STRATEGIPLAN AKTIVITETSPLAN FOR

Transkript

1 ROTARY INTERNATIONAL DISTRIKT 2310 Service Above Self STRATEGIPLAN AKTIVITETSPLAN FOR DISTRIKTET, REGIONENE OG KLUBBENE DISTRIKT 2310 KUNNSKAPSSIRKEL

2 1 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse spørsmålsprøven.. 1 Forord... 2 Yrkeskodeks Litt om Rotary Rotary International Distriktet Regionen Klubben Norsk Rotary Forum Rotarys betydning for andre organisasjoner Strategiplan for Rotary International Strategier og aktiviteter for distriktet, regioner og klubber Innledning Satsningsområder og målsettinger Strategier og aktiviteter Mangfold Medlemsutvikling Samfunnskontakt Humanitære prosjekter Oppfølging og evaluering Vedlegg spørsmålsprøven 1. Er det sant? 2. Er det rettferdig overfor alle det angår? 3. Vil det skape forståelse og bedre vennskap 4. Vil det være til beste for alle det angår?

3 2 Forord Distrikt 2310 har satt seg mange ambisiøse mål for Rotary i årene som kommer. Vi skal bli større, bedre og dristigere! Skal vårt distrikt nå de mål vi har satt oss, så trenger vi en langsiktig og overordnet strategi. Strategiarbeidet startet høsten 2009 under ledelse av PDG Per Olav Stenseth. For meg var det både riktig og og naturlig å fortsette dette arbeidet som har vært ledet av AG Leif Agnar Ellevset i nært samarbeid med distriktets ledelse. Distriktet sendte høsten 2010 et forslag til distriktets første strategiog aktivitetsplan på høring til klubbene og distriktets tillitsvalgte. Utkast- Harald Bjørgo Distriktsguvernør et ble godt mottatt og vi fikk dessuten mange gode endringsforslag. Med utgangspunkt i de siste høringsuttalelsene ble så planen behandlet og vedtatt av distriktet den 23. februar Den vedtatte planen tar sitt utgangspunkt både i distriktet, klubbene og medlemmene. Vi tror derfor at den vil bli et godt felles verktøy for å gjøre Rotary bedre, sterkere og dristigere. Vi må videre huske på at det er første gangen at vi lager en slik plan, og at de kommende utgaver - gjennom årlige rulleringer - vil bli ytterligere forbedret. Distriktet vil arbeide for at Rotary International programfester at organisasjonen vil inkludere kravet om en bærekraftig samfunnsutvikling i sine kommende programmer. Som distriktsguvernør vil jeg understreke viktigheten av å satse på klubbenes indre liv. Et godt indre liv er faktisk den viktigste plattformen vi kan bygge våre aktiviteter på. Jeg ønsker alle lykke til med gjennomføringen av den nye planen! Med Rotary-hilsen Harald Bjørgo DG Som rotarianer forventes det av meg at: 1. Jeg ser på mitt yrke som en mulighet til å hjelpe andre 2. Jeg er trofast mot etiske retningslinjer for mitt yrke, mitt lands lover og de moralske normer i samfunnet. 3. Jeg gjør alt for å holde mitt yrke i ære og fremme mitt yrkes høyeste standard. 4. Jeg er rettferdig mot min arbeidsgiver, mine arbeidskolleger, forretningspartnere, konkurrenter, kunder, allmennheten og alle jeg har yrkesmessig forbindelse med. 5. Jeg er kjenner at alt nyttig arbeid har sin verdi. 6. Jeg bruker mine yrkeskunnskaper og min erfaring til å skape muligheter for unge mennesker, å lindres andres nød og forbedre livskvaliteten for mine medmennesker. 7. Jeg gir allmennheten korrekte og sannferdige opplysninger om mitt arbeid og min yrkesvirksomhet. 8. Jeg hverken ber om eller gir fordeler til en rotarianer som jeg ikke ville gitt til andre i yrkesmessig sammenheng.

4 3 1. Litt om Rotary: 1.1 Rotary International Rotary er en verdensomspennende organisasjon som samler ledere fra næringsliv, frie yrker og offentlig virksomhet og som ønsker å fremme høye etiske normer i alle yrker. Rotary vil på denne måten bidra til å bygge samhold og fred i verden. Rotary's formål er å fremme og styrke viljen til å gagne andre som grunnlag for all virksomhet. Rotaryklubber finnes i dag i mer enn 200 land og geografiske områder, fordelt på nesten klubber med til sammen over 1.2 millioner medlemmer. Opprettelsen av Rotarystiftelsen (The Rotary Foundation -TRF) i 1917 er en viktig milepel i Rotary's historie. Rotarystiftelsen har vokst med årene til å bli et kraftig virkemiddel i Rotary's arbeid og er i dag et av verdens største privatfinansierte stipendieprogram og driver dessuten en omfattende humanitær virksomhet. De fleste rotarystipendene er gitt gjennom Rotaryfondet. Rotary kom til Norden og Norge med Kristiania Rotary Klubb i Ved byens navneskifte skiftet naturlig nok klubben navn til Oslo Rotaryklubb som etter charterdato 1. juni også er den eldste rotaryklubben i Skandinavia. Som ett av de land med høyest medlemstetthet er Norge i dag delt inn i seks Rotarydistrikter med til sammen 328 klubber og nesten medlemmer. 1.2 Distriktet Rotarydistriktet er et nærmere definert geografisk område som klubbene er tilknyttet. En viktig oppgave for distriktet er å hjelpe den enkelte klubb til å kunne leve opp til Rotary's formål. I Norge er det seks distrikter. Hvert distrikt ledes av en distriktsguvernør som er Rotary Internationals representant og øverste embetsperson i distriktet. Rotarydistriktene er inndelt i regioner som koordineres av assisterende guvernører. I vedlegget, illustrasjon 1, vises hvordan vårt distrikt 2310 er organisert i Rotaryåret Distriktet vil arbeide for at vi skal få sterkere og mer synlige Rotaryklubber som samler seg om utvikling av Rotary og Rotary s humanitære prosjekter. Distriktet vil videre øke sitt arbeid for å synliggjøre hva Rotary står for og har oppnådd både lokalt og internasjonalt. Nye medlemmer skal oppleve klubbene våre som gode og attraktive Rotaryklubber. 1.3 Regionen Distriktet har valgt å sette et sterkere fokus på arbeidet i regionene som ledes av assisterende guvernører (AG). Det er tatt initiativ til et tettere organisatorisk og faglig samarbeid mellom klubbene og AG-ene. Vi håper at dette på sikt føre til en bedre og mer effektiv utførelse av de rutinemessige arbeidsoppgaver og dermed frigjøre mer tid til ivaretakelse av Rotary s kjerneverdier. Distriktet har tatt initiativ til et tettere praktisk samarbeid mellom AG-ene som også deltar fast på distriktsrådets møter.

5 4 1.4 Klubben Rotaryklubben er selve ryggmargen i den internasjonale Rotarybevegelsen. Her møtes medlemmene hver uke til frokost-, lunsj-, middags- eller kveldsmøter. Rotaryklubben skal være en god blanding av skjemt og alvor, hvor både samfunnsspørsmål og Rotarysaker diskuteres. Medlemskap i en Rotaryklubb baserer seg i hovedsak på yrkestilhørighet og skjer ved invitasjon fra klubben. Rotaryklubben er medlem av Rotary International. De fleste av klubbene har inn ført klubbens lederskapsplan (KLP). Rotary s fem tjenestegrener kan på en enkel måte kan tilpasses den nye komite-strukturen som også er innført i distriktet. Det vises i vedlegget, illustrasjon Norsk Rotary Forum Norsk Rotary Forum (NORFO) er et samarbeids- og koordineringsorgan for felles distriktsaktiviteter i de seks norske Rotarydistrikter. Dette skjer ved å ta seg av fellesoppgaver for distriktene, og formidle gjensidig informasjon og erfaringsutveksling. 1.6 Rotary's betydning for andre organisasjoner Rotarybevegelsen har vært bidragsyter ved etableringen av mange velkjente, verdensomspennorganisasjoner. (f. eks FN og UNICEF). Det er nettopp Rotary's engasjement på den internasjonale arena som har gjort organisasjonen anerkjent som en sentral Non Governmental Organisation (NGO). Les mer på Med sine betydelige bidrag ved etableringen av FN ble grunnlaget lagt for at Rotary siden har vært delegert og hatt observatører ved FN-organisasjoner og møter. 2. Strategiplan for Rotary International Rotary International (RI) kom høsten 2010 med en nye strategiplan (Rotary International Strategic Plan). Det er denne planen som gir en del av overordnede føringer vårt nye plandokument. RI s plan er et kortfattet dokument som inneholder visjon, motto og grunnverdier for Rotary s verdensomspennende virksomhet. Les mer på

6 5 3. Strategier og aktiviteter for distrikt, regioner og klubber 3.1 Innledning Strategiarbeidet startet i november 2009 etter initiativ fra PDG Per Olav Stenseth som introduserte saken på PREPETS. Saken ble så forelagt Distriktsrådet i januar 2010 og deretter har prosessen gått sin gang med invitasjon til klubbene om å komme med innspill og å delta i idédugnad. Det må også sies at AG-ene har deltatt meget aktivt i prosessen. DG Harald Bjørgo har fulgt prosessen fra den startet og han varslet på et tidlig tidspunkt at han ville fullføre prosessen i sitt guvernørår. Resultatet foreligger i dette dokument. 3.2 Satsningsområder og målsettinger Distriktet har i Håndbok og matrikkel uttalt følgende målsettinger: om satsningsområder og Distriktet ønsker å fokusere på de tiltak og satsningsområder som virkelig utgjør en endring for hvordan Rotary opptrer og oppfattes innen distriktet og det området distriktet dekker i Norge. Distriktsledelsen ønsker å gjøre RI-president Ray Klinginsmiths ord til sine: The best is yet to come. Rotary skal oppfattes som å være en organisasjon med aktive klubber der det er engasjerte og samfunnsbevisste medlemmer rekruttert ut fra sin yrkesbakgrunn og personlige egenskaper. 3.3 Strategier og aktiviteter Generelt for distriktet Distriktet er en viktig administrativ serviceenhet for driften av og deltakelse i ulike fellesaktiviteter i distriktets klubber i forhold til Rotary International, Rotary Foundation, RYLA, Handicamp, Polio- Plus etc. Distriktet ønsker i tiden som kommer i sterkere grad å kunne tilby klubbene mer profesjonell bistand innen områdene mangfold, medlemsutvikling, samfunnskontakt og humanitære prosjekter. Disse tiltakene er nærmere beskrevet i det etterfølgende og egne klubbverktøy vil bli laget. Distriktet ønsker videre å bidra til økt samarbeid både mellom klubber som tilhører samme region og klubber som tilhører forskjellige regioner. Det er ellers ønskelig med økt samarbeid med andre organisasjoner som det er naturlig å samarbeide med. Distriktet vil sette økt fokus på sine ungdomsaktiviteter. Ungdomstjeneste er i 2010 blitt den femte tjenestegren som vil bli sterkere integrert i Rotary s øvrige aktiviteter. Se illustr. 2, side 11. Distriktets hjemmeside spiller en viktig funksjon når det gjelder å yte klubbene aktuell og umiddelbar bistand innenfor enkelte fagområder. Denne bistand vil bli forsterket i tiden som kommer.

7 6 Klubbenes hjemmesider innehar en viktig funksjon for å dekke medlemmenes informasjonsbehov for det som skjer i egen klubb. Hjemmesidene er spesielt viktige for nye medlemmer som har et betydelig informasjonsbehov. Distriktet ønsker å gi kurstilbud til de som er ansvarlige for klubbenes hjemmesider slik at disse blir mest mulig funksjonelle og attraktive. Disse aktiviteter skal til sammen bidra til å gjøre Rotary mer synlig i samfunnet Mangfold Begrep/forståelse Rotary er en serviceorganisasjon for menn og kvinner med forskjellig yrkesmessig bakgrunn og som ønsker å gjøre en samfunnsgagnlig innsats for å utvikle mangfoldet videre. Mangfold omfatter ulike nasjonaliteter, yrker, kjønn, alder, kulturer og aktiviteter i klubbprogrammene som til sammen skal være en speiling av samfunnet. Strategier Det er viktig å opprettholde og utvikle mangfoldet med utgangspunkt i Rotary s yrkesmessige bakgrunn. Mangfold bør være et bærende prinsipp i klubbutviklingen. Aktiviteter - Distrikt Det er viktig at distriktet minner klubbene på en god og effektiv måte om viktigheten av at klubbene tar en grundig gjennomgang av sitt mangfold. Siden det er viktig at dette skjer på en mest mulig strukturert og ensartet måte i klubbene, bør distriktet i samråd med klubbene utvikle enkle arbeidsverktøy som sikrer forutsigbare og resultatorienterte prosesser. Temaet bør jevnlig tas opp på ulike distriktssamlinger og dette bør skje i tett samarbeid med assisterende guvernører. - Region Assisterende guvernører kan ved sine besøk minne klubbene om viktigheten av å ta temaet opp til jevnlig diskusjon og kan i tillegg bistå klubben direkte i dette arbeidet dersom det er ønskelig fra klubbens side. - Klubb Presidenten bør sørge for at temaet blir tatt opp årlig til diskusjon. Det kan f. eks. skje ved at den aktuelle komité presenterer sine synspunkter på saken før den blir drøftet på et vanlig klubbmøte. Det er viktig at styret har tilrettelagt for klare ansvarsforhold for videre oppfølging.

8 3.3.2 Medlemsutvikling 7 Begrep/forståelse Medlemsutvikling omfatter å ta godt vare på etablerte medlemmer, ha spesiell oppmerksomhet mot nye medlemmer slik at de ikke forlater klubben etter kort tid og å rekruttere nye medlemmer. Medlemsutvikling omfatter også å tilføre ulike former for kunnskap og erfaring til medlemmene samtidig som medlemmenes kunnskap og erfaringer i størst mulig grad kommer klubben og dens medlemmer til gode. Strategier Et trivelig klubbmiljø preget av godt vennskap, hyggelige omgangsformer, forutsigbarhet på hendelser og som fremstår på en ryddig og strukturert måte, er en viktig forutsetning for at medlemmene trives og at nye medlemmer får lyst til å komme til klubben. Medlemmer utvikles gjennom tildeling av oppgaver og utfordringer innen klubbens komiteer og prosjekter. Mangfold er også nært knyttet til en positiv medlemsutvikling og er en av flere trivselsfaktorer i et trivelig klubbmiljø. Aktiviteter - Distrikt Distriktet vil fortsette sitt arbeid med å øke medlemmenes kunnskap om Rotary, og vil derfor legge til rette for at Rotaryskolen kan bli avviklet regionvis eller i samarbeid mellom regioner. Distriktet fortsetter sitt arbeid med utvikling av Rotary s eskole som vil bli lansert i løpet av (Se vedlegg 1 illustrasjon 3). Regionen vil fortsette sitt fokus på klubbenes indre liv på sine ulike arrangementer og vil legge til rette for at flest mulig medlemmer får kjennskap til Rotaryhuset som anses som et viktig pedagogisk og praktisk hjelpemiddel i denne forbindelse. (Se vedlegg 1 illustrasjon 3). - Region Assisterende guvernører tar dette opp med klubbene i regionmøter eller direkte med den enkelte klubb. Dette tilpasses klubbenes ønsker eller uttrykte behov. - Klubb Presidenten bør ta temaet opp til jevnlig diskusjon og sørge for at klubbens medlemmer får mulighet til å komme med sine synspunkter på klubbens indre liv. Det omfatter blant annet programmer, sosiale opplegg og fordeling av arbeidsoppgaver og ansvar Samfunnskontakt Begrep/forståelse Begrepet samfunnskontakt innebærer den kontakt og kommunikasjon som Rotary har med

9 samfunnet utenfor klubben og på hvilken måte Rotary oppfattes.. Måten som samfunnet oppfatter Rotary på, benevnes ofte som omdømme. Omdømme formes primært av det klubbens selv utfører av aktiviteter, klubbens indre liv, medlemmenes syn på egen klubbdrift og hvordan dette oppfattes i klubbens nærområder. Omdømme formes også av den omtale som klubbens aktiviteter får i lokale media eller andre spesielt Rotaryrelaterte media. Strategier Det er viktig at Rotary er bevisst på at det er det de selv gjør og ikke sier de skal gjøre, som danner det viktigste grunnlaget for Rotary s omdømme. Det er videre viktig at Rotary s kontakt med samfunnet samfunnskontakt - utføres på en mest mulig profesjonell måte. Dette innebærer nødvendig kunnskap om hvordan samfunnskontakt i praksis fungerer, bl.a. hvordan vi kan få til et best mulig samarbeid med lokale media, utforming av nettsider, månedsbrev, nyhetsbrev m.fl. Distriktet vil i denne forbindelse også satse på sosiale media samt vurdere etablering av eklubber. Aktiviteter - Distrikt Distriktet vil tilby klubbene profesjonell mediebistand ved at temaet settes på dagsorden i aktuelle distriktsarrangement og at det arrangeres egne kurs i mediesamarbeid. Distriktet vil nedsette en arbeidsgruppe som skal vurdere hvordan sosiale media best kan tas i bruk. Så snart sosiale media tas i bruk, vil det bli arrangert brukerkurs. - Region Assisterende guvernører vil bistå distriktet i formidling av de ulike arrangementer / kurs og sørge for at de klubber som ønsker å delta får mulighet til det. - Klubb Klubben må selv analysere sin egen samfunnskontakt og finne ut hva de vil satse på av ulike tiltak dersom de ikke er tilfreds med sitt omdømme. AGer og distriktet er selvfølgelig tilgjengelige som samtalepartnere på dette Humanitære prosjekter Begrep/forståelse 8 Rotarys motto - Service Above Self å gagne andre realiseres gjennom aktiv deltakelse i humanitær innsats lokalt og internasjonalt. Lokalt gjennomføres prosjekter ved at klubber finner gode lokale formål som støttes økonomisk og/eller ved å bidra med kompetanse og praktisk innsats. Internasjonalt kanaliseres rotarianeres innsats gjennom The Rotary Foundation (TRF), ved å bidra økonomisk og ved selv gjennom TRF og gjennomføre prosjekter.

10 9 Strategier Humanitær innsats og arbeidet for internasjonal forståelse vil fortsatt være bærebjelken i Rotary som en verdensomspennende organisasjon. Det er et mål for distriktet at klubber gjennomfører lokale prosjekter og etter evne bidrar til det internasjonale arbeidet gjennom bidrag til TRF, med prioritet til End Polio Now til Distriktet ønsker at alle klubber skal sette av et årlig økonomisk bidrag til TRF. Dette er for øvrig en av betingelsene for å få tildelt Matching Grant-midler. Distriktet vil oppmuntre og gi støtte til klubber som vurderer Matching Grant prosjekter. Det er i denne forbindelse meget viktig at klubbene har inngående kjennskap til RI s administrtative rutiner. Aktiviteter Distriktet Distriktet vil gjennom sine komiteer sette fokus på lokale prosjekter og samtidig å stimulere klubbene til å bidra økonomisk til internasjonale prosjekter som The Annual Program Fund og til End Polio Now fondet. Distriktet vil samtidig oppmuntre og støtte klubber som ønsker å gjennomføre Matching Grant prosjekter. TRF komiteen vil gjennomføre årlige regionvise seminarer hvor det fram mot 2013 vil være fokus på gjennomføringen av The Future Vision Plan. Distriktet vil videre oppfordre klubbene til å satse på Shelterbox som et effektivt og viktig virkemiddel i katastrofeområder. Region Assisterende guvernører vil i forbindelse med TRF-arbeidet, stimulere til utvekling av ideer og stimulere til samarbeid mellom klubber i gjennomføring av prosjekter. AGene vil være en viktig samarbeidsparter for distriktets TRF-komité Klubb Klubben bør regelmessig vurdere sine muligheter for å delta i humanitære prosjekter. Det er en målsetting at hver klubb har minst ett lokalt prosjekt. I tillegg bør klubben vurdere sin mulighet for å opprettholde eventuelt øke sine bidrag til TRF og spørsmålet om å gå inn i et Matching Grant prosjekt. Klubben bør benytte seg av de muligheter som ligger i å søke om støtte fra Tiltaksfondet, District Simplified Grant (DSG) og District Designated Fund (DDF). Klubben skal være seg bevist hvilken betydning/verdi denne del av klubbens aktivitet har for å fremme omdømme, rekruttere og holde på medlemmer. 3.4 Oppfølging Dette dokumentet vil bli gjenstand for årlig oppfølging /rullering slik at det til en hver tid er mest mulig oppdatert og a jour. Dette er distriktsguvernørens ansvar. 3.5 Evaluering Distriktet vil foretar årlige evalueringer av selve prosessen og kvaliteten på det utførte arbeid. Dette er distriktsguvernørens ansvar.

11 VEDLEGG ILLUSTRASJON 1: DISTRIKTETS ORGANISERING 10 ILLUSTRASJON 2: KLUBBENS ORGANISERING OG TJENESTEGRENSER

12 ILLUSTRASJON 3 Distrikt 2310 ROTARY S KUNNSKAPSSIRKEL 11 Personlig I klubben Klubbsamarbeid Rotaryhuset Rotaryhuset er et pedagogisk verktøy for å øke kunnskapen om Rotary med spesiell vekt på hvordan klubben er organisert og forventes å fungere. Rotaryhuset som ble presentert i 2009, inneholder også noen enkle og praktiske forslag til hvordan klubbens indre liv kan evalueres. Programmet har tidligere vært presentert på distrikts- og regionarrangementer, og har vært presentert i en rekke Rotaryklubber i distriktet. Rotaryskolen Rotaryskolen ble introdusert høsten 2010 i region 4 for å gi nye medlemmer en raskere og mer utfyllende The Rotary informasjon om Rotary. Hensikten med Rotaryskolen er gjennom økt kunnskapstilførsel å School bringe nye medlemmer raskere inn i sentrale funksjoner i klubben. Informasjon om Rotarystiftelsen (TRF) og arbeid med lokale og internasjonale prosjekter er en viktig del av opplegget. Rotaryskolen drives som et samarbeid mellom distriktet og regionene. Rotary eschool Arbeidet The med Rotary utviklingen eschool av Rotary eschool startet høsten 2010, vil bli et individuelt pedagogisk opplegg der det enkelte medlem på nettet selv kan lese om klubber, distrikt, Rotary International (RI), lover, etiske regler og aktiviteter. Opplegget vil bli introdusert i løpet av 2011 på distriktet sin hjemmeside. Rotary eschool utgjør sammen med Rotaryhuset og Rotaryskolen distriktets kunnskapssirkel.