Rapport Selskapskontroll ved Interkommunalt arkiv Finnmark IKS 201 5

Transkript

1 KUSEK IKS Kontrollutvalgssekretariatet i Vest - Finnmark IKS/ Oarje - Finnmár k ku Dárkkistanlávdegotti állingoddi SGO Rapport Selskapskontroll ved Interkommunalt arkiv Finnmark IKS For kontrollutvalget i Nordkapp kommune, Hammerfest kommune, Måsøy kommune, Kvalsund kommune, Hasvik kommune, Karasjok kommune, Alta kommune, Loppa kommune, Kautokeino kommune og Porsanger kommune. Journalnr.:2014/32-11 Arkivkode: 3/4 00 Registrert: Side 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Bakgrunn for prosjektet Metode Funn Konklusjon Anbefalinger Innledning Bakgrunn, formål og problemstillinger Kort om metode Faktabeskrivelse Innledning Nærmere om selskapet a)eierskapsforhold b)avtalemessige forhold c)forpliktelser vis a vis offentlige instanser d)juridiske forhold e)organisasjon f)miljø g)fremtidsutsikter h)selskapets økonomiske utvikling i)tilbakemelding fra revisor Vurderinger Selskapsforhold / eierskap Avtalemessige forpliktelser Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Juridiske forhold Organisatoriske forhold Fremtidsutsikter Økonomisk utvikling Konklusjon Anbefalinger Vedlegg 1 Dokumentliste Vedlegg 2 Høringssvar Side 2

3 1 Sammendrag 1.1 Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er de respektive eierkommuners «Plan for selskapskontroll », vedtatt av kommunestyrene i de 10 kommunene i Vest - Finnmark: Hammerfest, Kvalsund, Hasvik, Karasjok, Alta, Loppa, Kautokeino, Porsanger, Måsøy og Nordkapp. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere disse eiernes oppfølgning av eierskapet i Interkommunalt arkiv (IKA) Finnmark IKS, etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i de 10 eierkommunene i Vest - Finnmark. Fra kontrollutvalgenes bestil ling framgår det at følgende problemstillinger skal besvares: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok og blir de fulgt? Utøves kommunens eieri nteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? 1.2 Metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å få et bilde av om eierstyringen også er omsatt i praksis. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiernes formål og i utgangspunktet ikke en kontrol l av innholdet i selskapets drift. Side 3

4 1.3 Funn Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen: I Selskapsavtalen fremkommer det ikke hvor mange stemmetall det enkelte representantskapsmedlem har, kun deltakere og eierandeler. Selskapsavtalen 5: Eierandeler og tilskudd. «Eierandeler skal justeres hvert 4 år på grunnlag av endret folke tall. Første gang pr » Kontrollør kan ikke av møteutskrifter se at det er foretatt en justert. Eieravtalen for I KA som er vedtatt i representantskapet sier i pkt. 6: «kommunestyret/fylkesting skal orienters om avtalen og eventuelle end r inger». Kontrollør kan ikke finne dokumentasjon på at kommunestyret er orientert om avtalen. D et er for etatt en gjennomgang av møteprotokoller i perioden for Alta, Hasvik, Måsøy og Kvalsund kommune. Eieravtalen pkt Eiermøter: «selskapet som inviterer til eiermøtene» Kontrollør kan ikke finne dokumentasjon på at det er gjennomfør t eiermøte r i planperioden for selskaps - kontrollen. Det er kun gjennomført representantskapsmøter. Eieravtalen pkt Styret: Vedtektsfestede begrensinger i daglig drift ved at e t samlet styre skal signere for selskapet. Dette kan by på utfordringer når ingen av styret s faste medlemmer har bostedsadresse på samme sted som selskapet har kontoradresse. D et er i enkelt saker, spesifikke kontrakter gi tt fullmakt fra styret til styreled er -/daglig leder jfr. Styresak 5/14 og 6/14. Økonomireglement Kap.5 Anvisning, attestasjon o g bestilling, 12 Anvisning, første avsnitt: «Anvisningsmyndigheten på I KA Finnmarks vegne tilligger styreleder. Styreleder kan delegere denne myndigheten til a ndre, jfr. Dog begrensninger som følger av forskrift. Myndighet til anvisning av ordinære løpende driftsutgifter delegeres til daglig leder, med unntak av regninger eller utbetalinger til daglig leder, som anvises av styreleder». Ved oppstart av selskapsko ntroll i november 2014 var det ikke delegert anvisningsfullmakt fra styreleder til daglig leder. Det ble først 24. november 2014 gitt anvisningsfullmaktil daglig leder. Selskapet har ikke utarbeidet eget delegasjonsreglement i følge daglig leder. Porsa nger kommune: Kommunen omtales av selskapet som vertskommune for IKA. Det fremkommer ikke av selskapsvedtekteneller eieravtale at Porsanger kommune er vertskommune for IKA. Det må presiseres at det ikke i I KS - Loven er påkrevd at det skal være en vertskommune. I følge daglig leder er dette et begrep som er blitt brukt og er fra tiden før endring av selskapsform. Side 4

5 Porsanger kommune inngikk i 2007, før endring av selskapsform en avtale med IKA vedrørende leieforhold i Hol menveien 3. I KA sine lokaler er eid av Statens Vegvesen som leier disse ut til Porsanger kommune. IKA fremleier lokalene av Porsanger kommune og kontrakten utgår I følge daglig leder ble det fra Porsanger kommune bekreftet at avtalen videre før es til å gjelde også etter endring av selskapsform i I utgangspunktet kan det selskapsrettslig diskuteres om en avtaler for et selskap som er opphørt binder partene som følge av endret juridisk status for avtalepart? Felles for kommunene: Selskapet: Det mangler faste rutiner for kommunikasjon mellom kommunestyret og kommunens eierrepresentanter, herunder eventuelle drøftinger i kommunestyret på saker som skal behandles i representantskapet og rapportering til kommunestyret fra kommunens representanter ett er slike møter. Det gis ingen spesielle fullmakter fra kommunestyret til kommunens eierrepresentanter ved deres representasjon i møtene. Representantene har dermed en løpende generell fullmakt for å representere kommunestyrets eierinteresser i selskapet på eget skjønn. Det er ikke obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Representantskapet s medlemmer er i liten grad kjent med om det er utarbeidet eierstrategi eller ei erskapsmeldinger f or kommunen. Her er imidlertid svarprosenten meget lav og det er usikkert om dette er representativt for medlemmene. E ierskapsmelding revidere s og oppdater es i liten grad. I tillegg er det flere kommuner som ikke har utarbeidet eierskapsmeldinger. Tilbakemelding fra selskapet er at det er vanskelig å få samlet representantskapet slik at de blir beslutningsdyktig 1. To av kommunene (Hasvik og Måsøy) i Vest - Finnmark har ikke v ært representert -/deltatt på representantskapsmøter i Det er ikke avdekket forhold ved selskapet som tilsier at det foreligger uregelmessigheter i forhold til formelle krav etter selskapslov. Selskapet har ikke tegnet styreansvarsforsikring. Dette er for øvrig ikke et lovkrav, men kan være å anbefale med tanke på at styremedlemmene er personlig ansvarlig for sin rolleutøvelse. 1 Forslag til endring i IKS loven vedrørende møterett ved bruk av fullmakt Side 5

6 1.4 Konklusjo n På bakgrunn av de gitte problemstillinger og vurdering av de konkrete funn sli k de fremkommer i rapporten er KUSEK IKS kommet frem til følgende konklusjoner: 1. Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Herunder: - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? De t er ikke utarbeidet en overordnet strategi for utøvelse av sitt eierskap i selska p som anbefalt av KS Eierforum for Hasvik, Måsøy, Karasjok, Loppa, Kautokeino, Porsanger kommune. Forankring av de overordnede rammene bør mer aktivt synligjøres overfor -/i representantskap. Kommunen e har ikke utarbeidet -/fulgt rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser, herunder evaluering av selskapsavtale, kommunikasjon med - og fullmakter til kommunens representanter i forhold til saker som skal behandles i eierorganet og rapportering til kommunestyret om fattede vedtak i dette. Kommunestyre ne oppfyller likevel sine forpliktelser i forhold til å være representert i selskapets representantskap i tråd med selskapsavtalen, og fremmer også i tråd med denne forslag på medlemmer til styret. 2. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Det er ingen indikasjoner på at eiernes formål ikke etterleves av virksomheten. D et er det ingen åpenbare indikasjoner på at eierinteressene ikke utøves i samsvar med aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. 1.5 Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler KUSEK IKS at eierne bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke følger følgende: KS Eierforum s anbefalinger for eierstyring, heru nder: o Eierskapsmelding (kommunens overordnede eierskapspolitikk) mangler for flere av ko mmune ne. o Eierstrategier for kommunens oppfølging av selskapet. o Samhandling mellom kommunestyret og kommunens eierrepresentanter. o Gjennomføre, som en del av folkevalgt opplæringen obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til Side 6

7 eierstyring av utskilt virksomhet. o Evaluering av selskapsavtalen, også med tanke på om det er samsvar mellom avtalen og ordninger som prakti seres i selskapet og mellom selskap og eiere. o Øvrige forhold som fremkommer i anbefalingene fra KS Eierforum. 2 Innledning 2.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger Bakgrunnen for selskapskontrollen er de respektive eierkommuners plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyrene i de 10 kommunene i Vest - Finnmark: Hammerfest, Kvalsund, Hasvik, Karasjok, Alta, Loppa, Kautokeino, Porsanger, Måsøy og Nordkapp. I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere disse eiernes opp følging av eiersk apet i IKA Finnmark IKS, etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandatet for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalgene i de 10 eierkommunene i Vest - Finnmark. Kontrollen er samordnet eierkommunene imellom, og gjennomført av KUSEK IKS, og det settes opp en felles rapport til kommunene. Når det gjelder behandling av tilknyttende selskap vil dette begrense seg til en kort redegjørelse for de respektive selskap, samt en vurdering av hva som er utført med hensyn til eieroppfølging av disse. 3 Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange op p flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for Side 7

8 ytterligere undersøkelser. Det presiseres at selskapskontrollen e r en vurdering av om virksomhe ten styres etter eiernes formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eiere, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eierne er gjort for å f å et bilde av om eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet motta tt fra eiere, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i vedlegg 1. Som det fremgår av rapporten vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres er det som bidrag til helhetsbilde som igjen er av sentral verdi for vurdering av eie rstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov og forskrift Selskapsavtale (s elskapets vedtekter ) Eiermeldinger, der dette foreligger KS Eierforums anbefalinger for eierstyring (revidert november 2015 ) Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene har vedtatt. Rapporten er før ferdigstillelse bli tt sendt for u ttalelse til selskapets v/ daglig leder og styreleder for eventuelle klargjøringer i forhold til faktagrunnlaget slik det framkommer i rapporten for det første, og for det andre for eventuelle kommentarer til rapporten samlet. Eventuelle fakta feil og misforståelser er deretter av oss blitt innarbeidet i relevante deler av rapporten, mens generelle kommentarer legges uavkortet inn i eget kapittel i rapporten. Eierne v/eierrepresentantene diskuterte i representantskapsmøte den 14. oktober rappor t utkastet og saken tas til orientering i følge møteutskrift. Rådmannen i de respektive eierkommune ne har fått den ferdige rapporten til uttalelse i tråd Side 8

9 m ed kommunelovens bestemmelser. Loppa, Hasvik og Porsanger Kommune har ingen bemerkninger til rapporten. U ttalelse fra rådmannen i Alta, Nordkapp og Hammerfest kommune legges ved rapporten før denne rapporteres til respektivt kommunestyre. De resterende kommunene: K valsund, Karasjok, Kau tokeino og Måsøy har ikke gitt tilbakemelding på rapporten. 4 Faktabeskrivelse 4.1 Innledning IKA Finnmark IKS er et interkommunalt selskap, eid av kommunene Alta, Berlevåg, Båtsfjord, Tana, Gamvik, Kautokeino, Hammerfest, Hasvik, Karasjok, Kvalsund, Lebesby, Loppa, Måsøy, Nordkapp, Porsanger, Sør - Varanger, Nesseby, Vadsø, Vardø og Finnmark Fylkeskommune, og ble formeldt stiftet som IKS K ontorkommun e er Porsanger, med f orretningsadresse Holmenveien 3, 9700 Lakselv. Selskapsavtale med vedtekter var godkjent av kommunestyre ne i Vest - Finnmark i løpet av Eierandelene er i følge Alta kommune sin eierskapsmelding fordelt s lik ved stemmegivning: Finnmark Fylkeskommune og Alta kommune sine representanter har 3 stemmer. Sør - Varanger og Hammerfest kommune sine representanter har to stemmer mens de andre kommunenes representanter har èn stemme hver. De samarbeidende kommunene har et ube grenset ansvar 2 for så stor del av det interkommunale selskapet sine forpliktelser som den enkelte deleier har eierandel i selskapet. Selskapet er registrert i Brønnøysundregisteret, Foretaksregisteret, og NAV Aa - registeret. De er ikke registrert i Merve rdiavgiftsregisteret. Selskapets valgte revisor er Ve st - Finnmark kommunerevisjon IKS (V EFIK IKS). D aglig leder for selskapet er Marion J. Sørensen på det tidspunktet selskapskontrollen er gjennomført. Selskapet har 5 ansatte fordelt på 4,5 årsverk inkl. d aglig leder. Selskapets formål er fastsatt i selskapsavtalen 4 og lyder som følger: Formålet med selskapet er å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal fungere som arkivdepot for eierne. Selskapet kan fungere som fylkesarkiv for deltakende fylkeskommune samt motta, oppbevare og tilgjengelig gjøre privatarkiver. Selskapet kan delta i andre selskap som tjener hovedformålet. 2 Kommunal og moderniseringsdepartementet har sendt på høring forslag om endringer i IKS - loven. Det er blant annet forslag om innføring av begrenset deltakeransvar. Side 9

10 IKA Finnmark I KS har ikke erverv som formål, men kan selge kompetanse og arkivtjenester til andre så lenge dette ikke går utover hovedformålet. Selskapet er finansiert gjennom d eltakerkommunenes eier tilskudd. Se lskapets driftsgrunnlag er avhengig av eksterne inntekter i form av eier tilskudd. IKA har ingen egeninntekter - /salgsinntekter. IKA er medeier i Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA (KDRS) som er eid av medlemmene som er kommunearkivinstitusjoner fra hele landet. KDRS skal tilby tjenester og kom petanse til sine medlemmer og aktivt bidra til å utvikle og effektivisere langtidslagring av digitale arkiv innenfor kommunal og fylkeskommunal sektor. KDRS ble stiftet i mai 2010 og har hovedsete i Trondheim. De har 10 medlemmer og dekker totalt 63% av lan dets kommuner og fylkeskommuner i følge KDRS sin hjemmeside. Eieroppfølging av KDRS foregår gjennom IKA sin deltakelse på representantskapsmøte. Daglig leder i IKA informerer styret om utviklingen i KDRS, jfr. Styreinstruks pkt. 10, samt at Styret i IK A får årsberetning og sakspapirer for KDRS. 4.2 Nærmere om selskapet a) Eierskapsforhold Bakgrunn for selskapsdannelse og selskapsform Virksomheten ble organisert som et IKS i 2011 ( IKA var tidligere et 27 samarbeid). IKS var et av flere alternativer. Det ble blant annet drøftet organisering etter kommune lovens 28 Vertskommunesamarbeid, men Porsanger kommune ønsket ikke å ha arkivet som en avdeling under seg i følge opplysninger fra daglig leder. Ønske om kommunal styring og kontroll kan derfor sie s å ha vært en sentral faktor i valg av tilknytningsform. For å sikre eiernes kontroll, forutsigbarhet for selskapet økonomi og styring. Selskapets representantskap Selskapets representantskap er selskapets øverste eierorgan og består av 20 representanter med vararepresentanter. Noen kommuner har valgt personlig vara og andre som for eksempel Alta kommune har nummererte vara. Av disse velger kommunestyret i eierkommunene selv representanter med vararepresentant. Hver eierkommune har 1 repres entant med 3 vararepresentanter. Side 10

11 Representantskapets sammensetning i kommunevalgperioden er som følger: Medlemmer Personlig varamedlemmer nr. 1: Leder: Robert Wilhelmsen, Kvalsund Catharina Stenersen Nestleder: Grete Alise N. Monsen, Alta Ole Kristensen Medlem: Bjarne Hansen, Hammerfest Trude Klaussen Medlem: Roy Mienna, Hasvik Eva D. Husby Medlem: Jan Erik Jensen, Loppa Torbjørn Johnsen Medlem: Gunn Anette A. Aslaksen, Karasjok Gudrun E. Eriksen Lindi Medlem: Klemet Erland Hætta, Kautokeino Hans Isak Olsen Medlem: Hanne Mathisen, Måsøy Siss Heidi Hansen Medlem: Kristina Hansen, Nordkapp Trudy Engen Medlem: Knut Roger Hanssen, Porsanger Thorvald Aspenes Medlem: Solveig Zahl Johansen, Båtsfjord Alf Magne Karlsen Medlem: Karsten Schanche, Berlevåg Unn-Berit Guttormsen Medlem: Inga Manndal, Gamvik Torfinn Vassvik Medlem: Frank Martin Ingilæ, Tana Hartvik Hansen Medlem: Stine Akselsen, Lebesby Bjørn Pedersen Medlem: Knut-Inge Store, Nesseby Oddvar Betten Medlem: Kurt Wikan, Sør-Varanger Pål K. Gabrielsen Medlem: Kristina R. Dikkanen, Vadsø Beate Aronsen Medlem: Ørjan Jensen, Vardø Leif Arne Haughom Medlem: Bernt Wilhelmsen, FFK Bjørg Masternes Selskapets styre Selskapets styre består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Styret velges av representantskapet. Funksjonstiden for styret er to år. Representantskapet kan når som helst i perioden foreta nyvalg av styremedlemmer. Styrets sammensetning er som følger: Medlemmer Styreleder: Josef Vedhugnes, Porsanger ( ) Nestleder: Arne Dahler, Alta ( ) Medlem: Ragnhild Melleby Aslaksen, Vadsø ( ) Medlem: Monika Olsen, Alta ( ) Medlem: Alvar Dunfjell, Kautokeino ( ) Varamedlemmer: 1. Leif Andersen, Lakselv ( ) 2. Oddvar Betten, Varangerbotn ( ) 3. Hagbart Grønmo, Karasjok ( ) 4. Magnhild Pettersen, Vadsø ( ) 5. Margoth Fallsen, Kjøllefjord ( ) I henhold til IKS-loven er det krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene, og med styrets kjønnsmessige sammensetning anses kravet som fult ut overholdt. Side 11

12 Rolleinformasjon Ifølge opplysninger på har ingen av styrets medlemmer eller varamedlemmer direkte personlige interesser i selskapet ut fra det som kontrollør kan se. Imidlertid registreres det av kontrollør at enkelte av styrets medlemmer har sentrale roller i kommuneadministrasjon og vil måtte ha habilitetsspørsmålet oppe til vurdering i saker som berører de respektive kommunene. Eierstrategier Måsøy, Porsanger, Loppa, Karasjok, Kautokeino og Hasvik kommune har ikke definert eierstrategier for selskapet foruten de formål som er formulert i selskapsavtalen. Nordkapp, Alta, Kvalsund og Hammerfest har definert eierstrategier i Eierskapsmelding. Utover å være representert i representantskapet har kommunestyrene til dels lite aktiv eieroppfølging av selskapet. Ifølge opplysninger fra kommunes eierrepresentanter gis det ingen spesielle fullmakter fra kommunestyret ved deres representasjon i representantskapsmøtene. Representantene har dermed en løpende generell fullmakt for å representere kommunestyrets eierinteresser i selskapet på eget skjønn. En tilfeldig gjennomgang av møteinnkallinger og møteutskrifter i kommunestyrene og formannskap viser at det generelt ikke refereres-/orienters fra representantskapsmøtene til formannskapet eller kommunestyrene. Selskapets strategiplan er vedtatt av representantskapet i sak 9/13. Ifølge opplysninger fra styret gjøres det hvert år en evaluering av styret og det er utarbeidet styreinstruks for selskapet. b)avtalemessige forhold Låne opptak IKA har ikke låneopptak. Begrensningene for låneopptak er hjemlet i selskapsavtalen 9. Selskapet kan ikke ta opp lån utover eventuelle kortsiktige driftskreditt, begrenset oppad til 2 millioner kroner. Anskaffelser Generelt Kjøp av varer og tjenester og andre anskaffelser i interkommunale selskap er underlagt bestemmelsene i Lov om offentlige anskaffelser, med eventuelle unntaksbestemmelser gitt i samme lov. IKA sitt økonomireglement kap. 6, 1: «Innkjøp skal gjennomføres etter lov om offentlige anskaffelser». I følge opplysninger fra styret og daglig leder følger selskapet Lov om offentlige anskaffelser ved kjøp av varer og tjenester. Det skal føres Side 12

13 anskaffelsesprotokoll på anskaffelser over terskelverdien kroner. Særskilte anskaffelser/avtaler Det er foretatt en begrenset anbudskonkurranse på leie av lokaler i 2006/2007. Det er hjemlet i Forskrift om offentlige anskaffelser 4-2, b). Avtalen har en varighet på 10 år og husleie utgifter for 2014 er på kr ,-. Dette er begrunnet i særskilte forhold, som leie av lokaler i eksisterende bygg, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser 1-3 b) I samme anbudsrunde er det også inkludert kjøp av tjenester som føring av regnskap og IKT-tjenester. Det ble i 2007 inngått avtale med Porsanger kommune. Avtalen ble videre ført muntlig i 2011 ved opprettelse av ny selskapsform. Det kan her stilles spørsmål ved om en slik avtale uten videre kan overføres fra en tidligere selskapsform og til det nye selskapet, uten at det blir foretatt en ny anskaffelses prosess? Om dette selskapsrettslig og i forhold til offentlige anskaffelser blir å betrakte som en ny anskaffelse og om konkurranseprinsippet er fulgt? I 2014 ble det inngått ny kontrakt med Porsanger kommune om IT-løsninger for IKA. Avtalen er opplyst til å ha en engangskostnad på kr for 2014 og en årlig kostnad på kr ,-. Rammeavtale for kjøp av regnskapstjenester og lønn som tidligere også var en del av avtalen med Porsanger kommune er opphørt og ble lagt ut på offentlig anbud i 2013/2014. Visma ble valgt som leverandør for kjøp av regnskapstjeneste og lønnsføring. Kontrollør presiserer at det ligger utenfor vårt mandat og myndighet å foreta en vurdering av om anskaffelsene er i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og hvilke betydning en endret juridisk status vil ha for avtaleparter. Slike vurderinger vil være revisjonsfaglige og må eventuelt utføres av forvaltningsrevisjon. Forsikringsforhold Ifølge dagligleder og styreleder er virksomheten tilstrekkelig forsikret i forhold til risikoen ved driften. Driftsselskapet har personalforsikringer. Det er ikke tegnet styreansvarsforsikring for selskapet. c)forpliktelser vis a vis offentlige instanser Selskapet har ifølge daglig leder ingen uoppgjorte pengekrav mot offentlige instanser. Det sist fastsatte årsregnskap for selskapet på kontrolltidspunktet er årsregnskapet for 2013 og d)juridiske forhold Selskapet har ifølge daglig leder og styreleder ingen tvister for domstolene. Selskapet har en pågående omtvistet sak med samarbeidspartneren Porsanger kommune. Partene jobber med å få løst saken. Side 13

14 e)organisasjon Utover budsjett og det som fremgår av selskapets vedtekter er det i følge daglig leder ikke vedtatt et eget delegasjonsreglement. Det er utarbeidet instruks fra styret til daglig leder, og det foretas en årlig evaluering, som en del av oppfølging fra styret sin side. IKA har ifølge daglig leder ingen uavklarte ansettelsesforhold, og det er ingen bonusordninger i selskapet. Sykefravær er lavt og selskapet jobber aktivt med helse, miljø og sikkerhet. Etiske retningslinjer for IKA Finnmark bygger på at det er en positiv sammenheng mellom god etikk og selskapets resultater. Det gjennomføres medarbeidersamtaler og det er utarbeidet rutiner for varsling. Det har tidligere vært rapportert avvik fra arbeidstilsynet men disse avvikene skal nå være lukket. f)miljø Selskapet som sådant driver ifølge daglig leder ikke forurensende virksomhet, og det er dermed ikke behov for spesielle sikringstiltak mot utslipp, utslippstillatelser eller konsesjoner. Selskapets drift utgjør ikke direkte en potensiell øvrig risiko for miljøet. g)fremtidsutsikter Daglig leder legger til grunn fortsatt drift av selskapet og det er ikke identifisert forhold som tilsier at driftsforutsetningene blir svekket eller at det er økonomiske forhold som tilsier en forverring av selskapets drift. Kostnadene med selskapet dekkes inn gjennom eiertilskudd, men det er en utfordring å levere tjenester i henhold til behov/tilskudd som synes rimelig for alle eiere. Sentrale faktor som i følge daglig leder er viktig i selskapets fremtidsutsikter er arbeidet med å få på plass en utvidelse av areal for et funksjonelt arkiv- Interkommunalt arkiv- som oppfyller lovverket. h)selskapets økonomiske utvikling Nøkkeltallene indikerer at selskapet har en svak negativ økonomisk utvikling fra 2013 til 2014 i forhold til driftsresultat, gjeldsgrad og likviditet. Men dette er forholdstall som stort sett brukes for selskap som har erverv som sitt formål. IKA har ikke erverv som sitt formål og selskapet har et regnskapsmessig overskudd både i 2013 og Selv om det regnskapsmessige overskudd er noe lavere i 2014 enn i Side 14

15 Nøkkeltall: Resultatregnskap: Driftsinntekter , ,00 Driftsresultat , ,64 ÅRSRESULTAT , ,11 Resultatgrad % 14% 9,9% Balanseregnskap: Sum eiendeler , ,69 Egenkapital , ,05 Sum gjeld Likviditetsgrad 2,47% 2,26% Egenkapitalprosent 0,4 0,3 Gjeldsgrad 0,6 0,7 Totalrentabilitet % 0,3 0,2 Tabellen viser utviklingen i perioden for enkelte aktuelle nøkkeltall. Definisjoner: Resultatgrad: Likviditetsgrad: Egenkapitalandel: Gjeldsgrad: Totalrentabilitet %: Driftsresultat/driftsinntekter. Sier noe om lønnsomhet Omløpsmidler/kortsiktig gjeld. Dersom all kortsiktig gjeld forfalt nu, kan gjelden innfris x antall gang. Betalingsevne. Egenkapital/totalkapital= soliditet. Hvor solid EK delen er, og om de har forutsetninger for fortsatt drift. Sum gjeld(forpliktelser)/sum eiendeler Driftsresultat+renteutgifter/gjennomsnittlig totalkapital (IB+UB/2) i)tilbakemelding fra revisor Selskapets revisor (Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS) har for regnskapsåret 2013 og 2014 avlagt en revisors beretning med merknader på andre forhold og det foreligger 2 nummererte revisor brev for Side 15

16 5 Vurderinger Nedenstående vurderinger følger den samme inndelingen som under punktet om Faktabeskrivelse, og bygger på den informasjon som er presentert der. Vurderingene har som hovedformål å behandle eierstyringen i forhold de kriterier som er nevnt under punktet Kort om metode. 5.1 Selskapsforhold / eierskap Det er ikke avdekket forhold som tilsier at det foreligger uregelmessigheter/svakheter under dette punktet i forhold til formelle krav etter selskapslov. Kommunestyret oppfyller sine forpliktelser i forhold til å være representert i selskapets representantskap i tråd med selskapsavtalen, og fremmer også i tråd med denne forslag på medlemmer til styret. Det er ingen indikasjoner på at eiernes formål ikke etterleves av virksomheten. Utover å være representert i representantskapet har kommunestyrene i flere av kommunene imidlertid ikke vedtatt en overordnet strategi for utøvelse av sitt eierskap i selskap som anbefalt av KS Eierforum. Det er så langt ikke noen formaliserte krav eller direktiver som pålegger kommunene å ha en overordnet eierstrategi, men KS Eierforums anbefalinger anses likevel å være en sterk anmodning til kommunene om etterlevelse. Samtidig er disse anbefalingene det nærmeste vi kommer en standard for utøvelse av godt kommunalt eierskap. Kommunene gir ingen spesielle fullmakter fra kommunestyret og representantene har dermed en løpende generell fullmakt for å representere kommunestyrets eierinteresser i selskapet på eget skjønn. Rapportering til kommunestyret fra representantskapets møter refereres-/orienteres generelt ikke i formannskapet eller kommunestyret ut fra en gjennomgang av et utvalg av møteinnkallinger og møteutskrifter på kommunene sine hjemmesider. 5.2 Avtalemessige forpliktelser Det er ikke avdekket forhold som tilsier at selskapet ikke overholder sine avtalemessige forpliktelser. Side 16

17 5.3 Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Selskapet driver, i fø lge d aglig leder og styreleder i overensstemmelse med offentligrettslige regler og har ikke uoppgjorte krav til offentlige instanser. 5.4 Juridiske forhold På tidspunktet for gjennomføringen av eierskapskontrollen hadde selskap et ingen tvister for domstole ne, øvrige omtvistede saker er med Porsanger kommune. 5.5 Organisatoriske forhold Det er ingen uavklarte ansettelsesforhold og det er ikke inngåt t bonusavtaler med ansatte. Det foreligger HMS - reglement og etiske regelverk. Det er utarbeide t styreinstruks for selskapet. For ordens skyld nevnes at sist nevnte ikke er et lovmessig krav for selskap av denne størrelse i forhold til antall ansatte. 5.6 Fremtidsutsikter Styrets årsmelding for 2013 og 2014 baserer på fortsatt drift, og i følge denne og selskapets årsregnska p er det ingen umiddelbare indikasjoner på forhold som skulle true selskapets framtidsutsikter. Selskapets inntektsgrunnlag er imidlertid basert på eiertilskudd fra fylkeskommune og eierkommunene. 5.7 Økonomisk utvikling Nøkkeltallene fra selskapets årsregnskap for 2013 og 2014 viser at selskapet har en svak negativ økonomisk utvikling fra 2013 til 2014 både med tanke på driftsresultat, gjeldsgrad og likviditet. 6 Konklusjon På bakgrunn av de gitte problemstillinger og vurdering av de konkrete funn slik de fremkommer i rapporten er vi kommet f rem til følgende konklusjoner: 1. Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Herunder: - Har kommunen etablert rutiner for o ppfølging og evaluering av sine eierinteres ser? - Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Flere av kommunene har ikke utarbeidet Eierskapsmelding eller en overordnet strategi for utøvelse av sitt eierskap i selskap som anbefalt av KS Eierforum. Side 17

18 Forankring av de overordnede rammene s ynligjøres i liten grad aktivt overfor -/i representantskap. Kommunene har ikke utarbeidet -/fulgt rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser, herunder evaluering av selskapsavtale, kommunikasjon med - og fullmakter til kommunens representanter i forho ld til saker som skal behandles i eierorganet og rapportering til kommunestyret om fattede vedtak i dette. Kommunestyrene oppfyller likevel sine forpliktelser i forhold til å være representert i selskapets representantskap i tråd med selskapsavtalen, og f remmer også i tråd med denne forslag på medlemmer til styret. 2. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Det er ingen indik asjoner på at eiernes formål ikke etterleves av virksomheten. Det er ingen åpenbare indikasjoner på at eierinteressene ikke utøves i samsvar med aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsle delse. 7 Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler KUSEK IKS at eierne tar stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke følger følgende: KS Eierforums anbefalinger for eierstyring, herunder: o Eierskapsmeld ing (kommunens overordnede eierskapspolitikk) mangler for flere av kommune. o Eierstrategier for kommunens oppfølging av selskapet. o Samhandling mellom kommunestyret og kommunens eierrepresentanter. o Gjennomføre, som en del av folkevalgtopplæringen obligatoris ke kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspekter knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. o Evaluering av selskapsavtalen, også med tanke på om det er samsvar mellom avtalen og ordninger som praktiseres i selskapet og me llom selskap og eiere. o Øvrige forhold som fremkommer i anbefalingene fra KS Eierforum. Vedlegg Vedlegg 1 Dokumentliste Vedlegg 2 Høringssvar fra selskapet og eierne Side 18

19 Vedlegg 1 Dokumentliste om selskapet mottatt fra eiere, styret og d aglig leder : Eiere: Eierskapsmelding fra Hammerfest kommune Eierskapsmelding fra Nordkapp kommune Eierskapsmelding fra Alta kommune Eierskapsmelding fra Kvalsund kommune Egenerklæring fra 2 representant er Styret: Egenerklæring fra styret Selskapet v/d aglig leder : Selskapsavtalen og Eieravtalen Instruks for daglig leder og styret Fullmakt fra styreleder til daglig leder Økonomireglement Leieavtale husleie Kontrakt på IT - løsninger Retningslinjer for valgkomitè Oversikt over basis oppgaver - lovpålagte oppgaver Møteuts krift og innkallinger for representantskapet i perioden Møteutskrifter for styret i perioden Årsregnskap og Årsmelding samt revisors beretning for Spørreskjema -/kontrollskjema d aglig leder S trategiplan Etiske retningslinjer 2012 Varslingsplakat og rutiner for intern varsling Vedtak angående behandling av selskapsavtalen i eierkommunene Side 19

20 Vedlegg 2 Høringssvar fra selskapet og eierne Side 20

21 Side 21

22 Nordkapp kommune Rådmannen Kusek IKS Boks HAMMERFEST Unntatt iht.: Off.l. 13 jf FVL 13 nr. 1 Deres ref: Vår ref: Saksbeh: Arkivkode: Dato: 2015/ /2015 Charles Hansen Tlf: Høring til rapport selskapskontroll Interkommunalt arkiv Finnmark IKS Det vises til oversendt selskapskontroll av Interkommunalt arkiv Finnmark IKS. I forhold til utkastet og dets konklusjoner kan følgende kommenteres: Nordkapp kommune har utarbeidet eierskapsmelding for alle kommunenes eierinteresser. Denne meldingen vil årli g bli oppdatert og forelagt kommunestyret for behandling og informasjon. I den grad det da er spesielle forhold knyttet til eierinteressene, vil disse også bli omtalt og behandlet. Det arbeides også med å få på plass rutiner som ivaretar en tilfredsstile nde behandling av spesielle saker som skal behandles av representantskapet med påfølgende tilbakemelding til kommunestyret om resultatet av denne behandlingen. I den grad det ikke er spesielle saker som skal behandles av representantskapet, vil kommunesty ret få en generell orientering i forbindelse med den ovennevnte årlige gjennomgang av eierskapsmeldingen. Nordkapp kommune ser ikke nødvendigheten av å gi spesielle fullmakter til eierrepresentantene ved deres representasjon i møtene. Dette antas å være t ilstrekkelig ivaretatt gjennom den generelle fullmakten som eierrepresentantene har. Representantskapets medlemmer fra Nordkapp kommune er etter vårt syn godt kjent med kommunens eierstrategi og eierskapsmelding, jf beskrivelse ovenfor av hvordan dette beh andles i politiske organer. Utover dette gir rådmannen sin tilslutning til de kommentarer som selskapetstyre har avgitt. Med hilsen Nordkapp kommune Charles Hansen Rådmann Side 22

23 Side 23

24 Offl 5, første ledd Kontrollutvalgssekretariatet i Vest Finnmark IKS / Oarje-Finnmárku SGO Pb Hammerfest Vår ref. Deres ref. Saksbehandler Direkte innvalg Dato 2015/ /32-15 Elisabeth Paulsen Uttalelse til høringsutkast til rapport fra selskapskontroll Interkommunalt arkiv Finnmark IKS Rådmannen i Hammerfest har gjennomgått rapporten og har spesielt merket seg det som framkommer i kapitlene vurderinger, konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen har ingen ytterligere kommentarer til rapporten. Ved all kontakt med avdelingen i denne sak, vennligst referer til saksnummer 2015/1956 Med hilsen Elisabeth Paulsen assisterende rådmann Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor nødvendigvis ikke underskrift Side 24