Saksliste Saker til behandling 1/16 Godkjenning av protokoll fra /16 Rapportering løpende regnskapsrevisjon 15 3/16 Rapport kontroll - off

Transkript

1 Møtebok: Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune ( ) Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Dato: Sted: Fylkeshuset, møterom Ra kl Notat:

2 Saksliste Saker til behandling 1/16 Godkjenning av protokoll fra /16 Rapportering løpende regnskapsrevisjon 15 3/16 Rapport kontroll - offentlige anskaffelser VFK 18 4/16 Enhetskontrol Søndre Vestfold Tannhelseklinikk 27 5/16 Bestilling av overordnet analyse for selskapskontroll VFK 33 6/16 Årsrapport 2015 for kontrollutvalget VFK 34 7/16 Referatsaker VFK 45 8/16 Eventuelt VFK

3 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Gaute Hesjedal Saksgang Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA Forslag til vedtak: Protokoll fra møte i kontrollutvalget godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra møte i kontrollutvalget VFK

4 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Dato: Sted: Arkivsak: kl. 9:00 Konferanserom 2, Fylkeshuset Tønsberg 15/00043 Tilstede: Heidi Ørnlo, leder Rune Mathiassen, nestleder Øyvind Reidar Bakke, medlem Elise Andersen, medlem Andreas Muri, medlem Møtende varamedlemmer: Ingen Forfall: Ingen Andre: Linn Therese Bekken, daglig leder Vestfold kommunerevisjon Hanne Britt Nordby Sveberg, leder forvaltningsrevisjon, Vestfold kommunerevisjon, sak 34-39/15 Elisabeth Nilsen, forvaltningsrevisor, Vestfold kommunerevisjon, sak 34-39/15 Orrvar Dalby, daglig leder Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat. Møteleder: Heidi Ørnlo Protokollfører: Orrvar Dalby SAKSKART Side Saker til behandling 34/15 15/ Godkjenning av protokoll fra møte /15 15/ Presentasjon av kontrollutvalget, revisjon og sekretariat 3 36/15 15/ Praktisk informasjon - møter, utsendelser etc. 3 37/15 15/ Kontrollutvalget - funksjon og oppgaver 4 1

5 38/15 15/ Forvaltningsrevisjon Vedlikehold av fylkesveier /15 15/ Eierskapskontroll Telemark og Vestfold Region Teater AS Teater Ibsen 6 40/15 15/ Budsjett for kontroll og tilsyn VFK /15 15/ Revisjonsplan 2015 VFK 9 42/15 15/ Uavhengighetserklæring VKR VFK 9 43/15 15/ Engasjementsbrev fra Vestfold kommunerevisjon for VFK 10 44/15 15/ Referatsaker VFK /15 15/ Eventuelt VFK Leder ønsket velkommen og møtet ble satt kl Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saker til behandling 34/15 Godkjenning av protokoll fra møte Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Forslag til vedtak: Protokoll fra møtet godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig. Vedtak Protokoll fra møtet godkjennes. 2 Møtedato Saknr 34/15

6 35/15 Presentasjon av kontrollutvalget, revisjon og sekretariat Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 35/15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. Møtebehandling Kontrollutvalget, revisjon og sekretær presenterte seg. Votering Enstemmig. Vedtak Informasjonen tas til orientering. 36/15 Praktisk informasjon - møter, utsendelser etc. Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 36/15 Forslag til vedtak: Legges fram uten forslag til vedtak. Møtebehandling Kontrollutvalget diskuterte utsendelse av saksdokumenter. Tre medlemmer fikk utdelt ny Ipad på møtet. Leder og nestleder hadde fått utlevert dette tidligere. Videre ble prosedyre for reiseregning, møteplan 2016 og evt. abonnement på Kommunerevisoren diskutert. Votering Enstemmig. Vedtak Møteplan for kontrollutvalget 2016 tas til etterretning. 3

7 Kontrollutvalgets medlemmer ønsker nærmere informasjon om hvorledes det nye skjema for reiseregning skal fylles ut. Kontrollutvalgets medlemmer ønsker å fortsette abonnementsordningen på Kommunerevisoren. 37/15 Kontrollutvalget - funksjon og oppgaver Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 37/15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. Møtebehandling Sekretæren gikk gjennom den utsendte presentasjonen og svarte på spørsmål. Votering Enstemmig. Vedtak Informasjonen tas til orientering. 38/15 Forvaltningsrevisjon Vedlikehold av fylkesveier 2015 Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 38/15 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til forvaltningsrapporten "Vedlikehold av fylkesveger" og slutter seg til revisors konklusjoner og anbefalinger: Vestfold fylkeskommune bør utarbeide en overordnet plan for vedlikehold av fylkesvegene. Vestfold fylkeskommune bør fortsette arbeidet med å spesifisere mål, indikatorer for måloppnåelse og risikostyring knyttet til vegvedlikeholdet. 4

8 Kontrollutvalget ser positivt på at fylkesrådmannen støtter anbefalingene i rapporten og ber om skriftlig tilbakemelding på hvordan disse er fulgt opp innen 13.mai Saken oversendes fylkestinget for behandling. Kontrollutvalget innbyr fylkestinget til å fatte følgende vedtak: Fylkestinget slutter seg til kontrollutvalgets vedtak og ber administrasjonen om å følge opp rapportens anbefalinger: Vestfold fylkeskommune bør utarbeide en overordnet plan for vedlikehold av fylkesvegene. Vestfold fylkeskommune bør fortsette arbeidet med å spesifisere mål, indikatorer for måloppnåelse og risikostyring knyttet til vegvedlikeholdet. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere skriftlig til kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen 13. mai Møtebehandling Revisjonen delte ut en presentasjon av hovedpunktene i revisjonsrapporten og gikk igjennom denne. Kontrollutvalgets spørsmål ble besvart og rapporten ble diskutert Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget viser til forvaltningsrapporten "Vedlikehold av fylkesveger" og slutter seg til revisors konklusjoner og anbefalinger: Vestfold fylkeskommune bør utarbeide en overordnet plan for vedlikehold av fylkesvegene. Vestfold fylkeskommune bør fortsette arbeidet med å spesifisere mål, indikatorer for måloppnåelse og risikostyring knyttet til vegvedlikeholdet. Kontrollutvalget ser positivt på at fylkesrådmannen støtter anbefalingene i rapporten og ber om skriftlig tilbakemelding på hvordan disse er fulgt opp innen 13.mai Saken oversendes fylkestinget for behandling. Kontrollutvalget innbyr fylkestinget til å fatte følgende vedtak: Fylkestinget slutter seg til kontrollutvalgets vedtak og ber administrasjonen om å følge opp rapportens anbefalinger: Vestfold fylkeskommune bør utarbeide en overordnet plan for vedlikehold av fylkesvegene. Vestfold fylkeskommune bør fortsette arbeidet med å spesifisere mål, indikatorer for måloppnåelse og risikostyring knyttet til vegvedlikeholdet. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere skriftlig til kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt opp innen 13. mai

9 39/15 Eierskapskontroll Telemark og Vestfold Region Teater AS Teater Ibsen Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 39/15 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til rapporten Eierskapskontroll Telemark og Vestfold Regionteater AS og slutter seg til revisors konklusjoner og anbefalinger. Vestfold fylkeskommune anbefales å: følge opp at eiermeldingen/strategi for selskapet evalueres årlig i tråd med interne rutiner og KS` anbefalinger om eierskap m.m. vurdere å gi føringer for at det skal være vedtektsfestet valgkomite for selskapet ved valg av styremedlemmer, i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. registrere styremedlemmer i styrevervregisteret i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. Telemark og Vestfold regionteater AS anbefales å: vurdere å utarbeide styreinstruks i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. vurdere å gi føringer om kjønnsbalanse i styret i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. følge opp det planlagte arbeidet om å utarbeide rutiner for eiermøter og informasjonsstrategi overfor eierne Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen om å legge fram en revidert eierskapsmelding for fylkestinget basert på resultatene av fylkesutvalgets årlige gjennomgang av fylkeskommunens eierskap/selskapstilknytning. Kontrollutvalget ber om administrasjonens tilbakemelding på hvordan rapporten er fulgt opp innen 13. mai Fylkestinget innbys til å fatte følgende vedtak: Fylkestinget slutter seg til kontrollutvalgets vedtak og ber fylkesrådmannen og Telemark og Vestfold regionteater AS om å følge opp revisors anbefalinger. Administrasjonen bes rapportere til kontrollutvalget innen 13. mai 2016 om hvordan rapporten er fulgt opp. Møtebehandling Revisjonen delte ut en presentasjon av hovedpunktene i eierskapskontrollen og gikk igjennom denne. Kontrollutvalgets spørsmål ble besvart og rapporten ble diskutert. 6

10 Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget viser til rapporten Eierskapskontroll Telemark og Vestfold Regionteater AS og slutter seg til revisors konklusjoner og anbefalinger. Vestfold fylkeskommune anbefales å: følge opp at eiermeldingen/strategi for selskapet evalueres årlig i tråd med interne rutiner og KS` anbefalinger om eierskap m.m. vurdere å gi føringer for at det skal være vedtektsfestet valgkomite for selskapet ved valg av styremedlemmer, i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. registrere styremedlemmer i styrevervregisteret i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. Telemark og Vestfold regionteater AS anbefales å: vurdere å utarbeide styreinstruks i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. vurdere å gi føringer om kjønnsbalanse i styret i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. følge opp det planlagte arbeidet om å utarbeide rutiner for eiermøter og informasjonsstrategi overfor eierne Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen om å legge fram en revidert eierskapsmelding for fylkestinget basert på resultatene av fylkesutvalgets årlige gjennomgang av fylkeskommunens eierskap/selskapstilknytning. Kontrollutvalget ber om administrasjonens tilbakemelding på hvordan rapporten er fulgt opp innen 13. mai Fylkestinget innbys til å fatte følgende vedtak: Fylkestinget slutter seg til kontrollutvalgets vedtak og ber fylkesrådmannen og Telemark og Vestfold regionteater AS om å følge opp revisors anbefalinger. Administrasjonen bes rapportere til kontrollutvalget innen 13. mai 2016 om hvordan rapporten er fulgt opp. 7

11 40/15 Budsjett for kontroll og tilsyn VFK 2016 Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 40/15 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget anbefaler fylkestinget å bevilge kr i budsjett 2016 til kontroll og tilsyn i Vestfold fylkeskommune. Revisjonstjenester totalt: Regnskapsrevisjon, enhetskontroller Forvaltningsrevisjon, selskapskontroll overordnet analyse Attestasjoner, andre tjeneseter Ledelse av bedriften, styrebehandling, deltagelser og forberedelse på møter KU og FT Sekretariatstjenester fra VIKS Kjøp av andre tjenester Møtegodtgjørelse Andre driftsutgifter Sum Tilsyn og kontroll for Saken oversendes fylkesutvalget. Møtebehandling Revisor og sekretær ga en redegjørelse for budsjettet til hhv. Vestfold kommunerevisjon og Vestfold kontrollutvalgssekretariat. Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget anbefaler fylkestinget å bevilge kr i budsjett 2016 til kontroll og tilsyn i Vestfold fylkeskommune. 8

12 Revisjonstjenester totalt: Regnskapsrevisjon, enhetskontroller Forvaltningsrevisjon, selskapskontroll overordnet analyse Attestasjoner, andre tjenester Ledelse av bedriften, styrebehandling, deltagelser og forberedelse på møter KU og FT Sekretariatstjenester fra VIKS Kjøp av andre tjenester Møtegodtgjørelse Andre driftsutgifter Sum Tilsyn og kontroll for Saken oversendes fylkesutvalget. 41/15 Revisjonsplan 2015 VFK Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 41/15 Forslag til vedtak: Revisjonsplan 2015 tas til orientering. Møtebehandling Revisor redegjorde for hovedpunktene i revisjonsplanen og svarte på spørsmål. Votering Enstemmig. Vedtak Revisjonsplan 2015 tas til orientering. 42/15 Uavhengighetserklæring VKR VFK Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 9 Møtedato Saknr 42/15

13 Forslag til vedtak: Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Vestfold fylkeskommune tas til orientering. Møtebehandling Revisor kommenterte kort bakgrunnen for ordningen med uavhenhgighetserklæringer. Votering Enstemmig. Vedtak Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Vestfold fylkeskommune tas til orientering 43/15 Engasjementsbrev fra Vestfold kommunerevisjon for VFK Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 43/15 Forslag til vedtak: Engasjementsbrev fra Vestfold kommunerevisjon tas til orientering. Møtebehandling Revisor redegjorde kort for bakgrunnen for og hovedinnholdet i engasjementsbrevet. Votering Enstemmig. Vedtak Engasjementsbrev fra Vestfold kommunerevisjon tas til orientering. 10

14 44/15 Referatsaker VFK Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato Saknr 44/15 Forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Møtebehandling Sekretæren redegjorde kort for flg. referatsaker: 1. Protokoll fra styremøte i VIKS Invitasjon til opplæringskonferanse - VIKS 3. Invitasjon til Kontrollutvalgskonferansen NKRF Votering Enstemmig. Vedtak Referatsakene tas til orientering. Medlemmene gir tilbakemelding innen 10.desember 2015 til sekretær Gaute Hesjedal om de kan delta på Kontrollutvalgskonferansen. 45/15 Eventuelt VFK Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Forslag til vedtak: Skriv inn forslag til vedtak Ingen saker Møtet slutt kl Revetal For leder i kontrollutvalget Heidi Ørnlo Orrvar Dalby (sign) Daglig leder/sekretær 11 Møtedato Saknr 45/15

15 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Gaute Hesjedal Saksgang Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato RAPPORTERING LØPENDE REGNSKAPSREVISJON Forslag til vedtak: Revisors informasjon om løpende regnskapsrevisjon tas til orientering. Vedlegg: Regnskapsrevisjon rapportering løpende revisjon Saksframstilling: Revisor rapporterer status for løpende regnskapsrevisjon i tråd med revisjonsplanen for Oppsummeringen omfatter i hovedsak revisjoner utført fra august til desember

16

17

18 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Gaute Hesjedal Saksgang Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato RAPPORT KONTROLL - OFFENTLIGE ANSKAFFELSER VFK Forslag til vedtak: Revisors gjennomgang av rapport om offentlige anskaffelser tas til orientering. Kontrollutvalget viser til rapporten med revisors anbefaling: Vestfold fylkeskommune bør sørge for fortsatt fokus på etterlevelse av regelverket om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra fylkesrådmannen på hvordan revisjonens vurderinger og anbefalinger er fulgt opp innen Fylkesrådmannen inviteres til kontrollutvalgets møte 2. juni 2016 for å orientere i saken. Vedlegg: Rapport kontroll offentlige anskaffelser Saksframstilling: Vestfold Kommunerevisjon har undersøkt etterlevelse av regelverket om offentlige anskaffelser i flere forskjellige virksomheter i Vestfold fylkeskommune. Undersøkelsen er begrenset til anskaffelser i 2015 og det er tatt utgangspunkt i følgende spørsmål: Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverk om offentlige anskaffelser? Er konkurransen kunngjort i henhold til regelverk om offentlige anskaffelser? Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverk om offentlige anskaffelser? Er protokollføring i henhold til regelverk om offentlige anskaffelser? 1

19

20

21

22

23

24

25

26

27 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Gaute Hesjedal Saksgang Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato ENHETSKONTROLL SØNDRE VESTFOLD TANNHELSEKLINIKK Forslag til vedtak: Rapport fra enhetskontroll ved Søndre Vestfold Tannhelseklinikk tas til orientering. Vedlegg: Rapport enhetskontroll Søndre Vestfold Tannhelseklinikk Saksframstilling: Som en del av regnskapsrevisjonen har revisor gjennomført en rutinemessig kontroll ved Vestfold Søndre Tannhelsklinikk. Kontrollen er basert på stikkprøver og vurderinger av interne rutiner på bakgrunn av besøk ved klinikken og oversendt dokumentasjon. Revisor har sett på områdene lønn, driftsmiddel, innkjøp, salg og likvid. På bakgrunn av sin kontroll gis enheten følgende anbefaling fra revisor: Bedre etterlevelse av fylkeskommunens innkjøpsprosedyrer. 1

28

29

30

31

32

33 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Gaute Hesjedal Saksgang Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE FOR SELSKAPSKONTROLL VFK Forslag til vedtak: Det bestilles en overordnet analyse for selskapskontroll fra Vestfold kommunerevisjon. Analysen legges fram til behandling i kontrollutvalget i møte Kostnadene dekkes av budsjetterte midler til forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og overordnet analyse. Vedlegg: Ingen. Saksframstilling: Jfr. Kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper m.m. På tilsvarende måte som for forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og seinest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av fylkeskommunens eierskap utfra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Planen skal endelig vedtas av fylkestinget. Tidligere har plan for selskapskontroll hatt en enklere behandling enn tilsvarende plan for forvaltningsrevisjon. I 2013 ble det imidlertid bestemt i forskrift at det også må utarbeides en overordnet analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll. 1

34 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Gaute Hesjedal Saksgang Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato ÅRSRAPPORT 2015 FOR KONTROLLUTVALGET VFK Forslag til vedtak: Utkast til årsrapport 2015 for kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune vedtas som: Årsrapport 2015 for kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune. Årsrapporten sendes fylkestinget til orientering. Vedlegg: Utkast til årsrapport 2015 for kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune. Saksfremstilling: Kontrollutvalget skal jfr. Kommuneloven 77 pkt. 6 informere fylkestinget om sitt arbeid. Årsrapporten oppsummerer kontrollutvalgets viktigste aktiviteter gjennom

35 Årsrapport Kontrollutvalget Vestfold fylkeskommune Hjemmel Kommunene er i henhold til kommuneloven 77 pålagt å ha kontrollutvalg. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner definerer utvalgets oppgaver nærmere. Formål og oppgaver Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret føre løpende tilsyn med forvaltningen, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Viktige oppgaver for kontrollutvalget er: Påse at kommunens regnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av fylkestinget. Påse at revisjonsmerknader blir fulgt opp. Utarbeide plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Påse at det årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Rapportere til fylkestinget om gjennomført forvaltningsrevisjon. Påse at fylkestingets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjons-prosjekter blir fulgt opp. Påse at det gjennomføres selskapskontroll. Utarbeide plan for gjennomføring av selskapskontroll. Rapportere til fylkestinget om gjennomført selskapskontroll. Innstille til fylkestinget ved valg av revisjonsordning. Utarbeide forslag til budsjett for tilsyns- og kontrollarbeidet i fylkeskommunen. Vurdere henvendelser fra innbyggerne. Stille krav til fylkeskommunens etiske bevissthet. Sammensetning Kontrollutvalget skal ha minst 3 medlemmer og minst ett av medlemmene skal være medlem av fylkestinget, jf. kommuneloven 77 nr. 1. Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune har for valgperioden hatt følgende sammensetning: Side 1 av 10

36 Medlemmer Kjetil Holm Klavenes (Ap), leder Rune Mathiassen(SV), nestleder Janne Ekmann (Ap) Elisabeth Trevland (H) Ingar Døler (FrP) Varamedlemmer Jon Valter Thorsen (Ap) Merete Lien Halvorsen (Sp) Heidi Ørnlo (AP Ellen Gran (H) Ingar Eikbråten (FrP) Etter valget høsten 2015 fikk kontrollutvalget ble følgende valgt som medlemmer og varamedlemmer for perioden : Medlemmer Heidi Ørnlo (Ap), leder Rune Mathiassen(SV), nestleder Øyvind Reidar Bakke (Ap) Elise Andersen (FrP) Andreas Muri (H) Varamedlemmer Per Hermann Aune (Ap) Inge Høyen (Sp) Ulf Lund Halvorsen (MdG) Øyvind Oppegård (H) Hanne Eikeland (H) Kontrollutvalgets virksomhet i 2015 Kontrollutvalget har i 2015 avholdt 5 møter og behandlet 45 saker. I 2014 ble det det til sammenligning avholdt 6 møter og behandlet 49 saker. Regnskapsrelaterte saker Kontrollutvalgets uttalelse til Vestfold fylkeskommunes årsregnskap 2014 Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om fylkeskommunens årsregnskap. Uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før fylkesutvalget avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget. Kontrollutvalget avga uttalelse til fylkeskommunens årsregnskap i møte Regnskapet ble vurdert i et positivt lys og fra uttalelsen kan blant annet følgende nevnes: Kontrollutvalget registrerer at budsjettdisiplinen er god og at alle sektorene har mindreforbruk i forhold til justert budsjett. Kontrollutvalget ser svært positivt på regnskapsresultatet sett i lys av inntektssvikt på 31 mill. kr i skatt og rammetilskudd. Netto resultatgrad viser 4,1% og anses tilfredsstillende. Tallet bør etter retningslinjene være på minst 3 %. Korrigert netto resultatgrad viser 4 % hensyntatt bruk og avsetning til bundne fond. Kontrollutvalget ser positivt på at de frie fondene, Bufferfond og Disposisjonsfond Premieavvik, også i 2014 er styrket med henholdsvis 27 og 50 mill. kr. Side 2 av 10

37 Enhetskontroller Som en del av regnskapsrevisjonen gjennomfører Vestfold Kommunerevisjon kontroller ved ulike enheter i organisasjonen. Enhetskontrollene kjennetegnes ved gjennomgang av de administrative områdene budsjett/regnskap, lønn, kasse/bank (likviditetshåndtering), og evt. fakturering. Følgende enhetskontroller er behandlet i kontrollutvalget i 2015: Rapport enhetskontroll Horten videregående skole Rapport enhetskontroll Regionalsektoren VFK Rapportene ble tatt til orientering. To enhetskontroller utført i 2014 ble etter vedtak i kontrollutvalget fulgt opp i Det gjaldt rapporter fra Thor Heyerdahl vgs. og Greveskogen vgs. i forbindelse med bruk av stillingsprosenter på over 100 %. Utvalget fikk tilbakemelding med skolenes vurderinger om stillingsprosenter. Dette ble tatt til orientering. Sluttregnskaper Kontrollutvalget har i 2015 fått to sluttregnskaper til behandling. Det gjaldt Færder vgs. og Gildehallen. Reglement for byggeprosjekter i Vestfold fylkeskommune krever at sluttregnskap for investeringer over 20 mill. kr skal legges fram for kontrollutvalget. Revisjonsplan 2015 Kontrollutvalget behandlet revisjonsplan 2015 i møte Planen viser hvordan revisor planlegger å gjennomføre regnskapsrevisjonen, og legges fram for kontrollutvalget til orientering. Dokumentet er viktig for kontrollutvalgets utøvelse av sitt påse-ansvar overfor revisor. Forvaltningsrevisjon mv. Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble revidert av kontrollutvalget 10. oktober Utvalget gjennomgikk sine prioriteringer og vedtok en fornyet liste over prioriterte forvaltningsprosjekter. Endringene ble oversendt fylkestinget til orientering. Revidert liste over prioriterte forvaltningsprosjekter: 1. Gjennomgang av fagskolen i Vestfold fylkeskommune (behandlet 2014) 2. Vestviken Kollektivtrafikk (behandlet 2014) 3. Kulturarv (behandlet ) 4. Mislighetsrisiko i forbindelse med vedlikehold av fylkeskommunale eiendommer 5. Vedlikehold av fylkesveger (behandlet ) 6. Offentlig anskaffelser. I 2015 er det behandlet 2 forvaltningsrevisjonsrapporter: Kulturarv Vedlikehold av fylkesveger Side 3 av 10

38 Det er gjennomført og behandlet 2 selskapskontroller: Larvik Arena IKS Telemark og Vestfold Regionteater AS Teater Ibsen Forvaltningsrapport Kulturarv Med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon bestilte kontrollutvalget revisjon innen Kulturarv. Rapporten ble behandlet i møte Rapportens formål var å: Undersøke rutiner og praksis for budsjettstyring Kartlegge hvilket ansvar fylkeskommunen har innen kulturminnevern Undersøke om Vestfold fylkeskommune følger opp lovverk og nasjonale målsettinger innen kulturminnevern Undersøke hvordan Vestfold fylkeskommune følger opp egne målsettinger innen kulturminnevern Kontrollutvalget ba i tillegg revisor om å undersøke følgende: Hvordan er Vestfold fylkeskommunes ansvar/myndighet innenfor kulturarvområdet avgrenset i forhold til kommunene? Kulturarv forvalter store verdier hvordan er forholdet mellom kostnadsestimater og budsjett. Er det stort etterslep? Rapporten tegnet et positivt bilde av hvordan seksjon for Kulturarv driver arbeidet innen kulturminneforvaltningen, og det ble fattet slikt vedtak i saken: «Kontrollutvalget viser til rapporten "Kulturarv i Vestfold fylkeskommune" og er svært tilfreds med at gjennomgangen viser at Vestfold fylkeskommune har en veldrevet kulturminneforvaltning. Kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefaling: Revisor anbefaler at Vestfold fylkeskommune, gjennom seksjon for Kulturarv, fortsetter det gode arbeidet innen kulturminneforvaltningen. Saken oversendes fylkestinget» Forvaltningsrapport «Vedlikehold av fylkesveger» Rapporten ble bestilt med utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon og ble behandlet i kontrollutvalget i møte Formålet med rapporten var å undersøke om vegvedlikeholdet på fylkesvegene blir gjennomført i tråd med planer, samt gjennomgå samhandlingen mellom fylkeskommunen og Statens vegvesen omkring vedlikehold av fylkesvegene. Det var lagt til grunn to hovedproblemstillinger i rapporten: Side 4 av 10

39 1. Hvilket prioriteringsgrunnlag foreligger for vegvedlikeholdet og hvilke utrednings og beslutningsprosesser ligger til grunn for dem? Hovedkilden for prioriteringsgrunnlaget på fylkesveg finnes i de årlige leveranseavtalene, som fastsetter hvilke aktiviteter knyttet til investering, drift og vedlikehold på fylkesveg som skal skje i kalenderåret. Revisor konkluderer med at disse er utformet på et overordnet nivå. Statens vegvesen utformer utkastet til leveranseavtalene etter dialog og innspill fra fylkeskommunen. Revisor konkluderer med at resultatmålene som er utarbeidet for regionalsektoren også er på et overordnet nivå. Dette vanskeliggjør oppfølging av målene innen vedlikehold. I 2010 ble det etablert en grunnmodell som skulle sikre et kvalitativt godt og effektivt styringssystem for fylkesvegoppgaver. Vestfold fylkeskommune har i 2013 foretatt en grundig gjennomgang av styringssystemet. Etter revisors vurderinger kan fylkeskommunen vise til videreutvikling av styringssystemet og rutiner, blant annet ved at Statens vegvesen er tett koblet til budsjettprosessen i fylkeskommunen. 2. I hvilken grad gjennomføres planlagt vegvedlikehold? Revisor konkluderer med at bokførte kostnader for drift og vedlikehold av fylkesveger i 2013 og 2014 ikke avviker vesentlig fra rammen for budsjetterte midler for fylkesveger. Revisor konkluderer med at leveranseavtalene for 2013 og 2014 gjennomføres i tråd med de vedtatte leveranseavtalene. Revisor konkluderer med at leveranseavtalene er lite detaljerte på konkrete resultatmål/indikatorer innen drift og vedlikehold. Slik leveranseavtalen nå er utformet, er resultatmål innen drift og vedlikehold av fylkesveger hovedsakelig basert på budsjett. Det foreligger ingen overordnet vedlikeholdsplan som Statens vegvesen rapporterer på. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak: «Kontrollutvalget viser til forvaltningsrapporten "Vedlikehold av fylkesveger" og slutter seg til revisors konklusjoner og anbefalinger: Vestfold fylkeskommune bør utarbeide en overordnet plan for vedlikehold av fylkesvegene. Vestfold fylkeskommune bør fortsette arbeidet med å spesifisere mål, indikatorer for måloppnåelse og risikostyring knyttet til vegvedlikeholdet. Kontrollutvalget ser positivt på at fylkesrådmannen støtter anbefalingene i rapporten og ber om skriftlig tilbakemelding på hvordan disse er fulgt opp innen 13.mai Saken oversendes fylkestinget for behandling.» Side 5 av 10

40 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper herunder kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. Kontrollen kan gjennomføres som: Eierskapskontroll (kontroll med om fylkeskommunens eierinteresser ivaretas i samsvar med fylkestingsvedtak, lover og forutsetninger) Forvaltningsrevisjon (systematisk gjennomgang av definerte problemstillinger) Eierskapskontroll skal gjennomføres i de selskapene som etter lov er omfattet av slik kontroll, hovedsakelig interkommunale selskaper og offentlig eide aksjeselskap. Kontrollutvalget har i 2015 gjennomført og behandlet 2 selskapskontroller. Eierskapskontroll Larvik Arena IKS Kontrollutvalget behandlet eierskapskontroll av Larvik Arena IKS i møte Formålet med kontrollen var å vurdere hvordan Vestfold fylkeskommune forvalter sine eierinteresser i selskapet. Dette gjelder på områder som utøvelse av eierskapet og rapportering og informasjonsflyt mellom eier og selskap. Rapporten ble utarbeidet med utgangspunkt i 6 problemstillinger: Er det utarbeidet rutiner for rapportering til eier? Utøver representantskapet sin myndighet i tråd med gjeldende lover og regler? Drives selskapet i tråd med gjeldende lover, regler og selskapsavtale? Drives selskapet i tråd med intensjonene og innenfor rammene av aktuelle fylkestingsvedtak? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Har Vestfold fylkeskommune utarbeidet eierstrategi/eiermelding? Følgende anbefalinger ble gitt: Det anbefales at Vestfold fylkeskommune gjør opplæring om eierskap, selskapsorganisering, ansvar og styringsmuligheter til en obligatorisk del av folkevalgtopplæringen. Det anbefales at Vestfold fylkeskommune rutinemessig reviderer eierskapsmeldingen og publiserer denne på Det anbefales at det gjøres en vurdering av om krav til valgkomite bør vedtektsfestes. Videre anbefales det at Vestfold fylkeskommune stiller forventninger til at Larvik Arena IKS: Side 6 av 10

41 o innarbeider rutine for at fylkeskommunens revisor og kontrollutvalg varsles om representantskapsmøter jfr. KL 80. o utarbeider etiske retningslinjer for selskapet. o registrerer styreverv i styrevervregisteret. o utarbeider rutine for å melde avvik. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget viser til rapporten Eierskapskontroll Larvik Arena IKS og slutter seg til de konklusjoner og anbefalinger som gis. Kontrollutvalget henstiller fylkesadministrasjonen i samarbeid med eierrepresentant om følge opp rapporten og dens anbefalinger. Det bes om tilbakemelding på hvordan rapporten er fulgt opp til kontrollutvalgets møte 26. august 2015.» Eierskapskontroll Telemark og Vestfold regionteater AS - Teater Ibsen Selskapskontrollen har til formål å vurdere hvordan Vestfold fylkeskommune forvalter sine eierinteresser i Telemark og Vestfold regionteater AS. Kontrollen er gjennomført med utgangspunkt i følgende problemstillinger: Formålet med kontrollen var todelt: Vurdere hvordan Vestfold fylkeskommune følger opp sitt eierskap i Telemark og Vestfold regionteater AS Kontrollere om Telemark og Vestfold regionteater AS utøver myndigheten i henhold til bestemmelser i aktuelle lover og forskrifter, fylkestingets vedtak og forutsetninger og i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. To problemstillinger var lagt til grunn for gjennomføring av kontrollen: Utøver Vestfold fylkeskommune kontroll med sine eierinteresser i Telemark og Vestfold regionteater AS? Utøves fylkeskommunens eierinteresser i Telemark og Vestfold regionteater AS i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Følgende anbefalinger ble gitt: Vestfold fylkeskommune anbefales å: følge opp at eiermeldingen/strategi for selskapet evalueres årlig i tråd med interne rutiner og KS` anbefalinger om eierskap m.m. vurdere å gi føringer for at det skal være vedtektsfestet valgkomite for selskapet ved valg av styremedlemmer, i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. Side 7 av 10

42 registrere styremedlemmer i styrevervregisteret i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. Telemark og Vestfold regionteater AS anbefales å: vurdere å utarbeide styreinstruks i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. vurdere å gi føringer om kjønnsbalanse i styret i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. følge opp det planlagte arbeidet om å utarbeide rutiner for eiermøter og informasjonsstrategi overfor eierne Slikt vedtak ble fattet i saken: «Kontrollutvalget viser til rapporten Eierskapskontroll Telemark og Vestfold Regionteater AS og slutter seg til revisors konklusjoner og anbefalinger. Vestfold fylkeskommune anbefales å: følge opp at eiermeldingen/strategi for selskapet evalueres årlig i tråd med interne rutiner og KS` anbefalinger om eierskap m.m. vurdere å gi føringer for at det skal være vedtektsfestet valgkomite for selskapet ved valg av styremedlemmer, i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. registrere styremedlemmer i styrevervregisteret i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. Telemark og Vestfold regionteater AS anbefales å: vurdere å utarbeide styreinstruks i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. vurdere å gi føringer om kjønnsbalanse i styret i tråd med KS` anbefalinger om eierskap m.m. følge opp det planlagte arbeidet om å utarbeide rutiner for eiermøter og informasjonsstrategi overfor eierne Kontrollutvalget vil oppfordre administrasjonen om å legge fram en revidert eierskapsmelding for fylkestinget basert på resultatene av fylkesutvalgets årlige gjennomgang av fylkeskommunens eierskap/selskapstilknytning.» Oppfølging av forvaltningsrapporter og selskapskontroller i perioden Som en oppsummering ba kontrollutvalget om en statusorientering fra administrasjonen om hvordan forvaltningsrapporter og selskapskontroller gjennomført i perioden er fulgt opp. Dette ble det redegjort for i møte og utvalget tok redegjørelsen til orientering. Følgende rapporter ble omtalt: Side 8 av 10

43 Eierskapskontroll Larvik Arena IKS 2015 Selskapskontroll Vestviken Kollektivtrafikk AS 2014 Kontroll av spesialundervisning i praksis 2014 Eierskapskontroll Vestfold Festspillene AS 2014 Gjennomgang av Fagskolen i Vestfold 2014 Kvalitet og etterlevelse av lovpålagte krav VGO 2013 Eierskapskontroll Tønsberg HVF AS 2013 Gildehallen 2012 Sams vegadministrasjon 2012» Andre forhold relatert til kontroll og tilsyn Redegjørelse om anbudsprosessen ved påbygging av fylkeshuset publiserte Tønsbergs Blad en reportasje hvor det ble påstått å være avdekket brudd på anbudsreglementet i forbindelse med påbygging av fylkeshuset. Fylkesutvalget ba kontrollutvalget om å se på saken. Kontrollutvalget innkalte fylkesrådmannen for en redegjørelse og revisor ble bedt om å undersøke forholdene. Fylkesrådmannen redegjorde for kontrollutvalget i møte og revisor la frem rapport fra sine undersøkelser. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: «Kontrollutvalget viser til revisors foreløpige rapport og øvrig informasjon i saken. Kontrollutvalget ser alvorlig på de funn som er framkommet. Fylkesadministrasjonen henstilles om snarest å gjennomgå praksis, rutiner og retningslinjer innen offentlige anskaffelser og sørge for at dette kvalitetssikres. Kontrollutvalget ber om en orientering fra fylkesrådmannen om hvordan rutinene fungerer og hvilke erfaringer man har gjort seg i løpet av Saken oversendes fylkesutvalget og fylkestinget for videre behandling.» Redegjørelse om arbeidsavtaler og medarbeidersamtaler Kontrollutvalget fikk etter forespørsel i møte en redegjørelse fra administrasjonen om praksis rundt arbeidsavtaler og medarbeidersamtaler for de ansatte i fylkeskommunen. Redegjørelsen ble tatt til orientering. Engasjementsbrev fra Vestfold kommunerevisjon Engasjementsbrev fra revisor beskriver vilkår for revisjonsoppdraget og skisserer ansvarsfordelingen mellom revidert part og revisor på ulike områder. Dokumentet har blitt lagt fram for nytt kontrollutvalg til orientering. Vurdering av reglement og rutiner for finansforvaltning Revisor har gjennomgått reglement og rutiner for finansforvaltningen og rapportert til kontrollutvalget. Reglement og rutiner ble vurdert å være i samsvar med vedtatte rammer, lov og forskrift. Saken ble behandlet i møte og tatt til orientering. Side 9 av 10

44 Opplæring av nytt kontrollutvalg Sekretariatet har gjennomgått mandat, oppgaver og sentrale områder for kontrollutvalgets funksjon og rolle i møte VIKS arrangerte en felles opplæringskonferanse for medlemmer og varamedlemmer i alle kontrollutvalgene i Vestfold. Revisor Vestfold Kommunerevisjon er fylkeskommunens valgte revisor og utfører revisjonstjenester både innen regnskaps- og forvaltningsrevisjon. Revisor bistår også fylkeskommunen i ulike spørsmål som krever revisjonsfaglig vurderinger. Revisor er etter revisjonsforskriften 15 forpliktet til årlig å avgi en erklæring om sin uavhengighet. Slik erklæring foreligger. Kontrollutvalgets sekretariat Sekretariatstjenestene utføres av Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (VIKS). Kontrollutvalgsleder Kjetil Holm Klavenes har vært fylkeskommunens medlem i styret i VIKS. Etter valget ble ny kontrollutvalgsleder Heidi Ørnlo valgt som styremedlem. VIKS har 3 ansatte og Gaute Hesjedal har sekretæransvaret for kontrollutvalget i fylkeskommunen. Budsjett For 2015 har det vært bevilget et budsjett på kr ,- til kontroll og tilsyn i Vestfold fylkeskommune. Beløpet inkluderer revisjonstjenester, sekretariatstjenester, møtegodtgjørelse og disponible midler. Kontakt med administrasjonen og andre: Fylkesrådmannen med representanter fra administrasjonen har gitt orienteringer til kontrollutvalget ved forespørsel. Kontrollutvalget opplever et godt samarbeid med administrasjonen i Vestfold fylkeskommune. Kontakt med politisk organisasjon: Kontrollutvalget opplever å ha et godt samarbeid med fylkesordfører og den politiske organisasjonen forøvrig. Tønsberg, 3.mars 2016 For leder av kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune, Heidi Ørnlo Gaute Hesjedal Rådgiver VIKS Side 10 av 10

45 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Gaute Hesjedal Saksgang Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Møtedato REFERATSAKER VFK Forslag til vedtak: Referatene tas til orientering. Vedlegg: Protokoll fra styremøte i VIKS Forvaltningsrevisjonsrapport NDLA, oversendt til orientering fra kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune Kontrollutvalgsboken, deles ut i møtet 1

46 MØTEPROTOKOLL Styret for VIKS Dato: Sted: Arkivsak: kl. 18:00 Selskapets kontor, Revetalgt. 10, 3174 Revetal 15/00164 Tilstede: Jan Nærsnes, Heidi Ørnlo, Aleksander Leet, Ulf L.Halvorsen, Stig Atle Vange, Terje Fuglevik, Dag Erichsrud, Gjert Gjertsen, Olav Bjørnli, Jon Henrik Grindlia og Ivar Dillan Møtende varamedlemmer: Gry Aas Forfall: Lars Egeland Andre: Heidi Wulf Jacobsen, ansattes observatør Gaute Hesjedal, rådgiver VIKS Orrvar Dalby, daglig leder VIKS Protokollfører: Orrvar Dalby SAKSKART Side Saker til behandling 1/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte /16 15/ Valg av leder og nestleder i styret 2 3/16 15/ Valg av arbeidsutvalg 3 4/16 15/ Forslag til møteplan 2016 for styret i VIKS 3 5/16 15/ VIKS - status og utfordringer 4 6/16 15/ Eventuelt 4 7/16 15/ Valg av observatører i interkommunale selskap og aksjeselskap 5 1

47 Styreleder i forrige periode Jan Nærsnes åpnet møtet og ønsket medlemmene velkommen. Møtet ble satt kl Det var ingen merknader til møteinnkalling eller dagsorden. Saker til behandling 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte Behandlet av 1 Styret for VIKS Møtedato Saknr 1/16 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte i VIKS 3.september 2015 godkjennes. Møtebehandling Møteleder kommenterte kort enkelte punkter i protokollen. Votering Enstemmig. Vedtak Protokoll fra styremøte i VIKS 3.september 2015 godkjennes. 2/16 Valg av leder og nestleder i styret Behandlet av 1 Styret for VIKS Møtedato Saknr 2/16 Forslag til vedtak: Som leder i styret i Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (VIKS) velges: Som nestleder i styret velges: Møtebehandling Terje Fuglevik foreslo at Jan Nærsnes ble valgt til styreleder. 2

48 Jan Nærsnes fremmet forslag om at Terje Fuglevik velges til nestleder. Votering Enstemmig. Vedtak Som leder i styret i Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat velges Jan Nærsnes. Som nestleder i styret velges Terje Fuglevik. 3/16 Valg av arbeidsutvalg Behandlet av 1 Styret for VIKS Møtedato Saknr 3/16 Forslag til vedtak: Som medlem av styrets arbeidsutvalg velges: Møtebehandling Jan Nærsnes fremmet forslag om Heidi Ørnlo som medlem av arbeidsutvalget, i tillegg til leder og nestleder Votering Enstemmig. Vedtak Heidi Ørnlo velges som medlem av arbeidsutvalget i tillegg til leder og nestleder. 4/16 Forslag til møteplan 2016 for styret i VIKS Behandlet av 1 Styret for VIKS Møtedato Forslag til vedtak: Forslag til møteplan 2016 for styret i VIKS godkjennes. 3 Saknr 4/16

49 Møtebehandling Saken ble drøftet Votering Enstemmig. Vedtak Forslag til møteplan 2016 for styret i VIKS godkjennes med følgende møtedatoer: 13.januar 15.mars 13.juni (ved behov) 05.september 5/16 VIKS - status og utfordringer Behandlet av 1 Styret for VIKS Møtedato Saknr 5/16 Forslag til vedtak: Daglig leders redegjørelse tas til orientering. Møtebehandling Daglig leder delte ut en skriftlig presentasjon og gikk igjennom denne. Spørsmål fra styret ble besvart. Votering Enstemmig. Vedtak Daglig leders redegjørelse tas til orientering 6/16 Eventuelt Behandlet av 1 Styret for VIKS Møtedato Saknr 6/16

50 Forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Møtebehandling Terje Fuglevik rapporterte fra siste møte i representanskapet i Vestfold Vann IKS. Votering Enstemmig. Vedtak Redegjørelsen fra Terje Fuglevik tas til orientering. 7/16 Valg av observatører i interkommunale selskap og aksjeselskap Behandlet av 1 Styret for VIKS Møtedato Saknr 7/16 Forslag til vedtak: Styret oppnevner følgende observatører m/vara i flg. selskap: Vestfold Vann IKS: Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS: Tønsberg Renseanlegg IKS: Vestfold Krematorium IKS: Vesar AS: Vestfold Festspillene AS: Oppnevningen gjelder fram til Møtebehandling Med bakgrunn i en skriftlig henvendelse fra styremedlem Heidi Ørnlo, hadde styret en prinsipiell drøfting omkring ordningen med at styret oppnevner observatører til representantskap og generalforsamling i interkommunale selskap og aksjeselskap. Votering 5

51 Heidi Ørnlo fremmet følgende forslag: «Saken utsettes». Forslaget falt med 11 mot 1 stemme. Deretter ble forslag til vedtak enstemmig vedtatt, Vedtak Styret oppnevner følgende observatører i flg. selskap: Vestfold Vann IKS: Terje Fuglevik Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS:Jan Nærsnes Tønsberg Renseanlegg IKS:Lars Egeland Vestfold Krematorium IKS:Gjert Gjertsen Vesar AS:Ulf L. Halvorsen Vestfold Festspillene AS:Heidi Ørnlo Oppnevningen gjelder fram til Møtet slutt kl Revetal 18.januar 2016 For leder i styret, Jan Nærsnes Orrvar Dalby Daglig leder/sekretær. 6

52 Forvaltningsrevisjon Hordaland fylkeskommune Nasjonal digital læringsarena (NDLA) Forvaltningsrevisjon 2015

53 Forvaltningsrevisjon av NDLA Oktober 2015 Rapporten er utarbeidd for Hordaland fylkeskommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

54 Innhald 1 Samandrag 5 2 Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Metode Revisjonskriterium 8 Om tenesteområdet Innleiing Organisering 9 Etterleving av regelverk for offentlege innkjøp Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering 16 Internkontroll Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering 23 Innkjøpsrutinar Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering 26 Habilitet Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering 31 Etiske retningsliner Revisjonskriterium Datagrunnlag Vurdering 33 Arkivering og journalføring Revisjonskriterium Datagrunnlag 34 3

55 Vurdering Konklusjon og tilrådingar Vedlegg 1: Høyringsuttale 38 Vedlegg 2: Tilbakemeldingar i samband med høyring 43 Vedlegg 3: Vurdering av dokumentasjonskrav knytt til opsjonsutøving 46 Vedlegg 4: Revisjonskriterium 51 Vedlegg 4: Sentrale dokumenter og litteratur 56 4

56 1 Samandrag Deloitte har gjennomført ein forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) i Hordaland fylkeskommune. Føremålet har vore å undersøkje kva kontrollrutinar som er sett i verk for å sikre at regelverket for offentlege innkjøp blir følgt. Forvaltningsrevisjonen viser at NDLA ikkje etterlev sentrale rettsreglar knytt til regelverk for offentlege anskaffingar. Ein stikkprøvegjennomgang av gjennomførte innkjøp avdekker ei rekke avvik frå regelverk for offentlege anskaffingar knytt til mellom anna manglande anskaffingsprotokoll, tilstrekkeleg eksponering for konkurranse og manglande dokumentert tilbodsevaluering. Forvaltningsrevisjonen avdekker i tillegg fleire større avvik knytt til innkjøp frå ein bestemt leverandør innanfor tekniske tenester, under dette innkjøp som overskrid dei økonomiske avtalerammene som føreligg i kontrakt mellom NDLA og leverandør, og kjøp av tenester til teknisk utvikling som ikkje er omfatta av skriftlege avtalar. Forvaltningsrevisjonen avdekker ei rekke forbetringspunkt når det gjeld system og rutinar for å sikre etterleving av regelverk for offentlege anskaffingar. I undersøkinga kjem det fram at NDLA har utarbeidd skriftlege rutinar for innkjøp. Rutinane er mangelfulle når det gjeld systematisk oppfølging og kontroll av innkjøp og kontraktar, og er ikkje optimalt eigna til å sikre at anskaffingar som blir gjort er i samsvar med vedteke budsjett og innkjøpsstrategi for organisasjonen. NDLA har heller ikkje utvikla ein formalisert kompetanseplan for å sikre at dei som handterer innkjøp har tilstrekkeleg kompetanse om innkjøpsfaget, leverandørmarknaden og gjeldande regelverk. Vidare viser forvaltningsrevisjonen at det er etablert internkontrolltiltak for enkelte delar av innkjøpsområdet i form av sjekklister for gjennomføring av innkjøp. Undersøkinga viser samstundes at det manglar konkrete internkontrolltiltak på fleire relevante område. NDLA har ikkje etablert systematisk og periodisk kontroll av at gjennomførte innkjøp samsvarar med prioriteringar i vedteke innkjøpsstrategi og med regelverk for offentlege anskaffingar, eller kontroll av at innkjøpsaktivitet skjer i samsvar med føresegn i kontraktar og rammeavtalar. Undersøkinga viser at NDLA gjer omlag 60 prosent av sine kjøp i marknaden frå ein leverandør, og at denne leverandøren har vore premissgjevar for ein stor del av dei tekniske løysingane som blir brukt av NDLA. Undersøkinga viser at NDLA ikkje har etablert naudsynte internkontrolltiltak knytt til organisasjonen sin leverandøravhengigheit og den risikoen dette kan utgjere i forhold til verksemda. Forvaltningsrevisjonen viser at rapportering og oppfølging i relasjonen mellom dagleg leiing og styret når det gjeld vesentlege forhold knytt til innkjøp i NDLA er mangelfull og usystematisk. Tema som avvik frå vedteke budsjett, einsidig leverandørforhold og andre sentrale forhold knytt til innkjøpsaktiviteten i NDLA har ikkje i tilstrekkeleg grad vert formelt handsama i styret. Styret har i liten grad mottatt eller etterspurt rapportering på sentrale område i innkjøpsstrategien. Undersøkinga viser at måten styremøta i NDLA blir gjennomført på, bidreg til å gjere det vanskeleg å følgje opp innkjøpsarbeidet på tilstrekkeleg vis. Forvaltningsrevisjonen avdekker mangelfull og ufullstendig handtering av habilitet i NDLA. Organisasjonen har over tid vore bemanna med personale frå ekstern leverandør i sentrale posisjonar i kjerneprosessane i verksemda, i strid med både egen innkjøpsstrategi og vedtak i styret om organisering. Det kjem fram at habilitet som tema ikkje har blitt tilstrekkeleg handtert i NDLA, og at det er naudsynt med ytterlegare oppfølging av utfordringane knytt til habilitet. NDLA har utvikla etiske retningsliner som er i tråd med eksisterande retningsliner i Hordaland fylkeskommune. Retningslinene blir likevel ikkje følgt på alle punkt. Forvaltningsrevisjonen avdekker mangelfull skjerming av potensielt konkurransesensitiv informasjon frå ein ekstern leverandør som er tungt involvert i NDLA, i strid med premiss gitt i dei etiske retningslinene som er vedteke. Det kjem fram at NDLA har utfordringar knytt til at arkivering av dokumentasjon er delt mellom to arkivtenester. NDLA har ikkje har eigen direkte tilgang til arkivert materiale i det eine arkivet. Undersøkinga viser vidare at NDLA i hovudsak 5

57 følgjer gjeldande arkivrutinar for Hordaland fylkeskommune, men at sentral dokumentasjon knytt til bestemte anskaffingar innanfor tekniske tenester ikkje alltid blir arkivert i tråd med desse rutinane. På bakgrunn av våre observasjonar og vurderingar har revisjonen tilrådd at Hordaland fylkeskommune sett i verk einskilde tiltak som går fram av kapittel 10 Konklusjon og tilrådingar. 6