Eid kommune. Innkalling. Sakliste. Alfred Bjørlo Ordførar. Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunestyresalen Dato: Tid: Kl.

Transkript

1 Innkalling Utval: Administrasjonsutvalet Møtestad: Kommunestyresalen Dato: Tid: Kl. 15:00 Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er til post@eid.kommune.no eller tlf slik at varamedlem kan bli kalla inn. Varamedlem møter etter nærmare innkalling. Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering 014/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 015/16 Godkjenning av møteprotokoll 016/16 Orienteringssaker til administrasjonsutvalet /16 Planstrategi for Eid kommune Vedtak 018/16 Sjukefråvær 2016 Eid, 23. september 2016 Alfred Bjørlo Ordførar

2 Arkiv: FE JournalpostID: 16/21209 Saksbehandlar: Janne Endal Andersson Vedtaksdato: Saksframlegg Saksnr. Utval Møtedato 014/16 Administrasjonsutvalet Godkjenning av innkalling og sakliste RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 Arkiv: FE JournalpostID: 16/21210 Saksbehandlar: Janne Endal Andersson Vedtaksdato: Saksframlegg Saksnr. Utval Møtedato 015/16 Administrasjonsutvalet Godkjenning av møteprotokoll RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Møteprotokollen frå siste møte vert godkjent.

4 Arkiv: FE JournalpostID: 16/21204 Saksbehandlar: Janne Endal Andersson Vedtaksdato: Saksframlegg Saksnr. Utval Møtedato 016/16 Administrasjonsutvalet Orienteringssaker til administrasjonsutvalet Årsarbeidsplan Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Orienteringa vert teken til vitande.

5 Arkiv: FE - 140, HIST - 16/331 JournalpostID: 16/20342 Saksbehandlar: Cecilie Marie Åshamar Vedtaksdato: Saksframlegg Saksnr. Utval Møtedato 113/16 Formannskapet Kommunestyret 028/16 Eid Eldreråd /16 Eid ungdomsråd /16 Råd for menneske med nedsett funksjonsevne /16 Helse-og sosialutval /16 Oppvekst- og kulturutvalet /16 Teknisk-og samfunnsutval /16 Administrasjonsutvalet Planstrategi for Eid kommune Vedtak Bakgrunn for saka: Plan- og bygningslova 10-1 set krav om at kommunestyret minst ein gong kvar valperiode og seinast innan eitt år etter konstituering skal utarbeide og vedta ein kommunal planstrategi. Eid kommunestyre vedtok oppstart av arbeidet med planstrategi 10. mars 2016, i KS-sak 028/16. Forslaget til planstrategi er no klart for endeleg handsaming. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Planstrategi for Eid kommune vert vedteke slik den ligg føre med heimel i plan- og bygningslova Vedlegg i saka: Planstrategi Rådmannen si tilråding Planstrategi Kunnskapsgrunnlag og utfordringar for Eid kommune - Rådmannen si tilråding Planstrategi Forventingar til planlegginga i Eid kommune - Rådmannen si tilråding Planstrategi Vurdering av planar i Eid kommune - Rådmannen si tilråding Saksopplysningar: Forslag til planstrategi består av fire dokument: Planstrategi Kunnskapsgrunnlag og utfordringar

6 Forventingar til planlegginga Vurdering av planar I dokumentet Planstrategi er det gjeve ei samla oversikt over og ei prioritering av kommunen sitt planarbeid for perioden Bakgrunn for behovet for større revisjonar og nye planar er omtala og ressursbehovet vurdert. I Kunnskapsgrunnlag og utfordringar gjer vi opp status og peikar på moglege utfordringar og behov innanfor dei seks utvalde områda i samfunnsdelen, kjende som Å bu i Eid Å vekse opp i Eid Å ha sitt helse og omsorgstilbod i Eid Å arbeide og drive næring i Eid Å tilbringe aktiv fritid i Eid Eid kommune som organisasjon. I dokumentet Forventningar til planlegginga har vi synleggjort statlege, regionale og lokale forventningar til kommunen dei komande åra og vi gjev ei beskriving av korleis vi møter desse. I dette dokumentet kan ein også finne ei oppsummering over innspela som kom inn i samband med varsel om oppstart av arbeidet med planstrategi. I dokumentet Vurdering av planar gjev vi ei oversikt over gjeldande planar og gjer ei vurdering av om dei gjeldande planane møter dei beskrivne forventningane og utfordringane som er avdekt i dokumentet Kunnskapsgrunnlag og utfordringar for Eid kommune. Vurdering: Forslaget til planstrategi er no klart og rådmannen tilrår difor at den vert vedteken slik den ligg føre. Rådmannen si tilråding vil bli gjort offentleg 30 dagar før kommunestyret si behandling, jf. plan- og bygningslova Økonomiske konsekvensar: Vedtak av planstrategien medfører ikkje økonomiske konsekvensar i seg sjølv. Oppstart av planarbeid vil kunne innebere økonomiske konsekvensar for kommunen. Det er lagt opp til at kjente økonomiske konsekvensar som følgje av planrevisjon eller nytt planarbeid skal innarbeidast i Eid kommune sin økonomiplan.

7 Arkiv: JournalpostID: 16/21037 Saksbehandlar: Ingunn Rotihaug Vedtaksdato: Saksframlegg Saksnr. Utval Møtedato 009/16 Arbeidsmiljøutvalet /16 Administrasjonsutvalet Sjukefråvær 2016 Bakgrunn for saka: I KS-vedtak 048/16 står følgjande: Kommunestyret ber administrasjonsutvalet om å gå aktivt inn i utfordringane med sjukefråværet i Eid kommune og rapportere tilbake til kommunestyret. I AU-vedtak 005/17 står følgjande: Administrasjonsutvalet tek årsrapporten til vitande og ber om at det vert lagt fram ei grundig sak om sjukefråværet i neste møte. Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Orienteringa vert teke til vitande. Saksopplysningar: I årsrapport 2015 for Eid kommune vart det presentert tal frå kommunens personalsystem som viste at sjukefråværet auka frå 6,2 % til 8,2 % frå Denne auken kom etter fleire år på rad med nedgang i sjukefråværet. Både kommunestyret og fleire utval har vore oppteken av denne auken og har bede om nærare utgreingar om årsakene. Tabell: Legemeldt og eigenmeldt sjukefråvær i % åra Rammeområde: Sentraladministrasjonen 4,2 2,8 4,1 2,9 2,8 3,6 4,8 Oppvekst og kultur 6,2 7 8,4 6,8 6,5 4,4 6,6 Pleie og omsorg 9,3 8,9 10,9 8,3 7,3 9,3 10,5 Helse og sosial 5,5 6,7 8,7 9,4 6,1 6,6 10,5 Teknisk 7,6 8,4 5,8 7,3 4,9 6,5 8,5 Eid kommune 7,1 7,3 7,9 7,3 6,2 6,2 8,2

8 Eit sjukefråvær på 8,2 % er høgt og har både økonomiske og driftsmessige konsekvensar for kommunen. Det er uheldig for tenestetilbodet, for arbeidsmiljøet, og for den enkelte arbeidstakar som er sjukmeld. Tal dagsverk sjukefråvær i Eid kommune i 2015 var om lag Dette omfattar om lag 32 årsverk (rekna i veketal på 37,5 t). Sjukefråværet til kvinner var 9,4 % i 2015, ein auke frå 7,1 i Sjukefråværet til menn var 4,6 % i 2015, ein auke frå 3,5 % i Langtidssjukefråværet er den desidert største delen av det samla sjukefråværet. Det eigenmelde sjukefråværet er lite og det legemelde fråværet er stort. Sjølv om Eid kommune får refundert ein del av utgiftene til sjukepengar frå NAV, kostar eit sjukefråvær på 8,2% kommunen rundt rekna 8 mill. kroner, jf. årsmeldinga. IA-arbeidet i kommunen I perioden frå 2012 er det utarbeidd overordna IA-plan for perioden og for Avdelingane skal ha eigne, avdelingsvise IA-planar som del av verksemdsplanane. Bedriftshelse1 gjennomfører systematiske kartleggingar i heile organisasjonen i samsvar med Plan for bedriftshelseteneste. Rapportane etter kartleggingane vert sendt til avdelingane slik at dei kan følgjast opp i handlingsplanar. I rapporten Inkluderande arbeidsliv i Eid kommune som vart lagt fram for arbeidsmiljøutvalet , vart erfaringar frå tre års arbeid med inkluderande arbeidsliv oppsummert. I rapporten vart desse utfordringane løfta fram: Halde sjukefråværet lågt/følgje opp sjukmelde Fleire gradert sjukemelde Muskel- og skjelett, nakke/rygg/svangerskapsrelatert fråvær Ingen garanti for at sjukefråværet vil halde seg stabilt Trivselstiltak oppfatta som viktige tiltak i avdelingane Ressursar og tid til å førebyggje og løyse konfliktar er viktig prioritering Bruke tilgjengelege verkemiddel i IA-arbeidet Liten grad av trekantmøter (leiing, verneombod, tillitsvalde) i avdelingane. Arbeidsmiljøutvalet er lite kjent og brukt. Avgrensa bruk av NAV sine verkemiddel i avdelingane Bedriftshelsetenesta sine tenester er kjent og brukt. Eid kommune har årleg plan for bedriftshelsetenester med leveransespesifikasjon Omplassering og tilrettelegging Stor nedgang i arbeidsaktivitet frå år Fleire på AFP-ordning, fleire sjukmelde/uføre blant dei eldste mange med gradering Fleire på arbeidspraksis i Eid kommune gjennom NAV, In Via, Mona Vekst. Fleire har behov for endra arbeidsstad. Utfordrande å lukkast med varig omplassering. Få fleire til å stå lenger i arbeid Ingen overordna livsfasepolitikk/seniorpolitikk i Eid kommune, men nokre personalpolitiske dokument med livsfasetiltak. Fleire tiltak vil koste pengar.

9 Lite systematisk bruk av medarbeidarsamtaler og seniorsamtaler Forankring og informasjon Informasjon om IA etterspurt. Kvalitetslosen avgrensa bruk? Leiingsoppgåvene i avdelingane er omfattande og utfordrande. Ujamn grad av systematikk og overordna tenking om HMT/IA. Avgrensa kapasitet i stab- og støttefunksjon til HMT/IA. Dagleg oppfølging ligg i avdelingane. Utvikling i fråværet i 2016 Samanlikna med andre kommunar rundt oss og med eit gjennomsnitt i landet, så hadde Eid kommune likevel ikkje noko unormalt høgt sjukefråvær i I perioden har sjukefråværet i Eid kommune dessutan gått ned igjen og er no 7 % ved utgangen av august månad. Sjukefråværet for kvinner er 8,1 % i perioden og sjukefråværet for menn er 3,3 %. Det er eit konstant bilete, både i Eid kommune og i andre kommunar, at kvinner har eit høgare sjukefråvær enn menn. Det er gjort ulike undersøkingar rundt dette utan at ein har funne klare svar på kvifor det er slik. Rapportar frå personalsystemet viser at 110 tilsette har over 10 % sjukefråvær i For 52 av desse er sjukefråværet over 30%. Ikkje alle har heile stillingar, men ein god del har stillingsstorleikar på %. Ein del av dei med langvarig sjukefråvær er over i permisjon etter maksdato og får ikkje lenger lønn frå kommunen. Dei fleste av desse har arbeidsavklaringspengar og er i ein fase der ein skal avklare om ein kjem attende i full eller delvis jobb, om ein skal over i varig uføre eller søkje anna jobb. Avdelingane rapporterer om at det arbeidsrelaterte sjukefråværet i Eid kommune ikkje er dominerande. Sjukefråværet handlar i stor grad om fysiske plager som muskel- og skjelettplager, rygg, nakke og skuldrar. Desse fysiske plagene gjer at ein ikkje klarer å utføre dei oppgåvene som følgjer med jobben. Dette fører til mange tilretteleggingar, graderte sjukmeldingar og saker som tek lang tid å få avklart. Avdelingane meiner at ein legg til rette så langt det går, og i mange tilfelle for lenge. Langvarig tilrettelegging vert av mange omfatta som normalt og noko ein har krav på. Mange forventar ein annan jobb, dersom ein ikkje klarer å stå i den jobben ein har. Tilrettelegging for nokre betyr meir belastning for andre. Dersom balansen vert for skeiv, fører dette til fleire sjukmeldingar. Ein del står lenge i behandlingskø og skal på rehabilitering etter operasjon. Desse vert ofte lenge borte frå jobb. Ein del av desse seier at dei kan jobbe noko medan ein ventar på operasjon, men ikkje med dei oppgåvene ein har i sin ordinære jobb. Å finne alternative arbeidsoppgåver er vanskeleg i ein del avdelingar, fordi ein då manglar ressursar til å få nødvendig arbeid gjort. Dialogen i saker som må avklarast kan i ein del tilfelle vere utfordrande og det kan oppstå usemje og konflikt.

10 Vurdering: Rådmannen meiner det er gledeleg at sjukefråværet ser ut til å gå ned i Kommunen skal likevel ikkje vere nøgd med dette, men arbeide målretta og systematisk vidare slik at kommunen vert ein endå betre arbeidsgjevar. Det er sett i verk og planlagt fleire tiltak som kan ha innverknad på fråværet i kommunen og som kan styrke kommunen sin arbeidsgjevarpolitikk og arbeidet med inkluderande arbeidsliv og arbeidsmiljø. a. Styrke støttefunksjonane på personalområdet Rådmannen har fleire gongar peika på at tilgjengelege ressursar innanfor støttefunksjonar på personalområdet ikkje er i samsvar med behovet i Eid kommune. Organisasjonsavdelinga har no lyst ut to stillingar som personalrådgjevar/sakshandsamar. Den eine stillinga er nyoppretta og den andre er ledig på grunn av overgang til afp. Utlysningane fekk 26 søknader frå godt kvalifiserte personar. Det er gjennomført intervju og tilsetting vert gjort før 1. oktober Tilsetjingane vil vere viktige for å løfte og styrke personalarbeidet og gjennomføre ønska satsingar for å styre arbeidsgjevarpolitikken. b. Styrke vi-kjensla i Eid kommune Gjennom tilsett-treffet som vart arrangert i operahuset Nordfjord i august og gjennomført kurs i vertsskap for heile avdelingsleiargruppa har ein arbeidd med å styrke vi-kjensla i Eid kommune. Kommuneplanens samfunnsdel seier at Eid kommune skal vere ein imøtekomande kommune i tråd med vårt slagord Eid inviterer. For å få til dette er det viktig at tilsette forstår og veit at dei er tilsett i organisasjonen Eid kommune og ikkje i ei avdeling. Det er også viktig å kommunisere klart omfanget av tenester ein leverer til innbyggjarane og at dei tilsette har ansvar for avgrensa, men viktige oppgåver og at ein er ein representant for Eid kommune både på arbeid og i fritida. Den enkelte medarbeidar har c. Betre kommunikasjon av forventningar, plikter og rettar Gjennom å etablere eit betre system for introduksjon av nytilsette medarbeidarar i Eid kommune kan ein på eit tidlegare tidspunkt kommunisere forventningar, plikter og rettar ein har som medarbeidar og kollega. Etiske retningslinjer for kommunen skal sendast ut ved tilsetjing og det skal arrangerast faste introduksjonsdagar for nytilsette medarbeidarar og leiarar. Det bør også etablerast eit betre system for å følgje opp tilsette i prøvetid. d. Tettare oppfølging av sjukmelde og i enkelte personalsaker Meir støtte på personalområdet gjer at kommunen kan arbeide meir med å støtte og utvikle avdelingsleiarane i det daglege personalarbeidet og vere tettare på i oppfølginga av sjukmelde tilsette. Tettare oppfølging vil også sette oss i betre stand til å kome i dialog med sjukmeldar om sjukmeldingsgrunnlaget i enkelte saker. Arbeidsgjevar har til dømes full rett til å bestride sjukmeldingar og retten til sjukepengar og kan sende saker til NAV for vurdering. Det er i dag høg terskel for dette, ikkje berre i Eid kommune men også i andre kommunar. Det kan likevel vere grunn til å prøve ei slik sak dersom ein meiner at ein har grunnlag for det. Dette kan til dømes vere sjukmeldingar som kjem rett etter at arbeidsgjevar har teke opp ei vanskeleg sak med vedkomande eller gjort ei endringar i arbeidstid/arbeidsplass, usemje i turnussaker, tilsett som har fått avslag på

11 fri og leverer eigenmelding. I 2017 skal leveranse av bedriftshelseteneste i Eid kommune ut på anbod. I anbodsdokumenta vil ein særleg vurdere dei punkta som er knytte til oppfølging og avklaring av sjukmelde arbeidstakarar i kommunen. I 2016 har bedriftshelsetenesta fått eit særleg ansvar for å følgje opp saker med høgt fråvær i tett samarbeid med avdelingane. e. Meir kunnskap og analyse I 2017 ønskjer Eid kommune å gjennomføre medarbeidarundersøkinga KS 10-faktor. Dette er ei forskingsbasert undersøking som måler faktorar som er rekna for avgjerande for at ein organisasjon skal oppnå gode resultat. Desse faktorane er oppgåvemotivasjon, mestringstru, opplevd sjølvstende, bruk av kompetanse, mestringsorientert leiing, klare roller, relevant kompetanseheving, fleksibilitetsvilje, mestringsklima, nytteorientert motivasjon. f. Frisklivsaktivitetar Kommunen ønsker å utvikle og betre arbeidet med frisklivsaktivitetar, folkehelse, mestring og trivsel. Dette arbeidet vil også vere av stor verdi for kommunen som arbeidsgjevar også, så lenge opp mot 1/10 av innbyggjarane i Eid kommune også arbeider i kommunen. Økonomiske konsekvensar: Jf. årsrapporten for Eid kommune 2015 kosta eit sjukefråvær på 8,2 % Eid kommune over 8 mill. kroner i Auka innsats på personalområdet i 2017 vil føre til nokre auka kostnader, men målet må likevel vere ein samla positiv økonomisk effekt for kommunen gjennom eit redusert sjukefråvær på lengre sikt.