KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I STRAND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Strand Møtenr.: 5/2015 Møtedato: Utvalgssaksnr.: 27/15-33/15 Disse møtte: Edvard K. Tungland Ellen Karender Grim Lura Hogne Fjellanger Forfall / varamedlemmer: Åge Gjørøy meldte forfall, ingen vara kunne stille. Hogne Fjellanger kom kl.16:30. Andre tilstede: Økonomisjef Hanne Karin Fjelde Krog, Strand kommune Oppdragsleder fra Rogaland Revisjon IKS, Tore Kristensen Rådgiver fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, Per Kåre Vatland Konsulent fra Rogaland kontrollutvalgssekretariat, Leni Tande Saker til behandling Side 27/15 15/ /15 13/ /15 13/ Gjennomgang om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver Utarbeiding av nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Statusoversikt kontrollutvalgets prosjekter pr. november /15 13/ Kontrollutvalgets årsplan /15 13/ Forslag til møteplan /15 13/ Orientering om overordnet revisjonsstrategi for /15 15/ Elektroniske sakspapirer 5 Referat-/meldingssaker 1/15 15/ Høstkonferansen Invitasjon 2/15 15/ NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2016 Eventuelt

2 Innkallingen ble godkjent uten merknader. 27/15 Gjennomgang om kontrollutvalgets ansvar og oppgaver Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til orientering Kontrollutvalget i Strand ber sekretariatet gjøre nødvendige avtaler med revisor. Sekretariatet orienterte. Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til orientering Kontrollutvalget i Strand ber sekretariatet gjøre nødvendige avtaler med revisor. 28/15 Utarbeiding av nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget planlegger å behandle utarbeiding av ny Plan for forvaltnings-revisjon på følgende måte: Februar 2016: Gjennomgang av materiale man ønsker å videreformidle til politiske gruppeledere/hovedutvalgslederne for å gi bakgrunnsinformasjon for utvelgelse av prosjekter. Mars/april 2016: Invitasjon til politiske gruppeledere og hovedutvalgsledere til et møte med kontrollutvalget i forkant av et kommunestyremøte. Juni 2016 Administrasjonen, og evt. revisor og sekretariat inviteres til å legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget. September 2016: Kontrollutvalget foretar endelig prioritering av prosjekter som foreslås prioritert i planen. November 2016: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vedtas av kontrollutvalget og videresendes kommunestyret for sluttbehandling.

3 Kontrollutvalget foreslo å legge til selskapskontroll i vedtakets første setning. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med endringer gjort i møte. Kontrollutvalget planlegger å behandle utarbeiding av ny Plan for forvaltnings-revisjon og selskapskontroll på følgende måte: Februar 2016: Gjennomgang av materiale man ønsker å videreformidle til politiske gruppeledere/hovedutvalgslederne for å gi bakgrunnsinformasjon for utvelgelse av prosjekter. Mars/april 2016: Invitasjon til politiske gruppeledere og hovedutvalgsledere til et møte med kontrollutvalget i forkant av et kommunestyremøte. Juni 2016 Administrasjonen, og evt. revisor og sekretariat inviteres til å legge fram forslag til prosjekter for kontrollutvalget. September 2016: Kontrollutvalget fortar endelig prioritering av prosjekter som foreslås prioritert i planen. November 2016: Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vedtas av kontrollutvalget og videresendes kommunestyret for sluttbehandling. 29/15 Statusoversikt kontrollutvalgets prosjekter pr. november 2015 Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. november til orientering. Kontrollutvalget i Strand tar statusoversikten pr. november til orientering.

4 30/15 Kontrollutvalgets årsplan Kontrollutvalget i Strand vedtar årsplanen Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. 1. Kontrollutvalget i Strand vedtar årsplanen Vedtatt plan oversendes kommunestyret til orientering. 31/15 Forslag til møteplan 2016 Kontrollutvalget i Strand vedtar følgende møteplan for 2016: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Torsdag :15 Torsdag :15 Kan bli endret Torsdag :15 Torsdag :15 Torsdag :15 Torsdag :15 Kontrollutvalget foreslo møtetidspunkt til kl og ønsker mat til møtene. De foreslo følende endringer til møtedato: Dato endres til Dato 16 juni endres til 9.juni Dato endres til 08.09

5 Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med endringer gjort i møtet. Kontrollutvalget i Strand vedtar følgende møteplan for 2016: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Torsdag :00 Torsdag :00 Torsdag :00 Torsdag :00 Torsdag :00 Torsdag :00 32/15 Orientering om overordnet revisjonsstrategi for 2015 Kontrollutvalget i Strand tar overordnet revisjonsstrategi for 2015 til orientering. Revisor orienterte Kontrollutvalget i Strand tar overordnet revisjonsstrategi for 2015 til orientering. 33/15 Elektroniske sakspapirer Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til orientering. Sekretariatet orienterte.

6 Kontrollutvalget i Strand tar gjennomgangen til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 1/15 Høstkonferansen Invitasjon Alle 4 medlemmene som deltok i møtet skal delta på høstkonferansen /15 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2016 EVENTUELT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur