Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 15/129 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Møtedeltakere: Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder Per Arne Brevik Arne Nordgård Johan Arne Selven Forfall: Andre møtende: Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: 1. varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Sivert Arne Selvli (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 25/15 Godkjenning av protokoll fra møte /15 Forvaltningsrevisjon eiendomsforvaltning - innretning av prosjekt 27/15 Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon HAMOS forvaltning IKS - prosjektplan 28/15 Orientering til kontrollutvalget vedr. barnevernstjenesten 29/15 Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden /15 Budsjettkontroll pr /15 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2016 for kontrollutvalget 32/15 Oppfølging av politiske vedtak i Agdenes kommune 33/15 Referatsaker 34/15 Eventuelt 2

3 Godkjenning av protokoll fra møte Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/129-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 3

4 Forvaltningsrevisjon eiendomsforvaltning - innretning av prosjekt Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/89-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgets sak 19/2015 Bestilling av forvaltningsrevisjon (møte ) Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i Agdenes kommune. Til grunn for valg av prosjekt ligger plan for forvaltningsrevisjon , Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 11/2013. Arbeidet med en ny overordnet analyse av Agdenes kommune og ny plan for forvaltningsrevisjon vil bli satt i gang høsten For å få brukt de budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon for inneværende år så var det viktig at kontrollutvalget foretok en bestilling før sommeren Kontrollutvalget bestilte i sak 19/2015, en forvaltningsrevisjon med fokus på eiendomsforvaltning. Frode Singstad, forvaltningsrevisor Revisjon Midt-Norge IKS, vil delta i kontrollutvalgets møte 30. september for å legge frem to alternativ når det gjelder innretning på forvaltningsrevisjonen innen eiendomsforvaltning. Kontrollutvalget har bedt revisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjonen innenfor en ressursramme på inntil 250 timer (115 timer i 2015 og 135 timer i 2016). Endelig prosjektrapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen 20.mai Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må i dagens møte diskutere og bestemme seg for hvilken innretning de vil gå for i denne forvaltningsrevisjonen. 4

5 Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon HAMOS forvaltning IKS - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/94-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til de problemstillingene og timefordelingen revisjonen har skissert i prosjektplanen. Vedlegg Prosjektplan selskapskontroll Hamosforvaltning IKS Saksutredning Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok Plan for selskapskontroll på sitt møte i sak 43/14. Kommunestyret valgte å prioritere en selskapskontroll av Bomveiselskaper, Hamos Forvaltning IKS står som nr. 2 i planen. På vegne av kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune (STFK) så foretok Revisjon Midt-Norge IKS en forundersøkelse av Bomvegselskaper. Basert på risikoog vesentlighetsanalyser gjort av revisjonen så mente de at det var lite hensiktsmessig å foreta en selskapskontroll av bomvegselskapene, de anbefalte derfor kontrollutvalget å revurdere sin bestilling. Kontrollutvalget i STFK vedtok følgende i sak 10/15: Kontrollutvalget avbestiller selskapskontroll av bomvegselskaper. Kontrollutvalget i Hemne kommune bestilte på sitt møte i sak 28/14 en selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. Hemne kommune har invitert de øvrige eierkommunen til å delta i en felles selskapskontroll. Følgende kommuner har gitt tilbakemeldinger om deltakelse: Agdenes, Snillfjord, Frøya, Hitra, Meldal, Rennebu og Skaun. Revisjon Midt-Norge IKS har utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte. Revisjonen har definert følgende problemstillinger: Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Eierkommunene utøver sitt eierskap gjennom representantskapet, følgende følges opp: Deltakelse (fra eiere) i eiermøter Eiermøtet vedtar i april: (årsregnskap/beretning, godtgjørelser-revisor, valg) Eiermøtet vedtar i november: (budsjett og økonomiplan, forslag til avfallsgebyrer kommunene) Eierkommunene (deltar i undersøkelsen) vedtar egne eierstrategier for HAMOS IKS Eierkommunene gis en tilbakemelding om utviklingen av selskapet 5

6 Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. Valg til styre bør skje ved bruk av valgkomite. Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes. Det bør etableres faste kriterier for valg til styre. Styret bør foreta årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid, og eierne bør etterspørre dette. Det skal være kjønnsbalanse i styret. Eier bør påse at det utarbeides etiske retningslinjer for driften av selskapet. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? Egne selvkostregnskap for innsamling av husholdningsavfall, fritid, slam og næring - hindrer kryss subsidiering Utvikling av Inntekter, utgifter, selvkostfond utlignes over en femårs periode Hvem betaler hytterenovasjon av eierkommuner og hvilke effekter/krav er det knyttet til dette Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) Sammenligne renovasjonsgebyret med tilsvarende selskaper Kostnadsstyringstiltak i selskapet Gebyrstruktur (differensiering) - husholdning, slam og fritid Tømmerutiner for likebehandling av innbyggere i kommunene Overskudd av næringsdelen bidrar til selskapets primærvirksomhet og kommer eiere og inn-byggere til gode. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbe-falinger? Beskriv selskapsstruktur med tilhørende administrativ ledelse og styresammensetning (sels-kaper 100 % eid av HAMOS) Er styresammensetningen i konsernet i samsvar med KS anbefalinger om styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger etter konkurranseloven knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? Selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner Retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet Inkasso av gebyr er panteretten delegert til selskapet Enkeltvis eller samlet/generelt delegasjonsvedtak i kommunene Etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? 6

7 Selskapskontroll av HAMOS Forvaltning IKS har et antatatt totalt timeforbruk på 450 timer, hvorav 236 timer brukes i 2015 og 214 timer brukes i Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. Agdenes kommune vil bli belastet med 26 timer totalt. Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat i løpet av 1. halvår Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til problemstillingene og timefordelingen i prosjektplanen. 7

8 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS Denne prosjektplanen danner grunnlaget for Revisjon Midt-Norges arbeid med Selskapskontroll/forvaltningsrevisjon av HAMOS forvaltning IKS. 1. BAKGRUNN Kontrollutvalget i Hemne bestilte i sak 13/15 1 selskapskontroll av HAMOS IKS. I protokollen fra saken framgår følgende vedtak: Kontrollutvalget ber om at sekretariatet går i dialog med Revisjon Midt-Norge om en prosjektskisse basert på de innspill gitt i møtet, og presentere et forslag med ressursramme til de samarbeidende kontrollutvalgene. Kontrollutvalget ber om at det tas sikte på oppstart av prosjektet tidlig på høsten 2015, med levering i løpet av første halvår Kontrollutvalget i Hemne kommune har tidligere vedtatt bestilling av selskapskontroll av HAMOS forvaltning IKS. I etterkant av dette har Kontrollutvalgssekretariatet, på vegne av kontrollutvalget, sendt henvendelser til kontrollutvalgene i øvrige eierkommuner. Følgende har gitt tilbakemeldinger om deltakelse: Agdenes, Frøya, Hitra, Meldal, Rennebu, Skaun og Snillfjord. I bestillingssaken av selskapskontroll vises det til følgende områder som kontrollutvalget ønsker berørt av undersøkelsen. Dette gjelder: Kommunenes eierstrategier for oppfølging av selskapet, samt møter i eierorgan og valg av styre er aktuelle temaer. Skille mellom monopolvirksomhet og konkurranseutsatt virksomhet gjennom at reglene for selvkost følges for husholdningsavfall. I dette ligger også konsekvenser ved at noen har hytterenovasjon og andre ikke. Om utbytte fra kommersiell virksomheten kommer primærvirksomheten og eierne og innbyggerne til gode er også tema. 1 I brev av fra kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 8 side 1 av 8

9 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Det delegeres offentlig myndighet til selskapet knyttet til å kreve inn gebyr, hvor delegeringen av myndighet er ett spørsmål. Videre er det spørsmål knyttet til konsekvenser av hytterenovasjon og avstand til tømmeruter er i samsvar med krav til selvkost og likebehandling og utøving av offentlig myndighet blant innbyggerne. Det er også et spørsmål om gebyrnivået holdes lavt, gjennom praktisering av selvkost for husholdningsavfall, noe som handler om selskapet drives kostnadseffektivt. 1.1 ORGANISERING OG EIERSKAP HAMOS FORVALTNING IKS Selskapet er et interkommunalt selskap som driver med renovasjon overfor husholdninger og næringsliv i kommunene Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Hitra, Frøya, Rindal, Rennebu og Surnadal. Selskapet ble etablert i 1995 med de fem første kommunene som eiere i derav navnet. De øvrige kommunene har tilknyttet seg selskapet i årene etter. Disse er også eiere av selskapet. Hver eierkommune er representert i representantskapet som er selskapets øverste organ. Representantskapets ledes av ordfører i Hitra kommune, Ole L. Haugen. 1.1 ADMINISTRATIV ORGANISERING AV SELSKAPET Daglig leder i HAMOS er Trygve Berdal. I tillegg er det en felles stabsfunksjon i selskapet samt en driftsavdeling. Totalt er det 29 ansatte i selskapet. Selskapets administrative organisering har vært uendret de siste årene og ivaretas av daglig leder, med driftsleder som stedfortreder. Kontorleder, regnskapsleder og kommunikasjonsleder inngår også i selskapets ledergruppe. "Selskapets formål er på vegne av eierkommunene og i henhold til delegasjon å utføre den forvaltningsmyndighet og de oppgaver som eierkommuner har i tilknytning til innsamling, transport og behandling og omsetning av avfall/slam og alt som naturlig hører med til dette i eierkommunene, samt delta i eller etablere andre selskaper til utøvelse av virksomheten innenfor denne formålsangivelse. Selskapet kan også utføre forvaltningsoppgaver for eierkommune på andre områder. I tillegg til dette formålet skal selskapet søke å redusere avfallsmengdene, utnytte ressursene i avfallet og behandle avfallet på en måte som fullt ut tilfredsstiller miljømessige krav som myndighetene stiller." 1.2 SELSKAPETS EIERINTERESSER I ANDRE SELSKAP: Selskapet har eierandeler i flere selskaper og har tre heleide datterselskaper: Retura Sør-Trøndelag AS, Kystmiljø AS og Betalingspartner AS. I tillegg har selskapet en relativt stor eierpost i Meldal miljøanlegg 9 side 2 av 8

10 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: AS (34%), samt noen mindre eierposter i Miljøpartnerne AS (12,58%) og Ecopro AS (3,07%). Kystmiljø AS har noen eiendommer som er registrert på selskapet, for øvrig med liten aktivitet. HAMOS eier 100 % av aksjene. HAMOS forvaltning IKS er i hovedsak et forvaltningsselskap, men har i tillegg drift av gjenbruks- og miljøstasjoner i eierkommunene og innsamling av avfall på Hitra og Frøya. Øvrige deler av innsamlingen utføres etter konkurranse/anbud. Det er i hovedsak datterselskapet Retura Sør-Trøndelag AS som driver dette. Fra valgte HAMOS forvaltning IKS å utføre en større del av tjenesteproduksjonen i egenregi. Det gjelder særlig oppgavene knyttet til drift av selskapets mottaksanlegg og betjening av publikum. I tillegg ble hele virksomheten på Hitra og Frøya besluttet driftet i egenregi på grunn av manglende lokal konkurranse. Som følge av disse endringene ble antall ansatte mer enn fordoblet i selskapet. Selskapet er sentralt med i omstruktureringer innenfor bransjen i Midt-Norge og har mange eierandeler i beslektede selskaper. Disse aksjene/andelene eies av strategiske hensyn og ikke av finansielle hensyn. Selskapets inkasso-/innfordringsvirksomhet utføres av Betalingspartner AS, som er heleid datterskap i HAMOS-konsernet. HAMOS har i flere år kjøpt tjenester fra Retura Sør-Trøndelag AS til innsamling av avfall både fra husholdninger og næringsliv, der HAMOS Forvaltning IKS kun har vært et forvaltningsselskap, som i tillegg driver gjenbruksstasjoner flere steder i deltakerkommunene. 10 side 3 av 8

11 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: I bestillingen fra kontrollutvalget er det lagt til rette for at Revisjon Midt-Norge skal gjennomføre en selskapskontroll som inneholder både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon på utvalgte områder av selskapets drift. På denne bakgrunn vil følgende problemstillinger bli lagt til grunn i revisjonen: 2.1 PROBLEMSTILLING 1. Er eierstyring og selskapsledelse i HAMOS i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? I denne problemstillingen vil vi se om: o Eierkommunene utøver sitt eierskap gjennom representantskapet, følgende følges opp: o Deltakelse (fra eiere) i eiermøter o Eiermøtet vedtar i april: (årsregnskap/beretning, godtgjørelser-revisor, valg) o Eiermøtet vedtar i november: (budsjett og økonomiplan, forslag til avfallsgebyrer kommunene) o Eierkommunene (deltar i undersøkelsen) vedtar egne eierstrategier for HAMOS IKS o Eierkommunene gis en tilbakemelding om utviklingen av selskapet o Styrets virksomhet er etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger o Eierne bør sørge for et kompetent styre med komplementær kompetanse. o Valg til styre bør skje ved bruk av valgkomite. Bruk av valgkomite bør vedtektsfestes. o Det bør etableres faste kriterier for valg til styre. o Styret bør foreta årlig egenevaluering av kompetanse og eget arbeid, og eierne bør etterspørre dette. o Det skal være kjønnsbalanse i styret. o Eier bør påse at det utarbeides etiske retningslinjer for driften av selskapet. 2. Sikrer HAMOS et tydelig skille mellom kommersiell virksomhet og monopolvirksomheten? o Egne selvkostregnskap for innsamling av husholdningsavfall, fritid, slam og næring - hindrer kryss subsidiering o Utvikling av Inntekter, utgifter, selvkostfond utlignes over en femårs periode 11 side 4 av 8

12 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: o o Hvem betaler hytterenovasjon av eierkommuner og hvilke effekter/krav er det knyttet til dette o Utvikling av gebyr for husholdningsavfall sammenlignet med andre (KOSTRA) Sammenligne renovasjonsgebyret med tilsvarende selskaper Kostnadsstyringstiltak i selskapet Gebyrstruktur (differensiering) - husholdning, slam og fritid Tømmerutiner for likebehandling av innbyggere i kommunene Overskudd av næringsdelen bidrar til selskapets primærvirksomhet og kommer eiere og innbyggere til gode 3. Er det organisatorisk skille av ledende roller i konsernet HAMOS IKS i samsvar med anbefalinger? o Beskriv selskapsstruktur med tilhørende administrativ ledelse og styresammensetning (selskaper 100 % eid av HAMOS) o Er styresammensetningen i konsernet i samsvar med KS anbefalinger om styresammensetning i konsernmodell og konkurransetilsynets anbefalinger etter konkurranseloven knyttet til offentlige anskaffelser og habilitetsproblematikk ved kjøp mellom heleide selskaper i konsernet. 4. Fattes det vedtak om delegert myndighet for innkreving av renovasjonsgebyr fra den enkelte eierkommune til selskapet? o Selskapsavtalen med forskrift er vedtatt av deltagende kommuner o Retten til å kreve inn gebyrer fra innbyggerne er delegert til selskapet o Inkasso av gebyr er panteretten delegert til selskapet o Enkeltvis eller samlet/generelt delegasjonsvedtak i kommunene o Etablert praktisering og likebehandling av innbyggerne ved innkreving av gebyr? 2.2 AVGRENSNING Som problemstillingene skisserer, vil vi fokusere på utvalgte deler av den virksomhet HAMOS driver. Foruten den delen som omhandler selskapet, vil vi også være opptatt av eierperspektivet i datainnhentingen. Kostnadseffektiv drift vil besvares gjennom å se på utviklingen i gebyrer over tid samt å belyse 12 side 5 av 8

13 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: hvordan inntekter og utgifter og selvkostfond har utviklet seg, samt å se om gebyrnivået er sammenlignet med tilsvarende selskaper. Dette for å undersøke om det foreligger selvstendige regnskaper for de ulike selvkostområdene som hindrer kryssubsidiering. Vi gjennomfører ikke kostnads- og nytteanalyser for renovasjonstjenester i HAMOS. Finansiell revisor bekrefter årlig gjennom selskapets revisjonsberetning at selvkostberegningene samsvarer og praktiseres med gitte føringer. Dette medfører at vi ikke vil se om selvkostberegningene samsvarer med retningslinjene i undersøkelsen. Vi vil informere om regelverket for selvkost og hvilke krav som selskapet må ivareta for å sikre selvkost knyttet til renovasjonstjenester og hindre kryssubsidering. Vi vil ikke undersøke om selskapet følger lov og forskrift om anskaffelser i denne undersøkelsen, selv om lov om offentlig anskaffelser vil være et tema i problemstilling nr REVISJONSKRITERIER Ift problemstilling nr 1: Selskapslovgivningen (her: IKS loven) og KS anbefalinger for eierskap gir visse føringer for hvordan eierskap skal utøves, og i forhold til hvilke roller de ulike organ skal spille. I tillegg vil selskapsavtalen for HAMOS forvaltning IKS gi føringer for undersøkelsen. Videre har eierkommunene vedtatt en egen forskrift for de deltakende kommuner i HAMOS: Forskrift om husholdningsavfall, Hemne, Agdenes, Meldal, Orkdal, Snillfjord, Skaun, Rindal, Hitra, Frøya, Rennebu og Surnadal kommune (FOR ), som regulerer virksomheten. Ift problemstilling nr 2: Forurensningsloven 30 fastsetter at innsamling av husholdningsavfall er tillagt kommunen, mens det er åpen konkurranse om næringsavfall. Som følge av dette er det krav om monopolvirksomheten (husholdningsavfall) skal drives etter selvkost. Miljødirektoratet har utgitt en veileder om Beregning av kommunale avfallsgebyr, som utfyller KRDs Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Ift problemstilling nr 3: Konkurranseloven har regler om tilrettelegging av reell konkurranse, herunder diverse påpekninger etc. fra Konkurransetilsynet. Konkurransetilsynet har gitt anbefaling om et reelt skille mellom styrene og ledelsen i selskaper som utøver tjenester i konkurranseutsatt og monopolvirksomhet innen avfallsbransjen. 13 side 6 av 8

14 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Ift problemstilling nr 4: Oppdragsansvarlig: aga Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Selskapsavtalen og eierkommunenes forskrift 16 vil danne grunnlaget for retten til innkreving av renovasjonsgebyr, sammen med evt. delegeringsvedtak i de enkelte kommunestyrer, jf panteloven 6-1 nr 2 a), jf forurensningsloven METODE Intervju, datainnhenting og dokumentgjennomgang o Innhenting av data fra deltakende kommuner i HAMOS o Intervju med utvalg fra representantskapet, styret og ledelsen av selskapet og øvrige konsernselskaper o Dokumentgjennomgang av protokoller fra møter i representantskap og styre og selskapets selvkostregnskap. o Gjennomgang av KOSTRA tall for å sammenligne renovasjonstjenesten i HAMOS med tilsvarende tjenester i andre kommuner og tilsvarende selskaper o Hente ut tall for selvkostregnskapet for å vise utvikling av kostnader og inntekter i selskapet samt økninger i disse og utvikling av selvkostfond. 14 side 7 av 8

15 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Prosjekt: Selskapskontroll HAMOS Oppdragsansvarlig: aga 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Prosjektnr.: 3320 Styringsgruppe, dato: Oppdragsansvarlig for denne selskapskontrollen er Arve Gausen og prosjektmedarbeider er Gard S. G. Lyng. Styringsgruppe er Inge Storås og Espen Langseth. Undersøkelsen gjennomføres til 450 timer, hvorav 236 timer i 2015 og 214 timer i Dette inkluderer en presentasjon av resultatene for undersøkelsen i et felles møte til kontrollutvalgene og en presentasjon i hvert kommunestyre for de deltakende kommuner. For hver kommune er følgende timetall beregnet ut fra eierprosent i HAMOS: Kommune Eierprosent Timer Agdenes 3,5 26 Frøya 9,0 68 Hitra 9,1 68 Meldal 8,1 61 Rennebu 5,3 40 Skaun 14,3 107 Snillfjord 2,0 15 Hemne 8,7 65 sum 60,0 450 Endelig rapport oversendes kontrollutvalgets sekretariat side 8 av 8

16 Orientering til kontrollutvalget vedr. barnevernstjenesten Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode Arkivsaknr 12/38-27 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Svar til Fylkesmannen vedr. fosterhjemstilsyn Svar fra Fylkesmannen vedr. fosterhjem - lukking avvik Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgets sak 28/2012, 2/2013, 11/2013, 26/2013 og sak 5/2014. Saksutredning Kontrollutvalget i Agdenes kommune har ved flere anledninger i valgperioden fått orientering om den interkommunale barnevernstjenesten for Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun på sine møter, første gang på sitt møte Kontrollutvalget i Orkdal kommune har ved to anledninger invitert kommunene Agdenes, Meldal og Skaun til å være tilstede på sine møter hvor orientering fra barnevernstjenesten ble gitt. Det første møtet var og det andre møtet var Kontrollutvalgene i samarbeidskommunene ble oppfordret til å stille spørsmål og delta i diskusjonen knyttet til orienteringene. Kontrollutvalget i Agdenes kommune har deltatt på begge møtene med en representant. Kontrollutvalget i Orkdal gjorde følgende vedtak i sak 29/14 Orientering om status i barnevernet, herunder oppfølging av fylkesmannens tilsynsrapport om oppfølging av barn plassert i fosterhjem (møte ): 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse om status i barnevernstjenesten til orientering. 2. Det virker å ha vært en positiv endring i arbeidsmiljøet innad i Barnevernet i det siste året. Barnevernsleder selv signaliserer dette, noe som støttes av en jevn og god trend i sykefraværstallene. Fra 33 prosent i 1.kvartal 2013 til 5,3% i 3.kvartal Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på om igangsatte tiltak for å sikre en forsvarlig oppfølging av barn i fosterhjem fungerer som forutsatt. Tilbakemeldingen gis i løpet av første halvår Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon For at kontrollutvalget i Agdenes kommune skal holde seg oppdatert når det gjelder den interkommunale barnevernstjenesten for Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun, så 16

17 legges barnevernstjenestens tilbakemelding til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag etter tilsyn med barnevernstjenesten, samt Fylkesmannens brev vedr. avslutning av tilsynet frem for kontrollutvalget til orientering. 17

18 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen 7468 Trondheim Orkanger Vedr. tilsyn med fosterhjemsarbeidet i den interkommunale barneverntjenesten for Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun. Tilbakemelding på evaluering av fosterhjemsarbeidet pr. juni Viser til brev fra Fylkesmannen av Vi blir der bedt om å gi en skriftlig tilbakemelding på effekten av tiltakene som ble iverksatt og en vurdering av fosterhjemsarbeidet slik det er i dag. Bakgrunn: Som en del av landsomfattende tilsyn gjennomførte Fylkesmannen tilsyn med tjenestens fosterhjemsarbeid vinter/vår 2014, med tilbakemeldingsmøte i mai 2014 og skriftlig rapport av Det ble der påpekt lovbrudd med tjenestens oppfølging av fosterbarn og tjenesten ble bedt om å sette i verk tiltak for å sikre forsvarlig oppfølging. Den interkommunale barneverntjenesten oversendte plan for å rette avvikene og derigjennom forsvarlig oppfølging av fosterbarn i fortsettelsen. Planen er kjent hos Fylkesmannen (brev av ) og blir ikke gjentatt her annet en at den dreide seg om tre faktorer: Organisatoriske faktorer, faglige faktorer og ledelse/ internkontroll. Fosterhjemsarbeidet pr. juni 2015: I planen for å styrke fosterhjemsarbeidet ble det lagt fram tiltak og etablert en framdriftsplan for arbeidet. Planen er gjennomført og tiltakene er nå evaluert. 18

19 Organisatoriske faktorer: Et team, benevnt som Omsorgsteamet, ble etablert Teamet består av 4 barnevernkonsulenter (3,4 stillinger) og blir ledet av en fagleder. Teamet har ansvar for oppfølging av fosterhjemsplasserte barn og barn plassert i institusjon. Teamet har vært stabilt siden oppstart, det vil si uten vakanser og sykemeldinger. Tilbakemeldingene fra de ansatte er stor tilfredshet med å kunne spesialisere seg i fosterhjemsarbeid og oppfølging av barn i institusjon. Det avholdes teammøter av 3 timers varighet hver uke. Foruten faglige drøftinger har en også fokus på oppfølgingsbesøk, omsorgsplaner mm. Det er stort fokus på dokumentasjon i teammøtene. Drøftingene og vurderingene journalføres direkte i møtet. Faglige faktorer: Det er etablert et faglig samarbeid med Trondheim kommune, Omsorgsenheten. Vi har hatt innledende møter med enhetsleder og faglederne for Omsorgsenheten. I fortsettelsen har vi hatt samarbeid med fagleder for fosterhjemsarbeidet i Omsorgsenheten. Vi har på denne måten fått innspill til forbedring av ulike deler av fosterhjemsarbeidet vårt. Dette gjelder blant annet revidering, utvikling av rutinene og malene våre. Vi har videre fått innpass i deres faglige satsinger så som Trygg base og problemstillinger knyttet til samvær. Vi har også vært invitert til fagsamlinger i regi av Omsorgsenheten. Dette gjør at det faglige fundamentet i teamet og derigjennom i fosterhjemsarbeidet er tydeligere. Omsorgsteamet har jobbet ut nye maler og rutiner for fosterhjemsarbeidet vårt. Dette gir etter vår evaluering en kvalitativt bedre oppfølging både av barna og fosterforeldrene i form av større planmessighet og systematikk i oppfølgingsarbeidet. Malene ivaretar samtaler med barnet og derigjennom dokumentasjon av disse. Videre er det utarbeidet et årshjul for oppfølging av alle fosterhjemmene våre. Vår evaluering viser at dette bidrar til en større langsiktig planmessighet og sikrer at vi greier å ivareta lovens krav til oppfølgingsbesøk på en langt bedre måte. Omsorgsteamet har deltatt på 1,5 dags opplæring i Trygg - base modellen. Tilbakemeldingene fra barnevernkonsulenten er at dette er særdeles relevant, anvendelig og inspirerende. Vi ønsker å fortsette denne fordypninga og planlegger også en større samling med hele enheten, alle fosterforeldrene og tilsynsførerne våre. Ledelse og internkontroll : Fagleder har teammøter med Omsorgsteamet en gang hver uke. Det gis der mulighet til å følge opp faglige problemstillinger barnevernkonsulentene møter og ikke minst kontroll om faglig forsvarlighet. Fagleder rapporterer til enhetsleder en gang pr måned. Det er her fokus på nøkkeltall 19

20 (omsorgsplaner, oppfølgingsbesøk) men også hvor det faglige trykket er størst. I tillegg til teammøtene har fagleder også individuell saksgjennomgang med barnevernkonsulentene hver 5. uke Omsorgsteamet gir uttrykk for stor grad av tilfredshet med måten arbeidet er organisert på. De er inspirerte og entusiastiske i arbeidet, selv med hardt arbeidspress. Avslutning: Etter intern vurdering pr. juni 2015 synes tiltakene og planen som ble iverksatt for å bedre kvaliteten på fosterhjemsarbeidet å fungere godt. Spesialiseringa i form av et Omsorgsteam har gitt anledning til faglig fordyping og en bedre måte å utøve faglig ledelse på. Pr har vi omsorgsplaner for alle barn vi har omsorgsansvar for og vi overholder lovkravene om oppfølgingsbesøk for alle fosterhjem. Vi er i en prosess hvor vi er i stadig bedring og etter vårt skjønn utfører tjenesten pr. dags dato et forsvarlig fosterhjemsarbeid etter lovens forstand, både de kvantitative og de kvalitative sidene ved arbeidet. Med hilsen Interkommunal barneverntjeneste for Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun Tom Døsvik enhetsleder 20

21 21

22 22

23 Kontrollutvalgets virksomhet i valgperioden Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 12/18-13 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapportene til orientering og legger dem frem for nytt kommunestyre med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets rapporter til orientering. Vedlegg Kontrollutvalgets virksomhet valgperioden Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden Rapportering på gjennomført selskapskontroll valgperioden Saksutredning Kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen på vegne av kommunestyret. Av de mest sentrale føringene som ligger til grunn for utvalgets arbeid er kommuneloven, forskrift om kontrollutvalg og reglement for kontrollutvalget i Agdenes kommune. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret om arbeidet de utfører, både gjennom årsmeldinger og ved framleggelse av rapporter om forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I tillegg legges protokoller fra kontrollutvalgets møter frem for kommunestyret som referatsak. Kontrollutvalgets virksomhet i årene er oppsummert i en egen rapport. Formålet med rapporten er fra kontrollutvalgets side å informere om utvalgets rolle og funksjon, og at man på den måten kan gi føringer og signaler om lovmessige krav og om formålet med sin egen virksomhet i valgperioden. Rapporten inneholder innledningsvis en kort presentasjon av kontrollutvalget og kontrollutvalgets rolle. Videre gir den en kortfattet oversikt over kontrollutvalgets oppgaver slik de fremgår av de gjeldende bestemmelsene om tilsyn og kontroll i kommuneloven og i forskriftene om revisjon og kontrollutvalg. Som vedlegg til denne rapporten er det utarbeidet en oversikt over gjennomførte forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller i perioden I oversikten er det gjort rede for problemstilling, rapportens konklusjon, revisors anbefalinger, kontrollutvalgets vedtak og kommunestyrets vedtak, samt den administrative oppfølgingen av kommunestyrets vedtak. Rapportene er utformet på en måte som gjør den egnet til bruk som grunnlag for informasjon om tilsyn og kontroll til nytt kontrollutvalg og nytt kommunestyre. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til vedlagt rapport om utvalgets virksomhet i valgperioden , rapport om gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Eventuelle forslag til endringer i rapportene som fremkommer i kontrollutvalgets møte, innarbeides før de legges frem for endelig behandling i kommunestyret. 23

24 Kontrollutvalgets virksomhet Valgperioden Agdenes kommune 1 24

25 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Finansiell revisjon Forvaltningsrevisjon Gjennomført forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Gjennomført selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Erfaringer fra arbeidet i valgperioden Forholdet til politisk ledelse Forholdet til administrativ ledelse Oppsummering

26 1. Innledning Valgperioden nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Agdenes kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, samt å gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Susanne Nilsen Leder Nestleder 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Sterten Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Per Arne Brevik Martin Vatn Johan Arne Selven Medlem Medlem Medlem 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Vatn Vatn Selvli Selvli Susanne Nilsen søkte om fritak fra vervet som medlem i kontrollutvalget pga. arbeid i Agdenes kommune. På kommunestyrets møte 16. mai 2012 i sak 35/12 ble nytt medlem av kontrollutvalg et valgt (Astrid Skretting), og på kommunestyrets møte 27. juni 2012 i sak 52/12 ble ny nestleder valgt (Astrid Skretting). Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Astrid Skretting Leder Nestleder 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Per Arne Brevik Martin Vatn Johan Arne Selven Medlem Medlem Medlem Sterten 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Vatn Vatn Selvli Selvli 26 3

27 På kommunestyrets møte 4. september 2013 i sak 33/13 ble nytt medlem av kontrollutvalg et valgt. Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Astrid Skretting Leder Nestleder 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Per Arne Brevik Arne Nordgård Johan Arne Selven Medlem Medlem Medlem Sterten 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Nordgård Nordgård Selvli Selvli Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene ikke er ivaretatt. Kontrollutvalget er av den oppfatning at det burde vært en felles varaliste i utvalget og ikke slik det er pr. i dag. 2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommuneloven 77:og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 4 27

28 2.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Agdenes kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Agdenes kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Agdenes kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har stort sett fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2012 hadde et budsjett på kroner er tilsvarende for 2015 kroner Av dette utgjør i 2015 ca. 67 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, ca. 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og ca. 11 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl. lønn). Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer som for ressursbruken. Budsjetter til revisjons- og sekretariats selskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene. 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca. 5 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget. Utvalget har behandlet 161 saker i valgperioden , Møtene er lagt til rådhuset. Ved mange av møtene har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen. I oktober 2013 fikk kontrollutvalget, i forbindelse med et møte, en orientering og omvisning på sykehjemmet og omsorgsboligene. Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Agdenes kommune. Fra og med valgperioden er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. 28 5

29 Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det at utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Kontrollutvalget har ikke fått henvendelser fra innbyggere i valgperioden Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Agdenes kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I valgperioden har følgende rapporter blitt fremlagt: - Sosiale tjenester NAV - Agdenes overformynderi - Forebygging og behandling av underernæring hos eldre - Agdenes kommune som barnehagemyndighet - Oppfølging av barn plassert i fosterhjem I tillegg har kontrollutvalget fått orientering fra rådmannen om følgende: - Den interkommunale barnevernstjenesten - Utvidelse/bygging Lensvik barnehage - Sør-Trøndelag Pleie og Omsorgsforum - Kreosotpåler i drikkevannet - Utbygging av Selvleiret - Fremmedspråklige elever - Rutiner vedr. ansettelser i Agdenes kommune - Framtidas omsorg 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært representert på i perioden er KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 4. Finansiell revisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel

30 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og om planlegging og status i revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden, uttalelsene er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling og vurdering av regnskapene. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Agdenes kommune i valgperioden: 2011: Sak 9/2012: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 10/2013: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 8/2014: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 12/2015: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele valgperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Fra og med 2010 vedtok kontrollutvalget å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har hatt ansvar for utarbeidelse av plan for Arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon vil bli igangsatt i slutten av 2015/begynnelsen i Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. 7 30

31 Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 2 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 10/2012: Omdømme og omdømmebygging Sak 14/2014. Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll utarbeides 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalget har utarbeidet 2 planer for selskapskontroll i valgperioden, og En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Eierskapsmelding Kommunalt eierskap - Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Agdenes kommune som medeier.. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS ble vedtatt på kommunestyremøte den

32 6.1 Gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 1 selskapskontroll: Sak 2/2014: Selskapskontroll av Trønderenergi AS. Det er utarbeidet en egen rapport om selskapskontrollene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. 7. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet og til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i valgperioden Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget invitert kommunepolitikerne til å komme med innspill til hvilke områder de mener er mest nyttige med tanke på forvaltningsrevisjon. Innspillene er tatt med i kontrollutvalgets prioritering av 32 9

33 prosjektområder, og det er en oppfatning av at en slik dialog bidrar til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og være åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontrollog tilsynssaker. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Agdenes kommune i valgperioden , er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid med kommunestyret og utvalget opplever at det er god forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter; plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Agdenes kommune for et godt samarbeid i valgperioden, som har bidratt til konstruktivt samarbeid og gode resultater. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den kommende valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Lensvik

34 Gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden , Agdenes kommune 34 1

35 Innholdsfortegnelse Omdømme og omdømmebygging... 3 Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg

36 Omdømme og omdømmebygging Rapport avlagt: April 2012 Problemstilling: Arbeider Agdenes kommune aktivt og systematisk med omdømmebygging? For å besvare hovedproblemstillingen har Revisjon Midt-Norge IKS formulert 4 delproblemstillinger: 1. Har kommunen gjennomført en bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen (Identitetsjakt)? 2. Har "Tiltaksplan for økt tilflytting" blitt iverksatt? 3. Er det iverksatt tiltak ut over " Tiltaksplan for økt tilflytting"? 4. Har iverksatte omdømmebyggingstiltak blitt evaluert? Rapportens konklusjon Arbeider Agdenes kommune aktivt og systematisk med omdømmebygging? Konklusjonen på denne problemstillingen, med bakgrunn i konklusjonene på delproblemstillingene, er at kommunen arbeider aktivt med omdømmebyggingstiltak, men at det er mangler i forhold til helhet og systematikk. Dette baserer seg spesielt på fravær av visjon og verdier, men også i forhold til oppfølging og evaluering av vedtatte planer. Delproblemstillinger: 1. Har kommunen gjennomført en bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen (Identitetsjakt)? Revisor konkluderer med at det ikke er gjennomført noen bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen. Forskningslitteraturen og nasjonale anbefalinger i forhold til omdømme og omdømmebygging presiserer at det er viktig å vite "hvem man er" (identitet) før man setter seg mål om "hva man vil være" (visjon) og finner ut "hvordan man kommer dit" (verdier). 2. Har "Tiltaksplan for økt tilflytting" blitt iverksatt? Tiltakene som er spesifisert i Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes synes i stor grad å være gjennomført. 3. Er det iverksatt tiltak ut over " Tiltaksplan for økt tilflytting"? Kommunen har også iverksatt andre tiltak som med rimelig sannsynlighet påvirker kommunens omdømme. Revisor konkluderer med at det er gjort et tilfredsstillende arbeid i forhold til å iverksette Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes, og at det er iverksatt andre tiltak som kan påvirke omdømmet i positiv retning. 4. Har iverksatte omdømmebyggingstiltak blitt evaluert? Det er gjennom revisors undersøkelser ikke synliggjort at kommunestyret eller administrasjon har evaluert Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes. Det er derimot gjennomført flere andre kvalitetssikringstiltak i forhold til de kommunale tjenestene. Brukerundersøkelsene kunne med fordel vært gjennomført på en større bredde av tjenesteområder. Revisor konkluderer med at de spesifikke omdømmebyggingstiltakene ikke er evaluert. 36 3

37 Revisors anbefalinger: Det bør vurderes å utarbeide visjon og verdier for kommunen i forbindelse med prosessen knyttet til kommuneplanens samfunnsdel. Det bør vurderes å evaluere og rullere Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-10/2012 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av april Kommunestyrets vedtak, sak KS-38/2012: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av april Administrativ oppfølging Revidering av visjon og verdier for kommunen vil (selvsagt) bli vurdert i sammenheng med utarbeiding av kommuneplanens samfunnsdel, som nå er igangsatt. Ordføreren har orientert om og evaluert Tiltaksplan for økt tilflytting i møte i kommunestyret flere ganger. For øvrig er både gjennomføring av tiltak i en plan og rullering av en plan avhengig av prioritering i handlingsplan- og årsbudsjettprosessene. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 37 4

38 Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg Rapport avlagt: Mai 2014 Problemstilling: Er dimensjonering og system for tilrettelegging av hjemmetjenester, sykehjem og omsorgsbolig tilfredsstillende? Rapportens konklusjon Det er revisors vurdering at dimensjoneringen av tjenesten heldøgns pleie og omsorg ikke er tilfredsstillende. Utgangspunktet er at kommunen skal kunne gi slike tjenester på relativt kort varsel. Per i dag er situasjonen at det er overbelegg og liten sirkulasjon av brukere på sykehjemmet, og kommunen betaler dagbøter for to utskrivningsklare pasienter med behov for heldøgns pleie og omsorg. Begrensningene synes i hovedsak å være relatert til lokaler for å yte slike tjenester og ikke til mangel på personell eller kompetanse. Revisor har ikke data som viser at dagens situasjon er lovstridig. Situasjonen er allikevel alvorlig, både på kort og lang sikt. Tilrettelegging av tjenester innen sykehjem, omsorgsboliger og hjemmetjenester synes tilfredsstillende i Agdenes kommune. Selv om tjenestene virker å håndtere oppgavene i praksis, har kommunen en utfordring knyttet til å sikre lik og riktig utførelse av tjenestene. Revisor knytter dette i stor grad til rådmannens ansvar for å sikre betryggende kontroll i organisasjonen. Innføring av et elektronisk kvalitetssystem i organisasjonen har tatt uforholdsmessig lang tid, noe som bekreftes av revisors datainnhenting og tilsyn fra fylkesmannen. Det er gitt signaler om at dette arbeidet skal prioriteres i tiden framover. Et kvalitetssystem innføres i den hensikt å gi ansatte riktig, tilstrekkelig, tilgjengelig og oppdatert informasjon om tjenesteutøvelsen. Om man ikke har rutiner og prosedyrer som er oppdatert og tilgjengelig for alle ansatte, øker risikoen for at uønskede hendelser inntreffer. Revisor vurderer derfor at rådmannen ikke har betryggende kontroll for riktig tjenesteutøvelse innen pleie- og omsorgstjenestene i kommunen. Revisors anbefalinger: Finne en kortsiktig løsning som bedre ivaretar behovet for heldøgns pleie og omsorg. Sette en tidsfrist for innføring av kvalitetssystem som sikrer ansatte riktig, tilstrekkelig, tilgjengelig og oppdatert informasjon om tjenesteutøvelsen i kommunen. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-14/2014 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av januar

39 Kommunestyrets vedtak, sak KS-35/2014: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av januar 2015 Administrativ oppfølging Vedrørende behovet for heldøgns pleie og omsorg vises til mitt høringssvar datert (vedlagt forvaltningsrevisjonsrapporten). Situasjonen pr i dag er den samme - vi har levert forsvarlige og gode tjenester. Det vises for øvrig til pågående utredning «Framtidas omsorg» (vedtatt gjennomført i k-sak 65/14) den Kvalitetssystemet for pleie og omsorg er ferdigstilt (tillegg/forbedringer er et kontinuerlig arbeid), og klar til å tas i bruk. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 39 6

40 Gjennomført selskapskontroll valgperioden , Agdenes kommune 40 1