KONKURRANSEGRUNNLAG. Konkurranse med forhandling. Rammeavtale om kjøp av bedriftshelsetjenester Mattilsynet, Region Hedmark og Oppland

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling Rammeavtale om kjøp av bedriftshelsetjenester Mattilsynet, Region Hedmark og Oppland Brumunddal, 10. oktober 2013 Saksnummer: 2013/

2 OPPDRAGET Innledning Om Mattilsynet, Region Hedmark og Oppland Anskaffelsens formål, omfang og varighet Spørsmål og tilleggsinformasjon Estimert fremdriftsplan KONKURRANSEREGLER Bruk av underleverandør Forbehold Kvalifikasjonskrav Kravspesifikasjon, tildelingskriterier og tilbudsevaluering KRAV TIL TILBUDET Tilbud og krav til leverandørens besvarelse Språk Alternative tilbud, deltilbud Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudsfrist og innlevering av tilbud

3 OPPDRAGET 1.1 Innledning I henhold til kunngjøring i DOFFIN inviterer Mattilsynet, Region Hedmark og Oppland til konkurranse med forhandling om levering av regionens bedriftshelsetjenester. Anskaffelsen gjennomføres i samsvar med gjeldende Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser. For denne anskaffelsen gjelder del I og II i forskriften. Konkurransedokumentene består av dette konkurransegrunnlaget med følgende vedlegg: Vedlegg 1. Kvalifikasjonskrav Vedlegg 2: Skjema egenerklæring helse, miljø og sikkerhet (HMS) Vedlegg 3: Oversikt over leverandørens 3 viktigste kunder siste 3 år Vedlegg 4: Kravtabell/kravspesifikasjon Vedlegg 5: Leverandøropplysninger Vedlegg 6. Mattilsynets standardkontrakt for tjenestekjøp inkl. Bilag 7 Vedlegg 7. Referanser Vedlegg 8: Prisskjema 1.2 Om Mattilsynet, Region Hedmark og Oppland Mattilsynet er et statlig, landsdekkende forvaltningsorgan og har som hovedoppgave å sikre helsemessig trygg mat og matproduksjon, god plante-, dyre- og fiskehelse samt god dyrevelferd. Mattilsynet har også oppgaver i forhold til kosmetikk og legemidler, og fører tilsyn med dyrehelsepersonell. Mattilsynet har ansvar for beredskap på etatens forvaltningsområde. Mattilsynet har til sammen ca 1300 medarbeidere og er organisert i tre forvaltningsnivåer med hovedkontor og åtte regionkontor. Det utøvende tilsyn ivaretas av 52 distriktskontor. Regionkontorene koordinerer arbeidet med tilhørende distriktskontor. Region Hedmark og Oppland består av 5 distriktskontorer fordelt på 12 kontorsteder, 1 regionkontor, og har 119 ansatte pr. juli I tillegg kommer 46 ansatte tilknyttet hovedkontoret med samme kontorsted som regionkontoret. Overordnet mål for helse, miljø og sikkerhet i Mattilsynet: Mattilsynet skal utmerke seg som en helsefremmende arbeidsplass. Vi skal ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø som stimulerer til engasjement og kreativitet ved at det er klarhet i arbeidsforholdet og god adgang til medvirkning. Etaten skal arbeide for å være miljøvennlig overfor det ytre miljø. Arbeidet med helse-, miljø og sikkerhet skal være integrert i planleggingen av Mattilsynets virksomhet og skal preges av kontinuerlig utvikling og forbedring. Mattilsynet er en IA-bedrift. Konkrete mål for perioden : Mattilsynet skal redusere tallet på arbeidsrelaterte skader med 75 prosent i en treårsperiode. Sykefraværet i Mattilsynet skal ligge på 4 prosent eller lavere i løpet av tre år. Tilsynsmedarbeiderne skal ha en opplevelse av mestring ved kommunikasjon på tilsyn. 3

4 I Mattilsynet er det etablert ett Sentralt Arbeidsmiljøutvalget (AMU) og 8 Regionale arbeidsmiljøutvalg (RAMU) samt Hovedkontorets arbeidsmiljøutvalg (HK-AMU). AMU, RAMU/HK-AMUs oppgaver følger av Arbeidsmiljøloven 7-2. Utvalgene skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. De skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Utvalgene skal blant annet behandle spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og den interne vernetjeneste, samt spørsmål om opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet som har betydning for arbeidsmiljøet. Etablering og vedlikehold av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, jf. 3-1, og helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger er også oppgaver for utvalgene. Regionens arbeidsoppgaver: Vår region har tilsynsoppgaver innen dyrehelse, dyrevelferd, kjøttkontroll, næringsmidler, drikkevann, plantehelse, fisk og fôr. Tilsynsarbeidet innen dyrehelse/dyrevern består i å føre tilsyn med både de som driver med dyrehold profesjonelt (f eks storfe og gris) og kjæledyr/hobbydyrehold (f eks hest og hund). Kjøttkontroll innebærer kontroll av dyr og slakt i hele produksjonskjeden på slakterier med mye gjentagende, manuelt arbeid og kontroll av dyr etter jakt, f eks elg og rein. Tilsyn med næringsmidler og drikkevann innebærer å føre tilsyn med virksomheter som har næringsmiddelproduksjon, servering, detaljhandel, vannverk mm. Utfordringer i tilsynsarbeidet kan være at man ikke alltid vet hva man møter, både av mennesker og eventuelle dyretragedier eller farlige dyr. I forbindelse med tilsynsarbeid blir det også mye bilkjøring, med de utfordringer det kan ha. Vi har også kontormedarbeidere, IKT, dokumentasjon, sentralbord og administrativt støttepersonell, med de utfordringer kontor og PC-arbeid medfører. Regionen har også beredskapsansvar. Distriktskontoret Øst-Hedmark: 24 ansatte med tilsynsoppgaver innen dyrehelse, dyrevern, kjøttkontroll, næringsmidler, drikkevann, plantehelse, fisk og fôr, samt administrasjon. 4 av de ansatte er i kjøttkontrollen. Kontorsteder: Kirkeveien 58, 2409 Elverum. Kjøttkontroll ved Nortura Elverum, Industrigata 13, 2406 Elverum Sideveien 2, 2211 Kongsvinger. Distriktskontoret Nord-Østerdal: 8 ansatte med tilsynsoppgaver innen dyrehelse, dyrevern, drikkevann, næringsmidler, noe kjøttkontroll, plantehelse, fisk og fôr, samt administrasjon. Kontorsted: Aumliveien 4C, 2500 Tynset. Distriktskontoret Hedmarken 31 ansatte med tilsynsoppgaver innen dyrehelse, dyrevern, kjøttkontroll, næringsmidler, drikkevann, plantehelse, fisk og fôr, samt administrasjon. 19 av de ansatte er i kjøttkontrollen. Kontorsteder: Holsetgata 22, 2317 Hamar Kjøttkontroll ved Nortura Rudshøgda, Leinskogen 14, 2360 Rudshøgda 4

5 Distriktskontoret Gudbrandsdal: 20 ansatte med tilsynsoppgaver innen dyrehelse, dyrevern, kjøttkontroll, næringsmidler, drikkevann, plantehelse, fisk og fôr, samt administrasjon. 4 av de ansatte er fast i kjøttkontroll, samt rotasjon på flere ansatte mellom tilsyn ute og kjøttkontroll. Kontorsteder: Vormstuguvegen 40, 2624 Lillehammer Johan Nygårdsgt 17b, 2670 Otta Kjøttkontroll ved Nortura Sel, Ulavegen 3, 2670 Otta Distriktskontoret Valdres og Gjøvikregionen: 19 ansatte med tilsynsoppgaver innen dyrehelse, dyrevern, kjøttkontroll, næringsmidler, drikkevann, plantehelse, fisk og fôr, samt administrasjon. Kontorsteder: Kongsvegen 79, 2920 Leira Ringveien 11, 2815 Gjøvik. Regionkontoret Hedmark og Oppland og Hovedkontorenheter: Totalt 63 ansatte. 17 ansatte med leder- og rådgivningsoppgaver fordelt innen dyrehelse, dyrevelferd, fisk, fôr, næringsmidler, drikkevann, plantehelse og administrasjon. 46 ansatte tilhørende Hovedkontoret fordelt på IKT, dokumentasjon og sentralbord. Regionen har ansvaret for det fysiske arbeidsmiljøet for de hovedkontoransatte. Kontorsted: Strandsagveien 2, 2380 Brumunddal. For ytterligere informasjon om Mattilsynets virksomhet, se Anskaffelsens formål, omfang og varighet Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtale om kjøp av bedriftshelsetjenester. Formålet med anskaffelsen er å ivareta oppdragsgivers lovpålagte forpliktelser i henhold til arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter, samt på forespørsel bistå arbeidsgiver, arbeidstakere, arbeidsmiljøutvalg og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold for alle ansatte i regionen. Oppdragsgiver ønsker en bedriftshelsetjeneste hvor det legges vekt på utvikling av et helsefremmende arbeidsmiljø og friskliv, forebyggende arbeid og informasjon, samt råd og veiledning både på individ- og virksomhetsnivå. Oppdragsgiver ønsker fortrinnsvis å inngå rammeavtale med kun én leverandør som skal betjene alle enhetene nevnt i punkt 1.2 med likeverdige tjenester. Det er mulig for tilbyder å knytte til seg underleverandører for å betjene enkeltkontor. Hvilke(t) kontor dette gjelder for, må fremgå av tilbudet. Tilbud på betjening av enkeltkontorer kan gis, men leverandører som kan tilby avtale for alle enheter vil bli prioritert. Vi forholder oss til hovedleverandør som ansvarlig for at underleverandører oppfyller alle Mattilsynets krav. Oppfølging av avtalen vil i avtaleperioden skje via vår regionale HMS-koordinator. Lokal oppdragsgiver i enkeltsaker vil være lokal leder for enheten eller dennes utpekte. Erfaringsmessig kan vi anslå et totalomfang på 100 timer +/- 20 % pr år. Avtalen gjelder for tidsrommet Oppdragsgiver forbeholder seg rett til opsjon på forlengelse i ytterligere år. 1.4 Spørsmål og tilleggsinformasjon Eventuelle spørsmål og tilleggsopplysninger rettes skriftlig til Mattilsynet, Region Hedmark og Oppland, på e-post til: Seniorrådgiver Randi Beitdokken 5

6 E-post: Siste frist for spørsmål og tilleggsinformasjon er , kl Alle spørsmål vil bli samlet opp, anonymisert og besvart i felles forsendelse til alle som har meldt sin interesse på Doffin. Henvendelser på andre måter enn e-post vil ikke bli besvart. 1.5 Estimert fremdriftsplan Overordnet estimert fremdriftsplan er som følger: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget , kl Frist for svar på spørsmål Frist for å levere tilbud kl 14:00 Evaluering Uke Kontraktstildeling Uke Klagefrist , kl Kontraktsinngåelse Uke Avtalens ikrafttredelse Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2. KONKURRANSEREGLER 2.1 Bruk av underleverandør Leverandøren må i tilbudet opplyse om eventuell bruk av underleverandører. Det skal oppgis navn på underleverandører og til hvilke oppgaver/kontor disse vil bli benyttet. Hovedleverandøren, som Mattilsynet inngår rammeavtale med, vil være ansvarlig for kvaliteten på tjenestene og at levering er i henhold til Mattilsynets krav og avtalevilkår. Mattilsynet skal godkjenne underleverandører, samt evt. bytte av underleverandører etter at avtalen er inngått. 2.2 Forbehold Eventuelle forbehold til konkurransegrunnlaget og Mattilsynets standardkontrakt må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette eller evaluere under de øvrige tildelingskriteriene). 2.3 Kvalifikasjonskrav Leverandører som ønsker å delta i konkurransen, må levere dokumentasjon på kvalifikasjonskravene oppgitt i vedlegg 1 og fylle ut og legge ved vedlegg 2 og 3. Vær nøye med at all etterspurt dokumentasjon blir levert. Mangler medfører at tilbudet kan bli avvist under kvalifiseringen. Dokumentasjon på kvalifikasjonskravene og tilbudet (se punkt 2.4.) skal leveres i samme forsendelse og innen oppgitt tilbudsfrist. Etter tilbudsfristen vil Mattilsynet først gjennomføre en kvalifisering av leverandørene som har levert tilbud. Kvalifiseringen vil skje i henhold til kvalifikasjonskravene. De leverandørene 6

7 som ikke anses som kvalifisert og som avvises, i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 11-10, vil få beskjed så raskt som mulig. 2.4 Kravspesifikasjon, tildelingskriterier og tilbudsevaluering Mattilsynet har utarbeidet en kravspesifikasjon for denne rammeavtalen. Kravene fremgår av kravtabellen i vedlegg 4. Tilbyder må beskrive sin kompetanseprofil og besvare alle krav i kravtabellen i vedlegg 4. Alle angitte hovedelementer og underpunkter skal kommenteres, utdypes og dokumenteres i besvarelsen. Ved behov for tilleggsdokumentasjon må det vises til bilag i kravtabellens kommentarfelt (vedlegg 4). Etter kvalifiseringen vil oppdragsgiver starte evalueringen av de kvalifiserte leverandørenes tilbud. Det vil i denne fasen bli mulighet for tilbydere å gi en kort presentasjon av tjenestene som tilbys. Basert på tilbyders besvarelse vil det bli gitt poeng i forhold til hvor godt tjenesten tilfredsstiller våre krav. Kontrakten tildeles den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterier Vekting 1. Service og gjennomføring 55 % 2. Pris 45 % Service og gjennomføring 55 % - Beskrivelse av hvordan leverandøren vil løse oppdraget i henhold til kravtabell/kravspesifikasjonens punkter Referansekunder oppgitt i vedlegg 7 vil bli kontaktet Pris 45 % Pris skal angis på følgende måte i NOK inkl mva: - Ulike typer konsulenttjenester skal oppgis med pris pr time - Reisekostnader skal oppgis inkl. reisetid pr. besøk/oppmøte pr. kontor - Kurs oppgis i pris pr kurs (oppgi varighet, f eks hel dag/halv dag) Beskrivelsene over er ikke uttømmende. Også andre momenter som naturlig vil kunne tolkes inn under de enkelte kriterier, kan bli gjenstand for evaluering. Under bedømmingen vil leverandørens tilbud gis poeng på en skala fra 0 til KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbud og krav til leverandørens besvarelse Tilbudet skal være skriftlig og bestå av: a. Tilbudsbrev, som skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde tilbyder/leverandør, skal inneholde bekreftelse av vedståelsesfrist, samt alle eventuelle forbehold eller begrensninger i forhold til konkurransegrunnlaget og/eller kontraktsvilkår. b. Beskrivelser og dokumentasjon av kvalifikasjonskravene i vedlegg 1, samt utfylte skjemaer i vedlegg 2 og 3 (jfr. pkt. 2.3). c. Dokumentere/beskrive oppfyllelse av kravtabellen/kravspesifikasjonen i vedlegg 4. d. Utfylt leverandøropplysningsskjema i vedlegg 5. e. Priser (inkl. mva) skal oppgis slik det beskrives i prisskjemaet, vedlegg 8. f. Liste over eventuelle underleverandører med opplysninger om organisasjonsnummer, og til hvilke oppgaver/kontor de vil bli brukt. g. Eventuelle opplysninger som tilbyder anser for å være taushetsbelagte opplysninger. 7

8 3.2 Språk All kommunikasjon og dokumentasjon vedrørende konkurransegrunnlaget og tilbudet skal være på norsk. 3.3 Alternative tilbud, deltilbud Underleverandører og deltilbud kan benyttes, jfr pkt 1.3 og Tilbudets vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til og med Tilbudsfrist og innlevering av tilbud Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: Mandag 18. november kl Tilbudet sendes/leveres i lukket og nøytral forsendelse og merkes med: "Tilbud Bedriftshelsetjeneste region Hedmark og Oppland saksnr. 13/ Tilbudet leveres i ett papireksemplar samt en komplett elektronisk lagret versjon (USB-penn eller lignende). Ved avvik mellom papirversjon og elektronisk versjon vil papirversjonen legges til grunn. Betydelige avvik kan medføre avvisning. Tilbudet sendes/leveres til: Postadresse: Leveringsadresse: Mattilsynet, Regionkontoret for Hedmark Mattilsynet, Regionkontoret for Hedmark og Oppland og Oppland v/randi Beitdokken Strandsagveien 2 Postboks Brumunddal 2381 Brumunddal Ved fremmøte leveres tilbudet ved henvendelse til Regionkontoret på Brumunddal, hvor det vil bli gitt kvittering på mottatt tilbud. Tilbudet kan leveres mellom kl Tilbud som leveres for sent vil bli avvist. 8