Saksliste Saker til behandling 1/16 Godkjenning av protokoller fra møter og /16 Regnskapsrevisjon rapportering løpende

Transkript

1 Møtebok: Kontrollutvalget i Hof ( ) Kontrollutvalget i Hof Dato: Sted: Kommunehuset kl Notat:

2 Saksliste Saker til behandling 1/16 Godkjenning av protokoller fra møter og /16 Regnskapsrevisjon rapportering løpende revisjon 13 3/16 Bestilling av overordnet analyse/plan for selskapskontroll 16 4/16 Årsrapport 2015 for kontrollutvalget i Hof 18 5/16 Referater 25 6/16 Eventuelt 44

3 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Orrvar Dalby Saksgang Kontrollutvalget i Hof GODKJENNING AV PROTOKOLLER FRA MØTER OG Forslag til vedtak: Protokoller fra møter i kontrollutvalget og vedtas. Vedlegg: Protokoll fra møte Protokoll fra møte

4 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Hof Dato: Sted: Arkivsak: kl. 18:30 Kommunehuset 15/00007 Tilstede: Olav Bjørnli, leder Mildrid Sjue, medlem Møtende varamedlemmer: Arve Stordal Forfall: Jan Tymczuk Andre: Linn Therese Bekken, daglig leder Vestfold kommunerevisjon Orrvar Dalby, daglig leder VIKS Møtelder: Olav Bjørnli Protokollfører: Orrvar Dalby SAKSKART Side Saker til behandling 29/15 15/ Godkjenning av protokoll fra møte /15 15/ Orientering om revisjonens mandat, oppgaver og arbeidsmåter 3 31/15 15/ Revisjonsplan /15 15/ Engasjementsbrev fra Vestfold kommunerevisjon 4 33/15 15/ Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Hof kommune 4 34/15 15/ Innspill til overordnet analyse for

5 35/15 15/ Forslag til møteplan for kontrollutvalget for /15 15/ Referater 6 37/15 15/ Eventuelt 7 Møteleder ønsket velkommen og møtet ble satt kl Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saker til behandling 29/15 Godkjenning av protokoll fra møte Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Forslag til vedtak: Protokoll fra møte i kontrollutvalget godkjennes. Møtebehandling Votering Enstemmig. Vedtak Protokoll fra møte i kontrollutvalget godkjennes. 2 Saknr 29/15

6 30/15 Orientering om revisjonens mandat, oppgaver og arbeidsmåter Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Saknr 30/15 Forslag til vedtak: Revisors redegjørelse tas til orientering. Møtebehandling Revisor delte ut en presentasjon om revisjon og kontroll/tilsyn. Hun gikk igjennom denne og ga en grundig redegjørelse for revisjonens mandat, oppgaver og arbeidsmåter.kontrollutvalgets spørsmål ble besvart. Votering Enstemmig. Vedtak Revisors redegjørelse tas til orientering. 31/15 Revisjonsplan Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Saknr 31/15 Forslag til vedtak: Revisjonsplan 2015 for Hof kommune tas til orientering. Møtebehandling Revisor gjennomgikk revisjonsplan 2015 og svarte på spørsmål. Votering Enstemmig. Vedtak Revisjonsplan 2015 tas til orientering. 3

7 32/15 Engasjementsbrev fra Vestfold kommunerevisjon Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Saknr 32/15 Forslag til vedtak: Engasjementsbrev Hof kommune fra Vestfold kommunerevisjon datert 12.november 2015 tas til orientering. Møtebehandling Revisor redegjorde for bakgrunnen for engasjementsbrevet og for hovedpunktene i dette. Votering Enstemmig. Vedtak Engasjementsbrev Hof kommune fra Vestfold kommunerevisjon datert 12.november 2015 tas til orientering. 33/15 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Hof kommune Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Saknr 33/15 Forslag til vedtak: Vurderingen av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet datert tas til orientering. Møtebehandling Revisor kommenterte kort bakgrunnen for framleggelsen av uavhengighetserklæringer. Votering Enstemmig. 4

8 Vedtak Vurderingen av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet datert tas til orientering. 34/15 Innspill til overordnet analyse for Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Saknr 34/15 Forslag til vedtak: Kontrollutvalgets innspill tas med i arbeidet med overordnet analyse for perioden Møtebehandling Saken ble drøftet og revisor noterte innspillene fra kontrollutvalget. Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalgets innspill tas med i arbeidet med overordnet analyse for perioden /15 Forslag til møteplan for kontrollutvalget for 2016 Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Saknr 35/15 Forslag til vedtak: Forslag til møteplan for kontrollutvalget for 2016 vedtas. Kontrollutvalget ber om at møteplanen innarbeides i kommunens møtekalender og at de enkelte møtene kunngjøres på linje med møtene i øvrige politiske utvalg. Møtebehandling Kommunens møteplan ble utdelt. 5

9 Votering Enstemmig. Vedtak Forslag til møteplan for kontrollutvalget for 2016 vedtas. Kontrollutvalget ber om at møteplanen innarbeides i kommunens møtekalender og at de enkelte møtene kunngjøres på linje med møtene i øvrige politiske utvalg. 36/15 Referater Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Saknr 36/15 Forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Følgende meldes på til Kontrollutvalgskonferansen 2016: Møtebehandling Sekretæren redegjorde nærmere for flg. referatsaker: 1.Artikkel i Kommunerevisoren. 2.Program for Kontrollutvalgskonferansen Eventuelt abonnement på Kommunerevisoren. Votering Enstemmig. Vedtak Referatsakene tas til orientering. Følgende meldes på til Kontrollutvalgskonferansen 2016: Olav Bjørnli. I tillegg sjekker sekretæren om Jan Tymczuk ønsker å delta. Kontrollutvalget ønsker å videreføre abonnementet på Kommunerevisoren. 6

10 37/15 Eventuelt Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Forslag til vedtak: Framlegges uten forslag til vedtak. Møtebehandling Ingen saker. Møtet slutt kl Neste møte 1.mars 2016 Revetal 25.november 2016 For leder i kontrollutvalget Olav Bjørnli Orrvar Dalby Daglig leder/sekretær 7 Saknr 37/15

11 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Hof Dato: Sted: Arkivsak: kl. 16:00 Kommunehuset 15/00007 Tilstede: Olav Bjørnli, leder Jan Tymczuk, nestleder Mildrid Sjue, medlem Møtende varamedlemmer: Ingen Forfall: Ingen Andre: Orrvar Dalby, daglig leder VIKS Møteleder: Olav Bjørnli Protokollfører: Orrvar Dalby SAKSKART Side Saker til behandling 38/15 15/ Innstilling til valg av revisor til fellesnemnd ved eventuell sammenslåing av Holmestrand og Hof kommuner. Leder ønsker velkommen og møtet ble satt kl Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. 1 2

12 Saker til behandling 38/15 Innstilling til valg av revisor til fellesnemnd ved eventuell sammenslåing av Holmestrand og Hof kommuner. Behandlet av 1 Kontrollutvalget i Hof Saknr 38/15 Forslag til innstilling: Kontrollutvalget innstiller på at Vestfold Kommunerevisjon velges som revisor for en eventuell fellesnemnd for Holmestrand og Hof kommuner. Møtebehandling Saken ble drøftet. Votering Enstemmig. Vedtak Kontrollutvalget innstiller på at Vestfold Kommunerevisjon velges som revisor for en eventuell fellesnemnd for Holmestrand og Hof kommuner. Møtet slutt kl Revetal 8.desember 2015 For leder i kontrollutvalget i Hof, Olav Bjørnli Orrvar Dalby Daglig leder/sekretær 2

13 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Orrvar Dalby Saksgang Kontrollutvalget i Hof REGNSKAPSREVISJON RAPPORTERING LØPENDE REVISJON Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonens rapport om oppsummering av den løpende regnskapsrevisjon 2015 til orientering. Vedlegg: Rapport fra Vestfold kommunerevisjon datert 19.janaur Saksframstilling: Vestfold kommunerevisjon har 19.januar 2016 oversendt en rapport med oppsummering av den løpende revisjonen av kommuneregnskapet for Rapporten er viktig i forhold til at kontrollutvalget skal kunne ivareta sitt påse-ansvar overfor revisjonen. Revisor vil orientere nærmere om innholdet i rapporten i møtet.s 1

14

15

16 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Orrvar Dalby Saksgang Kontrollutvalget i Hof BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE/PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar å bestille overordnet analyse for selskapskontroll og forslag til plan for selskapskontroll for fra Vestfold kommunerevisjon. Analysen framlegges for behandling i kontrollutvalget i møte 10.mai Utgiften dekkes av vedtatt budsjettramme for tilsyn og kontroll i Hof kommune Vedlegg: Ingen. Saksframstilling: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med kommunens interesser i selskaper m.m. På tilsvarende måte som for forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og seinest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap utfra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Planen skal endelig vedtas av kommunestyret. Tidligere har plan for selskapskontroll hatt en enklere behandling enn tilsvarende plan for forvaltningsrevisjon. I 2013 ble det imidlertid bestemt i forskrift at det også må utarbeides en overordnet analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll. Kommunestyret i Hof har i møte 16.februar behandlet en sak om eierskap i selskaper og det bør forenkle arbeidet med den overordnede analysen. Likeledes er kommunens eierandeler gjennomgående små. Da Hof og Holmestrand skal slå seg sammen fra , vil det maksimalt bli snakk om en selskapskontroll før sammenslåingen. Det bør i analysen vurderes om det eventuelt er hensiktsmessig å gjøre en selskapskontroll sammen med Holmestrand i 2016 eller

17 Sekretariatet har konferert med Vestfold Kommunerevisjon som har sagt seg villig til å påta seg et slikt oppdrag. Utgiftene forutsettes dekket innenfor rammene av vedtatt budsjett for tilsyn og kontroll i Hof kommune. 2

18 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Orrvar Dalby Saksgang Kontrollutvalget i Hof ÅRSRAPPORT 2015 FOR KONTROLLUTVALGET I HOF Forslag til vedtak: Forslag til årsrapport 2015 for kontrollutvalget i Hof vedtas. Årsrapporten oversendes til kommunestyret. Vedlegg: Årsrapport 2015 for kontrollutvalget i Hof. Saksframstilling: Kontrollutvalget skal orientere kommunestyret om sitt arbeid, jfr. kommuneloven 77 pkt.6. Årsrapporten summerer opp kontrollutvalgets viktigste aktiviteter i

19 ÅRSRAPPORT 2015 FOR K O N T R O L L U T V A L G E T I HOF INNLEDNING - KONTROLLUTVALGETS HJEMMEL, FORMÅL, OPPGAVER OG SAMMENSETNING Hjemmel Kommunene er pålagt å ha kontrollutvalg i henhold til kommuneloven kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Kommunal og moderniseringsdepartementet har i medhold av loven fastsatt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner som nærmere definerer utvalgets oppgaver. Formål og oppgaver Kontrollutvalget skal, på vegne av kommunestyret, føre løpende tilsyn med forvaltningen, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Blant de viktigste oppgavene til kontrollutvalget er: påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret påse at revisjonsmerknader blir fulgt opp påse at det årlig blir gjennomført forvaltningsrevisjon utarbeide plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon rapportere til kommunestyret om gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til forvaltningsrevisjonsprosjekter blir fulgt opp påse at det gjennomføres selskapskontroll utarbeide plan for gjennomføring av selskapskontroll rapportere til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll innstille overfor kommunestyret om valg av revisjonsordning utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen vurdering av henvendelser fra innbyggerne stille krav til kommunens etiske bevissthet Sammensetning Kontrollutvalget skal ha minst 3 medlemmer og minst ett av medlemmene skal være medlem av kommunestyret, jf. kommuneloven 77 nr. 1. Side 1 av 6

20 Kontrollutvalget i Hof hadde for valgperioden oktober følgende sammensetning: Medlemmer: Varamedlemmer: Gunnar Akerholt (H), leder Arve Stordal (A), nestleder Kari Aakerholt (SP) Ragnhild Haugestad Kristiansen (H) Reidun Nyhus (A) Bjørn Arild Loftsberg (SP) Tore Lystad (SP) Tor Aashaug, (SP) Kontrollutvalget for valgperioden perioden har følgende sammensetning: Medlemmer: Olav Bjørnli, H, leder Jan Tymczuk, AP, nestleder Mildrid Sjue, F, MdG, R Varamedlemmer: Gunnar Akerholt, H Arve Stordal, AP Kari Aakerholt, Sp KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2015 Generelt I 2015 har kontrollutvalget hatt 6 møter og behandlet 38 saker. Lovpålagt revisjon for regnskapsåret 2015 i Hof kommune er utført av Vestfold Kommunerevisjon. Daglig leder Linn Therese Bekken i Vestfold Kommunerevisjon er oppdragsansvarlig revisor for Hof kommune. Regnskapsrelaterte saker Kontrollutvalgets uttalelse om Hof kommunes årsregnskap og årsmelding for Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om kommunens årsregnskap. Uttalelsen skal være formannskapet i hende slik at denne kan tas hensyn til, før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet 2014 ble behandlet i kontrollutvalgets møte 12. mai Hovedpunkter i kontrollutvalgets uttalelse: Regnskapet viste et negativt netto driftsresultat på kr som utgjør 3% av sum driftsinntekter. Dette var en forverring sammenlignet med 2013, hvor det var et lite, men positivt netto driftsresultat på 0,4 %. Kontrollutvalget var bekymret for forverringen av kommunens økonomiske situasjon og tilrådde at nødvendige tiltak blir iverksatt for å bedre netto driftsresultat. Side 2 av 6

21 Budsjettdisiplinen innenfor sektorene syntes i hovedsak å være god, men samtlige virksomheter, unntatt kulturskolen hadde avvik på mellom 0,5 og 1,5 millioner. Lånegjelden ligger vesentlig under landsgjennomsnittet, men kommunen er sårbar for renteøkninger når driftsmarginene er så små. Størrelsen på disposisjonsfondet er bekymringsfull. Forvaltningsrevisjon mv. Kontrollutvalget har i 2015 behandlet ett nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt: «Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i virksomheten». Forvaltningsprosjektet var avgrenset til følgende 4 hovedproblemstillinger: 1. Har Hof kommune etablert interne rutiner for varsling og blir disse fulgt opp i praksis? 2. Blir eventuelle varslingssaker systematisk registrert av kommunens administrasjon, og hva forteller eventuelle registreringer om omfanget av varslingssaker i kommunen? 3. I hvilken grad har ansatte i Hof kommune kjennskap og tillit til varslingsordningen? 4. Hvordan har konkrete varslingssaker blitt fulgt opp av kommunen? Kontrollutvalget behandlet rapporten i møte 25.august 2015 og fattet slikt vedtak: 1. «Hof kommune bør revidere varslingsrutinen, slik at denne samsvarer med innføringen av nytt internkontrollsystem i kommunen. 2. Hof kommune bør i forbindelse med varslingsordningen utforme skriftlige rutiner om personopplysningslovens krav om innsamling og behandling av personopplysninger. 3. Hof kommune bør tilstrebe å gjøre varslingsrutinen tilstrekkelig kjent for kommunens ansatte. 4. Hof kommune bør i større grad involvere tillitsvalgte og verneombud i praktiseringen av varslingsordningen. 5. Hof kommune kan vurdere om det skal legges til rette for at innbyggere, samarbeidspartnere, leverandører og lignende kan varsle om kritikkverdige forhold. Kontrollutvalget vil be om en orientering fra rådmannen om hvorledes rapporten følges opp i løpet av 1.halvår 2016.» Side 3 av 6

22 Oppfølging av tidligere forvaltningsprosjekter. Rådmann og sektorsjef orienterte i møte 25.august om oppfølgingen av forvaltningsrapporten «Budsjett- og økonomistyring innenfor pleie- og omsorgstjenester i Hof kommune.» Innføringen av nytt elektronisk turnussystem har både forenklet arbeidet og ikke minst gitt en vesentlig bedre budsjettstyring. Bestilling av overordnet analyse Ved starten av hver valgperiode skal det utarbeides en overordnet analyse basert på risiko og vesentlighetsvurderinger. Kontrollutvalget skal, med utgangspunkt i overordnet analyse, utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon for fireårsperioden. Kontrollutvalget bestilte i møte 12.mai 2015 overordnet analyse fra Vestfold Kommunerevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret senest innen utgangen av 2016, dvs. senest året etter at nytt kommunestyre er konstituert etter valget. Både det forrige og det nåværende kontrollutvalget har gitt innspill til overordnet analyse. Selskapskontroll Med selskapskontroll forstås kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.v. Kontrollen beskrives i forskriften som to hovedaktiviteter som er vesensforskjellige: 1. Eierskapskontroll - kontroll med hvordan kommunen utøver eierstyring i selskapet. 2. Forvaltningsrevisjon i selskapet. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i I kontrollutvalgets møte 12.mai 2015 var både ordfører og rådmannen tilstede og ga en orientering om rutiner og praksis for kommunens eierskapsoppfølging. En eierskapsmelding for Hof kommune ble bebudet på nyåret Kontrollutvalget tok redegjørelsen til orientering. Andre saker relatert til kontroll og tilsyn Revisors uavhengighet: Revisor er etter revisjonsforskriften 15 forpliktet til årlig å avgi en erklæring om sin uavhengighet. Slik erklæring er oversendt og tatt til orientering. Side 4 av 6

23 Revisjonsplan 2015 Revisor framla revisjonsplan 2015 på kontrollutvalgets møte 24.november 2015 og orienterte nærmere om denne. Denne planen løper fram til årsregnskapet er ferdig revidert medio april I møte 3.mars 2015 rapporterte revisor skriftlig og muntlig om den løpende revisjonen for regnskapsåret Revisjonsplan og de tilhørende rapporter er viktige dokumenter for at kontrollutvalget skal kunne ivareta sitt påse-ansvar. Engasjementsbrev. Ved starten av hver valgperiode utarbeider Vestfold Kommunerevisjon et engasjementsbrev til kontrollutvalget i Horten hvor det redegjøres nærmere for revisjonsoppdraget, rollefordeling og hva som forventes av revisjonen. Engasjementsbrevet ble framlagt for kontrollutvalget i møte 24.november, og det ble tatt til orientering. Mislighold- og personalsaker, unntatt offentlighet kommuneloven 31, punkt 3 offentlighetsloven 13 og 24. Kontrollutvalget har behandlet to rapporter fra Vestfold kommunerevisjon og tatt disse til etterretning. Budsjett: Kontrollutvalget foreslo et samlet budsjett 2016 for "Tilsyn og kontroll", inkludert revisjon og sekretariatstjenester på kr , mot kr for Opplæring. Det nye kontrollutvalget har på to møter i 2015 fått en innføring i kontrollutvalgets mandat, oppgaver og funksjon, samt en tilsvarende innføring i revisjonens oppgaver og metoder. VIKS arrangerte 30.november 2015 en felles opplæringskonferanse for medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalgene i Vestfold, og fra Hof deltok 2 av de faste medlemmene. Kontakt med administrasjonen Rådmannen og andre medarbeidere i administrasjonen har gitt orienteringer i flere saker i kontrollutvalgsmøtene. Kontrollutvalget opplever at det har et godt samarbeid med administrasjonen. Kontrollutvalgets sekretariat Sekretariatstjenestene utføres av Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (VIKS). Kontrollutvalgsleder Gunnar Akerholt var representant til VIKS-styret for perioden Ny kontrollutvalgsleder Olav Bjørnli er valgt som medlem av styret for perioden Side 5 av 6

24 Sekretariatet har tre ansatte i 100 % stillinger. Daglig leder Orrvar Dalby er sekretær for kontrollutvalget i Hof. Hof, 20.januar 2016 Olav Bjørnli leder av kontrollutvalget i Hof kommune Orrvar Dalby Daglig leder VIKS/sekretær Side 6 av 6

25 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Orrvar Dalby Saksgang Kontrollutvalget i Hof REFERATER Forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering Vedlegg: Årsrapport skatteregnskapet Hof Protokoll fra styremøte i VIKS 13.januar 2016 Forvaltningsrevisjonsrapport byggesak Holmestrand Forvaltningsrevisjonsrapport barnevern Re 1

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38 MØTEPROTOKOLL Styret for VIKS Dato: Sted: Arkivsak: kl. 18:00 Selskapets kontor, Revetalgt. 10, 3174 Revetal 15/00164 Tilstede: Jan Nærsnes, Heidi Ørnlo, Aleksander Leet, Ulf L.Halvorsen, Stig Atle Vange, Terje Fuglevik, Dag Erichsrud, Gjert Gjertsen, Olav Bjørnli, Jon Henrik Grindlia og Ivar Dillan Møtende varamedlemmer: Gry Aas Forfall: Lars Egeland Andre: Heidi Wulf Jacobsen, ansattes observatør Gaute Hesjedal, rådgiver VIKS Orrvar Dalby, daglig leder VIKS Protokollfører: Orrvar Dalby SAKSKART Side Saker til behandling 1/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte /16 15/ Valg av leder og nestleder i styret 2 3/16 15/ Valg av arbeidsutvalg 3 4/16 15/ Forslag til møteplan 2016 for styret i VIKS 3 5/16 15/ VIKS - status og utfordringer 4 6/16 15/ Eventuelt 4 7/16 15/ Valg av observatører i interkommunale selskap og aksjeselskap 5 1

39 Styreleder i forrige periode Jan Nærsnes åpnet møtet og ønsket medlemmene velkommen. Møtet ble satt kl Det var ingen merknader til møteinnkalling eller dagsorden. Saker til behandling 1/16 Godkjenning av protokoll fra møte Behandlet av 1 Styret for VIKS Saknr 1/16 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte i VIKS 3.september 2015 godkjennes. Møtebehandling Møteleder kommenterte kort enkelte punkter i protokollen. Votering Enstemmig. Vedtak Protokoll fra styremøte i VIKS 3.september 2015 godkjennes. 2/16 Valg av leder og nestleder i styret Behandlet av 1 Styret for VIKS Saknr 2/16 Forslag til vedtak: Som leder i styret i Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat (VIKS) velges: Som nestleder i styret velges: Møtebehandling Terje Fuglevik foreslo at Jan Nærsnes ble valgt til styreleder. 2

40 Jan Nærsnes fremmet forslag om at Terje Fuglevik velges til nestleder. Votering Enstemmig. Vedtak Som leder i styret i Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat velges Jan Nærsnes. Som nestleder i styret velges Terje Fuglevik. 3/16 Valg av arbeidsutvalg Behandlet av 1 Styret for VIKS Saknr 3/16 Forslag til vedtak: Som medlem av styrets arbeidsutvalg velges: Møtebehandling Jan Nærsnes fremmet forslag om Heidi Ørnlo som medlem av arbeidsutvalget, i tillegg til leder og nestleder Votering Enstemmig. Vedtak Heidi Ørnlo velges som medlem av arbeidsutvalget i tillegg til leder og nestleder. 4/16 Forslag til møteplan 2016 for styret i VIKS Behandlet av 1 Styret for VIKS Forslag til vedtak: Forslag til møteplan 2016 for styret i VIKS godkjennes. 3 Saknr 4/16

41 Møtebehandling Saken ble drøftet Votering Enstemmig. Vedtak Forslag til møteplan 2016 for styret i VIKS godkjennes med følgende møtedatoer: 13.januar 15.mars 13.juni (ved behov) 05.september 5/16 VIKS - status og utfordringer Behandlet av 1 Styret for VIKS Saknr 5/16 Forslag til vedtak: Daglig leders redegjørelse tas til orientering. Møtebehandling Daglig leder delte ut en skriftlig presentasjon og gikk igjennom denne. Spørsmål fra styret ble besvart. Votering Enstemmig. Vedtak Daglig leders redegjørelse tas til orientering 6/16 Eventuelt Behandlet av 1 Styret for VIKS Saknr 6/16

42 Forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. Møtebehandling Terje Fuglevik rapporterte fra siste møte i representanskapet i Vestfold Vann IKS. Votering Enstemmig. Vedtak Redegjørelsen fra Terje Fuglevik tas til orientering. 7/16 Valg av observatører i interkommunale selskap og aksjeselskap Behandlet av 1 Styret for VIKS Saknr 7/16 Forslag til vedtak: Styret oppnevner følgende observatører m/vara i flg. selskap: Vestfold Vann IKS: Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS: Tønsberg Renseanlegg IKS: Vestfold Krematorium IKS: Vesar AS: Vestfold Festspillene AS: Oppnevningen gjelder fram til Møtebehandling Med bakgrunn i en skriftlig henvendelse fra styremedlem Heidi Ørnlo, hadde styret en prinsipiell drøfting omkring ordningen med at styret oppnevner observatører til representantskap og generalforsamling i interkommunale selskap og aksjeselskap. Votering 5

43 Heidi Ørnlo fremmet følgende forslag: «Saken utsettes». Forslaget falt med 11 mot 1 stemme. Deretter ble forslag til vedtak enstemmig vedtatt, Vedtak Styret oppnevner følgende observatører i flg. selskap: Vestfold Vann IKS: Terje Fuglevik Vestfold Interkommunale Brannvesen IKS:Jan Nærsnes Tønsberg Renseanlegg IKS:Lars Egeland Vestfold Krematorium IKS:Gjert Gjertsen Vesar AS:Ulf L. Halvorsen Vestfold Festspillene AS:Heidi Ørnlo Oppnevningen gjelder fram til Møtet slutt kl Revetal 18.januar 2016 For leder i styret, Jan Nærsnes Orrvar Dalby Daglig leder/sekretær. 6

44 Arkivsak-dok. Saksbehandler 15/ Orrvar Dalby Saksgang Kontrollutvalget i Hof EVENTUELT Forslag til vedtak: Saken legges fram uten forslag til vedtak. 1