Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Finnøy kommune 6. mai 2014

Transkript

1 Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Finnøy kommune 6. mai 2014 Tidsrom for tilsynet: 2014 Kommunen si adresse: Finnøy kommune, rådhuset, 4160 Finnøy Kontaktperson i kommunen: Eirik S. Christophersen Fylkesmannen sitt tilsynslag: Revisjonsleiar Reidar Johnsen og revisor Grete Flåten Dato for rapport: 3. juli 2014 Samandrag Tilsynet er gjennomført med heimel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Målet med tilsynet er å undersøke om Finnøy kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med krava i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet avdekka fire avvik: Avvik 1 Finnøy kommune sin risiko- og sårbarheitsanalyse oppfyller ikkje krava i forskrift om Avvik 2 Finnøy kommune har ikkje med utgangspunkt i heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse utarbeidd langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets og beredskapsarbeidet. Kommunen oppfyller derfor ikkje krava til dette i forskrift om Avvik 3 Finnøy kommune sin overordna beredskapsplan oppfyller ikkje krava i forskrift om Avvik 4 Finnøy kommune oppfyller ikkje krava til opplæring etter krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. 1

2 Innhald Samandrag Bakgrunn for tilsynet Rammer for tilsynet Hovudinntrykk Resultat frå tilsynet Grunnlagsdokument Deltakarar i tilsynet 7 2

3 1. Bakgrunn for tilsynet Tilsynet er gjennomført med heimel i lov 26. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivilbeskyttelse og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) 29 og forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt 10. Målet med tilsynet er å undersøke om Finnøy kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med krava i sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Vi ville sjå om kommunen i tråd med krava i lov og forskrift hadde: ein heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse) eit heilskapleg system for kommunen sitt samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid ein overordna beredskapsplan øvingar og opplæring for tilsette evalueringar av hendingar og øvingar 2. Rammer for tilsynet Tilsynet er gjennomført etter prinsippa for systemretta tilsyn. Skriftleg revisjonsvarsel blei sendt 6. februar Fylkesmannen har granska relevant dokumentasjon på førehand. På tilsynsdagen hadde Fylkesmannen opningsmøte, intervju med relevante personar i kommunen og sluttmøte. Denne rapporten handlar om eventuelle avvik og merknader som er avdekka under revisjonen. Avvik er manglande etterleving av krav i sivilbeskyttelseslova og/eller i forskrift til Merknad er funn det er grunn til å peike på for å sikre forbetring i oppfølginga av føresegnene i beredskapsplikta. Vi gjer merksam på at Fylkesmannen berre undersøker om kommunen sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap er i tråd med lov og forskrift. Tilsynet gir difor ikkje ei fullstendig vurdering av kommunen sitt arbeid med dette. 3. Hovudinntrykk Finnøy kommune kan dokumentere at dei har gjort noko arbeid med samfunnstryggleik og beredskap etter sist tilsyn. Likevel er det eit stykke fram til at kommunen oppfyller krava i sivilbeskyttelseslova og forskrift om Dette er særleg knytt til ufullstendige vurderingar av risiko- og sårbarheit i Finnøy og manglande førebyggjande og konsekvensreduserande tiltak for å redusere risikoen og sårbarheita i kommunen. Kommunen sin noverande ROS-analyse må derfor reviderast for å kunne bli eit godt og nyttig verktøy for kommunen. Finnøy kommune er ein kommune kor dugnadsånda står sterkt og kor folk er vane med å stille opp for kvarandre. Dette er eit viktig element når ein undersøker kor sårbar kommunen er som ein øykommune med fleire busette øyer som ikkje er bundne saman. Kommunen har fått Finnfast noko som ikkje berre har endra samferdslemønsteret, men som på sikt vil kunne endre befolkningssamansettinga. Dette vil igjen kunne påverke sårbarheita og beredskapsevna til Finnøysamfunnet. 3

4 Beredskapsplanen til kommunen er blitt betre, men framleis har ikkje kommunen ein fullstendig plan for kriseinformasjon. Ei god handtering av informasjon er grunnleggjande for om ein kommune klarer å handtere ei krise eller ikkje. Kommunen har gjort ein god jobb når det gjeld evaluering av hendingar og øvingar. 4. Resultat frå tilsynet Følgjande avvik blei avdekka i tilsynet med Finnøy kommune: Avvik 1 Finnøy kommune sin risiko- og sårbarheitsanalyse oppfyller ikkje krava i forskrift om Forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 og 9. Dei fleste av risikoområda i ROS-analysen er for generelt analyserte. Det er lite eller ingen konkret informasjon om kva dei ulike risikoane inneber for Finnøy både når det gjeld sannsynlegheit og konsekvensar. Det er heller ikkje sagt noko om kor i kommunen dette vil vere aktuelt. Det er fleire eksisterande risiko- og sårbarheitsområde som ikkje er tatt med i analysen og som må vurderast for å få eit komplett risiko- og sårbarheitsbilete av kommunen. Finnøy har ikkje sett på sårbarheita knytt til kommunen si særeigne utfordring med at ein tredel av befolkninga bur på øyer utan fastlandsforbinding. Dette gjeld særleg kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjonar. I intervjua kom det mellom anna fram at nokre av øyene har vore særskilt utsette for straumbrot, at delar av kommunen har dårleg mobiltelefondekking og at delar av kommunen har eit sårbart vassforsyningssystem. Det går heller ikkje fram av ROS-analysen om brot på gassrøyrleidninga til Lyse er vurdert. Fylkesmannen saknar og ei vurdering av om aukande arbeidsinnvandring har beredskapsmessige konsekvensar. Det same gjeld fleire fritidsbustader og auka tilflytting som følgje av Finnfast. Ei anna utfordring er sårbarheita knytt til at dei fleste i kommunen si administrative leiing bur i Stavangerregionen og er avhengige av hurtigbåt eller opne tunnellar for å kome til arbeidsplassen sin. Når det gjeld framtidige risikoutfordringar har kommunen ikkje dokumentert at dei har analysert klimaendringar og overvassproblematikk knytt til dette. Kommunen har ikkje systematisk vurdert korleis og i kor stor grad ulike risikofaktorar kan påverke kvarandre. Til dømes korleis ein langvarig straumstans vil kunne påverke helse og omsorgstenesta, vassforsyninga og kommunen si krisehandtering. Finnøy kommune har heller ikkje vurdert kva situasjonar i kommunen som vil kunne føre til evakuering og/eller eit særskilt behov for å varsle befolkninga. 4

5 Kommunen har ikkje dokumentert at relevante offentlege og private aktørar har vore inviterte med i arbeidet med å lage kommunen sin heilskaplege risiko- og sårbarheitsanalyse. Avvik 2 Finnøy kommune har ikkje med utgangspunkt i heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse utarbeidd langsiktige mål, strategiar, prioriteringar og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets og beredskapsarbeidet. Kommunen oppfyller derfor ikkje krava til dette i forskrift om Forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 og 9. Finnøy kan ikkje dokumentere at kommunen har integrert samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i den ordinære langsiktige verksemdstyringa. Det er ikkje dokumentert at funn i ROS-analysen er følgt opp i langsiktige mål, strategiar, prioriteringar eller nokon plan for oppfølging. Nokre tiltak er lista opp i ROSanalysen, men desse er for lite konkrete og uforpliktande. Det er heller ikkje sett tidsfristar for tiltaka, og det kjem ikkje fram om tiltaka allereie er gjennomførte eller ikkje. Fylkesmannen kan heller ikkje sjå at kommunen har vurdert om tilhøve i den heilskaplege ROS-analysen bør integrerast i planar og prosessar etter plan- og bygningslova. Avvik 3 Finnøy kommune sin overordna beredskapsplan oppfyller ikkje krava i forskrift om Forskrift om kommunal beredskapsplikt 4 og 9. Finnøy har ikkje dokumentert at beredskapsplanen byggjer på kommunen sin risikoog sårbarheitsanalyse. Tema for handlingskorta i beredskapsplanen er relevante nok, men utvalet av desse heng ikkje saman med vurderingane gjort i ROS-analysen. For at beredskapsplanen i tilstrekkeleg grad skal byggje på ROS-analysen må grunnlaget for kva hendingar som blir valt ut vere tydeleg, og kommunen sitt ansvar og rolle i handlingskorta må vere meir konkret. Kommunen sin plan for kriseleiing, det vil seie rollar og ansvar må vere tydelegare definert. Rollane til rådmann og ordførar slik dei er skildra i planen stemmer ikkje med praksis. Det same gjeld rollane og ansvaret til dei andre i kommunen som har nøkkelrollar i kommunen si krisehandtering. Kommunen si kriseleiing må vere samansett av fleire enn rådmann og ordførar for at den er robust nok. Særleg viktig er dette når både rådmann og assisterande rådmann ikkje bur i kommunen. 5

6 Beredskapsplanen til kommunen manglar ei oversikt over kva ressursar kommunen sjølv har og kva ressursar som er tilgjengelege hos andre aktørar ved uønskte hendingar og situasjonar. Dersom kommunen ønskjer å ha ressursoversikta i underliggjande fagplanar/sektorplanar må dette vere vist til i beredskapsplanen. Kommunen har ikkje dokumentert at dei har ein evakueringsplan eller eit system for befolkningsvarsling som byggjer på vurderingar gjort i ROS-analysen. Finnøy har ikkje ein plan for krisekommunikasjon med befolkninga, media og eigne tilsette. Det er eit punkt om dette i kriseplanen, men dette er ikkje tilstrekkeleg til å oppfylle krava i lov og forskrift. Mellom anna har ikkje kommunen vurdert informasjonsbehov og kommunikasjonsutfordringar i høve til dei hendingane som er kartlagt i ROS-analysen. Erfaringar viser at det er særleg viktig å ha gode rutinar og god beredskap på dette området for å redusere konsekvensane av ei uønskt hending. Avvik 4 Finnøy kommune oppfyller ikkje krava til opplæring etter krava i forskrift om kommunal beredskapsplikt. Forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 og 9. Finnøy kommune har ikkje eit system for opplæring som sikrar at alle som har ei rolle i kommunen si krisehandtering kjenner si rolle og har tilstrekkelige kvalifikasjonar. Kommunen har ikkje definert kva forventningar det er til dei stillingane som har ei rolle og eit ansvar i kommunens beredskapsarbeid, eller korleis kommunen skal sørgje for at dei får nødvendig kompetanse. 5. Grunnlagsdokument Oversikt over dokumenter som Fylkesmannen har brukt som grunnlag for tilsynet i Finnøy: Organisasjonskart Overordna ROS-analyse, handsama i kommunestyret 2. oktober 2012 Beredskapsplan for Finnøy kommune, datert 20. januar 2014 Spørsmål om bistand i ein beredskapssituasjon (brev til Sivilforsvaret 9. mai 2012) Evalueringsrapport frå Fylkesmannen i samband med «Øving Finnøy 2014» fredag 21. februar Tema brann Handlingsplan for beredskap i Finnøy kommune etter tilbakemelding frå Fylkesmann etter øving gjennomført 21. februar 2014 Rapport på gjennomført beredskapsøving for nøkkelpersonell ved avdelinga Drift og Utbygging (øving 4. april 2013) Evaluering/erfaringsoverføring ulykke Bjergøy 21. juli 2013 (kun for internt bruk) Kommuneplanen for Finnøy kommune, langsiktig tekstdel , vedtatt i kommunestyret 29. april

7 Planstrategi , vedtatt av kommunestyret 2. oktober 2012 Budsjett 2014 og økonomiplan , framlegg frå rådmannen 6. november 2013 Nøkkeltall for Finnøy kommune, henta frå KOSTRA Rapport frå tilsyn med samfunnssikkerhet og beredskap i Finnøy kommune 11. mai Deltakarar i tilsynet I tabellen under er det oversikt over deltakar på opningsmøtet, intervjua og sluttmøtet: Namn Funksjon /stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Gro Skartveit ordførar X X X Helene M. Ohm rådmann X X X Eirik S. beredskapskoordinator X X X Christophersen Vegard Thise kommunalsjef organisasjon og utvikling/informasjonsansvarlig X X X Helge Nessa Kommunalsjef helse og omsorg X X Lars Terje Einingsleiar drift X X X Meland Frå Fylkesmannen i Rogaland deltok: - Reidar Johnsen, revisjonsleiar/fylkesberedskapssjef - Grete Flåten, revisor/seniorrådgivar 7