Informatiske perspektiver i forvaltningsinformatisk forskning Arild Jansen, AFIN

Transkript

1 Ulike informatiske perspektiver i forvaltningsinformatisk forskning Noen problemstillinger Ulike syn på teknologien (artefaktet) Ulike perspektiver på bruksmåter Ulike resultater og effekter/konsekvenser Hvordan skiller et rettslige IS tradisjonelle IS Hvordan skiller utvikling av rettslig IS fra SU generelt Ulike nivåer i analysene Hvilke metoder er best egnet til de ulike perspektiver Hvordan forstå ulike roller et IS har i en organisasjon (eller i samfunnet) Noen alternative perspektiver Ulike teknologier/tekniske løsninger snakker vi om Tradisjonell beregningssystem eller database/register, Internett/nettverkløsning, mobiltelefon, lesebrett,.. Ulike syn har vi på teknologien/teknisk løsning Som verktøy (eks. kontor-administrativt), beslutningssystem, netttjeneste, informasjonsinfrastrukturer, kontroll/overvåkningsteknologi, kommunikasjonssystem/web 2.0, Hva er formålet med det konkrete IS Kontorstøtte, saksbehandling, automatisering, informasjonsforvaltning, støtte for samarbeid og samhandling, styring og kontroll, demokratiske funksjoner Hvilke ulike metoder er egnet til å studere dette? Ulike perspektiver inne forvaltningsinformatikk Arild Jansen 2 Bevissthet i forhold til hva slags teknologi/teknisk løsning en studerer Syn (perspektiv) på teknologi /løsninger Verktøy Automat Informasjonstjenester Informasjonsinfrastruktur Medium for Kommunikasjon og inf. utveksling Rolle/funksjon Hjelpemiddel for å utføre konkrete funksjoner Erstatte menneskelig prosesser IKT en integrert del av tjenestene Underliggende basis for de tekniske systemer Understøtte menneskelig samhandling Eks. på fokus Endre arbeidsrutiner, arbeidsinnhold Nye prosesser og organisasjonsformer Kvalitet, tilgjengelighet,.. Standardisering, fleksibilitet, styring, Samhandlingsformer Kontroll og styringsteknologi Overvåking /styring Styringsformer og virkninger 3 1

2 Hvilke resultater, effekter /virkninger og andre konsekvenser har systemet Effekter Effektivitet (efficiency), dvs. gjøre oppgaven raskere Måloppnåelse ( effectiveness), gjøre de riktige oppgavene Demokratiske funksjoner, f eks. åpenhet, rettsikkerhet, personvern.. Innovasjon og omstilling, f eks. helt nye arbeids/samarbeidsformer Noen andre (mulige) effekter Sentralisering (eller desentralisering) Standardisering (eller økt variasjon) Automatisering (eller informatisering) Økt styring og kontroll Endringer i arbeidsinnhold og kompetansekrav, ansvarforhold Hvordan fungerer løsningene i praksis Bedre arbeidsmiljø Bedre samarbeid og arbeidsdeling Hvilke metoder er egnet til å studere dette? Fasene i et SU-prosjekt beskrevet i Prosjektveiviseren og elementer fra DWS-metodikk Prosjekt-veiviseren Konsept Planlegging Gjennomføring Avslutte Realisere Ide, Behov Mål Prosjektforslag Avklare ITpolitiske føringer,.. Styringsunderlag, Prosjektmandat og plan Gevinstrealiseringsplan Funksjonell teknisk løsn Utvikle og teste, inklud. progr av rettslig innhold Opplærings- og innf.plan Oppdatere/avslutte dokumentasjon, Overlevering til linja Støtte til system -innføring av Evaluering, Styre gevinstrealisering, Evaluering av bruk Innsamling av rettskilder Fra lovtekst til programkode Innrammings - fasen Prosjektetablering Aktøranalyse mm Innsamle rettskilder Spesifiseri ng av rettslig innhold Transform. gjennom program. mm Dokumentasjon Regelverks utvikling Ulike perspektiver i systemutviklingsarbeidet Systemteoretisk (hard systemtenkning, jf Dahlbom og Mathiassen) Utvikle et ny teknisk løsning, som et verktøy eller en tjeneste, Kun fokus på systemets formålsbestemte, tekniske egenskaper (f eks. formaliserte rettsregler, endringer i arbeidets utføring,..) Sosio-teknisk systemforståelse (myk systemtenkning) Fokus på både tekniske og sosiale/org. delsystemer Se på kontekst, dvs. sammenheng IS- omgivelser helhet og gjensidig påvirkning Menneske-perspektivet subjektet - uforutsigbarhet - stor påvirkning brukermedvirkning Vekt på å gjennomføre organisatoriske endringer F eks : Studentweb, Lånekassa web-baserte søknadssystem 2

3 Ulike perspektiver utviklingsarbeidet av et IS (2) Organisasjonsstrategisk/politisk prosess vil også måtte omfatte en konflikt-orientert (dialektisk) systemforståelse Klarlegge de overordnede mål (og verdier) styrer dele design- og implementasjonsprosessen Implementerer organisatoriske endringer, foreta nødvendige endringer i lover/forskrifter Her må en i tillegg se på potensielle interessemotsetninger (krefter og motkrefter) og hvordan dette kan innvirke på utviklingsprosess, Systemutviklingsarbeidet må også avdekke og bidra til å løse (håndtere) motsetninger gjennom forhandlinger (sentral-lokalt, ledelse gulvet, profesjonsinteresser) F eks. ligningsetatens FLID-prosjekt, deler av Samordna opptak og Student-web, Bankenes innføring av sentraliserte IS på 90-talet,.. Hva var de planlagte mål og resultater og effekter versus hva det blir effekter og gevinster (positive og negative) IKT-perspektivet ved ulike analysenivåer Mikro: Individ-nivå : Hvilken betydning/rolle teknologien har for enkeltmennesker Organisasjon nivå : Hvordan fungerer IS i organisasjonen samsvar mellom oppgaver i en organisasjon og systemet funksjoner. Makro-nivå : samfunnsperspektivet Hvilken betydning /virkninger har et IS for samfunnet i stor Masterskolen - Arild Jansen, AFIN Mikro nivået Eksempler på konkrete problemstillinger Analysere systemets bruksegenskaper: brukervennlighet, brukbarhet, lett å lære, håndtering av feilfunksjoner, osv. Veiledning brukerstøtte-.. Universell utforming: Hvordan et system kan brukes av ulike brukergrupper Automatisering vs informatisering : hva er konsekvenser for brukerne ved ulike valg. 3

4 Makro-nivå Studere ulike effekter (både positive og negative, ønskede og uønskede ) av digitalisering for samfunnet Eks på problemstillinger Digitale skiller - krav til digital kompetanse Demokratiserende teknologier, Analysere bruk av Facebook /andre web2.0 teknologier Personvern og sikkerhet på et samfunnsnivå Styring av IKT: Analyserer eksempler på styring av IKT, f eks. gjennom å studere ulikheter i departementenes styring av underliggende etaters IKT-politikk: Bruk av virkemidler, f eks. Standardisering Samordning, Felles strategi for dataforvaltning Rettslige regulering som virkemiddel I KT-politikken IKT som kontrollredskap, f eks. I hvilken grad har innføring av IKT-baserte adm. systemer ført til økt Styring/kontroll av studentenes gjennomføring av sine studier Organisasjon nivå : Hvordan fungerer IS i en organisasjonen samsvar mellom oppgaver i en organisasjon og systemet funksjoner Hvilke grupper i organisasjoner understøtter systemet Hvordan understøttes kommunikasjon og samarbeid Sentralt desentralt, ledelsesansatt Standardisering vs. Lokal tilpasning Beslutningssystem eller beslutningsstøtte Automatisering vs informatisering Faktorer som påvirker organisasjonsatferd Scientific Management Klassisk administrasjonsteori Byråkratiteori Agentteori Formelle organisasjonstrekk Omgivelser Endring av Organisasjonsatferd organisasjoner Human Rescourse Kulturteori Maktstudier Uformelle forhold Situasjonsavhengighetsteori Ressursavhengighetsteori Transaksjonskostnadsteori Populasjonsøkologi Institusjonell teori Oppgaveskolen -V09 Arild Jansen, AFIN Endring som planlagt prosess Endring som naturlig seleksjon Endring som tilfeldig prosess 4

5 Organisasjon og struktur En måte å tydeliggjøre strukturbegrepet på er å bruke en taksonomi som innebærer en inndeling i tre strukturelementer. Spesialisering Horisontal differensiering Vertikal differensiering Geografisk spredning Formalisering versus uformelle strukturer Beskriver i hvor stor grad arbeidet i organisasjonen er standardisert Forskjell mellom formell struktur og hvordan organisasjonen (arbeid/kommunikasjon/samhandling.. ) faktisk Sentralisering desentralisering Beskriver hvor organisasjonens beslutninger fattes (autoritetsfordelingen) Ulike perspektiver informatikk Arild Jansen 13 Struktureringsteori Utvikla av Anthony Giddens vidareutvikla av W. Orlikowski Søker å kombinere struktur-orienterte og aktørorienterte teoriar Menneskeleg handling <-> sosiale strukturar. Strukturar er reglar og ressursar som vert produserte og reproduserte av handlande agentar. Strukturen sin dualitet Strukturer i form av regler og ressursar formidlar aktørars handlingar, men samtidig stadfestar (reproduserer) handlingane desse strukturane Struktureringsteorien omhandlar ikkje teknologi, men avhengighet mellom sosiale strukturar og menneskeleg handling. Struktureringsteori en teori for fortolke og forstå IKT s rolle i organisasjoner? Sentrale spørsmål Hva slags teknologier/tekniske løsninger snakker vi om Verktøy, brukertjenester, infrastruktur, kommunikasjonsløsninger og samhandling Hva er formålet med de tekniske løsninger Automatisering, informasjonsformidling/spredning, støtte for kommunikasjon og samhandling, kontroll og overvåkning, demokratierende funksjoer Hvilken kontekst (sammenheng ) er løsningene innført og tatt i bruk i Organisatoriske forhold, rutiner og prosedyrer, kompetanse, ledelsens holdninger, Hvordan fungerer løsningene i praksis Ulike bruksmønstre, resultater og effekter av bruk, 5

6 Oppbygging av strukturar ved bruk av teknologi Så snart teknologiske element er bygde inn i arbeidspraksis er dei eksterne i forhold til menneskeleg handling. Implisert som reglar og ressursar ved regelmessig bruk, eks. arkivfunksjon Strukturar oppstår, dei er ikkje innebygde i den teknologiske løysninga Samme tekniske løsning kan danne grunnlag for ulike strukturer Teknologi-i-praksis: Strukturar som oppstår i menneske sin kontinuerlege omgang med teknologi Ulike informatikk-temaer i forvaltningsinformatikk Analyse av SU-prosessen: Fra design til implementasjon, inkludert innføringsprosessen Kan omfatte analytisk (positivistisk), fortolkende eller design-orientert tilnærming Analyse av et IS i bruk, f eks: Forhold mellom systemkvalitet og brukskvalitet Datakvalitet og forvaltning av data (informasjon) Data og informasjonssikkerhet Forhold mellom tekniske rammer organisatorisk praksis (rutiner) Analyse av sammenheng mellom syn på organisasjon og bruk av IKT Rasjonell/instrumentell versus kultur- eller systemperspektiv,. Konsensus versus konflikt-perspektiv (f eks. Dahlbom) Analyse av IKT styring i for valtningen Hierarkisk, topp styrt versus horisontal samarbeid (nettverk Standardisering eller mangfold Sentralisering desentralisering Ulike perspektiver informatikk Arild Jansen 18 6