Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Fasvo AS Pancoveien 8, 1624 GRESSVIK, Tidspunkt: kl. 16:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F. Pettersen, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad Ingrid I Willoch (s) Leder 1

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 16/44 Virksomhetsbesøk - FASVO AS 3 PS 16/45 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/46 Anmodning om rullering av forvaltningsrevisjonsplan 16 PS 16/47 Prosjektplan Barnevern 22 PS 16/48 Rapport - Eierskapskontroll av FASVO AS 29 PS 16/49 Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys 53 PS 16/50 PS 16/51 Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om dobbeltrolle i byggesak PS 16/52 Anleggsbidragsmodellen - varslinger til kontrollutvalget 79 PS 16/53 Møteplan 1. halvår PS 16/54 Referater og meldinger 119 PS 16/55 Eventuelt 144 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 99 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /44 Virksomhetsbesøk - FASVO AS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om FASVO AS tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalget har tidligere ønsket at det legges til rette for virksomhetsbesøk til kommunens virksomheter eller selskaper. FASVO AS eies 100 % av Fredrikstad kommune. Etter forespørsel fra sekretariatet ønsker daglig leder i FASVO AS å gi kontrollutvalget informasjon om selskapet i møtet 7. desember Informasjonsmøte vil inneholde følgende: Orientering om virksomhetenes/områdenes organisering, drift og oppgave- /ansvarsfordeling. Tanker/synspunkter på virksomhetenes/områdenes organisering fremtid/utfordringer Felles meningsutveksling Vurdering Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at informasjon om FASVO AS, tas til Orientering. 3

4 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/109 Dokumentnr.: 27 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /45 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet kan godkjennes 4

5 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 19:30 Møtested: Rådhuset (møtet 14.9 utsatt til 10.10), møterom Elingård Fra til saksnr.: 16/29 16/43 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder (H) Forfall Rune Grundekjøn Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) X Terje Berg Alvheim til sakene 16/35 og 16/38 Marit Werner Haabeth (Ap) X Jan Frode Hanssen (FrP) X Kristine Høgseth (MDG) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker, forvaltningsrevisorene Lene Brudal, Bjørnar Bakker Eriksen og Lena Longva-Stavem Møtende fra administrasjonen: Rådmann Ole Petter Finess, Regulering- og byggesakssjef Anna Auganes, juridisk spesialrådgiver Nicolai Flommen Andersen, spesialrådgiver Roy Jakobsen og virksomhetsleder vei Lasse Henriksen Ordfører: Jon-Ivar Nygård. Jan Frode Hanssen. Terje Moland Pedersen 5

6 Merknader Innkalling og saksliste ble godkjent Saksrekkefølge: 16/29-16/30, 16/32, 16/36, 16/31, 6/33-16/35, 16/37-16/43 Nestleder, Terje Moland Pedersen, ledet møtet. Jan Frode Hanssen ble valgt til settenestleder Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. Det ble bestemt at sak 16/43 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 24, 2. ledd. Det ble også bestemt at deler av behandlingen av habilitetsvurderingen knyttet til Terje Moland Pedersen i sak 16/43 skulle foregå for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 24, 2. ledd. Habilitetsvurderinger: Sak 16/35 Terje Moland Pedersen stilte spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i hans personlige motsetningsforhold til Harald Zwart. Terje Moland Pedersens habilitet i denne saken er tidligere vurdert av kommuneadvokaten og skulle vært tatt stilling til i et møte i Plan- og miljøutvalget mot slutten av 2005, men Terje Moland Pedersen hadde da blitt statssekretær i Justis- og Politidepartementet og var følgelig ikke lenger utvalgsleder. Spørsmålet er blitt stående uavklart. Kontrollutvalget erklærte ham inhabil i saken (jfr.fvl. 6 (2)), Vara Terje Berg Alvheim tiltrådte. Jan Frode Hanssen ledet møtet. Sak 16/38 Jan Frode Hanssen stilte spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i at hans samboer jobber i NAV. (jfr.fvl. 6. (1) c) Kontrollutvalget erklærte ham habil i saken. Terje Moland Pedersen stilte spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i hans verv som nestleder i styre i Værste AS. Kontrollutvalget erklærte ham inhabil i saken (jfr.fvl 6 (1) e2), Vara Terje Berg Alvheim tiltrådte. Jan Frode Hanssen ledet møtet. Sak 16/41 (og sak 16/28, ) Kontrollutvalget behandlet innkommet habilitetsinnsigelse mot Marit Werner Haabeth knyttet til at hennes mann sitter i styret for KS, der tidligere rådmann Lasse Hansen er direktør. Kontrollutvalget la til grunn at innsigelsen således er forsøkt knyttet opp mot fvl 6. (2). Marit Werner Haabeth la fram sitt syn på innsigelsen. Kontrollutvalget erklærte Marit Werner Haabeth habil til å behandle saken. Kontrollutvalget erklærte henne også habil til å behandle tilsvarende informasjon fra rådmannen i kontrollutvalget 17.8 (ref. sak 16/28). Sak 16/43 (og sak 16/28, ) Kontrollutvalget behandlet innkommet habilitetsinnsigelse mot Marit Werner Haabeth knyttet til at hennes mann sitter i styret for KS, der tidligere rådmann Lasse Hansen er direktør. Kontrollutvalget la til grunn at innsigelsen således er forsøkt knyttet opp mot fvl 6. (2). Marit Werner Haabeth la fram sitt syn på innsigelsen. Kontrollutvalget erklærte Marit Werner Haabeth habil til å behandle saken. Kontrollutvalget erklærte henne også habil til å behandle samme sak 17.8 (sak 16/28). 6

7 Kontrollutvalget behandlet innkommet habilitetsinnsigelse mot Terje Moland Pedersen knyttet til hans styreverv som nestleder i Værste AS (jfr. fvl 6. (1) e2. Terje Moland Pedersen la fram sitt syn på innsigelsen. Kontrollutvalget erklærte Terje Moland Pedersen habil til å behandle saken. Kontrollutvalget erklærte ham også habil til å behandle samme sak 17.8 (sak 16/28), da bestillingen til revisjonen ble vedtatt. Bestillingen er gjengitt i protokollen under sak 16/43. Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 16/29 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/30 Forvaltningsrevisjonsrapport "Minoritetsspråklige barn i skolen" PS 16/31 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon - 1. halvår 2016 PS 16/32 PS 16/33 PS 16/34 PS 16/35 PS 16/36 PS 16/37 PS 16/38 Prosjektplan Refusjoner Overordnet revisjonsstrategi - Regnskapsrevisjon Rådmannens oppfølging av revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Husebukta - rådmannens innhenting av uavhengig vurdering Henvendelse til kontrollutvalget angående ordningen med vakt og sikring av kommunale bygg Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om forskjellbehandling ved legging av stikkledninger Henvendelse til kontrollutvalget angående nytt NAV-kontor på Kråkerøy PS 16/39 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 PS 16/40 PS 16/41 PS 16/42 Forslag til endring i kommunens delegeringsreglement - regler for "høring" i kontrollutvalget Referater og meldinger Eventuelt PS 16/43 Status for revisjonens undersøkelser av konkret tips - jf. KU-sak U.off 7

8 PS 16/29 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 16/30 Forvaltningsrevisjonsrapport "Minoritetsspråklige barn i skolen" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Rapporten har sett på overganger i opplæringsløpet, tilrettelegging og særskilt språkopplæring i grunnskolen og integreringstiltak i kommunen for minoritetsspråklige elever. Rapporten viser at kommunen i all hovedsak har en god forvaltning og en tilfredsstillende praksis på flere områder som berører denne gruppen elever. Kontrollutvalget merker seg at det er noen forhold som bør forbedres og utvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: Vurdere å utarbeide en overordnet rutine for overgangen mellom barneskole til ungdomsskole. Dette vil i større grad sikre en ensartet praksis mellom kommunens ulike skoler/virksomheter. Benytte et omforent kartleggingsverktøy for å beskrive ressursbehovet for særskilt norskopplæring ved samtlige av kommunens skoler. Vurderingene vil da i større grad baseres på objektive felleskriterier. Sikre at alle skolene har utarbeidet en plan for holdningsskapende arbeid Sikre at det gjennomføres kompetanseutvikling for rådgiverne i skolene Utvikle et koordinerende og samhandlende tiltaksapparat knyttet til integreringsfeltet Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at både endringer i størrelsen og variasjonen i elevgruppa språklige minoriteter har resultert i at deler av kommunens planverk, rutiner og praksis på området på kort tid har blitt utdatert. Kommune har derfor vært nødt til å starte en innovasjons- og endringsprosess bl.a. i forhold til kapasitet, ressursbruk, organisering, innhold, samhandling og kompetanse. Revisjonen kom derfor inn i en sammenheng med stadige endringer og uro på området. Kontrollutvalget finner det positivt at rådmannen har planer og er i god gang med å følge opp rapportens anbefalinger. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til Mangfold og integreringsrådet. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn i skolen» til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen i all hovedsak har en god forvaltning og en tilfredsstillende praksis på flere områder som berører minoritetsspråklige barn i skolen, 8

9 til tross for stadige endringer og uro på området, som rådmannen skriver i sin høringsuttalelse. Bystyret merker seg imidlertid at det er noen forhold som bør forbedres og bystyret slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: utarbeide en overordnet rutine for overgangen mellom barneskole til ungdomsskole. Dette vil i større grad sikre en ensartet praksis mellom kommunens ulike skoler/virksomheter. Benytte et omforent kartleggingsverktøy for å beskrive ressursbehovet for særskilt norskopplæring ved samtlige av kommunens skoler. Vurderingene vil da i større grad baseres på objektive felleskriterier. Sikre at alle skolene har utarbeidet en plan for holdningsskapende arbeid Sikre at det gjennomføres kompetanseutvikling for rådgiverne i skolene Utvikle et koordinerende og samhandlende tiltaksapparat knyttet til integreringsfeltet Bystyret merker seg at rådmannen er godt i gang med oppfølgingen. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til mangfold og integreringsrådet innen <her setter bystyret selv inn en dato>. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalgets leder foreslo at det i pkt. 2 og pkt. 3/underpunkt 2, legges til at rapporten også sendes til Oppvekstutvalget. Ellers ble vedtaket som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Rapporten har sett på overganger i opplæringsløpet, tilrettelegging og særskilt språkopplæring i grunnskolen og integreringstiltak i kommunen for minoritetsspråklige elever. Rapporten viser at kommunen i all hovedsak har en god forvaltning og en tilfredsstillende praksis på flere områder som berører denne gruppen elever. Kontrollutvalget merker seg at det er noen forhold som bør forbedres og utvalget slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: Vurdere å utarbeide en overordnet rutine for overgangen mellom barneskole til ungdomsskole. Dette vil i større grad sikre en ensartet praksis mellom kommunens ulike skoler/virksomheter. Benytte et omforent kartleggingsverktøy for å beskrive ressursbehovet for særskilt norskopplæring ved samtlige av kommunens skoler. Vurderingene vil da i større grad baseres på objektive felleskriterier. Sikre at alle skolene har utarbeidet en plan for holdningsskapende arbeid Sikre at det gjennomføres kompetanseutvikling for rådgiverne i skolene Utvikle et koordinerende og samhandlende tiltaksapparat knyttet til integreringsfeltet Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at både endringer i størrelsen og variasjonen i elevgruppa språklige minoriteter har resultert i at deler av kommunens planverk, rutiner og praksis på området på kort tid har blitt utdatert. Kommune har derfor vært nødt til å starte en innovasjons- og endringsprosess bl.a. i forhold til kapasitet, ressursbruk, organisering, innhold, samhandling og kompetanse. Revisjonen kom derfor inn i en sammenheng med stadige endringer og uro på området. Kontrollutvalget finner det positivt at rådmannen har planer og er i god gang med å følge opp rapportens anbefalinger. 2. Kontrollutvalget foreslår for bystyret at rådmannen rapporterer om sin oppfølging til 9

10 Oppvekstutvalget og Mangfold og integreringsrådet. Kontrollutvalget kan selv rapportere til bystyret om rådmannens oppfølging i sin årsmelding for Rapporten sendes til bystyret med følgende innstilling 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn i skolen» til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen i all hovedsak har en god forvaltning og en tilfredsstillende praksis på flere områder som berører minoritetsspråklige barn i skolen, til tross for stadige endringer og uro på området, som rådmannen skriver i sin høringsuttalelse. Bystyret merker seg imidlertid at det er noen forhold som bør forbedres og bystyret slutter seg til revisjonens anbefalinger om at kommunen bør: utarbeide en overordnet rutine for overgangen mellom barneskole til ungdomsskole. Dette vil i større grad sikre en ensartet praksis mellom kommunens ulike skoler/virksomheter. Benytte et omforent kartleggingsverktøy for å beskrive ressursbehovet for særskilt norskopplæring ved samtlige av kommunens skoler. Vurderingene vil da i større grad baseres på objektive felleskriterier. Sikre at alle skolene har utarbeidet en plan for holdningsskapende arbeid Sikre at det gjennomføres kompetanseutvikling for rådgiverne i skolene Utvikle et koordinerende og samhandlende tiltaksapparat knyttet til integreringsfeltet Bystyret merker seg at rådmannen er godt i gang med oppfølgingen. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Oppvekstutvalget og Mangfold og integreringsrådet innen <her setter bystyret selv inn en dato>. PS 16/31 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon - 1. halvår 2016 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt informerte om statusrapporten. Revisjonen informerte også om at fylkesmannen vil gjennomføre tilsyn på samme tema som neste prosjekt i forvaltningsrevisjonsplanen Spesialundervisning skole og spesialpedagogiske tiltak barnehage. Kontrollutvalget var enige om at det sannsynligvis var uhensiktsmessig å starte opp forvaltningsrevisjon på temaet og at man evt. kunne gjøre en ny vurdering av behovet når resultatet etter fylkesmannens tilsyn ble kjent. Kontrollutvalget besluttet at revisjonen skal levere en prosjektplan med tema barnevern til neste møte (jf. FRplan). Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon 1. halvår 2016, tas til etterretning 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å levere en prosjektplan til prosjekt «Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem», til møtet 30. november 10

11 PS 16/32 Prosjektplan Refusjoner Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Refusjoner», godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Seksjonsleder Anders Svarholt og forvaltningsrevisor Lena Longva-Stavem informerte om at det var avholdt oppstartsmøte med rådmannen og at rådmannen på bakgrunn av egen risikovurdering hadde foreslått mer fruktbare problemstillinger. Revisjonen er enig med rådmannen, og kontrollutvalget hadde ingen innvendinger. I tillegg opplyste revisjonen at med de nye problemstillingene ville timetallet kunne reduseres til 290. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan «Refusjoner» godkjennes med problemstillingene som ble foreslått i møtet: Har kommunen etablert et tilfredsstillende system for håndtering av sykepengerefusjoner? a. Beskrivelse av kommunens system b. Indentifisering av eventuelle risikoområder samt undersøke om det er iverksatt kontrolltiltak knyttet til disse I hvilken grad fungerer systemet i praksis? a. Gjennomgang av ca. 25 refusjonskrav innenfor helse og velferd b. Gjennomgang av eventuelle restanselister vedrørende oversendte refusjonskrav PS 16/33 Overordnet revisjonsstrategi - Regnskapsrevisjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til etterretning Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Seksjonsleder Jolanta Betker redegjorde kort for strategiplanens innhold Vedtak ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Overordnet revisjonsstrategi for 2016, tas til etterretning PS 16/34 Rådmannens oppfølging av revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens notat vedrørende rammeavtale til orientering, og saken avsluttes. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Virksomhetsleder vei Lasse Henriksen redegjorde for kommunens oppfølging av saken. Han svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget var enige om at saken ikke skulle undersøkes videre, og at saken skulle tas til orientering. 11

12 Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar rådmannens notat vedrørende rammeavtale til orientering, og saken avsluttes. PS 16/35 Husebukta - rådmannens innhenting av uavhengig vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar notatene fra revisjonen og Kluge til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Terje Moland Pedersen stilte spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i hans personlige motsetningsforhold til Harald Zwart. Terje Moland Pedersens habilitet i denne saken er tidligere vurdert av kommuneadvokaten og skulle vært tatt stilling til i et møte i Plan- og miljøutvalget mot slutten av 2005, men Terje Moland Pedersen hadde da blitt statssekretær i Justis- og Politidepartementet og var følgelig ikke lenger utvalgsleder. Spørsmålet er blitt stående uavklart. Kontrollutvalget erklærte ham inhabil i saken (jfr.fvl. 6 (2)), Vara Terje Berg Alvheim tiltrådte. Jan Frode Hanssen ledet møtet. Regulering- og byggesakssjef Anna Auganes redegjorde for hvordan kommunen har håndtert prosessen knyttet til Kluges engasjement. Hun sa også at kommunen kjenner seg mer igjen i Kluges vurdering av saken enn revisjonens vurdering. Hun opplyste også at rådmannen ikke har tatt stilling til om det er behov for å gjøre endringer i reguleringsplanen. Videre redegjorde hun for status i byggesaken. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar notatene fra revisjonen og Kluge til orientering. PS 16/36 Henvendelse til kontrollutvalget angående ordningen med vakt og sikring av kommunale bygg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Tidligere kommunalsjef Roy Jacobsen redegjorde for kommunens praksis før endringen i november Han svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget var enige om at saken ikke skulle undersøkes videre, og at saken skulle tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Saken tas til orientering PS 16/37 Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om forskjellbehandling ved legging av stikkledninger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) 12

13 Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kommunejurist Nicolai Flommen Andersen redegjorde for arbeidet som var utført i Rødsmyrveien, og for kommunens begrunnelse for avslaget på klagen fra Tommy Kessinger. Han svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget var enige om at saken ikke skulle undersøkes videre, og at saken skulle tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Saken tas til orientering PS 16/38 Henvendelse til kontrollutvalget angående nytt NAV-kontor på Kråkerøy Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Mail (datert 3.10) fra Mona Berg i Værste AS, ble lagt ved sakspapirene i utsendingen. Mailen var ikke innarbeidet i saken ved publisering og utsending. Jan Frode Hanssen stilte spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i at hans samboer jobber i NAV. (jfr.fvl 6. (1) c) Kontrollutvalget erklærte ham habil i saken. Terje Moland Pedersen stilte spørsmål ved sin habilitet med bakgrunn i hans verv som nestleder i styre i Værste AS. Kontrollutvalget erklærte ham inhabil i saken (jfr.fvl 6 (1) e2), Vara Terje Berg Alvheim tiltrådte. Jan Frode Hanssen ledet møtet. Rådmann Ole-Petter Finess redegjorde for kommunens syn på saken. Han svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget var enige om at saken ikke skulle undersøkes videre, og at saken skulle tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Saken tas til orientering PS 16/39 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017 med en kostnadsramme på kr , vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017 med en kostnadsramme på kr , vedtas 13

14 2. Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet 2017 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» PS 16/40 Forslag til endring i kommunens delegeringsreglement - regler for "høring" i kontrollutvalget Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget slutter seg framlagte forslag til regler for høringer i kontrollutvalget 2. Kontrollutvalget sender forslaget til bystyret med følgende innstilling Bystyret vedtar kontrollutvalgets forslag til regler for høringer i kontrollutvalget. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstilling Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget slutter seg framlagte forslag til regler for høringer i kontrollutvalget 2. Kontrollutvalget sender forslaget til bystyret med følgende innstilling Bystyret vedtar kontrollutvalgets forslag til regler for høringer i kontrollutvalget. PS 16/41 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Kontrollutvalget behandlet innkommet habilitetsinnsigelse mot Marit Werner Haabeth knyttet til at hennes mann sitter i styret for KS, der tidligere rådmann Lasse Hansen er direktør. Kontrollutvalget la til grunn at innsigelsen således er forsøkt knyttet opp mot fvl 6. (2). Kontrollutvalget erklærte Marit Werner Haabeth habil til å behandle saken. Kontrollutvalget erklærte henne også habil til å behandle tilsvarende informasjon fra rådmannen i kontrollutvalget 17.8 (ref. sak 16/28). Rådmannen viste til sin redegjørelse i kontrollutvalgets møte 17.8 om omfanget av advokatbistand knyttet til behandling av innsynsbegjæringer i forbindelse med bestemte varslingssaker. Beløpet på ca. kr ,- som ble nevnt da, er ikke korrekt. Beløpet er lavere. Det var ført ulike oppdrag på samme art i regnskapet. Dette er nå rettet opp ved at ulike oppdrag føres på ulike arter. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 16/42 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Ingen saker 14

15 PS 16/43 Status for revisjonens undersøkelser av konkret tips - jf. KU-sak Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedlegg til saken ble ettersendt til kontrollutvalget (mail 7.10) Kontrollutvalget behandlet innkommet habilitetsinnsigelse mot Marit Werner Haabeth knyttet til at hennes mann sitter i styret for KS, der tidligere rådmann Lasse Hansen er direktør. Kontrollutvalget la til grunn at innsigelsen således er forsøkt knyttet opp mot fvl 6. (2). Marit Werner Haabeth la fram sitt syn på innsigelsen. Kontrollutvalget erklærte Marit Werner Haabeth habil til å behandle saken. Kontrollutvalget erklærte henne også habil til å behandle samme sak 17.8 (sak 16/28). Kontrollutvalget behandlet innkommet habilitetsinnsigelse mot Terje Moland Pedersen knyttet til hans styreverv som nestleder i Værste AS (jfr. fvl 6. (1) e2. Terje Moland Pedersen la fram sitt syn på innsigelsen. Kontrollutvalget erklærte Terje Moland Pedersen habil til å behandle saken. Kontrollutvalget erklærte ham også habil til å behandle samme sak 17.8 (sak 16/28), da bestillingen til revisjonen ble vedtatt. Bestillingen er som følger: 1. Har kommunen gitt upresise dokumenter/opplysninger til Skatt Øst? 2. Foreligger det saksdokumenter som ikke er registrert inn i saksbehandlingssystemet? 3. Har kommunen manipulert dokumenter i saksbehandlingssystemet? 4. Har kommunen fremskaffet dokumenter på grunnlag av feilaktige opplysninger (forsikringsbevis byggherreansvar)? 5. Har kommunen gitt feilaktige opplysninger til revisjonen i forbindelse med rapporten «Undersøkelse RTD»? Under behandling av habilitetsinnsigelsen av Terje Moland Pedersen ble det enstemmig vedtatt å lukke dørene. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 24, 2. ledd. Saken ble deretter behandlet for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 24, 2. ledd. Seksjonsleder Anders Svarholt og forvaltningsrevisor Lena Brudal redegjorde for noen funn hittil. De informerte også om at saken sannsynligvis kunne sluttbehandles i kontrollutvalgets møte Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Saken tas foreløpig til orientering 15

16 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/106 Dokumentnr.: 32 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /46 Rullering av plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å levere en prosjektplan til neste møte der temaet er håndteringen av innsynsbegjæringer, hvor man ser både på den prosessuelle og materielle saksbehandlingen 2. Kontrollutvalget tar til etterretning rådmannens ønske om ytterligere utsettelse av prosjekt nr. 2: «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» 3. Prioriteringslisten i inneværende plan blir som følger: 1. Språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Ferdigstilt. 2. Refusjoner. Prosjektplan vedtatt og prosjektet er igangsatt. 3. Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. Prosjektplan vedtatt Håndteringen av innsynsbegjæringer. Prosjektplan legges fram for utvalget i februar Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Prosjektplan vedtatt og oppstartsmøte avholdt, men oppstart av selve gjennomføringen utsettes til vår/sommer Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene. 7. Startlån. 8. Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (barnehage). Prosjektet utsatt på ubestemt tid pga. tilsyn fra fylkesmannen innenfor samme område. Ny vurdering i neste overordnede analyse. 4. Bystyret orienters om endringene Fredrikstad, Vedlegg 1 Anmodning om rullering av FR plan møte Fredrikstad 2 Anmodning om utsatt oppstart - forvaltningsrevisjon "Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging" 16

17 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 16/4, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/35, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Vi viser til vedlegg 1 som redegjør for hvorfor spørsmålet om rullering av forvaltningsplan kommer opp nå. I henhold til forvaltningsrevisjonsplan er det vedtatt å gjennomføre forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i følgende risikoområder (prioritert rekkefølge): 1. Språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Ferdigstilt. 2. Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Prosjektplan vedtatt og oppstartsmøte avholdt, men oppstart av selve gjennomføringen ble besluttet utsatt til slutten av 2016/ begynnelsen av Refusjoner. Prosjektplan vedtatt og prosjektet er igangsatt. 4. Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (barnehage). Prosjektet utsatt på ubestemt tid pga. tilsyn fra fylkesmannen innenfor samme område. 5. Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. Prosjektplan legges frem for utvalget i samme møte som denne anmodningen 6. Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene. 7. Startlån. Vi viser til vedlegg 2 der revisjonen redegjør for en forespørsel fra rådmannen om prosjekt nr. 2 «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» kan utsettes ytterligere (ref. omtalen av prosjektet over). Begrunnelsen er at kommunen har satt i gang mange tiltak og oppfølgingspunkter, både sentralt og ute i organisasjonen, og at det er hensiktsmessig om det gis noe lengre virkningstid for disse. Revisjonen er enig i dette. Det er ikke heldig å revidere et område som er i endring og heller ikke før tiltak har fått virke tilstrekkelige lenge til at ønsket effekt er oppnådd. Vurdering Bystyret har gitt kontrollutvalget fullmakt til å gjøre endringer i forvaltingsrevisjonsplanen: Bystyresak 16/4, (Forvaltningsrevisjonsplan ), pkt. 3: Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. Sekretariatet har ingen innvendinger mot forslaget om å ta inn i inneværende plan et prosjekt om kommunens håndtering av innsynsbegjæringer. Temaet har vært mye omtalt i media i høst og det er ønsket fra rådmannens side. Vi er av den oppfatningen at det er mest relevant at prosjektet kun fokuserer på håndteringen av innsynsbegjæringer, hvor man ser både på den prosessuelle og materielle saksbehandlingen. Hvordan prosjektet konkret bør gjennomføres og avgrenses kan avklares i prosjektplanarbeidet. Rådmannens ønske om ytterligere utsetting av prosjekt nr. 2 bør tas til etterretning Prosjekt om håndtering av innsynsbegjæringer bør prioriteres slik at det blir neste prosjekt som startes opp. 17

18 Listen blir da seende slik ut: 1 Språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Ferdigstilt. 2 Refusjoner. Prosjektplan vedtatt og prosjektet er igangsatt. 3 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. Prosjektplan vedtatt Håndteringen av innsynsbegjæringer. Prosjektplan legges fram for utvalget i februar Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Prosjektplan vedtatt og oppstartsmøte avholdt, men oppstart av selve gjennomføringen utsettes til vår/sommer Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene. 7 Startlån. 8 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (barnehage). Prosjektet utsatt på ubestemt tid pga. tilsyn fra fylkesmannen innenfor samme område. Ny vurdering i neste overordnede analyse. Bystyret bør orienters om endringene 18

19 Anmodning om rullering av forvaltningsrevisjonsplan Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune I henhold til forvaltningsrevisjonsplan er det vedtatt å gjennomføre forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i følgende risikoområder (prioritert rekkefølge): 1. Språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. a. Ferdigstilt. 2. Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. a. Prosjektplan vedtatt og oppstartsmøte avholdt, men oppstart av selve gjennomføringen ble besluttet utsatt til slutten av 2016/ begynnelsen av Refusjoner. a. Prosjektplan vedtatt og prosjektet er igangsatt. 4. Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (barnehage). a. Prosjektet utsatt på ubestemt tid pga. tilsyn fra fylkesmannen innenfor samme område. 5. Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. a. Prosjektplan legges frem for utvalget i samme møte som denne anmodningen 7. desember Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene. 7. Startlån. Østfold kommunerevisjon IKS gjennomfører årlige møter med politisk og administrativ ledelse i samtlige kommuner. Formålet med møtene er å oppsummere de ulike revisjonshandlingene som har blitt gjennomført, samt å gi og få tilbakemeldinger på det utførte arbeidet og samarbeidet generelt. Slikt møte ble avholdt med Fredrikstad kommune 27. oktober Deltakere i møtet var 19

20 Ordfører, Kari Sørum (representerte rådmannen) og Egil Olsen. Fra revisjonen møtte blant annet Laila Nagelhus, Jolanta Betker og undertegnede. I møtet tok administrasjonen opp kommunens håndtering av innsynsbegjæringer. Administrasjonen oppfatter at innsynsbegjæringer håndteres forsvarlig, men viste samtidig til den kritikken som var kommet frem i media den siste tiden. Det var derfor ønskelig at området ble tatt inn som et risikoområde i neste periode, slik at praksisen kan vurderes av revisjonen som objektiv part. Revisjonen gjorde administrasjonen oppmerksom på at kontrollutvalget har fått delegert myndighet til å foreta omrokkeringer i planen, herunder også å ta inn nye risikoområder dersom det er behov for det (på tilsvarende måte som de kan forskyve planen dersom det dukker opp særlige forhold som de ønsker undersøkt). En eventuell uforsvarlig håndtering av innsynsbegjæringer medfører generelt liten økonomisk risiko for en kommune, men vil kunne medføre betydelig omdømmemessig risiko særlig i situasjoner der det er stort mediefokus på kommunens praksis. På dette grunnlaget fremmer revisjonen, i samråd med administrasjonen, anmodning om rullering av planen. Vårt forslag er at et prosjekt vedrørende innsyn tas inn som nytt nr. 6, og at nåværende prosjekt nr. 6 og 7 forskyves til senere i Antakelig vil det være ressurser til å gjennomføre samtlige prosjekter på planen til tross for en eventuell rullering. En forvaltningsrevisjon av innsynsbegjæringer kan gjennomføres på flere måter. Som eksempel kan fokus rettes mot kommunens etterlevelse av offentlighetslova generelt, hvor man ser på både journalføring (rutiner og omfang av journalføring), forhåndsklassifisering av saksdokumenter (rutiner og praksis, herunder bruk av lovhjemler) og innsynsbegjæringer (rutiner, saksbehandling og bruk av lovhjemler for unntak). Et annet eksempel er at prosjektet kun fokuserer på håndteringen av innsynsbegjæringer, men hvor man ser både på den prosessuelle og materielle saksbehandlingen. Hvordan prosjektet konkret bør gjennomføres og avgrenses kan avklares i prosjektplanarbeidet. Rolvsøy, 10. november 2016 Anders Svarholt (sign.) seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 2 20

21 Fra: Svarholt Dato: :44:09 Til: Pettersen Anne-Karin Femanger Kopi: Sørum Kari Helen Tittel: Anmodning om utsatt oppstart - forvaltningsrevisjon "Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging" Til ØKUS Det vises til prosjektplan for kontraktsoppfølging, vedtatt av kontrollutvalget i Fredrikstad 24. mai 2016 (sak 16/16). I forbindelse med vedtaket av prosjektplanen ble det samtidig vedtatt utsatt oppstart av prosjektet til årsskiftet 2016/ 2017, etter ønske fra rådmannen. Revisjonen har fått en forespørsel fra rådmannen om prosjektet kan utsettes ytterligere. Begrunnelsen er at kommunen har satt i gang mange tiltak og oppfølgingspunkter, både sentralt og ute i organisasjonen, og at det er hensiktsmessig om det gis noe lengre virkningstid for disse. Revisjonen er enig i dette. Det er ikke heldig å revidere et område som er i endring og heller ikke før tiltak har fått virke tilstrekkelige lenge til at ønsket effekt er oppnådd. Vi oversender anmodningen til sekretariatet, slik at spørsmålet kan tas opp til behandling i møtet 7. desember Kopi sendes til kommunalsjef Kari Sørum til orientering. Med vennlig hilsen Anders Svarholt seksjonsleder forvaltningsrevisjon e post: ansv@fredrikstad.kommune.no Tlf: /

22 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/106 Dokumentnr.: 33 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /47 Prosjektplan Barnevern Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Barnevern, vedtas Fredrikstad, Vedlegg 1 Prosjektplan barnevern Fredrikstad, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 16/4, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/35, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). I utgangspunktet er det tenkt at fokus skal være på både evaluering av tiltak, oppfølging av barn i institusjon og oppfølging av fosterhjem Revisjonen har også mottatt oppdatert informasjon om risikobildet fra Fylkesmannen i Østfold som gir uttrykk for at meldinger og undersøkelser ikke nødvendigvis er et aktuelt tema for gjennomgang. Fylkesmannen har hatt tett dialog med kommunen om dette de siste årene. Revisjonen skriver i prosjektplanen: «Fylkesmannen pekte deretter på ett område hvor det kan være hensiktsmessig med en nærmere gjennomgang. Dette er et område som i liten grad har vært gjenstand for landsomfattende tilsyn de siste årene, men hvor de har hatt hendelsesbaserte tilsyn som de oppfatter gir grunn til bekymring oppfølging av omsorgs- og adferdsplasseringer. Fylkesmannen mener også at det ville være interessant å se hvordan kommunen bruker resultatet fra landsomfattende tilsyn og hendelsesbaserte tilsyn i et forbedringsperspektiv altså hvordan slike resultater brukes av kommunen til å vurdere risiko og forbedringstiltak.» 22

23 Revisjonen skriver videre at administrasjonen i fredrikstad kommune fant problemstillingene relevante og interessante. Leder av barneverntjenesten ga uttrykk for at det var ønskelig at revisjonen også snakket med fosterfamilier, og særlig fosterfamilier i barnets eget nettverk, dersom ressursrammen åpnet for det. På grunnlag av dette, foreslår revisjonen tre hovedproblemstillinger: 1. Hvordan brukes tilsynsresultater som grunnlag for forbedring av barneverntjenestens internkontroll? Problemstillingen er utformet deskriptivt. Revisjonen vil likevel utarbeidet revisjonskriterier som grunnlag for vurderinger. Slike kriterier vil i hovedsak bli utarbeidet med grunnlag i 4 i «Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester». 2. Sørger barneverntjenesten for forsvarlig oppfølging av omsorgsplasserte barn? Det vil bli utarbeidet kriterier som grunnlag for vurderinger. Problemstillingen omfatter barn både i institusjon og i fosterhjem. 3. Sørger barneverntjenesten for forsvarlig oppfølging av adferdsplasserte barn? Det vil bli utarbeidet kriterier som grunnlag for vurderinger. Revisjonen antar at det vil gå med 450 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i mai-juni Vurdering Sekretariatet vil berømme revisjonen for godt samarbeid med fylkesmannen og administrasjonen for å finne fram til relevante problemstillinger for alle parter. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen kan gi utdypende opplysninger om dette i møtet. Særlig mappegjennomgangen er ressurskrevende, skriver revisjonen. Revisjonen skriver videre at dersom kontrollutvalget ønsker det, kan revisjonen også intervjue fosterfamilier / ansatte ved institusjoner for å besvare problemstilling 2 og 3. Dette vil imidlertid medføre økt ressursbruk i forhold til estimatet. Det er vanskelig for revisjonen å estimere ressursbehovet knyttet til dette på nåværende tidspunkt. Kontrollutvalget kan vurdere dette, men da i lys av ressursbehovet til andre prosjekt i (ref. neste sak på sakskartet). Kontrollutvalget kan for eksempel øke rammen til barnevernsprosjektet, men da må man tilpasse de neste prosjektene til gjenstående timeressurs. Kontrollutvalget må også ta hensyn til påbegynte prosjekt i 2016 som skal fullføres med timeressursen for Revisjonen vil gi oss en oppdatert oversikt over ressurssituasjonen i møtet. Samlet sett anser vi at metodevalget (intervju, dokumentanalyse og mappegjennomgang) vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes. Kontrollutvalget kan evt. ligge til et pkt. i vedtaket om utvidet ressursramme. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 23

24 Barnevernet Fredrikstad kommune Prosjektplan Rolvsøy 11. november

25 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i kommunestyret 11. februar 2016, hvor forvaltningsrevisjonsplan ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «Barnevernet må følge nøye med på barn og foreldre etter at tiltak er iverksatt. Dette innebærer både evaluering av tiltak, oppfølging av barn i institusjon og oppfølging av fosterhjem. Ifølge statusrapport for september 2015 er antall barn i tiltak og plasseringer i institusjon og fosterhjem økende. Barnevernets arbeid er på mange områder regulert av krav til frister. I en hektisk arbeidshverdag medfører en risiko for at oppgaver som reguleres av frister prioriteres foran eksempelvis arbeidet med oppfølging av hjelpetiltak til det enkelte barn. Fylkesmannen peker også på at ungdom i institusjon opplever at de ikke får god nok oppfølging av barneverntjenesten. Videre peker fylkesmannen i Østfoldrapporten på at 185 av 709 fosterbarn ligger an til å ikke få den oppfølgingen fra kommunen som er lovens minstekrav. Tallene er ikke brutt ned på kommunenivå, men det er sannsynlig at noen av disse barna også hører til Fredrikstad. Økt press på barnevernet i form av økning i antall barn med behov for barnevernets tjenester medfører en risiko for at tjenestene ikke er tilfredsstillende. Omsorgssvikt kan gi alvorlige konsekvenser for det enkelte barn. Mangler på dette området har stor betydning for barns rettsikkerhet, og faktorene ovenfor øker sannsynligheten for svikt. Samtidig er området av vesentlig betydning i et samfunnsperspektiv, samt for kommunens økonomi fordi mangler på området kan gi et økt behov for kostbare tjenester på et senere tidspunkt.» I 2. tertialrapport for 2016 fra Seksjon for utdanning og oppvekst (behandlet i oppvekstutvalget 19. oktober 2016, sak 16/32), pekes det på at presset på barneverntjenesten er økende og at det er en økning i kompliserte saker som vil gi behov for mer ressurskrevende tiltak, slik som plassering i fosterhjem og institusjon. Revisjonen har også mottatt oppdatert informasjon om risikobildet fra Fylkesmannen i Østfold den 10. november Fylkesmannen viser til at kommunen har gjennomført en egenevaluering i 2016 knyttet til oppfølging av meldinger. Denne gjennomgangen viste enkelte forbedringsområder, som kommunen er i ferd med å følge opp. Kommunens kal rapportere sin oppfølging til fylkesmannen innen 1. desember I 2011 ble det gjennomført et tilsyn knyttet til kommunens arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak. Også dette tilsynet avdekket forbedringsområder, og det har vært tett dialog mellom kommunen og fylkesmannen i etterkant. Dette tilsynet vil bli avsluttet innen utløpet av dette året. Fylkesmannen gir således uttrykk for at meldinger og undersøkelser ikke nødvendigvis er et aktuelt tema for gjennomgang. Fylkesmannen pekte deretter på ett område hvor det kan være hensiktsmessig med en nærmere gjennomgang. Dette er et område som i liten grad har vært gjenstand for landsomfattende tilsyn de siste årene, men hvor de har hatt hendelsesbaserte tilsyn som de oppfatter gir grunn til bekymring oppfølging av omsorgs- og adferdsplasseringer. Fylkesmannen mener også at det ville være interessant å se hvordan kommunen bruker resultatet fra landsomfattende tilsyn og hendelsesbaserte tilsyn i et forbedringsperspektiv altså hvordan slik resultater brukes av kommunen til å vurdere risiko og forbedringstiltak. østfold kommunerevisjon iks 2 25

26 Det ble avholdt oppstartsmøte med administrasjonen 11. november Administrasjonen fant problemstillingene relevante og interessante, og hadde ingen alternative forslag. Leder av barneverntjenesten ga uttrykk for at det var ønskelig at revisjonen også snakket med fosterfamilier, og særlig fosterfamilier i barnets eget nettverk, dersom ressursrammen åpnet for det. 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Forvaltningsrevisjonsplanens tema er barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. På bakgrunn av en fornyet risikovurdering foreslår vi en avgrensning av opprinnelig tema, slik at oppfølging av hjelpetiltak ikke tas inn i prosjektet. Fokus bør i stedet rettes mot oppfølging av omsorgsplasseringer i institusjon og fosterhjem, samt oppfølging av adferdsplasseringer i institusjon. I tillegg slutter vi oss til fylkesmannens forslag om å ta inn en problemstilling knyttet til barneverntjenestens arbeid med kontinuerlig forbedring av internkontrollen. En slik problemstilling bør også inkludere hvordan rådmannsnivået og politisk nivå involveres i arbeidet. 1. Hvordan brukes tilsynsresultater som grunnlag for forbedring av barneverntjenestens internkontroll? Problemstillingen er utformet deskriptivt. Revisjonen vil likevel utarbeidet revisjonskriterier som grunnlag for vurderinger. Slike kriterier vil i hovedsak bli utarbeidet med grunnlag i 4 i «Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester». 2. Sørger barneverntjenesten for forsvarlig oppfølging av omsorgsplasserte barn? Det vil bli utarbeidet kriterier som grunnlag for vurderinger. Problemstillingen omfatter barn både i institusjon og i fosterhjem. 3. Sørger barneverntjenesten for forsvarlig oppfølging av adferdsplasserte barn? Det vil bli utarbeidet kriterier som grunnlag for vurderinger. Forskjellen på problemstilling 2 og 3 handler om grunnlaget for plasseringen. De fleste av tiltakene etter barnevernloven retter seg mot foreldrene, og hovedhensikten med tiltakene er å bidra til bedring av barnets omsorgssituasjon. Adferdsplasseringer retter seg imidlertid mot barnet selv, og reglene gir på nærmere vilkår adgang til å plassere barn med alvorlige adferdsvansker i institusjon. Ved slike plasseringer er ofte barnevernet og foreldrene enig om at tiltak er nødvendige, og denne maktubalansen som oppstår overfor barnet gjør det nødvendig med selvstendige rettigheter for barnet, slik at barnets rettssikkerhet kan ivaretas. Uavhengig av plasseringsgrunnlaget, har imidlertid barneverntjenesten et oppfølgingsansvar. 4. GJENNOMFØRING Samtlige problemstillinger vil bli besvart ved hjelp av dokumentanalyse, intervjuer med ledere og et bredt utvalg medarbeidere i barneverntjenesten, samt gjennomgang av praksis (mappegjennomgang). Prosjektet vil innrettes på en slik måte at de punktene som inngår i østfold kommunerevisjon iks 3 26

27 fylkesmannens tilsynsveileder for barnevernområdet besvares. Dette medfører at fylkesmannen kan bygge på resultatet av rapporten i sin planlegging av tilsyn, og på den måten forhåpentligvis redusere belastningen på kommunen. 5. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Lov om barnevern med tilhørende forskrift, rundskriv og veiledere 6. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Samtlige problemstillinger (se over) Barnevernloven med tilhørende forskrifter, rundskriv og veiledere Kommunens systemer og rutiner Opplysninger fra ledere og medarbeidere om praksis Dokumentanalyse Intervjuer Mappegjennomgang Opplysninger om saksbehandlingen i enkeltsaker 7. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltaker/(e): Laila Nagelhus - oppdragsansvarlig revisor. Anders Svarholt utførende revisor. Prosjektperiode: Desember 2016 juni 2016 Antall timer: 450 timer +/- (se under) Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU Desember 2016 Når rapport er sendt til rådmannen Mai 2016 Når rapport er sendt til ØKUS Mai/ juni 2016 Prosjektet omfatter tre forholdsvis omfattende problemstillinger, hvor det er nødvendig å gjennomføre et relativt stort antall intervjuer, samt gå inn i et større antall saker. Særlig mappegjennomgangen er ressurskrevende. Samtidig vil det kunne gi et svært godt bilde av kommunens praksis. Det presiseres at ressursestimatet er et anslag, og at det forutsetter at de fakta som vi har behov for er lett tilgjengelig. Dersom kontrollutvalget ønsker det, kan vi også intervjue fosterfamilier / ansatte ved institusjoner for å besvare problemstilling 2 og 3. Dette vil østfold kommunerevisjon iks 4 27

28 imidlertid medføre økt ressursbruk i forhold til estimatet. Det er vanskelig for revisjonen å estimere ressursbehovet knyttet til dette på nåværende tidspunkt. østfold kommunerevisjon iks 5 28

29 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/108 Dokumentnr.: 14 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /48 Rapport - Eierskapskontroll av FASVO AS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, tas til orientering. Fredrikstad, Vedlegg Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Plan for selskapskontroll for perioden Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 16/7, at i løpet av perioden skal det gjennomføres en eierskapskontroll av FASVO AS. Bystyret behandlet planen den i sak 13/16 PS 16/19, Plan for gjennomgang av selskapskontroll for perioden Bystyret tok kontrollutvalgets prioriteringer til orientering og vedtok planen. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser utøver denne myndighet på den måten som er fastsatt i virksomhetens lovverk, og at kommunens valgte representant ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunes vedtak og forutsetninger. Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen og også i henhold til planen for selskapskontroll, er følgende problemstillinger vurdert: Kommunens eiermelding, og etterleves av rapportering/informasjon og om opplæring i styrearbeid? 29

30 Er det gitt påpekninger/anbefalinger i eiermelding om FASVO AS? Er selskapets formålsparagraf i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, i dialog med administrasjonen for FASVO AS og gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet, blant annet styre- og representantskapsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap. Den framlagte rapport om eierskapskontroll med FASVO AS har vært til høring hos selskapets ledelse og hos kommunen ved ordfører. Uttalelsene er vedlagt rapporten. Vurdering Sekretariatet har vurdert og konkludert ihht. problemstillinger som fremgår i rapporten: Ajourhold og generelle føringer i eiermeldingen. Fredrikstad kommune har ikke etter behandlingen av «Eierpolitikk» i 2011 hatt saker som omhandler eiermelding/eierpolitikk til behandlingen. Det er ikke vedtatt jevnlig ajourhold av eiermeldingen. Rådmannen har meldt sekretariatet ar det tas sikte på å legge opp til en revidering av eierstrategien i løpet av første halvår Omfang og innhold er foreløpig ikke avklart. Vedrørende rapportering til eier, er det i kontrollperioden 2015, fremlagt orienteringer om årsregnskap/årsrapporter til bystyret for de selskapene som er omfattet av Kommunelovens 80 under referater (se RS 16/19 den 15/9 2016). Tilsvarende for årsregnskapene/ årsmeldinger for 2014 fremlagt for bystyret under referater (se RS 12/15, den 3/9 2015). Kontrollutvalget har i tillegg i perioden 2006 og frem til 2015 behandlet ni eierskapskontroller, og bystyret har hatt alle til behandling. Vedrørende opplæring av nyvalgte folkevalgte til styreverv, tar ordfører dette til etterretning om at det bør legges opp til en opplæring i styrearbeid for nyvalgte styreledere og styremedlemmer. Det gjøres oppmerksom på at store selskaper legger til rett for egen styreopplæring. Spesifikke forhold vedrørende FASVO AS i eiermeldingen Bystyret bestilling i 2011 om vurdering av en fusjonering av de tre Asvo bedriftene i Fredrikstad, ble fulgt opp fra administrasjonen side med analyse av selskapene. Bystyret tok analysen til orientering og selskapene fortsetter sin drift som tidligere. Formålet og drift Med bakgrunn i aktivitetsnivå for selskapet slik det fremkommer gjennom sakene i selskapets styre- og i årsrapporter, konkluderer vi med at selskapet formålsparagraf er i tråd med aktiviteten. Generalforsamlingen Ved gjennomgang av protokoller fra generalforsamlingene er vår vurdering den at generalforsamlingen har utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med aksjelovens bestemmelser 5-5 og i henhold til selskapets vedtekter. Styrets forvaltning Ut fra gjennomgangen av saksdokumentene har styret sørget for en god forvaltning av selskapet. Selskapet drives i tråd med selskapets formålsparagraf og øvrige aktuelle styringsdokumenter. 30

31 Representasjon Vår vurdering er at det har vært tilfredsstillende representasjon på vegne av Fredrikstad kommune i selskapets generalforsamling. Styret har hatt en tilfredsstillende møte- og oppmøtefrekvens i kontrollperioden (syv styremøter). På bakgrunn av rapportens vurderinger og konklusjoner anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget fatter følgende vedtak i saken. Kontrollutvalget tar rapport Eierskapskontroll av FASVO AS til orientering. Rapporten oversendes bystyret av følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, tas til orientering. 31

32 Fredrikstad kommune 2016 Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 32

33 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn for selskapskontroll Formål Problemstillinger Avgrensning og metode Aktuelle lover og styringsdokumenter Lover og andre retningslinjer FASVO AS Historikk Selskapets organisasjon Styrende organ og daglig ledelse Selskapets økonomiske utvikling Forhold vedrørende eier Vurdering, konklusjon og anbefalinger Selskapets og eierkommunens kommentarer FASVO AS - kommentarer Eierkommunens kommentarer Vedlegg Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 2 33

34 1 Innledning 1.1 Bakgrunn for selskapskontroll I kommunelovens 77.5 og 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgsforskriftens kapittel 6. Bestillerfunksjonen er i henhold til loven lagt til kontrollutvalget. I tråd med bestemmelsene vedtok bystyret den i sak PS 16/19 Plan for gjennomgang av selskapskontroll for perioden Av planen for selskapskontroll fremgår det blant annet at det skal arbeides med å legge til rette for en kontroll av FASVO AS. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte i sak 16/7 at i løpet av perioden skal det gjennomføres en eierskapskontroll av FASVO AS. Østfold kontrollutvalgssekretariat er tillagt oppgaven å utføre selskapskontroll på vegne av kontrollutvalget i Fredrikstad kommune i henhold til selskapets vedtekter. 1.2 Formål Formålet med selskapskontroller fremkommer av 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner. Ifølge bestemmelsen skal kontrollutvalget påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Dersom kontrollutvalget bestemmer det, kan den også inkludere forvaltningsrevisjon i selskapskontrollen. 1.3 Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med eierskapskontrollen, har vi satt opp følgende problemstillinger: Kommunens eiermelding, og etterleves av rapportering/informasjon og om opplæring i styrearbeid? Er det gitt påpekninger/anbefalinger i eiermelding om FASVO AS? Er selskapets formålsparagraf i tråd med driften? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? 1.4 Avgrensning og metode Vedtaket om selskapskontroll i FASVO AS gjelder eierskapskontroll og ikke forvaltningsrevisjon. Eierskapskontrollen har vært gjennomført for driftsåret Selskapskontrollen har blitt gjennomført av Østfold kontrollutvalgssekretariat. Kontrollen er gjennomført ved gjennomgang av aktuelle politiske saker i bystyret, ved kontrollspørsmål til selskapets ledelse og ved gjennomgang av dokumenter mottatt fra selskapet (styre- og generalforsamlingsprotokoller, årsberetninger og årsregnskap). Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 3 34

35 2. Aktuelle lover og styringsdokumenter 2.1 Lover og andre retningslinjer Kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften I kommunelovens 80 pålegges kommunene og fylkeskommunene å gjennomføre selskapskontroll av selskaper som er heleid av kommuner. Dette vil gjelde interkommunale selskaper og aksjeselskaper. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i kontrollutvalgs forskrift kapittel 6. Etter paragrafens siste avsnitt skal kontrollutvalget og kommunens revisor varsles, og ha rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling. Lov om aksjeselskaper Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den øverste myndighet i selskapet, jf. lovens 5-1. Generalforsamlingen skal etter lovens 5-5 behandle og vedta årsregnskap, årsberetning og utbytte og ellers andre saker iht. loven eller vedtektene. Styrets oppgaver og ansvar er underlagt reglene i lovens 6-12 og Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Det skal ellers påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, aksjonæravtale, vedtekter, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av generalforsamlingen, og å sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Regnskaps-, skatte- og avgiftsregler (lover om årsregnskap, skatt og merverdiavgift) Vi går i denne undersøkelsen ikke inn på disse forholdene. Selskapets regnskaper er revidert av egen ekstern revisor og det er avlagt ren revisjonsberetning for kontrollårene ( ). Forskrift om arbeidsmarkedstiltak. I henhold til forskriftens 3-5: Vilkår for opprettelse av arbeidspraksis i skjermet virksomhet - krav til virksomheten skal virksomheten hvor tiltaket gjennomføres være organisert som et aksjeselskap med kommunal/fylkeskommunal aksjemajoritet, eller som egen faglig og økonomisk enhet tilknyttet tiltaksarrangør som også organiserer andre arbeidsmarkedstiltak. For å bli godkjent som tiltaksarrangør for tiltaket må virksomheten i tillegg oppfylle følgende krav: Attføringsvirksomhet skal være virksomhetens primære virksomhet Overskudd skal forbli i virksomheten og komme attføringsarbeidet og deltakerne til gode Det skal ikke utbetales utbytte Virksomheten kan ikke eie eller kontrollere annen forretningsvirksomhet. Begrensningen gjelder ikke etablering og drift av salgsvirksomhet for å fremme omsetning av bedriftens produkter. Lov om offentlige anskaffelser Det følger av lov om offentlige anskaffelser 2 og forskrift om offentlige anskaffelser 1-2 (1), at regelverket gjelder for statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer. Det har vært to saker i Klagenemnda for offentlige anskaffelser vedrørende selskaper som er innrettet og organisert på samme måte som FASVO AS er. Vi viser i denne sammenheng til sak 2006/12 den og til sak 2012/49 den 21. januar Klagenemda for offentlige anskaffelser finner at disse virksomheter må regnes for å ha «forretningsmessig karakter» og kan da ikke regnes som et «offentligrettslig organ». Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 4 35

36 FASVO AS, slik driften er innrettet i dag vil ikke være omfattet av lov om offentlige anskaffelser. Selskaps vedtekter Selskapets vedtekter ligger som vedlegg nr. 1 til rapporten. Etikkreglement Etikk er hensyntatt i kvalitetssystemet EQUASS. 3. FASVO AS 3.1 Historikk FASVO AS FASVO AS (tidligere kalt Fredrikstad Arbeidssamvirke AS) er en bedrift som ble stiftet i 1993 og eies 100 % av Fredrikstad kommune. Selskapet driver etter retningslinjer og kravspesifikasjon fra NAV, i tiltaket VTA, som retter seg mot personer med en uførepensjon. Selskapet tilbyr varig tilrettelagt arbeid (VTA) for personer som vil og kan delta i arbeidslivet, men som ikke klarer å nyttiggjøre seg av det ordinære jobbmarkedet. FASVO AS er av Østfold Fylkeskommune godkjent som læringsbedrift i flere fag. Ungdom, med tilrettelagt undervisning, kan fullføre sin fagutdannelse hos FASVO AS. Selskapet har kompetanse og fokus på å tilrettelegge arbeidsdagen best mulig for hver enkelt arbeidstaker. Alle lærekandidater blir fulgt opp i henhold til individuelle opplæringsplaner. Selskapet har følgende avdelinger: Catering, konditori og bakeri Bruktmarked Anleggsgartnergruppe Jobbfrukt Hjelpemidler Montering og pakking Selskapet har ca. 53 VTA-deltagere og 20 lærekandidater. I tillegg arbeider mer enn 20 ordinært ansatte, med allsidig og sammensatt kompetanse. FASVO AS eier i tillegg Pancoveien 10 Eiendom AS (Kjøpt i 2014). Kjøp av aksjene i Centrum Eiendom 2 AS (Gutzeitsgata 6) i 2014, ble i 2015 innfusjonert i FASVO AS. Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 5 36

37 3.2 Selskapets organisasjon Figuren viser FASVO AS sin organisasjon, med generalforsamlingen øverst, deretter styret og selskapets daglig leder. Generalforsamling av eier(e) Styret Daglig leder 3.3 Styrende organ og daglig ledelse FASVO AS, ledes av generalforsamlingen og et valgt styre. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. I henhold til aksjeloven 5.1 er det gjennom generalforsamlingen at aksjeeier(e) utøver den øverste myndighet. Styreleder og daglig leder skal være til stede på generalforsamlingen. Andre styremedlemmer kan være til stede på generalforsamlingen. Aksjelovens 5-5 påpeker at innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling. Generalforsamlingens oppgaver er nedfelt i aksjelovens 5-5, 2. ledd. Generalforsamlingen skal behandle følgende saker: 1. Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. 2. Andre saker som etter loven eller vedtektene hører inn under generalforsamlingen. Etter aksjelovens 7-1 er det generalforsamlingen som skal velge revisor for selskapet. Revisor godtgjørelse skal godkjennes av generalforsamlingen. I henhold til vedtektene for FASVO AS gis følgende beskrivelse om saker som skal behandles av generalforsamlingen: a) Fastsette resultatregnskapet og balanse, herunder bestemme anvendelse av overskudd eller dekning av underskudd. b) Velge selskapets styre. c) Behandle saker som etter lov eller vedtekter hører under generalforsamlingen. Tabellen under viser en oversikt over avholdte generalforsamlinger og behandlede saker som gjelder regnskapsåret 2015/16. Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 6 37

38 Møtedager 22/ / Generalforsamling - Saker til behandling Valg av møteleder Godkjennelse av innkallingen Valg av representanter til å undertegne protokollen sammen med møteleder Godkjenning av styrets forslag til årsregnskap og årsberetning Valg av representanter til styret Fastsettelse av godtgjørelse til styret Valg av revisor Valg av møteleder Godkjennelse av innkallingen Valg av representanter til å undertegne protokollen sammen med møteleder Godkjenning av styrets forslag til årsregnskap og årsberetning Valg av representanter til styret Fastsettelse av godtgjørelse til styret Valg av revisor Møtende fra aksjonæren (Fredrikstad kommune) på ordinære generalforsamling i 2015 var ordfører Jon Ivar Nygård. Møtende fra aksjonæren (Fredrikstad kommune) på generalforsamling i 2016 var Atle Ottersen iflg. fullmakt fra ordfører. Styret: I henhold til aksjelovens 6-1 skal et selskap ha minst 3 medlemmer. I selskapet med aksjekapital på mindre en tre millioner kroner kan styret likevel ha færre enn tre medlemmer. I henhold til vedtektene 6 for FASVO AS er det generalforsamlingen som velger antall styremedlemmer. For kontrollåret 2015 er det valgt 3 medlemmer til styret og 3 varamedlemmer. Krav til kjønnsrepresentasjon for interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS) trådde i kraft fra Lovkrav er at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn for kommunale aksjeselskaper. For året 2015 har styret i FASVO AS bestått av følgende personer: Navn John T. Andresen til april/morten Huth fra april Ole Haabeth Sissel Been.Larsen Frøydis Wroldsen Lise Merete Kjelsås Glenn Håkon Granvåg Gjelstad Styrets oppgaver er nedfelt i Aksjelovens 6-12 og Forvaltningen av selskapet hører under styret. Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og Funksjon Styreleder Styremedlem Styremedlem Varamedlemmer Varamedlemmer Varamedlemmer budsjetter for selskapets virksomhet. Styret skal også fastsette retningslinjer for virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 7 38

39 og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstad for betryggende kontroll. Om styrets tilsynsansvar nevnes følgende, i selskaper som bare har en aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig. Styremøter i 2015 Det har vært avholdt 7 ordinære styremøter. Totalt er det behandlet 55 saker. Følgende hovedsaker som er behandlet kan nevnes: Godkjenning og undertegning av protokoller (alle møter) Økonomirapporter (alle møter) Personalsituasjonen (alle møter) Nytt bygg (Orienteringer rundt Pancoveien og Gutzeitsgata 6) alle møter Strategiplan for 2015 Orientering om erstatningssak mellom FASVO og Statens vegvesen EQUASS resertifisering Halvårsregnskap 2015 Informasjon om fusjonering av Centrum Eiendom AS og FASVO AS Prosjekt GERIKA Forlengelse av kontrakt «Brohodet» Innskuddsbasert pensjon og endring av den Informasjon om avdelingene Andre ulike orienteringssaker Eventuelt Daglig leder: I henhold til Aksjelovens 6-14 er det daglig leder som står for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Styret har utarbeidet arbeidsinstruks for daglig leder, sist oppdatert mars Instruksen vedlegges. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av prinsippell betydning. Aksjelovens 6-15 pålegger daglig leder at minst hver tredje måned, i møte eller skriftlig, gir styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Godtgjørelser: Følgende lønn/godtgjørelser var gjeldende for daglig leder og styret for FASVO AS i 2015: Daglig leder på kr samt annen godtgjørelse på kr Styret kr Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 8 39

40 3.4 Selskapets økonomiske utvikling Hovedtall: (tall i tusen) Resultat: Salgsinntekter Tilskudd (Fylke, kommunen og NAV) Annen driftsinntekt Sum inntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Netto finansresultat Ordinært resultat Balanse: Anleggsmidler Omløpsmidler Sum eiendeler Egenkapital Gjeld Sum gjeld og egenkapital Nøkkeltall Resultatgrad i % 9,8 11,3 10,4 Likviditetsgrad 2,8 8,4 5,5 Egenkapitalandel i % 54,4 55,8 85,7 Resultatgrad Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen. Likviditetsgrad Likviditetsgrad forteller noe om forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Med andre ord måler det bedriftens evne til å dekke sine betalingsforpliktelser etter hvert som disse forfaller. Likviditetsgrad bør være større enn 1. Egenkapitalandel Egenkapitalandelen sier noe om hvor mye egenkapital det er i bedriften i forhold til totalkapitalen. Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 9 40

41 Selskapets revisor (Revisjonsselskapet Ernst & Young AS) har for regnskapsåret 2015 avlagt en ren revisjonsberetning for selskapet. Revisor gir uttrykk for i sin beretning at: Årsregnskap er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av selskapets finansielle stilling 31. desember 2013 og av dets resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringssikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetning om fortsatt drift er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. 4. Forhold vedrørende eier Behandling i bystyret i Fredrikstad kommune Ved gjennomgang av bystyrets saker i er det ikke registrert saker til behandling vedrørende FASVO AS. Kommunens utøvelse av eierstrategi Bystyret behandlet den i sak 38/10: «Utvikling av eierpolitikk del II». Til saksutredningen lå følgende to dokumenter: Drøftingsdokument Pareto Securities ASA Oversikt over øvrige selskaper. Bystyrets fattet følgende vedtak i saken: 1. Bystyret legger til grunn prinsippene for eierpolitikk slik det fremgår av saken. 2. Det gjennomføres en analyse av Fredrikstad Arbeidssamvirke AS (nå FASVO AS), Mineberget Industrier AS og Unikom AS. 3. a) Det gjennomføres en nærmere analyse av FE AS inkludert datterselskapet/ større eierinteresser. b) Det gjennomføres nærmere analyse av Frevar KF og foretakets eierinteresser i andre selskaper. c) Analysen skal minimum omhandle De fem kulepunktene på side 199 i saksfremstillingen, avsnitt to, men hvor også selskapene samfunnsnyttig vurderes. 4. Fredrikstad kommune åpner for salg av resterende eierpost i Østfold Fibernett AS før opsjonsperioden utløper. Rådmannen gis fullmakt til å forhandle og sluttføre forhandlingene med Viken Fibernett AS. 5. Fredrikstad kommune åpner for å selge sin aksjepost i Nordic Shell Holding AS. 6. Finansiering av videre analyser dekkes av formannskapets disposisjonsfond, og det søkes at angjeldende selskaper dekker kostnadene på et senere tidspunkt. 7. Resultatet av analysene legges frem for bystyret 14. oktober Bystyret behandlet året etter, den sak «Eierpolitikk», som omhandlet analysene som bystyret vedtok skulle gjennomføres i sitt vedtak i mars Etter behandlingen av «Eierpolitikk» i mars 2011 har ikke Bystyret hatt saker som omhandler eiermelding/eierpolitikk til behandlingen. Eiers representasjon i FASVO AS Generalforsamlingen Det er avholdt to ordinære generalforsamlinger i 2015/16 i FASVO AS. Møtende fra aksjonæren (Fredrikstad kommune) på ordinære generalforsamling i 2015 var ordfører Jon-Ivar Nygård. 41

42 Møtende fra aksjonæren (Fredrikstad kommune) på generalforsamling i 2016 var Atle Ottesen iflg. fullmakt fra ordfører. Styret Det har vært avholdt 7 ordinære styremøter i løpet av Fredrikstad kommunes representanter i styret er: Ole Haabeth og Sissel Been-Larsen. Styreleder er valgt eksternt. Forfall Fremmøte Vara møtt tilstyremøter prosent Deltatt på styremøter John T. Andresen til april/morten Huth fra april Ole Haabeth Sissel Been-Larsen Vurdering, konklusjon og anbefalinger Kommunens eiermelding, og etterleves av rapportering/informasjon og om opplæring i styrearbeid? Det var i forbindelse med budsjett 2009/handlingsplan ble det vedtatt at det skulle utarbeides en eierstrategi i forhold til kommunens eierposisjoner i de forskjellige selskapene. Målsettingen med saken var å oppdatere bystyret på de forskjellige eierposisjonene, formål med selskapene, styresammensetning, marked, verdianslag, utbyttepolitikk og mulige strukturendringer. Denne kunnskapen benyttes til en drøfting av kommunens formål med å eie de forskjellige selskapene. Våren 2010 behandlet bystyret en sak om utvikling av eierpolitikk del II. Saksdokumentet er utarbeidet med bakgrunn i et drøftingsdokument fra Pareto Securities ASA. Pareto Securities ASA ble engasjert som rådgiver i prosessen. I drøftingsdokumentet (fra Pareto) er det for utvalgte selskaper utarbeidet drøftingspunkter med følgende rammer: - Formål og kommunens målsetting - Styresammensetning - Selskapsstruktur - Kapitalstruktur /utbytte - Eie eller selge alternativt strukturalternativer Det vises i helhet til drøftingsdokumentet fra Pareto samt bystyrets vedtak i saken. Bystyret behandlet i sak «Eierpolitikk». Saken bygger på bystyrets behandling i 2010 hvor det skulle gjennomføres analyser om enkelte selskaper for eventuelt salg og vurdering av fusjonering av selskaper. Etter behandlingen av «Eierpolitikk» i 2011 har ikke Bystyret hatt saker som omhandler eiermelding/eierpolitikk til behandlingen. Rådmannen tar sikte på å legge opp til en revidering av eierstrategien i løpet av første halvår Omfang og innhold er foreløpig ikke avklart. Hvordan rapporteres det til kommunens politiske organer? I henhold til bystyrets behandling av saken fremkommer følgende om rapportering til politiske organer: «Når årsrapportene legges fram bør disse behandles i Bystyret med utgangspunkt i eierrollen. Det bør framkomme om det er vesentlige endringer i selskapets aktiviteter i forhold til formålet. Dette må også gjelde Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 11 42

43 i forhold til datterselskaper eller selskaper hvor vi indirekte eier større eierposter. Kontrollutvalgets eierskapsmeldinger legges fram for Bystyret i henhold til vedtatt selskapskontroll og rutiner.» I kontrollperioden 2015, er årsregnskapene/årsmeldinger for selskapene 2015 som omhandles av Kommunelovens 80 fremlagt for bystyret under referater (se RS 16/19 den 15/9 2016). Tilsvarende for årsregnskapene/ årsmeldinger for 2014 fremlagt for bystyret under referater (se RS 12/15, den 3/9 2015). Kontrollutvalget har i perioden 2006 og frem til 2015 avlagt følgende eierskapskontroller til behandling i Bystyret i Fredrikstad: Østfold Energi AS behandlet i Bystyret 2006 Fredrikstad Parkering AS - behandlet i Bystyret 2007 Borg Havn IKS behandlet i Bystyret 2008 Hvalertunellen - behandlet i Bystyret 2008 Unikom AS - behandlet i Bystyret 2009 Østfold kommunerevisjon IKS behandlet i Bystyret 2011 VIUNO AS - behandlet i Bystyret 2012 Driftsassistansen i Østfold IKS behandlet i Bystyret 2013 Alarmsentralen Brann Øst AS behandlet i Bystyret 2014 Sekretariatets konklusjon: Sekretariatets konklusjon er at valgt tiltak er en god løsning for bystyret å gjøre seg kjent med de selskapene som kommunen har eierinteresser i. På denne måten kan bystyret få kjennskap til de ulike selskapene samt innblikk i regnskapstall og andre vesentlige forhold gjennom selskapenes årsberetninger. Kontrollutvalgets løpende eierskapskontroller med kommunes selskaper fremlegges bystyret til behandling i tråd med rutinen. Har kommunen etablert rutiner for opplæring i styrearbeid? I henhold til vedtatte grunnprinsipper for eierpolitikk (2010) fremgår følgende fra dokumentet: Vi må ha fokus på styrerollen og styrets kompetanse og sammensetning. Spesielt i bedrifter som opererer i et konkurranseutsatt marked, er det viktig med fokus på hvem vi velger til å presentere kommunens interesser i styret. Det er fornuftig å åpne for å velge styrekandidater fra et bredest mulig utvalg og ikke begrense mulige kandidater til personer fra bystyret eller kommuneadministrasjonen. Styrelederrollen er spesiell i denne sammenhengen. Opplæring i styrearbeid og ansvar er uansett viktig. Dette gjelder generelt for alle selskaper. En nærmere vurdering av styrekompetanse og fordeling av verv kan gjøres etter neste bystyrevalg eller når vedtektene åpner for dette ved nyvalg av representanter. Gjennom tidligere eierskapskontroller registreres det at kommunen ikke har gitt et generelt tilbud om kurs/opplæring til folkevalgte styrerepresentanter. Det opplyses at flere av selskapene selv utfører opplæring av sine styrerepresentanter, men gjelder først og fremst for de store selskapene. Sekretariatet påpekte at dette ikke er fulgt opp i tidligere eierskapsrapporter. Vi viser til ordførers svar om temaet: «Myndighet til oppnevning av styreleder og styremedlemmer er tillagt ordfører etter samråd med gruppelederne i Bystyret jf. Delegeringsreglementets pkt Det ble gjort en helhetlig vurdering av medlemmenes styrekompetanse ved oppnevning. Ordfører ser at det er en utfordring at prosessen er lite etterprøvbar. Undertegnede vil derfor ta initiativ til at det lages en dokumentasjon Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 12 43

44 over det enkelte styremedlems bakgrunn og kompetanse ved oppnevning neste valgperiode. Vi tar til etterretning at det bør legges opp til en opplæring i styrearbeid for nyvalgte styreledere og styremedlemmer». Er det gitt påpekninger/anbefalinger i kommunens eiermelding vedr. FASVO AS? Vedrørende aktuelle selskap for denne rapporten gjengis følgende fra saken om utvikling av eierpolitikk: «Det gjennomføres en nærmere analyse med sikte på en fusjon av Fredrikstad Arbeidssamvirke AS, Viuno AS (tidligere kalt Mineberget Industrier AS) og Unikom AS» Bystyret behandlet resultatet av analysen i møte den i sak 28/11. Administrasjonen har foretatt en grundig vurdering av alle tre selskapene analysen omhandlet. Vurderingen er at selskapene som omtales viser at de driver godt og har sunn økonomi. Rådmannen fant ingen grunnlag til å foreslå en fusjon. Bystyret tok analysen til orientering. Sekretariatets konklusjon: Bystyret bestilling, er fulgt opp fra administrasjonen side med analyse av selskapene. Bystyret tok analysen til orientering og selskapene fortsetter sin drift som tidligere. Er selskapets formålsparagraf klart definert, og er driften i tråd med formålsparagrafen? Eierskap kan oppfylle ulike typer mål (formål) for eier, det kan eksempelvis være politiske, sosialpolitiske, finansielle, industrielle eller regionaløkonomiske mål. Foretakets virksomhet skal fremgå av selskapets vedtekter. Styrets oppgave i små og mellomstore bedrifter vil være å utarbeide en strategi som ligger innenfor de formål eierne har definert for virksomheten i vedtektene og som gir uttrykk for eiernes ambisjoner for virksomheten. Selskapets vedtekter for kontrollperioden er sist endret Vedtektens formålsparagraf ( 3) setter rammene for selskapets virksomhet. Selskapets formålsparagraf lyder slik: «Selskapets formål er å skaffe varige arbeidsplasser for yrkeshemmede med så lav arbeidsevne at de ikke kan gjøre nytte av andre arbeidsgrunnlag. Grunnlaget for virksomheten er fremstilling og salg av varer og tjenester med dertil hørende virksomheter. Selskapet har ikke som formål å skaffe aksjonærene økonomisk vinning. Eventuelt overskudd forblir i bedriften og disponeres til formål som styrker den videre drift. Selskapet kan gjøre seg interessert ved aksjeinnskudd eller på annen måte i selskaper med lignede formål.» Sekretariatets konklusjon: I selskapets årsmeldinger for 2014 og 2015 redegjøres det for aktivitetsnivået i selskapet. Aktivitetsnivået er helt på linje med det formålsparagrafen tilsier selskapet skal drive med av oppgaver. Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Eierne av selskapet har avholdt generalforsamlinger i 2015 og i Til behandling har vært styrets årsberetning, fastsettelse av årsresultat og balansen, valg av styre og fastsettelse av styrets godtgjørelse og valg av revisor Selskapets regnskap (nøkkeltallene) for perioden viser at nøkkeltallene er gode. Selskapet har en god likviditetsgrad samt en meget god egenkapitalandel (54 %). Det er fra revisor avlagt ren revisjonsberetning for Sekretariatets konklusjon: Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 13 44

45 Etter vår vurdering av saker til generalforsamlingen har organet utøvd sine oppgaver og myndighet i tråd med aksjelovens bestemmelser 5-5. Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Av saker styret har hatt til behandling er; strategiplaner for 2015, detaljerte perioderegnskaper gjennom hele 2015 (hvert møte). I tillegg har administrasjonen holdt styret orientert om personalsituasjonen, nytt bygg, pensjonsordningen samt andre informasjonsaker (se for øvrig side 8 oversikt over møter/saker) Møtefrekvensen for styret i 2015 var syv møter som er helt i tråd med aksjelovens bestemmelser (minimum fire ganger per år). Alle selskaper bør etablerer etisk reglement. Grunnlaget for et etisk reglement er å understøtte målsetningen om samfunnsansvarlig forretningsdrift og kan omhandle områder som: Økonomiske forhold Miljømessige områder Sosiale forhold Med bakgrunn i vår kontroll registreres det at FASVO AS har etisk reglement som er innarbeidet som en del i kvalitetssystemet EQUASS. Vedrørende kjønnsfordeling i styret er lovkrav at forholdet skal være 3/2 eller minst 40 % av hvert kjønn for kommunale aksjeselskaper. Styret i FASVO AS består av 2 menn og 1 kvinne. Kravet om kjønnsfordeling er ivaretatt. Er kommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Selskapet har avholdt ordinære generalforsamlinger for kontrollperioden 2015 og i På vegne av Fredrikstad kommune (eier) har Jon-Ivar Nygård deltatt på generalforsamlingen i 2015 og Atle Ottesen iflg. fullmakt fra ordfører i Vedrørende styrets deltakelse i FASVO AS vi viser til oversikt- og oppmøtetabell på side 11 i rapporten. Sekretariatets konklusjon: Vår vurdering er at det har vært tilfredsstillende representasjon på vegne av Fredrikstad kommune i selskapets generalforsamling. Styret har hatt en tilfredsstillende møte- og oppmøtefrekvens i kontrollperioden. Sekretariatets konklusjon: Ut fra gjennomgang av styrets saksdokumenter har styret å ha sørget for en god forvaltning av selskapet og av kommunens eierinteresser. Selskapet drives i tråd med selskapets formålsparagraf og øvrige aktuelle styringsdokumenter. Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 14 45

46 6. Selskapets og eierkommunens kommentarer 6.1 FASVO AS - kommentarer Daglig leder har den sendt en kort epost til sekretariatet om at etter fakta rettelsen som ble foretatt har selskapet ingen innsigelser mot rapporten. Selskapet er fornøyd med rapporten og med et godt og hyggelig samarbeid. 6.2 Eierkommunens kommentarer Ordfører opplyser om at det ved oppnevning av medlemmer til selskapsstyrer i ny valgperiode ble gjort grundigere vurderinger av kandidatenes kompetanse og egnethet. Alle styrekandidater ble bedt om å sende inn sin CV. Ordfører gikk igjennom disse og satt opp forslag til styresammensetning. Forslaget ble drøftet med gruppelederne i Bystyret slik delegeringsreglementet krever. 7. Vedlegg: 1. FASVO AS vedtekter, sist endret Arbeidsinstruks for daglig leder, fastsatt / mars Uttalelse fra Fredrikstad kommune, Fredrikstad den Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder Bjørn Gulbrandsen Rådgiver Eierskapskontroll 2016 FASVO AS 15 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/100 Dokumentnr.: 45 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /49 Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg 1 E-post nr. 1 «Leverandør A Arbeidsvarsling» 2 E-post nr. 2 «Sikkerhetskort og arbeider Østfoldbanen» 3 Rådmannens kommentarer med vedlegg, datert Kursbevis I 5 Kursbevis II Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/34, (rådmannens oppfølging av forhold knyttet til rammeavtalen) KU-sak 16/2, (notat fra ØKR 2. gangs behandling) KU-sak 15/36, (notat fra ØKR 1. gangs behandling) KU-sak 15/15, (bestilling til ØKR) Saksopplysninger Kontrollutvalgets leder har mottatt en henvendelse fra en tidligere oppdragstaker for en av kommunens leverandører innen elektro («leverandør A»). Forhold knyttet til denne leverandøren har tidligere vært undersøkt av kontrollutvalget (sakene 15/15, 15/36, 16/2 og 16/34). Vedlegg 1/E-post nr. 1 er spørsmål til og svar fra Vegvesenet om «godkjente planer/vedtak» fra 2012, evt. de to siste årene. Vedlegg 2/E-post nr. 2 inneholder hans spørsmål til og svar fra jernbaneverket om «sikkerhetskort» hos navngitte personer hos leverandøren fra 2012, og fram til dd. Både Vegvesenet og Jernbaneverket svarer at det etterspurte ikke finnes. 53

54 Den tidligere oppdragstakeren mener selskapet bryter HMS-regelverk. I revisjonens Notat «Vedrørende rammeavtale med leverandør A», datert , behandlet i kontrollutvalget , skriver revisjonen at det har vært mangler ved leverandørens HMS-arbeid. «Dette gjenspeiles i det faktum at leverandør A har mottatt fire pålegg fra Arbeidstilsynet i løpet av de to siste årene. Sett opp mot HMS-erklæring signert av leverandør A og bekreftelsen gitt i tilbudet, viser gjennomgangen at kommunen ikke kan ha fullstendig tillitt til at HMS-lovgivning følges, til tross for at leverandør A har bekreftet at de tilfredsstiller alle lover og forskrifter gitt av offentlige myndigheter som er gjeldende for dem. Rådmannen har sendt sine kommentarer til henvendelsen (vedlegg 3). Han har også sendt godkjenninger som leverandør A har, samt tidligere oversendt skriv fra advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS datert som omtaler forholdet mellom aktuelle varsler og leverandør A. Dette vedlegget er kun sendt til kontrollutvalget. Vi har gjengitt noe av rådmannens svar med en anonymisering av leverandør og navn på ansatte: I henhold til opplysninger fra leverandør A så har de vært revidert av Arbeidstilsynet og det lokale Eltilsyn uten anmerkninger etter «bekymringsmeldinger» fra varsleren. For så vidt gjelder gatelysanlegg i nærheten av Jernbaneverkets installasjoner så har det i leverandør A sin rammeavtaleperiode ikke vært påkrevd å bruke sikkerhetsvakt ved arbeider på kommunens veilysanlegg. I de tilfeller der det vært har behov for sikkerhetsvakter for utøvelse av arbeid brukes eget personell med godkjenning som hovedsikkerhetsvakt, se vedlagt dokumentasjon på xxx og xxx. Vedrørende arbeid på fylkesveier eller riksveier så har ikke kommunen ansvaret for disse anleggene som eies av Statens Vegvesen. I de tilfeller der leverandør A har utøvd arbeid på fylkesvei så har leverandør A som SVV viser til ved 2 anledninger levert søknad om arbeidsvarsling i eget firma. I de andre tilfellene der det har vært behov for større tiltak så er denne tjenesten innleid av firmaet Veisikring AS og det er nok anledningen til at dette ikke fremkommer ved søk på leverandør A i SVV sitt register. Påstandene som fremkommer om innleie av «ulovlig arbeidskraft» er det ikke funnet hverken dokumentasjon eller bevis for, og de kan derfor ikke kommenteres nærmere. «Vurdering I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner». Når sekretariatet mottar henvendelse av denne typen, har vi som praksis å legge saken fram uten vurdering og forslag til vedtak. Kontrollutvalget må selv avgjøre om saken skal forfølges videre, basert på den dokumentasjonen som foreligger. Et eventuelt vedtak om å undersøke saken videre bør inneholde en beskrivelse av det som skal undersøkes, samt tids- og ressursramme for oppdraget. 54

55 55

56 56

57 FREDRIKSTAD KOMMUNE VEI NOTAT Saksnr.: 2015/19288 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: /2016 Dato: Gradering: Klassering: Q02 Til: Kontrollutvalget Fra: Lasse Henriksen Gatelys - xxxxxx AS Anne-Karin Femanger Pettersen daglig leder i Østfold i Østfold Kontrollutvalgssekretariat oversendte følgende problemstillinger: Vedlagt er to e-poster som Ingrid Willoch har mottatt fra xx (tidligere oppdragstaker for xxx AS) Henvendelsen gjelder spørsmål til og svar fra jernbaneverket om «sikkerhetskort» hos navngitte personer hos xxx AS fra 2012, og fram til d.d. Og spørsmål til og svar fra Vegvesenet om «godkjente planer/vedtak» fra 2012, evt. de to siste årene. Både Jernbaneverket og Vegvesenet svarer at det etterspurte ikke finnes. «Jeg har også lagt ved revisjonens notat datert I dette notatet skriver revisjonen at det har vært mangler ved leverandørens HMS-arbeid. «Dette gjenspeiles i det faktum at leverandør A har mottatt fire pålegg fra Arbeidstilsynet i løpet av de to siste årene. Sett opp mot HMS-erklæring signert av leverandør A og bekreftelsen gitt i tilbudet, viser gjennomgangen at kommunen ikke kan ha fullstendig tillitt til at HMS-lovgivning følges, til tross for at leverandør A har bekreftet at de tilfredsstiller alle lover og forskrifter gitt av offentlige myndigheter som er gjeldende for dem. I utgangspunktet anser sekretariatet denne saken som avsluttet i kontrollutvalget, men den nye henvendelsen kan tyde på at det fortsatt er mangler ved HMS-forpliktelsene til xxx AS. Det er fint om rådmannen kan kommentere xxxs henvendelse før den evt. legges fram for kontrollutvalget. Neste møte er Sakspapirer sendes ut og sekretariatet bør ha tilbakemelding fra rådmannen innen 28.11». Rådmannens redegjørelse: Vedlagt oversendes godkjenninger som xxx AS har, samt tidligere oversendt skriv fra advokatfirmaet Ytterbøl & Co AS datert som omtaler forholdet mellom aktuelle varsler og firmaet xxx AS I henhold til opplysninger fra xxx AS så har de vært revidert av Arbeidstilsynet og Det lokale Eltilsyn uten anmerkninger etter «bekymringsmeldinger» fra varsleren. 57

58 For så vidt gjelder gatelysanlegg i nærheten av Jernbaneverkets installasjoner så har det i xxx AS sin rammeavtaleperiode ikke vært påkrevd å bruke sikkerhetsvakt ved arbeider på kommunens veilysanlegg. I de tilfeller der det vært har behov for sikkerhetsvakter for utøvelse av arbeid brukes eget personell med godkjenning som Hovedsikkerhetsvakt, se vedlagt dokumentasjon på Ove Steinar Brenne og Jan Thomas Strøm. Vedrørende arbeid på fylkesveier eller riksveier så har ikke kommunen ansvaret for disse anleggene som eies av Statens Vegvesen. I de tilfeller der xxx AS har utøvd arbeid på fylkesvei så har xxx AS som SVV viser til ved 2 anledninger levert søknad om arbeidsvarsling i eget firma. I de andre tilfellene der det har vært behov for større tiltak så er denne tjenesten innleid av firmaet Veisikring AS og det er nok anledningen til at dette ikke fremkommer ved søk på xxx AS i SVV sitt register. Påstandene som fremkommer om innleie av «ulovlig arbeidskraft» er det ikke funnet hverken dokumentasjon eller bevis for, og de kan derfor ikke kommenteres nærmere. Vedlegg: Skriv fra Advokatfirmaet Ytterbøl & Co, datert Sikkerhetsgodkjenninger på aktuelle medarbeidere i xxx 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 134 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /50 Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg 1 Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg, Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Sekretariatet har mottatt en henvendelse fra Gard Juul-Hansen, daglig leder i abcsvakstrøm, Han skriver at Fredrikstad kommune har gjort direkte anskaffelser (med noen få unntak) fra samme leverandør uten konkurranse i 16 år og gjør det fortsatt. Bakgrunnen for henvendelsen er informasjon som han har mottatt om at det nå nylig er gjort direkte innkjøp av adgangskontroll til Gressvik Sykehjem for over kr , av samme leverandør «helt uten konkurranse». I tillegg, sier han videre, er det nettopp gjort direkte innkjøp av samme leverandør for over kr , i oppgradering (C noder) på eksisterende anlegg. Gard Juul-Hansen anser at denne praksisen er i strid med gjeldene lover og anmoder om at saken behandles i kontrollutvalget. Han har lagt ved dialog med kommunen og opplysninger han har innhentet angående Traraveien 19 og Lislebyhallen. 63

64 Sekretariatet videresendt henvendelsen til rådmannen og inviterte ham til å gi noen kommentarer før kontrollutvalget tar stilling til om henvendelsen skal følges videre opp. Per har vi ikke mottatt svar fra rådmannen. Evt. svar videresendes til kontrollutvalget. Vurdering I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner». Når sekretariatet mottar henvendelse av denne typen, har vi som praksis å legge saken fram uten vurdering og forslag til vedtak. Undersøkelser av om kommunen følger (eller har fulgt) lover og regler om innkjøp, faller inn under utvalgets kompetanseområde, men kontrollutvalget må selv avgjøre om saken skal prioriteres, basert på den dokumentasjonen som foreligger. Et eventuelt vedtak om å undersøke saken videre bør inneholde en beskrivelse av det som skal undersøkes, samt tids- og ressursramme for oppdraget. 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 138 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /51 Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om dobbeltrolle i byggesak Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Vedlegg Henvendelse til kontrollutvalget fra Anniken Thoen, Bygningsmyndighetens kommentarer til henvendelsen, Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Kontrollutvalgets sekretariat har mottatt en henvendelse om mulig dobbeltrolle for en saksbehandler bygnings- og reguleringsavdelingen (vedlegg 1). En saksbehandler som er registrert i Brønnøysundregisteret med et enkeltmannsforetak i samme bransje som saksfeltet i kommunen, skal ha bistått søker/en annen saksbehandler i samme avdeling i hans private byggesak. Thoen skriver at hun som innbygger finner at det blir en sammenblanding av roller som svekker tilliten til kommunen. I henvendelsen informeres det også om forhold en sak (Solåsen 25A) som saksbehandleren er involvert i og som hun mener er ufullstendig og bygger på faktafeil. Bygningsmyndighetens kommentarer til henvendelsen er vedlagt (vedlegg 2). Bygningsmyndigheten skriver at det ikke på noe tidspunkt er anført at saksbehandler har solgt konsulenttjenester, verken i den aktuelle byggesaken i Solåsen 25A eller i andre saker. Om byggesaksbehandlingen skriver bygningsmyndigheten: 70

71 Bygningsmyndigheten følger imidlertid ikke Thoens konklusjoner om at saksbehandlingen i Solåsen har gått uriktig for seg. Det gjelder både hennes endelige slutninger, men også konklusjonene hun underveis har trukket på bakgrunn av uttalelsene fra TI Norge, med videre. Byggesaken i Solåsen 25A er avsluttet fra kommunens, fylkeskommunens og sivilombudsmannens side, men Thoen har gjennom sin advokat fått stille spørsmål til kommunen. På denne måten ønsker bygningsmyndigheten å gjenreise tillit. Vurdering I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner». Når sekretariatet mottar henvendelse av denne typen, har vi som praksis å legge saken fram uten vurdering og forslag til vedtak. Kontrollutvalget må selv avgjøre om saken skal undersøkes nærmere basert på den dokumentasjonen som foreligger. Et eventuelt vedtak om å undersøke saken videre bør inneholde en beskrivelse av det som skal undersøkes, samt tids- og ressursramme for oppdraget. 71

72 Vi ønsker følgende saker tatt opp i kontrollutvalgets møte Byggesak nr. 2015/4586 Overarkitekt/saksbehandler i denne saken er registrert i Brønnøysundregisteret med et enkeltmannsforetak under bransje: Arkitekttjenester vedrørende byggverk. Plan og reguleringsarbeid. Vi er kjent med at overarkitekten/saksbehandleren i overnevnte sak skal ha bistått en spesialrådgiver i regulering og byggesaksavdelingen i hans private byggesak (ref. byggesak nr. 2015/4586). Vi som innbyggere finner at det blir en sammenblanding av roller som svekker tilliten til kommunen. Ifølge råd fra Transparency International Norge (TI-Norge) ønsker vi å forfølge ovennevnte sak. TI-Norge fikk tilsendt Fredrikstad Kommunes retningslinjer og informasjon om nevnte saksbehandler og skriver følgende: «Innbyggerne skal ha full tillit til saksbehandlernes og kommunens behandling. Spesielt følsomt er det i byggesaker og dispensasjoner, der utfallet av saken berører folk så sterkt, enten det gjelder tiltakshaveren som søker eller naboer som er berørt. I slike saker er det nesten uten unntak en misfornøyd part, og nettopp derfor må partene ha full tillit til kommunens myndighetsutøvelse for å kunne akseptere utfallet. Mistanken om eller inntrykket av brudd på saksbehandlingsregler eller habilitetsregler undergraver tilliten til en rettferdig saksbehandling. Faktiske brudd på saksbehandlingsregler eller inhabilitet kan gjøre et vedtak ugyldig.» TI-Norge skriver videre at «det kan være grunn til å etterlyse hvilke rutiner kommunen har for å passe på at retningslinjer følges". Med bakgrunn i Fredrikstad Kommunes retningslinjer for bierverv/biarbeid mener vi overarkitekt/saksbehandler i denne saken kommer i konflikt med følgende bestemmelser: Arbeidstaker kan ikke ha bierverv/biarbeid som a. " kan gjøre arbeidstakeren inhabil" b. " kan gi lojalitetskonflikt i forhold til sin jobb i kommunen c. " skader Fredrikstad Kommunes anseelse" Viser til "Beskytt Kommunen" håndbok i antikorrupsjon utgitt av KS i samarbeid med TI-Norge, se side 19. Interessekonflikter og habilitet. «Fornuftige krav bør være "habilitet med god margin". "Kilder til bekymring for kommunen" Bekymring fra borgere - sammenblanding av roller» (Sitat foredrag Alexandra Bech Gjørv) Byggesak nr. 14/25098 Vi klaget på kommunens vedtak av Det er den samme overarkitekten/saksbehandleren i denne saken som den vi allerede har omtalt. Vi påpekte at saksbehandlingen er ufullstendig og bygger på faktafeil. Klagen førte ikke fram hos Fylkesmannen, heller ikke hos Sivilombudsmannen. Da vi mottok konklusjonen til Sivilombudsmannen oppdaget vi at saksdokumenter som ble oversendt fra Fredrikstad Kommune til Fylkesmann og Sivilombudsmannen var mangelfulle. Dette vil vi gjøre både kommunen, Fylkesmannen og Sivilombudsmannen oppmerksom på. Få dager etter Fylkesmannens avgjørelse ( ) sendte vi brev til kommunen der vi ba om å få legge fram dokumentasjon på alle de grove saksbehandlingsfeil som hefter ved denne saken mottok vi kopi av brev kommunen har sendt til ansvarlig søker for byggesak 14/ Vedkommende har mistet ansvarsrett for funksjonene ansvarlig søker og prosjekterende. I nevnte brev innrømmes det indirekte at det har vært rot/mangler og feilaktige opplysninger i totalt 8 saker i 5 av disse er det samme saksbehandler. Det gjøres 72

73 forøvrig oppmerksom på at det var undertegnede som varslet at dette firma var meldt oppløst fra Med andre ord 14 dager før kommunen fattet sitt vedtak. Vi vil også påpeke at området er omtalt i boken til Klavestad. Østfold arkitektforening hadde forøvrig plukket ut dette området for visning i I forbindelse med åpne dager/jubileum. Vi opplever at i denne saken, sammenlignet med en rekke andre saker, er det usaklig forskjellsbehandling og vilkårlig saksbehandling. Eksemplene er mange, både i vårt nærområde Solhjulet 5, Solhjulet 14, Solåsen 23 og sak nr. 14/ I denne saken har den samme overarkitekten/saksbehandler fulgt pålegget fra fylkesmannens om å behandle saken på nytt, men han endret ikke på sin konklusjon om avslag. «Likebehandling - skriftlige rutiner for saksbehandling. "Følge fornuftige krav i forvaltningslov og retningslinjer". (Sitat Alexandra Bech Gjørv) Fredrikstad 22.november 2016 Anniken Thoen 73

74 Solåsen 25 a kontrollutvalget I forbindelse med at Anniken Thoen har henvendt seg til KU, har bygningsmyndigheten blitt bedt om å knytte noen kommentarer til henvendelsen. Thoens henvendelse til KU tar opp en rekke temaer. Noen av disse er helt konkrete anførsler til en byggesak hos hennes naboer i Solåsen 25A, Bjørn og Kari-Anne Sørensen. Anførslene gjelder både helt konkrete regler om bygg og saksbehandlingsregler. Thoen viser videre til forhold hun mener innebærer en form for blanding av roller. Thoen nevner ikke korrupsjon eksplisitt i sin henvendelse til KU, men hennes henvisninger og slutninger kan tyde på at hun mistenker at saksbehandlingen er påvirket av andre faktorer enn fakta, lov og forskrift. Fordi henvendelsen i utgangspunktet gjelder og viser tilbake til en byggesak, bør saksgangen oppsummeres og Thoens henvendelse settes inn i sammenhengen. Den opprinnelige byggesaken Thoens henvendelse har sitt utspring i en nokså ordinær byggesak i Solåsen 25A. Familien Sørensen har eid boligeiendommen på Kråkerøy siden På vegne av Sørensen søkte Tom L. Hansen i foretaket Bea Bygg og Eiendom AS i mars og juni 2015 om oppføring av tilbygg med mer. Thoen var i likhet med flere andre naboer negative til prosjektet. Den ga bygningsmyndigheten byggetillatelse. Saksbehandler den gang var Snorre Huseby. Advokat Peter T. Hansen påklaget i desember 2015 vedtaket på vegne av naboene Anniken og Lars Thoen, Jahn Henrik Wiese, Lisbeth Walaker Klemetsen og Henrik Bjerke. I tillegg leverte Truls Iversen klage på vegne av en annen nabo Bjørg K. Iversen. Sistnevnte bor ikke i nabolaget, men eier en ubebygd eiendom der. Da bygningsmyndigheten behandlet klagesaken før oversendelse til fylkesmannen, ble klagene oppsummert slik: Kjernen i klagen fra Hansen er naboenes ønske om å bevare strøket slik det er. Dette fremmes i anførsler om saksbehandlingsfeil, at feil faktum er lagt til grunn i vedtaket og feil lovanvendelse. Videre begjærer Hansen utsatt iverksetting, en begjæring som er etterkommet. I klagen fra Iversen er kjernen en annen. Han viser først om fremst til tiltakets virkning på hans fremtidige utnyttelse av 422/60. Synspunktet fremmes i anførsler om at feil fakta er lagt til grunn i vedtaket og at avveiningen i dispensasjonsvurderingen er vektet galt. Klagene og klagesaksbehandlingen avdekket enkelte feil. Det kan nevnes skrivefeil i vedtaket som måtte rettes, det var henvist til feil sett med tegninger og det viste seg at det ansvarlige foretaket, Bea Bygg og Eiendom AS var avviklet. Dette foretaket kunne derfor ikke lenger ha ansvarsrett. Klagesaksbehandlingen fant imidlertid ikke at noen av disse feilene ga grunnlag for å oppheve byggetillatelsen. Denne ble derfor opprettholdt, og saken ble sendt fylkesmannen for videre behandling. Saksbehandler i klagesaksbehandlingen i kommunen var Petter E. Hohmann. I april 2016 opprettholdt fylkesmannen kommunens vedtak. 74

75 Saken hos Sivilombudsmannen Etter at fylkesmannen hadde fattet sitt vedtak, klaget Thoen og flere av naboene saken inn for Sivilombudsmannen, som oppsummerte klagen slik: Du skriver blant annet at dispensasjonsvedtaket er basert på feil faktum og usaklig forskjellsbehandling. Videre har klagerne svekket tillit til kommunens saksbehandler fordi vedkommende har registrert et enkeltpersonsforetak innenfor arkitektvirksomhet, samt at kommunen godkjente en ansvarlig søker som var under avvikling på tidspunktet kommunen traff vedtaket. Du skriver også at forvaltningen ikke har vurdert manglende søknad om biloppstillingsplass eller hensynet til områdets arkitektoniske preg. Sivilombudsmannen innhentet dokumenter fra fylkesmannen og vurderte arbeidet som er gjort. I sitt avsluttende brev den skrev Sivilombudsmannen: Gjennomgangen av saken har ikke gitt holdepunkter for at nærmere undersøkelser herfra vil kunne føre til kritikk av Fylkesmannens vedtak på rettslig grunnlag. Det er derfor ikke funnet tilstrekkelig grunn til å gå videre med saken. Det har ikke foregått noen videre saksbehandling av byggesaken etter at Sivilombudsmannen avsluttet sin oppfølging. Den videre gangen i saken I tiden etter at Sivilombudsmannen hadde avsluttet sin saksbehandling, tok Thoen kontakt med Transparency International Norge. Hennes spørsmål dit gikk så langt bygningsmyndigheten kan se ut på om det var tillatt for kommunalt ansatte innenfor byggesak å drive eget firma innenfor samme saksfelt. Hun mente det skapte dobbeltroller og at saksbehandlere kunne havne på begge sider av bordet. I tilbakemeldingen fra Transparency International Norge til Thoen understreket TI Norge at de ikke hadde grunnlag for å mene noe om hennes konkrete sak og at de er en organisasjon som ikke driver saksbehandling. For øvrig kommenterte de generelt potensielle problemer som kan oppstå når kommunalt ansatte driver privat virksomhet innenfor samme saksfelt som de arbeider med i kommunen, og anbefalte at hun forfulgte saken videre. Dette gjorde Thoen ved sin henvendelse til kontrollutvalget i oktober Thoen har for øvrig funnet mye generell informasjon om habilitetsproblemer, sammenblanding av roller og korrupsjon. Blant annet har hun i innlegget til KU vist til et foredrag av advokat Alexandra Bech Gjørv. Så langt bygningsmyndigheten kan se, dreier det seg om et foredrag Gjørv har holdt om korrupsjon i kommunene. Foredragets lysbildeserie ligger her: Thoen har også opplyst at hun gjennom kommunens nettsider har lest dokumentene i over 100 byggesaker. Saken til KU Temaer som er tett knyttet til den aktuelle byggesaken Som nevnt innledningsvis er noen av temaene Thoen nevner helt konkrete anførsler knyttet til byggesaken. Vi tenker da på forhold som arkitektonisk utforming av tiltak i Solåsen 25A og at foretaket som opprinnelig hadde ansvarsrett ble oppløst. 75

76 Spørsmålet om arkitektur er drøftet både av kommune og fylkesmann, og bygningsmyndigheten har ingen ytterligere kommentarer til dette emnet. Forholdet rundt ansvarsretter er også drøftet tidligere. Det opprinnelig ansvarlige foretaket, Bea Bygg og Eiendom AS, ble oppløst vinteren 2015/2016. Etter at det fra Thoens side ble påpekt at foretaket ikke lenger kunne stå ansvarlig, erklærte foretakets eier (Tom L. Hansen) ansvar gjennom et enkeltpersonsforetak. Hansen har i tiden forut for og etter at saken i Solåsen startet vært i kontakt med bygningsmyndigheten en rekke ganger, og det har blitt gjennomført tilsyn med hans virksomhet. På den bakgrunn har bygningsmyndigheten i løpet av sensommeren og høsten 2016 fratatt Hansen ansvarsretter han har tatt på seg i en rekke saker, herunder saken i Solåsen. Vedtaket om å frata Hansen ansvarsrettene for SØK og PRO ble fattet den Temaet blanding av roller Thoen peker på flere forhold som hun mener gir en sammenblanding av roller, som svekker tilliten til kommunens saksbehandling. Et av disse forholdene er at saksbehandler i bygningsmyndigheten Snorre Huseby siden har hatt et enkeltpersonsforetak. Gjennom dette foretaket har han tilbudt arkitekttjenester. Dette ble fremhevet i klagen advokat Hansen skrev til Sivilombudsmannen på vegne av Thoen med flere. Det er ikke på noe tidspunkt anført at Huseby har solgt konsulenttjenester til Sørensen, verken i den aktuelle byggesaken i Solåsen 25A eller i andre saker. Thoen har i ettertid også påpekt at Huseby har gitt veiledning til Hohmann i en byggesak som gjaldt Hohmanns private bolig, og at dette gir en uheldig sammenblanding av roller. Så langt vi kan forstå er Thoens resonnement at Huseby og Hohmann har en så tett binding at Hohmann ikke burde ha håndtert klagesaken der Huseby var saksbehandler i førstegangsvedtaket. Det er ikke på noe tidspunkt anført at Huseby har solgt konsulenttjenester til Sørensen, verken i den aktuelle byggesaken i Solåsen 25A eller i andre saker. Bygningsmyndigheten har forståelse og stor respekt for Thoens ønske om ikke å få ytterligere bebyggelse på naboeiendommen at hvis det skal bygges noe i Solåsen 25A, så skal det gjøres skikkelig informasjon om prosessene som pågår en forsvarlig saksbehandling i tråd med forvaltningsloven tillit til kommunen Bygningsmyndigheten følger imidlertid ikke Thoens konklusjoner om at saksbehandlingen i Solåsen har gått uriktig for seg. Det gjelder både hennes endelige slutninger, men også konklusjonene hun underveis har trukket på bakgrunn av uttalelsene fra TI Norge, med videre. Bygningsmyndigheten har derimot - blant annet i lys av en kommentar fra advokat Hansen om at det sitter beboere i Solåsen som ikke føler seg trygge på at ting har gått riktig for seg - sett etter muligheter for å gi Thoen den informasjonen som trengs for å gjenreise hennes tillit til kommunen. I et møte mellom bygningsmyndigheten, Thoen og advokat Hansen den tok Thoen opp Husebys enkeltpersonsforetak og at Hohmann hadde fått veiledning fra Huseby i en privat byggesak. Bygningsmyndigheten forklarte Thoen at Hohmann aldri har kjøpt 76

77 konsulenttjenester fra Huseby, men at han som privatperson (innbygger / huseier) har fått veiledning av byggesaksbehandler Huseby. Siden Hohmanns eiendom ligger innenfor et geografisk område som Huseby har ansvar for, var det naturlig at Huseby ga denne veiledningen. Thoen ble forklart at Huseby ikke hadde hjulpet til med å lage søknad eller tegninger, men at han hadde gitt veiledning på linje med veiledningen servicetorget og øvrige saksbehandlere hos bygningsmyndigheten daglig gir innbyggerne i kommunen. Bygningsmyndigheten forsøkte å forklare Thoen at slik veiledning både er en service kommunen ønsker å yte til innbyggerne, og at det er veiledning den er forpliktet til å gi. Det ble også informert om at det å gi slik veiledning ikke inhabiliserer den som har gitt veiledningen for senere saksbehandling tvert om er det praktisk og effektivt både for innbyggeren og for kommunens saksbehandling. I møtet den ble det avtalt at Thoen gjennom sin advokat skulle få stille spørsmål hun hadde skriftlig. Spørsmålene kom inn Siden Thoens henvendelse gjelder Sørensens byggesak i Solåsen 25A har de fått anledning til å kommentere spørsmålene fra Thoen og advokat Hansen. Kommentarene fra Sørensen ble mottatt den , og bygningsmyndigheten har per ikke rukket å besvare Thoens/Hansens spørsmål. Bygningsmyndigheten håper at imidlertid at informasjonen som alt er gitt, kommende svar på Thoens/Hansens spørsmål og denne redegjørelsen som gis i forbindelse med at KU skal behandle saken kan bidra til å bygge opp Thoens og de øvrige naboene i Solåsen sin tillit til kommunen. Det generelle temaet - bierverv Thoen har i anledning Sørensens byggesak fått en mistanke om at den konkrete saksbehandlingen ikke har gått riktig for seg. Bygningsmyndigheten finner som nevnt ikke at hennes mistanker er berettiget. Generelt ser imidlertid bygningsmyndigheten at spørsmålet som berøres i saken - når er det problematisk at kommunalt ansatte har bierverv? - er en viktig og vanskelig problemstilling. Det er viktig for oss å understreke at vi har stor oppmerksomhet på åpenhet, redelighet og etterrettelighet, og at vi har respekt for at mange ulike forhold, herunder bierverv, kan skape uheldige bindinger. Bygningsmyndigheten har etikk og antikorrupsjon som fast punkt på våre virksomhetsmøter, og drøfter fortløpende små og store problemstillinger med utgangspunkt i vår daglige drift. Samtlige ansatte hos bygningsmyndigheten er oppmerksomme på gjeldende regelverk i denne forbindelse kommunens arbeidsreglement, og kommunens retningslinjer for bierverv. Ansatte er videre gjort oppmerksomme på at de selv må gjøre konkrete vurderinger av og informere leder - om de har roller eller verv som kan komme i konflikt med reglement og retningslinjer. Vår opplevelse er at reglement og retningslinjer er kjent for de ansatte og at de brukes og etterleves. Det er imidlertid ikke bare arbeidsreglement og regler om bierverv som sikrer en forsvarlig saksbehandling. Det kan derfor være riktig å nevne noe om hvordan saksbehandlingen foregår. Fordeling av saker foregår etter et fast system som fagledere for byggesak har ansvar for. De enkelte saksbehandlere er tillagt ansvar for bestemte geografiske områder og fagområder, og har ansvar for å drøfte sine faglige vurderinger med fagleder når det er behov for dette. Videre er det sentralt at ingen saksbehandlere hos bygningsmyndigheten fatter vedtak selv. Delegerte fullmakter ligger hos bygningssjefen og alle vedtak er 77

78 gjenstand for kontroll ved at bygningssjefen må godkjenne og dobbeltsignere dem. Det er sporbart i saksbehandlingssystemet hvordan godkjenningen er fulgt opp i den enkelte sak. 78

79 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 133 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /52 Anleggsbidragsmodellen - varslinger til kontrollutvalget Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar notat «anleggsbidragsmodellen varslinger til kontrollutvalget», til etterretning. Kontrollutvalget merker seg: at det er gitt upresis og feil informasjon til revisjonen og Skatt øst om kommunens fakturakontroll og at dette kan fremstå som forsøk på å glatte over en uheldig praksis. at ledelsen i RTD ikke informerte rådmannen om hvilken kunnskap etaten hadde våren 2015 om tidspunktene for avtaleinngåelser. Ledelsen i RTD informerte heller ikke rådmannen om at det ble innhentet uttalelse fra ekstern advokat om bestemmelsene knyttet til tidspunkt for avtaleinngåelse. Dette er et alvorlig brudd på lojalitetsplikten overfor rådmannen. at arkivplikten ikke er overholdt. Det medfører at kommunen kan risikere manglende tillit til forvaltningen i disse sakene, særlig fordi bruk av anleggsbidrag innebærer at utbyggere får økonomiske fordeler. Rådmannen mener journalføringsfeilen knyttet til det eksterne advokatnotatet, kan være et bevisst forsøk på å holde informasjon tilbake ovenfor ham. at ved eventuelle framtidige inngåelser av anleggsbidragsavtaler, vil det bli tydeliggjort i forsikringsavtalen at den dekker disse avtalene. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han ser svært alvorlig på de funn som er avdekket i notatet, og at det er igangsatt arbeidsrettslige tilnærminger knyttet til funnene. Rådmannen redegjør også for gjennomførte og igangsatte forbedringstiltak. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen nå erkjenner flere av svakhetene i sin håndtering av saken, og ser ut til å iverksette tiltak for å bedre forholdene. 2. Saken sendes til Skatt øst til orientering og til bystyret til behandling Fredrikstad, Vedlegg Notat: «Anleggsbidragsmodellen varslinger til kontrollutvalget»,

80 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/43, KU-sak 16/28, Saksopplysninger Kontrollutvalget fattet følgende vedtak : Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke konkret tips som kontrollutvalget har mottatt. Innholdet i tipset er unntatt offentlighet, jf. Offl. 24 andre ledd. I møtet var det enighet om at revisjonen kunne rapportere til kontrollutvalget underveis i arbeidet. Revisjonen rapporterte om status i møtet etter dette møtet ble innholdet i bestillingen offentliggjort: 1. Har kommunen gitt upresise eller feilaktige opplysninger til: a. Østfold kommunerevisjon i forbindelse med «Undersøkelse RTD»? b. Skatt øst i forbindelse med bokettersyn? 2. Foreligger det saksdokumenter som ikke er registrert inn i saksbehandlingssystemet? 3. Har kommunen manipulert dokumenter i saksbehandlingssystemet? 4. Har kommunen fremskaffet dokumenter på grunnlag av feilaktige opplysninger (forsikringsbevis byggherreansvar)? Endelig notat fra revisjonen med rådmannens høringsuttalelse er vedlagt denne saken. Revisjonens funn og vurderinger og rådmannens tilsvar: Problemstilling 1 Det er revisjonens oppfatning at opplysningene som er gitt om kommunens fakturakontroll er delvis feil og upresise. I forbindelse med revisjonens «Undersøkelse RTD» ble det gitt opplysninger om at prosjektleder gjennomgår faktura opp mot kontrakt med entreprenør. Da prosjektleder ikke har hatt kontrakten tilgjengelig har dette ikke vært mulig. Kommunen skriver i sitt tilsvar til Skatt øst, oktober 2016 at prosjektlederne kontrollerte nøye at det ikke ble utbetalt for noe annet enn det som var avtalt. Etter revisjonens vurdering har kommunen gitt feil opplysninger til Skatt øst fordi prosjektlederne ikke har hatt forutsetninger for å gjennomføre denne kontrollen. Revisjonen skriver i rapportens sammendrag: «Vi bemerker at noe av informasjonen har kommet frem svært sent i prosessen, slik at vi mener det er grunnlag for å stille spørsmål ved kommunens sannferdighet overfor revisjonen og Skatt øst. Det kan også se ut som om kommunen fortsatt ikke har innsett fullt ut hvor omfattende svakhetene i fakturakontrollen har vært, og på denne måten fortsatt gir upresise opplysninger i saken.» Rådmannen er enig at informasjonen som er gitt om fakturakontroll er delvis feil og upresist, slik det også er redegjort for i sak 114/16 til Bystyret. Dette er sterkt beklagelig, skriver rådmannen og han har forståelse for at det kan fremstå som et forsøk på å glatte over en uheldig praksis. Det er revisjonens oppfatning at også opplysningene som er gitt om tidspunkt for inngåelse av anleggsbidragsavtale er feil. Etter revisjonens oppfatning ser det ut til at flere av representantene som var involvert i høringsprosessen i forbindelse med gjennomføring av «Undersøkelse RTD» har vært kjent med at anleggsarbeider var startet opp/ferdigstilt før avtale om anleggsbidrag ble signert. Revisjonen er imidlertid usikker på hvor langt opp i organisasjonen dette var kjent. Rådmannen er enig i at kommunen har feilinformert både revisjonen og Skatt øst når det gjelder på hvilke tidspunkt avtalene for disse prosjektene ble inngått. Rådmannen skriver at 80

81 det framstår som helt uforståelig for ham at det ikke ble gjennomført en systematisk undersøkelse av seksjonens prosjekter i stedet for å formidle at «det kjenner vi ikke til» da Skatt øst ba om ytterligere informasjon. Rådmannen er derfor enig i at det kan fremstå som at tidspunkt for avtaleinngåelser, bevisst er holdt tilbake av ledelsen i RTD. Rådmannen skriver videre: «Et annet forhold som framkommer i revisjonsnotatet er at kommunalsjefen, uten å orientere rådmannen, bestilte en ekstern advokatvurdering av arbeidsutkastet til rapporten «Undersøkelse RTD». Denne forelå tidlig i mars Rådmannen ble først gjort kjent med notatet i september/oktober Notatet var åpenbart relevant for rådmannens tilsvar til revisjonen for nevnte undersøkelse og spesielt knyttet til problemstillingen anleggsstart/avtaleinngåelse. Notatet var også av betydning for kommunens opplysninger til Skatt øst et par måneder senere i forbindelse med deres bokettersyn knyttet til prosjekter med anleggsbidragsavtaler.» Problemstilling 2 og 3 er presentert samlet. Revisjonen opprettholder sin tidligere vurdering av arkivpraksisen i anleggsbidragssakene arkivplikten er ikke overholdt. Nye undersøkelser viser også at mye dokumentasjon i forbindelse med anleggsbidragsprosjektene er innhentet først i forbindelse med kontrollen fra Skatt Øst. Revisjonen er enig med varsler i at arkiveringen i flere tilfeller har vært for sen og i flere tilfeller manglende. Revisjonen skriver: «Manglene i arkiveringen er etter revisjonens vurdering av en slik art at det kan fremstå for andre som om arkiveringen har vært selektiv og at det har foregått en siling av hva som skal journalføres. (...) Praksisen medfører også en risiko for manglende tillit til forvaltningen i disse sakene. Revisjonen viser særlig til det faktum at bruk av anleggsbidrag innebærer at noen utbyggere har fått økonomiske fordeler. For å unngå spekulasjoner rundt dette, burde kommunen i større grad ha sørget for åpenhet og gjennomsiktighet i disse sakene, gjennom blant annet å legge til rette for innsyn og kontroll fra allmenheten. Denne risikoen synes ikke å ha vært tilstrekkelig ivaretatt i disse sakene.» Rådmannen skriver i sitt tilsvar at han heller ikke nå sitter med kunnskap som gjør at det kan slås fast at det foregått en bevisst, systematisk manglende journalføringspraksis for å unngå innsynskrav i forbindelse med praksisen knyttet til anleggsbidragsmodellen. Men han skriver videre: «Når det gjelder det eksterne advokatnotatet ble ikke det journalført av ansvarlig saksbehandler da det ankom kommunen i mars Det skjedde først i slutten av september 2015 i forbindelse med en innsynsbegjæring, men da på feil sak. Dette er samlet sett sterkt beklagelig, og rådmannen anser at denne journalføringsfeilen kan være et bevisst forsøk på å holde informasjon tilbake ovenfor han.» Problemstilling 4 Det er revisjonens oppfatning at det er usikkert om anleggsbidragsprosjektene var tiltenkt omfattet av forsikringen i utgangspunktet. Revisjonen legger til grunn at kommunen måtte be forsikringsselskapet om en særskilt bekreftelse på dette, e-post korrespondanse viser at det heller ikke var opplagt fra Gjensidiges side, samt at kommunen ikke eksplisitt har uttrykt at dette skulle være dekket i forbindelse med anskaffelse av forsikringen. Rådmannen vurderer at dette kunne vært tydeligere beskrevet i inngåtte forsikringsavtaler. Ved eventuelle senere inngåelse av anleggsbidragsavtaler vil dette bli tydeliggjort i forsikringsavtalen. Vurdering Det er ikke gitt korrekte opplysninger om kommunens faktureringspraksis til revisjonen og Skatt Øst. Revisjonen og rådmannen er nå enige om at upresis og feil informasjon om kommunens fakturakontroll kan fremstå som et forsøk på å glatte over en uheldig praksis. Kontrollutvalget bør slutte seg til denne oppfatningen. Kontrollutvalget bør påpeke det alvorlige i at ledelsen i RTD ikke informerte rådmannen om hvilken kunnskap etaten hadde våren 2015 om tidspunktene for avtaleinngåelser. Ledelsen i 81

82 RTD informerte heller ikke rådmannen om at det ble innhentet uttalelse fra ekstern advokat om bestemmelsene knyttet til tidspunkt for avtaleinngåelse. Kontrollutvalget bør videre merke seg at arkivplikten ikke er overholdt og at kommunen dermed kan risikere manglende tillit til forvaltningen i disse sakene, særlig fordi bruk av anleggsbidrag innebærer at utbyggere får økonomiske fordeler. Rådmannen mener journalføringsfeilen knyttet til det eksterne advokatnotatet, kan være et bevisst forsøk på å holde informasjon tilbake ovenfor ham. Dette er et alvorlig brudd på lojalitetsplikten overfor rådmannen. Kontrollutvalget kan til slutt merke seg at ved eventuelle senere inngåelse av anleggsbidragsavtaler vil det bli tydeliggjort i forsikringsavtalen at den dekker disse avtalene. Det er sekretariatets vurdering at kontrollutvalget bør sende saken til bystyret selv om flere av funnene som er gjort i denne undersøkelsen allerede er godt kjent i kommunen og på politisk nivå. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han ser svært alvorlig på de funn som er avdekket i notatet, og at det er igangsatt arbeidsrettslige tilnærminger knyttet til funnene. Rådmannen skriver også om gjennomførte og igangsatte forbedringstiltak. Vi mener at dette er nye opplysninger som bystyret bør være kjent med. Både kontrollutvalget og bystyret bør se på det som positivt at kommunen nå erkjenner flere av svakhetene i sin håndtering av saken, og ser ut til å iverksette tiltak for å bedre forholdene. Det er vanlig praksis ved oversendelse av ordinære forvaltningsrevisjonsrapporter at kontrollutvalget avgir innstilling til bystyret. Denne saken er spesiell og bystyret viste stort engasjement da tilsvaret til Skatt øst ble behandlet Vi mener derfor at det bør gjøres et unntak i denne saken og at kontrollutvalget bør overlate til bystyret formulere sitt eget vedtak. Det er vår vurdering at saken bør sendes til skatt øst til orientering Vi har formulert et forslag til vedtak som vist foran i saken 82

83 Anleggsbidragsmodellen varslinger til kontrollutvalget Fredrikstad kommune Notat Rolvsøy 30. november 2016 østfold kommunerevisjon iks 1 83

84 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG INNLEDNING Bestilling - vedtak Problemstillinger, avgrensninger og forbehold Utførte revisjonshandlinger Revisjonskriterier KORT OM RAPPORT «UNDERSØKELSE RTD» OG BOKETTERSYN FRA SKATT ØST Om «Undersøkelse RTD» Om bokettersyn fra Skatt øst KOMMUNENS OPPLYSNINGSPLIKT Revisjonskriterier Fakta Vurderinger ARKIVERING Utledning av revisjonskriterier Fakta Vurderinger BYGGHERREANSVARSFORSIKRING Utledning av revisjonskriterier Fakta Vurderinger RÅDMANNENS UTTALELSE...31 østfold kommunerevisjon iks 2 84

85 1 SAMMENDRAG I dette oppdraget har vi undersøkt konkrete tips som kontrollutvalget har mottatt fra en varsler. Undersøkelsen besvarer fire problemstillinger: 1. Har kommunen gitt upresise eller feilaktige opplysninger til: a. Østfold kommunerevisjon i forbindelse med «Undersøkelse RTD»? b. Skatt øst i forbindelse med bokettersyn? 2. Foreligger det saksdokumenter som ikke er registrert inn i saksbehandlingssystemet? 3. Har kommunen manipulert dokumenter i saksbehandlingssystemet? 4. Har kommunen fremskaffet dokumenter på grunnlag av feilaktige opplysninger (forsikringsbevis byggherreansvar)? I kapittel 2.2 er problemstillingene, avgrensninger og forbehold nærmere beskrevet. Problemstilling 1 besvares i kapittel 4, problemstilling 2 og 3 besvares samlet i kapittel 5, mens problemstilling 4 besvares i kapittel 6. Rådmannens tilsvar presenteres i sin helhet i kapittel 7. Undersøkelsen er gjennomført ved bruk av ulike metoder. Vi har analysert ulike dokumenter, intervjuet en rekke ansatte på alle nivåer i organisasjonen, og vi har kontrollert fakturaer. Mer informasjon om gjennomførte revisjonshandlinger fremkommer i kapittel 2.3. Revisjonskriteriene som er benyttet er utledet med grunnlag i ulikt lovverk. Kriteriene er listet opp i kapittel 2.4, og utledet nærmere i kapittel 4.1, 5.1 og 6.1. Revisjonen innleder notatet med en kort beskrivelse av kontrollene og prosessene i kommunen i forbindelse med «Undersøkelse RTD» og Skatt øst sin kontroll (kapittel 3). Opplysningene er ment som bakgrunnsopplysninger, de er ikke ment som uttømmende, og vi har ikke gjort vurderinger på innholdet. I kapittelet informerer vi blant annet om at «Undersøkelse RTD» ble gjennomført på bakgrunn av tips som revisjonen mottok i forbindelse med tidligere forvaltningsrevisjon «Prosjektstyring og antikorrupsjon». Hva gjelder anleggsbidragsmodellen vurderte revisjonen at det var usikkert om kommunens praktisering av modellen tilfredsstilte gjeldende regelverk. Revisjonen viste blant annet til at kommunen ikke hadde vært reell byggherre i disse sakene. Rapport fra undersøkelsen ble behandlet våren Kort tid etter varslet Skatt øst sitt bokettersyn. Bokettersynet er gjennomført i og Skatt øst sin foreløpige rapport var klar i juni I denne rapporten konkluderer også Skatt øst med at kommunen ikke har vært reell byggherre i anleggsbidragsprosjektene, og varslet om tilbakeføring av inngående merverdiavgift og korrigering av kompensert merverdiavgift. Kommunen har innhentet en juridisk vurdering som imøtegår deler av Skatt øst sin argumentasjon. Skatt øst sin endelige rapport er foreløpig ikke klar. Fakta som er innhentet for å besvare problemstilling 1 (kapittel 4.2) medfører at vi konkluderer med at kommunen både har gitt feilaktige og upresise opplysninger (kapittel 4.3). Dette gjelder både overfor revisjonen i forbindelse med «Undersøkelse RTD» og overfor Skatt øst i forbindelse med deres bokettersyn. Vi bemerker at noe av informasjonen har kommet frem svært sent i prosessen, slik at vi mener det er grunnlag for å stille spørsmål ved kommunens sannferdighet overfor revisjonen og Skatt øst. Det kan også se ut som om kommunen fortsatt ikke har innsett fullt ut hvor omfattende svakhetene i fakturakontrollen har vært, og på denne måten fortsatt gir upresise opplysninger i saken. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han er enig i at kommunen har feilinformert både revisjonen og Skatt øst. Hva gjelder tidspunkt for avtaleinngåelse er rådmannen også enig i at det kan fremstå som om dette har vært bevisst fra ledelsen i RTD. Fakta som fremkommer i besvarelsen av problemstilling 2 og 3 (kapittel 5.2) viser at det foreligger dokumentasjon som ikke er arkivert, arkivert for sent eller ikke arkivert i det hele tatt. Det er østfold kommunerevisjon iks 3 85

86 revisjonens vurdering (kapittel 5.3) at kommunen ikke har overholdt sin arkivplikt, og vi mener også at kommunens praksis for arkivering i for stor grad har medført risiko for spekulasjoner knyttet til selektiv arkivering og mistillit. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han er enig i at journalføring og arkivering i flere tilfeller har vært for sen. Rådmannen mener at bevisstheten knyttet til journalføring og arkivering, samt kjennskap til rutiner, ikke har vært god nok hos enkelte medarbeidere, og at dette burde vært fulgt opp av ledelsen. Rådmannen viser også til et enkelttilfelle med sen arkivering, og antyder at dette kan være et bevisst forsøk på å holde informasjon tilbake ovenfor han. Fakta som er benyttet for å besvare problemstilling 4 (kapittel 6.2) viser at kommunen har hatt byggherreansvarsforsikring hos Gjensidige i Vi vurderer fakta slik at det kan stilles spørsmål ved om kommunen har vært reell byggherre i anleggsbidragsprosjektene, men at vi ikke har tilstrekkelig grunnlag for å vurdere om kommunen har gitt feilaktige opplysninger til Gjensidige. Vi mener likevel at opplysningene til Gjensidige fremstår som ufullstendige, og vi er også usikre på om anleggsbidragsprosjektene var tiltenkt omfattet av forsikringen i utgangspunktet. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han vil vurdere å tydeliggjøre kommunens byggherrerolle i forsikringsavtaler ved eventuell fremtidig bruk av anleggsbidragsavtaler. Flere av funnene som er gjort i denne undersøkelsen er allerede godt kjent i kommunen og på politisk nivå. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han ser svært alvorlig på de funn som er avdekket i dette notatet, og at det er igangsatt arbeidsrettslige tilnærminger knyttet til funnene. Rådmannen skriver også om gjennomførte og igangsatte forbedringstiltak. Revisjonen ser det som positivt at kommunen nå erkjenner flere av svakhetene i sin håndtering av saken, og ser ut til å iverksette tiltak for å bedre forholdene. Revisjonen takker for godt samarbeid og god dialog i forbindelse med gjennomføringen av undersøkelsen. Rolvsøy, 30. november 2016 Lene Brudal (sign.) forvaltningsrevisor Laila Nagelhus (sign.) oppdragsansvarlig revisor østfold kommunerevisjon iks 4 86

87 2 INNLEDNING 2.1 Bestilling - vedtak Notatet bygger på vedtak i kontrollutvalget , sak PS 16/28: «Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke konkret tips som kontrollutvalget har mottatt. Innholdet i tipset er unntatt offentlighet, jf. Offl. 24 andre ledd.» Kontrollutvalget satte ingen konkret tidsfrist for oppdraget, men utvalget utsatte møtet som var planlagt , til Hensikten var å gi revisjonen tid til å gjøre noen undersøkelser og rapportere om status i dette møtet. Revisjonen oversendte notat med problemstillinger og informasjon om fremgangsmåte og fremdrift til Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Revisjonen fikk tilbakemelding samme dag om at revisjonens forslag var i tråd med kontrollutvalgets ønsker for undersøkelsen. Revisjonen rapporterte om status til kontrollutvalget i møtet og det ble gjort enkelte endringer i utforming av problemstillinger. 2.2 Problemstillinger, avgrensninger og forbehold Undersøkelsen omfatter fire problemstillinger: 5. Har kommunen gitt upresise eller feilaktige opplysninger til: a. Østfold kommunerevisjon i forbindelse med «Undersøkelse RTD»? b. Skatt øst i forbindelse med bokettersyn? 6. Foreligger det saksdokumenter som ikke er registrert inn i saksbehandlingssystemet? 7. Har kommunen manipulert dokumenter i saksbehandlingssystemet? 8. Har kommunen fremskaffet dokumenter på grunnlag av feilaktige opplysninger (forsikringsbevis byggherreansvar)? Problemstillingene er utformet med bakgrunn i påstander som fremkommer i varslinger til kontrollutvalget. Det ble avklart i kontrollutvalgets møte at revisjonens undersøkelse skulle avgrenses til opplysninger i forbindelse med Skatt øst sin kontroll og revisjonens tidligere undersøkelse av de samme forholdene. Undersøkelsen skulle ikke omfatte vurderinger av kommunens håndtering av varslinger. Som en del av gjennomføringen så revisjonen for seg at det ville være naturlig og hensiktsmessig å ta kontakt med varsler for å undersøke hvordan varsler underbygger sine påstander, men også for å kunne presisere og avgrense problemstillingene ytterligere. Som følge av kontrollutvalgets vedtak knyttet til habilitetsinnsigelser, behandlet , har varsler imidlertid ikke ønsket å bidra med ytterligere opplysninger i saken. Varsler begrunner dette med manglende tillit til kommunens administrasjon og politisk nivå. Revisjonen mottok enkelte opplysninger fra varsler pr. telefon før habilitetsinnsigelsen ble behandlet. Denne informasjonen ønsker ikke varsler lenger å bidra med, av samme begrunnelse som ovenfor. Samtlige opplysninger fra varsler bygger derfor på skriftlig dokumentasjon som revisjonen har gjenfunnet i kommunens arkiv. På denne bakgrunn er det derfor en risiko for at revisjonens undersøkelse ikke omfatter alle forhold knyttet til de ovenfor nevnte problemstillingene, som varsler mener å sitte med opplysninger om. Vi har imidlertid fått en oversikt ved å gjennomgå flere av dokumentene som varslerne har sendt til kommunen. Dette har redusert risikoen for at varslers påstander ikke er fanget opp av revisjonen. Mange av påstandene varslerne kommer med i disse dokumentene faller også utenfor dette oppdragets mandat å undersøke nærmere. Blant annet går mange av påstandene på mangler knyttet til håndtering av varslinger. østfold kommunerevisjon iks 5 87

88 For å besvare problemstilling 1 har vi valgt ut to områder hvor vi ut ifra kjennskap til saken og seksjonen, har vurdert risikoen for at det er gitt feil/upresise opplysninger som høy. Dette er opplysninger om seksjonens fakturakontroll og tidspunkt for inngåelse av anleggsbidragsavtale. Problemstillingen besvares i kapittel 4. Ved oppstart av undersøkelsen var revisjonen usikker på hva varsler la i begrepet «manipulering». En gjennomgang av flere dokumenter kan tyde på at vedkommende med dette mener at arkiveringen er selektiv, for sen, feil, og i mange tilfeller manglende, samt at det foregår en siling av hva som journalføres. Da vi ikke har andre holdepunkter legger vi denne definisjonen til grunn. Innholdsmessig medfører dette at problemstilling 2 og 3 delvis overlapper hverandre og derfor blir presentert samlet. Problemstillingene besvares i kapittel 5. Underveis i faktainnsamlingen fikk vi kjennskap til flere saker i kommunens arkivsystem som kunne være relevant for å få nærmere opplysninger om varslers påstander vedrørende manipulering av dokumenter. Revisjonen vurderte omfanget av datamaterialet i flere av disse sakene som svært omfattende. Dokumentene inneholdt både innsynskrav og påstander om ulike alvorlige forhold. Revisjonen kunne ikke ut ifra tittelen på journalpostene vurdere relevansen til dokumentene, og så det nødvendig å be om økte rammer og mulig utsatt behandling av notat dersom vi skulle kunne gjennomgå alle opplysningene i disse sakene. Kontrollutvalget ønsket at revisjonen skulle gå videre med dette, og økte rammer ble innvilget. Revisjonen har tilpasset omfanget av gjennomgangen slik at vi likevel har kunne levere notat til ønsket tidspunkt. Funnene som presenteres gir derfor ikke et fullstendig bilde av kommunens praksis for arkivering i de sakene som omhandler denne undersøkelsens tema. Det ser også ut til at påstander vedrørende manipulering og manglende arkivering også er knyttet til andre saker enn de som er direkte berørt i denne undersøkelsen. Hva gjelder problemstilling 4 bygger denne på påstand fra varsler om at kommunen har gitt uriktige opplysninger til Gjensidige. Vi legger til grunn at det er opplysningen om at kommunen er byggherre som varsler mener er uriktige. Revisjonen fikk tidlig i prosessen informasjon fra varsler vedrørende håndtering av kommunens forsikringer. Vi har, som tidligere nevnt, ikke hatt ønsket dialog med varsler og har derfor ikke fått fulgt opp disse opplysningene. Vi har heller ikke funnet disse opplysningene i annen dokumentasjon. Dette legger begrensninger på faktagrunnlaget i denne problemstillingen. Problemstillingen besvares i kapittel 6. Innledningsvis i kapittel 3 gir revisjonen en kort beskrivelse av «Undersøkelse RTD» og Skatt øst sitt bokettersyn. Informasjonen er ment som bakgrunnsopplysninger. 2.3 Utførte revisjonshandlinger Etter at rammene for undersøkelsen var avklart, skrev revisjonen en e-post til rådmannen hvor vi orienterte om undersøkelsen og videre fremdrift, datert Vi ba også om å få tilgang til relevant dokumentasjon. Undersøkelsen er gjennomført ved dokumentanalyse, fakturakontroll og intervjuer. Kommunens systemansvarlig for ephorte (kommunens elektroniske arkivsystem) har også bistått revisjonen for å avklare arkivtekniske problemstillinger, samt ved behov for tilganger. østfold kommunerevisjon iks 6 88

89 Dokumentanalyse Revisjonen har fått tilgang til relevante saker i kommunens elektroniske arkivsystem. Vi har gjennomgått arkiverte dokumenter i følgende saker: Sak 2015/7248 Regnskapskontroll Sak 2016/13236 Regnskapskontroll Skatt øst - tilsvar og oppfølging av anleggsbidragsavtaler 12/3220 Bryggerifjellet 15/11359 Anleggsbidragsmodellen og ********* 2014/23708 Forvaltningsrevisjon prosjektstyring og antikorrupsjon Følgende dokumenter fra disse sakene er sentrale for faktafremstillingen: Rapport om stedlig kontroll med vedlegg, , Skatt øst Varsel om tilbakeføring av inngående merverdiavgift og korrigering av kompensert merverdiavgift, , Skatt øst Korrespondanse mellom Skatt øst og Fredrikstad kommune, særlig forespørsel om nærmere opplysninger, , kommunens svar, og ny forespørsel fra Skatt øst Tilsvar til varsel om tilbakeføring av inngående merverdiavgift og korrigering av kompensert merverdiavgift med vedlegg Bemerkninger til Østfold kommunerevisjons utkast til forvaltningsrevisjonsrapport vedr. RTD, Fredrikstad kommune, Advokat Skaaraas Notatet bygger også på opplysninger fra rapport «Undersøkelse RTD» og opplysninger som fremkom i forbindelse med høringsprosessen. Vi har også lagt til grunn opplysninger fra rapport fra rådmannens kontrollteam, som er en oppfølging av denne undersøkelsen. Videre har vi også innhentet dokumenter fra kommunens innkjøpsavdeling. Dette gjelder forsikringspoliser og dokumenter som beskriver kommunens ansvarsdekning i forbindelse med de tre siste anbudene ved anskaffelse av forsikring. Fakturakontroll På bakgrunn av opplysninger som fremkom underveis i faktainnsamlingen foretok revisjonen en fakturakontroll for å undersøke hvilke opplysninger kommunens representanter har hatt tilgang til når de har attestert/anvist. Revisjonen gjennomførte kontrollen ved å ta stikkprøver i tre av anleggsbidragsprosjektene. Kontrollen er gjennomført i samarbeid med seksjon for regnskapsrevisjon. Disse fakturaene har blitt brukt som eksempler i forbindelse med gjennomføring av intervjuer, for å undersøke hvordan eksempelvis etatsleder vurderer mulighetene til å attestere/anvise fremlagte faktura. Utover dette har revisjonen funnet at rapport fra rådmannens kontrollteam har gitt oss et tilstrekkelig faktagrunnlag hva gjelder mulighetene til å attestere og anvise. Vi vurderte derfor at en ny omfattende gjennomgang av fakturaer sannsynligvis ikke ville gi oss noen nye opplysninger og ble derfor ikke gjennomført. Intervjuer Figuren på neste side viser organisasjonskart for seksjon for teknisk drift, slik at intervjuobjektene fra teknisk drift lettere kan plasseres i organisasjonen (markert med mørkere farge). østfold kommunerevisjon iks 7 89

90 Figur 1: Organisasjonskart * Organisasjonen er i endring. Virksomhetene «Utbygging» (tidligere plassert i etat Bygg og eiendom) og «Prosjektadministrasjon» (tidligere plassert i etat kommunalteknikk) slås sammen til ny virksomhet «Prosjektutvikling», og legges direkte under kommunalsjef. Tarjei Riiser, tidligere virksomhetsleder Utbygging, er ansatt som leder av den nye virksomheten fra Seksjonen har hatt tre kommunalsjefer i perioden : Roy Jakobsen frem til august 2015, Asbjørn Borge fra august 2015 til februar 2016 og deretter Atle Holten. Revisjonen har gjennomført stedlige intervjuer med: Rådmann Ole Petter Finess Spesialrådgiver i økonomi- og regnskapsavdelingen/kontaktperson for Skatt øst, organisatorisk plassert i seksjon for økonomi- og organisasjonsutvikling Etatsleder kommunalteknikk Tom Arild Hodt (på tidspunkt for revisjonens «Undersøkelse RTD» og Skatt østs innledende undersøkelser var etatsleder virksomhetsleder for prosjektadministrasjonen) Tre prosjektledere/overingeniører i virksomhet Prosjektadministrasjon, hvorav en nå er konstituert virksomhetsleder Intervjuobjektene fikk på forhånd en oversikt over hvilke temaer intervjuet skulle omhandle. I etterkant av hvert intervju er det utarbeidet referat, som så er verifisert av intervjuobjektet. Det følger av revisjonens metodikk at verifiserte referater er å anse som fakta på lik linje med annen skriftlig dokumentasjon. Det er også gjennomført oppfølgingsintervjuer pr. e-post med flere av de overnevnte. Revisjonen har også gjennomført e-postintervjuer med: Ordfører Jon-Ivar Nygård Kommunalsjef Teknisk drift (TD) Atle Holten Tidligere kommunalsjef Regulering og teknisk drift (RTD) Roy Jakobsen østfold kommunerevisjon iks 8 90