Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl til kl Møtested: Fredrikstad rådhus, møterom Østfold Fra til saksnr.: 19/13 19/21 Frammøteliste Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Rune Grundekjøn, leder (H) Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) Meldt forfall John Fredrik Olsen Marit Werner Haabeth (Ap) Jan Frode Hanssen (FrP) Kristine Høgseth (MDG) Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Daglig leder Anita Dahl Aannerød og rådgiver Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Jolanta Betker, konst. Seksjonsleder Lene Brudal, forvaltningsrevisor Bodil Laastad, regnskapsrevisor Jostein Ek. Møtende fra administrasjonen: Konst. rådmann Nina Tangnæs Grønvold hele møtet, til sak 19/16 konst. økonomi- og regnskapssjef Mona Irene Wennsten. Ordfører var til stede i hele møtet Rune Grundekjøn, (leder) Marit Werner Haabeth

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 19/13 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 19/14 Godkjenning av protokoll fra møte PS 19/15 PS 19/16 PS 19/17 PS 19/18 PS 19/19 PS 19/20 PS 19/21 Forvaltningsrevisjonsrapport "Antikorrupsjonsarbeid" Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjoner og tilskudd Revisjonsnotat - kommunens praktisering av Lov om kompensasjon for merverdiavgift Prosjektplan forvaltningsrevisjon "Ekstremvær" Henvendelse fra vedrørende påstått ulovlig drift i Fredrikstad kommune Henvendelse fra privatperson angående tildeling av helsetjenester Eventuelt PS 19/13 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges frem uten forslag til innstilling) Kontrollutvalget hadde ingen merknader til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste godkjennes. PS 19/14 Godkjenning av protokoll fra møte Protokoll fra møte , godkjennes Som innstilling. Protokoll fra møte , godkjennes.

3 PS 19/15 Forvaltningsrevisjonsrapport "Antikorrupsjonsarbeid" Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Antikorrupsjonsarbeid», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets medlemmer skal registrere seg i KS sitt styrevervregister. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Antikorrupsjonsarbeid» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de 14 anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal kommunen: La risiko for uetisk atferd og korrupsjon inngå som fast element i risikovurderinger i alle virksomhetene i kommunen. Vurdere særlig risiko for uetisk atferd og korrupsjon på risikoområdene anskaffelser og plan- og byggesaksbehandling. Iverksette risikoreduserende tiltak når det avdekkes risiko for uetisk atferd og korrupsjon. Gjennomføre analytiske kontroller av kommunens innkjøp særlig med risiko for uetisk atferd og korrupsjon for øye. Realisere planene om et tipsmottak på kommunens nettsted så snart som mulig Inkludere kravet om at folkevalgte og ansatte skal være registrert i Styrevervregisteret i sine rutiner/retningslinjer/reglementer og følge det opp. Legge til rette for en diskusjon blant de folkevalgte om etiske utfordringer i forbindelse med lobbyvirksomhet og korrupsjonsrisiko. Vurdere å etablere et lobbyregister. La medarbeidersamtalene også gjelde temaer som de 10 etiske prinsippene, interessekonflikter, inhabilitet og gaver, arv eller andre ytelser, bierverv og kommunens varslingsrutine. La nytilsatte bekrefte med sin underskrift at de vil følge kommunens etiske prinsipper. Legge inn korrekte lovhenvisninger på kommunens vær åpen-plakat. Holde maler og andre dokumenter på innkjøpsområdet oppdatert med de til enhver tid gjeldende terskelverdiene. Vurdere å gjøre kommunens verdier mer synlige på kommunens nettsted. Gi de ansatte mer opplæring i vurdering av offentlighet og meroffentlighet. 2: Rådmann gir en redegjørelse til kontrollutvalget angående den lave skåren på organisasjonskultur, som fremkommer av spørreundersøkelsen. 3: Bystyret viser til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse

4 Revisjonen redegjorde for forvaltningsrevisjonsrapporten. Kontrollutvalgets medlemmer stilte en del spørsmål i forbindelse med prosjektet. Både revisjonen og rådmann besvarte spørsmålene. Under kontrollutvalgets behandling oppklarte ordfører at det i bystyresak 96/07, den ble vedtatt at alle folkevalgte skal være tilmeldt KS sitt styrevervregister. Det ble også i den saken vedtatt reglement for styrevervregistrering i Fredrikstad kommune. Med bakgrunn i ny informasjon valgte kontrollutvalget å endre kulepunkt 6 i sekretariatets innstilling, (punkt 1). Punkt 6 skal kun omhandle at rådmann følger opp og utarbeider rutiner for at ansatte registrerer seg i styrevervregisteret. Kontrollutvalget ønsket også å endre kulepunkt 10 (punkt 1) til å gjelde elektronisk signering av kommunens etiske prinsipper. Videre valgte kontrollutvalget å ikke slutte seg til punkt 2 i sekretariatets innstilling. Punkt 2 i sekretariatets innstilling utgår fordi dette vil bli fulgt opp av kontrollutvalget ved en oppfølgingsrapport fra revisjonen ett år etter bystyrets behandling. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Antikorrupsjonsarbeid», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg i hovedsak til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets medlemmer skal registreres i KS sitt styrevervregister. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Antikorrupsjonsarbeid» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de 14 anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder skal kommunen: La risiko for uetisk atferd og korrupsjon inngå som fast element i risikovurderinger i alle virksomhetene i kommunen. Vurdere særlig risiko for uetisk atferd og korrupsjon på risikoområdene anskaffelser og plan- og byggesaksbehandling. Iverksette risikoreduserende tiltak når det avdekkes risiko for uetisk atferd og korrupsjon. Gjennomføre analytiske kontroller av kommunens innkjøp særlig med risiko for uetisk atferd og korrupsjon for øye. Realisere planene om et tipsmottak på kommunens nettsted så snart som mulig Rådmann utarbeider rutiner for at ansatte i ledende posisjoner i kommunen registrerer seg i KS sitt styrevervregister. Legge til rette for en diskusjon blant de folkevalgte om etiske utfordringer i forbindelse med lobbyvirksomhet og korrupsjonsrisiko. Vurdere å etablere et lobbyregister. La medarbeidersamtalene også gjelde temaer som de 10 etiske prinsippene, interessekonflikter, inhabilitet og gaver, arv eller andre ytelser, bierverv og kommunens varslingsrutine. Nytilsatte bekrefter med elektronisk signering at de vil følge kommunens etiske prinsipper. Legge inn korrekte lovhenvisninger på kommunens vær åpen-plakat.

5 Holde maler og andre dokumenter på innkjøpsområdet oppdatert med de til enhver tid gjeldende terskelverdiene. Vurdere å gjøre kommunens verdier mer synlige på kommunens nettsted. Gi de ansatte mer opplæring i vurdering av offentlighet og meroffentlighet. 2: Bystyret viser til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse PS 19/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Refusjoner og tilskudd 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner og tilskudd», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner og tilskudd» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de 6 anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Etablere rutiner hvor dette er en mangel Sikre at alle gjøres kjent med relevante rutiner og at disse implementeres Være konsekvent med bokføringen av både inntekter og tilhørende utgifter for tilskudds- og refusjonsordninger på prosjektregnskap, eller tilsvarende avgrenset regnskap Kontrollere mottatt fakturadokumentasjon for hvorvidt den inneholder alt den skal i henhold til bokføringsreglene og at alle omposteringer/korrigeringer inneholder tydelig referanse til eller kopi av opprinnelig bilag Utarbeide noter til driftsbudsjettet Vurdere om det kan være hensiktsmessig om notene også viser en total oversikt på hvilke tilskudd og refusjoner kommunen har budsjettert med 2: Bystyret viser til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse Kontrollutvalget sluttet seg i hovedsak til revisjonens anbefalinger. Imidlertid valgte kontrollutvalget å ikke gå videre med anbefalingen som omhandlet at kommunen skal være konsekvent med bokføringen av både inntekter og tilhørende utgifter for tilskudds- og refusjonsordninger på prosjektregnskap, eller tilsvarende avgrenset regnskap. Dette med bakgrunn i at rådmann sa det ville være tidkrevende å gjennomføre dette.

6 Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner og tilskudd», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Refusjoner og tilskudd» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de 6 anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Etablere rutiner hvor dette er en mangel Sikre at alle gjøres kjent med relevante rutiner og at disse implementeres Kontrollere mottatt fakturadokumentasjon for hvorvidt den inneholder alt den skal i henhold til bokføringsreglene og at alle omposteringer/korrigeringer inneholder tydelig referanse til eller kopi av opprinnelig bilag Utarbeide noter til driftsbudsjettet Vurdere om det kan være hensiktsmessig om notene også viser en total oversikt på hvilke tilskudd og refusjoner kommunen har budsjettert med 2: Bystyret viser til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse PS 19/17 Revisjonsnotat - kommunens praktisering av Lov om kompensasjon for merverdiavgift 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å rapportere resultatet til kontrollutvalget når endelig kontrollarbeid er gjennomført. Som innstilling. 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotat til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å rapportere resultatet til kontrollutvalget når endelig kontrollarbeid er gjennomført. PS 19/18 Prosjektplan forvaltningsrevisjon "Ekstremvær" 1. Prosjektplan «Ekstremvær» godkjennes

7 Som innstilling. Kontrollutvalget ønsker løpende informasjon om prosjektet i deres møte den 14. mai Prosjektplan «Ekstremvær» godkjennes PS 19/19 Henvendelse fra vedrørende påstått ulovlig drift i Fredrikstad kommune 1. Saken legges frem uten innstilling fra sekretariatet. Kontrollutvalget valgte å ikke ta saken videre. Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering og ønsker ikke å gå videre med saken. PS 19/20 Henvendelse fra privatperson angående tildeling av helsetjenester 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til at det er bestilt en oppfølging fra revisjonen på gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tildeling av helse- og velferdstjenester». Som innstilling. 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til at det er bestilt en oppfølging fra revisjonen på gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tildeling av helse- og velferdstjenester». PS 19/21 Eventuelt Kontrollutvalgsleder informerte om FKT (forum for kontroll og tilsyn) sin årsmøtekonferanse i 4. og 5. juni Kontrollutvalgsleder skal være deltager på konferansen. Hvis andre medlemmer av kontrollutvalget ønsker å være med på konferansen, må de gi sekretariatet beskjed senest 9. april.