ÅMLI KOMMUNE. Møteinnkalling ADMINISTRASJONSUTVALET. Utval: Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 ÅMLI KOMMUNE Møteinnkalling Utval: Møtestad: ADMINISTRASJONSUTVALET Rådhuset Dato: Tidspunkt: 10:00 Forfall for politisk valte medlemmar vert å melde til Åmli kommune sitt informasjonssenter på telefon Forfall for medlemmar frå lag og organisasjonar må ordnast innan laget/organisasjonen. Varafolk møter berre etter spesiell innkalling.

2 SAKSLISTE: Saksnr.: PS 14/27 PS 14/28 DS 14/28 Innhald: Godkjenning av protokoll frå forrige møte Delegerte vedtak Tilsetting som kontorfaglærling på rådhuset frå Silje Monrad Gjerdal DS 14/29 Hilde Engenes - mellombels tilsetting - lærlingkontrakt - omsorgsavdelinga fram til DS 14/30 Inger Ann Pettersen Vehus - mellombels tilsetting - lærlingkontrakt - omsorgsavdelinga - fram til DS 14/31 Tilsetting i 48% mellombels stilling som miljøterapeut i tenesta for funksjonshemma frå Karina B. L. Halvorsen DS 14/32 DS 14/33 DS 14/34 DS 14/35 DS 14/36 DS 14/37 DS 14/38 DS 14/39 DS 14/40 DS 14/41 PS 14/29 PS 14/30 PS 14/31 Tilsetting i 40% mellombels stilling som miljøarbeidar barnevern Tiril Vividotter Tilsetting av fagarbeidar ved tenesta for funksjonshemma - intern utlysing Ruth Lien Tilsetting i 100% fast stilling som psykisk helsearbeidar ved Helse- og familieavdelinga Margit B. Moe Tilsetting i 65% fast stilling som sykepleier - Anette Moe Lindtveit Tilbod om 35% fagarbeider stilling Christine Rønningen Svar på søknad om 20% permisjon fra stilling som hjelpepleier Linda Fløan Felle Tilsetting 100% fast stilling som undervisningsinspektør ved Åmli skule Elin Sollmann Tilsetting i 100% fast stilling som adjunkt - Julie Solberg Søknad om redusert stilling frå 100% til 80% i tida Siv Turid Eppeland Svar på søknad om 1 års permisjon fra fagarbeiderstilling ved Åmli skule avslag Ruth Lien Rapport og handlingsplan etter arbeidstilsynets tilsyn hos Rådmannen og Omsorgsavdelinga Ny rutine for endring og omstilling Museumskonsolidering i Aust-Agder - etabliering av nytt museumsselskap PS 14/32 Godkjenning av rekneskapen for Åmli kommune 2013 PS 14/33 Godkjenning av kommunen si årsmelding for 2013 PS 14/34 Budsjettregulering pr mai 2014

3 PS14/27Godkjenningavprotokollfråforrigemçte

4 PS14/28Delegertevedtak DS14/28Tilsettingsomkontorfaglærlingpårådhusetfrå SiljeMonradGjerdal DS14/29HildeEngenes-mellombelstilsetting-lærlingkontraktomsorgsavdelingaframtil DS14/30IngerAnnPettersenVehus-mellombelstilsetting-lærlingkontraktomsorgsavdelinga-framtil DS14/31Tilsettingi48%mellombelsstillingsommiljçterapeutitenestafor funksjonshemmafrå DS14/32Tilsettingi40%mellombelsstillingsommiljçarbeidarbarnevern DS14/33Tilsettingavfagarbeidarvedtenestaforfunksjonshemma-intern utlysing DS14/34Tilsettingi100%faststillingsompsykiskhelsearbeidarvedHelseogfamilieavdelinga DS14/35Tilsettingi65%faststillingsomsykepleier-AnetteMoeLindtveit DS14/36Tilbodom35%fagarbeiderstilling DS14/37Svarpåsçknadom20%permisjonfrastillingsomhjelpepleier DS14/38Tilsetting100%faststillingsomundervisningsinspektçrvedÅmli skule DS14/39Tilsettingi100%faststillingsomadjunkt-JulieSolberg DS14/40Sçknadomredusertstillingfrå100%til80%itida SivTuridEppeland DS14/41Svarpåsçknadom1årspermisjonfrafagarbeiderstillingvedÅmli skule-avslag

5 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet 14/ Administrasjonsutvalet Kommunestyret Saksordførar: # Arkivref: 2013/ Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Rapport og handlingsplan etter arbeidstilsynets tilsyn hos Rådmannen og Omsorgsavdelinga RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rapporten fra Arbeidstilsynet tas til orientering og handlingsplanen tas til etterretning. Saksnr: 2013/ Dato: Saksframlegg: Rapport og handlingsplan etter arbeidstilsynets tilsyn hos Rådmannen og Omsorgsavdelinga Side 1 av 4

6 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Tilsyn Pleie- og omsorgssenter - vedtak om pålegg 2 Tilsyn Åmli kommune sentraladministrasjon - vedtak om pålegg SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Arbeidstilsynet var den på tilsyn hos Rådmannen / sentraladministrasjonen og Omsorgsavdelinga (Åmli pleie- og omsorgssenter og hjemmesykepleien). Hensikten var å rette spesiell oppmerksomhet mot hvordan ledelse, verneombud og tillitsvalgte samarbeider for å få til gode arbeidsbetingelser og et Helsefremmende arbeidsmiljø. Tilsynet i Åmli pleie og omsorgssenter ble gjennomført samtidig med tilsynet i Heimesjukepleien. Flere ansatte arbeider i begge avdelingene og flere av forholdene som ble diskutert under tilsynet gjelder både Heimesjukepleien og Åmli pleie- og omsorgssenter. Vi fikk følgende pålegg etter tilsynet: Pålegg - HMS arbeid - avviksrutine Pålegg Rutine for endring og omstillings prosesser Pålegg - Opplæring - arbeidstaker som er satt til å lede andre Pålegg - Arbeidsmiljøutvalg - oppgaver Pålegg - HMS arbeid - avviksrutine Pålegg - Endring og omstilling - rutine Pålegg - Biologisk helsefare - utlevering av arbeidstøy og personlig verneutstyr Pålegg - Arbeidsplasser og arbeidslokaler - garderober tiltak/plan Pålegget om avviksrutine ble oppfattet meget strengt da kommunen har hatt egen prosedyre for avvikshandtering siden 2009: Prosedyre for handtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak. Avviksprosedyren har vært gjort kjent for alle ansatte når vi har gjennomført opplæring i å skrive og behandle avvik i QM+ (vårt web-baserte avviks- og internkontrollsystem). I prosedyren er det beskrevet hva et avvik er, hvordan arbeidstaker skal melde avvik, hvem som skal følge opp avvik, tilbakemelding til melder / varsler og behandling av varslet forhold. Vi har gjennomført 40 timers HMS kurs for alle avdelingsledere, inspektører, hovedverneombud, verneombud og medlemmer av AMU. Vi har ikke hatt samme type opplæring for teamlederne i omsorgsavdelinga, da vi ikke har definert teamledere som arbeidstakere med behov for slik opplæring. Det har vært en endring og omstilling internt i Omsorgsavdelinga og i Teknisk avdeling der det er endret arbeidsoppgaver og ansvar for teamsjukepleierne og formenn teknisk. En ser også at kommunen må gjennomføre slik opplæringen for pedagogiske ledere i barnehagen og SFO - leder. Til stede fra virksomheten under tilsynet: Bjarte Nordås (rådmann) (tilstede ved tilsynet hos Rådmannen), Laila Nylund (omsorgsleiar), Knut Arne Eikås (hovedverneombud), Geir Tellev Homme (hovedtillitsvalgt Fagforbundet), John Lien (hovedtillitsvalgt Delta), Anne Torunn Engenes (hovedtillitsvalgt NSF), Trine K. Agersborg (rådgiver adm. avd.) og Arne Hansen (rådgiver Omsorgsavd.) Verneombud Kari Hellesfjord og tillitsvalgt på ÅPOS for Fagforbundet Reidun Valle var også tilstede under tilsynet ved Omsorgsavdelinga ( Åmli pleie- og omsorgssenter og hjemmesjukepleia.) Til stede fra andre: Elin Steen ( Stamina Helse. bedr. lege). Til stede fra Arbeidstilsynet: Leif Thorbjørnsen (senioringeniør) og Gunn-Elise Lyngtveit Ramlet (seniorinspektør). Saksnr: 2013/ Dato: Saksframlegg: Rapport og handlingsplan etter arbeidstilsynets tilsyn hos Rådmannen og Omsorgsavdelinga Side 2 av 4

7 MERKNADER/VURDERING: Opplæring av arbeidstakere som er satt til å lede andre For å rette opp pålegget har vi gjort følgende: Vi har gjennomført opplæringen av arbeidstakere som er satt til å lede andre. Den var den første opplæringsdagen, den andre opplæringsdagen var Det er bedrifts-helsetjenesten ved deres representant Elin Steen som holdt opplæringen i samarbeid med HMSk/beredskap og personal rådgiver. Vi vil i fremtiden ha fokus på at nyansatte i lederstillinger får nødvendig opplæring. Vi vil bruke bedriftshelsetjenesten vår til slik opplæring og vi vil ha felles opplæring med våre samarbeidende kommuner Vegårshei, Gjerstad, Risør og Tvedestrand. Arbeidsmiljøutvalg AMU For å rette opp pålegg har vi gjort følgende: Leder av AMU: Valg av ny leder i AMU var oppe til behandling i januarmøtet, Den nye lederen ble valgt fra arbeidstakersiden og det ble arbeidstakerorganisasjonen Delta sin representant John Lien som ble enstemmig valgt til leder, vedlegg nr 2. AMUs sammensetning og funksjon: Arbeidsmiljøutvalget har 8 medlemmer; 4 fra arbeidsgiver- og 4 fra arbeidstakersiden. Arbeidsgiversiden har hatt mange politikere med som medlemmer av AMU. Kommunestyre vedtok nye medlemmer til AMU fra arbeidsgiversiden. Rådmannen fortsetter som medlem fra arbeidsgiver. I tillegg velges leder av administrasjonsavdelingen og 2 representanter fra resten av ledergruppa som medlemmer fra arbeidsgiversiden. Ledergruppa valgte selv disse to representantene, Skuleleder Tore Flottorp og leder Tjnesta for funksjonshemma Inge Egil Hauge som faste medlemmer. Rådgiver HMSK/beredskap er sekretær for AMU. Som vararepresentanter fra arbeidsgiversiden til utvalget ble følgende utpekt: 1) Administrasjonsleder blir stedfortreder for rådmannen 2) De tre andre stedfortrederne ble valgt blant ledergruppas medlemmer; Omsorgsleder Laila Nylund, Barnehageleder Steven Norum og Plan- og næringsleder Kristin Mood. Vi har etter tilsynet jobbet med innholdet i møtene og hvor lenge møtet skal vare, slik at det blir god tid til drøftinger og saker som blir tatt opp. Handlingsplanen / årshjul for vernetjenesten ble laget i samarbeid med hovedverneombudet. Den ble tatt opp til drøfting i vernetjenestens møte den Handlingsplanen / årshjul for vernetjenesten ble behandlet i AMU Som det går fram av handlingsplanen skal AMU behandle samlerapport fra vernerundene i desember møtet og samlerapport av innkomne avviksmeldinger i QM+ i juni- og i desember. AMU har også behandlet Prosedyre for handtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak og Prosedyre for gjennomføring av vernerunder. AMU har behandlet handlingsplanen for bedriftshelsetjenesten. AMU har behandlet saken om e- læring, opplæring- og introduksjonsprogram for nyansatte, ansatte og politikere i Åmli kommune. Det er satt opp møteplan for AMU i 2014 der bedriftshelsetjenesten skal møte med en representant. Vi må bli flinkere til å dokumentere samhandlingen mellom arbeidsgiver og arbeidstakere vedrørende saker til behandling i AMU. HMS arbeid avviksrutine For å rette opp pålegget har vi gjort følgende: Vi har revidert gjeldende Prosedyre for handtering av avvik, uønska hendelser, kritikkverdige forhold, korrigerende og forebyggende tiltak. I prosedyren er det beskrevet hva et avvik er, hvordan arbeidstaker skal Saksnr: 2013/ Dato: Saksframlegg: Rapport og handlingsplan etter arbeidstilsynets tilsyn hos Rådmannen og Omsorgsavdelinga Side 3 av 4

8 melde avvik, hvem som skal følge opp avvik, tilbakemelding til melder / varsler og behandling av varslet forhold. Prosedyren har vært gjort kjent for alle ansatte når vi har hatt opplæring i å skrive og behandle avvik i QM+ (vårt web-baserte avviks- og internkontrollsystem). Prosedyren har vært oppe til behandling i vernetjenestens møte og i AMU Verneombud har tilgang til å se alle avvik i egen avdeling i QM+ kontinuerlig. Hovedverneombud har tilgang til alle avvik i alle avdelinger kontinuerlig. Vi har også utformet en egen tillitsvalgtmelding i QM+, denne har vært sendt på høring hos arbeidstakerorganisasjonene og kommunens verneombud. Den har også vært tatt opp på drøftingsmøte med arbeidstakerorganisasjonene 20.mars og 8.mai. Ved å bruke tillitsvalgtmelding kan de hovedtillitsvalgte / lederne i hver arbeidstakerorganisasjon melde avvik direkte til Rådmannen eller på tvers av avdelinger til aktuell avdelingsleder. F.eks. saker av psykososial karakter. Men man forventer at de først har gått tjenestevei. De reviderte prosedyrene har vi lagt ut som nyhet på vår ansattportal (intranett for alle ansatte i Åmli kommune), med informasjon om at den reviderte versjonen finnes under Info fanen og under styrende dokumenter i QM+. Alle ansatte har brukernavn og passord til QM+. Endring og omstilling - rutine For å rette opp pålegget har vi gjort følgende: Vi har utarbeidet en egen Rutine for endring og omstillingsprosesser etter mal fra Risør kommune. Rutinen Ble sendt på høring til arbeidstakerorganisasjonene og til kommunens verneombud. Uttalefristen var satt til 11. april. Det kom inn en tilbakemelding fra Utdanningsforbundet som ikke hadde noen merknader til rutinen. Rutinen blir tatt opp i AMU og administrasjonsutvalget 10.juni. Vi vil gjøre våre ansatte kjent med rutinen via en nyhet på vår ansattportal. Rutinen vil også ligge som et styrende dokument i QM+. Innleie drøfting av bruk av innleide arbeidstakere og kravet om likebehandling For å rette opp pålegget har vi gjort følgende: Det ble avholdt et møte med arbeidstakerorganisasjonene den 6. februar 2014 der dette temaet ble drøftet. Det ble også gjennomført et informasjons- og drøftingsmøte innen omsorg med aktuelle fagforeninger den der dette temaet ble drøftet. Det er laget et referat fra møtet. Det er også gjennomført drøftinger med fagforbundet den om innleie av vikarer ved Åmli skule. Midlertidig ansettelser - drøfting For å rette opp pålegget har vi gjort følgende: Temaet ble drøftet på møtet med arbeidstakerorganisasjonene den 6. februar På møtet innen omsorg ble temaet også drøftet med aktuelle arbeidstakerorganisasjoner. Biologisk helsefare - Utlevering av arbeidstøy For å rette opp pålegget har vi gjort følgende: Det er kjøpt inn jakker til de som arbeider ute i hjemmesykepleien og som hjemmehjelp. Omsorgsleder vil arbeide for å få inn midler til kjøp av sko til de ansatte i budsjettet for For å hindre smitteoverføring på skotøy vil de ansatte bruke skotrekk i de ulike hjemmene. Rutine for bruk av arbeidstøy vil bli gjennomgått med de ansatte på personalmøte. Arbeidsplasser og arbeidslokaler garderober For å rette opp pålegget har vi gjort følgende: Det er satt i gang med oppussing av garderoben på Åmli pleie- og omsorgssenter. Det er kommet nye låsbare garderobeskap, det er malt tak og vegger, dusjen er under renovering. Planen for oppussingen ble laget i samarbeid med Teknisk avdeling og hovedverneombudet. Saksnr: 2013/ Dato: Saksframlegg: Rapport og handlingsplan etter arbeidstilsynets tilsyn hos Rådmannen og Omsorgsavdelinga Side 4 av 4

9 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av /32235 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Leif Thorbjørnsen, tlf ÅMLI KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/rådmannen Gata ÅMLI Tilsyn - ÅMLI PLEIE- OG OMSORGSSENTER Vi viser til tilsynet hos virksomheten den Vedtak om pålegg I brev med varsel om pålegg av fikk dere frist til for å komme med kommentarer. Vi har mottatt kommentarer fra dere. Virksomheten søkte og fikk utsettelse på kommentarer for varsel om pålegg fram til den Det fremgår av tilbakemeldingen fra virksomheten at yttertøy til hjemmetjenesten vil bli innkjøpt i januar/februar måned 2014, samt at det vil bli utarbeidet en plan for utbedring av garderoben i Omsorgsavdelingen innen fristen den Påleggene gis dermed som varslet nedenfor, med samme begrunnelse. Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljølovens 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. Vi gir følgende pålegg: Pålegg - Biologisk helsefare - utlevering av arbeidstøy og personlig verneutstyr Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakerne får utlevert og blir pålagt å bruke hensiktsmessig arbeidstøy og personlig verneutstyr, dersom de helsefarlige biologiske faktorene ikke kan fjernes eller unngås. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Skriftlig bekreftelse på at arbeidstakerne får utlevert, og blir pålagt å bruke, hensiktsmessig arbeidstøy og personlig verneutstyr Hjemmel: arbeidsmiljøloven 4-5 første ledd og forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) 6-7 POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

10 VÅR REFERANSE 2 av /32235 Frist for gjennomføring: Begrunnelse: Virksomheten skal ha nødvendige rutiner og utstyr for å hindre eller motvirke helseskader på grunn av biologisk materiale. Arbeidsgiver skal sørge for at det iverksettes tilfredsstillende rutiner som sikrer at arbeidstøy og personlig verneutstyr, som kan være forurenset av biologiske faktorer, tas av når arbeidsområdet forlates og oppbevares atskilt fra annet tøy og utstyr. Slikt arbeidstøy og personlig verneutstyr skal desinfiseres og rengjøres, repareres eller skiftes ut dersom det er defekt, før det tas i bruk igjen. Arbeidsgiver skal sikre at arbeidsmiljøet er tilrettelagt slik at arbeidstaker er sikret mot ulykker, helseskader og særlig ubehag ved håndtering av biologisk materiale. Dersom de helsefarlige biologiske faktorene ikke kan fjernes eller unngås, skal arbeidsgiver sørge for at arbeidstakerne får utlevert og blir pålagt å bruke hensiktsmessig arbeidstøy. Dette følger av arbeidsmiljøloven 4-5 første ledd, jf. forskrift om utførelse av arbeid 6-7. Forut for besøket fikk Arbeidstilsynet oversendt «prosedyre for arbeidsantrekk» som er en del av kommunens HMSK-system. Denne gjelder for institusjon og heimebaserte tjenester og skal hindre smitteoverføring. Det fremgår av prosedyren at «privat tøy skal ikkje brukast utanpå arbeidsantrekket.» Under tilsynet kom det frem at ansatte i heimetjenesten ikke hadde fått utlevert vintertøy (jakke, bukse, sko). Arbeidstakerne var derfor nødt til å bruke privat tøy utenpå utlevert arbeidsantrekk om vinteren. Arbeidstilsynet er av den oppfatning at virksomheten, på bakgrunn av risikovurderinger og gjennomgang av omtalte prosedyre, må gjennomføre nødvendige tiltak slik at arbeidstakerne er vernet mot kulde og smitteoverføringer. Arbeidstilsynet setter fristen for pålegget til 1. april Nødvendige strakstiltak må vurderes. Det foreligger brudd på bestemmelsen om arbeidstøy og personlig verneutstyr. Pålegg - Arbeidsplasser og arbeidslokaler - garderober tiltak/plan Arbeidsgiver skal iverksette tiltak og/eller utarbeide plan for å sikre at arbeidstakerne har tilgang på garderober for å skifte fra privat tøy til arbeidstøy. Verneombud/ansattes representant skal medvirke. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Oversikt over gjennomførte tiltak og/eller Plan med frist for gjennomføring av tiltak og hvem som er ansvarlig for tiltakene

11 VÅR REFERANSE 3 av /32235 Beskrivelse av hvordan verneombudet/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c, forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) 3-4 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 6 Frist for gjennomføring: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal utarbeide planer og iverksette tiltak slik at arbeidstakerne har tilstrekkelig plass for opphengning av tøy o.l, tilstrekkelig plass for å skifte og atskilte skap for arbeidstøy og privat tøy. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i planleggingen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav c, jf. arbeidsplassforskriften 3-4. Der man i arbeidet kan utsettes for giftige stoffer og/eller kan utsettes for smittefare og/eller arbeidet avsetter lukt i tøy o.l., er det viktig at det er tilrettelagt for å skifte mellom privat tøy og arbeidstøy. Under tilsynet kom det frem at arbeidstakerne har tilgang til garderober. Arbeidstilsynet fikk midlertid opplyst at garderobene var nedslitte og at det var behov for vedlikehold, samt at ikke alle ansatte hadde tilgang på låsbare skap slik forskriften krever. Arbeidsgiver kunne ikke vise til gjennomførte tiltak og/eller fremlegge en tidfestet plan for utbedring av garderobeforholdene. Arbeidstilsynet er av den oppfatning at virksomheten, på bakgrunn av risikovurderinger, må utarbeide planer og gjennomføre nødvendige tiltak slik at arbeidstakerne får tilgang til tilfredsstillende garderobeforhold, herunder tilgang på låsbare skap. Nødvendige strakstiltak må vurderes. Det foreligger brudd på bestemmelsene om tiltak og plan. Hva skjer hvis dere ikke oppfyller pålegg innen fristen? Hvis ikke pålegg er oppfylt innen fristen, kan vi ilegge dere tvangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven Tvangsmulkt vil si at dere må betale et fastsatt beløp for hver dag eller hver uke fram til dere har oppfylt pålegget, eller at dere må betale et engangsbeløp. Vi kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil dere har oppfylt pålegget, jf. arbeidsmiljøloven 18-8.

12 VÅR REFERANSE 4 av /32235 Dere kan klage Dere kan klage på vedtak jf. forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra dere mottar dette brevet. For nærmere informasjon om klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter, se Hva må dere gjøre? Dere må sende oss en skriftlig tilbakemelding for hvert enkelt punkt innen fristen. Tilbakemeldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller en stedfortreder. Tilbakemeldingen kan også undertegnes av verneombudet eller en representant for de ansatte. Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på eller dere kan kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2013/ Med hilsen Arbeidstilsynet Paul Bjarne Nerheim tilsynsleder (sign.) Leif Thorbjørnsen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur.

13 VÅR REFERANSE 5 av /32235 Kopi til: Aktuelle tillitsvalgte Kari Hellesfjord, verneombud ÅMLI PLEIE- OG OMSORGSSENTER v/laila Nylund, omsorgsleder, Gata 10, 4865 ÅMLI

14 VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av /32234 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Leif Thorbjørnsen, tlf ÅMLI KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/rådmannen Gata ÅMLI Tilsyn - ÅMLI KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON Vi viser til tilsynet hos virksomheten den Vedtak om pålegg I brev med varsel om pålegg av fikk dere frist til for å komme med kommentarer. Vi har mottatt kommentarer fra dere. Virksomheten søkte og fikk utsettelse på kommentarer for varsel om pålegg fram til den Arbeidstilsynet er av den oppfatning at de tiltak som allerede er gjennomført, og de planene som er beskrevet i tilbakemeldingen, danner er godt grunnlag for gjennomføringen av påleggspunktene. Det er også beskrevet at dette er utført i samarbeid med verneombudene og ansattes representanter. Avviksrutine Arbeidstilsynet har mottatt en ny versjon av prosedyren for avvikshåndtering. Vi er av den oppfatning at denne reviderte prosedyren retter opp de mangler som kom fram under tilsynet. Den nye prosedyren skal imidlertid behandles bl.a. i AMU i februar. Pålegget gis dermed som varslet. Endring og omstilling - rutine Virksomheten viser i tilbakemeldingen til at det i kommunen er utarbeidet retningslinjer for nedbemanning og at det ikke er behov for egen rutine for omstillinger ellers. Rutinen for nedbemanning er behandlet i AMU og de tillitsvalgte har fått uttale seg til denne. Hovedbegrunnelsen for dette påleggspunktet var at virksomhetens verneombud ikke hadde deltatt i de omstillingsprosesser som var blitt gjennomført. Det kunne heller ikke vises til at det under planlegging og gjennomføring av endringer i kommunen, av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, ble gjennomført en risikovurdering av arbeidsmiljøet slik internkontrollforskriften krever. Vi viser her også til arbeidsmiljølovens 4-2 nr. 3: "Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø." POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

15 VÅR REFERANSE 2 av /32234 Arbeidstilsynet er av den oppfatning at endringer og omstillinger som omtales her har et mye videre omfang enn en ren nedbemanning. Vi mener derfor at kommunens retningslinjer for nedbemanning kan være en del av påleggspunktet, men de er ikke dekkende for hele punktet. Pålegget gis som varslet. For øvrige påleggspunkter beskrives tilfredsstillende planer og tiltak, og at de skal kunne gjennomføres innen fristen. Påleggene gis som varslet nedenfor med samme begrunnelse. Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljølovens 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. Vi gir følgende pålegg: Pålegg - Opplæring - arbeidstaker som er satt til å lede andre Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b og 2-3 tredje ledd Frist for gjennomføring: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere (arbeidsleder), har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta arbeidsmiljøet innenfor arbeidsleders ansvarsområde. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b, jf. 2-3 tredje ledd. Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har en selvstendig plikt til å ivareta hensynet til sikkerhet og helse under planlegging og utførelse av arbeid som hører inn under arbeidsleders ansvarsområde. Plikten gjelder i prinsippet alle ledere, uavhengig av hvor mange arbeidstakere de leder og hvilke risikoforhold som ligger innenfor den enkelte leders ansvarsområde. Omfanget av kompetansetiltak for den enkelte arbeidsleder, må vurderes konkret på bakgrunn av ansvarsområdet, risiko og den enkelte arbeidslederes bakgrunn og erfaring.

16 VÅR REFERANSE 3 av /32234 Under tilsynet i pleie- og omsorg kom det frem at arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, ikke har nødvendig opplæring/kompetanse til å ivareta arbeidsmiljøet. Dette gjelder teamlederne i Omsorgsavdelingen, men kan også gjelde andre arbeidsledere i kommunen. Det foreligger brudd på bestemmelsen om nødvendig kompetanse. Pålegg - Arbeidsmiljøutvalg - oppgaver Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøutvalget deltar i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten og følger utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Beskrivelse av AMU`s sammensetning og funksjon i virksomheten Beskrivelse av hvilke oppgaver arbeidsmiljøutvalget behandler Hjemmel: arbeidsmiljøloven 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3 Frist for gjennomføring: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøutvalget deltar i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten og følger utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalgets hovedoppgave er å medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og det har myndighet til å behandle alle saker som gjelder arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Dette følger av arbeidsmiljøloven 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3. Utvalget skal bl.a: behandle spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og det som angår den interne vernetjenesten behandle spørsmål opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet behandle helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet arbeidstidsordninger delta i arbeidet med å utarbeide en handlingsplan for verne- og miljøarbeidet i virksomheten foreta befaringer i virksomheten for å kartlegge og vurdere behovet for verne- og miljøtiltak. På befaringene bør verneombudet og arbeidslederne for de enkelte områder i virksomheten delta gi råd om prioriteringer av virksomhetens planer i arbeidsmiljøspørsmål og selv ta opp spørsmål om nye tiltak

17 VÅR REFERANSE 4 av /32234 fastsette retningslinjer for hvordan nye ansatte arbeidstakere skal introduseres for verneog miljøarbeidet i virksomheten, og videre påse at arbeidsgiveren sørger for opplæring av nye ansatte så snart som mulig etter tilsettingen medvirke til at de ansatte får innsikt i arbeidsmiljøproblemene ved virksomheten og søke deres medvirkning i verne- og miljøarbeidet Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (best. nr. 701) inneholder utfyllende bestemmelser vedrørende arbeidsmiljøutvalg i kap. 3. Bl.a. finner man reglene om bedriftshelsetjenestens deltakelse i arbeidsmiljøutvalget i 3-7, siste ledd. Forskriftens 3-16 handler om saksbehandling. Det skal normalt holdes møter 4 ganger i året. Dersom to utvalgsmedlemmer krever det, skal det imidlertid avholdes møte. Utvalget tar opp saker på eget initiativ eller etter anmodning fra et verneombud. Enhver arbeidstaker kan henvende seg til utvalget med et arbeidsmiljøproblem. Det fremgår videre av arbeidsmiljøloven 7-1 nr. 4 (jfr. Arbeidstilsynets orientering om «Medvirkning og vernetjenesten», best. nr. 383) at arbeidsgiveren og arbeidstakerne skal ha like mange representanter i utvalget. Lederen velges for 1 år av gangen vekselvis av arbeidsgivers og arbeidstakers representanter. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Representant fra bedriftshelsetjenesten har ikke stemmerett. Under tilsynet kom det frem at arbeidsmiljøutvalget ikke utfører sine oppgaver i samsvar med kravene i arbeidsmiljølovgivningen. Utvalget deltar ikke i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten og behandler ikke spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd, i tilstrekkelig grad. Saker som i henhold til lov og forskrift skal behandles i utvalget blir ikke tatt opp som forutsatt. Dette viser de referatkopiene som vi fikk tilsendt forut for tilsynet, og uttalelser under tilsynene. Vi nevner her noen av de forholdene som kom frem under tilsynet: Bedriftshelsetjenesten har ikke fast plass i Arbeidsmiljøutvalget og har ikke deltatt på noen møter i utvalget i 2013 Formannsvervet i utvalget har ikke rullert Vanskelig å få tatt opp saker Lite tid avsatt til møtene Avviksmeldinger har ikke blitt behandlet siste år Arbeidstilsynet er av den oppfatning at virksomheten, i samarbeid med de ansattes representanter, må foreta en gjennomgang av arbeidsmiljøutvalgets arbeid og saker, og foreta nødvendige endringer. Pålegg - HMS arbeid - avviksrutine Arbeidsgiver skal iverksette rutine for avvikshåndtering. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i å utarbeide rutinen. Arbeidstakerne skal gjøres kjent med rutinen.

18 VÅR REFERANSE 5 av /32234 Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av avviksrutinen Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Beskrivelse av hvordan rutinen er gjort kjent for arbeidstakerne Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal iverksette rutine for å avdekke og rette opp avvik knyttet til arbeidsmiljøforhold. Avvik er en overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av arbeidsmiljøloven. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av avviksrutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e, jf. internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Hvilken avviksrutine en virksomhet har behov for, vil variere ut fra aktiviteten som utøves og virksomhetens størrelse. Avviksrutinen kan også omfatte uønskede hendelser som kan føre til brudd på lov eller forskrift. Avvikssrutinen kan inneholde: Hva som er et avvik Hvordan arbeidstaker skal melde avvik Hvem som følger opp avvik Hvem som er kopimottaker, herunder verneombud/hovedverneombud Hvordan arbeidstaker som har meldt avvik, skal få tilbakemelding Årsaken til at avviket oppstår Under tilsynet kom det frem at virksomheten, i HMSK-systemet, har en prosedyre som beskriver avvikshåndteringen. Selve meldingene blir håndtert elektronisk (QM+). Det ble også fremlagt en ny rutine om rådmannens oppfølging av bl.a. avvik. Arbeidstilsynet er av den oppfatning at det ikke er samsvar mellom omtalte prosedyre og rutine. Det vises her bl.a. til punkt 6 i prosedyren der hverken verneombud, hovedverneombud eller arbeidsmiljøutvalg er nevnt. Videre går det heller ikke frem av flytdiagrammet at saker som ikke løses skal løftes til rådmannen. Under tilsynet kom det også frem at det var problematisk å få meldt saker av psykososial karakter slik systemet nå var. Det ble her vist til at det ikke var mulig å «hoppe over» et ledernivå i linjen.

19 VÅR REFERANSE 6 av /32234 Arbeidstilsynet er av den oppfatning at virksomheten, i samarbeid med de tillitsvalgte/verneombud/arbeidsmiljøutvalg, må foreta en gjennomgang av kommunens avvikshåndteringssystem og gjøre nødvendige tiltak slik at dette fungerer som forutsatt. Det foreligger brudd på bestemmelsen om rutine. Pålegg - Endring og omstilling - rutine Arbeidsgiver skal iverksette rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan hovedverneombud/verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, andre ledd bokstav d og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal utarbeide rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette fremgår av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav d og e og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Under tilsynet fikk vi opplyst at virksomheten har gjennomført endringer som kan ha innvirket på arbeidsmiljøet, og at virksomheten ikke har rutine som sikrer at endringer blir risikovurdert under planlegging og gjennomføring. Under besøket kom det videre frem at de tillitsvalgte har medvirket under omstillingsprosessene, men de var av den oppfatning at de kom sent med. Virksomhetens verneombud/ hovedverneombud hadde ikke deltatt i omstillingsprosessene. Det foreligger brudd på bestemmelsen om rutine for å vurdere arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer.

20 VÅR REFERANSE 7 av /32234 Pålegg - Innleie - drøfting av bruk av innleide arbeidstakere og kravet om likebehandling Arbeidsgiver (innleier) skal drøfte bruken av innleid arbeidskraft, herunder praktisering av kravet om likebehandling, med de tillitsvalgte. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Referat fra drøftingene med tillitsvalgte Bekreftelse på gjennomført drøfting fra de tillitsvalgte skal vedlegges, eventuelt med underskrift fra tillitsvalgte på tilbakemeldingen Hjemmel: arbeidsmiljøloven tredje ledd Frist for gjennomføring: Begrunnelse: Arbeidsgiver (innleier) skal minst én gang per år drøfte bruk av innleid arbeidskraft etter arbeidsmiljøloven første og andre ledd, herunder praktiseringen av kravet om likebehandling, med de tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven tredje ledd. Dersom virksomheten ikke bruker innleid arbeidskraft, utgår drøftingsplikten. Plikten skal likevel følges opp dersom virksomheten har benyttet eller ventelig vil benytte seg av slik arbeidskraft gjennom året. Formålet med bestemmelsen er å øke bevisstheten hos arbeidsgiverne om lovligheten ved bruk av eventuelle innleide arbeidstakere og bidra til å sikre at innleide arbeidstakere blir likebehandlet med egne arbeidstakere. Arbeidsgiver skal i tilknytning til drøftingen gi den informasjon og legge frem den dokumentasjon som setter partene i stand til å gjennomføre en reell drøfting av: Virksomhetens bruk av innleid arbeidskraft fra bemanningsforetak Praktiseringen av kravet om likebehandling Arbeidsgiver skal ha oversikt over og gi tillitsvalgte informasjon om: Hvilke innleide arbeidstakere virksomheten benytter Lengden på leieperiodene Grunnlag for innleien Opplysninger om hvorvidt innleides vilkår er i samsvar med likebehandlingsprinsippet Arbeidsgiver (innleier) skal, når tillitsvalgte ber om det, dokumentere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som er avtalt mellom innleid arbeidstaker og dennes arbeidsgiver, jf.

21 VÅR REFERANSE 8 av /32234 arbeidsmiljøloven 14-12b fjerde ledd. Tillitsvalgte som mottar opplysninger, har taushetsplikt om opplysningene. Plikten til å gi opplysninger gjelder bare: Arbeidstidens lengde og plassering, overtidsarbeid, varighet og plassering av pauser og hvileperioder, nattarbeid, feriefritid, feriepenger, fridager og godtgjøring på slike dager, og lønn og utgiftsdekning. Under tilsynet kom det frem at virksomheten benytter innleide arbeidstakere fra bemanningsforetak. Arbeidsgiver (innleier) opplyste at bruken av innleide arbeidstakere, herunder praktisering av kravet om likebehandling, ikke er drøftet med de tillitsvalgte i løpet av det siste året. Det foreligger brudd på bestemmelsen om drøfting med tillitsvalgte. Pålegg - Midlertidig ansettelser - drøfting Arbeidsgiver skal drøfte bruk av midlertidig ansettelse med de tillitsvalgte. Vilkår: For å kunne vurdere om pålegget er oppfylt, må vi innen fristen ha mottatt: Tidspunkt for når drøftinger med tillitsvalgte ble gjennomført Bekreftelse på gjennomført drøfting fra de tillitsvalgte skal vedlegges, eventuelt med underskrift fra tillitsvalgte på tilbakemeldingen Hjemmel: arbeidsmiljøloven 14-9 første ledd tredje punktum Frist for gjennomføring: Begrunnelse: Arbeidsgiver skal minst en gang per år drøfte bruk av midlertidig ansettelse med de tillitsvalgte. Dette fremgår av arbeidsmiljøloven 14-9 første ledd tredje punktum. Bestemmelsen gjelder virksomheter som bruker midlertidig ansettelser. Den årlige drøftingsplikten omfatter ikke innleide fra virksomhet som har til formål å drive utleie (se eget punkt, ref. 5). Hovedregelen er at arbeidstaker skal ansettes fast. Formålet med bestemmelsen er å øke bevisstheten hos arbeidsgiverne om lovligheten av eventuelle midlertidige arbeidsavtaler.

22 VÅR REFERANSE 9 av /32234 Drøftingen skal belyse det faktiske grunnlaget for og nødvendigheten av de midlertidige ansettelsene. Arbeidsgiver må i forbindelse med drøftingen gi tillitsvalgte informasjon og legge frem dokumentasjon slik at partene er i stand til å foreta reelle drøftinger. Behovet for dokumentasjon vil kunne variere avhengig av hvilke sider av grunnlaget for de midlertidige ansettelsene partene er opptatt av å belyse. Arbeidsgiver må kunne fremlegge: Oversikt over hvilke midlertidig ansettelseskontrakter som finnes i virksomheten Oversikt over ansettelseskontraktenes varighet Begrunnelse for de midlertidige ansettelsene I virksomheter med betydelig vikarbruk og bruk av ekstrahjelper/ringevikarer, bør drøftingen omfatte en vurdering av andel midlertidig ansatte i forhold til totalt antall ansatte i virksomheten. Det er ikke krav om at det oppnås enighet mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte om bruk av midlertidig ansettelser. De ansattes tillitsvalgte kan være fagforeningstillitsvalgte, verneombudet eller andre representanter fra de ansatte. Arbeidsgiver opplyste i tilsynet at virksomheten benytter midlertidig ansatte. Bruk av midlertidig ansettelser er drøftet i enkelte tilfeller med de tillitsvalgte, men det er ikke gjennomført en samlet drøfting med de tillitsvalgte i løpet av det siste året slik loven krever. Det foreligger brudd på bestemmelsen om å drøfte bruk av midlertidig ansettelse. Hva skjer hvis dere ikke oppfyller pålegg innen fristen? Hvis ikke pålegg er oppfylt innen fristen, kan vi ilegge dere tvangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven Tvangsmulkt vil si at dere må betale et fastsatt beløp for hver dag eller hver uke fram til dere har oppfylt pålegget, eller at dere må betale et engangsbeløp. Vi kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil dere har oppfylt pålegget, jf. arbeidsmiljøloven Dere kan klage Dere kan klage på vedtak jf. forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra dere mottar dette brevet. For nærmere informasjon om klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter, se Hva må dere gjøre? Dere må sende oss en skriftlig tilbakemelding for hvert enkelt punkt innen fristen. Tilbakemeldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller en stedfortreder. Tilbakemeldingen kan også undertegnes av verneombudet eller en representant for de ansatte.

23 VÅR REFERANSE 10 av /32234 Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på eller dere kan kontakte oss på telefon Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer 2013/ Med hilsen Arbeidstilsynet Paul Bjarne Nerheim tilsynsleder (sign.) Leif Thorbjørnsen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Aktuelle hovedtillitsvalgte Laila Nylund, omsorgsleder Knut Arne Eikås, hovedverneombud

24 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Arbeidsmiljøutvalet 14/ Administrasjonsutvalet Saksordførar: # Arkivref: 2014/448-4 Saksbeh.: Trine Krossbekk Agersborg, Rådgjevar Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.: E-post: trine.krossbekk.agersborg@amli.kommune.n o Ny rutine for endring og omstillingsprosesser RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Rutine for endring og omstillingsprosesser blir tatt til etterretning. Saksnr: 2014/448-4 Dato: Saksframlegg: Ny rutine for endring og omstillingsprosesser Side 1 av 3

25 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Rutine for endring og omstillingsprosesser SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Etter arbeidstilsynets tilsyn hos Rådmannen og ved Omsorgsavdelinga (Åmli pleie- og omsorgssenter; institusjon og hjemmesykepleia) den , fikk kommunen pålegg om å utarbeide en egen Rutine for endring og omstillingsprosesser i kommunen. For å rette opp pålegget ble det utarbeidet en egen Rutine for endring og omstillings-prosesser i Åmli kommune etter mal fra Risør kommune. Rutinen ble sendt på høring til arbeidstakerorganisasjonene og til kommunens verneombud. Uttalefristen ble satt til 11. april Det kom inn en uttalelse fra Utdanningsforbundet. Vi vil gjøre våre ansatte kjent med rutinen via en nyhet på vår ansattportal. Rutinen vil også ligge under fanen styrende dokumenter i QM+ (kommunens internkontroll og avvikshåndteringssystem). MERKNADER/VURDERING: Åmli kommune hadde ikke en styrende rutine for endring og omstillingsprosesser da Arbeidstilsynet kom på tilsyn i november Kommunen mente at rutiner for endring og omstilling er regulert i gjeldende lovverk, herunder hovedavtalen, hovedtariffavtalen og arbeidsmiljøloven, slik at man ikke så behovet for en egen rutine for endring og omstillingsprosesser. Mange av de samme prinsippene som legges til grunn for nedbemanning gjelder også for endring og omstilling. Åmli kommune har retningslinjer for nedbemanning. Retningslinjer for nedbemanning i Åmli kommune ble sendt på høring til arbeidstakerorganisasjonene i kommunen, 4 fagforeninger kom med uttalelse og rettelser til retningslinjene. Retningslinjene ble behandlet i AMU og i administrasjonsutvalget Arbeidstilsynet var ikke enig med kommunen i at Retningslinjer for nedbemanning var dekkende for endring og omstilling, og de mente at hovedbegrunnelsen for påleggspunktet var at virksomhetens verneombud ikke hadde deltatt i de omstillingsprosesser som var blitt gjennomført. De mente at Åmli kommune ikke kunne vise til at det under planlegging og gjennomføring av endringer i kommunen, av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, ble gjennomført en risikovurdering av arbeidsmiljøet slik internkontrollforskriften krever. Arbeidstilsynet viste til arbeidsmiljølovens 4-2 nr. 3: "Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø." Arbeidstilsynet var av den oppfatning at endringer og omstillinger som omtales i AML 4-2 nr 3, har et mye videre omfang enn en ren nedbemanning. De mente derfor at kommunens retningslinjer for nedbemanning kunne være en del av påleggspunktet, men at de ikke var dekkende for hele punktet. Pålegget om å lage en egen Rutine for endring og omstillingsprosesser ble opprettholdt og har ført til den vedlagte rutinen som AMU og administrasjonsutvalget nå bes ta til orientering. Saksnr: 2014/448-4 Dato: Saksframlegg: Ny rutine for endring og omstillingsprosesser Side 2 av 3

26 Rutinen ble sendt på høring til arbeidstakerorganisasjonene og til kommunens verneombud. Uttalefristen ble satt til 11. april Det kom inn en uttalelse fra Utdanningsforbundet, de hadde ingen merknader til rutinen. Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljølovens 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. Saksnr: 2014/448-4 Dato: Saksframlegg: Ny rutine for endring og omstillingsprosesser Side 3 av 3

27 Åmli kommune 1. Virkeområde Åmli kommune Rutine Side 1 av 1 Gjelder for: Åmli kommune Ansvarlig: Rådmann Ansvarleg for revisjon/vedlikehald: Rådgiver hmsk/beredskap/personal Utarbeida dato/av: /TKA Revidert dato/av <dd.mm.åååå>/namn Rutine for endring og omstillingsprosesser 2. Målsetting At omstillingsprosesser gjennom informasjon, medvirkning og deltagelse sikrer at arbeidsmiljøet ivaretas på en forsvarlig måte. 3. Lovhjemmel Arbeidsmiljølovens 3-1 første ledd, 3-1 andre ledd bokstav d) og e), 4 2 (c og e), 4-2 (3) Internkontrollforskriften 5 andre ledd nr 6 og nr Arbeidsoperasjon Sørge for tydelig informasjon til ansatte om målet for omstillingen. Ha bred deltagelse fra ansatte, tillitsvalgte i prosessen Inkludere vernetjenesten og Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ved både planlegging og gjennomføring når det gjelder HMS delen i prosessen (jfr. AML 6-2 (4). Sørge for løpende drift og ivareta arbeidsmiljøet under omstillingsprosesser. Risikovurder endringer under planlegging og gjennomføring. Bruk prosedyre for Risiko- og sårbarhetsanalyse og hjelpeskjema for ROS. 5. Utførelse Gi så tidlig som mulig informasjon til alle ansatte som er berørte av omstillingen Ha dette som tema på personalmøter / avdelingsmøter hvor det kan stilles spørsmål Ansatte skal ha tilgjengelige fora for å stille spørsmål om prosessen. 6. Ansvarsforhold Rådgiver hmsk/beredskap/personal har ansvar for utarbeidelse og ajourhold av den administrative rutinen. Kommuneledelsen ved Rådmannen og enhetsledere har ansvar for å gjøre rutinen kjent for alle ansatte, og oppfølging av denne. Kommuneledelsen har også ansvaret for å involvere tillitsvalgte og vernetjenesten i omstillingsprosessen. 7. Andre henvisninger Hovedavtalen Del B, Retningslinjer for Nedbemanning i Åmli kommune sak 2011/1097 vedtatt i ADM Prosedyre for gjennomføring av Risiko og sårbarhetsanalyse med tilhørende hjelpeskjema. Dokument nr.: 1 Revisjon nr.: 0 Revidert dato: Revidert av: Godkjend dato: Revisjonsinformasjon i botntekst gjeld for grunndokumentet (dokumentmalen) Godkjend av: Rådmann BNO

28 ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 14/ Administrasjonsutvalet Formannskapet Kommunestyret Arkivref: 2014/488-2 Saksbeh.: Tonje Ramse Trædal, Kulturleiar Avdeling: Kulturavdelinga Dir.tlf.: E-post: Saksordførar: # Museumskonsolidering i Aust-Agder - etabliering av nytt museumsselskap RÅDMANNEN SITT FRAMLEGG: Åmli kommune tar rapporten frå dei eigaroppnemnde styringsgruppa til etterretning, og går inn for å etablere Aust-Agder Museum og arkiv IKS frå Saksnr: 2014/488-2 Dato: Saksframlegg: Museumskonsolidering i Aust-Agder - etabliering av nytt museumsselskap Side 1 av 3

29 SAKSVEDLEGG GENERERT I INNKALLING: 1 Museumskonsolideringsprosessen i Aust-Agder - Styringsgruppens rapport til behandling 2 Konsolidering av Aust-Agder museum og arkiv - Rapport nr. 2 3 Særutskrift - museumskonsolidering i Aust-Agder - Etabliering av nytt museumsselskap 4 Konsolideringsavtale mellom AAks og Åmli kommune SAKSVEDLEGG SOM LIGG PÅ NETTSIDA: Store saksvedlegg til saken blir lagt under Politikk og Dokument og linkar til politisk arbeid på kommunens nettside Til denne saka er det følgjande slike vedlegg: Ingen ANDRE SAKSDOKUMENT: Ingen. KORT OM SAKA: Det har vore gjennomført ei omfattande museumskonsolidering i alle fylka i Noreg sidan tusenårsskiftet, med utgangspunkt i dei føringane som blei lagt i St.meld. 22 ( ) Kjelder til kunnskap og oppleving. I Aust- Agder vedtok Fylkestinget i 2002 å etablere fire konsoliderte einingar: Aust-Agder kulturhistoriske senter, Næs jernverksmuseum, Setesdalsmuseet og Grimstad bys Museer. Kulturdepartementet ønskjer no at ein går ennå lenger i denne prosessen i Aust-Agder, og samlar alle musea i ein felles organisasjon. Dette vil kunne utløyse større statlege tilskot, jfr. andre fylke som t.d. Sogn og Fjordane. Ei styringsgruppe med representantar frå fylkeskommunen, styreleiarane og dei administrative leiarane ved dei fire musea la fram ein rapport om den vidrare konsolideringa i Aust-Agder i Rapporten blei behandla i styra ved dei fire musea, Grimstad kommunestyre, Setesdal regionråd og i Fylkestinget. Næs Jernverksmuseum vedtok at museet ikkje ønska å delta vidare i konsolideringsprosessen. Styra i AAks og Setesdalskommunane vedtok at dei ønskte å gå vidare i konsolideringsprosessen, medan styret i Grimstad bys museer overlot til Grimstad kommune å ta stilling til saka. Grimstad kommune vedtok deretter å gå vidare i konsolideringsprosessen. Fylkestinget vedtok i 2013 å gå vidare i konsolideringsprosessen, og det blei sett ned ei eigarstyrt styringsgruppe med representantar frå Setesdalskommunane, Grimstad kommune, Arendal kommune og Aust-Agder fylkeskommune, samt ein representant frå dei tilsette ved dei tre institusjonane. Styringsgruppa fekk i oppdrag å lage eit beslutningsgrunnlag for kommunane i Aust-Agder og Aust-Agder fylkeskommune til å etablere Aust-Agder museum og arkiv IKS frå Styringsgruppa sin rapport følgjer vedlagt. Rapporten blei behandla og etableringa av Aust-Agder museum og arkiv IKS vedtatt i Fylkestinget 29. april. Saka skal behandlast i alle kommunane i Aust-Agder i løpet av mai-juni MERKNADER/VURDERING: Rapporten frå styringsgruppa legg opp til at Aust-Agder museum og arkiv IKS blir etablert frå , og at dagens Aust-Agder kulturhistoriske senter, Grimstad bys museer og Setesdalsmuseet inngår i det nye selskapet. Det blir tilsett ny dagleg leiar/direktør, som saman med avdelingsleiarane har ansvar for å utvikle alle avdelingane og verksemda som heilheit. Selskapet skal kjøpe tenester innan merkantile område som løn, rekneskap, revisjon og HMS. Dei tre musea har ulik selskapsstruktur. AAks er eigar av eigedomar, samlingar og arkivalia, og har inngått bilaterale avtalar med Eydehavn museet og Elvarheim museum. I følgje avtalen mellom Åmli kommune Og AAks er Åmli kommune eigar av bygningar og samlingar, medan AAks har driftsansvaret for Elvarheim museum. Grimstad bys museer er ei stifting, og Grimstad kommune er eigar av eigedomar og samlingar, både dei litterære musea, bymuseet, hagebruksmuseet og det planlagde sjøfartsmuseet. Setesdalsmuseet IKS har driftsansvar for bygningar og samlingar som er eigd av Bokle, Valle og Bygland kommune, og har i tillegg bilaterale avtalar med Evje og Hornnes og Iveland kommunar. Styringsgruppa har drøfta om ein ved samanslåinga skal innlemme alle annlegga i eitt selskap, eller om noko av museumsverksemda skal haldast utanom konsolideringa. Setesdalsmuseet ønskjer at samlingane og bygningane i det nye Aust-Agder museum og arkiv så langt som råd blir samla under eit felles eigedomsselskap som både Saksnr: 2014/488-2 Dato: Saksframlegg: Museumskonsolidering i Aust-Agder - etabliering av nytt museumsselskap Side 2 av 3

30 har eigar- og driftsansvar. Grimstad kommune ønskjer ikkje på det nåverande tidspunkt at kommuens eigedomar og samlingar inngår i Aust-Agder museum og arkiv sitt eigarskap. Styringsgruppa har innehta juridisk uttale frå advokatfirmaet Kluge, som konkluderer med at Jo mer som samles, jo mer av formålet med sammenslåingen oppnås. Det er således et spørsmål om det er forutsetninger bak bevilgninger over statsbudsjettet og Kulturdepartementets initiativ. En fullstendig overføring av eiendeler og drift gjør at man unngår vanskelige grensesnitt mellom drift og eierskap. Styringsgruppa tilrår at mest mogleg av drift og eigarskap blir samla i eitt selskap, men tek omsyn til at Grimstad kommune ønskjer å vente med å overføre fullt eigarskap til bygningar og samlingar. Når det gjeld biletarale avtaler som avdelingane i dag har med andre museum, slik som avtalen mellom AAks og Elvarheim museum, blir desse overført til det nye selskapet under føresetnad av at avtaleparten ønskjer det og godkjenner det. Saksbehandlar har i samtalar med Fie Skaar Trysnes og Kjell-Olav Masdalen ved AAks fått stadfesta at avtalen mellom AAks og Elvarheim museum blir overført utan endringar i den nye konsolidering. Rapporten er også lagt fram for museumsnemnda ved Elvarheim musuem, som godkjenner at avtalen blir overført til det nye selskapet utan endringar. I punkt 4.2 i avtalen mellom AAks og Åmli kommune heiter det at Åmli kommune gir med verknad frå Aust-Agder kulturhistoriske senter faktisk råderett over Elvarheim Museums samlingar så lenge avtalen gjeld.( ) Åmli kommune beheld eigedomsretten til samlingane. Saksbehandlar er inneforstått med at samling av eigarskap og drift vil lette beslutningsprosessane og drifta av selskapet. Samtidig er det ofte sterke kjensler knytt til samlingar og eigedomar på museumsområdet, noko også styringsgruppa er inne på. Lokale samlingar heng tett saman med lokal identitet, og lokale krefter har ofte investert mykje tid og krefter på å bygge opp og ta vare på lokale museum og samlingar. Skiljet mellom eigarskap og drift er utfordrande, og har til tider vist seg vanskeleg for Elvarheim museum. Men pr. i dag fungerer samarbeidet godt, og underteikna trur Elvarheim museum er tent med eit lokalt eigarskap framover. Det er difor viktig at avtalen mellom AAks og Åmli kommune blir vidareført utan endringar. For Elvarheim museum sin del, har saksbehandlar ikkje problem med å tilrå at Åmli kommune går inn for å etablere Aust-Agder Museum og Arkiv frå på desse vilkåra. Saksnr: 2014/488-2 Dato: Saksframlegg: Museumskonsolidering i Aust-Agder - etabliering av nytt museumsselskap Side 3 av 3

31 AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE f& ILt-LL 1 `41,- Fylkesrådmannen Alle kommuner i Aust-Agder Saksbehandler: PENOR Deres ref.: Vår dato: Telefon (direkte): Vår ref.: 2011/ Lepenr.: Museumskonsolideringsprosessen i Aust-Agder - Styringsgruppens rapport til behandling Det vises til pågående konsolideringsprosess på museumsområdet i Aust-Agder. Den eieroppnevnte styringsgruppen har nå lagt frem sin rapport, som skal behandles i fylkestingets komite 22 april og i fylkestinget i plenum 29.aprit. Vi ber om at rapporten behandles av kommunens politiske organer i løpet av aprit - mai, slik at fremdriften i prosessen mot etablering av nytt setskap pr kan holdes. Vi ber om at kopi av saksbehandlin o vedtak i kommunen sende kommunen, så snart det foreligger. For spørsmål ta kontakt med kultursjef Per Norstrøm Per Norstrø kultursjef Postadresse: 3esøksadresse: Telefon: Org.nr.: Postboks 788 Stoa Pagnvald Blakstadsvei 1 Telefaks: E-post: postrnottak@austagderfk.no 4809 ARENDAL Bank:

32 Konsolideringav Aust-Agder museum og arkiv Rapport nr 2

33 Innholdsfortegnelse Inntedning 3 Tidligere arbeid med konsolidering av arkiv og museum I Aust-Agder 3 Nærmere om rapport av mars Behandling i styrende organ 6 Etablering og mandat for eierstyrt styringsgruppe 9 Styringsgruppens vurderinger og tilrådninger 10 Navn på den nye virksomheten 10 Organisering 11 Håndtering av eiendommer og samlinger 12 økonomi og eierandeler 14 Representantskap og styre 15 Gjennomføring av konsolideringsprosessen 16 Samarbeidsavtale om drift av Aust-Agder museum og arkiv 16 Oppsummering og konklusjon 16 Vedlegg 18 Forslag til selskapsavtale 18 Juridiske betenkning fra advokatfirmaet Kluge 25 Problemstilling 29 Juridisk betenkning innhentet fra Trygve G. Nordby 32 Uttrykte vedlegg 39 2

34 Innledning Tidligere arbeid med konsolidering av arkiv og museum I Aust-Agder Fylkestinget vedtok i desember 2001 museumsplan for Aust-Agder i sak 75/2001. Planen var forankret i nasjonale føringer, blant annet N0U1996/97 Museum, mangfald, minne, møtestad og Stm. nr /2000 Kjelder til kunnskap og oppleving. I saken ble det vedtatt å etablere Setesdalsmuseet og Aust-Agder kulturhistoriske senter som to konsoliderte museumsenheter i Aust-Agder. I sak 23/2002 vedtok fylkestinget å etablere ytterligere to konsoliderte museer i Aust- Agder. Næs jernverksmuseum fikk status som konsolidert museum med spesielt ansvar for jernverkshistorien i regionen. Grimstad bymuseum tilsvarende status med spesielt ansvar for formidling av Henrik lbsens virke. I samme sak ble det vedtatt at Aust-Agder kulturhistoriske senter skulle ha høg prioritet fremover utviklingsmessig. I sak vedtok fylkestinget selskapsavtalen for det nye museumsselskapet Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS. Med dette var Aust-Agder blant de første fylkene i landet til å følge opp statlige føringer om å konsolidere museumsstrukturen i fylket. Senere har andre fylker fulgt dette opp. De fleste etablerte imidlertid større enheter enn man gjorde i Aust-Agder. Museumsvirksomheten, omfang og antall enheter er svært ulikt i de ulike fylkene. Fylkeskommunen har vært kjent med at staten har ønsket større enheter i Aust-Agder. Statsbudsjettet har også vist at fylker med færre enheter har blitt prioritert. I brev av tok kulturministeren initiativ til et møte med fylkesordføreren i Aust- Agder og ordførerne i vertskommunene for de konsoliderte museene i Aust-Agder. I brevet frå kulturministeren stod følgende: "Det har de siste åra pågått en strukturreform på museumsfeltet. I alle fylker er det gjennomført konsolideringer av mindre og mellomstore museer til større museumsenheter. Flere fylker har samlet de fleste musea i E;r1ny museumsenhet (Sognog Fjordane, Vestfold, Østfold, Hedmark og Sør-Trøndelag). Konsolidering har som siktemål å bygge en mer robust museumssektor gjennom samordning, samarbeid og utvikling. Bredere fagmiljø og et styrket administrativt og økonomisk fundament gir mer dynamiske museer. Det dreier seg om en kvalitetsheving, som skal komme både musea selv og publikum til gode. I Aust-Agder yter Kulturdepartementet årlig driftstilskudd til fire museer - Aust- Agder kulturhistoriske senter, Grimstad bys museer, NæsJernverksmuseum og Setesdalsmuseet. Selv om det tidligere har vært gjennomført en rekke mindre konsolideringer i Aust- Agder, mener jeg tida er inne for å se om det kan gjøres ytterligere grep for å konsolidere musea i fylket: Er det mulig å legge opp en prosesssom involverer alle denåværende museumsenhetene på en slik måte at grunnlaget kan leggesfor en felles forståelse av de museumsfaglige gevinstene ved å samle alle i &; institusjon? 3

35 Jeg inviterer med dette fylkesordføreren i Aust-Agder og ordførerne i vertskommunene Arendal, Grimstad, Tvedestrand og Valle til møte i Kulturdepartementet 26. april 2011 kl for å drøfte mulighetene for videre konsolidering av musea i Aust-Agder. Med tanke på videre oppfølging vil det være ønskelig at også representanter for den administrative ledelsen i fylkeskommunen og kommunene deltar på møtet. Med hilsen Anniken Huitfeldt" Nærmere om rapport av mars 2013 I initiativet frå KUD er det signalisert at en ytterligere konsolidering av museene i Aust- Agder vil utløse økning i statstilskudd. Det er blitt signalisert fra Kulturdepartementet at statstilskuddet kan øke til nivået som Sogn og Fjordane ligger på, som er om lag 10 mill. kroner i nivåskift. Etter møtet i Kulturdepartementet den oppnevnte fylkeskommunen en arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen ble i første omgang bedt om å avklare tema det kan være naturlig for museene i fylket å samarbeide om. Siste møtet i denne gruppen var i august Styrene for Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet IKS hadde gjort intensjonsvedtak, der de stilte seg positive til videre arbeidet med ny konsolidering. Dette utløste økt statstilskudd frå Kulturdepartementet frå Samlet sum på 3 mill, kroner ble fordelt likt mellom AAks og Setesdalsmuseet. Dette nivået ble videreført i 2013 og I 2014 økte statstilskuddet med ytterligere 4.mill kroner (3.987 mill). Styret i Grimstad bys museer gjorde dette styrevedtaket i februar 2012: "Styreleder Brautaset og daglig leder Estensen deltar på møte med AAKSog Setesdalsmuseet når det kommer en invitasjon om konsolideringssamtaler. Styret avventer videre avgjørelser til dette er gjennomført." Følgende vedtak ble gjort i styret for Næs Jernverksmuseum den : "Næs Jernverksmuseum deltar i konsolideringsutredningen, men tar stilling til vedta om konsolidering når utredningen er avsluttet." På møte med representanter fra Aust-Agder fylkeskommune, Næs Jernverksmuseum, Grimstad bys museer, Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS og Setesdalsmuseet IKS ble styringsgruppa med denne sammensetningen oppnevnt: Aust-Agder fylkeskommune: John G. Bergh og Per Norstrøm Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS: Kjell-Olav Masdalen, Kristoffer Lyngvi til ,Anne Merete Holmberg fra Næs Jernverksmuseum: Per Halvor Sælebakke, Liv Håskoll Haugen Grimstad bys museer: Anita Estensen, Knut Brautaset Setesdalsmuseet IKS: Anna Stella Karlsdottir, Svein Hjorth-Olsen Leder for styringsgruppen var John G. Bergh. Agnese Bjerkholt fra Aust-Agder fylkeskommune var sekretær for styringsgruppen. 4

36 Styringsgruppen etablerte en arbeidsgruppe med denne sammensetningen: Aust-Agder Kulturhistoriske senter IKS: Kjell-Olav Masdalen Næs Jernverksmuseum: Per Halvor Sælebakke Grimstad bys museer: Anita Estensen Setesdalsmuseet IKS: Anna Stella Karlsdottir Aust-Agder fylkeskommune: (fra siste møtet) Per Norstrøm, Mandatet for arbeidet ble vedtatt av styringsgruppa i møte : Gjennomføre en utredning av fortrinn og ulemper ved å slå sammen 2, 3 eller 4 av de konsoliderte museene i Aust- Agder til en organisatorisk enhet. Hensikten er å danne grunnlag for faglig styrking av museumsdriften i fylket, og ytterligere effektivisere driften og bidra til kompetanseheving og utvikling av det samlede museums- og arkivfeltet i Aust-Agder i tråd med lov og regelverk. Bidra til økt årlig statlig driftstilskudd til museene som deltar i konsolideringen. Avklare forutsetninger hos partene for å konsolidere videre mot en institusjon. Utvalget skal avklare partenes forutsetninger (suksesskriterier) for en organisatorisk sammenslåing. Utvalget skal utrede ulike modeller og foreslå modell for organisering av ny museum og arkivinstitusjon i Aust-Agder, lage forslag til vedtekter og legge fram forslag til navn på den nye organisatoriske enheten. Styringsgruppa gjorde i møte i tillegg, dette vedtaket: 1tillegg til mandat skal arbeidsgruppa levere skisse til budsjett og stillingsplan for den nye organisasjonen. Styringsgruppens rapport konkluderer med disse anbefalingene "Aust-Agder kulturhistoriske senter 1KS,Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og SetesdalsmuseetIKSblir slegne samen til ein institusjon. Den nye institusjonen blir oppretta og organisert som eit interkommunalt selskap i samsvar med lov om interkommunale selskap av 29. januar 1999nr. 6. Namnet på den nye institusjonen blir Aust-Agder Museum og Arkiv IKS(AAMA). Den nye institusjonen blir organisert slik: Avd. arkiv ved AAks, avd. museumsog formidling ved AAks, lokalisering på Langsæ.Avd. Grimstad bys museer, lokalisering i Grimstad. Avd. NæsJernverksmuseum, lokalisering Nes verk og avd. Setesdalsmuseetfor Setesdalsregionenmed hovudkontor på Bjugsbakk, Rysstad. Det skal opprettast så snart råd er ei ny stilling som direktør på åremål. Når ny direktør er tilsett, og han i samråd med styret finn det nødvendig, skal det gjennomførast eit OU-program (program for organisasjonsutvik(ing av organisasjon i endring) for å sikre at den nye institusjonen kan handsame det samfunnsoppdrag slike institusjonar har. OU-programmet skal ikkje endre den grunnleggjande avdelingsstrukturen. Dei einskilde avdelingane AAks, GBM, NJ og SMskal være sikra tilstrekkelege fagressursar etter dei oppgåver dei er tillagt i tråd med føremålsparagrafen. 5

37 Det skal opprettast avtalar mellom dei nye institusjonane og dei einskilde eigedomselskap som sikrar institusjonen hensiktsmessigforvaltningsrett over eigedomselskapassamlingar og verdiar og som sikrar forsvarleg drift, vedlikehald og forsikring av eigedomselskapassamlingar og verdiar. AAks sine samlingar og verdiar blir ein del av det nye selskapet. AAks sine samlingar og verdiar kan ikkje flyttast frå Arendal, men enkeltobjekt frå samlingane kan plasserast ved andre avdelingar i tråd med museumsfaglege reglar." Når det gjaldt plassering av direktør og administrasjon er det dissens i styringsgruppen. Representantene for AAks mente at plasseringen bør være ved nybygget på AAks. Fylkeskommunens representanter helte også til den oppfatning, men mente at plassering ikke er avgjørende i denne sammenheng. Representantene fra Grimstad bys museer og fra Setesdalsmuseet mente at plasseringen ikke bør være ved AAks. Det har også vært drøftet om direktørstillingen skal være åremålstilling. Rapporten kan lese på htt ://issuu.com/austa derfk/docs/konsoliderin ra ort 21 mars ocr Aust-Agder fylkeskommune har sendt brev til Kulturdepartementet pr.1. mars 2013 og informert om framdriften i konsolideringsprosessen. Vedtak i styrene og representantskap er ettersendt Kulturdepartementet og styringsgruppen i løpet av april Behandling i styrende organ Styringsgruppas rapport av mars 2013 ble behandlet av museumsstyrene, Setesdals regionråd, Grimstad kommunestyre og fylkestinget. Aust-Agder kulturhistoriske senter Styret fattet følgende vedtak i sitt møte 8 april: "Styret for AAksfinner ikke at rapporten om konsolidering svarer tiltrekkelig godt nok på mandatet. Styret ser verdien av en samorganisering av de fire institusjonene. Styret er derfor villig til å se nærmere på om det er mulig å etablere et nytt grunnlag for å utrede spørsmålet om en felles institusjon for arkiv og museum i Aust-Agder, gjerne basert på deler av den foreliggende rapporten som svarer på mandatet. I et eventuelt nytt mandat bør det stilles krav om synliggjøring av synergieffekt og effektiviseringsgevinst. Styret ber derfor Aust-Agder fylkeskommunes politiske ledelse ta initiativ til et felles styremøte, der en drøfter mandat og grunnlag for videre arbeid med fusjon av de fire konsoliderte enhetene for å oppnå en bredere forankring av prosessenog avklaring av felles mål med bibehold av alle fortrinn ved dagensstruktur inn i en ny felles organisasjon. Et viktig mål for felles styremøte er å fokusere på muligheter i en ny felles organisasjon enn redselen for hva en kan tape. De fire styrelederne bes sammen med institusjonslederne etter dette og på dette grunnlag å utforme et nytt mandat og ny realistisk framdrift." 6

38 Representantskapet for AAks vedtok følgende i sitt møte 24.april: Representantskapet gjorde følgende vedtak: "Meldingen tas til etterretning." Næs jernverksmuseum Det foreligger følgende protokoll fra styrets møte : "Det vises til rapport fra styringsgruppen for arbeidet med videre konsolidering av museene i Aust Agder "Konsolidering av arkiv og museum i Aust Agder" datert mars Per Halvor Sælebakke, som var museets representant arbeidsgruppen, redegjorde videre for gruppens arbeid og hva han vurderte som fordeler og ulemper ved å gå inn for den foreslåtte konsolidering. Han kunne også opplyse at saken hadde vært drøftet med museets ansatte i tillegg til de møter med tillitsvalgte osv som hadde vært avholdt som del av utredningsprosessen. Liv Håskoll Haugen, som har vært museets representant i styringsgruppen, redegjorde på samme måte for arbeidet i styringsgruppen og innstillingen fra denne. Etter grundig debatt om saken ble det fremmet følgende forslag til vedtak: Styremedlem Jon-Olav Strand fremmet følgende vedtak for avstemning: NæsJernverksmuseum ønsker å gå videre med konsolideringsprosessen i henhold til den fremlagte rapporten "Konsolidering av arkiv og museum i Aust-Agder" Styret viser til dissensennår det gjelder lokalisering av administrasjon og direktør. For å sikre dissesuavhengighet er det en forutsetning at de lokaliseres som en selvstendig enhet utenfor dagens institusjoner. Forslaget fikk en stemme for og fire stemte imot. Styret vedtok følgende med en stemme mot og fire for: Etter en samlet vurdering ønsker styret ikke å gå videre i konsolideringsprosessen. Styremedlem Jon-Olav Strand ba deretter om følgende protokolltilførsel: Styrets mindretall beklager at NæsJernverksmuseum ikke går videre i konsolideringsprosessen, og ser ikke hvordan museet skal klare å utvikle seg i tråd med egne ambisjoner uten at vi får tilført betydelige midler utover dagens rammer." Grimstad bys museum Grimstad bys museer vedtok følgende i sitt møte "Forslag til oversendelsesdokument til Grimstad kommune ble gjennomgått og rettelser tilført. Dokumentet sendes til endelig godkjenning til styret før det oversendessammen med rapporten fra styringsgruppen på mandag 29. april. Det endelige oversendelsesdokumentet følger som vedlegg til denne protokollen" Oversendelsesdokumentet, som er vedlagt, gir ikke noen anbefaling til kommunen. Man overlater til kommunen å ta stilling til om en skal gå videre med konsolideringsprosessenmed sikte på å bli en del av et felles konsolidert museum 7

39 og arkiv. Notatet peker på tema kommunen bør være oppmerksom på i sin vurdering." Grimstad kommunestyre Grimstad kommunestyre vedtok 17. juni 2013 følgende: Grimstad kommune er positiv til en videre konsolidering av museene i Aust-Agder gjennom at Stiftelsen Grimstad bys museer, Aust-Agder kutturhistoriske senter IKS og Setesdatsmuseet IKS btir stått sammen til én institusjon. Kommunestyret forutsetter at staten ved Kulturdepartementet bidrar med økt tilskudd til det konsoliderte museet stik at Aust-Agder fylke samtet får stattige tilskudd til museumsområdet på nivå med andre sammentignbare fytker med høy grad av konsoliderte museer (Sogn og Fjordane). Kommunestyret har forventninger tit at Aust-Agder fylkeskommune gjennom konsolideringsprosessen øker sitt tilskudd tit museumsavdelingen i Grimstad. Kommunestyret ber Aust-Agder fylkeskommunes følge opp initiativet fra AAks om et felles styremøte for de aktuelle museene for å oppnå en bredere forankring av prosessen og avklare felles mål. For å ivareta det kommunen mener er viktig og de betingetser man ønsker å sikre i den fremtidige museumsforvaltning, må det være kommunens representanter som dettar i de videre samtaler og forhandlinger om konsolidering. Man anerkjenner at Sjøfartsmuseet for Aust-Agder blir i Hasseldaten. At Næs jernverksmsmuseum ikke nevnes har sammenheng med vedtaket i styret ved Næs jernverksmuseum om ikke å detta i konsolideringsprosessen videre. Setesdalsmuseet Representantskapet for Setedatsmuseet fattet følgende vedtak i sitt møte "Samrøystesvedtak: Sakablir sendt til handsaming i rådmannsmøte den 8. mai Representantskapet ber rådmennene om å førebu sak med felles innstilling til kommunestyra i juni med bakgrunn i styret si tilråding til representantskapet. Styret si tilråding til representantskapet Representantskapet for Setesdalsmuseet1KSstiller segpositiv til vidare konsolidering av musea i Aust-Agder under namnet Aust-Agder museet IKS Vidare arbeid med prosessenbør skje på eigarnivå der ein: - Utarbeider endelege vedtekter og avtalar som er juridisk og økonomisk vurdert - Sikrar naudsynt forankring hjå eigarane Det skal utarbeidast likelydande innstilling til kommunestyra og Aust- Agder fylkeskommune med ein felles framdriftsplan for alle partar Det skal opprettast eit utval på eigarnivå for å avklare juridiske tilhøve og innleie reelle forhandlingar med partane Ein føresett at alle partar, med Aust-Agder fylkeskommune i spissen, arbeider for auka statleg stønad til museet" 8

40 Fylkestinget Fylkestinget vedtok følgende 18.juni 2013 i ms 5/13. "Fylkestinget tar rapport fra styringsgruppen for museumskonsolideringsprosessen samt vedtak i styrende organer for Aust-Agder kulturhistoriske senter, Setesdalsmuseet, Grimstad bys museer og Næsjernverksmuseum til etterretning. Fylkestinget tar til etterretning at Ncesjernverksmuseum ikke ønsker å delta videre i museumskonsolideringen i Aust-Agder. Fylkesordfører og fylkesrådmann inviterer politisk og administrativ ledelse i vertskommunene for Setesdalsmuseet, Grimstad bys museum og AAks og styreledelsen for de samme institusjonene til et samrådingsmøte." Foreløpig oppsummering Rapporten fra styringsgruppen anbefater at en går videre med sikte på å etablere en samlet museums - og arkivinstitusjon i Aust-Agder. Rapporten er behandlet av styrer og representantskap i Setesdalsmuseet, i styret for AAks og i Grimstad kommunestyre. Vedtakene ble ulikt formulert. Det var derfor behov for noe samordning i etterkant av disse behandlingene. Med bakgrunn i dette var det naturlig å foreslå at fylkesordfører og fylkesrådmann inviterer politisk og administrativ ledelse i vertskommunene og styreledelsen for Setesdalsmuseet, Grimstad bys museum og AAks til et samrådingsmøte. Etablering og mandat for eierstyrt styringsgruppe I tråd med vedtakets punkt 3, ble det innkallt til samrådingsmøte 30. august hvor disse møtte: Tarald Myrum Nina Johnsen Svein Hjort Olsen Kristin Lundby Einar Halvorsen Bjørn Kristian Pedersen Anne Merethe Holmberg Kristoffer Lyngvi Kjell Olav Masdalen Anita Estensen Knut Brautaset Stein Sægrov Ordforer Valle kommune Varaordforer Valle kommune Styreleder Setesdalsmuseet Kultursjef Arendal kommune Ordforer Arendal kommune Kommunalsjef Grimstad kommune Varaordforer Grimstad kommune Styreleder AAks Direktør Aust-Agder kulturhistoriske senter Daglig leder Grimstad bys museer Styreleder Grimstad bys museer Avdelingsdirektør Kulturdepartementet Espen Hernes Seksjonsleder Kulturrådet 9

41 Arild Eielsen Fylkesrådmann Aust-Agder fylkeskommune Per Norstrøm Kultursjef Aust-Agder fylkeskommune Møtet konkluderte med følgende: Det ble vedtatt å sette ned en eierstyrt styringsgruppe på 8 personer med denne sammensettingen: 2 representanter oppnevnes av rådmannsgruppen for Setesdalskommunene. (Knut Austad og Eivind Berg ble valgt) 2 representanter fra Grimstad kommune. (Bjørn Kristian Pedersen og Per Kristian Vareide ble valgt) Kristin Lundby - kultursjef Arendal Kristoffer Lyngvi - Arendal kommune John G. Bergh - ass. fylkesrådmann Aust-Agder fylkeskommune Per Norstrøm - kultursjef Aust-Agder fylkeskommune John G. Bergh ble valgt som leder av styringsgruppen Styringsgruppa ble senere supplert med en ansatte representant oppnevnt fra hver av de tre institusjonene. Disse ble valgt: Gaute C. Molaug fra Aaks Ola Haugsevje fra Grimstad bys museer Leonard Jansen fra Setesdalsmuseet. Det hadde vært uenighet knyttet til plassering av ny ledelse. Møtet 30. august avklarte at ledelsen lokaliseres i nybygget som etableres på Langsæ i Arendal. Styringsgruppens mandat Styringsgruppen får i oppdrag å gjennomføre alle forberedelser og lage et bestutningsgrunnlag for kommunene i Aust-Agder og Aust-Agder fylkeskommune knyttet til å etablere "Aust-Agder museum og arkiv - IKS" senest fra , herunder å utvikle selskapsavtale, eierskapsavtaler, utlysningstekst for administrativ ledelse med mer, foreslå navn på den nye institusjonen og eventuelt å foreslå interimsstyre for det nye selskapet. Når nytt selskap er etablert er det naturlig at styringsgruppen forestår opplegg for avvikling og oppløsning av dagens selskaper, der det er aktuelt. Som vedlegg til rapporten følger forslag til selskapsavtale for den nye enheten. Styringsgruppensvurderinger og tilrådninger Navn på den nye virksomheten Det har foreløpig vært lagt til grunn at selskapet skal hete Aust-Agder museum og arkiv IKS. Det er så moderne med korte navn på museer, som Moma i New York og KODEi Bergen. Skulle man gå for en slik variant vil et naturlig forslag være AAMA. Et annet navn kan være Aust-Agder museene, eller Museene i Aust-Agder. 10

42 Styringsgruppen er kjent med at det ligger et omfattende arkiv som del av virksomheten, og velger å vektlegge dette når fellesnavnet skal velges. Styringsgruppen hadde ønsket et kort navn, som gir tydelig assosiasjon til hele virksomheten, men erkjenner at dette er vanskelig å finne. Det er enighet om at det er avdelingene som først og fremst skal profileres, og at hele virksomhetens navn vil fungere som undertittel i profileringssammenheng. Med bakgrunn i en slik vurdering forestår styringsgruppen at den nye institusjonen gis navnet: Aust-Agdermuseumog arkiv IKS. Organisering På etableringstidspunktet legger en opp til følgende organisasjonesplan basert på følgende elementer. Det legges opp til at direktøren har en liten stab og at ledelsen for øvrig består av avdelingslederne. Ledergruppen legger en opp til vil bestå av direktør og avdelingslederne, som sammen utvikter avdelingene og virksomheten som helhet. Det legges opp til at ansatte i selskapene overføres til det nye selskapet med de rettigheter og plikter de har ved etableringen, inkludert arbeidssted. Gjennom organisasjonsutvikling i selskapet kan stillingsbetegnelser og arbeidsoppgaver etter hvert endres. Det forutsettes at selskapet kjøper tjenester innen merkantile områder, som lønn, regnskap, revisjon og helse, miljø og sikkerhetstjenester. Konsekvensen av dette vil være at en ikke trenger å ha egne medarbeidere for slike funksjoner. Ved oppstarten anbefaler en at det legges opp til organisasjonsplan som vist nedenfor. Hvordan organisasjonen deretter utvikles over tid, vil være opp til den nye ledelsen i nært samarbeid med de ansatte. - II -.. II 11. I Når det foreligger vedtak om etablering vil styringsgruppa forestå utlysning av stillingen som daglig teder/direktør. Fylkeskommunens organisasjon vil kunne forestå det praktiske knyttet til utlysning, slik at det nye styret kan foreta tilseting. 11

43 Det legges til grunn at alle avdelingene i det nye museet videreføres med dagens navn og med adekvat bemanning. I profilsammenheng kan en tenke seg at fellesnavnet kommer som undertittel og at en legger til grunn en viss grad av felles profil. Styringsgruppen har ikke drøftet spørsmålet om direktørstillingen skal være åremålstilling og tilrår at det er opp til det nye styret å ta stilling til dette. Håndtering av eiendommer og samlinger I dag er AAks IKS eier av eiendommer, samlinger og arkivalier og selskapet har inngått bilaterale avtaler med Eydehavn museet og Elvarheim museum. Grimstad bys museer som stiftelse er en driftsorganisasjon. Det er Grimstad kommune som eier eiendommer og det meste av samlingene. Dette gjelder både lbsenhuset, bymuseets samlinger og samlingene i det eksisterende sjøfartsmuseet. Hagebruksmuseet eier sine samlinger. Grimstad bys museer vil ha eierskapet til utstillinger/samlinger i det nye sjøfartsmuseet som er under planlegging i Hasseldalen". Setesdalsmuseet IKS er et driftselskap, som også har ansvar for drift av Setesdalsmuseet eigedom IKS, eid av kommunene Bykle, Valle og Bygland. I tillegg har museet driftsansvar for museumsanlegg i Evje og Hornnes kommune, Bykle, Bygland og i Iveland kommune gjennom bilaterale avtaler. Spørsmålet som kommer opp, er om man ved konsolideringen skal innlemme alle anleggene i det nye selskap, eller om en skal holde noe utenom. En variant er at man begrenser sammenslåingen til de tre museumsselskapene. Ved denne løsningen vil AAks innlemme all virksomhet, alle samlinger, arkivalia og eiendommer i det nye selskapet. Setesdalsmuseet vil innlemme sine samlinger, mens det vesentlige av eiendommer i Setesdal holdes utenom. I Grimstad vil det utelukkende være driftselskapet som innlemmes. Alle eiendommer og samlinger vil forbli kommunale. Dette vil gi en splittet løsning, og en kan diskutere hvor effektivt dette vil bli for feltet samlet sett. En annen variant er å samle alle eiendommer, samlinger og driftselskap inn i samme selskap. Velger en denne løsningen oppnår man det mest effektive og faglig riktig resultat. Alt ansvar for drift og vedlikehold ligger samme sted, en får utnyttet kompetansen optimalt og en kan foreta samlede prioriteringer. Styringsgruppen er vel kjent med at det knyttes sterke følelser til samlinger og eiendommer på museumsområdet, og er derfor klar over at en i tillegg til praktiske hensyn også må se hen til tradisjon og bakgrunn for de ståsteder museene i dag befinner seg. Temaet er luftet i ekstraordinært representantskap i Setesdalsmuseet, der stemningen var tydelig i retning av alternativ 2 - samle alt eller så mye som mulig i ett selskap. Setesdalsmuseet har i tillegg innhentet uttalelse om temaet fra Trygve G. Nordby, kjent for sentrale verv i norsk museumsvesen, deriblant knyttet til Maihaugen ved Lillehammer. Nordby oppsummerer sin vurdering blant annet slik: "Prinsipalt vil mitt råd være å sørge for at eierselskap til samlinger og bygninger i det nye Aust-Agder museum og arkiv ble samlet under den samme styringen som vil få ansvaret for driften av den nye konsoliderte institusjonen. 12

44 Subsidiert bør man vurdere å danne et eller flere felles eiendomsselskapunder det nye styret, som gradvis får i oppdrag å samle ansvaret for alle eiendommer og samlinger under en hatt,, Styringsgruppa har for egen del innhentet en juridisk uttalelse fra advokatfirmaet Kluge. Til dette temaet uttaler disse: "Jo mer som samles, jo mer av formålet med sammenslåingen oppnås. Det er således et spørsmål om det er forutsetninger bak bevilgninger over statsbudsjettet og Kulturdepartementets initiativ. En fullstendig overføring av eiendeler og drift gjør at man unngår vanskelige grensesnitt mellom drift og eierskap" Videre peker Kluge på at om det er mange eiere vil beslutningsstrukturen bli byråkratisk og tungdrevet. På den andre siden mener advokatfirmaet å peke på at det kan være mer politisk spiselig om man i en viss grad opprettholder lokalt eierskap. En trinnvis veg mot ett selskap kan og være en løsning. Styringsgruppen vil med bakgrunn i egne vurderinger og signaler en har mottatt anbefale at man etablerer ett selskap der AAks deltar, Setesdalsmuseet IKS deltar, Setesdalsmuseet eigedom IKS deltar, Grimstad bys museer deltar herunder den nye sjøfartsavdelingen som er under etablering. Grimstad kommunes museumseiendommer og samlinger inngår ikke i denne omgang, da lbsenhuset for tiden gjennomgår en betydelig restaurering. Grimstad kommune planlegger 200 hundreårsjubileum for kommunen i 2016 og 100 årsjubileum for lbsenmuseet samme år. Styringsgruppen anbefaler at også Grimstad kommunes museumsanlegg og samlinger senere blir en del av det konsoliderte selskapet. Etableringen av nytt sjøfartsmuseum i Hasseldalen har vært drøftet i styringsgruppen og at det er enighet om at nye museet inngår i det konsoliderte selskapet ved etableringen. Bilaterale avtaler som dagens virksomheter har, overføres til det nye selskapet forutsatt at avtaleparten ønsker det. Eventuelt nye museer, som ønsker tilknytning til selskapet kan oppnå dette ved å inngå bilateral avtale med det nye selskapet. I dag består de tre museene i utgangspunktet av to IKS - selskaper og en stiftelse. AAks IKS er et stor og omfattende selskap, som ved etableringen gjennomgikk en betydelig " opprydding" i tidligere strukturer og avtaler. Setesdalsmuseet er noe mindre i omfang, og har avtaler med flere andre selskaper og eiere. Grimstad bysmuseer er en stiftelse. Når en nå skal etablere Aust-Agder museum og arkiv har man to alternativer. Man kan velge å etablere ett nytt selskap og overføre alle selskapene inn i dette eller man kan overføre de to minste selskapene inn i det største selskapet, som samtidig endrer navn og selskapsavtale og slik sett fremstår som det nye selskapet. Det siste alternativet anbefales, da det er mest praktisk. Rent juridisk gir begge løsningene samme resultat, men alternativ to vil medføre langt mindre praktisk arbeid, da innsatsen som foregikk da AAks IKS ble etablert ikke trenger å gjøres om igjen nå. Ved etablering av et nytt selskap kan det bli aktuelt at det skal betales dokumentavgift i følge notat fra advokat Kluge. Det kan søkes dispensasjon. Dokumentavgiften antas å bli betydelig lavere om en legger alternativ to til grunn. Styringsgruppens anbefaling vil være at en rent teknisk å overføre de to minste selskapene inn i det største selskapet, som samtidig endrer navn og selskapsavtale og slik sett fremstår som det nye selskapet med foreløpig navn Aust-Agder museum og arkiv IKS. 13

45 Økonomi og eierandeler Ved etablering av det nye selskapet må dagens selskap avgi revidert regnskap pr Det nye selskapet må vedta budsjett for nytt selskap med halvårsvirking for perioden til De økonomiske forutsetningene for det nye selskapet fremkommer ved sammenslåing av budsjettene for de selskapene som inngår i konsolideringen. En forventer ett ytterligere nivåskift i statstilskudd utover det nivåskiftet på ca 7 mill, kroner en så langt har oppnådd i prosessen. Statstilskuddet i 2011 var samlet til disse tre institusjonene 11,5 mill kroner. I I 2014 utgjør tilskuddet 19,7 mill. Sammenlikner en med Sogn - og Fjordane fylke er statstilskuddet for 2014, ca 9 mill. høgere enn tilskuddet til Aust-Agder. Med utgangspunkt i at Næs jernverksmuseum velger å stå utenfor konsolideringen bør en kunne forvente et ytterligere nivåskift til det nye museet og arkivet i Aust-Agder på 6-7 mill kroner. Det er viktig at det jobbes aktivt for å oppnå dette. Det legges opp til at kommunene viderefører dagens tilskuddsnivå. Dersom man kommer til at eiendommer og samlinger fra Grimstad kommune skal innlemmes, vil Grimstad kommune må øke sin andel noe. Det legges til grunn at økonomi knyttet til Setesdalmuseet eigedom IKS allerede kanaliseres igjennom driftselskapet Setedalsmuseet IKS. Å verdsette verdien av bygninger og eiendeler er en svært krevende og vanskelig prosess. I og med at alt dette er museumseiendommer, vil samlinger og de kulturhistoriske eiendommene som hovedregel være uavhendelig. De ikke historiske anleggene er finansiert og etablert som museumsanlegg med offentlig finansiering, og kan derfor også ansees som uavhendelig. I dag er noen kommuner og fylkeskommunen eiere av både Setesdalsmuseet og ÅÅks. Ved denne etableringen, vil en få ryddet opp i dette forholdet også. Styringsgruppa anbefaler at driftstilskuddene danner grunnlag for eierandeler nå det nye selskapet etableres. Dette er vist i tabellen. Vertskapskommunene får med dette et noe større eieransvar enn kommunene ellers. Fylkeskommunen tar med dette opplegget nær 50 % av ansvaret. Her følger en sammenstilling av inntektene til det nye museet basert på 2014 tall, prosentfordeling samt et forslag til eierandeler som følge av at en utelukkende slår sammen AAks IKS med Grimstad bys museer og Setesdalsmuseet IKS.(AÅks sine tall er 2013 tall regulert med 3 %) 14

46

47 Gjennomføring av konsolideringsprosessen Bestutning om etablering av nytt museumsselskap avklares i kommunestyrene i Aust-Agder og fylkestinget i Aust-Agder i løpet av aprit/mai. Det vit bli arbeidet videre med budsjettutkast 2. hatvår 2014 utvikles med bakgrunn i avtagt regnskap for første hatvår for AAks, Setesdatsmuseet og Grimstad bys museer. Det må tas høyde for noen titpasninger som følge av hvilke selskaper som vedtas inn i det nye selskapet. Det kan være aktuelt med bilaterate samtater med selskapseierne om dette. Deretter vit det være naturtig å foreta en sammenstilling av budsjettsøknader for 2015, og i den sammenheng vit det være naturtig med aktiv dialog med Kulturdepartementet.. Forstag tit sammensetting av styret bør drøftes og man drøfter implementering av tankesett om hvordan styret bør sammensettes i etableringsfasen og senere. Styringsgruppa lager utlysningstekst for daglig teder/direktør. Kunngjøring, samt forberedende prosess foreslås ivaretatt av fylkekommunen, stik at søkertiste kan foreligge når nytt styre er på plass. Det bør være et måt å ha ny direktør på plass så tidlig som mulig 2. hatvår Når det nye selskapet er etablert og i aktivitet, vit styringsgruppa forestå opplegg for awikting av de selskaper, som normatt skat awikles ved etablering av det nye selskapet. Samarbeidsavtale om drift av Aust-Agder museum og arkiv Det legges opp tit at egen Samarbeidsavtate mettom fylkeskommunen og kommunene om drift av Aust-Agder museum og arkiv. Denne avtaten viser det årtige driftstilskuddsnivået, og forplikter partene tit å videreføre dette tilskuddsnivået indeksregulert i tråd med årtig deflatorutvikling, slik den vedtas i årlige statsbudsjett. Det lages en avtate som underskrives av alle kommunene i tillegg tit fylkeskommunen. Denne avtaten omfatter ikke kommunenes og fylkeskommunens tilskudd til nytt bygg ved AAks. Forstag tit avtate følger vedlagt. Oppsummering og konklusjon Etter at første konsolideringsrunde ble bestuttet i 2002 og implimentert i 2003 i Aust-Agder har mange fylker gått lengre i sin konsolidering. Staten ønsket at Aust-Agder skulte konsolidere videre mot en konsolidert enhet i fylket. Dette førte tit kulturministerens initiativ i Siden den gang har ftere arbeidsgrupper og styringsgrupper fulgt opp dette i en bred prosess. Første rapport foretå i mars 2013, og ble behandlet i styrer og politiske organer. Med bakgrunn i dette ble det tatt initiativ tit en eieroppnevnt styringsgruppe, som fikk i oppdrag å forberede grunntaget for å etablere et museumsselskap fra 1.juti Styringsgruppen har konktudert med følgende: Etter drøfting av ulike atternativer forestås det at det nye selskapet får navnet: Aust-Agder museum og arkiv IKS. Det forelås en organisering ved etableringen som syntiggjør dagens avdelingsstruktur, hvor avdelingstederne sammen med ny direktør utgjør tedergruppen. Styringsgruppen ser at det kan være aktuelt med organisasjonsutvikting i det nye selskapet, men forestår at det iverksettes senere når man har etablert det nye selskapet og at det har funnet sin form. 16

48 Det legges opp til at alt av merkantile tjenester blir kjøpt inn. Dagens selskaper er ulike hva gjelder eiendommer og samlinger. Ulike modeller er drøftet og styringsgruppa anbefaler at det nye selskapet vil bestå av AAks IKS med eiendommer og samlinger, Setesdalsmuseet IKS med Setesdalsmuseet eigedom IKS og Grimstad bymuseum. Eiendommer og samlinger i Grimstad inngår ikke i selskapet nå. Eiendommer i Setesdal som ikke inngår i Setesdalsmuseet eller i eigedomselskapet inngår heller ikke i det nye selskapet nå. Styringsgruppa mener at det bør være et mål at også disse og andre samlinger og museale eiendommer etter hvert bør inngå i det nye selskapet og foreslår at dette kan skje når det føles naturlig ved bilaterale avtaler med det nye selskapet. Styringsgruppen foreslår at eierandeler i det nye selskapet fordeles etter en prosentvis fordeling relatert til det årlige driftstilskuddet kommunene og fylkeskommunen yter pr justert til hele prosenttall. Ved etableringen videreføres dagens tilskuddnivå. Det foreslås at representantskapet består av 1 representant fra hver av eierne med en stemme hver i representantskapets møter. Det foreslås visse føringer for styresammensettingen, som sikrer at vertskommunene, fylkeskommunen og de ansatte er representert. Det foreslås en fremdrift som legger opp til at det nye selskapet etableres pr , og at eksisterende selskap kan avvikles deretter. Det foreslås at ny direktør/daglig leder bør være på plass tidlig i 2. halvår

49 Vedlegg Forslag til selskapsavtale 1 Foretaksnamnet er Aust-Agder Museum og Arkiv IKS, eit interkommunalt selskap oppretta i medhold av lov om interkommunale selskaper av 29.januar 1999 nr.6 (IKS loven) 2 Selskapet har hovudkontoret sitt i Arendal kommune. 3 Deltakarar og ansvar Deltakarar er Aust-Agder fylkeskommune og kommunane Risør, Gjerstad, Vegårshei, Åmli, Tvedestrand, Arendal, Froland, Grimstad, Lillesand, Birkenes, Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Deltakaransvaret tilsvarar eigarandelen i selskapet som er slik: Aust-Agder 47 % fylkeskommune Arendal kommune 16 % Birkenes kommune 1 % Bygland kommune 2 % Bykle kommune 2 % Evje og Hornnes kommune 5 % Froland kommune 1 % Gjerstad kommune 1 % Grimstad kommune 10 % Iveland kommune 2 % Lillesand kommune 2 % Risør kommune 2 % Tvedestrand kommune 2 % Valle kommune 5 % Vegårshei kommune 1 % Amli kommune 1 % Total 100 % 4 lnnskotsplikt Selskapet er etablert ved ei sammenslåing av føretaka Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Setesdalsmuseet IKS og stiftinga Grimstad bys museer. Ved sammenslåinga overtar selskapet alt ansvaret og alle forpliktingar som Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer har før samanslåinga. I tillegg skal formuesgode overførast til selskapet vedelagsfritt. Dessuten overtar det nye selskapet ansvaret for samlinger og eigedomane som Setesdalsmuseet Eigedom IKS eig. 18

50 Dettakarane gjev årteg driftstilskot tit selskapet. Det utarbeidast eigen avtate om dette mettom eigarane. Representantskapet vedtek budsjettet. Tilskotet skat utbetalast med ein halvpart i januar og ein hatvpart i juli månad kvart år. 5 Låneopptak og garantitilsegn Innafor ei maksimal ramme på 300 mittionar kroner kan selskapet ta opp tån tit kapitatformål, konvertering av eldre gjeld og tit likviditetsformål. Selskapet kan ikkje stille sikkerhet for økonomiske skyldnader andre har. Låneopptak skjer i samsvar med IKS- lova og tithøyrande forskrifter. Alle lån skat godkjennes av representantskapet og av departementet. 6 Formål Aust-Agder Museum og Arkiv IKS skat forvatte, i Aust-Agder ved å: drive og utvikte museums- og arkivfettet arbeide for at verdfulte kulturminne, bygningar, gjenstandar, arkiv og andre informasjonsberarar av historisk og administrativ verdi blir samta inn, tekne vare på og gjort tilgjengetege for altmenta, for forsking, kulturelle og administrative formål. - aktivt formidle samlingane til institusjonen og avtatepartane saman med historia og kulturarven i fylket slik at det fremjar velferda og dei demokratiske rettane til innbyggjarane. Barn- og unge skat prioriteres i formidlinga - arbeide aktivt med forvaltning, forsking, formidling og publisering gjere Aust- Agders kultur og historie levande for befolkningen og bidra til aktiv distriksutvikting i Aust-Agder. vere faginstans for dettakarane i museums- og arkivfaglege spørsmål. utvikle fagleg og administrativ kompetanse ved tokate museum og samlingar og arbeide for at tokate kulturminne og tokal tradisjon blir tekne vare på. - ta på seg betatte oppdrag for offentlige og private organ, og kan også administrere eksternt finansierte prosjekt innanfor sitt arbeidsfett. 7 Representantskapet Representantskapet er det øverste styringsorganet for Aust-Agder Museum og Arkiv. Medlemmene i representantskapet med persontege varamedlemmer blir valgt av fylkestinget og kommunane (dettakarane) for 4 år om gongen i samsvar med kommunevalperioden. Ein dettakar kan halde nyval i valperioden. Representantskapet har 16 medlemmer - eit medlem frå kvar dettakande kommune/fylkeskommune med ei røyst kvar. For gjeremåta og fultmaktene tit representantskapet gjeld selskapsavtaten i tillegg tit IKSloven. Representantskapet held kvart år 2 ordinære møte. Ett møte skat haldast før utgangen av aprit og ett i samband med budsjetthandteringa på hausten. Innkalling og saktiste skat sendes ut med minst 4 vekers varset tit medlemmane og varamedlemmane. 19

51 Fylkeskommunen og saktista. og kommunane som er med skal med same frist ha varset om innkallinga Ordinært representantskapsmøte behandtar: Overordna mål og retningstiner for drifta i den komande perioden Budsjett og økonomiplan Årsmelding og årsrekneskap Andre saker som etter Når det er påkrevd behandlar representantskapet: loven eller denne avtalen skal behandles - Val av leiar og nestteiar t representantskapet - Val av valnemnd - Endring av setskapsavtaten Godtgjerste for verv i selskapet Val av styremedlemmer Val av leiar og nestteiar i styret Styrevedtak om tåneopptak og varamedlemmer, - Kjøp eller avhending av fast eigedom - Val av revisor Leiaren i representantskapet innkatter representantskapet etter reglane i EKS- toven. 8 Valkomite. Valkomiteen består av tre medlemmar vald blant representantskapets medlemmer. To av medlemmene skal veljast blant representantane for Grimstad kommune, Arendal kommune, Valle kommune og Aust-Agder fylkeskommune. Valkomiteen skal gje ei innstilling om val av som skal gjerast av representantskapet. Valkomiteen skal konsultera styrets leiar og dagleg leiar før den avgir sin innstilling. Representantskapet fastset instruks for valkomiteen. 9 Styret Styret har ansvaret for drifta vedtak i representantskapet av selskapet i samsvar med EKS-loven, selskapsavtaten og Styret har 7 medlemmer med personlege varamedlemmer. som med unntak av representantane for dei tilsette, blir valde for 4 år. 4 representantar med vararepresentanter velges etter forslag fra hhv. Aust-Agder fylkeskommune, Valle kommune, Grimstad kommune og Arendal kommune. Fylkeskommune og disse kommunene skal også være sikret representasjon i styret. Styreleiar skal velges etter forslag fra Aust- Agder fylkeskommune. 3/4av representantskapsmedlemmane som er til stades må støtte styreleiarvalet. Reglane i aksjeloven 20 om kjønnsmessig fordeling i styret skal gjelde ved val til styret. Dei tilsette ska styremedlem med personleg varamedlem, som blir valgt av og mellom dei tilsette i tråd med IKS-loven 10. Dagleg leiar og nestleiar kan ikkje representere dei tilsette i styret. 20

52 Styreteiar har møte- og taterett i representantskapet. Styret representerer selskapet utad. Styret kan gje styremedlem etter dagleg teder rett tit å forplikte selskapet ateine etter i fellesskap. 10 Oppgåvene til styret Styret skat normalt førebu og leggje fram dei sakene som skal behandles i representantskapet. Styret tilset dagleg leiar. Styret skat drive selskapet i tråd med vedteke budsjett og i tråd med formålet til selskapet, selskapsavtaten og vedtak i representantskapet. Styret skat sørge for trygg rekneskapsføring og forvalting av formuen. Styret vedtar instruks for dagleg leiar. 11 Dagleg leiar Aust-Agder Museum og Arkiv skal ha dagleg leiar som er sekretær for styret. Dagleg leiar har møte- og talerett i styret og representantskapet. Elles gjeld IKS-loven. Dagleg leiar har tilvisingsrett innanfor vedteke budsjett og førebur normatt sakene som skat behandlas i styret. 12 Rettane til del tilsette Setskapet skal vere medlem av arbeidsgjevarforening. Dei tilsette skat følgje den kommunale tariffavtaten og selskapet skal sikre dei titsette gjennom felles kommunal pensjonsordning. Ved etableringen skal alle faste ansatte fra dei etablerande selskapa overførast med samme rettar og pliktar tit det nye selskapet. 13 Rekneskap og revisjon Selskapet skal følgje dei kommunate budsjett- og rekneskapsforskriftene. Selskapet skal ha revisor vald av representantskapet. 14 Oppløysing For oppløysing gjeld IKS-loven Vedtak om oppløysing treffast av dettakarane i fellesskap. Ved oppløysing av selskapet skat eigedomar, bygningar, gjenstandar, arkiv osb. tilførast den institusjonen i Aust-Agder som overtek ansvaret, gjeremåla og pliktane til selskapet. Dersom ansvaret, gjeremåta og pliktene ikkje blir overførde samta til ny eining i Aust- Agder, skat eigedelane førast tilbake tit institusjonar som tilsvarar dei konsoliderande einingane dersom slike blir oppretta, atternativt tit Setesdatsmuseet Eigedom lks, Grimstad kommune og Arendat kommune. t den grad desse retningslinene ikkje tek vare på forvattninga av eigedelar og verdiar i samband med oppløysing, gjeld intensjonane i oppløysingsparagrafane tit dei tre respektive institusjonane som inngår i dette selskapet ved etableringen. Ettes skat kommunane som er med i selskapet saman etter kvar for seg, ha en uavgrensa rett tit å få tilbakeført eigedomar, bygningar, gjenstandar, arkiv osb. 21

53 Resterande gjenstander og eventuell gjeld i selskapet skal fordelast på deltakarane i forhold til deltakardelen i 2 i selskapsavtalen. 15 Endring av selskapsavtalen For endringar i selskapsavtalen gjeld IKS -loven. Mindre endringer av selskapsavtalen kan handsamast av representantskapet. I tillegg til samrøystekrava i IKS-loven kan paragraf 8 andre ledd i denne avtalen berre endrast samrøystes. 22

54

55

56 Juridiske betenkning fra advokatfirmaet Kluge Til: Fra: Ansvarlig advokat: Vår ref.: Aust-Agder fylkeskommune Atle Degré og Peter Hallsteinsen Atle Degr \ \v3\peha Dato: Oslo, 21. februar 2014 SAKEN GJELDER: Museumskonsolidering i Aust-Agder - vurdering av selskapsavtale Innledning Etter et statlig initiativ utredes sammenslåing av museumsvirksomheten til Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS, Setesdalsmuseet IKS og Stiftelsen Grimstad bys museer til ett interkommunalt selskap eiet av samtlige kommuner i fylket samt fylkeskommunen. Vi er i epost 3. februar 2014 bedt om å vurdere et tilsendt utkast til selskapsavtale for et interkommunalt foretak basert en slik sammenslåing. I tillegg til å gi alminnelige innspill er vi særskilt bedt om å vurdere følgende problemstillinger: Regulering av representantskapets og styrets sammensetning. Etablering av et nytt foretak eller videreføre et eksisterende med endringer. Selskapets virksomhet - driftselskap eller overføring av underliggende eiendommer Bakgrunn tillegg til utkast til selskapsavtale har vi funnet på internett vedtekter for Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS (AAKS), og Stiftelsen Grimstad bys museer, og opplysninger om men ikke vedtekter for Setesdalsmuseet IKS eller Setesdalsmuseet Eigedom IKS. Vi redegjør i det følgende for rettslige premissene for de spørsmål som er stilt, men de endelige vurderingene vil nødvendigvis bygge på hensiktsmessighetsvurderinger basert på de faktiske forholdene og antagelig også politiske avveininger. Vi har derfor angitt momenter til slike vurderinger. Generell vurdering av utkast til selskapsavtale Det er angitt i det oversendte utkastet at selskapsnavnet og eierfordelingen fortsatt er til vurdering. Avtalen er for øvrig i all hovedsak i samsvar med lov om interkommunale selskaper (IKS-loven). Det er verdt å merke seg at IKS-loven er ufravikelig med mindre det motsatte uttrykkelig er angitt i loven, og derfor vil gå foran ved eventuell motstrid mellom selskapsavtalen og loven. Selskapsavtalen tjener sammen med deltagernes vedtak som stiftelsesdokument og vedtekter. Kravene til selskapsavtalens innhold etter lovens 4 er relativt begrenset. Det betyr at det er et hensiktsmessighetsspørsmål hvor mye av lovbestemmelsene det er ønskelig å gjengi. Dersom man ser for seg at selskapsavtalen skal være et referansedokument for selskapet og tillitsmenn, kan det være hensiktsmessig å gjengi store deler av loven, men det har den ulempe at de forhold som er særskilt regulert ikke kommer tydelig frem. Man risikerer også at gjengivelser blir unøyaktige og derved villedende. Etter vår vurdering er utkastet rimelig balansert mellom disse hensynene. Til utkastet vil vi særlig påpeke følgende: 25

57 5 annet ledd, tåneopptak: Det er fra 2014 ikke tenger krav at IKS'ers tåneopptak skat godkjennes av departementet annet enn der minst en dettager er kommune underlagt regtene i kommuneloven 60 (såkatte ROBEK-kommuner)1. 8 første tedd annet pkt, representasjon utad: Det er styret som tegner selskapet, og bare styret som kan bestutte om styremedlem, styreteder, daglig teder atene etter i felleskap skat kunne tegne selskapet utad, jf. IKS-loven 16. Det forestås at denne omformuteres for å gi klarhet i dette, se forstaget vedlagt. Det vises for øvrig tit merknader til den oversendte utkast til selskapsavtale. Eierandeler og sammensetningen av selskapets styrende organer Problemstilling Problemstillingen er oversendelsen stitt som følger: 15 kommuner og en fylkeskommune blir eiere av det nye selskapet. Representantskapet er forestått sammensatt av 1 representant med vararepresentant fra hver av eierne, med en stemme hver. Dette forestås i den vedlagte selskapsavtaten. Dette forutsetter at styret sammensettes på en slik måte at fylkeskommunen og vertskapskommunene for de tre museene - de som betater mest - sikres å forestå medlemmer tit styret. Dessuten bør fylkeskommunen kunne forestå en kandidat til tedervervet i styret og få gjennomstag for dette. Spørsmålet her er hva som er den foretrukne løsning. Atternativt bør representantskapet sammensettes med representasjon fra alle 16, men med utikt antall stemmer titpasset de årtige driftstilskuddene, som er svært ulike. Dette er altså et spørsmåt om representantskapets sammensetning, representantskapets avstemmingsregter, og styrets sammensetning. Vi gjennomgår dette nedenfor, men vit først gi noen bemerkninger om eierfordelingen. Eierandeler i nytt interkommunalt selskap Den nye museumsenheten skat eies av 15 kommuner og &I fylkeskommune. Det er flere forhold som er relevante når man skat avgjøre hvor stor eierandel de utike eierne skal ha. Et sentratt hensyn er hvor stort ansvar for selskapets driftsutgifter hver enkette kommune er villig tit å påta seg. Etter vårt syn er det naturtig å knytte dettakerkommunenes løpende økonomiske bidrag tit foretaket til eierandelene i selskapet. Dette henger formentlig også sammen med dettagerkommunenes nærhet tit museet. En kommune som eier 10 % av selskapet vil i så fall være ansvarlig for å yte 10 % av det årlige totate driftstilskuddet. For det andre bør man vurdere de enkette kommunenes direkte og indirekte innskudd i det nye selskapet. Etter det vi har forstått vit kommunene overdra eiendomsrett tit museumsgjenstander og/eller andre formuesgoder tit den nye enheten. Dersom en kommune overdrar formuesgoder for store verdier til den nye enheten, kan dette tate for at denne kommunen får en større eierandel i foretaket. Ut fra dette vil for eksempet Grimstad kommunes andel være betydelig større om det skyter inn museumseiendommene som forvaltes av Stiftelsen Grimstad Bys Museer, enn om de ikke gjør det. For det tredje bør man ta hensyn til hvor stort ansvar deltakerkommunene er villige tit å påta seg, for det tilfelle at selskapet ikke er i stand tit å innfri sine forpliktelser etter hvert som de forfalter. Det følger av IKS-loven 3 at hver dettakerkommune hefter ubegrenset for en prosent- etter brøkdel av selskapets forpliktelser. Selskapets kreditorer kan holde 1 Se lovendring ved lov 8. februar 2013 nr. 7. Det er i slike tilfeller opp til departementet å vurdere om det er forsvarlig at selskapet tar opp lån, sett på bakgrunn av den aktuelle deltakerkommunens økonomi. 26

58 dettakerne ansvartige dersom ikke selskapet innfrir en forpliktelse innen 14 dager etter påkrav. Et overordnet moment er også at eiersammensetningen bør bygge på faktorer som er rimetig faste stik at man unngår hyppige endringer av selskapsavtaten ettersom IKS-loven 4 annet tedd krever at stike endringer vedtas i alle dettageres kommunestyre/fylkesting. Vi forstår at eierfordelingen er under utredning i prosjektet. Dettakerkommunenes representasjon og stemmevekt i representantskapet Vi mener det er fornuftig at hver dettakerkommune har en representant og en vararepresentant hver i representantskapet slik det er forestått. Loven krever også at hver kommune er representert med minst en representant og vararepresentant. Spørsmålet er altså om man skulle vekte representasjonen i forhold tit bidrag, eierandel og/etter tilknytning til IKS'ets virksomhet. En yttertigere vekting av representasjonen i forhold tit bidrag etter tilknytning tit IKS'et virksomhet ville gi et stort og mer tungdrevet organ, mens det samme kan oppnås med vektet stemmerett. Deltakerkommunenes økonomiske bidrag tit selskapets driftsutgifter vit variere meget fra kommune tit kommune. Etter vår oppfatning er det naturlig at de kommunene som bidrar mest økonomisk, også får tilsvarende antall stemmer i representantskapet. De har da også en større nærhet tit virksomheten. Tit sammentigning er utgangspunktet i aksjeselskaper at stemmene i generatforsamtingen er knyttet tit antallet aksjer hver enkelt aksjonær eier, jf. lov om aksjeselskaper 5-3. Dersom man velger en slik løsning, vil det naturlige være å gi dettakerne i selskapet stemmerett i representantskapet som titsvarer deres forholdsmessige eierandel i selskapet. Deltakerkommunenes representasjon i styret Minsterepresentasjon for deltagere Vi forstår det stik at fylkeskommunen og de tre deltakerkommunene der museene befinner seg ønsker å være sikret representasjon i styret. Vi er usikre på om dette også er relevant dersom det fastsettes vektet stemmerett i representantskapet som forestått ovenfor slik at de største deltagerne samlet sett i praksis vit ha vesentlig innflytelse over styresammensetningen. Styrerepresentantene velges av representantskapet, jf. IKS-loven 10 annet tedd. I tovens forarbeider er det presisert at lovens bestemmelse innebærer at det ikke er adgang tit å delegere kompetansen tit å velge styrerepresentanter tit andre organer, eller tit deltakerne direkte.2 Det er såtedes spørsmåt om utkastets "velges etter forslag fra.."må anses som en stik delegasjon. Riktignok er det da stik at representantskapet faktisk forestår valget, men bestemmelsen vil antagetig forstås stik at representantskapet er bundet til å følge forstaget. På den annen side er det i forarbeidene sagt at det er mulig å fastsette valgbarhetsbestemmelser for styret i selskapsavtalen, og det er en fin linje mettom valgbarhetskriterier og det som i praksis er en delegert utpekingsmyndighet. Vi har ikke funnet kilder som gir fultstendig klarhet i problemstillingen. Uansett må det være stik at dettagerne etter noen av dem må kunne bli enige om en viss minsterepresentasjon og stemme i tråd med det. Og når noen dettagere kan inngå slik avtale er det vanskelig å si at ikke alle skal kunne gjøre det gjennom selskapsavtalen. Vi ser det derfor som lite betenketig med et forstag som forestått i utkastet. Vi er også oppmerksom på at AAKS' selskapsavtale inneholder både en titsvarende bestemmelse og et krav om minsterepresentasjon i styret for enkettkommuner. Det siste 2 Ot prp. nr. 53 ( ) s

59 også svært alminnetig i interkommunate selskaper og må forstås som et valgbarhetskriterie som må være i tråd med forarbeidene. Dersom det gjennom forvaltningspraksis etter rettspraksis skulte bli avklart at det ikke er antedning tit å binde representantskapets valg tit et bestemt forstag fra en dettager, vit det gi en tolkning av bestemmelsen hvor de utpekte dettagernes forstag ikke ble sett som bindende for representantskapet. Således kunne det være fornuftig å legge tit at de fire største dettagerne - etter dettagerne angitt ved navn - skulle være sikret minst ett medlem og varamedlem i styret hver. I tillegg kan man - dersom det er behov - etablere en eierskapsavtate mettom alle etter i hvert fall fylkeskommunen og vertskommunene for de tre museene skal være representert i styret. Avtalebestemmetsen må utformes stik at kompetansen tit å velge styremedlemmene hører tit representantskapet, men at dettagernes representantene plikter å stemme stik at de fire kommunene får hver sin styrerepresentant. Rett til å utpeke styreleder Det er forslått at styreteder skal velges etter forstag fra fylkeskommunen. Etter IKS-loven velges styreteder av representantskapet med mindre det er fastsatt at det gjøres av styret selv, jf 10 tredje tedd. De begrensningene som er angitt i pkt om at representantskapets myndighet ikke kan delegeres til enkeltdettagere, gjelder titsvarende for styretedervalget. Således antar vi at bestemmelsen som foreslås er i tråd med loven, dog med en viss tvit. Også dette kan da reguleres i en stik eieravtale. Generelt om kriterier for styresammensetning Et generett vurderingstema er om dettagertilknytning og representativitet skal være det vesentligste kriterie for sammensetning av styret, eller om hovedtyngden skat legges på at styret samlet sett har relevant kompetanse, kapasitet, erfaring, persontig egnethet og kan fungere godt sammen. Dette trenger ikke nødvendigvis komme tit uttrykk i selskapsavtaten, men i en eieravtate etter andre forutsetninger. En valgkomité utgått av representantskapets største eiere vit også være et egnet virkemiddel for å balansere eierrepresentasjon med andre kriterier. En stik valgkomité bør i tilfette reguteres i selskapsavtalen. Overføring til en eksisterende enhet eller etablering av et nytt selskap IKS-loven inneholder ingen egne regler om fusjon av interkommunate selskaper. Riktignok kan eierandeter overdras fra deltagere tit et IKS etter 26, men det vit innebære at det fortsatt er flere foretak. Ett av de tre rettssubjektene som skat slås sammen er dessuten en stiftelse. Fusjonen kan gjennomføres ved at man etablerer et nytt interkommunalt selskap, etter ved å overføre eiendeter og avtaleforhold tit ett av de eksisterende foretakene. Rettstig sett innebærer begge deter endringer som må behandles av alle kommunestyrene/fylkestinget og såtedes ingen stor forskjell. Dersom man tar utgangspunkt i det største eksisterende foretaket, vit det innebære færre overdragelser av kontraktsforhold og eiendeter, enn etablering av et nytt foretak. Om det ikke er andre tungtveiende grunner for en annen løsning anbefaler vi derfor å ta utgangspunkt i ett av de to eksisterende interkommunate selskapene, formentlig Aust- Agder kulturhistoriske senter som det største og der alle er dettagere, endre navn og overdra eller overta virksomheten tit Setesdatsmuseet og Grimstad Bys Museum i dette. I vårt forstag tit endringer av selskapsavtaten har vi ført inn navnene på de foretakene som skat sammenstås. Det er ingen rettstig plikt tit å gjøre dette ved denne typen sammenståinger, men vi mener man likevel bør gjøre dette fordi det da blir tydeligere hvordan fusjonen skat gjennomføres. 28

60 Forholdet til tredjeparter Uavhengig av om man etablerer et helt nytt interkommunalt selskap, etter velger å flytte over virksomheten i stiftelsen og ett av de interkommunale selskapene tit et overtakende selskap, så må kontraktsforhold med tredjeparter overføres. Dette forutsetter som hovedreget uttrykketig samtykke fra medkontrahentene. I Høyesterettspraksis3 har overdragetse av kontrakter ved melding tit medkontrahenten blitt ansett som bindende, selv om medkontrahenten ikke ga noe uttrykkelig samtykke. Denne formen for overføring av kontraktsforhold forutsetter likevel at medkontrahenten ikke protesterer når kontrakten overdras. Det bør vurderes om det er avtater der man bør innhente samtykke for overdragelse. For øvrig vit det i mange tilfeller være titstrekketig å meddele overføringen og forholde seg tit eventuelle innsigetser. Avvikling Etter overføring av virksomhetene fra Setesdalsmuseet IKS og eventuelt Setesdatsmuseet Eigedom IKS må disse avvikles. Dette gjøres ved vedtak i kommunestyrene/fylkestinget etter IKS-loven 32. Oppløsningen må godkjennes av departementet gjøres etter reglene i IKS-loven 32 følgende. For Grimstad Bys Museer gjelder stiftelsestovens regter om omdannelse for endringer av vedtektene. Dette omfatter også endring av stiftelsens virksomhet. Omdannelsesmyndigheten er tillagt styret etter særskitte bestemmelser i vedtektene, og bestuttes av stiftelsestilsynet etter nærmere vilkår i stiftelsesloven. Etter vedtektene kreves også at "vedkommende departement" godkjenner den institusjon som skat overta virksomheten dersom ikke Grimstad kommune eller Aust-Agder Fylkeskommune foretar dette. Grimstad Bys Museer forvatter også Norsk Hagebruksmuseum som også er en stiftelse. Man må da også vurdere om denne stiftelsens eiendeter skat inngå i det nye IKS'et med den følge at man må søke å omdanne også denne stiftelsen, eller om IKS'et kun skal ha et forvatteransvar. I hvilken grad bør eiendommer og samlinger overføres til det nye selskapet? Problemstilling I oversendelsen er problemstillingen skissert som følger: Vurdering De tre museene som skat inngå i det nye selskapet har utik portefølje. Aust-Agder kulturhistoriske senter har driftsansvar og eier samlinger og eiendommer. Setesdatsmuseet IKS har driftsansvar, eier samlinger og noe bygningsmasse og driver et eiendomsselskap som eier museumsbygningsmassen i all hovedsak. Stiftelsen Grimstad bys museer er et driftselskap og kommunen eier samtinger og bygningsmasse. Spørsmålet er om att bør tas inn i det nye selskapet ved etablering, eller om en bør fokusere på driftselskap i første omgang og la Grimstad kommune og Setesdalskommunene opprettholde eierskap tit bygningsmassen som det er i dag. Om det nye IKS'et skal være et driftselskap for eiendommer og samlinger som eies av kommuner eller andre museer, etler om man skal søke å samte eierskap tit alt i ett selskap er et hensiktsmessighetsspørsmål. Jo mer som samles, jo mer av det formålet med sammenslåingen oppnås. Det er således også et spørsmåt om det er forutsetninger bak bevitgningene i statsbudsjettet og kulturdepartementets initiativ. En fullstendig overføring av eiendeter og drift gjør at man unngår vansketige grensesnitt mellom drift og eierskap. 3 Rt s

61

62 samtykke fra den som eier gjenstandene i dag og ytterligere presiseringer av oppløsningsbestemmelsene. Vi ser at for eksempel Vestfoldmuseene IKS er et rent driftselskap som har etablert samarbeidsavtaler med den enkelte eier av samlingene. Man kan eventuelt etablere et felles driftsselskap først, for så å overdra eiendommer og museumsgjenstander på et senere tidspunkt. Man kan også være oppmerksom på at IKS'er også kan være eiere i IKS'er. Dokumentavgift Ved en eventuell overdragelse av grunnbokshjemmel fra kommuner eller IKS'er til det nye IKS'er vil det påløpe dokumentavgift til staten etter lov om dokumentavgift av 12. desember 1975 nr. 59. Lovens S 3 gir Finansdepartementet adgang til å dispensere fra avgiftsplikten. Dispensasjonsadgangen er delegert til Toll- og avgiftsdirektoratet. Det er sjelden at dispensasjon innvilges, men vi antar ut fra at tiltaket er statlig initiert at det kan være mulig å få dispensasjon ved en eventuell overføring. 31

63 Juridisk betenkning innhentet fra Trygve G. Nordby - gjengitt her med tillatelse fra Setesdalsmuseet IKS Notat Til: Styreleder Svcin Hjorth Olsen Direktør Anna Stella Karlsdottir Fra: Trygve G. Nordhy Dato: 17. mars 2013 Utfordringer knyttet til eiendomsforhold ved eveotueli ytterligere konsolidering av museene I Aust-Agder Gjennom de mange museutnskonsolideringene som har funnet sted de siste årene er spørsmål om eiendomsforhold i all hovedsak forbigått i stillhei, Konsolideringene har begrenset seg til å samle driftsansvar for cksistercnde museer og samlinger under en han, men ikke røn ved dc gamle ciendomsforholdenc, Dette ble legitimert allcrede i Stortingsmclding 48 ( ) "Kulturpolitikk fram mot 2014", hvor det heter: KonsoliderIngen -Inneber at fleire eller alle museum ein region vert slegne saman tri ern ny instrtusjon. Når ein slår saman fleire instrtusjonar, er det viktig å utvikla reelle og fungerande arbeidsfeliesskap, der samorganisering rnneber felles driftsstyre, felles driftseining, felles arbeidsgjevaransvar og felles økonomiforvaltning. Dette treng ikkje innebera at også eigedornsretten vert overført, men både organisatorisk og arbeidsmessig vil det vera føremoner å semla alt. Dette må fikever vegast mot lokal forankring, motivasjon og eigarforhold i kvørt enkelt tilfelle. Resultatet er at man har endt opp med et uoversiktlig konglomerat av etere og eimdomsforhold. Alt fra privatpersoner og private stiftelser, via foreninger og aksjeselskaper til stat, fylker og kommuner. Mange konsoliderte museer har de fleste av disse eierformene representert samtidig som de selv også eier deler av eiendomsmassen og samlingene de forvalter. Arsaken til dette er opplagt at konsolideringsprosessenei utgangspunktet har vært så vanskelige og rørt ved så mange folelser og usikkerhet om hva endringene skulle hringe med seg, at man har inngått et sett av kompromisser. Og da har man beller skjøvet foran seg at ulik styring av eierskap og drifl kan bære i seg kimen til framtidige problemer - ikke minst når det gjelder investeringer og pnoriteringer. Dc opprinnelige eierskapene - i ulike former - ble i sin tid etablert for å cic og drive selvstendige museer. Noen har også opprettet underliggende driftsorganisasjoner. Når det totale driftsansvaret såoverføres til et nytt konsolidert museum blir hare eierskapet igjen, uten at verken vedtekter eller organisasjonsform nødvendigvis er satt opp for denne mer begrensede oppgavai. 32

64 At eicrskapet til besokssteder,bygningcr og samlinger cr skilt fra ansvarct for den daglige driflen utgjør i seg selv ikke et prinsipiell problem. Dette er lost vcd formelle avtaler, men praksis i mange konkrete situasjoner viser seg likevel å være utfordrende. Mitt inntrykk fra samtaler med sentrale personer i et stort antall konsolidcrte museer er at spørsmål knynet til eierskap i dag er den største utfordringen for mange. Hovedproblemet er ikke så myc at eiere og eierstyrer blander seg unødventlig inn i driften selv om det også skjer. Problemet ligger mcr i at cierskapet alle verdiene museet representerer er fordelt på ct antall eiere som ikke lenger har den daglige kontakten med driften. Dette gjør at det også i liten grad skjer aktive disposisjoner fra eierstyrenes side med hensyn til behovet for utvikling, investeringer og langsiktige disposisjoner. I noen tilfeller sitter eierstyrer på eiendommer og andre verdier som verken aktiviseres for eierstyret eller for det nye konsoliderte museet. Der eierne har en inntektsstrøm som de er innstilt på fonsati å benytte til formålet ser det ut til gå langt bedre enn der de opprinnelige eierne ikke lenger har kapital. Et gjamomgående trekk i museurns-norge, og som også erkjennes i noen av de evalueringenc av museumsrefonnen som allerede cr gjennomført, er at staten, fylkeskommuner og kommuner både er mcr forutsigbarc og sikrere eiere mht. til behov for tilførsel av kapital enn de fleste private cierkonstellasjonene som oftest ble opprettet for et hestant formål og siden ikke har noen mckanismer som akkumulerer ny kapital (eller kraft og enerfp for den saks skyld). Nedenfor gjeres et forsøk på å liste opp noen utfordringer og mulige fordeler ved delt ansvar for eierskap og drift. Avslutningsvis bcskriver jeg noen valg man eventuelt kan gjøre for å komme videre etter museumsrefonmensintensjoner om å utvikle enheter med en tilstrekkelig faglig og økonomisk plattform til å ivareta sitt samfunnsoppdrag. Utfordringerved delt ansvar for eierskap og drift Misbruk av elerrollen. Selv om konsolideringsavtalene er klare når det gjelder overdragelse av totalansvar for drift til de konsoliderte museenes, skjer det likevel i enkelte situasjoner og enkelte steder ai dette ikke forstås eller aksepteres. I stedet for å kanalisere sine interesser i de formelle organene som cr opprettet i form av representantskap, generalforsamlinger, eierforum eller kontaktmøter, engasjerer lokale eiere seg direkte overfor lokale politikere, lokalt ansatte og medier, for å påvirke styring og disponering av det konsolidertc museets felles ressurser. Dette bryter mot reformens forutsetninger om enhet under ett driftsstyre, en daglig leder og en arbeidsgiver. Opprettholdelse av lokal profil, identitat og engasjement knyttes til formelt eierskap. Enkelte steder gjeres det til en sannhet at lokal profil, identitet og engasjement er avhengig av formelt eierskap. Dene blir lett en selvoppfyllende profeti. Musoets lokale tilknytning er imidlertid langt mer avhengig av andre faktorer en det formelle 33

65 crskapet, blant annet: ryddige avtaler, god Kiensidig rolleforsiåclse og godt samarbeid mellorn pogfesjonelle og frivilligc. Sarnrnenblandingav formelt eg uformelt eierskap. Uformelt eierskap i bctydningen lokal identitet, lokal profil og lokalt engasjement er sterkt ønskelig og helt i tråd med musewnsreformens ønsker og intensjoner. Enkelte steder oppstår likevel unødvendig friksjon, dels fordi den uforrnelle rollen forveksles med formelt eierskap og dels fordi man ikke har fersultt cllcr akscptcrt det konsalidcric musects totalansvar for drift - også for lokale besøkssteder. Misvisende og svak finansjell situasjon. Noen konsolideringsavtaler cr formulert slik at alle investeringer og nyervervelser tilfaller eierselskapene knyttet til det cnkelte besøkssted eller den enkelte avdeling. Ved investeringer øker eierselskapets verdier i deres balanse, mens drifisselskapet bare sitter igjen mcd driftsutgifiene. Dette påvirker driftsselskapenes soliditet og likviditet på en negativ måtc og kan skape unødvendig ubalanse mellom drifterog eier. Det konsoliderte museet kan ikke selv stille garanti for lån. Det må i tilfelle skje ved at eierselskapent stiller pant eller kausjon. Det konsoliderte musect har heller ingen verdier (wenom eventuelle oppbyggede reserver) som kan stilles til garanti for andre finansielle forpliktelser, som for ekserapel pensjon. Uldarhet når det gjeider eierskap til nyinvesleringer_ Noen konsolideringsavtaler er det slik at eierselskapene fortsatt har formelt eierskap til det de hadde på tidspunktct for konsolidering, men nye inveringer og nyervervelser tilfaller det konsolidertc museet. Over tid fører dette til nterrnestabsurde situasjoner hvor et eierstyre eier den opprinnefige bygningcn, mens det konsolidene musect i praksis eier tilbygget eller det nye taket. Delt eller uklart eierforhold ved tilegnelse av nye gjenstander kan også føre til unødvendig byråkratiog ek.straarbeid. Uklart ansvar for investeringer. Delte og sammensatte eierforhold vanskeliggjør rasjonelle prioriteringernår det gjelder investeringer på vegne av felleaskapet. Hvor sirter engasjementet og ansvaret for å bygge opp nødvendige reserver for større framtidige vedlikeholdsopppver - hos drifier eller hos eier? Hvordan håndtererman at deler av samlingene man forvalter har eiere som vil investcre, mens andre eiere ikke engasjerer seg i dette? Sterlig vanskelig er det der de formelle cierne ikke genercrer ny kapital. Det som ikke sjelden skjer er at de reservene som eierne i sin tid bygget opp, lappes gradvis, for til slutt å gå i null. Skal det konsoliderte museet da bruke hardt tiltrengte driftsmidler for å kompensere for eiere som enten ikke vil eller ikke kan delta i utviklingen av det konsoliderte museet? Utsettelse av vedlikeholdsforpliktelser. Når eiendomrnens eventuelle verdiforringelse ikke kommcr til uttrykk i det konsoliderte museets regnskaper kan det lett føre til at det i praksis skjer en skjult og økonomisk usunn «subsidiering» av drift ved at midler 34

66 brukes til rene driftsoppgaver på bekostningav det vedlikeholdetsom burde ha tilkommet vedlikehold av den kapitalcn som ligger i eiendomrnene, Publikurnog andrc interesschaverenottcrbaker for smed. Sclv om den (nye) driftsorganisasjonenegentlig lkke har kontroll elier tilstrekkeligitmflytclscover eiendomog ciendeler oppfattes det totale ansvaretå ligge i de konsolidertemuseene. Der ciernc ikke vil eller kan investere i vedlikcholdeller nødvendigenyinvesteringer. rettes kritikkenderved likevel moi del konsolidertemuseet som daglig fronter publtkum og omgivelscne, Juridisk grunnlag for cicrstyrcri utakt med nye realiteter. I mangc av eicrorganisasjoneneer det manglende samsvar mellom deres vedtektcr og den resterenderollen de har etter at driftsansvarct er overtatt til ei konsolidert museum. Unødvendigadministrativtmerarbeid. Det cr svært krevende å forhokleseg til mange og ulikeeierstyrer parallelt mcd at det er bygget opp en ny styringsstrukturog cn profesjonell drifisorganisasjon som nettopp er til for å ivareta fellesskapet. Svekket organisasjon. Der det delte ansvaret for eierskap og drift er videreført i selve organisasjonsmodellenmed for eksempel styremedlemmersom representerereierskap, har man som regel ikke en enhetlig driftsorganisasjon,men snarere en politisk forhandlingsarena..det finnes flerc eksempler på at selv kommunerog fylkeskommunerøremerker bevilgninger til lokale bcsøksstedcr på bakgrunn av kontakt med lokale eierstyrer, lokale politikere og lokalt ansatte, framfor å ha en åpen debatt i det konsoliderte museets formelle organ. Unødvendigkonkurranse om ansattes lojalitet. Der det delte ansvaret for drift og eierskap ikke håndteres på en ryddig måte, kan dct lett føre til konkurranse om lojalitet og irwiteretil rolleblanding for lokalt ansatte. Argumenter for Aoppreitholde skille mellom ansvar for elerskap og drift Når kommersielle selskap skiller eierskap og drift cr dct som regel for å oppnå forretningsmessigefordelcr cller for å redusere risiko. Få om noen av disse motivene gjeldcr fiorde konsoliderte rnuseene. Et unntak er mulig knyttet lil ulike momsregler for ulike selskapsformer. skille formelt ansvar for eierskap og drift kan være en ansket funksjonell og rendyrket arbeidsdeling, hvor man setter bort ansvaret til egne selskap som har spesialkompetansepå henholdsvis drift eller eiendomsforvaltning. I musenes tilfelle er de konsoliderte driftsselskapene opprettet og utviklet nettopp med tankc på å kunne profesjonaliscrcdriffing av kulturhistoriske institusjoner. Men dette er neppe et bevisst rasjonale bak opprettholdelse 4 35

67 eieransvar i de mange stiftelscr, organisasjoner og institusjoner som holder på gamle eierskap uten at de nødvendigvis harnoen spesialkompctanse på dette. Unntaka kan vsere fylker, kommuner eller sten-e private eicre som har et profesjoneit apparatfor eiendomsforealtning. Aksepterer man at det det kan weregode, funksjonelle gnmncr for å skille eierskap og drift og sener dette mn i logikken bak «outsoureing», blir det i tilfelle uklartom det er det konsoliderte museet som «outsoureee» eierskap, eller om det er derselskapene som (..noutsoureer»drifi til det nye konsoliderte museet. Hvis del siste er tilfelle, at eiere egentlig bare har satt bort driften til det konsolidene museet av praktiske årsaker(slik man av og til kan hare eierrepresentanteruttrykke seg), ber man kanskje stille spersmålstegn ved om dette er tilstrekkelig for å ivareta museumsreformens ambisjoner. Noen av argumentene som feres for fordeler ved å holde på lokalt eierskap adskilt fra en konsolideri driftsontanisasjon er Formelt eierskap er en forutsetning for nødvendig uforrneltog felelsesmessig eierskap til å ivareta institusjonell hukommelse og sikrer lokal kunnskap og kompetanse til bygg og samlinger. Man kan forstå dette når det gjelder dugnadsinnsats fre en venneforening som har vtert vant til å ha direkte representasjon i styret i det tidligere selvstendigc musect. Men dct cr vanskelig å se at dette ikke kan leses gjennom tett dialog og gode samarbcidsavtala. Eierskapet befter for framtidige investerings- og vedlikeholdsforpliktelser. Dette er et sterktargument dersont det er slik at (tidligere) eiere finner det vanskeligere å gi støtte til en felles institusjon der man ikke er i inngrep med daglig drift, men bare har indirekte styring og innflytelse gjennom et representantskap, en generalforsamling eller i årlige kontaktmøter. Det hevdes at det blir enkeit både for private og offentlige eiere å abdisere sitt ansvar i det de setter driften bort til et konsolidert museem. På den andre siden kan det også hevdes at selv om det formelle, lokale eierskapet opprettholdesviser det stg i praksis at heller ikke dette er noco garanti for fortsatt finansielt engasjement. Motstand mot å avgi suverenitet. Konsolidering, som i realiteten er en formildende ornskriving av «fusjon» eller «sammenslåing» oppleves av mange som noe negativt i seg selv. Man vil ikke avgi selvbestemmelse til noe langt borte som allerede, i mange andre sammenhenger, forbindes med sentralisering og fjernstyring Eierskapet sikrer i en slik logikk retrettmuligheter. Noen hevder at de adskilte eierselskapene representerer en viktig kontrollfimksjon i forhold til det konsoliderte museet. Sterlig hevdes dette med styrke der man feler at man ble tvunget inn i en uansket konsolidering Dette er forståelig dersom konsohderingen også i ettertid oppleves som et resultat av statlige pisk og gul t- og ikke som et rexultatav ensket samarbeid, basert på tillit og intermefellesskap. 36

68

69 Dersom slike løsninger vurderes som prematurepå dette tidspunktet er det uansett viktig at man aficrede nå erkjennerutfordringene med oppsplittet eierskap og legger inn klare feringer om at videre organisasjonstnvikling ogsi må se på hvordan man best mulig kan ivareta de tette sammenhengene mellom drifi og eierskap. Sa lenge de opprinnehge eierorpnisasjonene opprettholdes er dct viktig å definete klare arenaer for dialog og samhandling. Siden AAMA foreslås organisert som et interkommunalt selskap vil felles interesser på vegne av eierskap i en viss grad kunne ivaretas av representantskapet. Men si lenge eierskapet ogsi. er på fiere hender som ikke cr representert ved kommunene, CTdel svært viktig at man allerede fra starten organiserer en form for eiermøte eller acierfonnn», slik at alle eierne inkluderes. Dette må uansett utvildes på nasjonalt nivå. Det bør derfor snarcst nedsettes et eget utvalg til å utrede dette. Helst bør dette skje i Kulturrådetsregi. 7 38

70 Uttrykte vedlegg Sammenstilling over bygningsmasse, gjenstandsoversikter Konsolidering av arkiv og museum i Aust-Agder - rapport mars htt ://issuu.com/austa derfk/docs/konsoliderin ra ort 21 mars ocr 39

71 1 Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2014 / C56 Saksbehandler: Per Norstrøm Saksnr. Utvalg Møtedato 14/3 Kultur- og næringskomitéen /19 Fylkestinget MUSEUMSKONSOLIDERING I AUST-AGDER - ETABLERING AV NYTT MUSEUMSSELSKAP 1. FORSLAG TIL VEDTAK Fylkesrådmannen fremmer slikt forslag til vedtak: 1. Fremlagte rapport fra eieroppnevnt styringsgruppe tas til etterretning. 2. Aust-Agder fylkeskommune vedtar å etablere Aust- Agder museum og arkiv IKS. 3. Selskapets navn er Aust-Agder museum og arkiv IKS. 4. Selskapets ledelse lokaliseres i selskapets avdeling på Langsæ i Arendal. 5. Fremlagte selskapsavtale for Aust-Agder museum og arkiv IKS vedtas. 6. Fremlagte samarbeidsavtale om drift av Aust-Agder museum og arkiv IKS vedtas. 7. Som fylkeskommunens representant og vararepresentant til representantskapet foreslås hhv... og.. 8. Prosess med sikte på å avikle Setesdalsmuseet IKS kan igangsettes når Aust-Agder museum og arkiv IKS er etablert. Behandling i Kultur- og næringskomitéen Komiteleder: Tellef Inge Mørland Saksordfører: Maiken Messel Kristoffer Lyngvi og Marianne Sigurdson Lyngvi ble erklært inhabile og fratrådte under behandling av saken.

72 Komiteen avgir enstemmig innstilling i samsvar med fylkesrådmannens tilråding i saken i punktene 1 6 og punkt 8. Etter forslag fra Maiken Messel, Høyre, avgir komiteen følgende enstemmige instilling til punkt 7: Som fylkeskommunens representant og vararepresentant til representantskapet foreslås hhv. fylkesordfører og vara fylkesordfører. Behandling i fylkestinget : Kristoffer Lyngvi stilte spørsmål om habilitet på grunn av sitt verv som styremedlem i Aust- Agder kulturhistoriske senter. Han ble enstemmig erklært innhabil. Marianne Sigurdson Lyngvi stilte spørsmål om habilitet på grunn av sitt verv som varamedlem i Aust-Agder kulturhistoriske senter. Hun er var med på behandling av saken i styret. Hun ble enstemmig erklært innhabil. Øystein Haga stilte spørsmål om sin habilitet på grunn av sitt verv som styremedlem i Grimstad bys museer. Han ble enstemmig erklært innhabil. May Britt Topland stilte spørsmål om sin habilitet på grunn av sitt verv som varamedlem i styret i Setesdalsmuseet IKS. Hun var til stede under behandling av saken i styret. Hun ble enstemmig erklært innhabil. Knut A. Austad stilte spørsmål om sin habilitet på grunn av sitt styreverv i Setesdalsmuseet IKS. Han ble enstemmig erklært innhabil. Jon-Olav Strand opplyste om sitt verv i Nes Jernverksmuseum. Han ble erklært habil... Det var 30 representanter til stede under behandlingen. Torbjørn Urfjell, SV fremmet følgende forslag: Alternativ til punkt 7: Sak om valg av representanter til representantskapet sendes valgkomiteen med ønske om en innstilling som sikrer kjønnsbalanse. Votering: Punkt 1 til 6 og 8 ble enstemmig vedtatt.

73 Punkt 7 Ved alternativ votering mellom komiteens innstilling og Urfjells forslag, ble komiteens innstilling vedtatt med 19 mot 11 stemmer. Dermed ble følgende vedtatt: 1. Fremlagte rapport fra eieroppnevnt styringsgruppe tas til etterretning. 2. Aust-Agder fylkeskommune vedtar å etablere Aust- Agder museum og arkiv IKS. 3. Selskapets navn er Aust-Agder museum og arkiv IKS. 4. Selskapets ledelse lokaliseres i selskapets avdeling på Langsæ i Arendal. 5. Fremlagte selskapsavtale for Aust-Agder museum og arkiv IKS vedtas. 6. Fremlagte samarbeidsavtale om drift av Aust-Agder museum og arkiv IKS vedtas. 7. Som fylkeskommunens representant og vararepresentant til representantskapet foreslås hhv. fylkesordfører og fylkesvaraordfører. 8. Prosess med sikte på å avikle Setesdalsmuseet IKS kan igangsettes når Aust-Agder museum og arkiv IKS er etablert.

74 2. SAMMENDRAG Fylkesrådmannen foreslår at fylkestinget vedtar å etablere Aust-Agder museum og arkiv IKS. Dagens Aust-Agder kulturhistoriske senter, Grimstad bys museer og Setesdalsmuseet inngår i det nye selskapet. 3. TIDLIGERE BEHANDLING Det har foregått en omfattende konsolidering på museumsområdet i Norge siden årtusenskiftet, hvor også Aust-Agder har deltatt. Denne museumsreformen i Norge tok utgangspunkt i St.meld.22( ) Kjelder til kunnskap og oppleving. Fylkestinget og kommunene i Aust-Agder vedtok i 2002 å etablere 4 konsoliderte enheter i Aust-Agder. Aust- Agder kulturhistoriske senter ble etablert ved omdanning av Aust- Agdermuseet og Aust- Agderarkivet. De tre andre var Næs jernverksmuseum, Setesdalsmuseet og Grimstad bys museer. Siden har flere fylker hatt tilsvarende prosesser, og en har en gjennomgående museumsstruktur i Norge nå med større og mer robuste museumsenheter. Kulturdepartementets vurdering har vært man ikke gikk langt nok i den første konsolideringen i Aust-Agder, og at museumsenhetene i Aust-Agder enda er for små til å fylle de funksjonene konsoliderte enheter bør ha. Dette har blant annet kommet til uttrykk i de statlige tilskuddene til Aust-Agder som har vært lavere enn tilskuddet til andre fylker det er naturlig å sammenlikne seg med. I brev av tok kulturministeren initiativ til møte med fylkesordføreren i Aust- Agder og ordførerne i vertskommunene for de konsoliderte museene i Aust-Agder. I brevet fra kulturministeren stod følgende: Det har de siste åra pågått en strukturreform på museumsfeltet. I alle fylker er det gjennomført konsolideringer av mindre og mellomstore museer til større museumsenheter. Flere fylker har samlet de fleste musea i én ny museumsenhet (Sogn og Fjordane, Vestfold, Østfold, Hedmark og Sør-Trøndelag). Konsolidering har som siktemål å bygge en mer robust museumssektor gjennom samordning, samarbeid og utvikling. Bredere fagmiljø og et styrket administrativt og økonomisk fundament gir mer dynamiske museer. Det dreier seg om en kvalitetsheving, som skal komme både musea selv og publikum til gode. I Aust-Agder yter Kulturdepartementet årlig driftstilskudd til fire museer - Aust- Agder kulturhistoriske senter, Grimstad bys museer, Næs Jernverksmuseum og Setesdalsmuseet. Selv om det tidligere har vært gjennomført en rekke mindre konsolideringer i Aust- Agder, mener jeg tida er inne for å se om det kan gjøres ytterligere grep for å musea i fylket: Er det mulig å legge opp en prosess som involverer alle de nåværende museumsenhetene på en slik måte at grunnlaget kan legges for en felles forståelse av de museumsfaglige gevinstene ved å samle alle i én institusjon? Jeg inviterer med dette fylkesordføreren i Aust-Agder og ordførerne i vertskommunene Arendal, Grimstad, Tvedestrand og Valle til møte i Kulturdepartementet 26. april 2011 kl for å drøfte mulighetene for videre

75 konsolidering av musea i Aust-Agder. Med tanke på videre oppfølging vil det være ønskelig at også representanter for den administrative ledelsen i fylkeskommunen og kommunene deltar på møtet. Med hilsen Anniken Huitfeldt I initiativet fra KUD er det signalisert at en ytterligere konsolidering vil føre til økte statlige tilskudd. Det ble referert til Sogn - og Fjordane fylke som på det tidspunktet fikk ca. 10 mill. kroner mer enn Aust-Agder årlig i tilskudd til museumsformål. 4. PROSESSEN Med bakgrunn av møtet med kulturministeren, ble det først oppnevnt en administrativ arbeidsgruppe som igangsatte et arbeid. Deretter ble det etablert en styringsgruppe av styrelederne for de fire museene, administrative ledere for museene og representasjon fra fylkeskommunen. Denne styringsgruppen avga sin rapport i mars Rapporten ble behandlet i museenes styrende organer, Grimstad kommunestyre, Setesdal regionråd og i fylkestinget. Næs jernverksmuseum vedtok at museet ikke ønsket å delta videre i konsolideringsprosessen. Styrende organ i AAks og Setesdalskommunene vedtok at de ønsket å gå videre med konsolideringsprosessen, mens styret i Grimstad bys museer overlot til Grimstad kommune å ta stilling til saken. Grimstad kommune vedtok deretter å gå videre i konsolideringsprosessen. Fylkestingets vedtak juni 2013 var som følger: 1. Fylkestinget tar rapport fra styringsgruppen for museumskonsolideringsprosessen samt vedtak i styrende organer for Aust-Agder kulturhistoriske senter, Setesdalsmuseet, Grimstad bys museer og Næs jernverksmuseum til etterretning. 2. Fylkestinget tar til etterretning at Næs jernverksmuseum ikke ønsker å delta videre i museumskonsolideringen i Aust-Agder. 3. Fylkesordfører og fylkesrådmann inviterer politisk og administrativ ledelse i vertskommunene for Setesdalsmuseet, Grimstad bys museum og AAks og styreledelsen for de samme institusjonene til et samrådingsmøte. I tråd med vedtakets punkt 3, ble det innkalt til samrådingsmøte 30. august. I dette møtet ble det vedtatt å sette ned en eierstyrt styringsgruppe på 8 personer med denne sammensettingen: 2 representanter oppnevnes av rådmannsgruppen for Setesdalskommunene. (Knut Austad og Eivind Berg ble valgt) 2 representanter oppnevnes av Grimstad kommune. (Bjørn Kristian Pedersen og Per Kristian Vareide ble valgt) Kristin Lundby kultursjef Arendal Kristoffer Lyngvi Arendal kommune John G. Bergh ass. fylkesrådmann Aust-Agder fylkeskommune Per Norstrøm kultursjef Aust-Agder fylkeskommune John G. Bergh ble valgt som leder av arbeidsgruppa.

76 Styringsgruppa ble senere supplert med en ansatte representant oppnevnt av hver av de tre institusjonene.disse ble valgt: Gaute C. Molaug fra AAks Olav Haugsevje fra Grimstad bys museer Leonard Jansen fra Setesdalsmuseet Styringsgruppen fikk følgende mandat: Styringsgruppen får i oppdrag å gjennomføre alle forberedelser og lage et beslutningsgrunnlag for kommunene i Aust-Agder og Aust-Agder fylkeskommune knyttet til å etablere Aust-Agder museum og arkiv IKS senest fra , herunder å utvikle selskapsavtale, eierskapsavtaler, utlysningstekst for administrativ ledelse med mer, foreslå navn på den nye institusjonen og eventuelt å foreslå interimsstyre for det nye selskapet. Når nytt selskap er etablert er det naturlig at styringsgruppen foreslår opplegg for avvikling og oppløsning av dagens selskaper, der det er aktuelt Den eieroppnevnte styringsgruppas oppfølging av arbeidsoppdraget Styringsgruppas rapport følger saka som vedlegg. Her er det redegjort for hovedkonklusjonene i styringsgruppas rapport Navn på det nye selskapet Styringsgruppen har så langt lagt til grunn at selskapet skal hete Aust-Agder museum og arkiv IKS. Det er moderne nå med korte navn på museer, som Moma i New York og KODE i Bergen. Skulle man gå for en slik variant vil et naturlig forslag være AAMA. Et annet navn kan være Aust-Agder museene, eller Museene i Aust-Agder. Ut i fra en samlet vurdering har styringsgruppen kommet til at den foreslår at selskapet får navnet Aust-Agder museum og arkiv IKS Organisasjonsplan Organisasjonskart

77 Det foreslås at ledergruppen består av daglig leder/direktør og avdelingslederne som sammen utgjør museets lederteam og har ansvar for å utvikle alle avdelingene og virksomheten som helhet. Det foreslås videre at alle ansatte i selskapene overføres til det nye selskapet med de rettigheter og plikter de har ved etableringen, inkludert arbeidssted. Gjennom en organisasjonsutviklingsprosess i selskapet kan stillingsbetegnelser og arbeidsoppgaver endres på et senere tidspunkt. Det foreslås at selskapet kjøper tjenester innen merkantile om råder, som lønn, regnskap, revisjon og helse, miljø og sikkerhetstjenester. Konsekvensen av dette vil være at en ikke trenger å ha egne medarbeidere for slike funksjoner. Når det foreligger vedtak om etablering, foreslås det at styringsgruppen forestår utlysning av stillingen som daglig leder/direktør. Fylkeskommunens organisasjon vil kunne forestå det praktiske knyttet til utlysning, slik at styret kan foreta tilsetting så snart styret er etablert i juli Det legges til grunn at alle avdelingene i det nye museet videreføres med dagens navn. I profilsammenheng kan en tenke seg at fellesnavnet kommer som undertittel og at en legger til grunn en viss grad av felles profil, men i alle sammenhenger skal avdelingens navn benyttes. AAks har utlyst navnekonkurranse på anlegget på Langsæ, men har utsatt beslutningen. Navnevalget sees i sammenheng med den pågående konsolideringsprosessen. Formål, hovedoppgaver og handlingsplaner, som gjelder for museene i dag, videreføres som formål hovedoppgaver og handlingsplaner for de nye avdelingene. Strategier for samhandling og arbeidsdeling innarbeides som del av dette i fellesskap mellom avdelingene og den nye ledelsen Ett eller flere selskap etter konsolideringen I dag er AAks IKS eier av eiendommer, samlinger og arkivalier og selskapet har inngått bilaterale avtaler med Eydehavn museet og Elvarheim museum.