SAK 4. Enebakk Idrettsforening. Årsberetning for 2016

Transkript

1 SAK 4 Enebakk Idrettsforening Årsberetning for 2016 Flateby, mars 2016 Side 1 av 5

2 Årsberetning for Hovedlaget Hovedstyret 2016 Funksjon Navn Periode valgt Leder Ann-Kristin Hoelstad-Hansen 2016/2017 Nestleder Andreas Ring 2016/2017 & 2017/2018 Kasserer Thomas Indika Johnsen 2016/2017 & 2017/2018 Sekretær Jannecke Wernersen (trakk seg i 2016) 2015/2016 & 2016/2017 Leder EIF Turn Marianne Fjeld 2016/2017 Leder EIF Fotball Cecilie Karlsen 2016/2017 Leder EIF Håndball (Bent Gran) konstituert: Arild Olsson 2016/2017 Leder EIF Turbofjøla Jan-Øivind Ørbeck 2016/2017 EIF Taekwondo Beate Stokland 2016/2017 EIF Idrettsskolen Annette Barbøl 2016/2017 GENERELT Enebakk Idrettsforening har i løpet av 2016 fortsatt den positive utviklingen fra 2015 og står ved årsskiftet frem som en idrettsforening preget av aktivitetsvekst, fokus på bygg og vedlikehold av anlegg samt kompetanseheving både blant barn og voksne. Fokusområdet innen kompetanseutvikling har særlig vært på førstehjelpskurs, dommerkurs, trenerutvikling og kursing av web-ansvarlige i EIF. Dessverre så har ikke EIF hatt fungerende sekretær i 2016, da denne måtte trekke seg av personlige grunner. Hovedlaget har også i 2016 hatt gode rutiner med bankløsninger. Hovedlaget har i 2016 fortsatt med den digitale lagringen av dokumenter og referater i avtalen med Projectplace. I tillegg har Hovedlaget i 2015 benyttet Projectplace som sin kommunikasjonsplattform. Vi opplever at dette forenkler hverdagen for de tillitsvalgte, og mener å se at dette gir gode resultater og en sikker og effektiv kommunikasjon samt en trygg lagringsplass av alle dokumenter og referater. EIF har i 2016 fått ny nettside og vi valgte å benytte IdrettenOnline som leverandør. Siden ble lansert medio 2016 og web-ansvarlig i hver gruppe har blitt kurset. I tillegg får vi hjelp fra support ved behov. Undergruppene administrerer sine egne sider og både EIF sin hovedside og undergruppene sine sider er fortsatt under utvikling. Noen av gruppen er godt i gang og bruker nettsiden relativt aktivt, mens andre grupper har en mer statisk side. Vi satser på videre utvikling i Hovedlaget sitt arbeid i 2016 har hatt et ekstra fokus på det organisatoriske og interne rutiner. Dette er en direkte følge av de ulike vedtakene fattet av EIF sitt Årsmøte Side 2 av 5

3 Kort om de ulike vedtakene fra Årsmøtet i fjor; EIF sin kioskdrift Årsmøtet 2016 ba Hovedstyret utforme lover og regler for kioskdrift slik at felles rutiner også gjennomføres i praksis. I april 2016 sendte Leder EIF ut et brev til alle medlemmer om at all kioskdrift i EIF Hovedstyre sitt regi ble avviklet med umiddelbar virkning, grunnet de store underskuddene tidligere år og at EIF Hovedstyre tok alle kostnader med innkjøp, men mange av gruppene/lagene som hadde kioskdugnad verken leverte oppgjørsskjema eller satte inn kontantene på EIF konto. Det ble dannet en arbeidsgruppe for EIF kioskdrift, bestående av en representant fra hver av gruppene. EIF Hovedstyre ga gruppen et fritt mandat med vedtaket fra Årsmøtet 2016 som utgangspunkt. Gruppen kom med et forslag til løsning til EIF Hovedstyre. EIF Hovedstyre anså forslaget for lite gjennomtenkt og besluttet å gi arbeidsgruppen et fast mandat. EIF Hovedstyre har ikke mottatt noen ny innstilling fra arbeidsgruppen. I tillegg har leder for gruppen trukket seg av personlige grunner. Vi viser til Sak 10 Organisasjonsplan for Enebakk Idrettsforening for videre fremdrift i kioskdriften, punkt «Hovedmål» s. 7 og «Kioskgruppa» s. 13. Nytt medlemsregister Ved årsskiftet 2016 gikk Enebakk Idrettsforening over til nytt medlemsregister Norges Idrettsforbund (NIF) sitt KlubbAdmin. Enebakk Idrettsforening sine medlemmer og/eller foresatte logger seg på sin profil via NIFs MinIdrett - Implementering av et nytt system er både læringsrikt og krevende, noe som medførte at læringskurven har vært bratt for både EIF medlemsansvarlig, medlemsansvarlige på gruppenivå og EIF sine medlemmer. Systemet er enkelt, brukervennlig og oversiktlig for både administratorer og medlemmer. Den største utfordringen vi har hatt i løpet av det første året er at mange medlemmer har blitt ført opp som dupletter i NIF sine systemer og dette medfører i mange tilfeller at EIF medlemmet og vi som administrator (i KlubbAdmin) har to ulike oppføringer av medlemsinformasjonen som igjen medfører at medlemmet i mange tilfeller ikke får opp betalingsoppfordringen når de logger seg på sin bruker i MinIdrett. Dette er noe vi håper NIF jobber med slik at vaskingen av registret blir mer effektivt. Organisasjonsplan for Enebakk Idrettsforening Årsmøtet 2016 sin innstilling: Enebakk Idrettsforening sin organisasjonsplan gjennomføres i EIF Hovedstyre hadde EIF sin organisasjonsplan som fast punkt på styremøtene i 2016 og leder EIF fotball tok på seg hovedansvaret for dokumentet. EIF Hovedstyre innstilte på Enebakk Idrettsforening sin organisasjonsplan rett i forkant av EIF Årsmøte 2017 og det er Årsmøtet som skal vedta dokumentet. Stor takk til leder EIF fotball for godt arbeid gjennom 2016 med organisasjonsplanen! Gruppesamarbeid om treningstider og Flatebyhallen som flerbrukshall Enebakk Idrettsforening fikk redusert sine treningstider i Enebakkhallen med en dag da dette ble vedtatt (mot Leder EIF sin stemme) i Enebakk kommune sitt utleieutvalg - grunnet riving/bygging av ny skole i Ytre Enebakk. Hallfordelingsgruppen var satt sammen av to representanter fra både EIF Fotball og EIF Håndball, samt en representant fra hver av de andre gruppene. Hallfordelingsgruppen kom i gang med sitt arbeid på høsten 2016 og hadde et par-tre møter. De kom verken til enighet eller en innstilling til EIF Hovedstyre, og det endte med at et av gruppemedlemmene trakk seg fra gruppen. Gruppen la ikke frem et felles forslag til EIF Hovedstyre, så det endte med at EIF Hovedstyre opprettholdt vedtaket om hallfordelingen for høsten 2016 og våren Dette vedtaket var uforenelig med hva EIF Fotball ønsket av treningstider i Flatebyhallen. Det jobbes videre internt i EIF for å finne gode løsninger for alle grupper. Side 3 av 5

4 EIF hadde per 31. desember i 2016 ca 800 registrerte medlemmer. Årsberetningene fra de ulike undergruppene vil presentere detaljene rundt både prestasjoner og aktivitetsnivå. ANLEGG OG UTSTYR EIF investerte i en brukt PB 100, 2009 modell løype-/tråkkemaskin i januar 2016, hvor Enebakk Kommune støttet EIF med 50% av kjøpesummen. EIF står som eier av maskinen og driftes og kjøres av EIF Turbofjøla. Den blir brukt til å preppe alpinbakken Solveiglia og EIF er forpliktet til å kjøre opp skiløyper. Maskinen, og ikke minst den formidable dugnadsjobben som gjøres i Solveiglia og skiløypenettet, er til glede for både EIF sine medlemmer og den skiglade befolkningen ellers. Løype-/tråkkemaskinen kommer ikke til alle steder i skiløypenettet og EIF har en gammel snøscooter som også benyttes til løypekjøring. Stor takk til dugnadsgjengen for innsatsen og hjelpen! EIF Årsmøte 2016 vedtok at taket på klubbhuset StrEIFinn skulle byttes og avsatte midler til dette i budsjettet. StrEIFinn komitéen fikk i oppgave å innhente tilbud fra minst 3 leverandører og EIF Hovedstyre vedtok å benytte en lokal bedrift. Arbeidet med nytt tak ble ferdigstilt høsten Stor takk til leder StrEIFinn komitéen for kjempeinnsats i prosjektet! ØKONOMI Idrettsforeningen har en trygg og solid økonomi og hadde i 2016 et overskudd på ca Hovedstyret ønsker å påpeke at overskuddet skyldes økte driftsinntekter og at vi har ført en forsvarlig kostnadskontroll gjennom hele Den totale kontantbeholdningen var pr 31. desember 2016 kr 3,6 millioner. Følgende årsak til overskuddet i resultat opplyses: - Enebakk kommune hadde glemt å utbetale støtte/tilskudd til oss i 2015 denne støtten pålydende ca kr ble utbetalt medio Overgangen til, og tett oppfølging av, det nye medlemsregistret KlubbAdmin førte til en økning på rundt kr i innbetalte medlemskontingenter fra året før trass i at medlemsmassen på slutten av året 2015 og 2016 var tilsvarende lik. - Vi har nådd målet med å redusere det enorme underskuddet kioskdriften har hatt de siste par årene, differansen på innkjøp/salg kioskvarer var ved årsskiftet ca kr FORESTÅENDE UTFORDRINGER OG OPPGAVER Vi har allerede nevnt noen av utfordringene Enebakk Idrettsforening har for det kommende året. For øvrig vil innhenting/inngåelse av sponsoravtaler bli prioritert i 2017 og dette er noe som tilfaller EIF Sponsoransvarlig/EIF Hovedstyre. Anlegg skaper aktivitet! Enebakk Idrettsforening har for få og eller for små anlegg til disposisjon til å kunne tilby alle som ønsker det å delta på aktivitet. Både EIF Turn og EIF Taekwondo må takke nei til utøvere som ønsker å bli med på deres aktiviteter grunnet for små treningsarenaer og/eller for få tildelte treningsdager/- timer i de gymsalene de disponerer, gymsalen på Hauglia- og Stranden skole. Enebakk Idrettsforening skal i løpet av 2017 forsøke å komme i dialog med Enebakk kommune om bygging av hall oppå grunnen på grusbanen på StrEIFinn, eller et annet egnet sted. Side 4 av 5

5 I tillegg bør Enebakk Idrettsforening se på muligheten for bedre utnyttelse av de anleggene som ligger i Kirkebygda. Vi henviser videre til forslag fra EIF fotballgruppa sak 6.6. Hovedstyret ønsker med dette å takke alle de som har vært med på dugnad i 2016, våre samarbeidspartnere og alle engasjerte voksne og barn som bidrar til at vi alle har en positiv idrettsforening og et bredt idrettsmiljø i EiF. Vi oppfordrer alle til å fremsnakke EIF, respektere hverandre, respektere Hovedstyrets-/gruppestyrenes arbeid og andre gruppers utøvere, trenere og foreldre. Vi vil samtidig minne alle på vår første i vedtektene, som vi mener er en svært viktig rettesnor for oss alle i et hektisk jag etter resultater og prestasjoner. EIF hovedformål er, og skal være, å gi et trygt og godt idrettstilbud til alle personer i alle aldre uansett etnisk opprinnelse, alder, kjønn eller religion. Enebakk idrettsforening er for alle Men det er lov å heie både høyt og masse! 1- Formål Enebakk idrettsforenings formål er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF). Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Takk skal dere ha! Mvh Hovedstyret i Enebakk Idrettsforening Side 5 av 5