Tilsyn med arkiva i Ørskog kommune

Transkript

1 STATSARKIVET I TRONDHEIM Tilsyn med arkiva i Tilsynsrapport Sak: 2015/24349 Dato for tilsyn: 1. Oktober 2015 Rapportdato: Utarbeida av: Kari Remseth 1

2 Innhold 1 Innleiing Bakgrunn for tilsynet Mottatt dokumentasjon Deltakarar Om n og tidligare tilsyn Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem Arkivansvar Organisering av arkivtenesta - arkivorganisering Arkivdanning Funn sak/arkivsystem Funn utafor sak-/arkivsystem Interkommunalt samarbeid... 7 Skjema - Interkommunalt samarbeid Storfjorden PPT Arkivplan Arkivrutinar Handsaming av post og saksdokument Kvalitetssikring Periodeinndeling av journal og arkivsystem Eldre og avslutta arkiv Kommunens arkivdepot Deponering av papirarkiv Deponering av elektronisk arkivmateriale Publikums tilgang til arkivmateriale Arkivlokalar Vedlegg 1: Fagsystem Vedlegg 2: Krav til elektroniske arkiv

3 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Trondheim var, på vegne av Riksarkivaren, på tilsyn i den 1. Oktober Heimelsgrunnlaget for Riksarkivarens tilsynsverksemd er gitt i lov av nr. 126 om arkiv 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. Denne myndigheita er delegert til statsarkivarane. Statsarkivaren i Trondheim har Møre og Romsdal, Sør- Trøndelag, Nord-Trøndelag og Nordland som sitt distrikt. Arkivverkets tilsynsstrategi har 3 hovudmål: Kartlegge arkivtilstanden i offentleg sektor med sikte på å kunne sette inn målretta tiltak for forbetringar. Auke arkivbevisstheita og kompetansen Anbefale og gi pålegg om tiltak som skal betre arkivfunksjonane både for arkivdanning og arkivbevaring. Formålet med tilsynet var å undersøkje om arkivtilstanden i n er i tråd med arkivloven og arkivforskrifta 1. Formålet med denne lova er å sikre at arkiv som har kulturell verdi eller forskingsverd eller inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, vert teke vare på og gjort tilgjengeleg for samtid og ettertid. Ei strukturendring vil finne stad i kommunane i nær framtid noko som gjer det ekstra viktig å få ein oversikt på førehand. Det er naudsynt å leggja ein plan for handtering av arkiva ved den varsla endringa. Vi gjer merksam på at det ikkje har vore gjennomført tilsyn med alle arkiv og arkivlokalar i n, og at det berre er det som er omtalt i rapporten som er undersøkt. 1.2 Mottatt dokumentasjon Tilsynet vart avtalt pr telefon og deretter varsla i brev til, dato Før tilsynet fikk statsarkivet tilsendt kopi av ns arkivplan, rutinar for postmottak og e-post rutinar. Den tilsendte dokumentasjonen vart gjennomgått i framkant av tilsynet. 1.3 Deltakarar Frå : Rådmann Synnøve Vasstrand Synnes, einingsleir servicekontor/stabsleiar Åse Karin Gjære og arkivar Oddny Alvestad. Frå Statsarkivet i Trondheim: Rådgjevar Kari Remseth. 1.4 Om n og tidligare tilsyn Kommunen vart delt første gongen i 1883, då Sykkylven vart skilt ut som eigen. I 1963 vart, Skodje og Stordal slått saman til nye. Skodje og Stordal vart i 1977 utskilt att som sjølvstendige kommunar. Nokre arkiv frå vart dermed i 1977 overført til Stordal og Skodje. Katalog over materialet? 1 Lov om arkiv. LOV (i rapporten: arkivloven), Forskrift om offentlege arkiv FOR (i rapporten: arkivforskrifta) 3

4 Kommunen har ifølge heimesida 2267 innbyggjarar pr Statsarkivet har tidlegare vore på tilsyn i 5. Juli Arkivansvar, arkivorganisering og arkivsystem 2.1 Arkivansvar 1-1 i arkivforskrifta slår fast at arkivansvaret i kommunar er ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen/rådmannen, jfr. Kommunelova 23. Det er fastslått i arkivforskrifta 2-1 at det daglege arkivarbeidet skal utførast av ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivforskriftas 5-1 stiller krav om at det løypande ansvaret for eldre og avslutta arkiv vert plassert hos ein depotansvarleg. Funn I følgje 1-1 i arkivforskrifta og Lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommunar og fylkeskommunar, 23, har administrasjonen ved rådmannen det overordna arkivansvaret i. Arkivtenesta er organiset under servicekontoret. Arkivansvaret er delegert til leiar av servicekontoret, Åse Karin Gjære. Oddny Alvestad har det faglege ansvaret for arkivet. To personar i n fungerer som administrator for sak-/arkivsystemet. Åse Karin Gjære er den eine. Arkivleiar har følgjande arbeidsoppgåver: Å rapportere til administrasjonssjefen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg tiltak som kan heve kvaliteten på arkivarbeidet. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane og planlagde omorganiseringar i n. Å utarbeide verksemdplanar for arkivtenesta. Å føre tilsyn med at arbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i n er forsvarleg oppbevart og sikra. Å ta initiativ utarbeiding/oppdatering/endringar i arkivplanen. Å bli tatt med på råd når n skal velje sak-/arkiv og fagsystem, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap. Å holde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverket for arkiv. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse. Å gi nytilsette nødvendig opplæring. IKA Møre og Romsdal (IKAMR) er n sitt arkivdepot. Arkivleiar skal vere n sitt bindeledd til IKAMR. 4

5 Arkivansvar er plassert og beskrive som arkivlovforskrifta krev. Arkivleiar har eit overordna fagleg ansvar for alle arkiv som er skapt og oppbevart i n. IKAMR er delegert ansvar for depot og har ansvar for arkiva som er deponerte der dvs både papirbaserte og elektroniske arkiv. 2.2 Organisering av arkivtenesta - arkivorganisering Arkivtenesta skal som hovudregel vere felles for organet, og i fylgje 2-4 i arkivforskrifta skal arkivet vere sentralisert så langt dette er praktisk mogleg. I arkivforskrifta definerast også kva som faktisk er n sitt arkiv, der det presiserast at i arkivet inngår sakarkivet, journalar til dette, register og kopibøker m.m. Møtebøker, fagsystem, databasar og andre arkivseriar og dokument som vert motteke eller skapt i samband med verksemda til n, er også ein del av arkivet. Arkivforskrifta 2-4 har ein vid definisjon om kva som er arkiv. Det betyr at all dokumentasjon som er skapt i n skal handterast etter regelverket, både elektroniske register, databasar, fagsystem og papirbaserte arkiv. For elektroniske register og databasar er det i utgangspunktet ikkje krav om arkiveksemplar på papir. Men systema dei inngår i, skal vere dokumentert slik at materialet kan nyttast i arkivdepot. Denne dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersom systema produserer eller lagrar saksdokument, må systema og rutinane oppfylle krav i arkivforskrifta 2-13, samt Riksarkivaren sin forskrift kapittel IX 2. Funn sak-/arkivsystem Arkivtenesta er organisatorisk lagt til servisekontoret. Kommunen sentraliserte arkivet og har eit arkiv og tre journalførande einingar. Kommunen har eit sentralt postmottak. All inngåande post til rådhus, Skarbø skule, Sjøholt skule, Vaksenopplæring, kulturskule, Årøyhaugen barnehage, Vaksvik barnehage blir opna og journalført på servicekontoret. Post til helseavdelinga, heimetenesta og sjukeheim går uopna til avdelinga. Sakspost knytt til K-kode nøkkelen blir levert tilbake til sentralarkivet for journalføring der. All inngåande post til Nordre Sunnmøre landbrukskontor som kommunane Stordal,, Skodje, Sula og er tilknytt, blir opna og journalført på sørviskontoret. Post stila til barnevernet skal sendast uopna til Storfjorden barnevern, 6260 Skodje. (Interkommunalt samarbeid med Skodje som verts). Kommunen sak-/arkivsystemet Acos Websak. Unntak er dokumenter som vert registrert i eigne fagsystem. Kvar eining har ansvar for sine fagsystem og papirbaserte objektarkiv. Ein oversikt over oppgåver løyser saman med andre kommunar er nedfelt i pkt FOR nr 1566: Forskrift om utfyllande tekniske og arkivfaglige avgjerelser om handsaming av offentlige arkiver 5

6 Arkivorganisering internt i n er i tråd med krav i arkivforskrifta. Sjølv om det er einingar som skapar eige arkiv er arkivtenesta felles for alle. For oppgåver n løyser saman med andre er arkivorganisering og ansvar plassert (sjå oversikt 2.4). Alle eigarkommunar må dokumentere det både i rutinane og i arkivplanen. Ingen avvik (men sjå pkt. 2.5). 2.3 Arkivdanning Arkivforskrifta 2-6 til 2-9 fastslår at ei skal ha journal for registrering av dokument i dei sakene den opprettar. I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova regnast som eit saksdokument for n. Når ein bruker elektronisk journal, skal ein bruke eit arkivsystem som følgjer Noark-standarden. Kommunen kan etter arkivforskriftas 2-13 ha elektroniske saksdokument, altså eit elektronisk arkiv. Skal ein ha dette stillast det krav om at det vert nytta fullgode system, at det er utarbeida rutinar og at ein nyttar riktig dokumentlagringsformat. I ein sak skal alle dokument enten vere på papir eller elektronisk. Elektroniske og papirbaserte sakar skal arkiverast i kvar sin arkivdel Funn sak/arkivsystem har eit felles sak-/arkivsystem AcosWebSak som vart tatt i bruk Kommunen gjekk over til digitalt arkiv frå same dato. Kommunen nyttar K-kode nøkkelen. I tida før 2008 nytta n sak-/arkivsystemet ForumWinSak. har eit arkiv og tre journalførande einingar. Arkivet inneheld tilsaman 12 arkivdelar. Arkivdel Betegnelse Arkiv Arkivperiode Arkivstatus Primært Ordn.pr. Barnearkiv (barnehage) 1 A Navn Kommunale bygg 1 A Nummer Eiendomsarkiv 1 A GNBR Elevarkiv 1 A NAVN Møte 1 A Dato Næringsfond 1 A Navn Overformynderi 1 A Navn Personalarkiv 1 A Navn Planarkiv (reguleringsplanar) 1 A Plannr SKATT 1 A Navn Kommunen gikk over til fullelektronisk arkiv for alle arkivdelar som vart oppretta då. Arkivdelen barnearkiv vart oppretta seinare dv også elektronisk. Arkivdelen Møte er elektronisk men møtebøkene er i papirformat og vert lagra i depot sjå bilde. For objektbaserte arkivdelar med persondokumentasjon nyttar n namn som primært ordningsprinsipp. Sekundært ordningsprinsippet er fødselsdato. 6

7 Anbefaling: Namn vert nytta som primært ordningsprinsipp for objektbaserte arkivdelar. Sjølv om fødselsdato vert nytta sekundært, kan ordningsprinsippet by på problem med å kunne identifisere riktig person over tid. For sikker identifisering i elektroniske arkiver er det ein fordel å nytte personnummer. Kommunale bygg nytta nummeridentifisering. Det var usikkert kva dette nummeret stod for og anbefaler å beskrive det nærare i arkivplanen. Ikkje alle arkivdelar identifisert i basen var i bruk. Arkivdelane Overformynderiet er avslutta i og med at oppgåvene er overførde Fylkesmannen. Skatt er interkommunalt samarbeid saman med andre med som verts. Arkivdelane kan med fordel endre status frå A til B. Arkivdelen Næringsfond er ikkje brukt og status A kan erstattast med status U Funn utafor sak-/arkivsystem I tillegg til det som vert arkivert i sak-/arkivsystemet, har einingane fagsystem der det også skapast arkiv. Fagsystema er ikkje arkivsystem men sakshandsamingssystem. Dokumenta lagra der er i tillegg oppbevart på papir. For ein stor del dreier dette seg om klient- / personmapper. For fagsystem sjå vedlegg 1. Det er god oversikt over arkivdanninga i n. er å betrakte som ein arkivskapar for alle einingar i n. Emnearkivet er elektronisk frå Når eit offentleg organ har teke i bruk elektroniske saksdokument, skal dei i følgje Riksarkivarens forskrift, kapittel IX, ha utarbeidd obligatoriske instruksar og rutinar. I vedlegg 2 har vi satt opp ein oversikt over rutinar og instruksar som er påkravd, og også kva som finst og kva som manglar i rutinane til n. Vår oversikt viser at det meste er på plass, men også at det er enkelte manglar. Det er god oversikt over det interkommunale samarbeidet som kommen deltek i (kap. 2.4). Det er også god oversikt over fagsystem som vert nytta (vedlegg 1) men sakshandsaminga som skjer i fagsystema må n gjennomgå og dokumentere. Rutinane må nedfellast i arkivplanen. Avvik sjå pkt Interkommunalt samarbeid Riksarkivaren sin forskrift om utfyllande tekniske og arkivfaglege retningsliner om handsaming av offentlege arkiv, kap IV trådde i kraft 1. februar Kommunane skal i følgje 4-8 til ein kvar tid ha oversikt over føretak, selskap og interkommunale samarbeidsordningar. Oversikten gjelder oppretting og avvikling av samarbeidet, vedtektar, arkivorganisering og arkivansvar. 7

8 Funn er medeigar i fleire interkommunale samarbeid som løyser viktige oppgåver på vegne av n. Vi har denne oversikten for : Skjema - Interkommunalt samarbeid Navn på samarbeidet/ fagområde Samarbeidsfor m ( 27 med og utan styre, 28 med og uten nemnd, IKS, SA,,AS med mer) Kommuner som er med i samarbeidet Arkiv organisering Ansvar Merknad Sunnmøre regionråd iks IKS, Giske, Haram, Hareid, Herøy, Norddal, Sande, Sandøy, Skodje, Stordal, Stranda, Sula, Sykkylven, Ulstein, Vanylven, Vestnes, Volda, og Ørsta Eget juridisk organ ÅRU/ EKommune Sunnmøre KL 27, Giske, Haram, Norddal, Sandøy, Skodje, Sula og Innkjøpssamarbeid/ Offentlige anskaffelser Samarbeids avtale,, Vestnes, Sykkylven, Sula, Stranda, Stordal, Skodje, Sandøy, Norddal, Haram og Giske Egen arkivdel i s arkiv v/team Konserninnkjøp Nordre Sunnmøre Landbrukskontor KL 28, Skodje, Stordal, Sula og s arkiv Søre Sunnmøre landbrukskontor Avtale - Kjøp av tjeneste (vilt) Nordre Sunnmøre landbrukskontor og Søre Sunnmøre landbrukskontor s arkiv Legevakt (natt) Samarbeids -avtale, Giske, Skodje,, Stordal, Sula og Haram Legevakten verts v/team Folkehelse og Velferd Win-Med2 - Legevakt (dag fram til kl 22 og utenom ordinær åpningstid for Avtale Stordal, Vestnes og 8

9 legekontora i kommunane og legevakt i ) Flyktningtenesta Samarbeids -avtale. Lov nr 80 NAV Storfjorden og Felles lokalkontor NAV Samarbeids avtale, Lov om arbeids og velferdsforvaltninga 14 Skodje, Stordal, Norddal, og NAV Møre og Romsdal NAV Storfjorden Sosialtenesta er kommunal Velferdsteknologi - GPD Samarbeids avtale med skjønnsm. fra Fylkesmannen, Vanylven,, Ulstein og Herøy s AcosWebSak Team Helseog Omsorg Kommunale- helse og omsorgstjenester Samarbeids avtale. Lov mfl. og Helse Møre og Romsdal HF God helse programmet Partnerskap savtale Møre og Romsdal fylkes og Overgrepmottak Int. samarbeid Samarbeids avtale vertskomm., Ulstein, Giske, Sula, Haram. Skodje,, Stordal, Norddal, Stranda, Sykkylven, Volda, Herøy og Sande, Team Folkehelse og Velferd Win-Med 2 Krisesentrene Int. samarbeid Samarbeids avtale vertskom., Ørsta, Volda, Herøy, Sande, Ulstein, Hareid, Sulka, Giske, Skodje, Haram,, Stordal, Stranda, Sula, Sykkylven, Vestnes og, Team Folkehelse og Velferd Socio for Krisesenter Miljøselskapet ÅRIM iks IKs, Giske, Haram, Norddal, Sandøy, Skodje, Stordal, Stranda, Sula, Sykkylven, Vestnes og Egne arkivdeler i Acos websak base for interkommunalt samarbeid ÅRIM Eget jur. Organ 9

10 DIB Det interkommunale brannvern arbeidet Samarbeids avtaler -, Giske, Skodje, Sula,, Stordal og Norddal Egen arkivdel i s sak- /arkiv Brannvesen Branntilsyn og forebyggende arbeid Advokattjenester innen barnevern Int. samarb. vertskomm. Samarbeids -avtale, Giske, Herøy, Stranda, Sykkylven, Skodje,, Stordal, Norddal, Sandøy sakarkiv Team avdokat Konfliktrådet på Sunnmøre Samarbeids avtale Konfliktrådet og Konfliktrådet Sunnmøre Turisme og markedsføring Medlem Frivillige og 15 r, Giske, Haram, Hareid, Herøy, Sande, Sykkylven, Skodje, Stordal, Sula, Ulstein, Vanylven, Volda, og Ørsta Destinasjon og Sunnmøre Kommunerevisjonens distrikt 3 Møre og Romsdal iks Alle r i Møre og Romsdal Eige juridisk organ KomRev distrikt 3 Skatteoppkreving KL28b Giske, Haram, Norddal, Sandøy, Skodje, Stordal, Stranda, Sula, Sykkylven, Vanylven, Vestnes, og ÅRU/ ÅRU/ Sunnmøre Kontrollutvalgssekretariat iks, Giske, Haram, Midsund, Norddal, Sandøy, Skodje, Stordal, Stranda, Sula, Sykkylven og Eige juridisk organ Sunnmøre Kontrollutvalg sekretariat iks IKA Møre og Romdal iks IKS Alle r i Møre og Romsdal Eige juridisk organ IKA Møre og Romsdal iks Arkivsamarbeid Interkommunal barnevernsteneste KL28b Norddal, Stordal, Skodje og Skodje Åknes/Tafjord beredskap iks Iks og KL 12 Stranda, Norddal, Stordal, Sykkylven,, Rauma, Ørsta, og Møre og Romsdal fylkes Eige juridisk organ Åknes/Tafjord beredskap 10

11 Friluftsrådet for og omland KL 27 Giske, Haram, Norddal, Skodje, Sula, Vestnes, og Friluftsrådet for og Sunnmøre v/styret Rammeavtale Samarbeid Storfjorden PPT (Norddal, Skodje, Stordal og ) og Statped Storfjorden PPT KL28b Norddal, Skodje, Stordal og Storfjorden PPT Storfjorden PPT har god oversikt over interkommunale samarbeid n deltek i og som er arkivansvarleg for. Kommunen også god oversikt over vedtektene som er grunnlag for etablering av samarbeida. Som oversikta syner så er det som har ansvar for mange av dei Interkommunale samarbeida er medeigar i også arkivansvaret. Oppgåver som n løyser i fellesskap med andre skaper viktig rettsdokumentasjon for enkeltpersonar og for n. Dei interkommunale samarbeida, rutinane, arkivorganisering og ansvar for oppgåvene og arkiva skal også beskrivast i arkivplanen. Det normale er at i dei tilfella fullmakt vert delegert til Rådmannen i ei av kommunane i fellesskapet, som nedfelt i KL 28, er det vedkomande og Rådmannen der som har det overordna ansvaret både for oppgåveløysinga og arkivet. Det er ein fordel om arkivansvaret vert nedfelt i vedtektene for samarbeidet. Det er viktig å involvere IKAMR som depot for kommunane både med omsyn til etablering og avvikling. Om eit samarbeid vert avslutta eller ei melder seg ut av samarbeidet må depot involverast slik det er mulig å halde kontroll på overførde sakar til for eksempel ny eller nytt samarbeid. Ingen avvik men sjå pkt Storfjorden PPT Funn Den interkommunale PPT-tenesta har heimel i KL 28b. Tenesta er å betrakte som arkivskapar samen med men har eige arkiv for fagsakene. Personalarkivet og det generelle saksarkivet er arkivert elektronisk i sitt sak-/arkivsystem slik det skal vere. Kontoret er lokalisert utafor Rådhuset og det går fram av reglane at i tillegg har papirarkiv arkivert der. Dei har bl.a. personalmapper på papir som er å betrakte som eit kopiarkiv. Det er utarbeidd ei detaljert handbok som inneheld både arkiv- og sakshandsamingsrutinar. I sakshandsaminga er det skriftlege rutinar frå tilvising av ei sak - både skriftlig og pr telefon frå føresette. Kjem tilvisinga på telefon er det utarbeidd eit skjema som dei fyller ut. Det er vidare rutine for inntak av brukarar. Inntak er definert i rutinane som «når PPT har mottatt ei tilvising av barn/elev eller systemsak.» Saka blir så registrert i fagsystemet. Det er to sakshandsamarar som vert registrert i systemet på saka. Sakshandsamar 1 er den som har kontaktperson med eininga som 11

12 barnet høyrer til og sakshansamar 2 er den som har fagkompetanse i høve meldegrunn og behov for vidare kartlegging. Rutine når føresette ikkje bur saman Rutine for oppfølging av sak. Det vert her utarbeidd ein skriftlig rapport med råd om tiltak eller testrapport. Rapporten vert så sendt til sakkunnig vurdering. Saka følges opp med samarbeidsmøte minst to gongar i året. Rutine for utgreiing. Det går fram av rutinane at det er saksbehandlar 1 som er ansvarleg for aktivitetane. Det går fram av rutinane at det er utarbeidd detaljerte rutinar knytt til ulike typar vanskar. Rutine for avslutning av saker. Saker skal avsluttas når brukar ikkje lenger har behov for oppfølging frå PPT eller ved flytting til med anna PPT-kontor. Rutine for oversending av informasjon til ny vert følgt. Mappene vert rydda. Følgjande vert fjerna: Plastomslag, binders og strikk Sakshandsamar sine personlege notat Arbeidsnotat Utgreiingspapir. Profilar skal behaldast Ikkje arkivverdig innhald og innpost i mappene skal makulerast Utskrift av journalnotat i fagsystemet vert lagt i mappa Fagsystemet vert oppdatert med sluttdato og kvifor saka vert avslutta. Mappa vert overført til bortsettingsarkiv og seinare til depot etter 10 år. Rutinar for innsyn til føresette eller brukarar over 15 år Krav om innsyn vert journalført i fagsystemet (rutinar for inngåande post vert følgt) Ved munnleg kontakt vert spørsmålet om innsyn skriven ned og journalført i fagsystemet. Er mappa overført til IKA Møre og Romsdal vert den returnert til PPT. Brukarane/føresette kan ta kopi av det som ligg i mappa. Storfjorden PPT har gode og detaljerte sakshandsamings- og arkivrutinar til bruk frå ei sak starte og til den vert avslutta. 1. februar 2014 vart det vedtatt nye retningsliner for bevarings- og kassasjon i fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter sjå PPT skal bevare følgjande: a) Årsplan, årsmelding b) Systemarbeid, testverktøy, metodar og malar c) Om einskilde individ skal følgjande dokumentasjon bevarast: Utredningar og sakkyndige vurderingar nødvendig for at, fylkes eller skule kan fatte vedtak etter opplæringslova kap. 4 A og 5. - Det går fram av rutinane at brukarmappa vert rydda og både arbeidsnotat og post som kjem inn vert fjerna. Saksdokumentasjon og grunnlagsmateriale for vedtak skal n bevare så lenge den registrerte eller n har bruk for dokumentasjonen. Det som ikkje er nemnt i bevaringsvedtaket 12

13 kan kasserast men n må i så fall lage ein kassasjonsplan som syner når tid materiale som ikkje skal bevarast kan kasserast eller kor lenge det skal bevarast før kassasjon kan skje. Ein kassasjonsplan er ein del av ein arkivplan. Avvik ifølge Riksarkivarens forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver 4-5. For materialet som kan kasserast må det lages en plan med fastsetting av kassasjonsfristar. 2.5 Arkivplan Ei skal i følgje arkivforskrifta 2-2 til ein kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal vise kva instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet. Planen skal gjelde for alle arkiv i n. Funn Kommunen har ein arkivplan som er under arbeid og det manglar ein god del før den er ferdigstilt. Arkivplanen har god oversikt over arkivskaparar med tilhøyrande arkivseriar men oversynet stemmer ikkje med arkivordninga i i dag. Arkivplanen må dermed betraktast som historisk og det som er nedfelt der er gjerne frå tida før Vi anbefaler at n ikkje endrar den men starter på nytt med ein ny arkivplan. Arkivplanen skal til ei kvar tid dokumentere korleis arkivet er organisert, kva det inneheld (seriar/arkivdelar) og rutinar. Den arkivplanen som nå må utarbeidast vil mellom anna vere eit resultat av konfigurering og oppsett av den løysinga n tok i bruk ved overgang til elektroniske arkiver i 2008 med tilhøyrande rutinar både daglege og periodiske. Oversikt over fagsystem som n nyttar også med daglege og periodiske rutinar. Oppgåver som n løyser saman med andre. Dette for å få oversikt over kven som har arkivansvaret og dermed kvar ein vil kunne finne dokumentasjonen i ettertid. Avvik ifølge arkivforskrifta 2-2. Kommunen må utarbeide arkivplan. 3 Arkivrutinar 3.1 Handsaming av post og saksdokument I kapittel 3 del A i arkivforskrifta er det stilt krav til rutinar for sakshandsamingsprosessen: Frå når n tek imot eit dokument og fram til handsaminga er avslutta med eit svardokument eller ein avgjersle om at det innkomne dokumentet ikkje krev svar. Rutinane gjeld for dokument av alle typar av media. Rutinane må gjelde for heile den kommunale verksemda. 13

14 Funn har utarbeida rutinar for hovudpostmottaket. Det er utarbeida rutinar for inngåande og utgåande post, rutinar for journalføring og dagleg bruk av arkivet, rutinar for sakshandsamarane og kvalitetssikring (restansekontroll). Det er også utarbeidd rutinar for bruk av e-post. har eit sentralt e-post mottak. E- post skal handsamast som anna sakspost. Sakshandsamarane har sjølv ansvar for å journalføre arkivverdig e-post som blir mottekne direkte eventuelt sendes til eller til arkivtenesta si e-post adresse for registrering. E:post vert journalført via Outlook. Saman med andre kommunar vil n ta i bruk Svar ut (nasjonale digital postkasse). Alle avdelingar/einingar i har interne posthyller på servicekontoret. Post til sjukeheim, heimetenesta, butenesta, legekontoret, PPT-kontoret, psykiatrisk sjukepleiar vert lagt uopna direkte i posthyllene. Alle einingane er sjølv ansvarleg for å returnere til arkivtenesta arkivverdig post som skal skannast og journalførast i Websak. Arkivtenesta handterer all post til Nordre Sunnmøre landbrukskontor. Landbrukskontoret som er interkommunalt er ein del av sitt arkiv men har eigen journalførande eining. Post stila til barnevernet skal sendast uopna til Storfjord barnevern, 6250 Skodje. Skodje er verts og har arkivansvaret for samarbeidet. Kommunen har utarbeida rutinar for bruk og lån av arkivet. Rutinar for sakshandsaminga i n er lagra i Kvalitetssystemet utvikla av Kommuneforlaget. Kommunen nyttar berre delvis leiars godkjenning i sakshandsamingsprosessen for det elektroniske arkivet. Sakshandsaminga skjer utafor Websak og vert ikkje handtert i sjølve arkivsystemet men ein del oppgåver som skjer der angår dokument- og arkivproduksjonen. For alle arkiverte versjonar av eit dokument skal systemet automatisk registrere kven som har behandla og arkivert dokumentet/saka. Det skal gjere det mulig å kontrollere at endeleg versjon av dokumentet verkelig kjem frå den sakshandsamar/leiar som står oppført i dokumentet. Er det naudsynt med ytterligare sikkerheit for dokumentets autentisitet i den indre saksgangen, bør digitale signaturar nyttast. Det er n som må avgjere om leiars godkjenning er nødvendig for at avskriving skal vere gyldig. På n sine heimesider finst fleire skjema, der ein direkte kan søke til n. Dei fleste av desse søknadene kan importerast til WEBSak gjennom ein importsentral, som arkivtenesta gjer dagleg. Rutinane fungerer ifølgje arkivansvarleg godt på dette området. Kommunen har skrivne arkivrutinar for arkivdanninga i sakarkivsystemet Acos Websak, som oppfyller arkivforskriftas krav. Kommunen har også utarbeidd rutinar for bruk av e-post. Daglege arkivrutinar for handtering av saker i Websak er på plass men talet på sakar under handsaming (kap.3.2) er i høgste laget. Noko kan skyldast at ei personalmappe er ei sak som ikkje vert avslutta. Kommunen må følgje opp rutinane slik at dokumenta i ei sak som er ferdig behandla og sendt ut vert journalførte og arkiverte i arkiv. Sakshandsamarane må påføre status F (ferdig) på 14

15 sakene slik at arkivaren kan følgje opp kvalitetssikringa og dermed journalføre dokumenta (sjå pkt. 3.2) Sakshandsamingsrutinane nedfelt i kvalitetssystem er viktig dokumentasjon for ettertida. Kommunen må ta vare på eldre versjonar av rutinane når rutinane oppdaterast. På den måten vil det finnast ein oversikt over rutinane som er nytta til ei kvar tid. Fleire av rutinane skal i samsvar med Riksarkivarens bevaringsvedtak gjeldande frå takast vare på for bestandig. Det merkast som eit avvik i forhold til kravet i arkivforskrifta, kapittel 3 del A, at det manglar rutinar i arkivdanninga, som skjer i ytre einingar med omsyn til fagsystem (vedlegg 1). Både daglege og periodiske rutinar må nedfellast i arkivplanen. 3.2 Kvalitetssikring Arkivforskrifta 2-10 pålegg n å ha administrative rutinar som sikrar at arkivtenesta utfører kvalitetssikring av journal- og arkivdatabasen. Arkivforskrifta 3-7 slår fast at offentlege organ skal gjennomføre restansekontroll. Rutinar for restansekontroll skal vere ein del av n sine arkivrutinar. Funn Restanseoppfølging vert utført av arkivtenesta fire gongar i året og restanseliste sendt til sakshandsamar. Arkivtenesta har rutinar for oppfølging av ferdigbehandla sakar. Alle sakar med status F skal journalførast av arkivtenesta og sakene avsluttast. Søk i arkivbasen dokumenterte følgjande: Saker: Status A (avslutta): 4819 Status R (reserverte): 9 Status B (under behandling): 8147 Status U (utgår) 806 Journalposter: Status J (Journalført): Status A (arkivert): 314 Status F (ferdig): 2860 Status R (reservert): 3199 Status M (midlertidig journalført): 1871 Status E (ekspedert): 7 Kommunen tek tryggingskopi av basen kvar dag. Det er det interkommunale e- samarbeidet som tar seg av dette. har rutinar for både kvalitetssikring og restansekontroll men søk i arkivbasen dokumenterer at rutinane ikkje fungerer som dei skal. Som nemnt tidlegare kan manglande avslutning av saker vere eit resultat av at personalmappene er arkiverte som ei sak. Ved periodedeling og bortsetting er det naudsynt at alle saker er avslutta med status A. Ei sak kan heller ikkje avsluttast utan at dokumenta i saka er journalført (status J og/eller A). 15

16 Vårt funn syner at journalpostar med status F, R og M er i høgste laget. Det betyr at dokumenter og saker kan vere ferdigstilt utan at dokumenta er journalførte og dermed å finne på offentleg journal. Avvik i forhold til kravet i arkivforskrifta Kvalitetssikring må gjennomførast slik at journalpostar vert journalførte (status J) og sakene avsluttast (status A). 3.3 Periodeinndeling av journal og arkivsystem Krava til periodeinndeling av arkiv er i arkivforskrifta kapittel 3 del B. Sakarkiv og den tilhøyrande journalen skal delast i periodar ( 3-12). Det skal vere samsvar mellom periodeinndeling i journalen og sakarkivet. Når ein periode vert avslutta i ein elektronisk journal og eventuelt arkiv, skal sakar som tilhøyrar til den avslutta perioden tas ut frå den avslutta basen, eller utgjere ein eigen logisk einig, eller i tilknyting til, den aktive basen. Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for å deponerast i n sitt arkivdepot ( 3-17). Funn Skarpt skilje vart gjennomført i 2008 då n gjekk over til elektronisk arkiv. Arkivet frå den avslutta periode var papirbasert og journalen elektronisk. Når det gjeld personarkiver/klientmapper på papir har n periodedelt og deponert dei i IKAMR i samsvar med rutinar utarbeidde der dvs. 10 år etter at ei mappe er ute av administrativ bruk. Fagsystema er sakshandsamingssystem og er dermed ikkje periodedelte og ein kopi er heller ikkje deponerte. For oversikt over fagsystem sjå vedlegg 1. I arkivplanen er det nedfelt generelle rutinar for periodeinndeling av arkiv men ikkje ein plan for framtidig periodedeling for arkivet til. I samsvar med arkivforskrifta 3-12 må n lage ein plan for periodedeling av både sak- /arkivsystem og fagsystem. For periodedelte elektroniske arkiver skal ein kopi klargjerast og deponerast i arkivdepot straks periodedeling har funne sted. Arkivbasen til inneheld elektroniske arkivdelar. For fagsystem sjå vedlegg 1 og pkt Eldre og avslutta arkiv 4.1 Kommunens arkivdepot Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål, og arkiv etter sektorar som er nedlagde eller har avslutta verksemda si, skal deponerast i arkivdepot. Arkivforskrifta fastslår at kommunane skal opprette arkivdepot, plassere ansvaret for dette hos ein depotansvarlig og at ein skal utarbeide rutinar som tek i vare dei spesifiserte krava til arkivdepot i arkivforskrifta. Kommunane kan overføre depotoppgåver til ei interkommunal depotordning. Funn 16

17 brukar IKAMR som arkivdepot. Arkivansvarleg har eit overordna ansvar for dei eldre arkiva, og er kontaktperson opp mot IKA. Ingen avvik. Krava i regelverket er ivaretatt. 4.2 Deponering av papirarkiv For å sikre at arkiver vert bevart og at det er mulig å bruke dei, har arkivforskrifta si 5-4 og 5-5 krav til korleis arkivmateriale som skal avleverast og bevarast i depot skal vere ordna. Dette er krav i høve til pakking og for å sikre at arkiva ikkje vert øydelagde. Det stillast også krav til listeføring og etikettering, slik at det er mulig å finne fram i og nytte materialet. Funn Kommunen har ein avtale om å kunne deponere eldre arkiv og personregister i IKAMR (IKA). Papirbasert arkiv eldre enn år 2000 er deponert der. Der finst også ein oversikt over personregister som er deponerte der i samsvar med rutinar frå IKAMR dvs 10 år etter at dei administrativt er ute av bruk. Arkivmateriale oppbevart i n er stort sett tekniske arkiver/gnbr og Landbruksarkiver som er i daglig bruk. Ingen avvik men sjå pkt for deponering av fagsystem. 4.3 Deponering av elektronisk arkivmateriale Arkivforskrifta og Normalinstruksen for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar stiller krav til kommunane i samband med handtering av elektronisk skapt materiale. Deponering av elektronisk skapt materiale skal omfatte uttrekk av data frå IT-systema dvs. det er informasjonen/dokumentasjonen som skal oppbevarast og ikkje systema i seg sjølv. Kommunen bør følgje dei reglene som er utarbeidde av ns digitale depot. Reglane kan vere dei same som brukast for statlige verksemder til Arkivverket 3. Reglane kravsett lagringsmedium, organisering av datauttrekk og om dokumentasjon av systemet og data. Dette inneber at å ha ein kopi av eit avslutta system på ein server ikkje er ein tilstrekkeleg løysning for langtidsbevaring av elektronisk arkiv. 3 Desse finnes i Forskrift 1. desember 1999 nr om utfyllende tekniske og arkivfaglige avgjerelser om handsaming av offentlige arkiver, kapittel 8 og 9. 17

18 Funn Uttrekk frå arkivperioden avslutta i 2008 er deponert i IKA Møre og Romsdal. Den avslutta arkivperioden vart konvertert til ein historisk database. Etter flyttinga til nytt rådhus er den ikkje lenger å finne som historisk base i Websak. har ikkje deponert fagsystem hos IKAMR. Fagsystema lista opp i vedlegg 1 bør n gjennomgå med tanke på om informasjonen lagra i fagsystema skal bevarast i tillegg til dei papirarkiva som er eit resultat av dokumenta lagra der. For nokre kan fagsystema representere journalen i dei papirbaserte arkiva. Det kan også vere at systema inneheld informasjon som det ikkje er mulig å få ut på papir. Alle fagsystem som inneheld informasjon/dokumentasjon må knytast opp til ein arkivserie i arkivplanen og ei mappe i det fysiske arkivet. Det må der gå fram om systemet er eit arkivsystem, versjon, om informasjonen skal bevarast evnt kasserast og plan for periodedeling/ uttrekk. Kommunen har ikkje mottatt melding frå IKAMR etter at arkivperioden avslutta i 2008 vart deponert der. Det er viktig å sikre at n har ein kopi av den elektroniske journalen tilgjengelig. Det er avvik i forhold til krava i arkivforskrifta og Normalinstruks for depot i kommunar og fylkeskommunar. Rutinane som vert nytta må dokumenterast i arkivplanen. Det må utarbeidast ein plan for deponering av fagsystem. 4.4 Publikums tilgang til arkivmateriale Arkivforskriftas 5-6 om tilgjenge for publikum til informasjon i arkiva, gir ei generell plikt for offentlege arkivdepot, også kommunar, til å legge til rette slik at publikum kan bruke arkivmaterialet og få tilgang til informasjonen som finst i arkiva. Unntaket er materiale som er unntatt frå offentlegheit. Det er i utgangspunktet n sjølv som avgjer korleis materialet skal gjerast tilgjengelig. Likevel gis det enkelte retningsliner i regelverket, som skal følgjast. Blant anna skal det kunne gis avskrift/kopier av dokumenter. Det er også viktig at originaldokument berre gjørast tilgjengelig for publikum under tilsyn. Funn har deponert arkiv i IKAMR fram til år Arkivmateriale som er deponert er katalogisert i Asta og IKAMR har lagt til rette for at publikum kan bruke arkivmaterialet i lesesal. Kommunen har også rutinar for bruk av arkiva som er plassert i eigne lokalar, og har tilrettelagt for publikums bruk av arkiva. Ingen avvik. 5 Arkivlokalar 18

19 Arkivforskrifta stiller krav til arkivlokalar slik at desse gir arkiva vern mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadelig påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrott og ulovlig tilgang. Alle rom der ein oppbevarer arkivmateriale over lengre tid, vert regna som arkivlokale. Arkiv som er hyppig i bruk kan plasserast i vanlege kontorlokale. Bortsettingsarkiv skal så langt som mulig plasserast i spesialrom for arkiv. Eldre og avslutta arkiv skal plasserast i spesialrom for arkiv. Det stillast strengare krav til spesialrom enn til lokalar for det daglege arkivet. Funn flytta inn i nytt rådhus i Her finst arkivlokalar som tilfredsstiller kravet til både depot og bortsettingsarkiv. I arkivdepot er det installert rullande reolar og det er også installert moderne gassanlegg for slokking av evnt brann. Eigedomsarkiv, landbruksarkiv og kart er plassert i arkiv- og kartskap i eit eige rom. bruker IKAMR som arkivdepot. Bortsett frå arkivmateriale tilhøyrande eigedom og landbruk har n overført arkiv eldre enn år 2000 til IKAMR. Ingen avvik 19

20 Vedlegg 1: Fagsystem Tabell med oversikt over n sine fagsystemer Fagområde System Periode Bevares hvordan (papir / elektronisk) Merknad HS-system Sosial (NAV) Barnevern Omsorg Portal Flyktning Pasient Hvilke løsninger skal ta i bruk den elektroniske arkivkjernen? Skule Barnehage Skule - hjemmeside Skule, barnehage, SFO og Kulturdkule PPT Visma Velferd Visma Familia Visma Profil Visma Notus Visma Flyktning Profdoc Vision Visma elektronisk arkiv Skuleadm WIS Vima barnehage Moava IST HK Oppvekst Skal kobles til saksbehandlingsløsninger Start hausten

21 Vedlegg 2: Krav til elektroniske arkiv I Riksarkivaren sin forskrift kapittel IX 4 finnes krav til rutinar om ein skal ha elektroniske saksdokument: Ivaretatt Merknad Organisering og rutinar OK Rutinene må nedfelles i arkivplanen Det skal finnast rutinar for kva sakar som skal arkiverast elektronisk, og kva som eventuelt i følgje formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiverast på papir Rutinar for kva for arkivformat(er) som skal brukast Rutine for kva dokument som eventuelt skal autentiserast med digital signatur: kva for dokument som skal autentiserast Retningslinjer for å verifisere at skanning av innkomne dokument er utført korrekt og komplett, og at dokumenta er leselige, før det gjerast kassasjon av den originale papirversjonen Retningslinjer for kassasjon av mottekne papirdokument som er skannet og arkivert elektronisk Plan for periodisering av arkivet og vedlikehald av det elektroniske materialet inntil det kan avleverast til arkivdepot OK OK Benytter ikkje digital signatur OK OK Har ikkje periodisert det elektronisk arkivet Har ikkje kassert papirversjonen Periodisering vil ikkje skje før evnt endring i strukturen. Interne ansvarsforhold og rutinar Rutinar for ansvar for tildeling og à jourhold av bruksrettighetar til registrerings og arkiveringsfunksjonar Rutine for kva spesifikke registrerings- og arkiveringsfunksjonar som tildeles leiare og sakshandsamare (rutinene følger av tilgangsstyringa) Rutine med ansvarsforhold og prosedyrar for registrering og arkivering av saksdokument som sendast, og takast imot som e-post Rutine for ansvarsforhold og prosedyrar for konvertering av saksdokument til arkivformat, med tidspunkt for konvertering OK ok ok Konverteres etter kvart som dei vert arkiverte Leiarane godkjenner ikke alle sakar i WEBSak 4 21

22 Rutine som beskriv operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutinar for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokument Rutine som beskriv ansvar og rutinar for kvalitetssikring av registreringa og den elektroniske arkiveringa Dersom digital signatur anvendes: reglar og rutineopplegg for bruken ok ok Digital signatur vert ikkje nytta Rutinar som definerer opplegg og ansvar for: Fordeling av dokument Retting av registrerte journal- og arkivopplysningar OK OK Avskriving av ferdigstilte dokumenter OK Sjå pkt 3.2 Vurdering av spørsmål om offentligheit Registrering av unntak for offentligheit og heimel for dette. Prosedyrar for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift OK OK OK 22