Jevnaker I.F. Allianse ORGANISASJONSPLAN

Transkript

1 Jevnaker I.F. Allianse ORGANISASJONSPLAN Versjon 1.1 Endringshistorikk Dato Versjon Beskrivelse Forfatter Årsmøte Håkon M Andersen Distribusjonsliste: JIF Allianse styret Øvrige iderettslag i alliansen Organisasjonsplan Versjon 1.1 1

2 Innhold: Ansvar... 3 Visjon... 3 Styret... 4 Organisering... 5 Møteplan... 5 Rutiner... 6 Handlingsplan... 7 Medlemskontingent... 8 Forsikringer... 9 Henvisninger... 9 Organisasjonsplan Versjon 1.1 2

3 Innledning Jevnaker IdrettsForening Alliance (senere omtalt som JIF Allianse) er et breddeidrettslag med lokal forankring på Jevnaker og et en idrettsforening for hele kommunen. JIFAllianse driver organisert idrettsaktivitet innenfor; fotball, håndball, turn, skøyter og ski, samt en viktig bidragsyter og pådriver i organiseringen av Toppturer og Nissemarsj. JIF Allianse har som formål å bidra med et godt breddeidrettstilbud for for barn og yngre utøvere, gjennom dette tilrettelegger for utøvere som i voksen alder har glede og nytte av idrett og fysisk aktivitet innen flere idrettsgrener og nivåer. JIF Allianse skal være en støttespiller og bidragsyter for nye idrettslag som måtte ønske å etablere seg på Jevnaker. Videre ønsker JIF Allianse å være limet i alliansen som sikrer samarbeid og koordinering mellom de forskjellige idrettslagene. Arbeidet i JIF Allianse skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdiene idrettsglede, fellesskap og mestring. JIF Allianse har opprettet en organisasjonsplan som ett styringsverktøy for styret i det organisatoriske og sportslige arbeidet i idrettsforeningen. Organisasjonsplanen er ment å være ett overordnet styringsdokument for styret i JIF, samt ett rettlednings og styringsdokument for de øvrige idrettsklubbene i Alliansen. Organisasjonsplanen er et dynamisk dokument som skal revideres på hvert årsmøte. Dokumentet er i tråd med JIF sine vedtekter, og i samsvar med Norges Idrettsforbund sine lovnormer i samt krav om organisasjonsplan.. Ansvar Styret er til enhver tid ansvarlig for å utvikle og revidere organisasjonsplanen, samt legge denne frem for årsmøtet for behandling og vedtak. Visjon Ekte idrettsglede i et mestringsorientert læringsmiljø der alle barn og unge har en positiv oppfatning av egen kropp og mestring der alle barn og unge får utvikle sin allsidighet der alle barn og unge blir sett der hele idrettsmiljøet støtter opp under den samme filosofien der langsiktighet og fellesskap preger utviklingsarbeidet Denne visjonen bygger på en anerkjennelse av det samfunnsansvar vi tar på vegne av våre barn og unge. Vi er stolte over å stå for denne visjonen. Ekte idrettsglede anerkjenner at vårt samfunnsansvar ikke utelukkende handler om hvor gode våre barn og unge skal bli innenfor idretten. Organisasjonsplan Versjon 1.1 3

4 Vi ønsker primært at våre barn og unge skal være glad i idrettsutfoldelse og at de er komfortable med den kropp og den fysikk de til enhver tid er i besittelse av. JIF Allianse ønsker at våre barn og unge skal finne glede i miljøet, sammen med kamerater, trenere, oppmenn, frivillige, foreldre og familie. Til sammen blir vi en idrettsfamilie av stort format, som kan være med å gjøre vår idrettsforeningen til et miljø med en langsiktig utvikling for våre barn og unge. Vi ønsker at alle skal forbli i dette miljøet så lenge som mulig. Idrettsglede vises både på og utenfor srenaen og er uavhengig av resultatet på arenaen. Ekte idrettsglede kommer innenfra og hentes fra gleden av å lykkes i sin egen utvikling og sammen med andre. Barn leker mye og det er helt naturlig. Leken drar vi med oss inn i det organiserte treningsarbeidet og skaper en arena hvor de samtidig tilføres økt ferdighet, motorikk, kompetanse og kunnskap. Det mestringsorienterte læringsmiljøet bygger på at vi gjennom bevegelse og sanse-erfaring lar våre barn og unge få en positiv oppfatning av egen kropp og mestring. Et mestringsorientert læringsmiljø er samtidig mer krevende enn et resultatorientert miljø, da det krever at alle våre spillere blir sett, og vurdert, ut fra sitt eget standpunkt. Vi anerkjenner at barn og unge har en utvikling som er forskjellig fra individ til individ. Det er denne ulikheten som gjør JIF Allianse til en spennende arena for utvikling av våre barn og unge. Å ville vinne er viktig, men ikke for enhver pris. Mestringsorientert læringsmiljø setter fokus på prestasjonen og ikke resultatet. Det er ikke det samme som at resultater ikke er av betydning, men dersom vi utelukkende skulle fokusere på resultatet, så vil vi til slutt oppleve at mange barn og unge faller fra når presset blir for stort. Vi ønsker ikke frafall, og legger derfor en langsiktig plan til grunn for vår visjon. Et viktig element i det mestringsorienterte læringsmiljøet vårt er leken. Styret JIF Allianse skal preges av samarbeid og åpenhet internt mellom styremedlemmer og klubbens medlemmer. Styremedlemmenes arbeidsoppgaver er iht. Den til enhver tid reviderte og rullerende organisasjonsplan vedtatt på årsmøtet. Oppgavene fordeles og oppfølgingsansvar tillegges de enkelte styremedlemmene ihht de vedtatte rutiner. Styret i JIF allianse bør bestå av minimum en representant fra fra hver av idrettslagene i alliansen. Det bør ikke være krav om at representanten sitter i det respektive styret, men alliansen ser det som en fordel og vil be de enkelte styrene om å tilstrebe dette. JIF Allianse skal ha fokus på rekrutering, inkludering, integrering og arrangere rekruteringstiltak for barn og unge. JIF Allianse skal ha fokus på hvordan forhindre og redusere frafall av barn og unge i den organiserte idretten. Organisasjonsplan Versjon 1.1 4

5 JIF Allianse skal være en ledende klubb hva angår arrangement, med ett idrettstilbud som står i forhold til den aktivitet som drives idrettsklubbene innenfor de forskjellige idrettsdisipliner. JIF Allianse skal ha en anleggssituasjon som står i forhold til foreningens mål og ambisjoner. JIF Allianse skal smarbeide med kommunen, idrettsrådet og relevante instanser vedrørende anleggssaker spesielt for de særidrettene som er representert i alliansen for å fremme generell idrettsaktivitet i Jevnaker. Organisering JIF Allianse organiseres etter de til enhvertid vedtatte styresammensettinger årsmøtet vedtar. 1. Leder 2. Organisatorisk nestleder 3. Sportslig nestleder 4. Økonomiansvarlig 5. Sekretær 6. Styremedlem 7. Styremedlem 8. 2 Varamedlemmer Den daglige driften følges opp av styret i fellesskap. I tilknytning til løpende arbeidsoppgaver som enkeltstyremedlemmer er ansvarlige for, er det naturlig at enkeltmedlemmer møtes mellom styremøtene. Møteplan Det legges opp til 6-8 styremøter pr. År. Her møter leder, nestledere, økonomiansvarlig, sekretær og styremedlemmer. Organisatorisk nestleder er stedfortreder ved leders fravær. Det skal føres skriftlig referat fra styremøtene, og referatene skal gjøres elektronisk tilgjengelig for de øvrige idrettslagene i alliansen. Hovedsaker på styremøtene: Strategi, utvikling, økonomi, budsjett, organisatorisk kontakt mellom klubb, krets, forbund, kommune, samt statusgjennomgang ifht. Idretsklubbene. Minst en representant fra styret i JIF allianse bør være representert på årsmøtene til de øvrige idrettslagene i alliansen. Videre bør det tilstrebes at tilsvarende finner sted også på noen av idrettslagenes styremøter. Organisasjonsplan Versjon 1.1 5

6 Rutiner Her er en kort redegjørelse for rutinene og ansvarsområdene til de enkelte styremedlem i JIF Allianse. Ytterligere beskrivelse av styrefunksjonene med; Hensikt, Ansvar, Uførelse og Henvisninger er å finne i appendix til organisasjonsplanen Leder har ansvaret for: Samarbeidet med lagene i Alliansen Ta imot og fordele post Innkalling til styremøter Innkalling til ledermøter Innkalling til årsmøte Kontroll av JIF Allianse sin virksomhet Organisatorisk nestleder har ansvaret for: Det organisatoriske amarbeidet med lagene i Alliansen Leiekontrakter og samarbeidsavtaler Arrangere interne/eksterne organisasjons kurs for gruppene i alliansen. Administrere enkle prosjekter som naturlig faller inn under alliansen. Leders stedfortreder ved dennes fravær Sportslig nestleder har ansvaret for: Fordele tildelt tid i baner og anlegg og styrkerom innad i alliansen. Påse at alle trenere, oppmenn og andre tillitsvalgte i alliansen og idrettsklubbene som driver med barn og ungdom har fremlagt påkrevet politiattest. Arrangere interne/eksterne sportslige kurs for gruppene i alliansen. Administrere og organisere toppturer, nissemarsj og andre sportslige og fysiske aktiviteter. Økonomiansvarlig har ansvaret for: Det generelle økonomiske ansvar Kontakt med ekstern revisor Medlemskoordinator Søke om kulturmidler (i samarbeid med leder) Koordinere søknader om spillemidler (i samarbeid med leder) Koordinere større lotterier Ansvar for forsikringer Ansvarlig for innkreving av medlemskontingent sekretær har ansvaret for: Møtereferater, distribusjon av referater etc til styret og idrettsklubbene Distribuere skriv fra JIF Allianse Oppdatere adresselister Arkiv og historikk Skrive JIF Allianse sin årsberetning (i samarbeid med leder) Liste over de som har mottatt idrettslagets Hederspris Organisasjonsplan Versjon 1.1 6

7 Styremedlem har ansvaret for: JIF sine effekter JIF allianse eiendom (i samarbeid med org. Nestleder) styremedlem barneidrett (ungdomsrepresentant) har ansvaret for: At NIF sine barneidrettsbestemmelser blir fulgt av lagene i alliansen. Spre informasjon fra kretsen angående barneidrett til lagene. Barne og ungdomskoordinator. Organisere egne diskusjonskvelder angående barneidrett. Informere om aktiviteten i idrettsskolen Drive barneidrettskolen i samarbeid med idrettslagene i alliansen Handlingsplan En handlingsplan kan være over flere år eller over kortere perioder. Her setter en inn konkrete oppgaver klubben vil jobbe med, beskriver hvordan en skal utføre oppgaven og hvem som har ansvaret for at oppgaven skal utføres. Setter en tidsfrist så vil det være mer press på å få oppgaven gjort. Handlingsplanen er en måte som styret kan vise årsmøtet(medlemmene) hva de har gjort i løpet av året. En kan også legge inn spesifikk inne aktuelle tema som organisasjon, trenere, arrangement, anlegg osv. Kortsiktig handlingsplan Hva Hvordan Hvem Tidsfrist Resultat Handlingsplan langsiktig Hovedmål : Hovedmålene er hva klubben ønsker å oppnå i løpet av 4-5 år en har ofte 4-5 mål. Har en undergrupper kan en også ha mål for disse også. Organisasjonsplan Versjon 1.1 7

8 Delmål: Ut fra hovedmålet og innsatsområdene lages delmål som beskriver forventede resultater i framtiden. Virkemiddel: Med virkemidler menes de midler det være seg praktiske verktøy, organisering, rutiner, menneskers innsats eller materialer som brukes for å oppnå mål. Virkemidlene kan tilhøre et eller flere mål Eksempel: Hovedmål skal være den mest fremgangsrike klubben i regionen Delmål Skal de neste 5 årene øke medlemsantallet med 10% hvert år. Skal være åpen for alle og drive med idrett for alle Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som egen sak. jf. egenbestemmelse i idrettslagets lov. 4 Medlemskontingent skal betales for hvert enkelt medlem, familiemedlem skap regnes som en rabattordning og en må fortsatt registrere hvert enkelt medlem med navn og betalt beløp da revisor skal kontrollere medlemslister mot regnskap. Denne medlemskontingenten skal betales av de som ikke er aktive medlemmer i idrettslagene, og andre som ønsker å støtte JIF Allianse.. Lagskontingenten skal betales av hvert enkelt idrettslag, alle aktive utøvere, trenere, oppmenn og styremedlemmer skal regnes med når lagskontingenten beregnes. Alle som er registrert som betalende medlem i idrettslagene er automatisk medlemmer av JIF Allianse. Æresmedlemskontingenten betales av JIF Allianse, dette selv om medlemmet kun er utmerket som æresmedlem i ett idrettslagene. Medlemskontingeneten er pr år. Medlemskontingent (Støttemedlem, ikke aktiv) kr 250,- Lagskontingent (beregnes ut fra antall medlemmer i idrettslaget) kr 100,- Æresmedlem kr 25,- JIF Allianse krever kun medlemskontingent fra sine egne støttemedlemmer. JIF Allianse fakturerer idrettslagene for lagskontingent basert på de elektroniske medlemslistene og eller idrettsregistreringen. JIF Allianse registrerer og betaler kontingenten for alliansen og idrettsklubbenes æresmedlemmer (intern fakturering). Innkrevningsrutiner: Faktura sendes ut innen utgangen på Januar måned. Første purring 15 dager etter forfall, senest innen utgangen av februar. Organisasjonsplan Versjon 1.1 8

9 Medlemmer som ikke har betalt kontingent på 2 år strykes fra medlemslistene. Forsikringer JIF Allianse er pålagt å forsikre sine eiendeler og eiendomsmasse. Spiller og aktivitetsforsikringer ordnes av de respektive idrettslag. JIF Allianse bør følge opp idrettslagene å påse at dette er ivaretatt. Idrettslagene må påse at alle aktive medlemmer har betalt medlemskontingent og forsikring før medlemmene får delta på organisert trening og kamp. Idrettsforsikringene er ikke gyldige før medlemskontingent er registrert betalt. Henvisninger Se årsmøte vedtak av Organisasjonsplan Versjon 1.1 9