Lier kommune. Politisk sekretariat. INNKALLING TIL MØTE I Styringsgruppe kommunereformen Kl 18:00 på Glitra

Transkript

1 Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Styringsgruppe kommunereformen Kl 18:00 på Glitra

2 SAKSLISTE: Saksnr ST 1/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden ST 2/2015 Orientering om status i arbeidet ST 3/2015 Prosjektplaner ST 4/2015 Notat om felles utredningsarbeid med nabokommuner ST 5/2015 Eventuelt

3 ST1/2015Godkjenningavinnkallingogdagsorden

4 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2015/664 Saksbehandler: Einar Jørstad 2/2015 Styringsgruppe kommunereformen Orientering om status i arbeidet

5 Kommunereformen - møte med Drammen kommune 13. januar :00 Tid: 13.januar 2014 kl Sted: Tilstede: Tema: Lier rådhus Tore Opdal Hansen, Osmund Kaldheim, Helene Justad, Hans-Petter Christensen, Einar Jørstad (ref.) Kommunereformen Møtet ble avholdt etter invitasjon fra ordføreren i Lier. Ordføreren i Drammen gjennomfører for tiden tilsvarende møter med flere kommuner. Innledningsvis ga ordførerne en kort presentasjon av vedtak og status i arbeidet med kommunereformen: Bystyret i Drammen har fattet vedtak om at alle som ønsker sammenslåing med Drammen er velkommen. I Svelvik foreligger intensjonsvedtak om sammenslåing med Drammen og de to kommunene har etablert rammene for en prosess. Bakgrunnen for Drammens vedtak ligger ekspertutvalgets anbefaling og kommunalministerens uttalelser om å legge SSBs definisjon av tettsted til grunn for arbeidet med reformen. Derfor er det naturlig for Drammen å innlede dialog med omkringliggende kommuner. Formannskapet i Lier har vedtatt mandat for arbeidet, som innebærer utredning av fire alternativer: 1. Leir som egen kommune, 2. Lier, Drammen og andre, 3. Lier, Asker og andre, 4. Lier, Røyken og Hurum. Det er iverksatt felles utredning med Asker, Bærum, Lier, Røyken, Hurum og Hole som dekker alternativ 3 og 4. Lier kommune har etablert en egen prosjektorganisasjon med Einar Jørstad som prosjektleder. Felles innkjøp av utredningsbistand Drammen har i fellesskap med Lier, Nedre Eiker og Øvre Eiker gjennomført anbudskonkurranse om utredningsarbeid. Har mottatt 11 tilbud i konkurransen. Avklares i februar hvilket fagmiljø som blir valgt. Den enkelte deltakerkommune kan gjøre avrop på avtalen; mulig samarbeid om utredning avtales særskilt. Drammens perspektiver på reformen Drammen er opptatt av å gå åpent inn i prosessen. Ønsker å bygge en ny og større kommune sammen med andre. Viktig for Drammen at dette oppleves som et felles prosjekt for de deltakende kommuner, som likeverdige aktører. En ny kommune skal ikke være videreføring av Drammen, men noe nytt/annet. Ekspertutvalget har anbefalt størrelse på > dersom kommunene skal få tilført regionale funksjoner innen samferdsel, videregående skoler og evt. ytterligere oppgaver overtatt fra regionalt/nasjonalt nivå. Også statsråden har uttalt at det kan bli aktuelt å gi større kommuner Oslo-

6 Status. Tilstrekkelig kraft til helhetlig og utvidet oppgaveløsning i en ny kommune anses å være et mål. Drammen er opptatt av å se dette i sammenheng med samfunnsutvikling i regionen, der befolkningsvekst og byutvikling står sentralt. Det blir viktig for en eventuell ny kommune å være tett knyttet til Oslo ved gode transportårer, med særlig vekt på kollektivløsninger. Regionen har en fordel, sammenliknet med andre rundt Oslo, når det gjelder mulighet for å ta transportveksten på denne måten. Drammen har ambisjon om å være Østlandets bypunkt nr 2 (etter Oslo), og med tydelig strategi for å være transportmessig knyttet til Oslo. Dette ligger alt i Drammens utviklingsplaner og vil være utgangspunktet også for arbeidet med kommunereformen. Prosesser og framdrift Svelvik har alt fattet intensjonsvedtak om sammenslåing med Drammen. Svelvik har lagt føringer på prosessen, der spesielt politisk forankring i nærmiljøet skal utredes. Svelvik har lagt opp til at endelig beslutning først treffes av det nye kommunestyret etter valget høsten Også aktuelt for Sande med en prosess som innebærer to vedtak, før og etter valget. Sande har foreløpig ikke valgt retning og fattet noe intensjonsvedtak, men saken skal til behandling våren For Drammen er det viktig å legge opp en prosess som innebærer at noen beslutningspunkter ligger fast. Det innebærer at kommuner som er interessert i å gå sammen med Drammen må være rede til å ta beslutningen på et gitt tidspunkt, sånn at alt kan samkjøres i en omstillings/fusjonsprosess. Tidspunktet er foreløpig ikke fastsatt, men vil bli det etter hvert. Drammen håper det blir en tidligst mulig avklaring på hvem som vil være med å danne en ny kommune, slik at arbeidet med politisk og administrativ organisering av en ny kommune skjer en gang. Drammens perspektiv på utredningsarbeidet Drammen setter i gang utredningsarbeid med hovedvekt på demokratidimensjonen, der også lokal kultur og identitet tas inn. Tjenesteproduksjon vil ikke stå veldig sentralt, ettersom kommunen allerede er tilstrekkelig robust på området. Målt etter ekspertutvalgets terskel på innbyggere gjelder dette også for flere omkringliggende kommuner, deriblant Lier. Drammen legger vekt på å utrede demokratiløsning med kommunedelsutvalg/grendeutvalg, som kan sikre politisk forankring i nærmiljøet. Erfaringene i Drammen er gode når det gjelder det å gi oppgaver og ansvar ut til andre aktører, f.eks ved overføring av oppgaver og ansvar til kirkelig fellesråd og idrettsrådet i Drammen. Drammen er også opptatt av å sikre innbyggernes medvirkning, og ønsker å komme i gang med opplegg for innbyggerundersøkelse. Organisering av arbeidet Drammen ser for seg etablering av prosjektorganisasjon som rapporterer til rådmannen (eller rådmennene). Opptatt av å utrede de administrative samkjøringsprosessene parallelt, sånn at alt er klart ved en eventuell beslutning om omstilling. Viktig å ta tidlig grep om omstillingsarbeidet, forberede dette, og få på plass mest mulig for den nye organisasjonen.

7 Drammen er også opptatt av å involvere de folkevalgte bredt i informasjonsarbeidet knyttet til kommunereformen, og lager derfor en egen presentasjon for dette. De folkevalgte kan ta med seg presentasjonen/opplegget ut i møter med innbyggerne. Ref EJ

8 Møtereferat side 1 av 3 Tema: Sted: Mulig felles utredning av kunnskapsgrunnlag for videre arbeid med kommunereformen Røyken rådhus Dato: 1. desember 2014 Til stede: Referent: Rune Kjølstad, ordfører, Røyken kommune Georg Smedhus, rådmann, Røyken og Hurum kommuner Jan Erik Lindøe, kommunalsjef, Røyken og Hurum kommuner Monica Vee Bratlie, ordfører, Hurum kommune Per Berger, ordfører, Hole kommune Sjur Tandberg, varaordfører, Hole kommune Ståle Tangestuen, rådmann, Hole kommune Helene Justad, ordfører, Lier kommune Hans-Petter Christensen, rådmann, Lier kommune Lene Conradi, ordfører, Asker kommune Lars Bjerke, rådmann, Asker kommune Lisbeth Hammer Krog, ordfører, Bærum kommune Erik Kjeldstadli, rådmann, Bærum kommune Bjørn Røed, rådgiver, Bærum kommune 1. Orientering om status i arbeidet med kommunereformen Ordførerne orienterte kort om status i sine kommuners forberedelser til arbeid med kommunereformen. Noen kommuner har vedtak om prosess og utredningstemaer, andre har foreløpig ikke formelle vedtak. For noen av kommunene er det aktuelt å delta i flere ulike utredningssamarbeid knyttet til kommunereformen. 2. Presentasjon av drøftingsgrunnlag for eventuelt utredningssamarbeid Erik Kjeldstadli presenterte hovedpunktene i drøftingsnotat av 20. november fra rådmennene i Asker og Bærum om opplegg for felles utredning om kommunereformen. 3. Drøfting og konklusjoner Deltakerne konkluderte med at hver enkelt kommune utarbeider politisk sak om mulig felles utredning av kunnskapsgrunnlag for vider arbeid med kommunereformen. Eventuelt felles

9 Møtereferat side 2 av 3 utredningsarbeid baseres på drøftingsnotat av 20. november fra rådmennene i Asker og Bærum om opplegg for felles utredning om kommunereformen, med følgende tillegg/presiseringer: a) Lokal identitet og kultur tilføyes som utredningstema b) Utredningsrapporten organiseres slik at den kan brukes som vurderingsgrunnlag for mulighetsrom for alle deltakerkommuner samlet, og for grupperinger av kommuner (ikke bestemte, navngitte kommuner) i størrelsesorden innbyggere. Konklusjoner: 1. Hver enkelt kommune utarbeider politisk sak om mulig felles utredning av kunnskapsgrunnlag for vider arbeid med kommunereformen. Eventuelt felles utredningsarbeid baseres på drøftingsnotat av 20. november fra rådmennene i Asker og Bærum om opplegg for felles utredning om kommunereformen, med følgende tillegg/presiseringer: a) Lokal identitet og kultur tilføyes som utredningstema b) Utredningsrapporten organiseres slik at den kan brukes som vurderingsgrunnlag for mulighetsrom for alle deltakerkommuner samlet, og for grupperinger av kommuner (ikke bestemte, navngitte kommuner) i størrelsesorden innbyggere. 2. Utredningsoppdraget skal skaffe kunnskapsgrunnlag for kommunenes egne vurderinger og beslutninger, ikke gi råd om valg av løsning eller trekke konklusjoner. Utredningsrapporten organiseres slik at den kan brukes som vurderingsgrunnlag for mulighetsrom for alle deltakerkommuner samlet, og for grupperinger av kommuner (ikke bestemte, navngitte kommuner) i størrelsesorden innbyggere. 3. Med bakgrunn i innholdet i dette notatet utarbeides det konkurransegrunnlag for eksternt felles utredningsoppdrag for kommunene Asker, Bærum, Røyken, Hurum, Lier og Hole. Lokal identitet og kultur tilføyes som utredningstema. 4. Det opprettes en felles styringsgruppe som består av ordførerne i de samarbeidende kommunene. 5. Det utlyses et samlet utredningsoppdrag for hele utredningsarbeidet, uten mulighet til å dele oppdraget på flere tilbydere. 6. Det opprettes en administrativ koordineringsgruppe bestående av rådmennene i de samarbeidende kommunene.

10 Møtereferat side 3 av 3 7. Den administrative arbeidsgruppen gis fullmakt til å gjennomføre anskaffelse og inngå kontrakt for felles utredningsoppdrag. 8. Det fastsettes følgende milepæler for felles utredningsarbeid: : Konkurransegrunnlag utarbeidet og konkurranse utlyst : Oppstart utredningsarbeid : Endelig rapport fremlagt 9. Det planlegges for møter i styringsgruppens på følgende tidspunkter Mandag 9. februar 2015 kl i Røyken rådhus Mandag 11. mai 2015 kl. 9 11, Asker rådhus Mandag 22. juni 2015 kl. 9 12, Lier rådhus Tirsdag 22. september 2015 kl i Hole rådhus 10. Det fastsettes en økonomisk ramme på kr for utredningsarbeidet. Kostnadene til ekstern utredningsbistand fordeles forholdsmessig mellom de deltakerne på grunnlag av folketall per

11 Møtereferat side 1 av 2 Tema: Sted: Styringsgruppe for utredning av felles kunnskapsgrunnlag for kommunereform Røyken rådhus Dato: 9. februar 2015 Til stede: Referent: Rune Kjølstad, ordfører, Røyken kommune Georg Smedhus, rådmann, Røyken og Hurum kommuner Monica Vee Bratlie, ordfører, Hurum kommune Per Berger, ordfører, Hole kommune Ståle Tangestuen, rådmann, Hole kommune Helene Justad, ordfører, Lier kommune Hans-Petter Christensen, rådmann, Lier kommune Einar Jørstad, prosjektleder, Lier kommune Kristine G. Kjelsrud, kommunikasjonsrådgiver, Lier kommune Lene Conradi, ordfører, Asker kommune Lars Bjerke, rådmann, Asker kommune Lisbeth Hammer Krog, ordfører, Bærum kommune Erik Kjeldstadli, rådmann, Bærum kommune Bjørn Røed, spesialrådgiver, Bærum kommune Gry Folge, spesialrådgiver, Bærum kommune Gry Folge 1. Presentasjon: Involvering og innbyggerdialog v/geir Vinsand - NIVI Analyse Vinsand presenterte ulike alternativer og muligheter for innbyggerinvolvering/monitorering for ulike faser av kommunereformprosessen. Konklusjon: Den administrative koordineringsgruppen får i oppgave å legge til rette for gjennomføring av en innbyggerundersøkelse (nullpunktsmåling). For å få et godt utgangspunkt for en nullpunktsmåling bør innbyggerundersøkelsen gjennomføres så snart som mulig, og senest innen sommeren 2015.

12 Møtereferat side 2 av 2 2. Presentasjon av konkurransegrunnlag for felles utredning av kunnskapsgrunnlag Spesialrådgiver Bjørn Røed presenterte hovedpunktene i konkurransegrunnlaget for felles utredning av kunnskapsgrunnlag. Per 9. februar er det 17 potensielle tilbydere som har lastet ned konkurransegrunnlaget på Doffin. Frist for å gi tilbud er 4. mars. Deler av møtet den 11. mai settes av som et oppstartsmøte mellom styringsgruppen og valgt leverandør. 3. Kort presentasjon av nettbasert verktøy «NY KOMMUNE» og kommunereformprosessen v/odd Rune Andersen, Fagdirektør for utvikling og modernisering - Fylkesmannen i Buskerud Andersen presenterte verktøyet som et utgangspunkt for å kartlegge hvilke temaer som er mest sentrale å få utredet i kommunereformprosessen. Det kan være hensiktsmessig å avgrense utredningen(e) til de mest relevante punktene/kriteriene for den enkelte kommune, og ikke utrede alt. 4. Eventuell studietur Informasjon fra KS Agenda om mulighet for tilrettelegging av studietur til København ble lagt frem. Andre mulige alternativer ble også drøftet. Konklusjon: Den administrative koordineringsgruppen får i oppdrag å vurdere behovet for studietur, og undersøke følgende alternativer/program med tanke på en eventuell studietur ultimo juni: København Finland Alternativt å invitere representanter fra kommunene Stokke/Andebu og Sandefjord for å informere om prosessene som er igangsatt der 5. Gjensidig orientering/oppdatering fra kommunene og veien videre Ordførerne orienterte kort om status. Det settes av tid i møtene i mai (11. mai 9-11, Asker rådhus) og juni (22. juni 9-12, Lier rådhus) til å drøfte videre prosess for høsten.

13 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2015/664 Saksbehandler: Einar Jørstad Prosjektplaner

14 Oppdatert Prosjektplan for arbeidet med Kommunereformen Prosjekteier: Lier kommune v/kommunestyret Styringsgruppe: Formannskapet Prosjektansvarlig: Rådmannen med rådmannsteamet Prosjektleder: Einar Jørstad Varighet: 1.januar desember 2015 Styringsdokumenter: Prosjektplan (denne), fremdriftsplan med milepæler, kommunikasjonsplan Mandat Mandatet for prosjektet ble vedtatt av formannskapet den Lier kommune utreder og foretar vurderinger av flere alternative modeller for kommuneinndeling dels i egenregi, dels sammen med andre kommuner. 1. Utredningsarbeidet fasedeles, der et forstudium av alternativene inngår. Betydningen av nasjonale føringer, lokale og regionale beslutninger for prosessen vurderes av styringsgruppen (formannskapet). Styringsgruppen avgjør hvilke alternativer som forelegges kommunestyret for avgjørelse i endelig utredning 2. Lier kommune velger innledningsvis å utrede følgende alternative retninger for fremtidig kommuneinndeling: 1. Alternativ 0 Lier som egen kommune 2. Alternativ Vest Drammen og Andre 3. Alternativ Øst Asker og andre 4. Alternativ Syd Røyken og Hurum 3. Muligheter og utfordringer belyses i hvert av alternativet for flg. Tema: a. Innbyggerne b. Lokaldemokratiet c. Kommunen som tjenesteleverandør d. Kommunen som samfunnsaktør e. Kommunen som myndighetsutøver f. Kommunen som bærer av lokal identitet og kultur 4. Som en del av utredningen gjennomføres det i tidlig fase en representativ undersøkelse blant innbyggerne i kommunen. I tillegg kartlegges synspunkter i kommunens egen organisasjon som et ledd i utvikling av kunnskapsgrunnlaget og medarbeidernes medvirkning. 5. Rådmannen setter sammen en egen prosjektorganisasjon for å håndtere utredningsarbeidet og prosessen. Rådmannen fremmer egne sak om finansiering av utredningene. 6. Endelig utredning legges fram for styringsgruppen i mars Styringsgruppen fremmer innstilling til kommunestyret om videre behandling av saken. 1 av 4

15 Målsettinger Formål: Hovedmål: Delmål: Kommunestyret i Lier skal beslutte videre behandling av saken om fremtidig kommuneinndeling. Utrede, drøfte og legge fram alternative retninger i egenregi og sammen med andre kommuner for framtidig kommuneinndeling, samt foreta valg av alternative retninger og utarbeide beslutningsgrunnlag med innstilling til kommunestyret. Gjennomføre utredninger primært ved bruk av interne personer og kompetanse med vekt på fremtidsutfordringer innen hvert enkelt sektorområde. Gjennomføre representativ undersøkelse blant innbyggerne for å kartlegge lokal identitet, kultur og synspunkter på alternativ kommuneinndeling. Gjennomføre kartlegging av synspunkter på samarbeid og kommuneinndelinger i kommunens egen organisasjon. Tett oppfølging av eksterne utredninger og prosesser, der Liers interesser settes tydelig på dagsorden. Prosessmål: Legge til rette for informasjon til, og medvirkning fra, kommunens innbyggere i alle aldersgrupper. Legge til rette for informasjon til, og medvirkning fra, aktører i Liers lokalsamfunn. Legge til rette for informasjon til, og medvirkning fra, kommunens egen organisasjon (lokalpolitikere, tillitsvalgte, medarbeidere osv.) 2 av 4

16 Organisering Rolle Ansvar og oppgaver Navn Styringsgruppe - SG (prosjekteier) Formannskapet har overordnet ansvar for styringen av prosjektet, herunder å fastsette og følge opp mandat, målsetninger, prosjektplaner, milepæler og budsjett. Det er prosjektets styringsgruppe som skal fatte beslutninger om Helene Justad (leder) Prosjektansvarlig - RT (ansvarlig utførende) Prosjektleder overordnede veivalg og prioriteringer. Rådmannen med rådmannsteamet rapporterer til prosjektets styringsgruppe og har overordnet ansvar for å styre den daglige aktiviteten i prosjektet. Ansvar for fremdriften. Ansvar for at utredningene og arbeidet som gjøres er forsvarlig. Rådmannen har overordnet ansvar for å følge opp arbeidet i de ulike eksterne utredninger/prosesser. Sikre og beslutte ressursbruk ute i prosjektet. Rådmannens prosjektleder rapporterer til styringsgruppa og rådmannsteamet og har ansvaret for å lede og koordinere medarbeidere og arbeid som utføres i prosjektregi. Prosjektleder kan gis oppgaver knyttet til oppfølging av eksterne prosesser/utredninger. Hans-Petter Christensen Einar Heitmann Bente Gravdal Synnøve Tovsrud Einar Jørstad Prosjektmedarbeidere Ressurspersoner Konsulenter Tillitsvalgte Prosjektleder er sekretariat for styringsgruppa og sørger for at utsending av innkalling skjer minst 1 uke før styringsgruppemøter. Prosjektleder fører referat fra styringsgruppemøtene. Prosjektmedarbeidere har ansvaret for å utføre definerte oppgaver i prosjektet og rapporterer til prosjektleder. Andre medarbeidere i kommunen som er bidragsytere til utredningsarbeid eller prosess innen et definert område. Eventuelle innleide konsulenter har ansvar for å utføre definerte oppgaver og rapporterer til prosjektleder. Ansvar for å gi medarbeidere informasjon om arbeidet, motta og videreformidle innspill fra medarbeiderne. Henriette Eriksen (Helse/omsorg) Øystein Granheim (Økonomi/adm.) Marianne Støa (Oppvekst) Jan Moen (Samfunnsutvikling) Karin D. Klæboe (HR/personal) Kristine Kjelsrud (Kommunikasjon) 3 av 4

17 Fremdrift hovedmilepæler MP Beskrivelse Dato Ansvar 7 Prosjektplaner vedtatt 19.februar 2015 SG Omfatter prosjektplan, budsjett og fremdriftsplan 12 Nettsted og brosjyre for informasjon/medvirkning lansert Informasjonskanaler for informasjon og dialog med innbyggerne gjennom prosessen 17 Presentasjon av foreløpige resultater/momenter Egne utredninger (innbyggerundersøkelse?) 20 Drøftet utkast til Liers egen utredning (forstudie) Omfatter egne utredninger, innbyggerundersøkelse og foreløpige resultater av medvirkningsarbeid. 21 Resultat(er) av felles utredning(er) foreligger Utredning i regi av Bærum/Asker og eventuelt andre fellesutredninger. 26.mars mai juni oktober 2015 SG SG SG SG 22 Styringsgruppa har vedtatt innstilling til kommunestyret Utgangen desember? SG 23 Kommunestyrets beslutning foreligger Utgangen januar? SG 4 av 4

18 Prosjektbudsjett 2015 Administrasjonens egne arbeidstimer, reiser og representasjon er holdt utenom prosjektbudsjettet. Inntekter Egenkapital Egenkapital kommunen Tilskudd Skjønnstilskudd fylkesmannen Tilskudd departementet (innbyggerundersøkelse) Sum inntekter Utgifter Utredningstjenester Utredningsarbeid/konsulentbistand Innbyggerundersøkelse Kvalitetssikring Andre konsulenttjenester Kommunikasjon/informasjon Medvirkning Nettsted/blogg/digitalt Trykking materiell/brosjyre til innbyggere Medvirkningsaktiviteter (skoleklasser, informasjonsmøter osv.) Møter/work-shop ol. Interne møter (Politiske verksted, bruker-/foreldrepresentanter osv) Prosjektmøter (styringsgruppe, prosjektgruppe osv.) Sum utgifter av 4

19 Fremdriftsplan - Kommunereformen Oppdatert: Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober Uke Ansv. MP Beskrivelse HP/EJ Styringsgruppemøte (SG) HP/EJ Møte rådmannsteam (RT) [7] EJ 1 Prosjektplaner drøftet med RT 14 EJ 2 Prosjektorganisasjon er etablert 22 EJ 3 Innkjøpsbehov (innledende) avklart 11 EJ 4 Oppstartsmøte prosjekgruppe avholdt 3 EJ 5 Forslag til utredningskriterier foreligger 9 EJ 6 RT behandlet forslag til utredningskriterier 11 HP/EJ 7 SG har behandlet prosjektplaner 19 EJ 8 Utredningsbestilling sendt ressurspersoner 20 EJ 10 Spørsmål medarbeiderundersøkelse utarbeidet 27 EJ 11 Medarbeiderundersøkelse drøftet med RT 11 EJ 12 SG lansert nettsted og brosjyre for info/medvirkning 26 EJ 14 Rapport innbyggerundersøkelse foreligger 30 EJ 15 Utredningsnotater på sektorområdene foreligger 30 EJ 16 Presentasjon foreløpige resultater RT 6 EJ 17 SG presentert for foreløpige resultater/momenter 7 EJ 18 Utkast utredningsrapport (forstudie) sammenstilt 15 EJ 19 RT har drøftet utkast til utredning/rapport 20 HP/EJ 20 SG drøftet utkast til Liers egen utredningsrapport 4 EJ 21 Utredningsgrunnlag Asker/Bærum foreligger 31 HP/EJ 22 SGs innstilling til kommunestyret foreligger Ultimo des? HP/EJ 23 Kommunestyrets beslutning foreligger Ultimo jan? EJ 24 Nettside/blogg utarbeidet og testet 4 EJ 25 Utarbeidet brosjyre med innbyggerinformasjon 4 EJ 26 Medvirkningsaktiviteter lokalsamfunnet planlagt 31 EJ 27 Medvirkningsaktiviteter barn/unge gjennomført 31

20 Oppdatert Kommunikasjonsplan - Kommunereformen Tilhører prosjekt: Kommunereformen Lier kommune Opprettet: Kommunikasjonsanalyse Kommunikasjonsmål: Avhengighet andre: Interne utfordringer: Eksterne utfordringer: Tidligere kommunikasjon: Mediebildet: Beskrivelse Synliggjøre Lier kommunes arbeid med kommunereformen Sikre medvirkning og involvering av målgrupper Formidle nøytral kunnskap som grunnlag for debatt og beslutning Fellesutredninger, eventuelle forhandlinger og politiske beslutninger Mange aktører, administrativt og politisk Mulig uklarhet om roller i forholdet mellom prosjektorganisasjon og linjeorganisasjon Fortløpende informasjon og endrede forutsetninger fra regjeringen (uforutsigbart) Pågående prosesser i og mellom nabokommuner Eksterne aktørers kommunikasjon om Lier Hvordan engasjere befolkning, særlig unge/ungdom? Ansvar Alle HP, EJ Eksterne hovedmålgrupper (uprioritert) Innbyggere Lokale organisasjoner/foreninger Lokalt næringsliv Nabokommuner Lokalpolitikere Noen på regionnivå? Regjeringen Media Undergrupper/særlig fokus Unge/ungdom Kommuner i felles prosesser Kommunal- og utviklingsdepartementet (KMD) Fylkesmannen i Buskerud Interne hovedmålgrupper (uprioritert) Medarbeidere Folkevalgte Tillitsvalgte Ledere Undergrupper/særlig fokus Hovedtillitsvalgte 1 av 3

21 Løpende kommunikasjonsoppgaver og ansvar Målgruppe Kommunikasjonsoppgave Kanaler Frekvens/frist Ansvar Innbyggere Informere om pågående arbeid/møter Nettside Brosjyre Fortløpende fra midten av EJ Informere om pågående prosess Sosiale media Media mars og utover Formidle kunnskap/faktagrunnlag Unge/ungdom Formidle mulighet medvirkning Formidle mulighet medvirkning Innbygg.unders. Innspills- løsning på nett Nettside Sosiale media Fortløpende fra mars EJ Folkevalgte og lokalpolitikere Medarbeidere Tillitsvalgte Ledere Medvirkning samfunnsfagklasser Informere om pågående arbeid Medvirkning Informere om pågående arbeid Informere om pågående prosess Formidle kunnskap/faktagrunnlag I undervisning Partimøter Seminarer/ verksteder Nettside Intranett? Eksisterende møtearenaer August/ september?? EJ Nabokommuner Formidle mulighet medvirkning Orientere/dialog om pågående arbeid og prosess Medarbeiderundersøkelse Møter Nettside HJ, HP, EJ Orientere om Liers ståsted (etter hvert) Fylkesmannen Informere om pågående arbeid og prosess Møter Nettside HP, EJ Orientere om medvirkningstiltak Invitere ved anledning 2 av 3

22 Planlagte tiltak og budskap internt Kanal/møte Målgruppe Hovedbudskap Ansvar Planlagte tiltak og budskap eksternt Kanal/møte Målgruppe Hovedbudskap Ansvar 3 av 3

23 Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2015/664 Saksbehandler: Einar Jørstad Notat om felles utredningsarbeid med nabokommuner

24 Notat, Felles utredningsarbeid med nabokommuner Pr. februar 2014 utføres utredningsarbeidet i forbindelse med kommunereformen delvis av Lier kommune i egenregi og delvis gjennom samarbeid med andre kommuner. Alle utredningsarbeidene som utføres skal etter planen til slutt sammenstilles og utgjøre beslutningsgrunnlag for styringsgruppas innstilling kommunestyret. Mandatet for utredningsarbeidet fastslår at følgende alternativer skal utredes: 1. Lier som egen kommune 2. Lier, Drammen og andre 3. Lier, Asker og andre 4. Lier, Røyken og Hurum Av de fire alternativene er 3 og 4 i dag dekket av fellesutredningen som utføres i samarbeid med Asker, Bærum, Røyken, Hurum og Hole. Denne fellesutredningen er formelt etablert, og forankret i en felles styringsgruppe med representanter oppnevnt av de tre kommunene. Den felles styringsgruppen følger arbeidet underveis, og påser at viktige momenter fanges opp og hensyntas i utredningsarbeidet. For alternativ 2 foreligger det ikke enda noe formelt utredningssamarbeid, men Lier kommune har sammen med Drammen kommune avholdt en konkurranse om rammeavtale for konsulentbistand til arbeidet med kommunereformen. I tillegg har det vært avholdt et dialogmøte med ordføreren og rådmannen i Drammen (se referat). Drammen har signalisert at de er åpne for samarbeid med de av nabokommunene som måtte ønske det. Det foreligger altså et felles formelt utredningsarbeid for to av samarbeidsalternativene som skal utredes (3 og 4), men ikke for alternativet Lier, Drammen og andre (2). For å sikre størst mulig balanse i beslutningsgrunnlaget, er det imidlertid nødvendig å vurdere behovet for en liknende formell forankring av arbeidet med alternativ 2. En felles formell møterana også for dette alternativet vil kunne bidra til at utredningsarbeidet i de ulike alternativene skjer i overensstemmelse med hverandre, samtidig som viktige momenter og hensyn ivaretas også for alternativ 2. Forslag til vedtak: Det tas initiativ overfor Drammen for å etablering av en felles formell møtearena for drøfting og styring av arbeidet med utredning av mandatets alternativ 2 Lier, Drammen og andre.

25 ST5/2015Eventuelt