Handlingsplan 2012 for lukking av avvik i tilsynsrapportar og internrevisjonsrapport.

Transkript

1 Internrevisjon Brannvern Helse Førde HF Revisjonsrapport frå Helse Vest Oppfølging av brannvern i Helse Førde HF, august Handlingsplan 2012 for lukking av avvik i tilsynsrapportar og internrevisjonsrapport. Innhald Innleiing Hovudkonklusjonar i tilsynsrapporten... 1 Organisering av brannvernet i Helse Førde (IR Kap 1.3)... 3 Internkontrollsystem (IR Kap 1.4)... 4 Opplæring og øving (IR Kap 1.5)... 5 Beredskap og evakuering (IR Kap 1.6)... 6 Tilsyn (IR Kap 1.7)... 6 Bygg, vedlikehald og utstyr (IR Kap 1.8)... 7

2 Innleiing. Ved brev av har Helse Vest sendt over rapport om internrevisjonen av brannvern i Helse Førde HF. Rapporten Oppfølging av brannvern i Helse Førde HF følgjer som vedlegg. Førre internrevisjon av brannvern vart gjennomført i Handlingsplanen for oppfølging av denne revisjonen vart lagt fram for styret i Helse Førde som sak 014/09 V: Brannvern i Helse Førde HF i møte den Handlingsplanen omfatta lukking av avvik som kom fram i Helse Vest sin internrevisjon og avvik som kom fram i tilsynsrapportar frå kommunale brannvernmynde. I perioden har det på bygningsida vore gjennomført eit systematisk arbeid med å betre branntryggleiken. Både på Førde sentralsjukehus, Lærdal sjukehus, Nordfjord sjukehus (inkl. NPS) og Tronvik psykiatriske avdeling har det blitt gjennomført større bygningsmessige investeringar for å oppgradere branntryggleiken. Vidare har opplæringsansvar, opplæring og gjennomføring av øvingar blitt systematisert. Vidare er internrevisjon for brannvern blitt integrert i Helses Førde sitt elektronisk baserte internrevisjonsystem. Systemet omfattar også risikoanalysar for dei einskilde brannobjekta. Handlingsplanen, som vart vedteken i 2009 er såleis langt på veg gjennomført. Helse Vest ber om at rapporten frå revisjonen i 2011 med handlingsplan blir lagt fram for styret i helseføretaket utan unødig opphald. Handlingsplanen skal innehalde oversikt over tilrådingar, administrerande direktør sine ar, forslag til tiltak, tidsfristar og plassering av ansvar. Helse Vest sitt forslag til oppsett i tabell er lagt inn i slutten av kvart avsnitt i rapporten nedanfor. For kolonne ne ar viser ein til kommentarar for utfyllande informasjon. Hovudkonklusjonar i tilsynsrapporten Det er positivt at internrevisjonsrapporten finn grunn til å understreke at Helse Førde HF har arbeidd systematisk og praktisk godt med brannvern. Det blir mellom nemnt dei store bygningsmessige investeringane som er gjort for å betre branntryggleiken. Det blir likevel peikt på ein del tilhøve som må betrast. Dei viktigaste er: Organiseringa med ei todeling av ansvaret kan vere utfordrande for samordning av det brannførebyggande arbeidet. Det blir bedt om ein ny gjennomgang av organiseringa for å klargjere ansvar og sikre samordning. Det blir peikt på at internkontrollsystemet i Helse Førde ikkje fungerer tilfredsstillande etter internkontrollforskrifta. Systemet er heller ikkje implementert for alle brannobjekt. Risikoanalyser og handlingsplanar for oppfølging av risikoanalysene er ikkje i samsvar med brannførebyggingsforskrifta. Side1

3 . Gjenomføring av brannopplæring og brannvernøvingar må omfatte heile føretaket og øvingane må tilpassast brannobjekta Evakueringsrutiner og merking av evakueringsruter må forbetrast ved Førde sentralsjukehus. Her blir det særleg peikt på Kirurgisk avdeling ved Førde sentralsjukehus Den bygningstekniske dokumentasjonen må oppgraderast og omfatte alle bygningar i føretaket. Med unntak av det siste punktet gjeld alle avvika administrative rutiner og prosessar i brannvernarbeidet. Ansvaret for desse prosessane er organisert i Eigedom. Når det i rapporten blir peika på at internkontrollsystema og branndokumentasjon ikkje gjeld alle objekta og bygningane i føretaket, har dette for ein stor del samanheng med at Indre Sogn psykiatrisenter og Tronvik først vart lagt inn under Avdeling for drift og eigedom og Intern service frå Det er i verksatt arbeid med å integrere desse institusjonane i administrative rutinar og kvalitetssystem for brannvern som elles gjeld i Helse Førde. Sjølv om ein nedanfor har delt oppfølginga av avvika opp i einskildtiltak, er det naturleg å sjå alle tiltaka som gjeld brannførebygging i samanheng og eventuelt organisere arbeidet i ei eiga prosjektgruppe for å sjå organiseringa og internkontrolloppfølginga samla. Ein del av tiltaka har ingen bestemt tidsfrist men er eit løpande oppfølgingsansvar. Dette er markert i tabellen med pil (). Side2

4 Organisering av brannvernet i Helse Førde (IR Kap 1.3) 1. Organiseringa av arbeidet går på tvers av linjeorganiseringa. Førtaket bør gå gjennom avklaring av ansvar og roller. 2. Det bør opprettast eit forum/møteplass for brannvernleiarane i føretaket 3. Avklaring av ansvar og oppgåver innanfor brannvernet ved Florø sjukehus Brann- og eksplosjonsvernlova omhandlar mellom anna eigar og brukar sitt ansvar. Med den organiseringa Helse Førde har valt er oppfølging av eigaransvaret lagt til Drift- og eigedomsavdelinga og oppfølging av brukaransvaret lagt til Intern service. Denne todelinga ble frå endra, ansvaret ligger nå i sin heilhet til Eigedom. Rolla som brann- og tryggingskoordinator var primært tenkt som ei oppfølging av brukaransvaret gjennom organisering av det førebyggande brannvernet, opplæring, etablering og oppfølging av brannøvingar m.m. Etablering av eit fast brannvernleiarforum med faste møte vil langt på veg løyse dette problemet. Ansvaret for teknisk drift i Florø er lagt inn under teknisk drift i Førde. Seksjonleiaren fungerer som brannvernleiar for Florø sjukehus. Denne ordninga vil halde fram til det er endeleg avklara framtidig bemanning på driftsseksjonen i Florø som igjen er avhengig av framtidig funksjon og aktivitet i Florø. Tabell 1:Handlingsplan organisering IR si tilråding Tiltak Tidsfrist 1. Gjennomgang Sjå kommentar Ny organisering på organiseringa av plass fra brannvernarbeidet 2. Samordning av brannvernleiarfunksjonen Oppfølging av tidlegare vedtak Etablering av brannvernforum og felles opplæring av Ansvar 2012 VAD/ 2012 Side3

5 brannvernleiarane 3. Avklaring av ansvar og oppgåver ved Nærsjukehuset i Florø. Eventuell endring av dagens organisering blir vurdert i høve aktivitet og ressursar ved Nærsjukehuset Brannvern leiarfunksjonen blir som før lagt til leiar for teknisk drift i Førde Internkontrollsystem (IR Kap 1.4) 1. Internkontrollsystemet må integrast ved alle objekt i føretaket 2. Behov for systematisk oppgradering av rutiner, instruksar og planar 3. Mangelfull gjennomføring av risikoanalyser Systema for internkontroll, oppgradering av instruksar og planar og gjennomføring av risikoanalyser er etablert. Manglande gjennomføring og oppfølging gjeld i hovedsak Indre Sogn psykiatrisenter og Tronvik. Dette har mellom anna samanheng med at desse institusjonane først vart lagt inn under Eigedom / Intern service i Institusjonane er nå integrert og inngår i eit felles opplegg for det brannførebyggande arbeidet, avvika er i praksis lukka. I løpet av 2012 vil risikoanalysen bli integrert i dei årlege vernerundene. Vernerundene blir lagt inn elektronisk med system for oppfølging, rapportering og lukking av avvik. Tabell 2: Handlingsplan Internkontroll IR si tilråding 1. Betre integrering av internkontrollsystemet i organisasjonen Sjå kommentar Gjennomføre dei brannførebyggande systema for alle objekta i føretaket. Årsskiftet 2012/13 VAD/ 2. Gjennomgang Side4

6 revisjon av interne rutiner, instruksar og planer 3. Gjennomføring av risiko-analyser Opplæring og øving (IR Kap 1.5) 1. Sikre at alle tilsette gjennomfører lovpålagt opplæring og øving. Det må vere særleg fokus på nattevakter og vikarar 2. Syte for tilstrekkeleg opplæring av brannvern leiarane. System for å sikre oppfølging. Ressursar for oppfølging må sikrast og det vil være viktig at avdelingsleiarnivået har klar forståing av sitt ansvar og si rolle og at avdelingsleiarane tar aktiv del i oppfølging og kontroll av at alle tilsette deltak i e-opplæringa og øvingar. Etablering av brannvern leiarforum bør få som effekt at brannvern leiarane sin støttefunksjon til avdelingsleiarane blir styrka. Tabell 3: Handlingsplan opplæring og øving. 2. Syte for tilstrekkeleg opplæring for alle brannvern leiarane Sjå kommentar Brannvern leiar kurs til alle brannvern leiarane Des IR si tilråding 1. Gjennomføring av opplæring og øving i alle ledd Sjå kommentar Styrke kontrollen av oppfølginga Juli 2012 /Avdelingsleiarane Side5

7 Beredskap og evakuering (IR Kap 1.6) 1. Helse Førde har ikkje tilstrekkelige rutiner for oppdatering og revisjon av beredskapsplanar 2. Gjennomgang av beredskapsrutiner og evakueringsplanar ved Kirugisk klinikk, Førde sentralsjukehus ar I 2012 vil alle beredskapsplanane bli gjenomgått og oppdatert. Arbeidet vil bli koordinert gjennom det generelle beredskapsarbeidet i føretaket. Planlagte øvingar vil bli retta inn mot beredskap og evakuering. På kirurgisk klinikk pågår det arbeid med omstrukturering. Planlegginga omfattar både organisatoriske endringar og bygningsmessige endringar. Arbeidet vil bli ferdig i løpet av 2012/2013. Som ein del av dette arbeidet vil det bli utarbeidd nye beredskapsplaner og gjennomført øvingar tilpassa ny struktur. Tabell 4: Handlingsplan for beredskap og evakuering IR si tilråding 1. Forbetring av rutinar for oppdatering og revisjon av beredskapsplaner 2. Spesiell fokus på Kirurgisk avdeling; Førde sentralsjukehus Tilsyn (IR Kap 1.7) Sjå kommentar Sjå kommentar Ny gjennomgang av beredskapsplanane og oppdateringsrutinar for alle objekt og avdelingar. Oppdatere beredskapsplan for Kirurgisk klinikk i samarbeid med avdelinga Her blir det ikkje peikt på spesielle avvik. Helse Førde har jamt over god oppfølging av tilsyna med faste tilbakemeldingar til tilsynsorgana og rapportering til Helse Vest. Det blir nemnt manglande risikoanalyser. Dette punktet vil bli fulgt opp i handlingplanen for internkontrollsystemet. I 2010/2011 har det våre kommunalt branntilsyn ved Lærdal sjukehus, Førde sentralsjukehus, Nordfjord sjukehus og Nordfjord psykiatrisenter. Side6

8 For Nordfjord sjukehus og NPS var alle avvik frå førre tilsyn lukka og det kom ikkje fram nye avvik. Førde sentralsjukehus hadde tilsyn i desember 2010 og januar Det vart då vist til manglar ved risikoanalysane. Dette avviket er lukka. Vidare vart det peikt på manglande branndokumentasjon for gjennomførte bygningsmessige endringar. Branndokumentasjonen er ikkje ferdigstilt, men vil bli utarbeidd i løpet av 2012/2013. Det er varsla nytt tilsyn ved sentralsjukehuset i desember Det mest omfattande avviket gjeld branntetting i 3 etg ved Lærdal sjukehus. Arbeidet med branntetting av denne etasjen må takast som ein del av opprusting av 3 etasje ved Lærdal sjukehus. Planlegging og prosjektering vil bli utført i Tabell 5: Handlingsplan tilsyn IR si tilråding 1. Oppfølging av tilsynsrapportar Merknad kommunalt tilsyn 2. Branndokumentasjon Førde sentralsjukehus, radiologi 3. Branntetting 3 etg Lærdal sjukehus Sjå komm. Sjå komm Sjå komm Systematisk oppfølging av tilsynsrapportar. Tema på brannvernleiarforum 2012 Utarbeide fullstending branndokumentasjon for ombygging på rad.avd Utarbeide plan for opprusting og branntetting 3 etg /brannvern-leiarane 2012 Avdelingsleiar driftog eigedom 2013 Avdelingsleiar driftog eigedom Bygg, vedlikehald og utstyr (IR Kap 1.8) 1. Forbetring av dokumentasjon på bygningar og teknisk utstyr Sjølv om ein har dokumentasjon på alle bygningane, er denne dokumentasjonen for alle objekt ikkje tilstrekkeleg oppdatert som følgje av ombyggingar, teknisk opp gradering, bruksendringar og liknande. Branntekniske tilstandsanalyser etter behov bør inngå som ein del av arbeidet med forbetring av dokumentasjonen. Side7

9 I kontraktar med rådgjevande ingeniør/arkitekt og entreprenør skal det stillast krav om at teikningar av ferdigstilt bygg og branndokumentasjon skal vere ein del av leveransen. Oppfølging og kontroll av dette har ikkje vore god nok. eigedom har vore gjennom ein periode med vakansar og problem med rekruttering og oppbygging av ny kompetanse. Avdelinga har difor hatt manglande ressursar til oppfølging av bygnings messig dokumentasjon. AD vil peike på at oppbygging/styrking av kompetansen på eigedomssida er ein relativ langsiktig prosess som vil krevje ny rekruttering på drifts- og eigedomsavdelinga. Tidsperspektivet bør difor setjast til utgangen av Tabell 6: Handlingsplan for bygg, vedlikehald og utstyr. IR si tilråding 1. Forbetring av dokumentasjon på bygningar og utstyr Sjå kommentar 1. Utarbeiding av plan for forbedring av bygningsdokumentasjon 2. Utarbeide tilstandsrappor tar for objekta der slike rapportar manglar. Oppdatering av eldre tilstandsrappor tar Des AF Side8