KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 16. NOVEMBER 2011 KL I FORMANNSKAPSSALEN, RÅDHUSET I SANDNES

Transkript

1 PROTOKOLL FRA MØTET 16. NOVEMBER 2011 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 16. NOVEMBER 2011 KL I FORMANNSKAPSSALEN, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 47/11 Kort gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområde/plan for videre gjennomgang 48/11 Ny plan for forvaltningsrevisjon - framdriftsplan 49/11 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Arbeidsgiverrollen" 50/11 Bestilling av nye forvaltningsrevisjonsprosjekter for levering i /11 Forslag til møteplan for /11 Kontrollutvalgets årsplan for /11 Statusoversikt november /11 Selskapskontroll i Nordjæren Bompengeselskap AS; rapport EVENTUELT REFERAT-/MELDINGSSAKER 17/11 Bedre byggesaksbehandling - status og fremdrift pr /11 Notat fra advokat Rune Kanne - Redegjørelse for hvilke dokumenter som skal oversendes fylkesmannen i klagesak 19/11 Skatteinngangen for oktober /11 Vedr. Rapport etter undersøkelse av Sandnes Læringssenter Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 8. november 2011 Sveinung Skjørestad Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: Møtedato: 16. november 2011 Utvalgssaksnr.: 47/11-54/11 Innkalt: Sveinung Skjørestad Arne Oftedal Carina Mossin Steinar Ims Karen Margrethe Mjelde Forfall: Carina Mossin Varamedlem Gorm Elias Hognestad møtte. Andre. Fagansvarlig regnskapsrevisjon Tove Gunn Moen, Rogaland Revisjon IKS Forvaltningsrevisor Rune Eskeland, Rogaland Revisjon IKS Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Innkallingen ble godkjent uten merknader. 47/11 Kort gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområde/plan for videre gjennomgang Daglig leder i Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tove Gunn Moen fra Rogaland Revisjon IKS orienterte. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar orienteringer fra sekretariat og revisor til etterretning. Kontrollutvalget ber sekretariatet om sette opp gjennomgang av de ulike områdene på møtene framover og gjøre nødvendige avtaler med revisor. 48/11 Ny plan for forvaltningsrevisjon - framdriftsplan Kontrollutvalget vedtok at fagforeningene også inviteres til å komme med innspill til planen. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne tilføyelsen. Kontrollutvalget vil behandle saken om ny Plan på forvaltningsrevisjon på følgende måte: januar 2012:Gjennomgang av materiale man ønsker å videreformidle til politiske gruppeledere for å gi bakgrunnsinformasjon for utvelgelse av prosjekter. februar 2012: Invitasjon til politiske gruppeledere, enten til et møte med utvalget eller forespørsel om et møte forut for et bystyremøte mars 2012: Administrasjonen inviteres til å legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget mai 2012: Fagforeningene inviteres til å komme med forslag til prosjekter juni 2012: Revisor kommer med forslag til prosjekter. Kontrollutvalget foretar en første vurdering av og prioritering av de enkelte prosjekter

3 august 2012: Kontrollutvalget fortar endelig prioritering av prosjekter som foreslås prioritert i planen oktober 2012: Utkast til plan for forvaltningsrevisjon leggs fram for utvalget november 2012: Plan for forvaltningsrevisjon vedtas av kontrollutvalget og videresendes bystyret for sluttbehandling 49/11 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten "Arbeidsgiverrollen" Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes tar administrasjonens tilbakemeling på oppfølging av rapporten Arbeidsgiverrrollen til etterretning. Tilbakemeldingen videresendes bystyret til orientering. 50/11 Bestilling av nye forvaltningsrevisjonsprosjekter for levering i 2012 Kontrollutvalget bestemte seg for å sette opp saken på ny til neste møte, der en tar stilling til bestilling av 2 ytterligere prosjektmandater. Det ble foreslått å bestille utkast til prosjektmandat på Anskaffelser til neste møte. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes ber revisor om å legge fram mandatforslag på følgende prosjekt til neste møte: *Anskaffelser Prosjektet er tenkt gjennomført for budsjettmidler i /11 Forslag til møteplan for 2012 Kontrollutvalget ønsker utredet om det er mulig å bytte møtedag til fredag i stedet for onsdag. Møteplanen vedtas inntil videre slik den foreligger. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes vedtar følgende møteplan for 2012: MØTE TIDSPUNKT Onsdag 25. januar Kl. 08:30 Onsdag 29.februar Kl. 08:30 Onsdag 28. mars Kl. 08:30 Onsdag 18. april Kl. 08:30 Onsdag 9. mai Kl. 08:30 Onsdag 13. juni Kl. 08:30 Onsdag 29. august Kl. 08:30 Onsdag 10. oktober Kl. 08:30 Onsdag 14. november Kl. 08:30 Onsdag 12. desember Kl. 08:30

4 52/11 Kontrollutvalgets årsplan for 2012 Kontrollutvalget ønsker i tillegg å lage en plan der ledere fra de enkelte tjenesteområdene i kommunen, kommunale foretak og kommunale selskaper inviteres til utvalget for å orientere om sin virksomhet. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslaget til årsplan for 2012 for kontrollutvalget i Sandnes, med de endringer som kom fra i møtet. 53/11 Statusoversikt november 2011 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. november 2011 til orientering. 54/11 Selskapskontroll i Nord-Jæren Bompengeselskap AS; Rapport Forvaltningsrevisor Rune Eskeland fra Rogaland Revisjon IKS orienterte om rapporten. Kontrollutvalget foreslo følgende nytt tilleggspunkt: Bystyret ber om at selskapet sørger for at det innhentes nye anbud for alle vare- og tjenestekjøp der dette er aktuelt; herunder driftsavtale, bankavtale og avtale med daglig leder. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med dette tilleggspunktet. Bystyret i Sandnes tar den framlagte rapporten fra Selskapskontroll i Nord-Jæren Bompengeselskap AS til etterretning. Bystyret ber om at selskapet sørger for at det innhentes nye anbud for alle vare- og tjenestekjøp der dette er aktuelt; herunder driftsavtale, bankavtale og avtale med daglig leder. Bystyret ber selskapet om å påse at kjønnsrepresentasjonen i styret er i tråd med gjeldende lovkrav. Rapporten oversendes eierkommunene, styre og generalforsamling for videre oppfølging. Det gis tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan rapporten er fulgt opp innen 1. juni REFERAT-/MELDINGSSAKER 17/11 Bedre byggesaksbehandling - status og fremdrift pr /11 Notat fra advokat Rune Kanne - Redegjørelse for hvilke dokumenter som skal oversendes fylkesmannen i klagesak 19/11 Skatteinngangen for oktober 2011 Kontrollutvalget tok disse meldingssakene til orientering.

5 20/11 Vedr. rapport etter undersøkelse av Sandnes Læringssenter Kontrollutvalget ber om at Rogaland Revisjon på neste møte presenterer den gjennomførte rapporten for utvalget sett opp mot brev av 4. november 2011 m/vedlegg. EVENTUELT Karen Margrethe Mjelde tok opp sak vedr. kommunens beredskap spesielt knyttet til pågående klimaendringer. Har kommunene i sine planer tatt hensyn til forhold knyttet til muligheter for ras/utgliding, også sett opp mot rådende grunnforhold i Sandnes? Hvilke planer og oversikter finnes innenfor dette området? Kontrollutvalget besluttet enstemmig å invitere administrasjonen for å orientere om dette området på møtet i februar Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 KORT GJENNOMGANG AV KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDE/PLAN FOR VIDERE GJENNOMGANG Bakgrunn: For flere av medlemmene i kontrollutvalget vil rollen som kontrollutvalgsmedlem være ny og ukjent. Sekretariatet vil derfor på dette møtet ha en kort gjennomgang av kontrollutvalgets viktigste oppgaver og arbeidsområde. I tillegg vil revisor ha en kort gjennomgang av hvem de er og hva de jobber med. Det inviteres til dialog med medlemmene ved disse gjennomgangene. Saksutredning: Erfaringer fra forrige periode viste at det ikke er gunstig med alt for mye informasjon på en gang. Det legges derfor opp til å ha litt informasjon om kontrollutvalgets oppgaver på alle møtene framover. I tillegg kan en komme tilbake til områder som kontrollutvalget måtte ønske å ha en ny gjennomgang av om ca. ett år. Det foreslås at man går gjennom ett tema på hvert møte framover knyttet til: 1. Hva er og hvordan gjennomføres forvaltningsrevisjon v/revisor 2. Kommunale regnskap hvor finnes den viktigste informasjonen? v/revisor 3. Hva er og hvordan gjennomføres selskapskontroll v/revisor 4. Habilitetsbestemmelser v/sekretariatet 5. Ny gjennomgang av kontrollutvalgets ansvar og oppgaver etter ca. ett år spesielle tema velges i samarbeid med utvalget. Det arrangeres også årlige konferanser for medlemmer i kontrollutvalg. Lokalt arrangeres årlig en høstkonferanse i okt/nov på Sandnes, der alle kontrollutvalg i Rogaland blir invitert. Denne arrangeres noe seinere i år, den 8. desember. I tillegg arrangeres det årlig 2 store konferanser for kontrollutvalgsmedlemmene. I månedsskiftet januar/februar arrangerte Norges KommuneRevisorForbund (NKRF) sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen. Dette er en stor konferanse med over 500 deltakere fra hele landet, der både revisorer, kontrollutvalgsmedlemmer og sekretariater er med.. I tillegg arrangerer Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) årlig en konferanse i juni, denne skal i år holdes i Trondheim. Denne konferansen er for kontrollutvalgsmedlemmer og sekretariatene, og er mindre og litt rimeligere enn NKRF,s konferanse. Sandnes kontrollutvalg er også medlem av denne organisasjonen, og har stemmerett på forbundets årsmøte. Forrige kontrollutvalg gjennomførte en evalueringsrunde på siste møte. Oppsummering fra denne evalueringen er lagt ved. 2

7 Forslag til Kontrollutvalget tar orienteringer fra sekretariat og revisor til etterretning. Kontrollutvalget ber sekretariatet om sette opp gjennomgang av de ulike områdene på møtene framover og gjøre nødvendige avtaler med revisor. SANDNES, Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Oppsummert evaluering fra forrige periode 3

8

9

10

11

12 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 146 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - FRAMDRIFTSPLAN Bakgrunn: Forskriften 1 pålegger kontrollutvalget at det minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av bystyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. En slik analyse er bestilt av tidligere kontrollutvalg, og vil foreligge på nyåret. Analysen er bestilt fra revisor. Saksutredning: Det er viktig for kontrollutvalget å få innspill til aktuelle prosjekter som til slutt skal prioriteres i planen, både fra kommuneadministrasjonen, fra sentrale politikere og evt. andre som kontrollutvalget ønsker å invitere. Det bør derfor utarbeides en plan for når kontrollutvalget ønsker å invitere disse inn til møte med utvalget, der de blir bedt om å komme med innspill til prosjekter som etter deres syn kan være aktuelle. Kontrollutvalget vil så se disse innspillene opp mot den overordnede analysen. På bakgrunn av analysen og mottatte innspill vil så kontrollutvalget til slutt prioritere hvilke prosjekter en ønsker å gjennomføre i den kommende perioden. De foreslåtte prosjektene skal vurderes ut fra risiko og vesentlighetsvurderinger. Det foreslås at kontrollutvalget diskuterer en framdriftsplan for hvordan denne prosessen skal skje. Det innebærer: Ta stilling til hvordan en skal gjennomføre dialogen med politikerne Ta stilling til gjennomføring av dialog med kommuneadministrasjonen Ta stilling til om andre, for eksempel fagforeningene, skal inviteres til innspill Tidspunkt for kontrollutvalgets endelige prioriteringer Vedta planen(frist innen utgangen av 2012) Oversendelse av planen til bystyret Det har vært vanlig å invitere politiske gruppeledere til ett av kontrollutvalgets møter, og administrasjonen til et annet. I forrige periode valgte kontrollutvalget i Sandnes å be om innspill til planen fra politiske gruppeledere ved å invitere disse til et eget møte i forkant av et bystyremøte. Administrasjonen har vært inviteres til et ordinært møte i kontrollutvalget, og det foreslås å benytte denne framgangsmåten også denne gangen. 11 Forskrift om kontrollutvalg 10 4

13 Kontrollutvalget valgte forrige gang å også invitere fagforeningen til å komme med innspill. Dette har ikke vært gjort i andre kommuner, men ble sett positivt på fagforeningene i Sandnes. Det er opp til kontrollutvalget om man vil videreføre denne praksisen. Til slutt vil det også komme innspill til prosjekter fra revisor og evt. fra sekretariatet. Kontrollutvalget bør sette opp en plan for hvordan en ønsker å behandle denne saken. Det er selvsagt opp til kontrollutvalget å evt. endre på den foreslåtte framdriftsplanen. Det kan også oppstå uforutsette endringer underveis som gjør at framdriften vil fravike noe fra planen. Dersom kontrollutvalget ønsker å videreføre møte med fagforeningene må dette legges inn i planen. Det kan evt. foregå samtidig med møte med politiske gruppeledere eller møte med administrasjonen. Forslag til Kontrollutvalget vil behandle saken om ny Plan på forvaltningsrevisjon på følgende måte: januar 2012:Gjennomgang av materiale man ønsker å videreformidle til politiske gruppeledere for å gi bakgrunnsinformasjon for utvelgelse av prosjekter. februar 2012: Invitasjon til politiske gruppeledere, enten til et møte med utvalget eller forespørsel om å være til stede på et møte i kommunalutvalget mars 2012: Administrasjonen inviteres til å legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget mai 2012: Revisor inviteres til å komme med forslag til prosjekter juni 2012: Kontrollutvalget foretar en første vurdering av og prioritering av de enkelte prosjekter august 2012: Kontrollutvalget fortar endelig prioritering av prosjekter som foreslås prioritert i planen oktober 2012: Utkast til plan for forvaltningsrevisjon leggs fram for utvalget november 2012: Plan for forvaltningsrevisjon vedtas av kontrollutvalget og videresendes bystyret for sluttbehandling SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder 5

14 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Arbeidsgiverrollen Bakgrunn: Bystyret i Sandnes behandlet den16. november 2010 denne rapporten. Det ble da fattet følgende vedtak: 1. Bystyret i Sandnes tar den fremlagte forvaltningsrevisjonsrapporten Attraktiv arbeidsgiver til etterretning. 2. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. 3. Tilbakemelding på hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp gis til kontrollutvalget innen 1. juni Revisor kom med bakgrunn i rapportens funn med følgende anbefalinger overfor kommunen: 1. Kommunen bør forsøke å få en samlet oversikt over hvor de som slutter, forsvinner hen. 2. Kommunen bør vurdere hvordan teknisk sektors behov for arbeidskraft kan løses gjennom planlagte rekrutteringstiltak. 3. Kommunen bør vurdere muligheter for å sikre mer pålitelige tall i BaRM mht. hvor mange seniorer som står videre i arbeid. 4. Kommunen bør sikre en bedre oppfølging av egne undersøkelser. 5. Kommunen bør sikre at alle ansatte får årlig tilbud om medarbeiderundersøkelse, slik målet er. Saksutredning: Sandnes kommune har gitt tilbakemelding til kontrollutvalget i notat av , se vedlegg. Kort oppsummert gir kommunen følgende tilbakemelding til de enkelte punktene. 1. Dette vil iflg. rådmannen kreve en vesentlig økonomisk investering som rådmannen velger å ikke prioritere på nåværende tidspunkt ut fra den økonomiske situasjonen kommunen befinner seg i. 2. Gjennom omstillingsprosjektet Bedre byggesaksbehandling ser kommunen for seg å øke attraktiviteten hos byggesak som arbeidssted. Innenfor byplan er det engasjert ekstern konsulent for å gjennomgå arbeidsform og arbeidssituasjon. I kommunal-teknikk har det vært generasjonsskifte, samtidig som det gjennomføres omstillings-prosjekt da også enheten Park og Idrett nå inngår sammen med kommunalteknikk i den nye enheten Bymiljø og Idrett. Det er lagt til rette for masterstudenter og man deltar på utdanningsmesser ved UiS. Videre rekrutteringstiltak her avventes til ny leder har tiltrådt. 3. Dersom dette skal kunne endres, må eksisterende dataverktøy endres og/eller utbedres. Som nevnt under pkt. 1 har man valgt å ikke prioritere dette på nåværende tidspunkt. 6

15 4. Rådmannen er enig i at undersøkelser som igangsettes må følges skikkelig opp. Det er derfor bestemt å gå over til å gjennomføre medarbeiderundersøkelser 2. hvert år, slik at det blir bedre tid til å foreta justeringer og gå gjennom tilbakemeldingene, iverksette tiltak og foreta justeringer. 5. Alle ansatte skal gis tilbud om medarbeidersamtale. Siste tilbekemelding fra enhetene er at praksis og gjennomføring av dette nå skal være i tråd med gjeldende retningslinjer. I tillegg er det satt i gang prosess med innføring av nytt konsept for medarbeidersamtale som skal bidra til å sikre at slike samtaler gjennomføres. For utfyllende tilbakemelding under det enkelte punkt vises til vedlegget. Kontrollutvalget har i henhold til forskriften ansvar for å se til at vedtatte anbefalinger overfor kommunen følges opp. Det betyr ikke nødvendigvis at alle forslag skal gjennomføres, men at alle forslag skal vurderes og kommenteres, også hvorfor de eventuelt ikke gjennomføres. Etter sekretariatets syn er det gitt tilfredsstillende tilbakemelding på alle vedtatte anbefalinger i rapporten. Tilbakemeldingen oversendes bystyret til orientering. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes tar administrasjonens tilbakemeling på oppfølging av rapporten Arbeidsgiverrrollen til etterretning. Tilbakemeldingen videresendes bystyret til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Notat av

16

17

18

19

20

21 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 BESTILLING AV NYE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER FOR LEVERING I 2012 Bakgrunn: Kommuneloven pålegger kontrollutvalget å påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 2 Kontrollutvalget i Sandnes har i sitt budsjett et anslag på 1550 timer til disposisjon til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for Deler av dette er bundet opp i overordnet analyse samt ett prosjekt som tidligere er bestilt, men utsatt til 2012 (Integrering/opplæring av fremmedspråklige). Utvalget har likevel til disposisjon ca timer til dette formålet på budsjett for 2012, slik at kan bestilles 3-4 prosjekter. Prosessen med utarbeiding av ny plan starter på nyåret, slik at kontrollutvalget må forholde seg til sist vedtatte Plan for forvaltningsrevisjon, som varer fram til ny plan er vedtatt av bystyret. Denne planen skal foreligge senest Saksutredning: I oppdatert Plan for forvaltningsrevisjon er disse prosjektene prioritert for den gjenstående del av perioden (alfabetisk, uprioritert): Anskaffelser (innkjøp) Bør ha jevnlig fokus slik at et oppfølgingsprosjekt bør prioriteres i Tidligere rapporter levert i 2004 og Generelt er dette et høyrisikoområde Praksis med hensyn til komplisert lovverk krever jevnlig gjennomganger. Areal- og energiøkonomisering i kommunale bygg Administrasjon og tjenestestedene er spredt på mange bygg. Arealeffektivisering og ENØK er nødvendig for å redusere byggdriftsutgiftene over tid. Hvordan følges dette opp av kommunen? Ressurskrevende brukere Ordning knyttet til statlig tilskudd, Dette er et svært ressurskrevende område i Levekår (ressurskr. brukere). Kan oppgavene løses på andre måter? Hvordan disponere ressursene best mulig ift. de tjenestene som man er pliktig til å yte? Selvkost Prising av tjenester. Overholdes selvkostreglene, betaler innbyggerne rett pris? Serviceerklæringer Serviceerklæringer og servicetorg bruk og erfaringer. Problemstillinger knyttet til kvalitet på tjenestene hvem vurderer dette, og hvordan blir det vurdert? Dersom det finnes lovfestede rettigheter på kvalitet, hva må til for å oppfylle disse? Styringssystemer for pengeflyten. Aktuelle tema kan være: Gir styringssystemet en sikker pengeflyt? Gir styringssystemet en effektiv betalingsflyt? Sikrer styringssystemet for pengeflyt at kommunen oppnår sine vedtatte mål? 2 Kommunelovens

22 Dersom spesielle situasjoner skulle oppstå har kontrollutvalget også anledning til å fravike den vedtatte planen. Kontrollutvalget utfordres til å diskutere de områdene man synes er mest aktuelle, og å tenke gjennom om det er andre problemstillinger man også ønsker å se nærmere på. Det bør foretas bestilling før nyttår, men saken kan også modnes fram til neste møte dersom kontrollutvalget ønsker det. Når kontrollutvalget har bestemt hvilket område man ønsker å se nærmere på, vil revisor legge fram et forslag til hvordan man kan løse oppgaven til neste møte, gjennom et utkast til prosjektmandat. Kontrollutvalget tar da stilling til om man støtter de forslagene som kommer fra revisor, eller om man ønsker å legge til andre problemstillinger eller ta bort noen av de foreslåtte problemstillingene. Saken legges fram uten forslag til hvilke prosjekter som bør prioriteres. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes ber revisor om å legge fram mandatforslag på følgende prosjekt(er) til neste møte: * * * Prosjektene er tenkt gjennomført for budsjettmidler i SANDNES, 01.nov Wencke S. Olsen Daglig leder 9

23 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 FORSLAG TIL MØTEPLAN FOR 2012 Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes har sine møter onsdag kl Det foreslås å beholde samme møtedag for Kontrollutvalget bestemmer selv om det er ønskelig å forandre tidspuntket. Saksutredning: Med utgangspunkt i tidligere møtefrekvens er det satt opp forslag til møteplan for kontrollutvalget for Kontrollutvalget har tidligere hatt 10 møter pr. år. Møteplanen inneholder 10 møter, men oppsatte møter kan avlyses dersom det ikke er saker, samtidig som også ekstramøter kan avholdes om det blir behov for det. På møtet i april behandler alltid kontrollutvalget kommunens årsmelding og regnskap. Ifølge forskriften kan ikke formannskapet fatte vedtak i denne saken før den er behandlet i kontrollutvalget. Hvilken dato som er avsatt til formannskapets behandling av årsregnskapet våren 2012 er ennå usikkert. Det gjøres derfor oppmerksom på at dato for aprilmøtet kan måtte endres alt etter hvilken dato som blir fastsatt for formannskapets behandling av årsregnskapet. Dette vil det i så fall bli gitt beskjed om så snart det er kjent. Alle møtene holdes i formannskapssalen, så sant ikke spesielle forhold oppstår. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes vedtar følgende møteplan for 2012: MØTE TIDSPUNKT Onsdag 25. januar Kl. 08:30 Onsdag 29.februar Kl. 08:30 Onsdag 28. mars Kl. 08:30 Onsdag 18. april Kl. 08:30 Onsdag 9. mai Kl. 08:30 Onsdag 13. juni Kl. 08:30 Onsdag 29. august Kl. 08:30 Onsdag 10. oktober Kl. 08:30 Onsdag 14. november Kl. 08:30 Onsdag 12. desember Kl. 08:30 Sandnes, Wencke S. Olsen daglig leder 10

24 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 146 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2012 Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes utarbeider årlig en plan for sitt arbeid i det kommende året. Planen bygger på kontrollutvalgets oppgaver i henhold til Kommunelovens 77 samt forskrift om kontrollutvalg. I tillegg bygger den på Plan for selskapskontroll og Plan for forvaltningsrevisjon som er vedtatt av bystyret. Saksutredning: Sekretariatet innarbeider evt. endringsforslag som måtte komme fram i forslaget til årsplan før den videresendes. Kontrollutvalget rapporter til bystyret. Planen videresendes derfor til bystyret. Det vises for øvrig til vedlagte planforslag. Forslag til Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslaget til årsplan for 2012 for kontrollutvalget i Sandnes. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Utkast til årsplan for

25 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 STATUSOVERSIKT NOVEMBER 2011 Bakgrunn: Sekretariatet legger til hvert møte fram en oppdatert oversikt for kontrollutvalget over status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, undersøkelser m.m., se vedlegg. Saksutredning: Første del av oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Videre følger en oversikt over prosjekter som er behandlet i kontrollutvalget, men ennå ikke lagt fram for bystyret. Det er også tatt med en oversikt over øvrige saker. Vedlegget inneholder videre oversikt over når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. Siste del av oversikten inneholder en fullstendig oversikt over prosjekter i forrige valgperiode. Den vil fra erstattes med en oversikt fra inneværende periode Til dette møtet foreligger sak ang. oppfølging av den tidligere rapporten Arbeidsgiverkontroll til behandling. Forslag til Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. november 2011 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Statusoversikt 12

26

27

28 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes /2011 SELSKAPSKONTROLL I NORD-JÆREN BOMPENGESELSKAP AS; RAPPORT Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes bestilte denne selskapskontrollen høsten Selskapet var prioritert for kontroll i Sandnes kommunes Plan for selskapskontroll for perioden. Selskapskontrollen gjennomføres i samarbeid med øvrige eiere, der utgiftene er fordelt etter eierdel i selskapet. En selskapskontroll består av to deler. Den obligatoriske delen knytter seg i liten grad til kontroll av selve selskapet, men skal være en undersøkelse av i hvilken grad kommunen utøver kontroll med selskapet i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse - med andre ord hvordan kommunen utøver sin eierstyring. En selskapskontroll kan også bestå av en frivillig forvaltningsrevisjon, som er en vurdering av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra vedtak og forutsetninger. Formålet med prosjektet har vært å gjennomføre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i Nord-Jæren Bompengeselskaps AS (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Ut fra dette formålet vedtok kontrollvalget å se nærmere på følgende forhold: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan er driften av bomstasjoner lagt opp? Hvilke forbedringer kan eventuelt gjennomføres i anførte forhold? Hvordan følgjer selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Saksutredning: Sekretariatet har fått oversendt den ferdigstilte rapporten for framlegging i kontrollutvalgene i eierkommunene før videresending til eiernes by- og kommunestyrer. Revisor har ved utarbeiding av rapporten benyttet informasjon fra styret og daglig leder, samt åpne kilder som foretaksregisteret mv. Det er også mottatt informasjon fra eierrepresentanter og kommuneadministrasjonene. Revisor har også vurdert utøving av eierrollen i kommunene opp mot KS Eierforum sine anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper. I rapportens vedleggsdel finnes en samlet oversikt over metoder/kilder og vurderingskriterier. Rapporten har ikke avdekket forhold som tilsier at styret ikke har sørget for en forsvarlig forvaltning av selskapet. Styringen av selskapet ser ut til å være i tråd med lovregler, stortingsvedtak, vedtekter og bompengeavtalen. Revisor har heller ikke noe å utsette på driften av bomstasjonene. Selskapet har pr. i dag lave innkrevingskostnader pr. passering sammenlignet med andre bompengeselskaper. Revisor nevner også at selskapets finansforvaltning er i tråd med krav i bompengeavtalen, der det kun er tillatt med antatt sikre plasseringer. 13

29 Revisor har også vurdert hvordan selskapet har opptrådt i forhold til Lov om offentlige anskaffelser. Gjeldende driftsavtaler er gjennomført i tråd med lovverket. Nye anbudsrunder burde etter revisors vurdering vært vurdert i de senere år, men selskapet har valgt å avvente nye anbudsrunder til det er klargjort om driften skal fortsette. Revisor har heller ingen merknader til selskapets rutiner for praktisering av lovreglene knyttet til offentlighet. Når det gjelder etikk, arbeidsmiljø og miljøvern, bemerker revisor at selskapet har ingen ansatte. En vurdering av arbeidsmiljø er derfor ikke aktuelt. Det er ikke utarbeidet etiske retningslinjer. Selv om selskapet ikke har noen ansatte, bør det utarbeides etiske retningslinjer som daglig leder (innleid) og styret må forholde seg til. For miljøvern er det ikke spesielle forhold som kan trekkes fram. Det bemerkes at styret ikke har utarbeidet styreinstruks, noe som generelt anbefales for alle selskaper. Styret har heller ikke foretatt skriftlig egenvurdering. I tillegg er ikke alle (3 av 6 mangler) styremedlemmene registrert i styrevervregisteret. Ifølge revisor utfører generalforsamlingen sin myndighet i tråd med lovregler og vedtekter. Alle eierkommunene har utarbeidet fullstendige eierskapsmeldinger, selv om disse i enkelte av kommunene burde vært oppdatert. Når det gjelder behov for utarbeidelse av spesifikk eierstrategi for selskapet, bemerker revisor at det i tette tilfellet muligens kan være unødvendig. Revisor bemerker til slutt at enkelte av medlemmene i generalforsamlingen også sitter i styret, og at kommunene ikke har benyttet egen valgkomité for utnevnelse av styremedlemmer til selskapet. Det er heller ikke formelt foretatt habilitets- og kompetansevurdering av eierkommunenes styremedlemmer. Styret består av to kvinner og 4 menn, og dette er ikke i tråd med Kommunelovens regler om kjønnsrepresentasjon. Ifølge lovreglene skal et styre som består av 6 personer bestå av tre fra hvert kjønn. Revisor kommer til slutt med følgende anbefalinger til eierne og til selskapet: Anbefalinger som gjelder eierstrategi og eierstyring Kommunene kan vurdere nærmere om det skal utarbeides eierstrategier for selskapet. Sola, Randaberg og Klepp bør vurdere nærmere om det er behov for å oppdatere eierskapsmeldingene. Kommunene bør overfor folkevalgte eierrepresentanter sørge for obligatorisk opplæring og informasjon om eierstyring. Kommunene bør ved neste styreutnevnelse påse at kjønnsrepresentasjonen er i samsvar med lovkravene. Anbefalinger som gjelder habilitetsforhold mv. Kommunene bør sørge for at det ikke er samme personer som sitter i styret for selskapet og representerer eierne i eierorganet. På generelt grunnlag bør det vurderes bruk av valgkomité hvor også en formell vurdering av habilitet og kompetanse inngår. Det understrekes her at vi ikke har noe spesielt å påpeke til styrets forvaltning av selskapet. Vi kan i denne forbindelse ellers vise til de nye habilitetsreglene som trer i kraft Anbefalinger som gjelder selskapet Selskapet bør vurdere nærmere om de skal gå ut med nye anbudsrunder for tjenestekjøp. Styret bør utarbeide en styreinstruks. Styret bør også foreta en skriftlig egenvurdering. Alle styremedlemmer bør sørge for å registrere seg i KS sitt styrevervregister. Selskapet bør utarbeide etiske retningslinjer. Det er gitt uttale til rapporten fra daglig leder i selskapet og fra Stavanger kommunes eierrepresentant. Det er ikke mottatt uttalelser fra andre eierrepresentanter. Daglig leder har ingen spesielle merknader til rapporten, og poengterer at anbefalingene som gjelder selskapet vil bli fulgt opp i tiden framover. 14

30 De fleste av revisors merknader knytter seg til anbefalinger til selskapet, bortsett fra merknaden ang. kjønnsrepresentasjon, som er et brudd med gjeldende lov. I tråd med forskriften innstiller kontrollutvalget direkte til bystyret i denne saken. Det er derfor kontrollutvalgets saksutredning og forslag til vedtak som skal legges fram for bystyret. Forslag til Bystyret i Sandnes tar den framlagte rapporten fra Selskapskontroll i Nord-Jæren Bompengeselskap AS til etterretning. Bystyret ber selskapet om å påse at kjønnsrepresentasjonen i styret er i tråd med gjeldende lovkrav. Rapporten oversendes eierkommunene, styre og generalforsamling for videre oppfølging. Det gis tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan rapporten er fulgt opp innen 1. juni SANDNES, 27/ Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll 15