Undersøkelse Av Stjørdal kommune Miljøvernområdet

Transkript

1 Undersøkelse Av Stjørdal kommune Miljøvernområdet TIDSROM: ARKIVKODE: 2012/2838 Stjørdal kommune Postboks Stjørdal FYLKESMANNENS GRUPPE: John Haugen Morten Johnsrud KONTAKTPERSON I KOMMUNEN: Geir Aspenes Regelverk: Lov vern mot forurensninger og om avfall Forurensningsforskriften, avløpsdelen med videre Naturmangfoldloven Internkontrollforskriften Undersøkelsen omhandlet følgende tema: Forurensning: Hvordan kommunen som forurensningsmyndighet sikrer at saksbehandling og kontroll av bygging og graving i forurenset grunn ikke medfører forurensning, og at det blir ryddet opp slik at eiendommen kan brukes til det planlagte formålet. Naturforvaltning: Hvordan kommunen synliggjør prinsippene i naturmangfoldloven 8 12 i henhold til kravet i 7 om at vurderingen skal fremgå av beslutningen Fylkesmannen gjorde følgende funn under undersøkelsen: Manglende rutine for forurenset grunn. Manglende implementering av prinsippene i naturmangfoldlovens 8-12 i saksbehandling og beslutningsprosesser etter de særlover og forskrifter som inngår i undersøkelsen. Etat Teknisk drift benytter ikke avviksmeldingssystem. Mangel i kommunens delegasjonsreglement. Det ble gjort følgende merknader under undersøkelsen: Kommunen bør generelt utarbeide flere skriftlige rutiner. Kommunen bør utarbeide kompetanseplaner. Kommunen bør utarbeide mål for helse, - miljø- og sikkerhet. Dato: Revisjonsleder: Morten Johnsrud Revisor: John Haugen

2 Innhold: 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Funn 4. Merknader 5. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Dokumentunderlag for Fylkesmannen sin undersøkelse Vedlegg 2: Deltakere ved Fylkesmannen sin undersøkelse

3 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse av Stjørdal kommune. Undersøkelsen var frivillig og ble gjennomført Modellen for undersøkelsen er etter de landsdekkende kommuneundersøkelsene i 2008 og 2010, og hvor Direktoratet for naturforvaltning (DN) og Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif), har besluttet at det skal føres en landsomfattende undersøkelse med nye tema og opp mot kommunen som miljøvernmyndighet også i Fylkesmannen skal utføre en undersøkelse i minst tre kommuner i hvert fylke, utført etter modell av systemrevisjon. Undersøkelsen fokuserer på kommunens oppfyllelse av krav innenfor oppgitte temaer, og rapporten viser funn som undersøkelsen avdekket. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunen som miljøvernmyndighet. Formålet med undersøkelsen var å vurdere om Stjørdal kommune har tilfredsstillende styring i forhold til regelverket som regulerer miljøarbeidet. Undersøkelsen omfattet blant annet: om aktiviteter ble utført slik som beskrevet og uttalt om kommunen driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammer som myndighetene har satt. Undersøkelsen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervju av sentralt plasserte personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten handler om funn som ble avdekket i undersøkelsen. FUNN er brudd på krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. MERKNAD er forhold som ikke omfattes av definisjon for funn, men der undersøkelsen påviser et forbedringspotensiale som med tiden kan blir et brudd på regelverket. 2. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget ved undersøkelsen var: Lov om vern mot forurensninger og om avfall Forurensningsforskriften, kapittel 2 opprydding i forurenset grunn ved byggeog gravearbeider Naturmangfoldloven Plan- og bygningsloven Forskrift om nydyrking

4 Forskrift om planlegging og godkjenning av veier for landbruksformål Korrespondanse mellom kommunen og Fylkesmannen Kommunens rapportering til Fylkesmannen på miljøområdet Dokumentasjon fra kommunen, jf. vedlegg 1 Internkontrollforskriften 3. Funn Funn 1. Manglende rutine for forurenset grunn. Funn i forhold til: Forurensningsforskriftens kap. 2. opprydding i forurenset grunn ved bygge- og gravearbeid. Kommentar: Kommunen må utarbeide en prosedyre/sjekkliste for å sikre at bygge- og gravearbeid, som medfører inngrep i forurenset grunn blir fanget opp og behandlet iht. kap 2. Dette gjelder statuskartlegging av kjente forurensede områder, innlegging av data i grunnforurensningsdatabasen, hvordan en skaffer opplysninger om anlegg og får riktig informasjonsflyt der terrenginngrep er planlagt/skal gjennomføres. Funn 2. Manglende implementering av prinsippene i naturmangfoldlovens 8 12 i saksbehandling og beslutningsprosesser etter de særlover og forskrifter som inngår i undersøkelsen. Funn i forhold til: Naturmangfoldlovens 7. Kommentar: Naturmangfoldlovens 7 fastholder at prinsippene i 8-12 skal legges til grunn ved utøving av offentlig myndighet. Vurderinger av prinsippene skal fremgå av beslutningen. Gjennomgang av saker fra 2009 til 2011 viser svak utvikling i iverksettelse av prinsippene i saksbehandlingen på undersøkelsesområde. Bare stedvis i etaten er prinsippene tatt i bruk. Bruken av prinsippene og vurderinger knyttet til dem er noe ulikt praktisert og vektlagt i saksframleggene knyttet til undersøkelsesområde. Funn 3. Etat Teknisk drift benytter ikke avviksmeldingssystem. Funn i forhold til: Internkontrollforskriftens 5-7, som trådte i kraft Kommentar: Kommunen skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse, - miljø, - og sikkerhetslovgivningen.

5 Deler av kommunen har tatt i bruk et nytt digitalt avvikssystem (Enable), men Etat Teknisk drift har ikke et aktivt avviksmeldingssystem i dag på de undersøkte områder. Funn 4: Mangel i kommunens delegasjonsreglement. Funn i forhold til: Kommunens delegasjonsreglement, sist endret Kommentar: Kommunens delegasjonsreglement er oppdatert i 2011, men delegasjon av Naturmangfoldloven av 2009 er ikke nevnt i reglementet. 4. Merknad: Merknad 1. Kommunen bør generelt utarbeide flere skriftlige rutiner. Etaten bør generelt få nedfelt flere skriftlige rutiner for bl.a. bedre kvalitetssikring av samhandling, prosesser og oppgaver. Dette for å redusere sårbarhet hvis fravær og gi økt trygghet for nyansatte. Merknad 2. Kommunen bør utarbeide kompetanseplaner. Ledere og ansatte diskuterer kompetanseutvikling i medarbeidersamtaler, men dette følges ikke opp i en systematisk kompetansekartlegging og planlegging for kommunen innenfor undersøkelsesområde. Merknad 3. Kommunen bør utarbeide mål for helse,- miljø- og sikkerhet. Kommunen har utarbeidet en policy og visjoner, og mange kjente til samfunnsdelen i Kommuneplanen, men det bør utarbeides mer konkrete mål for bl.a. ytre miljø iht. Internkontrollforskriftens 5 4. Det kan med fordel rapporteres på måloppnåelse i årsrapporten. 5. Gjennomføring Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter: Varsel ble sendt Formøte ble holdt personer ble intervjuet Sluttmøte ble holdt I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

6 VEDLEGG 1 til rapporten Dokumentunderlag fra kommunen for Fylkesmannens undersøkelse Årsberetning 2011 Årsrapport Etat Teknisk drift Delegasjonsreglement, datert Oganisasjonskart Utdrag av internkontroll Reguleringsplan for utvidelse av småbåthavn i Halsøen, 2009 o Saksframlegg til komite plan - 2. gangs behandling av forslag til reguleringsplan Stjørdal småbåthavn. Sak o Saksframlegg til komite plan - 1. gangs behandling av reguleringsplan for utvidelse av småbåthavna på Halsøen 2009 Saksframlegg til komite plan - reguleringsplan for Skårån boligfelt 2. etappe o Skårån boligfelt 2 etappe reguleringsplan, Tillatelse til tiltak omlegging av VA-anlegg godkjenning av tiltaksplan opprydding i forurenset grunn Sandfærhus 106/28 Stjørdal, Kopi av vedtak om bakkeplanering/deponering av rene masser, Saksfremlegg Komiteplan plansak - 154/1 Eidum Øvre Dispensasjon fra kommunedelplan for skotthyllbane Saksfremlegg Komite plan 45/12 Forli fradeling av grunneiendom til boligformål 226/1 Hembre østre Nydyrking dat Aksel Hågen Hembre Godkjenning av plan for nydyrking dat Jon Magne Bremseth Godkjenning av plan for nydyrking dat Nils Johan Kyllo Tillatelse til bygging av traktorveg dat Bergmyrvegen Nils Kringen

7 VEDLEGG 2 til rapporten Oversikt over hvilke personer fra kommunen som var direkte involvert i revisjonen I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra kommunen under formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon Formøte Intervju Sluttmøte Kari L. Øfsti Org.sjef X Ottar M. Bjerkås Etatsjef Teknisk dr. X X Geir Aspenes Enh.leder Areal X X X Harald H. Bergmann Miljøkonsulent X X X Mette Wanvik Rådgiver Næring X Beate Svarlien Vikar jordbr.kons. X Steinar Risberg Byggesak X Anniken Hastadklev Fagansv. Byggesak X Kjell Fosse Rådmann X X Gry Kvernrød Areal planl. X Stian Almestad Landbruk X Fra Fylkesmannen deltok Svein Karlsen (Miljøverndirektør), John Haugen (rådgiver) og Morten Johnsrud (overing.).