Halden Kommune. Åpen anbudskonkurranse. Kjøp av prosjekteringsgruppetjenester. Bergheim

Transkript

1 Halden Kommune Åpen anbudskonkurranse Kjøp av prosjekteringsgruppetjenester demenssenter Bergheim Sak nr 2016/

2 Innhold Del 1 Generelle tilbudsbestemmelser ANSKAFFELSESPROSEDYRE VEDSTÅELSESFRIST BEFARING FRIST FOR INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDET SENDES/LEVERES: LEVERINGSFORM OMKOSTNINGER TILBUDSÅPNING: HOVEDLEVERANDØR REGELVERK KONTRAKTSDOKUMENT TILBUDETS INNHOLD/KRAV TIL TILBUDSBESVARELSEN Generelt Tilbudsbrev Forbehold og avvik Tilbudsbrev og prisskjema Ved Motstrid AVLYSNING AV KONKURRANSEN: Alternative tilbud ORGANISERING AV TILBUDET Del 2 Oppdraget/avtalens omfang TILBUDSINNBYDELSEN OMFATTER FØLGENDE: ORGANISERING... 9 Del 3 Krav til leverandøren UFRAVIKELIGE KRAV: LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Del 4 Tildelingskriterier Kriterier som blir lagt til grunn ved antagelse av tildeling av kontrakt PRISER KVALITET Del 5 - Orientering om prosjektet GENERELT OM OPPDRAGET PLANSTATUS FREMDRIFT Del 6 - Omfang av ytelser OMFANG YTELSER PROSJEKTERING Miljøplan Prosjekteringsledelse Prosjektering (Funksjonsbasert) Skisseprosjekt YTELSER KONTRAHERING - FRAM T.O.M. OVERSENDT FORSLAG TIL KONTRAKT HMS Del 7 - Kontraktbestemmelser GENERELLE BESTEMMELSER

3 6.2 SPESIELLE BESTEMMELSER Del 8 - Tilbudsskjema Vedlegg 1 - Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Vedlegg 2 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring Vedlegg 4 Egenerklæring etiske krav

4 Del 1 Generelle tilbudsbestemmelser. 1.1 Anskaffelsesprosedyre I henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30.- juni 2006 nr 41. Forskrift fastsatt av kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd inviterer Halden kommune (heretter kalt oppdragsgiver) til åpen anbudskonkurranse på prosjekteringsgruppetjenester demenssenter Bergheim. Oppdragsgiver velger å følge forskrift om offentlige anskaffelser del III, da man forventer at kontraktssummen kan overstige EØS terskelverdien på NOK 1,75 mil. Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpen anbudskonkurranse. Det er en prosedyre som åpner for alle interessenter å inngi tilbud. Det er derfor viktig at anbudsdokumentene leses nøye slik at det ikke oppstår misforståelser. Åpen anbudskonkurranse tillater ikke forhandlinger. Tilbyder oppfordres til å ta kontakt med oppdragsgiver i god tid før tilbudsfristens utløp dersom han finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller endres. Rettelser, suppleringer eller endringer gitt på forespørsel fra en eller flere leverandører, 17 2 (2) meddeles alle som har etterspurt konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver kan gi tilleggsinformasjon til konkurransegrunnlaget. Som følge av at konkurransegrunnlaget er tilgjengelig elektronisk på vil også alle tilleggsopplysninger bli tilgjengeliggjort og distribuert til alle som har registrert sin interesse via doffin.no Kontaktopplysninger hos oppdragsgiver: Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Øyvind Andrè Grandahl Postadresse: Postboks 150, 1751 Halden Besøksadresse/Leveringssted Storgata 8 (Servicesenteret), 1771 Halden for tilbudsinnlevering e-post: Oyvind.grandahl@halden.kommune.no Telefon: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos/for oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Vedståelsesfrist. Tilbudet skal være bindende i tom Befaring Befaring finner sted torsdag 16. juni

5 Tidspunkt: Kl Fremmøte: Grimsrødhøgda 109, 1791Tistedal 1.4 Frist for innlevering av tilbudet. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest mandag kl Tilbudet sendes/leveres: Tilbudet leveres/ sendes til: Besøksadresse: Halden kommune Storgata 8 (servicesenteret) 1771 Halden Postadresse: Halden kommune Postboks Halden 1.6 Leveringsform Tilbudet skal leveres på følgende måter: 1. 2 (to) eksemplarer i papirformat i lukket konvolutt merket: «Prosjekteringsgruppetjenester demenssenter Bergheim sak 2016/3286 De to kopiene av et fullstendig tilbud i papirform skal ikke stiftes. 2. Eksakt kopi av de innsendte tilbudene i originalfilversjoner samt en kopi av sladdet tilbud skal leveres på minnepinne. Den sladdede versjonen skal leveres i PDF format. Tilbud pr. e-post eller faks aksepteres ikke. Tilbudet (herunder all dokumentasjon) skal være på norsk. Det skal også leveres en sladdet papirversjon av tilbudet hvor aktuelle deler er sladdet, dersom tilbyder mener disse delene er underlagt taushetsplikt i henhold til 13 i lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (offentleglova) og 13 i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Denne versjonen vil bli utlevert dersom oppdragsgiver mottar henvendelser om innsyn i øvrige tilbyderes tilbud i en konkurranse, jf. 3 i offentleglova. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver vil foreta en selvstendig vurdering av tilbyders begrunnelse av hva som kan unntas. 1.7 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende

6 1.8 Tilbudsåpning: Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 1.9 Hovedleverandør Det skal gis tilbud på leveransen som helhet. Leverandør kan benytte underleverandører, men det er hovedleverandør som er ansvarlig for at alle betingelser og forpliktelser blir innfridd i henhold til kontraktens bestemmelser. Oppdragsgiver vil i utgangspunktet kun forholde seg til hovedleverandøren Regelverk Oppdragsgiver legger til grunn: Forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt av kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69, endret sist ved forskrift 25. juni 2012 nr Kontraktsdokument Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i antatt tilbud Avtale anses først inngått når tilbudet er skriftlig akseptert og kontrakt er underskrevet av begge parter. NS 8401 legges til grunn mellom partene Tilbudets innhold/krav til tilbudsbesvarelsen Generelt Tilbudet skal utformes i henhold til de retningslinjer og krav som er gitt i konkurransegrunnlaget, og settes opp i samsvar med opplysninger og informasjon vi har bedt om. Nummereringen skal følge nummereringen i konkurransegrunnlaget Tilbudsbrev Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyder Forbehold og avvik Lov og forskrift om offentlige anskaffelser legges til grunn når det gjelder forbehold og avvik Tilbudsbrev og prisskjema Tilbudsprisen skal gis i Tilbudsskjemaet i Del 8. Det er vedlagt som eget dokument Ved Motstrid Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon (minnepinne) har papirversjonen forrang Avlysning av konkurransen: Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen uten å betale erstatning til tilbyderne dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud

7 1.15 Organisering av tilbudet. For å sikre en forsvarlig behandling av tilbudsdokumentene ber vi om at tilbudsdokumentene settes inn i perm og i elektronisk versjon etter følgende rekkefølge: Skilleark 1: Tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal fremkomme tydelig av tilbudsbrevet. Skilleark 2: Dokumentasjoner på kvalifikasjonskrav jfr del 3 Skilleark 3: Dokumentasjoner på tildelingskriterier jfr del 4 Skilleark 4: Tilbudsskjema jfr del 8 Skilleark 5: Vedlegg 1 HMS egenerklæring Vedlegg 2 Egenerklæring om lønns og arbeidsvilkår Vedlegg 3 - Forpliktelseserklæring Vedlegg 4 Etiske krav - 7 -

8 Del 2 Oppdraget/avtalens omfang. Skal krav til ytelsen/kravspesifikasjon Manglende oppfyllelse av disse kravene kan føre til avvisning av tilbudet. 2.1 Tilbudsinnbydelsen omfatter følgende: Halden kommune ønsker tilbud på prosjekteringstjenester gjeldende demensboliger på Bergheim. Den kontraherte prosjekteringsgruppen skal også bistå byggherren under gjennomføring og være med på overlevering. Deler av gruppen kan derfor ikke engasjeres av totalentreprenør i detaljprosjektering og gjennomføring. Det skal inngås avtale med prosjekteringsgruppen ihht. NS Gruppen må i den forbindelse sørge for den interne organisering og drift slik NS 8401 forutsetter. Prosjekteringsgruppen skal dekke det samlede behov for prosjekteringstjenester. De eventuelle spesialrådgivere som tilbyder mener må delta i skisse- og detaljprosjekteringen, må derfor inngå som underkonsulenter til prosjekteringsgruppen, dersom gruppen ikke har nødvendig kompetanse selv. Prosjekteringsgruppeleder skal (PGL) skal lede gruppen faglig og administrativt. Prosjekteringsgruppen skal utarbeide og legge frem en samlet organisasjonsplan for gruppen med angivelse av hvilke personer som har nøkkelfunksjoner og hvilke kvalifikasjoner disse har. Prosjekteringsgruppeleder samarbeid med brukergruppen skal skje gjennom prosjekteringsmøter som innkalles og ledes av kommunens prosjektansvarlig. PGL skal delta på prosjekteringsmøter med brukerne som vil gjennomføres primært med avtalte intervaller. De øvrige rådgivere vil bli innkalt ved behov. Referat skrives av PGL. Videre skal ARK/LARK utarbeide en detaljert utomhusplan. Halden kommune har i økonomiplanen avsatt kr til prosjektet. I tillegg forventes det tilskudd fra Husbanken pr 2015 er maksimal tilskuddssats 45% for omsorgsbolig og 55% for institusjon pr boenhet (se for øvrig gjeldende retningslinjer fra Husbanken). Følgende fagområder skal omfattes i gruppekontakten: Prosjekteringsgruppeleder (PGL) Arkitektarbeider (ARK), Brannrådgiver (RIBR) Støy/akustikk (RIA) Landskapsarkitekt (LARK) Interiørarkitekt (IARK) Byggeteknikk (RIB) VVS-teknikk (RIV) Elektroteknikk (RIE) Bygningsfysikk Prosjektet skal gjennomføres etter en totalentreprise-modell. Tilbudet skal baseres på oppdragsbeskrivelsen under beskrivelse i del 5 og vedlegg «Forslag til funksjons- og arealplan»

9 2.2 Organisering Byggherre organisasjon Oppdragsgiver: Halden kommune v/kommunalavdeling helse og omsorg. Byggherren er oppdragsgivers prosjekteier. Byggherren/rådmannen har nedsatt en administrativ prosjektgruppe, som ledes av kommunal prosjektleder. Det er oppnevnt brukergruppe som ledes av prosjektleder Det er oppnevnt en styringsgruppe som er rådmannens ledergruppe Prosjektleder vil opptre som byggherrerepresentant i prosjektet på vegne av oppdragsgiver. Prosjektleder/byggherrerepresentanten vil rapportere direkte til den administrative prosjektgruppen. Den administrative styringsgruppen rapporterer til hovedutvalg for helse- og omsorg. Prosjekteringsgruppelederen skal representere prosjekteringsgruppen overfor prosjektleder og byggherre. Prosjekteringsgruppen får sine instrukser fra å rapportere til kommunens prosjektansvarlig

10 Del 3 Krav til leverandøren Ufravikelige krav: Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd regnet fra tilbudsfristens utløp.) Merverdiavgiftsattest (ikke eldre enn 6 mnd regnet fra tilbudsfristens utløp.) En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( uage=no) Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS - egenerklæring (Se vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandørens skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Attest for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyderen er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten Dokumentasjonskrav Og Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. To siste årsregnskap inklusive styrets årsberetning og revisorerklæring Bekrefte at tilbyder har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte, og at arbeidstakerne har lønns og arbeidsvilkår uavhengig av nasjonalitet, som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Kravet gjelder både for ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten med oppdragsgiver. Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jfr. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Bekreftelse på dette vedlegges tilbudet

11 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha gjennomføringsevne og kapasitet, herunder erfaring med prosjektering og/eller oppføring av tilsvarende bygg innenfor helse og omsorg Dokumentasjonskrav Foretakets viktigste leveranser med tilsvarende kompleksitet og størrelse. Med verdi, tidspunkt og mottaker med navn og telefonnummer ved eventuell kontakt. Med følgende opplysninger: - referanseperson hos oppdragsgiver - type bygg - entreprisemodell - tiltaksklasse Organisasjonskart med beskrivelse av antall medarbeidere tilbyder innehar i sin organisasjon med eventuelt underleverandører til oppfyllelse av kontrakten Redegjørelse for firmaets kvalitetssikrings/- styringssystem Firmaene skal være godkjent i relevante tiltaksklasser etter planog bygningsloven eller sannsynliggjøre at slik godkjenning kan oppnås

12 Del 4 Tildelingskriterier 4 Kriterier som blir lagt til grunn ved antagelse av tildeling av kontrakt. Oppdragsgiver velger blant ikke avviste tilbud, det tilbudet som er det økonomisk mest fordelaktige, med grunnlag i følgende kriterier og vekting: Tildelingskriterier Vekting Pris, (totalsum, timerater, møtepris, jf pkt % Kvalitet (jfr pkt 4.2) 45% 4.1 Priser Samtlige priser skal oppgis i NOK, og skal være faste i ett år beregnet fra tilbudsfristen. Prisene skal inkludere alle omkostninger og utgiftene til egen administrasjon, feriepenger, skatter og avgifter. Prisene er inkludert PG s biomkostninger. Prisreguleringer vil følge Statistisk sentralbyrås byggekostnadsindeks for omsorgsboliger i alt, pr siste indeks før tilbudsinnlevering. Tilbudssum Se vedlegg «Tilbudsskjema» og Del 8 Timerater for kontrakts- og tilleggsarbeider Se vedlegg «Tilbudsskjema» og Del Kvalitet Tilbudte prosjektmedarbeidere, herunder deres formal- og realkompetanse, funksjon i prosjektet (utdanning, erfaring, egnethet etc.). Det oppgis maksimalt to personer per fagområde. Følende kvalitetsvurderinger vil bli bedømt: høyere relevant utdannelse som ingeniør/sivilingeniør høyere relevant utdannelse som arkitekt/sivilarkitekt bred relevant erfaring innen byggrelatert prosjektadministrasjon kunnskap om og erfaring fra praktisk anvendelse av Forskrift om offentlige anskaffelser Dokumentasjon: Organisasjonskart/planen for prosjektet der tilbudte prosjektmedarbeidere inngår, samt en beskrivelse av deres rolle/oppgave i prosjektet. Beskrivelse av prosjekter som har overføringsverdi til oppdraget som tilbudte prosjektmedarbeidere har deltatt i. Beskrivelse av prosjektmedarbeiderens kompetanse og spesialkompetanse som er relevant for dette prosjektet. Det skal vedlegges CV for hver av de tilbudte prosjektmedarbeiderne. Foruten personalia skal CV minimum inneholde: firmanavn, nåværende stilling og fartstid i stillingen, tidligere stillinger, utdannelse, relevante kurs. Siv.ingeniør med mer enn 5 års erfaring vurderes høyest i kvalitet. Siv.ingeniør med mindre enn 5 års erfaring og ingeniør med mer enn 5 års erfaring vurderes likt. Ingeniør med mindre enn 5 års erfaring vurderes lavere enn forannevnte

13 Del 5 - Orientering om prosjektet 5.1 Generelt om oppdraget Bergheim demenssenter skal totalt dimensjoneres for 96 beboere og det settes av plass og infrastruktur til et mulig trinn 2. I forbindelse med/i tilknytning til senteret er det også behov for areal som gir rom for ulike typer aktiviteter, kulturelle og sosiale opplevelser både innendørs og utendørs. Det er planlagt drift av dagsenter og avlastning i begrenset omfang og det kan bli aktuelt å ta høyde for vaskeri og storkjøkkendrift på stedet. Senteret skal være optimalt egnet for demente i ulike stadier, med dertil ulike behov for bygningsmessige løsninger og tjenester. Det er vesentlig å utforme bygningene, området og sammenkobling av bygninger og «enheter» på en måte som tilrettelegger for fleksibilitet, trygghet og effektiv bruk av personell. Med dette menes også at bygget/avdelinger kan deles inn/seksjoneres på ulike måter etter behov både inne og til dels ute. Hele tomtearealet inngår i planene og det ønskes en naturlig skjerming av området, med trygge vandreruter uten «blindveier». Konseptet skal være banebrytende og det ønskes en utforming som inneholder muligheter for samspill med nærliggende aktører/tjenester/befolkning og som vektlegger høy grad av autonomi og integritet. Det ønskes tilrettelegging av tilbud som kan bidra til en så langt mulig normal hverdag for den enkelte. Det vurderes om konseptet kan ha elementer av «Demenslandsby»-tilnærming og ta i bruk helt nye bygningsmessige, teknologiske og organisatoriske løsninger. Det er behov for å utforme, bygge og legge opp til hensiktsmessig bruk av teknologi både til varsling, forebygging, behandling og bruk av byggene (lys, energi/oppvarming, vedlikehold, styringssystemer). Det legges opp til en egen prosess knyttet til demens og anskaffelse av teknologi i samarbeid med Leverandørutviklingsprogrammet (LUP). Det ønskes at prosjekteringsgruppen deltar i forbindelse med dialogkonferanse og prosess knyttet til dette. Det ønskes en utforming med romslig areal for aktiviteter av ulik karakter. Konseptet skal ha en «boligbasert» utforming. Det vil si at leilighetene skal ha et boligpreg. Senteret utformes til å fylle kravene til institusjonsdrift og som bolig med heldøgns omsorg, men det er foreløpig ikke endelig avklart hvilken driftsform som velges. Det må inneholde alle nødvendige areal i tråd med gjeldene lovverk i forhold til brukerne, ansatte og andre relevante lover og forskrifter herunder eventuelle lokale bestemmelser. Det er ønskelig at det tilrettelegges for et «kommunikasjonssenter» der alle varsling- og styringssystemer kobles sammen i ett vaktrom eller en sentral. Mest sannsynlig vil teknologisk løsning gi mulighet for visningsmuligheter/varsling på hver avdeling om det er hensiktsmessig. Bergheim aldershjem og øvrige bygninger innenfor området må trolig rives helt eller delvis og vurdering og estimering av kostnader knyttet til dette må utføres. Det totale tomtearealet utgjør pr i dag ca 15 dekar men det kan bli aktuelt å inkludere noe av det som i dag utgjør Bergheim bofellesskap og Bergheim trygdehybler. Det foreligger et utkast til funksjons- og arealplan for senteret. Dette vedlegges se vedlegg. Tilbyder tar utgangspunkt i dette for å vurdere omfanget på prosjekteringen. Detaljer vil bli justert i prosessen. De foreløpige beskrivelsene og punktene er basert på innspill fra kompetanseaktører, etter workshop med en dedikert arbeidsgruppe og grunnlaget for Østsiden sykehjem i Fredrikstad. Det vil være behov for videre prosess knyttet til behovsavklaringer i konseptutarbeidelsen

14 5.2 Planstatus Eiendommene inngår i reguleringsplan for Bergheim vedtatt av Halden kommunestyre og er avsatt til byggeområde for offentlig bebyggelse. Reguleringsbestemmelsene stiller krav til utarbeidelse av bebyggelsesplan, noe som iht. gjeldende lovverk innebærer utarbeidelse av en detaljregulering. I kommuneplanens arealdel er arealene avsatt til bebyggelse og anlegg, nåværende. Halden kommune er i ferd med å innhente pristilbud på utarbeidelse av detaljregulering av området som vil bli en parallell prosess med prosjekteringen. 5.3 Fremdrift Prosjektets fremdrift skissert som følger (tentativ): Fase Tid Skisseprosjekt med kalkyle og rammesøknad September/oktober desember 2016 Anbud og kontrahering Mars/april 2017 Ferdig bygg overleveres byggherren Desember

15 Del 6 - Omfang av ytelser 6.1 Omfang Generelt Det forutsettes og kreves at den/de prosjekterende er kjent med og opptrer i overensstemmelse med Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 med endringer av 15.juni og 14. desember 2001, samt forskriftene til loven fastsatt ved kgl. Res 15. juni 2001 med endringer ved kgl. Res 28.juni Prosjekteringsgruppen skal i forbindelse med prosjekteringen, overholde forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge- og anleggsplasser, fastsatt av Arbeids- og inkluderingsdepartementet 3. august 2009 med hjemmel i lov 17. juni 2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Byggherreforskriften av 1.januar 2010, for derigjennom å bidra til å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Prosjekteringsgruppeleder (PGL) skal ivareta funksjonen og ansvaret som koordinator for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø i prosjekteringsfasen. Prosjekteringsgruppen skal yte de nødvendige bidrag for at koordinatoren skal kunne oppfylle de plikter forskriften pålegger denne. Alle lover og forskrifter skal følges. ARK skal være ansvarlig søker, og rammesøknad skal innsendes etter skisseprosjektfasen, og ivareta krav i reguleringsbestemmelsene. Halden kommune ønsker å gå foran som et foregangseksempel i forbindelse med lavenergihus og bruk av trematerialer, og setter som krav at alle nye bygg og større rehabiliteringer skal tilfredsstille kravene til lavenergihus. Prosjekterende og entreprenør plikter derfor å følge de til enhver tid gjeldende føringer og standarder for lavenergiboliger. Kriterier for passivhus og lavenergihus angitt i NS 3700, 2010 legges til grunn, samt de til enhver tid gjeldende standarder. Demenssenter Bergheim prosjekteres iht. kriterier for passiv hus- og lavenergibygg yrkesbygg. Ansvarlige saksbehandlere fra alle faggrupper plikter å delta på prosjekteringsmøter etter avtalte intervaller. PGL styrer og innkaller til disse møtene. Møtene der kommunenes prosjektansvarlige og brukere skal delta skal avholdes i Halden og alle reiseutgifter som, flyreiser, offentlig transport, møtegodtgjørelse og kjøregodtgjørelse fra alle faggrupper skal inkluderes i deres anbud/tilbud. I tillegg skal ansvarlige saksbehandlere delta på kontraktsforhandlinger, oppfølgingsmøter og byggemøter etter behov og ved innkalling fra kommunens prosjektansvarlig/byggherreombud. Møter etter kontrahering av utførende vil bli honorert etter faktisk antall. Alt tegningsmateriale skal baseres på DAK, dwg - format, tegneprogram AUTOCAD av nyere dato, eller programvare som dokumentert er 100 % kompatibelt med ovenstående programvare. Halden kommunes sin DAK-manual for byggetegninger skal legges til grunn. Det kreves at dokumenter kan sendes ut i dwg og pdf format. Ved eventuelle uoverensstemmelser mellom tilbudsforespørsel og ytelsesbeskrivelse i henvisninger og vedlegg gjelder tilbudsforespørsel foran. Oppdraget omfatter alle prosjekteringsytelser som ordinært anses nødvendige for gjennomføring av tiltaket i samsvar med ytelsesopplistingen i "Arkitektfaglig Ytelsesbeskrivelse AY10, og Ingeniørnormen av ytelsesopplistingen. Husbankens tilskuddsordning skal ligge til grunn for demenssenter Bergheim. Demenssenter Bergheim skal finansieres gjennom Husbanken. Alle møter, reiseutgifter, som flyreiser, offentlig transport og kjøregodtgjørelse i møte med Husbanken skal inkluderes i tilbudet. Møter/avklaringer med nærmiljøet kan bli aktuelt i den forbindelse. For de ingeniørtekniske ytelser henvises det til RIF`s veileder for Rådgivere og prosjekteringstjenester av september 2002, inkl

16 vedlegg 3,4 og 5 til sammen veiledere som omhandler eksempler på arbeidsoppgaver RIB, RIV, og RIE. Utgave av eksempler tilpasset prosjektet er vedlagt. For de ingenørtekniske ytelser for brannteknikk (RIBR) henvises det til RIF`s veileder: Brannteknisk rådgiver og kontroll av mai 2008, og Ansvar for planlegging av brannsikkerhet av april Disse skal benyttes for kapitlene som omfatter ytelser i programmering, skisseprosjekt- og forprosjektfasen. RIBR skal videre bistå byggherre for avklaringer av alternative løsninger/forbehold fra totalentreprenør. Ingeniørtekniske ytelser for akustikk/ lyd skal inngå i prosjekteringsgruppen. IT. Se vedlegg «Forslag til funksjons- og arealplan» Andre forhold: Halden kommunes rammeleverandør benyttes for utarbeidelse av møbleringsplan. Halden kommune har sentral driftskontroll gjennom Guard Systems. Landskapsarkitekt skal bistå med planlegging på overordnet nivå, av alle typer planer og utredninger etter plan- og bygningsloven. Oppdraget omfatter all den dokumentasjon og de ytelser som er nødvendig for å oppnå offentlig godkjenning av tiltaket, for gjennomføring av tiltaket i produksjonsfasen og for perioden fram til ett års befaring. Det ønskes rådgivning m.h.t. valg av løsninger og kostnads- og driftskonsekvenser knyttet til disse, særlig mht. valg av tekniske løsninger. Som del av prosjekteringen skal det derfor utarbeides en miljøplan hvor viktige miljøspørsmål som har stor betydning for den videre prosjektering blir belyst. Rådgiveren forutsettes å innhente all informasjon som er nødvendig for å utføre oppdraget etter avtalen. Det påhviler rådgiveren å foreta registrering av alle forhold som kan ha innflytelse på gjennomføringen av oppdraget og fremdriften av prosjekteringsarbeidene. Byggeprosjektet skal organiseres som en totalentreprise etter NS 8407, der byggherren ønsker å prosjektere frem til 1:100 plantegninger, snitt og utomhusplan som tilbudsgrunnlag, og søknad om rammetillatelse. 6.2 Ytelser prosjektering Miljøplan Rådgiver skal utarbeide en prosjekttilpasset miljøplan for å sikre at prosjektet blir utført ihht. til oppdragsgivers intensjoner. Stikkord: Energibehov / isolering Oppvarmingssystem Energikilder Styringssystem / sentral driftskontroll Ventilasjonssystem Miljøsanering av eksisterende bygg Tiltak mot evt. radonstråling Materialvalg Prosjekteringsledelse Oppdraget skal inkludere prosjekteringsledelse

17 6.2.3 Prosjektering (Funksjonsbasert) Skisseprosjekt Utredning av tekniske/kostnadsmessige forhold ved løsninger og illustrasjon av løsninger (plan/snitt/fasader) for byggherrens vurdering og avgjørelse av alternativer. Deltagelse i brukermøter og prosjekteringsmøter. Utarbeidelse av nødvendig dokumentasjon. Utarbeidelse av nødvendig grunnlag for gjennomføring av forhåndskonferanse. Utarbeide grunnlag for politisk behandling. Detaljprosjektering Videreutvikling, bearbeiding, utredning og illustrasjon av valgt løsning, utarbeidelse av skisser, tegninger, beskrivelser og beregninger nødvendig for å forklare/beskrive prosjektet. Deltagelse i møter med tiltakshaver og brukere. Deltagelse i prosjekteringsmøter. Utarbeidelse av totalentrepriseforespøsel Kunngjøre konkurransen på Doffin og TED-databasen Deltagelse i evaluering av totalentreprisetilbud og kontrakt. Rammesøknad Utarbeidelse av nødvendig grunnlag og dokumentasjon for søknad om rammetillatelse. 6.3 Ytelser kontrahering - fram t.o.m. oversendt forslag til kontrakt. Kontrahering Deltagelse i anbudsbefaring(er). Tilbudsvurdering/-innstilling. Deltagelse i forhandlingsmøter med anbydere (alle entrepriser). Deltagelse i kontraktsforhandlinger (alle entrepriser). 6.4 HMS Følgende oppgaver skal ivaretas: a. Koordinator for prosjekteringen, jfr. Byggherreforskriftens krav. b. Tilrettelegging for gjennomføring av oppdragsgivers HMS-plan for utførelsen, jfr. anbudets generelle del

18 Del 7 - Kontraktbestemmelser 6.1 Generelle bestemmelser NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag, 1. utgave (2010), gjelder som alminnelige kontraktsbestemmelser, med etterfølgende endringer/suppleringer. Henvisninger til kapitler i NS 8401 er angitt i parentes. (5.5) Det vil bli inngått gruppeavtale med solidaransvar for prosjekteringsgruppen. Prosjekteringsgruppens ytelser er definert i Arkitektfaglig ytelsesbeskrivelse AY10 og Ingeniørnormen Disse gjøres gjeldende ved eventuell inngåelse av kontrakt om rådgivertjenester. All kontakt med media skal håndteres av oppdragsgiver, dersom det skulle komme henvendelser fra media (avis, fjernsyn, radio, fagtidsskrifter m.m). Ved eventuelle spørsmål vedrørende kontraktsmessige forhold eller forhold i tilknytning til kontrakt, plikter den prosjekterende å henvise til oppdragsgiver. Innsynsrett: Oppdragsgiver, eller den som er bemyndiget av oppdragsgiver, skal ha rett til innsyn i. a) Den prosjekterendes kvalitetssystem b) Utføring av oppdraget c) Produksjonsprossesen d) De deler av den prosjekterendes styringssystemer for øvrig som for eksempel for økonomi, HMS og regnskap, som kan ha betydning for den prosjekterendes oppfyllelse av kontrakt. 6.2 Personell for utførelse av oppdrag(tillegg til NS 8401 pkt 5) Oppdraget skal utføres av den eller de som er angitt i kontrakten. Den eller de personer som utfører oppdraget skal ha nødvendige kvalifikasjoner og erfaring og for øvrig tilfredsstille de krav oppdragsgiver har stilt i kontrakten. Oppgaver av rent rutinemessig karakter og støttefunksjoner kan utføres av andre innenfor firmaet enn de som er angitt i kontrakten. Den prosjekterende kan ikke uten oppdragsgiverens skriftlige samtykke skifte ut personer som i henhold til kontrakten eller senere avtale skal utføre oppdraget. 6.3 Lover, forskrifter og andre offentlige vedtak (NS 8401 pkt. 8.1) Regelverket for offentlig anskaffelser. Den prosjekterende skal være kjent med og i alle henseende opptre i overensstemmelse med regelverket for offentlige anskaffelser ved gjennomføring av prosjekteringsoppdraget. Forhold til plan- og bygningsloven (PBL) Oppdraget krever ansvarsrett som ansvarlig prosjekterende og ansvarlig kontrollerende for prosjektering etter PBL. Den prosjekterende skal ha ansvarsrett for den oppgaven og den del av tiltaket kontrakten omfatter, og i den tiltaksklassen som prosjektet/ tiltaket krever. Den prosjekterende plikter å bidra til at søknad om ansvarsrett blir sendt så snart som mulig etter at kontrakt er inngått. Manglende ansvarsrett betraktes som et vesentlig kontraktbrudd som gir oppdragsgiver rett til å heve og kreve erstatning. Det som er sagt om ansvarlig prosjekterende og ansvarlig kontrollerende for prosjekteringen gjelder tilsvarende for annen ansvarsrett som blir avtalt. Krav til gjengs lønn og arbeidsvilkår for arbeidstakere. Den prosjekterende skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underprosjekterende ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet der arbeidet blir utført og for vedkommende yrke

19 Alle avtaler den prosjekterende inngår for utføring av arbeidet under kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom den prosjekterende ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren. Den prosjekterende skal på oppfordring legge frem dokumentasjon for lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Prosjekterende skal også fremlegge dokumentasjon på lønns- og arbeidsvilkårene hos underleverandører. 6.2 Spesielle bestemmelser Følgende spesielle kontraktsbestemmelser vil gjelde ved inngåelse av kontrakt: Av faktura skal fremgå kontraktssum, opparbeidet honorar samt fradrag for tidligere faktura. Det skal vedlegges oppgave over forbrukte timer, utlegg og utgifter for de enkelte deler/faser av oppdraget. Den enkelte prosjektfase kan faktureres fullt ut når byggherren har godkjent ytelsen for hver fase. Byggherren har eiendomsrett til all prosjektdokumentasjon, herunder elektronisk lagret dokumentasjon, til bruk ved forvaltning, drift og vedlikehold, senere ombygginger og påbygninger samt annet bruk som naturlig knytter seg til prosjektet. Tilbudte honorarsatser ved endringsarbeid er faste Alle utgifter til kontorhold, sekretær- og tegnetjeneste, kopiering til eget bruk, forsendelse, prosjektinformasjon og tegninger, telefoni, lokale og ordinære reiser (herunder reiser til prosjekteringsmøter, møter med byggherren og hans organisasjon, byggemøter og reiser til øvrige prosjekterende i forbindelse med utførelse av oppdraget) skal være inkludert i honorartilbudet og i de tilbudte timehonorarsatser. All møtevirksomhet skal foregå i Halden. Det anses ikke som avbrudd og gis ikke erstatning dersom det blir besluttet å: Ikke igangsette oppdraget. Alle forberedelser til igangsetting som de prosjekterende gjør før skriftlig bekreftelse fra byggherren foreligger, skjer for de prosjekterendes regning. Avslutte oppdraget etter at forprosjekt er utarbeidet. Stille prosjekteringen i bero i påvente av nødvendige politiske vedtak

20 Del 8 - Tilbudsskjema Prosjekteringstjenester for demenssenter Bergheim Undertegnede tilbyr seg å utføre følgende ytelser i forbindelse med oppføring av demenssenter: TILBUDSSKJEMA Gruppekontrakt frem til forprosjektering og utarbeidelse av anbudsgrunnlag for totalentreprise Prosjekt: Demenssenter Bergheim (Møter, presentasjoner, befaringer er for bruk under evaluering og er kun et estimat) De summer som fremgår nedenfor er tilbyderens totale vederlag for alle fag innenfor de ytelser og omkostninger som fremgår av tilbudsgrunnlaget. Alle summer skal gis inklusive alle påslag og eksklusive merverdiavgift. 1. Tilbudssum gruppekontrakt skissefase, detaljprosjekt og utarbeidelse av konkurransegrunnlag: kr Møter presentasjon og avklaringer med Husbanken antatt ca. to møter Ark/PGL: kr.pr. møte x 2 møter: kr Møter/Befaring: ARK/PGL skal delta på prosjekteringsmøter med brukergruppa, antatt ca 5 i løpet av skisse-/detaljprosjektering fasen med varighet ca 3 timer. Vil bli honorert etter faktisk antall. ARK/PGL: kr....pr. møte x 5 møter: kr.. PGL skal møte på brukermøter: kr.pr. møte x 12 møter: 4. Møter/Befaring: Landskapsarkitekt skal delta på prosjekteringsmøter med kommunens utenomhusgruppe og brukergruppe, antatt ca 2 i løpet av skisse-/forprosjekt fasen med varighet ca 3 timer. Vil bli honorert etter faktisk antall. LARK: : kr....pr. møte x 2 møter: Tilbudssum totalt, eks mva: kr... kr.. kr. 5. Timesatser for eventuelle tilleggsarbeider: PGL ARK LARK kr. eks mva kr. eks mva kr. eks mva

21 RIB RIBR RIV RIE IARK kr. eks mva kr. eks mva kr. eks mva kr. eks mva kr. eks mva Timerater for kontrakts- og tilleggsarbeider Timerater Ved avtalt regningsarbeid som skal gjøres opp etter medgått tid tilbys følgende timesatser, inkl. alle påslag og administrasjon, eks. mva.: Prosjektansvarlig kr. pr. time Siv. ark med mer enn 5 års praksis kr. pr. time Siv. ark med mindre enn 5 års praksis kr. pr. time Landskapsarkitekt med mer enn 5 års praksis kr. pr. time Landskapsarkitekt med mindre enn 5 års praksis kr. pr. time Siv. ing. med mer enn 5 års praksis kr. pr. time Siv. ing. med mindre enn 5 års praksis kr. pr. time Ingeniør med mer enn 5 års praksis kr. pr. time Ingeniør med mindre enn 5 års praksis kr. pr. time Teknisk tegner / DAK operatør kr. pr. time Annet personell (spesifiseres) kr. pr. time Sekretær, kontorhold og alle utgifter inklusive reiser inngår i de oppgitte satser, jfr pkt 3.1 Pris. Møtepris ved regningsarbeider: Tilbyder tilbyr å møte i Halden for fast rund sum kr.. pr. møte eks. mva. Prisen skal inneholde alle kostnader i denne forbindelse så som reisetid, reisekostnader, møtetid, administrativ tid og diett. Møtevarighet inntil 8 timer, jfr pkt 4.1 Pris Forbehold Eventuelle forbehold skal inntas i tilbudsbrevet. Underskrift / kontaktperson Firma:... Kontaktperson:

22 Adresse:... Telefon:...Telefaks... E-postadresse... Sted... Dato Tilbyders underskrift

23 Vedlegg 1 - Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v

24 Vedlegg 2 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter I samsvar med bestemmelsene i forskrift av nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver skal kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver skal forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktsklausulen. Leverandøren er kjent med at oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift:

25 Vedlegg 3 Forpliktelseserklæring Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandør fylles ut av hver leverandør som benyttes Fylles ut av eventuell (e) underleverandør(er) for å dokumentere forpliktelse i evt. avtale. Hver enkelt underleverandør må fylle ut hvert sitt skjema, som siden vedlegges tilbudet. Denne erklæringen er basert på forskrift om offentlige anskaffelser, Dokumentasjon av leverandørens tekniske eller faglige kvalifikasjoner: En leverandør kan for en særskilt kontrakt, der dette er hensiktsmessig, støtte seg på andre foretaks kapasitet, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom dem. I så fall skal leverandøren dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å framlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. Tilbyder (firmanavn hovedleverandør):.. Underleverandør (firmanavn): Oppgaver som skal utføres (stikkord/kort beskrivelse):.... Anskaffelsens navn: Periode for forpliktelse:. Underleverandøren bekrefter herved å stille til rådighet den varen eller tjenesten som det er behov for i perioden forpliktelsen gjelder for. Sted:.. Dato:

26 Vedlegg 4 Egenerklæring etiske krav Leverandører som har gjort seg skyldig i alvorlige brudd på etiske krav i bransjen, vil kunne bli avvist fra konkurransen, jf forskrift om offentlige anskaffelser (2) eller (2) bokstav d). Som dokumentasjon på at det ikke foreligger forhold som kan gi grunnlag for avvisning, krever oppdragsgiver at leverandører som inngir tilbud fyller ut vedlagte egenerklæring. Det gjøres spesielt oppmerksomhet på at dersom egenerklæringen inneholder grovt misvisende eller feilaktige opplysninger, eller det er unnlatt å oppgi opplysningene det er bedt om, vil dette medføre avvisning etter forskriften (2) eller (2) bokstav g). Leverandøren bes tilsvarende bekrefte at de ikke vil benytte underleverandører til oppfyllelse av vesentlige deler av kontrakten, som man kjenner til har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen. Denne bekreftelsen gjelder for: Virksomhetens navn: Organisasjonsnummer/Fødselsnummer: Adresse: Postnummer: Poststed: Land: Jeg bekrefter med dette at vi ikke kjenner til at denne virksomheten har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen de siste tre år. Dette inkluderer, men ikke begrenset til, brudd på regler om arbeidsmiljø, forurensningslov og straffelov. Videre bekrefter vi at vi ikke har vært involvert i noen form for forsøk på bestikkelser, korrupsjon, tilbud om utilbørlige fordeler til tjenestemenn, bedrageri eller hvitvasking av penger. Jeg kjenner heller ikke til at noen av våre ansatte har begått alvorlige brudd på etiske krav i bransjen som nevnt ovenfor. Jeg bekrefter videre at vi ikke er kjent med at noen av våre underleverandører som skal utføre en vesentlig del av arbeidet knyttet til denne kontrakten, har begått slike alvorlige brudd på etiske krav i bransjen som nevnt ovenfor. Jeg er kjent med at uriktig erklæring om kjennskap til slike forhold kan gi grunnlag for avvisning av tilbud, og etter omstendighetene være straffbart. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted/dato: Underskrift: