Narvik Kommune Innkjøpsordning. KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for HRS Bioposer

Transkript

1 Narvik Kommune Innkjøpsordning KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse for HRS Bioposer

2 1. Innledning Presentasjon av oppdragsgiver Kort om anskaffelsen Anskaffelsens formål og varighet Anskaffelsens omfang Anskaffelsens verdi Miljø Leveringssted Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Opplysningsplikt Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Habilitet Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Generelt om tilbudet Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Avtalens varighet Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Språk Forbehold Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud Kvalifikasjonskrav til tilbyder Generelt om kvalifikasjonskrav Mangelfull dokumentasjon Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvising av tilbyder Avvising av tilbud Avklaring Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Avgjørelsen av konkurransen Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling Vedlegg Vedlegg A: Tilbudsmappe Vedlegg B: Alminnelige innkjøpsvilkår Vedlegg C: Prismatrise Vedlegg D: Bilder av dagens beholder Vedlegg E: Tekst på pose Side 2 av 12

3 1. Innledning 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Narvik kommune (NK) Innkjøp, vil på vegne av HRS Husholdning AS (HRS) invitere til åpen anbudskonkurranse for levering av bioposer. HRS Husholdning AS er et 100 % eid datterselskap til Hålogaland Ressursselskap IKS som er et interkommunalt selskap. Selskapet ble etablert i 1990 og eies i dag av 11 kommuner i nordre Nordland og søndre Troms; Tysfjord, Ballangen, Narvik, Gratangen, Lavangen, Ibestad, Evenes, Tjeldsund, Skånland, Harstad og Kvæfjord. Avstand mellom kommunesentrene Harstad og Narvik er ca 130 km. Narvik har godstog direkte til/fra Oslo, ARE-toget, samt båt- og bil-fraktterminal. Harstad har anløp av Hurtigruten og rutegående kystgodsbåt. I regionen bor det om lag innbyggere. Selskapets administrasjon ligger i Narvik. Produksjonen omfatter innsamling, mottak, sortering og prosessering av husholdningsavfall, næringsavfall og spesialavfall. HRS har store mottaksanlegg er Stangnes Miljøpark i Harstad og Djupvik Miljøpark i Narvik. På Djupvik ligger også regionens eneste deponi. I tillegg har HRS i samarbeid med kommunene etablert miljøstasjoner i Tysfjord, Ballangen, Gratangen, Lavangen, Ibestad, på Moan i Evenes og i Kvæfjord. HRS`s mål er å ha en gjenvinningsgrad/energiutnyttelse på minst 90 % av mottatt avfall. HRS konsernet har i overkant av 120 ansatte og omsatte for 240 mill kr netto i HRS IKS ønsker å være et av de ledende konsernene på miljø og gjenvinning i landsdelen. HRS Husholdning AS har fra ansvaret for innsamling av husholdningsavfall i alle eierkommunene. Opsjon 1. Øvrige kommunale enheter, virksomheter mm. Innenfor HRS`s eierstruktur, skal tilbys samme vilkår som oppdragsgiver, og evt. nye enheter eller virksomheter skal også kunne tre inn i avtalen ved politisk eller organisatorisk endring. 2. Et sentralt innkjøpssamarbeid med flere kommuner er for tiden til vurdering. Dersom dette blir en realitet i avtaleperioden, kan det tenkes at flere kommuner ønsker å tiltre denne avtale. Inngåelse og forvaltning av avtalen ivaretas av NKs økonomienhet ved fagområdet innkjøp. De konkrete innkjøp foregår ved at den enkelte enhet/virksomhet gjør avrop på avtalen. 1.2 Kort om anskaffelsen Anskaffelsens formål og varighet Oppdragsgiver har som formål gjennom denne konkurransen å inngå for oppdragsgiver den økonomisk mest fordelaktige avtale om levering av bioposer. Avtaleperioden vil være 2 år fra avtaledato med opsjon for ytterligere år. Forventet oppstartsdato er Side 3 av 12

4 Kontrakten kan gjensidig sies opp av begge parter med 6 -seks- måneders oppsigelsesfrist. Oppdragsgiver kan si opp avtalen helt eller delvis for hver enkelt virksomhet og/eller samarbeidspart Anskaffelsens omfang Narvik kommune inviterer til åpen anbudskonkurranse på følgende leveranse: Leveranse : Bioposer for innsamling av matavfall (totalt ca poser pr år. Krav til posene er oppgitt i Tilbudsmappen. Posene skal brukes i dagens husholdningsbeholder.(se vedlagt bilde) Opsjon på leveranse: Husholdningsbeholdere beregnet for innendørs oppbevaring av husstandens matavfall i kjøkkenbenk. Utforming og funksjon skal være tilsvarende dagens beholdere. (se vedlagt bilde) Priser på husholdningsbeholdere vil ikke være en del av tildelingskriteriet pris i Tilbudsmappen Anskaffelsens verdi Estimert samlet verdi av avtalen er ca. NOK ,- over inntil 4 år. Politiske beslutninger, organisatoriske endringer, endringer i budsjett og/eller rutiner vil kunne påvirke total forbruk og verdi. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke forplikter seg til noe bestemt volum og at oppgitte tall kun er estimater basert på tidligere års regnskap. Oppdragsgiver håper imidlertid at opplysningene kan være til hjelp for å prissette tilbudet mest mulig korrekt. Det vises til Prismatrise, vedlegg C Miljø HRS arbeider for at det skal brukes miljøvennlige produkter/tjenester. Det er derfor en målsetting for oppdragsgiver at miljø skal hensyn tas i innkjøpsarbeidet, og at det ved de forskjellige anbudsforespørsler skal stilles konkrete miljøkrav, både i forhold til tilbyder og produkter Leveringssted Leveringssted vil alltid være på oppdragsgivers enheter i Harstad og Narvik. Side 4 av 12

5 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr og forskrift om offentlig anskaffelser av 07. april For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III 3. Loven med forskrifter finnes på Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren «åpen anbudskonkurranse». Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte tilbydere kan inngi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Alle tilbydere som ønsker det kan laste ned konkurransegrunnlaget fra og innlevere tilbud. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal 4 gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Tilbyder kan 5 skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet. hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.4 Taushetsbelagte opplysninger og innsyn i tilbud og protokoller Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår 6. For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksnemnd av 19. mai 2006 nr. 16. Innsynet kan begrenses med hjemmel i lovens 23 tredje ledd. I henhold til ny offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er noens personlige forhold, for eksempel. CV eller lignende (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller 1 Heretter LOA 2 Heretter FOA 3 Anskaffelser over EØS terskelverdiene 4 Jfr. FOA (2) jfr og Jfr. FOA (4) 6 Jfr. Lov 10. februar 1967 Forvaltningsloven 13 Side 5 av 12

6 forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, delpriser/enhetspriser). Dersom tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte skal dette tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud der ett av tilbudssettene sladdes for taushetsbelagt informasjon. Oppdragsgiver ønsker at tilbyderne angir hvilke deler av deres tilbud som anses som taushetsbelagte opplysninger i eget vedlegg til Tilbudsmappen pkt. 5. Oppdragsgiver vil ta hensyn til tilbyders angivelser ved eventuell sensurering av tilbud før offentliggjøring. Ansvaret for vurderingen ligger imidlertid på oppdragsgiver, tilbyders angivelser binder derfor ikke oppdragsgivers vurdering. 2.5 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 2.6 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes 2.8 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Tilbyderne vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Tilbudene vil ikke bli returnert. 2.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en tilbyder, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for tilbyder å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige tilbydere skal varsles om forlengelsen 7. 7 Jfr (2) litra b, 19-2 (3) litra a og 19-4 (2) Side 6 av 12

7 3. Generelt om tilbudet 3.1 Kontraktsbestemmelser Avtalen vil reguleres av følgende dokumenter (i prioritert rekkefølge); Evt. møteprotokoller Konkurransedokument med vedlegg Utfylt tilbudsmappe med vedlegg. Alminnelige innkjøpsvilkår for Narvik kommune For øvrig gjelder yngre bestemmelser foran eldre, spesielle bestemmelser foran generelle og bestemmelser utarbeidet særskilt for kontrakten foran standardiserte bestemmelser. 3.2 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin/TED-basen samt på oppdragsgivers internettsider. 3.3 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom tilbyderen finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos Økonomienheten/Innkjøp ved: Navn: E-post: Postadr: Bård Pedersen innkjop@narvik.kommune.no Narvik Kommune Økonomienheten/Innkjøp 8512 Narvik Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid 8 før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 9 Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Tilleggsopplysninger anbudskonkurranse Bioposer Eventuelle supplerende opplysninger som gis under tilbudsprosessen vil bli lagt ut som tilleggsdokumenter til kunngjøringen på / Avtalens varighet Rammeavtalen har en avtaleperiode på 2 år med opsjon på år. Dvs. at avtaleperioden kan vare i inntil 4 år. Avtaleperioden antas å starte Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud Bioposer 3. Tilbudet kan leveres elektronisk via 8 Ca. 10 dager er normalt tilstrekkelig tid 9 Jfr (6), 19-2 (7), 19-3 (3) og 19-4 (4) 10 Jfr FOA 20-2 Side 7 av 12

8 4. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes 5. Tilbudet skal leveres i to elektroniske eksemplarer hvorav ett eks. skal være offentlig sladdet versjon 6. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom dette ikke har saklig sammenheng med svaret i tilbudet Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er angitt i konkurransegrunnlaget, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn i henhold til Tilbudsmappen, vedlegg A. Tilbud som ikke er levert inn slik blir avvist. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Oppdragsgiver oppfordrer alle tilbydere til å inngi sitt tilbud elektronisk via Doffin. 3.6 Tilbudsfrist 11 Siste frist for innlevering av tilbud er kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jfr pkt 3.7, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Narvik kommune Økonomienheten/Innkjøp Boks 64, 8501 Narvik Leveringsadresse: Narvik kommune Økonomienheten/Innkjøp Havnens-hus Havnegata Narvik 3.8 Vedståelsesfrist 13 Tilbyder er bundet av tilbudet i tre -3- måneder regnet fra tilbudsfrist. 3.9 Språk Alle dokumenter eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget må dette komme fram i en egen oversikt i Tilbudsmappen. 11 Frister skal beregnes i samsvar med forskrift 4. desember 1992 nr. 910 om fastsettelse av regler for frister datoer og tidspunkter 12 Jfr. FOA (1) litra a) 13 Frister beregnes i samsvar med forskrift 4. desember 1992 nr. 910 om fastsettelse av regler for frister datoer og tidspunkter Side 8 av 12

9 Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Komplett tilbud Komplett tilbud skal bestå av utfylt Tilbudsmappe med angitte vedlegg. 4. Kvalifikasjonskrav til tilbyder 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan stille krav til tilbyder, herunder krav til tilbyders tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av tilbyders tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til tilbyders berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. For nærmere om kvalifikasjonskrav vises det til Tilbudsmappen, vedlegg A. 4.2 Mangelfull dokumentasjon Dersom forespurt dokumentasjon mht. kvalifikasjonskravene ikke er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere tilbyder som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de tilbydere som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. For nærmere informasjon mht. avvisning se punkt 5.3 og 5.4 Avvisningsgrunner. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom tilbyderen har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke starte vurdering av de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt Jfr FOA litra b) og c) Jfr 21-3 Side 9 av 12

10 5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etterhvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted kl. 13:00, Narvik kommune, Innkjøp. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Tilbyder har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.3 Avvising av tilbyder Oppdragsgiveren har plikt til å avvise tilbydere som ikke har sendt inn skatteattest, innen de angitte fristene, og de tilbyderne som ikke oppfyller de fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskravene 16. Oppdragsgiveren kan avvise tilbydere som ikke har sendt inn øvrig etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise tilbydere av andre årsaker Avvising av tilbud Obligatoriske avvisingsgrunner Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet når det: a) ikke er levert innen angitte frister b) ikke er levert i samsvar med pkt 3.5 c) ellers ikke er i overensstemmelse med FOA (1) Valgfrie avvisingsgrunner Oppdragsgiveren kan 18 avvise tilbudet når det: a) inneholder ubetydelige avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter el. b) på grunn av forhold nevnt i a) kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene c) virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys 5.5 Avklaring Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger 19. Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: a) klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist b) når det gjelder løsninger, arbeidsmetoder eller materialer som tilbyder selv foreslår, kan oppdragsgiveren be tilbyder foreta utdypninger og klargjøringer av hvordan kravene i konkurransegrunnlaget vil bli ivaretatt 15 Jfr. FOA Se likevel FOA 21-3 Tilleggsfrist for ettersending av dokumenter 17 Jfr. FOA (2) 18 Jfr. FOA (2) 19 Jfr FOA 21-1 Side 10 av 12

11 c) dersom det av tekniske eller funksjonelle grunner er nødvendig, kan det gjøres mindre justeringer i de løsninger tilbyder har satt fram 5.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen. Tilbyderne vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6. Avgjørelsen av konkurransen 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende politisk godkjenning. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier 22. Pris 95 % Miljø 5 % Det vises til Tilbudsmappen, vedlegg A pkt Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for tilbydere til eventuelt å klage over beslutningen Jfr FOA 21-1 (3) 21 Jfr FOA Jfr FOA 22-2 (2) 23 Jfr FOA 22-3 jfr Side 11 av 12

12 7. Vedlegg Vedlegg A: Tilbudsmappe Vedlegg B: Alminnelige innkjøpsvilkår Vedlegg C: Prismatrise Vedlegg D: Bilder av dagens beholder Vedlegg E: Tekst på pose Side 12 av 12