Møtebok. Møtedato: Møtetid: Kl. 09:00-11:00. Møtestad: Rådhuset, teknisk Saksnr.: 12/15 15/15

Transkript

1 Kontrollutvalet i Aurland kommune Møtebok Møtedato: Møtetid: Kl. 09:00-11:00 Møtestad: Rådhuset, teknisk Saksnr.: 12/15 15/15 Følgjande medlem møtte Olav Ellingsen, kontrollutvalsleiar Helge Indrelid, nestleiar Parti Sp Ap Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Jannet Aksnes H Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå administrasjonen møtte: Frå revisjonen møtte: Andre som møtte: Dokument utlevert i møtet: Synfaring: Merknader: Olav Ellingsen Maren Lien, PwC Steinar Søgaard, rådmann Underskrifter: 1

2 Gradering SAKLISTE Ope/lukka 12/2015 Godkjenning av møteprotokoll O 13/2015 Drøftingsaker, skriv og meldingar O 14/2015 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2016 O 15/2015 Sakshandsaming av tilskot til spreidd busetnad 2015 O Møtebok kontrollutvalet i Aurland Kommune Sak 12/2015 Godkjenning av møteprotokoll Maren Lien /2015 Møteprotokoll frå møte vert godkjent VEDLEGG Nr. Dok. Dato Avsendar/Mottakar Tittel Sekretariatet for Møteprotokoll frå møtet kontrollutvalet KONTROLLUTVALET SAK 12/15 SAMRØYSTES VEDTAK Møteprotokollen frå møte den vert godkjent. 2

3 Møtebok kontrollutvalet i Aurland Kommune Sak 13/2015 Drøftingssaker, skriv og meldingar Maren Lien /2015 Kontrollutvalet tek orienteringane frå rådmannen til vitande. SAK/VEDLEGG Vedlegg Dok. Dato Avsendar Tittel nr Sogn regionråd Notat kommunereforma status Forum for tilsyn og kontroll Val av kontrollutvalg for perioden Orienteringar/drøftingar 1. Kontrollutvalet bør drøfte overlevering av oppgåver og saker til neste kontrollutval. Sak 13/15 SAMRØYSTES VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringar, skriv og meldingar til vitande. Ut i frå erfaringar i inneverande periode, vil kontrollutvalet tilrå kommunestyret å velje 5 representantar til kontrollutvalet. Kontrollutvalet tilrår også felles varamannsliste, jf. vedlegg 2 i sak 13/2015. Tilrådinga vert oversendt kommunestyret. Kontrollutvalsleiaren vil i neste møte informere det nye kontrollutvalet om arbeidet med forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar i inneverande periode, samt tilnærming til arbeidet med overordna analyse. Sekretariatet utarbeider ei oversikt til neste møte. 3

4 Møtebok kontrollutvalet i Aurland Kommune Sak 14/2015 Framlegg til budsjett for kontrollutvalet 2016 Maren Lien /2015 Sekretariatet gir følgjande framlegg om budsjett 2016 for kontrollutvalet i Aurland kommune: Område 2016 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon Kjøp av forvaltningsrevisjon og utarbeiding av overordna analyse Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT Budsjettet vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. Sak 14/15 SAMRØYSTES VEDTAK: Kontrollutvalet gir følgjande framlegg om budsjett 2016 for kontrollutvalet i Aurland kommune: Område 2016 Kontrollutvalet Sekretariatet Finansiell revisjon Kjøp av forvaltningsrevisjon og utarbeiding av overordna analyse Kjøp av selskapskontroll 0 TOTALT Budsjettet vert å sende administrasjonen for innarbeiding i kommunen sitt budsjett. Kontrollutvalet gjer merksam på at budsjettet er utarbeida for eit kontrollutval beståande av 3 medlemar. 4

5 Kontrollutvalet har gjort framlegg om å auke medlemstalet i kontrollutvalet frå 3 til 5. Dette vil medføre ei kostnadsauke på kr i 2016 for kontrollutvalet. Totalbudsjett med 5 medlemar er kr

6 Møtebok kontrollutvalet i Aurland Kommune Sak 15/2015 Sakshandsaming av tilskot til spreidd busetnad 2015 Maren Lien /2015 Saka vert lagt fram til drøfting i møtet. SAK/VEDLEGG Vedlegg Dok. Dato Avsendar Tittel nr Rådmannen Oversending til kontrollutvalet sakshandsaming av tilskot til spreidd busetnad Rådmannen Tilskot til husbygging utanfor kommunale bustadfelt nytt regelverk Rådmannen Samla korrespondanse og sakshandsaming Leif og Anita Rådmannen Rådmannen Turlid Samla korrespondanse og sakshandsaming Hallgeir Høydal og Sølvi Karlsen Høydal Samla korrespondanse og sakshandsaming Trygve Øyum og Renée H Riksvold Sak 15/15 SAMRØYSTES VEDTAK: Kontrollutvalet har i møtet den gjennomgått dokumentasjon framlagt av rådmannen (vedlegg 1-27), samt fått ei orientering av rådmannen om dei ulike sakene, og problemstillinga knytt til sakshandsaming. Kontrollutvalet er og orientert om forvaltningslova, delegasjonsreglementet og reglement for politisk organ i Aurland kommune. Kontrollutvalet deler synet til rådmannen om at formannskapet, som kommunalt klageorgan, gjorde feil sakshandsaming ved å sende dei omtala klagesakene til plan og utvikling. Jf. Forvaltningslova 34: Klageinstansen kan selv treffe nytt vedtak i saken eller oppheve det og sende saken tilbake til underinstansen til helt eller delvis ny behandling, og 6

7 Delegasjonsreglement politisk for Aurland kommune: Einskildsaker, og saker som er kurrante og ikkje av prinsipiell viktigheit, vert delegert til rådmannen. Kontrollutvalet er samstundes av den oppfatning at regleverket i Aurland kommune er uklart med omsyn til Tilskot til husbygging utanfor kommunale bustadfelt, der det står under 3 Saksgang at: Hovudutval for teknisk sektor (HTS) har avgjerdsrett. Formannskapet er klageinstans. Hovudutval for teknisk sektor eksisterer ikkje i dag. Ettersom plan og utvikling ikkje har fått delegert dette mynde spesifikt er det er derfor å anta at rådmannen innehar det delegert mynde i dag. Rådmannen viser til 4 i same dokument i sin sakshandsaming, og har avvist søknad om tilskot med grunngjeving i at byggearbeidet er påbegynt på søknadstidspunkt. I 2 Vilkår for å få tilskot står det ikkje noko om at ein må søke før byggearbeidet vert påbegynt, og det kan slik sett være uklart for søkar. Det står heller ikkje kva for slags byggearbeid som ikkje kan vere påbegynt under 4. Det virker vere semje om at regleverket frå 1998 er utdatert/må reviderast. Kontrollutvalet tilrår at rådmannen legg fram forslag til nytt reglement for tilskot til husbygging utanfor kommunale bustadfelt for kommunestyret snarast. Kontrollutvalet ber om at dei tre omtala klagesakene oversendast til formannskapet som formell klageinstans til avgjer der snarast. 7