Konkurransegrunnlag for : Arkitekttjenester Lunde skole innvendig ombygging Stavanger kommune Stavanger eiendom

Transkript

1 for : Arkitekttjenester Lunde skole innvendig ombygging Stavanger kommune Stavanger eiendom

2 Innhold 1 Innledning Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kontraktens omfang Kontraktsperiode Kontrakt Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen Innleveringsfrist Innleveringssted Merket tilbud skal leveres til: Vedståelsesfrist Tidsplan for behandling av tilbud Gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tilbakekalling av tilbud Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse Tilbudsåpning Avvising av tilbud Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Innstilling på kontraktstildeling Krav til tilbudet Tilbudets utforming Språk Forbehold Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav Generelt Tildelingskriterier... 9 eiendom 2 av 13

3 7 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter Innledning 1.1 Oppdragsgiver Stavanger kommune ved Kommunalstyret for miljø og utbygging heretter også kalt oppdragsgiver, inviterer med dette til konkurranse. Informasjon om oppdragsgiver finnes på Henvendelser i anledning konkurransen skal rettes til oppdragsgivers prosjektleder. Prosjektleder (kontaktperson) hos oppdragsgiver: Navn: Stavanger eiendom ved Brit Pedersen Postadresse: Postboks 8001, 4068 Stavanger Tel: E-post: Brit.pedersen@stavanger.kommune.no 1.2 Anskaffelsens formål Oppdragsgiver ønsker gjennom denne konkurransen å inngå kontrakt om levering av Arkitekttjenester for ombygging av Lunde skole. 1.3 Kontraktens omfang Informasjon om prosjektet og kontrakten finnes i dokumentet Oppdragsbeskrivelse. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av at prosjektet får tilfredsstillende finansiering og myndighetenes godkjenning. Tilbyder kan ikke kreve erstatning dersom konkurransen skulle blir avlyst som følge av manglende finansiering, godkjenning eller annen saklig grunn. 1.4 Kontraktsperiode Se dokument Oppdragsbeskrivelse punkt. Fremdrift. 1.5 Kontrakt Kontraktens vilkår er definert i vedlagte Generelle kontraktsbestemmelser og avtaledokument. eiendom 3 av 13

4 2 Frister, leveringssted og tidsplan for konkurransen 2.1 Innleveringsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf. nedenfor, senest fredag 05.februar 2016 kl. 12:00. Tilbud som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert på leveringsstedet rettidig. 2.2 Innleveringssted 2.3 Merket tilbud skal leveres til: Stavanger kommune Olav Kyrres gate 23, Servivetorget i 1. etasje 4005 Stavanger Norge Tilbudet skal merkes [Tilbud arkitekttjenester Lunde skole v/ prosjektleder Brit Pedersen. Tilbudet skal kun åpnes av adressat]. Det vil bli gitt kvittering for anbud innlevert ved fremmøte. 2.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i 120 kalenderdager fra tilbudsfristens utløp. 2.5 Tidsplan for behandling av tilbud Oppdragsgiver har lagt opp følgende tidsplan for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Frist for innlevering av tilbud kl 1200 Ev tilbudsbefaring eller tilbudskonferanse Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget kl 1600 Meddelelse om valg av tilbud (tentativt) Klagefrist (tentativt) Kontraktsinngåelse (tentativt) Tilbudets vedståelsesfrist Gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) av For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementets Internettsider eiendom 4 av 13

5 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren [åpen anbudskonkurranse]. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige m.m. og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 3.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin ( Tilleggsopplysninger. Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller forhold som tilbyderen ikke kan akseptere, kan han skriftlig kontakte oppdragsgiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres. Forespørselen skal sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp. Dersom det lar seg gjøre før tilbudsfristens utløp, vil oppdragsgiver sende ut skriftlig meddelelse (Doffin) til samtlige registrerte tilbydere hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget. 3.4 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal tilgjengeliggjøres på en måte som sikrer likebehandling mellom leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3.5 Tilbakekalling av tilbud Innlevert tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil innleveringsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene i konkurransegrunnlaget. 3.6 Tilbudsbefaring og tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/ tilbudskonferanse. 3.7 Tilbudsåpning Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen av tilbudene. eiendom 5 av 13

6 3.8 Avvising av tilbud Oppdragsgiver følger reglene i FOA om avvisning av tilbud. 3.9 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget Kostnad med deltakelse i konkurransen Enhver kostnad som leverandøren pådrar seg i forbindelse med deltakelse i konkurransen må dekkes av leverandøren Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert av begge parter. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi en frist for leverandøren til å fremme eventuell klage over beslutningen. 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. Tilbudet skal utformes i henhold til kravene i konkurransegrunnlaget. Det skal leveres et tilbud i papirformat. Tilbudet ønskes levert i ringperm og ingen dokumenter skal stiftes. Sidene skal nummereres. Dokumentasjon knyttet til kvalifikasjonskriteriene og tildelingskriteriene skal settes inn som vedlegg til tilbudsbrevet i henhold til vedleggsnummereringen angitt i kapitel 5 og 6 i dette dokument. Det skal være skilleark mellom hvert vedlegg. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares og dokumenteres. Alle utfyllingsfelt skal besvares og det skal ikke gjøres endringer i konkurransegrunnlaget. Utfylt konkurransegrunnlag skal leveres inn som en del av tilbudet. eiendom 6 av 13

7 Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, og merkes som angitt ovenfor. Tilbud sendt elektronisk eller på telefaks aksepteres ikke. 4.2 Språk Tilbudet, vedlegg og dokumentasjon skal foreligge på norsk. All kommunikasjon skal foregå på norsk. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjonen vedlegge autorisert norsk oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert norsk oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde/ forplikte tilbyder rettslig, skal foreligge i original utgave på norsk med signatur. 4.3 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold som ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrev eller et eget vedlegg for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene kan medføre avvisning. Oppdragsgiver vil i evalueringen foreta en selvstendig vurdering av de økonomiske konsekvensene. Forbehold som ikke lar seg prissette vil medføre avvisning. 5 Krav til leverandøren - kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Leverandørene må dokumentere at de har de kvalifikasjoner som oppdragsgiver etterspør for å kunne delta i konkurransen. Oppfyllelse av kvalifikasjonskravene er altså minimumskrav for deltakelsen i konkurransen, og skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Det tekniske kvalifikasjonsnivå er særlig basert på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Oppdragsgiver vil vurdere om det er synliggjort et tilstrekkelig fagmessig nivå og tilstrekkelig kapasitet til å kunne utføre oppdraget. Oppdragsgiver vil bemerke at oppdragets kompleksitet og størrelse vil være retningsgivende for kvalifikasjonsnivået, men at det gjennomgående kreves meget gode kvalifikasjoner på alle de etterspurte områder for alle typer oppdrag. Der leverandørene ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. I de tilfeller en leverandør støtter seg på andre leverandørs kapasitet/og eller kompetanse, for å kunne kvalifisere seg, må det fremlegges en forpliktelseserklæring jfr. Forskrift om eiendom 7 av 13

8 offentlige anskaffelser, 17-8 (2. og 3. ledd) og 17-9 (2. og 3. ledd). Erklæringen skal vedlegges tilbudet. I tillegg til den dokumentasjon som tilbyder har levert vil oppdragsgiver selv kunne innhente kredittopplysning av deltakerne og vektlegge denne. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger vil føre til at leverandør blir avvist, jf. FOA. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjonskrav vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbyderne: A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjon D: Del av tilbud Organisatorisk og juridisk stilling Foretaket skal være lovlig registrert Firmaattest 1.1 Foretaket skal ha ordnede forhold hva gjelder betaling av skatter og avgifter Skatteattest for merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 mnd. fra tilbudsfristens utløp 1.2 Skatteattest for skatt som ikke er eldre enn 6 mnd fra tilbudsfristens utløp 1.3 Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring (formular vedlagt). 1.4 Forsikringsbevis Kopi av gyldig forsikringsbevis 1.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Ved fusjoner/ oppkjøp/ nystarting kan leverandøren bli vurdert særskilt 1.6 Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne Tilbyder skal ha minst 3 fast ansatte En redegjørelse for at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet i prosjekttiden Organisasjonskart/ oversikt antall ansatte 1.7 Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitetssystem tilpasset kontraktens innhold Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001: eiendom 8 av 13

9 Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Det kreves kvalifikasjoner tilsvarende tiltaksklasse 2 Sentral godkjenning for de aktuelle arbeidene, alternativt dokumentasjon som gjør det sannsynlig at man vil oppnå lokal godkjenning for de aktuelle arbeidene Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis mht. å avvise leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Av hensyn til leverandørenes krav på forutsigbarhet og likebehandling gjør vi derfor særskilt oppmerksom på følgende: Dersom oppdragsgiver blir kjent med at det kan knyttes mislige forhold til leverandøren slik som beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) (2) eller (2), og som oppdragsgiver av den grunn kan avvise, vil bli avvist. Oppdragsgiver vil, så langt det anses hensiktsmessig, foreta undersøkelser om de enkelte leverandører, herunder innhente attester og erklæringer slik det er beskrevet i FOA 11-10(3) eller 20-12(3). Leverandør som unnlater å gi opplysninger om forhold som er beskrevet i FOA (2) og (2), vil bli avvist.. 6 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriterier som fremgår av nedenstående tabell. Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger i tilbudsskjema foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid. eiendom 9 av 13

10 A: Kriterier B: Vekt C: Grunnlag D: Del av tilbud Pris - Fastpris - Timepriser Timepris vil bli vurdert for eventuelle tilleggsarbeider, hvor 100 timer vil bli tillagt anbudssummen Kvalitet Tilbudte personells dokumenterte erfaring og kompetanse. Tilbudte arkitekter må dokumentere medlemskap i MNAL % Utfylt tilbudsskjema med opplysninger om fastpris og timesatser Opplysning om eventuelle forbehold eller avvik i tilbudsbrev % CV for tilbudt personell i prosjektet. CV-en skal inneholde opplysninger om utdannelse og tidligere utførte oppdrag (byggherre, størrelse, verdi og type/art og medarbeiderens rolle i prosjektet). Tilbudt arkitekt og assistent skal ha erfaring for tilsvarende roller av en viss størrelse. Minimum 2000 m2.byggene må ha tilsvarende kompleksitet og vanskelighetsgrad. Tilbudsbrev Nærmere om kriteriet tilbudt nøkkelpersonells erfaring og kompetanse Leverandør skal i prisskjemaet opplyse hvem som tilbys som arkitekt og assistent til oppdraget. Arkitekt Med arkitekt menes den som skal være byggherrens representant i kontraktsforholdet. Den som har overordnet ansvar for å gjennomføre oppdraget som beskrevet i ytelsesspesifikasjonen. Assistent til arkitekten Med assistent menes den som skal assistere arkitekten. Assistenten skal ha utdannelse og erfaring tilsvarende det som kreves for arkitekten. Leverandør skal vedlegge CVer for personene som her er definert som nøkkelpersoner. Det skal kun tilbys èn konkret person i hver av rollene. CVene skal ha vedlegg, og det bes særlig redegjort for relevante prosjekter, som ungdommskoler og større komplekse bygg, hvor de tilbudte nøkkelpersoner har hatt tilsvarende rolle i dette prosjektet, og som følgelig er egnet til å identifisere kompetanse av særlig betydning for oppdraget som her skal gjennomføres. Det må komme frem i CV, eller et vedlegg til CV, hvilke rolle tilbudt nøkkelpersonell har hatt i tidligere prosjekter. Det må også oppgis oppdragsgiver, type bygg, budsjett og areal i m2. eiendom 10 av 13

11 Ved evalueringen vil kompetansen hos nøkkelpersonene (erfaring, referanser og utdanning) vektlegges. Karakterer vil bli satt ut fra oppdragsgivers skjønnsmessige vurdering. Det vil bli benytte karakterskala mellom 0 og 10 hvor 10 er høyest mulige karakter. Beste tilbud vil få karakteren 10. Differanse i karakter vil gjenspeile tilbudenes relative ulikheter i forhold til det beste tilbudet. Poengene blir deretter multiplisert med det angitte vekttallet. 6.2 Nærmere om kriteriet pris Alle priselementer i prisskjemaet skal fylles ut. Alle prisene i skjemaet vil inngå i vurderingen av hvilket tilbud som ansees å ha lavest pris. Tilbudet med lavest pris vil oppnå 10 poeng før vekting. Poeng til øvrige tilbud ut fra avstand til laveste pris. Poengene blir deretter multiplisert med det angitte vekttallet. Evaluering av pris: forholdsmessig mellom tilbyderne. Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som var spesifisert i konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. eiendom 11 av 13

12 Oppdragsgiver vil etter beste skjønn vurdere det enkelte tilbud for hvert kriterium. Evaluering av pris: forholdsmessig mellom tilbyderne. Evaluering av kvalitet: Vurderingen av kriteriet er basert på en helhetsvurdering hvor de momenter som var spesifisert i konkurransegrunnlaget er lagt til grunn. Det er gitt poeng på en skala fra 0-10, der 10 er best. Det tilbud som vurderes som best for dette kriteriet oppnår den høyeste poengsummen. De øvrige tilbud får poeng ut i fra et skjønn som er basert på hvordan det enkelte tilbud fremstår i forhold til det beste tilbudet. 7 Oversikt over konkurransegrunnlagets dokumenter et utleveres vederlagsfritt, og hentes ut på Doffin. Det er tilbyders ansvar å sørge for at alle dokumentene som gjelder som underlag er gjennomgått og med tatt i tilbudet. Det skal levers komplett tilbud med dokumentasjon, jf. punkt 4.1. Dokumenter et inkl. denne dokumentoversikten Oppdragsbeskrivelse for prosjektet YT- FELLES YT-FAG Pris- og signaturskjema Egenerklæring HMS Generelle kontraktsbestemmelser Avtaledokument Evalueringsskjema : - Romprogram - Fremdriftsplan - Orienteringsplan rømning - Plantegning 1. etasje eksisterende plan - Plantegning U. etasje eksisterende plan - Snitt «- - eiendom 12 av 13

13 Det gjørs oppmerksomt på at eventuelle justeringer av konkurransegrunnlaget, tilleggsinformasjon publisert på Doffin og referater fra befaring eller informasjonsmøte også blir en del av konkurransegrunnlaget jf. punkt 3.4 i dette dokumentet. eiendom 13 av 13