Håndbok i etisk oppførsel. Gjøre det rette

Transkript

1 Håndbok i etisk oppførsel Gjøre det rette

2 Innholdet i håndboken Noen ord fra den administrerende direktøren 3 Vårt etiske ansvar hos Tyco 4 A. Bruk av Håndbok i etisk oppførsel Å be om hjelp og ta opp problemer 6 A. Si fra og be om hjelp B. Ingen gjengjeldelse, konfidensialitet En positiv arbeidsplass og respekt for andre 8 A. Mangfold og inkludering B. Ingen trakassering C. Ansvar for fellesskapet Å verne om våre ansatte og miljøet: null skader 10 A. En trygg arbeidsplass B. Respekt for miljøet C. Produktkvalitet og produktsikkerhet Interessekonflikter 12 A. Eksternt arbeid B. Familie og private relasjoner C. Økonomiske interesser Gaver og representasjon 14 A. Gi og ta imot gaver B. Representasjon C. Gaver, bevertning og underholdning til offentlig ansatte Økonomisk integritet 20 A. Svindel B. Bokføring, regnskap og rapportering C. Kjøp og salg av verdipapirer innsidehandel Beskyttelse og bruk av selskapets eiendom, informasjon og data 22 A. Fysiske eiendeler og kommunikasjonssystemer B. Konfidensiell/beskyttet informasjon og immaterielle verdier C. Dataadministrasjon D. Personvern Kommunikasjon med media, investorer og allmennheten 24 A. Kommunikasjon med media B. Kommunikasjon med finansmarkedet (investorer) C. Sosiale medier og kommunikasjon med allmennheten Politiske aktiviteter og bidrag til veldedige formål 26 Konklusjon 28 Varslingsressurser 28 Gjøre forretninger med integritet 16 A. Ingen korrupsjon B. Rettferdig konkurranse C. Internasjonal handel 2 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

3 Noen ord fra George Oliver, administrerende direktør Kjære kollega, Hver dag stoler våre kunder på at vi beskytter og ivaretar personer og eiendom, og de setter sin tillit til at vi oppfyller forpliktelsen om å drive virksomheten i henhold til så høye etiske standarder og prosedyrer som mulig. For å kunne skille oss ut fra våre konkurrenter, må vi opprettholde vår etiske standard og handle etter våre kjerneverdier: integritet, teamarbeid, kvalitet og ansvarlighet. Alle Tycoansatte må etterleve disse verdiene hver dag. Vår Håndbok i etisk oppførsel forklarer og definerer verdiene som deles av alle Tyco-ansatte. Den forklarer riktig måte å oppføre seg på, og gir retningslinjer for vårt engasjement i å skape og opprettholde en etisk arbeidsplass. Sammen med virksomhetsspesifikke retningslinjer og lokale lover og bestemmelser, skal håndboken hjelpe deg med å forstå hva som forventes av deg, og bidra til at du fatter riktige beslutninger, spesielt i situasjoner der det ikke er helt klart hva du bør gjøre. Vi håper og tror at du etter å ha lest håndboken, vil ha en bedre forståelse av ditt personlige ansvar for å følge bestemmelser og retningslinjer som påvirker virksomheten, og at du vil kjenne til hvilke ressurser som finnes hvis du vil ta opp problemer. Hvis hver enkelt av oss følger verdiene våre og prinsippene i denne håndboken, vil Tyco bli et sterkere og mer vellykket selskap et selskap vi alle kan være stolte av å tilhøre. Vi vil gjerne takke deg for ditt bidrag til vår suksess. George Oliver, administrerende direktør Tyco Tyco Håndbok i etisk oppførsel 3

4 Vårt etiske ansvar hos Tyco Ved Tyco er vi opptatt av å gjøre det rette i forbindelse med alle sider av virksomheten. Dette krever at vi alle, hver dag og i alle situasjoner, gjør vårt ytterste for å etterleve så høye etiske standarder som mulig. I løpet av de siste årene har vi brukt store ressurser i hele organisasjonen for å understreke grunnprinsippet om at hver enkelt ansatt har sin del av ansvaret for hvordan selskapet oppfattes, og for selskapets resultater. Tycos kjerneverdier Tycos kultur er bygget på fire helt avgjørende verdier. Disse verdiene former de ansattes oppførsel overfor kundene og overfor hverandre. Sammen fører de selskapet vårt fremover. Verdiene er: Integritet Vi må forlange den høyeste integritet av oss selv og av hverandre, både på individuelt nivå og på selskapsnivå. Vi handler riktig fordi det er den rette tingen å gjøre. Hver enkelt ansatt har sin del av ansvaret for å beskytte selskapets verdier og for å skape et tillitsfullt miljø mellom våre medarbeidere, kunder, fellesskap og leverandører. Vi følger alltid selskapets retningslinjer og regler, og skaper et transparent miljø der alle kravene til rapportering oppfylles. Kvalitet Vi utfordrer hverandre hele tiden for å forbedre produkter og prosesser og for å forbedre oss selv. Vi forsøker alltid å forstå kundenes virksomheter, og hjelper dem med å nå sine mål. Vi hjelper ikke bare kundene våre gjennom å oppfylle uttalte behov, vi forutser også behovene. Vi arbeider for mangfold, rettferdighet, gjensidig respekt og tillit. Vi er forpliktet til å produsere våre produkter og hjelpe våre kunder med null skader på personer og miljøet. Teamarbeid Vi skaper et miljø som oppmuntrer til innovasjon, kreativitet og resultater gjennom teamarbeid. Vi praktiserer et lederskap som er lærerikt og inspirerende, og som fremmer deltakelse og karrièreutvikling. Vi oppmuntrer til åpen og effektiv kommunikasjon og samhandling med alle aktører, og arbeider aktivt sammen for å beskytte hverandre. Vi er overbevist om at ingen er like smart eller effektiv som summen av oss alle og sammen er det ingen grense for hva vi kan oppnå. Ansvarlighet Vi innfrir våre forpliktelser og tar personlig ansvar for alle handlinger og resultater. Våre handlinger er i samsvar med våre verdier, og vi krever ansvarlighet fra oss selv og andre i alt vi gjør. Vi skaper en driftsdisiplin der kontinuerlige forbedringer er en integrert del av vår kultur. Vår Håndbok i etisk oppførsel, sammen med våre virksomhetsspesifikke retningslinjer, definerer hva som forventes av oss, uansett hvor i verden vi befinner oss. I alt vi gjør må vi strebe etter å handle med redelighet, rettferdighet og integritet, og følge lover og bestemmelser der virksomheten foregår. Uansett stilling i selskapet har vi like stort ansvar for å: // drive virksomheten med integritet, opprettholde vårt gode omdømme og styrke vår ledende stilling i markedet // fremme en inkluderende kultur, der vi alle føler oss respektert og har mulighet til å nå vårt fulle potensial // sørge for et sunt og trygt arbeidsmiljø, og oppfylle gjeldende miljølover og -bestemmelser, uansett hvor i verden vi befinner oss // bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling der vi bor og arbeider 4 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

5 Vår rolle omfatter, men er ikke begrenset til, forståelse for Tycos kjerneverdier og innholdet i Håndbok i etisk oppførsel. Vi er forpliktet til å handle. Hvis du opplever noe som føles problematisk, har du et ansvar for å si fra. Rapporter om mistenkte brudd på retningslinjer er konfidensielle, og Tyco tolererer ikke gjengjeldelser mot noen for å ha rapportert om mulige brudd på retningslinjer eller for å ha gitt informasjon under en gransking. Sannheten er at alle - aksjonærer, kunder, leverandører, myndigheter, ansatte, samarbeidspartnere - følger med på hva vi sier og gjør. Vårt budskap om hvor stor vekt vi legger på etikk, integritet og lovlydighet, må være krystallklart, og vi må handle i samsvar med budskapet. Hvis hver enkelt av oss oppfyller forpliktelsen om å drive virksomheten i henhold til våre kjerneverdier, vil vi gjøre Tyco til et sterkere og mer vellykket selskap. A. Bruk av Håndbok i etisk oppførsel Hos Tyco følger vi alle et sett kjerneverdier integritet, kvalitet, teamarbeid og ansvarlighet. Alle, uansett hvor vi driver virksomhet, forventes å innlemme disse verdiene i sine daglige arbeidsaktiviteter og følge prinsippene som er skissert i håndboken. Som et globalt selskap som er registrert i Irland, notert på New York-børsen (NYSE:TYC) og med virksomhet i over 60 land, er det internasjonale lover og regler samt globale standarder som gjelder for alle våre medarbeidere. I tillegg til disse internasjonale lovene og standardene er vi forpliktet til å følge lokale lover i hvert enkelt land der vi driver virksomhet. Dersom lokale lover kan være i konflikt med våre prinsipper, bør du rådføre deg med vår juridiske avdeling. Tycos Håndbok i etisk oppførsel gjelder for alle ansatte, deltidsansatte, underentreprenører, virksomhetsledere og styremedlemmer. Informasjonen i håndboken utfyller eventuelle retningslinjer for hele konsernet, enkeltvirksomheter eller regioner, som er relatert til innholdet i denne håndboken. Håndboken inneholder kun generelle retningslinjer, og er underlagt lokal lovgivning. Den er ikke ment å være altomfattende. Som Tyco-ansatt vil du bli bedt om å signere en erklæring om at du har lest og forstått Tycos Håndbok i etisk oppførsel, og at du vil handle i samsvar med retningslinjene i håndboken. Som et globalt selskap som er registrert i Irland, notert på New York-børsen (NYSE:TYC) og med virksomhet i over 60 land, er det internasjonale lover og regler samt globale standarder som gjelder for alle våre medarbeidere. Tyco Håndbok i etisk oppførsel 5

6 Be om hjelp og ta opp problemer Tyco er opptatt av å skape et miljø der de ansatte føler seg komfortable med og oppmuntres til å si fra, be om hjelp og ta opp problemer. Åpen kommunikasjon bidrar til et transparent og redelig samarbeidsklima og arbeidsmiljø. Åpenhet blant de ansatte gjør at Tyco raskt kan løse problemer som måtte oppstå. A. Si fra og be om hjelp! Hvis noen av oss ser eller mistenker noe som er upassende eller uetisk, er vi forpliktet til å handle og si fra. Men hvordan vet vi når vi bør si fra eller når en handling eller oppførsel er upassende? Følgende seks spørsmål gir noen enkle retningslinjer for disse vurderingene. Hvis du ikke kan svare ja på alle disse spørsmålene, bør du si fra og be om hjelp! Gjør det rette 1. Samsvarer handlingen med retningslinjene i Håndbok i etisk oppførsel? 2. Samsvarer handlingen med Tycos kjerneverdier? 3. Er handlingen lovlig? 4. Ville jeg synes det var i orden dersom denne beslutningen eller handlingen ble offentlig kjent? 5. Ville jeg ønske å bli utsatt for dette? 6. Vil handlingen bli positivt oppfattet av min familie, mine kolleger, mine ansatte og Tycos aksjonærer? Hvis lurer på noe eller vil ta opp et problem, bør du snakke med din avdelingsleder eller med personalavdelingen (HR). Hvis du ikke er komfortabel med å ta opp saken med avdelingslederen eller personalavdelingen, finnes det andre tilgjengelige ressurser, blant annet: // Juridiske eksperter og/eller ressurser for kravoverholdelse // Ombudsmannens kontor // Tyco ConcernLINE (telefonnummer og kontaktinformasjon for ConcernLINE er oppført bakerst i denne Håndbok i etisk oppførsel) // eller // Tycos retningslinjer Når du sier fra, gir du selskapet informasjon som kreves for å unngå en potensielt skadelig situasjon. Selv om du kvier deg for bli involvert, kan det ha alvorlige konsekvenser å ikke rapportere et problem. Det kan føre til økonomisk tap eller skade på Tycos omdømme, problemer og risiko for ansatte eller i ekstreme tilfeller oppsigelse eller straffeforfølgelse av en ansatt eller selskapet. Så hvis du er i tvil, si fra! B. Ingen gjengjeldelse, konfidensialitet Vi vil ikke tolerere noen form for gjengjeldelse mot ansatte fordi de tar opp problemer eller i god tro rapporterer om brudd på etiske retningslinjer. Alle Tyco-ansatte oppfordres til å si fra om, søke råd om og rapportere alle handlinger som potensielt kan skade våre ansatte, selskapet, våre aksjonærer eller vårt omdømme. Tyco vil ta alle mulige forholdsregler for å sikre at alle rapporter behandles konfidensielt. Alle rapporter om brudd på retningslinjer vil bli tatt alvorlig og behandlet umiddelbart. Du finner mer informasjon i dokumentet Reporting, Investigations of Misconduct and Non-Retaliation Policy 6 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

7 Sp&Sv Sp: Jeg tror at en kollega har brutt retningslinjene i Håndbok i etisk oppførsel og kanskje til og med loven. Jeg vil gjøre det rette og si fra, men jeg er redd for at det vil skade min karrière. Hva skal jeg gjøre? Sv: Tyco har retningslinjer for «ingen represalier», noe som forbyr gjengjeldelse mot noen som i god tro rapporterer et problem. Gjengjeldelse kan omfatte oppsigelse, redusert lønn, degradering, uønskede arbeidsoppgaver eller trussel om fysisk eller psykisk skade. Hvis du opplever noe du mener er galt, si fra. Tyco vil behandle din rapport så konfidensielt som mulig, og vil beskytte deg mot gjengjeldelse. Sp: Hvordan kan selskapet beskytte meg mot gjengjeldelse? Sv: Tyco vil sette i verk alle nødvendige tiltak for å beskytte ansatte som sier fra, mot gjengjeldelse. Tyco vil også undersøke grundig alle påstander om gjengjeldelse, og hvis disse er begrunnet, iverksette disiplinære tiltak mot involverte personer inntil og inkludert avslutning av ansettelsesforholdet. Tyco Håndbok i etisk oppførsel 7

8 En positiv arbeidsplass og respekt for andre Vi er opptatt av å skape et positivt, mangfoldig og inkluderende arbeidsmiljø, der alle ansatte behandler hverandre med verdighet og respekt. Vi tolererer ikke noen form for diskriminerende oppførsel eller trakassering på vår arbeidsplass. A. Mangfold og inkludering Vi verdsetter mangfold blant våre medarbeidere, leverandører og kunder. Som et globalt selskap mener vi at mangfold bidrar til virksomhetens suksess. Vi verdsetter de unike bidragene fra individer med varierende bakgrunn og allsidige erfaringer. Vi tror at en inkluderende kultur gjør at våre ansatte yter sitt beste. Tyco er opptatt av at alle skal ha like muligheter og behandles rettferdig. Selskapet forbyr diskriminering på grunnlag av alder, rase, funksjonshemming, etnisk bakgrunn, sivilstand eller familiestatus, nasjonal opprinnelse, religion, kjønn, seksuell orientering, veteranstatus, genetisk informasjon eller andre karakteristikker som er beskyttet av loven. Dette prinsippet gjelder for alle beslutninger i forbindelse med rekrutteringer, ansettelser, opplæring, plasseringer, opprykk, lønn, fordeler og oppsigelser. B. Ingen trakassering Alle har rett til å jobbe i et miljø uten trakassering. Selskapet anser enhver oppførsel som kan nedverdige, skremme eller fornærme en person, som trakassering. For å skape en positiv arbeidsplass, må vi unngå følgende typer adferd: // uønsket adferd enten den er verbal, fysisk eller visuell, og enten den formidles direkte eller på annen måte (f.eks. via e-post) som er basert på en beskyttet personlig status En beskyttet status kan være, men er ikke begrenset til, rase, hudfarge, religion, kjønn, alder, nasjonal opprinnelse, funksjonshemming, seksuell orientering, genetisk informasjon og veteranstatus // rasistiske, etniske, religiøse eller seksuelle vitser // mobbing, grovt språk, fysisk aggresjon, skremmende eller voldsom oppførsel og nedsettende kommentarer // seksuelle tilnærmelser eller anmodning om seksuelle tjenester For mer informasjon, se HR Trakassering-Free Workplace politikk og The Guide to Leverandør Social Responsibility fra Sourcing & Procurement // alle andre handlinger som på en urimelig måte forstyrrer eller påvirker arbeidet til en ansatt Våre retningslinjer om en arbeidsplass uten trakassering gjelder for alle Tyco-ansatte og kontraktører og for alle som samarbeider med Tyco, inkludert forretningspartnere, kunder og leverandører. Disse retningslinjene gjelder også for arbeidsrelaterte situasjoner og aktiviteter utenfor arbeidsplassen. Gjør det rette For å skape en inkluderende arbeidsplass: // Hils mangfoldet velkommen mangfold med hensyn til rase, kjønn, bakgrunn, språk, utdannelse, funksjonell kapasitet osv. Mangfold skaper kreativitet og innovasjon // Vær fordomsfri og vær åpen for nye tilnærminger, perspektiver og erfaringer // Vis respekt under all sosial kontakt - enten den er personlig eller via andre kanaler 8 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

9 C. Ansvar for fellesskapet Som Tyco-ansatte må vi fatte sosialt ansvarlige beslutninger, og gjøre det som er samfunnsmessig riktig over hele verden. I tillegg til vårt engasjement for mangfold, rettferdighet og like muligheter, er vi også opptatt av å være gode næringslivsaktører. Tyco forventer det samme engasjementet fra forretningspartnere, kunder og leverandører. Noen av prinsippene vi følger for å være gode næringslivsaktører er: // å sørge for rene og trygge arbeidsforhold // å sørge for rimelige lønninger og andre goder // å ikke tolerere krenkelse av menneskerettigheter, inkludert, men ikke begrenset til, barnearbeid // å prioritere forretningspartnere, leverandører og kontraktører som deler Tycos syn på en sosialt ansvarlig forretningspraksis Sp&Sv Sp: Det er bare noen år til jeg går av med pensjon, og jeg søkte nylig på en ny stilling i min virksomhetsenhet. De ansatte en mye yngre søker, som etter min mening var mindre kvalifisert for jobben. Jeg er redd for at jeg ikke ble ansatt i den nye stillingen på grunn av min alder. Er dette diskriminering på grunn av alder? Sv: Hvis du mener at du er urettferdig behandlet, skal du si fra. Bruk en av kontaktpersonene som er angitt i kapittelet om varslingsressurser i denne håndboken (side 28). Selskapet vil granske saken og følge opp resultatet sammen med deg etter at granskingen er fullført. Sp: Vår avdeling er under hardt press for å oppfylle kvartalsvise mål. Sjefen min kjefter på oss hele tiden, bruker grovt språk og kommer med trusler. Jeg tror egentlig ikke at sjefen kommer til å gjøre oss noe, men jeg synes det er ubehagelig. Hva skal jeg gjøre? Sv: Det skal ikke forekomme trakassering i Tycos arbeidsmiljø, heller ikke skremmende språk. Hvis noen benytter truende språk på din arbeidsplass, si fra. Bruk en av kontaktpersonene som er angitt i kapittelet om varslingsressurser (side 28). Tyco Håndbok i etisk oppførsel 9

10 Verne om våre ansatte og miljøet: null skader Tycos visjon med hensyn til våre ansatte og miljøet, er å sørge for at ingen skader oppstår gjennom å arbeide for en ansvarlig virksomhetspraksis. Vårt mål er 100 % overholdelse av gjeldende lover, lisenser og krav i forbindelse med helse, miljø og sikkerhet, uansett hvor vi driver virksomhet. Hvis vi mener at lovene ikke er strenge nok, bruker vi høyere standarder for å oppnå målet om null skader. A. En trygg arbeidsplass Vi tror at alle personskader på arbeidsplassen kan unngås, og har som mål at alle skal forlate arbeidsplassen like sunne og friske som da de kom. Vi er alle ansvarlige for å hindre skader og sykdom på arbeidsplassen ved å følge disse retningslinjene: // Sett sikkerheten først. Hvis du oppdager potensielt farlige situasjoner, si fra ved å informere din arbeidsleder øyeblikkelig. // Følg alltid etablerte sikkerhetsrutiner ved virksomhetsenheten. // Pass på sikkerheten til dine kolleger si fra til dem hvis de gjør noe som medfører risiko. // Sørg for at rusmidler og andre stoffer som kan påvirke dømmekraften, ikke forekommer på arbeidsplassen. Du finner mer informasjon i dokumentet HR Drug and Alcohol Free Workplace Policy. // Sørg for at våpen eller potensielt farlig utstyr ikke forekommer på arbeidsplassen Tyco vil granske alle ulykker, personskader og nestenulykker grundig for å kunne sette i verk permanente tiltak for å eliminere årsaken til hendelser og sikre at det samme ikke kan skje igjen. B. Respekt for miljøet Vi arbeider for å eliminere skadelige miljøpåvirkninger ved å redusere utslippet av skadelige stoffer, mengden avfallsstoffer og vannforbruket. Vi tror at alle hendelser som skader miljøet kan unngås, og har en visjon om null skader på planeten vår. Alle Tyco-medarbeidere bør innlemme prinsippene om null skader i beslutninger og prosesser. C. Produktkvalitet og produktsikkerhet Tyco arbeider kontinuerlig for maksimal produktkvalitet, produktsikkerhet og produkteffektivitet. Selskapets virksomhet, omdømme og resultater avhenger av vår innsats for å oppfylle krav fra myndigheter og bransjestandarder. Derfor må all dokumentasjon vedrørende kvalitet være nøyaktig og fullstendig. Hvis du får mistanke om eller blir klar over et problem i forbindelse med produktkvalitet eller produktsikkerhet, si fra. Du finner mer informasjon i dokumentet Zero Harm policy. 10 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

11 Sp&Sv Sp: Mitt produksjonsanlegg må oppfylle en stor ordre. Vi kjører med 100 % kapasitet og er under sterkt press for å få leveransen klar. Det ser ut til å være noe galt med en av maskinene, og jeg er ikke sikker på at den er trygg. Men hvis vi slår av maskinen, klarer vi ikke å holde leveringsfristen. Hva skal jeg gjøre? Sv: Si fra. Du må øyeblikkelig rapportere problemet til en arbeidsleder og kontrollere at utstyret er trygt før produksjonen kan fortsette. Sikkerheten kommer alltid først! Sp: En av mine kolleger har nettopp fått vite at stillingen hans har blitt overflødig, og han virker svært opprørt. Jeg har faktisk hørt ham komme med kommentarer som kan tolkes som trusler mot selskapet. Hva skal jeg gjøre? Sv: Alle trusler mot selskapet eller selskapets ansatte bør tas på alvor og rapporteres. Hvis du mener at din kollega kommer med trusler eller hvis du er vitne til voldsom oppførsel, skal du si fra. Kontakt din lokale personaleller HMS-avdeling. Hvis du ikke får tak i noen i disse avdelingene eller hvis ingen reagerer, kan du bruke kontaktinformasjonen i kapittelet om varslingsressurser (side 28). Hvis situasjonen eskalerer og utgjør en umiddelbar eller svært alvorlig trussel eller risiko, må du kontakte lokale politimyndigheter. Gjør det rette Alle Tyco-medarbeidere bør innlemme prinsippene om null skader i beslutninger og prosesser. Noen enkle retningslinjer som alle kan følge i det daglige arbeidet, kan være å: // spare på vannet // redusere avfallsmengden til et minimum // resirkulere avfall som ikke kan fjernes/destrueres // deponere eventuelt restavfall på forskriftsmessig måte // redusere utslippet av drivhusgasser ved å utnytte energien effektivt, for eksempel ved å slå av elektrisk utstyr på kontoret (som lamper, datamaskiner og radioer) når det ikke er i bruk // redusere mengden emballasje som benyttes, og bruke resirkulerbare materialer dersom emballasje er nødvendig // handle i overensstemmelse med alle HMS-lover og -bestemmelser og interne Tyco-krav Tyco Håndbok i etisk oppførsel 11

12 Interessekonflikter Hver dag er det mange av oss som møter leverandører, kunder og andre som samarbeider med Tyco. Det er viktig at alle beslutninger og handlinger baseres på selskapets behov ikke på personlige interesser eller relasjoner. Det er helt avgjørende at vi unngår selv den minste antydning til konflikt mellom personlige interesser og selskapets interesser. Gjør det rette Rapporteringsplikt ved interessekonflikt: Alle interessekonflikter eller potensielle interessekonflikter, må rapporteres på Selskapet vil, sammen med deg, avgjøre om det foreligger noen interessekonflikt og hvilke tiltak som eventuelt bør settes i verk. De fleste interessekonflikter kan enten unngås helt, eller enkelt løses hvis de legges frem for Tyco på riktig måte. Hvis du mistenker at en aktivitet kan føre til en interessekonflikt, si fra og be din avdelingsleder eller personalavdelingen om råd. Selskapet vil i samråd med deg finne frem til den rette måten å håndtere situasjonen på. A. Eksternt arbeid Selv om det i enkelte tilfeller kan være akseptabelt at vi arbeider utenfor Tyco, må dette arbeidet aldri komme i konflikt med vårt ansvar overfor selskapet. Eksternt arbeid må ikke involvere noen av Tycos konkurrenter. Det må heller ikke involvere bruk av Tycos verktøy, kjøretøyer eller annen Tyco-eiendom (inkludert, men ikke begrenset til datamaskiner, programvare og informasjon om kunder). Hvis du vurderer eksternt arbeid hos en av Tycos forretningspartnere (for eksempel en leverandør eller en kunde), må din arbeidsleder godkjenne dette på forhånd. B. Familie og private relasjoner Du må aldri ansette, være arbeidsleder for eller i forbindelse med selskapets virksomhet ha innflytelse over et familiemedlem eller noen du har et nært personlig forhold til uten at Tycos administrasjon på forhånd har gitt uttrykkelig tillatelse til dette. Hvis et familiemedlem har en relasjon med Tyco via tredjepart (for eksempel en leverandør eller kunde), må du informere selskapet om dette. Du må også si fra dersom et familiemedlem er ansatt av en tredjepart, er styremedlem hos en tredjepart eller er aksjonær eller en betydelig investor i et selskap som har et forretningsforhold med Tyco. C. Økonomiske interesser Hvis du eller eller noen i din nærmeste familie har betydelige økonomiske interesser hos noen av Tycos leverandører, kunderådgivere eller konkurrenter, må du varsle den lokale personalavdelingen og informere om situasjonen gjennom egnede kanaler. Du finner mer informasjon i dokumentet Conflicts of Interest, Gifts and Business Entertainment policy. 12 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

13 Sp&Sv Sp: Jeg er logistikkansvarlig ved vårt produksjonsanlegg, og vet at min brors bedrift kan levere transporttjenester til Tyco mye billigere enn vår nåværende transportbedrift. Bør jeg ikke forsøke å skaffe Tyco en bedre kontrakt selv om det er min bror som eier den nye bedriften? Sv: Alle Tyco-ansatte må følge selskapets forsyningsog anskaffelsesprosedyrer når det skal inngås avtaler med nye leverandører. Det kan være mulig å innlede et samarbeid med din brors bedrift, men bare hvis prosedyrene er fulgt til punkt og prikke. Du må dessuten informere om din familierelasjon, og kan ikke delta i forhandlinger. Det er viktig at alle forhandlinger er rettferdige. Alle ansatte må unngå selv den svakeste mistanke om inhabilitet, og avtaler med familiemedlemmer kan lett oppfattes som favorisering. Sp: Vi ansatte nylig en person i en ledig stilling, og har i ettertid oppdaget at den nyansatte er datteren til en av arbeidslederne her. Er dette tillatt? Sv: Selv om slektninger og ektefeller/samboere iblant kan arbeide i samme bygning eller avdeling hos Tyco, skal slektninger og ektefeller/samboere aldri ansette eller være arbeidsledere for hverandre uten at Tycos administrasjon har godkjent dette på forhånd. I dette tilfellet kan det hende at arbeidslederens forhold til datteren går ut over hans objektivitet og kommer i konflikt med selskapets interesser. Hvis du lurer på noe i forbindelse med interessekonflikter eller oppdager en mulig konflikt, si fra. Bruk en av kontaktpersonene som er angitt i kapittelet om varslingsressurser (side 28). Sp: Et av medlemmene i mitt team går tidlig fra jobben hver torsdag og fredag for å rekke en annen jobb han har. Vi jobber vanligvis ute i felten, så jeg tror ikke at arbeidslederen vår er klar over dette. Jeg synes ikke dette er rettferdig, for han får betalt for en full arbeidsuke. Hva skal jeg gjøre? Sv: Tyco-ansatte kan arbeide eksternt, men kun dersom det ikke påvirker arbeidet for Tyco og dersom det er forenlig med praksis i virksomheten/regionen. I dette tilfellet mottar vedkommende lønn av Tyco, og oppfyller ikke sine forpliktelser. Du bør si fra. Bruk en av kontaktpersonene som er angitt i kapittelet om varslingsressurser (side 28). Tyco Håndbok i etisk oppførsel 13

14 Gaver og representasjon Selv om skikk og bruk kan variere mellom ulike kulturer, benyttes ofte små gaver, bevertning og underholdning for å skape goodwill og tillit mellom forretningsforbindelser. Vi har alle et ansvar for å sørge for at gaver, bevertning og underholdning i forbindelse med forretningsdriften har rimelige proporsjoner og samsvarer med Tycos retningslinjer, bransjepraksis og lokale lover. A. Gi og ta imot gaver Å gi overdådige gaver til forretningsforbindelser er ikke akseptabelt. Det kan skape et inntrykk av at vi forsøker å oppnå forretningsfordeler eller påvirke beslutninger ved å gi enkeltpersoner personlige fordeler. Enten vi er giver eller mottaker, må vi tenke på følgende i forbindelse med gaver og representasjon, for å sikre at vi ikke skaper et inntrykk av inhabilitet: // ikke for ofte og ikke for overdådig // skal være direkte relatert til å styrke relasjoner med kunder eller leverandører // aldri kontanter // aldri knyttet til en potensiell kontrakt eller et anbud // gaver skal om mulig være forsynt med logo // skal rapporteres i henhold til våre retningslinjer for interessekonflikter, gaver og representasjon Dokumentet Conflicts of Interest, Gifts and Business Entertainment policy inneholder spesifikke beløpsgrenser for gaver som gis og mottas. Alle gaver som overskrider grensene som er spesifisert i disse retningslinjene, må rapporteres på og må godkjennes på forhånd. B. Representasjon Tyco-ansatte kan ta imot eller betale for rimelige og egnede måltider og underholdningstilbud dersom hovedformålet med måltidet eller underholdningen er forretningsrelatert. Både den ansatte og kunden/leverandøren/ partneren må være til stede. Hvis ikke, må måltidet eller underholdningstilbudet behandles som en gave. Hvis du betaler for gaver, måltider eller underholdning, må du sørge for at utgiftsregnskapet nøyaktig avspeiler de faktiske kostnadene. Du finner mer informasjon i dokumentet Conflicts of Interest, Gifts and Business Entertainment policy. C. Gaver, bevertning og underholdning til offentlig ansatte Relasjoner til offentlig ansatte krever spesiell aktsomhet. Tycoansatte skal ikke under noen omstendighet betale for gaver, måltider eller underholdningstilbud for en offentlig ansatt person uten at dette er godkjent som skissert i dokumentet Anti-Bribery policy og i relaterte prosedyrer. Gjør det rette Retningslinjer for gaverapportering: Alle gaver som overskrider beløpsgrensen som er spesifisert i retningslinjene for interessekonflikter, gaver og representasjon, må rapporteres på og godkjennes på forhånd. Gaverapporten vil bli oversendt til den aktuelle personalavdelingen og en juridisk ekspert for godkjenning. 14 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

15 Sp&Sv Sp: Jeg er invitert til et golfarrangement som er sponset av en av våre leverandører. Flere ledende personer i bransjen kommer til å være der. Kan jeg være med? Sv: Siden arrangementet er forretningsrelatert, kan du være med dersom du får samtykke fra dine overordnede. Hvis det pågår kontraktsforhandlinger med leverandøren, bør du imidlertid diskutere med ledelsen om du bør stille opp eller ikke. Sp: Hvert år mottar jeg flere billetter til idrettsarrangementer fra en av mine største leverandører. Er det greit at jeg tar imot disse billettene? Sv: Våre retningslinjer tillater at Tycoansatte tar imot noen rimelige gaver i løpet av et år. Men den samlede verdien av gaver mottatt fra en enkeltperson eller en organisasjon, må ikke overstige den årlige beløpsgrensen som er angitt i Conflicts of Interest, Gifts and Business Entertainment policy. Gaver som overstiger denne grensen, må rapporteres på og må forhåndsgodkjennes før du kan motta dem. Tyco Håndbok i etisk oppførsel 15

16 Et selskap med integritet Gjør det rette Tredjepartsrelasjoner Tycos omdømme avhenger av en redelig forretningsdrift. Vi forbyr korrupsjon, tror på rettferdig konkurranse og respekterer lovene som regulerer internasjonal handel. Vi ivaretar selskapets verdier ved å følge så høye standarder for integritet som mulig. Alle tredjepartsrelasjoner skal håndteres i henhold til vårt program for håndtering av tredjeparter. Tyco benytter to hovedkriterier for å vurdere en potensiell risiko med en tredjepartsrelasjon: // relasjonstypen // landet der tredjeparten har virksomhet på vegne av Tyco Noen relasjonstyper som krever særlig vurdering, omfatter men er ikke begrenset til: // agenter // agenter/distributører // kommersielle konsulenter // tollfunksjonærer/-meglere // distributører med årsomsetning på $100000k USD // transportagenter og -meglere // lobbyister // skatterådgivere/- spesialister A. Ingen korrupsjon Tyco konkurrerer utelukkende på grunnlag av produktkvalitet, priser og omdømme. Vi tar ikke imot eller tilbyr bestikkelser eller andre ulovlige former for betaling for å skaffe nye eller beholde eksisterende kontrakter. Det finnes mange typer bestikkelser, blant annet: // kontanter // gaver eller påskjønnelser // kickbacks // uberettiget rabatt eller provisjon // uvanlige eller skjulte godtgjørelser, utgifter eller bidrag til politiske eller veldedige formål // jobbtilbud til kunder eller kundenes familiemedlemmer/ venner // alt annet av verdi Bestikkelser er ikke bare forbudt for alle Tyco-ansatte, men også for tredjeparter som driver virksomhet på vegne av Tyco. De må følge nøyaktig samme regler som oss. Alle tredjeparter er underlagt streng kontroll, og skal følge prosedyrene som er skissert i dokumentet Third-Party Management program. Dette programmet gjør hver enkelt av oss ansvarlig for å administrere og overvåke våre tredjepartsrelasjoner, og for streng overholdelse av kravene i programmet. Alle tredjepartsrelasjoner skal overvåkes nøye for å sikre at våre etiske standarder opprettholdes. a. Relasjoner til offentlig ansatte Relasjoner til offentlig ansatte krever spesiell aktsomhet. Tycoansatte skal ikke under noen omstendighet betale for gaver, måltider eller underholdningstilbud for en offentlig ansatt person uten at dette er godkjent som skissert i dokumentet Anti-Bribery policy og i relaterte prosedyrer. Se Dokumentet Third-Party Management Handbook for detaljerte beskrivelser av relasjonstyper og generelle programretningslinjer. Du finner mer informasjon i dokumentet Anti-Bribery policy and Third-Party Management materials. 16 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

17 Sp&Sv Sp: En av våre leverandører har nylig begynt å levere produkter av dårlig kvalitet. Men vår innkjøpssjef har ikke gjort noe med det, fordi leverandøren gir ham 1 % av alle salgsinntekter «under bordet». Sv: Si fra. Innkjøpssjefens oppførsel og hans relasjon med leverandøren er utilbørlig og i strid med Tycos retningslinjer. Å motta «kickbacks» eller godta noen form for personlig fordel fra en tredjepart i bytte mot favorisering er et brudd på retningslinjene i «Håndbok i etisk oppførsel» og kan også være et lovbrudd. Sp: Vi deltok nettopp i en anbudsrunde for et prosjekt på en oljerørledning, og fikk vite at vi bare ville få prosjektet dersom kunden fikk komme på besøk til vårt anlegg i Norge, og at han og familien hans fikk en tur med Hurtigruta. Hvis vi får dette prosjektet, vil det bety mange penger for selskapet, og utgiftene i forbindelse med kundens ferie vil være små i forhold til inntektsmulighetene. Bør vi gjøre dette? Sv: Et besøk til anlegget kan være akseptabelt, men turen med Hurtigruta vil ikke være tillatt og en form for bestikkelse. Vi skal ikke under noen omstendighet betale for en kundes familiemedlemmer som reiser sammen med ham eller henne, eller for en tur med Hurtigruta eller annet som ikke er relatert til Tycos virksomhet. Tyco Håndbok i etisk oppførsel 17

18 Et selskap med integritet (forts.) B. Rettferdig konkurranse Tyco er opptatt av et rettferdig globalt marked. I all omgang med konkurrenter, kunder og leverandører skal vi handle redelig, upartisk og i samsvar med lover og regler for rettferdig konkurranse. Ansatte som arbeider med markedsføring, salg eller innkjøp, må være spesielt oppmerksomme på gjeldende lover og bestemmelser i landene der de driver virksomhet. Brudd på konkurranselovene kan føre til alvorlige straffereaksjoner mot selskapet og involverte enkeltpersoner. Konkurranselover og -regler er kompliserte. Kontakt derfor Tycos juridiske avdeling hvis du har spørsmål i forbindelse med dette. Du finner mer informasjon i dokumentet Fair Competition policy. C. Internasjonal handel Tyco er opptatt av å overholde alle gjeldende lover og regler for internasjonal handel, inkludert bestemmelser som regulerer import og eksport av varer, programvare, teknologi, teknisk informasjon og tjenester over landegrensene, samt boikottregler og regler om økonomiske sanksjoner. a. Import og eksport av varer, tjenester og data Regler for internasjonal handel kan gjelde for alle import og -eksportaktiviteter, inkludert overføring av elektroniske data. b. Handelssanksjoner og politisk eller økonomisk boikott Ulike boikottaksjoner som er pålagt av myndighetene hindrer at Tyco direkte eller indirekte involverer seg i handel med enkelte land, organisasjoner, stedfortredere og personer. Som et flernasjonalt konsern er vi forpliktet til å etterleve visse boikottaksjoner og sanksjoner. Vi må også kontrollere transaksjoner og forretningspartnere opp mot alle relevante overvåkingslister, og rapportere alle boikottsaker til en arbeidsleder eller vårt International Trade Compliance-team. Internasjonale lover relatert til handelssanksjoner og boikott er kompliserte, og kan være forvirrende. Hvis du er usikker på hva du bør gjøre, si fra. Kontakt Tycos juridiske avdeling hvis du står overfor en uklar handelssanksjon eller boikottsituasjon. Du finner mer informasjon i dokumentet International Trade and Trade Controls policy. Gjør det rette For å sikre rettferdig konkurranse skal Tycoansatte unngå: // Prissamarbeid: Konkurrenter samordner priser i stedet for å konkurrere fritt og uavhengig med hverandre. // Deling av territorier: Konkurrenter avtaler å dele kunder, produkter eller geografiske områder mellom seg for å slippe å konkurrere mot hverandre. Dette gjelder også kvotebegrensninger eller deling av markeder. // Anbudsjuks: Konkurrenter avtaler å samordne anbud, eller operere med hemmelige anbud. // Misbruk av markedsdominans: En aktør bruker sin ledende markedsposisjon til handlinger som ville ha vært vanskelige eller umulige å utføre med sterkere konkurranse (f.eks. å opprettholde priser som ligger over vanlig markedsnivå eller påtvinge kundene betingelser de ellers ikke ville ha godtatt). Konkurranselovgivningen kan være komplisert. Kontakt en representant for Tycos juridiske avdeling hvis du lurer på noe i forbindelse med spesifikke virksomhetsprosedyrer. 18 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

19 Sp&Sv Sp: Jeg møtte tilfeldigvis en selger fra en av konkurrentene våre under en forretningslunsj i forrige uke, og vi kom inn på hvor vanskelig det har vært å oppfylle kvotene i år. Han antydet at det nok ville bli lettere å oppfylle salgskvotene hvis vi delte markedet mellom oss, ettersom de samme kundene sannsynligvis kom til å be om tilbud fra oss begge. Høres ikke det fornuftig ut? Sv Nei, når konkurrenter på forhånd avtaler å fordele tilbud, kunder eller markeder, eller definerer produksjonsvolumer, bryter de konkurransereglene, noe som kan føre til strenge straffereaksjoner. Sp: Jeg jobber ved ett av Tycos anlegg i USA, og blir ofte kontaktet av utenlandske kunder for å svare på spørsmål og gi teknisk støtte. Blir e-post til disse kundene betraktet som eksport i henhold til loven? Sv: Kontakt vårt International Trade Compliance-team eller vår juridiske avdeling før du sender teknisk informasjon til utlandet via e-post. Dette kan være brudd på internasjonale eksportlover. Tyco Håndbok i etisk oppførsel 19

20 Økonomisk integritet Tyco er opptatt av å ha et nøyaktig og oppdatert regnskap og redelige transaksjoner. Selskapet forbyr alle handlinger som kan skjule våre økonomiske aktiviteter for interessenter. Alle Tyco-ansatte må respektere vårt ansvar om å følge alle relevante standarder for økonomisk regnskap og rapportering. A. Svindel Det forventes at vi som Tycoansatte er sannferdige og åpne ved all samhandling og kommunikasjon. Å befatte seg med svindel, dvs. forsettlig juks, triksing, tyveri, bedrageri eller løgn, er uredelig og vanligvis kriminelt. Tilsiktet svindel medfører strenge disiplinære tiltak. Det er viktig å forstå hva svindel innebærer, slik at du vet hva det er og kan styre unna. Eksempler på svindel kan blant annet være å: // levere falske utgiftsrapporter // forfalske eller endre sjekker // underslå eiendeler eller misbruke selskapets eiendom // blåse opp salgstall ved å levere bevisst feilaktige opplysninger om lagerbeholdning // med vitende og vilje postere noe i selskapsregnskapet som bryter mot vedtatte bokføringsstandarder Sp&Sv Sp: Jeg har lagt merke til at økonomisjefen vår har lagt inn nye ansatte i systemet, men jeg har ikke sett dem på listen over nyansettelser. Jeg mistenker at økonomisjefen kan ha lagt inn navn på ansatte som ikke finnes, og kanskje overfører disse lønningene til sin egen konto. Hva skal jeg gjøre? Sv: Hvis det ser ut til å være noe som ikke stemmer, f.eks. med selskapets bokføring, skal du si fra. Mistanker om svindel skal alltid rapporteres. Sp: Lørdag kveld møtte en kollega sjefen vår og familien hennes på en nyåpnet restaurant her i byen. Påfølgende mandag fikk jeg en kvittering fra lørdag kveld på den samme restauranten. Hun sa at beløpet skulle føres som representasjonsutgifter. Jeg synes ikke at dette virker riktig, men jeg er redd for å få problemer hvis jeg nekter å utgiftsføre kvitteringen i representasjonsregnskapet hennes. Hva skal jeg gjøre? Sv: Hvis du mistenker at sjefen din forsøker å få refundert private utgifter, skal du umiddelbart varsle selskapet. Vi forstår at det ikke er lett å rapportere en overordnet, men det er viktig å si fra. Husk at retningslinjene i Tyco s Reporting, Investigations of Misconduct and Non-Retaliation policy beskytter ansatte mot alle former for gjengjeldelse. 20 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

21 B. Bokføring, regnskap og rapportering Tycos retningslinjer for bokføring, regnskap og rapportering krever at vi alle følger så høye standarder for redelighet og åpenhet som mulig. Alle Tyco-regnskap skal: // være fullstendige og nøyaktige // være korrekt dokumentert // være rettferdige og objektive // kun videreformidles hvis det er autorisert på riktig måte Hvis vi oppdager at vi har gjort en regnskapsfeil som påvirker en kunde eller leverandør, må vi så raskt som mulig si fra om dette og rette opp feilen. Ved å følge disse standardene unngår vi og selskapet bøter og andre alvorlige juridiske konsekvenser. C. Kjøp og salg av verdipapirer innsidehandel Vi er opptatt av å opprettholde et rettferdig marked for kjøp og salg av selskapets verdipapirer. Tycos retningslinjer og relevante lover hindrer oss fra å kjøpe og selge Tyco-aksjer eller andre typer offentlige verdipapirer på grunnlag av innsideinformasjon. Det er også ulovlig og uetisk å formidle denne typen informasjon om Tyco til andre enkeltpersoner eller selskaper, slik at de kan ha fordel av den. Det er også forbudt å handle med aksjer eller andre verdipapirer hos kunder og leverandører, basert på innsideinformasjon. Mens du er ansatt hos Tyco, kan det hende at du får viktig informasjon om Tyco eller andre selskaper som ikke er offentlig, og som kan påvirke en beslutning om et bestemt verdipapir bør selges, kjøpes eller beholdes. Det er et brudd på reglene om innsidehandel hvis du handler med verdipapirer mens du har tilgang til slik vesentlige informasjon. Du finner mer informasjon i dokumentet Insider Trading policy. Sp&Sv Sp: Hva regnes som innsideinformasjon? Sv: Innsideinformasjon er all informasjon som ikke er offentlig kjent, og som kan påvirke en beslutning om å kjøpe eller selge verdipapirer. Sp: Jeg jobber i vedlikeholdsavdelingen, og i dag overhørte jeg en samtale i kantinen. Tyco skal visstnok foreta et stor selskapsoppkjøp om noen få dager. Kan jeg ringe foreldrene mine, og be dem om å kjøpe Tyco-aksjer? Sv: Å fortelle foreldrene dine om oppkjøpet før det blir offentlig kjent er et brudd på Tycos retningslinjer, og er dessuten et lovbrudd. Denne handlingen vil bli ansett som innsidehandel. All innsideinformasjon om selskapet som ikke er offentlig kjent, er konfidensiell. Tyco Håndbok i etisk oppførsel 21

22 Beskyttelse av selskapets eiendom, informasjon og data Våre fysiske eiendeler og immaterielle verdier er avgjørende for Tycos virksomhet, og vi er forpliktet til å beskytte dem. Vi må håndtere selskapets data på en ansvarlig måte og beskytte privat og konfidensiell/beskyttet informasjon, enten den tilhører vårt eget selskap, forretningspartnere, kunder eller ansatte. A. Fysiske eiendeler og kommunikasjonssystemer Hver enkelt av oss må bidra til å sikre at Tycos fysiske eiendom, som bygninger, kjøretøyer, utstyr, informasjonssystemer og forbruksvarer, ikke skades eller misbrukes. Tycos kommunikasjonssystemer, f.eks. for e-post og Internett, er Tycos eiendom, og skal brukes lovlig. Vi skal ikke aksessere, laste ned eller distribuere materialer som kan bryte gjeldende lover eller selskapets politikk, inkludert for eksempel lover eller selskapspolitikk som forbyr ulovlig oppførsel, diskriminering, gjengjeldelse, trakassering, mobbing, trusler og skremming.vi skal også utvise skjønn og forsiktighet når vi skriver og svarer på e-postmeldinger, slik at all kommunikasjon er profesjonell og hensiktsmessig. B. Beskyttet/konfidensiell informasjon og immaterielle verdier I Tycos virksomhet er teknisk og økonomisk informasjon svært verdifull, og må beskyttes. Som Tyco-ansatte må vi beskytte våre immaterielle verdier og all konfidensiell informasjon. Dessuten har vi alle et ansvar for å beskytte immaterielle verdier og konfidensiell informasjon som tilhører kunder, leverandører eller andre som formidler den typen informasjon til oss under konfidensialitetsavtaler eller lignende avtaler, og et ansvar for å bruke informasjonen kun til det avtalte formålet. Tyco eier og/eller kontrollerer tilgangen til alt kommunikasjonsutstyr, inkludert datamaskiner, programvare, e-post, talepost, konferanseutstyr og kontorrekvisita. Data og informasjon som sendes eller mottas ved hjelp av selskapets eiendeler mens du er ansatt av Tyco, er selskapets eiendom, og skal ikke betraktes som privat kommunikasjon. Tyco forbeholder seg retten til å overvåke kommunikasjonene, inkludert internettbruk, for å forsikre seg om at de ansattes bruk av selskapets eiendom ikke bryter gjeldende lover eller selskapets politikk. Alle tekniske innovasjoner, oppdagelser, systemutforminger og tekniske forbedringer som konstrueres eller utformes mens du er ansatt hos Tyco, er fullt og helt selskapets eiendom, og skal gjøres kjent for selskapet. Du kan ikke avsløre denne typen immaterielle verdier eller annen konfidensiell informasjon som tilhører Tyco, selv om du ikke lenger er ansatt hos Tyco. Gjør det rette Dette er noen eksempler på beskyttet/konfidensiell informasjon du kan støte på som Tyco-ansatt: // virksomhetsplaner // økonomisk informasjon om selskapet // kundelister og kundeavtaler, markedsandelsdata og leverandøravtaler // tegninger av eksisterende eller nye produkter // informasjon om mulige fremtidige oppkjøp // immaterielle verdier som varemerker, patenter og opphavsrett 22 Tyco Håndbok i etisk oppførsel

23 C. Dataadministrasjon Våre data er verdifulle eiendeler, som inneholder informasjon om Tycos virksomheter, prosjekter, aktiviteter og historie. Tyco-ansatte skal lagre data på en nøyaktig og fullstendig måte (i dokumentarkiver eller på elektroniske medier). Vi må også overholde kravene til datalagring, makulere data som ikke lenger kreves av juridiske eller driftsmessige årsaker i henhold til selskapets makuleringsrutiner eller utsette makulering av data etter anmodning fra vår juridiske avdeling eller skatteavdelingen på grunn av søksmål, offentlig gransking eller revisjon. D. Personvern Vi forventes å respektere personvernet og beskytte dataene til alle som vi har opplysninger om, inkludert kundene våre. Vi skal innhente, behandle, lagre og overføre privat informasjon på lovlig måte og kun for lovlige virksomhetsformål, og vi skal benytte egnede sikkerhetsfunksjoner for å hindre uautorisert bruk eller at data kommer på avveie. Du finner mer informasjon i dokumentet Records Management Program policy and Data Privacy policy. Gjør det rette Du kan bidra til å verne konfidensiell/beskyttet informasjon blant annet ved å: // logge ut av, slå av eller låse datamaskinen før du forlater den uten tilsyn // ikke la andre bruke passordet eller adgangskortet ditt // ikke slippe uautoriserte personer inn i Tycos anlegg eller bygninger // sørge for at besøkende ikke beveger seg uten tilsyn i områder der beskyttet/konfidensiell informasjon kan være tilgjengelig // ikke la beskyttet/konfidensiell informasjon ligge fremme på arbeidsplassen din, i konferanserom eller på skrivere/faksmaskiner // ikke laste ned eller installere uautorisert programvare på datamaskinen Sp&Sv Sp: Det har hendt flere ganger at jeg har gått forbi arbeidsplassen til en kollega mens hun er ute til lunsj, og sett konfidensielle tegninger av en prototype på dataskjermen hennes. Hva skal jeg gjøre? Sv: Din kollega gjør en vanlig feil. Ved å la datamaskinen være fritt tilgjengelig, risikerer din kollega å avsløre beskyttet/konfidensiell informasjon. Du må snakke med henne om problemet. Hvis adferden ikke endrer seg, si fra og ta opp saken med ledelsen. Sp: Jeg fant et eksemplar av selskapets siste resultatrapport i kopieringsrommet. Den var stemplet KONFIDENSIELT: IKKE KLAR FOR DISTRIBUSJON over hele forsiden. Hva skal jeg gjøre? Sv: Resultatrapporten inneholder sensitiv og konfidensiell informasjon som må beskyttes. Ta med rapporten til din overordnede. Du skal ikke diskutere informasjonen med andre i eller utenfor selskapet. Tyco Håndbok i etisk oppførsel 23

24 Kommunikasjon med media, investorer og allmennheten Tyco verdsetter selskapets relasjoner med nyhetsmedier, investorer og andre viktige aktører. Selskapet er opptatt av å kommunisere åpent og aktivt med nyhetsmedier og investorer. Vi legger vekt på at Tyco, som et aksjeselskap, regelmessig og innen de frister som gjelder, plikter å gi fullstendig, nøyaktig og objektiv informasjon om økonomiske og driftsmessige resultater, samt om strategier og fremtidsplaner. A. Kommunikasjon med media All kommunikasjon på vegne av Tyco med nyhetsmedier inkludert finanspressen skal håndteres av Tycos kommunikasjonsteam. Hvis du blir spurt om å gi en kommentar på vegne av Tyco, må du kontakte et av Tycos kommunikasjonsteam. B. Kommunikasjon med finansmarkedet (investorer) Investor Relations-avdelingen er ansvarlig for formidling av informasjon til og samhandling med finansanalytikere og -institusjoner. Dette omfatter relevant informasjon om selskapets økonomiske resultater gjennom pressemeldinger om kvartalsresultater, pålagt informasjon til myndighetene og andre offentlige redegjørelser. Alle investorrelaterte henvendelser fra finansanalytikere, institusjonelle og individuelle aksjonærer og andre aktører skal henvises til Investor Relations-avdelingen for evaluering og oppfølging. C. Sosiale medier og kommunikasjon med allmennheten De sosiale mediene vokser raskt og blir stadig mer relevante for forretningslivet. Derfor er de i ferd med å bli viktige kommunikasjonsverktøy, både internt i selskapet og eksternt. Sosiale medieverktøy er blant annet: // nettsteder for sosiale nettverk, som facebook, LinkedIn og myspace // mikrobloggingtjenester som twitter // blogger, konsernblogger og personlige blogger // hurtigmeldingstjenester // podkasting Disse verktøyene skaper nye muligheter til kommunikasjon og samarbeid, men de innebærer også et visst ansvar for Tyco-ansatte. Tyco-ansatte som deltar i sosiale medier på vegne av virksomheten, må være autoriserte representanter for selskapet. De må sørge for at alt innhold som deles med publikum, er i samsvar med denne Håndbok i etisk oppførsel og med relevante selskapsretningslinjer for konfidensialitet og informasjonssikkerhet, samt at alle lover om opphavsrett og bruk av opphavsrettsbeskyttet materiale overholdes. Autorisasjon kan gis på konsern- eller segmentnivå. Hvis du ser en upassende kommentar eller et upassende innlegg, si fra. Du bør kontakte Tyco's Corporate Communicationskontor eller vår juridiske avdeling. Du finner mer informasjon i dokumentet Social Media Policy og Guidelines. 24 Tyco Håndbok i etisk oppførsel