Konkurransebeskrivelse. rammeavtale byggherreombud og byggeleder. Stavanger kommune

Transkript

1 Konkurransebeskrivelse rammeavtale byggherreombud og byggeleder Stavanger kommune 10. juni 2016

2 Innhold 1 Innledning Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kontraktens omfang Rammeavtale med flere leverandører og fordelingsnøkkel Kontraktsperiode Kontrakt Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen Innleveringsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Tidsplan for behandling av tilbud Gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Avvising av tilbud Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Krav til tilbudet Tilbudets utforming Språk Forbehold Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav Generelt Tildelingskriterier Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

3 1 Innledning 1.1 Oppdragsgiver Stavanger kommune ved Kommunalstyret for miljø og utbygging heretter også kalt oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse. Informasjon om oppdragsgiver finnes på Henvendelser i anledning konkurransen skal rettes til oppdragsgivers prosjektleder. Kontaktperson hos oppdragsgiver: Navn: ved Jonas Berglind Postadresse: Postboks 8001, 4068 Stavanger Tel: E-post: jonas.berglind@stavanger.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakt om levering av tjenester som byggherreombud inkl. SHA-koordinator og byggeleder, begge med teknisk bistand. Hensikten er å engasjere byggherreombud ved prosjekter som skal utføres som totalentreprise. I tillegg er det behov for byggeledere for enkelte mindre prosjekter som utføres som delte entrepriser. 1.3 Kontraktens omfang ved prosjektavdelingen har for tiden stor oppdragsmengde. Budsjettet for 2017 er i størrelsesorden 800 mill kr. Prosjektene blir gjennomført i ulike entrepriseformer, både delte entrepriser og forskjellige varianter av totalentreprise. Prosjektene ledes av våre egne prosjektledere. I noen prosjekter bruker vi også egne arkitekter, ellers er tjenestene innleid. Denne kontrakten omfatter: Byggherreombud inklusiv SHA-koordinator for både prosjekterings og utførelsesfase. Teknisk bistand knyttet til byggherreombudets oppgaver. Dette gjelder for prosjekter som utføres som totalentreprise. Byggeleder inklusiv teknisk bistand for mindre prosjekter (under ca. kr. 40 mill) som utføres som delte entrepriser. Oppdragsgiver har til hensikt å tildele rammeavtale med minimum tre leverandører som kan levere alle disse tjenestene forutsatt at det er tilstrekkelig antall leverandører og tilbud. Det antas at rammeavtalen har en samlet årlig verdi på ca. kr. 10 mill. Beløpet er veiledende oppgitt eks. mva og basert på historiske tall. Dette beløpet skal ikke medføre noen Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

4 forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandør. Årlig omsetning vil kunne variere betydelig. 1.4 Rammeavtale med flere leverandører og fordelingsnøkkel Ved behov for levering av tjenester i avtaleperioden, vil oppdragsgiver etter beste evne søke å fordele oppdragene mellom de valgte leverandørene, med sikte på å oppnå en jevnest mulig fordeling av oppdragene. Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på forhold som kan skape utfordringer for rådgiverens uavhengighet, eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføring av oppdrag, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å fordele oppdragene etter skjønn, basert på hvilken løsning som har størst verdi for prosjektet. Dersom leverandørens forslag til honorarbudsjett klart overstiger oppdragsgivers estimat, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjennomføre konkurranse særskilt. Eventuell konkurranse vil bli gjennomført som minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandør for det aktuelle faget i henhold til forskrift om offentlig anskaffelse, forutsatt at det er signert kontrakt med to eller tre egnede leverandører. Alternativt forbeholder oppdragsgiver seg retten til å lyse ut en egen konkurranse uavhengig av rammeavtalen. Tildeling av kontrakt i minikonkurranse vil være basert på pris og leveringstid. 1.5 Kontraktsperiode Kontraktsperioden er 2 år fra kontraktsinngåelse. Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse av kontrakten på 1+1 år, på samme vilkår. 1.6 Kontrakt Bindende kontrakt er sluttet når kontraktsdokumentene er signert av begge parter. Kontraktens reguleres av NS8403 Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag, generelle kontraktsbestemmelser for byggherreombud og byggeleder. 2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf. nedenfor, 5. august 2016 kl. 12:00. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert på leveringsstedet rettidig. 2.2 Innleveringssted Merket tilbud skal leveres til: Stavanger kommune Olav Kyrres gate 23, resepsjonen i 1. etasje 4005 Stavanger Norge Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

5 Tilbudet skal merkes «Tilbud rammeavtale BHO, BL 2016 ved Jonas Berglind. Tilbudet skal kun åpnes av adressat». Det vil bli gitt kvittering for anbud innlevert ved fremmøte. 2.3 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 2.4 Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud 12. august 2016 kl 12:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 5. august 2016, kl 12:00 Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) 1. september 2016 Klagefrist (tentativt) 8. september 2016, kl 12:00 Kontraktsinngåelse (tentativt) 12. september 2016 Tilbudets vedståelsesfrist 10. desember Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av gjeldende utgave av lov om offentlige anskaffelser (LOA) og gjeldende utgave av forskrift om offentlig anskaffelser (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. 3.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin ( og TED (ted.europa.eu). 3.4 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig kontakte oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes til oppdragsgivers kontaktperson, innen frist i pkt Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

6 Det gjørs oppmerksomt på at eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget, tilleggsinformasjon publisert på Doffin og referater fra befaring eller informasjonsmøte også blir en del av konkurransegrunnlaget. 3.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal tilgjengelig gjøres på en måte som sikrer likebehandling mellom leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3.6 Avvising av tilbud Oppdragsgiver følger reglene i FOA om avvisning av tilbud. 3.7 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 3.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.9 Kostnad med deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes av leverandøren Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Stavanger kommune forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle bli avlyst som følge av dette. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. Tilbudet skal utformes i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget. Det skal leveres et tilbud i papirformat og elektronisk kopi av anbudet i pdf-format skal vedlegges. Tilbudet ønskes levert i ringperm og ingen dokumenter skal stiftes. Sidene skal nummereres. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggs- nummereringen angitt i kapitel 5 og 6 i dette dokument. Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

7 Av hensyn til konfidensialitet anbefales det at tilbudet leveres i lukket forsendelse. Tilbudet skal i alle tilfeller merkes som angitt under pkt Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 4.2 Språk Tilbudet, vedlegg og all dokumentasjon skal foreligge på norsk/skandinavisk. All kommunikasjon skal foregå på norsk/ skandinavisk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert norsk/ skandinavisk oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert norsk/ skandinavisk oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/ forplikte tilbyder rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk/skandinavisk med signatur. 4.3 Forbehold Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Forbehold som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. 5 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for deltakelsen i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Der leverandørene ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

8 Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil kunne føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Firmaattest 1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Skatteattest for merverdiavgift og skatt som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp 2 Økonomisk og finansiell stilling Leverandøren skal ha økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten Oppdragsgiver vil innhente kredittvurderingen Commercial Delphi Score fra Experian (Oppdragsgiver abonnerer på tjenester fra Experian). Leverandøren må minimum oppnå en vurdering som kredittverdig 3 Leverandøren forutsettes å ha gjort seg kjent med registrerte opplysninger om foretaket og samtykker ved sin innlevering av tilbudet til at opplysningene innhentes og legges til grunn for vurderingen av leverandørens økonomiske forhold. Hvis leverandøren er kjent med at kravet til økonomisk evne til å gjennomføre kontrakten ikke kan imøtekommes gjennom kredittvurdering som angitt ovenfor, kan leverandøren vedlegge tilbudet annen dokumentasjon som bekrefter/forklarer at den økonomiske evnen er tilfredsstillende. Hvis Oppdragsgivers kredittopplysninger om det enkelte foretak ikke inneholder en kredittvurdering, vil Oppdragsgiver søke å få dekket sitt dokumentasjonsbehov på annen måte. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørers kapasitet for å kvalifisere seg ref. pkt 5.1 skal hver av leverandørene minimum oppnå vurdering som «kredittverdig» - klasse 5 eller bedre. Ved fusjoner/oppkjøp/nyetablering kan leverandøren bli vurdert særskilt. Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

9 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring som enten byggeleder eller byggherreombud for offentlige bygg, minimum ett skolebygg og ett omsorgsbygg. En liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste 5 år. Kvalifikasjonskravet relaterer seg til tilbyderforetaket som sådan, ikke til enkeltpersoners erfaring. Ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt 4 Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne. Leverandørens organisasjon skal ha minst 3 personer med fagutdanning relevant til oppgaven. Organisasjonskart/oversikt antall personer i egen organisasjon eller sammen med tilknyttede organisasjoner (forpliktelseserklæring) som viser navn og roller i organisasjonen. 5 Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Presisering: Ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt. I de nevnte tilfellene kan oppdragsgiveren vurdere om dokumentasjon fra andre selskaper som evt. har blitt kjøpt opp, fusjonert etc. med tilbyderens selskap, kan danne grunnlag for tilbyderen til å oppfylle kvalifikasjonskravene. Tilbyderen har ansvar for å utdype hvordan han oppfyller kvalifikasjonskravet i tilfelle. Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

10 6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris - Timepriser - Eventuelle forbehold % Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev Utfylt prisskjema med opplysninger om timesatser og forbehold. Tilbudsbrev 7 Kvalitet Tilbudte nøkkelpersonells kompetanse og dokumenterte erfaring fra gjennomføring av relevante oppdrag. Tilbudte nøkkelpersonell skal ha minimum 5 års relevant erfaring. Referanser: og andre oppdragsgiveres erfaringsgrunnlag vektlegges. Tilbyder skal levere en beskrivelse av hvordan oppdraget tenkes gjennomført % CV for tilbudt nøkkelpersoner CV-ene skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte relevante oppdrag (byggherre, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle i prosjektet), som er egnet til å identifisere kompetanse av særlig betydning for oppdraget som her skal gjennomføres. Det skal oppgis to nøkkelpersoner per rolle (i prisskjema), og leveres CV-er for disse % Det skal leveres to skriftlige evalueringer fra tidligere oppdrag for hver av de tilbudte nøkkelpersonene (totalt seks evalueringer) Vedlagte skjema (vedlegg 6) kan benyttes. I tillegg kan bruke egne evalueringer av tidligere utførte oppdrag % Oppgaveforståelse: Beskrivelse basert på tilbyders forståelse av vedlagte ytelsesbeskrivelser Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11

11 Evaluering av pris: Evaluering av pris: forholdsmessig mellom tilbyderne. Lavbyder får 10 poeng. De andre tilbudene får poeng tilsvarende etter følgende formel: 10 x (lavbyder/aktuell pris). Poeng på pris vil bli vektlagt i forhold til vektingsprosent. Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som var spesifisert i konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 1-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. Mangler tilbudet dokumentasjon for å kunne evaluere kvalitet, gis tilbyder 0 poeng på det aktuelle tildelingskriteriet. 7 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget utleveres vederlagsfritt, og hentes ut på Doffin. Det er tilbyders ansvar å sørge for at alle dokumentene som gjelder som underlag er gjennomgått, og skjema som skal fylles ut inngår i tilbudet. Dokumenter 2. Generelle kontraktsbestemmelser 3. Ytelsesbeskrivelse byggherreombud 4. Ytelsesbeskrivelse byggeleder 5. Pris- og signaturskjema til utfylling 6. Referanseskjema til utfylling 7. Avtaledokument til orientering 8. Evalueringsskjema etter endt oppdrag til orientering Mal--Prosjekt ytelsesbeskrivelse byggherreombud Godkjent dato: av 11