KONKURRANSEGRUNNLAG. Kommunikasjonsavtale

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III (for anskaffelser med verdi over EØS terskelverdi) Kommunikasjonsavtale Avtaleperiode: 2 år ( ) med mulighet for prolongering år Sak 2012/230 Versjon Tilbudsfrist: kl

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Deltilbud Alternative tilbud Språk Kontraktsperiode Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Offentlighet og innsyn Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Tilbakekallelse eller endring av tilbud Omkostninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører TILDELINGSKRITERIER Prisskjema Vektingsmodell INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Skilleark 5: Andre opplysninger OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning pga forhold ved leverandøren Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Forhandlinger AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling VEDLEGG

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kommunene på Nordmøre: Aure, Averøy, Eide, Gjemnes, Halsa, Kristiansund, Rindal, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll, samt Romsdals kommunene Fræna og Nesset har inngått et forpliktende interkommunalt samarbeid om IKT. Samarbeidet kalles IKT Orkidé. IKT Orkidé sin visjon er: Felles løsninger for felles løft. Vi ønsker å samarbeide for utvikling av offensive og effektive kommuner med bruk av framtidsrettede felles IKT-løsninger. IKT samarbeidet har eksistert i snart 15 år og kan vise til resultater. Det er etablert en felles driftsløsning for kommunikasjon (Internett, e-post, skatteregnskap, helsenett m.m.), felles portal løsning, samt faglig system innenfor mange fagområder. Oppdragsgiver for denne avtalen er IKT Orkidé, et kommunesamarbeid med deltakere fra Nordmøre og Romsdal. Sunndal kommune opptrer på vegne av IKT Orkidé i konkurransen og vil signere kontrakten på vegne av kommunene. Kommunene som deltar er: Aure, Averøy, Fræna, Gjemnes, Halsa, Kristiansund, Nesset, Rindal, Smøla, Sunndal, Surnadal og Tingvoll. Kommunale foretak (KF), kommunale aksjeselskap (AS), interkommunale selskap (IKS), samt Fellesrådets virksomheter er også omfattet av konkurransen. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Åse Vebenstad Postadresse: Postboks 178, Innkjøp v/vebenstad, 6501 Kristiansund N Besøksadresse: Kaibakken 2, Rådhuset, 1etg- økonomiseksjonen e-post: innkjop@kristiansund.kommune.no Telefaks: Telefon: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang IKT Orkidé ønsker å knytte til seg en leverandør for leveranse av samband mellom kommunene i Orkidé, samt felles kommunikasjon ut fra regionen (mot internett, norsk helsenett, osv). Oppdragets omfang og kostnad vil avhenge av de tjenester som velges. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt Kravspesifikasjon. 3

4 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 1.5 Språk Alt av tilbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av avtalen. 1.6 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 2 år. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge kontrakten med de samme betingelser med inntil år slik at totalt mulig kontraktslengde blir 4 år. En eventuell forlengelse av kontrakten må utløses senest 2 måneder før avtalens utløp. 1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor Statens Standardavtaler (SSA) for IKT; Driftsavtalen benyttes: Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Bilag 1: Oppdragsgivers kravspesifikasjon Bilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3: Kundens tekniske plattform (vedlagt utlysningstekst) Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan (fylles ut av leverandør) Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag (fylles ut av leverandør) Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser (etter kontraktsinngåelse) Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten (etter kontraktsinngåelse) Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen (etter kontraktsinngåelse) Andre bilag: 1.8 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se 4

5 1.9 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud kl Frist for å stille spørsmål til konkurransen Tilbudsåpning Tilbudets vedståelsesfrist Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist Kontraktsinngåelse Oppstart leveranse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter frist for å levere tilbud er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Offentlighet og innsyn Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf Offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandøren skal levere ei utgave av tilbudet som kan benyttes ved begjæring om innsyn, i dette eksemplet skal leverandøren, dersom det er aktuelt, sladde det som blir vurdert å være forretningsforhold som det, av konkurransemessige forhold, vil være viktig å hemmeligholde. Hva som er slike forretningsforhold, se punkt om taushetsplikt. 5

6 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.9 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2012/230 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Frist for å stille spørsmål til konkurransen er angitt i pkt Tilbakekallelse eller endring av tilbud Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav, jf. FOA Omkostninger Omkostninger som tilbyder påtar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert. 6

7 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Leverandøren skal sikre like lønns- og arbeidsforhold uavhengig av nasjonalitet. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( nguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. Signert HMS-egenerklæring (tilgjengelig via Doffin) Signert egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter (tilgjengelig via Doffin) 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandør må ha god økonomisk og finansiell styrke i forhold til sin virksomhet generelt og i forhold til denne anskaffelsens karakter. Det kreves minimum samlet kredittratingskarakter A (kredittverdig) eller bedre beskrevet i RavnInfo.no sin rating. Dokumentasjonskrav IKT Orkide vil innhente ovenstående informasjon via RavnInfo.no kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke nødvendig å innlevere disse opplysningene. (RavnInfo.no inneholder nøkkelinformasjon om alle foretak i Norge). Leverandør anmodes om å undersøke om det ligger slik informasjon i RavnInfo.no. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet. 7

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de 3 siste årene (Med tilsvarende oppdrag menes leveranser til kunde med samband til minst 5 ulike lokasjoner og minimum 500 ansatte) Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet for dette oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Tilbyder er fullt ut ansvarlig for sine underleverandørers oppfylling av kontraktsforpliktelsene mot oppdragsgiver. Det skal legges ved oversikt over total bemanning som skal dokumentere at dette kravet er oppfylt. Det skal redegjøres for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Redegjørelse for eventuelle underleverandører som benyttes og i hvilket omfang. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir minimumskrav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildeling av kontrakt. Merk at tildelingskriteriene gjelder i forhold til tilbudet, ikke i forhold til leverandør. Leverandør må krysse av om minimumskravene som er satt i kravspesifikasjon aksepteres. De leverandører som ikke kan oppfylle krav i kravspesifikasjonen (svarer Nei) blir vurdert slik at tilbud ikke er levert i henhold til krav og må derfor bli avvist pga forhold ved tilbudet, jf. FOA Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 8

9 Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 50 % Ferdig utfylt prisskjema, vedlegg 2. Funksjonalitet og ytelse 35 % Kravspesifikasjon vedlegg 1, pkt Kompetanse og servicenivå 15 % Kravspesifikasjon vedlegg 1, pkt Vi vil benytte en karakterskala fra 1 10 for alle kriterier i vurderingen av de enkelte tilbud, hvor karakter 10 er best. Vi ber om at leverandørene i sitt tilbud gir beskrivelse/dokumenterer sin løsning på en slik måte at det gjør oppdragsgiver i stand til å gjøre valg ut i fra ovenstående kriterier. 4.1 Prisskjema Tilbudspriser/-sum skal gis i vedlagte prisskjema (Ecel-fil), vedlegg 2. Skjemaet skal være datert, underskrevet og stemplet med/påført leverandørens navn. Prisene skal angis eksklusiv merverdiavgift. Prisskjemaet skal også innleveres i utfylt stand i elektronisk versjon i Ecel-format Evalueringsmodell For beregning av totale priser, vil følgende antall legges til grunn ved utregning av totalsum (se kolonne antall ved evaluering i tabell I, II og III nedenfor). I tillegg vil månedskostnad blir multiplisert med 24 (kontraktens varighet). Det presiseres at de oppgitte verdier kun er et estimat og til bruk ved evalueringen. Tabell I: Pris samband fra fellespunkt til kommune (lik pris til kommunene) Id Tjeneste Kapasitet Antall ved evaluering Antall mnd ved evaluering månedskost 1.70 Samband fellespunkt - kommune 100 mb 100 Mb Samband fellespunkt - kommune 200 mb 200 Mb Samband fellespunkt - kommune 400 mb 400 Mb Samband fellespunkt - kommune 600 mb 600 Mb Samband fellespunkt - kommune 800 mb 800 Mb Samband fellespunkt - kommune 1 Gb 1 Gb 2 24 Evalueres Evalueres 1.70 Samband fellespunkt - kommune Gb X Gb ikke ikke 1.70 Endring av hastighet 4 Ikke relevant 9

10 Tabell II: Internettlinje Id Tjeneste Kapasitet Antall ved evaluering Antall mnd ved evaluering månedskost 3.20 Internettlinje 500 Mb 500 Mb 0, Internettlinje 1 Gb 1 Gb 0, Internettlinje 2 Gb 2 Gb 0,25 24 Evalueres Evalueres 3.20 Internettlinje Gb X Gb ikke ikke 3.20 Endring av hastighet 1 24 Evalueres Evalueres 3.30 Redundant Internettlinje (failover linje) ikke ikke Tabell III: Andre priser Id Tjeneste Antall ved evaluering Timepris for arbeid utover avtale Utrykkingsgebyr kveldstid inkl. 2 arbeidstimer Vektingsmodell Poeng gis for alle tildelingskriterier fra 10-1 hvor 10 poeng er best. Det benyttes lineær metode for prisberegning og poengsetting. Lineær metode innebærer at forskjeller i poengscore gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris (fra laveste tilbud). Laveste tilbudte pris får 10 poeng. Dette uttrykkes matematisk i denne formelen: Poengscore = (Pe-pb)/Pb Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Adresse: Besøksadresse: Kristiansund kommune v/innkjøp Postboks 178, 6501 Kristiansund Rådhuset, Økonomiseksjonen, Kaibakken 2, 6509 Kristiansund. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: 10

11 "Konkurranse/anbud kommunikasjonsavtale saksnr. 2012/230 v/ Berit Hovland Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to 2 - eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, innsatt i ringperm med skillekort. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Det bes også om at det innleveres ett 1 tilbud i sladdet utgave. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Skilleark 1: Anbudsdokumenter Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skilleark 2: Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav: Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter ved utlysning av tjenestekontrakter og bygg- og anleggskontrakter. Firmaattest. Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens totale bemanning og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Redegjørelse for eventuelle underleverandører som benyttes og i hvilket omfang. 11

12 Skilleark 3: Svar på kravspesifikasjon Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) i utfylt stand i elektronisk versjon (ecel-format). Papirversjon i utfylt og undertegnet stand. Skilleark 4: Pris/rabatt Papirskjema (vedlegg 2) i elektronisk format (ecel-format) Papirversjon i utfylt og undertegnet stand. Skilleark 5: Andre opplysninger Opplysninger som ikke passer inn under de øvrige skillearkene, skal plasseres her. 6 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 6.3 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-g foreligger. 6.4 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA ledd bokstav a-d foreligger. 6.5 Forhandlinger Det er ikke anledning til å forhandle jf. FOA

13 7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 7.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 8 VEDLEGG Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Vedlegg 2 Prisskjema Vedlegg 3 Kontrakt med bilag Vedlegg 4 Bilag 3 til kontrakt kundens tekniske plattform 13