Vestfoldarkivet, Hinderveien 10, 3223 Sandefjord Arkivsak: 15/ Rune Mathiassen, Øyvind Bakke Reier, Elise Andersen

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Dato: kl. 09:00 Sted: Vestfoldarkivet, Hinderveien 10, 3223 Sandefjord Arkivsak: 15/00043 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Rune Mathiassen, Øyvind Bakke Reier, Elise Andersen Per Hermann Aune, Hanne R. Eikeland Heidi Ørnlo, Andreas Muri Linn Therese Bekken (VKR), Gaute Hesjedal (VIKS) Gaute Hesjedal Møte med Vestfoldarkivet: Før ordinært kontrollutvalgsmøte ble det gjennomført møte med leder av Vestfoldarkivet, avdelingsdirektør Karianne Schmidt Vindenes. Utvalget fikk en interessant gjennomgang av virksomheten etterfulgt av omvisning både i Vestfoldarkivet og i Samlingsforvaltningen. Etter omvisingen deltok også direktør for Vestfoldmuseene, Nils Anker og det ble informert om utfordringer og framtidsutsikter. Kontrollutvalget var fornøyd med virksomhetsbesøket. Ordinært kontrollutvalgsmøte ble satt SAKSKART Side Saker til behandling 27/16 15/ Godkjenning av protokoll fra møte /16 16/ Prosjektplan forvaltningsrevisjon - Prosjektstyring, prosjektkompetanse herunder inngåelse av avtaler og oppfølging 3 29/16 16/ Bestilling av prosjektplan for selskapskontroll 5 30/16 15/ Eventuelt VFK

2 Saker til behandling 27/16 Godkjenning av protokoll fra møte Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /16 Forslag til vedtak: Protokoll fra møtet i kontrollutvalget godkjennes. Protokoll fra møtet i kontrollutvalget godkjennes. 2

3 28/16 Prosjektplan forvaltningsrevisjon - Prosjektstyring, prosjektkompetanse herunder inngåelse av avtaler og oppfølging 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /16 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon «Prosjektstyring, prosjektkompetanse herunder inngåelse av avtaler og oppfølging» i tråd med fremlagte prosjektplan datert Ferdig rapport med rådmannens uttalelse sendes VIKS i tråd med milepælsplan Rapporten legges fram for behandling i kontrollutvalget i første møte i I samsvar med vedtak i FT 21/14 skal rapporten inneholde oversikt over ressursbruk og revisorenes kompetanse. Kontrollutvalget vurderer at VKR innehar nødvendig kompetanse til å utføre forvaltningsrevisjonen. Kostnadene dekkes av budsjetterte midler til forvaltningsrevisjon. Revisor gjennomgikk prosjektplanen og redegjorde for de avgrensinger som er gjort i planen. Kontrollutvalget diskuterte saken og spørsmål ble besvart. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon «Prosjektstyring, prosjektkompetanse herunder inngåelse av avtaler og oppfølging» i tråd med fremlagte prosjektplan datert Ferdig rapport med rådmannens uttalelse sendes VIKS i tråd med milepælsplan Rapporten legges fram for behandling i kontrollutvalget i første møte i I samsvar med vedtak i FT 21/14 skal rapporten inneholde oversikt over ressursbruk og revisorenes kompetanse. 3

4 Kontrollutvalget vurderer at VKR innehar nødvendig kompetanse til å utføre forvaltningsrevisjonen. Kostnadene dekkes av budsjetterte midler til forvaltningsrevisjon. Revisor bes orientere om status i prosjektet i kontrollutvalgets møte 20. oktober. 4

5 29/16 Bestilling av prosjektplan for selskapskontroll 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /16 Forslag til vedtak Kontrollutvalget bestiller en prosjektplan for en eierskapskontroll innen temaet «Føring for eierskap og opplæring av eierrepresentanter». Planen leveres sekretariatet innen 1. oktober slik at denne kan behandles i møte 20. oktober. Saken ble diskutert og ulike selskaper ble vurdert i forhold til eierskapskontroll. Kontrollutvalget bestiller en prosjektplan for en eierskapskontroll innen temaet «Føring for eierskap og opplæring av eierrepresentanter». Planen leveres sekretariatet innen 1. oktober slik at denne kan behandles i møte 20. oktober. 5

6 30/16 Eventuelt VFK Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune /16.. Revisor orienterte om at nye Sandefjord kommune vil gå inn på eiersiden i Vestfold kommunerevisjon fra og organisatoriske endringer i den forbindelse. Sekretariatet orienterte kort om VIKS i lys av kommunereformen. Informasjonen tas til orientering. Møtet ble hevet kl Neste møte er Revetal, For nestleder av kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune, Rune Mathiassen Gaute Hesjedal Rådgiver VIKS 6