KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV. 48-BYM-2014 Service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV 48-BYM-2014 Service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktsbestemmelser Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill. kroner ekskl. mva.) Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Krav om lærlingordning Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Prosedyre Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Forbehold KRAV TIL LEVERANDØRENE Generelt om kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Andre kvalifikasjonskrav Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode VEDLEGG Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 2

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver 48-BYM-2014 Service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg. Bymiljøetaten har ansvar for planlegging, utvikling, forvaltning og drift av kommunale byrom i Oslo. I byrommet inngår fellesarealer som veier og gater, torg og møteplasser, parker og friområder. I ansvarsområdet inngår også kommunale idrettsanlegg og friluftsanlegg. Idrettsanleggene består av blant annet ishaller, utendørs kunstisbaner, idrettshaller, idrettsparker med garderobebygg/klubbhus, offentlige bad, flere stadionanlegg, regionale anlegg og ett nasjonalanlegg. I tillegg forvalter Bymiljøetaten ca. 150 kommunale landskapsrom i marka og indre Oslofjord. Bymiljøetaten har også ansvar for arealer som er regulert til vei, fortau, gågate eller torg i sentrum, samt Stortorvet og Youngstorget. Ansvaret for miljørettet helsevern (luft, støy, vann, jord), som ikke er av medisinskfaglig art, ligger også i Bymiljøetaten. Ventilasjonsanleggene i etatens bygningsmasse har behov for service og vedlikehold 2 ganger pr år (hver 6. måned). Bymiljøetaten tekniske personell har ikke stor nok kapasitet til å kunne utføre disse servicene og vedlikeholdet selv. Det er derfor behov for å opprette en Service- og vedlikeholdsavtale for ventilasjonsanlegg med et ventilasjonsfirma for å få utført dette arbeidet. I tillegg til service og vedlikehold skal avtalen dekke skriftlig servicerapportering, levering og bytte av luftfilter og viftereimer samt levering, reparasjon, overhaling og utskifting av deler eller komponenter som er på vei til å havarere eller allerede har havarert/sviktet. Arbeider som skal utføres er blant annet kontroll av elektromotorer, vifter, spjeld, spjeldmotorer, luftfiltre, reimer, roterende varmevekslere, elektriske varmebatterier, vannbårende varmebatterier, kjølebatterier, trykkfallmålinger over luftfiltre, batterier og varmegjenvinnere, automatikk og styreenheter, regulatorer, frekvensomformere, trinnkoblere, følere, shuntmotorer, termostater, frostsikringer, ventiler, pumper etc. Luftfiltre skal byttes en gang pr år. Ut og innvendige ventilasjons rister/deksler rengjøres (støvsuges) en gang i året. Etter hvert service- og vedlikeholdsoppdrag skal det sendes en service og vedlikeholdsrapport til Bymiljøetaten. Service og vedlikeholdsrapportene skal gi Bymiljøetaten en detaljert oversikt og status for ventilasjonsanleggene og skal kunne avdekke eventuelle feil og mangler på ventilasjonsanleggene. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : John Hogstad E-postadresse : postmottak@bym.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til postmottak@bym.oslo.kommune.no og merkes med kontaktperson og «48-BYM-2014 Service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg». Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 3

4 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Bymiljøetatens bydriftsdivisjon har drifts- og forvaltningsansvaret for alle ventilasjonsanlegg, tilluft- og avtrekksvifter etc. som er installert i etatens bygningsmasse. Bygningsmassen består av blant annet idrettshaller, ishaller, garderobebygg, offentlige bad, stadionanlegg og sportsstuer i marka. Totalt er det ca. 125 enheter, alt fra små kompakte ventilasjonsanlegg til store ventilasjonsanlegg med avfukterenheter/klimaanlegg med Sentral Driftsovervåking (SDanlegg), til enkle anlegg med bare tillufts- og avtrekksvifter montert i vegg/tak. De største idrettsanleggene har flere forskjellige ventilasjonsanlegg som betjener et eller flere spesifikke rom eller områder/arealer. Dersom Bymiljøetaten stenger ned, river, fjerner, avvikler eller overfører bygninger med ventilasjonsanlegg eller enkeltstående vifter til private, idrettsklubber eller andre kommunale eller statlige etater/foretak, kan avtalen for dette/de anleggene tas ut av kontrakten uten at det får påvirkning på avtalen. Avtalen skal sørge for at det til enhver tid er et godt og sunt inneklima i alle etatens idrettsanlegg (miljørettet helsevern). I tillegg skal avtalen sikre en best mulig økonomisk drift av ventilasjonsanleggene, slik at unødvendige energikostnader ikke påløper som følge av at ventilasjonsanlegg kjøres med for eksempel skitne og igjengrodde/tette- luftfiltre, tillufts- og avtrekksrister og lignende. Innvendig rengjøring av ventilasjonsanlegg og tilhørende luftkanaler skal være lagt inn som en opsjon i avtalen, og skal kunne benyttes dersom ventilasjonsanleggene har behov for dette. Se Vedlegg 1 Kravspesifikasjon for utfyllende oversikt og detaljer over hva som skal utføres. Noen få av ventilasjonsanleggene har pr i dag enkeltstående serviceavtaler som fortløpende vil bli sagt opp straks denne avtalen trer i kraft. Inntil disse serviceavtalene er sagt opp, gjelder ikke denne avtalen for disse anleggene før oppsigelsestiden er utløpt. Normalt tar dette fra 3-12 måneder. Denne avtalen skal ikke gjelde for anskaffelse av totalrehabilitering/utskifting av komplette/hele ventilasjonsanlegg eller for nye ventilasjonsanlegg før garantiperioden er utløpt. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Uke 41/42 Uke 48/49 Uke 48/49 Uke 51 Uke 51 Uke 51 Aktivitet Kunngjøring av konkurranse ( Utlysning på DOFFIN og TED) Tilbudsevaluering og valg av tilbud Utsendelse av tildelingsbrev Karensperiode Kontraktsinngåelse Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ. 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Kontrakten gjelder for 2 år fra signeringsdato. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 4

5 For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for inntil ytterligere 1 år + 1 år på uendrede vilkår Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo kommune, se vedlegg 2a og 2b Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill. kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning) Krav om lærlingordning Det vises til bestemmelser i kontrakten pkt Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN og TED-databasen, se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 48- BYM-2014 Service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin og TED. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 5

6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er og kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket 48-BYM-2014 Service og vedlikehold av ventilasjonsanlegg. Tilbudet skal være på norsk og leveres i ett eksemplar. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk i.doc,.docx (Word) eller.pdf format på USB minnepenn. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Bymiljøetaten, kundesenteret i 1. etasje, Hollendergata 5, 0190 Oslo. Ved innlevering av tilbudet i kundesenteret mottas kvittering for mottatt tilbud. Tilbud levert på e-post eller brevpost er ikke et godkjent format og vil bli avvist. Innleveringsfrist: onsdag klokken Kundesenterets åpningstider: Mandag, tirsdag, onsdag Torsdag Fredag Lørdag og søndag Stengt 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning 1 Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 6

7 Dokumentasjon Jf. pkt. Skilleark til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest jf. punkt Merverdiavgiftsattest jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg) jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske jf. punkt stilling, Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske jf. punkt stilling, Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige jf. punkt kvalifikasjoner Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen 8 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 10 Sladdet utgave av tilbudet 11 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til mandag og kl Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse/tilbudsbefaring. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 7

8 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. FOA Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere å prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet eller kompetanse for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS- egenerklæring i utfylt og signert stand. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 8

9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten Foretakets 3 siste årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. og Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente egen kredittvurdering om det anses nødvendig. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav God erfaring fra tilsvarende oppdrag Dokumentasjonskrav En oversikt over de viktigste relevante leveranser eller utførte tjenester de 3 siste årene, herunder opplysninger om økonomisk verdi, tidspunkt-/periode, samt navn på offentlige eller private mottakere av leveransen/ tjenesten. Tilstrekkelig kompetanse og kapasitet Sentral godkjenning/ kvalifisert for lokal godkjenning for tiltaksklasse 2 En beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlig for kvalitetskontrollen. Fremleggelse av sentral godkjenning eller tilfredsstillende dokumentasjon på at slik godkjenning vil bli gitt. Leverandør må levere inn dokumentasjon som viser om leverandørs kvalifikasjoner er tilstrekkelig til at lokal godkjenning kan påregnes etter kontraktstildeling. Det er også ønskelig med en erklæring på at firmaet/virksomheten er kvalifisert for Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 9

10 Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenesten som skal leveres. lokal godkjenning En beskrivelse av metoder for kvalitetssikring 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Tildelingskriteriene Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % o Evalueringsprisen Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet basert på 15 % o Oppdragsforståelse og organisering av oppdraget o Vakt- og beredskapsordninger o Miljøtiltak tilknyttet leveransen. Leverandørens redegjørelse tilknyttet organisering av oppdraget og oppdragsforståelse, samt eksempel på serviceplan og servicerapport. Redegjøre for vakt- og beredskapsordninger 15 % Redegjørelse om de relevante miljøtiltak som leverandøren vil anvende ved utførelsen av kontraktsarbeidet. Eksempelvis; avfallshåndtering, kildesortering, rengjøringsmidler m.v.) Listen er ikke uttømmende. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. * * * Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 10

11 Dato: Klikk her for å skrive inn en dato. Hans Edvardsen etatsdirektør VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2a og 2b: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Vedlegg 4: HMS-egenerklæring Vedlegg 5: Ventilasjonsoversikt Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi 11