Årsmøte Eidfjord Idrettslag Fredag 9. mai 2014 på Vik pensjonat kl Sakliste og sakspapira for årsmøtet

Transkript

1 Årsmøte Eidfjord Idrettslag Fredag 9. mai 2014 på Vik pensjonat kl Sakliste og sakspapira for årsmøtet Det vises til innkallinga til årsmøte på Eidfjord IL si nettside. Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

2 Sakliste: 1. Godkjenne dei som har stemmerett 2. Godkjenne innkallinga, saklista og møtereglane 3. Velje dirigent, referent og 2 medlemer til å skrive under protokollen 4. Handsame idrettslaget si årsmelding, irekna gruppeårsmeldingar 5. Handsame idrettslaget sitt rekneskap i revidert stand 6. Handsame forslag og saker. 6a.. Innkomen sak frå Gunnar Elnan Bruk av idrettslaget sitt utstyr 7. Fastsetje medlemskontingenten 8. Vedta idrettslaget sitt budsjett 9. Handsame idrettslaget sin organisasjonsplan Gjere følgjande val: a) Leiar og nestleiar 3 styremedlem og 1 varamedlem Sak 1. 1 styremedlem frå kvart av dei 9 gruppestyrane 1 varamedlem frå kvart av dei 9 gruppestyrane b) Andre val i høve til organisasjonsplan vedteken av årsmøtet, jf. pkt. 9. c) 2 revisorar d) Representantar til ting og møte i dei organisasjonane som idrettslaget har representasjonsrett e) Valkomité med leiar og 2 medlemer og 1 varamedlem for neste årsmøte. Godkjenne dei stemmeføre. Styrets forslag til vedtak: Saken leggast fram utan forslag til vedtak Vedtak:. Sak 2 Godkjenne innkallinga, sakliste og møtereglar. MØTEREGLAR 1. Årsmøte leiast av den valte møteleiaren. 2. Protokollen føres av valt sekretær. 3. Ingen representant gis rett til ordet meir enn 10 gångar i same sak. 4. Med unntak for innleiingsforedrag settes taletida til: 10 min. 5. Ein kan foreslå forkorting av taletida og strek for dei som har teikna seg som talarar. 6. Representantar som forlangar ordet til forretningsorden har 1 min. taletid. 7. Alle forslag må leverast skriftleg til møteleiar, og være underteikna 8. Forslag kan bare fremmas i saker som står på saklista. 9. Tidligare forslag kan ikkje trekkast tilbake og nye forslag ikkje settes fram etter at saken er tatt opp til votering. 10. Med unntak av lovendringar avgjerast alle vedtak og val ved fleirtal av dei som har stemt. Blanke stemmar tel ikkje, og stemmane regnast som ikkje avgitt. Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

3 11. Forslag og vedtak føres inn i protokollen, med antall avgitte stemmer for og mot. Styrets forslag til vedtak: Innkallinga, sakslista og forretningsorden vert godkjend Vedtak: Sak 3 Velja dirigent, referent, samt 2 medlemmer til å underskrive møteboka. Styrets forslag til vedtak: Saken leggast fram utan forslag til vedtak Vedtak: Sak 4 Hovudlagets årsmelding og gruppeårsmeldingar Årsmelding Eidfjord Idrettslag hovudlaget 2013 Hovedstyret 2013: Lillian Eriksen Roald Sandven Haldis Riber Agur Concellon Kerstin Bouvain Siv Hereid Camilla Meel Nina Eiken Kari Tveit Hovland Anita Sæbø Myklatun Christian Bouvian Katrine Myklatun Bjarte Andre Eriksen Bjarne Holsen Frede Olaussen Tomas Varberg Stian Myklatun Edvin Johannessen leiar og økonomiansvarleg nestleiar sekretær styremedlem styremedlem varamedlem gruppeleiar skigruppa nestleiar skigruppa gruppeleiar trimgruppa nestleiar trimgruppa gruppeleiar volleyballgruppa nestleiar volleyballgruppa gruppeleiar fotballgruppa nestleiar fotballgruppa gruppeleiar triatlon nestleiar triatlom gruppeleiar RC gruppa nestleiar RC gruppa Valnemnda: Gunvor Hopen Veka Grete Næss Ingunn Bu leiar nestleiar medlem Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

4 Knut Arne Vinge varamedlem Revisorar: Heidi Kvamsdal Anne Lise Bleie leiar Styrets aktivitetar Årsmøte vart avholdt 5, mai Styret har hatt 5 styremøte og behandla 42 saker har vore eit aktivt år for idrettslaget med mykje treningsaktivitet og medlemstalet har haldt seg på ca 250. At ca ¼ av Eidfjord sine innbyggjarar er medlem gjer at vi får en stor sum i aktivitetsmidlar frå Idrettsforbundet. I 2013 var den på kr ,-. Vi har hatt ein nedgang i grasrotmidlar til idrettslaget. I 2013 fekk vi kr ,45 mot 26386,- Momskompensasjonen vi får baserer seg på brutto utgifter. I og med at Eidfjord Småbanecup reknast inn i brutto utgifter får vi ein stor kompensasjon til å vera eit så lite idrettslag. I 2013 var momskompensasjonen på kr ,-. Det er kjekt å sjå at så mange nyttar seg av aktivitetane i idrettslaget. Vi manglar instruktørar til nokon aktivitetar som har vore populære som Zumba og barnetrimmen og håpar det kjem på plass til hausten. Vi har hatt eit etterslep på medlemskontingent. Det vart send ut purring for medlemsskapet i 2012 i mai, til dei som ikkje hadde betalt i desember/januar. Samtidig ble det send ut giro for medlemsskapet for 2013 til dei som hadde betalt når giro blei sendt ut i desember Til dei som betalte medlemsskapet for 2012 etter purring i mai, vart det sendt ut giro for medlemsskapet i september Det er ein del medlemmer som dessverre ikkje har betalt medlemsskapet, sjølv etter purring. Dette er eit problem kvart år. Frå 2014 er vi i rute med kontingenten sånn at vi får sendt ut giro før sommaren. Giro kan ikkje sendast ut før årsmøte har vedteke medlemskontingenten. Nestleiar Roald Sandven har vore EIL sin representant i driftstyret for idrettshallen. Kari Tveit Hovland og Bjarte Andre Eriksen hadde ansvaret for å få til ei aktivitetsveke for utviklingshemma i samarbeid med kulturkontoret, idrettsutvalet i Hordaland Fylkeskommune, Hordaland Idrettskrets og Destinasjon Eidfjord. Aktivitetsveka vart arrangert i juni 2013 med eit mindre opplegg enn planlagd av ulike årsaker. Idrettslaget har urettvis etter styret si vurdering motteke ein del negativ kritikk etter at Eidfjord kommune tok i bruk idrettslaget sitt utstyr til trening for sine tilsette utan å spørje idrettslaget. Idrettslaget hadde et vedtak som nåverande styre har stadfeste om at utstyr som idrettslaget eig, skal nyttast i idrettslaget si regi. Eidfjord kommune fekk tilbod om at treninga kunne gå i regi av idrettslaget noko dei har takka nei til. Dei er nøgde med treninga si sånn som den er lagt opp utan bruk av idrettslaget sitt utstyr. Å møta kritikk fordi styret vil ha eit tilbod basert på medlemsskap, som er intensjonen i Norges Idrettsforbund, er lita motiverande når dei som sit i styret gjer ein jobb på fritida si for at vi skal ha eit oppegåande idrettslag i Eidfjord. Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

5 Av aktuelle saker, kan nemnas: I 2013 har vi måtte supplere innkjøp av fleire overtrekksdrakter. Frode Eriksen har hatt ansvaret for salet av overtrekksdraktene og har oversikt over kva som er på lager. Nettsida vert nytta av mange av medlemmane våre, men vi kunne nok vore flinkare å oppdatere aktivitetar på sida.. Haldis Riber har laga vaktliste for idrettshallen. Det kan verke som det er mange vaktar som ikkje har møtt opp i Dette er noko styret er nøydt til å jobba med å få på plass hausten Utstyrsbua på Maurset vart ikkje reparert i 2013, men det er no gjort avtale med byggefirma om at dette vert utførd i Vi har serviceavtale samen med Eidfjord kommune om vedlikehold av spinningsyklane Økonomi Eidfjord IL har god økonomi. Det er årsaka til at medlemmane i idrettslaget nyt godt av både aktivitet, mykje treningsutstyr, får delta i arrangement i eiga regi utan å betale eigenandel slik medlemmar i andre idrettslag må gjera. God økonomi gjer og at medlemskontingenten er lav og gjer at dei fleste har økonomi til å vera med på aktivitetane. I 2013 har vi fått inn sponsormidlar frå våre to hovudsponsorar, Sparebanken Vest og Statkraft både for 2012 og Det må forhandlast ny sponsoravtale i Idrettslaget hadde om lag kr ,- i underskot i Det skuldast i stor grad at vi betalte alle overtrekksdraktene i 2013, mens vi har vedtak på at.sponsormidlar skal nyttast over fleire år til å finansiere mellomlegget mellom innkjøp og sal til medlemmane. Eidfjord IL har et eiget godtgjøringsreglement som er basert på dekning av faktiske utgifter: Leiar mottek kr. 6000,- pr. år Nestleiar mottek kr. 3000,- pr. år Sekretær mottek kr. 3000,- pr. år Økonomiansvarlig mottek kr. 3000,- pr. år Gruppeleiar mottek kr. 3000,- pr. år Trenere/instruktører som er engasjert i forhold til treneroppgaven opptil 2 ganger pr. uke kr. 3000,- pr. år Trenere/instruktører som er engasjert mer enn 2 ganger pr. uke kr. 4000,- pr. år Unge under 15 år som er med å hjelper på treningene, får kr. 100,- pr. gang, begrenset oppad til kr. 3000,- pr. år. Godtgjøringa for trenare/instruktørar baserast også på antall månader dei har trening. Synar til idrettslaget si organisasjonsplan. Utgiftane som dekkes i godtgjørelsen er, kopipapir, patroner til skriver, porto, telefon, reiseutgifter til trening eller møter i nærområde, treningstøy, treningssko etc. Utstyr Styret har heller ikkje i 2013 fått ei oversikt over utstyr som me eig, noko som må prioriterast i Kor mykje me har brukt på utstyr som er kjøp inn i i 2013, kjem fram i rekneskapen. Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

6 Politiattester Leiar av idrettslaget er ansvarleg for politiattestar, nestleiar er vara. Alle som har med barn og ungdom å gjera i idrettslaget, må ha politiattest. Informasjon om politiattest er lagd ut på nettsida til idrettslaget. Rekneskapsføring Rekneskapsføringa for 2013 har vert gjort av Idrettens Regnskapskontor i Hordaland idrettskrets. Eidfjord, 28 april 2014 Styret Årsmelding fotballgruppen 2013 Fotballgruppen sitt styre har bestått av: Bjarte Andre Eriksen Leder 2012/2013 Bjarne Holsen Nestleder 2013/2014 Jannike Iversen 2013 John H. Engseth 2013/2014 Frode Eriksen 2013/2014 Styret har hatt 5 styremøter i Saker som er blitt tatt opp og gjennomført er: Klubbensdag (sesong avslutning) årlig arrangement Eidfjord Vøtra Cup innendørs turnering. 14 lag deltok første året (19 lag i 2014) Deling av lag i rene jente og guttelag så langt dette går. Det er gjort innkjøp av følgende utstyr: Nye shortser og strømper til drakt settene som manglet Kurs: Dommerkurs: 13 stk på klubbdommer kurs. Vi har hatt 4 lag i kretsserien i 2013 og 2 andre lag som kun har trent og deltatt i turneringer: Gutter og jenter 2007/2008 Trener: Arne Bu og Elisabet Johannessen Dette laget startet opp med trening i høst og målet er at vi skal få med så mange jenter som mulig slik at vi får eget jentelag her også Gutter 2005/2006: Trenere: Ole Johnny Odland og Sebastian Winge Det var totalt 9 gutter som har deltatt i Jenter 2003/2004/2005/2006: Trener Frode Eriksen og Stian Myklatun Det var totalt 11 jenter som har deltatt i 2013 Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

7 Gutter 2002/ 2003/2004: Trenere: Bjarne Holsen og Tommy Eriksen Det var totalt 12 gutter som har deltatt i Jenter 2000/2001: Trenere: Bjarte Andre Eriksen og Roald Sandven Det var totalt 10 jenter som har deltatt i Voksene: Ansvar: Hans Ove Nesheim og Ketil Bjøtveit Laget har deltatt i Eidfjord Old-boys turnering. Leder har også administrert oppsettet av kretsserien i aldersgruppen 7 10 år dette mottar vi kr 50,- pr lag som er meldt på til serien. Styret i fotballgruppen vil takke alle som har vært med som trenere, foreldre som stiller opp til dugnad og alle spillere som har deltatt i Ref: Bjarte Andre Eriksen ÅRSMELDING EIDFJORD SMÅBANECUP 2013 Turneringsleiinga i 2013 Lillian Eriksen Gunvall Medhus Svein Hop Bjarne Holsen Einar Eriksen Beathe Melkeråen Jostein Hovland Lars Yngve Sæbø Kari Hovland Roald Sandven Bjarte Andre Eriksen Dagfinn Gjerde turneringsleiar resultatsjef/dataansvarleg premieutdeling/infrastruktur baneansvarleg ansvar Simadalen innkvartering salsansvarleg økonomiansvarleg dugnadsansvarleg Premieutdeling påmeldingssystemet/kampoppsett dommaransvarleg Turneringsleiinga må i tillegg knytte til seg folk under sjølve helga og dei må jobbe heile helga. Anett Viveli og Jannike Iversen var med økonomiansvarleg heile cuphelga Trude Herstad har vært med Beate i forhold til innkvartering heile helga Roald Sandven fikk fleire med seg til premieutdelinga laurdag og sundag. Nina Eiken var med heile helga i sekretariatet. Alle i turneringsleiinga gjer også ein jobb i i sekretariatet når dei ikkje er oppteken med anna arbeid. Halvdan Stavanes var med heile helga i salsbua. Dagfinn Gjerde som er dommaransvarleg i Hordaland Fotballkrets for Hardangerregionen var som tidligare år dommaransvarleg for cupen i Representantar frå dommarkomiteen i Hordaland Fotballkrets var med heile helga og mellom anna hadde opplæring for dommarane. Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

8 Frå onsdag til sundag var det i sving ca. 150 dugnadsfolk. Turneringsleiinga starta planlegginga med turneringen som vanleg i januar Fram til turneringa er det mykje arbeid dei legg ned, for å få ei turnering som me synast Eidfjord kan vera stolt over. Sjølv om det er mykje arbeid som må leggast ned på fritida, er det framleis ikkje problem med å få nye folk inn i turneringsleiinga. Eidfjord Småbanecup vart arrangert for 26 gong helga 21.,- 24. juni. Det deltok 166 lag som var ein oppgong på 7 lag frå året. Eidfjord hadde med 5 lag i turneringa. Kampane vart spilt på banen ved idrettshallen og i Simadalen. Statkraft som er ei av hovudsponsorane for cupen, legg kvart år til rette med m.a. å vedlikehalde banane. Dei har og satt opp ei salsbu for arrangementet. I 2013 blei graset i Simadalen litt høgt å spela på og vi fekk ein del negativ kritikk frå lagleiare og trenare. Med velvillig hjelp frå kommunen fekk vi slått banane laurdag formiddag, noko som ga ein liten utsetnad på kampane der. Det er ikkje problem å få dei fleste i det lokale næringslivet til å annonsere i programmet og me får inn ca ,- i annonser i programmet. Eidfjord Røde Kors var engasjert med vakthald på banen, i Simadalen og i symjebassenget og Lions Eidfjord var engasjert som parkeringsvakter. Vi fekk Ullensvang Lions til å vera parkeringsvaktar i Simadalen noko som absolutt trengs. Fint at dei vil fortsette kommande år med å vera parkeringsvaktar. Eidfjord Småbanecup har eigen bankkonto, eige nettside og eigen postboks. Dette skuldast at vi hadde erfaring då idrettslaget sitt system ikkje fungerte og blei handlingslamma i forhold til å arrangera cupen. Den største inntekta for cupen er deltakarkorta og salet under cupen. Alle som deltok på dugnad fekk ein T. skjorte Vi har fortsett kontakt med Scandinavian Entertainment som finner underholdning til laurdagskvelden. I tillegg har dei fleire aktivitetar utanfor skulen. Småbanecupen får provisjon frå inntekta av aktivitetane ute. Før cupen i 2013, blei salsbua pussa fullstendig opp med bl.a. nytt kjøken. Sjølv om det vart ein stor utgiftskostnad, gjekk vi likevel med overskot. Eidfjord 28 april 2014 Eidfjord Småbanecup Turneringsleiinga Årsmelding trimgruppa 2013 Det har vore stor aktivitet i trimgruppa i året som gjekk. Step / styrke Det har vore ein time i veka med spinning/styrke. Hausthalvåret har det vore både spinning/styrke ein time i veka, og step/styrke ein time i veka. Barnetrim Det har vore tilbod om barnetrim ein time i veka fram mot påske. Dette er eit svært populært tilbod til born i barnehagealder og opp t.o.m. 4. klasse, Badminton Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

9 Det har vore tilbod ein kveld i veka gjennom heile året. Det er om lag 10 faste som trenar badminton. Terrengløp Det har vore terrengløp i skogen ved grasbanen 4 gonger mai / juni. Totalt var det 57 born frå barnehagealder og opp til 13 år som deltok. Deltakaravgifta var 20 kr for ikkje medlemar i idrettslaget. Avgifta skulle vera med å finasiera medaljer som vart utdelt på jonsokfeiringa. Nissemarsj Søndag 15 desember var det nissemarsj på Hereid. Marsjen gjekk frå Hodna og ein runde i skogen og tilbake til Hodna. På Hodna hadde me bål og serverte gløgg, pepperkaker og mandariner. Nissen kom og delte ut medaljer og nisseluer til alle borna som deltok. Det var omlag 15 born som deltok ilag med foreldre. Styret i timgruppa har bestått av: Leiar : Kari Tveit Hovland, nestleiar: Anita S. Myklatun styremedlemmer : Nina Eiken, Aslak Myrvang og Rune Viveli. Det har vore helde 2 styremøter dette året. Rettar ein stor takk til alle instruktørar som står på og gjer ein kjempejobb! Eidfjord Årsmelding skigruppa 2013/2014 STYRET: Styret består av: Leiar - Camilla Meel Nestleiar - Nina Eiken Styremedlem - Elin Sæbø Nilsen Styremedlem - Marit Hauso Styremedlem - Bodil Hole Styremedlem - Terje Monsen Leiar og nestleiar var på val, men har sa seg villige til å ta eit år til. AKTIVITETAR I SKIGRUPPA: Skigruppa sine aktivitetar har bestått av skikarusellen. Det har vore 4 fredagskveldar med skirenn på Maurset og gratis kveldskøyring i slalåmbakken for deltakarane etterpå. Me har også hatt eidfjordmeisterskapet, ein laurdags føremiddag med langrennskarusell og alpinrenn. På eidfjordmeisterskapet var det også premieutdeling for både skikarusellen og langrenn/alpint på eidfjordmeisterskapet. FØREBUINGAR: Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

10 I førebuingane til skikarusellen og Eidfjordmesterskap var det eit møte i skigruppa. Då møtte alle utanom Terje Monsen. Me tok kontakt med Sysendalen Skisenter og fekk datoane for skikarusellen og eidfjordmeisterskapet på plass. Overskot av premiar etc står på lageret i idrettshallen. VIDARE ARBEID I SKIGRUPPA: Me håpar som i fjor at skibua vert fiksa i løpet av sommaren slik at me kan nytta den til å ha alt utstyret i. No er noko av utstyret i skibua, og noko i rødekorshytta. Det hadde vore flott å kunna ha alt på ein plass. UTSTYR Det er kjøpt inn 16 røde og 16 blå leddportar som står i bua på Maurseth Skigruppa Årsmelding 2013 Volleyballgruppa i Eidfjord idrettslag Sesongen 2012/2013: Senior MIX: Eidfjord il deltok denne sesongen med 1 lag i Fjordaserien. Etter 3 kamp helger har vi fått 3dje plass. Frå hausten 2013 har det ikkje vore volleyballtrening, då det var så få som var interessert å fortsette treninga August Årsmelding for Eidfjord Mini Triathlon i 2013 Eidfjord mini triathlon (emt) er ei undergruppe under Eidfjord Idrettslag. Styret i emt har som oppgåve å utvikle, planlegge og gjennomføra løpet, «Eidfjord mini triatlon» som vert arrangert årleg. I 2013 bestod styret av Frede Olaussen (leiar), Bente Elin Hereid, Bjarte Eriksen, Thomas Varberg og Gunnar Lægreid. Styret gjennomførte 5 ordinære styremøter i forkant av løpet, i tillegg til eit gjennomføringsmøte dagen før løpet. Thomas og Gunnar hadde ansvar for fysisk kontroll, tilrettelegging og merking av løypa, dette vart gjennomført i dagane før løpet. I 2013 vart løpet gjennomført fredag den 2.august. Det var til saman 102 startande deltakarar, fordelt på 10 i duathlon og 92 i triathlon. Nytt av året var at det ikkje var anledning til å stille som lag. Som eit lavterskeltilbod vart det i staden gjennomført eit duathlon, utan symjing. Talet startnummer syner at det i 2013 var 3 fleire enn i Dette er bra! Økonomisk er «lag Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

11 konkurransen» ikkje berande. Kvart lag betaler 500,- og for denne prisen har me hatt problem med å dekkja inn kostnadane. Løpet vart gjennomført i bra vær, overskya men med flott temperatur, heile 25 grader i lufta. Temperaturen i sjøen var 17 grader og dei fleste symjarane valde symjedrakt. Symjedrakt var frivillig med temperatur over 15 grader. Duathlon løpet starta ved sykkelblokka kl mens triathlon starta ved sjøbua kl Begge startane gjekk fint. På syklinga vart det delt ut ei åtvaring av dei to dommarane. Begge løpa vart gjennomført knirkefritt og premieutdelinga var i gang 2,5 time etter start, all honnør til årets tidtakarsystem. Rekneskap i 2013 syner eit overskot på kr Vedlagt fylgjer regnskap og budsjett. Eidfjord, 1 april 14 For styret i Eidfjord mini triathlon Frede Olaussen (Styreleiar) Eidfjord Idrettslag Triathlon gruppa Tlf : v/ Frede Olaussen E-Post: emt@eidfjord.net 5783 Eidfjord Årsmelding Eidfjord RC 2013 Eidfjord RC vart stifta Det har vert halde 3 styremøte i 2013/2014. Styret består av: Leiar Stian Myklatun Nestleiar Edvin Johannessen Styremedlem Lars Yngve Sæbø Styremedlem Jan Arne Pedersen Ved hjelp av midlar frå EIL og litt frå Statkraft Energi AS har me fått bygga ein innandørs mini Z bane. Banen er med tidtakarsystem med visning på projektor. Det er kjøpt inn 3 stk mini z bilar for utlån til EIL sine medlemmar. Det er og etablert arbeidsbenkar og oppbevaringsplass for utsyr. Det er laga avtale med eidfjord kommune for bruk av bygg og uteområde. Banen hadde opning 2.juledag og aktiviteten har vore god heile tida. Det har vore ei god dugnadsånd og det har vert lagt ned om lag 120 dugnadstimar so langt. Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

12 Treningstidene er kvar torsdag frå kl og laurdagar etter avtale. Tidtakar brikker kjøpes til pravateige til kostpris. Styret RC gruppa Styrets forslag til vedtak: Årsmeldinga for hovudlaget og gruppene vert godkjend Vedtak: SAK 5 Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. RESULTAT EIDFJORD Styrets forslag til vedtak: Rekneskapet for 2013 i revidert stand, vert godkjend Vedtak: Revisormelding SAK 6 6. Behandle forslag og saker. 6a. Innkomen sak frå Gunnar Elnan Bruk av idrettslagets utstyr Viser til e-poster under og tlf-samtale. Som leder i idrettslaget informerte meg om, må en endring av styrets vedtak i denne saka tas opp i årsmøte dersom jeg ønsker den behandlet videre. Jeg ønsker denne saka tatt opp på årsmøtet. Det primære for meg har vært i denne saka at det må vises imøtekommenhet som grunnlag for å fremme lyst til fysisk aktivitet. Når en aktivitet skjer med instruktør fra idrettslaget må det være anledning til å bruke idrettslaget sitt utstyr. Et variert treningstilbud i en idrettshall er en stor verdi for alle og vil passe alle! Idrettslaget som en stor organisasjon i bygda, har en viktig rolle og formidle positiv holdning til folkehelsearbeidet. Det mener jeg laget best gjør gjennom å ha en lav terskel for deltaking. Jeg synes det er feil å sette krav om medlemskap til deltakere i organisert trening som er gitt tilsatte i en bedrift. Medlemskap kan vente til en aktivitet er prøvd et års tid. Lykke til videre med et viktig arbeid for folkehelsa Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

13 mvh Gunnar Elnan Emne: Angående brev til kommunen om vilkår for bruk av utstyr i idrettshallen i forbindelse med trening for kommuneansatte Ønsker med dette å gi uttrykk for mitt syn på styret sin håndtering av at det er noen kommuneansatte som er med på trening uten å være medlem i idrettslaget. Vil først kommentere at det er vist til 1 formål i vedtektene til idrettslaget og NIF, dette har du og delvis sittert; 1-2. Formål 1-2. Formål (1) NIF skal arbeide for at alle mennesker gis mulighet til å utøve idrett ut fra sine ønsker og behov, og uten å bli diskriminert på grunn av livssyn, seksuell orientering eller etnisk opprinnelse. Med idrett menes aktivitet som oppfyller følgende vilkår: a) det er fysisk aktivitet av konkurranse-, trenings- og/eller mosjonskarakter b) aktiviteten er som konkurranseaktivitet målbar etter godkjent regelverk c) aktiviteten tilfredsstiller de etiske normer idretten i Norge bygger sin aktivitet på (2) Organisasjonen skal være en positiv verdiskaper for individ og samfunn og dermed styrke sin posisjon som folkebevegelse og drivkraft i samfunnet. (3) Organisasjonens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. (1) NIF skal arbeide for at alle mennesker gis mulighet til å utøve idrett ut fra sine ønsker og behov, og uten å bli diskriminert på grunn av livssyn, seksuell orientering eller etnisk opprinnelse. Med idrett menes aktivitet som oppfyller følgende vilkår: a) det er fysisk aktivitet av konkurranse-, trenings- og/eller mosjonskarakter b) aktiviteten er som konkurranseaktivitet målbar etter godkjent regelverk c) aktiviteten tilfredsstiller de etiske normer idretten i Norge bygger sin aktivitet på Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

14 (2) Organisasjonen skal være en positiv verdiskaper for individ og samfunn og dermed styrke sin posisjon som folkebevegelse og drivkraft i samfunnet. (3) Organisasjonens arbeid skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Jeg mener formålparagrafen må leses slik at idrettslaget må ha som grunnholdning at alle skal gis mulighet til å utøve idrett. Det synes som det viktigste for styret er at de som ønsker å prøve et treningstilbud først må melde seg inn i idrettslaget. Dette synes jeg er en lite åpen og imøtekommende holdning å møte potensielt nye medlemmer på. Tror idrettslaget vil få flere medlemmer ved å vise litt raushet og la potensielt nye medlemmer få prøve tilbudet og treningsutstyret idrettslaget har. Det er vel vanlig å få prøve en vare før man bestemmer seg for å kjøpe! Det at andre bedrifter skulle sette igang et treningstilbud til sine ansatte bør være flott, og ikke sees på som et problem. Bekymringen for at utstyret kunne bli ødelagt synes vel overdrevet når det gjelder trening i idrettshallen. Bedrifter i kommunen tar ansvar for folkehelsa og gir sine ansatte tilbud om trening i en kommunalt eid idrettshall, der ansatte og arbeidsgiver forplikter seg og bruker tid. Det bør være en selvfølge at idrettslaget legger tilrette for at slik trening kan gjøres attraktiv ved å stille sitt treningsutstyr til disposisjon så lenge det er en ansvarlig instruktør tilstede. Idrettslaget har en viktig rolle i folkehelsearbeidet. Det å gi et attraktivt og variert treningstilbud ved bruk av treningsutstyr er et viktig utgangspunkt for å få flere til å være fysisk aktive. Du skriver at mye av idrettslaget sin virksomhet er basert på dugnad fra medlemmer. Alle jeg har snakket med om denne saken mener styret må vise mer smidighet og tillate at treningsutstyret til idrettslaget kan brukes av alle. Da mener jeg det er viktig at styret hører på medlemmene i denne saken. For egen del kjenner jeg at viljen til å delta i dugnader blir lav dersom styret ikke er villig til å diskutere denne saken på nytt. mvh Gunnar Elnan medlem i idrettslaget Som medlem i idrettslaget vil jeg oppfordre styret til å ta regelen om at en må være medlem for å være med på trening i idrettshallen opp til vurdering. Styrets forslag til vedtak: Utstyr som Eidfjord idrettslag eig skal kun brukast til trening/arrangement som er i regi av Eidfjord Idrettslaget. Brukarane må vera medlem i idrettslaget. Vedtak: Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

15 SAK 7 Fastsette medlemskontingent for 2014 Styrets forslag til vedtak: Kontingenten i Eidfjord IL pr. år. Barn /Ungdom opp til 18 år kr. 150,- Vaksne over 18 år kr Vedtak:. SAK 8 Vedta idrettslagets budsjett for 2014 Styret og gruppene har utarbeid budsjett for 2014 som dei legg fram for årsmøte til godkjenning. Styrets forslag til vedtak: Det framlagte budsjettet for 2014 både for hovudlaget og gruppene godkjennast. Vedtak: SAK 9 Behandle idrettslagets organisasjonsplan. Styrets forslag til vedtak: Revidering av organisasjonsplanen som vert lagd fram for årsmøte vert vedteke. Vedtak: Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

16 ORGANISASJONSPLAN FOR EIDFJORD IDRETTSLAG Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

17 Idrettsglede, engasjement og plass til alle! Vedtatt på årsmøtet Endringar årsmøte Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

18 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 Innledning... 3 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget... 3 Historikk... 5 Idrettslagets formål... 5 Visjon... 6 Verdigrunnlaget... 6 Virksomhetsideen... 6 Organisasjonskart... 7 Årsmøtet... 8 Styrets funksjon og sammensetning... 8 Gruppene Medlemmer Forsikring Aktivitet Anlegg Arrangement Informasjon Økonomi Regnskap Medlemskontingent Startkontingent individuelt Deltakeravgift lagidretter Reklame/sponsoravtaler Kontanter som en får ved salg eller startkontingent 16 Godtgjøringsreglement 16 Reiseregning Økonomisk utroskap/varslingsplikt Klubbdrakter/profilering Regler for Eidfjord IL Retningslinjer for foreldre/foresatt Retningslinjer for utøvere Retningslinjer for trenere Mobbing Seksuell trakassering Alkohol Regler for reiser Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

19 Politiattest Fair Play Dugnad Skikk og bruk for e-post Årlige faste oppgaver Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

20 Innledning Organisasjonsplanen er ment som et styrende dokument for Eidfjord Idrettslag. Hensikten har vært å nedtegne i dokumentform de overordnede retningslinjer som lagets styrende organer skal arbeide etter. Hovedstyrets posisjon som lagets øverste organ for alle aktiviteter i laget har man ansett som spesielt viktig å fremheve og underbygge. Organisasjonsplanen er utarbeidet innenfor rammene av lagets lover. Hovedstyret eller andre organer innen laget som hovedstyret gir fullmakt, kan vedta nærmere instrukser/retningslinjer innenfor rammen av det som er trukket opp i organisasjonsplanen. Hovedstyret har overordnet ansvar for å påse at organisasjonsplanen blir gjort tilfredsstillende kjent blant lagets styrende organer og medlemmer for øvrig, og underlagt tidsmessig revisjon. Organisasjonsplanen er et levende dokument som styret kan forandre mellom årsmøtene. Eidfjord IL sakspapirer årsmøtet

21 Grunnlagsopplysninger for idrettslaget Navn: Eidfjord IL Stiftet: 6. august 1947 Idrett: Eidfjord IL er et fleridrettslag Postadresse: Postboks 3, 5786 Eidfjord E-postadresse: Bankkonto: Bankforbindelse: Sparebanken Vest Internettadresse: Organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret: Telefon: Registrert tilknytning til Hordaland idrettskrets Registrert tilknytning til Eidfjord idrettsråd Registrert tilknytning til Norges idrettsforbund Klubbnummer i NIFs medlemsregister: KL Årsmøte avholdes innen utgangen av mai månad. Historikk Eidfjord IL har siden laget ble stiftet i 1947 utviklet seg til å bli et idrettslag som tilrettelegger aktivitet etter behov og interesse. Idrettslaget var i mange år avhengig av kulturmidler fra Eidfjord kommune, loddsalg og andre tiltak som ga penger i kassen. Aktivitetene var basert på dugnadsinnsats fra trenere De siste årene har økonomien i laget vært god og laget har dermed hatt mulighet til å ha billig medlemskontingent og gratis startkontingent/påmeldingsavgift for medlemmene på egne arrangement. Idrettslagets formål Eidfjord IL skal være en åpen og demokratisk organisasjon der formålet er å drive idrett organisert i Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrat, lojalitet og likeverd. Alle idrettslige aktiviteter skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Merknad: Visjon Organisasjonsplanen skal legges frem og behandles som egen sak på årsmøtet. Jf. Idrettslagets lov 12, Idrettsglede, engasjement og plass til alle! Verdigrunnlaget 22

22 Vi er til stede. Vi er positive. Vi har plass til alle. Vi bidrar til et levedyktig lokalsamfunn. Virksomhetsideen Eidfjord IL skal enten alene eller i samarbeid med andre, legge til rette for et mangfoldig idrettsmiljø med allsidighet med både bredde- og konkurranseidrett Eidfjord IL står for idrettsglede og samhold for alle i lokalmiljøet. Målsettinga er å legge til rette for allsidige idrettsaktivitetar. Rekruttere nye medlemmer og behalde dei vi har. Skal være åpen for alle og drive med idrett for alle, basert på medlemsskap. Skal ikke spesialisere utøver før de er 12 år. Videreutvikla aktivitetene idrettslaget tilbyr Tilrettelegge treningstider Legge til rette for kurs og utdanning for trenere, lagledere og styremedlemmer i Eidfjord IL. Økt foreldreengasjement Få hjemmesiden opp og gå 23

23 Eidfjord IL - Organisasjonskart Hovedstyret: Antall styremedlemmer og varamedlemmer fastsettes av årsmøtet Kjønnsfordeling: Det skal være minst 2 representanter for hvert kjønn i styret, råd, utvalg mv. med mer enn 3 medlemmer. I styret, råd og utvalg som består av 2 eller 3 medlemmer, skal begge kjønn være representert Jf. Idrettslagets lov 7 ÅRSMØTET Hovedstyret Leder Nestleder Økonomiansvarlig Sekretær 1 styremedlem 1 varamedlem Valgkomité Leder Medlem Medlem Varamedlem 1. revisor 2.revisor Revisor Fotball Leiar Nestleiar 3 medlemmar Trimgrup pa Leiar Nestleiar Ansvar for terrengløps -karusell Ansvar for løyping Ansvar for saltrening og spinning Ansvar for turgruppa Skigruppa Leiar Nestleiar 4 medlemmar derav ein har ansvar for skikarusellen. Triatlon og sykkelgruppa Leiar Nestleiar Sekretær Ansvarleg for løypa Ansvarleg for premie og sponsor Ansvarlig påmelding Presseansvarleg Volleyball Ball- gruppa Leiar Nestleiar Eidfjord RC - gruppa Leiar Nestleiar 2 medlemmar 24

24 Der det ikkje fremkjem av organisasjonsplanen at det skal velges til spesielle verv i gruppene utanom leiar og nestleiar, konstituerer gruppene seg sjøv.. Eidfjord IL er og medlem i Noregs Klatreforbund, men har for tida ikkje aktivitet innafor denne gruppa. Årsmøtet Årsmøtet er lagets/klubbens høyste myndigheit. Årsmøtet vert avholdt 1 gang i året før utløpet av mai månad. Protokollen frå årsmøtet og dei særkretsar idrettslaget er tilslutta.kan leggast ut på idrettslagets internettside. Innkalling til årsmøtet skal skje ein månad før årsmøtet avhaldes. Innkalling annonserast på nettsida til idrettslaget.. Innkomne forslag skal være styret i hende 2 veker før årsmøtet og sakspapirene skal legges ut på nettsida 1 uke før. Årsmøtet er for medlemmer i klubben, det vil si de som har betalt medlemskontingenten. Foreldre / foresatte har ikke fullmakt til å stemme for medlemmer under 15 år. Årsmøtet legger grunnlaget for styret sitt arbeid og alle som ønskjer å bli med å bestemme korleis klubben skal drives bør stille på årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres slik det er fastsett i lovens årsmøteparagraf 12 Styrets funksjon og sammensetning Styret skal Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap samt oppgåver beskrevet i 1 NIFs lover, lovnorm for idrettslag. stryet har ansvar for at det finnes retningslinjer for aktiviteten i klubben Iverksette bestemmelsar og vedtak fatta av årsmøte eller andre overordna idrettsmyndigheiter Stå for lagets daglige leiinga, og representere laget utad Disponere lagets inntekter (tilskot, kontingent o.a.) og fordele disse etter plan og godkjent budsjett Oppnevna komitear og utval etter behov, og utarbeide instruks for disse. Leiar er klubbens ansikt utad, og klubbens representant i møter og forhandlingar står for klubbens daglige leiing, koordinerer styrets og klubbens totale aktivitet innkaller til styremøter, forbereder saker og leder møtene skal påse at valg, adresseforandringer, oppgaver over medlemmer o.a. som har interesse for/skal sendes inn til krets- og forbund, meldes til overordnede instanser innen gitte frister. har det overordna ansvaret for at idrettslaget vert leia etter lover og regler, fylgja opp at trenarar / instruktørar leverer politiattestar samt at idrettslaget fungerar. Senda melding til Brønnøysundregisteret etter årsmøtet. Eige skjema kan fyllast ut på nettet, men må underskrivast av kvart enkelt styremedlem. Gi melding til banken om kven som disponerer idrettslaget sine bankkonti. Leiar og 25

25 økonomiansvarleg disponerer idrettslaget sin bankkonti. Når leiar også er økonomiansvarleg, disponerar nestleiar bankkontoane saman med leiar. Eidfjord Småbanecup sin konto vert disponert av turneringsleiar i Eidfjord Småbanecup.. Halda styret og vara medlemmene fortløpande oppdatert om aktuelle saker og skriv. Søkja om kulturmidlar når det er behov i samråd med styret. Inngå sponsoravtalar (i samråd med styret). Har attestasjonsrett på alle rekningar Har ansvar for å senda inn politiattestar og laga oversikt over kven som har vist attesten. Har ansvar for idrettslaget sine nøklar og levera ut nøkkel til dei som skal hat. Det er oversikt i eigen perm over kven som har kvittert ut nøklar og kor mange nøklar idrettslaget har. Melda i frå til kulturkontoret om tal på medlemer som er med på dei enkelte aktivitetane (etter førespurnad frå kulturkontoret anna kvart år). Har kontakt med idrettskretsen, idrettsforbundet og andre henvendelsar som ikkje gjeld gruppene. Har ansvar for all kontakt som gjeld heile idrettslaget. Det som gjeld gruppene, skal oversendast dei aktuelle gruppene for handtering Ha ansvar for internettsida (eller delegera dette til andre) lage oversikt over styrets medlemmer og få lagt det ut på nettsida.. Setta opp treningstider. Søknadsfrist 15. august Har til ein kvar tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følgjar opp denne saman med økonomiansvarleg Oppgåver kan delegerast til andre i styret. Nestleiar Fungere som leder under dennes fravær, og bør derfor være valgt med henblikk på at han/hun kan rykke opp som leder på et senere tidspunkt. Bistår leder og danner et lederteam med denne. Har ellers definerte oppgaver, på samme måte som et ordinært styremedlem Har ansvar for å teikna forsikringar for idrettslaget sine eigedelar Er idrettslaget sin representant inn i driftstyret for idrettshallen Økonomiansvarleg Disponerar idrettslagets bankkonti saman med leiar.. Betaler rekningar i banken, konterer og sendar dei til Idrettens Regnskapskontor Har attestasjonsrett på alle rekningar på lik linje med leiar Ta utskrift av månadsoversikten i nettbanken og senda den, i lag med alle bilaga til Idrettens regnskapskontor, så snart som mogeleg etter kvart månadsskifte Eidfjord Småbanecup sin konto vert disponert av turneringsleiar i Eidfjord Småbanecup.. Turneringsleiar og ein som er oppnemnt av turneringsleiinga har attestasjonsrett for rekningane til småbanecupen og betaler sjølv sine rekningar, konterar og sender dei over til økonomiansvarleg før den 10. i kvar månad Har til ein kvar tid oversikt over lagets økonomiske situasjon og følgjar opp denne saman med leiar Laga oversikt over styremedlemer som skal ha godtgjersle, og utbetale godtgjørsla innen1. desember kvart år. Det er utarbeidd eige skjema for registreringa. Eige reglement for godtgjørsla finn ein på side 16 i organisasjonsplanen Sette opp resultatregnskap ved sesongslutt og påse at dette blir revidert til årsmøtet. Laga budsjett for idrettslaget, og leggja inn gruppene sitt forslag til budsjett som gruppeleiarane har ansvar for Registrera medlemene i klubben online etter lister som gruppeleiarane har sendt til 26

26 økonomiansvarleg. Registrera aktuelle økonomitall for å få momsrefusjon. Det er frist 1. august kvart år. Få brukarnavn og passord av leiar. Innan 31. januar kvart år, skal økonomiansvarleg registrera idrettsaktiviteten for året før, frå tal som er rapportert inn frå gruppeleiarane Godkjenna tal(idrettsaktivitet) for å få aktivitetsmidlar. Midlane er tildelt idrettsrådet i kommunen, men det er Eidfjord IL som får midlane. Brukarnavn og passord får økonomiansvarleg av den som står som leiar i idrettsrådet. Levera rekneskapet til revisor for revidering. Leggja fram rekneskapet for årsmøtet. Leggja fram budsjettet for årsmøtet i samarbeid med gruppeleiarane Oppgåvene kan også utførast av leiar Sekretær føre referat over alle styremøte og medlemsmøte tar seg av inngåande og utgåande post, og eventuell arkivering henta post i postboks 3 og fordela post. laga vaktliste og senda ut til vaktene og driftsstyret + oppslag på tavla i hallen og til vaktrommet. Styremedlemmer møter på styrets møter tildeles konkrete oppgåver etter vedtak frå styret og etter delegering frå leiar Generelle retningslinjer for gruppeleiarane: Gruppeleiarane vert valt på årsmøtet (valnemnda innstiller). Har ansvar for at gruppa konstituerer seg og fordeler arbeidet. Oppretta lister for alle aktivitetar og ha oversikt over medlemer som trenar i kvar enkelt gruppe. Har ansvar for at dei som er med på aktivitetar i gruppa vert registrert med namn, fødselsdato, adresse, tlf.nr. og e-postadresse på eige skjema. Senda inn oversikt over nye medlemer til økonomiansvarleg så snart dei er registrerte i gruppa, slik at dei skal verta registrerte i klubben online og få eit idrettsnummer. Kan attestera rekningar opp til kr og vidaresenda rekningar til leiar for utbetaling. Har ansvar for at det vert fylt ut kontantbilag (eige skjema) ved arrangement der ein må bruka kontantar. Er medlem av styret i idrettslaget, og held sitt eige styre/medlemene og trenarane/instruktørane i gruppa oppdaterte på vedtak som er gjort i styret i idrettslaget. Vera bindeleddet mellom instruktørar /trenere og styret. Tar opp saker i styret som gjeld gruppene, og held styret informert om ting som skjer i gruppa. Har regelmessige møter med medlemene i gruppa og sender kopi av møtereferata som orientering til styret i idrettslaget. Dersom gruppeleiar ikkje kan møta i styret, melder han/ho i frå til den som har kalla inn til styremøtet, slik at nestleiar i gruppa vert kalla inn. Har oversikt over medlemmene som er med på aktivitetar i gruppene, fanga opp nye medlemer, og få dei registrert, slik at gruppeleiar har listene klare når idrettsregistreringa skal gjerast årleg i januar. Leggja informasjon som gjeld gruppa ut på idrettslaget si heimeside. Sørgja for at det vert 27

27 søkt om treningstider i hallen til fastsette datoar. Skriva årsmelding og setja opp budsjett til årsmøtet. Har ansvar for at lag eller deltakarar vert påmelde til aktuell serie eller arrangement til idrettskretsen eller dei som har arrangement utanfor Eidfjord. Har ansvar for at trenarar / instruktørar vert påmeldt til nødvendig opplæring/kurs. Formidle informasjon om aktuelle cupar/ stemne/ idrettsarrangement til dei som det er aktuelt for i gruppa. Sørgja for at trenarar / instruktørar som har trening/kontakt med barn/ungdom under 18 år fyller ut og sender inn politiattest. Ha oversikt over utstyr som gruppa har. Sørgja for at det er mogeleg å låsa inn utstyret til gruppa når det ikkje er i bruk. Skriva avtale med trenar / instruktør og ha ansvar for å laga oversikt over trenarar /instruktørar som skal ha godtgjersle innan fastsett frist (sjå reglementet for godtgjersle på side 16) og senda det til leiar for utbetaling. Det er utarbeidd eigne skjema til dette. Gruppene gjer innspel til valkomiteen før årsmøte på evt. nye medlemmer til gruppestyra. Oppgåver kan delegerast andre i styret/gruppemedlemer, men gruppeleiar har det overordna ansvaret for at alt vert gjort og at det fungerar Retningslinjer for leiar i fotballgruppa (i tillegg til dei generelle retningslinjene): Påmelding til kretsserien (alle lag). NB: Frist hjå HFK: Barnefotball = februar og Ungdom = januar. Formidla til trenarane: Invitasjonar til cupar og liknande og evt melda på lag som ynskjer å delta. Oppsett og tillaging av div. kurs, td. Klubbdommar- og aktivitetsleiarkurs. Tilvisning av trenar- og dommargodtgjersle. Signera diploma til Eidfjord Småbanecup. Hjelpa til med å halde orden på draktsetta i laga. Ha oversikt over utstyr fotballgruppa har. Bestilla t.d. grasmåling, ballar og anna utstyr som trengst. Sørgja for at trenararane tar måla inn av banen når sesongen er slutt. Retningslinjer for leiar i trimgruppa (i tillegg til dei generelle retningslinjene): Fylgja opp alle instruktørar i hallen. Fylgja opp turkassane (delegera dette viss ikkje leiar utfører dette). Ordna med premiar og premieutdeling. Fylgja opp terrengløp med innbetalingar osv Ha forutsigbart og klargjort samarbeid med salgsansvarleg Retningslinjer for valnemnda: Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen har en viktig rolle for å sikre drift av klubben gjennom å finne personer med riktig kompetanse til styret. Ikke minst motivere til å ta ansvar. å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode, 28

28 å vurdere styrets og komiteenes virksomhet, se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt etter årsmøtet å analysere eget nominasjonsarbeide. Valnemnda får liste over styremedlemer / gruppeleiarar som er på val, og skal finna nye kandidatar. Valnemnda legg lista fram til siste styremøte før årsmøte Generelt Det er viktig med ein riktig arbeidsfordeling som skal ivareta drift og utvikling. Tenk også hele tida på om organisering av klubben er maksimal operativ. Spesielt er det viktig at styrets arbeid og prioriteringar ifm utvikling er forankra og at det er kontaktpunkt frå styret og ned til de operative trenere. Alt må baserast på at medlemmene vert ivaretatt. I Eidfjord IL vert det ivaretatt med at gruppeleiarane er ein del av hovudstyret. Revisorar Revisor skal vurdere om årsregnskapet er utarbeidet og fastsatt i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser, og om organisasjonsleddets styre har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med idrettens regnskaps- og revisjonsbestemmelser. Hvordan revisjonen utføres finne si NIFs lov kapittel 4 eller på Gruppene Eidfjord IL er eit fleiridrettslag og har undergrupper som har egne styrer, men med ein målsetting om å stå samla og jobbar bra saman. Dette organiserast ved at gruppeleiarane er medlemmer og nestleiarane er vara til styret i hovudlaget. Fotball Samansetning Leiar Nestleiar 3 styremedlemmer Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver og arbeidsfordeling fordelast internt i gruppa Fotballgruppen setter opp budsjett som leverast økonomiansvarlig til fastsatt frist Gruppa har ansvar for egne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett 29

29 Ein i styret har til en hver tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Trimgruppa som dekker, friidrett, gymnastikk og turn, badminton, tennis og spinning Samansetning Leiar Nestleiar 3 styremedlemmer Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver og arbeidsfordeling fordelast internt i gruppa Trimgruppa setter opp budsjett som leverast økonomiansvarlig til fastsatt frist Gruppa har ansvar for egne aktiviteter som skal fremkomme i gruppa årsmelding og forslag til budsjett En i styret har til en hver tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Skigruppa Samansetting Leiar Nestleiar 4 medlemmer derav en som har ansvar for skikarusellen Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver fordelast internt i gruppa Skigruppa sett opp budsjett som leverast økonomiansvarleg til fastsett frist Gruppa har ansvar for eigne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett Ein i styret har til ein kvar tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Volleyballgruppa Samansetting Leiar Nestleiar Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget Oppgåver fordelast internt i gruppa Volleyballgruppa sett opp budsjett som leverast økonomiansvarleg til fastsett frist Gruppa har ansvar for eigne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett Ein i styret har til ein kvar tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Triatlon og sykkelgruppa Samansetting Leiar Nestleiar Sekretær Ansvarleg for løypa Ansvarleg for premie og sponsor Ansvarleg for tidtaking og påmelding Presseansvarleg Leiar er medlem og nestleiar er vara til styret i hovudlaget 30

30 Oppgåver fordelast internt i gruppa Triatlon og sykkelgruppa sett opp budsjett som leverast økonomiansvarleg til fastsett frist Gruppa har ansvar for eigne aktivitetar som skal framkomme i gruppa si årsmelding og forslag til budsjett Ein i styret har til ein kvar tid ansvar for å ha oversikt over utstyr Medlemmer Alle som vil drive idrett innenfor Eidfjord IL sitt aktivitetstilbod plikter å bli medlemmer i idrettslaget. Personar som skal være trenere eller lagleiare, eller ha andre tillitsverv i idrettslaget må også være medlemmer. Medlemskap i Eidfjord IL er først gyldig og regnast frå den dag kontingent er betalt. For å ha stemmerett og være valbar må et medlem ha vært tilslutta idrettslaget i minst 1 månad og ha betalt kontingent. Medlemskap i Eidfjord IL kan opphøre ved utmelding, stryking eller eksklusjon. Utmelding skal skje skriftlig og får verknad når den er mottatt. Stryking kan finne sted av medlem som skylder kontingent for meir enn eit år. Medlem som strykast kan ikkje tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Om medlemmet skylder kontingent etter forfalt to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side. Ved innmelding må medlemmene fylle ut et skjema med namn, fødselsdato, adresse, e-post, mobilnr og namn på føresette. Dette for å få et bra og oversiktelig medlemskartotek. Skjema finner en på nettsida eller hos trener/instruktør. Lagets undergrupper har ansvar for oppdaterte medlemslister ved sesongstart. Faktura på medlemskontingent skal sendast ut av økonomiansvarleg rett etter årsmøte. Forsikring Idrettsforsikring for barn Alle barn som er medlem av lag tilsluttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komité (NIF) eller som deltar i organisert aktivitet i klubbens/lagets regi er forsikret. Opp til de blir 13 år Klubbforsikring Sammen med If har NIF utviklet en egen klubbforsikring som er tilpasset klubbenes forsikringsbehov. Klubbforsikringen inneholder de viktigste forsikringene en idrettsklubb trenger til en meget gunstig pris. Aktivitet Eidfjord IL er et fleiridrettslag med undergruppene, fotball, trim, ski, volleyball, trialon/sykkel. Og RC (Motorsport) Klatregruppa er og ei undergruppe, men har for tida ingen aktivitet. Gruppene må søkje om treningstider i idrettshallen innan 15. august kvart år og når det er ledige timer i hallen. Fotballgruppa disponerer grasbanen og fordeler treningstider der. Dei arrangerer Vøtracup for aldersbestemte lag i januar. Arrangerer og klubbens dag. Trimgruppa har ansvar for å sette opp datoar for terrengløpskarusellen. Skigruppa har ansvar for å sette opp datoar for skikarusellen og Eidfjordmesterskapet i langrenn og alpint. Eidfjord IL arrangerer kvart år en fotballturnering for aldersbestemte lag, Eidfjord Småbanecup, som har eigen turneringsleiing som dei veljar sjølv. Turneringa har eigen 31

31 bankkonto og eigen postboks. Rekneskapet og årsmeldinga til Eidfjord Småbanecup godkjennast på årsmøte i idrettslaget. Triatlon/sykkelgruppa arrangerer kvart år Eidfjord Minitriatlon. Anlegg Eidfjord IL disponer idrettshallen mandag til og med fredag fra kl Eidfjord IL disponerer idrettsanlegget som ligger ved idrettshallen. Ved grasbanen har idrettslaget ei utstyrs bu. Eidfjord Småbanecup har en salsbu og en sal/utstyrsbu. Eidfjord Småbanecup disponerer salsbu i Simadalen som eies av Statkraft. På Maurset har idrettslaget ei utstyrsbu. Hovedstyret har ansvar for vedlikehold av det som idrettslaget eier, turneringsledelsen i Eidfjord Småbanecup har ansvar for vedlikehold av salgsbua og salg/utstyrsbua.. Eidfjord IL sitt treningsutstyr skal kun nyttas til trening i idrettslagets regi med krav om medlemskap. Hovedstyret har ansvar for evt utleie av utstyr som er felles mellom flere grupper innad i idrettslaget. Eidfjord Småbaencup har ansvar for evt. utleie av sitt utstyr til andre frivillige organisasjoner. Eidfjord Småbanecup har utarbeidet et eget låneskjema. Nøklar Leiar har ansvar for idrettslaget sine nøklar og leverar ut nøkkel til dei som skal ha. Den som mottek nøkkel, må kvittera for mottaket.. Det er oversikt i eigen perm over kven som har kvittert ut nøklar og kor mange nøklar idrettslaget har Arrangement Eidfjord IL arrangerer kvart år Eidfjord Småbanecup i juni som er en fotballturnering for aldersbestemte lag. Fotballgruppa arrangerer kvart år Vøtracup for aldersbestemte lag i januar i idrettshallen. Fotballgruppa arrangerer kvart år klubbens dag for spelarane i de aldersbestemte klassane,foreldre og søsken og andre interesserte. Fotballgruppa arrangerer kvart år old boys turnering i idrettshallen. Triatlongruppa arranger kvart år i juli/august Eidfjord Minitriatlon. Skigruppa arranger kvart år skikarusell og Eidfjordmesterskapet. Trimgruppa arranger kvart år om våren terrengløpskarusellen og nissemarsj i desember. Idrettslaget er med å arrangere Aktivitetsveka for funksjonshemma saman med Eidfjord kommune, Hordaland Idrettskrets og Hordaland Fylkeskommune. Dugnad Å være medlem i Eidfjord IL eller foreldre/ føresette til barn som er medlemmer, inneberer at en må stille opp på dugnad på de arrangementa som arrangerast sjølv om ein driv aktivitet innanfor ein annen gruppe enn dei som er arrangør. Evt. overskot av arrangementa bidrar til at Eidfjord IL kan ha ein lav medlemskontingent til medlemmane. Dei slepp å betale startkontigent når dei deltek på skikarusellen, Eidfjordmeisterskapet, klubbens dag, terrengløpskarusellen, Vøtracup og en slepp betale kontingent til gruppa som er ansvarlig for den aktiviteten ein deltek på. Det er solidarisk å stille opp på dugnad til beste for fellesskapet. Informasjon Idrettslaget informerer medlemmene via nettsida som har adresse: 32

32 Økonomi Hovudstyret er juridisk ansvarlig for lagets økonomi Hovudstyret er ansvarleg for å setja opp budsjett før årsmøtet. Alle innkjøp utover budsjett i undergruppane skal godkjennast av styret. Alle betalte faktura skal attesterast. Gruppeleiarane kan attestere for inntil kr ,-. Leiar og økonomiansvarleg har attestasjonsrett på alle rekningar. Eidfjord Småbanecup disponerer eige konto og har attestasjonsrett og betaler rekningane sjølv. Det skal teknes underslagforsikring for dei som disponerer kontoane. Sjå elles under ansvar til leiar, nestleiar og økonomiansvarleg. Rekneskap Klubben skal føre eit rekneskap der kvar gruppe er ei avdeling i rekneskapet. Dette er i samsvar med rekneskapsloven. Alle inn og utbetalingar skal gå gjennom klubben sin konto, det er ikkje lov å sette pengar som tilhører klubbens medlemmar inn på personlege kontoar. Alle eigenandeler og startavgifter skal betalast gjennom klubben. Trener / lagsleiar /foreldrekontakt kan kræve inn pengar som settes inn på idrettslaget sin konto. Til kamper og stemner Eidfjord IL dekker ferjeutgifter og bompengar til dei som kjørar. Ein må levere reiseregning/utleggskjema med kvitteringar for å få igjen det ein har lagt ut. Ein treng ikkje dokumentasjon på bompengar. Strekning ein har kjørt og til kva kamp / stemne skal framkomme i kravet. Eidfjord IL har utarbeid et standardskjema som skal nyttes. Døme Ein trener/oppmann for et fotballag kan ikkje samle inn eigenandeler og betale turneringsdeltaking frå eigen konto. Laget kan vera ein underavdeling i klubben med eiget rekneskap men all inn og utbetaling skal gå gjennom idrettslaget si konto. Blir det brukt personlige kontoar og vedkommande ikkje kan gjøre rede for pengar som er komen inn kan det regnast som underslag av medlemmer sine pengar. Medlemskontingent Medlemskontingenten fastsettes på årsmøtet som eigen sak. jf. eige bestemmelse i idrettslagets lov. 4 Medlemskontingent skal betalast for kvart enkelt medlem, familiemedlem skap regnas som ein rabattordning og en må fortsett registrere kvart einskild medlem med namn og betalt beløp då revisor skal kontrollere medlemslister mot rekneskap. Medlemskontingenten vedtatt på årsmøte 5. mai 2013 er. Barn/ungdom opp til 18 år kr. 150,- Voksne kr. 400,- Innkrevjingsrutinar: Faktura sendes ut innan utgangen av juni månad. Første purring innan utgangen av august kan medlemmer som ikkje har betalt strykast. Dei må betale kontingenten frå året før dersom dei startar opp att treninga. 33

33 Startkontingent individuelt Medlemmene slepp å betale startkontingent når dei deltar på skikarusellen, Eidfjordmeisterskapet, klubbens dag, terrengløpskarusellen, Vøtracup. Medlemmer som deltar på Eidfjord Minitriatlon slepp å betale startlisensen. Den dekkes av idrettslaget. Eidfjord idrettslag driv ikkje sponsing. Når det gjeld påmeldingsavgift/startkontingent til idrettsarrangement i regi av norsk eller internasjonalt idrettsforbund, der deltakar er påmeldt av Eidfjord idrettslag, vert denne dekka med inntil kr. 1000,- pr deltakar etter søknad på førehand.. Dette forutset profilering av Eidfjord idrettslag dersom det er mogeleg. Deltakaravgift lagidrettar Klubben betaler start/påmeldingsavgift Reklame/sponsoravtaler Alle sponsor avtaler skal godkjennast av hovudstyret. Ei gruppe kan ikkje inngå eigne avtaler utan godkjenning frå hovudstyret. Kontantar som ein får ved sal eller startkontingent Ved bruk av innbunde bok eller forhandsnummererte salsbilag: Gruppene skal dokumentere kontantsal fortløpande på skjema som er utarbeidet, eller ved gjenpart av daterte forhandsnummererte salsbilag. Dersom ein sett kontanter inn i bankens nattsafe skal disse følge kontantregnskapet for arrangementet. Som daterte, forhandsnummererte salsbilag regnas også forhåndsnummererte billetter. Det skal fremgå av salsbilaget i kva grad det er gitt rabatt eller fribillett. Dokumentasjonen av kontantsalet må vise ut - og innleverte kontanter, kva ein har i kassen til einkvar tid etter en har satt inn via nattsafe. Oppgjøra skal telles og signerast av to personar. Godtgjeringsreglement Eidfjord IL dekker utgifter etter fylgjende punkter: 1. Leiar får ein godtgjersle på kr. 7000,-, nestleiar, sekretær, økonomiansvarleg og gruppeleiarane får ein godtgjersle på kr. 3000,-. pr. år som skal dekka utgifta til telefon, køyring til møtar i Eidfjord, kopipapir, blekkpatroner etc. Reiseutgiftar til møter utanfor Eidfjord, vert dekka etter Statens regulativ. Køyrebok skal skrivast. Godtgjersla vert utbetalt innan 1. november. 2. Trenere/ Instruktørar som har førebuingar for å gjennomføra treningane og syner korleis dei som kjem skal trena og er belasta opp til 2 gonger pr. veke, får ein ei godtgjersle på kr. 5000,- pr. sesong. Er ein belaste meir enn 2 gonger pr. veke, får ein ei godtgjersle på kr. 6000,- pr. sesong. Ansvarlege for trening utan slik førebuing får ein godtgjering på kr. 3000,-. Pr. sesong. Godtgjørsla skal dekke utgifta til telefon, reiseutgiftar til trening, treningsutstyr, kopiering og blekkpatroner. Ein sesong er til dømes vår til haust for fotball, haust til vår for volleyball og trim. Haust frå skulestart til jul. Vår er januar til skuleslutt. Gruppeleiar skal leggje godtgjersla til trenera inn i gruppa sitt budsjett. Godtgjersla utbetalast innan 1. desember kvart år. Dei som er under 15 år får ein godtgjersle på kr. 100,- kvar gong, avgrensa opp til kr. 3000,- pr. sesong. 34

34 3. Godtgjersla baserer seg på at ein er trenar/instruktør minimum 9 månadar i året. Har ein færre månadar vert godtgjersla forholdsmessig redusert. 4. Overnatting for trenar på hotell/pensjonat eller tilsvarande og reiseutgiftar i samband med reise til kampar, turneringar o.l. vert dekka etter dokumentasjon. Utgifta skal leggjast inn i budsjettet så langt råd er. Køyring med eigen bil for trenarane vert dekka etter Statens regulativ. Ved særlege tilfelle kan ein avklara refusjon utover budsjettet med styret på førehand. Alle som får dekt køyregodtgjersle, skal skrive køyrebok. 5. Overnatting på hotell/pensjonat o.l. og reiseutgiftar i samband med forbundsting, kretsting, kurs o.l. vert dekke etter dokumentasjon dersom utgifta ikkje vert dekka av andre. Desse utgifta skal vera avtala med leiar for idrettslaget på førehand. Utgifta skal så langt som det er mogeleg verta innarbeid i budsjettet for idrettslaget. Køyring med eigen bil vert dekka etter Statens regulativ. Køyrebok skal skrivast. 6. Ein føreset at foreldre stiller opp og delar på kjøyring til kamper. Eidfjord IL betaler ferjeutgiftar og bompengeutgiftar. Eidfjord Idrettslag kjøpar inn ferjekort som nyttast ved køyring til kamper inntil brua kjem. Dersom trenar må køyre dekkes utgiftene etter Statens regulativ. Ved særlege tilfelle kan ein avklara refusjon til kampar for foreldre/ føresette, med styret på førehand. Alle som får dekt køyregodtgjersle, må skrive reiseregning og køyrebok. Reiserekning Dersom reiser ikkje kjem under godtgjøringsreglene, skal reiser godkjennast på førehand av leiarr eller gruppeleiar, dersom det ikkje framkjem av budsjettet som er vedtatt på årsmøte. Reiserekning/utlegg - standardskjema: Reiserekning som ein finn på idrettslaget si nettside skal nyttast. Krav til reiserekning: - Alt fylles ut på reiserekninga: namn, adresse, fødselsdato, bankkonto. til og frå og dato for kvar einskild reise formål med kvar einskild reise ved diett må klokkeslett (avreise / framkomst) skrivas opp - Vedlegg til reiserekninga (kvitteringar): Originalkvitteringar skal alltids leggjast ved. Kopier/skanning av kvitteringar godkjennast IKKJE Økonomisk utroskap/varslingsplikt For å hindre økonomisk utroskap skal det alltid være 2 personar som har ansvar for kontantar og leiar og økonomiansvarleg har tilgang til kontoane på nettbank. Det bør være 2 andre personar dersom det er mogeleg som har ansvar for kontantar og skriver under på kontantskjema. Rekneskapsrapport skal leggjas fram kvartalsvis for styret eller så snart rekneskapsrapport kjem frå Idrettens regnskapskontor etter kvar 3dje månad. 35

35 Klubbdrakter/profilering Logo Logoen til idrettslaget finn ein på forsida av organisasjonsplanen. Eidfjord Minitriatlon sin logo Eidfjord Småbanecup sin logo (kjem) Drakter Klubbens draktfarger er lyseblå overdel og lysblå eller kvit underdel Bortelagsdrakter er mørkeblå overdel og mørkeblå underdel Trykk på draktene skal være godkjent av hovudstyret. 36