Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Hvaler Møtested: Fjordfisk Utgårdkilen, møterom kantine 2. etg Tidspunkt: kl. 18:00 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin Femanger Pettersen på telefon/sms eller til e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Øyvind Kristiansen (s) leder 1

2 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 17/17 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/18 Oppfølging av henvendelse ang Papperhavn - orientering fra 8 rådmannen PS 17/19 Rapport - Utført regnskapsrevisjon for PS 17/20 Møteplan for 2. halvår PS 17/21 Eventuelt 18 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/111 Dokumentnr.: 18 Løpenr.: 99019/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /17 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hvaler Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 18:00 til kl. 20:00 Møtested: Rådhuset, møterom Løperen Fra til saksnr.: 17/10-17/16 Frammøteliste: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Øivind Kristiansen, leder x Tov Myklatun, nestleder x Anne Marit Skovly x Hanne Synnestvedt x Thor Bjønnes x Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin Femanger Pettersen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Jolanta Betker Møtende fra administrasjonen: kemner Pål Henning Klavenes (til sak 17/11), økonomisjef Kurt Skarning (til sak 17/12) kommunalsjef Thea Stenersrød Gaulen (hele møtet) og konstituert virksomhetsleder areal og byggesak, Sarah Marie Didriksen (sakene 17/13 og 17/14) Innkalling og dagsorden: Kontrollutvalget i Hvaler har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Det ble ikke varslet om behov for å lukke møtet. Øivind Kristiansen, leder. Tov Myklatun, nestleder 4

5 Kontrollutvalget Hvalers møte Sakliste PS 17/10 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/11 Skatteregnskapet for Hvaler kommune 2016 PS 17/12 PS 17/13 PS 17/14 PS 17/15 PS 17/16 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Hvaler kommune. Informasjon fra rådmann om lovlighetsoppfølgingen i byggesaker Henvendelser angående en rammeavtale, båtplasser Papperhavn og kjøp av en brannbil Referater og meldinger Eventuelt PS 17/10 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Hvalers behandling : To skrivefeil i sak 17/3 ble rettet slik: Fremlagt prosjektplan «Innføring av eiendomsskatt» vedtas med tillegg om følgende ekstra problemstilling: Er inntektene fra eiendomsskatt er benyttet som forutsatt i henhold til kommunestyrets vedtak. Vedtaket ble ellers som innstillingen Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 17/11 Skatteregnskapet for Hvaler kommune Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet 2016 tas til orientering Kontrollutvalget Hvalers behandling : Kemner Pål Henning Klavenes redegjorde for skatteregnskapet, etterfulgt av spørsmål fra utvalget. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet 2016 tas til orientering 5

6 PS 17/12 Uttalelse til årsregnskapet 2016 for Hvaler kommune. 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget Hvalers behandling : Økonomisjef Kurt Skarning og kommunalsjef Thea Stenersrød Gaulen redegjorde kort for årets resultat, etterfulgt av spørsmål fra utvalget. Revisor redegjorde for innholdet i revisjonsberetningen. Kontrollutvalget la til en presisering i uttalelsen: I fjerde hovedkulepunkt, andre avsnitt, første kulepunkt ble det lagt til «i forhold til budsjett» etter «3.8 millioner kroner» Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2016 for Hvaler kommune som vist i vedlegg 1 til saken, med en presisering som beskrevet over 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2016 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. PS 17/13 Informasjon fra rådmann om lovlighetsoppfølgingen i byggesaker 1. Informasjonen om lovlighetsoppfølging i byggesaker tas til orientering. Fredrikstad, Kontrollutvalget Hvalers behandling : Kommunalsjef Thea Stenersrød Gaulen og konstituert virksomhetsleder areal og byggesak, Sarah Marie Didriksen ga en redegjørelse for status, etterfulgt av spørsmål fra utvalget. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Informasjonen om lovlighetsoppfølging i byggesaker tas til orientering. PS 17/14 Henvendelser angående en rammeavtale, båtplasser Papperhavn og kjøp av en brannbil 1. Kontrollutvalget tar henvendelse ang. en rammeavtale til orientering. Kontrollutvalget anser at gjentagende kontroller av denne rammeavtalen er lite hensiktsmessig. Kontrollutvalget gjør ingen videre undersøkelser. 2. Kontrollutvalget tar henvendelse ang. vei- parkering og båtforhold i Papperhavn til orientering. Kontrollutvalget merker seg at kommunen henviser Xxx til Kystverket for henvendelser om (egne) rettigheter. Kontrollutvalget ber om en orientering fra 6

7 rådmannen om de omtalte forholdene i Papperhavn i junimøtet før utvalget avgjør om det kan være problemstillinger som bør følges opp. 3. Kontrollutvalget ber revisjonen om å kontrollere hvordan kommunen forholder seg til reglene for moms- og avgiftsområde ved kjøp og bruk av utrykningskjøretøy. Kontrollutvalget Hvalers behandling : Kontrollutvalget diskuterte saken og kommunalsjef Thea Stenersrød Gaulen og konstituert virksomhetsleder areal og byggesak, Sarah Marie Didriksen, svarte på spørsmål knyttet til Papperhavn Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar henvendelse ang. en rammeavtale til orientering. Kontrollutvalget anser at gjentagende kontroller av denne rammeavtalen er lite hensiktsmessig. Kontrollutvalget gjør ingen videre undersøkelser. 2. Kontrollutvalget tar henvendelse ang. vei- parkering og båtforhold i Papperhavn til orientering. Kontrollutvalget merker seg at kommunen henviser Xxx til Kystverket for henvendelser om (egne) rettigheter. Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen om de omtalte forholdene i Papperhavn i junimøtet før utvalget avgjør om det kan være problemstillinger som bør følges opp. 3. Kontrollutvalget ber revisjonen om å kontrollere hvordan kommunen forholder seg til reglene for moms- og avgiftsområde ved kjøp og bruk av utrykningskjøretøy. PS 17/15 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Hvalers behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Hvalers vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 17/16 Eventuelt Kontrollutvalget Hvalers behandling : Ingen saker 7

8 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/112 Dokumentnr.: 26 Løpenr.: /2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /18 Oppfølging av henvendelse ang Papperhavn orientering fra rådmannen Sekretariatets innstilling 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 17/14 med eget vedleggshefte Saksopplysninger Ref.sak 17/14, : Papperhavn: I sin mail av stiller Xxx spørsmål knyttet til brygger, vei og parkering i Papperhavn. Han har også spørsmål knyttet til sin private sak med kommunen om rettigheter. Dette er delvis knyttet opp til en jordskiftesak i 2012, og kommunen følger opp forhold i en ulovlighetsoppfølging. I mailkorrespondansen med kommunen fremgår det at Xxx har henvendt seg til kommunene om disse spørsmålene i 13 år. Kommunen skriver: Vi har gitt deg svar på dine spørsmål gjentatte ganger uten at du aksepterer svarene. Dette gjelder tidligere havneleder, nåværende havneleder, Skjærgårdstjenesten og byggesak og ulovlighetsavdelingen. Du fortsetter å sende Hvaler kommune mengder med brev og henvendelser. 8

9 Kommunen har imøtekommet deg med både møter og svarbrev fra alle nevnte avdelinger. I tillegg har både ordfører og varaordfører stilt opp i møter med deg. Vi har gjentatte ganger bedt deg dokumentere dine påstander, noe vi ikke har mottatt. Den rettigheten du viser til gjelder en tillatelse til å fremføre kabel og rør for belysning i 2007, og ikke rettighet til å "slenge" fra deg en brygge på kommunens parkeringsplass. Du har blitt varslet gjennom telefonsamtale i dag og du har bekreftet at det er din brygge. Dette vil følges opp som en ulovlighet og kommunen vil vurdere å politianmelde saken. Kommunen har bedt Xxx om å rette fremtidige henvendelser om rettigheter til Kystverket. Kontrollutvalget vedtok følgende jf. pkt. 2: Kontrollutvalget tar henvendelse ang. vei- parkering og båtforhold i Papperhavn til orientering. Kontrollutvalget merker seg at kommunen henviser Xxx til Kystverket for henvendelser om (egne) rettigheter. Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen om de omtalte forholdene i Papperhavn i junimøtet før utvalget avgjør om det kan være problemstillinger som bør følges opp. Rådmannen har bekreftet han vi gi orientering til utvalget Vurdering Saken legges fram uten videre vurdering og forslag til vedtak 9

10 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/107 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 85756/2017 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /19 Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016 Sekretariatets innstilling 1. Rapportering om utført regnskapsrevisjon for regnskapsåret 2016, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg PowerPoints presentasjon om utført revisjonsarbeid Regnskapsrevisjon for Hvaler kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 16/33 den : Overordnet revisjonsstrategi for Hvaler kommune Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon, kap.4 om kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon - 6, og kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Dette betyr at kontrollutvalget skal holde seg løpende orientert om regnskaps- og forvaltningsrevisjonen og påse at dette foregår etter gjeldende revisjonsstrategier, og bestemmelser i lov og forskrift. Revisjonen har utarbeidet en PowerPoints presentasjon til kontrollutvalget om resultatet av utførte revisjonshandlinger for Formålet med denne presentasjonen er å gi en samlet oppsummering av utførte revisjonshandlinger, og resultater av disse kontrollene for revisjonsåret. 10

11 Tidligere har revisjonen lagt frem en overordnet revisjonsstrategi for kontrollutvalget for å vise hvordan revisjonen har vurdert revisjonsoppgavene knyttet til Hvaler kommune og hvordan ressursene er fordelt. Det vises til sak 16/33 i kontrollutvalget den Det ble her redegjort for inndeling, revisjonsteknisk tilnærming, risikovurdering og vesentlighetsvurdering for regnskapsrevisjon på oppdraget. Vurdering Østfold kommunerevisjon vil i møte redegjør for utførte revisjonshandlinger for året 2016 og resultater av disse kontrollene. Sekretariatet gjør utvalget oppmerksom på at alle vesentlige forhold som blir omtalt i rapporteringen er tatt med i revisjonsberetningen for 2016, og i kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Derfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar revisjonens presentasjon om utført revisjonsarbeid regnskapsrevisjon for 2016, til orientering 11

12 Rapport etter utført revisjonsarbeid Hvaler kommune 2016 Kontrollutvalget i Hvaler kommune

13 Revisjonsberetning for regnskap 2016 Det er avgitt revisjonsberetning med følgende forbehold: De obligatoriske regnskapsskjemaene 1A og 2A samsvarer ikke med de vedtatte budsjettskjemaene 1A og 2A. Regnskapsskjema 2A viser vesentlige avvik mellom regulert budsjett og avlagt regnskap Kommunen har solgt bygg uten budsjettmessig dekning og nødvendige vedtak. Brukt av disposisjonsfond utover vedtatt budsjett. I tillegg har revisjonen gitt en merknad under avsnittet «andre forhold» vedrørende selvkostfond som burde ha vært brukt i

14 Resultat etter utførte kontroller Bilagskontroller Prosjektregnskap/attestasjonsoppdrag Merverdiavgift Årsavslutning 14

15 Resultat etter utførte kontroller Rebudsjettering av investeringer Kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen Oppfølging av anbefalinger i revisjonsnotat «Gjennomgang av rammeavtale mellom Hvaler kommune og leverandør A» Budsjett

16 Attestasjoner/notater Vi har levert til sammen 15 revisjonsuttalelser vedrørende tilskudd kommunen har rapporteringsplikt på som fordeler seg på 7 revisjonsuttalelser etter ISA 800, og 8 revisjonsuttalelser etter ISRS Notat gjennomgang av rammeavtale mellom Hvaler kommune og leverandør A. ( ) Notat - oppfølging av Kontrollutvalgets vedtak vedrørende revisjonsbrev nr.1/ Hvaler kommune ( ) Henvendelser 16

17 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/112 Dokumentnr.: 23 Løpenr.: 84393/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /20 Møteplan for 2. halvår 2017 Sekretariatets innstilling 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedatoer for 2. halvår i 2017: 21. september kl desember kl Fredrikstad, Vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget fastsetter en møteplan for ett halvt år av gangen. I budsjettet for kontrollutvalget 2017 er det foreslått en møtefrekvens på fem møter. I løpet av første halvår 2017 er det gjennomført tre møter. Som tidligere praksis avholdes møtene på torsdager med start kl Vurdering I henhold til budsjett for kontrollutvalget samt sekretariatets vurdering av saksmengden for kontrollutvalget, anbefales det at kontrollutvalget avholder to møter i 2. halvår Sekretariatet foreslår følgende møtedatoer: 21. september kl desember kl

18 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/112 Dokumentnr.: 24 Løpenr.: 99032/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hvaler /21 Eventuelt Fredrikstad,