Styret Helse Sør-Øst RHF 6. mai 2010 SAK NR ORIENTERINGSSAK: EIENDOMSOMRÅDET OPPFØLGING AV STYRESAK

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 6. mai 2010 SAK NR ORIENTERINGSSAK: EIENDOMSOMRÅDET OPPFØLGING AV STYRESAK Forslag til vedtak: 1. Styret tar den fremlagte saken om eiendomsområdet og oppfølging av styresak til orientering, og forutsetter at forbedringsarbeidet fortsetter slik at tiltak for måloppnåelse iverksettes fortløpende. 2. Styret ber om snarest mulig å få seg forelagt forslag til endringer innen området som må gjennomføres for å sikre og kunne dokumentere måloppnåelsen, og for at kjernevirksomheten skal ha best mulig lokaler for effektiv drift. Hamar, 28. april 2010 Bente Mikkelsen administrerende direktør

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Administrerende direktør vil med denne styresaken redegjøre for hvor langt Helse Sør-Øst har kommet i måloppnåelse for de overordnede målene med 10 % arealeffektivisering og 10 % kostnadseffektivisering innen eiendomsområdet, og hvordan forbedringsarbeidet drives. Når det gjelder arealeffektiviseringen skjer den både gjennom salg av eiendommer og omrokering av funksjoner i eksisterende bygg. Også i planleggingen av nye bygg foregår det nøye gjennomgang av arealbruk, både totalt og gjennom kontroll av brutto/nettofaktorer. Basert på anslag og innrapporterte salg ser det ut som det er foretatt en arealreduksjon ved salg som utgjør ca kvadratmeter, som er ca 1.7 % av den totale eiendomsmassen. En stor andel av dette er boliger/sekundærarealer, slik at dette ikke utgjør effektivisering av arealer benyttet til helsetjenester. Det kan derimot vises til at det skjer en aktivitetsøkning innenfor kjernevirksomheten som ikke har resultert i arealøkning. Dette må også anføres som arealeffektivisering. En ren forholdsbetraktning tilsier at det her har skjedd en effektivisering på ca. 4 % i de tre siste årene dersom en skulle ha stilt nye arealer til disposisjon for dette formålet. Det må imidlertid konstateres at det ikke er etablert gode indikatorer og måleparametere for dette, og et dertil hørende oppfølgingsregime. Adm. direktør vil derfor påpeke at det som grunnlag for forbedringsarbeidet må etableres målemetoder som gir sikker informasjon og datagrunnlag også på lang sikt, og anbefaler at det legges ned tilstrekkelig arbeid for å oppnå dette. Det vil være vanskelig å dokumentere gevinstrealisering og måloppnåelse uten at dette er ordentlig på plass. Adm. direktør vil også peke på at det pågår flere store prosesser, både i Sykehuset Østfold HF, Oslo universitetssykehus HF og Vestre Viken HF, som vil kunne innebære større salg av eiendommer, som kan bidra vesentlig i effektiviseringsmålene. I størrelsesorden kan potensialet i disse planene utgjøre inntil kvadratmeter, som tilsvarer de 10 % som er målsettingen i eiendomsprosjektet. Adm. direktør vil vurdere tiltak for å forsere arbeidet med resultatoppnåelse, og foreslår at det straks gjøres forberedelser til å iverksette et fellesprosjekt som kan lede til større arealgevinster på basis av salg og omstrukturering enn det som til nå har blitt oppnådd gjennom mindre og sporadiske salg. Bakgrunnen for dette er at et slikt avhendingsprosjekt krever en form for spisskompetanse som det vil være uhensiktsmessig å bygge opp i det enkelte helseforetak. Det ligger vel til rette for at en slik kompetanse kan benyttes av flere helseforetak, og det er gunstig at disse prosessene blir drevet ensartet under felles ledelse, med god kommunikasjon mot myndigheter og andre interessenter. I dette arbeidet må det også etableres gode og relevante målemetoder, som gir grunnlag for analyser knyttet til måloppnåelse for arealeffektivisering. Videre anbefaler adm. direktør at det startes forberedelser for å samle all prosjektkompetanse og -ressurser i et felles regionalt prosjekt snarest mulig, slik at alt prosjektarbeid innen foretaksgruppen som foregår i forbindelse med større nybygging/ombygginger, og eventuelt større vedlikeholdsprosjekter, blir koordinert og ledet i et felles regional prosjekt. Begrunnelsen for dette ligger i at den prosjektkompetanse som er oppnådd gjennom Nye Ahus-prosjektet og nå Nytt østfoldsykehus, sammen med annen lokal prosjektkompetanse, kan danne basis for en effektiv prosjektorganisasjon som kan utføre og lede en koordinert planlegging og eventuell prosjektgjennomføring av de større prosjektene i Helse Sør-Øst.

3 Dette er blitt særlig aktuelt etter at nye og mer avanserte prosjekteringsmetoder og verktøy innføres, som krever samhandling og standardisering på regionalt og nasjonalt nivå. Dette understøttes av det nasjonale forsknings- og utviklingsprosjektet innen eiendom som Helse Sør-Øst deltar i, og hvor det er opprettet et eget prosjekt hvor ny teknologi og utnyttelsen av elektronisk informasjon samordnes (denne teknologien kalles BIM, som står for bygningsinformasjonsmodellering, og hvor all informasjon samles i en D modell ). Det vil være en umulig og kostbar oppgave for det enkelte helseforetak å bygge opp et kompetansemiljø med tilstrekkelig dataverktøy for en slik type prosjektering. Derimot vil det være store gevinster å hente på koordinering og bruk av felles ressurser, hvor gjenbruk og standardisering vil bli sentrale temaer. Når det gjelder målet om 10 % kostnadsreduksjon, er det ikke etablert sikre målemetoder og innrapporteringer for denne type måling. Siden det ikke automatisk genereres data som kan gi grunnlaget for en måling, må det gjøres større manuelle gjennomganger av regnskapene for eiendommene og eiendomsavdelingene i helseforetakene. Dette er et tidkrevende arbeid, beheftet med større usikkerheter siden det ikke er innført ensartet kontosystem i foretaksgruppen. Det vil dermed ikke kunne angis hvordan stor denne effektiviseringen er, ut over den generelle effektiviseringen som helseforetakene oppnår. For å sikre at det er mulig å måle effektiviseringen og ha sikker og ensartet kostnadsoppfølging innen forvaltning, drift og vedlikehold mener adm. direktør at det må tilrettelegges for størst mulig grad av standardisering og bruk av felles tjenester. Gjennom opprettelsen av Forum for utvikling av bygg og eiendom FUBE mener adm. direktør at dette arbeidet er i gang. Dette er også i henhold til vedtak i styresak hvor det i vedtakets punkt fire la opp til at det skulle etableres et slikt regionalt prosjekt. Det er i FUBE opprettet ni delprosjekter som vil kunne svare opp de anvisninger for utredningspunkter som ble gitt i styresak , og som vil være grunnlaget for måloppnåelse og måling av resultater Adm. direktør ser at dette arbeidet har tatt noe lenger tid enn forutsatt, siden forankring og tilslutning til arbeidsmetodikken tar lengre tid enn forventet. Imidlertid mener adm. direktør at det generelt er gjennomført et grunnleggende og forberedende arbeid for effektivisering, blant annet gjennom klassifiseringen av alt bygningsareal etter klassifikasjonssystemet for romfunksjoner i sykehusbygg. Her er alle arealene i Helse Sør-Øst registrert ned på romnummernivå og samlet i regneark. Det er også registrert hvilke funksjoner arealene benyttes til. Denne registreringen er nå gitt som oppdrag til de regionale helseforetakene i foretaksmøtene i 2010 å utføre, og Helse Sør-Øst har dermed så godt som utført dette oppdraget allerede. Videre er arbeidet med oversikten over byggenes tilstand og egnethet, som ble fullført i februar 2008, også et godt grunnlag for å kunne drive en effektiv eiendomsforvaltning. Disse dataene er nå lagt inn en felles database, som helseforetakene kan vedlikeholde og ajourføre fortløpende. Dette gir i seg selv muligheten til å følge opp byggenes tilstand og effekt av vedlikehold over tid. Administrerende direktør vil også henvise til de felles regionale prosjektene som Helse Sør- Øst deltar i. Gjennom forskningsarbeidet i, FoU-prosjektet Bygg og eiendom som strategisk virkemiddel for effektive helsetjenester er det gjort, og gjøres, et grundig arbeid innen flere emner innen forvaltning, drift og vedlikehold, blant annet innen temaene eiendomsforvaltning, klassifisering og målemetoder, kostnadsoppfølging, vedlikeholdsplanlegging etc Dette arbeidet er et godt grunnlag for effektivisering av eiendomsområdet, og adm. direktør anbefaler at de foreliggende rapportene og den kunnskap som er opparbeidet gjennom dette prosjektet nyttegjøreres i Helse Sør-Øst.

4 På bakgrunn av de utredninger som er gjort, og det arbeid som er nedlagt som grunnlag for benchmarking og innføring av best practice, felles målemetoder etc. mener adm. direktør at målene for effektivisering må revurderes og skjerpes til et nivå som ikke begrenses av opprinnelig målsetting om 10 % effektivisering. Dette vil bli reflektert i FUBEs mandat, slik at det kan forankres en ny målsetting. 2. Faktabeskrivelse 2.1. Hva saken gjelder I sak Videre arbeid med eiendomsområdet i Helse Sør-Øst vedtok styret Helse Sør-Øst RHF: 1. En bedre styring av eiendomsområdet i Helse Sør-Øst skal sikre god kvalitet på pasientbehandlingen, god driftmessig sikkerhet og god ressursutnyttelse gjennom samordnet regional styring, riktig prioritering og uttak av organisasjonsmessige gevinster i helseforetakene. Pasientenes behov og arbeidsmiljøet for de ansatte skal ivaretas gjennom bedret standard på bygningsmassen. 2. Styret legger til grunn at regional koordinering og styring av eiendomsområdet vil være den beste måten å sikre realisering av vedtatte arealreduksjoner (10 %), vedtatte effektiviseringsgevinster (10 %). Dette vil også sikre realisering av investeringer i tråd med prioriteringskriteriene for hele regionen og likeverdighet i vedlikehold av bygningsmassen, inklusive verneverdig bygningsmasse og miljøkrav, gjennom å sikre robust og profesjonell kompetanse i driften av eiendomsmassen.. Styringen av eiendomsområdet skal baseres på prinsipper om felles styring, koordinering, samhandling, åpenhet og forutsigbarhet som tidligere er vedtatt av styret i sak 058/2007 om styring av fellesfunksjoner innen stab-/støtte-områdene. 4. Styret slutter seg til at det etableres et regionalt prosjekt som skal ha som mål å gjennomgå de forutsetninger som må være avklart før endelig beslutning om fremtidig organisering kan tas. Det er et viktig mål for dette prosjektet å sikre god forankring. Det må gjennomføres analyser som godtgjør at helseforetakene over tid får fordeler gjennom bedre økonomi og bedre og mer hensiktsmessige bygninger. I tillegg må risikoområder identifiseres og det må klargjøres hvordan risiko skal håndteres. Helseforetakene skal ha bestillerkompetanse i egen organisasjon samt ressurser og kompetanse til å følge opp tjenesteavtaler og leveranser fra en fellestjeneste. Helseforetakene skal ha kompetanse og ressurser til å ta ut kvalitative og kvantitative gevinster gjennom strategisk utnyttelse av eiendomsområdet Prosjektet må ha særlig fokus på koordinering mot de prosesser som foregår innen eiendomsområdet i de nye sykehusområdene, slik at dette samordnes på et regionalt nivå. 6. Styret ber om å bli holdt løpende orientert om arbeidet, med sikte på en sluttbehandling i løpet av 2009.

5 Under administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon i saken står det:. Det er administrerende direktørs anbefaling at før endelig beslutning om hvordan eiendomsområdet skal organiseres og styres tas, må det gjennomføres et prosjekt som omfatter følgende forhold: Økonomimodell. Det må godtgjøres at helseforetakene vil få fordeler gjennom bedre økonomi over tid og bedre og mer hensiktsmessige bygninger. Innføring av husleieprinsipp og bruk av insentivordninger for å oppnå kostnadseffektivisering og arealeffektivisering Beskrivelse av roller premissgiver, bruker og forvalter. Det må beskrives hvordan helseforetakene skal sikres god innflytelse på de strategiske valg som gjøres. Jf. bl.a. etableringen av strategisk IKT-forum. Det må videre tydeliggjøres hvordan ulike funksjoner skal ivaretas, herunder behov for nærhet og fleksibilitet. Hvilke krav som må stilles til en bestillerorganisasjon Struktur på avtaler om tjenesteytelser, herunder prismodell. Samordning av prosjektledelse, portefølje- og prosjektstyring Felles metoder for klassifisering og bruk av felles systemer for registrering, oppfølging og ledelse Innkjøp og innkjøpsavtaler Juridiske spørsmål knyttet til eiendomsområdet Koordinering mot prosjekter i sykehusområdene Det er administrerende direktørs oppfatning at de områder det skal arbeides med, er områder som det uansett vil være nødvendig å utrede før det etableres en større grad av regional koordinering og styring av eiendomsområdet. Prosjektet skal organiseres og gjennomføres på en slik måte at det sikres god forankring i foretaksgruppen og hos brukere og tillitsvalgte. Gjennom prosjektet skal det legges et godt grunnlag for å kunne ta beslutninger som berører organisering av eiendomsområdet. Uavhengig av hva den endelige beslutningen blir er det administrerende direktørs oppfatning at de temaer prosjektet skal arbeide med vil komme til nytte i styringen av eiendomsområdet. I dette kapitlet er det dessuten henvist til at en større grad av regional styring av eiendomsområdet møter motforestillinger blant ledere i helseforetakene. Saken var en oppfølging av tidligere styresak , Omstillingsprogrammet. Innsatsområde.4 Eiendom, hvor styret fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Styret forutsetter at det straks iverksettes arbeid for å realisere påviste gevinster innen eiendomsområdet, da dette er vesentlig for å kunne realisere hele omstillingsprogrammet. 2. De tiltak som kan gjennomføres eller forberedes i nåværende organisasjonsstruktur iverksettes i tråd med forslagene som er fremsatt saken.

6 . Styret ber om at endelig forslag til organisering innenfor foretaksgruppen som sikrer hele gevinstpotensialet, blir lagt fram for styret i oktober, hvor det i forslaget vektlegges en optimal og helhetlig måte å styre investeringer i nybygg, vedlikeholdsinvesteringer og avhending, samt gjennomføring av store prosjekter. 4. Styret anser det som viktig at det i valgt modell legges opp til en driftsorganisasjon som er nær bestiller og bruker av arealene, og som kjenner de lokale forholdene. Forut for denne saken var det gjennomført en omfattende utredning i Helse Sør-Øst RHF, med bred involvering av helseforetakene. Arbeidet var dokumentert i delutredninger og en sluttrapport. I sluttrapporten, som fulgte styresaken, var det anbefalt to alternative modeller for organisering, som begge, i større eller mindre grad, forutsatte samling av bygg- og eiendomsforvaltningen på regionalt nivå. I tillegg til sluttrapporten var det vedlagt en uttalelse fra referansegruppen, som besto av representanter fra ledelsen i helseforetakene og konserntillitsvalgte. Denne uttalelsen uttrykte skepsis til deler av konklusjonene i sluttrapporten, og påpekte at en ny struktur med sykehusområder og tilhørende større foretak ville gjøre dem bedre i stand til drive effektiv eiendomsforvaltning på fortaksnivå. Referansegruppen mente likevel at I tillegg bør det sentralt på RHF-nivå bygges opp tilstrekkelig kompetanse og ressurser som kan levere fellestjenester/spisskompetanse, samt forestå nødvendig samordning og prioritering Handlingsalternativer og hovedpunkter Arealeffektivisering Arealeffektiviseringen skjer både gjennom salg av eiendommer og omrokering av funksjoner i eksisterende bygg. Også i planleggingen av nye bygg foregår det nøye gjennomgang av arealbruk, både knyttet til dimensjonering av de enkelte funksjoner, totalareal, og gjennom kontroll av brutto/nettofaktorer. Basert på anslag, og innrapporterte boligsalg, ser det ut som det er foretatt en arealreduksjon ved avhending som utgjør ca kvadratmeter, som er ca 1.7 % av den totale eiendomsmassen. En stor andel av dette er imidlertid boliger/sekundærarealer, slik at dette ikke utgjør effektivisering av arealer benyttet til helsetjenester. Det har imidlertid skjedd en aktivitetsøkning innenfor kjernevirksomheten som ikke har resultert i tilsvarende arealøkning. En ren forholdsbetraktning tilsier at dette tilsvarer en arealeffektivisering på ca. 4 % i de tre siste årene, sett i forhold til om det skulle ha vært stilt nye arealer til disposisjon for denne aktivitetsøkningen. Det må konstateres at det ikke er etablert gode indikatorer og måleparametere for dette, og et dertil hørende oppfølgingsregime. Gjennom de prosessene som foregår i Sykehuset Østfold, Oslo universitetssykehus HF Vestre Viken HF kan det ligge et potensial for avhendinger av eiendom inntil m2. I dette ligger det behov for etablere avhendingsprosjekter i stor skala. Det mest nærliggende avhendingsprosjektet kan være Dikemark, hvor det bl.a. er betydelige utfordringer knyttet til fredning.

7 2.2.2 Prosjektledelse Helse Sør-Øst RHF er i ferd med å avslutte Nye Ahus-prosjektet, som er gjennomført i RHFregi og eierskap. Forprosjektet med Nytt Østfoldsykehus er startet opp, også dette under regional ledelse. Det er ansatt prosjektledelse fast i RHFet for å kunne foreta erfaringsoverføring fra disse prosjektene. Ut over dette finnes det lokale prosjektkontorer på de fleste foretakene, med varierende størrelse og kompetanse i stor grad avhengig av hvilke utbyggingsoppgaver de har hatt de siste årene. Innenfor dette området skjer det store endringer, bl.a. knyttet til innføring av nye og mer avanserte prosjekteringsmetoder og verktøy, som BIM, som står for bygningsinformasjonsmodellering, og hvor all informasjon samles i en D-modell. Bruk av slike metoder og verktøy krever samhandling og standardisering på regionalt og nasjonalt nivå. Dette understøttes av det nasjonale forsknings- og utviklingsprosjektet innen eiendom som Helse Sør-Øst deltar i, og hvor det er opprettet et eget prosjekt hvor ny teknologi og utnyttelsen av elektronisk informasjon samordnes. Innenfor dette fagområdet skjer det også en kontinuerlig skjerping av krav, knyttet il byggherreansvar og SHA (sikkerhet, helse og arbeidsmiljø), innkjøp, sosiale og tariffmessige forhold, tekniske krav, miljøkrav, etc. Dette forutsetter en kompetanseutvikling innen området som er vanskelig å fange opp i små organisasjoner, med begrenset kontinuitet Etablering av Forum for utvikling av bygg og eiendom i Helse Sør-Øst Med utgangspunkt i denne saken etablerte Helse Sør-Øst RHF Forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE), etter modell av tilsvarende forum for IKT-området. Dette forumet ble etablert høsten 2009, og hadde sitt første møte Alle helseforetakene i Helse Sør-Øst er representert, og forumet har representanter fra leder- og mellomledernivå innen økonomi, helsefag, ikke-medisnsk service og eiendomsforvaltning, to representanter for de konserntillitsvalgt, konsernverneombud og to representanter fra brukerutvalget. Mandatet for FUBE er vedlagt denne saken. Oppgavene til FUBE har utgangspunkt i styresak , samtidig som forumet på selvstendig grunnlag tar opp viktige fellesutfordringer, Samtidig vil forumet været et viktig forankringsledd i forhold til nasjonale og regionale prosesser som berører eiendomsområdet. De viktigste oppgavene i 2010, med tilhørende formål, vil være: Strategi og delmål for eiendomsområdet i Helse Sør-Øst. o Definere hvilke overordnede strategier og føringer som skal gjelde for eierskap og drift av eiendommene som brukes til spesialisthelsetjenester i Helse Sør-Øst. Utredning av eiendom som eget forretningsområde, og samling av fellesfunksjoner. o Fremskaffe en oversikt over konsekvenser ved å drive eiendomsområdet som eget forretningsområde, med fellestjenester for alle helseforetakene samlet i størst mulig grad. Husleiemodell. o Fremskaffe ett eller flere forslag til husleiemodell som kan benyttes av helseforetak ved brukerbasert husleie.

8 Andre oppgaver som det skal arbeides med i 2010: Innføring av felles kontoplan NS 454 innen bygg og eiendom. Innføring av klassifikasjonssystemer for arealer og funksjoner i sykehusbygg. Arealregnskap og forvaltning. o Dette prosjektet er forutsatt gjennomført i foretaksprotokollen til Helse Sør-Øst RHF i januar Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger. Investeringsplaner mindre prosjekter Investeringsplaner større prosjekter Prosjektledelse og prosjektstyring felles prosedyrer og manualer Disse oppgavene skal organiseres med arbeidsgrupper under FUBE. FUBE vil fungere som styringsgruppe for alle prosjektene, og fremlegge resultat og innstilling ovenfor adm. direktør. Det forutsettes at dette arbeidet i størst mulig grad utføres ved hjelp av deltagelse fra helseforetakene, som også gjennom foretaksprotokoll er pålagt å delta i dette arbeidet og arbeide for felles målsetting. Det tas sikte på at disse oppgavene er ferdig utredet i løpet av 2010, og at resultatene implementeres løpende Andre prosesser innen bygg- og eiendomsområdet Bygg- og eiendomsområdet i Helse Sør-Øst RHF er involvert i flere nasjonale prosesser og nettverk. De viktigste er: Kompetansenettverket for sykehusplanlegging. Dette nettverket eies av Helsedirektoratet, og de viktigste oppgavene er: - Etablering og utvikling av veiledere for: o Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter o Hovedfunksjonsprogram og utstyrsprogram i byggeprosjekter, o Bærekraft og økonomiske konsekvenser i investeringsprosjekter. - Utvikling av klassifikasjonssystem for funksjoner og arealer i sykehusbygg - Etablering av databaser for: o byggekostnader (etablert) o klassifiserte funksjoner og arealer (skal etableres) - Etablere og formidle kunnskap om sykehusplanlegging, ref. kompetansenettverkets hjemmeside Forsknings- og utviklingsprosjektet Bygg og Eiendom som strategisk virkemiddel for effektive helsetjenester Dette FoU-prosjektet fokuserer på å oppnå bygninger som i størst mulig grad støtter opp under helsevirksomheten, både for nye og eksisterende sykehus. Det er primært et kunnskaps- og kompetanseprosjekt for å styrke den strategiske bygg- og eiendomsforvaltningen.

9 Deltakere er Multiconsult (prosjektleder), Sintef Helse og samtlige regionale helseforetak, samt en rekke helseforetak, sykehus og andre aktører som blir involvert i prosjektets fem delprosjekter. Prosjektet går over 4 år ( ), og har følgende delprosjekter: 1. Rollen som strategisk bygg- og eiendomsforvalter 2. Behovsdimensjonering. Klassifikasjonssystemer 4. Metoder og modeller for strategisk planlegging og analyse av sykehusbygninger 5. Nettverksbygging, profilering og resultatspredning Rapportene fra delprosjekt 1 og delprosjekt er ferdigstilt, og ligger på prosjektets hjemmeside: Hovedkonklusjonene er beskrevet i et eget vedlegg til denne saken. Det er i tillegg, med de samme aktørene, etablert det nasjonale FoU-forprosjektet Visualisert beslutningsunderlag ved bruk av BIM i sykehussektoren. Prosjektet er forankret i møte mellom de fire administrerende direktører i landets regionale helseforetak, og har til hensikt å Stille krav til informasjon og utnytte mulighetene i BIM-teknologien slik at utviklede verktøy kan tas i bruk med et vesentlig mer brukervennlig grensesnitt, for å utforme og visualisere bygningsmessige muligheter og konsekvenser som del av beslutningsunderlaget. Helse Sør-Øst deltar også i et felles nasjonalt klimaprosjekt under ledelse av Helse Vest RHF. Dette prosjektet vil også ha konsekvenser for eiendomsområdet, når konklusjonen fra arbeidet foreligger og tiltakene skal iverksettes. Dette går på energisparing, materialbruk, byggeprosesser og innkjøpspolicy, noe som det best kan løses under felles tiltak. Helse Sør-Øst RHF har fått rollen med å lede et nasjonalt nettverk for forvaltning av vernede bygg.. Det skal utarbeides forvaltningsplaner for alle vernede bygg innen sektoren, etter mal utarbeidet av Riksantikvaren. Likeledes skal en database for registrering av alle byggene driftes. Dette er et kompetanseoppbyggende arbeid, som griper rett inn i forbedringsarbeidet med forvaltning og drift av eiendommene. Landverneplanen er nå godkjent og sendt til Riksantikvaren for iverksettelse og utarbeidelse av forskrift. Helse Sør-Øst driver også energiledelse og har kontrakt med ENOVA for energisparing. Dette arbeidet er godt i gang, og noen av kontraktene med ENOVA vil bli terminert i løpet av året. Arbeidet har vist at det er nyttig å drive felles prosjekter innen kostnadseffektivisering, men også at dette kunne hatt større effekt under en felles ledelse og mindre grad av frivillighet og frivillig innsats Status i de øvrige regionale helseforetakene Helse Vest Helse Vest har hatt en prosessuell gjennomgang av eiendomsområdet gjennom de to siste årene, med egne prosjekter for forvaltning, drift & vedlikehold, utvikling, samt et organiseringsprosjekt. Programmet ble avsluttet i desember 2009, og det ble valgt å beholde dagens organisering i foretakene og styrke eierstyringen fra RHFet, samt at det ble besluttet en del Beste Praksiser som skal gjennomføres i foretaksgruppen.

10 Det ble samtidig startet et innføringsprosjekt Eiendom 2010 for innføring av internleie, etablering av eiendomsutvalg, økonomitilpassinger ved bruk av NS 454- kontoplan, samt felles FDVU-IKT-program. Eiendomsutvalget, som møtes ca. månedlig skal bl.a. sørge for at de beste praksisene vil bli fulgt opp. Strukturen for organisering i foretakene skal være basert på en rolledeling mellom bruker, forvalter og eier. Helse Midt-Norge Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok i august 2007, i sak : å innføre husleie i foretaksgruppen fra og med budsjettåret å etablere eiendomsenheter og drifts- og/eller vedlikeholdsenheter på helseforetaksnivå. At det forutsettes opprettet samarbeid mellom helseforetakene for å sikre enhetlige løsninger innen eiendomsforvaltningen og en best mulig utnytting av de samlede ressursene (nettverksmodell). At ordningen skulle evalueres etter år. Evalueringen er planlagt gjennomført i løpet av sommeren og høsten Helse Nord Helse Nord har etablert et eiendomsforum, som er delt i saksområdene drift og nybygg/ombygging. Det møtes ca. månedlig Helse Nord RHF har utarbeidet en mulighetsstudie, som har stått i fokus i eiendomsforumet, sammen med byggeprosjektene. En prosjektplan for organisering av eiendomsforvaltning er under utarbeidelse, men er ikke behandlet i ledelse og styre.

11 . Administrerende direktørs vurderinger.1. Oppfølging av sak Administrerende direktør konstaterer at det er til nå er tatt ut begrensede gevinster ved arealeffektivisering, ut over det som ligger i den aktivitetsveksten som skjer innenfor eksisterende bygningsmasse. Samtidig synes det klart at det ikke er etablert gode indikatorer og måleparametere for måle arealeffektiviseringen, med et dertil hørende oppfølgingsregime. Adm. direktør vil derfor påpeke at det som grunnlag for forbedringsarbeidet må etableres målemetoder som gir sikker informasjon og datagrunnlag også på lang sikt, og anbefaler at det legges ned tilstrekkelig arbeid for å oppnå dette. Det vil være vanskelig å dokumentere gevinstrealisering og måloppnåelse uten at dette er ordentlig på plass. Det største potensialet for arealeffektivisering ligger innenfor de prosessene som foregår i Sykehuset Østfold, Oslo universitetssykehus HF Vestre Viken HF, hvor det totalt kan det ligge et potensial for avhendinger av eiendom inntil m2, som alene tilsvarer mer enn målsettingen på 10 %. Avhendingsproblematikken er imidlertid komplisert, både knyttet til organiseringsprosesser, ulike interessenter og marked. Adm. direktør vil derfor foreslå at det opprettes et avhendingsprosjekt innenfor FUBE, hvor det utredes både avhendingsstrategi, gevinstoptimalisering og hvordan likviditeten ved avhending skal styres inn i prioriteringen av investeringer i Helse Sør-Øst. Med de utfordringene som ligger i kompetanseoverføring mellom de ulike byggeprosjektene, og i økte krav til kompetanse i utbyggingsorganisasjonene, mener adm. direktør at det vil være en umulig oppgave for det enkelte helseforetak å bygge opp miljøer med tilstrekkelig tistrekkelig kompetanse, metodikk og dataverktøy, i tillegg til kontinuitet. Det vil være store gevinster å hente på en koordinering og bruk av felles ressurser, hvor gjenbruk og standardisering vil bli sentrale temaer. Dette understøttes også i hovedkonklusjonene i FoUprosjektet Bygg og Eiendom som strategisk virkemiddel for effektive helsetjenester Særskilt om FUBE - Forum for utvikling av bygg- og eiendom I sak ble det foreslått flere delprosjekter, med basis i sak De fleste av disse følges nå opp gjennom de foreslåtte prosjektene i Forum for utvikling av bygg- og eiendom i Helse Sør-Øst. Oppfølging av konklusjonene i delprosjektene 1-4 i Forsknings- og utviklingsprosjektet Bygg og Eiendom som strategisk virkemiddel for effektive helsetjenester vil måtte tas med i det arbeidet som skal utføres i FUBE. Anbefalingene fra prosjektene i FUBE vil bli lagt fram for adm. direktør, som vil støtte seg på dette arbeidet når tiltak innenfor eiendomsområdet skal iverksettes, og det skal fremlegges grunnlag for beslutninger om eiendomsområdets organisering. Helse Sør-Øst RHF gjennomførte i løpet av 2009 en fullstendig klassifisering av funksjoner og arealer i foretakene, og står således svært godt rustet i forhold til å oppfylle kravet om dette i foretaksprotokollen fra januar Gjennom implementeringen av dette i foretakenes forvaltningssystemer og etablering av nasjonal database vil vi ha et godt grunnlag for analyser knyttet til arealeffektivitet og forhold mellom arealbruk og tjenesteproduksjon.

12 På denne måten er vi også bedre i stand til å etablere gode målekriterier og kvantifisere måloppnåelsen i forhold til 10 % arealeffektivisering i bygningsmassen, og hvordan dette oppnås. Her vil de pågående prosessene i Oslo universitetssykehus HF, både internt og i forhold til Akershus universitetssykehus HF være viktige. Det samme vil resultatene av de pågående utviklingsplanene i Vestre Viken HF og Telemark og Vestfold sykehusområde være. I neste omgang vil det måtte gjennomføres tilsvarende prosess med utviklingsplan i Sykehuset Innlandet HF. Gjennom implementering av NS454 vil det være mulig å følge opp de ulike kostnadselementene innen FDVUS (forvaltning, drift, utvikling og service innen eiendomsområdet), og dermed følge opp den forutsatte måloppnåelsen innen driftseffektivisering av eiendomsforvaltningen. Denne implementeringen er også en forutsetning for etablering av en husleiemodell. Ved de strukturelle tiltakene som frigjør større sykehusanleggene gis det største potensialet for arealeffektivisering. Samtidig innebærer det store utfordringer knyttet til å klargjøre/utvikle disse for avhending og gjennomføre gode salgsprosesser. Det bør derfor etableres langsiktige avhendingsplaner og prosedyrer som sikrer både en optimal arealeffektivisering og gevinstrealisering. Det er i denne sammenhengen viktig at arealeffektiviseringer gjennomføres på en strukturert og gjennomgående måte i alle foretakene, og ikke bare knyttet til store strukturprosessene. Selve salgsprosessen for større eiendommer kan være krevende både ressursmessig, kompetansemessig og omdømmemessig for et enkelt helseforetak. Her bør det ligge til rette for etablering av et felles prosjekt under regional ledelse. Siden flere prosjekter er under utvikling, vurderer adm. direktør som formålstjenelig å etablere et slik prosjekt med felles ressurser og ledelse snarest. Gjennomføringen av Nye Ahus prosjektet har gitt nyttige erfaringer for planlegging og gjennomføring av nye store prosjekter. Erfaringen nyttiggjøres og utvikles gjennom at RHFet nå leder forprosjekt for nytt østfoldsykehus. Samtidig foregår det planlegging av prosjekter i flere størrelser og stadier i foretaksgruppen. Adm. direktør vurderer at det er store gevinster som kan hentes i en samordnet planlegging og gjennomføring, og at dette er forenlig med samling av fellestjenester. En forberedelse til slik samling bør kunne iverksettes umiddelbart, og bør være det et fellesområde på samme måte som salgsprosessene samordnes i fellesprosjekt..2. Investeringer Gjennom sak Økonomisk handlingsrom og utfordringsbilde i forhold til prioritering av investeringer i Helse Sør-Øst ble det lagt til grunn noen prinsipper for finansiering av investeringer. De viktigste er at: o Nødvendig handlingsrom for investeringer forutsetter likviditet generert gjennom resultatmessig overskudd i foretakene. o Det holdes tilbake likviditet til prosjekter som prioriteres av, eller gjennomføres i regi av, Helse Sør-Øst RHF. Slik likviditet gis som lån. o Øvrige investeringsbehov skal ivaretas av det enkelte foretak gjennom tildelt likviditet til drift og investering som fastsettes i den årlige budsjettprosessen.

13 Gjennom dette vil det ikke bli tildelt gratis likviditet, og dette forutsettes å ha som effekt at foretakene må vurdere sin evne til å bære investeringer innenfor egen bæreevne... Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Den største risikofaktoren i forhold til å få plass nødvendige omstillinger og forbedringer innen eiendomsområdet vil trolig være motstanden mot endring og frykt blant i helseforetakenes ledelse og ansatte at de gjennom dette arbeidet får redusert innflytelse og et mer byråkratisk og tungrodd beslutningssystem, hvor beslutninger tas langt unna der hvor behov og lokalkunnskap befinner seg. Det vil dermed være en forutsetning for å oppnå resultater med dettearbeidet å dokumentere at endringene ikke forårsaker slike senarier, men bygger opp under mer effektiv eiendomsdrift hvor kjernevirksomheten har muligheter for å drive sitt virke i de best egnede lokalene som er lokalt tilpasset deres og pasientenes behov.. Den største risikofaktoren er at det ikke gjøres tiltak innenfor eiendomsområdet, blant annet for å bevare de verdier som eiendomsmassen representerer, bedring av vedlikehold, og utskifting av gamle bygg. Riksrevisjonen har nå igangsatt et arbeid for å kartlegge hvordan vedlikehold og ivaretakelse av eiendomsverdiene blir gjort innen helseforetakene, og hvordan målsettinger og pålegg blir fulgt opp og styrt innenfor sektoren. Dersom det avdekkes kritikkverdige forhold her, vil dette skade foretaksgruppens omdømme, og det vil kunne stilles spørsmål ved ledelsesmessig evne og vilje for å ivareta samfunnsmessige verdier..4. Evt. dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Gjennom representasjonen i Forum for utvikling av bygg- og eiendom vil alle foretakene, og de tillitsvalgte, i stor grad legge føringer på hvordan bygg- og eiendomsområdet i Helse Sør utvikles. Trykte vedlegg: Mandat for Forum for utvikling av bygg- og eiendom FoU-prosjektet Bygg og Eiendom som strategisk virkemiddel for effektive helsetjenester. Status pr Utrykte vedlegg: Forsknings- og utviklingsprosjektet Bygg og Eiendom som strategisk virkemiddel for effektive helsetjenester rapporter fra delprosjekt 1 og se