museum musikkhistoriske samlinger) Knut Sundet (Trøndelag folkemuseum, Kystmuseet i SørTrøndelag) Suzette Paasche (Direktør) Karen Espelund (observatør, Sør-Trøndelag fylkeskommune) Fra KU: Fra KonSek: Sverre B. Midthjell Til kontrollutvalg i: STFK, Hitra, Orkdal, Meldal Generalforsamling - Museene i Sør-Trøndelag 2011 Sakliste 1. Valg av møteleder, referent og undertegnere av protokoll 2. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning Valg av styrerepresentanter 4. Eventuelt Valg av styre Rasmus Brodtkorb og Vibeke Mohr ble gjenvalgt for 2 år som styremedlemmer. Som vara ble Gorm Lyng og Anne Kjellberg gjenvalgt for 2 år. Rasmus Brodtkorb ble gjenvalgt som styreleder for 1 år, med Gorm Lyng som nestleder for 1 år. Behandling av Årsmelding/regnskap Ble gjennomgått og diskutert. Styret informerte om at egenkapitalen var tapt grunnet balanseføring av aktuarberegnede pensjonsforpliktelser for selskap med mer enn 50 ansatte. Dette kommer på noe over 10

11 millioner. Kostnaden er balanseført raskere enn minimumskrav, for å synliggjøre kostnaden overfor Kulturdepartementet. Selskapet har bedt om at dette dekkes inn av staten, enten ved tilskudd eller at det stilles en garanti. Likviditeten rapporteres å være tilstrekkelig. Evt. vedtektsendringer Ingen Andre kommentarer fra møtet Etter ordinær saksbehandling ble det gitt generell informasjon og diskutert problemstillinger rundt selskapets drift. Ledelsen informerte om at Nordenfjeldske Kunstindustrimuseum (NKIM) formelt er konsolidert, men at man bruker 2011 på praktisk gjennomføring av dette. Brannsikring er finansiert med 2,5 millioner og er i gang. Prosess rundt konsolidering av Rørosmuseet er i gang, men komplisert eierstruktur gjør at det tar tid. Fra Sør-Trøndelag fylkeskommune ble det presisert at prioriterte områder var sikring av D/S Hansteen, igangsetting av byggeprosjekt ved Kystens Arv og utarbeidelse av ny museumsplan. Det ble trukket frem at konsolidering av Rørosmuseet var sekundært i denne sammenhengen, men at de ikke ville få prioritet i museumsplanen dersom de ikke var konsolidert i MIST.

12 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Tiller Dato og tid: , Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Se protokoll Fra KU: Hanne D. Søttar, STFK I tillegg møtte følgende valgte representanter som er KU-ledere: Per Ervik, Hitra Gunnar Lohse, Malvik Jomar Aftret, Klæbu (vara for Ivar Skei) Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal, Agdenes, Meldal, STFK og Frøya. Representantskap Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 1. Orientering fra daglig leder. 2. Regnskap og årsberetning Deltakelse i revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap. Orienteringer fra daglig leder, sak 1. Det ble orientert om følgende saker: Nye kontorlokaler i Orkanger. Innflytting før sommeren. Klæbu kommune, vurdering av konkurranseutsetting av revisjonen. Sak i kommunestyret 26.mai Kontrollutvalget innstiller (enstemmig) på at dagens ordning opprettholdes. Endringer av årshjulet. Revisjonen følger fra 2011 kalenderåret. Tidligere ble revisjonsåret definert til Benchmarking Daglig leder gjennomgikk kostnader knyttet til regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og andre oppgaver for samarbeidskommunene. Totale prosentvise kostnader til revisjon, andel forvaltningsrevisjon mv, ble målt opp mot snittet for de øvrige 15 revisjonsenheter som deltar i NKRF`s benchmarking. Flere uttalte at det var viktig å få frem resultatet av benchmarkingen for eierkommunene. Tallene for 2010 presenteres til høsten. Behandling av årsregnskap2010, sak 2. Få kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet viste et overskudd på kr , som ble vedtatt avsatt til disposisjonsfond.

13 Deltakelse i revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap, sak 3. Daglig leder orienterte om bakgrunnen for etableringen og senere nedleggelsen av RMN Revisjon AS. Nordmøre Distriktsrevisjon og Revisjon NOR AS har meldt interesse for at bl.a RMN IKS kan bli deltaker i selskapet. Daglig leder understreket viktigheten av at ansatte kan få den nødvendige praksisen for å bli registrerte revisorer og at dette kan oppnås gjennom deltakelse i et større revisjonsselskap, slik det er invitert til gjennom saksutredningen. Han understreket også viktigheten av å kunne revidere kommunale aksjeselskap, da flere kommuner velger å organisere virksomhet i denne selskapsformen. Representantskapet vedtok å gi styret fullmakt til å utrede mulighetene for deltakelse i et nytt revisjonsselskap for revisjon av aksjeselskap. Sak fremmes for representantskapet høsten Andre kommentarer fra møtet Ingen spesielle forhold..

14 Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Dora, Trondheim Dato og tid: Arkivsaknr: 11/161-4 Møtende repr.: Fra KU: Se protokoll (87 % av totalt antall stemmer) Ingen Fra KonSek: Arvid Hanssen Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal. (Meldal medlem fra ). Representantskap Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Sakliste 1. Opptelling medlemmer 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Valg av protokollkomite, (Referenter og 2 til å skrive under protokollen.) 4. Årsrapport Regnskap Opptak av nye kommuner 7. KDRS Kommuneinstitusjonenes digitale ressurssenter 8. Endring i selskapsavtalen 9. Virksomhetsplan Strategiplan Strategiplan Godtgjøring verv 12. Budsjett Økonomiplan Valg til styret. Behandling av årsregnskap, sak 5. Ingen kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet er gjort opp i balanse etter avsetning og bruk av fond. Regnskapet er ført etter kommunale regnskapsforskrifter. Selskapet har 6,3 mill.i disposisjonsfond per Opptak av nye kommuner, sak 6.. Rennebu fra Meldal Snåsa Inderøy Det ble spurt om dette får innvirkning på bemanningen. Styreformannen opplyste at bemanningen vurderes løpende,.

15 KDRS, jf sak 7: Samvirkeforetak, stiftet mai 2010 som et 3-årig prosjekt. IKA er forpliktet til å tilføre kr i perioden. Endring av selskapsavtale, sak 8. Selskapsavtalen endres/justeres årlig i tråd med endringer i deltakerkommuner. Budsjett, sak 12.: Vedtatt å øke grunnbeløpet per kommune med kr i 2011 og samme beløp for Det ble kommentert at økningen for 2011 burde vært klar tidligere, da kommunene har behandlet sine budsjetter før jul Valg av styre, sak 14. Medlemmer frem til våren 2013: Kjell Fosse, Stjørdal kommune leder (var ikke på valg) Liv Olsen Meråker kommune (Ikke på valg) Medlemmer frem til våren Tove Jebens STFK, gjenvalgt som nestleder Randi Segtnan, Melhus kommune, valgt som fast medlem. Det ble stilt spørsmål i forhold til kjønnssammensetning. Andre kommentarer fra møtet Generelt få kommentarer i møtet.

16 Orientering ang. Orkdal energi AS og Orkdal fjernvarme AS Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 022/11 Sverre B. Midthjell /189-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Redegjørelsen tas til orientering. Vedlegg Årsberetning og regnskap Orkdal energi AS Faktaark Orkdal energi AS Faktaark Orkdal fjernvarme AS Saksutredning Det vil bli orientert ang. status, eierstyring og fremtidsutfordringer for Orkdal energi AS og Orkdal fjernvarme AS. Årsberetninger for 2010 er vedlagt til informasjon.

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34 Faktaark enkeltselskap Orkdal Energi AS Orgnr.: Type: Offentlig heleid Revisor: AS kr kr kr Omsetning: Totalkapital: Egenkapital: #Navn? Tilknyttede verv: Daglig leder Per Rønning Styreleder Aage Schei Styremedlem Berit Solem Styremedlem Svein Olav Gjerstad Styremedlem Elin Marie Knudsen Styremedlem Gunn Helen Grandell Styremedlem Svein Henry Berdal Styremedlem Ragnar Albin Johansen KonSek-kunder som er eiere: EierID Kommune Orkdal kommune Samlet andel: Eierandel 100,00% 100,00% Risiko- og vesentlighetsanalyse ID Vurd.dato Vurd.status Vesentlighetsnivå Tentativ Høy Vesentlighetsvurdering Selskapet er heleid av Orkdal kommune, utgjør en svært stor investering for Orkdal kommune og har stor innvirkning på kommuneøkonomien. Selskapet er også vurdert som viktig i Orkdal kommunes strategier. 25. mai 2011 Page 1 of 1

35 Faktaark enkeltselskap Orkdal fjernvarme AS Orgnr.: Type: Offentlig heleid Revisor: AS Omsetning: Totalkapital: Egenkapital: kr kr kr #Navn? Tilknyttede verv: Styreleder Aage Schei Daglig leder Per Rønning Styremedlem Per Rønning Styremedlem Per Kirkaune Eierposter: EierID Eier Eierandel Orkdal Energi AS 93,79% Chr Salvesen og Chr Thams's Communications Akti 6,21% 100,00% Samlet andel: Orkdal energi har overtatt Trønderenergis aksjepost i selskapet. Dette er enda ikke registrert i Brønnøysund. 25. mai 2011 Page 1 of 1

36 Orientering om innretning på forvaltningsrevisjonsprosjekt tonivåmodellen Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 023/11 Sverre B. Midthjell /173-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisjonens fremlagte prosjektskisse til etterretning. Saksutredning Av protokollen fra møte fremgår følgende av protokollen i sak 16/11: Kontrollutvalget ønsker en prosjektskisse som legges frem for kontrollutvalget på møte den 1. juni. Forvaltningsrevisjonen må også omfatte politisk styring. Revisjon Midt-Norge vil i møtet presentere en prosjektskisse for prosjektet.

37 Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Orkdal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Sverre B. Midthjell /199-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato Saksnr 024/11