Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Tidspunkt: kl. 16:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F. Pettersen, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad Ingrid I Willoch (s) Leder 1

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/2 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for PS 17/3 Prosjektplan Etterlevelse av offentleglova 19 PS 17/4 PS 17/5 PS 17/6 Revisjonens oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget angående veilys Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. Direktør 2. gangs behandling - Henvendelse til kontrollutvalget angående ordningen med vakt og sikring av kommunale bygg PS 17/7 Henvendelse til kontrollutvalget angående en leieavtale 64 PS 17/8 Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av et varsel om seksuell trakassering og ukultur 66 PS 17/9 Kontrollutvalgets årsmelding for PS 17/10 Referater og meldinger 77 PS 17/11 Eventuelt 174 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/64 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 6930/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /1 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet , kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 18:30 Møtested: Fasvo AS Pancoveien 8, 1624 GRESSVIK, møterom 2. etg. Fra til saksnr.: 16/44 16/55 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) X Marit Werner Haabeth (Ap) X Jan Frode Hanssen (FrP) X Kristine Høgseth (MDG) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: administrerende direktør Laila Nagelhus, Seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Lene Brudal Møtende fra administrasjonen: Rådmann Ole Petter Finess, Kommunalsjef Atle Holten og Regulering- og byggesakssjef Anna Auganes til sak 16/51 Ordfører: Jon-Ivar Nygård. Ingrid I Willoch. Terje Moland Pedersen Merknader Innkalling og saksliste ble godkjent Saksrekkefølge: 16/44,16/45,16/49,16/51,16/48,16/50,16/46,16/47,16/52,16/53,16/54,16/55 Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Alle saker ble behandlet for åpne dører 4

5 Habilitet: Sak 16/48 Marit Haabeth ba om at hennes habilitet ble vurdert. Hun er gift med Ole Haabeth som er styremedlem i FASVO AS. (jf. Fvl. 6 c: inhabilitet inntrer når man er gift med en part i saken) og e pkt. 2: inhabilitet inntrer for styremedlem i selskap som er part i saken). Kontrollutvalget erklærte Marit Werner Haabeth habil til å behandle saken med følgende begrunnelse: Loven kan ikke forstås dit hen at person som er gift med styremedlem i selskap som er part i saken, er inhabil etter 6 c. Sak 16/52 Terje Moland Pedersen informerte om at det på nytt er reist en habilitetsinnsigelse mot ham i denne saken, og at innsigelsen er basert på tilsvarende forhold som ble vurdert av kontrollutvalget i møtet Moland Pedersen så ingen grunn til at habiliteten skulle vurderes på nytt. Kontrollutvalget var enig i det. Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 16/44 Virksomhetsbesøk - FASVO AS PS 16/45 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/46 PS 16/47 PS 16/48 PS 16/49 PS 16/50 PS 16/51 PS 16/52 Anmodning om rullering av forvaltningsrevisjonsplan Prosjektplan Barnevern Rapport - Eierskapskontroll av FASVO AS Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om dobbeltrolle i byggesak Anleggsbidragsmodellen - varslinger til kontrollutvalget PS 16/53 Møteplan 1. halvår 2017 PS 16/54 PS 16/55 Referater og meldinger Eventuelt 5

6 PS 16/44 Virksomhetsbesøk - FASVO AS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Informasjon om FASVO AS tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Daglig leder i FASVO AS, May Hammerstad Lund, orienterte om bedriften Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Informasjon om FASVO AS tas til orientering PS 16/45 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet , godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 16/46 Anmodning om rullering av forvaltningsrevisjonsplan Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å levere en prosjektplan til neste møte der temaet er håndteringen av innsynsbegjæringer, hvor man ser både på den prosessuelle og materielle saksbehandlingen 2. Kontrollutvalget tar til etterretning rådmannens ønske om ytterligere utsettelse av prosjekt nr. 2: «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» 3. Prioriteringslisten i inneværende plan blir som følger: 1. Språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Ferdigstilt. 2. Refusjoner. Prosjektplan vedtatt og prosjektet er igangsatt. 3. Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. Prosjektplan vedtatt Håndteringen av innsynsbegjæringer. Prosjektplan legges fram for utvalget i februar Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Prosjektplan vedtatt og oppstartsmøte avholdt, men oppstart av selve gjennomføringen utsettes til vår/sommer Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene. 7. Startlån. 8. Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (barnehage). Prosjektet utsatt på ubestemt tid pga. tilsyn fra fylkesmannen innenfor samme område. Ny vurdering i neste overordnede analyse. 4. Bystyret orienters om endringene 6

7 Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å levere en prosjektplan til neste møte der temaet er håndteringen av innsynsbegjæringer, hvor man ser både på den prosessuelle og materielle saksbehandlingen 2. Kontrollutvalget tar til etterretning rådmannens ønske om ytterligere utsettelse av prosjekt nr. 2: «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» 3. Prioriteringslisten i inneværende plan blir som følger: 1 Språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen. Ferdigstilt. 2 Refusjoner. Prosjektplan vedtatt og prosjektet er igangsatt. 3 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem. Prosjektplan vedtatt Håndteringen av innsynsbegjæringer. Prosjektplan legges fram for utvalget i februar Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging. Prosjektplan vedtatt og oppstartsmøte avholdt, men oppstart av selve gjennomføringen utsettes til vår/sommer Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene. 7 Startlån. 8 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (barnehage). Prosjektet utsatt på ubestemt tid pga. tilsyn fra fylkesmannen innenfor samme område. Ny vurdering i neste overordnede analyse 4. Bystyret orienters om endringene PS 16/47 Prosjektplan Barnevern Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan Barnevern, vedtas Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Marith Haabeth foreslo at barnevernets bruk av individuell plan skulle vurderes som en del av problemstillingene som omhandler oppfølging. Kontrollutvalget sluttet seg til dette. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Prosjektplan Barnevern, vedtas. Kontrollutvalget ber revisjonen om å vurdere barnevernets bruk av individuell plan under problemstilling 2 og 3 PS 16/48 Rapport - Eierskapskontroll av FASVO AS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Marit Haabeth ba om at hennes habilitet ble vurdert. Hun er gift med Ole Haabeth som er styremedlem i FASVO AS. (jf. Fvl. 6 c: inhabilitet inntrer når man er gift med en part i saken) 7

8 og e pkt. 2: inhabilitet inntrer for styremedlem i selskap som er part i saken). Kontrollutvalget erklærte Marit Werner Haabeth habil til å behandle saken med følgende begrunnelse: Loven kan ikke forstås dit hen at person som er gift med styremedlem i selskap som er part i saken, er inhabil etter 6 c. Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, til orientering 2. Rapporten oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Rapport Eierskapskontroll av FASVO AS, tas til orientering. PS 16/49 Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Ingrid Willoch foreslo et vedtak i saken som kontrollutvalget sluttet seg til Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar varslingen angående en av kommunens leverandører innen elektro («leverandør A»), til etterretning. Forhold knyttet til denne leverandøren har tidligere vært undersøkt av kontrollutvalget (sakene 15/15, 15/36, 16/2 og 16/34). I notat fra revisjonen behandlet i kontrollutvalget , påpekte revisjonen at det har vært mangler ved leverandør As HMS-arbeid. Leverandøren mottok f. eks. fire pålegg fra Arbeidstilsynet i årene Dette viste at kommunen ikke kunne ha fullstendig tillitt til at HMSlovgivning ble fulgt, selv om leverandøren bekreftet at de tilfredsstilte alle lover og forskrifter. Kontrollutvalget merker seg nå at rådmannen mener at sikkerheten knyttet til gatelysarbeid er i varetatt og at i henhold til opplysninger fra leverandør A, så har de vært revidert av Arbeidstilsynet og det lokale Eltilsyn uten anmerkninger etter «bekymringsmeldinger» fra varsleren. Kontrollutvalgets ber revisjonen om å kontrollere om disse opplysningene medfører riktighet. PS 16/50 Henvendelse til kontrollutvalget angående innkjøpsrutiner adgangskontrollanlegg Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Ingrid Willoch foreslo et vedtak som utvalget sluttet seg til 8

9 Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Kontrollutvalget ber revisjonen om å vurdere rådmannens tilsvar til saken og undersøke om kommunens anskaffelse av adgangskontrollanlegg er gjort i henhold til kommunens anskaffelsesregelverk. PS 16/51 Henvendelse til kontrollutvalget angående påstander om dobbeltrolle i byggesak Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Ingrid Willoch og Terje Moland Pedersen la fram forslag til vedtak. Ingrid Willoch foreslo at revisjonen undersøker nærmere om kommunen følger sine egne retningslinjer for forsvarlig saksbehandling når det gjelder geografisk fordeling av saker mellom saksbehandlerne. Terje Moland Pedersen foreslo at kontrollutvalget anmoder rådmannen om å vurdere om det i kommunens retningslinjer for bierverv/biarbeid bør legges begrensninger på type bierverv/biarbeid en ansatt kan ha sett i forhold til sin stilling i kommunen. Kontrollutvalget sluttet seg til begges forslag med et vedtak i to punkter Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget merker seg at kommunens bygningsmyndighet skriver at de enkelte saksbehandlere er tillagt ansvar for bestemte geografiske områder og fagområder, og at dette er et tiltak for å sikre forsvarlig saksbehandling. Likevel har kontrollutvalget mottatt opplysninger om at saksbehandlere har saker over hele Fredrikstad kommune. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke om dette er tilfelle. 2. Kontrollutvalget merker seg videre at kommunen har retningslinjer og rutiner for å unngå at saksbehandlere blir inhabil eller kommer i lojalitetskonflikt i forhold til sin jobb i kommunen. Likevel ser vi i denne konkrete saken at biarbeid oppfattes som uheldig dobbeltrolle, og det har oppstått tvil om kommunens saksbehandling selv om tvilen kan være uberettiget. For å unngå slik omdømmeproblematikk, henstiller kontrollutvalget til rådmannen å vurdere om det i kommunens retningslinjer for bierverv/biarbeid bør legges begrensninger på type bierverv/biarbeid en ansatt kan ha sett i forhold til sin stilling i kommunen. PS 16/52 Anleggsbidragsmodellen - varslinger til kontrollutvalget Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar notat «anleggsbidragsmodellen varslinger til kontrollutvalget», til etterretning. Kontrollutvalget merker seg: at det er gitt upresis og feil informasjon til revisjonen og Skatt øst om kommunens fakturakontroll og at dette kan fremstå som forsøk på å glatte over en uheldig praksis. at ledelsen i RTD ikke informerte rådmannen om hvilken kunnskap etaten hadde våren 2015 om tidspunktene for avtaleinngåelser. Ledelsen i RTD informerte heller ikke rådmannen om at det ble innhentet uttalelse fra ekstern advokat om bestemmelsene knyttet til tidspunkt for avtaleinngåelse. Dette er et alvorlig brudd på lojalitetsplikten overfor rådmannen. 9

10 at arkivplikten ikke er overholdt. Det medfører at kommunen kan risikere manglende tillit til forvaltningen i disse sakene, særlig fordi bruk av anleggsbidrag innebærer at utbyggere får økonomiske fordeler. Rådmannen mener journalføringsfeilen knyttet til det eksterne advokatnotatet, kan være et bevisst forsøk på å holde informasjon tilbake ovenfor ham. at ved eventuelle framtidige inngåelser av anleggsbidragsavtaler, vil det bli tydeliggjort i forsikringsavtalen at den dekker disse avtalene. Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han ser svært alvorlig på de funn som er avdekket i notatet, og at det er igangsatt arbeidsrettslige tilnærminger knyttet til funnene. Rådmannen redegjør også for gjennomførte og igangsatte forbedringstiltak. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen nå erkjenner flere av svakhetene i sin håndtering av saken, og ser ut til å iverksette tiltak for å bedre forholdene. 2. Saken sendes til Skatt øst til orientering og til bystyret til behandling Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Terje Moland Pedersen informerte om at det på nytt er reist en habilitetsinnsigelse mot ham i denne saken, og at innsigelsen er basert på tilsvarende forhold som ble vurdert av kontrollutvalget i møtet Moland Pedersen så ingen grunn til at habiliteten skulle vurderes på nytt. Kontrollutvalget var enig i det. Forvaltningsrevisor Lene Brudal innledet kort om saken. Rådmannen ønsket ikke å gi kommentarer utover det som står i hans høringsuttalelse til notatet. Utvalget delte synspunkt på om, og hvordan saken bør følges opp fra kontrollutvalgets side. Kristine Høgseth mente at saken burde utsettes i påvente av resultat fra den eksterne granskningen. Utvalget var ikke enig i dette, men det var enighet om å legge til et nytt pkt. 3 om oppfølging av saken. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar notat «anleggsbidragsmodellen varslinger til kontrollutvalget», til etterretning. Kontrollutvalget merker seg: at det er gitt upresis og feil informasjon til revisjonen og Skatt øst om kommunens fakturakontroll og at dette kan fremstå som forsøk på å glatte over en uheldig praksis. at ledelsen i RTD ikke informerte rådmannen om hvilken kunnskap etaten hadde våren 2015 om tidspunktene for avtaleinngåelser. Ledelsen i RTD informerte heller ikke rådmannen om at det ble innhentet uttalelse fra ekstern advokat om bestemmelsene knyttet til tidspunkt for avtaleinngåelse. Dette er et alvorlig brudd på lojalitetsplikten overfor rådmannen. at arkivplikten ikke er overholdt. Det medfører at kommunen kan risikere manglende tillit til forvaltningen i disse sakene, særlig fordi bruk av anleggsbidrag innebærer at utbyggere får økonomiske fordeler. Rådmannen mener journalføringsfeilen knyttet til det eksterne advokatnotatet, kan være et bevisst forsøk på å holde informasjon tilbake ovenfor ham. at ved eventuelle framtidige inngåelser av anleggsbidragsavtaler, vil det bli tydeliggjort i forsikringsavtalen at den dekker disse avtalene. 10

11 Rådmannen skriver i sin høringsuttalelse at han ser svært alvorlig på de funn som er avdekket i notatet, og at det er igangsatt arbeidsrettslige tilnærminger knyttet til funnene. Rådmannen redegjør også for gjennomførte og igangsatte forbedringstiltak. Kontrollutvalget finner det positivt at kommunen nå erkjenner flere av svakhetene i sin håndtering av saken, og ser ut til å iverksette tiltak for å bedre forholdene. 2. Saken sendes til Skatt øst til orientering og til bystyret til behandling 3. Kontrollutvalget ber bystyret om at utvalget gis anledning til å følge opp de sider av saken som omhandler rutiner og internkontroll PS 16/53 Møteplan 1. halvår 2017 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2017: 8. februar 15. mars 10. mai (regnskapsmøte) 21. juni Møtestart er kl Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Forslaget ble endret: 8. februar endres til 15. februar Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Med forbehold om endringer, fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for din virksomhet i 1. halvår 2017: 15. februar 15. mars 10. mai (regnskapsmøte) 21. juni Møtestart er kl PS 16/54 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Referater og meldinger tas til orientering 11

12 PS 16/55 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Ingrid Willoch varslet om at hun vil sette sak 16/36, «Henvendelse til kontrollutvalget angående vakt og sikring av kommunale bygg», på sakslisten på nytt i møtet 15. februar Hun begrunnet det med at det var forhold ved saken som hun mente ikke var belyst godt nok. Sekretariatet informerte om kommende kontrollutvalgskonferanser. Kontrollutvalget har budsjettert med at to kan delta på NKRFs konferanse på Gardermoen 1-2 februar. Terje Moland Pedersen Kristine Høgseth og Marit Haabeth meldte sin interesse. Det ble bestemt at Terje Moland Pedersen deltar. Kristine Høgseth og Marit Haabeth melder fra til sekretariatet hvis datoene passer. Hvis det passer for begge, blir en av dem satt opp som reserve. 12

13 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/62 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 11101/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /2 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2016 Fredrikstad kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU - sak 15/35 Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Vi viser til kommunelovens 78 pkt. 5 om revisors plikt til å rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Vi viser også til forskrift om kontrollutvalg og revisjon kap. 5 om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Vurdering Østfold kommunerevisjon IKS redegjør i sin statusrapport for de prosjekt som er gjennomført i Leveransene er i henhold til vedtatt forvaltningsrevisjonsplan for perioden I statusrapporten har revisjonen vist fordelte timer på de ulike prosjektene slik at kontrollutvalget får en bedre oversikt over hvordan timene er forbruket. Leveransegraden utgjør for Fredrikstad kommune isolert sett 82 % (300 timer mindre en budsjettet), og prosentgraden er også lavere enn gjennomsnittet for kommunerevisjonens øvrige kommuner sett under ett. 13

14 Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 92 % for Dette er noe lavere enn budsjettert. Det opplyses at dette skyldes langvarig sykefravær i seksjonen. Sykefraværet er ikke jobbrelatert. ØKR er i ferd med å ansette ytterligere en forvaltningsrevisor, og forventer at vedkommende vil tiltre innen utgangen av 1. halvår Mindre forbruket avregnes mot regnskapsrevisjon og differansen tilleggs faktureres/ krediteres. Vi viser til vedlagte statusrapport for ytterligere detaljer. Sekretariatet anbefaler for kontrollutvalget at revisjonens statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 tas til orientering. 14

15 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon i perioden 1. januar desember 2016 Fredrikstad kommune Østfold kommunerevisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget i kommunen. Seksjon for forvaltningsrevisjon gjennomfører også andre typer undersøkelser som kontrollutvalget bestiller særskilt. Produksjon og ressursbruk Følgende arbeid er gjennomført og har vært behandlet i kontrollutvalget i perioden 1. januar 31. desember 2016: Rapp 2015 Rapp. 1. halvår Prod. 2. halvår Prosjekt totalt Totalt 2016 Estimert maks Eventuelt merforbruk Administrasjon Undersøkelse Kongsten Gjennomgang rammeavtale Minoritetsspråklige barn ,25 565,25 565, ,75 Kontraktsoppfølging 18, ,25 18, ,75 Skatt Øst 0 299,55 299,55 299, ,55 Spesialundervisning og -tiltak 0 5,5 5,5 5,5 0-5,5 Refusjoner Barnevernet 0 67,5 67,5 67, ,5 Sum ,25 765, Merknader: Kolonnen «Rapp. 2015» viser hva som er rapportert i 2015 på prosjekter som ble påbegynt det året. Timene tas med for å kunne gi et bedre bilde av totalforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Kolonnen «Prosjekt totalt» inkluderer timer som er levert i 2016, og eventuelt i 2015 der dette er aktuelt. «Totalt 2016» summerer bare timer som er levert så langt i Kolonnen «Estimert maks» angir maksimalt timeantall som ble estimert i vedtatt prosjektplan, mens kolonnen «Eventuelt merforbruk» viser over- eller underforbruk knyttet til de ulike prosjektene. Merforbruk vises ved negativt tall. Kolonnen er kun relevant for ferdigstilte prosjekter. Merk også at der det ikke er laget ressursanslag for oppdraget, så vil tallet fremstå som merforbruk. Administrasjon Timene dekker administrativ deltakelse i kontrollutvalg og andre fora, mindre arbeidsoppgaver, samordningsmøter med kontrollutvalgssekretariatet, utarbeidelse av statusrapporter og lignende oppgaver som ikke føres på eget prosjekt. Timeantallet er østfold kommunerevisjon iks 1 15

16 stipulert ut i fra tidligere erfaringstall, hvor alle slike oppgaver ble ført i egne kategorier i vårt timeregistreringssystem, og bygger på et gjennomsnitt over flere år. For kommunene Moss, Sarpsborg og Fredrikstad er antallet stipulert til 60 timer per år, mens for kommunene Hvaler, Råde og Rygge er antallet stipulert til 30 timer per år. Undersøkelse Kongsten Oppdraget ble initiert av Bystyret i sak 65/15, pkt. 4. Kontrollutvalget behandlet bestillingen i sitt møte 24. september 2015 (sak 15/25). Kontrollutvalget besluttet at oppdraget skulle gjennomføres i 2016, og det ble overlatt til revisjonen å fastsette rammene for oppdraget. Sluttnotat ble behandlet i kontrollutvalget 17. februar 2016 (sak 16/5). Det har medgått 38 timer til prosjektet. Gjennomgang av rammeavtale Oppdraget ble bestilt av kontrollutvalget 8. mai 2015 (PS 15/15), som følge av tips fra en tidligere ansatt hos den aktuelle rammeavtaleleverandøren. Det ble ikke oppstilt noen ressursramme for oppdraget, men utvalget ga en beskrivelse av hva revisjonen bør undersøke nærmere. Kontrollutvalget ble løpende holdt oppdatert om fremdriften i prosjektet i etterfølgende møter. Ferdig rapport ble behandlet i kontrollutvalget 9. desember 2015 (sak 15/36). Saken ble utsatt og revisjonen fikk i oppdrag å foreta noen flere undersøkelser. Ny rapport ble behandlet 17. februar 2016 (sak 16/2). I tillegg har revisjonen hatt noe dialog med kommunen i forbindelse med oppfølgingen i ettertid. Det har totalt medgått 402 timer til prosjektet, hvorav 18 timer er utført i Minoritetsspråklige barn 2016 Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 17. februar 2016 (sak 16/3), med de problemstillinger, forslag til kriterier og avgrensninger som revisjonen la frem. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget 10. oktober 2016 (sak 16/30). Oppdraget ble ferdigstilt med et betydelig mindreforbruk. Kontraktsoppfølging Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 24. mai 2016 (sak 16/16). Revisjonens forslag til gjennomføring ble godkjent, men det ble besluttet at det også skulle innarbeides et punkt om oppfølging av tidligere kontroller herunder kontroll av rådmannens igangsatte tiltak. Det ble imidlertid vedtatt utsatt oppstart til slutten av 2016, eventuelt begynnelsen av I kontrollutvalgets møte 7. desember 2016 (sak 16/46) ble det vedtatt ytterligere utsetting etter anmodning fra rådmannen. Det har så langt medgått 18,25 timer til prosjektet. Skatt Øst Oppdraget ble bestilt av kontrollutvalget 17. august 2016 (sak 16/28). Det ble rapportert jevnlig på fremdrift og ressursbehov, frem til sluttnotat ble behandlet i kontrollutvalget 7. desember 2016 (sak 16/52). Oppdraget ble gjennomført på ca. 300 timer. Dette er ca. 50 timer mer enn opprinnelig estimert, men merforbruket ble avklart med kontrollutvalget underveis. Spesialundervisning- og tiltak Forvaltningsrevisjon av spesialundervisning og tiltak var opprinnelig prosjekt nr. 3 på forvaltningsrevisjonsplanen. På grunn av planlagt tilsyn fra Fylkesmannen i Østfold, ble imidlertid prosjektet utsatt på ubestemt tid. Det har medgått 5,5 timer til oppdraget. østfold kommunerevisjon iks 2 16

17 Refusjoner Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 10. oktober 2016 (sak 16/32). Rapport er berammet for behandling i kontrollutvalget 15. februar Det forventes at oppdraget avsluttes på estimat. Barnevernet Prosjektplan ble vedtatt av kontrollutvalget 7. desember 2016 (sak 16/47). Oppdraget pågår og rapporten forventes ferdigstilt til siste møte våren Det har så langt medgått 67,5 timer på oppdraget. Total leveranse Gjennom budsjett vedtok kommunestyret 1625 timer til forvaltningsrevisjon i Budsjettet skal dekke alle forbrukte timer til administrative- og revisjonsmessige handlinger knyttet til forvaltningsrevisjon. Tabellen nedenfor viser antall leverte timer til forvaltningsrevisjon i samtlige av våre eierkommuner. Kommune Budsjett Produksjon 2016 Leveransegrad Fredrikstad % Hvaler % Moss % Rygge % Råde % Sarpsborg % Sum % Samlet gjennomsnittlig leveransegrad for alle kommuner utgjør 92 % for Dette er noe lavere enn budsjettert, og skyldes langvarig sykefravær i seksjonen. Sykefraværet er ikke jobbrelatert. Vi er i ferd med å ansette ytterligere en forvaltningsrevisor, og forventer at vedkommende vil tiltre innen utgangen av 1. halvår I Fredrikstad har revisjonen levert 1325 timer per 31. desember 2016, eller 82 % av budsjett. Mindreforbruket avregnes mot regnskapsrevisjon og differansen tilleggsfaktureres/ krediteres. Andre oppdrag Østfold kommunerevisjon IKS utfører også oppdrag på vegne av våre eierkommuner eller andre kommuner, som bestilles særskilt utenom budsjett. Disse kommer i tillegg til ovennevnte produksjon, og har utgjort 446 timer i Disse oppdragene har omhandlet/ omhandler: Forvaltningsrevisjon «Utskrivningsklare pasienter» - Halden kommune. Prosjektet ble ferdigstilt ved inngangen til Påløpte timer gjelder kommunestyrets behandling av rapporten. Forvaltningsrevisjon «Barnevern» - Halden kommune. Prosjektet pågår og ferdigstilles i januar Forvaltningsrevisjon «Mottak av flyktninger» - Halden kommune. Prosjektet pågår og skal ferdigstilles våren Undersøkelse knyttet til en varslingssak i Halden kommune. Undersøkelsen pågår og skal ferdigstilles våren østfold kommunerevisjon iks 3 17

18 Vi har deltatt på en ny konkurranse om levering av forvaltningsrevisjon til Halden kommune. Konkurransekriteriet var laveste pris, og Østfold kommunerevisjon IKS leverte det laveste anbudet og ble innstilt som leverandør. Dette viser at vi er konkurransedyktige på pris på forvaltningsrevisjon. Alle oppdrag vi får utover de som er bestemt gjennom budsjett medfører i utgangspunktet positive effekter for eierne våre, da det samlet sett gir lavere revisjonshonorar og/ eller gir oss større spillerom hva gjelder å hente inn ekstern kompetanse ved behov. Andre forhold Seksjonen er bemannet med god breddekompetanse, herunder samfunnskunnskap, sosiologi, økonomi og jus. Fagområdene, i kombinasjon med god kjennskap til kommunal sektor og offentlig revisjon, utgjør et solid grunnlag for å løse de oppdragene vi får. Ekstern kompetanse leies inn ved behov, i tillegg til at vi forsøker å utnytte eksterne fagmiljøer i de prosjektene det er mulig. Som eksempel vises det til Fylkesmannen, Høyskolen i Østfold, Direktoratet for sikkerhet og beredskap og lignende. Vår kompetanse og de oppdragene vi har gjennomført har også gjort oss bemerket utenfor kommunene våre. Som følge av dette får vi ofte forespørsler om å holde foredrag på ulike bransjekonferanser og samlinger, samt delta i faggrupper. Av kapasitetshensyn må vi dessverre avslå flertallet av disse henvendelsene, men vi deltar i de tilfellene hvor vi mener det kan gi mereffekt for våre kunder. Som eksempel vises det til at seksjonen har vært representert i Forvaltningsrevisjonskomiteen i Norges kommunerevisorforbund frem til juni Denne komiteen er standardsettende for hvordan forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i Norge. Seksjonen har også vært representert i en arbeidsgruppe som har jobbet med revisjonsfaglige problemstillinger, som kan oppstå i forbindelse med kommunesammenslåinger. Arbeidet ble avsluttet i juni 2016 og rapporten finnes tilgjengelig på I februar deltok seksjonen på kontrollutvalgskonferansen 2016, hvor vi holdt et foredrag om samspillet mellom revisjonen og kontrollutvalget. Konferansen hadde ca deltakere fra hele landet, og var en fin anledning til å markedsføre Østfold kommunerevisjon og å presentere det samarbeidet vi har med våre kontrollutvalg. I oktober 2016 deltok vi på Nasjonal fagkonferanse i offentlig revisjon, hvor vi holdt et foredrag om internkontroll i kommunal sektor. Målgruppen for denne konferansen var Riksrevisjonen, kommunale revisjonsselskaper, private revisjonsselskaper som reviderer offentlig virksomhet, samt rådmenn. Rolvsøy, 23. januar 2017 Laila Nagelhus (sign.) adm. dir. Anders Svarholt (sign.) seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 4 18

19 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/62 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 7030/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /3 Prosjektplan Etterlevelse av offentleglova Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Etterlevelse av offentleglova», vedtas med det omfanget som er avtalt i møtet Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Etterlevelse av offentleglova», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/46, (Rullering av Forvaltningsrevisjonsplan ) Bystyresak 16/4, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/35, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger I møtet behandlet kontrollutvalget en rullering av forvaltningsrevisjonsplanen. Rulleringen ble gjort etter anmodning fra revisjonen, etter at administrasjonen hadde uttrykt et ønske om forvaltningsrevisjon på kommunens praksis for håndtering av innsynsbegjæringer. Revisjonen har lagt fram en prosjektplan med et videre perspektiv enn håndtering av innsynsbegjæringer. Revisjonen foreslår at kommunens journalføring undersøkes: «Korrekt journalføring er en viktig forutsetning for offentlighetens innsyn. At dokumenter faktisk blir journalført og at dokumentene klassifiseres riktig er etter vår oppfatning et viktig perspektiv å ha med seg i vurderingen av kommunens praktisering av offentlighet.» På grunnlag av dette har revisjonen utarbeidet tre problemstillinger: 1. Ivaretar Fredrikstad kommune sin journalføringsplikt? 2. Sørger Fredrikstad kommune for korrekt forhåndsklassifisering av dokumenter? 3. Blir innsynsbegjæringer behandlet i tråd med offentleglova? 19

20 Revisjonen antar at det vil gå med fra 300 til 700 timer til dette prosjektet avhengig av om kontrollutvalget velger å inkludere problemstilling 1 og 2 i prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i høsten Vurdering Sekretariatet finner alle problemstillingene relevante, men likevel i overkant av bestillingen. Hvis kontrollutvalget ønsker at alle tre problemstillingene undersøkes, vil det ha konsekvenser for gjennomføringen av forvaltningsrevisjonsplanen i Avsatt ressursramme for 2017 er 1625 timer. 60 timer avsettes til administrasjon, og det må også settes av inntil 100 timer til overordnet analyse mot slutten av året. I tillegg vil fullførelse av prosjektet «Refusjoner» legges beslag på ca. 50 timer av årets ressursramme. Det er videre satt av 450 timer til barnevernsprosjektet og 350 timer til prosjektet «Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging» Da gjenstår ca. 615 timer og 3 prosjekter: 1. Håndteringen av innsynsbegjæringer. Prosjektplan legges fram for utvalget i februar Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene 3. Startlån. Hvis kontrollutvalget bestemmer seg for revisjonens forslag om å undersøke journalføringen i tillegg til håndtering av innsynsbegjæringer, da bør ikke rammen settes høyere enn 600 timer. Dette valget vil også bety at de to siste prosjektene må vurderes på nytt i planen for Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Ellers har vi ingen kommentarer til metode og gjennomføring. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 20

21 Etterlevelse av offentleglova Fredrikstad kommune Prosjektplan Rolvsøy 31. januar

22 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i kontrollutvalget 7. desember 2016 sak PS 16/46 hvor det ble foretatt en rullering av forvaltningsrevisjonsplanen. Rulleringen ble gjort etter anmodning fra revisjonen, da administrasjonen har uttrykt et ønske om at revisjonen skal se nærmere på kommunens praksis for håndtering av innsynsbegjæringer. Administrasjonen ba om denne revisjonen i forbindelse med vårt årlige møte med kommunens politiske og administrative ledelse, gjennomført i oktober Av saksfremlegget til kontrollutvalget fremgår blant annet følgende: «Administrasjonen oppfatter at innsynsbegjæringer håndteres forsvarlig, men viste samtidig til den kritikken som var kommet frem i media den siste tiden. Det var derfor ønskelig at området ble tatt inn som et risikoområde i neste periode, slik at praksisen kan vurderes av revisjonen som objektiv part. Revisjonen gjorde administrasjonen oppmerksom på at kontrollutvalget har fått delegert myndighet til å foreta omrokkeringer i planen, herunder også å ta inn nye risikoområder dersom det er behov for det (på tilsvarende måte som de kan forskyve planen dersom det dukker opp særlige forhold som de ønsker undersøkt). En eventuell uforsvarlig håndtering av innsynsbegjæringer medfører generelt liten økonomisk risiko for en kommune, men vil kunne medføre betydelig omdømmemessig risiko særlig i situasjoner der det er stort mediefokus på kommunens praksis. På dette grunnlaget fremmer revisjonen, i samråd med administrasjonen, anmodning om rullering av planen.» Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber revisjonen om å levere en prosjektplan til neste møte der temaet er håndteringen av innsynsbegjæringer, hvor man ser både på den prosessuelle og materielle saksbehandlingen.» 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER En forvaltningsrevisjon av innsynsbegjæringer kan gjennomføres på flere måter. Revisjonen kan kun fokusere på håndteringen av innsynsbegjæringer, herunder både den prosessuelle og materielle saksbehandlingen, i tråd med vedtaket til kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjonen kan også ha et videre perspektiv, hvor også kommunens journalføring undersøkes. Korrekt journalføring er en viktig forutsetning for offentlighetens innsyn. At dokumenter faktisk blir journalført og at dokumentene klassifiseres riktig er etter vår oppfatning et viktig perspektiv å ha med seg i vurderingen av kommunens praktisering av offentlighet. østfold kommunerevisjon iks 2 22

23 På denne bakgrunn har revisjonen utarbeidet tre problemstillinger. Samlet sett ivaretar problemstillingene momentene som er beskrevet ovenfor. For å besvare kontrollutvalget bestilling i et snevrere perspektiv kan prosjektet avgrenses til problemstilling 3. De ulike alternativenes konsekvenser for ressursbruken beskrives nærmere under punkt Ivaretar Fredrikstad kommune sin journalføringsplikt? 2. Sørger Fredrikstad kommune for korrekt forhåndsklassifisering av dokumenter? 3. Blir innsynsbegjæringer behandlet i tråd med offentleglova? Revisjonen vil, for samtlige vedtatte problemstillinger, undersøke om kommunen har etablert et system for å ivareta disse kravene, samt hvorvidt systemet er implementert i organisasjonen ved å se nærmere på praktiseringen. Kommunen har i oppstartsmøtet uttrykt at de ikke har kommentarer til de foreslåtte problemstillingene og utformingen, eller omfanget av disse, og er ikke opptatt av å gjøre noen begrensninger i prosjektplanen. 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt «foretrukket praksis», er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I dette prosjektet er følgende kilder benyttet for å utlede revisjonskriterier: Kommuneloven (Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992, nr. 107) Offentleglova (Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16) Offentlegforskrifta (Forskrift til offentleglova av 17. oktober 2008, nr. 1119) «Rettleiar til offentleglova», Lovavdelinga i Justis- og politidepartementet, 2009 Arkivlova (Lov om arkiv av 4. desember 1992, nr. 126) Forskrift om offentlege arkiv av 11. desember 1998, nr Eventuelt også forarbeider, rundskriv, veiledere og uttalelser fra Sivilombudsmannen 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 Ivaretar Fredrikstad kommune sin journalføringsplikt? Kommuneloven Arkivlova med forskrift Offentleglova med forskrift og veileder Uttalelser fra sivilombudsmannen Informasjon fra kommunens internkontroll, journal og det elektroniske arkivet, samt informasjon fra ledere og ansatte som ivaretar journalføringsplikten. Dokumentanalyse Intervju Spørreundersøkelse Analyse av postjournal østfold kommunerevisjon iks 3 23

24 Problemstilling 2 Sørger Fredrikstad kommune for korrekt forhåndsklassifisering av dokumenter? Kommuneloven Arkivlova med forskrift Offentleglova med forskrift og veileder Informasjon fra kommunens internkontroll, journal og det elektroniske arkivet, samt informasjon fra ledere og ansatte som forhåndsklassifiserer dokumenter. Dokumentanalyse Intervju Spørreundersøkelse Analyse av postjournal Problemstilling 3 Blir innsynsbegjæringer behandlet i tråd med offentleglova? Kommuneloven Arkivlova med forskrift Offentleglova med forskrift, veileder og rundskriv Informasjon fra kommunens internkontroll, journal og det elektroniske arkivet, samt informasjon fra ledere og ansatte som behandler innsynsbegjæringer. Dokumentanalyse Intervju Spørreundersøkelse Gjennomgang av innsynssaker, herunder også klagesaker 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Lene Brudal forvaltningsrevisor Anders Svarholt oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Februar 2017 høsten 2017 Antall timer 300/700 +/- 10 % timer Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 15. februar 2017 Når rapport er sendt til rådmannen Høsten 2017 Når rapport er sendt til ØKUS Høsten 2017 Revisjonen har som nevnt i avgrensningen laget en prosjektplan hvor kontrollutvalget kan velge omfanget av undersøkelsen ut i fra hvilket perspektiv som legges til grunn. Problemstillingene utgjør i utgangspunktet tre «normale» forvaltningsrevisjoner innenfor et avgrenset område, hvor både system og praksis blir gjennomgått, slik at revisjonen estimerer en ressursbruk på 300 timer pr. problemstilling gjennomført hver for seg. Revisjonen anslår at man vil kunne hente ut synergieffekter ved å gjennomføre alle tre problemstillingene. Revisjonen ser imidlertid for seg å gjennomføre en mer omfattende praksisgjennomgang enn hva som er vanlig i forvaltningsrevisjonsprosjekter. Vi vil blant annet gjøre analyser av postjournaler for å undersøke praksis for journalføring. Vi vil både undersøke om kommunen journalfører dokumenter fortløpende, sammenligne journalposter for å undersøke om alle dokumenter blir journalført, samt undersøke om dokumenter er korrekt forhåndsklassifisert. I vurderingen av kommunens håndtering av innsynsbegjæringer vil vi i tillegg til å vurdere de prosessuelle kravene, også foreta en materiell vurdering av kommunens saksbehandling, herunder også klagebehandling. Dette er tidkrevende. Vi estimerer derfor ressursbruken til ca. 700 timer. østfold kommunerevisjon iks 4 24

25 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/28 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 20173/2017 Klassering: 186 Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /4 Revisjonens oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget angående veilys Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonens notat angående rammeavtale veilys, til orientering med følgende kommentar: Dersom leverandøren har opplyst til kommunen at de har hatt tilsyn uten anmerkninger, så er dette ikke korrekt. Revisjonens kontroller viser at tilsyn fra både Arbeidstilsynet og det Lokale Eltilsyn resulterte i avvik. Kontrollutvalget merker seg at avvikene ble lukket innen gitte frister og at leverandøren per tiden ikke har åpne avvik eller pågående tilsyn. Fredrikstad, Vedlegg Notat vedrørende sak 16/49 «Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-sak 16/49, (ny henvendelse til kontrollutvalget ang. rammeavtalen) KU-sak 16/34, (rådmannens oppfølging av forhold knyttet til rammeavtalen) KU-sak 16/2, (notat fra ØKR 2. gangs behandling) KU-sak 15/36, (notat fra ØKR 1. gangs behandling) KU-sak 15/15, (bestilling til ØKR basert på en henvendelse) Saksopplysninger Kontrollutvalgets leder mottok i november 2016 en henvendelse fra en tidligere oppdragstaker for en av kommunens leverandører innen elektro («leverandør A) Henvendelsen ble behandlet i kontrollutvalget » Forhold knyttet til denne leverandøren har tidligere vært undersøkt av kontrollutvalget (sakene 15/15, 15/36, 16/2 og 16/34). Vedtaket i kontrollutvalget /bestillingen til revisjonen: Kontrollutvalget tar varslingen angående en av kommunens leverandører innen elektro («leverandør A»), til etterretning. Forhold knyttet til denne leverandøren har tidligere vært 25

26 undersøkt av kontrollutvalget (sakene 15/15, 15/36, 16/2 og 16/34). I notat fra revisjonen behandlet i kontrollutvalget , påpekte revisjonen at det har vært mangler ved leverandør As HMS-arbeid. Leverandøren mottok f. eks. fire pålegg fra Arbeidstilsynet i årene Dette viste at kommunen ikke kunne ha fullstendig tillitt til at HMSlovgivning ble fulgt, selv om leverandøren bekreftet at de tilfredsstilte alle lover og forskrifter. Kontrollutvalget merker seg nå at rådmannen mener at sikkerheten knyttet til gatelysarbeid er i varetatt og at i henhold til opplysninger fra leverandør A, så har de vært revidert av Arbeidstilsynet og det lokale Eltilsyn uten anmerkninger etter «bekymringsmeldinger» fra varsleren. Kontrollutvalgets ber revisjonen om å kontrollere om disse opplysningene medfører riktighet. Revisjonens notat er vedlagt denne saken. Revisjonen har hatt muntlig og skriftlig dialog med Arbeidstilsynet og Det Lokale Eltilsyn (i dette tilfellet Hafslund Nett). Revisjonen har også undersøkt «Felles tilsynsdatabase», som er et register hvor ulike statlige tilsynsorganer registrerer sine tilsyn. Revisjonens konkusjon: «Dersom leverandøren har opplyst om at de har hatt tilsyn uten anmerkninger, så er dette ikke korrekt basert på konklusjonene i rapportene fra Arbeidstilsynet og DLE. Begge tilsynene resulterte i avvik, men avvikene ble lukket innen gitte frister. Leverandøren har per tiden ingen åpne avvik eller pågående tilsyn.» Revisjonen skriver vedre at de ikke er kjent med ordlyden i leverandørens tilbakemelding til kommunen, og kan følgelig ikke uttale seg om presisjonen i rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget. Sekretariatet har spurt rådmannen om han vil kommentere dette. Vi har pr. 3.2 ikke fått tilbakemelding. Vurdering Notatet fra revisjonen kan tas til orientering, med en kommentar: Dersom leverandøren har opplyst til kommunen at de har hatt tilsyn uten anmerkninger, så er dette ikke korrekt. Revisjonens kontroller viser at tilsyn fra både Arbeidstilsynet og det Lokale Eltilsyn resulterte i avvik. Kontrollutvalget merker seg at avvikene ble lukket innen gitte frister og at leverandøren per tiden ikke har åpne avvik eller pågående tilsyn. 26

27 Notat vedrørende sak 16/49 «Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys» Til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Det vises til vedtak i sak 16/49 «Henvendelse til kontrollutvalget angående rammeavtale veilys» I kontrollutvalgets møte 7. desember 2016 fattet utvalget følgende vedtak: «(...) Kontrollutvalget merker seg nå at rådmannen mener at sikkerheten knyttet til gatelysarbeidet er i varetatt og at i henhold til opplysninger fra leverandør A, så har de vært revidert av Arbeidstilsynet og de lokale Eltilsyn uten anmerkninger etter «bekymringsmeldinger» fra varsleren. Kontrollutvalget ber revisjonen om å kontrollere om disse opplysningene medfører riktighet.» (vår understrekning) Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har hatt muntlig og skriftlig dialog med Arbeidstilsynet og Det Lokale Eltilsyn (i dette tilfellet Hafslund Nett). Revisjonen har også undersøkt «Felles tilsynsdatabase», som er et register hvor ulike statlige tilsynsorganer registrerer sine tilsyn. Revisjonshandlingene har blitt utført av Anders Svarholt. Fakta Vårt notat vedrørende leverandøren ble behandlet i kontrollutvalget 9. desember Vi er ikke kjent med når varsleren har sendt sine bekymringsmeldinger, men legger til grunn overnevnte dato som skjæringstidspunkt. Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet gjennomførte tilsyn hos virksomheten den 21. juni Bakgrunnen for tilsynet var et varsel om arbeidsulykke. I tilsynet ble det utført kontroll med virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet, samt andre spesifiserte forhold knyttet til den innmeldte hendelsen. Det ble funnet noen mangler ved internkontrollen. Tilsynet resulterte i et varsel om pålegg: «Informasjon og opplæring for å ivareta sikkerheten». Virksomheten etterkom pålegg om utbedring innen fastsatt frist, og tilsynet ble lukket. Arbeidstilsynet opplyser at virksomheten ikke har åpne avvik. Det er heller ikke pågående tilsyn i virksomheten. 27

28 Det Lokale Eltilsyn DLE DLE gjennomførte tilsyn hos virksomheten 27. april Bakgrunnen for tilsynet fremgår ikke av rapporten. I tilsynet ble det utført kontroll med virksomhetens systematiske helsemiljø- og sikkerhetsarbeid. Det ble funnet noen mangler ved internkontrollen. Tilsynet resulterte i anmerkninger knyttet til tre forhold: Virksomheten dokumenterer ikke serviceoppdrag med samsvarserklæring og dokumentasjon per oppdrag, men per månedsordre. DLE mener at dette ikke dekker kravene oppstilt i regelverket. Virksomheten ble anmodet om å endre denne praksisen. Virksomheten kunne ikke dokumentere at personellet var gitt nødvendig opplæring, øvelse og instruksjon i henhold til forskrift om sikkerhet ved arbeid i og drift av elektriske anlegg, jfr. FSE 7. Virksomheten hadde ikke sørget for at arbeidstakerne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer, jfr. IK-HMS 5. Virksomheten etterkom pålegg om utbedring innen fastsatt frist, og tilsynet ble lukket. DLE opplyser at virksomheten ikke har åpne avvik. Det er heller ikke pågående tilsyn i virksomheten. Vurderinger og konklusjon Revisjonen er ikke kjent med ordlyden i leverandørens tilbakemelding til kommunen, og kan følgelig ikke uttale oss om presisjonen i rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget. Dersom leverandøren har opplyst om at de har hatt tilsyn uten anmerkninger, så er dette ikke korrekt basert på konklusjonene i rapportene fra Arbeidstilsynet og DLE. Begge tilsynene resulterte i avvik, men avvikene ble lukket innen gitte frister. Leverandøren har per tiden ingen åpne avvik eller pågående tilsyn. Rolvsøy, 27. januar 2017 Anders Svarholt (sign.) seksjonsleder forvaltningsrevisjon østfold kommunerevisjon iks 2 28

29 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/65 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 5953/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning Fredrikstad, Vedlegg 1 Vedlegg - Uavhengighetserklæringer Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. I brev til kontrollutvalget i Fredrikstad kommune har oppdragsansvarlige revisorer (Anders Svarholt og Jolanta Betker) samt administrerende direktør Laila Nagelhus avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Vurdering Sekretariatet kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatet anbefaler derfor kontrollutvalget om at uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlige revisorer og administrerende direktør tas til etterretning. 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 83 Løpenr.: /2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /36 Kontrollutvalget Fredrikstad /6 2. gangs behandling - Henvendelse til kontrollutvalget angående ordningen med vakt og sikring av kommunale bygg Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Fredrikstad, Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Tidligere kommunalsjef Roy Jacobsen redegjorde for kommunens praksis før endringen i november Han svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget var enige om at saken ikke skulle undersøkes videre, og at saken skulle tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Saken tas til orientering Vedlegg: 1 Notat angående ulovlig vaktvirksomhet 2 ABØ 2014 utdrag fra eierskapskontroll 3 Brev fra KS til ABØ om søknadsplikten 4 Brev fra NHO til Fredrikstad kommune ang. uautorisert vektervirksomhet 5 Brev fra politiet til Fredrikstad kommune ang. vektersaken 6 Årsberetning 2013 ABØ 7 Svar fra rådmannen - Henvendelse til kontrollutvalget angående ordningen med vakt og sikring av kommunale bygg 39

40 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Nye saksopplysninger til møtet I møte bestemte kontrollutvalget at det anså det som unødvendig å undersøke denne saken videre. Kontrollutvalgets leder varslet i møtet at hun likevel ville legge saken fram på nytt, fordi hun ønsker svar på noen ubesvarte spørsmål. Saksopplysninger Kontrollutvalgets leder mottok en e-post fra tidligere avdelingsleder for Beredskapsavdelingen i Brannvesenet, , angående vakt og sikring av kommunale bygg. I e-posten tar den tidligere avdelingslederen opp det han kaller for «vektersaken». I perioden fra 2012 til 2015 mener han at vakt og sikring ble drevet ulovlig, og han skriver at han ikke vet om virksomheten er ordnet i lovlige former etter at funksjonen ble overlatt til Bygg og Eiendom. Til e-posten er det vedlagt dokumentasjon som underbygger hans påstand om den ulovlige praksisen må ha vært kjent for kommunen v/daværende kommunalsjef som også da var styreleder i Alarmsentral Brann Østfold (ABØ). (vedlegg 1-6). Sekretariatet har innhentet kommentarer fra rådmannen om hvordan vakt og sikring er organisert i dag. Kommunalsjef Atle Holtens e-post datert 19.9, til sekretariatet, er lagt ved saken som vedlegg 7. Han skriver blant annet at vakt og sikring fikk sin godkjennelse registrert 10.nov Vurdering I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner». Når sekretariatet mottar henvendelse av denne typen, har vi som praksis å legge saken fram uten vurdering og forslag til vedtak. Undersøkelser av om kommunen følger (eller har fulgt) lover og regler, faller inn under utvalgets kompetanseområde, men kontrollutvalget må selv avgjøre om saken skal prioriteres, basert på den dokumentasjonen som foreligger. Et eventuelt vedtak om å undersøke saken videre bør inneholde en beskrivelse av det som skal undersøkes, samt tids- og ressursramme for oppdraget. 40

41 Orientering angående ulovlig vaktvirksomhet. Fredrikstad Brann- og Redningskorps ble i løpet av 2012 kjent med at vår virksomhet ikke lenger fulgte lovverket som regulerer mottak og respons i forbindelse med innbruddsalarmer fra kommunale bygg. (Lov om Vaktvirksomhet) Etter tidligere endringer i lovverket hadde vi måttet avslutte mottak av alarmer fra private bygg, men inntil 2012 var egenvakthold tillatt. Da vi ble gjort oppmerksomme på at det hadde kommet ytterligere endringer i lovverket i 2011, hadde fristen for å søke om å få drive fortsatt vaktvirksomhet samt sørge for at alle som var involvert i denne virksomheten hadde godkjent Vekterutdanning gått ut. (frist ) I tillegg var fristen for å drive lovlig overskredet. (frist ) Dette var da allment kjent på brannstasjonen, og undertegnede tok opp denne problematikken med daværende Brannsjef Hans Morten Blikseth i midten av august Vi var enige om at dette måtte vi ordne opp i, og jeg antar at Brannsjefen bragte dette videre opp i ledelsen i Teknisk Drift. Neste tilfelle der jeg med sikkerhet kan si at denne saken ble tatt opp, er på et internt møte , der daværende Hovedtillitsvalgt i Brannkorpsforeningen, Ole Petter Jervell Hansen, ba om at Brannsjefen sørget for at vår vaktvirksomhet måtte komme inn i lovlige former. Det ble så den gjennomført et møte mellom brannvesenet og eiendomsavdelingen i kommunen der denne problematikken ble drøftet. Til stede: Hans Morten Blikseth og Odd Ragnar Evensen (FBRK) samt Bjørn Hansen og Terje Spydevold fra eiendomsavdelingen. Det var aldri noe tema å avslutte virksomheten, men det ble diskutert hvordan kostnadene for Vekterkurs for mannskapene eventuelt kunne fordeles. Eiendom mente at dette var en kostnad brann måtte bære siden de bare kjøpte tjenesten av oss. Etter dette møtet hørte beredskapsavdelingen ikke mer om saken fra Brannsjefen. ABØ Siden denne saken hadde blitt kjent for brannvesen og 110-sentral (ABØ) på høsten i 2012, ble det gjort en henvendelse fra ABØ til politiet om denne problematikken. Dette ble omtalt i ABØ s årsberetning for 2013: 41

42 Selv om ABØ var i tvil om behovet for vekterutdanning for mannskapet på 110-sentralen, så bekrefter ABØ her at de ser at vekterutdanning uansett er påkrevet for mannskaper som skal rykke ut på innbruddsalarmene. Politiet bekreftet altså at ABØ måtte søke godkjenning som vaktselskap og måtte gi sine mannskaper godkjent tilpasset vekterutdanning for å kunne fortsette virksomheten. ABØ måtte også søke dispensasjon fra kravet om å utstyre sine mannskaper med uniformer med vekter-merking. ABØ gjennomførte vekterkurs i januar På et felles brannsjefmøte arrangert av ABØ (Østfolds 110-sentral) 3-5 desember 2012, ble problematikken rundt manglende vekterutdanning og tillatelser tatt opp. Utdrag fra referatet: 5.) Ny vaktlov (Vaktvirksomhetsloven) medfører endringer som den enkelte kommune og brannvesen vil måtte forholde seg til. Ettersom behov, praksis og juridiske tolkninger er forskjellig er det ikke ansett som hensiktsmessig å prøve å håndtere dette samlet. ABØ orienterte om loven, dets betydning og hva de planla å gjøre i sakens anledning med en oppfordring til alle om å vurdere dette ut fra eget behov og situasjon. I tillegg til en kartlegging av 110-miljøet i Norge om hvordan de forholder seg til lovendringen og hva de har gjort, vil ABØ søke Østfold Politidistrikt om godkjenning som vaktselskap slik loven tilsier. Ut fra de svar man her får vil saken vurderes med hensyn til kostnader, praktisk gjennomføring, opplæring osv. Denne saken har ikke vært på agendaen for brannsjefene i Østfold i 2013 og Så vidt jeg kjenner til ble det imidlertid ikke gjort mer med saken fra Hans Morten Blikseth, som sluttet som Brannsjef Øystein Hansen overtok som brannsjef At vi drev ulovlig var et stadig diskusjonstema blant mannskapene på beredskapsavdelingen utover i 2013, og det var et punkt i årsberetningen for 2013 som omtalte dette: Avklare nærmere krav til kompetanse i ft. vaktvirksomhetsloven og ev. planlegge og gjennomføre nødvendig formell kompetanseheving. Ikke utført. Som det fremgår, ble det sett på muligheten for å gjennomføre vekterkurs for mannskapene på linje med de kursene som hadde blitt gjennomført i Sandefjord og på 110-sentralen. Dette var tatt inn i utkast til budsjett for 2014, men på et ukentlig ledermøte på brannstasjonen informerte brannsjefen om at dette var tatt ut av budsjettet fordi Roy H Jacobsen ikke anså at dette var nødvendig, og at dette skulle han ta ansvaret for. Det ble da stilt spørsmål om det var mulig for RHJ å «ta ansvaret» samtidig som vi skulle fortsette vår ulovlige virksomhet. Dette ble ikke besvart. Tilstede på dette møtet var: Øystein Hansen, Per Svanæs, Odd R. Evensen, Tormod Lindberg, Arild Arnesen og Gunnar Pettersen Den ble denne saken tatt opp i brannvesenets HMS-utvalg. Det ble da opplyst at saken skulle sees på i samarbeid med andre brannvesen i Østfold. Saken var tema på møtene og 14.02, 13.04, og uten at det fremkom noe nytt i saken. Onsdag 5. november forlangte brannmannskapene dokumentasjon på at det var lovlig å fortsette vår virksomhet. Jeg tok dette opp med Brannsjefen, og vi ble da enige om at jeg kontakter kommuneadvokaten om problemet. Dette ble gjort

43 Svaret fra kommuneadvokaten var lite tilfredsstillende, siden det var vanskelig å tolke hva som egentlig ble konklusjonen angående vektervirksomheten. Det ble da bestemt at brannvesenet skulle gjøre en henvendelse til Politiet for å avklare spørsmålet. På ettermiddagen tok undertegnede derfor en telefon til vakthavende politijurist, men siden hun ikke var spesialist på forvaltningsrett så ba hun om at vi kontaktet Kåre Solvoll neste dag. Undertegnede ringte Politiet dagen etter ( ), og ble da bedt om å sende over forespørselen til Kåre Solvoll sammen med betraktningene fra kommuneadvokaten, slik at politiet kunne la en forvaltningsjurist se på saken. Svar fra Kåre Solvoll kom 11.11, der han opplyste at han hadde oversendt saken til lederen av påtaleenheten Østfold for gjennomgang og vurdering av både vekterutdanning og sakens øvrige sider. Den 5.11 ble det sendt ut en epost til vaktmannskapene der rutinen for mottak av innbruddsalarm ble endret: Hei! Det har oppstått en situasjon som gjør at vi må endre vår prosedyre for mottak av tyverialarmer. Inntil videre endrer vi vår rutine for vår håndtering av situasjonen når vi sender våre mannskaper ut for å kontrollere kommunale bygg som vi mottar tyverialarmer fra. FBRK vil nå kun kjøre ut og observere bygget på avstand fra bilen. Våre mannskaper går nå ikke inn i bygget og avstiller alarmen eller gjennomfører noen patruljering til fots rundt bygget. Hvis det er tegn til innbrudd så kontakter vi ABØ og anmoder om at Politiet sendes til stedet og vi returnerer til stasjonen. Utrykningsleder vil også ta en vurdering om byggets kontaktperson skal ringes, eller om dette kan vente til dagen etter. Vi ber om forståelse fra ABØ i forhold til at alarmer ikke tilbakestilles av oss. I tillegg håper jeg ABØ sammen med vår utrykningsleder vurderer å sende Politiet dersom vi får gjentatte alarmer fra et bygg selv om vi ikke ser tegn til innbrudd. Denne rutinen ble så igjen ( ) endret etter at vi så at vi fremdeles utførte tjenesten i strid med gjeldende lovverk: Hei! Vi justerer responsen vår i forhold til innbruddsalarm fra ABØ: Vi bekrefter mottatt alarm og informerer ABØ at vi avventer situasjonen. (Vi rykker ikke ut umiddelbart) Får vi tilbakemelding om at det kan være innbrudd, ber vi om at ABØ ringer Politiet. Får vi tilbake melding om at alarmen har gått tilbake i klar, forholder vi oss i ro. 43

44 Hvis vi får bekreftet at alarmen er utløst ved en feil (renholdere/egne ansatte i bygget e. l. ), kan vi kjøre ut og hjelpe med tilbakestilling av alarmen o.l. hvis det er behov for dette. Vi loggfører dette som «Annen assistanse» i internrapporten. Samme dag (20.11) ble det gjort en ny henvendelse på vegne av brannvesenet til Kåre Solvoll i politiet fra Voica Imrik, (avdelingssjef Grunneiendom), der det ble uttrykt ønske om at saken ble raskt behandlet. Kåre Solvoll henviste til forvaltningsjuristen Hilde Arnesen for videre henvendelser. Den mottok Fredrikstad Kommune brev fra Politiet der det ble fastslått at vår vektervirksomhet ikke ble drevet i pakt med lovverket, og med pålegg om at forholdene måtte bringes i samsvar med lov og forskrift. Beredskapsavdelingen avsluttet da alt mottak og behandling av innbruddsalarmer formidlet via ABØ. Konklusjoner/problemstillinger: Brannvesenet drev altså i flere år ulovlig vaktvirksomhet, og dette ble kun stoppet fordi ansatte på brannstasjonen tok opp dette og insisterte på at ulovlig drift måtte opphøre. Ledelsen i TD og Brannsjefen var kjent med lovbruddene, men valgte å fortsette virksomheten mot bedre vitende. Roy Jakobsen måtte i egenskap av styreleder i Alarmsentral Brann Øst/ABØ (vår 110 sentral i Moss) ha kjennskap til problematikken rundt brannvesenets forhold til «Lov om vaktvirksomhet», men valgte å overse ulovlig drift for å sikre fortsatte inntekter. (her snakker vi om inntekter som over disse årene med ulovlig drift må ligge godt over en million) Selv etter at ulovlighetene var påpekt av de ansatte i brannvesenet ønsket Jakobsen å fortsette driften, og ga til og med beskjed via Brannsjefen at han «tok ansvaret» for videre drift uten hverken godkjente søknader eller godkjent utdanning for mannskapene. Er det i tråd med Fredrikstad Kommunes reglementer å drive bevisst ulovlig virksomhet til inntekt for kommunen? Er det vanlig praksis at Politiet, når de blir gjort oppmerksomme på at ulovlig drift med store inntekter har foregått i en årrekke, bare gir beskjed om at driften blir endret i lovlig retning? Er Politiets praksis i Østfold forskjellig fra andre steder, og dreier det seg ikke om «likhet for loven»? 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 q NHO SERVICE i FRm3R:2~:s' Aa «on/in/1unej Nlotta-tr av Kommunearkivet å í zs stav j I Saksm :, Fredrikstad kommune Vår dato: 24. november v/ kommunalsjef Roy H. Jakobsen PB Fredrikstad _ ---J Det vises til pressopplag om uautorisert vektervirksomhet. Det fremgår fra at artikkelen at konstablene ved Fredrikstad Brann og redningsvesen opptrer som vektere. Det fremgår at verken Brann og redningsetaten eller konstablene oppfyller vilkårene Lov om Vaktvirksomhet med forskrifter. NHO Services oppfatning er at brannkonstablene må gjennomføre opplæring og praksisperiode som vektere gjennom en godkjent opplæringsinstitusj on/selskap før de kan utøve denne type tjeneste. De må selvsagt også være ivaretatt av egen arbeidsgiver med forsikringsordninger som ivaretar den enkelte ved utøvelse av denne type tjeneste. Vi ønsker en forklaring fra kommunen hvorfor ufaglærte brannkonstableri Fredrikstad brukes som vektere på tyverialarrner. Det noteres at kommunesj efen i Fredrikstad oppfatter ikke dette til å være vektertjeneste, fordi konstablene ved utrykning ikke skal gå ut av bilen. NHO Service er av den oppfatning at kommunen synes å forholde seg lettvint i sin fortolkning til en tjeneste som er straffbar å utøve uten godkjente vektere. Det pekes også på at denne tjenesten står under innbruddsalarrntjenester på nettsiden. Videre vil NHO Service be om dokumentasjon på at selskapet har adskilte regnskap for sine kommersielle tjenester. Det bes oppgitt hvordan selskapet beregner investering og kostnader for sin kommersiell tjenester. Med- fiennlig h lse 1 ;_. I/7. (N\.. -\. Spesialrådgiver advfl 5 L, f' NHO SERVICE NO ! Postboks 5473 MBJCIISHJFH i * HS SD Mnddelmuns gate 27. Oslo N0 030S Oslo. Norway *4? www nhussrwur nn

53 I `.a Æ REDRIKSTAD KOMMUNE PDLITIET f\««ottati' av Konxrzmnearm/E1 25 MUV 'efl'. ; :;E-5; i Fredrikstad kommune Regulering og Teknisk drift Postboks FRI I)RII\'S'I`.\D saw H Z5??? I )ere_r rejférm/ye.\lail av l 'ur nj/èrufue I Mia 2014/( " Vaktvirksomhetslovens virkeområde - mottak av innbruddsalarm fra kommunale bygg og Fredrikstad brann og redningskorps utrykning på disse Østfold politidistrikt har pr. epost den (Lnovember d.a mottatt en henvendelse fra Odd Ragnar Evensen, leder beredskap i Fredrikstad Brann og Redningskorps, Fredrikstad kommune. Henvendelsen gjelder Fredrikstad brannvesens bruk av egne mannskaper til a rykke ut pa innbruddsalarm fra kommunale bygg, og om dette er en oppgave/ virksomhet som faller inn under lov om vaktvirksomhet, og av den grunn krever tillatelse fra politiet og vekterutdannelse hos de mannskaper som skal utfore oppgaven. Det folger av lov om vaktvirksomhet av nr.1 3 at for a utove ervervsmessig vaktvirksomhet eller egenvakthold i henhold til 2 kreves tillatelse. Slik tillatelse kan kun gis til foretak, enpersonsforetak eller forvaltningsorgan. Hva som regnes som ervervsmessig vaktvirksomhet og egenvakthold er nærmere definert i lovens 2, samt i forskrift om vaktvirksomhet av nr.337, kap 1. Hva som faller inn under begrepet vakttjenester fremgar av loven 2 forste ledd, siste punktum litra a til f, samt vaktvirksomhetsforskriften 2. litter lovendring av , gjeldende fra 1.april 2012, jfr. vaktvirksomhetsforskriften 51 litra e, fikk vaktvirksomhetsloven ogsa virkning for egenvakthold. Dette innebærer at private, statlige og kommunale organer/ etater som onsker a bruke egne ansatte til å utfore vakttjenester pa egne eiendommer/bygninger omfattes av loven, og ma ha politiets tillatelse til dette. De er saledes underlagt det samme regime som andre vaktforetak nar det gjelder krav om tillatelse, vandelskontroll av ansatte fr. vaktvirksomhetsloven 8), krav til vekterutdannelse hos ansatte som skal utfore vakttjeneste ( jfr. vaktvirksomhetsloven 9) mv. Det er imidlertid ikke et krav om at denne virksomheten ma ha eget organisasjonsnummer, men den ma være skilt ut i en egen enhet/avdeling med en ansvarlig leder, jfr. vaktvirksomhetsforskriften 3 annet ledd. Nar det gjelder krav til opplæring av ansatte som skal utfore vakttjenester i forvaltningsorgan som driver egenvakthold har forvaltningsorganet folgende muligheter: 0 Ånsette ferdig utdannede vektere Østfold politidistrikt Fe//er /M7'a////1'/{gm/[re/. barok: -llaiire/'eäer/ 60. Rm/e Post: Postboks _3, 1_01 Sarpsborg 'llfz "(I 00 Iiaks: lf-post: post.ostfoldkllpolitietno Org. nr.: (V8 Bankgiro: _()9 l.h5.1138l 53

54 I' 4l 0 Sende ansatt personell pa kurs hos godkjent opplzeringsiristitusjon 0 Søke om tillatelse til a foresta opplæring av egne ansatte til vektere. Bade opplaeringsprogram og instruktører ma være godkjent av Politidirektoratet for opplæringen tar til liorcøvrig bemerkes det at det skilles mellom tillatelse til a drive ervervsmessig vaktvirksomhet og egenvakthold. lån tillatelse til a drive egenvakthold gir ikke adgang til a utfore oppdrag mot vederlag, for eksempel ut mot det private marked. lflttersom en kommune regnes som ett rettssubjekt anses formidling av vakttjenester mellom kommunale organer/ avdelinger ikke som ervervsmessig vaktvirksomhet, men som egenvakthold. Ur fra de opplysninger som politiet pr. i dag sitter med vedrørende denne saken fremstar den virksomhet som drives som egenvakthold som faller inn under lovens 2 bokstav e. Ansatte i den kommunale brann og redningsetat mottar alarmsignaler/ melding om innbruddsalarm i kommunale bygg via en sentral i Moss, og agerer pa disse ved utrykning. En slik oppgave vil være a regne som vakttjeneste og underlagt de krav som følger av lov om vaktvirksomhet med forskrift. Vi ber, som tillatelses og kontrollmvndighet iht vaktvirksomhetsloven 4, om at ovennevnte forhold bringes i samsvar med lov og forskrift. Vi imoteser Deres tilbakemelding vedrørende dette. Med hilsen Hilde Ø /2371/1/\/T Arnesen Po/i/iad/foka/ Zak Ellen Bente Gretland.Yekiykø/zxiyèf icwsl Saksbehandler: Hilde Arnesen 'Ilfz

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 Emne: svar fra rådmannen: Henvendelse til kontrollutvalget - angående vakthold av kommunale bygg - "vektersaken" EphorteItemCategory: Arkiv mislykkes EphorteItemType: Saved JournalpostError:Saksbehandler er ikke autorisert for registert tilgangskode ( 'Atle Holten' ) Fra: Holten Atle Sendt: mandag 19. september :23 Til: Pettersen Anne-Karin Femanger <akfp@fredrikstad.kommune.no> Kopi: Finess Ole Petter <olpefi@fredrikstad.kommune.no> Emne: SV: Henvendelse til kontrollutvalget - angående vakthold av kommunale bygg - "vektersaken" Hei! Her er en redegjørelse om hvordan vaktholdet er organisert i dag. Vakt og sikring er et tjenesteområder tillagt virksomhet Parkering og transport i Fredrikstad kommune. Tjenesten er organisert med en arbeidsleder som rapporterer til virksomhetsleder. 6 personer er ansatt som vektere og rapporterer til arbeidsleder. I tillegg inngår 4 trafikkbetjenter delvis i produksjonslinja. Disse 4 trafikkbetjentene er gitt utdannelse for å tilfredsstille lovkravet til utdanning. Vakt og Sikring leverer i dag ulike tjenester til formålsbygg. Det er mobilvakthold, sporadiske stasjonære tjenester (bystyremøter, formannskapsmøter ol), utrykning på innbruddsalarmer og assistansealarmer, mottak av innbrudd- og assistansealarmer, ekstra vakthold og bistand for ulike situasjoner, arrangement sikring. Og de har mulighet til å bistå politi med å hente ut opptak fra eiendommer som har kameraovervåking. Vakt og sikring fikk sin godkjennelse registrert 10.nov Lov om vaktvirksomhet 2 pkt a, d og e regulerer vår godkjenning. Vakt og sikring er kun godkjent for egenvakthold, og med Frode Samuelsen registrert som daglig leder. Alle som arbeider som vektere har de tre lovpålagte vekterkursene. De er godkjente i forhold til krav om vandel. Det er utarbeidet ROS analyser for de ulike tjenester, vaktobjekter og opplæringsplaner for vekterne. Vekterne er i henhold til lovkrav knyttet opp til døgnbemannet alarmsentral, hvor de må melde 62

63 på og av vakter, og underveis må de sende rutinemeldinger. Hvis en av de meldingene uteblir, vil alarmsentralen forsøke å oppnå kontakt med vekter, om det ikke lykkes, har alarmsentralen prosedyrer for hvilke de skal kontakte. Vekterne på utrykning og mobile tjenester bærer også med seg en overfallsalarm med kontakt til alarmsentralen. Utføringen av mobile runder, dokumenteres med PDA (scanning av elektroniske skilt) og et eget rapporteringssystem utviklet for vektertjenester. Med vennlig hilsen Atle Holten Kommunalsjef Seksjon for teknisk drift Fredrikstad kommune Tlf.: Mob.: E-post: 63

64 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/65 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 7085/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /7 Henvendelse til kontrollutvalget angående en leieavtale Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (Saken legges fram uten innstilling) Fredrikstad, Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Signert leieavtale, adr. Ferjestedsveien 2 - inngått mellom Fredrikstad kommune og sameiet Inglingstad & Tørnqvist Saksopplysninger Sekretariatet har, via revisjonen, mottatt en henvendelse angående en leieavtale som kommunen har inngått med en privat aktør. I henvendelsen vises det til at kommunen har inngått en avtale om å leie et bygg hos et firma der en av eierne har familiær relasjon til en leder på teknisk. Vurdering I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner». Når sekretariatet mottar henvendelse av denne typen, har vi som praksis å legge saken fram uten vurdering og forslag til vedtak. Undersøkelser av om kommunen følger (eller har fulgt) lover og regler knyttet til leie og utleie, faller inn under utvalgets kompetanseområde, men kontrollutvalget må selv avgjøre om saken skal prioriteres, basert på den dokumentasjonen 64

65 som foreligger. Et eventuelt vedtak om å undersøke saken videre bør inneholde en beskrivelse av det som skal undersøkes, samt tids- og ressursramme for oppdraget. Oppfølgingen kan være å be revisjonen om å undersøke om kontrakten er inngått på «vanlig måte», f. eks. etter utlysning i hht. lov om offentlige anskaffelser, og om det var relevant å foreta habilitetsvurderinger i forkant av kontraktsinngåelse, evt. om det er gjort. 65

66 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/856 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 6160/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /8 Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av et varsel om seksuell trakassering og ukultur Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: (saken legges fram uten innstilling, forslag til et mulig vedtak er skissert i saken) Fredrikstad, Vedlegg Kopi av e-post fra varsler til Ingrid Willoch, (eget vedlegg, u.off, offl. 13, jf fvl 13 nr 1) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Varsler viser til flere alvorlige forhold han har informert kommunen om. Han mener at varslingene ikke er fulgt opp fra kommunens side. Saken gjelder i hovedsak rusmisbruk og seksuell trakassering og ukultur ved en av kommunens enheter. Kontrollutvalgets leder, nestleder og sekretær har hatt et møte med varsler ( ) Kontrollutvalgets leder, nestleder og sekretær har også hatt møte med rådmann og ordfører om henvendelsen (møte ). Revisjonen ble informert om saken I vedlagte e-post (eget vedlegg) er saken nærmere beskrevet. Sekretariatet har delt sine synspunkter om videre oppfølging både med revisjonen og rådmannen, og fått tilbakemeldinger fra revisjonen. 66

67 Vurdering I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4 Tilsyn og kontroll fremgår kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. I departementets merknader til 4 går det frem følgende: Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner». Når sekretariatet mottar henvendelse av denne typen, har vi som praksis å legge saken fram uten vurdering og forslag til vedtak. Tanken er at kontrollutvalget selv og uten føringer skal avgjøre om saken skal undersøkes nærmere basert på den dokumentasjonen som foreligger. I dette tilfelle vil sekretariatet likevel gi noen vurderinger som kan være utgangspunkt for et vedtak om videre oppfølging. Saken er to-delt. Den har strafferettslige sider som ble politianmeldt i høsten 2013 og henlagt sommeren Det er mulig at andre strafferettslige sider er eller vil bli politianmeldt. Den andre siden av saken er hvordan kommunen håndterte varslet som ble overlevert vinteren 2014 og siden purret høsten 2015? Dette er spørsmål som kontrollutvalget kan gi Østfold kommunerevisjon i oppdrag å besvare. I første omgang kan kontrollutvalget be revisjonen om å kartlegge sakens fakta: Hvordan har kommunen håndtert varselet? Har det medført arbeidsrettslige tiltak, f. eks advarsel? På hvilket grunnlag er advarsel i så fall gitt og hvordan er den fulgt opp? Dette er en kartlegging som vi mener at revisjonen allerede bør levere møtet i kontrollutvalget 15. mars. Dette vil i andre omgang gi kontrollutvalget et grunnlag for å vurdere eventuell videre oppfølging og bestilling til revisjonen. For eksempel om kommunens håndtering bør vurderes i lys av Arbeidsmiljølovens bestemmelser om varsling og arbeidsmiljø. Det vil også være klarere hvilke av kommunens egne rutiner for håndtering av personalsaker som kan være relevante vurderingskriterier, f. eks kommunens prosedyre ved trakassering og Akan/rus-prosedyren - for å nevne noen viktige styringsdokumenter. Det er vanskelig å vurdere hvor mange timer som vil medgå til kartlegging av fakta. Vi tenker oss at revisjonen redegjør for medgått tid i møtet 15. mars. Da bør også revisjonen kunne si noe om ressurs- og tidsestimat for eventuelle videre undersøkelser. Kostnadene knyttet til prosjekt bør tas fra budsjettposten «adhoc-oppgaver» på kr ,-. Saken legges fram uten innstilling 67

68 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2017/65 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 5912/2017 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /9 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I henhold til forskrift om kontrollutvalg 8 og 11 skal kontrollutvalget avgi rapport til bystyret om sin aktivitet. I samsvar med tidligere praksis avgir kontrollutvalget sin årsmelding til behandling i bystyret. Vurdering Årsmeldingen skal gi bystyret informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar, møteog informasjonsaktivitet. Årsmeldingen gir også uttrykk for hva som er gjennomført av regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og eierskapskontroll, samt resultatet og oppfølging av disse kontrollene. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget at vedlagte årsmelding for 2016 vedtas. Årsmeldingen oversendes til bystyret med følgende forslag vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, tas til orientering. 68

69 Fredrikstad kommune Østfold kontrollutvalgssekretariat ØKUS 69

70 Kontrollutvalgets hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om at kommunen skal ha et eget kontrollutvalg ble først hjemlet i kommuneloven av 25. september Ved lovendring av 12. desember 2003, ble det opprettet et eget kapittel 12 i loven om internt tilsyn og kontroll. Kommunelovens 77 omhandler kontrollutvalg særskilt. Figuren under viser at det fra bystyret går to styringslinjer. Den ene går fra bystyret til administrasjonssjefen som har ansvaret for gjennomføringen av kommunens tjenesteproduksjon, planlegging og myndighetsutøvelse. Den andre styringslinjen representerer en uavhengig og ekstern kontroll som går gjennom kontrollutvalget. gjennom at kontrollutvalget får seg forelagt revisjonsplaner, resultater etter kvalitetskontroller i revisjonen og uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer. I tillegg blir kontrollutvalget informert om spesielle forhold og funn som revisjonen har gjort. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for og gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontrollen. Bystyret skal vedta planen. Bystyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Rapportering Kontrollutvalget skal avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som er gjennomført og resultatet av disse. Kontrollutvalgets oppgaver/ansvar Kommunaldepartementet har i forskrift Kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, gitt nærmere bestemmelser om kontrollutvalgets saksbehandling og oppgaver. Påse-ansvaret Kontrollutvalget har tre primære tilsyns- og kontrolloppgaver: Påse at kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte Påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon Påse at kommunen fører kontroll med sine interesser i selskaper mm. Budsjettbehandling for kontroll- og tilsynsfunksjon Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget skal inneholde kostnadene til drift av kontrollutvalget, utvalgets sekretariat og den valgte revisjonen. Innstilling på valg av revisor og revisjonsordning Bystyret avgjør selv om kommunen skal ansette egne revisorer, delta i IKS eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Oppfølging av regnskapsrevisjonen Kontrollutvalgets ansvar for å påse at regnskapsrevisjonen fungerer på en betryggende måte ivaretas blant annet Kontrollutvalgets årsmelding