Brukerbetaling for opphold i institusjoner

Transkript

1 Brukerbetaling for opphold i institusjoner 5/2010 ASKER KOMMUNEREVISJON Forvaltningsrevisjonsrapport

2 er Forord Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Brukerbetaling for opphold i institusjoner. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Asker kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember Formålet med forvaltningsrevisjon er nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Revisjonen er gjennomført av Rønnaug Skaar Tinjar som prosjektleder, og Cecilie Smerkerud som prosjektmedarbeider. Vi takker for velvillig og godt samarbeid underveis i prosjektet Brita Arvidsen kommunerevisor Rønnaug Skaar Tinjar spesialrevisor

3 Innhold FORORD... 2 INNHOLD... 3 SAMMENDRAG... 4 ER DET ETABLERT RUTINER OG PROSEDYRER SOM SIKRER AT VEDERLAG BLIR KREVET INN?... 4 BLIR VEDERLAG BEREGNET PÅ KORREKT GRUNNLAG?... 5 BLIR INNTEKTEN RIKTIG REGNSKAPSFØRT?... 6 KOMMUNEREVISOR ANBEFALER: INNLEDNING FORMÅL OG PROBLEMSTILLING AVGRENSING REVISJONSKRITERIER METODE VIRKSOMHETEN ER DET ETABLERT RUTINER OG PROSEDYRER SOM SIKRER AT VEDERLAG BLIR KREVET INN? REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERINGER BLIR VEDERLAG BEREGNET PÅ KORREKT GRUNNLAG? REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERINGER BLIR INNTEKTEN RIKTIG REGNSKAPSFØRT? REVISJONSKRITERIER FAKTA REVISJONENS VURDERINGER RÅDMANNENS UTTALELSE VEDLEGG Asker kommunerevisjon 3

4 Sammendrag På oppdrag fra kontrollutvalget har kommunerevisor utført forvaltningsrevisjonsprosjektet Brukerbetaling for opphold i institusjoner. Vederlag for opphold kan kreves for personer som har fått tildelt opphold i sykehjem og boform med heldøgns omsorg og pleie som nevnt i kommunehelsetjenesteloven. Det kan kreves betaling både for langtids- og korttidsopphold. Formål med undersøkelsen har vært å se om egenandeler blir beregnet og krevet inn iht bestemmelser. Beboere skal ha trygghet for at vederlaget er fastsatt på gyldig grunnlag. Følgende problemstillinger er belyst i undersøkelsen: 1. Er det etablert rutiner og prosedyrer som sikrer at vederlag blir krevet inn? 2. Blir vederlag beregnet på korrekt grunnlag? 3. Blir inntekten riktig regnskapsført? Bestemmelser om beregning og innkreving er regulert i forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. av gitt med hjemmel i kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven. Beboere som har fått plass på sykehjem mv. skal betale et vederlag beregnet individuelt ut fra den enkeltes økonomi. Inntekter fra slike egenbetalinger var i 2009 ca 34,5 mill. kroner og pr er det bokført 27 mill. kroner. Kommunerevisor mener Er det etablert rutiner og prosedyrer som sikrer at vederlag blir krevet inn? I ledelsessystemet er det laget rutiner som beskriver ulike deler av prosessen. Noen rutiner er lett tilgjengelig, mens det er deler vi finner er vanskeligere å finne fram i. De mest operative rutiner er for det meste godt innarbeidet, og det er god informasjonsflyt mellom ulike enheter. Det er nødvendig for å sikre at den som skal fakturere er kjent med hvem som til enhver tid har plass. Ved tildeling av plass, blir brukerne informert både i informasjonsbrosjyrer, skriftlige meldinger og vedtak. Det er viktig at informasjon er så tydelig at brukerne selv kan se hva de skal betale for og hvordan betalingen er beregnet. Det brukes i stor grad standardbrev, som er effektivt og sikrer en viss grad av kvalitet, men likevel må tilpasses den enkelte bruker for å sikre at informasjonen når fram. Her vil det alltid være forbedringspotensial. Brukerne skal ha mulighet til å utøve egenkontroll, noe som er betryggende for begge parter. Når det gjelder korttidsopphold finner vi at det er gode rutiner, og at det er rimelig sikkert at det blir krevet betaling av de brukere som skal betale. Når det gjelder beregning av vederlag for langtidsopphold finnes det i Gerica et verktøy som Asker kommune så langt har valgt ikke å bruke. Det gjør at en blant annet ikke får utnyttet systemets arkiv og søkemuligheter i oppfølgingsøyemed. En taper også muligheten for en helhetlig saksbehandling ved at opplysninger om betaling ikke systematiseres sammen med andre opplysninger som gjelder brukeren. Det opplyses nå at arbeid med dette er i startfasen, og at en har håp om at nye brukere kan legges inn fra I perioden for vår kontroll ser vi at det har vært store kapasitetsproblemer når det gjelder vederlagsberegning og -krav for langtidsopphold. Her har det tydelig vært en ressursmangel som har vart over tid, uten at det blitt tatt tilstrekkelig tak i. En person har over lengre tid vært alene om vederlagsberegningen, inklusiv etterkontroller og Asker kommunerevisjon 4

5 sluttoppgjør. All kompetanse og kapasitet har vært samlet hos en nøkkelperson, noe som har gjort enheten svært sårbar for alle typer fravær. Det er også betenkelig at det ikke er etablert en intern kontroll for arbeidet, som har så stor inngripen i brukernes økonomi. Det innrømmes at det mest ble utført brannslukking i denne perioden, ikke systematisk vederlagsberegning. Revisjonen mener det har gått for lang tid før ansvarlige i kommunen har skjønt alvoret. Først i august 2010 er det tilsatt en person til. En vikar har vært ansatt på deltid i en periode, men uten fullmakt til å fatte vedtak som er avgjørende for iverksettelse. Konklusjon: Når det gjelder betaling for korttidsopphold finner vi at er det rimelig sikkert at de som har opphold og skal betale, blir fakturert. Meldinger går løpende i prosessen om ledig plass, tildeling og belegg helt fram til de som skal fakturere. Det er ingen ledighet i korttidsplasser, men en betydelig andel av korttidsplasser er belagt med brukere som venter på langtidsplass. For beregning og innkreving av vederlag for langtidsopphold er det ikke like gode rutiner, og for perioden vi har undersøkt kan vi ikke se at det har vært et system som sikrer at alle som skal betale for langtidsopphold, avkreves vederlag, eller at systematiske etterkontroller er blitt gjennomført. I hovedsak har det sin årsak i manglende kapasitet. Blir vederlag beregnet på korrekt grunnlag? Vi finner at i hovedsak er både inntektsgrunnlag, riktig sats og riktig periode lagt til grunn for betaling for korttidsopphold. Inntektsgrunnlaget er likningsdata fra siste skatteoppgjør. Brukere med inntekter under 2 G betaler ikke for korttidsopphold. Undersøkelsen viser at rutinen her er meget god. Når det gjelder vederlag for langtidsopphold finner vi også at beregningen er gjort på tilgjengelige inntektsopplysninger og beregnet slik forskriften angir. Hovedproblemet her er forsinkelser i beregning og vedtak, samt manglende utførelse av årlig etterberegning. Det er først når skatteoppgjøret er kjent at en kan vite hva som er korrekt grunnlag, og derfor er det viktig at etterberegning faktisk blir utført. Vi finner at det for en del praktiseres å avrunde renter og noen tilfeller av pensjonsinntekter. Det er ikke et fast beløp, eller en beregning, men bærer preg av skjønn. Slik det nå praktiseres, blir det tilfeldig og er derfor uheldig, selv om det er små beløp for brukerne og ubetydelig for kommunens inntekter. I perioden for vår kontroll kan vi ikke se at det har vært et system som har sikret løpende utførelse, eller intern kontroll som kunne oppdage tilfeldige feil. Selv om vederlagsberegning for nye brukere er prioritert foran etteroppgjør, er beregningen likevel forsinket med flere måneder. Situasjonen har vært slik at etterberegning er utført lang tid på etterskudd, oftest i sammenheng med sluttoppgjør. Det er svært uheldig for brukere og pårørende som kan få høye og gamle krav, og det kan føre til at krav ikke kan betales. Selv med styrket kapasitet, vil det ta tid før en kan bli à jour. Konklusjon: For korttidsopphold finner vi at brukerne får krav om betaling for riktig periode etter gjeldende sats og på grunnlag av egen inntekt. For langtidsopphold blir vederlaget i utgangspunktet beregnet etter gjeldende forskrift om vederlag for opphold på grunnlag av tilgjengelige inntektsopplysninger. Hovedproblemet er at det ikke blir utført i tide og ikke regelmessig, og at etteroppgjør derfor kan bli foreldet. Resultatet er at brukere kan få krav om etterbetaling, eller utbetalt til gode beløp langt på etterskudd. Selv om det varslet at etteroppgjør vil finne sted, er det svært uheldig med så store forsinkelser. Asker kommunerevisjon 5

6 Blir inntekten riktig regnskapsført? Inntekter fra betaling for opphold blir bokført på riktig konto og riktig tjeneste. Men som følge av forsinkelser i vederlagsberegningen blir ikke inntekten ført i riktig regnskapsperiode. Usikkerhet om riktig periodisering av inntekter gjør at regnskapet ikke gir pålitelig sammenlikning mellom år. Det er en svakhet for oppfølging og styring. Inntektstap på grunn av foreldelse og for noen tilfeller av forsinkelser er ikke kjent, da dette avskrives uten regnskapsføring. Tap kan også oppstå i forbindelse med krav på vederlag i et dødsbo uten verdier. Tapet omfatter da ikke bare sluttoppgjøret, men potensielt også de år det ikke er etterberegnet for. Det påregnes således at det både er periodiseringsfeil og tapte inntekter som ikke vises i regnskapet som følge av dette. Regnskapet vil derfor ikke vise fullstendige inntekter eller utgifter. Ansvar for inntekter fra vederlag for langtidsopphold er regnskapsmessig plassert sentralt, og økonomisk rapportering skjer fra sentralt hold. Det vil si at det ikke er sosialtjenesten eller vedtakskontoret som har ansvar for oppfølging i regnskapet, selv om inntekter initieres herfra, samt at anvisningsfullmakt ligger her. Revisjonen er spørrende til dette skillet, som reelt betyr at en har anvisningsmyndighet uten å ha økonomisk ansvar. Konklusjon: Etterberegning fra flere år tilbake betyr at inntekten ikke blir bokført i riktig regnskapsperiode. Det er grunn til å tro at det har vært et økende problem for hvert år som kapasitetsmangelen har vært et faktum. Tap som følge av foreldelse eller krav som er ettergitt som følge av forsinket behandling, blir ikke ført riktig iht regnskapsregler. På spørsmål fra revisjonen opplyses det at en prosjektgruppe er i sluttfasen med en gjennomgang av vedtakskontoret, og at det kan skje endringer som følge av prosjektgruppas arbeid. Det anbefales at ivaretakelse av regnskapskrav og hensyn til pålitelig styringsinformasjon inngår i dette arbeidet. Kommunerevisor anbefaler: Basert på oppsummering av dette prosjektet anbefaler vi å oppfordre til ekstra innsats på nedenstående områder, inndelt etter prosjektets problemstillinger. Er det etablert rutiner og prosedyrer som sikrer at vederlag blir krevet inn? Kommunerevisjonen ser at ressursmangel har vært hovedproblemet og anbefaler at dette følges nøye for å kartlegge rett nivå og sårbarhet. Vi anbefaler at en jevnlig reviderer maler og standardbrev for å oppnå et innhold som er enkelt for brukerne å forstå, og at en er bevisst på tilpassinger til den enkelte bruker. Vi anbefaler at det etableres systematiske rutiner som sikrer at vederlag blir beregnet og krevet inn for alle, og i rett tid. Vi anbefaler at arbeidet med å knytte seg mot Gerica for vederlagsberegning gis ressurser slik at gjennomføring ikke trekker ut. Blir vederlag beregnet på korrekt grunnlag? Vi anbefaler å etablere en intern kvalitetskontroll. Kapasitet som er tilstrekkelig for å beregne korrekt grunnlag til rett tid er en forutsetning. Asker kommunerevisjon 6

7 Vi anbefaler å opprette rutiner/uttalelser for bruk av skjønn ved etterberegninger. Dette for å skape forutsigbarhet og likebehandling. Blir inntekten riktig regnskapsført? Vi anbefaler at korrekt regnskapsføring gjennomføres for å sikre fullstendighet. Dette med hensyn på periodisering og eventuell tapsføring. Vi anbefaler også at administrasjonen vurderer gunstigste plassering av regnskapsmessig ansvar for inntekter fra betaling for opphold og klargjøre ansvaret for oppfølging. Asker kommunerevisjon 7

8 1. Innledning Kontrollutvalget vedtok på møte å be kommunerevisor å igangsette forvaltningsrevisjon i henhold til plan for om Brukerbetaling for opphold i institusjoner. Vederlag for opphold kan kreves for personer som har fått tildelt opphold i sykehjem og boform med heldøgns omsorg og pleie som nevnt i kommunehelsetjenesteloven. Det kan kreves betaling både for langtids- og korttidsopphold. Bestemmelser om beregning og innkreving er regulert i forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. av gitt med hjemmel i kommunehelsetjenesteloven og sosialtjenesteloven. Beboere som har fått plass på sykehjem mv skal betale et vederlag beregnet individuelt ut fra den enkeltes økonomi. Inntekter fra slike egenbetalinger var i ,4 mill kr pluss 4 mill kr for utenbygdsplasser. 1.2 Formål og problemstilling Formål med undersøkelsen er å se om egenandeler blir beregnet og krevet inn iht bestemmelser. Beboere skal ha trygghet for at vederlaget er fastsatt på gyldig grunnlag. Følgende problemstillinger belyses i undersøkelsen: 1. Er det etablert rutiner og prosedyrer som sikrer at vederlag blir krevet inn? 2. Blir vederlag beregnet på korrekt grunnlag? 3. Blir inntekten riktig regnskapsført? 1.2 Avgrensing Vederlag kan kreves både for langtids- og korttidsopphold i institusjoner. Oppgaven omfatter begge forhold og dekker tidsrommet til Oppgaven omfatter ikke vurdering av om det er fattet rett vedtak ved tildeling av plass. Her nevnes at korttidsopphold skilles i ulike kategorier: vanlig korttid, avlastning og rehabilitering. Betalingsbetingelser er ulike for ulike typer. 1.3 Revisjonskriterier Standard for forvaltningsrevisjon stiller klare krav til revisors bruk av metoder. Data som revisors vurderinger og konklusjoner bygger på, skal være relevante, gyldige og pålitelige. Revisjonskriterienes funksjon er å danne en norm eller en referanse som de innsamlede data vurderes opp mot. Revisjonskriteriene danner grunnlaget revisjonen trenger for å vurdere om det området som er gjenstand for forvaltningsrevisjon oppfyller krav og forventninger som er gitt for aktiviteten. Kriteriene skal utledes på bakgrunn av formål og problemstillinger, og skal gi fundament og legitimitet til revisors vurderinger. Revisjonskriterier kan være både eksterne og interne krav. Eksterne krav er lov, forskrift og handlingsregler fastsatt av staten. Interne krav og føringer er Asker kommunes politiske vedtak og forutsetninger. Revisjonskriterier som er aktuelle for dette prosjektet presenteres under den enkelte problemstilling, se også vedlegg 1. Asker kommunerevisjon 8

9 1.4 Metode Undersøkelsen er basert på datamateriale fra møter, intervjuer og dokumenter. Hoveddelen av dokumentinnsamlingen er hentet fra vedtaksarkiv og fra saksarkivet Gerica. Rapporter fra Gerica har administrasjonen tatt ut på vår forespørsel. Vi har gått gjennom et tilfeldig utvalg av brukere innenfor hver institusjon. Økonomiske opplysninger er hentet fra regnskapet. I prosjektets oppstartfase hadde vi møter med kontaktpersoner som er oppnevnt av rådmannen. Vi har videre hatt møter med vedtakskontoret. Hensikten har vært å få informasjon om arbeidsområder og organisering, samt å få utfyllende opplysninger om revidert område. 1.5 Virksomheten Asker kommune har de fleste korttids- og rehabiliteringsplasser på Bråset bo- og omsorgssenter, mens langtidsplasser er fordelt på institusjonene som vist i tabellen under. Tabell 1: Oversikt over langtids og korttidsplasser hvor Asker kommune har brukere 1. Sykehjem Antall langtidsplasser Antall korttidsplasser Bråset Risenga 104 Solgården 67 0 (2009), 5 (mai 2010) Gullhella 33 0 Asker 7 0 Utenbygds 4 Sum , 65 fra mai Er det etablert rutiner og prosedyrer som sikrer at vederlag blir krevet inn? 2.1 Revisjonskriterier Vederlag for opphold kan kreves inn for personer som har fått tildelt opphold i sykehjem og boform med heldøgns omsorg og pleie som nevnt i kommunehelsetjenesteloven. 2 Kommunehelsetjenesteloven 2-3 sier om vederlag for helsetjenester: For hjelp fra kommunens helsetjeneste, herunder også privatpraktiserende og institusjon eller organisasjon som arbeider etter avtale med kommunen som nevnt i 4-1, skal mottakeren betale vederlag når dette følger av lov eller forskrift Vederlagsforskriften 3 6 angir at krav om vederlag først kan gjøres gjeldende etter en måned regnet fra innflyttingsdato. Har beboeren hatt flere korttidsopphold, kan kommunen kreve vederlag etter 3 når vedkommende har vært på institusjon i minst 60 døgn pr kalenderår. Plikten til å yte vederlag gjelder til og med den dag institusjonsoppholdet opphører. Avlastning tildeles etter lov om sosiale tjenester 4-3 jf 4-2 b. Avlastning omfattes ikke av vederlagsforskriften. 1 Kilde: Temamelding helse og omsorg 2008 s Lov om helsetjenesten i kommunene av nr andre ledd nr 6 3 Forskrift om vederlag for opphold i institusjon mv. av Asker kommunerevisjon 9

10 Kommunen har innført felles ledelsessystem som er sertifisert iht ISO 9001:2000 for kvalitet. Oppdatert ledelsessystem skal sikre gode prosesser, kontinuerlig forbedring og helhetlig styring. Ut fra ovenstående utledes følgende: Rutiner og prosedyrer for vedtak, meldinger og innkreving av vederlag bør være etablert og iverksatt Rutiner skal sikre at alle beboere med vedtak om opphold som omfattes av vederlagsforskriften skal betale et vederlag 2.2 Fakta Rutiner og prosedyrer for vedtak, meldinger og innkreving bør være etablert og iverksatt Kommunens ledelsessystem Ledelsessystemets rutiner inneholder ulike prosesser for saksbehandling, tildeling av plass og vederlagsberegning. HELSE OG OMSORG: Saksbehandling, se hovedprosessen 4.3 Henvendelse, problemvurdering og saksbehandling Tildeling institusjonsplasser Brukerfakturering Vederlagsberegning Rutiner for tildeling av langtidsplass er sist revidert , og rutiner for korttidsplasser er sist revidert Vi ser at det er ulikt hvor hyppig rutinene blir oppdatert, men noterer at flere rutiner er oppdatert nå i oktober Rutinene inneholder et sett av standardskjemaer for ulike stadier i prosessen. Enkeltrutiner gir god prosessbeskrivelse, og forhåndslagete standardskjemaer er et bidrag til å forenkle meldeprosedyrer og bidra til at viktig informasjon blir tatt med i informasjon til den enkelte bruker, men ikke alle rutiner er like lett å finne fram til. Saksbehandlersystemet Gerica er sentralt for all registrering som gjelder for den enkelte beboer. Her registreres inn og ut av institusjon, type opphold og andre nødvendige opplysninger for betalingsrutine. Unntaket er beregning av vederlag. Her benyttes ikke Gerica, men et egenutviklet beregningsskjema basert på excel. Det gjør at vederlagsberegningen ikke blir integrert i øvrige brukeropplysninger. Det opplyses at enheten i flere år har ønsket å benytte Gerica i vederlagsberegningen, og det vil bli igangsatt arbeid med dette i nær framtid. Gerica er nå tilrettelagt slik at en fra kan legge nye brukere inn i systemet. Det kan imidlertid ikke utføre sluttoppgjør og enkelte mer avanserte beregninger, som krigspensjoner. Ny versjon av Gerica kommer til våren og dette er mulig på plass da. Samtidig er det slik at for å få full effekt av systemet må andre ting være på plass, f eks Helsenett. På sikt vil det bli enklere å kunne hente likningsdata og opplysninger fra NAV rett inn i Gerica, men det er vel lite realistisk at det vil skje i Egne interne rutiner er i perioden blitt påvirket av endringer i NAV. Fra og med endret NAV sine prosedyrer/tjenester for beregning og tilbakehold av trygd. Det krevdes nå kommunikasjon i brevs form mot tidligere aksept for elektroniske løsninger. For vederlagsberegningen medførte det betydelig merarbeid at NAV ikke videreførte rutiner med automatisk etterberegning av vederlagstrekk. Denne endringen varte en Asker kommunerevisjon 10

11 periode, inntil NAV innså merarbeidet dette medførte både for NAV og kommunene. Endringer framgår ikke av rutinebeskrivelser Rutiner skal sikre at alle beboere med vedtak om opphold som omfattes av vederlagsforskriften skal betale et vederlag. Det er mange enheter involvert og mange forhold som skal være på plass når en institusjonsplass blir frigitt og en ny bruker skal tildeles plass. Alle ledd i prosessen er avhengig av at de får de rette meldingene i rett tid, at rutinene følges og at meldinger mellom ulike instanser er pålitelige. Det er helt avgjørende at den som skal beregne vederlag og kreve inn betaling for tjenestene, får informasjon om hvem som til enhver tid har plass, og at arbeidet blir løpende utført. Korttidsplass Tildeling av korttidsopphold gjøres av tildelingskoordinator ved vedtakskontoret. Tildeling skjer i nært samarbeid med hjemmetjenesten. Korttidsoppholdene er vanligvis av to ukers varighet. Opphold kan i spesielle tilfeller utvides noe, saksbehandler gjør da en ny behovsvurdering i samarbeid med sykehjemmet. Tildelt korttidsopphold registreres i Gerica, og faktureringsansvarlig bruker opplysninger fra registeret som grunnlag for fakturering. Når et korttidsopphold avsluttes eller overføres til langtidsbetaling, opphører fakturering for korttid, samtidig som det går melding til ansvarlig for vederlagsberegningen om nytt langtidsopphold. Langtidsplass Saksbehandler innhenter nødvendige opplysninger og vurderer om søker oppfyller kriterier for langtidsplass før vedtak om innvilget langtidsplass blir fattet. Ledig langtidsplass skal belegges innen 5 dager. Siden det er venteliste for langtidsplass, vil vedtaksbrevet i første omgang være en orientering om at plass er innvilget. Det produseres en venteliste i Gerica 4. Institusjoner sender melding om ledig plass pr faks til tildelingskoordinator på vedtakskontoret. Når plass blir ledig har saksbehandler muntlig kontakt med søkere på ventelista for å avklare hvilken avdeling som er riktig og/eller som bruker ønsker. Når plass blir ledig, går det skriftlig melding til bruker om tildelt langtidsplass, til aktuell institusjon om hvem som får plassen, til NAV for forberedelse til trekk i trygdeytelser, og til ansvarlig for vederlagsberegningen. Det sendes også melding til regnskapsavdelingen. Det sendes også skriftlige meldinger ved opphør av/utskriving fra en langtidsplass, når en bruker flytter fra en institusjon til en annen og når et korttidsopphold har vart mer enn 60 dager sammenhengende. Ved sammenhengende korttidsopphold over 60 dager er oppholdet å betrakte som langtidsopphold og det skal betales som for langtidsopphold. Unntaket er rehabiliterings- og avlastningsopphold. Beregning av vederlag skal igangsettes på grunnlag av meldinger som kommer om tildelt plass. Her opplyser enheten at det har vært kapasitetsproblemer og noen forsinkelser i perioder. Omlegging i NAV i perioden har vært belastende ved at beregninger som NAV tidligere gjorde, nå ble overlatt til kommunene, uten at de hadde tilstrekkelig tilgang til nødvendige opplysninger. 4 Elektronisk saksbehandlerverktøy Asker kommunerevisjon 11

12 2.3 Revisjonens vurderinger Rutiner og prosedyrer for vedtak, meldinger og innkreving bør være etablert og iverksatt Skriftlige rutiner er laget og gjort tilgjengelig for alle i ledelsessystemet, men det er ulikt hvor hyppig rutinene blir oppdatert. Det synes å være alt fra 4-6 års syklus, til tettere oppdatering. Vi ser at rutiner nå er oppdatert i oktober 2010, trolig har det sammenheng med bekreftelse av ISO-sertifiseringen. Ikke alle deler av prosessen synes være like lett tilgjengelig, eksempelvis ligger kriterier for tildeling av institusjonsplass ganske gjemt ift rutinen for tildeling. Det kan virke noe uoversiktlig. Vi har fulgt rutinen fra innvilging og tildeling av plass til beregning av vederlag, innkreving og regnskapsføring. Vi har vært spesielt oppmerksom på om meldinger om inn- og utskriving i institusjoner går til rett sted til rett tid, for med så mange involverte parter er det svært viktig at melderutiner fungerer og ikke stopper opp. Vi ser at det er laget og brukes standardiserte meldeskjemaer og brev og at de bidrar til at nødvendige opplysninger blir gitt til bruker og aktuelle meldingsmottakere, i tillegg til at de har en rasjonaliserende effekt. Men vi har også sett flere uheldige eksempler på at standardbrev blir sendt ut ukritisk, og at informasjonen derfor er blitt heller uklar. Det skjer når det tas med tekst som ikke er relevant for mottakeren, eller at tekst blir direkte feil. Det er særlig viktig at informasjon til brukere er tydelig. Her ser vi forbedringspotensial og vi anbefaler at en jevnlig må revidere maler og standardbrev for å oppnå et innhold som er enkelt for brukerne å forstå. Men selv med gode standardbrev bør en ikke glemme å tilpasse brevet til den enkelte mottaker. Når det gjelder meldinger til NAV, ser vi at kommunens rutiner er blitt påvirket av omlegginger i NAV, og at dette har medført betydelig usikkerhet og merarbeid i perioden. Beregning av vederlaget skjer på et egenutviklet regneark med basis i excel. Det finnes et skjema i saksbehandlerverktøyet Gerica, som mange kommuner bruker, men som Asker kommune så langt har valgt ikke å bruke. Her synes å være en uutnyttet mulighet. En modul i et saksbehandlerprogram som kunne integrere vederlagsberegningen vil bety at alle opplysninger er samlet, samtidig som en vil kunne bruke systemets arkiv og søkemuligheter i oppfølgingsøyemed. Det vil si at opplysninger om betaling vil kunne systematiseres sammen med andre opplysninger som gjelder brukeren. Det er et håp at dette kan bedres når det nå er bestemt at en skal knytte seg opp mot Gerica, selv om det ennå kan ta noe tid. Vi anbefaler at arbeidet med å få dette integrert ikke må forhindres eller stoppe opp Rutiner skal sikre at alle beboere med vedtak om opphold som omfattes av vederlagsforskriften skal betale et vederlag. Vederlag for opphold kan kreves inn for personer som har fått tildelt opphold i sykehjem, det gjelder både for korttids- og for langtidsopphold. Vedtakskontoret er en sentral ift tildeling av plass, registrering og innkreving av vederlag. Vi har i forrige kapittel sett hvilke rutiner som er etablert. I dette kapittelet ser vi på hvor vidt rutinene kan sikre at alle som skal betale blir fanget opp. Korttidsplass Meldinger om inn- og utskriving fra korttidsplasser synes å gå regelmessig fra tildelingskoordinator til faktureringsansvarlig. Det skjer i hovedsak gjennom oppdatering av Gerica. Inntektsopplysninger hentes så fra siste likning og personer med inntekt over 2 G blir registrert for betaling og fakturert inntil melding om utskriving blir mottatt. Det tas Asker kommunerevisjon 12

13 regelmessig ut lister over korttidsopphold som nærmer seg 60 dager for videre behandling ift mulig overføring til vederlagsbetaling. For å kunne si noe om mer om hvor sikker rutinen er, har vi sammenliknet registrerte korttidsopphold mot tilgjengelige plasser. Forutsetning for at betaling kan skje, er at alle korttidsopphold er registrert. Tabell 2: Belegg korttidsplasser i kontrollperioden ( til ) Antall liggedøgn Belegg iht Gerica Rest kapasitet Døgn i Plasser kontrollperioden Korttid Avlastning Rehabilitering Antall Prosent Avlastningsopphold utgjør 3,8 % av belegg i perioden (29161), det betales ikke for avlastning. Ovenstående viser at det er en restkapasitet på 3 % på korttidsplasser. Grunnlag for denne beregning er utskrift fra Gerica over registrerte brukere og antall liggedøgn vurdert opp mot tilgjengelige døgn i perioden. Enheten opplyser at det er fullt belegg til enhver tid, noe som tilnærmet bekreftes av ovenstående data. Etter vår mening viser resultatet også at rutiner for melding og registrering fungerer. Fakturering skjer med utgangspunkt i registeret. Korttidsopphold over 60 døgn Det skal betales vederlag som for langtid hvis oppholdet er over 60 døgn. Vi finner at 54 av totalt 139 korttidsopphold er sammenhengende over 60 døgn, hvorav flere er over 200 døgn, det lengste er 290 døgn. Iflg. enheten vil korttidsopphold bli rapportert som korttid inntil de får tildelt en langtidsplass. Status endres altså ikke i registeret fra korttid til langtid før en langtidsplass blir ledig. Derfor kan denne Gerica-rapporten være noe misvisende, både ift om det reelt sett er korttidsopphold og om det betales korttidssats eller et beregnet langtidsvederlag. Etter en videre analyse av rapporten, mer presist uttrykt i antall liggedøgn, finner vi at i alt er 64 % av korttidsplassene reelt sett langtidsopphold. Dette er brukere som venter på langtidsplass, og som inntil videre har vedtak om korttidsopphold. Tabell 3: Korttidsplasser belagt med langtidspasienter Antall liggedøgn, kun korttid Prosent I alt % Over 60 dager % 60 dager eller mindre % Vi ønsket å se hvordan rutinen fanget opp overgang fra korttidsbetaling til langtidsbetaling. Vi har derfor kontrollert 19 % av sammenhengende opphold over 60 dager. For alle de kontrollerte var det sendt ut melding om overgang i tråd med bestemmelsene. For opphold som blir avsluttet kort tid etter 60. dag, blir det ikke igangsatt vederlagsbetaling, her er det i praksis en overgangsperiode. Det betyr at det er overveiende sannsynlig at overgang fra korttidsopphold over 60 døgn blir meldt overført til langtid i betalingssammenheng, og at den delen av rutinen er god. Langtidsplass Vi finner at meldinger fra institusjonene og meldinger til aktuelle meldingsmottakere om ut- og innskriving på en langtidsplass skjer uten forsinkelser hos tildelingskoordinator. Vi finner også at meldinger om langtidsopphold fra tildelingskoordinator til ansvarlig for vederlagsberegning går rimelig løpende. Her synes rutinen å fungere bra. Asker kommunerevisjon 13

14 Når det gjelder igangsetting av vederlagsberegning, ser vi at det til dels er store forsinkelser. Vår undersøkelse viser at det har vært betydelige kapasitetsproblemer, og arbeidet har tidvis helt stoppet opp. Vedtak om vederlag fattes sterkt forsinket, og har ikke den samme pålitelighet som andre deler av rutinen. Her har det tydelig vært en flaskehals som har vart over tid, uten at det er blitt tilført tilstrekkelig med ressurser. En person har over lengre tid vært alene om all vederlagsberegning, inklusiv etterkontroller og sluttoppgjør. All kompetanse og kapasitet har vært samlet hos en nøkkelperson, noe som har gjort enheten svært sårbar. I tillegg til stram kapasitet i utgangspunktet, førte omlegginger i NAV til betydelig merarbeid for den som skal beregne vederlaget, og forsinkelsene økte. Det innrømmes også at det mest ble utført brannslukking i denne perioden, ikke systematisk vederlagsberegning. I perioden for vår kontroll kan vi ikke se at det har vært et system som sikrer at alle som skal betale for langtidsopphold, avkreves vederlag, eller at systematiske etterkontroller kan ha blitt gjennomført. 3. Blir vederlag beregnet på korrekt grunnlag? I dette kapittelet vil vi se på beregningen av vederlag for opphold, om det skjer korrekt på gyldig grunnlag, slik at brukerne kan ha tillit til at vederlaget er korrekt fastsatt. 3.1 Revisjonskriterier Personer som bor i kommunale institusjoner er med på å dekke deler av driftsutgiftene gjennom vederlagsordningen. Bestemmelsene finnes i forskrift fastsatt av Sosial- og helsedepartementet april 1995 med seinere endringer med hjemmel i lov av nr 66 om helsetjenesten i kommunene 2-3 og 6-9 og lov av nr 81 om sosiale tjenester Kommunestyret fastsetter brukerbetalinger innenfor forskriftsbestemte rammer. HP 2009 angir at det ikke skal foretas endring i brukerbetalingen i Tidligere er det besluttet at egenbetaling for helse- og sosialtjenester ikke skal kreves fra brukere med inntekt under 2G. For øvrig skal betaling følge statens maksimalsatser iht forskrift om vederlag i institusjon (HP 2007). Forskriften 2 angir at det skal underrettes skriftlig om at det kan treffes vedtak om betaling i samsvar med forskriften. Underretning skal gis før eller senest samtidig med at avtale om flytting til institusjon mv. blir inngått. Når vedtak om betaling er truffet, skal kommunen straks gi underretning om dette til beboeren. Det skal videre gis opplysning om klageadgangen, jf. 8. Forskriften 3 sier at vederlaget ikke må overstige de reelle oppholdsutgifter. Kommunen fastsetter oppholdsutgiftene ved den enkelte institusjon. Av inntekter inntil folketrygdens grunnbeløp fratrukket et fribeløp, fastsatt av Kongen, kan det kreves betalt 75 % årlig. Betalingen skal begrenses slik at enhver har i behold til eget bruk minst 25 % av folketrygdens grunnbeløp i tillegg til fordelen av fribeløpet. Av inntekter utover folketrygdens grunnbeløp betales inntil 85 %. For korttidsplass kan kommunen iht forskriften 4 ta betaling med inntil kr 125 pr døgn. Det fremgår av vederlagsforskriften 3 sjette ledd siste punktum at det skal skje et etteroppgjør i de tilfeller skatteoppgjøret for foregående år viser at det ikke er beregnet riktig vederlag. 5 Nå Helse- og omsorgsdepartementet Asker kommunerevisjon 14

15 Ut fra ovenstående utledes følgende: Det skal underrettes skriftlig om at det kan treffes vedtak om betaling for opphold Grunnlag for beregning er maksimumsgrenser iht forskrift Grunnlag for beregning er brukerens økonomi Det skal skje etterberegning når årets skatteoppgjør er kjent 3.2 Fakta Det skal underrettes skriftlig om at det kan treffes vedtak om betaling for opphold Vedtakskontoret fatter vedtak om tildelt plass og vedtaksbrev går til mottaker med varsel om plikt til betaling og opplysning om klageadgang. Når vederlag er fastsatt og vedtak er fattet, sendes brev med melding om vedtak om vederlag for opphold i institusjon. Her opplyses det om beregningsgrunnlag og måte, samt lovgrunnlaget for å kunne treffe vedtak om betaling for opphold Grunnlag for beregning er maksimumsgrenser iht forskrift For korttidsopphold kreves enhetspris som fastsatt i forskrift, den reguleres årlig. For 2010 er den fastsatt til 125 kr pr døgn. Denne gjelder for korttidsopphold under 60 døgn og for rehabiliteringsopphold uansett lengde på oppholdet. Ingen avgrensing for rehabilitering er iht en intern bestemmelse som en ikke kan dokumentere hvor og når er vedtatt. Betaling for langtid avgrenses både mot reelle oppholdsutgifter i den enkelte institusjon og mot den enkeltes økonomi. Vederlaget skal ikke overstige reelle oppholdsutgifter. Økonomiavdelingen beregner oppholdsutgifter pr institusjon en gang i året. Institusjonen med laveste kostnad benyttes som grunnlag. Kostnad for 2009 er beregnet av økonomiavdelingen til kr/mnd. For langtidsplass kan det kreves betalt 75 % årlig av inntekter inntil folketrygdens grunnbeløp fratrukket et fribeløp på 6400 kr/år. Av inntekter utover G betales inntil 85 %. Det er betalingsfritak for inntekter under 2G, og det kreves ikke betaling for de første 30 dager Grunnlag for beregning er brukerens økonomi Riktig grunnlag er avhengig av at opplysninger om inntektsforhold er kjent. Vedtak om vederlag for opphold fattes på grunnlag av inntektsopplysninger som er mottatt fra beboeren selv eller pårørende, opplysninger fra NAV og/eller siste likning. Det kan ofte ta tid før fullstendig oversikt over økonomi er kjent, så i første omgang kan opplysninger om pensjon fra NAV blir lagt til grunn. NAV gir bare opplysninger om pensjoner og en vil ikke få med andre inntekter som ikke utbetales gjennom NAV, og grunnlaget vil da ikke være riktig. Dersom det blir kjent at inntekten er vesentlig endret enn det som er lagt til grunn for vederlagsberegningen, treffes det nytt, korrigert vedtak. Samtidig meldes det at nytt vedtak kan blir fattet som følge av årlig etteroppgjør. Etteroppgjør skal skje på grunnlag av skatteoppgjøret, noe som skal sikre at grunnlag blir riktig. Det er således av stor betydning at etteroppgjør faktisk blir utført. Enheten har vært underbemannet, og etterslepet er her stort. Asker kommunerevisjon 15

16 Beregningsskjemaet som viser hvordan vederlaget er beregnet følger som vedlegg til vedtaket, slik at det skal være mulig for beboeren å se både grunnlaget og beregningen. Er det feil grunnlag eller beregning, kan vedtaket klages på. Beregning av vederlag skal skje løpende etter hvert som meldinger om plasstildeling mottas. Som regel blir trekket fra NAV igangsatt før beregningen er klar. Vederlagsberegning for nye brukere har vært en prioritert oppgave foran etterberegning og sluttoppgjør, men det har likevel vært betydelige forsinkelser, og det er ikke uvanlig at vedtak med beregning treffes flere måneder på etterskudd. Som tidligere nevnt har endringer i NAV hatt betydning for beregning av vederlag ved at en mistet elektronisk tilgang til opplysninger om pensjon, skattetrekk og sivil status, opplysninger som kommunen er avhengig av å få. Dette har nok for en periode medvirket til å forsinke igangsetting av vederlagsberegning og trekk Det skal skje etterberegning når årets skatteoppgjør er kjent Det framgår av melding om vedtak til brukeren at kontrollberegning vil bli utført etter skatteoppgjøret hvert år. Det innhentes opplysninger fra likning som grunnlag for etterberegningen. Det skjer ved at det tas ut liste fra Gerica som sendes skatteetaten for å få utskrift. Dersom skatteoppgjøret viser at det ikke er beregnet riktig vederlag, skal det skje et etteroppgjør. Det er ikke krav til vesentlighet, og det opplyses heller ikke til bruker om det internt er satt en grense for vesentlighet. Etterberegning har i perioden ikke blitt utført som forutsatt. Det har ikke vært kapasitet til å kunne utføre en systematisk etterberegning. Etterslepet er på flere år. Etterberegning er i hovedsak blitt utført på forespørsel fra brukere, eller er blitt tatt sammen med sluttoppgjør når et opphold avsluttes. Sluttoppgjør har også blitt sterk forsinket, og de er blitt prioritert som har etterlyst først. Som før nevnt har det vært mer brannslukking enn systematisk gjennomgang. Enheten er fra august 2010 blitt styrket med en stilling. Ingen av utenbygdsbeboerne på langtidsplass er blitt etterberegnet i perioden. Her opplyses det at en er usikker på hvem som har ansvar, og i noen tilfeller hvem som har truffet vedtak om opphold. 3.3 Revisjonens vurderinger Det skal underrettes skriftlig om at det kan treffes vedtak om betaling for opphold Det er et krav at det skal underrettes skriftlig om at det kan treffes vedtak om betaling i samsvar med forskrift om betaling for opphold. Underretning skal gis før eller senest samtidig med at avtale om flytting til institusjon blir inngått. Deretter skal det når vedtak om betaling blir truffet, straks gis underretning om dette til beboeren, og det skal gis opplysning om klageadgangen. Vi finner at krav til skriftlig underretning innfris. Den første underretningen til bruker om betaling skjer som varsel om at vederlag skal betales når plass tildeles. Noen kommuner praktiserer å få en signert bekreftelse som dokumentasjon på at beboer er klar over vedtak om betaling, det praktiseres ikke i Asker. Vedtak om fastsatt vederlag skjer når inntektsgrunnlaget er klart, dette kan ta noe tid av ulike grunner. Ofte er trekket fra NAV igangsatt før vedtak med fastsatt beregningsgrunnlag er truffet. Vi har anbefalt at det settes en frist for tilbakemelding om inntekt, for å komme raskere i gang med vederlagsberegningen, noe som fra nå er innarbeidet i meldingsrutinen. Asker kommunerevisjon 16

17 3.3.2 Grunnlag for beregning er maksimumsgrenser iht forskrift Maksimumsgrenser for betaling for opphold bestemmes i forskrift. Forskriften skiller på betaling for korttidsopphold og langtidsopphold. For langtidsplass kan det kreves betaling med grunnlag i beboerens inntekt, begrenset til 75 % av pensjonsinntekter og 85 % av øvrige. I tillegg begrenses betaling mot institusjonens oppholdskostnader. For korttid skal det betales en sum pr døgn som for 2009 er fastsatt til 125 kr pr døgn. Kommunestyret kan også fastsette nivå for brukerbetalinger innenfor forskriftsbestemte rammer. HP 2009 angir at det ikke skal foretas endring i brukerbetalingen i Tidligere er det besluttet at egenbetaling for helse- og sosialtjenester ikke skal kreves fra brukere med inntekt under 2G. For øvrig skal betaling følge statens maksimalsatser iht forskrift om vederlag i institusjon (HP 2007). Tabell 4: Grunnbeløp (G) 2010 Dato+år Grunnbeløp pr år Grunnbeløp pr måned Gjennomsnitt pr år Omregningsfaktor kr kr kr , kr kr kr , Kr Kr Kr , kr kr Kr , Kilde: NAV 2G i2009 er i gjennomsnitt , i 2010 er i gjennomsnittet Bortsett fra at det i en periode i overgangen fra 2009 til 2010 er funnet flere tilfeller der det er brukt feil sats for korttidsbetaling, synes betalingsrutinen å fungere. Det ser ikke ut som feil sats gjelder alle, men har forekommet i en kortere periode og gjelder en gruppe brukere. Det bekreftes at satser blir oppdatert automatisk og ikke manuelt, men at det var visse problemer i en periode. Feilen har gått til brukerens gunst, men ført til ulik behandling av brukere. Vi har kontrollert et antall korttidsopphold (19 %) over 60 dager for å se om de er plassert i riktig betalingskategori. Disse skal iht bestemmelsene være overført til langtidsbetaling, men defineres i Gerica som korttidsopphold. Bortsett fra 2 mindre avvik ift dato for overføring, var alle overført til langtidsbetaling. Iverksetting av langtidsbetaling skjer med en viss forsinkelse, det er 2-5 mnd forsinkelse på vederlagsberegning og fakturering, noe som følger av manglende kapasitet og hardt press på de som har ansvar for vederlagsberegningen. For øvrig er det en sikker rutine for melding om overgang til langtidsbetaling. En gruppe som ikke overføres til langtidsopphold, er de på rehabiliteringsopphold. Her betales det korttidssats hele oppholdets varighet. Vi har ikke fått bekreftet hvem som har besluttet dette, men det er en innarbeidet praksis. I kontrollperioden er 4600 døgn belagt med rehabilitering hvor det lengste oppholdet er 151 døgn, og 25 opphold er over 60 døgn. Når det gjelder satser for vederlag for langtidsbetaling endres grunnpensjon (G) og døgnpris pr institusjon årlig. Satser for dette må legges inn i regneark manuelt for nye brukere. For eksisterende brukere blir G endret automatisk for det som utbetales fra NAV, men for etterberegning må det legges inn manuelt. Vi har ikke funnet at det er brukt feil satser i utvalget vi har kontrollert. Asker kommunerevisjon 17

18 3.3.3 Grunnlag for beregning er brukerens økonomi Egenbetaling fra beboere på institusjon, for korttids- eller langtidsopphold, beregnes individuelt og vil variere ut i fra inntekt. Inntektsopplysninger er registrert for alle korttidsopphold i perioden, og ingen av de vi har kontrollert som er registrert med inntekt under 2 G, er fakturert for korttidsopphold. Analyser med utgangspunkt i lister fra Gerica viser at 22 % av korttidsopphold (målt i liggedøgn) er brukere med inntekt under 2G, dvs. ikke betalende opphold. Brukere på lista som er langtidsbeboere er trukket fra. Inntektsopplysninger baseres på siste tilgjengelige likning. Det er bare brukerens inntekt som skal legges til grunn, og det betales ikke for avlastningsopphold. For langtidsopphold baseres inntektsopplysninger både på egenopplysning og/eller på opplysninger fra NAV om trygd som utbetales herfra. Etter en periode med problemer med å få opplysninger fra NAV, bedret dette seg i løpet av Blant annet ble automatisk regulering av grunnpensjonen gjeninnført. Slike problemer er likevel bare en del av problemene enheten. Hovedproblemet er som tidligere nevnt mangel på kapasitet. Det har vært en person som har innehatt kompetanse på området, som har fattet vedtak, beregnet, og satt i gang fakturering og etterberegning. Det har i perioden for vår undersøkelse ikke vært utført reell etterkontroll på dette arbeidet. I flere av de kontrollerte beregningene finner vi at inntekter avrundes av saksbehandler, det gjelder både pensjonsinntekter og renter. Avrundinger skjer også i etterberegningen, som i utgangspunktet utføres for å sikre at riktige tall legges til grunn. Det er ikke et fast beløp som f.eks. tilsvarer renter av kontantytelsen, som det kan tas hensyn til, men ikke er en plikt dersom ikke det ikke er opprettet egen konto. Slik det nå praktiseres, blir det tilfeldig både hvem som får fradrag og hvor stort fradraget er, og er etter vårt syn uheldig. Vederlag skal betales fra den tid oppholdet begynner med fradrag av friperioden. Undersøkelsen viser at riktig periode blir lagt til grunn, men at betydelige forsinkelser og etterslep gjør at det kan gå lang tid fra beregningen skulle ha vært utført, til vedtak om vederlag blir fattet og iverksatt. I dagens situasjon er det ikke et system som sikrer løpende utførelse. Nye brukere prioriteres foran etteroppgjør, likevel er vederlagsberegning forsinket med opptil 7-8 mnd. Det gjør at brukeren kan få store krav. Særlig uheldig er det i tilfeller der trekk fra NAV heller ikke er igangsatt, noe som også skjer, men sjeldnere Det skal skje etterberegning når årets skatteoppgjør er kjent Det framgår av vederlagsforskriften 3 sjette ledd siste punktum at det skal skje et etteroppgjør i de tilfeller skatteoppgjøret for foregående år viser at det ikke er beregnet riktig vederlag. Riktig grunnlag er også avhengig av at etterberegningen faktisk blir utført dersom likningsopplysninger avviker fra det som er lagt til grunn for beregningen. Praksis er at likningsopplysninger blir etterspurt på grunnlag av lister oversendt fra kommunen. Er det mangler her, vil det sannsynlig ikke bli utført etteroppgjør. Vi finner at det er betydelig etterslep på slik etterberegning. I utvalget vi har gått gjennom, finner vi manglende etteroppgjør tilbake til For flere forhold er krav avskrevet pga foreldelse, eller krav er nær ved å bli foreldet. Dette er sterkt beklagelig overfor brukere som både kan ha beløp til gode og få krav om etterbetaling. Beløp til gode blir som oftest tatt med i et ev. sluttoppgjør selv om det er gammelt, mens for krav etterleves foreldelsesloven. Enheten innrømmer at arbeidet har hatt preg av brannslukking. Det er en person som har hatt ansvar for alt vedrørende vederlagsberegning, og enheten er da svært sårbar, både for sykefravær og for tap av kompetanse. I seg selv er det en risiko at all kompetanse er hos en person, og at en person er alene om all beregning, fakturering og kontroll. Dette Asker kommunerevisjon 18

19 har vart over tid og har vært kjent uten at det er tatt tak i på en måte som har gitt effekt. Revisjonen stiller spørsmål om ansvarlige i kommunen har skjønt alvoret i tiden som dette har vart. Først i august 2010 er det tilsatt en person til. En vikar har vært ansatt på deltid i en periode, men uten fullmakt til å fatte vedtak. Derfor har saker ventet på iverksettelse. En har prioritert saker som har vært etterlyst av pårørende, f.eks. å ta sluttoppgjør etter avsluttet opphold, og å få igangsatt trekk og vederlagsberegning for nye langtidsopphold. Krav om etterbetaling som følge av forsinket etterberegning kan også gå tapt i tilfeller der det ikke er midler i boet, eller at skifte skjer iht 80. Undersøkelsen avslører flere tilfeller av slike. Store etterbetalingskrav er uheldig både for den som skal betale og kan føre til tap for kommunen. 4. Blir inntekten riktig regnskapsført? 4.1 Revisjonskriterier Brukerbetalinger for kommunale tjenester som betaling for opphold skal iht forskrift om Kostra-rapportering føres på kostra-art 600, og kostra-funksjon 253 Bistand, pleie, omsorg i institusjoner for eldre og funksjonshemmede. I tillegg til døgnopphold inkluderer dette også dag- og nattopphold, samt tidsbegrenset opphold på slike institusjoner, for eksempel re-/habilitering. I kostra-art 600 inngår inntekter knyttet til faste avtaler/abonnementer om generelle kommunale tjenester Egenandeler Vederlag for opphold på institusjon Vederlag for sykehjemsplasser Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner 7,3 6 bestemmer tidspunktet for bokføring og periodisering. Alle kjente inntekter mv i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. Inntekten skal være riktig regnskapsført 4.2 Fakta Inntekten skal være riktig regnskapsført Fakturering av korttidsopphold skjer løpende uten nevneverdig forsinkelse. Korttidsopphold faktureres etterskuddsvis en gang pr måned på Kostra-art 600, funksjon 253. Etterslep i vederlagsberegning og etterberegning har betydning for regnskapet ved at inntekter kan blir ført i feil periode. Etterberegninger som gjelder for tidligere år, blir bokført når det blir fakturert. Fakturering skjer enkeltvis fra vederlagsansvarlig etter hvert som beregningen utføres. Uteblir beregning, uteblir også opplysning til regnskapet, Beregnet månedlig vederlag som betales direkte fra bruker til kommunen, skjer rutinemessig som abonnement, og går inntil beløpet endres som følge av nytt vedtak. 6 Forskrift av nr 1424 Asker kommunerevisjon 19

20 NAV overfører trygd direkte til regnskapsavdelingen sammen med lister over innmeldte langtidsbeboere. Det skilles på institusjon, og det er sluttsum pr institusjon på listene. Regnskap lager bokføringsbilag i excel med spesifikasjon pr person, og sluttsummen avstemmes. En kopi av listene går til vederlagsansvarlig for informasjon og ev. kontroll. Det hender likevel at beløp blir ført på feil kunde, dette oppdages som regel ved etteroppgjør, forutsatt at etteroppgjør blir tatt. Feil kundespesifikasjon gir ikke feil inntekt i regnskapet. Konstaterte tap som ikke er fakturert, føres ikke i regnskapet. Tap på grunn av ikke betalte fakturaer, føres som reduksjon av inntekter, uavhengig av årsak. Manglende innkreving pga foreldelse gir heller ikke fullstendighet i inntektene. Inntekter fra brukerbetaling for opphold er regnskapsmessig plassert på ansvar tjenestetildeling, som dermed har ansvar for oppfølging. Avdeling tjenestetildeling er ikke en organisatorisk enhet, men det antas at det hører under økonomiavdelingen. 4.3 Revisjonens vurderinger Inntekten skal være riktig regnskapsført Med grunnlag i regnskapet for 2010 finner vi at innbetaling fra korttidsopphold har en gjennomsnittlig innbetaling på kr/mnd. Utgangspunktet er døgnpris på 125 kr (2010). I nedenstående tabell måles det mot en forventet inntekt ut fra tilgjengelige plasser. Tabell 5: Forventet inntekt målt mot regnskapsført inntekt fra korttidsopphold, hensyntatt fritak og langtidsbetalende. Tekst Plasser Pris pr døgn Mulig inntekt pr mnd Gjennomsnittlig inntekt pr mnd, 1. jan 1. sep 2010 korrigert for verdi av fritak og langtidsbetaling Under 2G 22 %* (fritak) Langtid 36 %* (langtidsbetaling) Sum * Vi har tidligere beregnet at 22 % av korttidsopphold er brukere med inntekter under 2 G, og at 36 % av liggedøgn har langtidsbetaling. Analysen viser at inntekter fra korttid er noe høyere enn forventet. Det er ikke justert for overgangsperiode fra korttid til langtid, eller ev. inntekt fra rehabilitering. Vi finner at inntekter fra korttidsopphold er rimelig sikret og at regnskapet gir riktig informasjon. Hovedandelen av vederlag for langtidsopphold utbetales direkte fra NAV til kommunen en gang pr måned. Tabell 6: Inntekter fra langtidsopphold basert på bokført i Agresso: Tjeneste Tjeneste (tekst) , pr Rehabilitering og omsorg i BRS Kjøp av plasser utenbygds Kjøp av plasser utenbygds Asker kommunerevisjon 20