Risikovurdering og internkontroll

Transkript

1 Risikovurdering og internkontroll - Fyresdal kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr:

2 Innhald Samandrag... iii 1 Innleiing Bakgrunn og ramme Problemstillingar og revisjonskriterium Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høyring Heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse Kommunen sitt arbeid med heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse Revisor sine vurderingar Risikovurdering på internkontrollpliktige område og oppfølging Fyresdal kommune sitt arbeid med risikovurdering og internkontroll Internkontroll Risikovurdering Kultur for forbetring - varsling og avviksmelding Revisor sine vurderingar Internkontroll Risikovurdering Kultur for forbetring - varsling og avviksmelding 16 4 Revisor sine konklusjonar og tilrådingar Litteratur og referanse til kjelder I. Vedlegg 1: Høyringsuttale frå rådmannen II. Vedlegg 2: Revisjonskriterium III. Vedlegg 3: Internkontrollplikter sortert på sektor IV. Vedlegg 4: Metode og kvalitetssikring V. Vedlegg 5: Svarfordeling Telemark kommunerevisjon IKS ii

3 Samandrag Undersøking av kommunens arbeid med risikovurdering og internkontroll er bestilt av kontrollutvalet i Fyresdal sak 3/10. Det blei i 2010 utarbeida ein foreløpig rapport til kontrollutvalet. Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Rapporten handsamar følgjande problemstillingar: 1) Følgjer Fyresdal kommune lovpålagd plikt til å utarbeide heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse for uønskte hendingar som kan skje i kommunen? 2) Følgjer Fyresdal kommune lovpålagte oppgåver knytt til krav om internkontroll? 2. A) Har kommunen rutinar for vurdering av risiko på internkontrollpliktige område og er risikovurderingar gjennomført? 2. B) Arbeider kommunen systematisk med oppfølging av kartlagd risiko og tiltak for betring? Fyresdal kommune har over tid jobba med beredskapsplan og hatt fokus på arbeidet med beredskap. Arbeidet med beredskap er på mange område i tråd med dei krava som er sett til kommunane, men kommunen følgjer enno ikkje alle krava som er sett til å utarbeide heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Kommunen har utarbeida ein analyse, men har ikkje følgt opp analysen med tiltak for å minke risiko. Nokre av krava som er sett til kommunane er nye som følgje av ny sivilbeskyttelseslov i Forskrifta til loven kom først i Fleire av dei nye krava har vore tilrådingar tidlegare, og er slik sett ikkje nye for kommunane. Men kommunane har likevel hatt kort tid på å innarbeide krava som er sett i forskrifta. Fyresdal kommune har slik sett kome langt i arbeidet, men det er viktig at kommunen fortsett det arbeidet som er starta. I det vidare arbeidet bør kommunen i tillegg til å følgje opp tiltak knytt til risiko- og sårbarheitsanalysen, sikre at dei i enno større grad følgjer dei krava som er stilt i forskrifta ved å; vise tydeleg korleis dei uønskte hendingane påverkar kommunen, forankre arbeidet med heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse politisk, sikre at andre relevante aktørar blir invitert med i arbeidet med ROS-analysen, vurdere kommunens evne til å oppretthalde eiga verksemd ved uønskte hendingar, bruke analysen til å utarbeide langsiktige mål, strategiar og prioriteringar i arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap og sjå arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap i samanheng med arbeidet med kommuneplan. Undersøkinga har vist at Fyresdal kommune har sett fokus på arbeid med risikovurderingar og internkontroll. Det er positivt at kommunen no har starta ein prosess for å betre internkontrollen, og det er viktig at kommunen følgjer opp arbeidet framover. Arbeid med å sikre god internkontroll er eit kontinuerleg arbeid. Undersøkinga har også vist at det er nokre område der kommunen ikkje har internkontrollsystem i tråd med krava som er sett. Dette gjeld informasjonstryggleik, miljøretta helsevern og miljøretta helsevern for skule og barnehage. Det er enkelte manglar i dei systema som kommunen har på helse, miljø og tryggleik, for enkelte bygg når det gjeld Telemark kommunerevisjon IKS iii

4 branntryggleik, produktkontroll, handtering av eige avfall og el-tryggleik. Det er også manglar knytt til internkontrollen for helse og omsorgstenestene og handtering av mat i nokre einingar innafor kultur og oppvekst. Ein av manglane er at det ikkje er gjort tilstrekkeleg revisjon av internkontrollsystema. I revisjonen bør kommunen også i større grad synleggjere regelverket som internkontrollen gjeld og sikre at det er oppdaterte referansar til dei gjeldande reglane. Kommunen har rutine for vurdering av risiko og har gjort risikovurdering i alle avdelingar, men har ikkje sikra at risikovurderinga omfattar alle internkontrollpliktige område. Kommunen bør ha rutinar som sikrar at ein får gjort systematiske risikovurderingar på alle områder. Kommunen har starta det systematiske arbeidet med oppfølging av kartlagd risiko, men har ikkje fått gjort dette på alle områder. Manglar knytt til arbeidet med avviksregistreringar og oppfølging av desse bidreg til å svekke graden av systematikk i arbeidet med tiltak for betring. Kommunen bør sikre ei betre oppfølging av at ein får registrert avvik også på kvalitet, og at avviksregistreringane blir samanstilt og nytta i arbeidet med å betre tenestene. Varsling er og ein del av arbeidet med å sikre forbetring. Den rutina som kommunen har på varsling bør ligge på intranettet, og den må vere kjend for dei tilsette. På bakgrunn av undersøkinga vi har gjort, ber vi kommunen vurdere å: følgje opp arbeidet med heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse slik at det er i tråd med krava i forskrift om kommunal beredskapslikt, sikre at kommunen har eit samla og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, revidere internkontrollsystema og lage dokumenterte rutinar på område kor kommunen ikkje har internkontrollsystem, sikre systematisk risikovurdering på alle internkontrollpliktige område. betre oppfølging på dokumentasjon av avvik og bruk av avvik i arbeidet med å få betre tenester. Skien Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarleg for forvaltningsrevisjon Anne Sæterdal prosjektleiar Telemark kommunerevisjon IKS iv

5 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn og ramme Rapporten er bestilt av kontrollutvalet i Fyresdal i vedtak 3/10. ROS-arbeidet (Risiko- Og Sårbarheit) i kommunen er særskilt regulert i sivilbeskyttelseslova, men det er også ein del av kommunen sin generelle internkontroll. 1 Internkontroll er ein aktuell styringsreiskap på dei fleste område kommunen har ansvar for. Mest fokus har det kanskje vore på internkontroll innan arbeidsmiljø og tilgrensande område (HMS Helse Miljø og Sikkerhet). I dette prosjektet ser vi også på andre internkontrollpliktige område, omtalt i del Det blei utarbeida ein førebels rapport i 2010 som viser status for kommunen sitt arbeid med ROS-analysar og beredskapsplan etter sivilbeskyttelseslova. Den førebelse rapporten viste også internkontrollpliktige område der dei ulike einingane i kommunen bør ha gjort risikovurderingar når det gjeld eiga verksemd. Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Heimel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelova 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutval kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. I rapporten viser vi til lover og forskrifter namngitt i kortform. Liste over dei reglane vi bygger på med nøyaktig referanse går fram av litteraturlista. 1.2 Problemstillingar og revisjonskriterium Revisjonskriteria 3 i dette prosjektet er henta frå sivilbeskyttelseslova og frå regelverk som stiller krav om internkontrollsystem og/eller risikovurdering. Prosjektet er todelt; vi ser på overordna arbeid med risiko og sårbarheitsanalyse knytt til beredskap og internkontroll. Kriteria går fram under kvar problemstilling nedanfor, og er nærare utreidde i vedlegg 2 til rapporten. 1) Følgjer Fyresdal kommune lovpålagd plikt til å utarbeide heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse for uønskte hendingar som kan skje i kommunen? Revisjonskriterier til problemstilling ein; Kommunen skal gjere ei samla vurdering av risiko for uønskte hendingar i kommunen og kva følgjer desse kan få, i samsvar med krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt 2. Kommunen skal ha eit samla og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid som omfattar langsiktige mål, strategiar og plan for oppfølging av arbeidet og at ein 1 ROS-arbeid = Risiko og sårbarheitsvurdering og -tiltak. Omgrepet brukt i denne rapporten dekker risiko- og sårbarheitsvyrderingar etter sivilbeskyttelseslova og risiko- og sårbarheitsvurderingar som eit ledd i internkontrollarbeid innanfor ulike områder. 2 Med internkontrollpliktige område meiner vi område i den kommunale verksemda der det ligg føre lov- eller forskriftskrav om at det skal vere internkontroll. Det fins slike reglar i ei rekkje regelverk, både for kjerneprosessane i kommunen (tenesteyting og sakshandsaming) og i støtteprosessane (arbeidsmiljø, personopplysningar m.m.) 3 Revisjonskriterier er eit samleomgrep på dei reglar og normer som gjeld innanfor det området som skal undersøkast. Revisjonskriteria er basis for dei analysane og vurderingane som revisjonen gjer, dei konklusjonane som vert dregne, og dei er eit viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheiter. Telemark kommunerevisjon IKS 1

6 ser arbeidet i samanheng med planarbeidet i kommunen etter plan og bygningslova, jf forskrift om kommunal beredskapsplikt 3. Kommunen skal utarbeide ein samla beredskapsplan med utgangspunkt i den samla risiko- og sårbarheitsvurderinga, jf. sivilbeskyttelseslova 15 og forskrift om kommunal beredskapsplikt 4. 2) Følgjer Fyresdal kommune lovpålagte oppgåver knytt til krav om internkontroll? 2. A) Har kommunen rutinar for vurdering av risiko på internkontrollpliktige område og er risikovurderingar gjennomført? 2. B) Arbeider kommunen systematisk med oppfølging av kartlagd risiko og tiltak for betring? Revisjonskriterier til problemstillingane; Kommunen skal ha systematiske tiltak som skal sikre at verksemda planlegg, organiserer, utfører og held vedlike aktivitetar i samsvar med gjeldande regelverkskrav. Dette inneber at kommunen skal; o Ha eit system for internkontroll som er basera på risikovurderingar. o Gjere systematisk oppfølging av at internkontrollen verkar som føresett o Gjere systematiske risikovurderingar på internkontrollpliktige område. 2 o Utarbeide tilhøyrande planar og tiltak for å minke risiko og følgje opp planane. o Ha rutinar for å avdekke, rette opp og førebygge avvik. Risikovurderingane og internkontrollsystemet skal dokumenterast. 1.3 Avgrensing Det er ein føresetnad for moderne verksemdsstyring at det er etablert internkontroll som kan hindre styringssvikt, feil og manglar. For kommunane generelt kjem dette til uttrykk gjennom kravet om betryggende kontroll i kommunelova 23. I følgje kommunelova 23 skal administrasjonssjefen sjå til at kommunen har betryggande kontroll intern kontroll på alle ansvarsområde. Kommunen har mange roller både som styresmakt, verksemd og tenesteytar. På nokre lovregulerte område er kravet om internkontroll formalisert som ei lovpålagd styringsform, med krav om dokumentasjon av gjennomføringa. På andre område vil eit krav om risikovurdering kvile på det generelle kravet i kommunelova 23 om at administrasjonssjefen i kommunen skal ha betryggende kontroll. I dette prosjektet har vi kartlagt lovpålagte interkontrollkrav, utanom kommunelova 23 nr. 2. Vi har dermed ikkje identifisert alle dei områda som er omfatta av kontrollkravet etter kommunelova 23 nr. 2, slik som til dømes økonomistyring, innkjøp og utøving av mynde på ulike område. I prosjektet ser vi på krav i lover som internkontrollforskrifta er heimla i og som er relevante for kommunen. Men vi har ikkje sett på krav til å hindre forureining eller fare for forureining frå det kommunen har og gjer. Vi har sett på internkontrollkrav i personopplysningslova, matlova, helse og omsorgslova og opplæringslova med tilhøyrande Telemark kommunerevisjon IKS 2

7 forskrifter. Dessutan har vi identifisert kva einingar i kommunen dei ulike reglane er relevante for. Når det gjeld matlova har vi berre sett på krav til sektorar som handterer mat. Hovudelementa i dei fleste internkontrollrammeverka er kontrollmiljø, risikokartlegging og vurdering, kontrollaktivitetar, informasjon, kommunikasjon og oppfølging. Kartlegging av og styring av risiko er eit sentralt element i internkontrollen, og det er det vi har fokus på i denne forvaltningsrevisjonen. Fyresdal kommune deltek i ei rad interkommunale samarbeid. Vi har ikkje vurdert dei tenesteområda som ligg under IKS eller vertskommunesamarbeid med annan vertskommune enn Fyresdal. Dette gjeld barnevern, PPT og avfallshandtering. Vi har heller ikkje vurdert avdelinga for fellestenester i kommunen og Nav-kontoret. Vi har sett om kommunen har dokumenterte rutinar, men har ikkje kvalitetssikra innhaldet i rutinane. 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomførast og rapporterast i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standardar på området. Denne rapporten er utarbeidd med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 4. Val av metode og andre tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 3 til rapporten. 1.5 Høyring Rapporten er presentert i eit høyringsmøte med administrasjonen i kommunen og send på høyring. Høyringsuttale frå rådmannen ligg ved som vedlegg 1 til rapporten. Det er ikkje gjort endringar som følgje av høyringa, men det er gjort korrekturmessige endringar. 2 Heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse Følgjer Fyresdal kommune lovpålagt plikt til å utarbeide heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse for uønskte hendingar som kan skje i kommunen? 2.1 Kommunen sitt arbeid med heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse Samla vurdering av uønskte hendingar Kommunen har ein risiko- og sårbarheitsanalyse for Fyresdal kommune som er revidert i Kommunen har hatt ein mal for gjennomføring av risikovurdering, men har utvikla ein ny felles mal for gjennomføring av ROS-analysar som er gjort i 2010/2011. I malen er det sagt 4 Gjeldande RSK 001 er fastsett av Noregs Kommunerevisorforbund sitt styre med verknad frå 1. februar 2011, og gjeld som god kommunal revisjonsskikk. Standarden byggjer på norsk regelverk og internasjonale prinsipp og standardar som er fastsett av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 3

8 når det er sannsynleg at ei hending vil skje og når ein konsekvens reknas som alvorleg, ein har altså operasjonalisert sannsynlegheit og konsekvens. 5 Kommunen har i 2010/11 gjennomført ei kartlegging av moglege uønskte hendingar som kan skje i kommunen etter malen for ROS-analyse. Kartlegginga er gjort av rådmannens leiargruppe. Den består av eit skjema med risikovurdering av uønska hendingar. Ein har sett på risiko for menneske (liv og helse), samfunnsviktige funksjonar/kritisk infrastruktur, drift/produksjon/tenesteyting (kvalitet), miljø (forureining til luft, jord og vatn), økonomi og materielle verdiar og omdømme. På nokre hendingar er det vist til eksisterande rutinar og det er vist til pandemiplan og eksisterande brannberedskap, men det er og hendingar utan tiltak eller handlingsplan der det er risiko som krev risikoreduserande tiltak. Administrasjonen opplyser at det ikkje er utarbeida noko handlingsplan, men at dei skal gjere det. Arbeidet er ikkje starta. Det er gitt nokre få kommentarar i skjema som er nytta, men elles er ikkje grunnlaget for risikovurderingane omtalt. Administrasjonen har vurdert skred og flom som ikkje aktuelle for risikovurdering. Ein tekstdel kunne synleggjort bakgrunnen for denne vurderinga. Vi har ikkje vurdert grunnlaget for dei vurderingane administrasjonen har gjort. Om og eventuelt korleis dei uønskte hendingane kan påverke kvarandre er ikkje omtalt. Det er ikkje sagt noko om kommunens evne til og oppretthalde verksemda eller behov for befolkningsvarsling og evakuering. I pandemiplan er mobilisering og organisering av helsepersonell ved pandemi omtalt og at krisesleiinga vil inngå samarbeid med nabokommunar. Det er og tatt med at rådmann har ansvar for at samfunnskritiske tenester har nødvendige kriseløysingar. Vi har ikkje sett desse kriseløysingane omtalt i noko dokument. Beredskapsplanen har ein egen del om informasjon og det er fastlagt kvar evakuerte kan takast imot, men behovet for evakuering er ikkje omtalt. Evakuering av bebuarar på sjukeheimen skal vere omtalt i brannvernpermen. Kommunestyret eller politisk leiing har til no ikkje vore involvert i arbeidet med heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Samla og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap Kommunen har målsetting for etablering av kriseleiing og for informasjon i krisesituasjonar. Vi har ikkje sett at kommunen har langsiktige mål, strategiar, prioriteringar eller plan for oppfølging av arbeid med å redusere risiko og dermed betre samfunnstryggleiken. Kommunestyret handsama framlegg til planprogram for rullering av kommuneplanen sin samfunnsdel og arealdel Det blei og vedtatt framdrift for arbeidet med rullering av kommuneplan, og nedsett ei arbeidsgruppe til arbeidet. Framdrift og arbeidsgruppas samansetjing er justert som følgje av kommunevalet. Planen er framleis at kommuneplanen skal vere vedtatt i løpet av Kommunen jobbar parallelt med kommuneplanens samfunnsdel og arealdel. Det er ikkje gjort vurderingar knytt til samfunnstryggleik og beredskap i samfunnsdelen enno, men arbeidet med kartlegging av omsynssoner i arealdelen har starta. Sektorleiar opplyser at arbeidet med kommunens heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalyse skal inn i kommuneplanen. 5 Det er ulike beløpsgrenser knytt til materielle verdiar/økonomi for overordna ROS-analyse og for ROS-analyse i dei ulike avdelingane. Utover det er operasjonaliseringa lik for analysen som blir gjort for kommunen samla knytt til beredskap (overordna ROS) og analysen som gjerast i sektorane/avdelingane. Telemark kommunerevisjon IKS 4

9 I kontaktmøte med kommunen i 2010 er hovudinntrykket frå fylkesmannen at kommunen har ein strategi for korleis dei skal ivareta arbeidet med samfunnstryggleik og beredskap, og at det er utført mykje godt beredskapsarbeid i leiing og organisasjon. Fylkesmannen meiner at utfordringa for kommunen er og gjere det vidare arbeidet meir synleg, oversiktleg og samordna. Kommunen blei anbefala å utarbeide ROS som ein kommunedelplan etter plan og bygningslova, men har ikkje gjort det. Beredskapsplan Beredskapsplanen til kommunen omfattar plan for kriseleiing, varslingslister og ei hjelpegruppe ved kriser, etablering av eit evakuering og pårørandesenter og fleire delplanar; smittevernplan, pandemiplan, beredskapsplan for skule og barnehage og atomberedskapsplan. Varslingslistene omfattar Fyresdal Røde Kors hjelpekorps. Vi har ikkje sjekka at dei som står på lista er varsla. Beredskapsplanen skal ifølge administrasjonen også dekke plan for helse og sosialberedskap, saman med delplanar for helse og omsorg. I pandemiplanen er det tatt med at Sivilforsvaret og Røde kors truleg kan stille med personell til blant anna pleie, organisering av vaksinering og transport. Beredskapsplanen er forankra politisk. Beredskapsplanen er oppdatert i juni 2011, men ein har ikkje retta alle stillingstitlar i gjeldande dokument. Planen skal oppdateras årleg. Det står ikkje heilt klart om delplanane skal ha ein årleg revisjon eller om dei skal revideras kvart 4. år. Delplanane er revidert i Det er lagt opp til revisjon av planen kvart 4. år, som skal gjeres ut frå ei revidert ROSanalyse. Administrasjonen opplyser at dei har hyppigare øving enn kvart tredje år som står i planen. Kravet i forskrift om kommunal beredskap er øving kvart andre år. Kommunen har gjennomført ROS-analysar på enkeltområde knytt til samfunnstryggleik og beredskap. Det er gjort for vassverket og på avløp i samarbeid med Telemark driftsassistanse. Desse analysane blei gjort i Det er også gjort ein ROS-analyse på brann for pleie og omsorgssenteret i 2004 med siste revisjon i Vest-Telemark brannvesen IKS gjennomfører ei ROS-analyse på brannberedskap for alle kommunane i Vest-Telemark, som skal vere klar i løpet av 1 halvår Revisor sine vurderingar Det er positivt at kommunen har starta arbeidet med ein ny heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse. Arbeidet er ikkje ferdig enno og kommunen har såleis førebels ikkje ivaretatt alle minimumskrava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Dette er ei ny forskrift. Det er derfor forståeleg at kommunen ikkje har ein analyse i tråd med krava, sjølv om fleire av krava også er anbefalt i rettleiaren for ROS-analysar i kommunane frå Det er viktig at kommunen i det vidare arbeidet ser på krava som er sett i forskrifta for å sikre at kommunen sitt samla arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i tråd med lovkrava. Kommunen kan nytte den nye rettleiaren for kommunale risiko- og sårbarheitsanalysar når den kjem. 6 Atomberedskapsplanen er ikkje datert. Telemark kommunerevisjon IKS 5

10 Kommunen bør vurdere om dei i tilstrekkeleg grad har vurdert risiko utanfor kommunen sitt geografiske område som kan ha verknad for kommunen. Dei bør sjå på korleis dei ulike risiko- og sårbarheitsfaktorane påverkar kommunen og kommunen sin evne til å oppretthalde verksemda. Det kan og vere aktuelt å sjå på korleis dei ulike risiko og sårbarheitsfaktorane kan påverke kvarandre. I arbeidet med å utarbeide riskoreduserande tiltak bør kommunen også sjå på kva for langsiktige mål, strategiar og planar dei eventuelt bør ha i det vidare arbeidet med å sikre samfunnstryggleik. Ut frå informasjonen vi har fått om arbeidet med ROS-analysen er arbeidet ikkje forankra i kommunestyret, slik forskrifta krev. Administrasjonen bør sikre forankring av arbeidet i kommunestyret. Kommunen er i ein prosess med rullering av kommuneplan, men den informasjonen vi har fått tyder på at kommunen til no ikkje har vurdert om det er forhold frå ROS-analysen som bør integrerast i arbeidet med kommuneplan. I det vidare arbeidet med kommuneplan bør analysen leggjast til grunn. Kommunen bør også sjå på korleis ein kan dra nytte av synergieffektar i det systematiske arbeidet med samfunnstryggleik og arbeidet med kommuneplanen. Utarbeiding av mål og strategiar for arbeidet med samfunnstryggleik kan sjåast i samanheng med arbeidet med kommuneplan. Kommunen har over tid jobba med beredskapsplan og hatt fokus på arbeidet med beredskap. I dokumenta som utgjer beredskapsplanen har kommunen med det som er satt som minimumskrav til beredskapsplan, men dokumenta er foreløpig ikkje justert som følgje av arbeidet med ROS-analyse på beredskap. Vi meiner at dei ulike dokumenta ikkje sikrar alle krava satt til plan for helse og sosialberedskap. Kommunen kunne vist tydlegare kva som må gjeres for å oppretthalde eigen verksemd i kriser. I pandemiplan er dette omtalt for helsepersonell, men ikkje for alle teneste innafor helse og sosial. Ein slik beredskap er felles for fleire hendingar enn pandemi og det kunne derfor vore naturleg at ein beredskap uavhengig av type hending var omtalt i beredskapsplanen. Her burde ein også ha vist til kva for krisetiltak som rådmann kan iverksette for å ivareta samfunnskritiske tenester. Krava som er stilt til ein heilskapleg ROS-analyse omfattar at kommunen skal sjå på korleis dei kan oppretthalde eigen verksemd i kriser. Dette arbeidet kan derfor sjåast på samla. Etablering av eit evakuerings- og pårørandesenter er eit tiltak som kan brukas i ulike krisesituasjonar. Kommunen kan vurdere om det er trong for andre tiltak, jf. anbefalinga om at beredskapsplanen bør innehalde eit sett med tiltakskort som kan brukas i ulike krisesituasjonar. 3 Risikovurdering på internkontrollpliktige område og oppfølging Følgjer Fyresdal kommune lovpålagte oppgåver knytt til krav om internkontroll? Har kommunen rutinar for vurdering av risiko på internkontrollpliktige område og er risikovurderingar gjennomført? Arbeider kommunen systematisk med oppfølging av kartlagd risiko og tiltak for betring? Telemark kommunerevisjon IKS 6

11 3.1 Fyresdal kommune sitt arbeid med risikovurdering og internkontroll Internkontroll Kommunen har ikkje noko felles elektronisk internkontrollsystem. Rådmannen opplyser at det har blitt vurdert og dei fann då ut at dei ikkje ønska eit slikt system. Dei internkontroll- og kvalitetssystema kommunen har, er utarbeida i kommunen, med unntak av at dei har kjøpt praktiske sjukepleieprosedyrar som ligg i fagsystemet på helse og omsorg. Kommunen har utarbeida eit felles internkontrollsystem for HMS. Pleie og omsorg har tidlegare hatt eit system for HMS, men nyttar no rutinane som gjeld heile kommunen på område som er felles. På pleie og omsorg har dei og eit kvalitetssystem med rutinar som skal sikre at dei oppfyller krav til internkontroll og til tenestene. Helse har eigne rutinar på særlovregulerte internkontrollplikter. Det er utarbeida brannpermar til dei kommunale bygga. Rutinar og system som avdelingane brukar er lagra på ulike område; intranett, internett, sakshandsamingssystemet ephorte eller på avdelingane sine område på kommunen sin server. Det er og vanleg å ha rutinar i papir i dei ulike avdelingane. På kommunen si intranettside ligg det lenke til Lovdata. I nokre av rutinane som ligg på intranett er det lenke til relevante lover/forskrifter, men ikkje for alle. I internkontrollsystemet for HMS er det referert til lovverket, men det ligg ikkje lenker. På helse og omsorg har dei rutine på at lover og forskrifter skal oppbevarast i papir på faste stader, og avdelingsleiar er ansvarleg for vedlikehald. Skulen har lenke til opplæringslova i eiga sjekkliste. Arbeidsmiljø Kommunen har eit internkontrollsystem for helse, miljø og sikkerhet som ligg på kommunens intranettsider. Dette systemet blei truleg utarbeida før sittande rådmann kom til kommunen, men er oppdatera då han starta (2008). I systemet er det ein overordna styringsdel, og den tar opp viktige element i tråd med krav i internkontrollforskrifta, men den er ikkje oppdatert. I styringsdelen står det at den enkelte einingsleiar skal utarbeide og setje iverk rutinar som skal kome til uttrykk i gjennomføringsdelen. Desse ligg ikkje på intranett. Administrasjonen skal revidere internkontrollsystemet. Både avvikshandteringa og brukarmanual til risikovurdering ligg saman med styringsdelen på intranettsidene til kommunen. Internkontrollsystemet er retta mot arbeidstakarar og har ikkje spesifisert lovkrav knytt til miljøretta helsevern for skule og barnehage. Systemet omfattar heller ikkje internkontrollkrav for miljøretta helsevern. Fyresdal kommune har avtale om bedriftshelseteneste med SAMT. 7 I følgje avtala skal kommunen bruke bedriftshelsetenesta mellom anna til kartlegging av arbeidsmiljøet og vurdering av risiko for helsefare, gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkingar. Det er laga ein plan for bedriftshelsetenesta for perioden Planen definerer område/ avdelingar i kommunen for arbeidsmiljøkartlegging og målretta helseundersøkingar. I planperioden er det avtalt arbeidsmiljøgjennomgang med målretta helsekontroll i barnehagen, skulen og på kultur og målretta helsekontroll for tilsette ved plan og teknikk, reinhald og nattevakter. Kommunen har rutinar og system for oppfølging av sjukmeldte. Kommunen har rutine for systematiske risikovurderingar knytt til arbeidsmiljø og har gjennomført slike risikovurderingar i heile kommunen. Dei har og eit system for å registrere avvik og følgje opp avviket til det er lukka. HMS avvik skal handsamas i AMU. 7 Senter for arbeidshelse og miljø i Telemark Telemark kommunerevisjon IKS 7

12 Kommunen har fått ein del nye verneombod. Alle verneomboda har gjennomført felles opplæring (40 vekers kurs) og det har vore eit felles gruppearbeid kor dei har sett på korleis vernetenesta bør jobbe. Det har også vore ei felles to-dagars opplæring for tillitsvalde og verneombod og eiga opplæring for leiarar knytt til arbeidsmiljø og vernerundar. HMSkonsulenten følgjer opp vernerundane og dei vi har snakka med meiner at arbeidet med arbeidsmiljø og vernerundar er betre enn tidlegare. Leiinga i kommunen meiner at dei no har fått til ei betre opplæring enn tidlegare og at ordninga med verneombod verkar betre. Det er utarbeida HMS hjul og kommunen har lagt opp til systemrevisjon annakvart år. Det skal vere årlege vernerundar og arbeidsmiljøundersøkingar rundt kvart tredje år i tillegg til dei målretta helseundersøkingane. Vi har sett dokumentasjon på vernerundar, for nokre einingar var siste vernerunde gjennomført i 2011 og andre i På helse og omsorg er dei siste skjema frå vernerundar som vi har fått gjort i På teknisk har dei ikkje hatt eigne vernerundar, dei tilsette skal vere omfatta av vernerundane i bygga der dei jobbar. Arbeidstilsynet har hatt tilsyn på pleie og omsorgssenteret i 2011 og ga seks pålegg, som blant anna gjaldt at kommunen skal utarbeide rutinar på handtering av trakassering og personkonfliktar og vold og trusselsituasjonar. Kommunen har utarbeida rutinar og sendt tilbakemelding til arbeidstilsynet. Vi har ikkje sett på desse rutinane. Produkttryggleik I kommunens internkontroll på HMS er produkttryggleik omtala i styringsdelen. Her er det lagt opp til at ein skal arbeide ut eit register over giftige og helsefarlege stoff og produkt (stoffkartotek). Det skal finnast produktblad i kvar avdeling og kommunen skal ha eit komplett ajourført register. Ifølge styringsdelen til internkontrollsystemet står det at farlege stoff skal erstattast med mindre farlege stoff når det er mogleg. Den einskilde einingsleiar er ansvarleg for dette. Reinhald har samla produktdatablad for alle produkt dei brukar. Dei er samla i ein perm på kontoret til reinhaldsleiaren, og ho opplyser om at det og skal vere produktdatablad ute i avdelingane, men at det kan vere enkelte som ikkje er oppdatert. Barnehagen har ikkje eigne produktdatablad, men avdelingsleiaren meiner at reinhald har oversikt over produkta som brukas i barnehagen. Både teknisk og einingar innafor helse og omsorg har produktdatablad for nokre produkt, men ikkje for alle. Avdelingsleiar for kjøkken og vaskeri opplyser at dei har samla produktdatablad for produkt dei brukar. På skulen har samlingsstyrarane ansvar for innkjøp på fagområda og skal ha ansvar for å ha produktdatablad for produkt dei brukar. Samlingsstyrar for naturfag opplyser at dei på hans område har produktdatablad, men at dei nok ikkje er oppdaterte. Elles er det avdelingsleiarane som har ansvar for dette. Dei vi har snakka med meiner at dei generelt brukar lite farlege produkt i kommunen. Både på kjøkkenet og på reinhald har dei fokus dette og har jevnleg gjennomgang av produkt dei brukar. Bytte av produkt skjer primært ut frå behov til dei tilsette. Det er ikkje noko komplett samla register slik HMS-rutinane til kommunen legg opp til. Leikeplassutstyr Kommunen har ikkje plassert eit felles ansvar for tryggleiken til leikeplassutstyret i kommunen og dei har heller ikkje kompetanse til å foreta godkjent ettersyn og vedlikehald. Kommunen har tidlegare leigd inn eksterne for å ha ettersyn med leikeplassutstyret, men dei Telemark kommunerevisjon IKS 8

13 har ikkje nokon avtale om det no. I kommunen er det ein ny leikeplass som kommunen har fått som ein demonstrasjon. Ansvaret for ettersyn og vedlikehald av denne er tenkt at skal delas mellom skulen og barnehage, men det ansvaret er ikkje avklart godt nok i administrasjonen. Det er heller ikkje avklart kven som har ansvar for ettersyn og vedlikehald av anna leikeutstyr kommunen har. På kultur og oppvekst har dei hatt eit ønske om at teknisk skal ha eit ansvar for den tekniske biten, men sektorleiar for plan og teknikk opplyser at dei no ikkje har ressursar eller kompetanse til dette. Branntryggleik Det er utarbeida rutinar for branntryggleik for sjukeheimen som og er blitt brukt til andre bygg. Kvart bygg har ein eigen brannperm og vi har sett permen til kommunehuset. Sektorsjef for plan og teknikk opplyser at dei ønskjer enklare brannvernepermar meir i tråd med den dei har fått på samfunnshuset. Kultur har utarbeida eigne rutinar for brann for samfunnshuset, som er justert etter eit tilsyn i Det er jamlege branntilsyn. Vi har sett tilsynsrapportar frå tilsyn i kommunehuset i 2009, samfunnshuset i 2011, pleie og omsorgssenteret i 2011 og barnehagen i Med unntak av pleie og omsorgssenteret blei det gitt avvik i alle tilsyna. Pleie og omsorgssenteret fekk merknader. Avvika har gått på brannvernperm, dokumentasjon av bygg, organisering/brannvernleiar og instruks brannvernleiar, kontroll og ettersyn, plassering av avfallsbehaldarar og risikovurdering. Vi har undersøkt retting av avvika frå tilsyn i 2011, og leiar for kultur opplyser at dei har retta avvika, men ventar på ei teikning som skal vere i brannpermen. Barnehagen har ikkje fått retta alle avvika, eit vert retta når nytt avfallsanlegg ved skulen er klart. Det står att arbeid knytt til brannvernpermen, risikovurdering (internkontroll) og instruks for brannvernleiar. Dette er arbeid som eigar (kommunen) må gjere saman med avdelingsleiaren og som vil vere felles for fleire avdelingar. Administrasjonen opplyser at dei har starta arbeidet med å gå igjennom brannvernpermane i barnehagen og skulen. Pleie og omsorg gjorde ei ROS-analyse på brann i Den er revidert siste gong i Handtering av kommunens eige avfall Det er ikkje skriftlege rutinar på avfall, med unntak av kjøkkenet som har rutine for avfallshandtering. Kommunen har avtale med renovasjonsselskapet om at dei hentar farleg avfall og dei har eigen innsamlingsordning på sjukeheimen. Avdelingane skal sortere avfall. Informasjonstryggleik personopplysningar Det er utarbeida felles rutine for bruk av e-post og internett i 2007, som mellom anna omfattar handtering av sensitiv informasjon. Den omfattar òg instruks for bruk av heimekontorutstyr. På helse og omsorg har dei fleire rutinar knytt til informasjonstryggleik, og kommunen har rutinar for oppretting av mapper på barn i skule og barnehage. Informasjonstryggleik knytt til personopplysningar er omtalt i ROS-analysa for helse og omsorg, teknisk administrasjon og fellestenesta. Dette er ikkje gjort på skule eller barnehage. I kommunen sin siste tilstandsrapport for skulen er det gitt opplysningar som skulle vore unnateke offentlegheit. Administrasjonen opplyser at neste tilstandsrapport skal unntakas offentlegheit. Telemark kommunerevisjon IKS 9

14 Det er krav om internkontrollsystem i personopplysningslova. Kommunen skal ha rutinar som sikrar at alle tilsette som behandlar personopplysningar kjenner til eigne plikter og dei registrerte (brukarane) skal kjenne sine rettar som er regulert i personopplysningslova. Dei skal baseras på risikovurdering knytt til personvern. Administrasjonen har vedteke å nedsette ei arbeidsgruppe som skal jobbe med internkontroll knytt til personvern, og sektorleiar for helse og omsorg skal vere leiar av gruppa. Dei har jobba med å få avklaring med Aspit som leverer IT-tenester, slik at systemet med tilgangar skal vere tilfredsstillande. Arbeidsgruppa skal sjå på arbeid med og haldningar til personvern i kommunen, og skal lage fleire rutinar på område. Mat/næringsmiddel Ansvar for internkontroll for handtering av mat ligg til dei ulike einingsleiarane som har ansvar for mathandtering. Kjøkkenet på pleie og omsorgssenteret har utarbeida eit internkontrollsystem som dei nyttar. Mattilsynet omtalar rutinane som svært gode i ein tilsynsrapport frå 2010 etter ein umeld inspeksjon. Kantina på skulen hadde tilsyn før den blei opna, og då var ikkje internkontrollsystemet utarbeidd. Dette blei gjort i etterkant av tilsynet og avvika er ifølge sektorleiar lukka. Avdelingsleiar for kjøkkenet på POS er blitt nytta som rettleiar og ressursperson når det blei laga system for mathandtering på kantina på skulen og i Kulturavdelinga. Dei har ikkje utarbeidd noko internkontrollsystem for handtering av mat i undervisninga. I barnehagen har dei nytta Mattilsynet som ressurs når dei har laga sitt system for mathandtering, men har ikkje dokumenterte rutinar. Reinhald Kommunen har ikkje skriftlege rutinar eller prosedyrar, men reinhaldsavdelinga har skriftlege arbeidsplanar og samarbeider med avdelingane om arbeidsplanane. Reinhaldsleiar opplyser at samarbeidet har vore tettast på helsehuset, fordi det her er strenge krav til reinhald. Til no har alle kommunale bygg hatt ein årleg storvask, men skulen er nå så stor at dei truleg ikkje klarer ein årleg storvask av heile bygget. Avdelingsleiarane vi har intervjua opplyser at dei har eit godt samarbeid med reinhaldsavdelinga. Ifølge avdelingsleiar for barnehagen har dei faste rutinar på vask av leiker, men rutinane er ikkje skriftlege. Vaktmestrane har ansvar for desinfisering av dusjanlegg som gjerast ein til to gonger i året. Miljøretta helsevern Kommunen har tiltak som reingjering av dusj og temperaturreguleringar for å hindre spredning av legionella. Vi har ikkje sett dokumenterte rutinar eller sjekklister på dette. Kommunen har ikkje eit eige internkontrollsystem for miljøretta helsevern. Miljøretta helsevern i skule og barnehage Kommunen har ikkje eigen kompetanse på miljøretta helsevern og har kjøpt tilsyn knytt til Miljøhygienisk avdeling på Notodden i samband med sak om godkjenning av barnehagen. I tilsynet såg dei ikkje på leikeapparat. Rapporten påviste avvik frå forskrifta i fleire av barnehagebygga og konkludera med at nokre av bygga som barnehagen er i, ikkje kunne godkjennas etter forskrift om miljøretta helsevern i skule og barnehage. Kommunen har ikkje skriftleg internkontrollsystem for å ivareta krava i forskrift om miljøretta helsevern i skule og barnehage. Skulen har ein plan for psykososialt miljø og Telemark kommunerevisjon IKS 10

15 administrasjonen trekk frem vernerundar som eit tiltak som også sikrar barnas arbeidsmiljø. I skjema for vernerunde er det ikkje eigne punkt som omfattar ungane sitt miljø spesielt. Kommunen har praksis på enkelte område, som rutinar for reingjering i barnehagen og reingjering av leiker, slik forskrifta føresett, men dei er ikkje dokumentert. Tryggleik bygningsmessige høve Kommunen har ikkje noko eige internkontrollsystem for kommunale bygg, men i FDVdokumentasjon i nyare bygg er det med drifts og vedlikehaldsinstruksar. Ein av dei tilsette har tatt i bruk eit enkelt teknisk kvalitetssikringssystem som han har med seg frå anna arbeidsplass. Ifølge sektorsjefen vil dei vurdere om dette systemet kan overførast til drifta av alle store kommunale bygg. Sektorsjefen opplyser at kommunen har eit skjema for gjennomgang av dei elektriske anlegga i alle kommunale bygg. Kor ofte dei sjekkast avheng av kor komplekse bygga er og kva for bygg det er. Dette gjeld alt frå skolebygg til kommunale bustader. Det skal vere faste kontrollar med dei større kommunale bygga, men for mindre bygg som omsorgsbustader er det ikkje noko fast rutine, men dei sjekkast når folk flyttar ut. Internkontroll knytt til opplæringslova Kommunen har utvikla eit system for kvalitetsvurdering av verksemd etter opplæringslova i Fyresdal kommune. Ifølge sektorleiar har dei årleg gjennomgang av systemet og har sett at det har svikta på tidspunkt for gjennomføring av samtalar og kartleggingsprøver. Kommunen har inngått avtale om kjøp av eit nytt system som skal sikre ein betre oppfølging av fristar, slik at rutinane vert følgde. Sektorleiar opplyser også at dei har hatt internrevisjon av systemet og lagt inn nye rutinar for oppfølging. Ifølge sektorleiar blir avvik handtert, men dei har ikkje noko godt system som sikrar at dei får jobba med avvika samla. Avvik som at elevar ikkje får den spesialpedagogiske undervisninga dei skulle hatt blir ikkje dokumentert godt nok. Avvik knytt til elevar, som fråvær og mobbing, blir registrert i ephorte (kommunens sakshandsamingssystem). Internkontroll knytt til helse og omsorg Det er utarbeida eit kvalitetssystem for pleie og omsorgssenteret (inne- og uteavdelinga). Avdeling for helse har og eit eige kvalitetssystem/internkontrollsystem som er lagra i ephorte. Tilsette vi snakka med har opplyst at det er behov for eit betre system for dei som jobbar med brukarar som bur i omsorgsbustader og får tenester frå avdeling for aktivitetssenter/ heimehjelp. Dei har starta arbeidet med dette no. Det har ikkje vore totalrevisjon av systema. I alle avdelingar har dei hatt gjennomgang av deler av systema, men det ligg og gamle rutinar og dokument som burde vore oppdatert. Det er utarbeida rutinar for revisjon av systema som ikkje er følgd. På helse opplyser avdelingsleiar at dei har hatt hyppigare gjennomgang av rutinane. Avdelingsleiarane i inneog utetenesta opplyser at dei har hyppigare gjennomgang av rutinar på medisinhandtering. Deler av rutinane på medisinhandtering er felles for heile sektoren. På pleie og omsorgssenteret var det tenkt totalrevisjon i 2011, men dei ønskjer å gjere det i 2012 slik at ein kan ta omsyn til samhandlingsreforma. Helsetilsynet ga avvik knytt til internkontrollen i tilsyn med tvungen helsehjelp i sjukeheimar i Då vi snakka med avdelingsleiar hadde dei ikkje fått tilbakemelding frå Helsetilsynet på retting av avviket. Helsetilsynet påpeikar at internkontrollen ikkje har fungert effektivt og Telemark kommunerevisjon IKS 11

16 at kommuneleiinga ikkje har hatt ein tilstrekkeleg aktiv og pådrivande haldning til internkontroll slik at krava i internkontrollen blir oppfylt. Innafor helse og omsorg har dei faste personalmøter, og her skal avviksregistreringane vere eit tema. Avdelingsleiarane opplyser at avviksregistreringane vert brukte i arbeidet med å vurdere behov for å endre rutinar. Leiarar vi har snakka med på helse og omsorg ønskjer eit felles elektronisk internkontrollsystem, noko dei trur vil lette arbeidet med internkontroll Risikovurdering Kommunen har vald å bruke risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse) som metode for risikovurdering på alle områder. Risikovurdering og oppfølging av handlingsplanar er lagt inn i årshjulet for HMS-arbeid i kommunen. I ROS-analysane skal dei vurdere risiko for uønskte hendingar/tilstandar og kva konsekvensar desse kan gi for personar, kvalitet, materielle verdiar/økonomiske tap, omdømme og miljø. Kommunen har utarbeida ein ny mal for gjennomføring av risikovurdering som er godkjent av AMU. Til no har ein annan mal lege på intranettet. ROS-analysane som er gjort i 2010/2011, er etter ny mal. Alle einingar har gjennomført eigne ROS-analysar. På skulen blei det gjort ei ROS-analyse før dei hausten 2011 flytta inn i nye lokaler. Dei skal gjere ei ny ROS-analyse fordi dei i den fyrste hadde fokus på utfordringar ved å ha skule i midlertidige lokale. Arbeidet med ROSanalysane starta hausten I ROS-analysane har dei hatt fokus på arbeidsmiljø, men dei har til ein viss grad og sett på andre risiko-områder. Her er det forskjellar mellom einingane på kor mykje som er tatt med, men ingen einingar har gjennom ROS-analyse fått belyst alle internkontrollpliktige område. Dei ulike sektorvise internkontrollkrava vore gjennomgått i forkant av ROS-analysane. Analysane som kommunen har gjort er foreløpig ikkje sett på samla. Dei fleste einingane har utarbeida handlingsplan ut frå identifisert risiko, men det er ikkje gjort for skulen eller bygdeutvikling. Leiargruppa har starta arbeidet med eigen handlingsplan. Undersøking om arbeid med ROS-analyse og handlingsplanar Vi har gjennomført ei spørjeundersøking blant tilsette i kommunen, som er nærare omtalt i vedlegg 4 og 5. Svara frå undersøkinga viser at dei tilsette opplever i ulik grad å ha vore involvert i arbeidet med ROS-analyse. Ein fjerdedel av dei som har svart i dei tre sektorane opplyser at dei ikkje har vore involvert i arbeidet. Teknisk er den sektoren der dei tilsette opplever å ha vore mest involvert, mens det innanfor helse og omsorg er fleire som ikkje opplever å ha vore involvert. Litt låg svarprosent på helse og omsorg gjer at resultata er noko usikre. 8 Undersøkinga viser at informasjonen om ROS-arbeidet kunne ha vore betre. Dei fleste som har svara meiner at dei gjennom arbeidet med ROS har fått sett på viktige område i eigen jobb. Erfaringane til dei tilsette er det viktigaste grunnlaget for vurdering av risiko og sårbarheit, men det er og fleire som har nytta avviksregistreringar, vernerundar og lovkrav sett til tenestene. 8 Låg svar prosent heng saman med turnusarbeid og små stillingar omtalt i vedlegg 4. Telemark kommunerevisjon IKS 12

17 Det var mogleg å gje kommentarar til arbeidet med ROS-analysar. Det blei gitt fire kommentarar, som alle gjaldt ulike tema. Ein kommetar tok opp den spesielle situasjonen for skulen og at ein difor ikkje var kome så langt, ein annan at ein ikkje kjende til arbeidet pga. kort tid i stillinga, ein at det er tidkrevjande og viktig at nokon følgjer opp og ein har lest om arbeidet på intranett. Rundt 40 prosent av dei som har svart på undersøkinga opplyser at dei har utarbeida handlingsplan. Det er mest vanleg at dette er gjort av ei gruppe, men det er også fleire einingar der alle eller dei fleste har vore med på å lage handlingsplan. Det blei gitt seks kommentarar til arbeidet med handlingsplan. Ein gjaldt manglande involvering, ein at arbeidet har vært krevjande og at ein er usikker på nytteverdien. Dei andre fire var praktiske opplysningar som at handlingsplan ikkje er laga eller at ein har pandemiplan og smittervernplan Kultur for forbetring - varsling og avviksmelding I 2009 gjennomførte Telemark kommunerevisjon ein forvaltningsrevisjon av haldningar til etikk og varsling i kommunen. 9 I samband med forvaltningsrevisjonen gjennomførte vi ei spørjeundersøking blant dei tilsette i kommunen. Resultata frå undersøkinga viste at dei tilsette stort sett oppfatta det som greitt å rapportere negative forhold til overordna. Undersøkinga tyda på at kommunikasjonen var god mellom tillitsvalde og administrasjonen, og at ein opplevde det som greitt å varsle om negative forhold i kommunen. Varslinga skjedde vanlegvis tenesteveg, slik at næraste leiar som regel er den som fyrst blir varsla om kritikkverdige forhold. Dei tilsette sa at det i løpet av dei 12 siste månadane før undersøkinga hadde vore nokre tilfelle kor det har vore kritikkverdige forhold. Ikkje alle forhold vart rapportert, men av dei som vart rapportert, var det berre to forhold som ikkje har ført til endringar ifølgje dei som var med i undersøkinga. Kommunen har varslingsrutine som blei utarbeida i samband med dei etiske retningslinjene som blei laga i 2008, men den har ikkje vore godt nok kjent i kommunen. Da arbeidstilsynet hadde tilsyn ved pleie og omsorgssenteret i 2011 blei ikkje denne rutinen lagt fram, og arbeidstilsynet ga pålegg om å utarbeide ein skriftleg rutine for varsling som alle tilsette er kjent med. Det etiske reglementet ligg på kommunen si intranettside, men ikkje varslingsrutina. Da dei etiske retningslinjene blei utarbeida, blei det ifølge rådmann brukt tid på å informere om dette og om rutine for varsling i alle avdelingar. Kommunen har rutine for avviksregistrering og eit avvikregistreringsskjema kor ein kan krysse av for om avviket gjeld HMS, kvalitet, økonomi, omdømme eller miljø. Avvik som gjeld HMS skal handsamas i AMU. Vi har sett avvik behandla i AMU, vi har og fått oversikt over avvik registrert på helse og omsorg. Sektorleiar for kultur og oppvekst opplyser at dei ikkje får sikra ei samla oversikt over alle avvik på kvalitet. Det er eigen rutine for avvik knytt til elevar. Avvik knytt til elevar blir registrert i sakshandsamingssystemet. Manglande registrering av avvik er identifisert som eit risiko-område i ROS-analyse på helse. Undersøking om avviksregistrering 9 Rapport Haldningar til etikk og varsling i Fyresdal Telemark kommunerevisjon IKS 13

18 Svara frå tilsette i dei tre sektorane vi har sett på, tyder på at rutinane for avviksregistrering bør følgjas betre opp og at kommunen ikkje i tilstrekkelig grad får nytta avviksregistreringar til å forbetre eiga verksemd. Ikkje alle kjenner til rutine for avviksregistrering Rundt 1/3 av dei som har svart registrerar få av avvika som skjer Rundt 1/3 får ikkje tilbakemelding på avvik dei registrerar Avviksregistreringar blir ikkje alltid tatt opp i personalgruppa Dei som har svart at dei registrerer få avvik blei også bedt om å opplyse om årsak, 28 har gjort det. Nokre har oppgitt fleire årsaker. Den mest vanlege årsaka er manglande tid, det er det seks som har svart. Fem har anten oppgitt usikkerheit rundt rutinane eller dårlig kommunikasjon eller dårleg tilgjengelege skjema som årsaker. Det er fire som har sagt at dei tek direkte kontakt og får retta avviket med ein gong. Det er og fire som har sagt at dei ikkje har hatt store avvik og fire som opplyser at det ikkje nyttar å skrive avvik fordi dei ikkje kjem vidare. Tre har også kommentert at det har blitt gløymt. Tilsette frå kultur og oppvekst har påpeika at skulen har hatt ein spesiell situasjon. Eksempel på andre enkeltkommetarar er Tenkjer ikkje over det. Ting går jo bra. og Når skal eg skriv avvik?. Kjennskapen til rutinane for avviksregistrering er best innafor helse og omsorg, og det er også dei som registrerer flest avvik. Men dei opplever i mindre grad å få tilbakemelding på avvik. Det er ca. ¼ av dei som har svara frå helse og omsorg som meiner at avviksregistreringane ikkje blir tatt opp i personalgruppa. På grunn av litt låg svarprosent kan vi ikkje slutte at dette svaret er representativt for alle tilsette på helse og omsorg, men vi kan konstatere at det er fleire av dei tilsette innafor helse og omsorg som meiner at oppfølging av avvik ikkje er i tråd med rutinane. I spørjeundersøkinga var det også mogleg å gje kommentarar til avviksregistreringa. Det ble gitt ni kommentarar. To kommentarar gjeld for dårleg informasjon/trong for opplæring, og ytterlegare to kommenterte at avviksregistreringa er vanskeleg. To kommentarar gjeld manglande tilbakemelding/at systemet ikkje verkar. Ein kommenterte at systemet verkar, og ein at ho/han ikkje hadde registrert avvik. Ein kommenterte at nokon registrerer for mange avvik og at ein må passe seg for å leite etter problem. 3.2 Revisor sine vurderingar Internkontroll Det er positivt at kommunen har satt fokus på arbeid med internkontroll og risikovurderingar. Informasjon vi har samla inn, syner at kommunen også tidlegare har hatt fokus på dette, men at det ikkje har blitt følgd opp. På nokre område har kommunen i liten grad skriftleggjort arbeid med internkontroll. Kommunen er i ein prosess kor ein jobbar med risikovurderingar og internkontroll og det er viktig at dette arbeidet blir vidareført og utvikla. I arbeidet med revidering av internkontrollsystemet er det viktig at kommunen samlar og sikrar ein god oversikt over rutinane som kommunen har og treng, og at dei sikrar at rutinane er kjend for alle arbeidstakarar. Det manglar internkontrollsystem som sikrar etterleving av krava i personopplysningslova, og krav til miljøretta helsevern og miljøretta helsevern i skule og barnehage. Internkontrollsystemet som kommunen har på HMS omfattar ikkje bygningsmessige høve Telemark kommunerevisjon IKS 14

19 inklusiv el-tryggleik og avfall, og rutinane kommunen har på desse områda er ikkje skriftleggjort. Kommunen har nokre rutinar knytt til informasjonstryggleik, men dei tilfredsstiller ikkje krava til internkontroll satt i personopplysningslova. Det er positivt at kommunen har sett i gang arbeid med fokus på personvern. Det er viktig å ha gode rutinar på området og sikre ei bevisstgjering blant tilsette slik at ein får etterlevd krava til informasjonstryggleik. Det er viktig at kommunen i internkontrollsystem gjer lovkrava tydelege og har med alle referansar. Ved å ha lenke til Lovdata sikrar ein oppdaterte lovkrav. Kommunen kan vurdere om det vil vere nyttig å bruke intranettet i enda større grad for å sikre dei tilsette tilgang til relevante lover og forskrifter om internkontroll, eller om lovverket er best tilgjengeleg for dei tilsette i papirform. Det å ha ei generell lenke til Lovdata, meiner vi ikkje i tilstrekkeleg grad sikrar kravet om at verksemda skal ha tilgjengelege lover og forskrifter, fordi ein ikkje syner kva for lover som gjeld for dei ulike områda. Lenker i dei aktuelle rutinane direkte til aktuelt regelverk vil sikre dette. Kommunen har system som kan sikre at dei tilsette sin kunnskap og erfaring nyttas i arbeidet med internkontroll og kvalitetsutvikling, men undersøkinga tyder på at dette kan bli betre. Kommunen kan vurdere om det er nyttig å samle internkontrollsystema meir, eller om ein ønskjer eigne system for dei ulike områda. Det er bra at kommunen har utarbeida årshjul på HMS, dette kan bidra til å sikre betre oppfølging av arbeidet som skal gjerast. Det er viktig at ein sikrar at systema ikkje berre blir etablera, men at dei også vert haldne ved like, og at dei er utforma slik at dei tilsette brukar systema Internkontrollsystemet har ikkje tilstrekkelege rutinar knytt til produktkontroll, som også omfattar tiltak som sikrar at leikeplassutstyr er sikkert. Kommunen bør sikre at det er klart kven som har ansvar for alt leikeplassutstyr. Produktkontrollen har til no ikkje blitt følgd opp slik internkontrollsystemet legg opp til. På nokre område har kommunen til no hatt ein praksis som er i samsvar med lovkrava, men manglande dokumentasjon gjer risiko for at ein ikkje får følgd opp ulike krava. Til dømes har barnehagen har kommunen hatt årleg storreingjering i barnehagen og det skal vere system for vask av leiker, men dei manglar dokumenterte rutinar som sikrar denne praksisen. Det er krav om dokumentasjon, og vi meiner at avvika som er gjort i fleire av tilsyna kommunen har hatt, viser at det er et behov både for dokumenterte rutinar som skal følgjast opp, og eit betre kontinuerleg arbeid med internkontroll og risikovurderingar. Tilsyna viser og at internkontrollsystemet på branntryggleik bør bli betre. Internkontrollsystemet på helse og omsorg er ikkje oppdatert. Helsetilsynet har påvist manglar i systemet. Dette kombinert med tilbakemeldingar på at oppfølging av avviksregistrering ikkje alltid er i tråd med rutinane, meiner vi viser at internkontrollsystemet ikkje fyller krava til internkontroll Risikovurdering Det er positivt at kommunen har fått gjennomført ein omfattande runde med risikovurderingar og utarbeiding av handlingsplanar, og at ein har fått eit system som skal sikre dette når det gjeld HMS. Systemet sikrar ikkje at det vert gjort risikovurderingar på alle Telemark kommunerevisjon IKS 15

20 internkontrollpliktige område, og det er ikkje gode nok rutinar på det i alle etablerte system. Kommunen kan nytte dei etablerte rutinane for risikovurderingar til å sikre at risikovurderingar vert gjort på alle områda. Dette kan gjerast i ein prosess, men det vil vere ein risiko for at enkelte av områda kan forsvinne Kultur for forbetring - varsling og avviksmelding Kommunen har rutine for varsling, men den er ikkje godt nok implementert i organisasjonen. For å sikre at rutinen er godt kjend også når det har gått noen år, vil det å ha varsling som tema på møte f.eks. årleg kunne vere eit viktig tiltak. Kommunen har rutine for avviksmelding og oppfølging av avvik på HMS. På pleie og omsorg har dei og skjema for å samle opp avvik på kvalitet. Kultur og oppvekst har ikkje eit godt nok system på dette. Undersøkinga vi gjorde nå viser også at kommunen kan bli betre både på å registrere avvik og å følgje opp avvik. Avviksregistrering er eit viktig element i arbeidet med internkontroll og risikovurdering. Det er spesielt viktig å sikre at avviksregistreringa systematiseras, slik at den kan nyttas til å utvikle nye rutinar for å førebygge avvik. Svara som er gitt i undersøkinga tyder på at kommunen kan bruke avviksregistreringer i større grad i arbeidet med internkontroll og kvalitetsutvikling. Vi har likevel fått eit inntrykk av at kommunen nå har fått større fokus på det å registrere avvik og bruke avvik aktivt i arbeidet med å betre teneste. Dette er eit arbeid som er viktig å vidareføre. Det er og viktig med god opplæring og at systemet er slik at dei tilsette brukar det. 4 Revisor sine konklusjonar og tilrådingar Vi har sett på kommunen sitt arbeid med risikovurdering og internkontroll, både på overordna nivå for heile kommunen og på krava som er stilt til kommunen som arbeidsgjevar og tenesteytar. Vi har undersøkt følgjande problemstillingar; 1) Følgjer Fyresdal kommune lovpålagd plikt til å utarbeide heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse for uønskte hendingar som kan skje i kommunen? 2) Følgjer Fyresdal kommune lovpålagte oppgåver knytt til krav om internkontroll? 2. A) Har kommunen rutinar for vurdering av risiko på internkontrollpliktige område og er risikovurderingar gjennomført? 2. B) Arbeider kommunen systematisk med oppfølging av kartlagd risiko og tiltak for betring? Heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse kommunal beredskapsplikt Undersøkingane vi har gjort viser at Fyresdal kommune har starta arbeidet med å sikre at kommunen følgjer den lovpålagde plikta til å utarbeide heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse, men at det framleis står att arbeid. Kommunen har utarbeida ein analyse, men har ikkje følgt opp analysa med tiltak for å minke risiko. I det vidare arbeidet bør kommunen også sikre at dei i enno større grad følgjer dei andre krava som er stilt i forskrift for kommunal beredskapsplikt. I dette ligg å; Telemark kommunerevisjon IKS 16