Innkalling til styremøte i Østre Agder fredag 28.november 2014 på Lyngrillen i Gjerstad kommune.

Transkript

1 Til Styremedlemmer mfl i Østre Agder Arendal 21.november 2014 Innkalling til styremøte i Østre Agder fredag 28.november 2014 på Lyngrillen i Gjerstad kommune. Det avholdes styremøte i Østre Agder torsdag 16.oktober kl Møtet avholdes på Lyngrillen Brokelandsheia. Det vil bli servert juletallerken til lunsj. Forfall til møtet meldes sekretariatet. Rådmennene har anmodet sekretariatet å vedlegge innkallingen et notat utarbeidet av rådmann Harald Danielsen vedrørende kommunestrukturreformen. SAKSLISTE Sak 74/14 Godkjenning av referat fra styremøtet 16.oktober 2014 Vedlagt følger referat fra styremøtet Referatet godkjennes. Sak 75/ en orientering om prosjektet og intensjonene Prosjektleder Marit Bech Olsen presenterer prosjektet 18 pluss som er rettet mot aldersgruppen 18-25år og har fokus på trafikksikkerhet og risikoforståelse. Styret tar saken til orientering

2 Sak 76/14 Forslag om å anskaffe utstyr for registrering av trafikkmengde og hastighetsnivå til Østre Agder samarbeidet. Det foreligger et forslag fra Arendal kommune (vedlegg) om å anskaffe utstyr for registrering av hastighet og trafikkmengde. Kostnaden ved anskaffelse er om lag kr og rådmennene anbefaler at felles veilysmedarbeider får kompetanse på bruk av utstyret og bistår kommunene når punkter/strekninger skal kartlegges. Når kommunene får bruk for utstyret kontakter de vår felles medarbeider for å bestille utstyret. Rådmennene vil peke på at trafikksituasjon i nærmiljøet er en hyppig årsak til at innbyggere kontakter kommunen for å få bistand. Dette utstyret vil bidra til å få fram fakta i forhold til situasjonen på steder som innbyggerne mener det er knyttet utfordringer til. Ved å ha en medarbeider som får kompetanse på utstyret så kan det bli enkelt for medlemskommunene å gjøre bruk av utstyret. Kostnaden til anskaffelsen kan dekkes innenfor rammen av vedtatt budsjett for sekretariatet i Styret slutter seg til at det anskaffes felles utstyr for kartlegging av hastighet og trafikkmengde for bruk i medlemskommunene til en pris av om lag kr Sak 77/14 Anbefaling overfor medlemskommunene om løsning for av behovet for kremasjonstjeneste for Østre Agder regionen. For regionene Østre Agder foreligger det nå kapasitetsutfordringer i forhold til å kunne gi innbyggere/pårørende som ønsker kremasjon et tilbud. For å imøtekomme dette behovet har Arendal kommune på oppdrag fra rådmennene utarbeidet et forslag til tiltak for å kunne gi regionen økt kapasitet på dette feltet(vedlegg). Rådmennene vil anbefale at en går inn på en felles løsning av behovet på dette felt selv om bruken i de mindre kommunene er liten. Derfor legger en også opp til at driftskostnadene knyttes til bruk. Forslaget innebærer at det blir fritak for kremasjonsavgift i alle de deltakende kommuner. Investeringskostnadene fordeles på alle kommuner etter innbyggertall. Arendal kommune ville kunne unngå investeringskostnader i noen år om de begrenset brenning til eget behov, derfor finner rådmennene det rimelig at alle deltar i i dekningen av denne del av utgiftene. Styret anbefaler kommunene i Østre Agder om å inngå samarbeidsavtale med sikte på å løse hele regionens kremasjonsbehov. Samarbeidet bør bygge på det foreliggende forslag for å kunne øke kapasitet i anlegget. Videre bør finansieringen bygge på to element. Løpende drift dekkes med grunnlag i erfaringstall for bruk. Kapitalkostnadene dekkes av hver kommune etter andel av regionens folketall.

3 Sak 78/14 Revidert samarbeidsavtale vedrørende drift av Østre Agder krisesenter Gjennom tilsyn Fylkesmannen i Aust-Agder har hatt til ulike kommuner har vi fått avdekket en utfordring knyttet til klargjøring av ansvaret for internkontroll ved virksomheten tillagt vertskommune og ansvar for HMS som påligger de andre kommunene som eier tilbudet. For å bidra til klarhet på dette punkt er det utarbeidet et n ytt punkt 6 i samarbeidsavtalen som klargjør ansvarsforholdene. Styret i Østre Agder anbefaler eierkommunene å godkjenne samarbeidsavtalen for Østre Agder krisesenter med det nye punkt 6 Internkontroll. Sak 79/14 Budsjett for Østre Agder 2015 Med grunnlag i budsjettrammene som ble vedtatt i mai er det utarbeidet et detaljert budsjettforslag for følgende ansvar Ansvar Sekretariat Hovedendringen er at sekretariatsordningen foreslås økt fra 60 % til 80 %. Med bakgrunn i behovet knyttet et samarbeid som stadig omfatter flere felt og som står overfor nødvendig felles innsats knyttet til iverksettingen av regjeringen og Stortingets kommunestrukturreform er økningen helt nødvendig. Det er ikke rimelig at Arendal kommune dekker lønnsutgifter som er gått til oppgaver knyttet til sekretariatet til Østre Agder. Utvidelsen er den maksimale økningen som kan gjøres med nåværende kontingent 10 kroner pr innbygger. Med bakgrunn i at Østre Agder sekretariat har et fond, vil prosjekt styret ønsker å iverksette kunne finansieres. Da vil finansiering avklares i hvert enkelt tilfelle. Ansvar Samhandlingsreform videreføres med uendret driftsramme fra Ansvar Østre Agder KØH. Helårseffekt av for drift ved Myratunet. Rammeavsetning for etablering av desentraliserte KØH senger i Grimstad, ambulerende tilbud knyttet til KØH og telemedisinsk prosjekt i Risør i samsvar med intensjonen i KØH-utredningen. Ansvar Østre Agder Alternativ til vold. Videreføring med finansiering basert på syv deltakende kommuner. Marginalt økt driftsnivå. Ansvar Østre Agder felles veilys. Etter oppstarten i 2014 flyttes dette nå over i eget ansvar. Driftsnivået videreføres på det nivå som ble lagt til grunn i første driftsår. Ansvar Østre Agder E-helse og velferdsteknologi er et nytt ansvar som er etablert med grunnlag i vedtak i styret og kommunene om felles satsning på arbeidsfeltet. Felles koordinator for E-helse og velferdsteknologi er på plass og vil bli den sentrale driftskraften i oppbyggingen av en felles satsning på dette feltet. En

4 legger til grunn at en aktivt skal søke statlige utviklingsmidler for å kunne bredde regionens satsning på dette feltet. Utvidelsen av det nasjonale prosjektet til å omfatte Tvedestrand i tillegg til Risør, Grimstad og Arendal styrker vår felles satsning. Styret godkjenner forslag til budsjett for ansvarene , , , , og Sak 80/14 Mandat for Østre Agder skoleforum Lederne i skolesektoren i Østre Agder har etterlyst et felles forum der en kan koordinere samarbeidet i regionen innenfor undervisningssektoren. Rådmennen støtter ønsket om utvidet samarbeid på dette felt (vedlegg) med sikte på at regionen samlet skal kunne bidra til økt oppmerksomhet og forbedrede resultater. Selv om den administrative kapasiteten i hver kommune er presset på skolesektoren så mener en at samarbeid på feltet vil virke stimulerende. KS vil være en viktig medspiller i arbeidet i skoleforum. Samarbeid med fylkeskommunen og Fylkesmannens utdanningsavdeling vil og være relevant. Styret godkjenner mandat for Østre Agder skoleforum. Sak 81/14 Oppfølging av vannforskriften: videreføring av prosjektleder i vannregion Agder Fra Vest-Agder fylkeskommune har kommunene i Østre Agder mottatt en henvendelse om videreføring av prosjektledere i vannregion Agder(vedlegg). Ettersom tiltaksanalysene nå foreligger så oppstår behovet for å avklare hvordan arbeidet videre skal følges opp. Fylkeskommunene fremmer to alternative forslag til løsning: 1. Det videreføres to prosjektledere som skal dekke hele vannregion Agder. 2. Kommunene får ansvar for å drive arbeidet med vannforskriften videre. Styret anbefaler kommunene i Østre Agder legger til grunn at oppfølgingen av vannforskriften var et treårig prosjekt som nå er gjennomført. Styret anbefaler kommunene å følge opp arbeidsfeltet med ressurser i egen organisasjon og med grunnlag i vedtatt tiltaksplan når denne er endelig vedtatt. Sak 82/14 Strategisk næringsplan videre behandling og oppfølging På oppdrag av Østre Agder utarbeidet Telemarksforskning en samfunnsanalyse (vedlegg 1) knyttet til utviklingstrekk i regionen. Denne ble drøftet med næringslivsaktører i ulike deler av regionen og var fundamentet for deres bistand når de i tett samarbeid med næringsmedarbeiderne i de syv kommunene som deltar, utarbeidet forslaget til strategisk næringsplan. (vedlegg 2) Under dette

5 arbeidet deltok også styret i Østre Agder på en samling på Hove der de fikk presentert hovedtrekkene i planforslaget. På oppdrag av rådmennene har næringsmedarbeiderne utarbeidet et felles grunnlag til sak for den videre behandlingen av saken i kommunene (vedlegg 3). Samtidig mottok Østre Agder et innspill fra styringsgruppen for Areal- og transportplangruppen for Arendalsregionen der en foreslår at Byregionprogrammet fase 2 skal fokusere på oppfølging av Strategisk næringsplan for Østre Agder (vedlegg 4). Dette kan gi finansielt handlingsrom til å kunne styrke regionens næringsarbeid og næringssamarbeid. Rådmennene har drøftet Strategisk næringsplan for Østre Agder og gir en innstilling til oppfølging av planen. (vedlegg 5) Det er mottatt et ønske fra Aust-Agder fylkeskommune om at de blir gitt anledning til å gi politiske innspill til denne viktige planen og utredningsgrunnlaget den bygger på. Det er rådmennenes oppfatning at forankringen av planen vil styrkes ved at den sendes på høring til sentrale næringsaktører og offentlige virksomheter. Også andre som ønsker å gi innspill må få anledning til dette. Rådmennene drøftet i sitt møte 19.november 2014 og anbefaler styret på det nåværende tidspunkt å fatte følgende vedtak: Styret i slutter seg til forslag og intensjoner i Strategisk næringsplan for Østre Agder, men ønsker å få innspill fra aktuelle samarbeidspartnere før behandling i kommunene. Styret stiller seg bak at det søkes statlige bidrag fra byregionprogrammet for å kunne iverksette intensjonene som ligger i planforslaget. Sak 83/14 Kommunestrukturreformen tidsplan for arbeidet, med anbefalt ansvarsfordeling og opplegge for å samle folkevalgte i regionen til drøfting av kommunenes handlingsrom Vedlagt skisse stiller alle rådmenn unntatt Froland seg bak. Rådmennene anbefaler at en legger til grunn følgende skisse til progresjon i arbeidet med reformen og frister skissert fra regjering og Storting. Vedlegg 1 skisser en foreløpig tidsprosess i arbeidet. Rådmennene anbefaler at kommunene følger hovedtrekkene i verktøykassa som regjeringen har stilt til rådighet under arbeidet for å ivareta utredningsplikten. Etter rådmennenes syn haster det nå å starte opp arbeidet i den enkelte kommune med sikte på å frambringe et kunnskapsbasert faktagrunnlag som kan legges til grunn for arbeidet videre i hver enkelt kommune og i neste fase i mellom kommuner som vurderer å slå seg sammen.

6 Rådmennene vil understreke behovet for analyser som ivaretar et bredt perspektiv på framtidig kommunestruktur. En balansert vurdering av faktorene bør kunne gi politisk ledelse grunnlag for valg av gode løsninger som over tid vil gi befolkningen de beste forutsetninger for godt liv i vår region. Rådmennene vil understreke at kommunene i sitt arbeid må sikre aktiv deltakelse fra alle folkevalgte. Det må skapes rom for medvirkning og påvirkning for innbyggerne. Det må søkes aktiv involvering av medarbeidere for å gjøre nytte av deres erfaring og kompetanse. Stor åpenhet i arbeidet som igangsettes er forutsetningen for å skape bred involvering. Politisk ledelse i hver kommune må ivareta regien og bidra til gjennomføringskraft i de prosesser som leder fram til et nytt kommunemønster. Kommunene må dra nytte av det handlingsrommet som skapes gjennom kommunestrukturreformen. Rådmennene mener at ambisjonen bør være at offentlige oppgaver som kan løses på kommunalt nivå skal løses der. Det gir samfunnet det sterkeste folkestyret. Vedlegg 2 angir en grov disposisjon for hva en kommunal utredning kan inneholde. Styret anbefaler medlemskommunene å starte arbeidet slik rådmennene skisserer. Styret mener det er viktig å komme hurtig i gang med utredningsarbeidet som må bygge på grundige lokale prosesser preget av åpenhet og involvering. Administrasjonen i de deltakende kommuner skal kunne samarbeide om deler av utredningsarbeidet når dette er hensiktsmessig. Slik samarbeid forutsettes gjort åpent og skriftlig arbeid som kommuner ut av arbeidet skal gjøres tilgjengelig for alle som har interesse av det. Styret eller enkelt kommuner kan legge premisser for slikt arbeid hvis det er ønskelig. Sak 84/14 Søknader på vegne av Østre Agder om skjønnsmidler Rådmannsgruppen har vurdert behovet for å fremme skjønnsmiddelsøknader på vegne av samarbeidskommunene. De anbefaler samlet at det søkes om tilskudd gjennom skjønnsmidlene til den nasjonale satsningen på velferdsteknologi som fylkesmannen nå er tilført midler til å følge opp. Fra disse midlene har vi i 2013 blitt tildelt 1,9 mill.kr. til kommunene Arendal, Grimstad og Risør og i 2014 blitt tildelt 1,6 mill.kr. til kommunene Arendal, Risør, Grimstad og Tvedestrand fra Helsedirektoratet. I 2015 vil vi forsøke å utvide utviklingsprosjektet til enda en kommune. De kommunene som ikke er direkte del av tildelingen for fordel av erfaringsoverføring fra de kommuner som er i gang. Rådmennene anbefaler at det søkes om støtte på linje med nivået de to foregående år.

7 Fylkesmannen får for 2015 en ramme i skjønnsmidlene som er knyttet til gjennomføringen av kommunestrukturreformen. Syv kommuner, alle unntatt Froland ønsker å søke samlet om felles ressurs som skal yte bistand til kommunene i prosessen. Bruk av tildelt skjønnstilskudd må gjøres i forhold til hva styret på et senere tidspunkt finner mest hensiktsmessig. Enten det er ved å engasjere egen medarbeider eller gjennom kjøp av konsulentbistand. Rådmennene anbefaler at en søker om midler i forhold til de syv kommunens andel av befolkningen. Styret slutter seg til at de fremmes to søknader til skjønnsmidler i Videreføring av regionens satsning på å ta i bruk velferdsteknologiske løsninger 2. Midler for å bidra til å ivareta kommunenes utredningsplikt knyttet til iverksetting av kommunestrukturreformen og for videre arbeid knyttet til å ivareta reformens intensjoner. Den siste søknaden fremmes på vegne av syv kommuner. Froland deltar ikke i samarbeid på dette felt. Sak 85/14 Utkast til uttalelse fra Østre Agder til Strategiplan for Sørlandet sykehus HF Styret vil få en presentasjon av forslaget til høringsuttalelse fra Ottar Christiansen. Forslaget er utarbeidet av han samt samhandlingskoordinator Harry Svendsen og OSS medlem Harald Danielsen. Teksten til høringsuttalelsen ettersendes. Styret for Østre Agder vedtar høringsuttalelse av (dato) til Strategiplan for Sørlandet sykehus HF Sak 86/14 Uttalelse til akuttutvalgets delrapport til Helse- og omsorgsdepartementet Ottar Christiansen vil gi en orientering om innholdet i delrapporten som er sentral i forhold til de tilbud som ytes innenfor legevakttjeneste og KØH. Høringsfristen for denne er 16.desember Vedlegg. Sak 87/14 Eventuelt. Tilbakemelding fra Grenlandsregionen vedrørende samrådingsmøte for regionene Østre Agder har mottatt melding om at styret for Grenlandsregionen har fattet samme vedtak som styret i Østre Agder har gjort vedrørende samling av styrene i de to regionene. Det innebærer at utpekte representanter for de to regionene vil samles for å forberede en felles samling. For styreleder i Østre Agder

8 Ole Jørgen Etholm, sekretariatsleder