Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune"

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 15/150 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtedeltakere: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder Marit Jørgensen Merete Kalland Stig Trygstad, 1. vara for Fremstad Forfall: Kristian Fremstad Andre møtende: Inge Storås, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim Kjell Inge Selbekk (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 35/15 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle 36/15 Revisjon Midt-Norge IKS - presentasjon og orientering 37/15 Den finansielle revisjonen i Agdenes kommune - orientering fra revisor 38/15 Forvaltningsrevisjon eiendomsforvaltning - prosjektplan 39/15 Forslag til møteplan for 1. halvår /15 Referatsaker 41/15 Eventuelt 2

3 Kontrollutvalget - funksjon, oppgaver og rolle Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/130-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Taushetserklæring for kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalgets virksomhet valgperioden Rapportering på gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden Rapportering på gjennomført selskapskontroll valgperioden Retningslinjer for kontrollutvalget Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgsboken Om kontrollutvalgets rolle og oppgaver (KRD 2011) Saksutredning Bakgrunn I likhet med kommunestyret og øvrige politiske utvalg velges kontrollutvalget på nytt av det påtroppende kommunestyret etter valget. Med bakgrunn i at tre av kontrollutvalgets medlemmer er nye i sin funksjon vil kontrollutvalgets sekretariat med dette gi en orientering om kontrollutvalgets rolle, oppgaver og funksjon, samt om utvalgets plass i den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalgets plass i den kommunale forvaltningen Kontrollutvalget ble opprettet i medhold av ny kommunelov som ble vedtatt i Bakgrunnen for opprettelse av kontrollutvalgene var å sikre kommunene en egenkontroll basert på demokratiske prinsipper. Dette ble sett på som en del av det kommunale selvstyret og kunne på sikt redusere behovet for statlig tilsyn og kontroll. I henhold til kommunelovens 76 er det kommunestyret som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret skal imidlertid velge et eget kontrollutvalg som forestår det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne, dette fremgår av 77, 1. ledd. Kontrollutvalgets mandat er således vidt og omfattende. I tillegg til å være en del av det demokratiske maktfordelingsprinsippet om å føre tilsyn med den utøvende makt i kommunen, skal utvalget føre tilsyn med selve forvaltningen for å følge opp at kommunestyrets vedtak og intensjoner følges opp, at forvaltningen drives i henhold til lov og at den enkelte innbygger får lovfestede tjenester og rettigheter. Kontrollutvalget er derfor en viktig faktor, for kommunestyret og den enkelte innbygger, i forhold til å sikre tilbud av lovpålagte og rettighetsbestemte tjenester og en forsvarlig og effektiv drift av kommunen basert på lov, likebehandling og kommunestyrets styringssignaler. For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon har lovgiver lagt vekt på å gi 3

4 utvalget nødvendige verktøy, dette gjelder et rimelig ressurstilfang, sakkyndig sekretariatsbistand, revisjonsressurser og en vid innsynsrett i kommunens virke og organisasjon. Rent organisatorisk kan kontrollutvalgets plass i organisasjonen skisseres som følger: Som figuren viser har kontrollutvalget en uavhengig stilling i forvaltningen. Utvalget skal utøve sin funksjon på vegne av kommunestyret og er kun underlagt kommunestyret i sitt virke. Kontrollutvalget må utøve sin funksjon med høy integritet og skal opptre nøytralt uavhengig av politiske føringer. Til å bistå seg har kontrollutvalget et eget sekretariat som også er uavhengig av den øvrige forvaltningen. Videre skal kontrollutvalget påse at kommunen har en betryggende revisjonsordning, revisor rapporterer sitt arbeid til kontrollutvalget som igjen vurderer evt. videre rapportering til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er et viktig organ i det kommunale selvstyret og den demokratisk funderte styringsmodellen som vi har i kommunene. Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: 1. Regnskapsrevisjon, som innebærer å bestille regnskapsrevisjon fra revisor, påse at kommunens årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. 2. Forvaltningsrevisjon, der kontrollutvalget utreder behovet for, planlegger og bestiller forvaltningsrevisjonsarbeid, og rapporterer resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon er å 4

5 påse at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, samt systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 3. Gransking eller undersøkelser, enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret. 4. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Dette gjelder både å følge opp at kommunen ivaretar sine eierinteresser og at selskapene drives på en økonomisk forsvarlig måte og i henhold til kommunestyrets intensjoner. 5. Valg av revisjonsordning, der kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. 6. Budsjett, som innebærer å utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Utvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester, sikre god produktivitet, effektiv ressursutnyttelse, ivareta innbyggernes rettsikkerhet i kontakt med kommunen, og sikre at politiske vedtak følges opp. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 Kontrollutvalgets rettigheter og plikter Innsynsrett Kontrollutvalget setter selv sin dagsorden og bestemmer selv hvilke undersøkelser det ønsker å iverksette. Utvalget kan fremme saker for behandling i kommunestyret og fremmer i den forbindelse forslag til vedtak. Utvalget har ikke instruksjonsmyndighet overfor administrasjonen, men kan søke tilslutning til pålegg hos kommunestyret. I sitt arbeid kan kontrollutvalget be om enhver opplysning eller tilgang til et hvert dokument i kommunen, uavhengig av bestemmelser om taushetsplikt og evt. bestemmelser om unntak fra offentlighet. Som en følge av bestemmelsene om innsynsrett i kommuneloven kan kontrollutvalgets medlemmer be om å få tilsendt fullstendige sakspapirer og protokoller fra kommunestyre, formannskap og hovedutvalg / komiteer, inkludert de sakene som er unntatt fra offentlighet. I tillegg vil kontrollutvalgets medlemmer få innsyn i taushetsbelagte dokumenter på forespørsel. Kommunen kan imidlertid kreve å utlevere sensitivt materiale til kontrollutvalget som kollegium og ikke til enkeltmedlemmer. Dette var tidligere presisert i forskrift, men fremgår nå av ordlyden i forskrift om kontrollutvalg. Bakgrunnen for bestemmelsen er å unngå misbruk av innsynsretten fra enkeltmedlemmer, samtidig som det underbygger betydningen av at kontrollutvalget utøver tilsynsfunksjonen som et kollegium. Innsynsretten omfatter også informasjon i selskap organisert som interkommunalt selskap (IKS), interkommunalt samarbeid organisert som eget rettssubjekt, aksjeselskap som er heleid av kommunen (selv eller sammen med andre kommuner), samt heleide datterselskap av IKS eller heleide aksjeselskap. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken s. 32 og 33. 5

6 Taushetsplikt En såvidt ubetinget innsynsrett gir kontrollutvalget store rettigheter i forhold til å be om opplysninger fra kommunen. Denne retten gir samtidig et ansvar i forhold til å ikke misbruke innsynsretten eller opplysninger som innhentes i medhold av denne. Som medlem i kontrollutvalget er man underlagt forvaltningslovens bestemmelser om blant annet taushetsplikt. Der går det frem at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det vedkommende i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om noens personlige forhold eller næringsopplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken side 33 og 34. En utbredt misforståelse i Kommune-Norge er at folkevalgte kan pålegges taushetsplikt for alle typer opplysninger som kommer fram i lukkede møter, dette er ikke riktig. Det er kun opplysninger knyttet til personlige forhold og næringsopplysninger som er underlagt taushetsplikt. Selv om taushetsplikten er lovfestet anbefaler kontrollutvalgets sekretariat at medlemmene i kontrollutvalget ved tiltredelse signerer en taushetserklæring, dette både for å bevisstgjøre det enkelte medlem og for å synliggjøre for omverdenen at dette er noe man tar på alvor. Habilitet Kontrollutvalget behandler et bredt spekter av saker. Det er viktig at medlemmene ber om å få vurdert egen habilitet dersom utvalget behandler saker der de selv eller noen av deres nærmeste har interesser, eller er part. Les mer om dette temaet i Kontrollutvalgsboken side 34 og 35. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat vil gi en nærmere orientering om kontrollutvalgets rolle og funksjon i tilknytning til behandlingen av saken. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalgets medlemmer å undertegne en taushetserklæring i forbindelse med tiltredelse av vervet i kontrollutvalget, både for egen bevisstgjøring og for å synliggjøre overfor omverdenen at man har underskrevet taushetsløfte i forbindelse med utøvelsen av vervet. 6

7 Taushetserklæring for kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalgets arbeid er omfattet av lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven), og kontrollutvalgets medlemmer omfattes av definisjonen av tjenestemann etter denne loven. 13 regulerer taushetsplikt: 13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal reknes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Kontrollutvalgets møter er som hovedregel åpne, men skal lukkes, ifølge kommuneloven 31 nr. 2, dersom det i behandlingen vil foreligge opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Jeg erklærer at jeg har blitt gjort kjent med lovbestemmelser som angår taushetsplikt for medlemmer i kontrollutvalg, og hvordan disse skal praktiseres. Dato, sted Underskrift 7

8 Kontrollutvalgets virksomhet Valgperioden Agdenes kommune 1 8

9 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Finansiell revisjon Forvaltningsrevisjon Gjennomført forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Gjennomført selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Erfaringer fra arbeidet i valgperioden Forholdet til politisk ledelse Forholdet til administrativ ledelse Oppsummering

10 1. Innledning Valgperioden nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget i Agdenes kommune er i ferd med å fullføres. For å kunne oppsummere egen virksomhet, sette eget arbeid og resultater i et kritisk lys, samt å gi det påtroppende kontrollutvalget en god innføring til sitt arbeid, ønsker kontrollutvalget å gi en evaluering av sitt eget arbeid i valgperioden. 2. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. Kommunestyret i Agdenes kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i februar Kontrollutvalgets sammensetning i perioden Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Susanne Nilsen Leder Nestleder 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Sterten Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Per Arne Brevik Martin Vatn Johan Arne Selven Medlem Medlem Medlem 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Nilsen, Brevik, Selven Vatn Vatn Selvli Selvli Susanne Nilsen søkte om fritak fra vervet som medlem i kontrollutvalget pga. arbeid i Agdenes kommune. På kommunestyrets møte 16. mai 2012 i sak 35/12 ble nytt medlem av kontrollutvalg et valgt (Astrid Skretting), og på kommunestyrets møte 27. juni 2012 i sak 52/12 ble ny nestleder valgt (Astrid Skretting). Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Astrid Skretting Leder Nestleder 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Per Arne Brevik Martin Vatn Johan Arne Selven Medlem Medlem Medlem Sterten 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Vatn Vatn Selvli Selvli 10 3

11 På kommunestyrets møte 4. september 2013 i sak 33/13 ble nytt medlem av kontrollutvalg et valgt. Kontrollutvalget fikk etter dette følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer Sivert Arne Selvli Astrid Skretting Leder Nestleder 1. Egil Øyangen 2. Mari Elin D. Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Per Arne Brevik Arne Nordgård Johan Arne Selven Medlem Medlem Medlem Sterten 3. Turid Braa 4. Nils Olav Eriksen 5. Roar Tangvik 1. Kenneth Handberg 2. Elin Berg 1. Lars Arne Landrø 2. Marie Westad Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Skretting, Brevik, Selven Nordgård Nordgård Selvli Selvli Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene ikke er ivaretatt. Kontrollutvalget er av den oppfatning at det burde vært en felles varaliste i utvalget og ikke slik det er pr. i dag. 2.2 Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommuneloven 77:og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 4 11

12 2.3 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Agdenes kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Agdenes kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Agdenes kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Forslagene som er fremmet av kontrollutvalget har stort sett fått tilslutning fra kommunestyret, noe som oppfattes som en positiv tillitserklæring til kontrollutvalget. Mens den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten i 2012 hadde et budsjett på kroner er tilsvarende for 2015 kroner Av dette utgjør i 2015 ca. 67 % honorar til Revisjon Midt-Norge IKS, ca. 22 % honorar til KonSek Midt-Norge IKS og ca. 11 % benyttes til aktivitet i kontrollutvalget (inkl. lønn). Kontrollutvalget oppfatter dette som en økonomisk situasjon som setter dem i stand til å ivareta oppgavene sine, men likevel innen nøkterne rammer som for ressursbruken. Budsjetter til revisjons- og sekretariats selskapene har fulgt innstillinger gjort i de respektive representantskapene. 3. Arbeid i utvalget 3.1 Møter Det har gjennom hele perioden vært avholdt ca. 5 møter pr år. En slik møtefrekvens viser seg passende i forhold til omfanget saker som behandles i utvalget. Utvalget har behandlet 161 saker i valgperioden , Møtene er lagt til rådhuset. Ved mange av møtene har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen. I oktober 2013 fikk kontrollutvalget, i forbindelse med et møte, en orientering og omvisning på sykehjemmet og omsorgsboligene. Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Agdenes kommune. Fra og med valgperioden er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. 3.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommuneloven 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. 12 5

13 Kontrollutvalgets saksbehandling er ikke sammenfattet i noe årshjul, men det er likevel et visst mønster fra år til år i hvilke saker som kommer opp til ulike tider. I tillegg til de kjente saksområdene hender det at utvalget får henvendelser fra innbyggere, som berører områder som kan være innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde. Slike henvendelser behandles seriøst uavhengig om det er et forhold som blir undersøkt videre eller at kontrollutvalget finner at dette ikke er en sak som hører til deres funksjon å se på. Kontrollutvalget har i valgperioden fått flere muntlige henvendelser fra innbyggere som har munnet ut i orienteringer fra administrasjonen. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Agdenes kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I valgperioden har følgende rapporter blitt fremlagt: - Sosiale tjenester NAV - Agdenes overformynderi - Forebygging og behandling av underernæring hos eldre - Agdenes kommune som barnehagemyndighet - Oppfølging av barn plassert i fosterhjem I tillegg har kontrollutvalget fått orientering fra rådmannen om følgende: - Den interkommunale barnevernstjenesten - Utvidelse/bygging Lensvik barnehage - Sør-Trøndelag Pleie og Omsorgsforum - Kreosotpåler i drikkevannet - Utbygging av Selvleiret - Fremmedspråklige elever - Rutiner vedr. ansettelser i Agdenes kommune - Framtidas omsorg 3.3 Deltakelse i relevante fora For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av arrangement utvalget har vært representert på i perioden er KonSek-samling. Årlig arrangement for kontrollutvalgene i de 15 kommunene KonSek er sekretariat for Nasjonal konferanse for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund. Nasjonal konferanse i regi av Forum for Kontroll og Tilsyn Kontrollutvalget er medlem i forum for Kontroll og Tilsyn, og deltar også på årsmøtene der. Disse arrangeres i tilknytning til den nevnte konferansen. 4. Finansiell revisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel

14 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, rapportering om enhetsbesøk og om planlegging og status i revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper i valgperioden, uttalelsene er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling og vurdering av regnskapene. Kontrollutvalget har avgitt følgende uttalelser til regnskapet for Agdenes kommune i valgperioden: 2011: Sak 9/2012: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 10/2013: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 8/2014: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for : Sak 12/2015: Kontrollutvalget hadde ingen merknader til regnskapet og anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 5 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i hele valgperioden. Kontrollutvalget har gjort mange vurderinger og hatt drøftinger for å finne gode arbeidsmetoder både i prioritering av prosjekter, samarbeid med revisjonsselskapet og i tilknytning til behandling av avlagte rapporter. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum èn gang i hver valgperiode. Fra og med 2010 vedtok kontrollutvalget å innføre toårige planer for forvaltningsrevisjon. Dette kontrollutvalget har hatt ansvar for utarbeidelse av plan for Arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon vil bli igangsatt i slutten av 2015/begynnelsen i Kontrollutvalget har hatt dialog med politisk og administrativ ledelse underveis i prosessen med utformingen av plan for forvaltningsrevisjon og tatt med seg konstruktive innspill til planleggingen av forvaltningsrevisjonsarbeidet. Ved bestilling av de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjektene har utvalget lagt mye arbeid i å få innrettet bestillingene slik at de skal ha fokus på de forholdene utvalget mener er viktig. Samarbeidet og dialogen med revisor har vært av stor betydning. 7 14

15 Alle forvaltningsrevisjoner legges systematisk fram for kontrollutvalget etter hvert som de avlegges. Samtlige rapporter er sendt videre til kommunestyret. Etter kommunestyrets behandling og vedtak er rapportene fulgt opp med henblikk på å se til at vedtakene blir realisert og arbeidet videre med i administrasjonen. 5.1 Gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 2 forvaltningsrevisjonsprosjekter: Sak 10/2012: Omdømme og omdømmebygging Sak 14/2014. Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg Det er utarbeidet en egen rapport om forvaltningsrevisjonene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. Utvalget mener å ha satt fokus på viktige områder i sine prosjekter, men vil samtidig understreke betydningen av å gjennomføre relevante forvaltningsrevisjoner i alle deler av kommunens virksomhet. Kontrollutvalgets rolle som bestiller er svært viktig i denne sammenhengen, særlig i forhold til å velge riktig tidspunkt for undersøkelsene og ikke minst være konkret i forhold til hva som skal undersøkes og hva man ønsker svar på. Dette er en oppgave som det påtroppende kontrollutvalget anbefales å gi høy prioritet. 5.2 Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret gjennomføre granskninger eller undersøkelser. Dette har ikke vært en sentral del av utvalgets virksomhet i valgperioden, da de fleste større undersøkelser er organisert som ordinære og planmessige forvaltningsrevisjoner. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalget har gjennomført egne undersøkelser vedr. utvidelsen av Lensvik barnehage, samt gjennomføring av investeringstiltak vedtatt i handlingsplanen. 6. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll utarbeides 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Kontrollutvalget har utarbeidet 2 planer for selskapskontroll i valgperioden, og En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Eierskapsmelding Kommunalt eierskap - Generelle strategier og rapporteringsinstrukser for selskaper med Agdenes kommune som medeier.. og Eierskapsstrategier for HAMOS Forvaltning IKS ble vedtatt på kommunestyremøte den

16 6.1 Gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget har i valgperioden behandlet 1 selskapskontroll: Sak 2/2014: Selskapskontroll av Trønderenergi AS. Det er utarbeidet en egen rapport om selskapskontrollene, se vedlegg. Det redegjøres her for problemstillinger, politisk behandling og vedtak, samt hvordan vedtakene er fulgt opp av administrasjonen. 7. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet og til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 8. Erfaringer fra arbeidet i valgperioden Forholdet til politisk ledelse Kontrollutvalget utfører tilsynsfunksjonen på vegne kommunestyret, som har det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget har gjennom hele perioden vært opptatt av å ha god dialog med politisk ledelse og oppdatert kjennskap til hva som til enhver tid er kommunestyrets behov. Saker fra kontrollutvalget legges løpende fram for kommunestyret, enten det er rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner, årsmeldinger eller planer for selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon. I forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon har kontrollutvalget invitert kommunepolitikerne til å komme med innspill til hvilke områder de mener er mest nyttige med tanke på forvaltningsrevisjon. Innspillene er tatt med i kontrollutvalgets prioritering av 16 9

17 prosjektområder, og det er en oppfatning av at en slik dialog bidrar til å forankre arbeidet med forvaltningsrevisjon i kommunestyret. 8.2 Forholdet til administrativ ledelse Kontrollutvalget opplever å ha gode relasjoner til administrativ ledelse og stor nytte av positiv dialog om generelle forhold i kommunen og i forbindelse med konkrete prosjekter og oppgaver. Administrasjonen gir informasjon og deltar i møter når kontrollutvalget ber om deres tilstedeværelse, og gir uttrykk for en forståelse for kontrollutvalgets rolle og arbeid. Utvalget har lagt vekt på å lytte til signaler fra administrasjonen blant annet ved å ha samtaler og være åpne for innspill i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Denne informasjonen har vært nyttig i kontrollutvalgets utvelgelse av prosjekter. Når det gjelder kommunikasjonen i forbindelse med de enkelte prosjektene eller revisjonsarbeidet for øvrig er det revisorenes område, og ikke noe kontrollutvalget involverer seg i. Kontrollutvalget har ansvar for oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i kontrollog tilsynssaker. Administrasjonen synes å ha lojalitet til vedtakene. 9. Oppsummering Med bakgrunn i sitt mandat og det arbeidet som kontrollutvalget har gjort for Agdenes kommune i valgperioden , er utvalgets medlemmer av den oppfatning at kontrollutvalget har en viktig rolle i en lærende organisasjon i stadig utvikling. Kontrollutvalget har i valgperioden hatt viktige og spennende oppgaver der man har belyst mange av kommunens tjenesteområder. Kontrollutvalget har hatt et godt samarbeid med kommunestyret og utvalget opplever at det er god forståelse for kontrollorganenes rolle og funksjon i kommunen, noe som er avgjørende for at utvalget skal kunne gjøre en god jobb. Kontrollutvalget har i valgperioden fått laget nødvendige plandokumenter; plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget mener ut fra den foregående redegjørelsen å ha oppfylt sine pålagte oppgaver i kommuneloven på en fornuftig og god måte. Målet om å være uavhengig i sitt arbeide anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Avslutningsvis vil kontrollutvalget takke kommunestyret og administrasjonen i Agdenes kommune for et godt samarbeid i valgperioden, som har bidratt til konstruktivt samarbeid og gode resultater. Kontrollutvalget vil med dette ønske det påtroppende kontrollutvalget lykke til i den kommende valgperioden der nye interessante og krevende oppgaver venter. Lensvik

18 Gjennomført forvaltningsrevisjon valgperioden , Agdenes kommune 18 1

19 Innholdsfortegnelse Omdømme og omdømmebygging... 3 Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg

20 Omdømme og omdømmebygging Rapport avlagt: April 2012 Problemstilling: Arbeider Agdenes kommune aktivt og systematisk med omdømmebygging? For å besvare hovedproblemstillingen har Revisjon Midt-Norge IKS formulert 4 delproblemstillinger: 1. Har kommunen gjennomført en bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen (Identitetsjakt)? 2. Har "Tiltaksplan for økt tilflytting" blitt iverksatt? 3. Er det iverksatt tiltak ut over " Tiltaksplan for økt tilflytting"? 4. Har iverksatte omdømmebyggingstiltak blitt evaluert? Rapportens konklusjon Arbeider Agdenes kommune aktivt og systematisk med omdømmebygging? Konklusjonen på denne problemstillingen, med bakgrunn i konklusjonene på delproblemstillingene, er at kommunen arbeider aktivt med omdømmebyggingstiltak, men at det er mangler i forhold til helhet og systematikk. Dette baserer seg spesielt på fravær av visjon og verdier, men også i forhold til oppfølging og evaluering av vedtatte planer. Delproblemstillinger: 1. Har kommunen gjennomført en bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen (Identitetsjakt)? Revisor konkluderer med at det ikke er gjennomført noen bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen. Forskningslitteraturen og nasjonale anbefalinger i forhold til omdømme og omdømmebygging presiserer at det er viktig å vite "hvem man er" (identitet) før man setter seg mål om "hva man vil være" (visjon) og finner ut "hvordan man kommer dit" (verdier). 2. Har "Tiltaksplan for økt tilflytting" blitt iverksatt? Tiltakene som er spesifisert i Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes synes i stor grad å være gjennomført. 3. Er det iverksatt tiltak ut over " Tiltaksplan for økt tilflytting"? Kommunen har også iverksatt andre tiltak som med rimelig sannsynlighet påvirker kommunens omdømme. Revisor konkluderer med at det er gjort et tilfredsstillende arbeid i forhold til å iverksette Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes, og at det er iverksatt andre tiltak som kan påvirke omdømmet i positiv retning. 4. Har iverksatte omdømmebyggingstiltak blitt evaluert? Det er gjennom revisors undersøkelser ikke synliggjort at kommunestyret eller administrasjon har evaluert Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes. Det er derimot gjennomført flere andre kvalitetssikringstiltak i forhold til de kommunale tjenestene. Brukerundersøkelsene kunne med fordel vært gjennomført på en større bredde av tjenesteområder. Revisor konkluderer med at de spesifikke omdømmebyggingstiltakene ikke er evaluert. 20 3

21 Revisors anbefalinger: Det bør vurderes å utarbeide visjon og verdier for kommunen i forbindelse med prosessen knyttet til kommuneplanens samfunnsdel. Det bør vurderes å evaluere og rullere Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-10/2012 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av april Kommunestyrets vedtak, sak KS-38/2012: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av april Administrativ oppfølging Revidering av visjon og verdier for kommunen vil (selvsagt) bli vurdert i sammenheng med utarbeiding av kommuneplanens samfunnsdel, som nå er igangsatt. Ordføreren har orientert om og evaluert Tiltaksplan for økt tilflytting i møte i kommunestyret flere ganger. For øvrig er både gjennomføring av tiltak i en plan og rullering av en plan avhengig av prioritering i handlingsplan- og årsbudsjettprosessene. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 21 4

22 Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg Rapport avlagt: Mai 2014 Problemstilling: Er dimensjonering og system for tilrettelegging av hjemmetjenester, sykehjem og omsorgsbolig tilfredsstillende? Rapportens konklusjon Det er revisors vurdering at dimensjoneringen av tjenesten heldøgns pleie og omsorg ikke er tilfredsstillende. Utgangspunktet er at kommunen skal kunne gi slike tjenester på relativt kort varsel. Per i dag er situasjonen at det er overbelegg og liten sirkulasjon av brukere på sykehjemmet, og kommunen betaler dagbøter for to utskrivningsklare pasienter med behov for heldøgns pleie og omsorg. Begrensningene synes i hovedsak å være relatert til lokaler for å yte slike tjenester og ikke til mangel på personell eller kompetanse. Revisor har ikke data som viser at dagens situasjon er lovstridig. Situasjonen er allikevel alvorlig, både på kort og lang sikt. Tilrettelegging av tjenester innen sykehjem, omsorgsboliger og hjemmetjenester synes tilfredsstillende i Agdenes kommune. Selv om tjenestene virker å håndtere oppgavene i praksis, har kommunen en utfordring knyttet til å sikre lik og riktig utførelse av tjenestene. Revisor knytter dette i stor grad til rådmannens ansvar for å sikre betryggende kontroll i organisasjonen. Innføring av et elektronisk kvalitetssystem i organisasjonen har tatt uforholdsmessig lang tid, noe som bekreftes av revisors datainnhenting og tilsyn fra fylkesmannen. Det er gitt signaler om at dette arbeidet skal prioriteres i tiden framover. Et kvalitetssystem innføres i den hensikt å gi ansatte riktig, tilstrekkelig, tilgjengelig og oppdatert informasjon om tjenesteutøvelsen. Om man ikke har rutiner og prosedyrer som er oppdatert og tilgjengelig for alle ansatte, øker risikoen for at uønskede hendelser inntreffer. Revisor vurderer derfor at rådmannen ikke har betryggende kontroll for riktig tjenesteutøvelse innen pleie- og omsorgstjenestene i kommunen. Revisors anbefalinger: Finne en kortsiktig løsning som bedre ivaretar behovet for heldøgns pleie og omsorg. Sette en tidsfrist for innføring av kvalitetssystem som sikrer ansatte riktig, tilstrekkelig, tilgjengelig og oppdatert informasjon om tjenesteutøvelsen i kommunen. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-14/2014 : Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av januar

23 Kommunestyrets vedtak, sak KS-35/2014: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Dimensjonering og tilrettelegging innen pleie og omsorg til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av januar 2015 Administrativ oppfølging Vedrørende behovet for heldøgns pleie og omsorg vises til mitt høringssvar datert (vedlagt forvaltningsrevisjonsrapporten). Situasjonen pr i dag er den samme - vi har levert forsvarlige og gode tjenester. Det vises for øvrig til pågående utredning «Framtidas omsorg» (vedtatt gjennomført i k-sak 65/14) den Kvalitetssystemet for pleie og omsorg er ferdigstilt (tillegg/forbedringer er et kontinuerlig arbeid), og klar til å tas i bruk. Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 23 6

24 Gjennomført selskapskontroll valgperioden , Agdenes kommune 24 1

25 Innholdsfortegnelse TrønderEnergi

26 TrønderEnergi Rapport avlagt: Februar 2014 Problemstilling: Har den økonomiske utviklingen i Trønderenergi vært i samsvar med eiernes forventninger? Er eierstyring og selskapsledelse i Trønderenergi i samsvar med gitte anbefalinger? Hvordan ivaretar Trønderenergi kravene til funksjonelt skille og nøytralitet etter energiloven? Rapportens konklusjon Blant revisors konklusjoner er at selskapet fremstår som solid og lønnsomt, men har utfordringer med lavere kraftpriser og har signalisert et behov for halvering av utbytte i en overgangsperiode. Selskapet bør ifølge revisor har fokus på videre effektivisering. Nettfusjonen har ført til høyere nettleie i Trondheim og Klæbu og noe lavere i distriktene. Revisjonen viser til at selskapet har dokumentert samfunnsansvar, miljøansvar og etikkarbeid og har etablert styringssystemer som forventet av et konsern på denne størrelsen. Videre mener revisor at god eierkontakt har sikret at strategiske valg i all hovedsak er basert på eiernes føringer. Kommunestyrene som eiernes beslutningsorgan bør særlig merke seg følgende anbefalinger fra revisjonen knyttet til eierstyringen: Eierstyringen kan bli mer profesjonell, særlig hva gjelder valg til styret. Kompetanse, ikke tilknytning til eierkommuner bør legges til grunn. Det er viktig at eierne utarbeider eierskapsmeldinger eller andre dokumenter som angir klare målsettinger med eierskapet. Når eiermøtene i praksis er en viktig arena for eierstyring bør det vurderes å dokumentere disse bedre. At bedriftsforsamlingen benyttes som eierorgan er ikke i tråd med god kommunal eierstyring. Av habilitetsårsaker bør ikke ordførere sitte i dette som er et bedriftsorgan. Vurdering av særlige forhold for Agdenes kommune Agdenes kommune har utarbeidet en eierskapsmelding som ble vedtatt av kommunestyret i oktober 2010 i sak 44/10, og har gjennom dette satt målsettinger for sitt eierskap, og prinsipper for eierstyring. Av prinsippene for eierstyring i eierskapsmeldingen fremgår blant annet følgende: 3.1 Utøving av eierskapet For å kunne ivareta og drøfte Agdenes kommunes eierinteresser og eierstrategier, oppretter Agdenes kommune et årlig eiermøte i kommunestyret. Her vektlegges følgende punkter: utviklingen i selskapene generelt og i forhold til utvalgte nøkkeltall risiko og fremtidsutsikter behov og ønsker om mulige endringer og tiltak Ved inngåelse av en betydelig eierpost (minimum 1/3) i et selskap skal Agdenes kommune kreve minimum ett styremedlem. Kommunens representant i eierorganet har ansvaret for rapportering fra selskapet i det årlige eiermøtet i kommunestyret. Det bør vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med selskapets formål. 3 26

27 Ved valg av kommunens representant(er) i styret skal relevant kompetanse vektlegges. Kommunen bør legge inn en forespørsel om at selskapet stiller med styreansvarsforsikring til styrerepresentanten. Hvis dette avslås, må kommunen selv tegne forsikring. KS anbefaler at eierskapsmeldingen gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret (jf. KS 19 anbefalinger om eierskap, mai 2010) I Agdenes kommune så er ikke eierskapsmeldingen lagt frem for kommunestyret siden oktober Uansett hvor mange selskaper kommunen har eierskap i, så vil en årlig gjennomgang av eierskapet gi en god anledning til å bevisstgjøre kommunestyret på hvilke selskaper kommunen har eierinteresser i, målsetning for eierskap i selskapene, og hvordan de skal yte påvirkning på disse selskapene. Revisor sier i rapporten at det er viktig at kommunestyret holdes orientert om utviklingen i alle selskap de har eierinteresser i, slik at de har mulighet til å være med å styre utviklingen i den retningen de ønsker. Kommunens oppfølging av selskap kan delegeres til formannskapet. Politisk behandling Kontrollutvalgets vedtak, sak KU-2/2014: Kontrollutvalget tar rapport om selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering og legger rapporten frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Kommunestyrets vedtak, sak KS-22/ Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll i Trønderenergi AS til orientering. 2. Kommunestyret ber om at eierskapsmeldingen blir lagt frem for kommunestyret en gang pr. år, samt at den blir gjenstand for revidering en gang pr. kommunestyreperiode. 3. Kommunestyret ber om at vurderinger og konklusjoner i rapporten følges opp. 4. Kommunestyret ber om at det rapporteres om oppfølging av selskapskontrollen i forbindelse med neste fremlegging av eierskapsmeldingen. Administrativ oppfølging Kontrollutvalget har merket seg følgende: Eierskapsmeldingen er ikke lagt frem for kommunestyret pr Eierskapsmeldingen er ikke revidert pr Det er ikke rapportert til kommunestyret om oppfølging av selskapskontrollen pr

28 Retningslinjer for kontrollutvalget (Vedtatt av kommunestyret i møte , sak 47/2006, revidert av kommunestyret i møte , sak 33/2011). 28

29 Retningslinjer for kontrollutvalget i Agdenes kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Agdenes kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Agdenes på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrig interessenter har tillit til Agdenes kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyret intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Agdenes kommune består av 5 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Kontrollutvalgets varamedlemmer velges etter nummerering. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen, og å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunes årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. 29 Side 2

30 Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Agdenes kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for lukkede dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører og revisor har møte og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Agdenes kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme, vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Agdenes kommune følges opp. 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalget leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Agdenes kommune trer i kraft etter vedtak i Agdenes kommunestyre den xx.xx Side 3

31 RETNINGSLINJER FOR MØTER I KONTROLLUTVALGET SOM GJENNOMFØRES SOM HØRING Agdenes kommune (Behandlet i kontrollutvalget i sak 40/2013 (møte den ). Vedtatt av kommunestyret i sak 5/2014 på møte

32 Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Høringen skal være åpen, men kontrollutvalget kan lukke møtet for hele eller deler av høringen dersom det framkommer taushetsbelagte opplysninger. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkede dører etter forvaltningsloven og kommuneloven. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Formål Formålet med bestemmelsen er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov, en god fremdrift i høringen og å ivareta den innkaltes rettssikkerhet. Forberedelse Før møtet gjennomføres skal det være et saksforberedende møte. På dette møtet skal utvalget gjennomgå hvilke problemstillinger som ønskes belyst. Det skal videre fastsettes en fremdriftsplan for møtet som bl.a kan fastsette taletid for den enkelte som er innkalt, rekkefølge og hovedspørsmål. På det saksforberedende møtet skal det velges en hovedutspørrer for høringen. Den innkaltes stilling Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilken sak eller saksområde som er tema for høringen. Det skal informeres om mulighet for eksterne aktører til å reservere seg fra å møte, samt muligheten for alle til å kreve å høres i lukket møte hvis det er opplysninger underlagt lovpålagt taushetsplikt. Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e) før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål. Dersom det anmodes om lukkede dører på grunn av taushetsbelagt informasjon, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte dersom utvalget eller den innkalte krever dette. Gjennomføring av møtet Kontrollutvalgets leder innleder møtet ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkommer under høringen skal følges opp. Det skal føres protokoll fra høringen som et ordinært møte i utvalget. 32

33 Revisjon Midt-Norge IKS - presentasjon og orientering Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/130-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning Agdenes kommune er medeier i Revisjon Midt-Norge IKS og får levert revisjonstjenester fra dette selskapet. Oppdragsansvarlig revisor har møte og talerett i kontrollutvalget. Revisjon Midt-Norge IKS vil delta i møtet og orientere om selskapet og revisjonsoppgavene de utfører for Agdenes kommune. 33

34 Den finansielle revisjonen i Agdenes kommune - orientering fra revisor Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/36-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Saksutredning I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg ( , no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Agdenes kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere planleggingen av revisjonsarbeidet for 2015 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 34

35 Forvaltningsrevisjon eiendomsforvaltning - prosjektplan Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 15/89-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Vedlegg Prosjektplan eiendomsforvaltning Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i Agdenes kommune. Til grunn for valg av prosjekt ligger plan for forvaltningsrevisjon , Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 11/2013. Arbeidet med en ny overordnet analyse av Agdenes kommune og ny plan for forvaltningsrevisjon vil bli satt i gang høsten For å få brukt de budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon for inneværende år så var det viktig at kontrollutvalget foretok en bestilling før sommeren Kontrollutvalget bestilte i sak 19/2015, en forvaltningsrevisjon med fokus på eiendomsforvaltning. På kontrollutvalgets møte , sak 26/15, la forvaltningsrevisor Frode Singstad frem følgende to alternative innfallsvinkler på prosjektet: alternativ 1 Eiendomsforvaltning og alternativ 2 utleieboliger. Kontrollutvalget valgte å gå for alternativ 1 eiendomsforvaltning. Revisjon Midt-Norge IKS har utarbeidet en prosjektplan som legges frem for kontrollutvalget i dagens møte til orientering. Revisjonen har definert følgende problemstilling: Har Agdenes kommune etablert hensiktsmessige system og rutiner for å ivareta et godt, langsiktig vedlikehold av kommunale bygg og eiendom? Forvaltningsrevisjon med fokus på eiendomsforvaltning i Agdenes kommune har et antatt timeforbruk på inntil 250 (115 timer i 2015 og 135 timer i 2016). Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen Ferdig rapport vedr. eiendomsforvaltning i Agdenes kommune vil legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte i juni Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta prosjektplanen til orientering. 35

36 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Agdenes: Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Frode Prosjektnr.: 2310 Styringsgruppe, dato: Eiendomsforvaltning i Agdenes kommune 1. BESTILLING Kontrollutvalget i Agdenes kommune bestilte forvaltningsrevisjon om eiendomsforvaltning i sak 19/15 i møte den Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på eiendomsforvaltning i Agdenes kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 250timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 20. mai Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Oppdragsansvarlig revisor orienterte i kontrollutvalgets møte den om ulike innfallsvinkler for prosjektet. Utvalget besluttet å gå videre med en forvaltningsrevisjon med fokus på kommunens systemer for forvaltning av bygninger, og så langt det lar seg gjøre grunneiendom. 1.1 GENERELT OM KOMMUNAL EIENDOMSFORVALTNING Norske kommuner og fylkeskommuner forvalter store verdier i form av eiendommer og bygninger. Bygningsmassen er en avgjørende innsatsfaktor for all kommunal tjenesteyting % av kommunenes budsjetter går med til å huse den kommunale virksomheten. Som for en del av samfunnets øvrige infrastruktur, er det ved flere anledninger påpekt mangelfullt vedlikehold og store oppgraderingsbehov knyttet til skolebygg, aldershjem og barnehager. Etterslepet på bygningsvedlikehold på landsbasis er stort. I rapporten Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde (2008), utarbeidet av Multiconsult & PricewaterhouseCoopers på vegne av KS, blir det konkludert med at vedlikeholdsbehovet for en kommunal bygning er på ca. 170 kr/m2 per år. Etterslepet i den kommunale bygningsmassen er estimert til å være 142 milliarder i henhold til ambisjonsnivå A og 94 milliarder i henhold til ambisjonsnivå B. Ambisjonsnivå A tilsvarer en gjennomgående god eller aksepta- 1 I medhold av plan for forvaltningsrevisjon for 2013/ side 1 av 6

37 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Agdenes: Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Frode Prosjektnr.: 2310 Styringsgruppe, dato: bel tilstand, mens ambisjonsnivå B er noe lavere hvor det tillates enkeltkomponenter som er utilfredsstillende. Også i KS sin veileder Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold blir det framhevet at et godt løpende vedlikehold er lønnsomt. Ifølge veilederen kan det være vanskelig for kommunene å få tatt igjen alle nedprioriterte oppgaver innenfor et budsjettår. Hver kommune må ta nødvendige utbedringer inn i økonomiplanene og utføre et planlagt vedlikehold over flere år. Ved manglende eller lavt vedlikehold, kan et bygg være nedslitt tidligere enn beregnet. Kommunene kan bli nødt til å gjennomføre akutte tiltak som krever ekstraordinære bevilgninger. Manglende vedlikehold kan også føre til en tidligere total rehabilitering som må finansieres med lån. Med lånene øker driftsutgiftene i form av renter og avdrag som kan utgjøre langt høyere kostnader per kvadratmeter/år enn det et planmessig vedlikehold ville utgjøre hvert år. 1.2 EIENDOMSFORVALTNING I AGDENES KOMMUNE 2 Ansvaret for forvaltning, drift og vedlikehold av bygninger og grunneiendom i Agdenes kommune ligger til «FDV-tjenesten», som ledes av en avdelingsingeniør og er organisert under sektor for næring og drift. Tjenesten rapporterer til hovedutvalg for næring og drift. FDV-tjenestens ansvar er: FDV (forvaltning, drift og vedlikehold) av de kommunale vannverkene FDV av de kommunale veiene FDV av de kommunale avløpsanleggene, og slamordnigen FDV av den kommunale bygningsmassen (herunder renhold og vaktmestertjenester) Kirkegårdsarbeider (Ingdalen kapell, Agdenes kirke og Lensvik kirke) Forvaltning av renovasjonsordningen gjennom HAMOS I saken om Budsjett 2015 og økonomiplan for , står det blant annet følgende om «Bygg og eiendom»: 2 Kilde: agdenes.kommune.no 37 side 2 av 6

38 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Agdenes: Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Frode Prosjektnr.: 2310 Styringsgruppe, dato: Som det fremgår av utklippet over, er det særlig helsebyggene som er av eldre standard og krever økt vedlikehold. Det fremgår av kommuneplanens samfunnsdel kap 7.3 at det er igangsatt et prosjekt som blant annet vil vurdere bygningsstrukturen innenfor pleie og omsorg. Prosjektet heter «Fremtidens omsorg», og har følgende mandat: 3 1) Statusgjennomgang og vurdering/analyse av dagens omsorgstjenester. (Innhold, dimensjonering (inkl. forholdet mellom hjemme- og institusjonsbaserte tjenester), organisering, kompetanse og sammenligning med andre. 2) Gi anbefalinger om hvordan etablere et bærekraftig omsorgstilbud (hvordan planlegge, prioritere, handle) for å forbedre dagens tjenester og for å møte morgendagens/framtidas utfordringer. 3) Gi anbefalinger om nødvendig fornyelse og ombygging, slik at bygnings-/boligmassen og omgivelser er godt tilrettelagt og er funksjons- og aldersvennlige. Ifølge kommunedelplanen skulle en prosjektrapport ha vært lagt fram i løpet av våren Revisor har ikke funnet noen slik rapport i offentlige kilder, og vil etterspørre den ved oppstarten av forvaltningsrevisjonen. 3 Kilde: Kommuneplan for Agdenes, samfunnsdelen , vedtatt av kommunestyret i sak 33/15 38 side 3 av 6

39 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Agdenes: Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Frode Prosjektnr.: 2310 Styringsgruppe, dato: AVGRENSNING Målet med forvaltningsrevisjonen er å vurdere kommunens system og rutiner knyttet til vedlikehold av kommunale bygg, og i størst mulig grad annen grunneiendom. Vi vil ikke selv gjøre tilstandsvurderinger eller beregninger av vedlikeholdsbehov, men undersøke om kommunen selv har oversikt over dette. 3. PROBLEMSTILLING Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling og våre avgrensninger har vi formulert følgende problemstilling: Har Agdenes kommune etablert hensiktsmessige system og rutiner for å ivareta et godt, langsiktig vedlikehold av kommunale bygg og eiendom? Dette innebærer at vi vil vurdere: - i hvilken grad kommunen har oversikt over hvilken tilstand de kommunale byggene er i, og eventuelle endringer i tilstanden - om kommunen har et hensiktsmessig avvikssystem for vedlikehold og oppfølging av kommunale bygg og eiendom - om kommunen har en tydelig rolle- og ansvarsfordeling for vedlikehold og oppfølging av kommunale bygg og eiendom - om kommunen har identifiserte vedlikeholdsbehov ved kommunale bygg - i hvilken grad kommunen har fulgt opp eventuelle egne målsetninger og vedtak for vedlikehold i kommunale bygg og eiendom - om kommunen har ubenyttete bygninger og grunneiendom 4. KRITERIER Revisjonskriterier er målestokken i en forvaltningsrevisjon. I denne forvaltningsrevisjonen vil innsamlede data bli vurdert opp mot revisjonskriterier utledet fra: - Kommuneloven og internkontrollforskriften - Relevante kommunale vedtak og retningslinjer 39 side 4 av 6

40 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Agdenes: Prosjekt: Eiendomsforvaltning Oppdragsansvarlig: Frode Prosjektnr.: 2310 Styringsgruppe, dato: NOU 2004:22 «Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren.» - «Vedlikehold i kommunesektoren, fra forfall til forbilde» Muliticonsult/PWC på oppdrag fra KS (2008). - KS sin veileder Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold Av kommuneloven 23, andre ledd, fremgår det at «administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll». Når det gjelder hva som ligger i betryggende kontroll innenfor eiendomsforvaltning, utleder vi dette fra offentlige utredninger med legitimitet i kommunesektoren, samt kommunens egne plan- og strategidokumenter. I 5 i internkontrollforskriften16 4 står det at internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Det blir likevel også stilt krav om blant annet skriftlige målsetninger, skriftlig fordeling av ansvar, oppgaver og myndighet, skriftlig risikovurdering, skriftlige rutiner for å avdekke og forebygge overtredelser og skriftlig dokumentert gjennomgang av internkontrollen. NOU 2004:22 angir kriterier for god eiendomsforvaltning i kommunesektoren. Suksesskriteriene for god eiendomsforvaltning er i følge rapporten fra KS (2008) blant annet å definere strategi og målsettinger for eiendomsforvaltningen, samt å forankre det politiske eierskapet til bygningsmassen. Dette betyr at de ulike behovene for vedlikehold og utvikling sees i sammenheng, og at de prioriteres ut fra det. Rapporten bygger på en omfattende bygningskartlegging og er lagt til grunn i en veileder for folkevalgte og rådmenn om Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold utarbeidet av KS. Kommunens interne styringsdokumenter vil være viktige kriterier i denne undersøkelsen. Dette gjelder kommunens dokumenter om eiendomsforvaltning, herunder budsjett/regnskap, strategi- og handlingsplaner og politiske vedtak. 4 Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) 40 side 5 av 6

41 REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN 2015 Kommune: Agdenes: 5. Prosjekt: Eiendomsforvaltning METODE Oppdragsansvarlig: Frode Prosjektnr.: 2310 Styringsgruppe, dato: I denne undersøkelsen vil vi intervjue ansatte i kommunen som har arbeider med/har ansvar for kommunens eiendomsforvaltning. I tillegg vil vi sende ut en spørreundersøkelse til virksomhetsledere med spørsmål om byggens tilstand, herunder: - Tilfredsstiller tjenestebehov og spesifikke krav i regelverket. - Oppfølging av feilmeldinger, vedlikehold, mm. I dette prosjektet vil det videre være nødvendig å gjennomføre en dokumentanalyse for å se på kommunens egne vedtak/føringer og system når det gjelder eiendomsforvaltning og vurdere dette opp mot praksis i kommunen, samt nasjonale føringer og retningslinjer. Vi vil dessuten gjennomgå økonomidata, samt KOSTRA-tall som vil gi grunnlag for å sammenligne kommunene med andre sammenlignbare kommuner. 6. ORGANISERING AV PROSJEKTET Totalt 250 timer med overlevering 20. mai timer i 2015 og 135 timer i Frode Singstad er oppdragsansvarlig, Espen Langseth prosjektmedarbeider. Arve Gausen og Gard Lyng sitter i en styringsgruppe. 41 side 6 av 6

42 Forslag til møteplan for 1. halvår 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/150-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2016: Januar Februar Mars April Mai Juni Kontrollutvalget Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2016 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 5 møter i 2016, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 2 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Møteplan for kommunestyret er ikke vedtatt enda. På bakgrunn av dette så har kontrollutvalgets sekretariat tatt utgangspunkt i tidligere års møteplaner for kontrollutvalget. Kommunestyrets og Formannskapets møtedatoer for 2015 er satt inn i tabellen ( ), av erfaring så legges møtene omtrent på samme datoer år etter år. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 1. halvår 2016: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret (4.) (18.) (22.) (13.) (24.) Formannskapet (21.) (4.) (15.) (6.) (3.) (24.) Kontrollutvalget

43 15. mars 2016 På møte i mars vil kontrollutvalgets årsmelding for kontroll- og tilsynsfunksjonen i 2015 legges frem. Kontrollutvalget må starte på arbeidet med overordnet analyse i forbindelse med ny plan for forvaltningsrevisjon. 3. mai 2016 I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, så fremt årsregnskapet er rettidig avlagt. I så fall vil behandlingen av årsregnskapet, med avgivelse av kontrollutvalgets uttalelse bli en viktig sak på møtet i april. Videre må det arbeides med overordnet analyse i forbindelse med ny plan for forvaltningsrevisjon. 7. juni 2016 For å følge opp tilsynsarbeidet og for å planlegge resten av året, vil det være hensiktsmessig å avvikle et møte før sommeren. Aktuelle saker er møteplan for 2. halvår 2016, eventuelle innspill til planleggingen av den finansielle revisjonen av Agdenes kommune. Forvaltningsrevisjonsprosjekt vedr. eiendomsforvaltning i Agdenes kommune vil være ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Rapport fra selskapskontroll av Hamos forvaltning IKS vil være ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter 1. halvår Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling. 43

44 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Agdenes kommune /15 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 15/150-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg einfo Innsynsrett etter kommuneloven 80 einfo-vedlegg En folkevalgt kan ikke instrueres Plikt til å forklare seg for kontrollutvalget Invitasjon opplæring av nye kontrollutvalg Valg av kontrollutvalg Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Melding om politisk vedtak - Valg av kontrollutvalg for perioden Kommunaldepartementet har uttalt seg nærmere om forståelsen av innsynsretten etter kommuneloven En folkevalgt kan ikke instrueres, forteller jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 4. Både ansatte og folkevalgte har til en viss grad plikt til å forklare seg for kontrollutvalget. 5. Invitasjon til Samling for kontrollutvalg 18. november Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker 44

45 Saksprotokoll Utvalg: Kommunestyret Møtedato: Sak: 40/15 Resultat: Annet forslag vedtatt Arkivsak: 15/608 Tittel: SAKSPROTOKOLL - VALG AV KONTROLLUTVALG Behandling: Arild Røland krevde valget holdt som forholdsvalg. Forslag i møtet: Det ble innlevert følgende 2 listeforslag: - Felleslista for bygdeutvikling, Arbeiderpartiet, Høyre (FFB/A/H) - Tverrpolitisk liste, Senterpartiet (TVP/S) De innleverte listeforslag hadde disse kandidater: FFB/A/H: Kjell Inge Selbekk Kåre Lian Svanem Marit Jørgensen Nils Olav Eriksen Eilert Ottem Svanhild Aune Roberta Grønningen Elin Selbekk Ysland TVP/S: Kristian Fremstad Merete Kalland Stig Trygstad Inger Lise Ingdal Olga Alstad Ove Valset Begge innleverte listeforslag ble godkjent. Jan Grønningen foreslo Kjell Inge Selbekk som leder og Kåre Lian Svanem som nestleder. Elisabet Selås foreslo Kristian Fremstad som leder og Merete Kalland som nestleder. Votering: Ved avstemming ble avgitt: 11 stemmer for FFB/A/H sin liste 6 stemmer for TVP/S sin liste Valgoppgjøret ble slik: Postadresse: Besøksadresse: Rådhuset Telefon: LENSVIK LENSVIK Telefaks:

46 Divisjon med: FFB/A/H 11 5,5 3,66 2,75 2,2 TVP/S ,5 1,2 med slik fordeling av representantplassene: FFB/A/H: 3 TVP/S: 2 Grønningens forslag som leder og nestleder fikk 11 stemmer. Fremstads forslag som leder og nestleder fikk 6 stemmer. Vedtak: Følgende er dermed valgt: FFB/A/H: Medlemmer: Varamedlemmer nr: 1. Kjell Inge Selbekk 1. Nils Olav Eriksen 2. Kåre Lian Svanem 2. Eilert Ottem 3. Marit Jørgensen 3. Svanhild Aune 4. Roberta Grønningen 5. Elin Ysland Selbekk TVP/S: Medlem: Varamedlemmer nr: 1. Kristian Fremstad 1. Stig Trygstad 2. Merete Kalland 2. Inger Lise Ingdal 3. Olga Alstad 4. Ove Valset Leder: Kjell Inge Selbekk Nestleder: Kåre Lian Svanem Postadresse: Besøksadresse: Rådhuset Telefon: LENSVIK LENSVIK Telefaks:

47 einfo 15/5 Innsynsrett etter kommuneloven 80 I brev 28. august 2015 til Telemark kommunerevisjon IKS har Kommunaldepartementet uttalt seg om den nærmere forståelsen av innsynsretten etter kommuneloven 80: Innsynsretten omfatter kun de typer selskaper som er uttrykkelig nevnt i paragrafen, nemlig IKS er, 27-styrer og aksjeselskap. Det understrekes spesielt at ansvarlig selskap altså ikke omfattes av innsynsretten. Uttrykket «heleid», som er brukt i forarbeidene til loven, forstås på samme måte som følgende uttrykk som er brukt i loven: «der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre (vår understreking) kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer» Kopi av departementets brev legges ved. Oslo, 6. oktober 2015 Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: OSLO Web: 47

48 Telemark kommunerevisjon Deres ref Vår ref Dato 15/ Tolkning av kommuneloven 80 - innsynsrett i selskap Vi viser til e-post 19. januar 2015, med spørsmål om tolkning av kommuneloven 80. Vi beklager den lange saksbehandlingstiden. I brevet reises det to problemstillinger. Departementet tar med dette ikke konkret stilling til saken som henvendelsen dreier seg om. Vi vil likevel redegjøre for vår generelle forståelse av kommuneloven 80. Kan det kreves innsyn i ansvarlig selskap (ANS) i medhold av kommuneloven 80? Kommuneloven 80 første ledd nevner tre ulike organisasjonsformer som det på visse vilkår kan kreves innsyn i. Disse er interkommunale selskaper (jf. IKS-loven), interkommunale styrer (jf. kommuneloven 27), og aksjeselskaper (etter aksjeloven). Departementet legger til grunn at 80 uttømmende regulerer hvilke type selskaper som det kan kreves innsyn i, jf. Prop. 119 L ( ) s. 16. Departementet antar derfor at det ikke er innsynsrett i organisasjons- eller selskapsformer som ikke er nevnt i bestemmelsen (for eksempel ansvarlige selskap). Dette underbygges av andre uttalelser i samme proposisjon: Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Erland Aamodt NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

49 Føremålet til departementet var såleis at alle aksjeselskap som er heilåtte av kommunen/fylkeskommunen eller kommunar/fylkeskommunar, anten direkte eller indirekte gjennom dotterselskap i eitt eller fleire ledd, skal vere omfatta av føresegna. Det same gjeld aksjeselskap som er indirekte åtte gjennom eit interkommunalt selskap. (s. 17) Formålet med lovendringen tyder altså på at det kun er datterselskap som er organisert som aksjeselskap det kan kreves innsyn i. Ansvarlige selskap er ikke nevnt i det hele tatt i forarbeidene, noe som også underbygger at dette er en selskapsform det ikke kan kreves innsyn i. Hva ligger det i uttrykket "heleid" som benyttes i lovforarbeidene? Departementet legger til grunn at uttrykket heleid i Prop. 119 L ( ) svarer til uttrykket "eier alle aksjer" som vi finner i 80 første ledd. Vi viser her også til at uttrykket "heleid" sto i lovteksten før endringen i Etter departementets oppfatning har disse to uttrykkene identisk meningsinnhold. I "heleid" ligger det først og fremst en avgrensning mot andre type eiere, som private eller staten. Se nærmere om bakgrunnen for dette i Prop. 119 L ( ) s. 16 med videre henvisninger. Departementet mener at bestemmelsen nokså klart ikke stiller krav om at selskapet er heleid av én kommune eller ett heleid kommunalt aksjeselskap. For eksempel vil et aksjeselskap som er eid av to kommuner være omfattet av innsynsretten etter kommuneloven 80. Et annet eksempel kan være et aksjeselskap som er eid av to kommunalt heleide aksjeselskaper. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Erland Aamodt seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2 49

50 Bernt svarer: En folkevalgt kan ikke instrueres En folkevalgt kan ikke instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ, forteller jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Kommunal Rapport :23 Kan et kommunestyre vedta retningslinjer om hva de folkevalgte kan eller bør uttale seg om? Bakgrunnen for spørsmålet er at det under Arendalsuka kom det fram at en rekke kommuner i Agder bryter loven, ved at kommunestyrene har vedtatt reglementer som pålegger folkevalgte taushetsplikt om alle opplysninger som framkommer bak lukkete dører. Bernt svarer Her er vi inne i en jungel av ulike teknikker for å sette grenser for hva de folkevalgte forteller og sier i det offentlige rom. Utgangspunktet er her at vervet som folkevalgt er et personlig tillitsverv, og at det er en sak mellom den folkevalgte og dem som har valgt ham eller henne, hvordan vervet utføres. Det betyr at en folkevalgt ikke kan instrueres, heller ikke om hva han eller hun forteller eller uttaler til media eller andre, verken av administrasjonen eller av kommunestyret eller annet folkevalgt organ. Den folkevalgte har bare taushetsplikt plikt til å unnlate og fortelle og ellers sørge for å holde skjult, så langt slik taushetsplikt er fastsatt i lov. Slik taushetsplikt har de folkevalgte i praksis bare der det er tale om konkrete opplysninger som går inn under bestemmelsen i forvaltningsloven 13; det vil si enten forretningshemmeligheter for privatpersoner som andre vil kunne utnytte i konkurranse med vedkommende, eller personlige forhold noe som må forstås som forhold av privat karakter, og ikke opplysninger om hvordan kommunale saksbehandlere og tjenesteytere utfører sine arbeidsoppgaver. Det at et møte i et folkevalgt organ holdes for lukkete dører, kan ikke skape taushetsplikt. Det kan være gode grunner for at man ikke bør referere alt som har kommet fram i et slikt møte, men dette er det i siste instans opp til den enkelte folkevalgte å vurdere. Reglementer som forbyr å opplyse om hva som er sagt og gjort i et lukket møte, vil derfor være klart ulovlige. Også generelle retningslinjer e.l. som sier at man ikke bør eller skal gi slike opplysninger, er svært problematiske, både fordi de lett kan bli oppfattet som rettslig bindende, noe de ikke er, og fordi gir uttrykk for en uheldig holdning til spørsmålet om åpenhet om politiske prosesser og grunnlaget for disse. Hvis man er tydelig på at det ikke er tale om utvidelse av taushetsplikten utover det som er fastsatt i forvaltningsloven 13, må ordfører eller rådmann i forbindelse med behandlingen av en konkret sak, kunne anmode de folkevalgte om å bevare taushet om visse forhold som knytter seg f.eks. til en forhandlingssituasjon eller en pågående utredning, så lenge forhandlingene eller utredningen pågår. Men i siste instans er det enkelte folkevalgtes ansvar å vurdere om det er riktig å bevare hemmelighold om dette, eller om velgerne bør informeres som hva som foregår. Her har vi i det hele tatt å gjøre med et mangehodet troll som synes å gro nye hoder raskere enn Sivilombudsmannen klarer å kutte dem av, i alle fall så lenge vi har en 50

51 del kommuner som er mer opptatt av arbeidsro enn av demokrati, og som lager ulovlige eller tvetydige reglementer uten å risikere annet enn kritikk fra pressen og Sivilombudsmannen. Heldigvis er det mange kommuner og politikere som har forstått hvor skadelig en slik lukkethetskultur kan være for kommunaldemokratiet, men når det kniper, ser vi dessverre stadig at velmenende folkevalgte og rådmenn bygger opp en vognborg av skranker mot innsyn i prosesser og grunnlaget for de vedtak som treffes, slik vi så ved Stortingets famøse hastevedtak om en egen lovbestemmelse om unntak fra innsynsrett etter offentlighetsloven for dokumenter framlagt for byrådene i forberedende byråd, der disse bestemmer seg hvordan og på hvilket grunnlag de vil legge fram saker til formell behandling i ordinært byrådsmøte. 51

52 Bernt svarer: Du har plikt til å forklare deg til kontrollutvalget Både ansatte og folkevalgte har til en viss grad plikt til å forklare seg for kontrollutvalget. Konsekvensene kan bli alvorlige for tilsatte som ikke stiller, mens ordføreren kan ignorere plikten uten straff. Kommunal Rapport Har tilsatte, ordfører og andre folkevalgte møte- og forklaringsplikt i kontrollutvalget etter kommuneloven 77 nr. 7? I tilfelle hvilke eventuelle avgrensinger er det i møte- og forklaringsplikta? Bernt svarer: I kommuneloven 77 nr. 7 er det fastsatt at kontrollutvalget hos kommunen eller fylkeskommunen kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokumentet og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Plikten til å gi slik informasjon til kontrollutvalget påligger altså kommunen eller fylkeskommunen. Det betyr at alle som på en eller annen måte har opptrådt på kommunens eller fylkeskommunens vegne, eller medvirket når det ble truffet vedtak, eller ved saksforberedelsen av et vedtak, har plikt til å forklare seg til kontrollutvalget om dette. For administrasjon er det rådmannen som har ansvar for å påse at denne plikten blir oppfylt. I dette ligger også at rådmannen som øverste leder for kommunens administrasjon skal påse og om nødvendig pålegge sine underordnete å møte og forklare seg til kontrollutvalget. Rådmannen kan ikke sette begrensninger når det gjelder hva den enkelte tilsatte skal forklare seg om, og kan heller ikke kreve å være til stede under forklaringen. For de folkevalgte er plikten til å møte og forklare seg en individuell plikt som følger av det tillitsverv eller de oppgaver han eller hun har påtatt seg. Plikten omfatter bare det som direkte knytter seg til utførelsen av vervet eller oppgaven, og omfatter ikke interne politiske drøftelser i partigruppe eller liknende. Brudd på plikten til å gi opplysninger eller forklare seg, er ikke straffbart. For tilsatte vil dette imidlertid være en tjenestemessig svikt som kan utløse avskjed eller andre tjenestemessige sanksjoner. For folkevalgte herunder ordfører som ikke vil medvirke, har kommunen ingen andre virkemidler enn å gå veien om omvalg til det verv vedkommende har, der dette er mulig, altså i praksis som medlem av utvalg eller styre. Ordfører og formannskapsmedlemmer er derimot valgt for hele valgperioden, og kan ikke kastes. 52

53 Velkommen til OPPLÆRING FOR NYE KONTROLLUTVALG I SØR-TRØNDELAG Quality Hotel Panorama, 18. november 2015 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 53

Saksframlegg. Trondheim kommune. Kontrollkomiteen - funksjon, oppgaver og rolle i Trondheim kommune Arkivsaksnr.: 07/38854

Saksframlegg. Trondheim kommune. Kontrollkomiteen - funksjon, oppgaver og rolle i Trondheim kommune Arkivsaksnr.: 07/38854 Saksframlegg Kontrollkomiteen - funksjon, oppgaver og rolle i Trondheim kommune Arkivsaksnr.: 07/38854 Forslag til vedtak: Kontrollkomiteen tar redegjørelsen til orientering. Saksfremlegg - arkivsak 07/38854

Detaljer

Kontrollutvalgets årsmelding Agdeneskommune

Kontrollutvalgets årsmelding Agdeneskommune Kontrollutvalgets årsmelding Agdeneskommune Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i... 3 1.2 Reglement for kontrollutvalget... 3 1.3

Detaljer

Kontrollutvalgets årsmelding Verdal kommune. Behandlet i kontrollutvalgets, den , i sak 13/19

Kontrollutvalgets årsmelding Verdal kommune. Behandlet i kontrollutvalgets, den , i sak 13/19 Kontrollutvalgets årsmelding Verdal kommune Behandlet i kontrollutvalgets, den 18.3.2019, i sak 13/19 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning

Detaljer

Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Årsmelding Årsmelding 2017 2017 Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune 1 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets

Detaljer

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I SNILLFJORD KOMMUNE

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I SNILLFJORD KOMMUNE ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I SNILLFJORD KOMMUNE 1 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING I 2015... 3 1.2 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET...

Detaljer

Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Klæbu kommune Årsmelding Årsmelding 2017 2017 Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Klæbu kommune 1 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning

Detaljer

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE 1 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2015... 3 1.2 Reglement for kontrollutvalget...

Detaljer

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I KLÆBU KOMMUNE

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I KLÆBU KOMMUNE ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I KLÆBU KOMMUNE 1 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2015... 3 1.2 Reglement for kontrollutvalget...

Detaljer

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE. Vedtatt i sak 4/17 i kontrollutvalgets møte den

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE. Vedtatt i sak 4/17 i kontrollutvalgets møte den ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE Vedtatt i sak 4/17 i kontrollutvalgets møte den 9.3.2017. Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE. Utkast til kontrollutvalgets møte den

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE. Utkast til kontrollutvalgets møte den ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE Utkast til kontrollutvalgets møte den 21.2.2017. Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING...

Detaljer

KLÆBU KOMMUNE Kontrollutvalget. Egen evaluering av arbeid og virke

KLÆBU KOMMUNE Kontrollutvalget. Egen evaluering av arbeid og virke KLÆBU KOMMUNE Kontrollutvalget Egen evaluering av arbeid og virke Valgperioden 2007 2011 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 3 2. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 2.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE. Vedtatt i sak 4/16 i kontrollutvalgets møte den

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE. Vedtatt i sak 4/16 i kontrollutvalgets møte den ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I TYDAL KOMMUNE Vedtatt i sak 4/16 i kontrollutvalgets møte den 25.02.2016. Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Årsmelding 2017 Kontrollutvalget i Malvik kommune

Årsmelding 2017 Kontrollutvalget i Malvik kommune Årsmelding 2017 Kontrollutvalget i Malvik kommune Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING... 3 1.2 RAMMER FOR UTVALGETS ARBEID... 3

Detaljer

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MELHUS KOMMUNE

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MELHUS KOMMUNE ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MELHUS KOMMUNE 1 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2016... 3 1.2 Reglement for kontrollutvalget...

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 13/141 Møtedato/tid: 31.10.2013, kl. 16:00 Møtested: Møtedeltakere: Rådhuset, Formannskapssalen Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Britt

Detaljer

Utkast til kontrollutvalgets møte Årsmelding 2017 Kontrollutvalget i Selbu kommune

Utkast til kontrollutvalgets møte Årsmelding 2017 Kontrollutvalget i Selbu kommune Utkast til kontrollutvalgets møte 30.1.18. Årsmelding 2017 Kontrollutvalget i Selbu kommune Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING...

Detaljer

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE. Vedtatt i sak 5/17 i kontrollutvalgets møte den

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE. Vedtatt i sak 5/17 i kontrollutvalgets møte den ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SELBU KOMMUNE Vedtatt i sak 5/17 i kontrollutvalgets møte den 21.2.2017. Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

RAPPORT OM KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET

RAPPORT OM KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET RAPPORT OM KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2011-2015 (Administrativt utkast) Hemne kommune September 2015 1 Om kontrollutvalget 1.1 Utvalgets rolle Kontrollutvalget er kommunestyrets kontrollorgan, og reguleres

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 09.10.2012 kl. 09:00 10:15 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, formannskapssalen Sivert Arne Selvli, leder Per Arne Brevik Martin Vatn

Detaljer

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MALVIK KOMMUNE. Utkast til kontrollutvalgets møte den

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MALVIK KOMMUNE. Utkast til kontrollutvalgets møte den ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MALVIK KOMMUNE Utkast til kontrollutvalgets møte den 13.2.2017. 2 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 4 1.1 KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING...

Detaljer

Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Melhus kommune

Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Melhus kommune Årsmelding Årsmelding 2017 2017 Kontrollutvalget i Melhus kommune Kontrollutvalget i Melhus kommune 1 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning

Detaljer

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SNILLFJORD KOMMUNE

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SNILLFJORD KOMMUNE ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I SNILLFJORD KOMMUNE 1 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2016... 3 1.2 Reglement for kontrollutvalget...

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 11/255 Møtedato/tid: 08.11.2011, kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Deltagere: Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder

Detaljer

FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALGET - UTFYLLENDE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET

FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALGET - UTFYLLENDE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALGET - UTFYLLENDE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Kap. 1. Virkeområde 1.Virkeområde Lov og forskrift omfatter kommunens og fylkeskommunens kontrollutvalg, og gjelder utvalgets ansvar

Detaljer

Forskrift om kontrollutvalget / utfyllende reglement

Forskrift om kontrollutvalget / utfyllende reglement Forskrift om kontrollutvalget / utfyllende reglement Vedtatt av kommunestyret i møte??.??.2017 [Dato] FORSKRIFT OM KONTROLLUTVALGET - UTFYLLENDE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Kap. 1. Virkeområde 1.Virkeområde

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 17.11.2015 kl 09:00 12:20 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 07.11.2011, kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Sivert Arne Selvli, leder Susanne Nilsen, nestleder Per

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 14.06.2016 kl 09:00 12:15 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder

Detaljer

Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 16/152 Møtedato/tid: 17.11.2016 Kl 09:30 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Ann Karin Haugen, leder Helge A. Halvorsen,

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 17.06.2013 kl. 09:00 11:05 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset; formannskapssalen Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 11.06.2014 kl. 09:00 10:45 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Sivert Arne Selvli, leder Astrid Skretting, nestleder

Detaljer

ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET Administrativt utkast Hemne

ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET Administrativt utkast Hemne ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2016 Administrativt utkast Hemne 1 Mandat og sammensetning 1.1 Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalget er et lovpålagt organ med hjemmel kommuneloven 77. Kontrollutvalget

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 07.11.2011 kl. 09:30 11:30 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, formannskapssalen Sivert Arne Selvli, leder Susanne Nilsen, nestleder

Detaljer

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I MALVIK KOMMUNE. Vedtatt i sak 5/16 i kontrollutvalgets møte den

ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I MALVIK KOMMUNE. Vedtatt i sak 5/16 i kontrollutvalgets møte den ÅRSMELDING 2015 KONTROLLUTVALGET I MALVIK KOMMUNE Vedtatt i sak 5/16 i kontrollutvalgets møte den 23.2.2016. 2 Innholdsfortegnelse 1. OM KONTROLLUTVALGET, MANDAT OG SAMMENSETNING... 4 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Reglement for kontrollutvalget

Reglement for kontrollutvalget Reglement for kontrollutvalget Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret og rapporterer til kommunestyret

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Namdal samkommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Namdal samkommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Namdal samkommune Arkivsak: Møtedato/tid: 18.01.2018 Kl. 12:30 Møtested: Namdalshagen Namsos - Dahlslett Møtedeltakere: Per Arve Lie Anne Strøm Bjøru Åsa Skjærvik

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 11/229 Møtedato/tid: 10.11.2011, kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Deltagere: Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Britt Hukkelås

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 19.06.2015, kl. 08:30 Møtested: Møtedeltakere: Forfall: - Andre møtende: Kopi: Sentrumsbygget Atle-Ingar Kjelstad, møteleder Odd

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 27.10.2011, kl. 09:30 Møtested: Deltagere: Rådhuset, formannskapssalen Per Bjarne Bonesvoll, leder Ann Karin Haugen Helge

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 22.11.2016 kl 09:00 12:50 Møtested: Lysheim skole Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder Marit Jørgensen

Detaljer

Reglement for kontrollutvalg

Reglement for kontrollutvalg Reglement for kontrollutvalg Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret og rapporterer til kommunestyret

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I ENEBAKK KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009

KONTROLLUTVALGET I ENEBAKK KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009 1 KONTROLLUTVALGET I ENEBAKK KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009 2 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommunelovens 77 om Kontrollutvalget.

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 09.06.2015 kl. 09:00 10:30 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Sivert Arne Selvli, leder Arne Nordgård Per Arne Brevik

Detaljer

Siljan kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2016

Siljan kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Siljan kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Temark Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS 1. INNLEDNING Kontrollutvalget avgir med dette en samlet årsmelding for 2016. Denne skal gi et bilde

Detaljer

Arkivkode: 4/1 03 Journalnr.: 2017/13028

Arkivkode: 4/1 03 Journalnr.: 2017/13028 Arkivkode: 4/1 03 Journalnr.: 2017/13028 KONTROLLUTVALGET I HASVIK KOMMUNE ÅRSMELDING 2016 1. UTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget har i perioden hatt følgende sammensetning: Leder: Carina Prytz- Wallmann

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 03.12.2013 kl. 09:00 11:50 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Sivert Arne Selvli,

Detaljer

Arkivkode: 4/1 04 Journalnr.: 2018/

Arkivkode: 4/1 04 Journalnr.: 2018/ Arkivkode: 4/1 04 Journalnr.: 2018/14052-6 KONTROLLUTVALGET I KARASJOK KOMMUNE ÅRSMELDING 2017 1. UTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalget har i 2017 hatt følgende sammensetning: Leder: Anne-Marit Eira

Detaljer

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I AGDENES KOMMUNE

ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I AGDENES KOMMUNE ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I AGDENES KOMMUNE Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning...... 3 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2016...... 3 1.2 Reglement for kontrollutvalget......

Detaljer

ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET Administrativt utkast Orkdal

ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET Administrativt utkast Orkdal ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2016 Administrativt utkast Orkdal Innholdsfortegnelse 1. Kontrollutvalgets mandat s.1 1.1 Kontrollutvalgets formål s.1 1.2 Etiske retningslinjer s.1 2. Kontrollutvalgets

Detaljer

Tolga kommune. Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet

Tolga kommune. Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet Tolga kommune Årsmelding 2016 for kontrollutvalgets virksomhet Behandlet av kontrollutvalget 16. februar 2016 Innhold Innledning... 3 Kontrollutvalgets sammensetning ( 2)... 3 Antall saker til behandling...

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Møtedato/tid: 19.03.2014 kl. 09:30 13:05 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, formannskapssalen Per Bjarne Bonesvoll,

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 26.11.2012 kl. 09:00 10:30 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Sivert Arne Selvli,

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 14/19 Møtedato/tid: 20.02.2014, kl. 09:00 Møtested: Storkleppen, rådhus 2. Møtedeltakere: Forfall: Andre møtende: Kopi: Kari Slungård, leder

Detaljer

MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/09 09/113 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN

MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/09 09/113 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN Agdenes kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Formannskapssalen, Agdenes rådhus Møtedato: 06.05.2009 Tid: 09.00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/09 09/113 GODKJENNING AV PROTOKOLL

Detaljer

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN

GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN Agdenes kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Formannskapssalen Møtedato: 24.04.2008 Tid: 09.00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 8/08 08/148 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE DEN

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 22.10.2013 kl. 09:00 12:20 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Rådhuset, Formannskapssalen Sivert

Detaljer

Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune

Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Hemne kommune Arkivsak: 17/14 Møtedato/tid: 18.01.2017 Kl 09:00 Møtested: Rådhuset, gamle formannskapssal Møtedeltakere: Roar Kjerstadmo Jorulf Gumdal Øyvind Engvik

Detaljer

REGLEMENT. for KONTROLLUTVALGET. Vedtatt med hjemmel i kommuneloven 10 og 77. Sist endret av Ullensaker Herredstyre i sak 76/11.

REGLEMENT. for KONTROLLUTVALGET. Vedtatt med hjemmel i kommuneloven 10 og 77. Sist endret av Ullensaker Herredstyre i sak 76/11. REGLEMENT for KONTROLLUTVALGET Vedtatt med hjemmel i kommuneloven 10 og 77. Sist endret av Ullensaker Herredstyre 05.09.11 i sak 76/11. INNHOLD: 1. VIRKEOMRÅDE...2 2. FORMÅL...2 3. VALG...2 4. KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 30.04.2013 kl. 09:00 12:15 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Sivert Arne Selvli, leder Per Arne Brevik Johan Arne

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snåsa kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snåsa kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snåsa kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 12.02.2018 Kl 10:00 Møtested: Herredshuset Møtedeltakere: Dagunn Onsaker Moum John Kåre Knutsen Inger Lein Odd Arne Pettersen Jan

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune Arkivsak: 11/282 Møtedato/tid: 09.11.2011, kl. 17:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen 2.etg. Deltagere: Per Walseth, leder Per-Arild Lyng, nestleder

Detaljer

Tolga kommune. Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet

Tolga kommune. Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet Tolga kommune Årsmelding 2017 for kontrollutvalgets virksomhet Behandlet av kontrollutvalget 15. februar 2018 Innhold Innledning... 3 Kontrollutvalgets sammensetning ( 2)... 3 Antall saker til behandling...

Detaljer

ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET

ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET RENNEBU KOMMUNE 2017 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET Behandlet av Kontrollutvalget i Rennebu 31. januar 2018, sak 03/18 Innhold Innledning... 3 Kontrollutvalgets sammensetning ( 2)... 3 Antall saker til

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 05.12.2011 kl. 09:30 11:25 Møtested: Møtende medlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Sivert Arne Selvli, leder Susanne Nilsen, nestleder

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 11/148 Møtedato/tid: 10.05.2011, kl. 09:00 Møtested: Storkleppen, Rådhus 2 Deltagere: Reidar Kjøsnes, leder Toralf Øverås Astrid jensen Gunnbjørn

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Namdalseid kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Namdalseid kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Namdalseid kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 01.02.2018 Kl 09:00 Møtested: Namdalseid Rådhus - Dåapma Møtedeltakere: Per Arve Lie Tom-Arve Hågensen Ina Egenes Brørs Forfall:

Detaljer

STRATEGI FOR TRØGSTAD KONTROLLUTVALG

STRATEGI FOR TRØGSTAD KONTROLLUTVALG STRATEGI FOR TRØGSTAD KONTROLLUTVALG For valgperioden 2015-2019 Kontrollutvalgets medlemmer: Borger Larsen (Leder), Ole Marius Grønlien (Nestleder), Mina Skjennem, Stian Myhre Eriksen og Anne Grethe Ness.

Detaljer

3. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer.

3. Kommunestyret og fylkestinget kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets medlemmer. LOV-1992-09-25-107 Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven). Page 1 of 1 77. Kontrollutvalget 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med

Detaljer

Reglement tilsyn og kontroll

Reglement tilsyn og kontroll EVENES KOMMUNE Reglement tilsyn og kontroll 1: Rådmannens rolle og plassering i kommuneorganisasjonen 1.1 Rådmannen er øverste leder for hele kommuneorganisasjonen og ansatt av kommunestyret. Rådmannen

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 02.05.2017 kl 09:00 12:10 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 15/142 Møtedato/tid: 16.11.2015 Kl 10:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtedeltakere: John Geir Stølan, leder Merja Korkman Siv

Detaljer

Tolga kommune. Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet

Tolga kommune. Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet Tolga kommune Årsmelding 2014 for kontrollutvalgets virksomhet Behandlet av kontrollutvalget 16. februar 2015 Innhold Innledning... 3 Kontrollutvalgets sammensetning ( 2)... 3 Antall saker til behandling...

Detaljer

Levanger kommune Kontrollutvalget

Levanger kommune Kontrollutvalget Vedlegg 1 sak 00x/07 Levanger kommune Kontrollutvalget! " ### Innledning Kommuneloven er blitt gjort gjenstand for en del endringer de senere år. Kommunene fikk økt handlefrihet ved reformen i 1992. Samtidig

Detaljer

REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I GRONG KOMMUNE

REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I GRONG KOMMUNE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET I GRONG KOMMUNE «Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner», fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15.06.2004 med hjemmel i lov av 25.9.92 nr. 107

Detaljer

GRIMSTAD KOMMUNE ÅRSPLAN FOR 2014 KONTROLLUTVALGET GRIMSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

GRIMSTAD KOMMUNE ÅRSPLAN FOR 2014 KONTROLLUTVALGET GRIMSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET GRIMSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSPLAN FOR 2014 GRIMSTAD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2014 1. Bakgrunn Grimstad kontrollutvalg legger med dette frem en egen årsplan for

Detaljer

Levanger kommune Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsplan for 2009

Levanger kommune Kontrollutvalget. Kontrollutvalgets årsplan for 2009 Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2009 Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KONTROLLUTVALGET...

Detaljer

1. KAP. VIRKEOMRÅDE OG FORMÅL Virkeområde og formal... 3

1. KAP. VIRKEOMRÅDE OG FORMÅL Virkeområde og formal... 3 ØKONOMI- OG ADMINISTRASJONSSTABEN Tema Kontrollområde Reglement Folkevalgt Vedtatt av fylkestinget i møte 7.12.2004 (sak 66/04) og i møte 12.10.11 sak 62 og 66) Ansvarlig for oppdatering Økonomi- og administrasjonsstaben

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 15/137 Møtedato/tid: 29.10.2015 Kl 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Møtedeltakere: Jomar Aftret, leder Pål Sture Nilsen, nestleder Regine

Detaljer

Årsplan Kontrollutvalget i Eidsvoll kommune

Årsplan Kontrollutvalget i Eidsvoll kommune Kontrollutvalgets utarbeider hvert år en årsplan. Planen angir hovedmålene for kontrollutvalgets arbeid, og inneholder en strategi for hvordan utvalget ønsker å ivareta oppgavene sine. Planen inneholder

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan for 2017

Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Tolga kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsplan for 2017 Vedtatt i kontrollutvalgets møte den 1. desember 2016, Sak 31/16 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 19.09.2017 kl 09:00 11:10 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder

Detaljer

ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET I FRØYA KOMMUNE

ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET I FRØYA KOMMUNE ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET I FRØYA KOMMUNE Behandlet i kontrollutvalgets møte 22.4.2015 Innholdsfortegnelse 1. KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS FORMÅL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS MEDLEMMER...

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE. Egen evaluering av kontrollutvalgets arbeid

KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE. Egen evaluering av kontrollutvalgets arbeid KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE Egen evaluering av kontrollutvalgets arbeid Valgperioden 2007 2011 1. Innledning Valgperioden 2007 2011 nærmer seg slutten og et snart 4-årig virke for kontrollutvalget

Detaljer

Møtedato: 15. september 2008 Møtetid: Kl Møtested: Høylandet kommune, møterom helsesenter.

Møtedato: 15. september 2008 Møtetid: Kl Møtested: Høylandet kommune, møterom helsesenter. HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 15. september 2008 Møtetid: Kl. 12.00 Møtested: Høylandet kommune, møterom helsesenter. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den

Detaljer

SAKNR. SAKSTITTEL TID TYPE

SAKNR. SAKSTITTEL TID TYPE RINGEBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET: Tid: Tirsdag 31. januar 2017. Klokken: 09.00 - ca 11.00. Møtested: Ringebu rådhus, møterom Kvitfjell SAKLISTE SAKNR. SAKSTITTEL

Detaljer

KONTROLL/TILSYN/REVISJON. En kort innføring om kontroll/tilsyn og revisjon i kommunal forvaltning.

KONTROLL/TILSYN/REVISJON. En kort innføring om kontroll/tilsyn og revisjon i kommunal forvaltning. KONTROLL/TILSYN/REVISJON En kort innføring om kontroll/tilsyn og revisjon i kommunal forvaltning. 1 Kommuneloven 1: Arena for funksjonsdyktig kommunalt selvstyre En rasjonell og effektiv forvaltning Mest

Detaljer

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Inderøy kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Inderøy kommune Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Inderøy kommune Arkivsak: Møtedato/tid: 24.01.2018 Kl 08:30 Møtested: Inderøy rådhus, møterom Børgin Møtedeltakere: Laila Roel Harald Ness Arvid Nervik Marit Støre-Valen

Detaljer

Kontrollutvalgets årsmelding 2017

Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Hægebostad kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2017 Forslag 07.05.18 Agder Sekretariat Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt

Detaljer

RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2015

RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2015 RANDABERG KONTROLLUTVALG ÅRSPLAN 2015 Rogaland kontrollutvalgssekretariat IS 24. november 2014 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat 2 Innledning Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget er et

Detaljer

Årsmelding 2017 Froland kommune

Årsmelding 2017 Froland kommune Årsmelding 2017 Froland kommune Kontrollutvalget 1. Innledning Kontrollutvalget avgir med dette en samlet årsmelding for 2017. Denne skal gi et bilde av utvalgets formelle rolle, instruks, forholdet til

Detaljer

ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I ALVDAL

ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I ALVDAL ÅRSMELDING 2013 KONTROLLUTVALGET I ALVDAL Behandlet av kontrollutvalget i Alvdal 27. mars 2014 Innhold Innledning... 3 Kontrollutvalgets sammensetning ( 2)... 3 Antall saker til behandling... 3 Innkalling

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 05.05.2015 kl. 09:00 11:20 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Rådhuset, Formannskapssalen Sivert Arne Selvli,

Detaljer

Årsmelding Froland kommune. Kontrollutvalget

Årsmelding Froland kommune. Kontrollutvalget Årsmelding 2016 Froland kommune Kontrollutvalget 1. Innledning Kontrollutvalget avgir med dette en samlet årsmelding for 2016. Denne skal gi et bilde av utvalgets formelle rolle, instruks, forholdet til

Detaljer

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Møtedato/tid: 13.06.2017 kl 09:00 11:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtende medlemmer: Kjell Inge Selbekk, leder Kåre Lian Svanem, nestleder

Detaljer

Kontrollutvalgets årsplan

Kontrollutvalgets årsplan Kontrollutvalgets årsplan Kontrollutvalget i Rendalen kommune INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 KONTROLLUTVALGET... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL... 3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVARS OGARBEIDSOMRÅDE...

Detaljer

Kontrollutvalget i Bardu kommune

Kontrollutvalget i Bardu kommune Kontrollutvalget i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 21. november 2016, kl. 11.00, Kommunehuset Setermoen, lille møtesal. Sakskart Sak 20/16 Godkjenning av protokoll fra møte den

Detaljer

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/09 Referatsaker 017/09 Selskapskontroll Valg av utfører og rullering av plan

SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/09 Referatsaker 017/09 Selskapskontroll Valg av utfører og rullering av plan GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 9. november 2009 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Grong kommune, møterom 2. De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall,

Detaljer

Dosent Ingun Sletnes Egenkontrollen (Internt tilsyn og kontroll og revisjon)

Dosent Ingun Sletnes Egenkontrollen (Internt tilsyn og kontroll og revisjon) Dosent Ingun Sletnes Egenkontrollen (Internt tilsyn og kontroll og revisjon) 21. februar 2017 1 Begrepet egenkontroll? Hvorfor egenkontroll? Hva menes med egenkontrollbegrepet? Kommunene viktige leverandører

Detaljer

KONTROLLUTVALGET I OPPEGÅRD KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2008

KONTROLLUTVALGET I OPPEGÅRD KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2008 1 KONTROLLUTVALGET I OPPEGÅRD KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2008 2 Kommuneloven 77 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr.

Detaljer