Konkurransegrunnlag TILBUD FORESPØRSEL

Transkript

1 Værøy kommune Teknisk etat 8063 Værøy Konkurransegrunnlag TILBUD FORESPØRSEL Renovasjon

2 Renovasjon 1. Oppdragsgiver Værøy kommune Rådhuset 8063 Værøy Telefon Direkte Tlf: / Kontaktperson: kommuneingeniør Vera Iversen 2. Anskaffelsesformål Kommunen ønsker tilbud på utførsel av innhenting av avfall hos private boliger, og en del småbedrifter. Kontraktens varighet er for en 3-års periode til og med 31.l Kontraktsbestemmelser 3.1. Kunngjøring Dette forespørsel sendes til utvalgte foretak 3.2. Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning kan tilleggsopplysninger fås hos Værøy kommune ved kommuneingeniør Vera Iversen tel , e-post vera.iversen@varoy.kommune.no. 4. Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlig anskaffelser av nr. 69 og Forskrift om offentlig anskaffelser av Anskaffelsesprosedyren Denne anskaffelsen følger av prosedyren "tilbud med forhandlinger". Prosedyren åpner for at alle interesserte leverandører kan levere tilbud Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Forespørselen til å delta i konkurransen eller tilbudet avvises Oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud Avlyse tilbudskonkurransen 4.4. Fremdrift Tilbud på denne forespørselen kl Forhandlinger Oppstart av arbeid uke Krav til leverandøren 5.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav om attest for restanse på skatt. Attesten må ikke være eldre eim 6 måneder Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det stilles krav til at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Firmaattest skal vedlegges. 2 av 8

3 5.3. Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves at leverandøren dokumenterer god soliditet. Foretakets siste årsberetning til Brønnøysunds registeret skal vedlegges Foretakets siste avlagte regnskap skal legges ved Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag og det skal vedlegges: Referanseliste fra lignede oppdrag Oversikt over foretakets totale bemanning Bemanning for dette oppdraget med navn og CV for nøkkelpersoner Foretakets kompetanse Det kreves dokumentert et godt velfungerende kvalitetssikringssystem og det skal vedlegges: Redegjørelse om firmaets kvalitetssikringssystem 6. Krav til tilbudet 6.1. Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig og det skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Tilbudsskjema i kap. 10 skal benyttes. Tilbudet skal være merket: "Tilbud på renovasjon" Tilbudet kan ikke avgis elektronisk Tilbudsfrist Frist for levering av tilbud er tirsdag , kl Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra tilbudsfristens utløp Innleveringssted Tilbudet leveres til: Værøy kommune Rådhuset 8063 Værøy innen fristen i pkt Forbehold Forbehold fra tilbyder m.m. skal spesifiseres i tilbudsbrevet Spesielle forhold Eventuelle tilleggsarbeider eller endringer utføres etter priser som er avtalt mellom partene på forhånd. Timepris for tilleggsarbeider angis. 7. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 7.1. Registrering av tilbud Alle tilbud vil bli registrert med tidspunkt for mottak Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil bli foretatt umiddelbart etter frist for levering av tilbud. Tilbudsåpningen skjer på Værøy rådhus, 8063 Værøy. Åpningen foretas av minimum to representanter fra oppdragsgiver. Tilbyder kan være tilstede med en representant ved åpning. Det føres tilbudsprotokoll hvor kopi sendes alle leverandører etter åpningen Avvisning av leverandører Oppdragsgiver kan avvise leverandører som ikke har sendt inn etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiver kan i tillegg avvise leverandører av andre årsaker, men disse skal begrunnes. 3 av 8

4 7.4. Avvisning av tilbud Oppdragsgiver kan avvise tilbud som: Ikke er levert innen fastsatt tid Ikke er i samsvar med krav til utforming Inneholder vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget På grunn av forbehold, avvik, feil, uklarheter eller lignende som kan medføre tvil i bedømmingen av tilbudet Avklaring Det er adgang til følgende avklaringer av tilbudene: Klarlegge mindre uklarheter Avklare tekniske løsninger, arbeidsmetoder, materialbruk som leverandøren foreslår. Oppdragsgiver kan i slike tilfeller be leverandøren om å foreta utdypinger og klargjøringer Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes Forhandling Oppdragsgiver avgjør om det skal føres forhandlinger, jfr. pkt Avgjørelse av konkurransen 8.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for det. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Tildelingskriterier Kontrakt tildeles på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på følgende Kriterier og vekting: Pris 50 % Teknisk utrustning 25 % Referanser 25 % 8.3. Generelle bestemmelser Det inngås kontrakt etter Norsk standard. Tilbyder skal ha forsikring som dekker ansvar i forbindelse med utførsel av oppdraget. Det forutsettes at også andre nødvendige forsikringer tegnes. 9. Orientering om prosjektet Renovasjon skal oppfylle visse kriterier. Alt avfall som genereres av private på Værøy skal samles inn og behandles på en forsvarlig måte. Det skal i tillegg samles inn avfall fra noen småbedrifter som velger å være med i innsamlingsrutinen. Det er i dag 320 fullt betalende abonnenter med 190 liter restavfall konteinere, 10 fullt betalende med 240 liter konteinere, 8 fullt betalende med 370 liter konteinere og 12 fullt betalende med 650 liters konteinere. Dette kan utgjøre et ukomprimert volum av restavfall på 74 m 3 for alle fullt betalende abonnenter. Det er samme volum med papir som med rest. Det er 350 fullt betalende abonnenter med 140 liters konteinere for matavfall noe som kan utgjøre 49 m 3 ukomprimert matavfall. Det er i tillegg 69 del betalende abonnenter (fritidsboliger) som alle har 190 liter restavfalls konteinere, 140 liters matavfallskonteiner og 140 liters papiravfallskonteiner, d iss e har mindre enn tre måneders opphold på Værøy. 4 av 8

5 Data for Værøy i 2009, innsamlet avfall som er transportert til IRIS's anlegg utenfor Bodø. Restavfall kg Matavfall kg Papir kg. Dette gir et snitt på ca kg per tur med restavfall, I 530 kg matavfall per tur og kg papir per tur. Dette basert på 12 turer med papir, 24 turer med rest og 36 turer med matavfall. Erfaringen fra 2009 gir at en 38 m 3 konteiner kan inneholde ca kg med restavfall gitt at det er fortatt en trauing (komprimering). Gitt en slik mengde skal det være mulig å gjennomføre maksimum en transport i måneden til avfallhåndtering. Ved en riktig kvalitetssikring av avfallet på Værøy kan avfallet transporteres direkte til forbrenningsanlegget. Dette vil medføre en mer effektiv behandling av avfallet og kostnaden for Værøys innbyggere holdes under kontroll. Økt frekvens bør vurderes dersom det i sommermånedene blir så varmt at det oppstår et luktproblem. Det leveres i tillegg ca kg restavfall og kg metall avfall fra mottaket i Skarsjura. Det skal tas forbehold om data, da disse bare er basert på et år. Det foretas i dag 36 transportøkter fra Værøy til IRIS's anlegg utenfor Bodø. Kostnaden for denne transporten utgjør pr i dag 46 % av totalkostnaden for avfallsbehandlingen i Værøy kommune. Det er ønskelig at frekvensen for transport til IRIS anlegg senkes (eventuell direktetransport til annet avfallsanlegg) og at effektiviteten økes av avfallshåndteringen, dette for å holde kostnadene for Værøy befolkning på et akseptabelt nivå. Det må her påpekes at innsamlingsfrekvensen fra husholdningene skal holdes på dagens nivå med innsamling av avfall ca. hver 14 dag. På grunn av Værøys naturgitte forhold bør innsamling ay avfall skje etter et relativt fast tidsskjema slik at befolkningen på Værøy kan vite nå avfallsdunkene kan settes ut til avhenting. Befolkningen på Værøy skal besørge avfallsdunkene skal være i rimelig nærhet av veien, dvs. at avfallsdunkene skal være innenfor 6 meter fra "vegskulderen". Dunkene skal være plassert på en slik måte at leverandøren som skal hente dunkene har fri bane for å hente dunkene, dvs. de skal ikke være snødd ned, eller plassert på en slik måte at det er til særlig hinder for entreprenøren som skal hente dunkene (løfting, etc.). Værøy befolkning har ansvar for at dunkene er sikret på en slik måte at dunkene ikke blir tatt av vær og vind. Hvis entreprenøren som far anbudet ikke klarer eller på annen måte ikke henter avfallet på de fastsatte tømme dager påfaller hele ansvaret for at dunkene blir tømt på entreprenøren. Entreprenøren skal i de tilfeller hvor den ikke kan tømme etter fastsatt tidsskjema besørge at det blir gitt beskjed til Værøy kommune og til betalende abonnenter. Forutsetning for tilbud: Leverandøren skal rapportere alt materialforbruk og utført arbeid tilbake til kommunen for hver måned gjennom året. Denne rapporten skal inneholde alle avvik, hvor mage tømminger som er foretatt og anslått volum av avfall. Leverandøren skal under innsamling av avfall være oppmerksom på om korrekt avfall er lagt i korrekt konteiner. Leverandøren har da en plikt til å dokumentere dette slik at det kan utferdiges ekstrakostnad for den enkelte innbygger for dette, eller la avfallet stå. Leverandøren skal så langt det er mulig kvalitetssikre at avfallet ikke inneholder farlig avfall, dvs. at åpenbare feil skal behandles som nevnt ovenfor (la stå). Det er en reell mulighet for at sortering i tre fraksjoner vil forsvinne i løpet av perioden, dette vil medføre mindre arbeidsbelastning slik at det tas høyde for i anbudet at sortering av tre fraksjoner slik det er i dag bortfaller og en sammenslåing til en eller to fraksjoner blir gjeldende. Bakgrunnen for denne muligheten at fraksjonsdeling er at alt avfall skal fraktes til forbrenningsanlegg direkte og gjenvinning opphører. Åpenbart avfall som ikke er restavfall er eksempelvis; elektriske artikler, hvitevarer, malings beholdere, løsemidler, batterier, lysrør, etc. Prisregulering pga. endret kostnadsnivå reguleres en gang i året i henhold til Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks. Prisene i tilbudet forutsettes uforandret frem til 1. Januar 2016 deretter justeres prisene i takt med nevnte konsumprisindeks. Reguleringen pr. 1.Januar 2016 beregnes på grunnlag av indeksendringen fra 3 kvartal 2015 til 4 kvartal Senere endringer skjer i henhold til endringene fra 4 kvartal til 4 kvartal. 5 av 8

6 Leverandøren bærer ansvaret for skade på eget materiell og for skade på 3. person eller 3. persons eiendom påført under utøvelse av arbeidet, inkludert i dette er skade på avfallskonteinere. Dette gjelder også skade som utøves på veien og annet veiteknisk utstyr. Leverandøren bes gjøre rede for sine forsikringer før kontraktsinngåelse. Alle priser gis ekskl. mva. 10. Tilbudsskjema Tilbudsskjema Tilbyders navn/firma: Tilbyders postadresse: Tilbyders organisasjonsnummer: Tilbyders e-post og telefon: Bekreftes vedlagt (kryss av): D HMS-skjema i utfylt stand D Attest på betalt mva D Attester på betalt skatt Om følgebrev (kryss av): D Følgebrev er utarbeidet Besvares av tilbyder: Oppfylles disse kriterier? (Kryss av hvis ja): D Anbyder har tegnet yrkesskadeforsikring. (Gjelder anbyder som sysselsetter arbeidstaker.) D Tilbyder følger et dokumentert system (Kvalitet og egenkontrollsystem) for drift og vedlikehold av lastebiler/maskiner og utstyr. Anbyder skal på forlangende kunne legge fram dokumentasjon på overstående forhold. Tilbud TILBYDER: Gir tilbud til Værøy kommune om renovasjon Dato og sted Tilbyder 6 av 8

7 11. Forslag til kontrakt KONTRAKT OM RENOVASJON Mellom Værøy kommune, Teknisk etat og... som entreprenør Foretaksnr:. er det inngått følgende kontrakt i perioden.. desember april 2018 Kontrakten gjelder renovasjon i Værøy kommune Kontraktsbestemmelser 1. Leverandøren forplikter seg til å utføre arbeidene i h.h.t vedlagte instruks og til de betingelser og krav som er angitt i kontrakten. Kontrakten er fylt ut i to eksemplarer, hvorav partene beholder ett eksemplar hver. Instruksen finnes alle opplysninger om oppdraget. 2. Kontraktssummen, pris eks. mva. faktureres etterskuddsvis hver måned på grunnlag av innlevert rapport. 3. Prisregulering pga. endret kostnadsnivå reguleres en gang i året i henhold til Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks. Prisene i tilbudet forutsettes uforandret frem til 1. Januar 2016 deretter justeres prisene i takt med nevnte kostnadsindeks. Reguleringen pr. 1. Januar 2016 beregnes på grunnlag av indeksendringen fra 3 kvartal 2015 til 4 kvartal Senere endringer skjer i henhold til endringene fra 4 kvartal til 4 kvartal. 4. Leverandøren skal rette seg etter de anvisninger som gis av avdelingsleder eller annen bemyndiget person fra Teknisk etat (kontaktperson). 5. Hvis leverandøren midlertidig på grunn av bilskade, sykdom eller andre årsaker ikke er i stand til å utføre oppgavene i henhold til denne kontrakt, må kontaktperson Teknisk etat varsles snarest mulig. Det skal da gis rapport om hvorfor tjenesten ikke kan utføres som i kontrakt og hvilke muligheter som er forsøkt for å gjennomføre tjenesten. Det pålegges leverandøren å forsøke å utføre tjenesten ved hjelp av egne eller innleide midler. Hvis forannevnte ikke løser tjenesten kan Teknisk etat leie inn tjenester fra en annen leverandør, og/eller bruke avdelingens egne mannskaper og utstyr inntil leverandøren på nytt kan gjennomføre oppgavene. Teknisk etat har da krav på å få dekket alle sine merkostnader av leverandøren forbundet med det midlertidige opphøret av arbeidet. Leverandøren skal ved mindre avvik besørge varsling av abonnentene ved fysiske plakater på offentlig sted og ved nettvarsling eller annen relevant varsling. 6. Hvis leverandøren pga. konkurs eller andre varige årsaker ikke kan utføre sine oppgaver, bortfaller kontrakten. Teknisk etat har krav på å få dekket sine merkostnader for en periode opp til 3 måneder fra det tidspunktet utførelsen av oppgavene opphørte. 7. Teknisk etat er uten ansvar for alle typer skader som måtte oppstå under utførelsen av oppdragene, også overfor tredjemann. Unntatt er skader som måtte oppstå som en følge av uaktsomhet fra Teknisk etat side, ansvar i henhold til bilansvarsloven og lignende. 8. Tap som måtte oppstå for leverandøren ved Teknisk etat mislighold av kontrakten, kan kreves erstattet. Tap som påføres Teknisk etat på grunn av at leverandøren forsettlig eller uaktsomt misligholder kontrakten, erstattes av leverandøren. 9. Tvister i forbindelse med kontrakten løses i overensstemmelse med bestemmelsene i "Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser (AKS-89). Det presiseres at selv om en tvist har oppstått, fritar dette ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. 10. Partene er innforstått med at arbeidene skal utføres i henhold til de beskrivelser som er gitt i instruksen. 7 av 8

8 11. Dersom entreprenøren ikke utfører tjenesten på en tilfredsstillende måte, har kommunen rett til å si opp kontrakten med to ukers varsel. 12. Det tas forbehold om eventuelle endringer av måten avfall leveres på til mottaker IRIS, som også kan medføre forandringer i måten innsamlingen av avfallet skal gjennomføres innen kontraktsperioden. 13. Kontraktsperioden er tre år med mulighet til forlengelse i ett pluss ett år. 14. Navn på ansvarlig kontaktperson:, tlf. 15. Navn på stedfortredende kontaktperson:.., tlf Spesielle f o r h o l d :. Værøy, xx.xx.xx Værøy kommune Teknisk etat oppdragsgiver.. entreprenør 8 av 8