Anbefaling av modell for etablering av metode for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre

Transkript

1 1 Anbefaling av modell for etablering av metode for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre Dokumentkontroll Utfylt av Attestert av Godkjent av Trond Ericson Distribusjonsliste Tittel Navn Institusjon Styringsgruppeleder Heidi Thorstensen Oslo universitetssykehus HF Programkontor Jan Eirik Olsen Nasjonal IKT HF Endringslogg Versjon Dato Endring Dokument opprettet «Avidentifisert» erstattet med «indirekte identifiserbart» Godkjent av styringsgruppen Side 1 av 27

2 2 INNHOLDSFORTEGNELSE 0. INNLEDNING METODENS SEKS TRINN REALISERING AV METODEN LOKAL/REGIONAL LØSNING Datauttrekk Tilrettelegging Maskinell analyse av oppslag med indirekte identifiserbare data Manuell analyse av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag Behandling av funn i klinikk og tilbakemelding av klinikkens vurdering Drift og support NASJONAL TJENESTE Datauttrekk Tilrettelegging Maskinell analyse av oppslag med indirekte identifiserbare data Manuell analyse av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag Behandling av funn i klinikk og tilbakemelding av klinikkens vurdering Drift og support SIKKERHET FORDELER/ULEMPER VED VALG AV REALISERINGSMODELL LOKAL LØSNING Fordeler Ulemper REGIONAL LØSNING Fordeler Ulemper NASJONAL TJENESTE Fordeler Ulemper KOSTNADSBILDET FORUTSETNING VED ANBEFALING RISIKOVURDERING AV KONSEPTET SOM GRUNNLAG FOR ANBEFALING LOKAL/REGIONAL LØSNING NASJONAL TJENESTE ANBEFALING REFERANSER VEDLEGG A OVERORDNET PLAN FOR UTRULLING NASJONALT VEDLEGG B MIDLERTIDIG LØSNING INNLEDNING METODENS SEKS TRINN REALISERING AV METODEN LOKAL/REGIONAL LØSNING Datauttrekk Tilrettelegging Maskinell analyse av oppslag med indirekte identifiserbare data... 8 Side 2 av 27

3 Manuell analyse av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag Behandling av funn i klinikk og tilbakemelding av klinikkens vurdering Drift og support NASJONAL TJENESTE Datauttrekk Tilrettelegging Maskinell analyse av oppslag med indirekte identifiserbare data Manuell analyse av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag Behandling av funn i klinikk og tilbakemelding av klinikkens vurdering Drift og support SIKKERHET FORDELER/ULEMPER VED VALG AV REALISERINGSMODELL LOKAL LØSNING Fordeler Ulemper REGIONAL LØSNING Fordeler Ulemper NASJONAL TJENESTE Fordeler Ulemper KOSTNADSBILDET FORUTSETNING VED ANBEFALING RISIKOVURDERING AV KONSEPTET SOM GRUNNLAG FOR ANBEFALING LOKAL/REGIONAL LØSNING NASJONAL TJENESTE ANBEFALING REFERANSER VEDLEGG A OVERORDNET PLAN FOR UTRULLING NASJONALT VEDLEGG B MIDLERTIDIG LØSNING Side 3 av 27

4 4 0. Innledning Dette dokumentet gir en anbefaling for hvordan metoden for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre bør realiseres. Dokumentet diskuterer ulike modeller for hvordan metoden kan realiseres og fordeler og ulemper ved de aktuelle alternativene. Hovedmodellene som diskuteres er: Lokale/regionale løsninger der den enkelte region etablerer en felles løsning for alle helseforetak i regionen og som driftes av den regionale driftspartneren En nasjonal tjeneste som håndterer alle driftsmessige aspekter for alle helseforetak Dokumentet er utarbeidet av prosjektets arbeidsgruppe, har vært behandlet i prosjektgruppe og referansegruppe og har vært gjennomgått i arbeidsmøter med Sykehuspartner og Norsk Helsenett som begge har kommet med viktige innspill. Side 4 av 27

5 5 1. Metodens seks trinn Metoden for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre er beskrevet som en prosess i seks avgrensede trinn som i varierende grad bør ligge lokalt eller som kan etableres i fellesskapsløsninger. Dette tillater at metoden kan realiseres både som lokale / regionale løsninger og som en nasjonal tjeneste, se også dokumentet «Veileder for innføring og anvendelse av statistisk analyse som metode for å avdekke uberettigede oppslag i behandlingsrettede helseregistre». De seks trinnene for det enkelte helseforetak, er: 1. Datauttrekk. Uttrekk fra oppslagslogg, pasientadministrative opplysninger og ansattregister/ ansatthistorikk. Uttrekket gjøres av den regionale driftspartneren slik det er definert av det enkelte helseforetak og overføres til analyseverktøyet. 2. Tilrettelegging. Datauttrekket tilrettelegges for å benyttes som input til analyseverktøyet. Uttrekket blir gjort indirekte identifiserbart (begrepet avidentifisert er benyttet i figuren) ved at fødselsnummer og navn erstattes med en entydig kode. Det lages et datagrunnlag med indirekte identifiserbare data for analysene og en tabell med mapping mellom fødselsnummer og den gitte koden. Siste versjon av scenarioer definert i «Nasjonalt scenariobibliotek» benyttes / legges inn i løsningen. Det enkelte helseforetak definerer sitt utvalg av scenarioer og parametere for scenarioene som skal analyseres. 3. Maskinell analyse av oppslag med indirekte identifiserbare data. Alle oppslag i datagrunnlaget med indirekte identifiserbare data analyseres maskinelt med utgangspunkt i de scenarioer som er definert i «Nasjonalt scenariobibliotek» og med det oppsett og konfigurasjon som det enkelte helseforetak har satt opp for gjennomføringen av sine analyser. Den maskinelle analysen gir en rapport der alle oppslag gis en score og de oppslag som beregnes som mest uvanlige, har fått høyest score. 4. Manuell analyse av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data. Rapporten over uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data gjøres tilgjengelig for manuell analyse. Analysen skjer etter en nærmere beskrevet prosedyre. Dersom et oppslag etter dette fortsatt fremstår som uvanlig, må den videre analysen benytte datagrunnlag med identifiserbare data. Det skjer i metodens trinn 5. Eventuelle Side 5 av 27

6 6 forslag til forbedringer av analyseprosedyrene, rapporteres til den som forvalter metodebeskrivelsene. 5. Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag. Oppslag som fortsatt fremstår som uvanlige etter trinn 4, analyseres videre med identifiserbare data. Dette skjer med bruk av kodetabellen med mapping mellom indirekte identifiserbare og identifiderbare data over ansatte/ pasienter og analyse av det identifiserbare datagrunnlaget. Denne analysen krever god kunnskap om arbeidsprosessene i klinikken(e) som analyseres. Dersom oppslaget ikke kan forklares etter den manuelle analysen med identifiserbart datagrunnlag, vil funnet dokumenteres og oversendes til klinikk. Eventuelle forslag til forbedringer av analyseprosedyrene, rapporteres til den som forvalter metodebeskrivelsene. 6. Behandling av funn i klinikk og tilbakemelding av resultatet av klinikkens vurdering. Tilbakemeldingene benyttes for å styrke analysekompetanse, for å kunne forbedre de manuelle prosedyrene og eventuelt å forbedre scenarioene i «Nasjonalt scenariobibliotek». Forvaltning av «Nasjonalt scenariobibliotek» ligger utenfor selve metoden og er derfor merket med en blå ramme i figuren. Det er viktig at erfaringene som helseforetakene etter hvert opparbeider, rapporteres inn til den som forvalter scenariobiblioteket (og analyseprosedyrene) slik at det kan videreutvikles og forbedres. Scenariobiblioteket gir nødvendig informasjon for å sette opp analyseverktøyet med de scenarioene som verktøyet skal benytte. Dette vil medføre at endringer i scenarioene og eventuelle nye scenarioer etter hvert også må legges inn i analyseverktøyet. Side 6 av 27

7 7 2. Realisering av metoden For å sikre at analyseverktøyet er tilgjengelig for kontrollenhetene i forbindelse med kontrollarbeidet, må det etableres tilfredsstillende drift og forvaltning av IKT infrastruktur og applikasjonen/analyseverktøyet. IKT infrastrukturdrift defineres som alle oppgaver som sikrer kontrollenhetene tilgang til lokal arbeidsstasjon, server(e), kommunikasjonsutstyr, operativsystem og programvare. Videre innebærer det retting av feilsituasjoner på maskiner og programvare, installasjon og oppdatering av programvare, sikkerhetskopi og tildeling av brukeraksess til programvare. Drift av IKT-infrastruktur innebærer også sikkerhetskopi av applikasjonsdata. Applikasjonsdrift omfatter alle oppgaver som teknisk sikrer at kontrollenhetene får tilgang til funksjonaliteten i analyseverktøyet. Dette innebærer blant annet leverandørkontakt, feilretting, overvåkning, installasjon og oppdatering av for eksempel nye versjoner. Det vil også omfatte datauttrekk fra kildesystemene og tilrettelegging av datagrunnlaget i henhold til avtalte formater slik at det kan benyttes av analyseverktøyet. Applikasjonsforvaltning omfatter alle oppgaver forbundet med å ha en feilfri funksjonalitet tilgjengelig for kontrollenhetene. Dette innebærer blant annet feilretting, oppgradering av analyseverktøy, lisenskontroll og vedlikehold av dokumentasjon. Det inkluderer også innlegging og oppdatering av scenariobibliotek og eventuelt parametersetting av applikasjonen og scenarioer Lokal/regional løsning Kildesystemene driftes av den regionale driftspartneren som etter avtale med det enkelte helseforetak gjennomfører nødvendig datauttrekk og tilgjengeliggjør dette for helseforetaket. For en rent lokal løsning kan driftspartneren eller helseforetakene selv tilpasse datagrunnlaget og gjøre dataene indirekte identifiserbare, men de øvrige trinnene i metoden vil gjennomføres lokalt. Bortsett fra kildesystemene vil det da omfatte drift av lokal infrastruktur og analyseverktøy, samt forvaltning og bruk av analyseverktøyet, dvs. metodens trinn 2 6. En regional løsning baseres på at drift av infrastruktur og applikasjon utføres av den regionale driftspartneren. Det vil da omfatte datauttrekk, tilpasninger av datauttrekk, gjøre datagrunnlaget indirekte identifiserbart og tilrettelegging av applikasjon for analyser. Kjøring av den maskinelle analysen kan også være en oppgave for den regionale driftspartneren og det kan vurderes om den manuelle analysen av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data Side 7 av 27

8 8 også kan gjennomføres regionalt. Se de grå-skraverte feltene i figuren. Helseforetakene har ansvar for forvaltning av applikasjonen og kontrollarbeidet med identifiserbare oppslag og rapportering og oppfølging av funn. Helseforetakene må selv ha ansvar for forvaltning av applikasjonen (valg av scenarioer for analysene og konfigurasjon av parametere som kan settes for scenarioene). Kontrollenheten bør ha rollen som tjenesteansvarlig og kontakt med applikasjonsforvalter hos driftspartner Datauttrekk Metoden benytter datauttrekk fra helseforetakenes oppslagslogg fra elektronisk pasientjournal, pasientadministrative opplysninger og ansattregister. Datauttrekkene bør gå automatisk til avtalte tidspunkter. Det enkelte helseforetak må avtale med sin driftspartner hvor hyppig datauttrekket skal kjøres. Dette er diskutert nærmere i dokumentet «Veileder for innføring og anvendelse av statistisk analyse som metode for å avdekke uberettigede oppslag i behandlingsrettede helseregistre». Dataene inneholder sensitive personopplysninger, slik at overføringen av datagrunnlaget til analyseverktøyet må skje på en sikker måte, se kapittel 33 Sikkerhet Tilrettelegging All tilrettelegging av datagrunnlag og verktøy skjer i metodens trinn 2. Datagrunnlag Datagrunnlaget kan kreve tilrettelegging før det leses inn i analyseverktøyet og benyttes av metoden. F.eks. kan et datafelt i en tabell fra kildesystemene ha en annen representasjon i en tabell som skal leses inn i verktøyet. Videre skal datagrunnlaget gjøres indirekte identifiserbart før analysene startes. Tilretteleggingen kan gjøres av den regionale driftspartneren før det overføres til analyseverktøyet, eller det kan gjøres av lokal tjenesteansvarlig for analyseverktøyet. Tilrettelegging av datagrunnlaget og gjøre det indirekte identifiserbart, er lagt til trinn 2 i metoden. Se ellers dokumentet «Veileder for innføring og anvendelse av statistisk analyse som metode for å avdekke uberettigede oppslag i behandlingsrettede helseregistre» og kapittel 33 Sikkerhet. Verktøy Velges en rent lokal løsning, må hvert helseforetak anskaffe sitt eget analyseverktøy, mens for en regional løsning anskaffes en løsning som dekker regionens samlede behov. Bl.a. skal data fra de ulike helseforetakene ikke være tilgjengelige på tvers av foretaksgrensene. Maskinvare med tilstrekkelig kapasitet anskaffes via etablerte rammeavtaler, se og dokumentet «Felles, nasjonalt underlag for IKT-løsninger for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre». Avtale på analyseverktøy bør også gjennomføres som en felles anskaffelsesprosess der det etableres en rammeavtale som det enkelte helseforetak eller region kan gjøre avrop på. Feltkode Før analysene kan starte, må det enkelte helseforetak ha konfigurert scenarioene slik at de er tilpasset egen organisasjon og arbeidsmønstre. For eksempel hvor lenge før en henvisning det er uvanlig at det skjer oppslag mot en pasient. Dersom helseforetaket skulle Side 8 av 27

9 9 ønske å analysere oppslag fra en enkelt klinikk eller gruppe ansatte, må også dette konfigureres i verktøyet før analysene starter. Det må bygges opp lokal/regional kompetanse på drift av infrastruktur og analyseverktøy. Som en del av applikasjonsforvaltningen kreves kompetanse på å legge scenarioer fra «Nasjonalt scenariobibliotek» inn i løsningen. Flere helseforetak eller regionale driftspartnere må trolig ha støtte fra leverandøren av analyseverktøyet for å gjennomføre dette Maskinell analyse av oppslag med indirekte identifiserbare data Den maskinelle analysen er trinn 3 i metoden. For en standard maskinell analyse av oppslagsloggen, benyttes alle scenarioene i «Nasjonalt scenariobibliotek», men med den parametersettingen som det enkelte helseforetaket har valgt. Resultatene av analysen er en rapport der de mest uvanlige oppslagene fra helseforetakets oppslagslogg fra elektronisk pasientjournal har høyest score. Rapporten gjøres tilgjengelig for manuell analyse gjennom analyseverktøyet Manuell analyse av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data Den manuelle analysen av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data, er trinn 4 i metoden. Analysen krever god kompetanse på analyseverktøyet og forståelse av datagrunnlaget og rapporten fra den maskinelle analysen. Analysene gjennomføres av helseforetakets kontrollenhet, men det kan vurderes om denne oppgaven også kan utføres av en regional kontrollenhet. Analysen gjennomføres i tråd med prosedyrene som er beskrevet i dokumentet «Veileder for innføring og anvendelse av statistisk analyse som metode for å avdekke uberettigede oppslag i behandlingsrettede helseregistre» Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag, er trinn 5 i metoden og gjennomføres i tråd med prosedyrene som er beskrevet i dokumentet «Veileder for innføring og anvendelse av statistisk analyse som metode for å avdekke uberettigede oppslag i behandlingsrettede helseregistre». Analysen krever god kunnskap om arbeidsprosessene i det enkelte helseforetak og må derfor gjennomføres av en lokal kontrollenhet på det enkelte helseforetak Behandling av funn i klinikk og tilbakemelding av klinikkens vurdering Det er klinikkene som kjenner sine arbeidsprosesser og medarbeidere best og som må vurdere om rapporterte funn faktisk er urettmessige oppslag. Denne delen av prosessen må ligge lokalt, men tilbakemeldingene fra klinikk kan påvirke den videre utviklingen av «Nasjonalt scenariobibliotek» og dermed også oppsettet av analyseverktøyet. Side 9 av 27

10 10 Klinikkenes vurdering og rapportering tilbake er trinn 6 i metoden Drift og support Dersom det etableres lokale løsninger vil helseforetakene kunne ha full kontroll på hele prosessen fra tilrettelegging av datauttrekk til vurdering av funn, men kravene til kompetanse på hele kjeden vil også være stor. Ved å sette drift og evt. deler av analysetjenestene til de regionale driftspartnerne, vil helseforetakene få tilgang til en forutsigbar tjeneste der ytelsene er definert i en tjenesteavtale (SLA). Da vil helseforetakene dele på kostnader og de trinnene i prosessen som egner seg å samarbeide om. Kompetansekravet på det enkelte helseforetak vil da være mindre. Dette er derfor diskutert i to ulike avsnitt nedenfor. Lokal løsning Dersom det etableres en ren lokal løsning, kreves det at hvert helseforetak tar ansvar for drift av IKT-infrastruktur og applikasjon og må ha kompetanse på både IKT-plattform og analyseverktøy, og forvaltning og bruk av analyseverktøyet. Den regionale driftspartneren kan med fordel også ta ansvar for drift av selve løsningen og sørge for at helseforetakenes kontrollenheter får tilgang til analyseverktøyet. Dette bør i så nedfelles i en egen avtale. De lokale kontrollenhetene vil ha ansvar for forvaltningen av sitt analyseverktøy. Dette omfatter blant annet tilrettelegging og valg av scenarioer og parametersettingen som skal benyttes i kontrollarbeidet. Det kan være en utfordring for helseforetakene å bygge opp tilstrekkelig kompetanse på både forvaltning og bruk av verktøyet. Når det gjelder konfigurering og innlegging av nye og oppdaterte scenarioer og dersom det oppstår problemer knyttet til analyseverktøyet, vil helseforetakene være avhengig av support fra leverandøren. Regional løsning En regional løsning baseres på felles drift av IKT infrastruktur og analyseverktøy, mens datagrunnlaget kun er tilgjengelig for det aktuelle helseforetak. Dersom det også samarbeides om den maskinelle analysen og eventuelt også den første manuelle analysen av oppslag med indirekte identifiserbare data (dvs. metodens trinn 3 og 4), må det etableres en regional gruppe med kompetanse på bruk av analyseverktøyet. Det vil avlaste kontrollarbeidet i helseforetakene og det vil gi det regionale teamet god kompetanse som også kan benyttes til å støtte helseforetakenes eget kontrollarbeid. For at helseforetakene skal være sikret en tilfredsstillende tilgang til analyseverktøyet, må det tegnes en tjenesteavtale som definerer hvilke tjenester som inngår og krav til tilgjengelighet og support. Når det gjelder konfigurering og innlegging av nye og oppdaterte scenarioer, og dersom det oppstår problemer knyttet til analyseverktøyet, vil regionen sannsynligvis være avhengig av support fra leverandøren av analyseverktøyet. Dog vil behovet være mindre enn for det enkelte helseforetak. Ansvaret for applikasjonsforvaltning vil ligge i det enkelte helseforetak. Side 10 av 27

11 Nasjonal tjeneste En nasjonal tjeneste kan tilby drift av IKT-infrastruktur og analyseverktøy, support, analysetjenester og tilgang til analyseverktøyet basert på metodens trinn 2 og 3, eventuelt også trinn 4, til hele helsesektoren. All drift håndteres da uten at det enkelte helseforetak eller region har behov for å bygge kompetanse på dette. Drift av kildesystemene og uttrekk av datagrunnlaget utføres av de regionale driftspartnerne i metodens trinn 1. Datauttrekk og overføring for videre analyser bør skje automatisert til avtalte tidspunkter. Det bør overvåkes at uttrekk og dataflyt går som forutsatt, f.eks. at noe ikke mangler. Det grå-skraverte feltet i figuren viser hvilke deler av analyseprosessen som kan settes til en nasjonal tjeneste. I trinn 2 gjøres datagrunnlaget indirekte identifiserbart og benyttes i analysene i metodens trinn 3 og 4. Prosessen med å gjøre datagrunnlaget indirekte identifiserbart kan håndteres av den nasjonale tjenesteleverandøren gjennom en tiltrodd tredjepart (TTP) eller av den regionale driftspartneren. Dette er derfor gitt en lysere gråfarge i figuren. Trinn 6 må ligge lokalt. Trinn 5 bør ligge lokalt pga behovet for nærhet til klinikk, mens det kan vurderes om trinn 4 kan settes til den nasjonale tjenestetilbyderen eller om det også bør ligge lokalt på grunn av evt. behov for nærhet til det enkelte helseforetak. Forvaltning av «Nasjonalt scenariobibliotek» ligger utenfor de tilbudte tjenestene og er derfor merket med en blå ramme. Se dokumentet «Forvaltning av nasjonal metode og rammeverk for statistisk» Datauttrekk Datauttrekk fra kildesystemene mottas som beskrevet tidligere fra de regionale driftspartnerne. Dette bør skje på avtalt, jevnlig basis. Da datagrunnlaget vi inneholde sensitive personopplysninger, må dette håndteres spesielt, se punkt Tilrettelegging Tilrettelegging Datagrunnlag Datagrunnlaget inneholder sensitive personopplysninger, slik at det stilles krav om sikker lagring og tilgangsstyring som minst tilsvarer dataenes krav til konfidensialitet og integritet. Side 11 av 27

12 12 Prosessen med å gjøre datagrunnlaget indirekte identifiserbart og etablering av nøkler for å gjøre datagrunnlaget identifiserbart for den lokale kontrollenheten, skjer i metodens trinn 2. Se dokumentet «Veileder for innføring og anvendelse av statistisk analyse som metode for å avdekke uberettigede oppslag i behandlingsrettede helseregistre» og kapittel 33 Sikkerhet. Ddatagrunnlaget med indirekte identifiserbare data benyttes i den maskinelle analysen og i den manuelle analysen i trinn 3 og trinn 4. Datagrunnlaget med identifiserbare oppslag tilgjengeliggjøres for helseforetakets kontrollenhet når det er behov for å analysere de identifiserbare oppslagene. Verktøy Den nasjonale tjenesten må etablere en sikker utstyrsplattform med tilstrekkelig lagrings- og prosessorkapasitet til å håndtere både maskinell analyse og manuelle analyser for hele helsesektoren, se dokumentet «Felles, nasjonalt underlag for IKT-løsninger for statistisk». Den nasjonale tilbyderen må bygge opp kompetanse på hele løsningen: Drift av infrastruktur og analyseverktøy. Implementasjon av «Nasjonalt scenariobibliotek» med endringer i verktøyet. Support til helseforetakenes kontrollenheter. Tjenesten gir helseforetakene tilgang til analyseverktøyet slik at de kan tilpasse hvilke scenarioer de ønsker kjørt og med hvilken parametersetting. Helseforetakene må selv kunne starte den maskinelle analysen eller det kan avtales med tjenesteleverandøren når resultatene fra denne skal være tilgjengelig for videre manuelle analyser Maskinell analyse av oppslag med indirekte identifiserbare data Den maskinelle analysen er trinn 3 i metoden. For en standard maskinell analyse, benyttes alle scenarioene i «Nasjonalt scenariobibliotek» med den parametersettingen som det enkelte helseforetak har valgt. Det må derfor være mulig for hvert enkelt helseforetak og sette opp sitt eget oppsett av scenarioer og analyser som skal gjennomføres. Resultatene av analysen er en rapport der de mest uvanlige oppslagene fra helseforetakets logg fra elektronisk pasientjournal har høyest score. Rapporten gjøres tilgjengelig for manuell analyse gjennom analyseverktøyet Manuell analyse av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data Den manuelle analysen av uvanlige oppslag med indirekte identifiserbare data, er trinn 4 i metoden. Analysen krever god kompetanse på analyseverktøyet, forståelse av datagrunnlaget og rapporten fra den maskinelle analysen. Det er også viktig å ha klinikkfaglig forståelse, men det er ikke nødvendig å ha inngående kompetanse på arbeidsprosessene i det enkelte helseforetak. Analysene kan derfor gjennomføres både av helseforetakets egen kontrollenhet eller av en kontrollenhet hos den nasjonale tjenestetilbyderen. Dersom det etableres en nasjonal kontrollenhet hos tjenestetilbyderen, vil det her opparbeides god kompetanse på verktøy og metode og god forståelse av datagrunnlaget. Dette kan dermed bidra til å bygge opp tjenestetilbyderens supportapparat og gi Side 12 av 27

13 13 helseforetakenes kontrollenheter verdifull støtte i sitt kontrollarbeid, dersom det skulle oppstå behov for det Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag Manuell analyse av identifiserbare uvanlige oppslag er trinn 5 i metoden og krever god kunnskap om arbeidsprosessene i det enkelte helseforetak. Det anbefales derfor at det enkelte helseforetak etablerer en egen kontrollenhet, eventuelt i samarbeid med andre helseforetak i regionen der det er hensiktsmessig. Med bruk av en tiltrodd tredjepartstjeneste vil tilgang til det identifiserbare datagrunnlaget kunne skje gjennom den nasjonale tjenesten. Dersom det identifiserbare datagrunnlaget ligger hos den regionale driftspartneren, må kontrollenheten trolig benytte andre og evt. enklere verktøy for denne delen av analysen. Omfanget av oppslag som må analyseres vil som regel ikke være stort slik at dette skulle være praktisk gjennomførbart Behandling av funn i klinikk og tilbakemelding av klinikkens vurdering Vurderingen av funn er lokal og vurdering av tilbakemeldinger fra klinikk må ligge hos den lokale kontrollenheten og hos forvalter av «Nasjonalt scenariobibliotek». Rapporteringen gis uten identifiserbare data Drift og support Ved å sette drift og evt. deler av analysetjenestene til en tjenestetilbyder, vil helseforetakene få tilgang til en forutsigbar tjeneste der ytelsene er definert i en tjenesteavtale (SLA). Denne spesifiserer leverandørens ytelser som tilrettelegging av datagrunnlag, maskinelle og manuelle analyser, helseforetakenes tilgang til analyseverktøyet, sikkerhet, support, etc. All drift av infrastruktur og analyseverktøy håndteres av tjenesteleverandøren. Innlegging av «Nasjonalt scenariobibliotek» bør kunne håndteres av tjenestetilbyderen, men helseforetakene må inneha rollen som systemeier og må bygge opp kompetanse på å tilrettelegge for og gjennomføre kontrollarbeidet med bruk av analyseverktøyet. For at helseforetakene skal få fullt utbytte av en tjenesteavtale, kreves det at sektoren har tilstrekkelig bestillerkompetanse til at de riktige kravene inngår i tjenesteavtalen eller ved endringer av den. For at dette skal kunne håndteres på en tilfredsstillende måte, anbefales at dette legges til HINAS i koordinasjon med en forvaltningsgrippe. Se dokumentet «Forvaltning av nasjonal metode og rammeverk for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre». Forvaltningsgruppen må ha den nødvendige dialogen med helseforetakene/regionene og kunne kommunisere helseforetakenes behov som krav til leverandøren slik at de tas inn i tjenesteavtalen. Side 13 av 27

14 14 3. Sikkerhet Maskinvare med analyseverktøy installeres i et egnet lokale der adgang er begrenset til de som har tjenstlig behov og verktøyet må ha mulighet til logging av hvem som har tilgang/gjør operasjoner på dataene (audit-logg), se dokumentet «Felles, nasjonalt underlag for IKTløsninger for statistisk» Datauttrekket fra kildesystemene og som skal benyttes i analysene, utføres av de regionale driftspartnerne i metodens trinn 1. Dataene kan indirekte si noe om pasientens helsetilstand og oppslagslogg fra elektronisk pasientjournal inneholder også opplysninger om medarbeidernes adferd, slik at overføringen av datagrunnlaget til analyseverktøyet må skje på en sikker måte. Dersom kildesystem og analyseverktøy befinner seg i ulike lokasjoner, må dette tas spesielt hensyn til. Videre må lagring og behandlingen av datagrunnlaget utføres med et sikkerhetsnivå som tilsvarer dataenes krav til konfidensialitet og integritet. Det må også etableres klare skiller mellom data fra ulike helseforetak (databehandlingsansvarlige). Det bør overvåkes at dataflyt og uttrekkene går som forutsatt, og at alle deler av datagrunnlaget er med (at ingen ting mangler). Videre bør det være monitorering på at prosessen med å gjøre datagrunnlaget indirekte identifiserbart går som oppsatt. Med bruk av en nasjonal tjeneste, kan datagrunnlag med identifiserbare oppslag og datagrunnlaget md indirekte identifiserbare data, håndteres av en tiltrodd tredjepartstjeneste (TTP) som er underlagt en databehandleravtale (ref Norsk Helsenett med Kjernejournal og Personlig Helsearkiv, Evry med eresept). Databehandleravtale må tegnes mellom det enkelte helseforetak (databehandlingsansvarlig) og tjenestetilbyder (databehandler). Databehandlingsansvarlig har instruksjonsmyndighet. En nasjonal TTP-tjeneste vil håndtere alle journaloppslag mot alle pasienter, utført av alle ansatte for den perioden datauttrekket strekker seg over. Det er derfor av den største betydning at lagring, tilgang og transport av data er underlagt meget streng kontroll. Side 14 av 27

15 15 4. Fordeler/ulemper ved valg av realiseringsmodell De ulike trinnene som metoden er bygget opp av, er tillagt avgrensede oppgaver og har relativt klare grensesnitt. Metoden kan derfor realiseres på ulike måter. Den modellen som velges vil likevel få konsekvenser for hvordan hele verdikjeden faktisk implementeres og påvirke kostnader med tanke på utstyr, programvare og personell. De største helseforetakene kan ha ressurser til å anskaffe verktøy og bygge opp kompetanse på verktøy og metode på egenhånd. For mindre foretak vil dette være mer krevende både med tanke på kostnader til anskaffelse, drift, forvaltning og til personell til å gjennomføre analyser. Det er derfor kostnadseffektivt med løsninger som kan dele på kostnader til lisenser og maskinvare (for eksempel trinn 2 og 3), og for å bygge kompetanse for å gjennomføre analyser (trinn 4 og eventuelt 5). En regional løsning vil et langt stykke på vei være en mellomløsning mellom en lokal løsning og en nasjonal tjeneste. Fordeler og ulemper er ikke helt like for en lokal og en regional løsning, slik at disse to modellene er vurdert selvstendig nedenfor Lokal løsning Hvert helseforetak etablerer egen løsning med maskinvare og analyseverktøy og bygger opp kompetanse på drift, vedlikehold og analyser Fordeler Helseforetaket har full kontroll på all informasjonsbehandlingen fra kildesystemene til kontakten med klinikk. Det er ikke behov for oversendelse av sensitive personopplysninger utenfor helseforetaket. Løsning, verktøy og metode kan tilpasses det enkelte helseforetaks behov uten å måtte ta andre hensyn. Helseforetaket vil opparbeide god kompetanse på både metode, implementasjon og bruk og kan derfor lettere avdekke mangler og eventuelt hvilke scenarioer som savnes eller som må forbedres. Høy tilgjengelighet som gir stor fleksibilitet til å gjøre flere analyser på ulikt grunnlag og når det måtte passe best Ulemper Ressurskrevende med tanke på at helseforetaket må ha eget personell, utstyr og lisenser. Kan være vanskelig å finne egnet personell. Analyseoppgavene vil ikke være en heltidsaktivitet og andre oppgaver kan bli prioritert foran kompetansebygging på metoden. Krevende å bygge opp og opprettholde riktig og tilstrekkelig kompetanse. Ingen nasjonal enhetlig oppfølging og utvikling av metoden dersom det ikke etableres felles-fora med andre helseforetak. Dårlig utnyttelse av investeringer og ressurser. Avhengighet av leverandør både for å tilrettelegge, konfigurere løsningen og for nødvendig support. Side 15 av 27

16 Regional løsning En regional løsning omfatter anskaffelse og drift av maskinvare og analyseverktøy og evt. kompetanse på maskinell og manuell analyse av oppslag med indirekte identifiserbare data og support Fordeler Helseforetakene tegner en tjenesteavtale (SLA) med sin regionale driftspartner som garanterer svartider, tilgjengelighet, analyseverktøy for å gjennomføre alle aktuelle analyser, support, etc. Helseforetakene deler kostander til utstyr, lisenser og drift med de andre helseforetakene i regionen. Personell og kompetanse kan utnyttes felles med de andre helseforetakene i regionen. Det enkelte helseforetak trenger ikke opparbeide kompetanse på løsning og drift. Lettere å finne egnet personell og å bygge opp riktig kompetanse ved å se hele regionen under ett. Dersom trinn 5 i metoden tilbys av den regionale driftspartneren, kan den opparbeide god kompetanse på løsning og deler av metoden og vil kunne yte god support. Dersom trinn 5 i metoden tilbys av den regionale driftspartneren, kan det være lettere for helseforetak å finne egnet personell og å bygge opp riktig kompetanse da det er en mindre del av prosessen som håndteres lokalt. Regional kompetanse på løsning og metode kan bidra til å påvirke utviklingen av metoden ved å avdekke mangler og eventuelt videre utvikling av scenarioer. Analysearbeidet blir mindre påvirket av konkurrerende oppgaver i det enkelte helseforetak. Noe lavere fleksibilitet enn ved en lokal løsning, men nærheten til løsning og driftsapparat kan gi fleksibilitet for gjennomføring av flere analyser på ulikt grunnlag. Regional utvikling av metode og bruk i fellesskap med andre helseforetak. Kan yte helseforetakene begrenset med support på bruk. Må til en stor grad benytte eksisterende supportapparat Ulemper Tilpasning til det enkelte helseforetaks behov vil være mer krevende. Løsningen innebærer behandling av sensitive personopplysninger for regionens samlede pasientpopulasjon utenfor helseforetaket. Relativt dårlig utnyttelse av investeringer i maskinvare (så sant det ikke benyttes virtualiserte løsninger) og programvare. Lisenskostnader er ofte en stor utgiftspost. Leverandørene har veldig ulke lisensmodeller som kan slå ulike veier. Lokal prosess med dokumentasjon av funn og kommunikasjon med klinikk må uansett forankres lokalt. Vil være avhengig av verktøyleverandør for å håndtere 3. linje brukerstøtte og vedlikehold av scenarioer og konfigurasjon av verktøyet. Side 16 av 27

17 Nasjonal tjeneste Helseforetakene tilbys driftstjenester, support, analysetjenester og tilgang til analyseverktøy i henhold til egne behov Fordeler Understøtter strategien i Meld. St. 9 ( ), Én innbygger én journal om «Sterkere nasjonal styring og koordinering av IKT-utviklingen i helse- og omsorgssektoren». God utnyttelse av investeringer i maskinvare og programvare. Kostnader til investeringer, drift og support kan fordeles på bruk. Det tegnes tjenesteavtaler (SLA merkantil/drift) mellom de regional driftspartnerne på vegne av helseforetakene i regionen og tjenestetilbyder. o Databehandleravtale tegnes mellom det enkelte helseforetak (databehandlingsansvarlig) og tjenestetilbyder (databehandler). o Databehandlingsansvarlig har instruksjonsmyndighet. Helseforetakene trenger kun å bygge kompetanse på bruk av analyseverktøy og manuell analyse. Dersom trinn 5 i metoden tilbys av den nasjonale tjenesten, kan den opparbeide god kompetanse på løsning og deler av metoden og vil kunne yte god support. Dersom trinn 5 i metoden tilbys av den nasjonale tjenesten, kan det være lettere for helseforetak å finne egnet personell og å bygge opp riktig kompetanse da det er en mindre del av prosessen som håndteres lokalt. Mindre påvirket av konkurrerende oppgaver i det enkelte helseforetak. Det bygges opp god profesjonell nasjonal kompetanse med mulighet for hele stillinger med dedikerte ressurser. Enhetlig, nasjonal oppfølging av metoden. Det gir mer lik behandling, rettferdig/ profesjonell behandling og mindre personlig engasjement i lokale forhold. En nasjonal tjeneste bør også kunne påta seg et nasjonalt ansvar for å forvalte «Nasjonalt scenariobibliotek», prosedyredokumenter og annen dokumentasjon som har behov for en videre forvaltning. Tjenesten kan tilbys private aktører med tilsvarende behov innen helsesektoren. Metoden kan benyttes som utgangspunkt for å etablere nasjonale løsninger for analyse av logger fra andre helseregistre enn EPJ. En nasjonal tjeneste bør sees i sammenheng med andre liknende tjenester som er etablert for å bidra til økt standardisering og samordning av IKT innen spesialisthelsetjenesten, som f.eks. o Kjernejournal, Personlig Helsearkiv/Min helse på HelseNorge-portalen, o Medisinske kvalitetsregistre, etc. Kjernejournal har nasjonal drift av alle funksjoner, både pasient/helseopplysninger og tilgangslogger. Prosessen med å gjøre persondata indirekte identifiserbart gjøres nasjonalt Ulemper Mer byråkrati. Avstand fra helseforetak til driftsapparat og løsning blir lengre, mer formell og i mindre grad tilpasset lokale forhold. Mindre lokal forankring. Løsningen innebærer behandling av sensitive personopplysninger for landets samlede pasientpopulasjon utenfor helseforetaket. Side 17 av 27

18 18 Dersom trinn 5 i metoden legges til tjenesteleverandøren, kan helseforetak oppleve manglende innsikt i metoden, forståelse av de maskinelle analysene og datagrunnlag fordi de kun får ansvar for de manuelle analysene med identifiserbare oppslag. Dersom identifiserbare data ligger hos den regionale driftspartneren, får helseforetak et annet verktøy for å analysere identifiserbare oppslag. Lokal prosess med dokumentasjon av funn og kommunikasjon med klinikk, må uansett forankres lokalt. Lisenskostnader er ofte en stor utgiftspost. Leverandørene har veldig ulke lisensmodeller som kan slå ulike veier. Dersom noen helseforetak ikke deltar i bruk av en nasjonal TTP-tjeneste for håndtering av identifiserbart datagrunnlag, kan fordelene med en nasjonal tjeneste falle bort og det må benyttes regionale løsninger for den manuelle analysen av identifiserbare oppslag. For at helseforetakene skal få fullt utbytte av en tjenesteavtale, kreves det at de har tilstrekkelig bestillerkompetanse til å diskutere med tjenesteleverandøren Kostnadsbildet Det er estimert kostnader for etablering av løsning og årlige kostnader for drift av en lokal og regional løsning og for en nasjonal tjeneste. Vi kjenner for lite til aktuelle verktøy og mulige lisensmodeller, men estimatene omfatter antatte kostnader til maskinvare, lisenser, kompetansebygging, vedlikehold og drift. Det har vært vanskelig å få frem gode budsjettall slik at i tabellen nedenfor er det gitt forholdstall som kun antyder forskjellene i kostnadsbildet for de tre modellene som er vurdert. Det er ikke oppført reelle kostnader. Forholdstall for Lokal løsning Regional løsning Nasjonal tjeneste Etablering 6,50 1,90 1,00 Årlig drift 8,00 2,25 1,25 Pr. helseforetak 6 1,7 1 Det er forutsatt at den nasjonale tjenesten legges til en etablert tjenesteleverandør slik at det ikke er nødvendig å bygge opp en helt ny enhet. Hvordan en tjenesteleverandør faktisk vil prise en slik tjeneste ut mot helseforetakene er ikke vurdert. Kostnadene for en TTP-tjeneste for å håndtere identifiserbare oppslag, er ikke tatt med i estimatene. Dette kan til en viss grad jevne ut kostnadsbildet mellom en regional løsning og en nasjonal tjeneste. Ut fra det antatte kostnadsbildet vil lokale løsninger samlet sett ligge anslagsvis mer enn tre ganger så høyt som regionale løsninger, og ca. seks ganger høyere høyt som en nasjonal tjeneste. Tilsvarende er en regional løsning estimert til å være anslagsvis 70% mer kostbar enn en nasjonal tjeneste. Side 18 av 27

19 19 5. Forutsetning ved anbefaling For etableringen av en nasjonal tjeneste er det forutsatt at løsningen legges til et eksisterende profesjonelt driftsapparat som ikke må bygge opp tjenesten fra grunnen av. En regional løsning/ nasjonal tjeneste vil dekke helseforetakenes behov ved at de tegner tjenesteavtaler som styrer tilgjengelighet, ulike grader av analyser og tilgang til rapporter, samt support. Det har vært vanskelig å få ut budsjettkostnader fra aktuelle leverandører slik at kostnader for alternativene som er vurdert, er gitt som forholdstall og er ment å indikere nivåforskjellen i kostnadene ved de ulike realiseringsmodellene. Det ligger kostnadsestimater under de angitte forholdstallene. Kostnadsestimatene er vurdert ut fra at alle helseforetakene tar løsningen/tjenesten i bruk. Kostnadsvurderingene har forutsatt at løsningene kjører på en virtuell IT-plattform som vil begrense investeringer i maskinvare og effektivisere utnyttelsen. Det er tatt utgangspunkt i det offentlige «Helse-Norges» behov og ikke vurdert om f.eks. private helseinstitusjoner kan benytte tjenesten, noe de trolig kan. Det er forutsatt at løsningen kan anskaffes ferdig gjennom en rammeavtale. Evt. utviklingskostnader og utviklingstid er ikke estimert. Det antas at en tiltrodd tredjepartstjeneste som på nasjonalt nivå er underlagt en databehandleravtale, vil kunne håndtere identifiserbare data for en nasjonal tjeneste (ref. NHN med Kjernejournal og Personlig Helsearkiv, Evry med eresept). Kostnadsbildet for bruk av en tiltrodd tredjepartstjeneste er ikke tatt inn i estimatene. Planen i vedlegg A forutsetter at prosjektet prioriteres slik at det ikke oppstår unødige forsinkelser i fremdriften. Det forutsettes også at anskaffelsesprosessen ikke resulterer i en forsinkende klagesak. Side 19 av 27

20 20 6. Risikovurdering av konseptet som grunnlag for anbefaling Risikopunktene som er gitt i tabellene nedenfor er fremkommet gjennom prosjektet og peker på områder som bør ha spesiell fokus under etablering av løsning/tjeneste. Fargekoden indikerer viktigheten av risikopunktet der rødt bør ha størst prioritet, deretter gul og grønn Lokal/regional løsning Nr Uønsket hendelse Risiko Tiltak 1 Det blir et for stort løft for et helseforetak å etablere løsningen, slik at den ikke tas i bruk eller det tar veldig lang tid Helseforetak må sette av ressurser som får tilstrekkelig opplæring. Innføre nødvendige prosesser (se veiledningen). Etablere regionale 2 Utilstrekkelig kompetanse hos helseforetakene bidrar til dårlige analyseresultater 3 Metoden får et dårlig omdømme pga. mange falske positiver som sendes klinikkene 4 Avhengigheten av leverandør blir en forutsetning for å benytte metoden, slik at kostnadene blir langt høyere enn estimert 5 Avhengigheten til leverandør blir en forutsetning for å benytte metoden, slik at tilgang til support blir tilfeldig 6 Løsningen krever mye mer utvikling enn antatt slik at den tar lang tid å etablere 7 Sensitive helseopplysninger lekker fra metoden og medfører omdømmetap for spesialisthelsetjenesten 8 Feil anvendelse av metoden medfører uriktige anklager mot ansatte. Ansatte føler seg overvåket samarbeidsfora. Regionale samarbeid Etablere et kontrollenhet-forum Regionale samarbeid Etablere et nasjonalt kontrollenhet-forum Bygge regional / nasjonal kompetanse på kritiske områder Bygge regional / nasjonal kompetanse på kritiske områder SLA God planlegging. Informasjon om status for etablering av tjenesten. Stille krav ved anskaffelsen Trinnvis innføring av funksjonalitet Plassere analyseverktøy i sikker sone og følge opp tilganger til verktøyet. Prosedyrefestet kontroll og oppfølging av funn. Transparens i anvendelsen av metoden Nasjonal tjeneste Nr Uønsket hendelse Risiko Tiltak 1 Manglende bestillerkompetanse bidrar til Benytte HINAS dårlige avtaler og misnøye hos brukere Etablere et nasjonalt kontor med 2 Lokale kontrollenhet kommer for langt unna løsningen til å kunne opparbeide tilstrekkelig erfaring og kompetanse bestillerkompetanse Etablere et nasjonalt kontrollenhet-forum Legge alle manuelle analyser til lokal kontrollenhet Side 20 av 27

21 21 Nr Uønsket hendelse Risiko Tiltak 3 Lang avstand mellom drift/utvikling av metoden og lokale forhold kan bidra til falske positive som medfører dårlig omdømme Etablere et nasjonalt kontrollenhet-forum Erfaringsutveksling mellom kontrollenhet og nasjonal tjeneste 4 Tjenestene blir for omfattende til å passe mindre helseforetak Stille krav om tilstrekkelig fleksibilitet og support 5 Prisingen av tjenestene blir for høy Stille krav om fleksibilitet i tilbud og priser som dekker helsesektorens behov Tydeliggjøre tjenesteleveransen Store helseforetak subsidierer små 6 Det tar for lang tid fra beslutning om å etablere en tjeneste til den er operativ og tilgjengelig Planlegge innføringen godt 7 Løsningen krever mye mer utvikling enn antatt slik at den tar lang tid å etablere 8 Helsesektoren forstår ikke hva tjenesten egentlig tilbyr og tar den derfor ikke i bruk 9 Sensitive helseopplysninger lekker fra metoden og medfører omdømmetap for spesialisthelsetjenesten 10 Feil anvendelse av metoden medfører feilaktige anklager mot ansatte. Ansatte føler seg overvåket God planlegging. Informasjon om status for etablering av tjenesten. Stille krav ved anskaffelsen Trinnvis innføring av funksjonalitet Gjennomføre markedsføringstiltak / informasjonskampanjer Plassere analyseverktøy i sikker sone og følge opp tilganger til verktøyet. Prosedyrefestet kontroll og oppfølging av funn. Transparens i anvendelsen av metoden. Side 21 av 27

22 22 7. Anbefaling Anbefalingen gitt i dette avsnittet bygger på en samlet vurdering av fordeler og ulemper knyttet til en lokal/regional løsning i forhold til en nasjonal tjeneste, og risikoanalysen av de to alternative realiseringsmodellene. Metoden kan realiseres på en god måte, både som en lokal/regional løsning og som en nasjonal tjeneste. Teknisk sett kan regionale løsninger være noe enklere, og kan være raskere å etablere enn en nasjonal tjeneste, mens omfanget av kompetansebygging og etablering av prosedyrer i helseforetakene vil være omtrent det samme uansett. Velges lokale/ regionale løsninger, vil det stilles store krav til den nasjonale forvaltningen av metoden for å sikre at det ikke utvikler seg regionale metodevarianter. En nasjonal tjeneste vil være i tråd med strategien i Meld. St. 9 ( ) «Én innbygger én journal». Det vil styrke den nasjonale utviklingen og håndteringen av metoden og kostnadsanslagene antyder at en nasjonal tjeneste vil gi bedre kostnadseffektivitet i nasjonal sammenheng. Det vil gi et felles og enhetlig tilbud til alle helseforetak og gir størst mulighet for å samordne initiativ og sikre at metoden utvikles på et nasjonalt nivå. Videre vil det bidra til så lik kontroll og behandling som mulig for samme forseelse, uavhengig av hvor ansatte er tilknyttet. Det anbefales at metoden realiseres som en nasjonal tjeneste Side 22 av 27

23 23 8. Referanser 1. Forvaltning av nasjonal metode og rammeverk for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre 2. Nasjonalt scenariobibliotek for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre 3. Veileder for innføring og anvendelse av statistisk analyse som metode for å avdekke uberettigede oppslag i behandlingsrettede helseregistre («mønstergjenkjenning») 4. Lovlig journalbruk_brosjyre 5. Metoden_Brosjyre 6. Veileder_presentasjon 7. Anbefaling av modell for etablering av metode for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre (dette dokumentet) 8. Felles, nasjonalt underlag for IKT-løsninger for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre 9. Meld. St. 9 ( ), Én innbygger én journal ( Feltkode Side 23 av 27

24 24 9. Vedlegg A Overordnet plan for utrulling nasjonalt Dette vedlegget gir en overordnet plan for hvordan den nasjonale tjenesten kan realiseres. Planen tar utgangspunkt i at det gjennomføres et prosjekt i regi av Nasjonal IKT som etablerer den aktuelle tjenesten gjennom en offentlig anskaffelse. I følge Helseforetakenes innkjøpsservice (HINAS) tar en anskaffelsesprosess vanligvis 8-12 måneder, fra arbeidet starter til avtalene er signert. De fleste kravene til tjenesten er definert i «Felles, nasjonalt underlag for IKT-løsninger for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre», slik at det er i det følgende lagt opp til en anskaffelsesprosess som strekker seg over 8 måneder. En alternativ modell kan være å vurdere en intern tjenestetilbyder som gjør avrop på en etablert rammeavtale fra samme leverandør som er benyttet i prosjektet. Det vil kunne korte ned prosjekttiden, men krever en del utvikling som er spesifisert i vedlegg B, samt at leverandøren må videreutvikle løsningen slik at den kan betjene flere helseforetak i parallell. Kravene til løsningen bør uansett tilby funksjonaliteten definert i «Felles, nasjonalt underlag for IKT-løsninger for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre». Dette alternativet innebærer en del usikkerhet knyttet til videreutvikling av løsningen og er ikke beskrevet i prosjektforslaget nedenfor. Utkast til prosjektplan: 1) Etablere prosjektgruppe Arbeidet med å etablere prosjektgruppen må starte umiddelbart over sommerferien. Operativ fra Det settes sammen en prosjektgruppe med mandat om å realisere metoden. Dvs: Sikre at den nasjonale tjenesten etableres etter prosjektets anbefaling o Anskaffelse av verktøy o Utvikling, tilpasning og pilot o Opplæring og etablering av drift Sikre at informasjon om metoden kommer ut til alle helseforetak o Utarbeide plan for landsdekkende utrulling o Tidspunkt for etablering hos det enkelte helseforetak o Opplæring og pilot Sikre nødvendig opplæring hos det enkelte helseforetak o Forberedelse o Informasjon til tillitsvalgte og ansatte Side 24 av 27

25 25 o Opplæring av kontrollenhet Sikre forvaltning av o «Nasjonalt scenariobibliotek». o Prosedyrer og informasjonsmateriell. Prosjektet bemannes forslagsvis med følgende ressurser: Prosjekteier: Nasjonal IKT Prosjektleder OUS: Ressurser med kompetanse fra metodeutviklingen NIKT: Arkitekturkompetanse NIKT: Ressurs med kompetanse på personvern og informasjonssikkerhet Ressurser som skal ha ansvar for forvaltning av «Nasjonalt scenariobibliotek» og metodemateriell (se «Forvaltning av nasjonal metode og rammeverk for statistisk») HINAS: Ressurs med kompetanse på avtaleforvaltning HINAS: Ressurs med anskaffelseskompetanse Ressurser fra regionenes driftsorganisasjoner Referansegruppe med deltagere fra alle helseregioner 2) Anskaffelsesprosess Gjennomføres i perioden Valg av anskaffelsesstrategi. o Avklare om anskaffelsen gjennomføres i regi av tjenesteleverandør eller Nasjonal IKT Utarbeidelse av konkurransegrunnlaget. (Utgangspunkt i dokumentet Felles, nasjonalt underlag for IKT-løsninger for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre. Kunngjøring ca Tilbudsåpning ca Avtaleinngåelse ca ) Verifisering av løsning Gjennomføres i perioden Gjennomføres på OUS som har erfaring fra pilot og metodeutvikling Tilrettelegging av automatisert datauttrekk Gjennomføring av evt. utvikling og tilpasninger Verifisering av metoden 4) Planlegging av utrulling Gjennomføres i perioden Kontakt med alle helseforetak for å avklare når det er aktuelt å etablere metoden Planlegge forberedende aktiviteter o Valg av kontrollenhet o Forberede informasjon til tillitsvalgte og ansatte o Definere datagrunnlag og bestille uttrekk fra driftsleverandør 5) Markedsføring av tjenesten ovenfor regioner og helseforetak Gjennomføres i perioden Hva vil tjenesten løse og evt. mulige alternativer Krav til kompetanse Kostnader 6) Utrulling av resterende helseforetak Gjennomføres i perioden Informasjon til tillitsvalgte, ansatte, ledere Opplæring av kontrollenhet Side 25 av 27