Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Tidspunkt: kl. 18:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms eller til e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Tov Myklatun (s) Fungerende leder 1

2 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 16/10 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/11 Orientering om skatteregnskapet for Hvaler kommune 12 PS 16/12 Uttalelse til årsregnskapet Hvaler kommune 27 PS 16/13 Kontrollutvalgets oppfølging av revisjonsbrev nr. 1/ PS 16/14 Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS 220 PS 16/15 Henvendelse til kontrollutvalgsmedlem angående mulig uregelmessighet knyttet til rammeavtale Eget vedlegg u. off. jf. Offl. 24, 2 ledd 231 PS 16/16 Referater og meldinger 251 PS 16/17 Eventuelt 289 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/153 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 74481/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /10 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 20:15 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 16/1-16/9 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Magne Aarum, leder Forfall Arnfinn Vikerheim Tov Myklatun, nestleder x Anne Marit Skovly Forfall Forfall Hanne Synnestvedt x Øyvind Kristiansen Forfall Thor Bjønnes Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Anders Svarholt Møtene fra administrasjonen: Ingen Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Hvaler har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at alle saker skulle behandles for åpne dører.. Tov Myklatun, nestleder (ledet møtet). Hanne Synnestvedt, (fungerte som nestleder) 4

5 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/2 PS 16/3 Forvaltningsrevisjonsrapport: Eiendomsforvaltning Prosjektplan: Dokumentasjon og likebehandling i byggesaker PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Vedlegg unntatt offentlighet jf. offl 13, Fvl 13 første ledd PS 16/5 PS 16/6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden PS 16/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 PS 16/8 PS 16/9 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Hvalers behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 16/2 Forvaltningsrevisjonsrapport: Eiendomsforvaltning Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen i tilfredsstillende grad har etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg. Kommunens utgifter til vedlikehold i 2014 var nært sammenfallende med normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep. Kontrollutvalget merker seg videre at det kan synes som om at kommunen har utfordringer knyttet til å sette et klart skille mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift). Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Videreføre arbeidet med nye tilstandskartlegginger, og på bakgrunn av disse, lage 5

6 en langsiktig vedlikeholdsplan som kan legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Videreføre arbeidet med å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, og vurdere om denne bør behandles politisk. Det vises til revisjonskriteriene, for hva en slik strategi ideelt bør inneholde. Sørge for at utgifter til vedlikehold føres på korrekte KOSTRA-arter fra og med Påse at det skilles mellom utbedring av vedlikeholdsetterslep og påkostning. Dette bør også gjennomgås i forbindelse med rehabilitering av kommunens tre skoler. 2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging av arbeidet med tilstandskartlegginger, vedlikeholdsplan og eiendomsstrategi til Utvalg for samfunnsutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Kontrollutvalget legger ellers til grunn at revisjonen, i forbindelse med løpende revisjon i 2016, foretar kontroll med om kommunen skiller mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift), og at det rapporteres om evt. avvik til kontrollutvalget. 4. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning» til etterretning Kommunestyret finner det positivt at kommunen i tilfredsstillende grad har etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg. Kommunens utgifter til vedlikehold i 2014 var nært sammenfallende med normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep Det er viktig at rådmannen: Viderefører arbeidet med nye tilstandskartlegginger, og på bakgrunn av disse, lager en langsiktig vedlikeholdsplan som kan legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Viderefører arbeidet med å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, og vurdere om denne bør behandles politisk. Kommunestyret merker seg videre at det kan synes som om kommunen har utfordringer knyttet til å sette et klart skille mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift). Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han: Sørger for at utgifter til vedlikehold føres på korrekte KOSTRA-arter fra og med Påser at det skilles mellom utbedring av vedlikeholdsetterslep og påkostning. Dette bør også gjennomgås i forbindelse med rehabilitering av kommunens tre skoler. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Utvalg for samfunnsutvikling innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. 3. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp Kontrollutvalget Hvalers behandling : Anders Svarholt presenterte rapportens funn og konklusjoner. 6

7 Kontrollutvalget ønsket å legge til en setning i pkt. 4, underpunkt 1, første kulepunkt: Etter siste setning legges til: «Dette arbeidet bør sluttføres i 2016» Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning» til etterretning Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen i tilfredsstillende grad har etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg. Kommunens utgifter til vedlikehold i 2014 var nært sammenfallende med normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep. Kontrollutvalget merker seg videre at det kan synes som om at kommunen har utfordringer knyttet til å sette et klart skille mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift). Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør Videreføre arbeidet med nye tilstandskartlegginger, og på bakgrunn av disse, lage en langsiktig vedlikeholdsplan som kan legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Videreføre arbeidet med å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, og vurdere om denne bør behandles politisk. Det vises til revisjonskriteriene, for hva en slik strategi ideelt bør inneholde. Sørge for at utgifter til vedlikehold føres på korrekte KOSTRA-arter fra og med Påse at det skilles mellom utbedring av vedlikeholdsetterslep og påkostning. Dette bør også gjennomgås i forbindelse med rehabilitering av kommunens tre skoler. 2. Kontrollutvalget foreslår for kommunestyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging av arbeidet med tilstandskartlegginger, vedlikeholdsplan og eiendomsstrategi til Utvalg for samfunnsutvikling. Det er også naturlig at kontrollutvalget følger opp i henhold til sitt ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Kontrollutvalget kan selv rapportere til kommunestyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Kontrollutvalget legger ellers til grunn at revisjonen, i forbindelse med løpende revisjon i 2016, foretar kontroll med om kommunen skiller mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift), og at det rapporteres om evt. avvik til kontrollutvalget. 4. Rapporten sendes til kommunestyret med følgende innstilling 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Eiendomsforvaltning» til etterretning Kommunestyret finner det positivt at kommunen i tilfredsstillende grad har etablert målsetninger og system for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale formålsbygg. Kommunens utgifter til vedlikehold i 2014 var nært sammenfallende med normtall for kommunal sektor. Normtallet forutsetter imidlertid at det ikke foreligger et vedlikeholdsetterslep Det er viktig at rådmannen: Viderefører arbeidet med nye tilstandskartlegginger, og på bakgrunn av disse, lager en langsiktig vedlikeholdsplan som kan legges til grunn for videre planlegging og budsjettarbeid. Dette arbeidet bør sluttføres i Viderefører arbeidet med å utarbeide en helhetlig eiendomsstrategi, og vurdere om denne bør behandles politisk. 7

8 Kommunestyret merker seg videre at det kan synes som om kommunen har utfordringer knyttet til å sette et klart skille mellom påkostning (investering) og vedlikehold (drift). Kommunestyret ber derfor rådmannen om at han: Sørger for at utgifter til vedlikehold føres på korrekte KOSTRA-arter fra og med Påser at det skilles mellom utbedring av vedlikeholdsetterslep og påkostning. Dette bør også gjennomgås i forbindelse med rehabilitering av kommunens tre skoler. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Utvalg for samfunnsutvikling innen <her setter kommunestyret selv inn en dato>. 3. Kommunestyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter, blir fulgt opp. PS 16/3 Prosjektplan: Dokumentasjon og likebehandling i byggesaker Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Likebehandling i saksbehandling byggesak, godkjennes Kontrollutvalget Hvalers behandling : Kontrollutvalget diskuterte prosjektplanens problemstillinger med revisor og det var enighet om at ordlyden i tabellen i pkt. 5, «metodisk tilnærming og gjennomføring», korrigeres slik at denne stemmer med problemstillingene slik de er formulert under pkt. 3 i prosjektplanen. Sekretariatets forslag til vedtak rettes tilsvarende. Revisor presiserte at prosjektets fokus er likebehandling men god dokumentasjon er en nødvendig forutsetning for å kunne si noe om likebehandling. Videre diskuterte kontrollutvalget ulike metodiske tilnærminger med revisor. Han noterte seg dette. Det var enighet om at revisor gir kontrollutvalget en orientering i mai-møtet om evt. behov for flere timer til prosjektet som en følge av de forslagene som ble diskutert. På dette grunnlaget ble prosjektplanen godkjent. Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan: Dokumentasjon og likebehandling i byggesak, godkjennes PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering Kontrollutvalget Hvalers behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering 8

9 PS 16/5 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Kontrollutvalget Hvalers behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning PS 16/6 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden , godkjennes med følgende prioritering: Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing (KL 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat (KL 27) Nedre Glomma Bompengeselskap AS 2 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering: Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing (KL 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat (KL 27) Nedre Glomma Bompengeselskap AS 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget Hvalers behandling : Bjørn Gulbrandsen fra sekretariatet presenterte analysen og planen. Kontrollutvalget var enige om at listen over prioriterte prosjekter nummereres. Ellers ble vedtak som innstillingen. Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden , godkjennes med følgende prioritering: 1 Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 2 Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing (KL 27) 3 Østfold kontrollutvalgssekretariat (KL 27) 4 Nedre Glomma Bompengeselskap AS 2 Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden 9

10 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 3. Overordnet analyse og plan for gjennomføring av selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering: 1 Østfold Interkommunale Arkivselskap IKS 2 Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing (KL 27) 3 Østfold kontrollutvalgssekretariat (KL 27) 4 Nedre Glomma Bompengeselskap AS 4. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden PS 16/7 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering Kontrollutvalget Hvalers behandling : Vedtaket ble som innstillingen Arnfinn Vikerheim etterspurte kommunens svar til Fylkesmannen i forbindelse med gjennomført tilsyn knyttet til Introduksjonsloven. Tilsynsrapporten ble lagt fram som referatsak i kontrollutvalget i møtet Kommunen hadde frist til med å sende svar til Fylkesmannen på hvordan påpekte avvik er lukket. Sekretariatet ber om kommunens svarbrev, og dette legges fram som referatsak i neste møte. Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering PS 16/8 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Hvalers behandling : Vedtak ble som innstillingen Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering 10

11 PS 16/9 Eventuelt Fredrikstad, Kontrollutvalget Hvalers behandling : Ingen saker 11

12 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/147 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 31924/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /11 Orientering om skatteregnskapet for Hvaler kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. Kontrollrapport fra skatteetaten, datert Kemners årsrapport for 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Skatteetaten har fra 1. juli 2004 i sin helhet oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen er tildelt ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Det er Stortinget som foretar desisjon av Skatteetatens samlede regnskap. Vurdering I henhold til tidligere brev fra Skattedirektoratet, skal ikke kontrollutvalget behandle skatteregnskapet særskilt. Det stilles heller ikke krav til formell behandling av kontrollrapporten fra Skattefogden. Kemner har stilt seg positiv til å komme i møtet og vil gi utvalget en generell orientering om skatteregnskapet for Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget kun tar kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, til orientering. 12

13 13

14 14

15 15

16 1 Årsrapport for 2015 Skatteoppkreveren i Hvaler kommune (V/Fredrikstad kemnerkontor) Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 16

17 2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av Skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen lnnfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsglverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 17

18 3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling rsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet 1,0 100 % til skatteo kreverfunks'onen i re nska såret Ressursbruk ved skatteo kreverkontoret, fordelin av årsverk -- - Skattere nska 0,1 10 % Innfordrin av skatt o arbeids iverav ift 0,6 60 % Arbeids iverkontroll 0,13 13 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige 0,05 5 % o re nska sførere/revisorer Skatteutval 0,02 2 % Administras'on 0,1 10 % Andel fordelt skal være 100 % Sum 100 % Organisering Fredrikstad kernnerkontor utfører skatteoppkreverfunksjonen samt innkreving av kommunale krav for Hvaler kommune. For skatteoppkreverfunksjonen er arbeidet spredt på tre avdelinger, som nevnt i årsrapporten for Fredrikstad Ressurser og kompetanse Kompetansen er vurdert til å være god på alle fagområder og ressursene tilstrekkelige til å drive forsvarlig, jfr skatteoppkreverinstruksen. Det vises for øvrig til årsrapporten for Fredrikstad. 1.2 Internkontroll Rutinebeskrivelsene i SOFIE blir benyttet i det daglige arbeidet innenfor innkrevingsområdet og skatteregnskapsarbeidet. I tillegg har kontoret utarbeidet egne lokale rutinebeskrivelser tilpasset kontorets bemanning og organisering. Tilganger og roller i SOFIE gjennomgås jevnlig. For øvrig følges rutiner for god internkontroll på innkrevings-, arbeidsgiverkontroll- og skatteregnskapsområdet, etter skattekontorets anbefalinger. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Den totale Skatteinngangen for Hvaler i 2015 er på kroner. I 2014 var den på Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 18

19 kroner Dette betyr at det har vært en økning i den totale inngangen på kroner, dvs. 1,49 prosent. 4 Tilsvarende økning fra 2013 til 2014 var på 8,59 prosent Kommunens andel av Skatteinngangen i regnskapsåret Hvaler sin andel av Skatteinngangen var i 2015 på kroner var skatteinntektene til kommunen på kroner Dette er en økning på kroner, dvs. 1,89 prosent. Økningen fra 2013 til 2014 var på , dvs. 10,54 prosent. 1.4 Skatteutvalg Hvaler har ikke mottatt, behandlet eller sendt noen saker til skatteutval get i Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Hvaler kommune ved Fredrikstad kemnerkontor, bekrefter at skatteregnskapet for 2015 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og Retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Årsregnskapet for 2015 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2014 Innestående margin for inntektsåret 2014, pr kr 0 For lite avsatt margin for inntektsåret 2014 kr Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 9 %. Gyldig fra: Margin for inntektsåret 2015 Marginavsetning for inntektsåret 2015, pr kr Marginprosent Gjeldende prosentsats marginavsetning: 9 %. Gyldig fra: Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 19

20 Kommentarer til marginavsetningen Til og med inntektsåret 2006 ble marginen avsatt med 8 prosent. Dette medførte etter hvert underskudd ved marginopp ørene. Daværende kernner tok opp dette med kommunen, og kommunestyret vedtok i 2006 at marginavsetningen fra skulle være på 9 prosent, som var forutsatt ville være mer riktig. Irnidlertid viste marginopp øret for 2008 også et betydelig underskudd på marginen på kr. 4,5 millioner selv om det ble avsatt 9 prosent. Dette skyldtes bl.a. meget store utbetalinger ved høstutlegget. Men for marginoppgjøret i 2009 ble det et underskudd på kroner 1,98 millioner, noe som var et mer riktig nivå. For inntektsåret 2010 ble det igjen er stort underskudd på kr. 4,8 millioner og for inntektsåret 2011 ble underskuddet 3,1 millioner kroner. For inntektsåret 2012 ble underskuddet 2,6 millioner kroner, så dette viser en positiv utvikling. Den positive utviklingen fortsetter i 2013 og underskuddet viser 2,1 millioner kroner. I 2014 har underskuddet økt til 2,2 millioner. Dette kan skyldes økningen i utbetalt overskytende på 1,1 millioner i forhold til Med utgangspunkt i de store svingningene de siste årene anbefales det å opprettholde marginsats på 9%. Vi fortsetter å ha fokus og følge med på utviklingen. 3. Innfordring 3.1 Restanseutviklíngen Totale restanser av krav og berostilte krav Restanse Herav Restanse Herav Endring berostilt berostilt restanse Skatteart restanse i restanse r. skatteart Arbeids iverav ift Artistskatt i restanse Øknin restanse Endring berostilt Reduksjon sum dagens (-) + Reduksjon Øknin (-) o o o Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt Ferskuddsskatt o erson Ferskuddstfekk o o o Geb r mnfordrin o o o o o o lnntekt sinntekter av summarisk felleso Kildeskatt Restskatt Restskatt O o o o 'ør erson Sum restanse diverse krav Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 20

21 6 Diverse krav sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Nedgangen i restansesituasjonen fortsetter i 2015 med kr Den største nedgangen har vært på restskatt person med kr og forskuddstrekk kr Den største økningen i restansen er kr i forsinkelsesrenter. Dette skyldes at vi har fått dekning på flere eldre restskatter gjennom et tvangssalg som har generert store forsinkelsesrenter. Det er positivt at det er nedgang både i den totale og den berostilte restansen Avskrivninger: Det er avskrevet kr i Dette er i hovedsak avsluttede gjeldsordninger og konkurser. Ettergivelser: Det ble ikke ettergitt noen krav på Hvaler i Nedsettelse av pensjonsgivende inntekt: Det ble nedsatt kr i pensjonsgivende inntekt i Arbeidsgiveravgift: Den utgående balansen har økt med kr fra 2014 til Berostillelser: Det er ikke berostilt noen nye krav i 2015, men det er reduksjon på kr i de berostilte kravene Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse Herav skatteart debet Restskatt - erson" Restansene fra domineres av restskatt person. Det er to større forskuddsskatter på person i Hvaler er en liten kommune og store enkeltsaker kan gi større utslag. Det er kun restskatt person og forsinkelsesrenter som utgjør de eldste restansene ( ) Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Gi kommentarer til restanser for eldre år: Antall krav som var foreldet pr : 3 personer. Samlet beløp på krav som var foreldet pr : Kr Gi kommentarer til restanseo føl 'n en for eldre år: Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste - forelda krav t.o.m Rapporten følges opp pr. 30/6 og pr. 20/1 hvert år. Det jobbes aktivt med Skatt øst for å få til avskrivninger av krav mot skattytere som er bosatt i utlandet, hvor vi enten mangler avtale om innkreving, eller hvor beløpet er for lite til å kunne kreves inn etter avtale. Store Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 21

22 7 deler av de foreldede kravene har derfor ikke vært gjenstand for fristavbrytende tiltak. Dette er i tråd med føringene fra Skatt øst. Det jobbes også aktivt med Skattehjelpen for å få til endringer for skattytere som har fått skjønnsligninger de siste 10 årene. Arbeidet er tidkrevende, men sett over flere år, vil dette også påvirke restansesituasjonen i en positiv retning. 3.2 Innfordríngens effektivitet Innkrevin sstatistikk r Resultat r Krav r.31.l2.l5 Avvik Totalt innbetalt 98,1 % 95,4% 2,7 % Restskatt erson 2013 Innfordret 52,7 % 64,0 % -11,3 % Restskatt erson 2013 Restskatt u ersonli ,1 % 99,9 % -2,8 % Forskuddsskatt erson ,2 % 99,5 % -0,3 % Forskuddsskatt u ersonli % 99,9 % 0,1 % Arbeidsgiverav 'ft ,8 % 99,8 % 0 % Forskuddstrekk ,8 % 100 % -0,2 % Vi er godt fornøyd med årets resultater, og vi ser at nesten alle krav er innfridd eller har avvik i minus. Vi oppnår 98,1% på innbetalt restskatt 2013, og på grunn av denne høye innbetalingsprosenten har det vært færre krav å kreve inn. Kr av kr er kun 3 skatteytere (de har eldre skatterestanser og har "intet til utlegg"). Det Avviket på -2,8% på restskatt upersonlig 2013 er kr ubetalte krav, med det er kr 0,- i aktiv restanse. Alle utestående krav er forsøkt innfordret, og det jobbes tett og godt løpende gjennom hele året Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat I 2015 ble det sendt 74 varsel om utleggsforretning til 54 debitorer. Det er avholdt 32 utleggsforretninger for egne krav, der 18 hadde «intet til utlegg» som resultat og 14 hadde utlegg registrert. Dette er en økning på 23 varsler, og det ble avholdt 3 flere utleggsforretninger sammenlignet med 2014 (av de 29 avholdte var 14 med «intet til utlegg» og 8 med utlegg). Det ble nedlagt 24 utleggstrekk fordelt på 24 debitorer, og det ble inngått 13 betalingsavtaler. Det har ikke vært noen endring på antall utleggstrekk, men vi har inngått 5 flere betalingsavtaler i 2015 sammenlignet med Det ble sendt 8 varsler om tvangsdekning, og 3 begjæringer om tvangsdekning i Til sammen er det registrert tvangsdekning i 9 saker. Vi har en økning av tyngre innfordringstiltak i forhold til I 2015 ble det sendt 23 motregningserklæringer knyttet til 22 debitorer. 8 av disse er ikke intern motregning. Det ble sendt 2 konkursvarsler, men ingen konkursbegjæringer fra kemneren i Omtale av spesielle forhold Vi er godt fomøyde med målingene pr Det er ofte små marginer for å oppnå årets krav på Hvaler, da kommunen er liten og dekningsmulighetene også er mindre. Årets resultater har, som foregående år, kommet etter et jevnt og godt fokus på innfordring, med delmålinger og uttak av manuelle restanselister, som det har vært jobbet aktivt med. Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 22

23 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Det jobbes jevnt og godt med innfordringen samtidig som det fokuseres på månedlige resultatmålinger. Disse målingene er enstand for tiltak som vurderes konkret løpende. 3.3 Særnamskompetanse I 2015 ble det avholdt 32 utleggsforretninger på Hvaler. På samme måte som for Fredrikstad, så anses bruk av sæmamskompteansen som helt avgjørende for å oppnå gode resultater i innfordringen. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen F redrikstad kemnerkontor har ansvar for skatteoppkreverfunksjonen for Hvaler kommune og avholder da også arbeidsgiverkontroll for dem. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2015: 10 Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2015: 10 Som utgjør: 5,1 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2014: Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Endringsforslag i inntektsgrunnlag (endringsforslag og oppgaver) kr Endringsforslag i grunnlag AGA (endringsforslag og egenretting) << Underkjent forskuddstrekk << Ansvar for unnlatt forskuddstrekk << 0.- Avdekket ikke avsatt forskuddstrekk « Trukket ikke innberettet forskuddstrekk « Beregnet avgift, ikke betalt « Vurdering av arbeidsgíverkontrollen Kontoret oppnår gode resultater. Mål og planer er fulgt. Vi har også høy avdekking. Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 23

24 9 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Samarbeidet med andre kommuner har fungert godt. Fylkets eget kontrollforum og regnskapskontrollørforening fungerer også godt. Samarbeidet med Skatt Øst er også godt. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Det er sendt informasjon til alle nye arbeidsgivere i kommunen. Generell informasjon gis ved alle ettersyn, og det gis også mye infonnasjon ved telefonhenvendelser og ved besøk på kemnerkontoret. Avdelingsleder drift signatur for Skatteoppkreveren. Vedlegg: Årsregnskapet for 2015 signert av avdelingsleder på drift for Skatteoppkreveren. Årsrapport 2015/ Skatteoppkreveren i Fredrikstad. Årsrapport Skatteoppkreveren i Hvaler kommune 24

25 Årsregnskap for Hvaler kommune for regnskapsåret Avlagt etter kontantprinsippet. Valgt år Forrige år Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre Innætående margin Udisponert resultat -3-3 Sum 0 0 Arbeidsgiveravgift Kildeskatt mv - 100% stat 0 0 Personlige skatteytere Upersonlige skatteytere Renter Innfordring Sum Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt ül Staten Krav som er ufordelt 0-1 Videresending plassering mellom kommuner Sum Sum totalt 0 0 /570/ Jolb /,f_" W \\\ fik.,/ " ':"V': é"/ \ 'l ü/ ÁQ 4 å áösflnlké 25

26 Forklarin til årsr nska et Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har Skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til Skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fiatrukket marginavseming, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. 26

27 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/146 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 25779/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /12 Uttalelse til årsregnskapet Hvaler kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskap for 2015 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet Fredrikstad, Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap Revisjonsberetning for 2015 Hvaler kommune, datert Årsregnskapet for Hvaler kommune for Hvaler kommune - årsmelding Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge kommunelovens 48 skal kommunen for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet , skal årsregnskapet inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. I årsmeldingen fra kommunen skal det blant annet skal gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme foretakets stilling og resultat. Gjeldende tidsfrister for regnskapsavleggelsen, årsrapport og revisjonsberetning er: kommunens årsregnskap skal være avlagt innen 15. februar etter regnskapsåret kommunens årsmelding utarbeides innen 31. mars revisors beretning skal avgis innen 15. april 27

28 Vurdering Årsregnskapet, årsrapport og revisjonsberetning er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Kommunens driftsregnskap 2015 viser et negativt netto driftsresultat på kr og er avsluttet med et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr. 0,-. Kommunens regnskapsresultat i 2015 viser netto driftsresultat sett i forhold til driftsinntekter på 0,8 %. Fylkesmannens anbefalte nivå på dette nøkkeltallet er minimum + 1,75 % for å opprettholde kommunens formue. Revisor har avlagt revisjonsberetningen for regnskapsåret 2015 med et forbehold Regnskapsskjema 1A investering, viser vesentlige avvik mellom regulert budsjett og avlagt regnskap. Årsbudsjettet, er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret i følge kommuneloven 46 nr.1. Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i det aktuelle budsjettår. Kravet til budsjettreguleringer må ses i sammenheng med de alminnelige kravene til årsbudsjett dvs. budsjettbalanse, realisme og hjemmel for å disponere midler. De vesentlige avvik i kommunens regulerte investeringsbudsjett viser manglende realisme. Flere poster i de obligatoriske regnskapsskjemaene 1A og 2A samsvarer ikke med vedtatt budsjett. I tillegg har revisjonen gitt en merknad under avsnittet «andre forhold»: I H-3/14 fremkommer at generasjonsprinsippet innebærer at kommunen ikke skal bygge opp selvkostfond over lengre tid, men ha en planlagt prosess både for oppbygging og nedbygging av fondet, som ledd i økonomiplanarbeidet. Kommunens selvkostfond for avløp, renovasjon og feier har midler som burde ha vært brukt i Det foreligger en åpen revisjonsmerknad (nr. 1/2015) ved årsskifte 2015/16. Kontrollutvalget vil følge opp de gjenstående revisjonsmerknader i løpet av Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2015 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2015 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 28

29 Østfold kontrollutvalgssekretariat Interkommunalt samarbeid for kommunene Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde og Hvaler Kommunestyret i Hvaler Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2016/ /2016-BJGU Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 for Hvaler kommune I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret, før regnskapet endelig vedtas i kommunestyremøte. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal sendes til formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 11. mai 2016 behandlet årsregnskapet 2015 for Hvaler kommune og avgir følgende uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2015 for Hvaler kommune. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsmelding og revisjonsberetningen for Kommunens årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetningen er avlagt rettidig og i samsvar med lov og forskrifter etter gjeldende tidsfrist. Investeringsregnskapet viser et finansieringsbehov på kr ,-. Av dette er kr ,- dekket med lån. Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Kommunens driftsregnskap for 2015 viser et negativt netto driftsresultat på kr og er avsluttet etter pliktige strykninger med et regnskapsmessig mer/mindreforbruk på kr. 0,-. Kontrollutvalget merker seg følgende nøkkeltall fra regnskapet 2015: - kommunens regnskapsresultat viser netto driftsresultat sett i forhold til driftsinntekter på -0,8 %. Fylkesmannens anbefalte nivå på dette nøkkeltallet er minimum + 1,75 % for å opprettholde kommunens formue. - Hovedårsakene til driftsresultatet skyldes i all hovedsak følgende forhold: Strykninger av budsjetterte avsetninger til fond 3,3 millioner kroner Merinntekt på skatt og rammetilskudd med 1,1 millioner kroner. Mindreutgift på renter og avdrag med ca. 0,5 millioner kroner. Mindreforbruk hos seksjonene med ca. 0,8 millioner kroner. Merutgift på kalkulatoriske kostnader mot selvkostområdene på 1,5 millioner kroner. Tapsføring på mva-korrigering innen parkering for tre år bakover, 0,7 millioner kroner. - Kommunens netto langsiktige lånegjeld (ekskl. pensjonsforpliktelser) utgjør pr i alt kr Kommunens samlede nettogjeld (sett i forhold til brutto driftsinntekter, er på 85,3 %. Til sammenligning var snittet for Østfold på 72,4 % i Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Besøksadresse: Glemmengaten 55, 1608 Fredrikstad Postadresse: Postboks 69, 1601 Fredrikstad E-postadresse:akfp@fredrikstad.kommune.no Webadresse: Telefon: Telefaks: Tlf. saksbeh.: Orgnr

30 Saksnummer 2016/ /2016 Revisor har avlagt revisjonsberetningen for regnskapsåret 2015 med et forbehold - Regnskapsskjema 1A investering, viser vesentlige avvik mellom regulert budsjett og avlagt regnskap. Årsbudsjettet, er en bindende plan for anvendelsen av kommunens midler i budsjettåret i følge kommuneloven 46 nr.1. Årsbudsjettet skal være realistisk og fastsettes på grunnlag av de inntekter og utgifter som kommunen kan forvente i det aktuelle budsjettår. Kravet til budsjettreguleringer må ses i sammenheng med de alminnelige kravene til årsbudsjett dvs. budsjettbalanse, realisme og hjemmel for å disponere midler. De vesentlige avvik i kommunens regulerte investeringsbudsjett viser manglende realisme. Flere poster i de obligatoriske regnskapsskjemaene 1A og 2A samsvarer ikke med vedtatt budsjett. I tillegg har revisjonen gitt en merknad under avsnittet «andre forhold»: - I H-3/14 fremkommer at generasjonsprinsippet innebærer at kommunen ikke skal bygge opp selvkostfond over lengre tid, men ha en planlagt prosess både for oppbygging og nedbygging av fondet, som ledd i økonomiplanarbeidet. Kommunens selvkostfond for avløp, renovasjon og feier har midler som burde ha vært brukt i Kontrollutvalget har i 2015 behandlet et revisjonsbrev (nr. 1/2015). Kontrollutvalget har i løpet av 2015 påsett at de merknader revisjonen har gitt, er fulgt opp av rådmannen. To gjenstående forhold er fremdeles under oppfølging av kontrollutvalget: o o Regnskapsskjemaene 1A og 2A samsvarer ikke med vedtatt budsjett. Kommunen har bygd opp for store selvkostfond over tid, og selv med betydelige regulering i 2015 gjenstår det fortsatt midler til bruk. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til regnskapet for Hvaler kommune for 2015 og slutter seg til revisors beretning av 13. april Hvaler, 11. mai 2016 Tov Myklatun(s) Fungerende nestleder 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39 3

40 40 4

41 41 5

42 42 6

43 43 7

44 44 8

45 45 9

46 4610

47 4711

48 4812

49 4913

50 5014

51 5115

52 5216

53 5317

54 5418

55 5519

56 5620

57 5721

58 5822

59 5923

60 6024

61 6125

62 6226

63 6327

64 6428

65 6529

66 6630

67 6731

68 6832

69 6933

70 7034

71 7135

72 7236

73 7337

74 7438

75 7539

76 7640

77 7741

78 7842

79 7943

80 8044

81 8145

82 8246

83 8347

84 8448

85 8549

86 8650

87 8751

88 8852

89 8953

90 9054

91 9155

92 9256

93 9357

94 9458

95 9559

96 9660

97 9761

98 9862

99 9963

100 10064

101 10165

102 10266

103 10367

104 10468

105 10569

106 10670

107 10771

108 10872

109 10973

110 11074

111 11175

112 11276

113 11377

114 11478

115 11579

116 11680

117 11781

118 11882

119 11983

120 12084

121 12185

122 12286

123 HVALER KOMMUNE ÅRSMELDING

124 Årsmelding 2015 INNHOLDSFORTEGNELSE RÅDMANNENS INNLEDNING... 4 INNLEDNING... 4 PRESENTASJON AV REGNSKAPET... 5 KOMMUNEOVERGRIPENDE RAPPORTERING PÅ PLANER PLAN OG UTVIKLINGSPROSJEKTER VIRKSOMHET RÅDMANNENS STAB BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER SEKSJON FOR OPPVEKST RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET ASMALØY BARNEHAGE BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET BREKKE BARNEHAGE BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER FOR BREKKE BARNEHAGE I RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET HAUGE BARNEHAGE BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET HVALER UNGDOMSSKOLE BAKGRUNN - HVOR ER VI? RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIKSOMHETS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET FLOREN SKOLE BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET ÅTTEKANTEN SKOLE BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET TJENESTER FOR BARN OG UNGE BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER Hvaler kommune Side 2 av

125 Årsmelding RESSURSER KVALITET OG INTERNKONTROLL VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I SEKSJON FOR HELSE OG VELFERD HØYDEPUNKTER VIRKSOMHET OMSORGSTJENESTEN BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER VIRKSOMHET TILTAK FOR FUNKSJONSHEMMEDE BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER HØYDEPUNKTER FRA VIRKSOMHET NAV HVALER BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER HØYDEPUNKTER FRA 2015: SEKSJON FOR SAMFUNNSUTVIKLING VIRKSOMHET AREAL OG BYGGESAK BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER VIRKSOMHET KOMMUNAL TEKNIKK OG EIENDOM BAKGRUNN («HVOR ER VI») RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I VIRKSOMHET KULTUR OG NÆRING BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) RÅLES PRIORITERINGER RESSURSER VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I Hvaler kommune Side 3 av

126 Årsmelding RÅDMANNENS INNLEDNING 1.1 INNLEDNING Hvaler kommune skal i henhold til vårt nye verdisett være ÅPEN. Dette betyr at verdiene Åpenhet, Profesjonalitet, Engasjement og Nyskaping skal stå sentralt i utøvelsen av våre roller som myndighetsutøver, tjenesteleverandør og samfunnsutvikler. Vi vil (i tråd med dette) også i år la alle komme til uttrykk uten å sile informasjonen gjennom filtre av ledere eller andre. Årsmeldingen for 2015 har derfor flere forfattere, herunder alle virksomhetsledere som skriver sine respektive deler, med de fordeler og ulemper setter dette sitt preg på dokumentet. Årsmeldingen inneholder fra kapittel 3 og utover virksomhetenes rapportering på måloppnåelse og ressursbruk. Her er malen fra virksomhetsplanene for 2015 benyttet. Rådmannen ser dette som et positivt skritt i retning av kortfattet rapportering på tydelige oppdrag som er politisk bestemt. Vi ønsker på sikt å bli enda bedre på å levere en kort og konsis rapportering og vil fortsette utviklingen av våre rapporteringsrutiner i årene som kommer. Arbeidet med kommunereformen har preget store deler av Hvaler kommune har vært i en prosess i tett samarbeid med Fredrikstad og Råde kommune hvor man har vurdert muligheter og utfordringer med kommunesammenslåing. Regnskapsresultater: Hvaler kommunes driftsregnskapet ble gjort opp i med et regnskapsmessig resultat på kr. 0,- etter pliktige strykninger. Investeringsregnskapet ble gjort opp med et resultat på kr. 0,-. Kommunale regnskapsforskrifter inneholder regler om å redusere et ev. regnskapsmessig merforbruk (underskudd) ved å stryke ev overføringer fra drifts- til investeringsregnskapet og ev avsetning til fond. Foreløpig regnskapsresultat var et driftsmessig merforbruk (underskudd) på ca 3,3 millioner kroner og reglene om pliktige strykninger måtte da vurderes. Budsjetterte fondsavsetninger som omfavnes av reglene om pliktige strykninger utgjorde et større beløp enn foreløpig merforbruk, slik at merforbruket kunne strykes ned til kroner 0,-. For øvrig viser regnskapet negative nøkkeltall med et negativt brutto driftsresultat (sum driftsinntekter sum driftsutgifter) på ca 2,2 mill kroner og et negativt netto driftsresultat (sum driftsinntekter sum driftsutgifter resultat finanstransaksjoner) på ca 3,2 mill kroner. Netto driftsresultat utgjør ca -0,8 prosent av sum driftsinntekter og er et stykke unna anbefalt nivå for sunn kommuneøkonomi (1,75 %). Netto driftsresultat er den del av driftsinntektene som blir igjen når alle driftsutgifter og renter og avdrag er betalt. Mens selve driftsresultatet er netto driftsresultat korrigert for interne finanstransaksjoner, som bruk og avsetninger til fond, bruk eller dekning av tidligere års mer/mindreforbruk og ev overføring til investeringsregnskapet. Driftsresultatene for seksjonene og staben fordeler seg på et mindreforbruk på ca 0,9 millioner kroner for seksjon Oppvekst, et merforbruk på 1,4 millioner kroner for seksjon Helse og velferd, et resultat i balanse for seksjon Samfunnsutvikling og Sentral stab fikk et mindreforbruk på 1,3 millioner kroner. Hovedårsakene til resultatet i driftsregnskapet skyldes i hovedsak følgende forhold: Strykninger av budsjetterte avsetninger til fond 3,3 millioner kroner Merinntekt på skatt og rammetilskudd med 1,1 millioner kroner. Mindreutgift på renter og avdrag med ca 0,5 millioner kroner. Mindreforbruk hos seksjonene med ca 0,8 millioner kroner. Merutgift på kalkulatoriske kostnader mot selvkostområdene på 1,5 millioner kroner. Tapsføring på mva-korrigering innen parkering for tre år bakover, 0,7 millioner kroner. Mindreinntekt på premieavvik fra pensjoner på 3,7 millioner kroner. Det vises til mer utfyllende forklaringer i presentasjon av regnskapets i kap. 1.2, samt til forklaringer innenfor hver virksomhet. Hvaler kommune Side 4 av

127 Årsmelding PRESENTASJON AV REGNSKAPET De kommunale forskrifter baserer seg på anordningsprinsippet. Dette tilsier at regnskap skal belastes og godskrives med utgifter og inntekter det året disse oppstår og ikke det året de betales. For detaljer vises det til avlagte regnskap med tilhørende note opplysninger. Regnskapet behandles parallelt med årsmeldingen. Det kommunale regnskapet er 3 delt med: Driftsregnskap I driftsregnskapet føres kommunens driftsutgifter og driftsinntekter, herunder renter og avdrag for vanlige lån som en har gjennom året. Investeringsregnskap I investeringsregnskapet føres alle utgifter og inntekter som vedrører nybygg og faste investeringer, samt avdrag på videreformidlingslån og Startlån, alle beløp over ca. kr ,-. Balanseregnskap I balanseregnskapet skal status for kommunens eiendeler, gjeld og bokført egenkapital fremkomme. Driftsregnskapet Tabell 1 Hovedoversikt driftsregnskapet tall i hele kroner Økonomiske oversikt Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter 1) Overføringer med krav til motytelse 2) Rammetilskudd Andre statlige overføringer 3) Andre overføringer 4) Skatt på inntekt og formue 5) Eiendomsskatt Andre direkte og indirekte skatter Sum driftsinntekter Regnskap Budsjett 2015 regulert Driftsutgifter Lønnsutgifter 6) Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon 7) Overføringer 8) Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter, utbytte og eieruttak Gevinst på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg. Tap på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdragsutgifter Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Hvaler kommune Regnskap Side 5 av

128 Årsmelding 2015 Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond 9) Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Dekning av tidligere års regnsk.m. merforbruk Avsetninger til disposisjonsfond 10) Avsetninger til bundne fond 11) Sum avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk ) Merinntektene skyldes i all hovedsak flere tilknytningsgebyr enn budsjettert. 2) Avviket på Overføringer med krav til motytelse skyldes hovedsakelig mva-refusjon som ikke er blitt tilstrekkelig tatt budsjettmessig hensyn til. 3) Avviket på andre statlige overføringer og andre overføringer skyldes delvis feilbudsjettering mellom disse like inntektskategoriene, og merinntekter innen flyktningeområdet. 4) Se over. 5) Merinntekter på skatteinntektene. 6) Avviket på lønnsutgifter skyldes i hovedsak at man ikke alltid valgte å sette inn vikarer ved sykefravær og delvis at man kjøper inn tjenester fra bemanningsbyråer. 7) Avviket på kjøp av varer og tjenester gjelder hovedsakelig kjøp av bemanning- og vikartjenester innen helse- og omsorgsområdet. 8) Merutgiftene på Overføringer skyldes hovedsakelig mva-utgifter som motposten til avviket nevnt i pkt 2. I tillegg har man hatt merutgifter på bidragene innen sosial omsorg. 9) Avviket på bruk av bundne fond skyldes et mindrebehov for bruk av disse avsetningene innen selvkost-området og flyktninge-området. 10) Avviket på avsetninger til disposisjonsfond skyldes regnskapsresultatet som gjorde at man måtte foreta pliktige strykninger for å dekke om merutgifter. 11) Avviket på avsetninger til bundne fond skyldes hovedsakelig avsetninger innen selvkostområdene. Tabell 1 viser at kommunens driftsregnskap i 2015 er gjort opp med et regnskapsmessig resultat på 0,-. Driftsresultat Tabell 2 Kommunens totale driftsinntekter, netto driftsresultat i perioden i kroner og netto driftsresultat i prosent av sum driftsinntekter. tall i hele tusen Sum driftsinntekter Netto driftsresultat % - andel 8,5-2,1-1,2 6,6 7,0-3,7 0,8 3,1 3,7-0,8 Av tabell 1 og 2 fremgår det at netto driftsresultat ble på negativt med nesten 3,2 mill. kroner i 2015 eller -0,8 % av sum driftsinntekter. Netto driftsresultat er den del av driftsinntektene som blir igjen når alle driftsutgifter og renter og avdrag er betalt. Netto driftsresultat er overskudd, evt. underskudd, som er knyttet til driften av kommunen, og er dermed et uttrykk for handlefriheten i økonomien. Et netto driftsresultat på mindre enn 1,75 % betyr i følge Teknisk beregningsutvalg for kommuneøkonomien, TBU, at kommunene tærer på sine verdier. Hvaler kommune Side 6 av

129 Årsmelding Netto driftsresultat i % av driftsinntektene -4-6 Som man ser av figuren over ble den økonomiske handlefriheten styrket i 2006 da man lyktes å avsette midler fra driften i kommunen. Denne handlefriheten ble svekket i 2007 og ikke fullt så mye i 2008, mens 2009 og 2010 medførte en styrking av handlefriheten igjen. For 2011 ble handlefriheten betraktelig svekket igjen for så å bli styrket noe i 2012 og ytterligere i 2013 og I 2015 ble derimot handlefriheten svekket igjen siden resultatet (-0,8 %) ble godt unna målsettingen (1,75 %). Fylkesmannen har angitt at netto driftsresultat bør utgjøre ca. 1,75 % av sum driftsinntekter for å kunne opprettholde en sunn driftsøkonomi og for å ha økonomiske reserver i tilfelle sviktende inntekter, og/eller uforutsette utgifter. Prosentsatsen ble nedjustert fra 3- til 1,75 % fra Investeringsregnskapet Tabell 3 Hovedoversikt investeringsregnskap tall i hele kroner Regnskap 2015 Budsjett 2015 Regnskap 2014 Inntekter regulert Salg av driftsmidler og fast eiendom Andre salgsinntekter Overføringer med krav til motytelse Kompensasjon for merverdiavgift Statlige overføringer Andre overføringer Renteinntekter, utbytte og eieruttak Sum inntekter Utgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon 1) Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Renteutgifter, provisjoner og andre fin.utg Fordelte utgifter Sum utgifter Finanstransaksjoner Avdrag videreformidlingslån Husbanken Utlån, videreformidlingslån Husbanken Hvaler kommune Side 7 av

130 Årsmelding 2015 Kjøp av aksjer og andeler Dekning av tidligere års udekket Avsetninger til ubundne investeringsfond Avsetninger til bundne fond 2) Avsetninger til likviditetsreserve Sum finansieringstransaksjoner Finansieringsbehov Dekket slik: Bruk av lån Salg av aksjer og andeler Mottatte avdrag på utlån 2) Bruk av tidligere års udisponert Overføringer fra driftsregnskapet Bruk av disposisjonsfond Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne investeringsfond Bruk av likviditetsreserve Sum Finansiering Udekket/Udisponert ) Avviket skyldes mindre aktivitetsnivå på investeringene enn hva man hadde planlagt for ) Budsjettmidlene på utlån er ved en inkurie delvis blitt utelatt. Som tabellen viser ble det totalt investert for ca 46,8 millioner kroner i Her utgjør merverdiavgiften ca 3,9 millioner kroner som også blir kompensert. Hovedinvesteringene besto bl.a. av ny hovedvannledning til Hvaler, boliger for vanskeligstilte, ny gjenvinningsstasjon og utbygging av Nordengåsen boligfelt. Øvrige investeringene gjaldt bl.a. ikt og smart energy investeringer, rehabilitering av kommunale bygg, utskifting av lastebiler og biler, opptak av Startlån og mindre vann- og avløpsutbedringer. Balanseregnskapet Tabell 4 Balanseregnskap pr tall i hele tusen. EIENDELER Omløpsmidler Kasse/ bank /post Kortsiktige fordringer Premieavvik Sum omløpsmidler Anleggsmidler Aksjer og andeler Pensjonsmidler Langsiktige utlån Utstyr og maskiner Fast eiendom og anlegg Sum anleggsmidler SUM EIENDELER GJELD / EGENKAPITAL Gjeld Hvaler kommune Side 8 av

131 Netto lånegjeld (eksl pensjon) som andel av brutto driftsinntekter Årsmelding 2015 Kortsiktig gjeld Premieavvik Pensjonsforpliktelse Langsiktig gjeld 1) Sum gjeld Egenkapital Fond Akkumulert mer/mindreforbruk drift Akkumulert mer/mindreforbruk investering Annen egenkapital Sum egenkapital SUM GJELD / EGENKAPITAL Andelen av langsiktig gjeld er høy når man sammenligner seg med grupper av andre kommuner, enten kommunegruppe 1, Østfold eller landet. Dette forklares med at det er få kommuner som har bygd opp sitt vann- og avløpsnett på så kort tid som Hvaler og som har så stor andel gjeld innen selvkostområdene. Siden forutsetningene er så forskjellige fra kommune til kommune, er det heller ikke utarbeidet noen styrende normtall for hvor mye lån en kommune kan ta opp. Hvaler ligger høyt på nøkkeltallene langsiktig gjeld i % av brutto driftsinntekter og netto lånegjeld i kr pr innbygger, men vi er også høyt oppe i statistikken over kommunale avgifter som jo også skal betjene mye av gjelden. Lånegjeld Figur 5 Utviklingen av netto lånegjeld. Netto lånegjeld Hvaler Østfold Kostragrp. 03 Våler Hobøl Landet u Oslo ,8 69,8 64,1 65,4 62,8 67, ,6 72,1 68,5 60,2 57,7 68, , ,9 61,9 59,8 72, ,7 75,4 69,2 58,2 58,4 74, ,1 76,5 69,7 57,4 53,1 74, ,2 74,4 70,6 49,2 49,3 66, ,4 69,5 74,7 43,3 46,2 69, ,3 72,4 74,1 50,0 52,0 73, Figuren over viser utviklingen av netto lånegjeld som andel av brutto driftsinntekter for Hvaler og sammenlignbare kommuner de siste 8 årene. Hvalers andel av netto lånegjeld er synkende med et markant økning siste to år. Investeringer med ny hovedvannledning til Hvaler, boliger for funksjonshemmede på Østerhaug og boliger for vanskeligstilte står for mesteparten av denne økningen. Hvaler kommune Side 9 av

132 Årsmelding 2015 Arbeidskapital og likviditet Tabell 6 Utviklingen av arbeidskapital og likviditet tall i hele tusen. LIKVIDITET Arbeidskapital Arbeidskapitalens driftsdel Likviditetsgrad 1 (reelle korr 2,09 1,81 1,82 1,63 omløpsmidler / kortsiktig gjeld) Likviditetsgrad 2, (reell korr mest 1,8 1,59 1,24 1,03 likvide omløpsmidler / kortsiktig gjeld) Tabellen over viser utviklingen av Hvaler kommunes arbeidskapital de siste fire årene. Ved utgangen av 2015 var arbeidskapitalen på 141,1 millioner kroner og av dette utgjør premieavvik 27,9 millioner kroner. Når man trekker fra bundne fond og ubenyttede lånemidler så sitter man igjen med arbeidskapitalens driftsdel, som altså utgjør knappe 2,7 millioner kroner. Denne burde vært styrket ytterligere, sett opp mot månedlige lønnsutbetalinger på over 10 millioner kroner og forpliktelser på skattetrekk, arbeidsgiveravgift og pensjon på dette igjen. Likviditetsgrad 1 og 2 ligger imidlertid innenfor anbefalte nivå slik at denne typen midler er lett tilgjengelige. Likestilling Tabell 7 Utviklingen av kjønnsbalanse og andel deltidsstillinger i Kjønnsbalanse og deltidsstillinger Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Antall ansatte Antall årsverk 92, , , % andel kjønn av antall ansatte 28 % 72 % 27 % 73 % 25 % 75 % 23% 77% Antall ansatte i deltidsstillinger % andel i deltidsstillinger 13 % 87 % 14 % 86 % 12 % 88 % 13% 87 Hvaler kommune har arbeidet systematisk fra 2006 for å redusere uønsket deltid. Det foreligger retningslinjer og rutiner for dette arbeidet. Status gjennomgås 2 ganger i året. Tabell 8 Utviklingen av kjønnsbalansen i % på to administrative nivå i Kjønnsbalanse i % to ledernivå Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Rådmannens ledergruppe Virksomhetsledere Totalt Tabell 9 Utviklingen av kjønnsbalansen i % mellom seksjonene i Kjønnsbalanse etter seksjonsnivå Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Rådmannens stab 54,7 45,3 48,8 51,2 50,0 69,2 38,9 61,1 Helse og velferd 13,7 86,3 11,2 88,8 10,6 89,4 10,6 89,4 Oppvekst 24,3 75,7 23,9 76,1 20,4 79,6 17,8 82,2 Samfunnsutvikling (fra 2014 inneholder Kultur og Næring) 65,5 34,5 64,7 35,3 62,7 37,3 64,2 35, Hvaler kommune Side 10 av

133 Årsmelding 2015 Tabell 10 Kjønnsbalansen i politiske utvalg Politiske styrer, råd og utvalg M K M K M K Kommunestyret (17)81% (4)19% (16)76% (5)24% (12)57% (9)43% Formannskapet (5)71% (2)29% (4)57% (3)43% (5)71% (2) 29% Utvalget for samfunnsutvikling (6)86% (1)14% (6)86% (1)14% (5)71% (2) 29% Utvalget for personrettede tjenester (3)43% (4) 57% Eldrerådet (2)40% (3)60% (3)50% (3)50% Kontrollutvalget (4)80% (1)20% (3)60% (2)40% (3)60% (2)40% Klageutvalget (3)100% (0)0% (3)100% (0)0% (2)67% (1)33% Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2(40%) 3(60%) 2(40%) 3(60%) Råd for eldre og funksjonshemmede (3) 43% (4)57% Tabell 11 Gjennomsnittlig årslønn i alle stillinger tall i hele tusen Menn Kvinner Differanse i menns favør Menn Kvinner Differanse i menns favør Menn Kvinner Differanse i menns favør % % % Gjennomsnittlig årslønn inkluderer alle stillinger som har sentral eller lokal lønnsfastsettelse. Individuell lønnsfastsettelse er også inkludert. Hvaler kommune har lokale lønnstrategi som legges til grunn ved alle lokale lønnsforhandlinger. Årsaken til at lønnsforskjellen er 10% mellom kjønnene i 2015 skyldes at det er ansatt en større andel kvinnelige assistenter som trekker gjennomsnittet ned. Hvaler kommune Side 11 av

134 Årsmelding KOMMUNEOVERGRIPENDE RAPPORTERING PÅ PLANER 2.1 PLAN OG UTVIKLINGSPROSJEKTER 2015 Tabellen nedenfor viser større planer og prosjekter for Hvaler kommune i budsjettåret 2015, hvorav enkelte også har varighet lengre frem i økonomiplanperioden. Tabellen gir en oversikt over prosjektbasert utviklingsarbeid som anses å være av en spesiell betydning, og som krever prosjekttilnærming i en avgrenset periode (skiller seg fra ordinær driftsorganisasjon). Nr 1 Prosjektnavn Kombinerte føringsveier KS-PS 21/12 FS-PS 40/13 DAWE 2 Kommunereform KS-PS 100/14 DAWE 3 Smart Energy Hvaler Sak 2011/597 DAWE 4 Nasjonalparksenter KS-PS 21/12 DAWE 5 Skole- og barnehageutredning KS-PS 14/11 KS-PS 77/14 ASEN Rullering av kommuneplanens arealdel KS-PS 19/14 ROBMOA Utvikling Dypedalsåsen KS-PS 101/14 LAHL 6 7 Prosjektbeskrivelse Utredning/forprosjekt som omhandler bygging av gangog sykkelvei i kombinasjon med fremføring av ny kraftforsyning til Hvaler i Prosjektet inkluderer dessuten opplevelsesbasert næring, folkehelse, trafikksikkerhet og kulturminner. Det er nedsatt et tverrpolitisk utvalg som følger saken. Alle kommuner har med kommunereformen fått et utredningsansvar som skal gi et svar på hvilken kommunestruktur kommunene selv synes er best. Prosjektet består av seks satsningsområder fra 2014, i hovedsak innen helse, omsorg, eiendom og teknikk: 1. Delprosjekt Energi 2. Delprosjekt VA 3. Delprosjekt Infrastruktur og eierskapsstrategi for kommunalt fibernett 4. Delprosjekt Smarthus 5. Delprosjekt Trygghetsskapende tiltak for psyk.utviklingshemmede Utredningen skal avklare Hvaler kommunes ambisjon, innhold/konsept og lokalisering for et kommende nasjonalparksenter. Forventes ferdigstilt som dokument innen første tertial Nasjonalparksenter vil også inngå som tema i «Strategi for verdiskaping innen nærings- og kulturutvikling», og eventuelt også i «Områdeplan Skjærhalden» (se tabell for planprioritering 2014). Skole- og barnehageutredning 2013 og skoleutredningen Felles barne- og ungdomsskole på Asmaløy 2014 gir entydige anbefalinger om å endre skolestrukturen. Retningsvalg avklares i Status Reguleringsarbeid ble igangsatt i Et politisk utredningsutvalg fra Hvaler, Råde og Fredrikstad ser på muligheter og utfordringer med kommunesammenslåing. Folkemøter og innbyggerundersøkelser er blitt holdt i Vår 2016 kommer rapport og beslutning om ev ny kommune. Prosjektfremdriften er som planlagt Dette temaet skal diskuteres i forbindelse med kommuneplanens arealdel. Utredet i 2013 og 2014, med høringsinnspill og vedtak i Kommunestyret besluttet å framskynde rullering av kommuneplanens arealdel i sak om justert planstrategi Arbeidet er godt i gang og målsetting om ferdigstilling våren Første skritt i den fremtidig organisering av eldreomsorgen søkes avklart i både kortsiktig- og langsiktig perspektiv. I første fase arbeides det med Fremdrift som planlagt og bestemt ved fastsetting av økonomiske rammer. Hvaler kommune Side 12 av

135 Årsmelding Kulturminneplan KS-PS 19/14 ROBMOA sykehjemsplasser, dagsenter og arealer til hjemmetjenesten på Dypedalsåsen. Plan for forvaltning av kommunens kulturminner. Prioritering av kulturminner i ulike vernekategorier og retningslinjer for skjøtsel. Det forventes at denne ferdigstilles høsten Hvaler kommune Side 13 av

136 Årsmelding VIRKSOMHET RÅDMANNENS STAB 3.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Rådmannens stab har fungert som en organisatorisk enhet i ett år. Status per nå er: Det arbeides systematisk og kontinuerlig for å styrke de faglige enhetene innen HR, økonomi og arkiv, både når det gjelder faglig utviklingsarbeid og støtte til virksomhetene og rådmannen. Dette gjøres blant annet gjennom erfaringsutveksling med andre kommuner, faglige seminarer arrangert og subsidiert av KS og ny fordeling av arbeidsoppgaver internt i rådmannens stab. Det er igangsatt et arbeid for å få på plass et velfungerende, overordnet system for internkontroll når det gjelder forsvarlig behandling av personopplysninger. Dett arbeidet viser seg å være omfattende i forhold til å imøtekomme lovkravene som stilles i blant annet personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, men hovedstrukturen i systemet er nå på plass. I tråd med etablering av systemet er kommunene også pålagt å utnevne en sikkerhetsansvarlig for fagfeltet. Denne prosessen er også igangsatt. Arkivet arbeider fortsatt med å imøtekomme det lovpålagte kravet om ordning, katalogisering og arkivering av kommunens papirarkiv. Dette er en svært omfattende oppgave som krever mye ressurser i form av tid og kompetanse til å utføre arbeidet. Arkivplan for Hvaler kommune er snart ferdig utarbeidet og oversendes statsarkivet med det første. Planen vil mangle en fullstendig og detaljert bestandsoversikt og organisasjonshistorisk oversikt som kreves i en slik plan. Disse oversiktene vil måtte utarbeides samtidig som ordningsarbeidet som nevnt ovenfor utføres. HR har i løpet av denne perioden brukt tiden på å forberede årets lokale forhandlinger samt til å forberede reforhandling av våre lokale særavtaler. I tillegg bruker HR mye tid på veiledning og støtte i virksomhetenes personalarbeid. HR har i tillegg flest antall prosedyrer i kvalitetssystemet vårt som jevnlig må revideres og oppdateres. Økonomi har sørget for at revidert finansreglement er kvalitetssikret av uavhengig instans og behandlet av politiske utvalg. Økonomi har samarbeidet med de andre Østfoldkommunene og fylkeskommunen om ny telefoni-avtale. I tillegg har økonomi hatt en grundig gjennomgang rundt bruk av kommunale tjenestetelefoner og utarbeidet forslag til reglement og rutiner rundt dette. Det er også anskaffet og tatt i bruk nytt innkjøpssystem (ehandel) for å forenkle og sikre kontrollen med våre innkjøp. I tillegg går prosessen videre i rådmannens stab i forhold til de kommuneovergripende prosessene med å implementere verdigrunnlaget ÅPEN og utarbeide tydelige, strategiske mål for 2016 og framover. Rådmannens ledergruppe jobber med å utarbeide overordnede, strategiske mål for hele kommunen, basert på innspill fra virksomhetsnivå og seksjonsnivå. Når målene på dette nivået er klare vil seksjonene og virksomhetene igjen komme med sine innspill på hvilke tiltak de mener kan være viktig for å bevege oss i retning av målene. Alle organisasjonsledd i hele kommunen har et ansvar for å jobbe videre med implementering av verdigrunnlaget ÅPEN. Fra sentralt hold ble det arrangert en kick-off for de ansatte i forbindelse med lansering av verdiene våre. Hvaler kommune Side 14 av

137 Årsmelding Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) Rådmann Rådmannens stab Kommunikasjonssjef Økonomisjef HR-sjef Arkivleder Seksjon for Oppvekst Seksjon for Helse og velferd 3.2 Seksjon for Samfunnsutvikling RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 1.1 FS UFS UPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifbm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting Status Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UFS UPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode FS UFS UPT Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen Status Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt. i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Hver virksomhet har i løpet av 2015 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2015, evt. fortløpende. Hvaler kommune Side 15 av

138 Årsmelding 2015 Mål Tiltak 2.1 Målemetode / indikator 1.Tertial Ka rtlegge rel eva nte benchma rki ngs refera ns er i nnenfor de ul i ke tjenes teområ dene i s tab for økonomi og orga ni s a s jons utvi kl i ng Benchma rki ngs -refera ns er er beha ndl et og godkjent i RÅLE Hvert fa gområ de i nnenfor s tab for økonomi og orga ni s a s jons tuvi kl i ng ha r defi nert mi ns t egne kva l i tets normer - mi ns t en el l er to. Sa mtli g fa gområ der i rå dma nnens s tab bruker kva l i tets s ys temet s ys tema tis k og regel mes s i g. Al l e fa gområ dene s ka l ha etabl ert og til gjengel i ggjort rel eva nte kva l i tets dokumenter i dokumentmodul en i kva l i tets s s ys temet. Rå dma nnens s tab s ka l ha en god kul tur for l æri ng og erfa ri ngs del i ng. Kva l i tets normene for de ul i ke fa gområ dene er beha ndl et og godkjent a v RÅLE og deretter FS. Ikke påbegynt Igangsatt Må nedl i ge ra pporter fra a vvi ks modul en tas ut og di s kuteres i pers ona l møter. Igangsatt Stikkprøver i kva l i tets s ys temet i nnen de ul i ke fa gområ dene i s tab for økonomi og orga ni s a s jons utvi kl i ng. Etabl ere hens i kts mes s i ge og effektive s trukturer s om ka n unders tøtte l æri ngs pros es s er i nternt. 2.Tertial Årmelding Igangsatt Igangsatt Utført Utført Utført Utført Utført Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 3.3 FS Kombinerte føringsveier/gang- og sykkelveier på Hvaler har en avklart fremdriftsplan, og prosjektet har klar ledelse. Fremdriftsplan er politisk behandlet Mål Tiltak Målemetode / indikator Prosjektplan med Prosjektplanen behandles og prosjektorganisering skal utarbeides godkjennes i RÅLE før den går og forankres både administrativt og til politisk behandling i FS. politisk. Status 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Utført Utført Klima langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 4.2 FS Hvaler kommune har en klar ambisjon innenfor Smart Energy, og alle sektorer har sin forankring i prosjektet avklart (sammenheng med delmål 4.5 og 4.6) Politisk vedtatt ambisjon og plan for prosjektet Mål Tiltak Arbei det med Sma rt Energi ha r en tydel i g pros jektorga ni s eri ng 4.2 i trå d med kommunens pros jekthå ndbok. Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Utført Utført Pros jektpl a nen er beha ndl et og godkjent a v RÅLE før pros jektet beha ndl es pol i ti s k Status Mål fra medarbeiderundersøkelsen Hvaler kommune Side 16 av

139 Årsmelding 2015 Nr. Delmål Måling 1. Medarbeidere i rådmannens stab skal i større grad enn ved målingen i 2014 være stolte av arbeidsplassen sin. Medarbeiderundersøkelse 2016 Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.1 Bedre utnyttelse av potensialet i hver enkelt ansatt, både i forhold til fag og personlige egenskaper. Medarbeidersamtalen Mer effektiv organisering av arbeidsoppgaver i rådmannens stab med tanke på faglig spesialisering og utvikling Annerledes og mer effektiv fordeling av arbeidsoppgaver innen 31/ Tertial Årsmelding RESSURSER Bemanningsplan Antall Ansatte Årsverk Øverste adm. Leder 1 1 Leder 8 8 Virksomhetsleder 0 0 Avdelingsleder 0 0 Konsulent 7 5,3 Rådgiver 5 5 Lærling 6 6 Tillitsvalgte 3 1,27 SUM 30 26,57 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Stillingsbetegnelse Antall ansatte Ansatte Tertial Status Antall Ansatte Årsverk ,8 4 3, , , Menn 11 Antall budsjettert 2015 Ansatte Årsverk ,8 4 3, , , Kvinner 17 Menn Kvinner 13 Menn 12 Kvinner 17 Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Tertialrapportering Faktisk Mål Sykefravær i % jan apr jan aug Hele Egenmeldt: 0,8 1,2 1 0,9 0,8 1, ,4 Legemeldt: 4,8 6,8 6 14,9 12,8 13,5 Totalt: 5,4 8,0 7,0 Det legemeldte sykefraværet i rådmannens stab er fortsatt høyt. I tillegg gjøres det oppmerksom på at denne statistikken ikke kun omfatter ansatte i rådmannens stab, men også deler av ledergruppa, lærlinger og hovedtillitsvalgte i kommunen. Det legemeldte sykefraværet er etter alt å dømme ikke arbeidsrelatert fravær. Det skyldes i stor grad sykdom og andre utenforliggende forhold som arbeidsgiver har svært små påvirkningsmuligheter i forhold til. Hvaler kommune Side 17 av

140 Årsmelding Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter Årsmelding Regnskap Budsjett Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Sum utgifter Sum inntekter NETTO Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Alle tall i hele tusen Hovedårsaker til det økonomiske avviket skyldes: Vakanse i stillinger og ved fravær er det ikke alltid tatt inn vikarer. Mindre forbruk av møtegodtgjørelse med kr Ikke benyttet bruk av konsulenttjenester på kr Mer tilskudd enn budsjettert fra Norsk kulturminnefond på kr Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid tertial tertial Årsmelding Blir rapportert samlet for kommunen 23 dager 11,43 dager 27,6 dager dager 39 dager 79,7 dager VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER Økt ikt satsing ved ansettelse av ikt-rådgiver. Igangsetting av ehandel for å forenkle og sikre kontrollen ved innkjøp. Økt digital kommunikasjon med innbyggere og brukere av kommunale tjenester (bl.a. KS SvarUt) Gjennomføring av kommunevalg Anskaffet rekrutteringsmodul for å forenkle rekrutteringsprosessen og rutiner rundt dette. Anskaffet ebudsjett modul for å forenkle budsjetteringsprosessen. Hvaler kommune Side 18 av

141 Årsmelding SEKSJON FOR OPPVEKST RESSURSER Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Art Tekst Årsmelding Regnskap Budsjett Avvik 10 Lønn 11 Driftsutgifter Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen Administrasjon går ut med et positivt avvik på Mindre utgifter skyldes bl.a. midler overført i forhold til vikarutgifter i forbindelse med videreutdanning lærere og tilskudd for voksne flyktninger som skal brukes til timer i norsk/samfunnsfag. Denne tjeneste kjøper vi av FRIS og faktureres i etterkant. Vi har reduserte overføringer til andre kommuner, p.g.a. færre barn som går i barnehage i Fredrikstad (ca ) Vi har brukt mindre midler til bruk av konsulent, for eksempel fra Høyskolen i Østfold (ca ) Merutgifter skyldes: Administrasjon har hatt økte overføringer til den private barnehagen (ca ). Økte utgifter til skyss ( ) Dette gjelder skolebuss for alle elver som bruker dette og taxi i forbindelse med elever på spesialskoler. 4.2 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2015 Barnehagene Barnehagene i Hvaler har løpende opptak. Det vil si at alle barn får plass i barnehagene gjennom hele året. Dette skaper en del utfordringer i forhold til bemanning, men barnehagene har greid å gjennomføre dette i I 2015 ble det innført mulighet for å søke om reduksjon i foreldrebetaling på grunn av lav inntekt. Konsekvensen er at kommunen må dekke større grad av utgiftene. Det er et beskjedent omfang på antall søknader i Det er nye utfordringer i barnehagene i forhold til økt behov for spesialundervisning i løpet av høsten Barnehagene i Hvaler arbeider med et felles språkprosjekt i 2015/16. Dette er viktig i forhold til å gi barna et så godt språklig fundament som mulig i de første leveårene også med tanke på tidlig intervensjon. Skole Det er en stor økning av elever ved Floren skole. Dette medfører behov for mere undervisningsrom. Behovet søkes løst gjennom å sette opp paviljonger som er klare til bruk høsten Planleggingen ble igangsatt høst Videre er det opprettet 2 omsorgssentre for enslige mindreårige flyktninger. Dette medfører behov for undervisningsarealer for 22 asylanter ved ungdomsskolen, og dette kommer i tillegg til de bosatte enslige mindreårige flyktningene. Det er igangsatt et samarbeidsprosjekt med HIL om utbygging av klubbhuset for å imøtekomme behov for undervisningsrom. Det er inngått ny avtale om samarbeid om undervisning av voksne flyktninger ved FRIS (Fredrikstad internasjonale skole) Økning i antall elever ved FRIS medfører økning i utgifter for kommunen som sees i sammenheng med inntekter kommunen får for den samme gruppa. Barneskolene fikk de beste resultatene i landet på Nasjonale prøver for 8. trinn. Resultatene bygger på det elevene kan fra mellomtrinnet. Hvaler kommune Side 19 av

142 Årsmelding 2015 I 2015 er det 4 pedagoger som deltar i den nasjonale videreutdanningen. Alle lærere som underviser ved ungdomsskoler skal ha 60 studiepoeng fordypning dersom de skal undervise i norsk, engelsk eller matematikk. Tilsvarende krav er 30 studiepoeng på barneskoler. Satsningen fortsetter i årene fremover og stiller krav til kommunen som skoleeier om tilrettelegging. Tjeneste for barn og unge Det er økning i antall undersøkelsessaker som behandles av barnevernet, dette gjelder vold og straffesaker. Dersom denne trenden fortsetter vi det kunne få økonomiske konsekvenser i VIRKSOMHET ASMALØY BARNEHAGE 5.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Asmaløy barnehage ligger vakkert til i Hvalers skjærgård, og den kan med rette kalles en skjærgårdsbarnehage. Barnehagen ligger sentralt plassert på Asmaløy med ungdomsskolen, skog, strand, bondegårder og kulturlandskap i nærmiljøet. Asmaløy barnehage hadde i 2015 satsingsområde språkutvikling og språkmiljøet i barnehagen. Vi jobber sammen med alle barnehagene på Hvaler med felles språkprosjekt «Språk i barnehagene mye mer enn bare prat». Asmaløy barnehages pedagogiske innhold og satsingsområder i barnehageåret 2014/2015 og 2015/2016 var fokusområdene språk og språkutvikling, kvalitetsutvikling, lek og vennskap, læring og danning, medvirkning og omsorg. Vi brukte opplevelser og undring i naturen aktivt i dette arbeidet. Våren 2015 kartla personalet arbeidet med språk ved hjelp av et eget refleksjonsverktøy fra UDIR. Dette resulterte i at vi ville bli bedre til å lese for barna. Fra august 2015 har vi hatt prosjektet Bok med mening. Vi har hatt faste små lesegrupper for alle aldersgruppene, med bøker tilpasset barnas alder og interesser. På Asmaløy barnehage har vi i 2015 hatt stort fokus på lek og vennskap. Når et barn har lekt har det også lært; Å ta initiativ, lytte til andre, være en del av et fellesskap, utfolde seg, lært om regler, lede og bli ledet, rukt sansene, samarbeidet, opplevd empati, blitt utfordret, fått venner, konsentrert seg over tid, fått selvtillit, øvd seg på å løse uenigheter, turtaking, vist omsorg, vært kreativ, brukt kroppen, vært nysgjerrig, snakket sammen, gitt av seg selv, lært om egne grenser, øvd seg på å gi og ta, brukt fantasien og opplevd latter, glede, livsglede og humor. Asmaløy barnehage har jobbet mye med Hvaler kommunes verdier ÅPEN - Åpenhet, Profesjonalitet, Engasjement og Nyskapning. Vi har fått god drahjelp av felles tiltak i regi av hele Hvaler kommune. Vi hadde i hele 2015 et godt samarbeid med foreldrene, både som enkeltforeldre, i foreldreråd/foreldremøter og i barnehagens samarbeidsutvalg. Vi la også mye arbeid i å lage gode hjemmesider på Overgang fra barnehage til skole. Alle barnehagene samarbeider om treff våren 2015, for alle førskolebarn som skulle starte på Floren og alle som skulle starte på Åttekanten skole. Samarbeid mellom alle barnehagene og barneskolene som å arrangere åpent møte for alle foresatte med barn som skal starte i første klasse august Dette møtet ble holdt januar 2015 og var meget godt besøkt. Åpen barnehage hver onsdag fra september til og med april, har vært en suksess med gjennomsnittlig 4-6 foreldre med barn pr gang Organisasjonskart Asmaløy barnehage Klubben Muslingen Marihøna 5 åringer 3og 4 åringer 2 åringer Hvaler kommune Knøttene 1åringer Maurtua Åpen barnehage Side 20 av

143 Årsmelding RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 1.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og inkludering Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen FS UMT UKPT 1.4 UKPT 1.1 Fol kehel s e. Se ogs å å rs pl a n 2014/2015 0g 2015/ Idrett og fri l ufts l i v. Se ogs å å rs pl a n 2014/2015 0g 2015/2016 Integreri ng og i nkl uderi ng. Se ogs å å rs pl a n 2014/2015 0g 2015/2016 Ba rns retti gheter Kva l i tets utvi kl i ng "Et godt s prå kmi l jø for a l l e ba rn" Status Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Al l e a vd bruker na turen ti l turer, Mus l i ngen er en na tura vdel i ng, ute på tur 45 da ger per uke Se over. Godt s a ma rbei d med ba rnei dretten Åpen ba rneha ge. Språ kpros jektet Gjennom Sjumi l s s teget, i denti fi s ere mul i ge ti l ta k i nnen 2. terti a l. pågår Fel l es pedl eders a ml i nger Ikke påbegynt Gjennomført Gjennomført Gjennomført Gjennomført Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode FS UMT UKPT 2.3 FS UMTUKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 2. Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 1. Hvaler kommune Status Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. Hver virksomhet har i løpet av 2015 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. Side 21 av

144 Årsmelding Mål Tiltak Bruke kommuna l ti l s kudds s a ts ti l pri va l t ba rneha ge Løpende oppta k Fel l es s prå kpros jekt Fel l es ti l ta k s kol es ta rtere Åpen ba rneha ge As ma l øy Kva l i tets i ndi ka torene er under konti nuel i g utvi kl i ng og er s ynl i ge i å rs pl a nene Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2015, eventuelt fortløpende. Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding kos tra ta l l og kommuna l e s a ts er ti l UPT Ti l UPT nye ba rn høs t 2015 Ti l UPT å rs s ta tus Brukerunders økel s e Igangsatt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Igangsatt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Oppnådd Oppnådd Oppnådd Ikke påbegynt på begynt oppnå dd Ti l UPT s ta tus Års pl a nene pres enteres for pol i ti s k ni vå høs t ikke påbegynt Ikke påbegynt Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 3.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune politikk og administrasjon har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. 1. Gjennomført Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial Avtalte fora blir ivaretatt ut året Klima langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 4.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Godkjenning foreligger av 2 enheter. Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial Brekke ba rneha ge i nformerer As ma l øy og Ha uge ba rneha ge a rbei det med en fyrtå rnba rneha ge Status 2.Tertial Årsmelding Igangsatt Ikke påbegynt Informa s jon gjennomført på pers ona l møte Igangsatt Mål fra medarbeiderundersøkelsen Mål og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen. Nr. Delmål Måling Status 5.1 FS UMT UPT 5.2 «Asmaløy barnehage verdsetter refleksjon som et arbeidsverktøy i det daglige arbeidet» På avdeling/personal/ plandager; etterspørre hvordan vi har jobbet med dokumentasjonsspiralen denne perioden Se kompetanseplan «Alle ansatte i Asmaløy barnehage får felles kurs minst en gang i løpet av barnehageåret» 5.3 Voksenrollen i barnehagen og barns medvirkning Asmaløy barnehage bruker personalmøter og planleggingsdager til felles refleksjon over egen praksis. Temaer på interne møter, planleggingsdager og personalmøter 5.4 Språk og språkmiljø Se kompetanseplan Se kompetanseplan Se kompetanseplan Temaer på interne møter, planleggingsdager og personalmøter Hvaler kommune Side 22 av

145 Årsmelding RESSURSER Bemanningsplan Stillingsbetegnelse Virksomhetsleder Pedagogisk leder Barnehagelærer (spesped i hht opplæringsloven) Fagarbeider/assistenter, inkludert vedtak spesped. SUM Antall Ansatte Årsverk Antall per Ansatte Årsverk ,5 1 0,5 8 5, ,2 17 Relevante brukerdata i henhold til bemanning pr Antall Per Ansatte Årsverk Antall budsjettert 2015 Ansatte Årsverk ,5 7,3 8 5,70 13, ,2 1 0,5 7, Antall barn under 3 år 12 barn (24 plasser) 18 barn (36 plasser) 20 barn (40 plasser) 23 barn (46 plasser) Antall barn over 3 år 27 barn (27 plasser) 27 barn (27 plasser) 28 barn (28 plassser) 28 barn (28 plasser) 48 barn (68 plasser) 51 barn (74 plasser) Des 2015 Menn Kvinner 0 17 Sum plasser 39 barn (51 plasser) Antall ansatte 45 barn (63 plasser) Mars 2015 Menn Kvinner Menn Kvinner Ansatte *I Asmaløy barnehage har antall barn under 3 år økt fra 12 (1.1.15) til 23 barn ( ). Antall barn over 3 år har økt fra 27 (1.1.15) til 28 ( ). Dette tilsvarer en økning på 12 barn fra Bemanningen i barnehagen regnes ut fra antall barn. (3 voksne per 9 barn under 3 år, 3 voksne per 18 barn over 3 år) Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Tertialrapportering Faktisk Mål Sykefravær i % jan apr jan juli Hele Egenmeldt: 1,8 1,5 1,2 2,0 1,9 1,9 4,2 2,4 1,7 Legemeldt: 10,7 6,6 6,3 6,3 4,3 3,6 Totalt: 12,2 8,0 7,5 Hvaler kommune Side 23 av

146 Årsmelding Art Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Tekst Årsmelding Regnskap Budsjett Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Lønn 11 Driftsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner Sum overføringer Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kroner Lønn og driftsutgifter; Ut fra økt antall barn er bemanningen økt fra 11,2 årsverk(1.1.15) til 13.8 årsverk pr Det er avsatt mindre i lønnsbudsjettet enn antall årsverk beregnet ut fra barnetallet og spesialpedagogiske vedtak tilsier. Det er foretatt budsjettjusteringer mellom de tre barnehagene i fht barn, bemanning, andre driftsutgifter og inntekter. Salg- og leieinntekter; Barnetallet har økt, derfor er også inntekten økt. Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial dager dager Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet tertial Årsmelding Blir rapportert samlet for kommunen 2 4,6 4,5 31,8 Handling Tema på samarbeidsmøter med tillitsvalgte og verneombud (ca en gang per mnd). Mål i alle medarbeidersamtalene (gjennomført okt nov 2015) å melde et avvik/forbedringsforslag i løpet av 2015/2016. Motivere ansatte til å melde avvik/forbedringsforslag. Sak på samarbeidsmøter med tillitsvalgt og verneombud. Oppfølging av mål i medarbeidersamtalene høst VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2015 ÅPEN Hvaler kommunes verdier. Arbeidet med verdiene Åpenhet, Profesjonalitet, Engasjement og Nyskapning er i godt i gang. Vi har fått god drahjelp av felles tiltak i regi av hele Hvaler kommune. Hvaler kommune Side 24 av

147 Årsmelding 2015 Nærværsarbeid Asmaløy barnehage har redusert sykefraværet fra 8 % i 2014 til 3,6 % i Foreldresamarbeid, medvirkning og informasjon Vi hadde i hele 2015 et godt samarbeid med foreldrene, både som enkeltforeldre, i foreldreråd/foreldremøter og i barnehagens samarbeidsutvalg. Vi la mye arbeid i å lage gode hjemmesider på Åpen barnehage Tilbudet om åpen barnehage har blitt tatt veldig positivt i mottatt.. I 2015 var det mellom barn og foresatte som brukte tilbudet.åpen barnehage er åpent onsdager fra kl Barnehagen er åpen fra september og til påske/ut april. Pedagogiske satsingsområder i Felles språkprosjekt i alle barnehagene i kommune «Språk i barnehagen mye mer enn bare prat». Bok med mening Våren 2015 kartla personalet arbeidet med språk ved hjelp av et eget refleksjonsverktøy fra UDIR. Dette resulterte i at vi ville bli bedre til å lese for barna. Fra august 2015 har vi hatt prosjektet Bok med mening. Vi har hatt faste små lesegrupper for alle aldersgruppene, med bøker tilpasset barnas alder og interesser. Overgang fra barnehage til skole: Samarbeid mellom alle barnehagene om tre treff for alle førskolebarn som skulle starte på Floren og alle som skulle starte på Åttekanten skole. Samarbeid mellom alle barnehagene og barneskolene som å arrangere åpent møte for alle foresatte med barn som skal starte i første klasse august Dette møtet ble holdt januar 2015 og var meget godt besøkt. Spesialpedagogikk En ansatt går fpor 2. året på masterstudie i spesialpedagogikk ved HiØ. Hun har fått ansvar for planlegging, gjennomføring og evaluering av spesialpedagogikk på Asmaløy barnehage i samarbeid med virksomhetsleder og pedagogisk leder på aktuell avdeling. Kompetanseutvikling i Asmaløy barnehage: To ansatte gikk i 2015 på deltidsutdanning ved HiØ for å bli barnehagelærere. Ny kompetanse ble tilført Asmaløy barnehagen ut fra denne kontakten med HiØ der refleksjon over egen praksis står sentralt. Felles kompetanseutvikling i alle barnehagene i kommunen Det ble også i 2015 gjennomført felles kompetanseutvikling for alle barnehagene på Hvaler i fht «Språk i barnehagen mye mer enn bare prat». Dette foregikk ved felles samlinger for de pedagogiske lederne og felles kurs på planleggingsdag. Utleie av redningsvester og grillhytta: Asmaløy barnehage hadde tilbud om utleie redningsvester til foresatte og andre på Hvaler. Annonseres på hjemmesiden til barnehagen. Asmaløy barnehage hadde tilbud om utleie av grillhytta til foresatte og organiserte aktiviteter (for eksempel Barneidretten) for barn på Hvaler. 6. VIRKSOMHET BREKKE BARNEHAGE 6.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Brekke barnehages visjon er : «Trygge, glade og nysgjerrige barn» Brekke barnehage er en kommunal barnehage som ligger i idylliske omgivelser på Kirkøy, med gårder, skogen, kulturlandskap og sjøen som nærmeste nabo. I skogen har barnehagen en flott naturlekeplass, med egen grillhytte og bålplass. Innenfor gjerdet i barnehagen har vi egen kjøkkenhage der vi dyrker grønnsaker. Gjødsel til kjøkkenhagen, blomsterbed,frukttrær og urtebed får vi fra egenprodusert kompost. Vi har fokus på kortreist og sunn mat, og vi spiser mye fisk i barnehagen. I Brekke barnehage er vi opptatt av å ta vare på naturen og miljøet. Våren 2014 ble barnehagen sertifisert som Miljøfyrtårn, og vi er stolt av å være den første virksomheten i Hvaler kommune som har fått denne sertifiseringen. Hvaler kommune Side 25 av

148 Årsmelding 2015 Brekke barnehage vil fortsette med det pedagogiske satsingsområdet «Språkutvikling og språkmiljø i barnehagen. Dette er et flerårig felles satsingsområde for alle barnehagene i Hvaler. Brekke barnehages øvrige pedagogiske satsingsområder er: «Fra jord til bord» «Fra fjord til bord» «Øya vår» Disse satsingsområdene er nå så godt innarbeidet, at det er å betrakte som en del av barnehagens pedagogiske plattform. Fra neste barnehageår ( ) ønsker vi å ha foreldresamarbeid som et satsingsområde, (i tillegg til språkprosjektet). Satsingsområdene og barnehagens innhold er beskrevet i barnehagens årsplan. Denne ligger på barnehagens hjemmeside: Årsplanen følger barnehageåret, og utarbeides i en prosess mellom virksomhetsleder, de ansatte, og foresatte på vårparten. Årsplanen godkjennes av barnehagens samarbeidsutvalg, der det sitter representanter både fra de ansatte, de foresatte og en politisk representant. De fire barnehagene på Hvaler har i felles kompetanseplan for perioden satt følgende mål: Kvalitetsutvikling: Pedagogisk ledelse,- barnehagen som en lærende organisasjon Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) Brekke barnehage Avdeling Sola 6.2 Avdeling Månen Avdeling Stjerna RÅLES PRIORITERINGER FOR BREKKE BARNEHAGE I 2014 RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål 1.1 FS UMT UKPT 1.2 FS UMT UKPT 1.4 UKPT Måling Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen 2014 Status Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Hvaler kommune Side 26 av

149 Årsmelding 2015 Tiltak Plan for folkehelse Se også årsplan og Barns rettigheter Orientere om tiltak i bhgene Kvalitetsutvikling- et godt språkmiljø for alle barn Målemetode / indikator Barnehagen har fokus på riktig kosthold og spiser fisk minimum annenhver uke. Gjennom "Sjumilssteget" identifisere mulige tiltak innen 2. tertial. Orienteringssak til UKPT Felles ped.ledermøter Felles personalmøter for alle fagarbeidere og assistenter i kommunen Felles planleggingsdag 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Utført Utført Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 4. Status Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årmelding Bruke kommuna l ti l s kudds s a ts ti l pri va t ba rneha ge Kos tra ta l l og kommuna l e s a ts er ti l UPT Igangsatt Løpende oppta k Fel l es s prå kpros jekt Fel l es ti l ta k s kol es ta rtere Åpen ba rneha ge As ma l øy Ti l UPT, nye ba rn høs t 2015 Ti l UPT, å rs s ta tus Brukerunders økel s e Ti l UPT, s ta tus Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Utført Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Utført Kva l i tets i ndi ka torer er under konti nuerl i g utvi kl i ng og s ynl i ggjøres i å rs pl a nen Års pl a nene pres enteres for pol i ti s k ni vå høs ten Ikke påbegynt Utført Utført Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 3.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune politikk og administrasjon har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. 3. Gjennomført 4. Hvaler kommune Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial Avtalte fora blir ivaretatt ut året Side 27 av

150 Årsmelding Klima langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 4.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Godkjenning foreligger av 2 enheter. Status Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding 4.1 Mi l jøra pport for Mi l jøfyrtå rn uta rbei des Mi l jøra pport s endt i nnen 1. a pri l 2015 Utført Utført Utført Brekke ba rneha ge i nformerer As ma l øy og Ha uge ba rneha ge om a rbei det med å bl i og være mi l jøfyrtå rn Informa s jon gjennomføres på et pers ona l møte Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Mål fra medarbeiderundersøkelsen Mål og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen. Nr. Delmål Måling Status 5.1 FS UMT UKPT Faglig og personlig utvikling : Mål: Få kontinuitet i den faglige og personlige utviklingen. «Leseringen» er gjennomført etter oppsatt plan våren Gjennomført med unntak av en gang. Vaktplan er revidert og Evalueres mai 2015 Ny vaktplan foreligger fra uke Systemer for lønns og arbeidstidsordninger: Mål 1: Organisere planleggingstid for de pedagogiske lederne slik at det blir minst mulig belastende Tiltak: Revidere vaktplan Mål 2: Alle er lojale mot møtetider og det er god informasjonsflyt på huset Åpen kommunikasjon,- viktig at alle tar et ansvar for å holde seg oppdatert, snakke sammen underveis. Endringer og beskjeder skrives ned i rapportbok Evaluert på plankveld Evalueres Mai 2015 RESSURSER Bemanningsplan Bemanning i barnehagene vil kunne variere gjennom året, grunnet to barnehageår i årsbudsjettet. Dette belyses i tertialrapportene. Stillingsbetegnelse Virksomhetsleder Pedagogisk leder Assistenter / fagarbeidere Barnehagelærer (spes.ped i hht opplæringsloven) Barnehagelærer SUM Relevante brukerdata i henhold til bemanning Årsverk pr Årsverk pr Ansatte Årsverk 1 3 5,2 Ansatte Årsverk 1 3 3, , ,8 8,6 Pr Antall barn under 3 år Antall budsjettert 2015 Ansatte Årsverk 1 3 4, ,2 Pr (26 plasser) 9 (18 plasser) Hvaler kommune Side 28 av

151 Årsmelding 2015 Antall barn over 3 år 23 (23 plasser) Herav antall barn med nedsatt funksjonsevner Sum plasser Antall ansatte 49 plasser Menn Kvinner 1 10 Ansatte ( 24 plasser) 42 plasser Menn Kvinner Menn Kvinner 2 7 Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Faktisk ,2 12,2 12,4 Årsmelding Hele ,5 1,2 2,7 Mål ,5 5,1 5, ,4 5,3 5,7 Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter Årsmelding Regnskap Budsjett Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner - NETTO Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter d Alle tall i hele tusen kroner Vi hadde en nedgang i antall barn fra vår til høst, og vi overflyttet 40 % personalressurs til Asmaløy barnehage fra oktober I tillegg er det en ansatt som har 20 % permisjon fra sin stilling. Dette gjør at vi har hatt en innsparing på lønnsbudsjettet. Det er foretatt budsjettjusteringer mellom de tre barnehagene i fht barn, bemanning, andre driftsutgifter og inntekter Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid 1 tertial 2 tertial dager Blir rapportert samlet for kommunen dager Hvaler kommune Årsmelding dager Side 29 av

152 Årsmelding 2015 Gjennomsnittlig behandlingstid dager dager dager Det har vært lite fokus på kvalitetssytemet i 2015, og personalet bruker ikke avvikssystemet. Dette er noe vi må jobbe aktivt og systematisk for å få opp og gå igjen. Noen av personalet er inne i kvalitetssystemet for å finne prosedyrer, skjemaer, sjekklister osv. 6.4 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2015 Felles verdigrunnlag for alle ansatte i Hvaler kommune Arbeidet med å implementere verdisettet ÅPEN (Åpenhet, profesjonalitet, engasjement, og nyskapende) er godt i gang, og dette har vært tema på ulike møteforaer både i virksomheten og på overordnet nivå. Vi ser også eksempler på at de ansatte bruker verdiene i refleksjoner de gjør i det daglige arbeidet. Sykefravær: Brekke barnehage har fremdeles lavt sykefravær og personalet gir uttrykk for at de trives godt. Pedagogisk satsingsområde 2015: Felles språkprosjekt i alle barnehagene i kommunen «Språk i barnehagen- mye mer enn bare prat». På felles planleggingsdag i august 2015 hadde vi felles kurs om «Dialogisk lesing». Dette er en systematisk metode for å lese bøker sammen med barna, og er et godt språkstimulerende tiltak. Barna har vært delt i smågrupper og bøkene leses, det snakkes rundt tema i boken, vi har «Bokquiz», det læres nye begreper, vi leker og dramatiserer sammen med barna. Overgang barnehage skole: Samarbeid mellom barnehagene om tre treff på våren for alle som skal begynne i samme klasse til høsten. Barnehagene og barneskolene samarbeidet om å arrangere et åpent møte for foresatte for skolestartere i januar Felles kompetanseheving i alle barnehagene i kommunen: Det har vært arrangert felles samlinger for alle de pedagogiske lederne i barnehagene i Hvaler, samt at vi har arrangert felles planleggingsdag for alle ansatte i barnehagene i august Hovedtema for denne kompetansehevingen har vært vårt felles satsingsområde «Språk i barnehagen- mye mer enn bare prat». Det ble også i 2015 arrangert livredningskurs. Økt pedagogtetthet: Da vi fikk en ledig stilling på grunn av naturlig avgang, bestemte vi oss for å ansatte en barnehagelærer. Dette har tilført virksomheten ny og økt kompetanse, som igjen gir tjenestetilbudet økt kvalitet. Foreldresamarbeid: Vi opplever at vi har et godt samarbeid med foresatte, både når det gjelder i fht enkeltbarn og i forhold til foreldremøter, foreldrearrangementer og i samarbeidsutvalg. Høsten 2015 arrangerte vi for første gang en «Arvekveld». Foresatte leverte inn klær og sko som de ikke bruker lenger, og personalet sorterte det som kom inn, etter størrelse. De som ønsket det kunne komme på «Arvekvelden» og forsyne seg med det som de hadde bruk for. Dette er også et tiltak iht at virksomheten er «Miljøfyrtårn». Tilsyn fra arbeidstilsynet: Alle de kommunale barnehagene hadde i desember 2015 tilsyn fra arbeidstilsynet. Tema for tilsynet var organisatoriske arbeidsbetingelser og virksomhetens arbeid med HMS (Helse, miljø, og sikkerhet). Brekke barnehage fikk mange gode tilbakemeldinger på tilsynet, og det ble ikke avdekket noen avvik eller pålegg om utbedringer. 7. VIRKSOMHET HAUGE BARNEHAGE Hvaler kommune Side 30 av

153 Årsmelding BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Virksomheten heter Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage og er en kommunal barnehage som ligger rett ved nasjonalparken på Hvaler. Virksomheten vektlegger brukermedvirkning og et godt foreldresamarbeid i den daglige kontakten med hjemmene. Vår visjon er å skape et godt miljø, som rommer tillitt, trygghet og trivsel for lek og læring i hverdagen. Vi har jobbet for å ha kompetente ansatte som reflekterer over egen praksis, og synliggjør dokumentasjon i det pedagogiske arbeidet. Virksomhetens satsningsområder for barnehageåret 2014/2015 er: viser til årsplan for Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage 2014/ Virksomheten skal ha fokus på å videreføre Reggio Emilia filosofien, som har en grunnleggende sterk tro på menneskers muligheter, en dyp respekt for barnet og en overbevisning om at alle barn er født intelligente med en sterk iboende kraft til og utforske verden. Våre satsningsområder i henhold til kompetanseløft innad i virksomheten er at 2 ufaglærte i år også har startet videreutdanning i Barnehagepedagogikk, 15. stp. Vi skal også ha høyt fokus på å jobbe med refleksjon (ufaglærte og faglærte) på tvers av avdelingene i virksomheten dette året. Virksomhetens kjerneoppgaver er pedagogisk arbeid for barn i førskolealder. Barnehagen skal gi barn under opplæringspliktig alder gode utviklings og aktivitetsmuligheter i nær forståelse og samarbeid med barnas hjem. Barnehagen skal gi barn mulighet for lek, livsutfoldelse og en meningsfylt opplevelse, samt aktiviteter i trygge og samtidig utfordrende omgivelser. Barnehagen skal ta hensyn til barnas alder, funksjonsnivå, kjønn, sosiale, etiske og kulturelle bakgrunn, herunder samiske barns språk og kultur. Endrede styringssignaler/rammebetingelser Rammeplanen redegjør for barnehagens innhold/oppgaver og samfunnsmandat. Vi ønsker at barnehagens innhold skal bygge på et helhetlig læringssystem hvor omsorg, lek og læring er sentrale deler. I tillegg er sosial og språklig kompetanse, samt de syv fagområdene viktige deler av barnehagens læringsmiljø Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) Virksomheten er en aldershomogen heldags barnehage med fire avdelinger med en åpningstid fra kl , og er pr er det 51 barn. Humor er en 5 års avdeling: 1 pedagogisk leder med førskolelærerutdanning, 1 fagarbeider med utdanning barne- og ungdomsarbeider og 1 assistent (går på deltid førskolelærer i Halden). Lek er en 2-3 års avdeling: 1 pedagogisk leder med førskolelærerutdanning og 2 assistenter. Lykke er en 4 års avdeling: 1 pedagogisk leder med førskolelærerutdanning, 1 fagarbeider og 1 vernepleier og 1 assistent. Glede er en 0-2 års avdeling: 1 pedagogisk leder med førskolelærerutdanning, 1 fagarbeider med pedagogisk utdanning, 1 fagarbeider med utdanning som barne- og ungdomsarbeider og 1 assistent. Vi har pr ,00 % årsverk i henhold til barnehageloven 2,00 % årsverk tilknyttet enkelt vedtak i henhold til 5,7 i Opplæringsloven og barnehageloven. Hvaler kommune Side 31 av

154 Årsmelding RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 1.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk i fm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen FS UMT UKPT 1.4 UKPT Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial Si kkerhet ti l s jøs Li vredni ngs kurs og oppl æri ng i bå t Gjennom "Sjumi l s s teget" Identi fi s ere mul i ge ti l ta k Års pl a nene pres enteres for pol i ti s k ni vå høs t Ba rns retti gheter Kva l i tets i ndi ka torene er under konti nuel i g utvi kl i ng og er s ynl i ge i å rs pl a nene Igangsatt Igangsatt Igangsatt 2.Tertial Årmelding Utført Igangsatt Utført Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode FS UMT UKPT 2.3 FS UMT UKPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen Hvaler kommune Status Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt. i tertialere og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Side 32 av

155 Årsmelding 2015 Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årmelding Bruke kommuna l ti l s kudds s a ts ti l pri va l t ba rneha ge Løpende oppta k Fel l es s prå kpros jekt Fel l es ti l ta k s kol es ta rtere kos tra ta l l og kommuna l e s a ts er ti l UPT Ti l UPT nye ba rn høs t 2015 Ti l UPT å rs s ta tus Brukerunders økel s e Igangsatt Igangsatt Ikke påbegynt Igangsatt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Åpen ba rneha ge As ma l øy Kva l i tets i ndi ka torene er under konti nuel i g utvi kl i ng og er s ynl i ge i å rs pl a nene Ti l UPT s ta tus Års pl a nene pres enteres for pol i ti s k ni vå høs t Igangsatt Igangsatt Ikke påbegynt Igangsatt Utført Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 3.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune politikk og administrasjon har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. 5. Mål Tiltak 3.1 Faglig samarbeid med FM, andre kommuner og HiØ 6. Status Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial Avtalte fora blir ivaretatt ut året Målemetode / indikator 1.Tertial Antall kurs, konferanser og vidreutdanninger Tertial Årsmelding Klima langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 4.1 FS UMT UKPT Hvaler kommune skal i løpet av 2015 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Godkjenning foreligger av 2 enheter. Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial 4.1 Informasjon gjennomført på personalmøte Brekke barnehage informerer Asmaløy og Hauge barnehage arbeidet med en fyrtårnbarnehage Ikke påbegynt Status 2.Tertial Årsmelding Ikke påbegynt Ikke påbegynt Mål fra medarbeiderundersøkelsen Mål og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen. Nr. 5.1 FS UMT UKPT Delmål Mål: Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage ønsker at alle skal trives og samarbeide god på arbeidsplassen. Tiltak 1) 2) 3) 4) 5) Status Oppfordre og sette i gang sosiale tiltak som litt humor i hverdagen, snakke om positive ting på pauserommet, julekalender og lignende. Bli bedre på å gi hverandre konstruktive tilbakemeldinger på hvordan vi løser utfordringer i hverdagen. Kommunisere på en måte der vi åpner for å komme med forslag til hverandre og være løsningsorienterende og være på tilbudssiden. Ha refleksjonsgrupper på tvers av avdelingene. Observere hverandre på avdelingene, tørre og stille spørsmål rundt egen praksis. Hvaler kommune Side 33 av

156 Årsmelding 2015 Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial 5.1 Sette a v ti d ti l møter og oppl æri ng. Refl eks jon og obs erva s jon Tea mbyggi ng og s os i a l t Øs tl a nds k l ærers tevne Ikke påbegynt 2.Tertial Årsmelding Igangsatt Utført Utført RESSURSER Bemanningsplan Antall Ansatte Årsverk Stillingsbetegnelse Virksomhetsleder Pedagogiske ledere Førskolelærere Fagarbeidere/vernepleier Assistenter/lærling SUM Relevante brukerdata i henhold til bemanning Barn: Pr Antall barn under 3 år pr (30 plasser) Antall barn over 3 år p (36 plasser) 51(66 plasser) Barn: Pr Antall barn under 3 år 18 Antall barn over 3 år 39 Barn m/vedtak etter 3 opplæringsloven. Antall Ansatte Årsverk Pr (25,8 plasser) 34(34 plasser) 49(59,8 plasser) Pr Antall budsjettert 2015 Ansatte Årsverk Pr (21,2 plasser) 33 (32,6 plasser) 44 (53,8 plasser) Pr Virksomheten har hatt en økning på ca. 10 plasser f.o.m t.o.m Virksomheten har også barn under utredning hos BUPP, Habiliteringstjenesten og PPT. Virksomheten har hatt økt fokus på tidlig innsats sammen med Helsestasjon og det har hatt gode resultater på å starte tidlig med forebygging i førskolealder. I 2015 er det 5 barn med vedtak om spesialundervisning, og 2 barn som er eller vil bli utredet. Vi har som mål å jobbe aktivt ved å tilegne oss den rette kompetanse for å imøtekomme disse individuelle utfordringer. Vi har jevnlig veiledning med PPT, BUPP og Habliliteringstjenesten. Virksomheten har også 2 ansatte som i høst har startet på videreutdanning innen område Spesialpedagogikk, en på 1. avdeling (30 studiepoeng) og en på Masterstudie (deltid over 4 år). Vi ser hvor viktig det er at vi har god nok kunnskap om dette og at vi til enhver tid har rett kompetanse for å imøtekomme barn og foresatte i forhold til spesielle utfordringer. I desember 2015 startet 2 førskolelærere på videreutdanning i tråd med kompetanseplan og felles språkprosjekt for barnehagene i Hvaler. Virksomheten har også startet et samarbeid med Statped, støtte for videreføring av talespråk i forhold til enkelt barn (opplæringsloven) som vi skal jobbe videre med i 2016, 2017 og Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål ,1 14,3 16,0 1,3 11,8 13,2 1,3 10,0 11,3 Hvaler kommune Tertialrapportering jan apr jan aug ,9 1,9 1,2 2,3 4,1 4,2 Hele ,7 3,4 5,1 Side 34 av

157 Årsmelding 2015 Sykefraværet har gått ned etter en lang og målrettet innsats med tilrettelegging og et høyt fokus i hele virksomheten med forebyggende tiltak som mindfullness, yoga og sosiale sammenkomster. Tiltakene virker og sykefraværet har holdt seg stabilt siden 1. tertial Virksomheten har redusert sykefraværet fra 13,2 i 2014 til 5,1 i 2015, dette har handlet om hardt arbeid i forhold til tilrettelegging og oppfølging av medarbeidere, og dette fortjener en belønning i virksomheten Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Art Tekst Regnskap Årsmelding Budsjett Lønn 11 Driftsutgifter Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kroner Virksomhetsleder viser til et positivt avvik for 2015 som gir et bedre bilde av virksomhetens økonomi enn hva som er realiteten. I 2015 har flere ansatte vært på arbeidsavklaringspenger, og vikarer som ble brukt har lavere lønn enn de personene de er vikarer for. Bilde for 2016 vil bli annerledes når ansatte pedagoger er tilbake i stillingene sine. Økingen i antall barn gir også økning i inntekter og refusjoner. I 2015 har vi sett barnehagene under ett og overskudd ved Hauge har vært med på å fjerne eventuelle underskudd på de andre barnehagene. Det er viktig at det er realistiske budsjetter for barnehagene utfra felles kriterier, slik at vi kan imøtekomme dagens barnehager med de mulighetene og utfordringene det gir Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial tertial Årsmelding Blir rapportert samlet for kommunen dager dager dager dager dager dager Tiltak Kontinuerlig opplæring av kvalitetssystemet. Handling Individuell opplæring Personalmøter Planleggingsdager Hvaler kommune Side 35 av

158 Årsmelding 2015 Starte arbeidet med å lage nye prosedyrer og sjekklister i kvalitetsystemet Bli kjent med prosedyrene vi har og avklare om det er behov for nye prosedyrer og sjekklister. Drøfting og refleksjon på felles planleggingstid og personalmøter Som virksomhetsleder ser jeg at vi ikke er gode nok til å bruke kvalitetssystemet slik vi burde. Her har vi et forbedringspotensial som vi må se nærmere på. 7.4 VIRKSOMHETS HØYDEPUNKTER I 2015 Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage hadde bra med søkere i 2015! Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage slo hvaler kommune sitt IA mål som ikke skulle være høyere enn 5,6 % etter flere års hardt arbeid, og det er vi utrolig stolte av! Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage har arbeidet aktivt tverrfaglig med avdeling eiendom for å få til gode tiltak på uteområdet og kjøkkenet! Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage har arbeidet aktivt med tidlig innsats i samarbeid med samarbeidspartnere som PPT, helsestasjon, BUPP, statped o.l for å ivareta enkelt barnet. Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage har bakt og baker sitt eget brød til lunsj sammen med 1 og 2 åringene. Hauge natur- og skjærgårdsbarnehage er glad for at man har fått et felles verdigrunnlag i hvaler kommune å jobbe ut i fra. 8. VIRKSOMHET HVALER UNGDOMSSKOLE 8.1 BAKGRUNN - HVOR ER VI? Ved oppstart skoleåret 2015/2016 hadde skolen totalt 130 elever. Elevkullet 2002 var det minste i ungdomsskolens historie, med kun 33 elever. I løpet av august fikk skolen 7 nye mindreårige, minoritetsspråklige flyktninger som ble bosatt i kommunale omsorgssenter. I løpet av høsten ble det også startet 2 private omsorgssenter for mindreårige asylanter. Disse har pr bosatt til sammen 20 asylanter og skolen har dermed i løpet av høsten fått 27 nye, minoritetsspråklige elever med svært varierende og meget begrenset tidligere skolegang og tilnærmet ingen norskkunnskap.. Prosentvis utgjør disse ca 18 prosent av virksomhetens elever, mot 0,6% for Skolen har dermed måttet starte opp et innføringstilbud, både til bosatte flyktninger og midlertidig bosatte asylanter. Hvaler kommune Side 36 av

159 Årsmelding Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) Hvaler ungdomsskole Merkantil funksjon Team 9 Team 8 Team 10 Innføringsklasse Organisasjonskartet er endret fra ved opprettelse av eget team knyttet til å gi et innføringstilbud til bosatte, minoritetsspråklige elever, samt nyankomne asylanter. 8.2 RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 1.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. 1.4 UKPT Mål Tiltak Vi rks omheten vektl egger fys i s k hel s e, i dretts - og fri l ufts a kti vi teter s a mt i ntegreri ng a v mi nori tets s prå kl i ge i a rbei det med el evene. 1-Da gl i g FYSAK/s kol el a g 2-Fri l ufts l i v s om va l gfa g 3-"Sunn-ma t"-ka nti ne fi re ga nger ukentl i g 4-Særs ki l t nors koppl æri ng og el evgruppei ntegreri ng a v mi nori tets s prå kl i ge el ever Status Politisk behandling innen 2014 Målemetode / indikator el evenes ti l ba kemel di nger i el evunders økel s en på deres fys i s ke l æri ngs mi l jø 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding konti nuerl i g a rbei d s om vi derføres Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Hvaler kommune Status Side 37 av

160 Årsmelding FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.3 FS UMT UKPT Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 2.5 FS UMT UKPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Mål Tiltak Sys tema ti s k s a mmenl i gni ng a v res ul ta ter (na s jona l e prøver, eks a mens res ul ta ter, El evunders økel s en ) med fyl kes - og l a nds s ni tt Del ta gel s e i Utda nni ngs di rektora tets na s jona l e s a ts i ng ("Ungdoms tri nns a ts i nga ", a rbei d med kva l i tets i ndi ka torer i s a ms va r med na s jona l e må l Iverks ette ti l ta k etter funn i gjennomført meda rbei ders a mta l e og Stå s teds a na l ys e 7. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 8. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. 7. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 8. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Målemetode / indikator At s kol en ra pporterer på res ul ta ter i ti l s ta nds ra pporten, i terti a l ra pporter og l i gnende Klasseledelse: Indi ka torer knyttet ti l l æri ngs utbytte, ra pporteri ng på hvert tri nn. Regning som grunnleggende ferdighet: Må l i ng i na s jona l e prøver på 8. og 9. tri nn, egen i ntern a kti vi tets l ogg i a l l e fa g Må l og ti l ta k bekrevet i eget nota t ti l kommuna l s jef a v , knyttet ti l tre hovedområ der: 1-Erfa ri ngs overføri ng 2-Eta bl eri ng a v å pen ti l ba kemel di ngs kul tur 3-Utvi det a na l ys ekompeta ns e 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding pågår pågår pågår Ungdomstrinssatsinga er formelt avsluttet, men arbeidet vil pågå i lang tid fremover. RESSURSER Bemanningsplan Antall budsjettert 2015 Ansatte Årsverk 3 2, ,4 8 6,7 1 0, Stillingsbetegnelse Administrasjon Avd. skole Pedagogisk personale Assistenter Merkantil SUM Relevante brukerdata i henhold til bemanning Elevtall 148 Antall ansatte 2013 Menn Kvinner Ansatte Hvaler kommune Menn Kvinner 18 Menn 12 Kvinner 20 Side 38 av

161 Årsmelding Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål å ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Faktisk Sykefravær i % ,7 3,1 4,3 1,3 5,6 6,9 1,5 4 5,5 Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Tertialrapportering jan apr jan aug ,3 1,6 3,5 3,1 5,8 4,7 Mål Hele ,4 4,4 Virksomheten er samlet innenfor målet om fravær under 5,6%. Men har høyere prosentvis fravær på egenmeldt og lavere på legemeldt enn måltallene indikerer Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Årsmelding Art Tekst Regnskap 10 Lønn 11 Driftsutgifter Budsjett Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter Inntekter av refusjoner Sum overføringer Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kroner Resultatet for virksomheten er innenfor budsjettrammene. Det skal presiseres at virksomheten har nedbemannet med en hel lærerstilling fra og at budsjettet ville ha sprukket dersom bemanning fra planlagt budsjettår 2015 skulle ha vært videreført ut året. I tillegg så har virksomheten måttet opprette et innføringstilbud til bosatte, mindreårige flyktninger som ankom høsten 2015 og som kommunen ikke mottar refusjon for. Disse lønnes i dag fra avsatt fond (1 lærerstilling og en assistent) Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 2 tertial 1 1 Årsmelding 1 1 Blir rapportert samlet for kommunen dager 3 dager 3 dager dager 11 dager 11 dager Hvaler kommune Side 39 av

162 Årsmelding 2015 Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. 8.4 Handling Gjennomgang av systemet, og presentasjon av dokumentene. Ikke utarbeidet noen nye inneværende år. VIKSOMHETS HØYDEPUNKTER I 2015 Skolen har ved hjelp av vedtatte kommunale investeringsmidler nå pc-dekning 1 til 1 og hver elev har egen bærbar PC på skolen. Elevene har ikke lenger papir-kladdebøker, men bruker pcen via OneNote som digital kladdebok i alle fag med unntak av matematikk. Ungdomsskolen har nå en tilnærmet digital skolehverdag, noe som legges merke til også utenfor vår kommune. Skolen får mye besøk utenfra og er etterspurt som foredragsholder ifht både vurdering og hvordan vi har arbeidet med digitale ferdigheter og digitale endringsprosesser. En av skolens lærere har denne høsten blitt plukket ut av EU som en av 13 norske deltagere til deltagelse i internasjonalt samarbeid på tvers av land i Europa og en annen lærer er plukket ut som Microsoft innovative Expert Educator av Microsoft Europa. I 2015 fortsatte og avsluttet Hvaler ungdomsskole sin deltagelse i Utdanningsdirektoratets landsomfattende satsing Ungdomstrinn i utvikling. Ungdomsskolen hadde hovedsatsning: Regning i alle fag og klasseledelse. Arbeidet i det regionale nettverket har for alvor kommet i gang høsten Vi samarbeider spesielt med Eidsberg og Rakkestad ungdomsskole, et samarbeid som vil fortsetter selv om det statlige, økonomiske tilskuddet er avsluttet. Mål for videre samarbeid er å øke relasjonskompetansen hos lærerne og øke læringsutbyttet og gjøre skolehverdagen mer konkret, relevant og motiverende for elevene. Skolen har også blitt plukket ut og forespurt av utdanningsdirektoratet til prosjekt om profesjonsutvikling for lærere, noe skolen har takket ja, til og startet opp arbeidet med dette høsten Prosjektet vil vare ut 2016 Skolen har som mål at elevene ved Hvaler ungdomsskole over tid skal ha gjennomsnittsresultater ved avsluttende eksamen som ligger over landssnittet. Dette målet er nådd som gjennomsnitt av de åtte siste årene. De tre siste årene har gjennomsnittsresultatene økt ytterligere, samtidig som gjennomsnittet i Østfold og på landsplan har sunket litt. Oversikt over utvikling i Eksamensresultater for elever ved Hvaler ungdomsskole sammenlignet med Østfold og landet. Hvaler kommune Side 40 av

163 Årsmelding VIRKSOMHET FLOREN SKOLE 9.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Skolen arbeider aktivt for å holde oppe læringstrykket hos alle elevene. Vi hever kompetansen ved å ha kollegaobservasjon, teammøter og pedagogiske fellestid. I tillegg er det i samarbeid med Åttekanten og Hvaler ungdomsskole nedsatt arbeidsgrupper. Lesing og regning som grunnleggende ferdigheter og engelsk som fag. I tillegg samarbeider vi om å heve kompetansen i IKT. Teamledere, avdelingsleder, undervisningsinspektør og rektor utgjør nå skolens pedagogiske plangruppe, og styrer skolens utviklingsarbeid i plangruppa. Her videreføres skolens arbeid med å utvikle en «Vi-skole», som ble påbegynt i Nytt fra 2. tertial i 2015, blir aktiv bruk av ståstedsanalysen for å spore dette arbeidet videre. Arbeidet i plangruppa vil basere seg på funn i ståstedsanalysen, og ekstern veiledning fra Roald Jensen ved Høgskolen i Østfold og fra kommunalsjefens kontor ved Svein Syversen. Pedagogisk plangruppe sikrer kontinuitet og videreføring av skolens pedagogiske utviklingsarbeid gjennom ulike arbeidsgrupper i kollegiet, som gjenspeiler kommunens felles satsningsområder for skolene. Ved Floren skole har vi i løpet av 2. tertial endt opp med følgende fem arbeidsgrupper: VFL (vurdering for læring) og klasseledelse videreføres, med skjerpet fokus på læringsfremmende vurdering. (Dette er et internt satsningsområde på skolen, forankret i et tidligere felles satsningsområde for alle skolene i kommunen). Plangruppa og skolens ledelse vil arbeide særlig tett på denne arbeidsgruppa ved Floren skole, og trekke veksler på arbeidet rundt ståstedsanalysen og behovet for å vektlegge elevmedvirkning. Lesing i alle fag er en videreføring av en tidligere arbeidsgruppe ved Floren (FaIF, Fagtekst I Fokus), arbeidsgruppa skal sikre at vi har en kultur i vår opplæring for å fremme lesing i alle fag, som en grunnleggende ferdighet. IKT (Informasjons- og Kommunikasjons- Teknologi), felles kommunal plan om forventninger og krav til IKT som en grunnleggende ferdighet i alle fag. Regning i alle fag vil fokusere på å kartlegge praksis i skolens ulike trinn med hensyn til anvendelse av regning som ferdighet i alle fag. Dette vil bli utført i form av enkel registrering og tilbakemelding til kollegiet, for å sikre at regning som grunnleggende ferdighet blir ivaretatt i alle fag. Engelsk vil være en gruppe som i særstilling er satt sammen på tvers av skolene, og skal jobbe med en overordnet strategi for heving av engelskferdighetene for alle kommunens elever i grunnskolen. Nye utfordringer for Floren skole som utfordrer byggets kapasitet og virksomhetens budsjett: Tilflytting til skolen og store klasser som må deles, skaper rombehov og ressursbehov i forhold til bemanning, jfr. rapport fra Norconsult fra 2014 og forventet elevtilvekst og kapasitet for Floren skoles bygg. Denne situasjonen er forsterket i 2. tertial, med ny tilflytting av elever. Elevveksten er høyere enn det prognosene tilsier. Vi kan risikere ytterligere klassedeling dette skoleåret. Vi har fått flere bostedselever med store spesialpedagogiske behov, helt opp til helhetlig tilbud, dette utfordrer byggets kapasitet og ressurser i form av bemanning. Flere elever med behov for særskilt norskopplæring. Økende antall elever med dette behovet også i 2. tertial som følge av tilflytting. Skolen har akutte behov for endringer i romfordeling, som ble iverksatt fra mai Dette forringer ytterligere skolens behov for spesialrom, ved at flere rom låses til klasser/grupper. Flere elever betyr en rekke ekstra kostnader i form av garderobeløsninger, arbeidsplasser, læremateriell, elevpc er, flere trådløse sendere (i dag sprengt kapasitet på nettet). Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) SFO som avdeling har eget budsjett og personalansvar tillagt avdelingsleder. Team småskole og mellomtrinn har innenfor teamets bemanning, ansvar for tiltak og fase-1 arbeid, samt håndtering av korttidsfravær (nå ca. 1,6%) etter oppsatt plan utarbeidet av teamet. Teamledere inngår i ressursteam og plangruppe, og fungerer som et utvidet lederteam. Virksomhetsstab inneholder administrative oppgaver og funksjoner. MBU/HMS-gruppe har møter etter behov og i regelen ca. hver 14. dag. For å sikre medbestemmelse og ivaretakelse av arbeidsmiljø. Virksomheten representeres ved virksomhetsleder/rektor, eventuelt ved stedfortreder. Hvaler kommune Side 41 av

164 Årsmelding 2015 Virksomhet Floren skole MBU/ HMS-gruppe Virksomhetsstab Ressursteam Team småskole 9.2 Plangruppe Team mellomtrinn Avdeling SFO RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 1.1 FS UMT UPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. pågår Politisk behandling i utført 1.4 UPT Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding 1.1 Pl a nenene er gjort kjent i Akti vi tetene på gå r pers ona l et, og a kti vi teter er rettet i nn mot ha ndl i ngs del en i pl a nene. 1.4 La ge vi rks omhets i ntern pl a n for motta k a v mi nori tets s prå kl i ge el ever Vurdere hvor vel l ykket i ntegreri ngen a v mi nori tets s prå kl i ge el ever er. Pl a nen forel i gger Utført Utført Utført Gra d a v del ta kel s e i fel l es a kti vi teter, venner i og utenfor s kol eti d, i hvor s tor gra d el evene l ykkes i å føl ge ordi nær undervi s ni ng Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 2.1 FS UMT UPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 9. Hvaler kommune Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Side 42 av

165 Årsmelding FS UMT UPT Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 2.5 FS UMT UPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. 10. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. 9. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 10. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Mål Tiltak 2.1 Systematisk sammenligning (nasjonale prøver elevundersøkelsen med fylkesog landssnitt. Målemetode / indikator 1.Tertial At skolen rapporterer på Utført resultater i tilstandsrapporten, i tertialrapport og lignende. 2.3 a) Floren skole har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. At det foreligger definerte kvalitetsnormer og indikatorer innenfor skolens tjenesteområde Utført Utført 2.Tertial Utført Årmelding Utført Utført Utført Utført b) Normene er gjort til Normer er fremlagt for gjenstand for politisk politisk behandling. behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Utført Utført Utført Tiltak for å bygge et omforent personale med høy tilfredshet, vil bli gjennomført i form av felles studietur. Utført Utført Utført At tiltaket er gjennomført. Mål for virksomheten Floren skole Mål og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen. Nr. Delmål Måling Status A) Vurdering for Læring (VFL) som integrert del av praksis i arbeidet med elevene. Avsluttet B) Fagtekst i fokus som integrert del av praksis i arbeidet med elevene. C) IT-plan for kommunen implementeres som integrert del av praksis i arbeidet med elevene. Spørreundersøkelse/kartlegging av praksis (samme som er brukt i 2013 og 2014 ved barneskolene), følges opp av arbeidsgruppe for VFL med rapportering til plangruppa. Egenvurdering, kollegaveiledning, observasjon, følges opp av plangruppa. Følges opp av arbeidsgruppa for VFL med rapportering til plangruppa. Kartlegges av IKT-ansvarlig med rapportering til plangruppa. Hvaler kommune Side 43 av

166 Årsmelding 2015 Mål Tiltak Målemetode / indikator 1. Tertial 2. Tertial A-1) Teamene utarbeider forslag til progresjon i VFL, med spesifisering på alle trinn fra første til syvende, av forventet praksis av klasseromsteknikker for VFL-praksis ved skolen. Arbeidsgruppa for VFL oppsummer innspill fra teamene, og omformer til en felles innstilling av en felles VFL-praksis ved skolen. MBU vedtar felles VFL-praksis ved skolen, basert på innstilling fra plangruppa og innspill fra høringen i personalet. Presentasjon av status på VFL-praksis og utvikling over tid ved oppstart av nytt skoleår på planleggingsdager i august. Basert på kartlegging av VFLpraksis i personalet, fasiliteres av arbeidsgruppa for VFL. Faglig oppdatering og inspirasjon til personalet om fagtekst i fokus, og status for praksis ved skolen. Presentasjon av status for fagtekst i fokus på planleggingsdag ved oppstart nytt skoleår. Kartlegging av IKT-ferdigheter blant ansatte. innspill fra team leveres til skolens plangruppe innen mandag 16. mars, uke 12. Igangsatt Avsluttet Årsmelding Avsluttet Presentasjon og høring i personalmøter i uke 13 (uka før påske) Forsinket Avsluttet Avsluttet Vedtak og presentasjon for personalet innen Forsinket utgangen av april Avsluttet Avsluttet Gjennomfører ny spørreundersøkelse/ kartlegging av VFL-praksis ved hjelp av samme undersøkelse som er benyttet fra Utføres innen 5. juni Ikke påbegynt Avsluttet Avsluttet Gjennomføres veiledende en gang hver måned i personalmøter. Ikke påbegynt Ikke påbegynt Avsluttet Ikke påbegynt Utført Avsluttet Ikke påbegynt Utført Avsluttet Igangsatt Igangsatt Ikke påbegynt Utført Avsluttet Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt A-2) A-3) A-4) B-1) B-2) C-1) C-2) C-3) C-4) Kartlegging av praksis (fagtekst i fokus) på ulike trinn og i ulike fag. Gjennomføres i løpet av våren 2015 IKT-ansvarlig lager en enkel kartlegging, eksempelvis via en "Fronter-prøve" for egenmelding av ferdigheter i IKT inn mot undervisning. IKT-opplæring til ansatte etter oppsatt IKT-ansvarlig gjennomfører i samråd med plan, for å kunne møte kravspesifikasjoner ansatte i ulike grupper, fortløpende i kommunal IT-plan. datakurs i fellestid etter oppsatt plan. Frekvens og omfang på kursene vurderes fortløpende etter behov. Presentasjon av felles kommunal IT-plan IKT-ansvarlig legger denne fram for og kravspesifikasjoner til ulike trinn. personalet ved oppstart av nytt skoleår i august Presentasjon av status/funn på alle trinn i Gjennomfører en kartlegging av alle trinn i henhold til IKT-planen, legges fram for samarbeid med kontaktlærere på personalet innen medio november respektive trinn i løpet av oktober RESSURSER Bemanningsplan Antall pr Ansatte Årsverk Stillingsbetegnelse Lederteam (skole og SFO) over 60 barn på SFO gir en hel lederstilling. Merkantil Art 1010, antall assistenter SFO Art 1010, assistent skole Art 1011, pedagoger skole SUM *Antall ansatte SFO er også ansatte i skole Hvaler kommune 3 2,5 1 0,8 6* 2, ** 3,7 15,2 24,5 Side 44 av

167 Årsmelding 2015 ** Antall assistenter SFO telles på skole Relevante brukerdata i henhold til bemanning Antall elever Antall barn i SFO Antall ansatte 2013 Menn Kvinner Ansatte Faktisk Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Art 2014 Menn Kvinner 27 Menn 3 Kvinner 28 Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Sykefravær i % Tertialrapportering jan april jan juli ,6 1,2 10,8 8,8 12,5 9,9 Mål ,4 2,4 3,7 1,5 7,0 8,5 1,4 5 6,4 Hele ,5 8,4 9,9 Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter Regnskap Årsmelding Budsjett Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer Finansinntekter - Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kroner Resultatet for 2015 er et overskudd på kr ,- og vi er dermed innenfor tildelt ramme Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid på ferdigstilte saker 1 tertial tertial Årsmelding Blir rapportert samlet for kommunen 14,1 dager 58,2 dager 25,1 dager 9,5 dager 94 dager 38,3 dager Tiltak Handling Hvaler kommune Side 45 av

168 Årsmelding 2015 Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. 9.4 Fellestid, personalmøte, samt signering for å være kjent med håndbok for ansatte. Involvering av mellomledere, invitasjon til forbedringsforslag. VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2015 Siste halvdel av 2015 startet vi opp et samarbeid mellom alle tre skolene i kommunen vedr felles satsingsområder (lesing, regning, engelsk og IKT). Dette ser vi på som veldig positivt for å kunne gi alle Hvalerelever et mer likeverdig tilbud. Alle lærerne har fått flotte nye arbeidsplasser Vi har kjøpt inn et nytt dataskap med 32 pc er slik at vi nå har en pc-dekning på 1:1 på mellomtrinnet og 1:2 på småskoletrinnet. VG hadde oppslag om at Hvaler lå på resultattoppen når det gjaldt Nasjonale prøver 8. trinn, lesing, dvs elevene som gikk ut 7. trinn sommeren Det har blitt etablert en flott nærmiljøpark i skolegården, kalt Florenparken, med trenings-/lekeapparater. 10. VIRKSOMHET ÅTTEKANTEN SKOLE 10.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Skolen underviser elever fra trinn i tråd med Læreplanverket for Kunnskapsløftet og Opplæringslova med forskrifter. Opplæringen skal tilpasses den enkelte elevs evner og forutsetninger, slik at eleven opplever mestring og har god faglig utvikling. Lærerne er organisert på to team hver med en teamleder. Teamlederne sitter sammen med rektor, inspektør, SFO leder og spesped. koordinator i skolens lederteam. Skolen har egen skolefritidsordning. SFO er et frivillig tilbud som skal gi omsorg, tilsyn og være et fritidstilbud før og etter skoletid for elever på trinn. SFO skal legge til rette for lek, kultur- og fritidsaktiviteter og skal være en arena for opplevelse, læring, nysgjerrighet og utvikling av gode sosiale ferdigheter. Skolen har et tydelig fokus på læring. På nasjonale prøver på 5.trinn ligger vi over nasjonalt snitt og Østfoldsnitt i lesing. I regning ligger vi på Østfoldsnittet, men Østfold ligger dessverre alltid laver enn det nasjonale snittet. I engelsk ligger vi også på Østfoldsnitt. Elevene på 8.trinn ligger langt over nasjonalt snitt i lesing.og godt over i engelsk. I regning ligger vi litt under. Det er utarbeidet egne mål for faglige ferdigheter og læringsmiljø. Skolen arbeider aktivt med det psykososiale miljøet. Det er utarbeidet prosedyrer i tråd med Olweusprogrammet for forebygging av mobbing og prosedyrer når mobbing eller mistrivsel blir kjent. Dette er godt kjent for alle brukerne og iverksettes dersom mobbing/mistrivsel oppstår. Skolen gjennomfører en enkel trivselsundersøkelse med 6 spørsmål om trivsel. Rektor gjennomfører undersøkelsen i alle klassene og har oppfølgingssamtaler med de elevene som melder om mistrivsel av forskjellig art. Denne undersøkelsen er ikke anonym og skolen får dermed mye bedre kjennskap til hvor utfordringene ligger. Dette er et svært nyttig verktøy. Anonyme undersøkelser gir oss ikke denne informasjonen. Skolen har også utviklet et sett av basisregler som sammen med Gullreglene er et aktivt verktøy i skolehverdagen. Skolen er med i Trivselslederprogrammet. Det går ut på at elever fra trinn foreslår medelever til trivselsledere. Disse fungerer i ca et halvt år. I denne perioden arrangerer de leker og aktiviteter for alle elevene i storefri. Dette for bedre å inkludere alle elevene i leken/aktiviteten. Skolen arbeider aktivt for å holde oppe læringstrykket hos alle elevene. Vi hever kompetansen ved å ha kollegaobservasjon, teammøter og pedagogiske fellestid. I tillegg er det i samarbeid med Floren og Hvaler ungdomsskole nedsatt tre arbeidsgrupper, Lesing og regning som grunnleggende ferdigheter og engelsk som fag. I tillegg samarbeider vi om å heve kompetansen i IKT. Deler av skolens lokaler er nedslitt og det er store utfordringer når det gjelder støy i firkantbygget. Hvaler kommune Side 46 av

169 Årsmelding 2015 Fra og med august 2015 har departementet tildelt barneskolene i Hvaler en lærerstilling ca 60% til styrking av lærerdekninga. Denne lærerstillingen vil bli lagt til Åttekanten, som har en noe lavere lærerdekning enn Floren. Stillingen er forutsatt brukt til tidlig innsats. Kostnadene vil bli dekket gjennom øremerket statstilskudd Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) Åttekanten skole S-trinn M-trinn SFO 10.2 RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål for virksomheten forankret i overordnede mål i kommuneplan og økonomiplan samt i føringer nedfelt eksterne og kommunale vedtak. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 1.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og inkludering Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. 1.4 U KPT Målemetode / indikator Aktivitene pågår 1.Tertial Status Politisk behandling innen Tertial Årsmelding Planen foreligger Utført Utført Utført Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 11. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. Hvaler kommune Status Side 47 av

170 Årsmelding FS UMT UKPT 12. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. 11. Hver virksomhet har i løpet av 2015 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 12. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2015, eventuelt fortløpende. Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Mål Tiltak 2.1 Sys tema ti s k s a mmenl i kni ng a v res ul ta ter (na s jona l e prøver, el evunders økel s en o.l.) med fyl kets - og l a nds gjennoms ti ttet 2.3 Kva l i tets normer og i ndi ka torer Det forel i gger i nnen de vi kti gs te tjenes tene er kva l i tets normer og defi nert i ndi ka torer for de vi kti gs te tjenes tene i vi rks omheten Vi dere s a ts i ng på Vurderi ng for El evunders økel s en og l æri ng s tå s teds a na l ys en I s a ma rbei d med Fl oren s kol e og Hva l er ungdoms s kol e s ka l vi uta rbei de et fel l es grunnl a g for grunnl eggende ferdi gheter og Na s jona l e prøver og fa get engel s k ka rtl eggi ngs prøver Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årmelding Utført Utført Utført Avsluttet Avsluttet Ikke påbegynt Ikke påbegynt Skol en ra pporterer på res ul ta ter i ti l s ta nds ra pporten, i terti a l ra pporten o.l Mål fra medarbeiderundersøkelsen Mål og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen. Nr. 2.5 FS UMT UKPT Delmål 1. Mål: Vi skal ha et inneklima som tilfredsstiller kravene til et godt arbeidsmiljø Tiltak: Måling Status Tiltakene er utført P Taket på «firkantbygget må legges om slik at ikke regnvann renner inn i veggen. Panelet på veggene må rives og erstattes av nytt. På grunn av dette har vi måttet stenge et rom hvor det er identifisert muggsopp. Ikke påbegynt Det må gjennomføres en teknisk vurdering av hele bygget da det er fare for at hele firkantbygget er infisert av muggsopp. Oppvarming- og ventilasjonsanlegg må oppgraderes da det er ujevn luft og varmekvalitet i de ulike rommene. 2. P Mål: Vi skal ha en arbeidsplass som er integrerende når det gjelder kjønn, etnisk tilhørighet, religion osv Tiltak: Virksomheten må bli bedre på å rekruttere menn. 3. Mål: Vi må løse felles arbeidsoppgaver på en god måte. Tiltak: Vi legger opp til flere «storteam» hvor begge team er tilstede. Møtene styres av teamlederne. Hvaler kommune Side 48 av

171 Årsmelding 2015 Virksomhetsleder undersøker dette punktet i medarbeidersamtalene som avholdes i januar, da vi på nåværende tidspunkt er usikre på hva medarbeiderne legger i sine svargraderinger Virksomhetens mål Her har ikke virksomheten angitt hvor vi står. Grunnen er at disse målene blir nøye evaluert i Tilstandsrapporten som kommer til politisk behandling senere. Mål: Å heve elevenes grunnleggende ferdigheter og faglige kompetanse Resultatmål for Kritisk suksessfaktor Strategisk initiativ Styringsparameter Resultatmål for hele perioden Resultatene på kartleggingsprøven e og de nasjonale prøvene er forbedret Tidlig satsing hemmes av dårlig ressurstilgang når det gjelder timer til generell styrking trinn prioriteres når det gjelder timer til generell styrking To lærere i flere av norsk Ingen barn under og matematikk timene kritisk grense i norsk på 1. 3.trinn og matematikk 1.3.trinn. Antall elever på nivå 1 er lavere enn Østfoldsnittet på nasjonale prøver i 5. Resultatene på de nasjonale prøvene på 5.trinn er forbedret De nasjonale prøvene er brukt i varierende grad som et verktøy for å forbedre elevenes komp Drøfting og sammenlikning De nasjonale prøvene på av resultatene i 5.trinn Nivå 1: 15% personalet. Nivå 2: 57% Erfaringsutveksling på Nivå 3: 28% tvers av s-team og m-team om hvordan heve elevenes kompetanse. Min. 10 % av elevene i trinn ligger under kritisk grense i norsk og matematikk Varierende bruk av kartleggingsmateriellet fra Utdanningsdirektoratet som et verktøy for å forbedre elevenes ferdigheter i lesing og regning Drøfting og erfaringsutveksling på Steamet. Drøfting av resultatene med representanter fra Floren Kartleggingsprøvene fra Utdanningsdirektoratet Ingen barn under kritisk grense i norsk og matematikk 1.3.trinn Nasjonale prøver Ingen av elevene skårer på nivå 1 i 8.klasse Fortsatt satsing på VFL gjennom 20% frigjøring av en lærer for å drive arbeidet videre. Dette gjøres ved erfaringsutveksling og i samarbeid med Floren skole. Lærerne må være sikre på hva lesing og regning i alle fag betyr Min. 10% av elevene skårer på nivå 1 i 8. klasse Varierende bruk av resultatene på nasjonale prøver i 8. klasse Drøfting og erfaringsutveksling på mteamet. Drøfting av resultatene med representanter fra Hvaler ungdomsskole Fortsatt satsing på VFL gjennom 20% frigjøring av en lærer for å drive arbeidet videre. Dette gjøres ved erfaringsutveksling og i Hvaler kommune Side 49 av

172 Årsmelding 2015 samarbeid med Floren skole. Lærerne må være sikre på hva lesing og regning i alle fag betyr. Foreldrene ved Foreldre er usikre på hva Åttekanten skal vite tilpasset opplæring betyr for hva tilpasset deres barn opplæring betyr Må tydeliggjøres for foreldre på utviklingssamtalene Foreldreundersøkelsen 100% av foreldrene vet hva det betyr IKT blir brukt i alle fag Tar i bruk Fr. stad kommunes IKT-plan Erfaringsdeling i pedagogisk fellestid og dokumentasjon til rektor på gjennomførte moduler IKT blir brukt i alle fag Lærerne bruker IKT i varierende grad i undervisningen Alle elever har gjennomført modul etter oppsatt program (Fr stad IKT-plan*) 10.3 RESSURSER Bemanningsplan Antall Stillingsbetegnelse Ansatte Årsverk Lærere 14 13,27 Assistenter 6 5,35 Ledelse 2 1,5 Merkantil 1 0,7 Leder SFO 1 0,6 SUM 22 21,42 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Antall elever 152 Antall barn i SFO 57 Antall ansatte 2013 Menn Kvinner Ansatte 3 19 Antall Ansatte Årsverk ,6 2 1,5 1 0,7 1 0, ,42 Antall budsjettert 2015 Ansatte Årsverk 14 13,27 6 5,35 2 1,5 1 0,7 1 0, , Menn 3 Kvinner 19 Menn 4 Kvinner Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere enn 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: ,2 4,4 5,6 Faktisk ,7 2,7 3,5 Mål ,3 7,6 8, ,2 4,4 5,6 På grunn av flere langtidssykemeldinger av ulike årsaker nådde vi dessverre ikke målet i Vi nådde målet i 2013,og vel så det i Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Hvaler kommune Side 50 av

173 Årsmelding 2015 Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter Årsmelding Regnskap Budsjett Kjøp av komm. tjenester 14 Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer Avvik Finansinntekter - Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kroner Tabellen over viser et merforbruk på lønn på kr ,-. Hovedårsaken til denne overskridelsen er innkjøpt miljøarbeiderstilling knyttet til særlige utfordringer på et klassetrinn, behov for dobbel kontaktlærerbemanning på samme trinn, oppdekning av morsmålsopplæring og særskilt norskopplæring for minoritetsspråklige elever, samt et noe større antall barn på SFO enn det var budsjettert for. Økningen av SFO-barn har medført behov for bemanningsøkning. Økningen i egenandelen dekker kun delvis de økte lønnsutgiftene. I tillegg har vi mottatt to asylanter. Tabellen viser også at inntektene ligger kr ,- over budsjett. De økte inntektene er knyttet til refusjoner for syke- eller svangerskapsfravær og refusjoner for elever hjemmehørende i andre kommuner. Når det gjelder merforbruket på drift, er dette knyttet opp mot oppsett av fleksible vegger i Åttekantenbygget. Grunnen er store kull både på 1. og 2. trinn og flere barn på SFO. Da er det behov for å dele opp i mindre grupper. Korrektive tiltak: I tertialrapporten var antagelsen et merforbruk på ca. kr Regnskapstallene i årsmeldingen kan det se ut som merforbruket er mye større. Det skyldes at refusjoner fra NAV og Udi (asylanter)kommer inn etterskuddsvis slik at disse refusjonene ikke kommer med på regnskapsåret 2015, men vil bli ført i I tillegg valgte skolen å skifte engelskverk på mellomtrinnet. Det skulle tas av overskuddet fra tidligere år, men ble ikke gjort. Vi vil ut fra dette ha et reelt merforbruk på i overkant av kr slik antatt i 2.tertial. Dette korrigerer vi med tidligere overskudd Kvalitet og internkontroll Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial 2 tertial Årsmelding Blir rapportert samlet for kommunen dager 3 dager 5,4 dager dager 67 dager 39,3 dager Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Hvaler kommune Handling Opplæring foregår i personalmøter ved behov Tas på kommunalt nivå ved innmeldt behov fra virksomhetene i vår seksjon Side 51 av

174 Årsmelding VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I 2015 Et virkelig høydepunkt i 2015 var 7.trinns klassetur til Hellas. Gjennom et internasjonalt nettsted for lærere og elever som heter E-twinning, fikk fjorårets 7.trinn god kontakt med en klasse i Hellas. Denne kontakten ble opprettet allerede mens de gikk i 5.klasse. Samarbeidet og kontakten var planlagte undervisningsopplegg og språket det ble kommunisert på var engelsk. Dette samarbeidet utviklet seg, og ideen om et besøk oppsto. Med god hjelp og støtte fra foresatte i klassen, klarte vi å finansiere og gjennomføre en reise for hele klassen. Elevene hadde en fantastisk opplevelse og de var gode ambassadører for vår skole. 11. VIRKSOMHET TJENESTER FOR BARN OG UNGE 11.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Virksomheten ble opprettet den som følge av nytt delegeringsreglementet. Virksomheten består i dag av 5 avdelinger: Avdeling helsevern for barn og unge, Avdeling Barneverntjenesten,, Avdeling Tømmerlia Bofellesskap, Avdeling Strandbakken Bofellesskap. I tillegg til dette har virksomheten en avdeling innenfor Tømmerlia/Strandbakken som ansvar for oppfølging/ettervern for enslig mindreårige bosatt alene eller i kollektiv. Statsbudsjettet for 2014 vedtok som kjent en reduksjon i refusjonen til kommunene for utgifter til arbeid med enslig mindreårige flyktninger. Med dette som utgangspunkt ble kommunens utgifter til dette gjennomgått. Som ett resultat av dette ble tilsammen 13,71 årsverk tilknyttet arbeidet med enslig mindreårige avviklet i løpet av 2014, herunder også Stormmusberget Bofellesskap. Parralelt med dette ble det i 2014 etablert en barnebolig for konkret bruker med slikt behov. Denne ble avviklet i løpet av første halvår 2015, da aktuell bruker flyttet ut av kommunen Avdeling Helsevern for barn og unge gir helsefremmende og forebyggende tjenester til barn og unge i alderen 0 til 20 år. Det betyr: Jordmortjeneste med svangerskapsomsorg, helsestasjonstjeneste og skolehelsetjeneste. Disse tjenestene foregår på ulike måter. Konsultasjoner med enkeltbrukere, eventuelt med foresatte, i grupper, undervisning/helseopplysning. I stor utstrekning utgjør arbeidet tverrfaglig samarbeid med ulike avdelinger og etater. Avdelingen ser behovet i brukergruppen for en satsing på ytterlige tilbud, for eksempel til barn/familier i forbindelse med skilsmisse og kurset «godt samliv» til førstegangsforeldre. Virksomheten vil generelt videreutvikle og forankre en felles forståelse innenfor organisasjonen omkring de holdninger og metoder som arbeidet med våre brukere, på tvers av avdelingene, skal baseres på. Ifølge tall fra statistisk sentralbyrå viser den demografiske utviklingen på Hvaler stabile tall med hensyn til den potensielle brukermassen for vår virksomhets tjenester. Folkemengde 1. januar, etter region, alder, tid og statistikkvariabel Personer Personer Personer Personer 0-17 år - Menn år - Kvinner år - Totalt år og eldre - Menn år og eldre - Kvinner år og eldre - Totalt Hvaler Kilde: Folkemengde etter kjønn og alder. Hvaler kommune Side 52 av

175 Årsmelding Organisasjonskart Tjenester for barn og unge (gjeldende struktur per ) Virksomhetsleder Nestleder Leder ettervern Virksomhetsstab Strandbakken bofelleskap Tømmerlia bofellesskap Barnevern Helsevern for og barn og unge RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 1.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og inkludering Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. 1.2 FS UMT UKPT Mål Tiltak 1.1 De ulike avdelingers personalmøter drøfter sine aktiviteter knyttet til planene Status Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Resultatet av tiltaket skriftliggjøres for politisk orientering/drøfting innen Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.3 FS UMT UKPT Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. 13. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 14. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. 13. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. Hvaler kommune Status Side 53 av

176 Årsmelding Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. Mål Tiltak Barneverntjenesten sammenlikner seg med Hobøl og Våler i Fylkesmannstatistikk (Antall saker, Antall meldinger og 2.1 overholdelse av frister) Helsevern for barn og unge sammenligner seg etter KOSTRA med samme Kostragruppe 2.3 Drøfter og utvikling av kvalitetsindikatorer Målemetode / indikator Kostra/Fylkesmannstatistikk 1.Tertial 2.Tertial Årmelding Ikke påbegynt Utført Forsinket Forsinket I løpet av 2015 foreligger minst 3 kvalitetsnormer og indikatorer Ikke påbegynt for den enkelte tjeneste Mål fra medarbeiderundersøkelsen Virksomheten består av 5 avdelinger som har utarbeidet sine målsetninger basert på den enkelte medarbeiderundersøkelse. Delmålene er følgelig også oppgitt avdelingsvis Avd. Barneverntjenesten Tiltak Kartlegge eget omdømme - Hvordan vi blir oppfattet, og hva kan vi som tjeneste kan gjøre annerledes/bedre Målemetode / indikator Gjennomført omdømmeundersøkelse blant samarbeidspartnere i kommunen 1.Tertial 2.Tertial Årmelding Ikke påbegynt Utført Utført Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Organisering/arbeidsmengde. - Er det noe ved vårt arbeid slik vi utfører det i i dag som vi kan gjøre mindre av eller på en Gjennomgå og analysere fordeling annen måte som vil være mindre av saker og omfanget av arbeid i Igangsatt resurskrevende uten at det medfører ulike type saker konsekvenser for familier, samarbeidspartnere eller lovmessighet Samarbeid og trivsel med kollegaene - Spise lunsj sammen med øvrige kollegaer i virksomheten en gang i tertialen. Er iverksatt og gjennomført Hvaler kommune Ikke påbegynt Side 54 av

177 Årsmelding Avd. Strandbakken Tiltak Samarbeid og trivsel med kollegaene - Bruke overlappingsverktøy (skriftlig og muntlig)på hver vakt Samarbeid og trivsel med kollegaene - Spise lunsj sammen med øvrige kollegaer i virksomheten en gang i tertialen. Faglig og personlig utvikling - Felles kurs/heldagssamlinger om aktuelle og relevante tema (jf. Kompetanseplan) Tertial Gjennomgå overlappingsbøker hver 4. Igangsatt uke 2.Tertial Årmelding Utført Er iverksatt og gjennomført. Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Gjennomføre 2 heldagssamlinger i løpet av Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt Avd. Tømmerlia Tiltak Samarbeid og trivsel med kollegaene - Bruke overlappingsverktøy (skriftlig og muntlig)på hver vakt Samarbeid og trivsel med kollegaene - Spise lunsj sammen med øvrige kollegaer i virksomheten en gang i tertialen. Faglig og personlig utvikling - Felles kurs/heldagssamlinger om aktuelle og relevante tema (jf. Kompetanseplan) Målemetode / indikator Målemetode / indikator 1.Tertial Gjennomgå overlappingsbøker hver 4. uke Er iverksatt og gjennomført Ikke påbegynt Gjennomføre 2 heldagssamlinger i løpet av Ikke påbegynt Tertial Årmelding Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Igangsatt Igangsatt Avd. Barnebolig Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årmelding Faglig og personlig utvikling - Øke den enkeltes kompetanse Gjennomføre kurs og andre omkring håndtering av vold eller kompetansefremmende tiltak i forhold trusler om vold på til dette eksternt og internt. arbeidsplassen Organisering av arbeidet - Fremsnakke og avdramatisere avdelingen som arbeidsplass. Samarbeid og trivsel med kollegaene -Spise lunsj sammen med øvrige kollegaer i virksomheten en gang i tertialen. Tilgang på vikarer og ansatte er i tråd med avdelingens behov Er iverksatt og gjennomført Merknad: Barneboligen som tiltak ble avviklet februar 2015 og ble av den grunn ikke rapportert på til tertialene Hvaler kommune Side 55 av

178 Årsmelding Avd. Helsevern for barn og unge Tiltak Faglig og personlig utvikling Veiledning en gang pr mnd på Helsestasjon av ekstern veileder. Deltakelse på Fagdager for helsesøstre i Fredrikstad Organisering av arbeidetvirksomheten skal systematisk gjennomgå alle prosedyrer, og rette opp eventuelle feil og mangler Samarbeid og trivsel med kollegaene -Spise lunsj sammen med øvrige kollegaer i virksomheten en gang i tertialen. Målemetode / indikator 1.Tertial 2.Tertial Årmelding Gjennomføre kurs og andre kompetansefremmende tiltak i forhold til dette hos eksternt og internt. Ikke påbegynt Utført Prosedyrer er gjennomgått og revidert Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Er iverksatt og gjennomført 11.3 RESSURSER Bemanningsplan Antall Antall Ansatte Årsverk Ansatte Årsverk Virksomhetsleder Nestleder Avd.leder 5 4,6 5 4,6 Øvrige ansatte 28 24, ,3 SUM 35 30, ,9 *: Avd.ledere for Helsestasjon, Bofellesskap og Barnebolig bruker alle deler av sine stillinger til tjenesteyting ovenfor brukere, og/eller oppfylle fastsatt bemanningsplan i turnus. Resterende benyttes til ledelsesoppgaver. Avviket i bemanningsplantallene ved inngang og utgang av kalenderåret har i hovedsak sammenheng med avviklingen av tiltaket barneboligen i Relevante brukerdata i henhold til bemanning 1H 2013/2H H 2014/ 2H H 2015/ 2H 2015 Hvor mange meldinger? 12/12 17/27 26/31 Hvor mange flyktninger? 21/20 19/23 27/35 Antall ansatte Menn Kvinner Menn Kvinner Menn Kvinner Ansatte Stillingsbetegnelse Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Tertialrapportering Faktisk Mål Sykefravær i % jan apr jan aug Hele Egenmeldt: 1,0 1,4 1,1 1,8 1,4 1,44 13,1 11,8 11,05 Legemeldt: 5,4 9,4 5,1 14,9 13,4 12,5 Totalt: 6,4 10,7 6,2 Kommentar til sykefraværet: Hvaler kommune Side 56 av

179 Årsmelding 2015 Som det fremgår av statistikken er sykefraværet betydelig høyere enn forventet. Dette er utløst av det legemeldte fraværet som er høyere enn på flere år. Fraværet ikke oppgitt å være relatert til arbeidet eller arbeidssituasjon. Der det er aktuelt er virksomheten i dialog med den enkelte omkring tiltak som kan bidra til å redusere fraværet Budsjett og resultat for virksomheten i Art Tekst 10 Lønn 11 Driftsutgifter Årsbudsjett Regnskap Budsjett Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kroner 11.4 KVALITET OG INTERNKONTROLL Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid Årsmelding 28 Blir rapportert samlet for kommunen 10,1 dager 28 dager Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Handling Opplæring er tidligere gitt, og gjennomgås ved anledning. Ansatte oppfordres generelt til å anvende avvikssystemet ved oppståtte hendelser, og avvikssystemet er også definert som tiltak i flere av virksomhetens prosedyrer. Virksomheten revideres sine prosedyrer, sjekklister og skjemaer i tråd med fastsatt årshjul for dette. På denne måten sikres en gjennomgang og revisjon av alle dokumenter minimum en gang pr. år VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER I Virksomheten vil fremheve noen momenter som har vært av betydningsfulle for oss i Avdelingen Barnebolig. Aktuell beboer flyttet i februar over i annet tiltak utenfor kommunen. Avdelingen ble derfor avviklet i løpet av februar Hvaler kommune Side 57 av

180 Årsmelding Tømmerlia bofellesskap I løpet av sommeren 2015 var samtlige 5 beboere bosatt på etter modenhet og alder klare for å flytte ut av bofellesskapet og over i andre boformer. Dette medførte i sin tur at samtlige plasser i bofellesskapet ble bosatt av «nye» ungdommer fra ulike omsorgssenter rundt i Norge. Av erfaring vet vi at dette kan være en krevende øvelse. Virksomheten vil derfor fremheve bofellesskapets gode innstilling og håndtering av dette. Avdeling barneverntjenesten. Barneverntjenesten kom i siste halvdel av kalenderåret i gang med arbeidet med anskaffelse og installering av system for elektronisk håndtering av post gjennom barneverntjenestens fagprogram Familia. Dette krevde stor grad av innsats fra både interne og eksterne ressurser. I skrivende stund (feb. 2016) har avdelingen tatt dette i bruk. 12. SEKSJON FOR HELSE OG VELFERD Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Årsmelding Art Tekst Regnskap 10 Lønn Budsjett Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Driftsutgifter 15 Finanseringsutgifter Sum utgifter Sum overføringer Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kroner Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner De store postene innenfor administrasjon Helse og velferd er lønn til kommunalsjef og leger, samarbeidsavtaler for felles legevakt med Fredrikstad, miljørettet helsevern og smittevern, fastlegeordningen og øvrige forpliktelser som f.eks. innbetaling for innbyggere til Norsk pasientskadeerstatningsfond. Flere av disse postene er basert på fordelingsprinsipp mellom samarbeidskommuner eller staten og blir fordelt etter avlagt regnskap. Budsjettering av slike utgifter blir basert på erfaringstall og kan slå begge veier i regnskapet. For 2015 har postene under kjøp av kommunale tjenester og overføringsutgifter bidratt i negativ retning. De store «ekstra kostnadene» i ansvaret er innbetaling til Norsk skadeerstatningsfondet, fastlegeordningen (betal kr for innbyggere som velger fastlege utenfor kommunen) og drift av felles legevakt HØYDEPUNKTER Årsmeldingen for virksomhetene i Helse og velferd viser til stor aktivitet og mange høydepunkter. Fra kommunalsjefens stol er det svært gledelig å observere at vi nærmere oss en byggestart på Dypedalåsen, velferdsteknologien kommer mer og mer inn i omsorgssektorens hverdag og både driften på Skogstunet og Østerhaug blomstrer. Ny kommune- og sykehjemsoverlege ble ansatt i 2015 med oppstart i februar VIRKSOMHET OMSORGSTJENESTEN 13.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Hvaler kommune Side 58 av

181 Årsmelding 2015 Omsorgstjenesten på Hvaler er organisert med virksomhetsleder som overordnet leder for virksomheten. Vi har 5 avdelingsledere, 2 på sykehjemmet, 2 i hjemmetjenesten og 1 på kjøkkenet. Sykehjemmet har 4 avdelinger med 32 plasser totalt, Lauer kort og lang, Akerøy og Tisler. Hjemmetjenesten har 2 geografiske soner øst og vest. I tillegg til ovenstående, har virksomhetsleder ansvar for kjøkken, vaskeri, konsulent, kommunal fysioterapi og en ergoterapeut. Sykehjemslegen er medisinsk, faglig ansvarlig på sykehjemmet. Det er et stort trykk i omsorgstjenesten totalt etter innføringen av samhandlingsreformen Pasientene skrives ut raskere enn før og de er dårligere. Det har stilt store krav til å oppgradere sykehjemmet med tanke på behandlingshjelpemidler. Det er det fortsatt behov for. Vi har kjøpt inn nytt teknisk utstyr, samt senger og nattbord. Vi har hatt store utfordringer når det gjelder håndtering av hjelpemidler, både med tanke på bestilling, klargjøring, utsendelse og lagring. Vi fikk til en avtale om at Skogstunet overtok en stor del av dette ansvaret. Det er en stor fleksibilitet i systemet, både inne på sykehjemmet og ute i hjemmetjenesten og det løses mye med å benytte våre korttidsplasser fleksibelt. Vi har fra høsten-13 hatt et større press på sykehjemsplassene våre og har behov for flere plasser framover med tanke på antall eldre i kommunen framover. Vi bruker færre ressurser enn andre, sammenlignbare kommuner, når vi ser på KOSTRA tallene. Det betyr at vi jobber effektivt og rasjonelt, men vi balanserer på en grense der vi ser at vi må være forsiktige med å ikke presse systemet for hardt. Vi har redusert sykefraværet betraktelig de siste årene etter å ha jobbet godt med IA oppfølging i tett samarbeid med NAV og personal. Det er spesielt på Hvaler at vi hver sommer får mange feriegjester som trenger oppfølging og behandling av hjemmetjenesten. I sommer var det 11 sommergjester, som fikk 4-6 besøk i døgnet i snitt. Etter lovverket har man krav på helsehjelp, uansett hvor man oppholder seg og det følger ingen midler med. Vi har en flott sanse hage, som ble tatt i bruk i 2013 et flott tiltak som brukerne våre har stor glede av Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) OMSORGSTJENESTEN Fysioterapeut Konsulent Ergoterapeut Sykehjem avdeling Lauer kort/lang Sykehjem avdeling Tisler/Akerøy Hjemmetjenesten Vest Hjemmetjenesten Øst Teamleder 1 Teamleder 1 Teamleder 1 Teamleder 1 Teamleder 2 Teamleder 2 Teamleder 2 Teamleder 2 Kjøkken Teamleder RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og Hvaler kommune Side 59 av

182 Årsmelding 2015 prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 1.1 FS UFS UPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. 1.2 FS UFS UPT Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Drøftingssak innen 1. halvår UPT Muligheter for sosial mobilitet for barn og voksne er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder kommunen bør ha fokus på er identifisert. Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen 2015 Har 1 lærling gjennom NAV Har flere på praksisplass, samt 3 polske sykepleiere Gjennomført bussturer, fester,grilling i sansehagen, sammen med frivillige Ikke gjennomført 1.4 UPT Politisk behandling innen 2015 Ikke gjennomført Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 2.1 FS UFS UPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UFS UPT 2.4 FS UFS UPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 15. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 16. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. Gjennomgått i ledergruppa med kommunalsjef Rehab.Team er i gang 1. Opplæring Avvik Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Klima langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 4.6 UPT Helse og sosialområdet har en avklart ambisjon om utvikling av velferdsteknologi i sine tjenester Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Gjennomført Hvaler kommune Side 60 av

183 Årsmelding Mål fra medarbeiderundersøkelsen Nr. Delmål Måling Status 1 Formidle bedre informasjon fra overordnet ledelse nedover i avdelingene Bedre tilbakemeldinger til de ansatte Rapportering pr tertial Gjennomført Rapportering pr tertial Gjennomført 2 Mål Tiltak 1 2 Målemetode / indikator Daglige morgenmøter på Tilbakemeldinger fra ansatte kjøkkenet meldes pr tertial Avdelingslederne deltar på ALG ved behov Skriftlig informasjon til de ansatte fra aktuelle møter Gi mer konstruktiv ros og ris Rapporteres pr. tertial generell tilbakemelding Gjennomgang av medarbeiderundersøkelsen i begynnelsen av 2015 Be om tilbakemeldinger fra ansatte 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Er igangsatt Er igangsatt Gjennomført Får skriftlige referater Gjennomført Er igangsatt Er igangsatt Gjennomført 13.3 RESSURSER Bemanningsplan Antall Ansatte Årsverk Virksomhetsleder 1 1,0 Avdelingsleder 5 5,0 Sykepleier/vernepleier 31 23,69 Assistent, vaskeri, kjøkken 2 1,0 Assistent, pleie 8 3,15 Fagarbeider 43 28,32 Konsulent 1 1,0 Fysioterapeut 2 1,25 Ergoterapeut 1 0,5 Helsesekretær 4 3,1 Kokk 2 1,0 Sjåfør 1 1,0 SUM Relevante brukerdata i henhold til bemanning Vi har pr overdekning pga krav etter HTA. Benyttes i egen vikarpool og dekkes over vikarbudsjettet. Årsverk er endret da legesekretærene er overført fra omsorg til kommunalsjef, helse og velferd og vaskeri overført til teknisk drift, renhold. Stillingsbetegnelse Antall ansatte Antall Ansatte Årsverk 1 1,0 5 5, ,63 2 1,0 9 3, ,58 1 1,0 2 1,25 1 0, ,14 1 1, ,45 *Her er det lagt til 4,7 årsverk helsefagarbeidere pga 1:1 bemanning på 1 bruker på DE 2013 Menn 6 Ansatte Antall Årsverk 1,0 5,0 24,63 0,5 3,35 *31,28 1,0 1, ,14 1,0 71, Kvinner 89 Menn Kvinner 93 Menn 5 Kvinner Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Mål ,4 1,3 1,0 Hvaler kommune Tertialrapportering jan apr jan juli ,5 1,3 Hele ,6 Side 61 av

184 Årsmelding 2015 Legemeldt: Totalt: 8,2 9,5 6,4 7,6 11,8 13,3 6,9 7,9 11,6 12,9 12,0 13,6 Virksomheten jobber kontinuerlig med fraværsarbeidet i nært samarbeid med TV og VO, fraværet skyldes i hovedsak svangerskap, kroniske lidelser, samt sesong plager. Det rapporteres ikke at fraværet skyldes arbeidsmiljøet. Det vises her til virksomhetens interne HMS runder med VO. Vi er en IA bedrift og har mange ansatte i tilrettelagt arbeid Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Årsmelding Art Tekst Regnskap 10 Lønn Budsjett Avvik Driftsutgifter Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter 54 Sum utgifter Salg- og leieinntekter Inntekter av refusjoner Sum overføringer Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen Merforbruket på kr skyldes i hovedsak 1 ressurskrevende bruker som vi har hatt i privat forpleining fram til Etter det har ansatte fra hjemmetjenesten inkludert brukeren i sine lister, men det er benyttet ekstra ressurser hver fredag, lørdag og søndag kveld, samt nattevakter. Her skjedde det en endring etter , da denne brukeren ble overført til avdeling Tisler, vår dementavdeling. Før sommeren og fram til har det blitt benyttet en del vikarer fra Ambio på grunn av mangel på sykepleiere i vikariater, samt ferieavvikling. Det er en av årsakene til merforbruket på kjøp av tjenester. Fra var det slutt. Det er hovedsakelig merforbruk på postene lønn og kjøp av tjenester. Det var et høyt fravær i Det var spesielt vanskelig å dekke opp vikarer for sykepleierne, derfor er forbruket på overtid stort på lønn, da det ble benyttet forskjøvet overtid på de andre sykepleierne for å dekke opp behovet Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial tertial Årsmelding Blir rapportert samlet for kommunen 5,7 dager 3,8 dager 4,5 dager 16,9 dager 12,3 dager 52,4 dager Tiltak Gjennomføre tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvaler kommune Handling Flere møter med kvalitetsansvarlig, bedre oppfølging av melder på avvik mtp løsningsforslag. Målet er å ta opp 1 prosedyre av gangen om morgenen i rapporten i 1 uke Side 62 av

185 Årsmelding 2015 Informerer om hvordan man arbeider med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Virksomheten har en egen kvalitetsgruppe som jobber med både gamle og nye prosedyrer. Møter regelmessig eller ved behov for nye prosedyrer.. Høsten-13 og -14 ble det gjennomført en revidering av alle prosedyrene våre. En større gjennomgang skjer våren VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER 14. Vi har 2 ressurskrevende brukere i virksomheten. Den ene har vi bemannet opp med ekstra tilførte budsjettmidler i Den andre har vi tatt tilbake fra privat forpleining og gradvis integrert i virksomheten og har pr klart å dekke opp behovet innenfor virksomhetens bemanning. Vinteren-15 ble det satt opp brakker for hjemmetjenesten på baksiden av sykehjemmet på Dypedal. Da fikk de ansatte bedre arbeidsforhold i påvente av nytt bygg som skal være ferdig i Det er også planlagt nytt dagsenter og 4 omsorgsboliger. Det vil også bli et nytt tilbygg til sykehjemmet med 7 nye plasser for demente byggetrinn 1. Deretter blir det planlagt for 7 plasser til i trinn 2. Det skal også skje en rehabilitering av dagens sykehjem med innføring av felles sykesignalanlegg og velferdsteknologiske løsninger, samt andre og nødvendige utbedringer. Kantina og kjøkkenet på sykehjemmet ble bygd ut og pusset opp fra sommeren-15 og sto klart i oktober-15. Det ble feiret med stor fest for alle beboerne og alle gode hjelpere. Kantina er nå delt, slik at det er mulig å ha egne samlinger/undervisning der, samtidig som kantina kan benyttes. Både dagsenteret og beboere på sykehjemmet har fått være med på turer med vår flotte buss. Sanitetsforeningen og pårørende har også vært med å hjelpe til på noen av disse turene. VIRKSOMHET TILTAK FOR FUNKSJONSHEMMEDE 14.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Tiltak for Funksjonshemmede gir i hovedsak tjenester ut i fra Lov om helse- og omsorgstjenester, virksomhetens kjerneoppgaver er boveiledning og avlastning i institusjon, i tillegg til dette gis det også omsorgslønn, brukerstyrt personlig assistent, avlastning i private hjem, kjøp av avlastningsplasser i privat institusjon og støttekontakt. Hovedoppgavene til virksomheten er: Å gi bistand og opplæring til personlig stell og egenomsorg, praktiske gjøremål i hjemmet og i tilknytning til husholdningen. Å sikre at den enkelte tjenestemottaker får ivaretatt sine hjelpebehov i henhold til aktuelle lover, forskrifter, interne kvalitetsrutiner og retningslinjer. Å bidra til å koordinere ulike tjenester rundt den aktuelle tjenestemottaker slik at tjenesten mest mulig er helhetlig. Å sikre at den enkelte får kvalifisert og nødvendig hjelp etter behov. Å gi avlastning til personer og familier med særlig tyngende omsorgsarbeid har vært et spennende år for virksomheten, da dette er det første året vi har vært på Østerhaug. Det har skjedd store forandringer blant annet med at det driftes både på Østerhaug og i redusert grad på Oladammen, bemanningen har økte med ca. 10 årsverk igjennom året og vi gir tjenester til flere brukere som bor i egen bolig. Det ser ut til at de brukerne som bor ved Østerhaug har funnet seg godt til rette. Man antar at dette kommer av at de kjente rutinene har blitt videreført og ikke minst at kjent personell er med over til nytt sted. Hvaler kommune Side 63 av

186 Årsmelding Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) Tiltak for funksjonshemmede Boveiledning Avlastning Videre så er Tiltak for Funksjonshemmede organisert i ni team (fra september 2015) med teamleder som har et definert ansvar for hvert sitt team rundt sin bruker/ brukergruppe. De fleste teamlederne har høgskoleutdanning inne helse- og sosial, med unntak av to som har videregående utdanning innen helse- og sosialfag RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 1.1 FS UFS UPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. - Akt. Hver dag for brukerne. - Brukervennlige trampoliner ute, gapahuk med bålplass og egent «trenings- rom» på Østerhaug. - Sykler som benyttes til akt. - svømming 1. gang i uken i bassenget på Kløverbadet. - gymaktivit i gymsalen på Floren skole 1. g i uken. - Lavo ved Åsebu som blir benyttet hele året. 1.2 FS UFS UPT 1.3 UPT Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Drøftingssak innen første halvår - brukerne har mange faste aktiviteter i løpet av uken, som eks. kor, gudstjeneste, riding, svømming, gå turer, friluftsliv osv. Muligheter for sosial mobilitet for barn og voksne er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder kommunen bør ha fokus på er identifisert. Politisk behandling innen ikke gjennomført Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 2.1 FS UFS UPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. - ikke gjennomført 2.2 FS UFS UPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 17. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 18. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt. i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. Hvaler kommune - Har videreført tilbudet på Hvaler arbeidssenter Side 64 av

187 Årsmelding FS UFS UPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. 2.6 Utarbeide planer for organisering og drift på Østerhaug og Oladammen. Møte med tillitsvalgt og verneombud, minimum 2. hver mnd., og ved behov oftere. Og det skal gis politisk rapportering. Mål 2.1 Tiltak Finne 2 eventuelt 3 relevante kommuner å sammenligne oss med. Målemetode / indikator 1.Tertial Tatt kontakt med 3 kommuner. 2.1 Lage oversikt over utviklingen av antall brukere i Hvaler kommune ut i fra de som blir registrert til Helsedirektoratet som psykisk utviklingshemmet. Rapportere inn til Helsedirekoratet innen fristen. 2.1 Lage en oversikt over utviklingen av ressuskrevende brukere i egen virksomhet som blir registrert til Helsedirektoratet. Finne ut om de gir avlastning i kommunen via institusjon som de selv organiserer. TFF skal gi brukerne et tilbud på dagsenter som er individuelt tilpasset, og som vil gi dem en verdsatt sosial rolle i Hvaler samfunnet. Rapportere inn til Helsedirekoratet innen fristen Tertial Flere av personalet skriver avvik direkte inn på kvalitetssystemet. Gjennomgang av dette på personalmøte på høsten. Møtene med tillitsvalgt og verneombud har det siste året vært 1 g. i mnd. Årmelding Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Utført Utført Innhente informasjon Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Ingen overordnet bestilling på dette punktet Klima langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 4.1 FS UFS UPT 4.6 UPT Hvaler kommune skal i løpet av 2014 oppnå miljøfyrtårnstatus på minst to virksomheter/enheter. Godkjenning foreligger av 2 enheter. Helse og sosialområdet har en avklart ambisjon om utvikling av velferdsteknologi i sine tjenester. Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Mål Tiltak Målemetode / indikator 4.6 Ori enteri ngs s a k ti l pol i ti kerne i l øpet a v å ret. Utrede bruken a v vi s ni ngs l ei l i gheten/ treni ngs l ei l i gheten. Status - Virksomheten har tatt over visningsleiligheten, og er over i fase 2 av prosjektet. - har inngått et samarbeid med Fredrikstad kommune ifht e- senior - gjennomført 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Mål fra medarbeiderundersøkelsen Hvaler kommune Side 65 av

188 Årsmelding 2015 Mål og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen. Nr. Delmål Måling Status 5.1 FS UFS UPT 5.2 FS UMT UPT Alle skal føle seg trygge på jobb. Høyere måloppnåelse ved neste medarbeiderundersøkelse. - At alle skal føle seg trygge når de er på arbeid, jobbes det kontinuerlig med. Virksomheten skal skape og etablere et godt omdømme, som personalet kan føle seg stolte av. Benytte den muligheten en har ved oppstart av Østerhaug. Høyere måloppnåelse ved neste medarbeiderundersøkelse. 5.3 FS UMT UPT Alle skal oppleve at de får nok og relevant informasjon til å gjøre en god jobb, og at det skal være med å utarbeide målene ved virksomheten på et generelt nivå og på bruker nivå. Lik eller høyere måloppnåelse ved neste medarbeiderundersøkelse. 5.4 FS UMT UPT Det skal legges til rette for intern opplæring ved virksomheten. Høyere måloppnåelse ved neste medarbeiderundersøkelse. - Arrangert kirkekaffe på ØH, etter tilrettelagt gudstjeneste i Hvaler kirke. - brukerne benytter seg av kulturaktiviteter i nærmiljøet. - Grøtfest i desember for brukere, pårørende og ansatte. - Det skal være minimum 4 teammøter i året på hvert team. - Ved utarbeidelser av planer så legges det opp til møter der ansatte kan være med å utarbeide mål. - De ansatte har blitt utfordret på hva som skal til for at de skal ta del i å utarbeide planer som gjelder TFF på et generelt nivå. - Har hatt 2 dager med «mini- kurs» vedr. bruk av tvang og makt. - livrednings-kurs for fast ansatte. - Hvilke roller har jeg som ansatt ved TFF ifht holdninger osv. Mål 5.1 Tiltak Teamlederne skal ta opp på teammøter, hva skal til for at den enkelte skal føle seg trygg på jobb. 5.1 Personalet utfordres på hva de opplever som uttrygt i hverdagen, skille mellom dagligdagse og akutte hendelser. 5.2 Arrangere grillfest på forsommeren for brukere på Østerhaug og nærmeste naboer. Arrangere julefest for brukere på Østerhaug og nærmeste naboer Personalet er bevist på hvordan de opptrer sammen med brukern på alle de arenaer de oppholder seg. Personalet skal sjekke og lese eposter hver gang de er på jobb, og gi tilbakemelding på det. Personalet skal være delaktige på teammøter og personalmøter. Personalet kommer med saker/ problemstillinger som de ønsker skal ta opp. Personalet skal dele med seg den kunnskapen/ kompetansen de har til andre i personalgruppen i personalmøter eller teammøter. Hente inn aktuell fagkompetanse av fagpersoner i andre virksomheter i kommunen ved behov Målemetode / indikator At teamlederne tar dette spørsmålet opp på teammøte innen 3 månder og gir tilbakemelding til avdelingslederne. At teamlederne tar dette spørsmålet opp på teammøte innen 3 månder og gir tilbakemelding til avdelingslederne. Grillefest innen 1. juli. 1.Tertial Igangsatt 2.Tertial Årsmelding Igangsatt Ikke fullført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke fullført Julefest i løpet av desember Ikke påbegynt Ikke påbegynt Utført Høyere måloppnåelse ved neste medarbeiderundersøkelse Personalet leser e- poster hver gang de er på jobb. Personalet kommer på teammøter og personalmøter å er aktive møte- deltakere. Det skal være minimum 4 teammøter per team i året. Viktige temaer/ Igangsatt problemstillinger blir formidlet på møter. Sjekke ut med andre Igangsatt Igangsatt virksomheter om de har kompetanse på områder vi ønsker lære mer om. Igangsatt Skal ha opplæring i kvalitetssystemet Dette skal det jobbes Ikke påbegynt Ikke påbegynt på nytt, ha opplæring i grupper på 5 kontinuerlig med. Igangsatt til 7 personell RESSURSER Hvaler kommune Side 66 av

189 Årsmelding Bemanningsplan Antall Ansatte Årsverk Virksomhetsleder 1 1 Avdelingsleder 0 0 Vernepleiere 5 4,45 Annen høgskole 1 1 Fagarb. innen helse- og sos 6 4,76 Assistenter 17 8,43 SUM 30 19,64 Relevante brukerdata i henhold til bemanning Stillingsbetegnelse Brukere (boveiledertj.) Brukere (avl. i institusjon) Res. Krevende brukere Antall ansatte Antall Ansatte Årsverk , ,2 18 8, ,38 Antall budsjettert 2015 Ansatte Årsverk , ,2 26 9, , Menn 5 Ansatte Kvinner 21 Menn 6 Kvinner 24 Menn 9 Kvinner 44 På grunn av at virksomheten har økt sin drift ved ferdigstillelse av Østerhaug i desember 2014, har TFF hatt en gradvis økning på ca 8 årsverk fra til Ved økning av årsverk så har man styrket faggruppene vernepleiere og helsefagarbeidere. Det er fortsatt noen som bor i barndomshjemmene sine, som er mer og mer i sin egen leilighet på Østerhaug. Man kan anta at det er behov for en økning på et sted mellom 1 til 3 årsverk når disse bor kontinuerlig i sine egne leiligheter. I løpet av høsten 15, fikk virksomheten ansatt personale i de ledige hvilende nattevaktstillingene og helgestillingene. På grunn av at Hvaler kommune gir avlastning i egen institusjon så medfører det at vi har et stort behov for bemanning på helg og/ netter, dette medfører at det er et stort behov for oppdekning av vakter på «ugunstige» tider, og det fører også til en del små stillinger for å få dekket behovet for bemanning til en hver tid Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål ,3 9,6 10,6 0,8 4,7 5,5 7,8 Tertialrapportering jan apr jan juli ,6 0,5 2,8 3,2 3,5 3,7 Hele ,6 3,4 4,1 Virksomheten har gått ned 1,4% i sykefravær fra 2014 til 2015, som betyr at TFF også i 15 ligger under kommunen sitt mål som er på 5,6%. Dette er noe vi er veldig fornøyde med da dette er en virksomhet som har døgndrift, altså alle dager og hele døgnet året rundt. Det jobbes kontinuerlig med tilrettelegging der det skulle være behov for det, og men kan også anta at å flytte inn i noe lokaler på Østerhaug har også hatt en påvirkning ifth trivsel Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Hvaler kommune Side 67 av

190 Årsmelding 2015 Art Tekst Regnskap 10 Lønn 11 Driftsutgifter Årsmelding Budsjett Avvik Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Sum utgifter 16 Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner Sum overføringer 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kroner I budsjettet for 2015 ble det lagt inn lønnmidlere for ca. 30,2 årsverk så benyttet virksomheten seg av 21,38 årsverk og pr så benyttes 29,3 årsverk. Det har vært en gradvis økning av årsverk gjennom hele året, årsaken er at det er en stadig opptrapping ifht de som er på vei over i egen leilighet på permanent basis, og det har vært brukere som ikke har vært så mye i sin leilighet som antatt. Derfor har ikke 0,9 årsverk blitt benyttet foreløpig. Art 10 (lønn) har TFF et stort mindre forbruk og på art 13 (kjøp av kommunale tjenester) er det er stort mer forbruk, grunnen er at det har blitt benyttet vikarbyrå i noen av de ledige stillingene inntil vi fikk ansatt fast personale. Betalingen av vikarer fra vikarbyrå har blitt postert på art 13 og der har det ikke blitt lagt inn ifht kjøp av slike tjenester, fordi årsverkene har blitt lagt inn på lønn. Merforbruket på art 13 er på 1,2 mill, som skulle vært kontert på art 10. Inntektene fra staten i forhold til ressurskrevende brukere ble kr ,- høyere enn det som man antok at det skulle bli Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag 1 tertial 2 tertial Årsmelding HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Blir rapportert samlet for kommunen Gjennomsnittlig responstid 3,75 dager 2,75 dager 3,35 dager Gjennomsnittlig behandlingstid 4,6 dager 2,95 dager 4,45 dager Tiltak Handling Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av Oppfordrer personalet til å bruke kvalitetssystemet på personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både personalmøter og i andre arenaer. dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, Opprettet en arbeidsgruppe som skal utarbeide rutiner/ skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende prosedyrer i forhold til brann. Denne gruppen har kommet i dokumenter i kvalitetssystemet. gang HØYDEPUNKTER FRA 2015 Det første året ved Østerhaug har gått mye bedre enn vi hadde håpet på, det virker som om at alle brukerne som bor der har funnet seg godt til rette. At det har blitt ansatt fast personale i alle de nye stillingene som det har blitt behov for, for å dekke opp bemanningsbehovet etter hvert som de oppsto. Av de nyansatte er det tre vernepleiere i store stillinger, som hjelper oss på vei i forhold til egne kompetansekrav. Hvaler kommune Side 68 av

191 Årsmelding 2015 Det har blitt ansatt mange nye ved virksomheten, og vi vil si at alt i alt har gått bra. Det har vært viktig å ha fokus på god opplæring. Har også sett viktigheten av mappen «velkommen til TFF» som alle som starter ved virksomheten får, der står det en del praktiske ting. Det å drifte på to steder er en ny erfaring for oss, men vi mener at det har vi fått til på en tilfredsstillende måte. Det er også det første året med 2 avdelingsledere, 1 for boligdelen og 1 for avlastningen- det har helt klart vært en suksessfaktor for at det har gått så bra med tanke på alle endringene organisasjonen har vært igjennom dette året. Virksomheten hadde et sykefravær på 4,1% og ligger godt under kommunens mål som er på 5,6%. Til tross for at sykefraværet i 2014 også var lavt så har sykefraværet i 2015 blitt redusert ytterligere med 1,4%, det er vi svært fornøyde med særlig med tanke på at virksomheten TFF driftes hele døgnet, alle dager i året. Sommeren ble avviklet på en veldig god måte både for personale og brukerne både for de som bor ved Østerhaug/ Oladammen og de som mottar avlastning. På våren ble vi spurt av menigheten om å organisere kirkekaffe etter «tilrettelagt gudstjeneste» i Hvaler kirke, vi tok utfordringen. Brukere og ansatte bakte kaker og tok del i forberedelsene. Dette ble veldig vellykket og det var mange som kom. I desember var det grøtfest med brukerne, pårørende og ansatte. Det var mange som kom, og vi ønsker å videreføre dette som en tradisjon ved virksomheten. Virksomheten har en gruppe med aktive brukere, noe som gjenspeiles i driften. Det er høyt aktivitetsnivå, og brukerne er stadig ute på farten. De er stadig å se der det skjer noe på Hvaler, og en del av dem er med i sangkoret Ekko i Fredrikstad. Det er viktig både for trivselen til brukerne og de ansatte. 15. VIRKSOMHET NAV HVALER 15.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) NAV Hvaler har gode menneskelige ressurser, og har et godt omdømme lokalt. Vi er en kompetansebedrift, som er avhengig av faglig oppdaterte medarbeidere. Vi er også opptatt av å gi brukerorienterte tjenester. Den sentrale brukerundersøkelsen i NAV våren 2015 ga meget gode resultater målt opp mot de andre NAV-kontorene i Østfold. Forbedringspotensialet vårt dreier seg om tilgjengelighet og å tydelig avklare forventninger, muligheter og resultater for den enkelte bruker. Vi klarte å øke vår kontakt med arbeidsmarkedet i 2015, og hadde også et møte med lag og foreninger i kommunen for å få dialog om integrering og hva den enkelte lag og forening kunne bidra med for å hjelpe flyktningene våre inn i samfunnsliv og arbeidsliv. Vi laget en plan for å ha 4 møtepunkter med arbeidsgivere pr. år; 2 arbeidsgiverfrokoster og 2 dialogmøter med salgs- og skjenkenæringen. Det er fortsatt en utfordring å etablere et felles system for deling av journalnotater og henvisningsnotater mellom fagmiljøene i virksomheten, og virksomheter i mellom. Det er personvern og hensyn til taushetsplikten som begrenser oss her, selv om informert samtykke er et godt, kontorinternt hjelpemiddel. Når det gjelder økonomiske ressurser, mener vi fortsatt at vi har et gap mellom behov og ressurser. På budsjettpostene knyttet til sosialhjelp, fikk vi et stort merforbruk i Postene er ikke justert oppover på flere år, til tross for merforbruk flere år på rad. Budsjettrammene har ikke gitt mulighet for slik justering. Det er svært tidkrevende å drive tett og god oppfølging med brukerne. I tillegg har vi sikkerhetsaspektet og reviderte prosedyrer som sier at vi stort sett alltid skal være to ansatte i møte med brukere som vi ikke kjenner eller som har en risikoatferd. Flere og flere brukere trenger mye hjelp fra oss for å komme videre i målet om å bli «sjef i eget liv». Dette krever mye ressurser, og særlig på rusområdet har for lite oppfølgingsressurser. I forhold til flyktningarbeid, har vi etablert en fast arena for flyktningene våre, som vi kaller «Aktivitetscafeen». Vi hadde tilsyn fra Fylkesmannen i 2015, i forhold til antall timer pr. år som flyktningene skal ha tilbud fra kommunen i forhold til introduksjonsordningen. Etter tilsynet, måtte vi hente inn en person på engasjement for å lukke avviket. Vi utvidet tilbudet om «Aktivitetscafè» til fire dager i uka, fra kl , som var nødvendig for å dekke opp lovpålagt antall timer. Her kan flyktningene møte våre ansatte, og komme med spørsmål og utfordringer. I tillegg har vi ordning med leksehjelp for både voksne og barn, vi har hatt rullerende matlagingsansvar, sykurs og har hatt innspill fra frivillige lag og foreninger. Det er mange nasjonaliteter representert, så fellesspråket er norsk! Vi satser mye på å videreutvikle dette tiltaket, selv om det krever mye ressurser av oss. Vi mener likevel at det ikke finnes alternative måter å følge opp såpass mange flyktninger på som er mer effektive i forhold til kost/nytte-vurderinger. En investering i tidlig og tett oppfølging, vil gi bedre integrering, større mulighet for å få flyktningene ut i jobb og mindre utgifter for kommunene i årene framover. Vi brukte mye tid og investeringsmidler i 2015 til å bygge om garasjeanlegget på Lammenes til en moderne verkstedhall, der vi skal jobbe med produksjon og bearbeiding av treprodukter, oppussing av båter etc. Hvaler kommune Side 69 av

192 Årsmelding 2015 Vi klarte i 2015 å bidra til at færre innbyggerne i Hvaler kommune ble 100% sykmeldt, gjennom å øke bruken av graderte sykmeldinger. Vi klarte målsettingene for året i forhold til andel brukere som gikk over i arbeid. Vi klarte ikke å redusere antall unge mottakere av sosialhjelp og langtidsmottakere av sosialhjelp Organisasjonskart pr NAV-leder Mottakstjenesten Flykningetjenesten Avdeling Oppfølging Avdeling for rus-og psykisk helsearbeid Jobbmatch Hvaler Lammenes /boligoppfølging 15.2 RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under. Vi har fått flere overordnede mål fra RÅLE, og vil i tillegg få overordnede mål fra statlig side (Arbeid først, pålitelig forvaltning, aktive brukere, kunnskapsrik samfunnsaktør, løsningsdyktig organisasjon). Vårt mål er at så mange som mulig av disse målene kan operasjonaliseres, og brytes ned i indikatorer som kan finnes på målekortet (benchmarkingsmetode som benyttes på statlig side av NAV) Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 1.1 FS UFS UPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Muligheter for sosial mobilitet for barn og voksne er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder kommunen bør ha fokus på er identifisert. Kommunens grad av god integrering av minoritetsspråklige er kartlagt, og eventuelle forbedringsområder er identifisert. Politisk behandling innen FS UFS UPT 1.3 UPT 1.4 UPT Status Drøftingssak innen 1. halvår Politisk behandling innen Hvaler kommune Side 70 av

193 Årsmelding 2015 Mål Tiltak Ta med brukere på treni ngs s enter hver ti rs da g. Bi dra ti l gjennomføri ng a v BOWLS for pens joni s ter, fl yktni nger og a ndre grupper mi ns t 1 ga ng pr må ned. Gjennomføre mi ns t 2 a rra ngementer i s a ma rbei d med fri vi l l i ge orga ni s a s joner i 2015 La ge en s a k ti l UKPT i forhol d ti l hvi l ke a kti vi teter NAV Hva l er ka n bi dra med mht ha ndl i ngs del en i pl a nene La ge en s a k ti l UKPT i forhol d ti l hvi l ke a kti vi teter NAV Hva l er ka n bi dra med mht ha ndl i ngs del en i pl a nene Del ta a kti vt i FON-s a ma rbei det, redus ere a nta l l drop-outs fra 2014 ti l 2015 Ka rtl egge behov s å pa s s treffs i kkert, a t vi ka n i verks ette l eks ehjel p og evt s tøtte ti l utda nni ng. Ka rtl egge hva s om s ka l ti l for å bryte ut a v en pa s s i v ti l værel s e Gjennomføre a ktvi tets ca fe to ga nger pr uke Iverks ette s tøtte ti l ba rneha ge/sfo, og s tøtte ti l treni ngs a vgi fter etc der det er nødvendi g Sta tus for fl yktni nger 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Må nedl i g oppmøtes kjema Målemetode / indikator Utført Utført Utført Bi l der og teks t på Hva l nett. Få tt på pl a s s eks tern res s urs pers on. Igangsatt Utført Utført Eva l ueri ngs ra pport i etterka nt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Drøfti ngs s a k ti l UPT i nnen førs te ha l vå r Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Drøfti ngs s a k ti l UPT i nnen førs te ha l vå r Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt s ta ti s ti kk og s a mmenl i gni ng fra 2014 ti l 2015 La ge s pørres kjema ti l Forsinket utva l gte fa mi l i er Utført Forsinket Igangsatt La ge s pørres kjema ti l Forsinket a ktuel l e brukere Arti kkel i Fredri ks ta d Bl a d, må nedl i g ra pports kjema. Skri ve en ori enteri ngs s a k ti l UPT. La ge egen l ogg for s l i ke ti l ta k, med vurderi ng og effekt. Forsinket Forsinket Utført Ori enteri ngs s a k a ng jobb og utda nni ng i nnen 2015 Ikke på begynt Ikke på begynt Utført Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UFS UPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UFS UKT 2.4 FS UFS UKT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 19. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 20. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2. Hvaler kommune Status Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Side 71 av

194 Årsmelding 2015 Mål 2.1 Tiltak "Må l ekortet" i NAV-s ys temet benyttes s om benchma rki ngs refera ns e Målemetode / indikator må nedl i g s ta ti s ti kk/ra ngeri ng fra NAV Øs tfol d ti l RÅLE 2.1 Det utvi kl es fl ere l oka l e i ndi ka torer på kommuna l s i de i nnen Gjennomføre brukerunders økel s e på Skogs tunet i nnen Fors l a g ti l korri geri nger etter brukerunders økel s e på Skogs tunet i nnen Pl a nl egge opps ta rt a v gruppea kti vi tet i nnen rus og ps yki s k hel s e Iga ngs ette gruppea kti vi tet i nnen rus og ps yki s k hel s e Innføre må l oppnå el s e med s ka l a 1-10 for del ta gere Skogs tunet Impl ementere verdi s ettet ÅPEN i vi rks omheten i nnen Res pons ti d på a vvi k og forbedri ngs fors l a g er l a vere enn 3 da ger endri ng i må l ekortet i nnen Tertial 2.Tertial Årmelding Utført Utført Utført Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Utført Utført Utført Utført Ikke påbegynt Ikke påbegynt Ikke påbegynt Utført Ikke fullført Ikke fullført Ikke fullført Ori enteri ngs s a k ti l UPT Ori enteri ngs s a k ti l UPT Ori enteri ngs s a k ti l UPT Ori enteri ngs s a k ti l UPT Ori enteri ngs s a k ti l UPT Refera t fra kontormøte s ta ti s ti kk Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Ingen overordnet bestilling her Klima langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 4.6 UPT Helse og sosialområdet har en avklart ambisjon om utvikling av velferdsteknologi i sine tjenester. Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Mål Tiltak Målemetode / indikator 1.Tertial 4.6 Opps l a g på Hva l nett 4.6 Foreta eks kurs jon ti l en kommune s om ha r i verks a tt vel ferds teknol ogi Vel ge ut mi ns t 3 produkter s om ka n forenkl e tjenes tene i nnen rus /ps yki s k hel s e Status 2.Tertial Årsmelding Forsinket Forsinket Ikke fullført Ori enteri ngs s a k ti l UPT Mål fra medarbeiderundersøkelsen Mål og tiltak fra medarbeiderundersøkelsen. Nr. Delmål Måling 5.1 Virksomheten skal legge mer fokus på å lære av hverandre. 5.2 Virksomheten skal ivareta sikkerheten for de ansatte. 5.3 Virksomheten skal organisere arbeidet bedre. 5.4 Vår egen tro på at vi gir gode tjenester skal økes. Bedre score på neste medarbeiderundersøkelse Bedre score på neste medarbeiderundersøkelse Bedre score på neste medarbeiderundersøkelse Bedre score på neste medarbeiderundersøkelse Hvaler kommune Status Side 72 av

195 Årsmelding 2015 Mål Tiltak Fortsette og videreutvikle kollegaveiledning. Målemetode / indikator 1.Tertial Evalueringsrapport til NAV- Igangsatt leder og status på kontormøte innen Fast punkt på kontormøte, Skjema med kvittering for gjensidig info om kurs vi har "framlegg" leveres til NAVvært på. Standardskjema leder. Igangsatt utarbeides. Gjennomføre risikovurdering Orienteringssak til UPT sammen med BHT innen Gjennomføre TROLD-kurs i Orienteringssak til UPT samarbeid med BHT innen Utrede alternative måter for Rapport til oppgaveløsning og gjennomføre partnerskapsmøte NAV vekting av oppgaver Hvaler høst-2015 Igangsatt Gjennomføre lokale Rapport til brukerundersøkelser, spisset på partnerskapsmøte NAV enkelteområder Hvaler høst-2015 Ikke påbegynt 2.Tertial Årsmelding Utført Utført Utført Ikke påbegynt Forsinket 15.3 RESSURSER Bemanningsplan Antall Ansatte Årsverk ,9 Stillingsbetegnelse NAV-leder Avdelingsledere Veiledere Antall Ansatte Årsverk ,9 Antall pr Ansatte Årsverk ,1 SUM Relevante brukerdata i henhold til bemanning Prosjektstillinger er inkludert for 2014 og Finans via fylkesmannnen. Pr var 1,8 årsverk i prosjekt. Fra har virksomheten ansatt en psykologspesialist (som avdelingsleder). Dette vil gi oss mer tyngde knyttet til effekter av samhandlingsreformen og fokus på tidlig intervensjon. Antall ansatte 2013 Menn 5 Ansatte Av totalt 18,1 årsverk, er 14,6 årsverk kommunale og 3,5 årsverk statlige Kvinner 14 Menn Kvinner 14 Menn 6 Kvinner Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Faktisk Sykefravær i % Egenmeldt: Legemeldt: Totalt: Mål ,7 9,2 9,9 0,6 5,3 6,0 5,6 Hvaler kommune Tertialrapportering jan apr jan aug ,3 0,8 6,3 2,9 7,6 3,7 Hele ,3 2,3 3,5 Side 73 av

196 Årsmelding 2015 Sykefraværstallene omfatter både statlige og kommunalt ansatte (fra 2.tertial). Tall uten statlig ansatte for hele året ville ha gitt en fraværsprosent på 3,9% Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Art Årsmelding Regnskap Budsjett Tekst Lønn Driftsutgifter Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter 312 Sum utgifter Avvik Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner 18 Sum overføringer 19 Finansinntekter Merforbruket for hele ansvar 737 ble Merforbruket skyldes i sin helhet merforbruk på direkte bidragsposter på sosialområdet (sosialhjelp). På grunn av noe lavere administrasjonskostnader, samt lavere bruk av flyktningfond enn budsjettert, ble merforbruket redusert fra et anda høyere nivå enn det som ble faktisk årsresultat. Vi leverte i august en orienteringssak til politikerne i forhold til analyse av de økonomiske utfordringene på området, og behovet for tilleggsbevilgning. Budsjettet har ikke vært økt på disse postene på flere år, og vi har opplevd en kraftig økning i utgiftene. KOSTRA-tallene tyder ikke på at betaler ut relativt mer sosialhjelp enn andre kommuner, og vi har innført aktivitetsplikt og økt trekk ved fravær fra aktivitet. Vi har gjennomført en internkontroll som ikke ga grunn for å si at vi innvilger vedtak uten å gjøre en konkret og individuell vurdering i henhold til lovverket og de aktuelle satser og retningslinjer. Mange kommuner har opplevd stigning i sosialutgiftene de siste årene, og en omlegging på det statlige tiltaksområdet har medført større belastning på sosialpostene. Det samme gjelder en strengere statlig praksis knyttet til rettigheter for arbeidsavklaringspenger. Det er også dårligere tider i arbeidsmarkedet. Alt dette slår negativt ut i forhold til presset mot vårt sosialbudsjett. Vi går inn i budsjettåret 2016 med samme nivå på sosialhjelpspostene, og dette vil gi samme budsjettutfordring som i Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial tertial Årsmelding Blir rapportert samlet for kommunen 6,78 dager 10,38 dager 9,63 dager 23 dager 60,3 dager 117 dager Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvaler kommune Handling Fast punkt på kontormøtene. Tema på felles «jobbklubber». Åpning for behov for nye prosedyrer. Side 74 av

197 Årsmelding 2015 Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. Lederteamet jobber sammen med revisjon, og drøfter jevnlig behov for nye prosedyrer HØYDEPUNKTER FRA 2015: 16. Ved hjelp av brukere og ansatte fikk vi satt i stand garasjeanlegget på Lammenes til å bli en stor verkstedhall, og kjøpt inn maskiner til ulike typer trebearbeiding. Vi fikk gratis en stor trebåt, som vi jobber med å pusse opp i verkstedhallen. Vi gjennomførte et kurs i mestring av depresjon, med over 10 deltagere og meget positive tilbakemeldinger. Vi fikk veldig gode resultater fra brukerundersøkelsen i NAV våren Vi hadde flere indikatorer på målekortet der vi var topp tre i Østfold. Etter tilsyn fra Fylkesmannen fikk vi på plass ressurser og plan som viser at vi oppfyller lovens krav i forhold til introduksjonsordningen. Vi fikk kontakt med innovasjonslinja på Høgskolen i Østfold, og har fått i gang et samarbeid om utvikling og produksjon tilpasset våre brukere og maskinene i verkstedhallen. I et utfordrende arbeid med å finne praksisplasser og jobb til flyktningene våre, klarte vi å få på plass flere praksisplasser enn tidligere, selv om vi her fortsatt trenger mye velvilje og bistand fra kommunale virksomheter og andre næringer for å komme nærmere målet. Vi startet opp et samarbeid med Lions om matvarer på vei ut på dato, og har etablert et opplegg med «Matsentral» på Skogstunet. Ansatt person i 40% prosjektstilling for å ta vare på og videreformidler matvarene til brukerne. Vi besluttet å bytte til nytt fagsystem på sosialområdet, blant annet for å få samme system som Fredrikstad, og for å være i front mht elektronisk arkiv integrert i fagsystemet. Vi klarte å bosette det antall voksne flyktninger som vi hadde vedtak på i Vi kom i dialog med lag og foreninger i Hvaler i forhold til å stimulere til tiltak som kan fremme integrering i samfunnsliv og arbeidsliv. SEKSJON FOR SAMFUNNSUTVIKLING Seksjonen har hele året hvert uten kommunalsjef. De to virksomhetslederne fra Kommunalteknikk og Eiendom og Areal og byggesak har vært medlemmer av RÅLE. Det henvises derfor til disse avsnittene under om fra Kommunalteknikk og Eiendom og Areal og byggesak Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Art Tekst 10 Lønn Regnskap Budsjett Avvik Driftsutgifter Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter 15 Finanseringsutgifter Salg- og leieinntekter 17 Inntekter av refusjoner Sum overføringer Finansinntekter - Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen Årsaker til avvik skyldes at det var budsjettert med en vikar til kommunalsjef på kr som ikke ble benyttet. Hvaler kommune Side 75 av

198 Årsmelding VIRKSOMHET AREAL OG BYGGESAK 17.1 BAKGRUNN ( HVOR ER VI ) Areal og byggesak er en virksomhet som forvalter tjenesteområder som preges av stor oppmerksomhet fra våre omgivelser og tett kontakt med ulike myndigheter, næringsliv, innbyggere og eiere av fritidseiendommer. Vi forvalter fagområder som har vesentlig innvirkning og betydning for våre landområder, nasjonalparken, kulturmiljø / vernesoner og strandsone. Således er det en hovedmålsetting å bestrebe høy kvalitet i saksbehandling og i dialog og samarbeid med våre «kunder». Brukerundersøkelser, medarbeiderundersøkelser og tilbakemelding fra interne og eksterne omgivelser har avdekket at både virksomhetens produkter og vårt omdømme har et utviklingspotensial. Utfordringene knytter seg i hovedsak til forutsigbarhet, saksbehandlingstid, tilgjengelighet og tilgang på informasjon. For å møte de nevnte utfordringene har virksomheten ansatt en koordinerende saksbehandler, som har et særlig ansvar for informasjons- og kommunikasjonsarbeid, intern førstelinjefunksjon, samt gjennom samarbeid med virksomhetsleder også fokuserer på virksomhetens arbeid og oppfølging av kvalitetssystemet. I tillegg til dette har virksomheten konkrete målsettinger for 2015, som vi tror og håper skal bidra til en kvalitetsforbedring på sentrale driftsområder. Status og fokusområder Virksomheten består av 4 avdelinger (byggesak, plan, geodata og naturforvaltning) og har pr , 13 stillingshjemler fordelt på 12,8 årsverk. Virksomhetens kjerneoppgaver er saksbehandling, informasjon og veiledning i saker etter plan- og bygningsloven (Byggesaker, ulovlighetssaker, dispensasjonssaker, plansaker), matrikkelloven, konsesjonsloven, landbruks- og naturlovgivningen ( bl.a jordlov, odelslov og forpaktningslov, skoglov, lov om motorferdsel i utmark), kulturminneforvaltning m.fl. Hoveddelen av inntektene er brukerbetaling i saker etter Plan- og bygningsloven og matrikkelloven. I 2015 har virksomheten et særlig fokus mot arbeidet med rullering av kommuneplanens arealdel, arbeid med resultatene av medarbeiderundersøkelsen, samt tilpasninger til endringer i Plan- og bygningsloven som trer i kraft fra Bemanning og kompetanse: Virksomhetens oppgaver forutsetter høy kompetanse og stor bredde i fagområder. Virksomheten har for øyeblikket god dekning innen kompetanse og bredde, og dette vil videreføres ved rekruttering til ledige stillinger. Virksomheten fokuserer på å få utbytte av kompetansebredden gjennom teambasert tilnærming til oppgaver, samt utvikle klarere rammer for samme arbeidsform i saker som involverer andre virksomheter Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) Areal og byggesak Virksomhetsstab koordinerende rådgiver Byggesak Geodata og oppmåling Naturforvaltning Plan 17.2 RÅLES PRIORITERINGER RÅLE prioriterer mål til virksomheten og som har forankring i målene i kommuneplan, økonomiplan, eksterne og kommunale føringer. I tillegg til prioriterte mål fra RÅLE kan virksomheten innarbeide sine egne mål. Mål for virksomheten drøftes og prioriteres i budsjettsamtalene. Målene skal ha tiltak, henvisninger og målemetoder. Mål og tiltak i virksomhetsplanen skal rapporteres i hvert tertial i tabellene under Levekår folkehelse og livskvalitet Hvaler kommune Side 76 av

199 Årsmelding 2015 Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 1.1 FS UFS UPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Idrett og friluftsliv Integrering og mangfold Alle virksomheter har drøftet sine levekårsaktiviteter (fra handlingsdelen i planene) med sitt respektive politiske utvalg. Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. 1.2 FS UFS UPT Mål Tiltak Kommuneplanens arealdel: Rullering av plan for å styrke samfunnsutviklingen i Hvaler kommune. Kulturminneplan: Etablering av kulturminneplan for Hvaler kommune. Kommundelplan for Skjærhalden sentrum (egen arealdel for kommunesenteret) Status Drøftingssak innen 3 mnd etter at planene er vedtatt Målemetode / indikator Gjennomført planprosess ihht PBL, samt vedtatt ny arealdel Registrering / kartlegging av kulturminner, samt vedtatt kulturminneplan Gjennomført planprosess ihht PBL, samt vedtatt ny kommunedelplan for Skjærhalden 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Forsinket Ikke påbegynt Ikke påbegynt Avsluttet Kommunale tjenester brukerorienterte, effektive og bærekraftige Hovedmål 2 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 2.1 FS UFS UPT Alle virksomheter har sine relevante benchmarkingsreferanser vedtatt i virksomhetsplanen og benytter dette som metode. 2.2 FS UFS UPT 2.3 FS UFS UPT Vedtatte kvalitetssatsninger i Hvaler kommune (utover lovpålagt minimum) har ønsket effekt, og blir kommunisert tydelig til politisk nivå. 21. Relevante benchmarkingsreferanser er oppgitt og vedtatt i alle strategiske v-planer. 22. Virksomhetens rangering/forhold til benchmarking rapporteres i årsmelding og evt i tertialer og enkeltsaker dersom mulig. Rapportering gjennomført, og eventuelle korrektive tiltak blir fremmet. 2.4 FS UFS UPT Hvaler kommune bruker kvalitetssystemet aktivt og systematisk i arbeidet med å videreutvikle mer brukerorienterte, kostnadseffektiv og bærekraftige tjenester. 2.5 FS UFS UPT Medarbeidertilfredshet hos ansatte i Hvaler kommune skal ligge på landssnitt, eller høyere. Hvaler kommune politikk og administrasjon - har bevissthet om hva som er god kvalitet i tjenesteytingen. Status 15. Hver virksomhet har i løpet av 2014 definert kvalitetsnormer og indikatorer innen de viktigste tjenestene. 16. Normene er gjort til gjenstand for politisk behandling/orientering i løpet av 2014, eventuelt fortløpende. 3. Det gjennomføres en undersøkelse i løpet av første halvdel av Responstid på avviksmeldinger og forbedringsforslag i kvalitetssystemet er maksimum 3 virkedager. Måles i medarbeider-undersøkelse i 2014 Hvaler kommune Side 77 av

200 Årsmelding 2015 Mål Tiltak 2.1 Kvalitetssikring av selvkostnivå i byggesaksforvaltningen 2.Tertial Ikke påbegynt Årmelding Igangsatt 2.2 Ikke påbegynt Ikke påbegynt Målemetode / indikator 1.Tertial Gjennomgang av Ikke påbegynt selvkostområdet på byggesak for å styrke beregningsgrunnlag, for å kvalitetssikre at prisnivå samsvarer med ressursbruk Styrket samarbeid med Ett dialogmøte i halvåret for å Ikke påbegynt byggenæringen: Invitere bygge opp under økt kvalitet på byggenæringen til halvårlige byggesøknader, redusert informasjons- og dialogmøter behandlingstid i byggesaker, for å skape økt forståelse og økt styrket omdømme og og bedre kvalitet på byggesøknader samarbeid. Ulovlighetsoppfølging: Sikre økt Gjennomførte tilsyn og saker innsikt, respekt og forståelse for behandlet, Færre ulovlige lover, forskrifter og byggetiltak, Styrket omdømme, plangrunnlag i byggeprosjekter, Økt kunnskap i bransjen om samt synliggjøre kommunens tiltak som krever byggesøknad forvaltningsansvar. ÅPEN: Virksomheten vil arbeide aktivt for å sikre at kvalitetene åpen, profesjonell, engasjert og nyskapende innarbeides og benyttes aktivt som rettesnor i vårt daglige virke Styrket generell veiledning i Videreutvikling av kommunale Ikke påbegynt Areal og byggesak, blant nettsider og øvrige annet i lys av endringer i PBL veiledningskanaler for å sikre fra god innsikt i plangrunnlag og øvrige rammer i byggeprosesser Feilretting i matrikkelen: Avsette Styrket saksbehandling, ressurser til oppfølging, for å Forbedret verktøy for sikre at feil og mangler utbedres tiltakshavere, økt forutsigbarhet for grunneiere Oppfølging av medarbeiderareal og byggesak vil jobbe undersøkelsen aktivt for å styrke medarbeidernes tilfredshet i arbeidssituasjonen. Dette skal synliggjøres gjennom undersøkelsen i 2015 Hvaler kommune Side 78 av

201 Årsmelding Verdiskapning - næringsutvikling med lokal forankring, identitet og kvalitet Hovedmål 3 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 3.1 FS UFS UPT Hvaler kommune politikk og administrasjon har en samlet og god vurdering av kommunens deltakelse i regionalt i utviklingsarbeid, og Hvaler kommune er til stede og påvirker at kommunens interesser blir ivaretatt. Formannskapet har definert en strategi for næringsog kulturutvikling, Hvalers egenart og verdiskaping. Avsatte næringsarealer i Hvaler kommune fungerer i tråd med formålet i planen. Kombinerte føringsveier/gang- og sykkelveier på Hvaler har en avklart fremdriftsplan, og prosjektet har klar ledelse. Fremtidig nasjonalparksenterbygging på Hvaler har en tydelig formålsbeskrivelse og et vedtatt kommunalt ambisjonsnivå innen førte tertial FS 3.3 FS 3.4 FS 8. Status Deltakelse i ulike regionråd, utvalg og nettverk settes opp som drøftingspunkt i politikkområdene UMT, UKPT, FS innen første tertial Avtalte fora blir ivaretatt ut året Politisk vedtak Fremdriftsplan er politisk behandlet Politisk vedtak Mål 3.1 Tiltak Regionalt samarbeid: Area l og bygges a k s ka l være repres entert på a rea ner s om er fa gl i g rel eva nt for vi rks omheten, og s om bi dra r ti l nettverks byggi ng og økt kunns ka p om regi ona l e forhol d og s a ma rbei ds pa rtnere Målemetode / indikator 1.Tertial Akti v bruk a v nettverk i oppga ver og s a ks beha ndl i ng, Økt meda rbei derti l freds het pga va ri a s jon i a rbei ds da gene 2.Tertial Årsmelding 3.3 Kombinert føringsvei / gang- og sykkelvei: Si kre fremdri ft i pros jektet og pl a nfa gl i g koordi neri ng mot a ndre hens yn for å s i kre hel het i pros jektet. Iga ngs ette a nbuds pros es s for regul eri ng a v tra s é, s a mt kva l i tets s i kre pros es s en frem ti l vedta tt regul eri ngs pl a n Klima langsiktig, bærekraftig forvaltning og utvikling Hovedmål 4 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling 4.2 FS Hvaler kommune har en klar ambisjon innenfor Smart Energy, og alle sektorer har sin forankring i prosjektet avklart (sammenheng med delmål 4.5 og 4.6) Utvalg for Miljø og Teknikk er oppdatert på vekstrate innen bosetting og arealeffektivitet, for å kunne ta gode langsiktige beslutninger i arealspørsmål. Klima- og energiplanen i Hvaler kommune er vedtatt i Planen inneholder Smart Energy som perspektiv for Hvaler. Kommunalteknikk og eiendom har en avklart ambisjon om utvikling innenfor Smart Energy prosjektet (i samarbeid med delmål 4.2) Politisk vedtatt ambisjon og plan for prosjektet 4.3 UFS 4.4 UFS 4.5 UFS Hvaler kommune Status Tertialrapporter og o-saker Plan vedtatt Ambisjon/ prosjektplan politisk vedtatt Side 79 av

202 Årsmelding 2015 Mål 4.1 Tiltak Smart Energy: Arbei de for å ti l pa s s e pl a ngrunnl a g og kommuna l s a ks beha ndl i ng for økt s a ts i ng på mi l jøvennl i g energi fors yni ng. 4.2 Bosetting og arealeffektivitet: Eta bl ere verktøy for å kunne ra pportere på veks tra te i nnen bos etti ng og a rea l -effekti vi tet. 4.3 Klima- og energiplan: Si kre a t pl a nens ha ndl i ngs del føl ges opp på områ der rel eva nt for Area l og bygges a k Målemetode / indikator Ti l pa s s e l oka l t pl a nverk og kommuna l s a ks beha ndl i ng for å bygge opp under en mi l jøvennl i g utvi kl i ng og energi effekti vi s eri ng. Ti l pa s ni ngene s ka l i nna rbei des i kommunepl a nens a rea l del Uta rbei de s ta ti s kti s ke da ta på utvi kl i ng i nnen di s s e områ dene, ba s ert på SSB ta l l én ga ng i å ret 1.Tertial 2.Tertial Årsmelding Ikke påbegynt Ikke påbegynt Inna rbei de pl a nens s entra l e føri nger i øvri g pl a nverk, i kke mi ns t kommunepl a nens a rea l del RESSURSER Bemanningsplan Årsmelding 2015 Stillingsbetegnelse Ansatte Årsverk Ansatte Årsverk Virksomhetsleder Avdelingsleder Rådgiver (saksbehandler Konsulent (Informasjonsmedarbeider) Engasjert prosjektmedarbeider SUM Relevante brukerdata i henhold til bemanning Antall ansatte 2013 Menn 6 Ansatte Ansatte Årsverk ,8 3, , Kvinner 7 Menn Kvinner 7 Menn 6 Kvinner Sykefraværsstatistikk og mål for 2015 Hvaler kommune har som mål og ikke ha høyere en 5,6% fravær. Målet skal være utgangspunkt for virksomhetenes mål for Faktisk Sykefravær i % Tertialrapportering Mål Egenmeldt: Legemeldt: 0,5 5,9 0,3 1,9 0,3 1,9 Totalt: 6,2 1,5 1,5 Hvaler kommune jan apr ,8 10,7 jan aug 2015?? Hele ,3 7,8 13,5? 9,2 Side 80 av

203 Årsmelding Budsjett og resultat for virksomheten i 2015 Årsmelding Art Tekst Regnskap Budsjett Avvik 10 Lønn Driftsutgifter Kjøp av komm. tjenester Overføringsutgifter Finanseringsutgifter Salg- og leieinntekter Inntekter av refusjoner Sum utgifter Sum overføringer - 19 Finansinntekter Sum inntekter NETTO Alle tall i hele tusen kronen Kvalitet og internkontroll Avviksstatistikk Nye avvik og forbedringsforslag HMS Tjenestekvalitet Informasjonssikkerhet og personvern Forbedringsforslag Intern varsling Gjennomsnittlig responstid Gjennomsnittlig behandlingstid 1 tertial Årsmelding Blir rapportert samlet for kommunen dager dager dager dager dager dager Tiltak Gjennomførte tiltak i forhold til opplæring og motivasjon av personalet når det gjelder kvalitetssystemet, både dokumentdelen og avviksmodulen. Hvordan man har arbeidet med utvikling av nye prosedyrer, skjemaer og sjekklister og revisjon av eksisterende dokumenter i kvalitetssystemet. 2 tertial Handling Kvalitetsystemet - et månedlig tema i virksomhetsmøter, hvor avvik, prosedyrer og rutiner diskuteres 17.4 VIRKSOMHETENS HØYDEPUNKTER 2015 Betydelig merarbeid for virksomheten som følge av innpassing av lovendringer i plan- og bygningsloven. Stort fokus gjennom året i arbeid med ny kulturminneplan og rullering av kommuneplanens arealdel. Høy faglig kvalitet til tross for høy turnover og nye medarbeidere. Hatt fokus på tiltak for å sikre kompetanseutvikling i virksomheten. Styrket dialog med byggenæringen, blant annet etablert eget dialogmøte. Totalt behandlet og utstedt ca 570 bygge- og dispensasjonsvedtak i Hvaler kommune Side 81 av

204 Årsmelding VIRKSOMHET KOMMUNAL TEKNIKK OG EIENDOM 18.1 BAKGRUNN («HVOR ER VI») Vann, avløp, renovasjon og vei (VARV) Vann og avløp Vann og avløp har fortsatt fokus på lekkasjer på både kommunalt og privat ledningsnett. Stort fokus på innlekking av fremmedvann. Kontroll og pålegg følges opp fortløpende. Hele Kirkeøy spylt og ny spyleplan er laget. Spyling og spyleplan for Vestre Hvaler pågår. Høydebassenget på Bankerødkollen er isolert og renovert. Vannkvaliteten forbedret grunnet ny pumpestyring. Avløpsledningen mellom Hvaler og Fredrikstad går fra januar 2015 direkte (lavere driftskostnader). Vannledningssystemet mellom Bevø-Korshavn og Norderhaug sammenkoblet (ringkjøring/leveringssikkerhet). Ombygging/oppgradering av 3 minipumpestasjoner til fullverdig stasjon (Brattestø, Bakkevika og Sanne). Renovasjon Renovasjon har påbegynt endringer for å splitte husholdningsavfall og næringsavfall. Dette arbeidet foregikk i hele 2015 og vil implementeres i løpet av Oppgradering av veidekke på Søndre Sandøy (mange positive tilbakemeldinger). Overtatt hele renovasjonen på Søndre Sandøy med bruk av egne ressurser. Mye arbeid med å tilrettelegge for midlertidig avfallshåndtering under bygging av ny miljøstasjon. Vei og parkering Vi har asfaltert Dypedal, Hesthella og Kjølholdtveien samt grøfte- og veivedlikehold Urdal og Håbu. Økt trafikkbetjentkompetansen med kursing av 4 ansatte Eiendom Eiendomsavdelingen består av 20 personer hvorav 11 innen renhold. Av driftsoppgaver kan nevnes: Østerhaug er et nytt stort bygg som er tatt over for drift og vedlikehold Vaskeritjenestene på Dypedalåsen er overført til eiendomsavdelingen Overtatt drift av toalett Kroksand og gjestehavna Startet opp med dialogmøter med virksomhetene i våre formålsbygg (fast vår og høst) Av investeringene kan nevenes: Kommunalt bredbånd til Brekke barnehage fra Østerhaug. (Brekke var det siste av våre formålsbygg som ikke hadde fiberforbindelse) Ombygging og rehabilitering av kjøkken og kantina på Dypedalåsen Ombygging av kommunestyresalen Etterbruk/istandsetting av boliger Oladammen Div. ombygging og oppgradering (jamf. konsulentrapport) av elektriske anlegg i formålsbygg Innledende arbeider vedr skoleutbygging Innledende arbeider vedr. utbygging på Dypedalåsen Kjøp av 3 nye boliger Ikke utført eller forsinket: Erverv av grunn fra Opplysningsvesenets Fond er en omstendelig prosess med advokater på begge sider av forhandlingsbordet. Prosessen med oppkjøp av eiendom i Skjærhaldenområdet fortsetter i Skjærgårdstjenesten (SGT) SGTs overskudd for 2015 har grunnlag i uforutsette inntekter. Midlene er bundet på fond («båtfond»), motivert av behov for kommunal utløsning av sentrale tilskudd til evt. større båtreparasjoner, utskifting av motorer osv. Til tross for innkjøp av «jernhest» til kr ,-, store service-kostnader på Heia og kjøp av ekstrahjelp, har inntektene dekket dette. Vi mottok ikke-budsjetterte inntekter omtrent slik: Økt statlig grunntilskudd, ekstra godtgjøring for dyretransport utenfor eget driftsområde, havnearbeid for Havn (Herføl), tilskudd fra Miljødir. via Hold Norge Rent for ekstra innsats med marin forsøpling, skjøtselsoppdrag vegetasjon (flere bestillere), rydding av hustufter (kulturminner), samt innsamling av båt vrak fra strandsonen. Inntekter fra transportoppdrag er utført omtrent som budsjettert. Hvaler kommune Side 82 av

205 Årsmelding Havn Av vesentlige oppgaver gjennomført i 2015 Gjennomført revisjon som har resultert i kr ,- tilsagn/ inntekter for kommunen. Kommunen har i alle år betalt strøm for både ferger, Gjestehavna og fiskerihavner. Gjestehavna tilbakebetaler kr ,- og fiskere og andre næringsdrivende betaler nå eget strømforbruk tilsvarende årlige kostnadsbesparelser kr ,-. Etterprøvd dårlige leverandøravtaler som har medført i terminering av avtale og er nå i forhandlingskrav om tilbakebetaling på kr ,-. Opprydding i Papperhavn (organisert slik at tre oppsagte kunder fikk beholde sin båtplass). Terminert kommunens avtale med 2 taxibåt aktører. Sikret kommunen landfesteavtale på Herføl. Fremforhandlet en langsiktig og forutsigbar leieavtale for Rekefabrikken fremfor salg av kommunal strandeiendom. Dypedal brygge tvist med kommunen i 30 år. Innkrevd 10 års tilbakebetaling av leieinntekter og krav om opprydding på kommunal grunn. Skjelsbu brygge bryggen er i dag stengt pga. vedlikeholdsmangler. Inngått avtale med Velforeningen om vedlikeholdsarbeidet. Kroksand badestrand er i gang med 4 reklamasjoner hvorav ett er vesentlig stor. Sannebryggen kommunen tapte rettsaken om eierskapet, men partene har nå blitt enige om en 3 årig bruksavtale Organisasjonskart (gjeldende struktur per ) 18.2 RÅLES PRIORITERINGER Levekår folkehelse og livskvalitet Hovedmål 1 fra kommuneplanens samfunnsdel: Nr. Delmål Måling Status 1.1 FS UMT UKPT Alle virksomheter er oppmerksom på viktige planverk ifm levekår, og retter sin aktivitet mot handlingsdelen i disse. Dette gjelder spesielt planer som: Folkehelse Virksomhetene har drøftet sine aktiviteter og handlinger knyttet til planene, og har grunnlaget klart for en politisk drøfting. Utført Hvaler kommune Side 83 av