Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Fredrikstad Møtested: Rådhuset, møterom Østfold 2. etg Tidspunkt: kl. 16:30 Eventuelle forfall meldes til Anne-Karin F. Pettersen, telefon , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Fredrikstad Ingrid I Willoch (s) Leder 1

2 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 16/11 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 16/12 Orientering om skatteregnskapet for Fredrikstad kommune 11 PS 16/13 Uttalelse til årsregnskapet for FREVAR KF 29 PS 16/14 Uttalelse til årsregnskapet for Fredrikstad kommune 64 PS 16/15 Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler 178 PS 16/16 Prosjektplan: Kontraktsoppfølging 191 PS 16/17 Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS 198 PS 16/18 Referater og meldinger 209 PS 16/19 Eventuelt 238 2

3 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/109 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 77835/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /11 Godkjenning av protokoll fra møtet Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Protokoll fra møtet godkjennes Fredrikstad, Vedlegg Protokoll fra møtet Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Ingen Vurdering Protokoll fra møtet kan godkjennes 3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 17:50 Møtested: Rådhuset, møterom Elingård Fra til saksnr.: 16/1 16/10 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder forfall Rune Grundekjøn Terje Moland Pedersen, nestleder X Terje Berg Alvheim til sak 16/2 Marit Werner Haabeth X Håkon Aleksander Røssum forfall Jan Frode Hanssen Odd Bergsdøl forfall Annie Rommetveit Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Terje Berg Alvheim var innkalt i tilfelle utvalget fant nestleder Terje Moland Pedersen inhabil i sak 16/2. Møtende fra sekretariatet: Anne-Karin F Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjonen: seksjonsleder Anders Svarholt, seksjonsleder Jolanta Betker og forvaltningsrevisor Lene Longva Stavem Møtende fra administrasjonen: rådmann Ole-Petter Finess og virksomhetsleder i bygg og eiendom Tarjei Riiser. Ordfører Jon-Ivar Nygård Innkalling og dagsorden: Sakene ble behandlet i denne rekkefølge: 16/1, 16/5, 16/3, 16/2, 16/4, 16/6, 16/7, 16/8, 16/9 og 16/10. Nestleder Terje Moland Pedersens habilitet i sak 16/2 ble vurdert. Dette på grunn av hans styreverv i Fredrikstad energiverk (FEAS AS). Utvalget fant Terje Moland Pedersen habil til å behandle saken. Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. For åpne dører ble det vedtatt at sak 16/2 skal behandles for lukkede dører etter KL 31 pkt. 5, ref. Off. loven 24. Øvrige saker skulle behandles for åpne dører.... Terje Moland Pedersen Marit Werner Haabeth 4

5 Kontrollutvalget Fredrikstads møte Sakliste PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra KU-møte PS 16/2 PS 16/3 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Prosjektplan: Språkopplæring minoritetsspråklige barn i skolen PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Vedlegg u.off, Offl. 13, jf. Forvl. 13 første ledd PS 16/5 PS 16/6 PS 16/7 Notat vedrørende prosjekt "AN Kongsten" Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden PS 16/8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 PS 16/9 PS 16/10 Referater og meldinger Eventuelt PS 16/1 Godkjenning av protokoll fra KU-møte Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Som innstillingen (Marit Haabeth signerte protokollen for Ingrid Willoch) Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 16/2 Revisjonsnotat vedrørende rammeavtale Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Kontrollutvalget merker seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte 17. februar 2016 for å få en redegjørelse om kommunens tiltaksplan på revisjonens anbefalinger til rammeavtaler. 3. Kontrollutvalget ber samtidig revisjonen om en orientering om den utvidede kontrollen 5

6 av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift, (kontrollutvalgets vedtak i sak 15/7) (nytt forslag til innstilling se siste side i saksfremlegget) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Møtet var lukket under behandlingen av denne saken: Begrunnelse: leder og nestleder har hatt møte med varsler som de ønsket å informere kontrollutvalget om. Av hensyn til varslers fortelling og anonymitet og ble møtet lukket med følgende hjemmel: Kl. 31 pkt. 4, Jf. Offl. 13, Forvl. 13, første ledd, pkt.1 På grunnlag av opplysninger som framkom, bestemte kontrollutvalget at saken skulle sendes tilbake til revisjonen for videre undersøkelser. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Kontrollutvalget sender saken tilbake til revisjonen for videre undersøkelser Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Møtet var lukket under behandlingen av denne saken: Begrunnelse: Av hensyn til varsler, ikke-undersøkte påstander om selskapet som saken gjelder og gjennomføringen av framtidige kontrollhandlinger, ble møtet lukket med følgende hjemmel: KL 30 pkt. 5 og etter Off. loven 24. Revisjonen redegjorde for nye opplysninger i saken. På grunnlag av opplysninger som framkom, vedtok kontrollutvalget forslag til innstilling, med et tillegg om at stikkprøver gjennomføres i samråd med revisjonen. Rådmannen inviteres til kontrollutvalgets møte 24. mai for en redegjørelse om oppfølgingen. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar revisjonsnotatet vedrørende rammeavtale, til etterretning Kontrollutvalget påpeker viktigheten av at kommunen til enhver tid har tilfredsstillende rutiner ved oppfølging av rammeavtaler. Kontrollutvalget merker seg at rådmann vil iverksette tiltak for å imøtekomme notatets anbefalinger. I denne sammenhengen anmoder kontrollutvalget rådmannen i samråd med revisjonen om å foreta stikkprøver av et gitt utvalg oppdrag fra denne ene leverandøren. 2. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til møte 24. mai 2016 for å få en redegjørelse for oppfølgingen av revisjonens og kontrollutvalgets anbefalinger. 3. Kontrollutvalget ber samtidig revisjonen om en orientering om den utvidede kontrollen av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift, (kontrollutvalgets vedtak i sak 15/7) PS 16/3 Prosjektplan: Språkopplæring minoritetsspråklige barn i skolen Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Minoritetsspråklige barn i skolen», godkjennes Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen 6

7 Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Prosjektplan «Minoritetsspråklige barn i skolen», godkjennes PS 16/4 Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Statusrapport etter utført forvaltningsrevisjon for 2015, tas til orientering PS 16/5 Notat vedrørende prosjekt "AN Kongsten" Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», til etterretning Kontrollutvalget slutter seg til revisjonens oppfatning om at kostnadsøkningen i prosjekt «AN 638 Kongsten», skyldes en kombinasjon av sviktende forutsetninger, en mangelfull rapport i forhold til hva som var det reelle behovet og for liten motpartskompetanse i kommunen på prosjekteringsstadiet. Samtidig viser også revisjonen til at prosjektet ble brakt på rett kurs før utbyggingen ble iverksatt. Som følge av detaljprosjektering og bruk av en entrepriseform som åpner for fleksibilitet, er det sannsynlig at rehabiliteringen totalt sett vil koste kommunen mindre enn hva en rehabilitering basert på forprosjektet og en vanlig totalentreprisemodell ville ha gjort. Prisen kommunen må betale synes også å være i overenstemmelse med hva Stavanger kommune har betalt for liknende prosjekter. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen kjenner seg igjen i denne situasjonsbeskrivelsen fra andre investeringsprosjekter hvor man har vært nødt til i etterkant å øke investeringsrammen. Det er positivt at rådmannen nå vil fremme sak; «Forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. 2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», og kontrollutvalgets uttalelse, til etterretning 2 Bystyret merker seg at rådmannen vil fremme sak; «forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling, og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. 7

8 Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Nestleder Terje Moland Pedersen fremmet følgende forslag til en endring og til erstatning for sekretariatets punkt 1. første avsnitt: «Kontrollutvalget viser til revisjonens gjennom gang av prosjekt "AN Kongsten" som konkluderer med at kostnadsøkningen i prosjektet skyldes mangelfullt forprosjekt og mangelfull kompetanse hos de som vurderte forprosjektet. Kontrollutvalget bemerker at utbygging ikke ble iverksatt før nødvendig ny prosjektering var gjennomført og det var budsjettmessig dekning». Nestleders forslag ble enstemmig vedtatt. Deretter ble hele forslaget enstemmig vedtatt med det vedtatte endringsforslaget. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalget tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», til etterretning Kontrollutvalget viser til revisjonens gjennom gang av prosjekt "AN Kongsten" som konkluderer med at kostnadsøkningen i prosjektet skyldes mangelfullt forprosjekt og mangelfull kompetanse hos de som vurderte forprosjektet. Kontrollutvalget bemerker at utbygging ikke ble iverksatt før nødvendig ny prosjektering var gjennomført og det var budsjettmessig dekning. Kontrollutvalget merker seg at rådmannen kjenner seg igjen i denne situasjonsbeskrivelsen fra andre investeringsprosjekter hvor man har vært nødt til i etterkant å øke investeringsrammen. Det er positivt at rådmannen nå vil fremme sak; «Forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. 2. Notatet sendes til bystyret med følgende innstilling 1 Bystyret tar notat vedrørende prosjekt "AN 638 Kongsten», og kontrollutvalgets uttalelse, til etterretning 2 Bystyret merker seg at rådmannen vil fremme sak; «forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter», til politisk behandling, og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. PS 16/6 Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Uavhengighetserklæring fra administrerende direktør i ØKR IKS, tas til etterretning 8

9 PS 16/7 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering: FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som skal utføre eierskapskontroll av Østfold kontrollutvalgssekretariatet når dette blir aktuelt. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden , vedtas med følgende prioritering: FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: 1 Bystyret vedtar Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering: FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2 Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden PS 16/8 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering 9

10 Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering PS 16/9 Referater og meldinger Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Vedtaket ble som innstillingen Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : Referater og meldinger tas til orientering PS 16/10 Eventuelt Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Ingen saker 10

11 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/104 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 31911/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /12 Orientering om skatteregnskapet for Fredrikstad kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg 1. Årsrapport for Fredrikstad kemnerkontor 2. Kontrollrapport fra skatteetaten, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Skatteetaten har fra 1. juli 2004 i sin helhet oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen er tildelt ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Det er Stortinget som foretar desisjon av Skatteetatens samlede regnskap. Vurdering I henhold til tidligere brev fra Skattedirektoratet, skal ikke kontrollutvalget behandle skatteregnskapet særskilt. Det stilles heller ikke krav til formell behandling av kontrollrapporten fra Skattefogden. I likhet med tidligere år har kemner lagt frem en årsrapport for hele kemnerkontorets område. I rapporten vises utviklingstrekk og nøkkeltall med utfyllende kommentarer. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget kun tar kemnerens redegjørelse om skatteregnskapet for 2015, til orientering. 11

12 l Årsrapport for 2015 Skatteoppkreveren Fredrikstad kommune i 12

13 2 lnnhold 1. Generelt om kemnerkontorets virksomhet Kemnerkontoret Ressurser Organisering Kompetanse, regnskap, HMS og nærvær lnternkontroll Vurdering av Skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av Skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen lnnfordring av krav Restanseutviklingen Totale rcstanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak

14 3 1. Generelt om kemnerkontorets virksomhet 1.1 Kemnerkontoret Ressurser Fredrikstad kenmerkontor hadde 37 ansatte i 2015, som foruten kemner og merkantil ble fordelt på fire avdelinger. Stillinger ved kemnerkontoret pr er: Ledelse/merkantil 3 ansatte bruker 3 årsverk Innfordring skatt 12 ansatte bruker 11,5 årsverk Drift/regnskap 5 ansatte bruker 4,6 årsverk Kom.fakt. ll ansatte bruker 10,92 årsverk Kontroll 6 ansatte bruker 5,8 årsverk Det er også en avdelingsleder i hver avdeling som er inkludert i tallene over. Det eri tillegg blitt foretatt inteme grep for mest mulig effektiv bruk av ressursene, blant annet bistår en medarbeider på merkantil funksjon i innkreving av kommunale krav. Dette er ort for å sikre inntektene og måloppnåelsen, samt demme opp for fravær Organisering Det er tre avdelinger som arbeider innenfor skatteoppkreverfunksjonen og en avdeling som arbeider med utfakturering og innkreving av kommunale krav, og disse er: Avdeling for innkreving av skatt og avgift Kontrollavdelingen Driftsavdelingen Avdeling for utfakturering og innkreving av kommunale krav Fredrikstad kemnerkontor utfører også skatteoppkreverfunksjonen og innkreving av kommunale krav for Hvaler. Vi har estimert at utførelse av skatteoppkreverfunksjonen for Hvaler utgjør cirka ett årsverk. Ressursbruken er fordelt på de ulike avdelinger som nevnt ovenfor. Fungerende kemner i 2015 har vært leder for flere virksomheter. Dette har medført et stort merarbeid på avdelingsledeme. 14

15 Kompetanse, regnskap, HMS og nærvær Vi vurderer kontoret slik at det er tilstrekkelig med ressurser til å drive en forsvarlig virksomhet, jfr. blant annet skatteoppkreverinstruksen. Kontoret har god kompetanse innen alle funksjoner og på hvert av hovedområdene. Regnskap Det økonomiske resultatet for kemnerkontoret viser et foreløpig overskudd på kr kroner. I 2014 var overskuddet på kr Årsaker til overskuddet er blant annet mindre lønnsutgifter enn budsjettert pga. sykefravær. I tillegg holdt vi en meget nøktem linje på innkjøp og andre driftsutgifter. Det føres en stram og god økonomistyring på kontoret der utgiflene holdes lavest mulig. HMS (Helse, miljø og sikkerhet) Kemnerkontoret er så stort at det har sitt eget område for verneombud og hms-gruppe. Dette innebærer at det er opprettet en lokal HMS-gruppe bestående av lokalt vemeombud, 3 personer fra ledelsen samt plasstillitsvalgte fra de to største fagforeningene, Fagforbundet og Delta. HMS-gruppen har som mål at det skal være trivsel og et velorganisert miljø på arbeidsplassen. Gruppen avholder 4 møter gjennom året, gjemei forkant av et personalmøte, og det er utarbeidet HMS-kalender som følges opp løpende. Vernerunde ble gjennomført på kontoret også i Det kom ikke opp alvorlige forhold av noe slag. Det er avholdt regelmessige personalmøter. Det er avholdt måling på medarbeidertilfredshet i 2015 (OLI-undersøkelsen). Dette viste for kontoret et snitt på 4,2 (av 5 mulige), noe som vi er meget godt fornøyde med. Det er foretatt gode prosesser i alle avdelinger når det gjelder utvikling av arbeidsmiljøet vårt. Aktuell infonnasjon blir gitt til de ansatte, blant annet ved at alle får tilsendt referat fra lederrnøtet senest dagen etter. Brannvemrutiner følges, og øvelser er avholdt slik de skal. Det er arrangert flere sosiale arrangement av lokal festkomite, og det er alltid stor oppslutning fra de ansatte til fellesarrangementene på kernnerkontoret. Vi avholdte også en HMS-dag i 2015, med temaet «medarbeiderskap». På kvelden var det sommerfest med alle ansatte. Å ha det hyggelig sosialt med kollegaene også utenfor arbeidstid, er med på å skape et godt arbeidsmiljø på kontoret. Det er lagt vekt på tilpassede kontorplasser, der de som har behov for heve- og senkebord har fått det. På grunn av nye systemer har vi også sett behovet av to skjermer og kontoret har anskaffet dette til de som ønsket det. Vi har også massasjestol, og denne benyttes hyppig av de ansatte. N ærværet vårt Nærværsprosent Nærværsprosent Nærværsprosent Nærværsprosent Nærværsprosent Kemnerkontoret 93,5 91,6 93,9 93,1 92,9 15

16 5 Arbeidsnærværet for 2015 viser at kontoret frerndeles har en svak nedgang sammenlignet med 2013 og Kenmerkontoret har tradisjonelt hatt et noe høyt sykefravær. Det har vært et prioritert område hos ledelsen, der ulike tiltak er satt i gang. Legemeldt fravær utgjorde i ,6 prosent av sykefraværet, og egenmeldt fravær utorde kun 1,6 prosent. 3 ansatte har vært sykemeldt hele 2015 grunnet sykdom som ikke er relatert til arbeidsplassen/arbeidsmiljøet. Til tross for at kenmerkontoret har vært i ennom en spesiell og belastende periode pga. mulig statliggjøring av kenmerfunksjonen, samt at kontoret ikke har hatt en formell leder i full stilling har egenmeldt sykefravær kun økt med 0,2 % fra Det er positivt at egenmeldt fravær er lavt, og det satses bevisst for å tilrettelegge for tilbakeføring til arbeid, spesielt for de langtidssykemeldte. Utvikling av en god nærværskultur er et satsningsområde for kontoret. 1.2 Internkontroll Rutinebeskrivelsene i SOFIE blir benyttet i det daglige arbeidet innenfor innkrevingsområdet og skatteregnskapsarbeidet. I tillegg har kontoret utarbeidet egne lokale rutinebeskrivelser på alle fagområder, tilpasset kontorets bemanning og organisering. Tilganger og roller gjennomgås jevnlig i SOF IE. For øvrig følges rutiner for god internkontroll på innkrevings-, arbeidsgiverkontroll- og skatteregnskapsornrådet, etter den regionale skattekontrollens anbefalinger. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Den totale skatteinngangen for Fredrikstad for 2015 er på kroner var den totale inngangen på kroner. Dette er en økning på kroner, dvs. 7,11 prosent. Økningen fra 2013 til 2014 var på kroner , dvs. 1,90 prosent Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Fredrikstad kommune sin andel av skatteinngangen for 2015 var på kroner. I 2014 var inntektene for kommunen på kroner Det betyr at det har vært en økning på kroner, dvs. 5,77 prosent fra 2014 til Fra 2013 til 2014 var det en økning på kroner, dvs. 3,68 prosent. 1.4 Skatteutvalg Vi har mottatt 20 søknader om lemping etter skattebetalingslovens 15-1 i Etter en realitetsvurdering, ble 4 saker sendt til skatteutvalget, hvorav 3 av disse ble innvilget og 1 delvis ettergitt. Det er ettergitt tilsammen kr i

17 6 2. Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Vi bekrefter at skatteregnskapet for 2015 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Årsregnskapet for 2015 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2014 Irmestående margin for inntektsåret 2014, pr kr 0 For lite avsatt margin for inntektsåret 2014 kr Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 9 %. Gyldig fra: Margin for inntektsåret 2015 Marginavsetning for inntektsåret 2015, pr kr Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 9 %. Gyldig fra: Kommentarer til marginavsetningen Til og med inntektsåret 2006 ble marginavsetningen beregnet med 8 prosent. Dette medførte etter hvert store underskudd på marginoppgj ørene. Daværende kemner tok opp dette med kommunens ledelse, og bystyret vedtok i 2006 at marginavsetningen fra skulle være på 9 prosent, hvilket viser seg å være mer riktig. Imidlertid ble det et stort underskudd på marginen i 2009 for inntektsåret 2008, på 57,2 millioner kroner, noe som skyldtes store utbetalinger i høstutlegget for inntektsåret For inntektsåret 2009 bedret dette seg noe, med et underskudd på 32,7 millioner kroner. For inntektsåret 2010 ble det igjen et stort underskudd på 42,9 millioner kroner, men for inntektsåret et underskudd på 40,1 millioner kroner. 17

18 7 For 2012 er dette underskuddet noe mer redusert og ble på 36,9 millioner kroner. Dette viser en positiv utvikling de siste 2 årene. For 2013 derimot har underskuddet steget til 59,1 millioner kroner. Det skyldes blant annet store høstutlegg. Marginavsetningen for 2014 er bort i mot optimal det er avsatt kun 4,6 millioner for lite. Dette skyldes blant annet en stor nedgang i utbetalt til gode fra året før. Utbetalt overskytende for 2014 kontra 2013 viser en nedgang på 51,6 millioner. Med utgangspunkt i de store svingningene de siste årene anbefales det å opprettholde dagens marginsats på 9%. Vi fortsetter å ha fokus og følge med på utviklingen. 18

19 8 av krav 3. lnnfordring 3. 1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Restanse Herav Restanse Herav Endring berostilt restanse berostilt restanse restanse Skatteart Arbeids iverav ift Artistskatt Forsinkelsesrenter Endring i berosti It restanse Reduksjon Sum restanse r. skatteart i 519 (-) Reduksjon Øknin (-) Øknin O O Forskuddsskatt Forskuddsskatt erson Forskuddstrekk sinntekter av summarisk 'ør Geb r Innfordrin Inntekt felleso Kildeskatt 0 0 Restskatt Restskatt erson Sum restanse diverse krav Diverse krav Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Sum restanse pr skatteart er redusert totalt med kr i Reduksjonen skyldes nedgang i forskuddsskatt person med kr I tillegg har vi hatt nedgang i forskuddstrekk, arbeidsgiveravgifi og restskatt person. Nedgang i restskatt person skyldes blant annet 4 store restskatteri 2014 på totalt kr 7 millioner, som var påklaget og var under behandling hos Skatt øst. Vi har en nedgang i restansen på arbeidsgiveravgiflen og forskuddstrekket, noe som er positivt. I forhold til 2014 har vi også hatt en total nedgang på kr i berostilte krav. Avskrivninger: Det er avskrevet kr i Dette er krav som i hovedsak er knyttet til konkurser, avsluttede gjeldsordninger og dødsbo. Ettergivelser: I 2015 ble det ettergitt kr Dette er ettergivelser i henhold til ligningsloven skattebetalingslovens 15-2 og vedtak i skatteutvalget i henhold til skbl Nedsettelse av pensjonsgivende inntekt: Det er nedsatt kr i pensjonsgivende inntekt i ,

20 9 Arbeidsgiveravgift: Når det gjelder arbeidsgiveravgift, har det vært en økning i den utgående balansen fra 2014 til 2015 på kr l Fra 2013 til 2014 var økningen på kr , mens økningen fra 2012 til 2013 var kr Berostillelser: Det er ikke berostilt noen nye krav i 2015, men vi har en reduksjon på kr i de berostilte kravene (13 skatteytere) Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse Herav skatteart debet "Restskatt - erson Restansene for årene domineres av restskatt person, i tillegg til forskuddsskatt person og forsinkelsesrenter. For årene er det i løpet av 2013 foretatt endring på skatteoppgjørene til 1 personlig skatteyter som nå har totalt kr i personlig restskatt. Endringene er påklaget, men det foreligger ingen avgjørelse ennå. Det er kun restskatt person og forsinkelsesrenter som utgjør de eldste restansene ( ) Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Gi kommentarer til restanser for eldre år: Antall krav som var foreldet pr : 37 krav. Samlet beløp på krav som var foreldet pr : Kr Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste - forelda krav dato t.o.m Rapporten følges opp pr. 30/6 og pr. 20/1 hvert år. Det jobbes aktivt med Skatt øst for å få til avskrivninger av krav mot skattytere som er bosatt i utlandet, hvor vi enten mangler avtale om innkreving, eller hvor beløpet er for lite til å kunne kreves inn etter avtale. Store deler av de foreldede kravene har derfor ikke vært gjenstand for fristavbrytende tiltak. Dette er i tråd med føringene fra Skatt øst. Det jobbes 0 gså aktivt med Skattehjelpen for å få til endringer for skattytere som har fått skjønnsligninger de siste 10 årene. Arbeidet er tidkrevende, men sett over flere år vil dette også påvirke restansesituasjonen i en positiv retning. 3.2 lnnfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Innkrevin sstatistikk r Resultat pr. Krav pr. Avvik Totalt innbetalt 90,5 % 93,1 % -2,6 % Restskatt erson 2013 Innfordret 46,0 % 61,0 % -15,0 % Restskatt erson

21 10 Restskatt u ersonli ,5 % 96,5 % 0,6 % Forskuddsskatt ,9 % 98,8 % 0,1 % Forskuddsskatt u ersonlig ,7 % 99,9 % -0,2 % Arbeids 'veravgifl ,8 % 99,7 % 0,1 % Forskuddstrekk ,9 % 99,8 % 0,1 % Vi er godt fornøyd med resultatene, og vi har måloppnåelse på de fleste skattearter. Det er sterkt fokus på krav og resultater gjennom hele året. Vi ligger noe under på innfordret restskatt, men vi oppnår imidlertid 90,5% på totalt innbetalt restskatt. Restansen til innfordring er på kr og av disse er kr 7,6 mill påklaget av skatteyter (disse er sikret med utlegg eller frivillig Sikkerhetsstillelse), og kr 4,3 mill er utestående krav fastsatt ved skjønn. Dette utgjør over 50% av det totale kravet til innfordring. Listen over alle krav til innfordring er gjennomgått og innfordringstiltak er gjennomført Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat I 2015 ble det sendt 1581 varsel om utleggsforretning til 1147 debitorer. Det ble avholdt 985 utleggsforretninger, der 544 hadde «intet til utlegg» som resultat og 441 hadde utlegg registrert. Dette er en økning på 201 varsler til 143 flere skatteytere. Vi har avholdt 122 flere utleggsforretninger, sammenlignet med 2014 (økningen er henholdsvis 83 flere med utlegg og 39 med «intet til utlegg»). Det er nedlagt 755 utleggstrekk og vi har inngått 219 betalingsavtaler. Det er en økning på 87 utleggstrekk, men vi har en økning på 23 betalingsavtaler sammenlignet med Det er sendt 56 varsler om tvangsdekning og 151 varsler med fullmakt. Det ble besluttet å sende 83 begjæringer om tvangsdekning. Til sammen er det registrert tvangsdekning i 200 saker. Dette er en økning i forhold til 2014, og vi registrerer at vi må bruke noe tyngre virkemidler enn tidligere. Vi behandlet 24 bistandsanmodninger fra andre skatteoppkrevere. I tillegg er det vurdert resultatet av 8 bistandsanmodninger vi har sendt i 2014 og tidligere. I 2015 ble det sendt 272 motregningserklæringer knyttet til 211 debitorer. 115 er ikke inteme motregninger. Det ble sendt 58 konkursvarsler og 21 konkursbegjæringer i Ca 50% av sakene ble betalt etter bruk av dette sterke virkemiddelet, slik at det i 2015 ble åpnet 10 konkurser på bakgrunn av egne begjæringer. I 2014 ble det åpnet 9 konkurser, så her har vi fått en liten økning. Ser vi dette i sammenheng med antall varsler og begjæringer sammenlignet med 2014, er andel åpninger høyere i 2015, da det ble sendt 20 færre varsler og 16 begjæringer i Vi har fått 1 anmodning om å føre konkurs i retten på vegne av andre kontorer i Omtale av spesielle forhold Det har ogsåi 2015 vært et godt samarbeid med Skattehjelpen. Målet er å få til korrekte endringer på skattytere som har vært skjønnslignet gjennom mange år, og som først nå klarer å bistå med nok informasjon til at skatteoppgjørene kan bli korrekte. Vi ser at prosessene tar lang tid fra begynnelsen til endelig vedtak, da skattyteme må følges opp gjentatte ganger for å klare å gjennomføre arbeidsoppgavene sine Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Det er en bevissthet i forhold til bruk av ulike innfordringstiltak. Effektiviteten anses som høy, men det vil alltid være forbedringspotensialer. Dette er en kontinuerlig prosess. Vi vurderer 21

22 l ll effektiviteten løpende i arbeidet, der virkemidler som organisering, systemverktøy, ressurser og kompetanse vurderes jevnlig av ledelsen på kontoret. 3.3 Særnamskompetanse Kontoret bruker sin særnamskompetanse i stor grad, og dette er helt avgjørende for et godt innkrevingsresultat. I 2015 avholdt vi 985 utleggsforretninger, og vi ser at muligheten til å avholde utleggsforretninger er vesentlig for å kreve inn restanser på en effektiv måte. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Fredrikstad kernnerkontor har en egen avdeling for kontrollvirksomheten med 6 ansatte, herunder en avdelingsleder. Fredrikstad kerrmerkontor har også ansvar for skatteoppkreverfunksjonen for Hvaler kommune og avholder da også arbeidsgiverkontroll for dem. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2015: 147 Som utgjør: 5% av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2015: 147 Som utgjør: 5,0% av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall ennomførte kontroller i 2014: Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Endringsforslag i inntektsgrunnlag (endringsforslag og oppgaver) kr Endringsforslag i grunnlag AGA (endringsforslag og egenretting) << Underkjent forskuddstrekk « Ansvar for unnlatt forskuddstrekk « Trukket ikke innberettet forskuddstrekk « Avdekket ikke avsatt forskuddstrekk << Beregnet avgift, ikke betalt « Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Kontoret oppnår gode resultater. Mål og planer er fulgt. Vi har også høy avdekking. Av gjennomførte kontroller er en vesentlig del av disse «spissede»/begrensede kontroller, bl.a. personallistekontroller og byggeplasskontroller. 22

23 Samarbeid med andre kontrollaktører Samarbeidet med andre kommuner har fungert godt. Fylkets eget kontroll forum og regnskapskontrollørforening fungerer også godt. Samarbeidet med Skatt øst er også bra. 4.6 Gjennomførte ínformasjonstiltak Det er sendt informasjon til alle nye arbeidsgivere i kommunen. Generell informasjon gis ved alle ettersyn, og det gis også mye informasjon ved telefonhenvendelser og ved besøk på kerrmerkontoret. w / vdelingsleder drift sign r for Skatteoppkreveren. Vedlegg: Årsregnskapet for signert av avdelingsleder på drift for Skatteoppkreveren. Årsrapport 201 5/1 8.Ol. Skatteoppkreveren i Fredrikstad. 23

24 Årsregnskap for Fredrikstad kommune for regnskapsåret Avlagt etter kontantprinsippet. Valgt år Forrige år Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre ` Innestående margin Udisponert resultat -4-6 Sum 0 0 Arbeidsgiveravgift Kildeskatt mv - 100% stat Personlige skatteytere Tvangsmulkt 0 0 Upersonlige skatteytere Renter Innfordring Sum Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt -2 4 Videresending plassering mellom kommuner Sum Sum totalt 0 0 låol. OYOUO i i ÃVXQÅUÅC få 24

25 Forklarin til årsr nska et Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Irmbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har Skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til Skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. 25

26 26

27 27

28 28

29 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/104 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 26370/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /13 Uttalelse til årsregnskapet for FREVAR KF Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet Fredrikstad, Vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse til FREVAR KF for Revisjonsberetningen for FREVAR KF 3. Årsrapport og årsregnskap 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet med hjemmel i kommunelovens 46 nr.4, heter det i 5 at årsregnskapet med revisjonsberetning og årsberetning skal fastsettes av kommunestyret. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, 6 - skal kontrollutvalget påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Forskriftens 7 sier videre at når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas i bystyret. Uttalelsen avgis til bystyret, kopi av uttalelsen skal sendes formannskapet. 29

30 Vurdering Årsregnskapet, årsrapport og revisjonsberetning er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Revisor har den 24. februar 2016 avlagt revisjonsberetning for foretakets årsregnskap Revisor har avlagt en normalrevisjonsberetning, uten presiseringer eller forbehold. I revisjonsberetningen vises det til at det skal i selvkostkalkylen, beregnes alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad) for alle anskaffelser av varige midler. Som kalkylerente skal det benyttes 5-årig swap-rente med et tillegg på ½ prosentpoeng. Foretaket har i sine beregninger brukt faktisk betalt rente. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2015/16. Foretakets regnskapsmessige resultat for forretningsvirksomheten i 2015, ble avsluttet med et overskudd på kr ,- etter skatt. Selvkostområdene; Innenfor områdene renovasjon, vann og avløp har gitt et samlet mindreforbruk på kr , og er saldert mot budne selvkostfond. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2015 for FREVAR KF som vist i vedlegg 1. Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret med kopi til formannskapet. 30

31 Østfold kontrollutvalgssekretariat Bystyret i Fredrikstad Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2016/ /2016-BJGU Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for FREVAR KF I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til bystyret, før det endelig vedtas i bystyremøte. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 24. mai 2016 behandlet årsregnskapet 2015 for FREVAR KF, og avgir følgende uttalelse til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2015 for FREVAR KF. Sammen med årsregnskapet forelå årsrapporten og revisjonsberetningen. Avleggelsen av årsregnskap, årsrapport og revisjonsberetningen er avlagt rettidig og i samsvar med lov og forskrifter. Revisor har avlagt en normalrevisjonsberetning, uten presiseringer eller forbehold. I revisjonsberetningen vises det til at det skal i selvkostkalkylen, beregnes alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad) for alle anskaffelser av varige midler. Som kalkylerente skal det benyttes 5-årig swap-rente med et tillegg på ½ prosentpoeng. Foretaket har i sine beregninger brukt faktisk betalt rente. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskifte 2015/16. Foretakets regnskapsmessige resultat for forretningsvirksomheten i 2015 viser et overskudd på kr ,-. Selvkostområdene renovasjon, vann og avløp er avsluttet med et samlet mindreforbruk på kr ,-, og er saldert mot budne selvkostfond. Foretakets selvkostfond per på kr millioner Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkninger til regnskapet for FREVAR KF for 2015, og slutter seg til revisors beretning av 24. februar Fredrikstad Ingrid Willoch leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Besøksadresse: Glemmengaten 55, 1608 Fredrikstad Postadresse: Postboks 69, 1601 Fredrikstad E-postadresse:akfp@fredrikstad.kommune.no Webadresse: Telefon: Telefaks: Tlf. saksbeh.: Orgnr

32 32

33 33

34 34

35 35

36 Årsrapport 2015 Innovative løsninger for miljøets beste 36

37 Innhold 2 Direktøren 3 Avfallshåndteringen 4 Vannverket 6 Energigjenvinning 8 Renseanleggene 10 Biogassanlegget 12 Forretningsområder 13 Åpne FREVAR 14 Styret 16 Beretning 17 Regnskap 19 Noter til regnskapet 21 Revisor 26 D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 37

38 Direktøren 3 FREVAR KF eier, driver, vedlikeholder og utvikler kommunens anlegg innen behandling av avfall, rensing av avløp og produksjon av drikkevann. Vi er et foretak med fokus på drift, utvikling og vekst basert på våre kjernevirksomheter, vår kompetanse og våre anlegg. Om året som har gått I 2015 har FREVAR fortsatt sin utvikling innen miljø, økonomi og samfunn. Vi har hatt fokus på vår organisasjon, og hvordan vår samlede kompetanse kan benyttes optimalt for foretaket. Etter et år med forberedelser og opplæring, betjener nå alle operatørene innenfor vann og avløp alle anlegg. Det te gir oss en mer robust driftsorganisasjon, og en høyere samlet kompetanse. Etter høy turnover på personell i 2013 og 2014, har det vært en utfordring å få rekruttert nye medarbeidere fort nok. Det er bl.a. ansatt ny miljøsjef og ny driftssjef avfall og energi, men fullt bemannet vil vi ikke være før i løpet av Det har vært viktig å styrke organisasjonen tilstrekkelig til å kunne gjennomføre en resertifiseringsprosess høsten 2015 innenfor ISO og ISO Vi fikk vårt beste revisjonsresulta t siden vi ble sertifisert i år 2000,og h ele FREVAR ka n være stolt av den prestasjonen. Det har vært stor t fokus på å lande en ny strategi for foretaket. Styret har arbeidet sammen med ledergruppa, og i 2016 skal ny strategi opp til behandling i FREVAR - st yre t. Strategi for framtiden krever god forankring, og saken om strategi skal også behandles i Fredrikstad kommunes formannskap og bystyre. Målet er en framtidsrettet strategi foretaket kan styre etter. Innovative løsninger for miljøets beste er FREVARs visjon, og i 2015 forbedret vi våre miljøprestasjoner innen flere områder (blant annet): Hybridvarmepump e på a vløpsrenseanlegget. Både for - og hove d prosjektet ble støttet av Enova. Nye fraksjoner og stabilisering av disse på vårt deponiområde. Skissepro sjekt for ny røkgassrensing på energigjenvinningsanlegget. Videreføres i hovedprosjekt Nytt r ør gjennom gjennom Borredalsdammen som sikrer råvannets kvalitet i en tid hvor villere våtere vær er mer en regel enn et unntak. Det er mange synergier mellom anleggene på FREVAR, og andre bedrifter på Øra i ndustri - o mråde. I 2014 ble den første Ø rakonferansen avholdt, i den gamle h ydrogenfabrikken hos Fredrikstad innovasjonspark. Høy deltagelse da, og rekord d eltagelse (190 pers. ) i 201 5, har gjort k onferansen til en viktig møteplass for i ndustrien. Biogassanlegget startet i midten av Vi har i slutten av 2015 gjort omfattende endringer for å øke biogassproduksjonen. Forskning og drifts - erfaringer gir samlet en god plattform for å fort - sette utnyttelsen av organiske restprodukter til det kretsløpstilpassede drivstoffet biogass. Med tidvis dårlig luftkvalitet i regionen blir det enda viktigere å få flere kjøretøy over på biogass har vært et godt og utviklende år for FREVAR. V i gleder oss til å fortsette å bidra til miljø vennlige løsninger for samfunnets beste også i årene som kommer! Fredrik Hellström, direktør D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 38

39 Avfallshåndtering 4 Sortering, gjenbruk, gjenvinning, bærekraftig deponering avfallshåndtering for framtide n Kretsløpstankegang Avfallshåndtering er et spørsmål om å tilrettelegge for nyttige kretsløp av materialer og energi, og samtidig sørge for kontroll med kretsløpet av forurensninger. Med mål om å være nytenkende har FREVAR bevisst til r ettel a g t for at de ulike interne behandlingsmetodene skal være effektive, miljøtilpassede og godkjent av myndighetene. Oppgavene i avdelingen er mangfoldige og utfordrende. Behandlingsområdene er oppdelt i blant annet logistikk, deponidrift, kompostering, håndtering av farlig avfall, rensing og mottak av forurenset jord med mer. Gjenvinningsstasjonen (GVS) Gjenvinningsstasjonen er et mottak for farlig avfall og sortert grovavfall fra hushold - ningene i Fredrikstad kommune. Det skilles mellom avfall fra husholdningene, o g avfall fra næringsvirksomhet. Gjenvinningsstasjonen skal ikke ta i mot avfall fra næring. Stasjonen finansieres av kommunens renovasjonsgebyr og leveringspriser som er tilpasset husholdningsavfall. Mottak for næringsavfall er etablert hos nabobedriften Ø stfold Gjenvinning. Intensjonen ved drift av gjenvinningsstasjonen er å ha et godt tilbud til husholdningene hvor det er tilrettelagt for en høy grad av sortering. I gjenvinningsstasjonens omfattende avfallslogistikk inngår mellomlagring, sortering og vid ereformidling til intern og ekstern avfallsbehandling. I disse avfallsstrømmene inngår farlig avfall, papp, papir, flasker, tekstiler, glass, jern, metaller, elektrisk - og elektronisk avfall (EE - avfall), hvitevarer, møbler, leca/stein/porselen og restavfal l. Gjenvinnigsstasjonen mottok tonn grovavfall fra husholdningene i Av dette var 1686 tonn farlig avfall. GVS brukes flittig av innbyggerne i lokalsamfunnet og er det mest besøkte anlegget ved FREVAR Mengde avfall til gjenvinningstasjonen Venstre akse mengde i tonn D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 39

40 Deponi drift FREVAR har store deponiområder som blant annet består av: Deponi for restavfall fra industri, inert avfall, lettere forurenset masse, ensartet uorganisk masse og farlig avfall (asbest). Mellomlager av trevirke, plast fra plastinnsamling i kommunen, avløpsslam fra kommunalt renseanlegg, avfall til energigjenvinning og annet. Mottak og mellomlagring av kvist og hageavfall. 5 Ørakanalen lager et naturlig skille mellom deponiområdet og Øra naturreservat Slu ttbehandlede mengder i 2015 (mengde i tonn ) D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 40

41 Vannverket 6 Vann er vårt viktigste næringsmiddel. FREVAR skal produsere nok vann og godt vann til Fredrikstad kommunes innbyggere. Vannets vei Vannverket har Glomma som råvannskilde. Råvannsinntaket ligger i Vestvannet / Isnesfjorden, en biarm av Glomma. Det er en terskelfjord, og vannet skiftes ut rundt to ganger i året. Fra Vestvannet graviterer vannet igjennom en 3 km tidligere tømmertunnel ned til et silhus. Videre renner vannet ved selvfall ca. 2,5 km inn til en råvannspumpestasjon. Fra pumpestasjonen løftes vannet ca. 60 m opp gjennom en ca. 2 km lang pumpeledning, og videre med selvfall i en 3 km rørledning ned til et silhus med mikrosil ved Borredalsvannet. Deretter videre med selvfall inn til vannverket. Borredalsvannet er et råvannsreservoir som en del av vannverkets råvannsforsyning. Vannverket er et fullrenseanlegg med koagulering, flokkulering, sedimentering, filtrering og desinfisering. Det benyttes aluminimumsulfat som fellingskjemikalium, polymer som hjelpekoagulant, natronlut til ph-justering og kloramin til desinfisering. Koagulering og sedimentering er delt i 2 paralleller, mens filtrene er delt i 8 enheter. Filtrene er tomediafiltre med 0,65 m støttegrus og sand, og 0,8 m Filtralite. Prosessen overvåkes og reguleres av et avansert prosesskontrollsystem. Vannkvalitet og kontroll Vannkvaliteten på råvann og rentvann overvåkes kontinuerlig. Det blir tatt vannanalyser hvor resultatene fortløpende blir overført til dataskjerm i kontrollrommet. I tillegg utføres det et prøveprogram for analyser i henhold til drikkevannsforskriften. Programmet er satt opp i samarbeid med Mattilsynet. I 2015 har det vært gode og stabile forhold på råvannet, bortsett fra kortere perioder mens arbeidene med ny råvannsforsyning igjennom Borredalen ble ferdigstilt. Dette arbeidet medførte til tider meget dårlig råvann og vanskelige driftsforhold. Prøveresultatene for det ferdig produserte drikkevannet, er godt innenfor gjeldende drikkevannsforskrift, og av god kvalitet. D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 41

42 7 Vannproduksjon og avløp Driftsdata Produsert mengde (m 3 ) Internt bruk (m 3 ) Solgt vann (m 3 ) Vannproduksjonen har i 2015 fortsatt trenden de siste årene, og hatt nok en nedgang. Reduksjon i vannforbruket siste årene skyldes blant annet systematisk satsning på oppgradering av ledningsnettet i Fredrikstad kommune, satsning på tetting av lekkasjer og noe naturlige variasjoner. Spesielt har lekkasjeprosenten på drikkevann gått betydelig ned Vannproduksjonen (inklusive Tvetervann ) D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 42

43 Energigjenvinning Avfallet en viktig energiressurs. FREVAR brenner for miljøet! 8 Bærekraftig avfallshånd t ering Et tilbakeblikk på driftsåret 2015 viser at drift og produksjon har vært i god overensstemmelse med forventede resultater. Til tross for tidens tann har anleggene fortsatt høy driftsregularitet og høy energiutnyttelsesgrad. Det ble energigjenvunnet tonn avfall og derav produsert 232 GWh. Total leveranse av prosessdamp til industri og fjernvarme utgjør ca. 192 GWh. Restenergien utnyttes i egne anlegg. Totalt levert fra kjelesystem År Mengde (tonn) Produsert energi (G Wh) Energi - u tnyttelsesgrad ( Gj.v. - prosent ) Tilsv. tonn fyringsolje Redusert tonn CO , , , , , , , Avfallsstatistikk og nøkkeltall Avfall til energigjenvinning Det er vanlig at prognosen er høy i begynnelsen av året Tall i antall tonn G rafen over viser økningen og nedgangen i antall tonn energigjenvunnet avfall i perioden D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 43

44 9 Anleggets miljøstandard ISO er et styringsverktøy som medvirker til at avdelingens aktiviteter som påvirker miljøet overvåkes og kontrolleres kontinuerlig. Miljøstyringssystemet har også føringer som kan integreres med andre krav til styring. Det arbeides jevnligmed avdelingens HMS-aktiviteter. I det årlige oppsatte programmet inngår vernerunder, stikkprøver avfall, slaggprøver, utstyrskontroll, kontroll av oljeutskillere og oljetanker, brannøvelser, kalibrering, kursing m.m. Avfallsforbrenning separerer effektivt miljøgifter fra kretsløpet. Biproduktene elektrofilterstøv og røkgasslam transporteres løpende til Langøya for sluttbehandling. Posefilterstøv gjenbrukes direkte i prosessen, og bunnaske (slagg) blir sortert for metaller, siktet og deretter løpende brukt som anleggsmasse på deponiområdet. De utsiktede metallene fra bunnasken blir resirkulert via smelteprosesser. To konsesjonsmålinger ble utført i Kontrollmålingene bekrefter at FREVAR har styring og dokumentasjon på anleggets miljøstandard. Uventet ble det ved siste måling, som ble foretatt i november, registrert en økning av dioxin i røkgassen. Nivået var fortsatt lavere en tillatt utslippsgrense. Det ble også målt en kobberverdi over tillatt utslippsgrense. Ny måling blir derfor utført i januar Utslippsmålinger Resultater av utslippsmålinger 2015 Parameter Snitt 2014 Snitt 2015 Første måling Andre måling Konsesjons krav Enhet Støv 0,26 8,15 6,9 9,5 10 mg/nm 3 Hg 0,09 3,68 0,45 6,9 30 µg/ Nm 3 Cd+Tl 0,24 2,54 0,25 5,64 50 µg/ Nm 3 Sum av (Pb+Cr+Cu+Co+Mn+ Ni+As+Sb+V+Sn) µg/nm 3 O /100 mg/ Nm 3 SO 2 0,35 3,1-3,1 50 mg/ Nm 3 TOC 1,0 1,8 2, mg/ Nm 3 HF 0,008 0,1-0,1 1 mg/ Nm 3 HCl 0,20 0,3-0,3 10 mg/ Nm 3 Dioksiner 0,02 0,064 0,037 0,09 0,1 ng/ Nm 3 NH 3 0,7 0,9-0,9 10 mg/ Nm 3 NOx (NO 2 ) mg/ Nm 3 D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 44

45 Renseanleggene Rent badevann langs kysten vår. Avløpsrensing har en meget positiv innvirkning på vannkvaliteten i Glomma/Ytre Oslofjord. 10 FREVAR sitt renseanleg g på Øra er et mekanisk/kjemisk anlegg som renser avløpsvann fra Fredrikstad og Hvaler kommuner. Tilhørende er også 10 pumpestasjoner med ledningsnett. FREVAR drifter også et naturbasert renseanlegg Kvernhuset renseanlegg. Videre driftes et anlegg for va nnbehandling fra røkgassrenset rinnet fra forbrenningsanlegget von Roll, samt sigevannsnettet på deponiet med tilhørende pumpestasjoner. I tillegg kommer substratmottak. Avdelingen har også driftsansvar for et b iogassanlegg og et oppgraderingsanlegg for b iogass til drivstoffkvalitet. Driftsdata Vannmengde tilført (m 3 ) Til kjemisk trinn (m 3 ) Overløp (m 3 ) Forbruk av JKL (tonn) Spesifikk forbruk av JKL (g/m 3 ) En av utfordringene til avløpsrenseanlegget er at det i løpet av året er store variasjoner i tilførselen av avløp svann til anlegget. Store nedbørsmengder gir store vannføringer grunnet fellessystemer samt lekkasjer inn i nettet. Tilførte men gder avløpsvann til avløpsrense anlegget har variert fra ca m 3 til nærmere m 3 pr. døgn gjennom Økningen i tilført vannmengde har naturlig variasjon med økte nedbørsmengder i 2015 i forhold til Økningen i tilført avløpsvann har også medført en økning i totalt kjemikalieforbruk, men det spesifikke forbruket av kjemikalier har holdt seg på samme nivå. D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 45

46 11 Kvernhuset renseanlegg Kvernhuset RA er et naturbasert renseanlegg som renser avløpsvann fra Kvernhuset skole og 6 eneboliger. Kvernhuset renseanlegg består kort fortalt av slamavskiller og innløpskum, etterfulgt av et biofilter og to fosforfilter. I tillegg er det et barkfilter for luktfjerning. FREVAR har hatt driftsansvar for anlegget siden oppstart. Anlegget fortsetter å levere imponerende renseresultater, så også for Driftsdata Renset vannmengde (m 3 ) Overløp (timer) Slamtømming (m 3 ) Anlegget blir kontrollert ved servicebesøkene til Bioforsk, som utføres 4 ganger pr. år. Luktreduksjonsfilteret blir sjekket 2 ganger per år av leverandør. Filtermassen ble sist skiftet ut i løpet av 2014, i tillegg er det installert en ny frekvensstyrt luftvifte til luktreduksjonsfilteret. Luktreduksjonsfilteret fungerer bra og det er hellerikke blitt registrert noen luktklager i Von Roll-anlegget Driftsdata Vannmengde tilført (m 3 ) Vannmengde til utløp (m 3 ) Forbruk av (TMT-15) kg I 2015 er det tilført m 3 til von Roll anlegget, av disse har m 3 gått til utløp. Resten er blitt sendt tilbake til forbrenningsanlegget og gjenvunnet ( m 3 ). Innløpsmengden er på samme nivå som tidligere år. Doseringen av fellingskjemikalier ligger på omtrent samme nivå som tidligere år. D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 46

47 Biogassanlegget 12 Vårt nyeste anlegg er en viktig brikke i biogassatsningen i Østfold. Biogassanl egget er FREVARs nyeste anlegg. Første spadestikk ble foretatt november 2011, og det stod ferdig juli Enova bevilget 15 mill. i støtte og den totale investeringen ble på ca. 120 mill. Hva skjer i biogassanlegget? Biologisk behandling av matavfall f ra kommuner og fra næring. Produsere r biogass som brukes til m iljøvennlig drivstoff for busser og andre kjøretøy. Leverer b iogass til de nye busse ne i Østfold. Kapasitet på behandling av tonn matavfall i året. Et viktig miljø - og klimatiltak; biog ass erstatte r produkter basert på fossile kilder. Teknologi Biogassanlegget er bygget med beste tilgjengelige teknologi i markedet. Oppgradering av gassen foregår med fj e rning av CO 2 i en såkalt aminprosess. Dette sikrer at biogassen som drivstoff bl ir CO 2 - nøytral, og gir en miljøvennlig drift av gassbiler i fremtiden. 4 stk. m ottakstanker à 200 m 3 1 stk. utråtningstank på m 3 3 stk. h ygieniseringstanker à 17 m 3 1 stk. l uktreduksjonsanlegg 1 stk. o ppgraderingsanlegg av rågass til drivstoffkvalit et 1 stk. k omprimerings - og flakfyllingsanlegg for gassen Biogass som drivstoff Biogass er et CO 2 - nøytralt drivstoff, og er et av de mest miljøvennlige drivstoffalternativene vi har i dag. Karbondioksidet som genereres ved forbrenning a v biogass som drivstoff, er allerede en del av det naturlige kretsløpet. Ved å bruke biogass i stedet for bensin eller diesel, unngår man å tilføre ny CO 2 til atmosfæren. Dessuten har biogass en positiv miljøeffekt, fordi bruk av biogass reduserer utslipp av svevestøv og nitrogenoksider. Biogass som drivstoff er svært godt egnet for både busser, taxier og næringsliv. Østfold Kollektivtrafikk investerte i nærmere 100 nye biogassbusser som skal gå i Fredrikstad, Sarpsborg, Hvaler og Råde. Til sammen vil diss e bussene erstatte 1,62 millioner liter diesel og redusere klimagassutslippene med ca tonn CO 2 (kilde : Østfold k ollektivtrafikk). D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 47

48 Forretningsområder Alt forretningsengasjement bygger på foretakets verdier, vedtekter og vedtak i våre styrende o rganer. Det fokuseres på positive synergier, kvalitet og kompetanse. 13 Østfold Gjenvinning AS ØGAS (eierskap 34,02 %) For FREVAR er ØGAS strategisk viktig. Sammen med de n andre eier en, Norsk Gjenvinning AS, ønsker vi å delta i den delen av verdikjeden som omhandler sortering av næringsavfall for materia l - gjenvinning og brenselsproduksjon. Eierskap i ØGAS gir oss økonomisk avkastning, samt innflytelse på utviklingen av en viktig bedrift beliggende på vårt område. BIO - EL Fredrikstad AS - Bio - El - BEF (25 - års operatøravtale) BIO - EL Fredrikstad AS bygde i 2007 et energi gjenvinningsanlegg i tilknytning til FREVARs eget anlegg på Øra. Anlegget har vært i drift fra midten av 2008, og samdriftes med FREVARs anlegg iht. operatør - og samarbeidsavtaler. Anlegget er hovedleverandør av energi til FFAS. Bioressurs Østlandet AS BRØAS (ei erskap 50 %) BRØAS er etablert sammen med Lindum Ressurs og Gjenvinning AS. Hovedformålet har for FREVARs del vært å skaffe ny alternativ virksomhet til deponiområdet etter at deponiforbudet trådte i kraft i BRØAS er aktive innenfor sitt marked, og deler årlig ut utbytte til sine eiere. Fredrikstad Fjernvarme AS FFAS (eierskap 32,5 %) FREVAR eier FFAS sammen med Fredrikstad Energi og Oslofjord Varme Holding AS. Siden 2004 har FREVAR hatt driftsansvaret for selskapets varmesentraler, mens utbyggi ng av rørsystemet har foregått. Hovedvarmekilde for FFAS er Hafslund Varme AS Bio - El som kom i drift i FREVAR er reservevarmekilde for FFAS. Bildet viser Bio - El - anlegget. D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 48

49 Åpne FREVAR 14 Åpenhet ved alle sider av driften av anleggene gir trygghet for oss og trygghet for våre naboer og eiere i Fredrikstad kommune. FREVAR KF er en del av Fredrikstad kommune noe som betyr at Offentl eglova og Lov om offentlige anskaffelser gjelder for oss. Det setter vi pris på. FREVAR tilbyr full åpenhet og hvis noen ønsker å se oss i kortene, er de selvfølgelig hjertelig velkomne til det. Vi vet at offentlig eierskap av samfunnsmessig viktig infrast ruktur sikrer allmennhetens innflytelse på samfunnsutviklingen. Driften av våre anlegg har stor innvirkning på både miljø, økonomi og samfunn her i distriktet. Vi tror at åpenhet bidrar til at denne påvirkningen blir positiv. Samfunnsansvar i praksis FRE VAR ønsker å ta samfunnsansvar og være medvirkende til at unge mennesker får utvikle seg og utdanne seg. Derfor har FREVAR til enhver tid, blant annet lærlinger, utplasseringsplasser og praksisplasser. Vi kaller det samfunnsansvar i praksis. Miljøsertifi sering FREVAR er sertifisert i henhold til miljø - standarden ISO siden , og vannverket er i tillegg kvalitetssertifisert etter ISO Vi var blant de første innenfor vår bransje med slik sertifisering. FREVAR totalt sett, er utslipp til luft og vann. Dette begrunnes i lovbestemte krav, samt: Utslipp til luft fra energigjenvinnings - anlegget i form av drøye Nm 3 /h ren set røykgass. Utslipp til luft fra ca. 450 mål deponiareale (diffuse utslipp). Utslipp til vann i form av ca m 3 /døgn renset avløpsvann fra hovedrenseanlegget. I tillegg kommer ca. 90 m 3 /døgn fra røykgassrense - anlegget. De største positive miljøpåv irkningene er: Produksjon av drikkevann for Fredrikstad og Hvaler kommuner. Rensing av avløpsvann fra Fredrikstad og Hvaler kommuner. Slam - og bio - gassproduksjon. Avfallshåndtering, omfattende forbrenning med energigjenvinning, sortering, gjenvinning og deponering. Leveranse av høytrykksdamp til nærliggende prosessindustri, som erstatning for drøye tonn fyringsolje/år. En sertifikatperiode varer i 3 år, deretter må virksomheten resertifiseres for å opp - rettholde status som sertifisert. Høsten ble det på ny gjennomført resertifisering med bistand fra Intertek Certifikation AS, med et godt resultat. Virksomheten medfører miljøpåvirkning når det gjelde r utslipp til luft og vann, støy og lukt. De virkningene som anses vesentlige for D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 49

50 15 Likestilling Foretaket har et aktivt forhold til likestilling, og kvinneandelen har gått fra 19,4 % i 2014 til 19,7 % i Ved foretaket var det ved utgangen av året 76 dyktige medarbeidere ansatt. Vi liker å kalle de m hverdags helter. Av disse er andelen 19,7 % kvinner og 80,3 % menn. Av styrets 7 medlemmer er 2 kvinner og 5 menn. Dette utgjør en andel på 28,6 % kvinner og 71,4 % menn. Fo retakets ledergruppe består av 3 kvinner og 3 menn. Sykefravær og trivsel FREVAR er en IA - bedrift og arbeider kontinuerlig med å tilrettelegge for helsefremmende arbeidsplasser. Dette ivaretas blant annet i arbeidsmiljøutv alg et, ved HMS - tiltak, tett oppfølging og tilrettelegging inn efor de rammene vi har til rådighet. Det er av stor verdi at vi har engasjerte og initiativrike medarbeidere som administrerer og arrangerer ulike trivse ls tiltak. Foretaket har blant annet en v elferdskomité som inviterer til ulike arrangement og administrerer firmahytte for de ansatte. Sykefraværet for 2015 endte på 4,24 % mot 6,25 % i Dette er en nedgang i sykefraværet med 2,01 prosent fra året før. Vi er godt fornøyde med et stabilt lav t sykefravær over flere år. Kontinuerlig forbedringsarbeid og utvikling Vi har tro på et åpent samarbeid i foretaket, og reg e lmessig e oppfølgingsmøter. Derfor praktisere r vi faste tillitsvalg t møter, arbeidsmiljøutvalg s møter og allmøter. For å lære av an dre og utvikle oss, har vi også invitert andre bedrifter til å komme og fortelle om sitt forbedringsarbeid. I arbeids - miljøutvalget deltar også representanter fra HMS - avdelingen i Fredrikstad kommune. Kommunikasjon Foretaket lanserte sin nye hjemmes ide i januar Det er også behov for o ppgradering av intranettet ved foretaket. Arbeidet med dette ble påbegynt i 2015, og fortsetter utover 1. halvår i I tillegg til nytt intranett tar foretaket også i bruk ny s oftware, som vil bety at våre ans atte får tilgang til nye kommunikasjonsmuligheter. FREVAR er et foretak med f lere ulike arbeidstidsordninger og arbeidssteder, noe som kan gi utfordringer i kommunikasjon. Med nytt intranett vil vi kunne ivareta informasjonsflyten på en smidigere måte en n tidligere. Forøvrig løser vi kommunikasjon og informasjon via mobil, mail, sms, i tillegg til at vi snakker direkte med hverandre Avfallskonferansen Avfallskonferansen holdes hvert år, og er en av avfallsbransjens viktigste møteplass er. Avfallskonfer ansen 2015 ble arrangert på Romerike av arrangør A vfall Norge og vertskap var renovasjonsselskapet ROAF og ØRAS sammen med samarbeidspartner EGE. Konferansen samlet 900 deltakere og nærmere 90 utstillere i landets største bransjeutstilling. FREVAR stilte som utstiller på konferansen med stand laget av gjenbruksmaterialer fra egen gjenvinningsstasjon. H ovedbudskapet på stand en var bruk av biogass. Med hippi e kledde FREVAR ansatte, og slagord som make love, no pollution og peace, love and biogass, gikk vi helt til topps i konkurransen om beste stand! D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 50

51 Styret 16 FREVAR er et kommunalt foretak en del av kommunen. Styret rapporterer til bystyret i Fredrikstad. Styrets sammensetning Styret har sit tet siden juni Alle styremedle mmene, 5 valgt av bystyret og 2 valgt av de ansatte ved foretaket, er likeverdige medlemmer. Direktøren er direkte underlagt styret. De prinsippene som ligger til grunn for organisering i et kommunalt foretak gir styre t stor selvstendighet, uten å svekke den kommunale styringen av virksomheten. Til forskjell fra kommunalt eide aksjeselskap, som er rettslig og økonomisk adskilt fra kommunen, er kommunale foretak en juridisk del av kommunen. Victor Kristiansen styreleder Hege Dubec nestleder Leif Eriksen Styrets arbeid I løpet av har styret avholdt 11 styremøter. Det har blitt behandlet 27 saker, hvor saksframlegget har blitt forberedt av administrasjonen ved foretaket. 3 av sakene (årsregnskap 2014, endring av vedtekter og budsjett og handlingsplan ) har blitt endelig avgjort av bystyret som er foretakets representantskap. I 2015 har styret deltatt på avfallskonferansen, som er bransjens største fagkonferanse i Norge, samt enkelte andre fagkonferanser. I tillegg har styret og foretakets ledergruppe vært på anleggsbef aring hos Tekniska Värken i Linköping, Sverige. Dette ble kombinert med arbeid med foretakets strategi. Strategien vil bli vedtatt av styret og lagt fram for bystyret i første halvår Året har vært preget av en større optimisme med tanke på framti den. Avfallsmarkedet er i endring, og det arbeides målrettet å forbedre driftstilgjengeligheten ved biogassanlegget. Styret er meget tilfreds med resultatet for Dette gjelder både innenfor den selvkostfinansierte delen, og den kommersielle delen. Å rets næringsoverskudd er større enn budsjett, noe som kommer av målrettet arbeid, fokus på synergier og høy kom petanse innenfor mange områder. Rita Holberg Bjørn Tindlund Tom Segerblad Ørnulf Nordli Fredrik Hellström direktør Ann - Kristin Stedjeberg sekretær D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 51

52 Beretning 17 FREVAR er organisert som et kommunalt foretak og førerregnskap etter Regnskapsloven. Den største delen av omsetningen kommer fra andre enn eieren Fredrikstad kommune. Foretaket framstår som en sterk og konkurransedyktig aktør i markedet. Resultatet I 2015 kom ca. 66 % av omsetningen fra konkurranseutsatt næringsvirksomhet, mens ca. 34 % av omsetningen er avgiftsfinansiert og drives etter selvkostprinsippet.hvilke deler som skal drives etter forretningsmessige prinsipper, er spesifisert i stiftelsesgrunnlaget til foretaket. Forutsetningen for fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetningen. Regnskapet er revidert iht. Regnskapsloven har vært et år med høyt aktivitetsnivå og mange utfordringer. Det har gjennom hele året vært fokusert på god drift av anleggene og optimalisering av organisasjonen. Driftsmessig har vi hatt store utfordringer både på biogassanlegget og energigjenvinningsanlegget. Det arbeides fortsatt med å bemanne opp foretaket etter høy turnover i 2013 og Vi regner med å være fullt bemannet i løpet av Dette har medført økt press på det øvrige personalet, samtidig som det åpner for nytenkning. Foretakets regnskapsmessige resultat for forretningsvirksomheten i 2015, ble et overskudd på kr 11,9 mill. etter skatt. Dette er 5,9 mill. bedre enn budsjett for 2015, og skyldes i hovedsak mottak av masser til deponiet. Innenfor selvkostområdet er det utført tjenester for totalt kr 87 mill. Dette er et mindreforbruk på ca. kr 1,9 mill. i forhold til hva som er innbetalt til selvkostområdet i 2015, og tilføres foretakets andel av kommunens selvkostfonds. Skatteplikt Fra har foretaket vært skattepliktig på inntekt fra næringsvirksomhet innenfor avfallshåndtering. Dette omfatter deler av energigjenvinningsanlegget, deler av avfallshåndteringen samt biogassanlegget Pensjon Iht. God regnskapsskikk (GRS) balanseføres en aktuarberegnet pensjonsavsetning for å imøtekomme framtidige pensjonsforpliktelser. Endringer i verdien skal resultatføres i regnskapet. For 2015 medfører dette en økt avsetning, med økt kostnad i regnskapet, på kr 5,4 mill. Bygging av Borredalsdammen, ca D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D RI F T 52

53 Tabellen nedenfor viser årets resultat i hele 1 000: Næring før Næring etter Avdeling Resultat drift Selvkost skatt Skatt skatt 11 RA FA AH VA NÆRING AVLØP Nytt av året er at avløpsrenseanleggets næringsvirksomhet, avløpsrensing for Hvaler kommune, føres regnskapsmessig på avløpsrenseanlegget. Dette på tilsvarende måte som på vannverket. Energigjenvinningsanlegget har gått nesten iht. budsjett. Ikke planlagt vedlikehold og lavere driftstilgjengelighet har blitt veid opp av et bedret avfallsmarked. Resultatet på avfallshåndteringen skyldes økt tilgang på masser og avfall til deponiet i Denne situasjonen ser ut til å vedvare inn i 2016, men dette markedet er uforutsigbart og med sterk konkurranse. Biogassanlegget er i en positiv utvikling, og underskuddet i 2015 er 1,2 mill. lavere enn i Det er fortsatt utfordringer ved anlegget. Investeringer og utbedringer er vedtatt, og til dels gjennomført. Det er forventet at anlegget vil gå minimum i balanse i Resultatdisponering Resultatet innenfor selvkostområdet er saldert mot bundne selvkostfond pr. avgiftsområde. Årets resultat ga følgende endringer i foretakets selvkostfond: IB UB 2015 Renter Avregning Renovasjon Vann Avløp Selvkostfondene skal benyttes til drift innenfor de forskjellige avgiftsområdene innen 3-5 år. Dette bidrar til at prisene kan holdes mer stabile. Resultatet fra årets næringsdrift er et overskudd på kr ,29 etter skatt. Beslutning om disponering av næringsoverskuddet treffes av foretakets representantskap, som er bystyret i Fredrikstad kommune. D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 53

54 1 9 Resultatregnskap p r Note Salgsinntekt Annen driftsinntekt Sum driftsinntekt Varekostnad Lønnskostnad 4, Avskrivning Annen driftskostnad Sum driftskostnad Driftsresultat Inntekt fra investering i aksjeselskap Renteinntekter Andre finansinntekter Rentekostnader Andre finanskostnader Resultat før selvkostavregning Overføring selvkostfond 12, Ordinært resultat før skattekostnad Skattekostnad Årsresultat Balanse pr EI ENDELER Note Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Utsatt skattefordel Sum immateriell eiendeler Varige driftsmidler Tomter, bygninger og annen fast eiendom 1, Anlegg under oppførelse Maskiner, anlegg, inventar ol. 1, Sum varige driftsmidler Finansielle anleggsmidler Finansielle anleggsmidler Sum finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler Varelager Fordringer Kundefordringer Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kontanter o.l Sum omløpsmidler Sum eiendeler D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 54

55 EGENKAPITAL OG GJELD Note EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum opptjent egenkapital Over- underskudd forretningsdrift Sum egenkapital GJELD Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelser Andre avsetninger for forpliktelser 2, Sum avsetninger for forpliktelser Annen langsiktig gjeld Gjeld til kredittinstitusjoner Sum annen langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Betalbar skatt Skyldige offentlige avgifter Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld Sum egenkapital og gjeld Fredrikstad, D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 55

56 21 Noter til regnskapet Regnskaps prinsipper Regnskapet er satt opp etter Regnskapslovens regler. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter balansedagen, samt poster som knytter seg til varek retsløpet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til ans kaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til på lydende. Varige driftsmidler Varige driftsmidler balanseføres og avskrives over driftsmidlets levetid dersom de har levetid over 3 år og har en kostpris som overstiger kr Direkte vedlikehold av driftsmidler kostnadsføres løpende under driftskostna der, mens påkostninger eller forbedringer tillegges driftsmidlets kostpris og avskrives i takt med driftsmidlet. Pensjoner Foretakets pensjonsansvar i forhold til den ordinære tariffestede pensjonsordningen er dekket gjennom pensjonsordning i Kommunal Lan dspensjonskasse. Denne ordningen gir en definert ytelse i henhold til tariffavtalen i kommunal sektor. Fordi det foretas en fordeling av den aktuarmessige risiko mellom alle foretakene, kommunene og fylkeskommunene som deltar i ordningen, tilfredsstiller den kriteriene for det som betegnes som en Multiemplo yer plan. I tråd med internasjonal praksis for slike Multiemployerplaner er den regnskapsførte årlige pensjonskostnaden i 2015 lik påløpt (netto) pensjonspremie. Fremtidige premier vil påvirkes av risi komessige over - eller underskudd på nåværende og tidligere ansatte både i FREVAR og i andre kommuner/foretak som inngår i ordningen. Premien vil også være påvirket av avkastning, lønns - vekst og utviklingen i folketrygdens grunnbeløp. I tillegg til den ord inære tariffestede tjenestepensjons - ordningen kommer ytelser i form av avtalefestet pensjon til aldersgruppen 62 til 64 år. Også denne ordningen er vurdert å være en Multiemplyer plan, og kostnadsføres i takt med faktisk innbetalt premie. Forpliktelsen knyt tet til arbeidsgivers egenandel ved ansattes faktiske bruk av ordningen er balanseført. Skatter Skattekostnad består av betalbar skatt og endring i utsatt skatt. Utsatt skatt/skattefordel er beregnet på alle forskjeller mellom regnskapsmessig og skatte - m essig verdi på eiendeler og gjeld. Utsatt skatt er beregnet med 27 % på grunnlag av de midlertidige forskjeller som eksisterer mellom regnskapsmessige og skattemessige verdier, samt skattemessig under - skudd til framføring ved utgangen av regnskapsåret. Net to utsatt skattefordel balanseføres i den grad det er sannsynlig at denne kan bli nyttiggjort. Betalbar skatt og utsatt skatt er regnskapsført direkte mot egenkapitalen i den grad skattepostene relaterer seg til egenkapitaltransaksjoner. Transaksjoner i utenlandsk valuta Fakturaer i utenlandsk valuta bokføres med valuta - kurs på tidspunktet for fakturamottak. Valutakurs - differanser som oppstår fram til fakturaen blir betalt bokføres som finansinntekter eller - k ostnader. Note 1 Varige driftsmidler (Alle tall i 1000) Kjøretøy/ Inventar/ Ledninger/ anl.mask. utstyr Maskiner Bygninger dammer Anskaffelseskost Tilgang driftsmidler Korreksjon driftsmidler Anskaffelseskost Akkumulerte avskrivninger Balanseført verdi pr Avskrivninger Varige driftsmidler avskrives lineært over den antatte økonomiske levetiden for de enkelte driftsmidlene. Følgende økonomiske levetider er benyttet: * Bygninger og annen fast eiendom år * Biler og maskiner 7-20 år * Inventar og kontormaskiner 5-15 år * Tomter, utearealer 0 år D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 56

57 22 Spesifikasjon av anlegg under oppførelse Note 2 Avsetninger og forpliktelser Totalt Budsjett Navn Prosjekt Avd. UB 1130 ramme Utskifting I/O og oppgradering PLS RA Nytt prosesstyringssystem RA Tilstandskontroll og vedlikehold avløpsledninger RA Utslippsledning/diffusor RA Rehabilitering by gg RA Rehab styringssystem kontrollrom FA/RA Ny matevannstank FREVAR øst (deponi 6) Råv annsforsyning Eidet - Rostadneset Nytt prosesstyringssystem VA Rør Rostadneset p.st. - Rostad Frekvensstyring råvannspumper Rostad Ny vekt Hybridvarmepumpe forprosjekt Hybridvarmepumpe (Alle tall i 1000) Andre avsetninger for forpliktelser består av: Regnskapsmessig frie avsetninger: Utsatt inntekt knyttet til avsluttet deponi Utsatt inntekt knyttet til igangværende deponi Utsatt inntekt knyttet til usikkerhet vedr. avgifter Omstillings- og omsstruktureringsfond Utsatt inntekt påbegynt prosjekt Utsatt inntekt knyttet til andre forpliktelser Regnskapsmessig bundne avsetninger: Bundne selvkostfonds iht. avgiftsområder Sum Utsatt inntekt er en måte å periodisere regnskapet på. Dersom man mottar inntekter et år, men forventer at hele eller deler av de tilhørende kostnadene kommer et senere år, kan man utsette inntektsføring av hele eller deler av beløpet for å sikre regnskapsføring i samme år. Det er fortsatt generell usikkerhet iforhold til sluttbehandlingsavgift på avfall til deponi og deponirelatert behandling. Det er forskjell på tolkning av hva som er avgiftsbelagte masser, og andre aktører i bransjen har opplevd å få betydelige etterkrav. Det avsettes til evt. etterkrav er foreldet. Stadig endrede rammebetingelser innenfor avfallsmarkedet gjør det sannsynlig at både avfallshåndteringen (AH) og energigjenvinningsanlegget (FA) må påregne kostnader til omstilling av driften. AH forholder seg til vedtatt deponiforbud fra 2009, og FA opplever usikkerhet rundt dagens energiavsetning som kan medføre behov for rask omstilling av drift og energiproduksjon. AH har satt av kr 1,2 mill. og FA kr 12 mill. til omstruktureringskostnader. Utsatt inntekt knyttet til andre forpliktelser omfat ter bl.a. avsatte midler til riving av sykehusforbrenningsanlegget (SYFA) på kr 2,7 mill. I tillegg kommer bl.a. periodisering av engangsinntekt på kr. 5 mill fra Bio-El Fredrikstad AS, nå gjenstående kr 2,3 mill., avsetning til sigevanns- og deponigassrør i aktiv fylling på kr 5,3 mill. Se også note 13 vedrørende bundne selvkostfonds. Note 3 Langsiktig gjeld (Alle tall i 1000) Langsiktig gjeld med forfall senere enn 5 år Gjeld til kredittinstitusjoner Sum Spesifikasjon av lånekapital Saldo Avdrag Renter Saldo Låneinstitusjon Norges Kommunalbank Kommunekreditt Norge Sum total lånekapital Note 4 Pensjoner Foretaket har en usikret pensjonsordning i form av tariffestet avtalefestet førtidspensjonsordning (AFP) innen KLP. Denne forpliktelsen omfatter 73 aktive. Ved beregningen er følgende forutsetninger lagt til grunn: Årlig avkastning 3,30 % 3,80 % Diskonteringsrente 2,50 % 3,00 % Lønnsvekst 2,50 % 3,25 % G-regulering 2,25 % 3,00 % Forventet frivillig avgang: Under 20 år 20 % år 8 % år 6 % år 6 % Med fradrag av 0,4% for hvert år over 25 år år 4 % Med fradrag av 0,2% for hvert år over 30 år år 1 % Med fradrag av 0,1% for hvert år over 45 år over 50 år 0 % Forventet uttaksandel: 62 år 25 % 63 år 35 % 64 år 41 % 65 år 55 % 66 år 65 % Pensjonsforpliktelse Beregnede pensjonsforpliktelser Balanseført pr Spesifikasjon av pensjonskostnader: Årets pensjonsopptjening Pensjonskostnad D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 57

58 23 Note 5 Lønnskostnader, antall ansatte, godtgjørelser, lån til ansatte mm. (Alle tall i 1000) Lønnskostnader Lønninger Arbeidsgiveravgift Pensjons kostnader * Andre ytelser Sum * Endring i avsetning for pensjonsforpliktelser, se note 4. Gjennomsnittlig antall ansatte i løpet av regnskaps - året har vært 74 ansatte. Ytelser til ledende personer Daglig leder Lønn Annen godtgjørelse Styret Lønn Annen godtgjørelse Note 9 Spesi fisering av salg (Alle tall i 1000) Fordeling salgsinntekter 2015 Brutto Netto Avdeling Salgsinntekter Utsatt inntekt* Salgsinntekter IKT kr 73 kr 73 kr - Administrasjon kr 272 kr 222 kr 50 Avløpsrenseanlegg kr kr - kr Forbrenningsanlegg kr kr 435 kr Avfallshåndtering kr kr 255 kr Vannverket kr kr - kr Forr.område avløp kr kr 200 kr Totale salgsinntekter kr kr kr *Jfr. note 2 vedrørende avsetninger og forpliktelser Note 10 Fordringer og gjeld til eierkommunen (Alle tall i 1000) Fordringer kr kr Gjeld kr 371 kr 23 Revisor Revisjonshonorar utgjorde: Ekstern bistand i forbindelse med skatteplikt utgjorde: Note 6 Miljøforpliktelser Selska pets drift er underlagt konsesjonsvilkår mh t : Drift av forbrenningsanlegg, avfallsbehandling Avløpsrensing Drikkevannsforskrifter I tillegg følger selskapet bestemmelsene i internkontrollforskriften, og er sertifisert etter miljøstandarden I SO Jfr. øvrig omtale i årsrapporten. Note 7 Finansielle anleggsmidler Selskap/forening Balanseført verdi Eierandel Utbytte 2015 Bioressurs Østlandet AS - 50 % Fredrikstad Fjernvarme AS ,50 % Østfold Gjenvinning AS ,02 % Norsk Vann Medlemsandel Note 8 Bundne midler Av foretakets bankinnskudd er kr ,39 bundne skattetrekksmidler. Av foretakets avsetninger er kr ,52 bundne selvkostfonds. Note 11 Endring av egenkapitalen (Alle tall i 1000) Oversikt EK 2015 UB Res.disp. Resultat UB Konto Navn EK FA EK RA EK VA EK AH EK BA Sum Resultat FA næring AH RA VA Forretn.dr. avløp Overført Fredrikstad kommune Disponert til biogassproduksjon Sum egenkapital i regnskapet Note 12 Selvkostavregning Fredrikstad kommune (Alle tall i 1000) Avregning for 2015 Vann Avløp Renovasjon Totalt Kapitalkostnader Personalkostnader Driftskostnader Herav indirekte kostnader Totalt Selvkost FK Innbetalt i året Innbet. andre Tot inntekter Selvkostoppgjør D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 58

59 24 Note 13 Oversikt selvkostfonds (Alle tall i 1000) Selvkostfond pr avgiftsområde IB UB 2015 Renter Avregning Renovas jon Vann Avløp Note 14 Oversikt over finansiering av nyanskaffels er (Alle tall i 1000) Navn 2015 Egenfin. Lån Truck RA - Nissan Ny server DelPnr Oppgradering vasketårn Reheater Ristdeler FA Biogassanlegg Nytt kontor Per Ny PST Sellebakk Ny Eco Rørbro dampledning Rør gjennom Borredalsvannet Avløpsledning Råbekken Note 15 Skatt ESA fastslo i en dom av 27. februar 2013 at skattefritaket for norske kommuner for lovpålagt behandling av husholdningsavfall fra egne innbyggere ikke er i strid med EØS - avtalen. Videre fremkom det at en kommune i tillegg kan behandle h usholdn ings - avfall fra andre kommuners innbyggere og/eller nær ingsavfall fra private virksomheter, men at denne eventuelle aktiviteten omfattes av EØS - avtalens regelverk om offentlig støtte. ESA ga Norge frist til 1. januar 2014 i forhold til å iver ksette nye regler, og norske myndigheter fastsatte nye skatteregler i overen s stemmelse med ESAs anbefalinger med virkning fra 1. januar Basert på denne regelen og de tilhørende retningslinjene for hvordan dette skal håndteres, er det utarbeidet et skattegrunnlag for den relevante næringsvirksomheten i F REVAR. Dette omfatter aktiviteter knyttet til avdelingene for energigjenvinningsanlegget, deponiet samt biogassanlegget, og hvor aktivitetene ved disse avdelinger enten i sin helhet eller delvis er kn yttet opp mot det som skattereglene nå omfatter. Det ble for 2014 etablert skattemessig åpningsbalanse tilknyttet næringsvirksomheten hvor eiendeler delvis ble verdsatt basert på opprinnelig anskaffelseskost fratrukket beregnede skattemessige avskrivning er fra anskaffelsestidspunktet og frem til 1. januar 2014 og delvis ble verdsatt basert på foretatte verdivurderinger relatert til virkelig verdi på eiendeler pr 1. januar 2014 i tråd med hvordan det nye regelverket åpner for at dette skal gjøres. Den største enkeltstående effekten er knyttet til energigjenvinningsanlegget, som skattemessig er verdsatt i henhold til innhentet verdivurdering relatert til beregnet virkelig verdi pr 1. januar Regnskapsmessig videreføres verdier i henhold til tidli gere regnskapsperioder og dette har medført at den skattemessige verdien er satt betydelig høyere enn den regnskapsmessige verdie n. Årets skattekostnad fordeler seg på: Betalbar skatt Endring utsatt skatt Årets totale skattekostnad Beregning av årets skattegrunnlag: Ordinært resultat før skattekostnad Permanente forskjeller Endring i midl ertidige forskjeller Årets skattegrunnlag Betalbar skatt (27 %) av årets skattegrunnlag Oversikt over midlertidige forskjeller Driftsmidler Netto pensjonsforpliktelse som er ført i balansen Netto midlertidige forskjeller pr Utsatt skattefordel/utsatt skatt (25 % for i år, 27 % for i fjor) De permanente forskjeller i beregningen ovenfor er knyttet til de deler av foretakets resultat som ikke omfattes av skattereglene. Årets endring i utsatt skatt på kr består av følgende: 27 % av endring i midlertidi ge forskjeller i løpet a v 2015: effekt av endret skattesats på midlertidige forskjeller: D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 59

60 25 Kontantstrømoppstilling Note Kontantstrømmer fra operasjonelle aktiviteter Resultat Ordinære avskrivninger Nedskrivning anleggsmidler Endring i varelager Endring i kundefordringer Endring i leverandørgjeld Endring i andre tidsavgrensingsposter Endring balanseført pensjonsforpliktelse Endring andre avsetninger for forpliktelser Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Innbetalinger ved salg av varige driftsmidler Utbetalinger ved kjøp av varige driftsmidler Utbetalinger ved kjøp av aksjer og andeler i andre foretak Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Utbetalinger av konsernbidrag Netto kontantstrømmer fra finansieringsaktiviteter Netto kontantstrøm for perioden Kontanter og kontantekvivalenter ved periodens begynnelse Kontanter og kontantekvivalenter ved periodens slutt Denne består av: Bankinnskudd m.v. note D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 60

61 26 D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 61

62 27 D I S T R I K T E T S M I L J Ø B E D R I F T 62

63 0 FREVAR KF har vært sertifisert siden nov FREVAR KF Fredrikstad vann, avløp og renovasjonsforetak Postboks 1430, 1602 Fredrikstad Habornveien 61, 1630 Gml. Fredrikstad Tlf.: Design og trykk: AKRS og HEMB Vedtatt av bystyret xx.xx.xxxx 63

64 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/100 Dokumentnr.: 12 Løpenr.: 26352/2016 Klassering: Saksbehandler: Ikke fordelt til saksbehandler Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /14 Uttalelse til årsregnskapet for Fredrikstad kommune Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet 2015 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til saken. 2. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes bystyret med kopi til formannskapet. Fredrikstad, Vedlegg 1. Uttalelsen til årsregnskap for Fredrikstad kommunes for Revisjonsberetning for 2015 Fredrikstad kommune, datert 15. april Kommunens årsrapport Årsregnskap 2015 med noter intern kontoplan (Eget vedlegg) Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I følge kommunelovens 48 skal kommunen for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet , skal årsregnskapet inneholde driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter. I årsberetning fra kommunen skal det blant annet skal gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme foretakets stilling og resultat. Gjeldende tidsfrister for regnskapsavleggelsen, årsrapport og revisjonsberetning er: kommunens årsregnskap skal være avlagt innen 15. februar etter regnskapsåret kommunens årsrapport utarbeides innen 31. mars revisors beretning avgis innen 15. april 64

65 I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004, 6 - skal kontrollutvalget påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Forskriftens 7 sier videre at når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas i bystyret. Uttalelsen avgis til bystyret og kopi av uttalelsen sendes formannskapet. Vurdering Årsregnskapet, årsrapport og revisjonsberetning for 2015 er avlagt innen gjeldende tidsfrister. Kommunens driftsregnskap 2015 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,23. Kommunens netto driftsresultat utgjør + 1,0 % av brutto driftsinntekter i Kontrollutvalget har i uttalelsen merket seg enkelte resultatelementer og nøkkeltall for Revisor har avlagt revisjonsberetning med to forbehold, og en bemerkning under avsnittet «Andre forhold». Forbehold: «Regnskapsskjema 2A viser vesentlige avvik mellom regulert budsjett og avlagt regnskap.» «Investeringsregnskapets økonomiske oversikt for 2015 viser ca. kr. 11,9 millioner i Andre inntekter, som ikke er budsjettert. Det er kjøp av motorkjøretøy til kommunen i et omfang på ca. kr. 1,8 millioner uten budsjettmessig dekning og nødvendige vedtak.» Andre forhold: For en mindre andel av kommunens kostnader henført til selvkostområdene bygge- og delesak, husholdningsrenovasjon, vann, avløp og feiing benyttes internt fordelte kostnader fastsatt etter budsjett. Det korrekte, etter gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost (H-3/14 fra februar 2014), er å benytte faktiske kostnader. Beløpsmessig, utgjør slike internt fordelte kostnader til de nevnte selvkostområdene kr ,00 for regnskapsåret 2015». Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å avgi uttalelse til årsregnskapet 2015 for Fredrikstad kommune som vist i vedlegg 1 til denne sak. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 sendes bystyret med kopi til formannskapet. 65

66 Østfold kontrollutvalgssekretariat Interkommunalt samarbeid for kommunene Fredrikstad, Sarpsborg, Moss, Rygge, Råde og Hvaler Bystyret i Fredrikstad Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2016/ /2016-BJGU Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 Fredrikstad kommune I henhold til forskrift om kontrollutvalg av 15. juni skal kontrollutvalget etter fremleggelse av revisjonsberetning fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av bystyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir sin innstilling om årsregnskapet. Kontrollutvalget har i sitt møte 24. mai 2016 behandlet Fredrikstad kommunes årsregnskap og årsrapport for Følgende dokumenter danner grunnlaget for uttalelsen: Årsregnskap med noter for 2015 Årsrapport for 2015 Revisors beretning for Avleggelsen av årsregnskap, årsrapport og revisjonsberetning er gjort til rett tid og i samsvar med lover og forskrifter. Kommunens driftsregnskap 2015 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,23. Investeringsregnskapet er saldert og avsluttet i balanse. Finansieringsbehov utgjør kr ,-. Bruk av lånemidler som finansieringsmåte utgjør i følge regnskapet kr ,- av det totale finansieringsbehovet. Kontrollutvalget merker seg følgende resultatelementer og nøkkeltall for 2015: Merinntekt frie inntekter med 13,0 millioner kroner. Dette gjelder i hovedsak skatteinntekter. Samlet sett legger seksjonene inkludert driftstilskudd til kirken fram et positivt resultat med et mindreforbruk i forhold til budsjett på 25,2 millioner kroner Netto merutgifter i forhold til budsjett for netto finansposter med 11,4 millioner kroner. Innsparing i diverse fellestjenester med 27 millioner kroner hvorav ubrukte midler til pensjon (både i forhold til dekning av økte pensjonsutgifter og endring i premieavvik), omstilling og uforutsette hendelser er de største enkeltpostene. Kommunens langsiktige lånegjeld (ekskl. pensjonsforpliktelser) utgjør pr i alt kr Kommunens samlede nettogjeld (eks. videre utlån og ubrukte lånemidler) sett i forhold til brutto driftsinntekter, er på 86,5 %. Til sammenligning var snittet for Østfold på 84 % i En økning i kommunens gjeldsbyrde i forhold til brutto driftsinntekter, vil medføre at kommunen må bruke en stadig større andel av sine driftsinntekter til å dekke renter og avdrag på lån med tilsvarende mindre til drift. Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Besøksadresse: Glemmengaten 55, 1608 Fredrikstad Postadresse: Postboks 69, 1601 Fredrikstad E-postadresse:akfp@fredrikstad.kommune.no Webadresse: Telefon: Telefaks: Tlf. saksbeh.: Orgnr

67 Saksnummer 2016/ /2016 Kommunens netto driftsresultat utgjør + 1,0 % av driftsinntekter i Fylkesmannen har anbefalt at nivå på netto driftsresultat bør være minimum + 1,75 % av driftsinntektene for å opprettholde kommunens formue. Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8 er det påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader. Revisor har avlagt revisjonsberetning med to forbehold, og en bemerkning under avsnittet «Andre forhold». Forbehold: «Regnskapsskjema 2A viser vesentlige avvik mellom regulert budsjett og avlagt regnskap.» «Investeringsregnskapets økonomiske oversikt for 2015 viser ca. kr. 11,9 millioner i Andre inntekter, som ikke er budsjettert. Det er kjøp av motorkjøretøy til kommunen i et omfang på ca. kr. 1,8 millioner uten budsjettmessig dekning og nødvendige vedtak.» Andre forhold: For en mindre andel av kommunens kostnader henført til selvkostområdene bygge- og delesak, husholdningsrenovasjon, vann, avløp og feiing benyttes internt fordelte kostnader fastsatt etter budsjett. Det korrekte, etter gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost (H-3/14 fra februar 2014), er å benytte faktiske kostnader. Beløpsmessig, utgjør slike internt fordelte kostnader til de nevnte selvkostområdene kr ,00 for regnskapsåret 2015». Kontrollutvalget viser i denne sammenheng til rådmannens redegjørelse og tiltak for de forbehold revisjonen har i revisjonsberetningen i årsrapporten side 82. Kontrollutvalget har ingen ytterligere kommentarer til årsregnskapet 2015 for Fredrikstad kommune, og slutter seg til revisors beretning av 15. april Fredrikstad, 24. mai 2016 Ingrid Willoch leder Kopi: Formannskapet 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 Årsrapport 2015 Fredrikstad kommune 72

73 73

74 INNHOLD RÅDMANNENS INNLEDENDE KOMMENTAR... 1 ØKONOMISK RESULTAT... 3 Økonomiske nøkkeltall... 3 Intern hovedoversikt... 5 SAMMENLIGNING MED ANDRE KOMMUNER... 7 BALANSERT MÅLSTYRING BEFOLKNINGSUTVIKLING ORGANISERING Politisk organisering Administrativ organisering SEKSJON FOR KULTUR, MILJØ OG BYUTVIKLING SEKSJON FOR REGULERING OG TEKNISK DRIFT SEKSJON FOR UTDANNING OG OPPVEKST SEKSJON FOR HELSE OG VELFERD SEKSJON FOR ØKONOMI OG ORGANISASJONSUTVIKLING KOMMUNIKASJON OG BRUKERMEDVIRKNING MEDARBEIDERRESULTATER Arbeidsmiljøutvikling Nærvær Årsverk ÅRSBERETNING Driftsregnskapet Investeringsregnskapet Balanseregnskapet Finansforvaltning INTERNKONTROLL FREDRIKSTAD KIRKELIGE FELLESRÅD VEDLEGG 1. Revisors beretning 2. Likestillings- og inkluderingsrapport 3. Oppsummering av Klima- og energirapporten 74

75 75

76 RÅDMANNENS INNLEDENDE KOMMENTAR Rådmannen er tilfreds med at vi nok et år kan avslutte regnskapet med et positivt resultat. For 2015 noterer vi oss et overskudd på 51,7 millioner kroner i Fredrikstad kommune. Jeg mener at deler av overskuddet kan tilskrives økt økonomiforståelse og budsjettdisiplin i kommunens lederkorps og i alle virksomheter. Tilpassing av driften til Bystyret gitte økonomiske rammer er en forutsetning for forutsigbarhet både for våre brukere og ansatte. Til tross for et tilfredsstillende økonomiresultat, er det likevel grunn til å påpeke noen viktige utfordringer på lengre sikt. En del av innsparingen i tjenesteproduksjonen skyldes utsatt oppstart av vedtatte prosjekter og tiltak, i tillegg til merinntekter som skyldes sent mottak/bosetting av flyktninger. Dette vil gi økte utgifter framover. I 2015 brukte vi mer av de samlede inntektene til å betjene netto renter og avdrag enn i var imidlertid et spesielt år med høy finansavkastning og fallende gjeldsrenter. I 2015 hadde vi fortsatt lave gjeldsrenter, men mindre renteinntekter til å dekke renter/avdrag. Dette innebærer at økt andel av inntektene måtte benyttes til å betjene gjeld. De lave oljeprisene og Oljebremsen har rammet Norge relativt hardt med effekter for frie inntekter og finansposter. Usikkerheten er for tiden stor. Rådmannen vil anbefale Bystyret til å disponere mindreforbruket (overskuddet) i lys av de forskjellige elementene for å kunne være mer rustet til å møte framtidens behov og usikkerhet. På bestilling fra Bystyret har innovasjon- og fornyingsarbeid, samt forbedret internkontroll, vært viktige nye fokusområder for alle seksjoner i Rådmannen opplever at hele organisasjonen har kommet i bevegelse i en positiv retning innenfor disse områdene. Viktige hendelser i 2015 Gjennom hele 2015 har kommuner landet over jobbet med utredningsoppgavene knyttet til kommunereformen. I Fredrikstad har vi gjort arbeidet i samarbeid med Hvaler og Råde. Dette er videreført inn i I løpet av året ble det også satt av ekstra ressurser til sykefraværsoppfølging i de virksomhetene med høyest sykefravær. Arbeidet har blitt gjort i samarbeid med de enkelte ledere og ser nå ut til å gi positive resultater. Samtidig er det gjennomført felles opplæring i Arbeidsmiljøloven, de ulike rollene i partssamarbeidet og risikovurdering for alle medlemmene i seksjonenes samarbeids- og arbeidsmiljøutvalg og i det sentrale arbeidsmiljøutvalget. Kommunens lederutviklingsprogram ble videreført og det ble utviklet en felles lederplakat og lederplattform. I 2012 bestemte Bystyret at antallet inngåtte lærlingekontrakter i 2015, skulle være 20 prosent høyere enn ved utgangen av 2011 (fra 74 til 86 kontrakter). Denne målsettingen er overoppfylt, og i 2015 hadde kommunen inngått hele 90 lærlingekontrakter. Lislebyhallen, kunstisbanen på Kråkerøy, Bibliotekets aula, bibliotekfilialen på Østsiden og kunstgressbanen på Fredrikstad stadion er alle anlegg som ble åpnet i løpet av Samtidig ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 1 76

77 reåpnet vi et nyrenovert og opprustet friluftsbadet på Kongsten. Det er også verdt å nevne at Lislebyhallen ble kåret til årets idrettsanlegg i Norge, og er det første «passivhus»-bygget til Fredrikstad kommune. Det er også verdt å merke seg at Fredrikstad kino nok en gang ble kåret til landets beste kino Som en del av opptrappingen til byjubileet 2017, ble arrangementet Kulturnatt for første gang gjennomført i Fredrikstad. Arrangementet gikk av stabelen helgen 11.september og alle byens kulturarrangører var invitert til å delta. Kulturnatt Fredrikstad 2015 vant prisen i kategorien årets utmerkelse under Frederikprisen Kommunedelplan for folkehelse ble vedtatt. Her tydeliggjøres hvordan målene i kommuneplanens samfunnsdel og kravene i folkehelseloven skal oppnås. Målet er å bedre folkehelsa og minke sosiale ulikheter i helse. Det er etablert «park and ride» for å tilrettelegge for mer bruk av sykkel som et transportmiddel. Det vurderes å utvide parkeringen slik at man også kan benytte dette som innfartsparkering for de som skal benytte buss eller samkjøring. Bjørneløypa er barnas egen tursti i Fredrikstadmarka. I turstien er plassert ut 17 treskulpturer og stien har egen grillplass. Den har blitt svært populær og blir brukt av turgåere i alle aldre. Den nye tunnelen med vannledning fra Veumbekken til Ørebekk ble satt i drift i Tunnelen har også vist seg som en meget god flombegrensning ved kraftige nedbørstilfeller i 2015 og har antagelig forhindret større flomskader i området Holmen. Ny Borge ungdomsskole og Lislebyhallens SFO-avdeling ble ferdigstilt og tatt i bruk. Innen oppvekstområdet har kommunen satset på videreutdanning og i fjor deltok 53 lærere; en dobling fra året før. Syv skoleledere deltok på rektorskole. I arbeidet med inkludering er Traraprosjektet utvidet til å inkludere Nøkleby skole. Prosjektet radikalisering og voldelig ekstremisme har fått nasjonal og internasjonal oppmerksomhet. Samarbeidsprosjektet omhandler kompetanseheving, tiltak overfor enkeltpersoner og familier, implementering av systemer og rutiner i kommunen for informasjon, bekymringsmeldinger og tverrfaglig samarbeid. Helse- og velferdsseksjonen har gjennomført omfattende reorganisering og omstilling de siste årene. Etablering av seksjonens tre store ressursenheter for fast ansatte vikarer ble gjennomført i Nye tjenestebeskrivelser for alle helse- og velferdstjenester ble utarbeidet og vedtatt. Sykefraværsarbeidet ble høyt prioritert, og Helse og velferd kan notere et redusert sykefravær på 1,4 prosentpoeng, fra 13,3 prosent i 2014 til 11,9 prosent i Østsiden sykehjem ble tatt i bruk i juni, med 64 plasser spesielt tilrettelagt for personer med demens. Sykehjemmet omfatter også et nytt dagtilbud med 12 plasser for hjemmeboende personer med demens. I september åpnet +Huset, der seniorer i kommunen kan treffes, sette i gang aktiviteter og selv skape et møtested som fremmer god helse og trivsel. Legevakten ble døgnåpen med daglegevakt fra januar. I november ble de første 50 digitale trygghetsalarmene installert. De har en sikrere funksjon, gir mulighet for toveiskommunikasjon, og kan knyttes til en rekke sensorer som vil kunne medføre økt trygghet og bedre mestring i dagliglivet. I 2015 hadde kommunen for første gang i nyere tid under mottakere av økonomisk sosialhjelp. Antall mottakere av sosialhjelp ble redusert med 293 husstander (12,8 prosent) fra 2014 til 2015, og det var 110 færre brukere (22,4 prosent) i gruppen år. Det ble vedtatt å bosette 105 flyktninger i 2015, og ble bosatt til sammen 110, inkludert fem flyktninger fra 2014-kvoten som fikk bolig først på nyåret. I tillegg ble det bosatt 17 flyktninger på familiegjenforening. NAV fortsatte arbeidet med å kvalitetssikre og forbedre introduksjonsprogrammet, og i 2015 var den samlede måloppnåelsen på 48 prosent, en forbedring på 14 prosentpoeng fra 2014 og på 30 prosentpoeng fra Avslutningsvis ønsker rådmannen å takke alle ansatte for innsatsen i ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 2 77

78 Positivt regnskapsresultat ØKONOMISK RESULTAT Regnskapet avsluttes med et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner. Tilsvarende resultat i 2014 var på kroner. I regnskapet er det inntektsført et forsiktig estimat for statlig refusjonsinntekt fra ordningen for ressurskrevende tjenester med 138 millioner kroner. Østfold kommunerevisjon har i ettertid ferdigstilt attestasjonsoppdraget etter detaljert gjennomgang av beregningsgrunnlaget. Gjennomgangen viser at refusjonskravet kan økes til 148,5 millioner kroner. Merinntekten på 10,5 millioner kroner inntektsføres i 2016 regnskapet. Investeringsregnskapet avsluttes i balanse. Økonomiske nøkkeltall Brutto driftsresultat viser forholdet mellom løpende driftsinntekter og utgifter og skal være tilstrekkelig til å dekke netto finansposter, egenkapitalbehov og sparing. Siden regnskapet avsluttes med et positivt brutto driftsresultat korrigert for avskrivninger, er dette tilstrekkelig til å dekke alle utgiftene inkludert muligheten til sparing. 4,0 Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 3,5 3,3 3,0 2,5 2,0 2,1 1,5 1,0 0,5 0,7 1,1 0, Nøkkeltallet viser en økning fra 2014 på drøye 22 millioner kroner. Samlet inntektsvekst er på 3,6 prosent, mens tilsvarende utgiftsvekst inkludert avskrivninger er på 3,2 prosent. Med en anslått deflator på 2,9 prosent (samlet lønns- og prisvekst i kommunesektoren), tilsvarer dette en realvekst på henholdsvis 0,7 prosent og 0,3 prosent. Totalt sett er dette lavere enn lagt til grunn i statsbudsjettet. Den relativt store nedgangen fra 2013 til 2014 skyldes at utgiftsveksten er større enn inntektsveksten. Målt i kroner viser nøkkeltallet en utvikling fra 2012 til 2015 med henholdsvis 160,7 millioner kroner, 106,4 millioner kroner, 35,6 millioner kroner og til 57,8 millioner kroner. Netto driftsresultat viser hva kommunen har igjen til egenfinansiering av investeringer eller sparing etter at det er tatt hensyn til resultatet fra netto finansposter og avskrivninger er trukket fra. Netto resultatgrad bør ha vært på 3 prosent fram til 2013 og 1,75 prosent fra 2014 for å kunne karakterisere økonomien som tilfredsstillende. Anbefalt nivå på nøkkeltallet ble redusert fra 2014 fordi merverdiavgiftskompensasjonen i sin helhet føres i investeringsregnskapet. Et positivt netto driftsresultat gir muligheter for egenkapitalfinansiering av investeringer og/eller å bygge opp fond for fremtidig handlefrihet. Nøkkeltallet gir også uttrykk for formuesbevaring. I kommuneregnskapet er det avdrag og ikke avskrivninger som gir resultatvirkning. Netto driftsresultat er på 56,6 millioner kroner. Dette er en reduksjon på drøye 15 millioner kroner i forhold til Dette skyldes lavere avkastning fra finansielle omløpsmidler. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 3 78

79 3,5 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter 3,0 2,9 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 1,5 1,4 1,0 0, Reduksjonen fra 2014 skyldes en kombinasjon av lavere finans- og bankavkastning, men også lavere rentekostnader. Det vises til eget kapitel i årsberetningen. Et netto driftsresultat på 1,0 prosent ligger høyere enn målsettingen for året og må karakteriseres som tilfredsstillende. Målsettingen var balanse. Nøkkeltallet gjelder kommunekassa og ikke konsernet. En økonomisk bærekraftig utvikling er avhengig av balanse mellom utviklingen i inntekter og netto finansposter. Forhold mellom brutto driftsinntekter og netto finansposter er derfor et viktig nøkkeltall. 6,0 5,0 4,0 Netto renter og avdrag, i prosent av brutto driftsinntekter 5,1 5,2 4,1 5,0 3,0 2,0 1,0 0, Som grafen viser er det en reduksjon på 1,1 prosentpoeng fra 2013 til Dette skyldes lavere gjeldsrenter og økt finansavkastning. Nøkkeltallet gir ikke uttrykk for en varig positiv endring. Som det framgår av grafen nedenfor, er økningen fra 2014 til 2015 på 0,9 prosentpoeng. Hovedårsaken er lavere finansavkastning Gjeldsutvikling i millioner kroner ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 4 79

80 Grafen ovenfor viser utviklingen i gjeld de siste fire årene. Det er en netto økning på 310 millioner kroner fra 2014 til Gjeldsøkningen dekker selvfinansierende investeringer, lån til videre utlån (startlån) og rammefinansiert investeringer. For ytterligere detaljer vises det til kommentarer i årsberetningen. Den lave netto låneveksten fra 2012 til 2013 på 33 millioner kroner skyldes bruk av opptatte, men ikke brukte lån fra I perioden , har det i snitt vært en netto gjeldsøkning per år på 373 millioner kroner. Intern hovedoversikt Den interne hovedoversikten viser tilnærmet den samme strukturen som ligger til grunn for Bystyrets budsjettvedtak og løpende rapportering gjennom året. Regnskapsoversikten viser bruttotallene og blir mer detaljert enn budsjettvedtaket siden Bystyret vedtar budsjettet for tjenesteområdene/seksjonene som netto driftsrammer. Når det gjelder avvik, kommentarer, analyser og lignende vises det til årsberetningen lenger bak i rapporten. Tall i 1000 kroner Regnskap Justert årsbudsjett Avvik 1) Utgift Inntekt Netto Utgift Inntekt Netto i kroner Frie inntekter Skatt Eiendomsskatt Rammetilskudd 2) Sum frie inntekter Finansposter Utbytte Renter Avdrag Tap/Gevinst finansielle omløpsmidler Overføring fra FREVAR KF Kompensasjonstilskudd Kalkulatoriske inntektsposter Netto kapitalkostnader Til disposisjon drift Fellestjenester Kirken inklusiv andre trossamfunn Politisk og administrativ ledelse Økonomi og organisasjonsutvikling Østfold kontrollutvalgssekretariat The Tall Ships Races Kultur, miljø og samfunnsutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd Sum tjenesteområder Over- og underskuddsansvar Årets resultat Noter: 1) Positivt avvik = + og negativt avvik = - 2) Regnskapsført rammetilskudd avviker i denne tabellen fra rammetilskuddet i de øvrige tabellene fordi noe av tilskuddet er postert på seksjonenes ansvar og fremkommer i denne tabellen som en del av resultatet på seksjonene. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 5 80

81 Det store avviket på brutto-tallene mellom regnskap og budsjett skyldes avskrivninger med 268,6 millioner kroner som føres både på inntekts- og utgiftssiden uten resultateffekt. I kommuneregnskapet er det avdrag på lån som føres som kostnad. Avskrivninger budsjetteres ikke. Når det gjelder øvrige inntekter og utgifter i den interne hovedoversikten, vises det til kommentarer på de enkelte tjenesteområdene og i årsberetningen. Økonomisk vurdering Resultatet består grovt sett av følgende hovedelementer: Merinntekt frie inntekter med 13,0 millioner kroner. Dette gjelder i hovedsak skatteinntekter. Samlet sett legger seksjonene inkludert driftstilskudd til kirken fram et positivt resultat med et mindreforbruk i forhold til budsjett på 25,2 millioner kroner (0,4 prosent av et bruttobudsjett på drøye 5,8 milliarder kroner). Netto merutgifter i forhold til budsjett for netto finansposter med 11,4 millioner kroner. Innsparing i diverse fellestjenester med 27 millioner kroner hvorav ubrukte midler til pensjon (både i forhold til dekning av økte pensjonsutgifter og endring i premieavvik), omstilling og uforutsette hendelser er de største enkeltpostene. Totalt sett er dette et tilfredsstillende resultat, men resultatet viser noen utfordringer i et mer langsiktig perspektiv. En del av innsparingen i tjenesteproduksjonen skyldes utsatt oppstart av forskjellige prosjekter i tillegg til merinntekter som skyldes sent mottak/bosetting av flyktninger. Sistnevnte gir økte utgifter framover. «Oljebremsen» har rammet Norge relativt hardt med effekter for frie inntekter og finansposter. Dette er utfordringer vi må ta med oss i den videre planleggingen gjennom handlingsplanarbeidet. Rådmannen vil anbefale Bystyret til å disponere mindreforbruket (overskuddet) i lys av de forskjellige elementene for å kunne være mer rustet til å møte framtidens behov og usikkerhet. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 6 81

82 SAMMENLIGNING MED ANDRE KOMMUNER Statistisk Sentralbyrå (SSB) utgir en rekke nøkkeltall basert på kommunenes regnskaps- og tjenesterapportering (KOSTRA). I tråd med bruken av balansert målstyring (BMS) er sammenligning med andre kommuner vektlagt i Fredrikstad kommunes styringsdokumenter. Aggregerte styringsdata for samarbeidende storkommuner (ASSS) er et samarbeid mellom de ti største kommunene i landet og Kommunenes arbeidsgiver- interesse- og medlemsorganisasjon (KS). Dette er et prioritert forum for utvikling og læring gjennom nettverksarbeid og fagsamlinger. Det er nettverk innenfor tjenesteområdene grunnskole, pleie og omsorg, sosialtjeneste, barnevern, barnehage, byggesak, kommunehelse, eiendom og samferdsel. I tillegg kommer faglige arbeidsgrupper på forskjellige områder. I nettverkene fokuseres det på effektivisering, produktivitet og kvalitet gjennom kartlegging, analyse, læring og forbedringsarbeid. I årsrapporten for 2015 er det benyttet ureviderte konserntall som grunnlag for sammenligning, det vil si at tallmateriale fra kommunale foretak (KF) og interkommunale selskap (IKS) er tatt med i beregningen. Tallene for Fredrikstad og Oslo kommuner er ikke med i beregningen av ASSSgjennomsnittet. Oslo kommune er utelatt på grunn av det fylkeskommunale ansvaret. Kvalitetssikrede og reviderte tall vil bli innarbeidet i Handlingsplan og budsjett 2017 og i ASSS-rapporter høsten Netto resultatgrad (Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter) 6,0 5,0 4,7 5,3 4,0 3,0 2,4 3,1 3,1 3,3 3,3 3,9 3,9 2,0 1,0 0,0 0,4 1,2 1,2 Note: I ASSS-gjennomsnittet er Fredrikstad, Oslo og Sarpsborg ikke tatt med i beregningen. Sarpsborg er ikke med i ASSS-samarbeidet. ASSS-gjennomsnittet for netto resultatgrad er på 3,3 prosent i Fredrikstad kommune ligger 2,1 prosentpoeng under ASSS-gjennomsnittet. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 7 82

83 Endring i netto resultatgrad 5,0 4,0 4,1 3,0 2,0 1,6 1,9 2,1 2,3 2,3 2,5 2,5 2,9 1,0 1,0 0,0 0,1-1,0-2,0-1,4 Figuren viser endringer i netto resultatgrad. Dette kan tolkes som endringen i kommunens handlefrihet. ASSS-kommunenes handlefrihet har samlet sett hatt en positiv utvikling fra 2014 til Fredrikstad er eneste kommune med en negativ endring fra Nedgangen henger i stor grad sammen med det relativt store positive resultatet til FREVAR KF i Resultatet består av regnskapstekniske endringer med hensyn til pensjon og skatt og gir et teknisk høyt resultat som igjen inngår i konsernets netto driftsresultat. I tillegg er det en reduksjon i netto driftsresultat for kommunekassa på 0,4 prosentpoeng. Ressursbruken i 2013, 2014 og 2015 Fredrikstad - ASSS 100 = Gjennomsnittet i ASSS Note: Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. ASSS-snittet er beregnet med uvektede tall. Hvis en kommune ikke har rapportert eller det er feil i tallene er kommunen tatt ut av beregningen. Barnehage: 1-5 år, Grunnskole: 6-15 år, Kommunehelse: 0-20 år, Pleie og omsorg: 80 år og over, Sosialtjenesten år og Barnevern: 0-17 år. Øvrige søyler er beregnet ut i fra totalt antall innbyggere. Administrasjon viser brutto driftsutgifter. Figuren viser ressursbruken per innbygger til ulike tjenesteområder for 2013, 2014 og 2015 i forhold til aktuell aldersgruppe. Fredrikstads tall er beregnet i forhold til ASSS-gjennomsnittet og må leses på ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 8 83

84 følgende måte: Ressursbruken i Fredrikstad til eksempelvis barnehage ligger på 92 prosent av ASSS-gjennomsnittet i Tallene som ligger til grunn for denne figuren er regnskapstall fra KOSTRA-rapporteringen og er ikke korrigert for forskjeller i utgiftsbehov mellom ASSS-kommunene. Sosialhjelpsstatistikken viser en positiv utvikling over tid. For å snu tidligere års negative trender har NAV igangsatt flere tiltak som gir tydelige utslag i ressursbruken innenfor sosialtjenesten. Utviklingen i ressursbruken er relativt stabil i forhold til ASSS-snittet og tilnærmet lik ASSS-snittet innenfor skole, pleie og omsorg, brannvern og administrasjon. Endring i disponible inntekt og fordeling på hovedområdene. Tallene er korrigert for utgiftsbehov og er i forhold til landssnitt. Tallene er per innbygger Disp innt Sum ISsekt ekskl adm Admin Sum Nto rente andre sekt avdrag Premie avvik Nto drift res Fredrikstad komme har en disponibel inntekt som ligger omtrent 280 millioner kroner lavere enn landssnittet. Dette innebærer at det er mindre å bruke på de forskjellige tjenestene samtidig som mer går til netto renter og avdrag. Grafen viser allikevel at det er en positiv utvikling på tjenesteområdene og som medfører en relativt kraftig reduksjon i netto driftsresultat. Avvik fra landsgjennomsnitt gitt Fredrikstads inntektsgrunnlag korrigert for forskjeller i utgiftsbehov. Nettoutgifter ekskludert avskrivninger. Kroner per innbygger ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 9 84

85 Figuren over viser Fredrikstad kommunes fordeling av disponibel inntekt på ulike tjenesteområder sammenliknet med landsgjennomsnittet. I figuren er det korrigert for forskjeller i utgiftsbehov og det er en foreløpig framstilling basert på ureviderte tall. Dette betyr at endringer kan forekomme når de reviderte tallene foreligger. Figuren viser at vi bruker en større andel av disponible inntekter til grunnskole, pleie og omsorg, barnehage og administrasjon enn landsgjennomsnittet. Det er en relativt stor økning på de to store tjenesteområdene. I tillegg går en større andel til netto renter og avdrag. Endringen fra 2014 til 2015 skyldes i stor grad svært god finansavkastning i 2014 kombinert med rentefall. Sosiale tjenester og andre sektorer prioriteres lavere. For mer detaljerte nøkkeltall vises det til seksjonenes kapitler. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 10 85

86 BALANSERT MÅLSTYRING Balansert målstyring handler om å tydeliggjøre visjoner og strategier og omsette disse til konkrete mål og handlinger. Formålet er å opprettholde eller endre retning på virksomhetens aktiviteter for å nå forutbestemte mål. Strategi og verdier konkretiseres ned til målbare indikatorer, og det rapporteres på status og utvikling i forhold til måloppnåelse. Organisasjonen skal ha flere ulike fokusområder som er viktige i styring, prioritering og ressursbruk. Verdiene skal være målbare og påvirkbare slik at balansert målstyring blir en integrert del av lederrollen. Styringsinformasjon er ferskvare, og gjennom en god målstyringsprosess vil denne informasjonen være tilgjengelig etter behov også mellom rapporteringsperiodene. I utviklingsarbeidet fokuserer vi på styringsindikatorer med utgangspunkt i strategi og plandokumenter. Dette skal etableres som en kontinuerlig prosess. Det skal være en tydelig sammenheng mellom strategi, måling, handling og rapportering noe som vil bidra til at det blir lettere å oppnå felles forståelse for retning og mål for styring- og ledelsesinformasjon. Foreløpig har vi prioritert utarbeiding av nye målekort innen Seksjon for helse og velferd (etatene hjemmesykepleie og omsorgssentre). I tillegg har vi tilrettelagt utvikling av Fredrikstad-kompasset, vårt nye IT-verktøy for virksomhetsstyring i Fredrikstad kommune. Målekortet nedenfor viser resultater innenfor de fire valgte strategiske fokusområdene. Resultatmålene fastsettes årlig i budsjettet. Grønn markering viser at vi har nådd resultatmålet. Gul markering signaliserer at ønsket resultat ikke er nådd, og at indikatoren krever oppmerksomhet. Rød markering betyr at tiltak må iverksettes for å forbedre resultatet. Fokusområde Kritisk suksessfaktor Økonomi og org.utvikling Effektiv og god skatteoppkreverfunksjon Indikator Skattedirektoratets resultatkrav på skatteartene (restanse) Resultater Mål Skala ,43 3,08 3,5 % Kultur Tilpasse tjenester til brukernes behov Antall arr. i kulturhusene Blå Grotte og St.Croix-huset antall Brukere/ kvalitet Utdanning og oppvekst Tilpasse tjenester til brukernes behov Dekningsgrad barnehage Eksamensresultater: - Norsk - Matematikk 88,4 3,5 2,9 90,0 3,6 3,1 91,0 3,6 3,1 % Helse og velferd Ferdigbehandlede pasienter blir ikke liggende på sykehus Antall liggedøgn på sykehus for utskrivningsklare pasienter ) 25 antall Godt arbeidsmiljø Medarbeidertilfredshet 4,1 4,2 4,1 1-5 Inngåtte lederavtaler % Medarbeidere 1) Økt tilstedeværelse Nærvær i % 90,0 90,4 92,2 % Medarbeidernes opplevelse av 4,3 4,3 4,3 1-5 å få hjelp og støtte Læring og utvikling Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 4,2 4,2 4,2 1-5 Medarbeiderne vet hva som forventes av dem Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,6 4,6 4,7 1-5 ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 11 86

87 Fokusområde Kritisk suksessfaktor Resultater Mål Indikator Skala Netto resultatgrad (kommune) 1,4 1,0 0,0 % Økonomi God økonomistyring Avvik i drift ifht. budsjett i % (seksjoner) 1,0 0,7 0,0 % Interne prosesser Noter: Positiv avvikskultur Avvik HMS Avvik Informasjonssikkerhet og personvern Avvik-Tjenestekvalitet Forbedringsforslag Ubehandlet avvik etter 14 dager 2,68 2,21 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. Måltallet for nærvær i 2015 tilsvarer målet i IA-avtalen. 2) Kommunen har mottatt faktura på 418 liggedøgn, men har innsigelser på 124 av dem. Disse er foreløpig ikke avklart. Fokusområde brukere/kvalitet Det er gjennomført brukerundersøkelser innenfor enkelte tjenesteområder. Resultatene fra disse fremkommer under tjenestekapitlene. Det har ikke vært mulig å aggregere disse dataene til kommunenivå slik at det gir noen fornuftig mening. En utvalgt indikator fra seksjonene benyttes derfor i kommunens målekort. Fokusområde medarbeidere Fredrikstad kommune bruker to enkle verktøy som bidrar til gode handlingsfokuserte prosesser. Først måles medarbeidertilfredshet med en indeks som kalles operativ ledelsesindeks (OLI). Så følges resultatene opp i interne prosesser med bruk av en løsningsfokusert tilnærmingsmåte (LØFT). Prosessen med utarbeiding og gjennomføring av tiltak er langt viktigere enn resultatene fra den aktuelle målingen, og er den beste garanti for å lykkes i utviklingsarbeidet. Medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført for tiende gang på høsten Deltakelsen har gått opp med 3,0 prosentpoeng fra Målet for nærvær er ikke nådd i Resultatet har imidlertid hatt en positiv utvikling på 0,4 prosentpoeng fra Fokusområde økonomi Netto resultatgrad er positiv, og det er et positivt avvik på driftssiden. For utdypende informasjon henvises det til kapittelet Økonomisk resultat. Fokusområdet interne prosesser Fokuset på avviksrapportering i seksjonene har økt, men det er likevel et stort forbedringspotensial på sikt. Det vil være fokus på å bedre kvaliteten på meldte avvik og forbedre behandlingen av avvikene. En positiv avvikskultur, som igjen vil være med å styrke kvaliteten på internkontrollen og kvalitetssystemet, anses som viktige faktorer for at det også skal oppnås gode resultater innenfor de andre fokusområdene. antall antall antall antall % Utviklingstabell samfunn Utviklingstabell samfunn er ment å belyse samfunnets utviklingstrekk over en lengre tidshorisont. Dette omfatter indikatorer som ikke nødvendigvis er direkte påvirkbare av kommunens drift, men som sier noe om utviklingen i samfunnet. Kildene for data er Statistisk sentralbyrå (SSB), Folkehelseinstituttet (FHI), KOSTRA, egne uttak fra det offisielle eiendomsregisteret (Matrikkelen), egen rapportering fra Seksjon for regulering og teknisk drift (RTD) og Kommunenes arbeidsgiver-, interesse- og medlemsorganisasjon (KS) sitt kommunebarometer. Tallene er korrigert for ulikheter i inntekt, i det hensikten er å vise hvor gode kommunene er i forhold til sine rammebetingelser. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 12 87

88 Innsatsområder fra kommuneplan samfunn: 1. Befolkning, folkehelse og levekår Indikator Kilde Tidligste måling Utdanningsnivå, høyere utdanning 16 år+, forholdstall hele landet = 100 SSB 86,6 (2003) 86,7 86,7 86,6 86,9 87,1 86,8 86,6 86,7 86,0 Frafall i videregående skole (prosent) FHI 25,1 27,1 30,0 31,0 29,0 29,0 28,0 28,0 Dødelighet (0-74 år, forholdstall, hele landet =100) Menn FHI 107 (2003) Dødelighet (0-74 år, forholdstall, hele landet =100) Kvinner FHI 104 (2003) Andel innvandrere i befolkningen, landbakgrunn gruppe 1 1) SSB 2,5 (2003) 2,5 2,7 2,9 3,3 3,6 4,0 4,6 5,1 5,3 5,4 Andel innvandrere i befolkningen, landbakgrunn gruppe 2 2) SSB 3,6 (2003) 5,3 6,5 7,1 7,6 8,0 8,5 8,8 9,3 9,7 10,1 Befolkningsvekst, prosent per 1.1. SSB 1,1 (2003) 0,5 0,7 1,0 1,1 1,2 1,3 1,3 1,6 1,0 0,73 Uføre år, forholdstall (Norge = 100) FHI 111 (2005) Identitet, kultur, by- og nærmiljø Valgdeltakelse, i forhold til landet, landet =100 Kultur: Kommunebarometeret, skala 1-6, 6 er best. (Rangering) Nærmiljø: Kommunebarometeret, skala 1-6, 6 er best. (Rangering) SSB/KRD KS KS 88 (2003) ,3 4,1 98 2,3 3,8 2,1 3, Verdiskaping og næringsliv Skatteinngang SSB 90 (2003) Bruttoinntekt SSB 93 (2003) Arbeidsledighet, totalt, bosatte i prosent av arbeidsstyrken SSB 4,6 (2003) 3,5 2,4 2,3 3,7 4,0 3,8 3,7 4,2 4,4 3,9 Arbeidsledighet, innvandrere gruppe 1 1) SSB 2,6 6,5 7,3 6,1 5,7 7,1 7,3 7,4 Arbeidsledighet, innvandrere gruppe 2 2) SSB 11,0 14,6 16,9 17,5 17,4 18,1 18,1 14,1 Vekst, antall sysselsatte totalt (prosent) SSB -2,3 1,2 1,6 1,3 0,3 0,5 Sysselsetting, totalt, andel av arbeidsstyrken år SSB 64,3 (2005) 65,7 67,0 66,8 64,4 64,1 63,9 63,6 63,0 62,7 Sysselsetting, innvandrere gruppe 1 1) SSB 68,6 68,0 69,1 71,7 71,3 71,1 70,2 Sysselsetting, innvandrere gruppe 2 2) SSB 48,5 43,0 44,0 44,4 45,2 44,2 45,8 4. Tjenester til befolkningen 5. Klima og miljø 6. Infrastruktur og arealstrategi Andel minoritetsspråklige barn i barnehage (prosent) KOSTRA ,5 57,6 55,8 61,7 66,0 63,8 71,0 Andel barn 3-5 år i barnehage (prosent) KOSTRA 78,6 (2003) 90,2 93,2 93,5 96,1 95,2 94,7 95,8 96,0 96,0 97 Leseferdigheter, 8.trinn (laveste mestringsnivå, landet =100) FHI Vaksinasjonsdekning (andel 6 åringer) FHI ,8 95,4 96,0 96,0 96,2 96,2 96,4 Spesifikt energiforbruk i kommunale bygg - temperatur korrigert (kwh/m 2 ) RTD Klimafotavtrykk fra kommunal tjenesteproduksjon (kg CO2 ekvivalenter per innbygger) Asplan Viak Andel innbyggere som bor i tettsteder (prosent) KOSTRA 90,5 (2003) 90,1 90,1 90,2 90,0 88,9 90,2 89,8 90,8 91,3 92,2 Andel boligbygging i byområdet (prosent) Matrikkelen 25,4 14,4 48,0 0,0 22,2 22,4 21,0 29,0 8,0 Andel boligbygging i tettstedet jfr Fylkesplanen (prosent) Matrikkelen 63,7 76,1 43,9 75,1 67,7 63,4 66,0 60,0 76,0 Andel boligbygging, omlandet (prosent) Matrikkelen 10,9 9,5 8,1 24,9 10,1 14,2 13,0 11,0 16,0 Antall reisende med byfergene (i hele tusen) RTD Bruk av sykkel (antall turer) 3) Gang- og sykkelvei i km som er kommunale KOSTRA 53 (2003) Noter: 1) Gruppe 1: EU/EØS, USA, Canada, Australia og New Zealand. 2) Gruppe 2: Asia, Afrika, Latin-Amerika, Oseania unntatt Australia og New Zealand, og Europa utenom EU/EØS. 3) Telling startet i ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 13 88

89 BEFOLKNINGSUTVIKLING 1. januar 2016 var det registrert innbyggere i Fredrikstad. Befolkningsveksten i 2015 var på 811 personer, eller cirka 1 prosent. Dette er på linje med de siste årene. For hele landet var befolkningsveksten på 0,9 prosent, og det er nå registrert innbyggere i Norge. Folketallet økte noe mindre i 2015 enn i 2014, særlig på grunn av høyere utvandring. Asylsøkere som ikke har fått oppholdstillatelse er ikke med i statistikken, og heller ikke personer som er i landet kortere enn seks måneder. Det pågår fortsatt en opprydding i folkeregisteret, så en tredjedel av utvandringene det siste året gjelder personer som har flyttet for lenge siden uten å melde fra til folkeregisteret. Nettoinnvandringen til Norge var på personer og har ikke vært lavere siden Likevel betraktes nettoinnvandringen som høy i et mer langsiktig perspektiv. Det var registrert flyttinger til Norge fra utlandet, noe som er litt færre enn før. Samtidig er det registrert personer som har utvandret og dette er det høyeste tallet noensinne registrert. Netto-innvandringen fra ikke-europeiske land utgjorde halvparten av innvandringen i 2015, mot 38 prosent året før. For landet sett under ett var polske statsborgere fortsatt den største gruppen med en nettoinnvandring på over Syriske statsborgere var den nest-største gruppen, over 4 000, noe som er en dobling fra året før. Antall innbyggere Kilde: SSB Fredrikstad har høy tilflytting Telemarkforskning har studert bostedsattraktivitet og funnet at Fredrikstad rangerer som nummer 73 (mot 96 i 2014) blant de 428 kommunene i landet. Det betyr at 72 kommuner hadde en høyere befolkningsvekst enn Fredrikstad. Fredrikstad har hatt en langt større tilflytting og dermed positiv befolkningsutvikling enn utviklingen på arbeidsmarkedet skulle tilsi, i følge de samme forskerne. I 2015 sto nettoflyttingen for 97 prosent av den samlede befolkningsveksten i Fredrikstad. I alt flyttet litt over personer hit, hvorav cirka 600 fra utlandet. Samtidig var det om lag personer som flyttet ut av kommunen, hvorav cirka 400 flyttet til utlandet. Livets gang Det fødes omtrent like mange som det dør i Fredrikstad. I fjor ble det født 734 barn, og fødselsoverskuddet (antall fødte minus antall døde) var på 23, noe som er det laveste siden ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 14 89

90 Det er for tidlig å si om vi står overfor mer varige endringer i fruktbarheten. Samlet fruktbarhetstall (forenklet sagt lik antall barn per kvinne) for landet var på 1,73, og det laveste på 30 år. Tallet for Østfold var noe lavere med 1,67 i 2015 (1,73 i 2014). Figuren under viser befolkningsveksten i Fredrikstad, og hvor mye som kommer fra innflytting (netto) og fra fødselsoverskuddet. Folketilvekst og innflytting Fødselsoverskudd Nettoinnflytting Kilde: SSB Innvandrerbefolkningen I «Innvandrerbefolkningen» regner vi innvandrere og deres barn. Per 1. januar 2016 var det innvandrere og barn med to innvandrerforeldre i Fredrikstad. Det er 729 personer flere enn året før. Til sammen utgjør innvandrerbefolkningen 16,2 prosent av befolkningen i Fredrikstad. Andelen er omtrent lik landsgjennomsnittet. For 2015 sto veksten i innvandrerbefolkningen for 90 prosent av folketilveksten i kommunen. Om lag (10,7 prosent av befolkningen) hadde bakgrunn fra Asia, Afrika, Latin-Amerika, Oseania unntatt Australia og New Zealand eller Europa utenom EU/EØS personer (5,5 prosent av befolkningen) hadde bakgrunn fra EU/EØS, USA, Canada, Australia eller New Zealand. Det er over 120 ulike nasjonaliteter i kommunen. Fortsatt er irakere den største enkeltgruppen (2 044 personer). Den sterkeste veksten har de siste årene kommet fra Polen (1 314 personer). Videre ser vi at somaliere nå er den tredje største innvandrergruppen i Fredrikstad, med personer. Det er 800 med bakgrunn fra Kosovo, og 684 fra Sverige. Arbeidsledighet Når det gjelder arbeidsledigheten har den over lengre tid vært litt høyere i Fredrikstad enn for landet. Utviklingen for 2015 viser at denne trenden fortsetter. Per 4. kvartal 2015 var den registrerte arbeidsledigheten på 3,3 prosent (målt som andel av arbeidsstyrken) i Fredrikstad. Det tilsvarende tallet for landet var på 2,9 prosent. Det er imidlertid en klar utfordring at arbeidsledigheten er så forskjellig i ulike befolkningsgrupper. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 15 90

91 Den høyeste ledigheten finner vi for innvandrere fra Asia, Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika, Europa utenom EU/EFTA og Oseania (øvrig). I 2014 var arbeidsledigheten for denne gruppen på 18,7 prosent. Årsgjennomsnittet for 2015 er på 14,1 prosent. Registrert helt arbeidsledige i prosent av arbeidsstyrken(alle), årsgjennomsnitt 20,0 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0, Gruppe 1: EU/EFTA, Nord-Amerika, Australia og New Zealand Gruppe 2: Asia, Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika, Europa utenom EU/EFTA, Oseania (øvrig) registrerte ledige i prosent av arb.styrken (alle) Kilde: SSB ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 16 91

92 Politisk organisering ORGANISERING Figuren nedenfor viser den politiske organiseringen. Tallene viser antall medlemmer i de ulike utvalgene. Fra høsten 2015 er Plan- og byggekomitéen avviklet og Teknisk utvalg er politisk organ for kommunens bygge- og anleggsprosjekter. Bystyret 53 Kontrollutvalget 5 Ordføreren Formannskapet 13 Planutvalget 11 Administrasjonsutvalget 7+3 Teknisk utvalg 9 Skattetakstnemda 3 FREVAR KF Styret 5+2 Arbeidsmiljøutvalget 5+5 Kultur- og miljø utvalget 9 Klagenemnd for eiendomsskattesaker 6 Oppvekstutvalget 9 Eldrerådet 3+5 Helse- og velferdsutvalget 9 Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2+5 Kontrollutvalget (Alkoholloven) 5 Klageutvalget 5 Primærnæringsutvalget 5 Fredrikstad ungdomsråd 19 Fredrikstad studentråd Mangfold- og integreringsrådet 2+5 ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 17 92

93 Administrativ organisering Figuren nedenfor viser den administrative organiseringen med antall virksomheter fordelt på de ulike seksjonene ved utgangen av Rådmann Økonomi og organisasjonsutvikling 10 avdelinger Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd 1 etat med 6 virksomheter + 4 virksomheter som rapporterer til kommunalsjef+ staber 2 etater med 9 virksomheter +6 virksomheter som rapporterer til kommunalsjef + stab 2 etater med 51 virksomheter + 3 virksomheter som rapporterer til kommunalsjef + staber 4 etater med 20 virksomheter + 4 virksomheter som rapporterer til kommunalsjef + stab Tjenesteyting organisert gjennom kommunale foretak og interkommunale selskaper Eierandeler i kommunale foretak og interkommunale selskaper er en del av Fredrikstad kommune som konsern. Dette inngår i analyser av kommunens tjenesteproduksjon sammenliknet med andre kommuner. FREVAR KF Hovedformålet med foretaket er vannproduksjon, avløpsrensing og avfallshåndtering. Østfold kontrollutvalgssekretariat (ØKUS) Sekretariatet er organisert etter kommunelovens paragraf 27 som et interkommunalt samarbeid. Borg Havn IKS Interkommunalt selskap som er eid av Fredrikstad kommune og Sarpsborg kommune med lik eierandel. Formålet med selskapet er offentlig havnevirksomhet. Østfold kommunerevisjon IKS Interkommunal revisjonsordning som utfører revisjonstjenester. Oppdragsgiver er kontrollutvalgene i kommunene. Driftsassistansen i Østfold IKS Bistår eierkommunene med rådgivende tjenester og teknisk assistanse innenfor vann- og avløpsfagfeltet. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 18 93

94 SEKSJON FOR KULTUR, MILJØ OG BYUTVIKLING ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 19 94

95 Kjerneoppgaver Seksjon for kultur, miljø og byutvikling har hovedansvar for kommunens strategi- og utviklingsarbeid av overordnet og sektorovergripende karakter innenfor samfunnsutviklingsområdet. Seksjonen har roller knyttet til tjenesteproduksjon, utvikling av tjenester, forvaltning, myndighetsutøvelse og samfunnsutvikling, blant annet innen fagområdene: Klima, miljø og folkehelse Samfunnsplanlegging og lokalsamfunnsutvikling Areal-, natur- og kulturminneforvaltning Næringsutvikling Kultur Idrett Organisering Seksjonen er organisert i etat for kultur og fire virksomheter innenfor miljø og samfunnsutvikling, i tillegg til en felles stab. Kulturetaten består av avdeling for kulturutvikling og seks virksomheter. Ansvaret for drift og vedlikehold av idrettsanlegg ligger i Seksjon for regulering og teknisk drift, mens svømmehallene Kongstenhallen, Gaustadhallen og Gressvik Ungdomsskole administreres av kulturetaten. Viktige hendelser 2015 Friluftslivets år Det ble i løpet av året gjennomført flere arrangementer i regi av ulike lag, frivillige organisasjoner og lokalsamfunnsutvalg. Målet for året var å gi varige resultater i form av økt deltakelse i friluftsliv i alle deler av befolkningen, samt øke bevisstheten om friluftslivets positive effekter knyttet til folkehelse. Endring av takseringsmodell for eiendomsskatt I stedet for omtaksering er det vedtatt at Fredrikstad kommune skal oppjustere eiendomsskattetakstene med 10 prosent i 2016 (kontorjustering). Folkehelseplanen vedtatt Kommunedelplan for folkehelse ble vedtatt. Her tydeliggjøres hvordan målene i kommuneplanens samfunnsdel og kravene i folkehelseloven skal oppnås. Målet er å bedre folkehelsa og minke sosiale ulikheter i helse. Kulturnatt Som en del av opptrappingen til byjubileet 2017 ble det for første gang gjennomført et kulturnattarrangement, hvor alle byens kulturarrangører var invitert til å delta. Det ble utarbeidet en interaktiv kartløsning som verktøy for arrangører og publikum. Kartapplikasjonen har vunnet priser for beste kart og beste digitale produkt, og Kulturnatt Fredrikstad 2015 vant prisen i kategorien årets utmerkelse under Frederikprisen Flere nyåpnede arenaer Lislebyhallen, kunstisbanen på Kråkerøy, Bibliotekets aula, biblioteksfilialen på Østsiden og kunstgressbanen på Fredrikstad stadion er åpnet. Friluftsbadet på Kongsten er ferdig rehabilitert. Lislebyhallen ble kåret til årets idrettsanlegg i Norge. Årets Kino I desember ble Fredrikstad Kino kåret til Årets Kino i klassen for stor kino, for tredje år på rad og 14. gang siden Utdelingen skjer på bakgrunn av resultater og innsats på Den Store Kinodagen. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 20 95

96 Målekort Fokusområde Brukere/ Kvalitet Kritisk suksessfaktor Tilpasse tjenester til brukernes behov Godt arbeidsmiljø Indikator - Ant. solgte kinobilletter - Antall arr. i kulturhusene Blå Grotte og St.Croix-huset - Totalt antall utlån biblioteket - Antall besøk fritidsklubber - Antall elevplasser kulturskolen - Andel oppmålingsforretninger behandlet innen 16 uker - Saksbehandlingstid avløp - Medarbeidertilfredshet - Inngåtte lederavtaler Resultater ,3 2 4, ,2 93 Mål ,3 100 Skala antall antall antall antall antall antall % uker 1-5 % Medarbeidere 1) Økt tilstedeværelse Læring og utvikling - Nærvær i % - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 93,9 4,3 4,1 94,1 4,3 4,2 96,0 4,5 4,2 % Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem Økonomi God økonomistyring - Avvik budsjett i % 3,6 7,3 0,0 % Interne prosesser Note: Positiv avvikskultur 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. - Avvik- HMS - Avvik- Informasjonssikkerhet - Avvik- Tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager 4, , , antall antall antall antall antall Utvikling Historikk/status Per Antall elever: Kulturskolen Venteliste Kulturskolen Antall besøk: Bibliotek Kino Fritidsklubber Antall arrangementer: St. Croix-huset Blå Grotte Ved hovedopptak av nye elever for skoleåret 2015/2016, nådde kulturskolen sitt mål om 760 elevplasser. Det er gjort noen organisatoriske endringer i tilbudet som har ført til en økning til totalt 770 elevplasser. Biblioteket har hatt gode besøkstall med en økning på 11,5 prosent. Utlånstallene har økt med cirka 1 prosent. På landsbasis er tendensen ellers en nedgang i utlån. Det har vært en økning i antall arrangementer på 22,5 prosent. Dette er i tråd med den nasjonale bibliotekstrategien om at bibliotekene skal utvikle seg mer i retning av å være både en sosial arena og arena for offentlig debatt. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 21 96

97 Kinobesøket har hatt en økning. Det viser at kinointeressen fortsatt er stor. Det er ingen tegn til at konkurransen fra nye medier fører til noen markant nedgang i kinobesøket i Fredrikstad. Fritidsklubbene har hatt en stigning i antall besøk er første året med helårsdrift i den nye skatehallen på Lisleby, og besøket har vært bra. Sentrum ungdomskafe har også hatt en økning i besøkstallet. Kulturhusene Blå Grotte og St. Croix har til sammen hatt 969 arrangementer. Av disse var 244 åpne scenearrangementer med blant annet konserter, teateroppsetninger, dans, revy og show. De lukkede arrangementene har vært øvelser, møter, verksteder og kurs. Historikk/status Antall innkomne søknader om oppmålingsforretninger Antall bestillinger situasjonskart og kartutsnitt Antall bestillinger av eiendomsopplysninger Infoland 1) Antall søknader om produksjonstilskudd Antall saker Primærnæringsutvalget i alt Omsatt skogvirke i Fredrikstad kommune i m Antall innkomne søknader om utslippstillatelse Luftkvalitet (antall dager med overskridelse av grenseverdi) 2) Andel badevannsprøver som tilfredsstiller kvalitetskravene (prosent) 99,9 98,6 94,4 100 Antall skattlagte objekter eiendomsskatt Antall takserte objekter (nye, tilbygg og omtakserte) Antall mottatte klager eiendomsskatt som er behandlet i overskattetakstnemnda Antall nye sertifiserte kommunale miljøfyrtårnsvirksomheter Antall miljøfyrtårn i Fredrikstad Andel miljøfyrtårnsertifiserte virksomheter i Fredrikstad kommune (prosent) 3) Andel Fairtrade-kaffe kjøpt inn av Fredrikstad kommunes virksomheter (prosent) Noter: 1) InfoLand er en Internettapplikasjon for leveranse av eiendomsopplysninger til eiendomsmeglere ved eiendomssalg. 2) Grenseverdi luftkvalitet: Døgnmiddel av svevestøv PM10 (partikkelstørrelse) > 50 μg/m3. Denne grenseverdien må ikke overskrides mer enn 35 ganger per år. 3) I tillegg har Fredrikstad kommune hatt enkeltarrangementer som har vært sertifisert. Det har vært en økning i innkomne oppmålingssaker på 44 prosent. Dette skyldes i hovedsak at det nå bygges ut boligfelt igjen. Situasjonskartbestillinger og infolandsaker ligger omtrent på samme nivå. Saker til Primærnæringsutvalget har vist en nedadgående trend de senere år. Antall søknader om produksjonstilskudd går ned i takt med at det blir færre bruk. De gjenværende blir større, slik at arbeidet med produksjonstilskuddssøknader ikke reduseres i samme takt. Det var etterspørsel etter tømmervirket som førte til gode priser og stor avvirkning i skogen. Det lave antallet med overskridelser på luftkvalitet skyldes i stor grad de klimatiske forhold med en mild vinter. Antall nye skattlagte objekter kommer fra nyetableringer og opprydding i listene og kontroll av tiltak som har vært oppe i byggesaks- og reguleringsavdelingen. Fredrikstad kommune er en Fairtrade by, noe som innebærer at vi skal øke andelen av Fairtrademerkede produkter i kommunens innkjøp. Kaffe er valgt som indikator ettersom det representerer det største volumet. Fra 2014 er økningen 7 prosentpoeng. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 22 97

98 Sammenligninger/nøkkeltall KOSTRA nøkkeltall 1) Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS Netto driftsutg. for kultursektoren pr. innb Herav: Netto driftsutg. til folkebibliotek pr. innb Netto driftsutg. til kulturskoler pr. innb Netto driftsutg. til idrett pr. innb Antall kinobesøk pr. innb. 3,4 3,3 3,5 1,3 5,4 3,7 3,8 Note: 1) Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Økning i netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger knytter seg i hovedsak til drift av nyåpnede arenaer som Lislebyhallen, ny skatehall, biblioteksfilial på Østsiden og kunstisbane på Værste. Det har også vært bortfall av inntekter i det offentlige bad som følge av renovering av Kongstenbadet. Måloppnåelse Seksjonen har i hovedsak utført vedtatte tiltak. De fleste av tiltakene som ikke er gjennomført er planlagt gjennomført senere i handlingsplanperioden. Det økonomiske resultatet er positivt og sykefraværet er redusert. Arbeide systematisk og målrettet med folkehelse og har helsefremmende og forbyggende perspektiv i alt sitt arbeid. Støykart er ferdigstilt og publisert i kommunekartet under kartlagt støy. Folkehelseplanen er vedtatt og det er etablert en tverrsektoriell arbeidsgruppe som skal følge opp planen på et overordnet nivå. Det er utarbeidet kriterier for tildeling av lokalsamfunnsfondet med vekt på sosiokulturelle tiltak. Prosjektet Grytidlig innsats, med mål om å utjevne sosiale forskjeller, bedre mulighetene for gode foreldre-barn-relasjoner og styrke barnas trivsel og helse, er etablert og igangsatt. Ha attraktive kulturbegivenheter og arrangementer, og et godt ry som arrangørby. Ordningene for Den kulturelle skolesekken og Den kulturelle spaserstokken sikrer alle skolebarn, samt eldre, et profesjonelt kulturtilbud. Kommunen var samarbeidspartner under avvikling av norgesmesterskap i skating i skateparken på Steffensjordet. Kommunen er tildelt vertsbystatus for The Tall Ships Races i 2019 og Nordisk Seilas i Som del av opptrappingen til Byjubileet ble det arrangert en festhelg som inkluderte kulturnatt, aktivitetsdag i Gamlebyen, og Frederiksdag med blant annet Barnas Isegran og åpning av Bjørneløypa i Bjørndalen. Det er delt ut idrettsstipend, kulturstipend og Kong Frederiks Hederspris. Barnas verdensdager har vært arrangert i samarbeid med Østfold kulturutvikling. Arenaer for deltakelse og utøvelse av ulike kultur- og idrettsaktiviteter. Lislebyhallen er åpnet og satt i drift. Ny byarena for isidrett (Arena Fredrikstad) er under utredning. Det er startet arbeid med en mulighetsstudie for scener og saler på kulturhusene. Rapport fremlegges i Det har vært samarbeidet om en lavterskelscene for byens ungdommer utenfor Sentrum Ungdomscafé. Bibliotekets aula med foajé og overlyssal er gjenåpnet. Attraktive møteplasser i sentrum og i lokalsamfunnene. Kunstisbanen på Værste er åpnet og satt i drift. Nærmiljøanlegget Møteplassen på Trosvik skole er igangsatt og ferdigstilles våren Kinoen er åpen 363 dager i året, ti-tolv timer per dag. Foruten filmvisninger er det utstillinger og arrangementer i foajeen. St. Croix-huset har inngått 206 leieavtaler med ulike brukergrupper. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 23 98

99 Østsiden bibliotek er åpnet. Mulighetsstudie om nytt hovedbibliotek er igangsatt og sluttføres i Gode kultur- og idrettstilbud til barn og unge. Kommunen gir driftstilskudd til kultur- og idrettslag. Kinoen viser et bredt utvalg av barne- og ungdomsfilm og har barne- og ungdomsfilm på programmet alle dager. For andre år på rad ble kulturkonfirmasjon arrangert for omtrent tusen elever i 9. klasse. Prosjektet har som formål å inspirere og støtte ungdommer til å ha mot til å ytre seg og stå for eget uttrykk. Ungdommens kulturmønstring ble arrangert med 120 deltakere. Fordypningsprogram i dans og musikk ved kulturskolen er utvidet. Ha en synlig og tilgjengelig kulturarv. Det er ansatt en byantikvar som har satt fokus på historiske bygninger. Områdereguleringen av Gamlebyen, Kongsten og Kongsten hageby er i arbeid. Her legges det tydelige krav til vern og å gjøre byens viktigste kulturarv tilgjengelig for alle. Kommunen gir tilskudd til bevaring av faste og maritime kulturminner. Gjennom prosjektet Business to Heritage (B2H) er våre historiske arenaer løftet frem. Dette har dannet grunnlaget for innspillingen av Anno 1721 med visning på NRK på nyåret Ha et synlig og levende studentmiljø. Det er arbeidet tett med høgskolen og bidratt finansielt til fadderuken. Studentrådet er representert i Byjubileumskomitéen (styringsgruppe) med en representant som skal ivareta studentenes interesser i jubileet. Biblioteket tilbyr leseplasser og hjelp med å skaffe pensumlitteratur. Framstå som en tydelig og offensiv part i arbeidet med økt verdiskaping og flere bedriftsetableringer i Fredrikstad og Nedre Glomma. Næringsverten har bidratt overfor en rekke selskaper med lokalisering, bygge- og reguleringsprosesser. Arbeidet med innovative anskaffelser er videreført og konkretisert slik at kommunen skal framstå som en krevende kunde som bidrar til innovasjon og vekst hos leverandørene. Fredrikstad Næringsforening har ansatt en sentrumsleder med støtte fra Næringsfondet. Ha utviklet kunnskapsgrunnlag for klima- og miljøvennlige løsninger og bidrar aktivt til at disse blir iverksatt i kommunens egen drift, i planlegging og forvaltning og i et konstruktivt samarbeid med de andre partene i Fredrikstadsamfunnet. Det er arbeidet med å videreføre resultatene fra prosjektet Framtidens byer i byplanarbeider slik som FMV-området og Trosvikstranda. Tiltaksutredningen om luftforurensningen i Fredrikstad er fulgt opp. Gjennom prosjektet Lislebyhallen har det vært bygget kunnskap internt og gjennomført en prosess hvor mange ulike faginstanser har bidratt til å gi Lislebyhallen en sterk klimaprofil. Dette har omfattet både areal-, material-, transport- og energibruk. Ha igangsatt tiltak i tråd med søknad om belønningsmidler, og planarbeidet for prioriterte prosjekter innen Bypakke Nedre Glomma er godt i gang. Arbeidet med ny bro over Glomma går etter planen og planen skal være ferdigstilt i juni Ny byferge er satt i drift. Rulleringen av hovedsykkelplanen er ferdigstilt og vil bli politisk behandlet i Prosjektplanen for belønningsmidlene er fulgt opp. Noen prosjekter viser seg å være vanskeligere å gjennomføre enn andre, og det vil være nødvendig med revisjon av tiltakene. Kommuneplanen (samfunnsdelen og arealdelen) og kommunedelplan for Fredrikstad byområde (Byområdeplanen) er fulgt opp gjennom ulike typer utviklingsplaner for prioriterte områder i kommunen. Områdereguleringen av Trosvikstranda er under arbeid. Planarbeidet med ny jernbanestasjon ved Grønli er startet opp og følger oppsatt plan. Dette er i samarbeid med Jernbaneverket og Statens vegvesen. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side 24 99

100 Planstrategiarbeidet er startet opp. Kommunedelplan for bolig har vært på høring og behandles politisk i Ha et kompetent og serviceinnstilt stabsledd i miljø- og samfunnsutviklingsspørsmål. Geovekstavtaler med eksterne samarbeidspartnere er videreført. Gode vedlikeholdsrutiner for grunnkart-, plan- og temadata er opprettholdt. Det er utarbeidet og formidlet levekårsdata. Smittevernplan er under arbeid. Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter ,1 Brutto inntekter ,6 Netto resultat ,3 Seksjonen har en innsparing på 10,8 millioner kroner. Det skyldes blant annet innsparinger på lønnsutgifter på grunn av vakante stillinger i overgangsperioder. Det har også oppstått innsparinger på driftsutgifter som følge av forsinket oppstart av enkelte prosjekter i forhold til budsjett. Avviket på brutto utgifter og inntekter skyldes økt volum på billettsalg for eksterne kulturarrangementer hos kinoen som føres både på inntekts- og utgiftssiden uten resultateffekt, ikkebudsjettert merverdiavgift med påfølgende kompensasjon, og kjøp av tjenester til prosjekter som er finansiert av eksterne tilskudd. Avviket på brutto inntekter skyldes også merinntekter på sykelønnsrefusjon, refusjoner for arbeid utført tidligere år og merinntekter på billettsalg. Tall i tusen kroner Regnskap 2015 Justert budsjett 2015 Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto avvik Etat for kultur KMB Administrasjon Geomatikk By- og næringsutvikling Miljø og landbruk Bærekraftig samfunnsutvikling Sum Etat for kultur har hatt besparelser på lønn på grunn av at kultursjef har vært konstituert som kommunalsjef 5 måneder i 2015, samt vakante stillinger i overgangsfaser. Østsiden bibliotek ble satt i drift noe senere enn budsjettert. Det har dessuten vært merinntekter knyttet til sykelønnsrefusjoner med restriktiv bruk av vikarer og en utvidet sesong i friluftsbadet. KMB Administrasjon har en innsparing som er knyttet til vakante stillinger gjennom året, forsinket oppstart av kulturminneplan og mindreforbruk på eiendomsskatteprosjektet. Øvrige virksomheters mindreforbruk skyldes blant annet mottatte refusjoner som gjelder tidligere år. Dette gjelder for eksempel overføring fra belønningsordningen for arbeid med indre sentrumsring i Det har også vært vakante og reduserte stillinger i deler av året, samt at det er mottatt sykelønnsrefusjon uten at det er brukt vikar. Arbeidet med kommunedelplan for ny Glommakryssing har hatt noe forsinket oppstart. Det har resultert i et mindreforbruk på 1 million kroner i forhold til budsjett. Etterkalkylen for oppmålingssaker viser en oppnådd kostnadsdekning på 53,2 prosent. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

101 Innsparingstiltak/økte inntekter Tall i tusen kroner Budsjettert beløp Oppnådd beløp Kommentarer til oppnåelse Vedtatt handlingsplan Lønnskostnader Lønnsbesparelse for en kommunalsjefstilling ved sammenslåing av tidligere Seksjon for kultur og Seksjon for miljø og samfunnsutvikling har gitt en innsparing på kr per år, da det er opprettet en stilling som etatssjef for kulturetaten. Økte oppmålingsgebyr, vakante stillinger, utsatte prosjekter og nøktern drift. Sum Oppnådd med noe større effekt enn planlagt. Investeringer Det er vedtatt å rehabilitere Kongsten svømmehall uten utvidelse i henhold til prosjektplan. Bygget er revet og skal bygges opp igjen i henhold til framdriftsplanen for fase 2. Det totale budsjettet for prosjektet er på 175 millioner kroner. Gjenstående arbeider i friluftsbadet, nytt gjerde og familiesklie skal gjennomføres til åpningen i Det er sendt nytt brev til Kulturdepartementet med redegjørelse for de nye planene og med anmodning om å vurdere tilskuddsbeløpene for spillemidler på nytt. Bystyret har bedt rådmannen om å utrede innglassing av friluftsbadet. Det er bevilget 2,0 millioner kroner i 2015 til fortsatt fremdrift og utredning av ny multifunksjonshall for isidretter (Arena Fredrikstad). Det er avholdt dialogkonferanser med potensielle aktører og behovsanalyser er gjennomført. Parallelt er det avholdt møter med Østfold fylkeskommune for å vurdere potensielle synergier ved samlokalisering og sambruk med ny Frederik II videregående skole. Prosjektet fortsetter i 2016 med avklaring på endelig finansiering, konsept, lokalisering og driftsform. Til nytt ridesenter på Thorslund er det bevilget 1 million kroner i Konsekvensutredning og reguleringsplan har vært ute til offentlig høring og det er kommet innsigelser fra henholdsvis Fylkesmannen, fylkeskommunens landbruksavdeling og Norges vassdrags- og energidirektorat. Innspillene omhandler i all hovedsak vern av dyrket mark, mangel på planprosess i henhold til planog bygningsloven og mangel på grunnutredninger. Saken er uavklart ved årsslutt. Lislebyhallen er ferdigstilt og offisielt åpnet. Hallen er bygget som et pilotprosjekt innenfor klima og miljø i Framtidens byer og er et såkalt passivhus, hvor det blant annet stilles strenge krav til byggets varmetap og tetting. Passivhus vil føre til en vesentlig reduksjon av energiforbruk og driftsutgifter. Pilotprosjektet Lislebyhallen vil ha rapporteringsansvar i 5 år etter ferdigstillelse, og det jobbes blant annet med mobilitetskartlegging for idrett og reisevaneundersøkelser som grunnlag for tiltak. Prosjektet ble tildelt 3.plass i konkurranse om årets lokale klimatiltak på Zero-konferansen og vant Kulturdepartementets kåring av årets idrettsanlegg. Kunstisbane på Værstetorvet er ferdigstilt og offisielt åpnet. Kunstgress på Fredrikstad Stadion er ferdigstilt og offisielt åpnet. Entreprenør er kontrahert og grunnarbeider på Møteplassen Trosvik skole starter så snart igangsettingstillatelse foreligger. Prosjektet er noe etter planlagt fremdrift grunnet innkomne tilbakemeldinger til nabovarsel og krav om byggesøknad. Det antas at prosjektet ferdigstilles våren Bibliotekets aula er ferdig rehabilitert og offisielt åpnet. Ved rehabiliteringen er det hensyntatt opprinnelige teknikker, material- og fargevalg fra da bygningen ble oppført i 1920-årene. Biblioteksfilialen på Østsiden er åpnet. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

102 SEKSJON FOR REGULERING OG TEKNISK DRIFT ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

103 Kjerneoppgaver Seksjon for Regulering og teknisk drift (RTD) har drifts-, myndighets- og forvaltningsoppgaver blant annet knyttet til: Kommunens boliger Bil- og maskinparken Beredskap og forebyggende tiltak mot brann og ulykker Renovasjonstjenester Parkering og fergedrift Eiendomsforvaltning og utvikling av kommunens egne bygg og grunneiendommer Prosjektansvar for kommunale bygge- og rehabiliteringsprosjekter Kommunalteknisk infrastruktur og grøntområder Investeringer innen vei, vann, avløp, uteanlegg, brygger og kaier Regulerings- og byggesaker Organisering Seksjonen har vært organisert med en felles administrativ stab, to etater med egne virksomheter, og seks virksomheter organisert direkte under kommunalsjefen. Fredrikstad kommune ved brann- og redningskorpset er vertskommune for Østfold interkommunale utvalg mot akutt forurensning (IUA Østfold). Brann- og redningskorpset ivaretar også beredskapsmessige og forebyggende oppgaver både for Fredrikstad og Hvaler kommune. Teknisk utvalg er seksjonens driftsstyre. Plan- og byggekomiteen har i 2015 vært styringsorgan for større byggeprosjekter. Fra og med ny valgperiode høsten 2015 er Plan- og byggekomitéen avviklet og Teknisk utvalg er politisk organ for kommunens bygge- og anleggsprosjekter. Planutvalget er fagutvalg for plan- og byggesaksbehandlingen i virksomhet regulering og byggesak. Viktige hendelser 2015 Ny tunnel for ringledningen Veumbekken - Ørebekk Tunnelen fra Veumbekken til Ørebekk ble satt i drift i Vannledningen gir et mer stabilt vanntrykk på Ørebekk og bedre kapasitet for vannforsyning videre ut mot Engelsviken. Tunnelen har også vist seg som en meget god flombegrensning ved kraftige nedbørstilfeller og har sannsynligvis forhindret større flomskader i Holmen-området. Park and ride Skåra Det er etablert park and ride på Skåra for å tilrettelegge for mer bruk av sykkel som transportmiddel. Tiltaket har vært meget vellykket. Det vurderes å utvide parkeringen slik at den kan benyttes som innfartsparkering for de som skal benytte buss eller samkjøring. Bjørneløypa Barnas egen tursti i Fredrikstadmarka, Bjørneløypa, hadde offisiell åpning på Barnas dag 12. september. I turstien er plassert 17 treskulpturer og stien har egen grillplass. Bjørneløypa har blitt svært populær og blir brukt av turgåere i alle aldre. Målekort Fokusområde Kritisk suksessfaktor Indikator Resultater Mål 2015 Skala Medarbeidere 1) - Inngåtte Godt arbeidsmiljø - Medarbeidertilfredshet lederavtaler 4, , , % ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

104 Fokusområde Medarbeidere 1) Økonomi Kritisk suksessfaktor Indikator Økt tilstedeværelse - Nærvær i % - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben Læring og utvikling Medarbeiderne vet hva som forventes av dem God økonomistyring - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem - Budsjettavvik brutto utgifter - Budsjettavvik brutto inntekter - Budsjettavvik netto ramme Resultater ,0 4,4 92,5 4,5 Mål ,0 4,3 Skala % 1-5 4,2 4,3 4, ,8 4,7 4, ,7 1,9 1,5-1,9 2,3-1, % % % Interne prosesser Positiv avvikskultur - Avvik HMS - Avvik informasjonssikkerhet - Avvik tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager antall antall antall antall antall Note: 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. Utvikling I 2015 har kommunen kjøpt 29 boliger. Ved årets slutt forvaltet kommunen totalt enheter, hvorav 42 personalbaser og resten boliger. Arbeidet med felles risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) for brann- og redningstjenesten i Fredrikstad kommune, Sarpsborg kommune og Hvaler kommune er sluttført. For 2015 ser vi at innsamlet mengde avfall per innbygger går noe ned. FREVAR KF har nå skjerpet kontrollen på gjenvinningsstasjonen (GVS) noe som vil hindre næringsdrivende å levere avfall. Antall ferjepassasjerer hadde en liten økning og i 2015 ble det registrert reiser med byens ferjer. Utvikling plan- og byggesaker Historikk/status Antall innkomne byggesaker (søknader og meldinger) Antall innkomne delingssaker Antall innkomne planforslag/ku Antall innkomne klager på vedtak Andel av opphevede/endrede vedtak Fylkesmannen 20 % 23 % 12 % 10 % Det er arbeidet med konvertering av sentral driftsstyring (SD) topp-systemet til et web-basert system og det er blitt installert SD-anlegg på Rød skole Onsøy. På Nøkleby er det konvertert fra olje til en grunnvannsvarmepumpe som skal dekke Nøkleby skole og Lislebyhallen. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

105 Areal formålsbygg Bruttoareal per i m 2 Eide bygg 2014 Innleid areal 2014 Sum areal 2014 Eide bygg 2015 Innleid areal 2015 Sum areal 2015 Administrasjonslokaler Førskolelokaler Skolelokaler Institusjonslokaler Kommunale idrettsbygg Kommunale kulturbygg Sum utvalgte formålsbygg 1) Andre formålsbygg 2) Sum totalt areal Noter: 1) Utvalgte formålsbygg er bygg hvor arealopplysninger inngår i KOSTRA-rapportering til SSB. 2) Andre formålsbygg er bygg hvor arealopplysninger ikke inngår i KOSTRA-rapportering til SSB, blant annet helsebygg utenom institusjon og lokaler for barnevernet. Boliger er ikke inkludert i oversikten. Kommunens bygningsmasse utgjør totalt cirka m 2 og er av varierende kvalitet. Det er kontinuerlig fokus på verdibevarende vedlikehold og å sørge for at byggene dekker brukernes behov på en tilfredsstillende måte. Det er utført tilstandskartlegging av 25 prosent av den totale bygningsmassen. Arbeidet vil fortsette med kartlegging av ytterligere 25 prosent i 2016, 2017 og Basert på resultatene/funnene vil det bli utarbeidet vedlikeholdsplaner for de kartlagte byggene, for å sikre et mer systematisk og planlagt vedlikehold. Borge ungdomsskole og Østsiden sykehjem gir netto økning av areal. For øvrig arbeides det kontinuerlig med kvalitetssikring av tegningsgrunnlaget, som igjen danner grunnlaget for arealoversikten. Grunnlaget for kommunens skoler er sluttført. Byarkivet, skatehallen på Lisleby, bibliotekfilialen på Østsiden og helsehuset utgjør hovedvekten av økte innleide arealer. Kommunen eier totalt cirka dekar grunneiendom. I løpet av 2015 har mange boligfestere innløst sin grunn som var i kommunens eie, og det samme har flere festere av næringstomter gjort. Dette medfører at kommunens arealportefølje reduseres. Ved utgangen av året er samlet prosjektportefølje på i overkant av 1,4 milliarder kroner. Mengden avløpsvann behandlet på renseanlegget har de siste årene vært relativt stabilt. Det lekker inn mye rent overvann i avløpsnettet, noe som gjør at mengde avløpsvann inn på renseanlegget er tre ganger så høyt som produsert mengde avløpsvann hos husholdningene. Høyere antall abonnenter har ført til at mengde solgt vann har økt med kubikkmeter. Selv om antall abonnenter har økt, har produsert mengde vann på vannverket minsket med kubikkmeter. Med bakgrunn i dette har lekkasjevolumet blitt redusert med kubikkmeter vann i Lekkasjeprosenten har dermed blitt redusert fra 27 prosent til 21 prosent. En lekkasjeprosent på 21 er den laveste i landet for byer på størrelse med Fredrikstad eller større. Sammenligninger og nøkkeltall KOSTRA nøkkeltall 1) Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS Eiendomsforvaltning Netto driftsutgifter/inntekter per innbygger - utvalgte formålsbygg kommunalt disponerte boliger Brannvern Netto driftsutgifter per innbygger Samferdsel - kommunale veier og gater Netto driftsutgifter i kroner per kilometer ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

106 KOSTRA nøkkeltall 1) Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS Vann Gebyrgrunnlag per innbygger 2) Avløp Gebyrgrunnlag per innbygger Renovasjon Gebyrgrunnlag per innbygger Regulering og byggesak Gjennomsnittlig saksbehandlingstid (dager) - vedtatte reguleringsplaner byggesak med 12 ukers frist (kalenderdager) byggesak med 3 ukers frist (kalenderdager) Noter: 1) Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. 2) Ureviderte tall ikke tilgjengelig. Endelige tall kommer juni Økning i forvaltningskostnader skyldes i hovedsak økning i leide arealer, avskrivinger og økte forvaltnings-, drift- og vedlikeholds-kostnader på grunn av økte arealer. Saksbehandlingstid reguleringssaker kan være noe tilfeldig på grunn av lavt antall saker og at plansaker ofte pågår over flere år. 12 ukers frist for byggesaker (inkludert dispensasjon) ble innført 1. juli. Tallene i tabellen inkluderer også saker behandlet før denne fristen ble innført, og trekker derfor snittet opp. Måloppnåelse Basis for seksjonens prioriteringer har vært hensyn til sikkerhet og beredskap, samt nødvendig dekning av driftskostnader for bygg, vei og øvrige ansvarsområder. Seksjonen kan vise til gode resultater når det gjelder medarbeidertilfredshet. Med unntak av et lite avvik på sykefravær har alle resultater under medarbeidere i målekortet nådd eller overgått årets mål. I forhold til spesifiserte mål og strategier i handlingsplanen, kommuneplan og overordnede målsettinger, kan følgende rapporteres: Et vakrere Fredrikstad. Smertudammen er rehabiltert, og den gamle platedammen er bygd om. Området fremstår nå som innbydende. I forbindelse med oppgradering av vann- og avløpsanlegg blir også gater oppgradert med nyasfaltering og oppgraderte fortau etter omfattende graving. God kvalitet på renhold av veier og andre offentlige arealer. Godt samarbeid med sentrumsforeninger. Utplassering av blomster og utsmykninger i sentrumsgater og torg. Et tryggere og sikrere Fredrikstad. Det er bygd flere fortau i kommunen det siste året. Det har vært fokus på å sikre skoleveier. Trafikksikkerhetsplan er vedtatt. Årlig handlingsprogram gjennomføres som forutsatt. Det er satt opp belysning i enkelte områder som kriminalitetsforebyggende tiltak. Strøing, salting, brøyting og feiing/renhold er gjennomført for å bidra til økt fremkommelighet, samt forebygge skader og ulykker. Aksjon boligbrann med fokus på el-branner. Stands med utdeling av informasjonsmateriell og røykvarslerbatterier. Besøk hos utvalgte borettslag og husholdninger. Videreføring av prosjekt brannsikring av Gamlebyen. Lekeplasser følges opp i henhold til kravene og er i forskriftsmessig stand. Rehabilitering er gjennomført i henhold til vedtatte tiltaksplaner. Ekstern sikkerhetskontroll gjøres hvert femte år i tillegg til årlig gjennomgang med eget personell. Påviste feil utbedres fortløpende. Det var ingen rapporterte skader i ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

107 Sikkerhetsgjennomgang av skulpturer og kunstinstallasjoner utføres i henhold til oppsatt plan. Det har de siste årene vært flere episoder med løse skulpturer. Enkelte av episodene mistenkes forårsaket av hærverk. Sentrumstrær i parker og offentlige arealer følges opp etter fastsatt rutine. Det gjennomføres sikkerhetsgjennomgang av eksternt firma hvert fjerde år, samt årlig oppfølging av enkelte trær som følge av funn i sikkerhetsgjennomgang. Alle brannpålegg, branntekniske rapporter og heiskontroller er fulgt opp. Gode læringsmiljøer i skoler og barnehager. Det er gjort løpende tiltak for å forbedre inneklima i kommunale barnehager og skoler. Det er foretatt radonmålinger og radontiltak i aktuelle kommunale bygg. Bedre folkehelse og gode levekår. Rehabilitering av Smertudammen har gjort området mer tilgjengelig for brukerne. Styrket innsats av renhold på kommunale veier for å redusere og forebygge unødig svevestøv fra veier. Politisk vedtak av forvaltningsplan som blant annet innebærer opprettelse av lysløype på Gressvik. Lekeplassene ved Trosvik torv og Snippen på Lisleby sto ferdige. Blomsterprakt i sentrum ble prioritert, med temaer som følger årstidene. Oppkjøring av skispor og tilrettelegging for skilek ved skoler og i nærmiljøene. Økt deltakelse og involvering i lokalsamfunnene. I forbindelse med gjennomføring av anlegg arrangeres det informasjonsmøter der vi presenterer løsninger for de berørte. Ved slike arrangementer mottas innspill, og det blir vurdert i prosjektgjennomføringen om dette kan løses innenfor budsjettet. Stor grad av samarbeid med lokalsamfunnsutvalgene både i forhold til trafikk og trafikksikkerhetstiltak. Lokalsamfunnsutvalgene er høringsinstanser i arbeidet med trafikksikkerhetsplanen. Bygging av Trosvik torv ble gjennomført som deltagende budsjett, der innbyggerne la frem planer og bestemte løsninger. Sikre klima og miljø. Avløpsprosjektene blir styrt av et ønske om bedre miljøtilstand på de resipientene vi har i kommunen. Her brukes det betydelige beløp for å bedre miljøtilstanden i de vassdrag vi omgir oss med. Kommunen har investert i en mer miljøvennlig bil- og maskinpark. Det er mål om at 20 prosent av bilparken skal gå på miljøvennlig drivstoff innen Ved årsskiftet hadde kommunen 35 biler på el-drift og tolv på biogass. Dette utgjør ti prosent av den totale bil- og maskinparken. 20 nedgravde oljetanker er til nå kontrollert i kommunale bygg. Noen ble fjernet og erstattet av mindre innvendige tanker. Det gjenstår ytterligere seks oljetanker som skal kontrolleres. Det er installert grunnvannsvarmepumpe og erstattet oljekjel på Nøkleby skole som også forsyner Lislebyhallen. Lislebyhalllen er kommunens første bygg som er i henhold til passivhus-standarden. Det er arbeidet med overgang til flisfyring ved Manstad skole og Gaustadhallen. Det er satt opp to ladestasjoner for el-bil i forbindelse med Lislebyhallen. Styrket innsats av renhold på kommunale veier for å redusere svevestøv. Bruk av tyngre og renere partikler til strøing for å redusere svevestøv i bykjernen. Det er bygget lavenergiboliger på Safirtunet. Oljefyr Oredalsåsen er fjernet. Oljetank i Kronprinsensgate 1 er fjernet og erstattet med fjernvarme. Tilrettelegging og bistand fra skjærgårdstjenesten til frivillige som bidrar med strandrydding. Redusert bruk av sprøytemidler i parker og på lekeplasser. Energimerking av de store formålsbyggene ferdigstilt. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

108 Rasjonell og kostnadseffektiv drift. Det er gjennomført energiøkonomiseringstiltak ved kommunale bygg. Det er installert sentral driftskontroll (SD) styring på Rød skole Onsøy, Slevik skole og som forprosjekt på Rådhuset. Ved Fredrikstad korttidssenter er det skiftet ut lysarmaturer til LED-teknologi og ved gamle Smedbakken sykehjem er eldre ventilasjonsanlegg skiftet ut til nytt anlegg med bedre varmegjenvinning. Etablering av målte gatelysanlegg, samt utskifting til LED-belysning. Det legges ned betydelige beløp for å separere spillvann og overvann. Dette senker kostnadene med å pumpe og rense overvann. Det jobbes med å redusere mengden lekkasjevann for å få en kostnadseffektiv og rasjonell drift av vårt vannforsyningssystem. Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter ,9 Brutto inntekter ,3 Netto resultat ,2 Seksjonen har et samlet merforbruk på 4,4 millioner kroner, hvorav 1,7 millioner kroner er seksjonens budsjettavvik for selvkostområder vann, avløp, renovasjon, feier og slam (VARFS). Årsak til resultatet for VARFS er avvik i kalkulerte indirekte kostnader på 1,4 millioner kroner og et fremførbart underskudd for feiertjenesten på kroner. Tall i tusen kroner Regnskap 2015 Justert budsjett 2015 Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto avvik Etat for Bygg og eiendom Etat PVVA Administrasjon og virksomheter Sum Ved behandling av første tertialrapport ble seksjonen tilført tolv millioner kroner til økt vedlikehold formålsbygg. Av dette er åtte millioner kroner brukt til vedlikeholdstiltak i 2015 og fire millioner kroner er satt av til disposisjonsfond til dekning av vedlikeholdstiltak som sluttføres første halvår Rentenivået har vært lavere enn det som ble forutsatt i budsjettet, og kapitalkostnader for selvkostområdene er derfor lavere enn budsjettert. Innsparingstiltak/økte inntekter Tall i tusen kroner Budsjettert beløp Oppnådd beløp Kommentarer til oppnåelse Vedtatt Handlingsplan Redusert driftsbudsjett vei Snøfall i romjulen førte til merforbruk for vei. Redusert driftsbudsjett park Park har et totalt merforbruk. Redusert driftsbudsjett bygg og eiendom Innsparing delvis oppnådd. Budsjettkalkyle VARFS Avvik mellom budsjettkalkyle og etterkalkyle. Omdisponering brannsikringsmidler Dekket ved bruk av fond. Reduserte stillinger administrasjon/stab med mer Sum ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

109 Selvkostområder og selvkostfond Selvkostområdene omfatter kommunale tjenester der selvkost setter øvre grense for brukerbetaling. Eventuelle overskudd skal avsettes til bundne selvkostfond. Etterkalkyle for selvkostområdene er utført i henhold til Kommunaldepartementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Tjenesteområdene vann, avløp, renovasjon, feier og slamtømming (VARFS) er kommunale betalingstjenester som er omfattet av selvkostregelverket. Selvkostområdene vann, avløp, husholdningsrenovasjon og plansaker hadde en kostnadsdekning over 100 prosent og har avsetning til selvkostfond. Hovedårsaken til overskudd og avsetning til fond er lavere rentesats enn budsjettert for kapitalkostnadene. Slamtømming og feier hadde kostnadsdekning under 100 prosent, og har brukt av sine selvkostfond. Feier har i tillegg et fremførbart underskudd som vil dekkes inn i budsjett I budsjettet for 2015 var det forutsatt å bruke gjenstående saldo på flere av selvkostfondene for å oppfylle forutsetningen i veilederen med bruk innen 5 år. Utviklingen gjennom året med et fallende rentenivå medførte at det ikke ble behov for bruk av fond. Bruk av fondene er innarbeidet i budsjettet for 2016 hvor gebyrene er tilsvarende redusert. Investeringer Seksjonen har ansvar for gjennomføring av egne og andre seksjoners investeringer. Investeringene er fordelt på 380 ulike investeringsprosjekter i regnskapet, hvorav 74 investeringsprosjekter har et investeringsvolum på over en million kroner. Fokuset på miljøvennlig drivstoff medfører utskiftning av gamle biler og maskiner. Det ble investert i 23 nye objekter utfra rammebevilgninger, til en samlet sum av tolv millioner kroner, herav en brannbil til 5,5 millioner kroner. Innen avgiftskapittelet ble det investert i ti objekter til en sum av 7,2 millioner kroner. Det ble investert 11,7 millioner kroner i nyasfaltering av veier, 3,5 millioner kroner i gatelys og 0,8 millioner kroner i trafikale sikkerhetstiltak. Enkelte veistrekninger måtte prioriteres utover de som var foreslått i asfaltprogrammet for Veiene som ikke ble ferdigstilt overføres til neste års asfaltprogram. Det ble investert 28 millioner kroner i vann- og avløpsanlegg, fordelt på 35 prosjekter. Det er mottatt tilskuddsmidler via belønningsordningen til blant annet økt frekvens på fergene og tilrettelegging for bruk av sykkel i flere områder. Belønningsordningen og tiltakene vil fortsette i 2016 og ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

110 SEKSJON FOR UTDANNING OG OPPVEKST ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

111 Kjerneoppgaver Seksjon for utdanning og oppvekst yter oppgaver innenfor følgende områder: Barnehagetilbud, samt myndighets- og tilsynsansvar Grunnskoletjenester til barn og voksne Opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere og asylsøkere samt realkompetansevurdering Skolefritidsordning Barnevern Helsevern for barn og unge (helsesøstertjenesten) Pedagogisk-psykologisk tjeneste Organisering Seksjonen har to fagetater; skole og barnehage. I tillegg ligger tre virksomheter direkte under kommunalsjefen. Seksjonen har en felles stabsenhet som skal koordinere og veilede hele seksjonen, samt stå for planog utviklingsarbeid. Den har også forvaltnings- og myndighetsansvar overfor 61 private barnehager. Viktige hendelser Nye tjenestelokaler Etablering av åpen barnehage på Østsiden. Nye Borge ungdomsskole ble ferdigstilt og tas i bruk St. Hansfjellet (tidligere Domkirken) barnehage ble vedtatt kjøpt og overtatt av kommunen fra 1. januar Nasjonal oppmerksomhet Fylkesmannen i Østfold nominerte Trara skole til Dronning Sonjas skolepris. Prisen deles ut årlig til en skole som utmerker seg ved å praktisere likeverd og inkludering. Skolen har blant annet jobbet helhetlig og målbevisst med læringsmiljøet over flere år og over tid hatt gode rutiner for flerkulturelt arbeid. Prosjektet radikalisering og voldelig ekstremisme har fått nasjonal og internasjonal oppmerksomhet. Samarbeidsprosjektet omhandler kompetanseheving, tiltak overfor enkeltpersoner og familier, implementering av systemer og rutiner i kommunen for informasjon, bekymringsmeldinger og tverrfaglig samarbeid. Målekort Fokusområde Kritisk suksessfaktor Brukermedvirkning Indikator - Brukertilfredshet bhg 2) Resultater ,2 Mål ,1 Skala 1-6 Brukere/ Kvalitet Tilpasse tjenester til brukernes behov - Dekningsgrad bhg - Eksamen - Norsk - Matematikk 88,4 3,5 2,9 90,0 3,6 3,1 91,0 3,6 3,1 % Godt arbeidsmiljø - Klasseledelse - Medarbeidertilfredshet - Inngåtte lederavtaler 3,8 4,3.. 3,8 4,2 50,0 3,9 4,2 100, % Medarbeidere 1) Økt tilstedeværelse - Nærvær - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben 92,1 4,4 91,7 4,4 93,0 4,4 % 1-5 Læring og utvikling - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 4,4 4,4 4,4 1-5 ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

112 Antall barn Andel barn - % Prosent Fokusområde Kritisk suksessfaktor Medarbeiderne vet hva som forventes av dem Indikator - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem Resultater Mål 2015 Skala ,6 4,6 4,7 1-5 Økonomi God økonomistyring - Avvik budsjett i % 0,7-0,4 0,0 % Interne prosesser Noter: Positiv avvikskultur - Avvik- HMS - Avvik- Informasjonssikkerhet - Avvik- Tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager 1) Ved undersøkelse er høyeste tall best. 2) Det ble ikke gjennomført brukerundersøkelse i antall antall antall antall antall Utvikling Barnehagedekningen i Fredrikstad 59,3 58,7 58,3 59,2 29,2 30,3 30,1 30, Andel barn i private barnehager Andel barn i kommunale barnehager Det er en nedgang i antall barn i barnehagealder fra høsten 2015, hovedsakelig i alderen over tre år. Hovedårsaken til nedgangen er et historisk stort kull som gikk over til skolen på høsten. Økt andel barn i barnehage henger sammen med et lavere barnetall i Alle som har søkt til hovedopptaket har fått tilbud om barnehageplass slik at vi har full barnehagedekning i henhold til loven. Mange familier søkte barnehageplass etter fristen og fikk dermed ikke rett på plass selv om de var i rett alder. Det er fortsatt stort press på barnehagekapasiteten i sentrum hvor det er ventelister ved flere av barnehagene. Fordelingen mellom små barn og store barn har endret seg noe siden siste rapporteringsår Antall barn med rett til ressurser pr etter opplæringsloven 5.7 3,15 % 3,37 % 3,67 % 3,62 % 3,80 % 3,60 % 3,40 % 3,20 % 3,00 % 2,80 % Barn med rett til ressurser etter opplæringsloven 5.7 pr Andel barn (%) i kommunen 1-5 år med vedtak pr ,60 % 2,40 % ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

113 Antall Antall Antall Selv om antall barn med vedtak om spesialpedagogisk bistand har gått ned har det generelle ressursomfanget for de som har fått vedtak økt Utvikling - elevtall Antall elever på ungdomstrinn år Antall elever på barnetrinn 6-12 år Det har vært en reel tilvekst i kommunal grunnskole på 132 elever og det har aldri vært flere 1. trinns elever. På barnetrinnet har det vært en tilvekst på 135 elever og på ungdomstrinnet en nedgang på 3 elever. Sentrumsskolene har den største tilveksten. 700 Antall elever med spesialundervisning Antall elever med 1 75 årstimer Antall elever med årstimer Antall elever med > 271 årstimer Spesialundervisning viser en svak oppgang i antall enkeltvedtak i tråd med forventningene. Blant skolestarterne på høsten 2015 er det flere barn med omfattende hjelpebehov enn tidligere Antall meldinger og undersøkelser i barnevernet Antall nye meldinger i løpet av året Antall undersøkelser som fører til tiltak Totalt antall barn i barneverntjenesten har økt og sakene er mer komplekse enn før. I desember 2015 var det 170 fosterhjemsbarn (økt med 14 fra desember 2014) og 168 undersøkelser (økt med 11 fra ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

114 desember 2014). Flere klager på akuttvedtakene og flere arbeidskrevende saker føres videre i rettssystemet. Barneverntjenesten har hatt fokus på tiltaksplaner og evaluering av tiltak, og det er en positiv endring ved at færre barn mangler tiltaksplan og evaluering av tiltak. Flere fristoverskridelser i undersøkelser skyldes kompleksitet i saker og stort sykefravær/vakanser i perioder. Boligene for enslige mindreårige flyktninger får raskt nye beboere når noen flytter ut. Tre boliger deles av 13 barn og 11 barn er i fosterhjem. Fredrikstad skal i 2016 ta i mot 40 enslige mindreårige og planleggingsarbeidet er startet opp. Sammenligninger/nøkkeltall Barnehage KOSTRA nøkkeltall 1) Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS ) Netto driftsutgifter til barnehagesektoren per innbygger 1-5 år Andel barn fra språklige og kulturelle 66,0 63,8 71,0 67,9 87,0 70,4 74,0 minoriteter ifht innvandrerbarn 1-5 år i % Andel barn som får ekstra ressurser ift alle 18,1 17,9 21,1 21,7 37,6 18,4 20,7 barn i barnehage 2) Andel barn 1-5 år med barnehageplass i % 89,0 88,4 90,0 87,9 88,6 90,3 91,5 Korrigert driftsutgifter per time til ordinær barnehagedrift (funksjon 201) Noter: 1) Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. 2) Tall inneholder antall barn med særskilte behov og minoritetsspråklige. Økningen i netto driftsutgifter til barnehagesektoren per innbygger 1-5 år fra 2014 til 2015 skyldes i hovedsak økt tilskudd til ikke-kommunale barnehager og 140 færre innbyggere i aldersgruppen i kommunen. I 2015 ble også forskrift og metode for tilskuddsberegning endret. Fredrikstad kommune gjennomførte et motivasjons- og rekrutteringsarbeid for å rekruttere barn fra språklige og kulturelle minoriteter. Økt andel barn i barnehage må sees i sammenheng med nedgang i barnetallet for Grunnskole KOSTRA nøkkeltall 1) Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS Netto driftsutgifter per innbygger 6-15 år til: - grunn- og spesialskoleundervisning skolelokaler og skyss skolefritidsordningen (6-9 år) Andel elever med spesialundervisning % 7,0 6,9 6,7 4,9 7,9 6,6 7,4 Korrigerte brutto driftsutgifter per elev til: - skolefritidsordning Note: 1) Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Økningen i netto driftsutgifter til grunn- og spesialskoleundervisning og skolelokaler og skyss viser en normal utvikling i tråd med lønns- og prisstigning. Aktivitetsnivå, personell og satser er tilnærmet uendret fra Regnskapstallene viser at både netto- og bruttoutgifter til skolefritidsordningen (SFO) er tilnærmet uendret mellom 2014 og Årsaken til nedgang i indikatorene i tabellen er at det er flere innbygger i aldersgruppen 6-9 år og flere barn i SFO. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

115 Hjelpetjenester KOSTRA nøkkeltall 1) Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS Barnevern Netto driftsutgifter til barneverntjenesten per innbygger 0-17 år Andel barn med barnevernsvedtak 0-17 år (%) 4,8 4,8 4,9 5,1 5,6 4,6 4,2 Netto driftsutg. per barn i barneverntjenesten Brutto driftsutgifter per barn med hjelpetiltak i opprinnelig familie Brutto driftsutgifter per barn med tiltak utenfor opprinnelig familie Helsestasjon for barn og unge Netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjonsog skolehelsetjeneste pr innbygger 0-5 år Netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjonsog skolehelsetjeneste pr innbygger 0-20 år Pedagogisk og psykologisk tjeneste Andel elever med spesialundervisning i % 7,0 6,9 6,7 4,9 7,9 6,6 7,4 Note: 1) Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme Netto driftsutgifter per innbygger til barnevernutgifter ligger på snittet for nettverket. Kommunen har hatt økte utgifter til barnevernstiltak. Brutto driftsutgifter per barn med tiltak utenfor opprinnelig familie har økt fordi det er flere barn i institusjon i forhold til Kommunens egenbetaling for institusjonsplassering har økt med 30 prosent i tillegg til at kommunens egenbetaling for andre tjenester som fosterhjem, senter for foreldre og barn også har økt. Brutto driftsutgifter er ikke sammenlignbare med andre kommuner siden utgifter til enslige mindreårige flyktninger er med. Det er store forskjeller mellom kommunene i antall bosatte enslige mindreårige og hvordan kommunene jobber med enslige mindreårige. Noen kommuner i ASSS-nettverk har ikke enslige mindreårige flyktninger, mens andre har tre ganger mer enn Fredrikstad. Fredrikstad kommune har en stabil barneverntjeneste i form av dekningsgrader og en tydelig tiltaksprofil (forholdet mellom barn som får hjelp i hjemmet og barn som er plassert). Det er en høy andel barn som får hjelp i hjemmet. Tidlig og målrettet innsats har gitt en positiv utvikling på andel barn i alder 0-5 år som får tiltak. I 2014 gjorde kommunen kostnadseffektive grep i forhold til barn som ikke er plassert. Høyt sykefravær kan gi utfordringer med å overholde av frister i undersøkelsesarbeidet. Etter loven skal undersøkelser avsluttes innen tre måneder med eventuell utsettelse til seks måneder etter søknad. Høyt sykefravær vil øke belastningen på øvrige nærværende saksbehandlere og vil medføre flere saker per saksbehandler. Dette kan øke faren for fristoversittelser og et høyere sykefravær. Fredrikstad har flere og høyere andel barn med barneverntiltak sammenlignet med ASSS nettverket. Kommunen har store levekårsutfordringer, så det er forventet at dekningsgraden er høyere enn nettverket. Brutto driftsutgifter per barn med hjelpetiltak i opprinnelig familie er redusert i forhold til Årsaken er at det er flere barn som får tiltak fra kommunens egne miljøarbeidere enn kjøp av tjenester fra private. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

116 Måloppnåelse Seksjonen har under driveren kunnskap i kommuneplanen et spesielt ansvar i forhold til disse målsettingene: 3.1. M-1 Alle barn og unge stimuleres til, og gis like muligheter for utdannelse M-2 Barn og unge motiveres til kunnskap M-1 Barn og unge i Fredrikstad har trygge og gode oppvekstsvilkår M-2 Det faglige nivået i barnehage og skole er hevet M-3 En større andel av befolkningen har høyere utdanning. Kommunedelplan oppvekst viser til felles satsingsområder som samlet skal bidra til å nå målsettingene i kommuneplanen. Disse satsingsområdene er tidlig innsats, språk, overganger og foreldresamarbeid. I tillegg vil de enkelte tjenesteområdene ha egne satsingsområder som er mer spesifikt knyttet til tjenesten. Andel barn i barnehage har gått svakt opp fra 88,4 prosent til 90,0 prosent. Kommunen har hatt full barnehagedekning fra Det er gode resultater innen medarbeidertilfredshet til tross for at sykefraværet innen barnehagesektoren er høyt. Det er fast tverrfaglig samarbeid ved alle barnehagene og hjelpetjenestene. Det jobbes godt på mange områder i Fredrikstadskolen. Skolene kan vise til gode resultater på norsk og engelsk på eksamen, og elevundersøkelsen. Resultatet på eksamen i matematikk og på nasjonale prøver viser ikke samme fremgang, men det jobbes med stor innsats for å bedre leseferdigheter og ferdigheter innen realfag. I tillegg til satsinger om fremgang i elevenes ferdigheter er klasseledelse også et satsingsområde. Denne satsingen vil ikke gi raske resultater, men det forventes bedring over tid. Det har vært gjennomført kompetanseheving for lærere i temaet. Ungdomsarbeidet drives fremover og utvikles i samarbeid mellom ulike seksjoner. De jobber med alle ungdomsskolene. Hjelpetjenester, barnehager og skoler legger til rette for et best mulig tilbud til de som trenger spesiell tilrettelegging og oppfølging. God samhandling med foresatte vektlegges i alle tjenester. Mange dyktige medarbeidere og ledere ivaretar kontakt med barn, ungdom, foresatte og øvrige samarbeidspartnere innenfor tjenesteområdene. Seksjonen har høy medarbeidertilfredshet og nærværet for seksjonen er 91,7 prosent. Barn og unge har trygge og gode oppvekstsvilkår. Alle virksomhetene arbeider etter prinsippet om tidlig innsats. Flere skoler tilstreber mindre klassegrupper og tilpasninger slik at bedre tiltak kan settes inn i den ordinære opplæringen. Det meldes om god tverrfaglig og tverrsektoriell innsats i alle virksomheter. Rutiner for tverrfaglig samarbeid er forbedret. Barnehagene og skolene har førstegangssamtaler og egne oppstartsmøter for nye foreldre. Foreldres mestring av foreldrerollen etableres gjennom blant annet nettverk og familieråd for å finne gode tiltak. Etablerte rutiner ved overganger følges. Det er førskoledager og gode rutiner for overganger mellom barnehage og skole. Rutiner om overgang mellom barneskole og ungdomsskole fungerer bra. Skolene melder at samarbeidet med videregående skole fungerer etter målsettingene og at rådgivertjenesten gjør en god innsats. Det er fokus på barnas sosiale kompetanseutvikling gjennom lek i barnehagene og det legges vekt på å skape vennskap mellom barna for å forebygge mobbing. Det arbeides aktivt for å forhindre mobbing og krenkende adferd, blant annet gjennom bistand til skolene i systemrettet arbeid. Skolene rapporterer om godt fungerende handlingsplaner mot mobbing og krenkende atferd. Elevundersøkelse viser at elevene trives godt og færre blir utsatt for mobbing. Skolene har satt inn tiltak når de avdekker at elever har faglige og/eller sosiale vansker. Barnevernet kontakter meldingsinstans for å kunne avdekke og vurdere hvor og hvordan hjelp for barnet /familien best kan gis. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

117 Barnevernet arrangerte åpent hus for informasjon og rekrutering av oppdragstakere til besøkshjem. Det faglige nivået i barnehage og skole er hevet. Alle barnehagene arbeider med satsingsområdet for språk og har etablert læringsmiljøer hvor språk og fag er sammenflettet. Det benyttes ulike språk-verktøy og -modeller. De pedagogiske lederne i barnehagen har fått kompetanseheving innenfor pedagogisk dokumentasjon, språk, tekst og kommunikasjon og kunnskap om de minste barna. Mange skoler har leseutviklingsprogrammer og lese- og regneplaner som følges og dette gir resultater. Kartleggingen gjennomføres og følges opp mer systematisk enn tidligere. Foreldrene involveres i ulik grad i forhold til den faglige utviklingen. Flere skoler har kommet i gang med gode vurderingsrutiner for elevprestasjoner i tråd med det nasjonale satsingsprosjektet Vurdering for læring. For å bedre elevenes sosiale kompetanse, følger mange skoler programmer som gir gode resultater. Arbeidet med klasseledelse har fortsatt høy prioritet. Skolene jobber med å utvikle elevenes digitale kompetanse. Rapporter viser at skolene prioriterer dette ulikt. Barn og unge motiveres til kunnskap. Alle barnehagene organiserer barn i ulike grupper etter alder eller faglige individuelle vurderinger. Dette for å skape optimale læringsmiljøer for barna. Kommunens rutiner for overgang til skolegang følges, og barna er på besøk før første skoledag. Skolene arbeider systematisk for å følge opp vedtatt strategiplan for utvikling av grunnleggende elevferdigheter. Mange skoler har etablert nettverk som blant annet har utviklet lokale planer som utdyper den kommunale strategiplanen. Skolene melder om positive erfaringer med Inspiria science senter, Ungt Entreprenørskap og Ny-Vigra III. Flere skoler er med i ulike internasjonale samarbeidsprosjekter som virker inspirerende og læringsfremmende. Folkehelse og levekår er kraftig forbedret knyttet til barn og unge. Alle barnehagene har en turdag i uka. De som har nærskolen bruker gymsaler og svømmehaller. Alle 5-åringene deltar på femårstrimmen i Turnhallen og på skøyteopplæring i Stjernehallen. Barnehagene er opptatt av friluftsliv og fysisk aktivitet, og prøver alltid å gi barna muligheter for mestringsutvikling. Alle barnehagene er opptatt av sunt og godt kosthold. Skolene melder om stor aktivitet i de obligatoriske tiltakene rundt fysisk aktivitet. Fysisk og praktisk aktivitet brukes som en naturlig del av opplæringen. Barneskolene legger vekt på fysisk aktivitet og sunt kosthold, også på SFO og i elevkantiner. Flere skoler gir gratis frokosttilbud. Holdningsskapende arbeid bærer resultater. Skoler melder om svært lite bruk av rusmidler/tobakk i skoletiden. Ulike programmer og ungdomsteamet støtter ungdomsskolene i dette arbeidet. Barn og unge har gode kultur- og idrettstilbud. Alle barnehagene er gode til å benytte nærmiljøet og gi barna en genuin identitetstilhøringet. Alle bruker og besøker Biblioteket, Gamlebyen, Bratliparken og Domkirkeparken. Mange barnehager har kontakt med kirkene i nærmiljøet for læring. Barnehager får besøk av rikskonsertene og barna er begeistret. Noen barnehager har fotballturnering og idrettsbaner blir flittig brukt. Tilbudene fra Den kulturelle skolesekken har gitt elevene gode kulturopplevelser med profesjonelle utøvere. Flere skoler melder om positivt samarbeid med lokalsamfunnsutvalgene, lag og idrettsforeningene. Barn og unge har kunnskap om lokale og nasjonale miljøutfordringer. I alle barnehagene lærer barna å kildesortere, spare energi og levere til gjenvinning. Over halvparten av barnehagene er miljøsertifiserte. Alle 5-åringer deltar på miljødagen. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

118 Lokale og nasjonale miljøutfordringer er tema i opplæringen i flere av fagene i grunnskolen. Virksomhetene driver kildesortering på forskjellige nivå. Skolene rapporterer om deltakelse i ulike tiltak som Inspiria-besøk, deltakelse i prosjektet Den naturlige skolesekken og båtturer med Ny-Vigra. Enkelte av skolene arrangerer også såkalte miljødager eller skoleprosjekter innen miljø. Flere av skolene bruker aktivt uteskole som læringsarena. Elevene på 6. trinn deltok på Skog- og friluftsdag arrangert av kommunen i samarbeid med Skogselskapet i Østfold og 4. og 5. Fredrikstad speidergruppe. Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter ,9 Brutto inntekter ,6 Netto resultat ,4 Seksjonen har et netto samlet merforbruk på 5,2 millioner kroner som knyttes til økt behov for ekstraordinære ressurser overfor enkelte barn. Seksjonen har ført en stram økonomistyring, prioriteringer og tilpasninger (vikarbruk, overtid og bemanning) gjennom året. Avviket på bruttotallene er hovedsakelig knyttet til; interne omfordelinger mellom virksomheter innen seksjonen, merutgifter til vikarer, merinntekter fra både sykelønnsrefusjoner og andre refusjonsinntekter for tjenester som er utført for stat, fylket og andre kommuner. Ovennevnte omfordelinger bidrar til å øke bruttotallene for inntekter og utgifter uten at samlet netto resultat og netto avvik påvirkes. Tall i tusen kroner Regnskap 2015 Justert budsjett 2015 Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto avvik Barnehageetaten Skoleetaten Barnevern Helsevern for barn og unge PP- tjenesten Stab og fellestjenester Sum Barnehage Samlet sett endte barnehageetaten opp med et merforbruk på 3,5 millioner kroner i resultat. Kommuner får refundert tilskuddsutgifter for private barnehageplasser som disponeres av andre kommuners innbyggere (utenbysbarn). Endring i etterspørsel etter ikke-kommunale barnehageplasser på tvers av kommunegrensene medførte 2,7 millioner kroner mindre i nettorefusjoner enn budsjettert. Spesielt for 2015 har mange barn bosatt i Fredrikstad kommune fått privat barnehageplass i Råde kommune. Behovet for spesialpedagogisk hjelp i barnehagene har økt (virksomhet Jonas) og gitt et merforbruk på 1,8 millioner kroner. Selv om antall barn med vedtak om spesialpedagogisk bistand har gått ned har det samlede generelle ressursomfanget økt. Dette skyldes at vedtakene som gis er mer ressurskrevende da flere barn har mer komplekse hjelpebehov enn tidligere. Som salderingstiltak ble omfanget på tjenestene til øvrige førskolebarn med behov for ekstra ressurser redusert. I tillegg har det blitt foretatt endringer i rutinene for tildeling av ressurser. Ressursenhet barnehage, som startet opp i januar 2015, endte med et lite merforbruk. De kommunale barnehagene fikk samlet et mindreforbruk på cirka 1,2 millioner kroner. Færre ble omfattet av moderasjonsordninger (inntekt-/søsken-) enn budsjettert, noe som ga merinntekt på 0,4 million kroner. Fra 2015 ble nasjonal moderasjonsordning innført om gratis kjernetid for 4- og 5- ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

119 åringer og redusert foreldrebetaling for husstander med lav inntekt. Forventet inntektsbortfall ble kompensert gjennom statens rammeoverføring. Skole Skoleetaten hadde et netto merforbruk i forhold til budsjett på 1,8 millioner kroner som i hovedsak skyldes ekstraordinær innsats overfor enkeltelever med store hjelpebehov. SFO (uten spesialpedagogiske tjenester) hadde en inntektssvikt på to millioner kroner som skyldes at flere barn enn forventet har sluttet i ordningen i løpet av nytt skoleår. Vedrørende skoleskyss av barn som trenger taxi til andre skoler enn nærskolen mottok vi to millioner kroner mer i refusjonsinntekter fra fylkeskommunen enn budsjettert. Hjelpetjenester Netto merforbruk innen Barnevernet skyldes flere kostnadskrevende tiltak, hovedsakelig i form av plasseringer i fosterhjem og avlastning for fosterforeldrene. Flere komplekse saker har økt innleiebehovet av sakkyndige i utredninger, advokat- og tolketjenester. Mindre eksterne kjøp av andre hjelpetiltak har gitt innsparing i forhold til budsjett. Kommuner får ikke lenger refundert administrative utgifter for enslige mindreårige asylsøkere etter 1. april 2015, noe som har gitt mindreinntekter. Helsevern for barn og unge har merinntekter i forhold til tilskudd, jordmortjeneste- og sykelønnsrefusjon. PP-tjenesten har innsparing på netto lønnsutgifter på grunn av langtidssykdom med sykelønnsrefusjon og midlertidige vakanser i forbindelse med rekrutteringsprosesser. Stab og fellestjenester har et mindreforbruk på 0,2 million kroner som skyldes langtidsfravær med sykelønnsrefusjon. Oppvekstutvalgets disposisjonspost på 0,2 million kroner er ubenyttet. Det er merutgifter på tap på fordringer som skyldes betalingskrav for barnehageplass og SFO-plass. Innsparingstiltak/økte inntekter Tjenestenivået ble videreført uten særlige reduksjoner. Utvalgets midler til disposisjon ble redusert med 1,5 million kroner og det ble redusert 1,1 million kroner på driftsmidler. Tall i hele tusen Redusere post til Oppvekstutvalgets disposisjon Sum Budsjettert beløp Oppnådd beløp Kommentarer til oppnåelse Gjennomført. Mindre mulighet til å foreta politiske satsninger underveis i året. Videreførte innsparingstiltak fra 2014 som gir helårseffekt i 2015 med 2,5 million kroner er knyttet til følgende: FRIS har flyttet inn i nye lokaler i IJ-bygget med bedre tilpassede romforhold for større klasser som ga en innsparing på 1,2 millioner kroner i form av to færre klasser i løpet av året. Innsparingen ble vedtatt i Antall plasser på Alternative læringsarenaer er opprettholdt. Det var netto innsparing på skyss på 0,3 millioner på grunn av mer refusjoner fra fylket enn budsjettert. Nedleggelse av Pedagogisk senter som egen virksomhet ga innsparing på 0,5 millioner kroner, mens generell reduksjon i barnehagene og barnevernet ga en innsparing på 0,5 million kroner. I tillegg har seksjonen ført en stram økonomistyring og tilpasninger (vikarbruk, overtid og bemanning) gjennom året. Seksjonens har benyttet reserver/ufordelte midler på 2,5 millioner kroner til kostnadskrevende brukere. Barnevernet satte i gang omprioriteringstiltak for å møte utfordringer i brukerutviklingen. Noen av dem var mindre kjøp av oppdrag fra private tilbydere og flere barn får tiltak med bruk av egne ansatte, blant annet egne miljøarbeidere. Behov for tiltak ble evaluert og revurdert jevnlig. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

120 Investeringer Lislebyhallen ble tatt i bruk til skolestart Nøkleby skole har der arealer til SFO og 4 klasserom til 1. trinnet. Den gamle gymsalen bygges om til kulturarena. Nye Borge ungdomsskole ble ferdigstilt, overtatt i november og tatt i bruk i Elevkapasitet ble økt fra 380 til 500 elever. Det har pågått behovsutredninger og reguleringsarbeider for Råkollen og Gudeberg skole. Ved Kråkerøy ungdomsskole har det blitt foretatt rehabiliteringsarbeid og bygningsendringer for å møte elevtallsutviklingen beskrevet i skolebruksplanen. Ved Hurrød skole har arbeidet startet med utbygging av to nye permanente klasserom, grupperom og lærerarbeidsplasser. I forbindelse med gjenåpning av åpen barnehage på Østsiden har det vært nødvendig å foreta rehabilitering og ombygging av kommunalt bygg. IT-investeringer på 10 millioner kroner inklusiv merverdiavgift ble i hovedsak benyttet til utskifting av elev-pc-er, digitale tavler og utstyr til skolene, samt diverse programvare, kabling med mer. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

121 ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

122 SEKSJON FOR HELSE OG VELFERD ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

123 Kjerneoppgaver Hjemmetjenester; hjemmesykepleie, praktisk bistand og trygghetsalarm Heldøgns omsorg i omsorgssentre/sykehjem; avlastning, korttids- og langtidsplasser Botjenester, dagtilbud, aktivitet og avlastning til utviklings- og funksjonshemmede barn og voksne Medisinske tjenester; akuttsenger, lindrende enhet, rehabiliterings- og korttidstilbud, legevakt, feltpleie, overgrepsmottak og flyktninghelseteam Dagsentre for eldre, mat- og vaskeritjenester til institusjoner og hjemmeboende Frisklivs-, lærings- og mestringstiltak, rus- og psykisk helsearbeid, fysio- og ergoterapi Brukerstyrt personlig assistanse (BPA), omsorgslønn og boligsosiale tjenester NAV; sosiale tjenester og introduksjonsprogram for flyktninger Organisering Seksjon for Helse og velferd bestod av fire fagetater med underliggende virksomheter, to virksomheter med hele kommunen som nedslagsfelt, en tjeneste- og boligtildelingsenhet, den kommunale delen av NAV Fredrikstad (arbeids- og velferdsetaten) og kommunalsjefens stab. Etat Omsorgssentre opprettet en ny virksomhet Sentrum. Driften av døgnbemannede boliger til personer med psykiske lidelser ble på slutten av året flyttet fra Omsorgssentre til Friskliv og mestring. Det ble etablert et samordnet helseteam for flyktninger, hvor ansvaret er lagt til Medisinske tjenester. Viktige hendelser 2015 Organisasjon, medarbeidere og kvalitet Det ble gjort nødvendige justeringer i seksjonens organisering, og oppmuntret til løpende tjenesteforbedringer og organisasjonsutvikling. Det ble arbeidet systematisk med implementering av seksjonens tre store ressursenheter for fast ansatte vikarer, inkludert innføring av det nye IKTverktøyet GatSoft. Nye tjenestebeskrivelser for alle helse- og velferdstjenester ble utarbeidet og vedtatt. Sykefraværsarbeidet ble høyt prioritert, og Helse og velferd kan notere et redusert sykefravær på 1,4 prosentpoeng, fra 13,3 prosent i 2014 til 11,9 prosent i Åpning av Østsiden sykehjem Sykehjemmet ble tatt i bruk i juni, med 64 plasser spesielt tilrettelagt for personer med demens, herav 48 langtidsplasser, 8 korttidsplasser og 8 plasser i forsterket enhet. Dag- og avlastningstilbud Nytt dagtilbud med 12 plasser for hjemmeboende personer med demens ble åpnet ved Østsiden sykehjem på høsten. Deler av dagtilbudet og avlastningstilbudet til personer med funksjonshemminger ble flyttet til romsligere og bedre lokaler på Åsebråten. Nye boliger To bofellesskap med bemanning (23 boenheter) ble åpnet i løpet av høsten, i et eksisterende og et nytt bygg. Traraveien bo- og aktivitetssenter ble åpnet i desember, med 20 midlertidige boenheter med heldøgns bemanning. Åpning av +Huset I september åpnet +Huset, der seniorer i kommunen kan treffes, sette i gang aktiviteter og selv skape et møtested som fremmer god helse og trivsel. Digitale trygghetsalarmer I november ble de første 50 digitale trygghetsalarmene installert. De har en sikrere funksjon, gir mulighet for toveiskommunikasjon, og kan knyttes til en rekke sensorer som vil kunne medføre økt trygghet og bedre mestring i dagliglivet. Døgnbemannet legevakt Legevakten ble døgnåpen med daglegevakt fra januar. Bosetting av flyktninger og forbedret introduksjonsprogram Det ble vedtatt å bosette 105 flyktninger i Det ble bosatt til sammen 110, inkludert fem flyktninger fra 2014-kvoten som fikk bolig først på nyåret. I tillegg ble det bosatt 17 flyktninger på ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

124 familiegjenforening. Det ble ansatt en ny koordinator for inkluderingsarbeid, og vennskapsfamilier og gruppetiltak ble etablert i samarbeid med Røde kors og Frivilligsentralen. NAV fortsatte arbeidet med å kvalitetssikre og forbedre introduksjonsprogrammet, og i 2015 var den samlede måloppnåelsen på 48 prosent, en forbedring på 14 prosentpoeng fra 2014 og 30 prosentpoeng fra Færre mottakere av økonomisk sosialhjelp I 2015 hadde kommunen for første gang i nyere tid under 2000 mottakere av økonomisk sosialhjelp. Antall mottakere av sosialhjelp ble redusert med 293 husstander (12,8 prosent) fra 2014 til 2015, og det var 110 færre brukere (22,4 prosent) i gruppen år. Målekort Fokusområde Kritisk suksessfaktor Tilpasse tjenester til brukernes behov 1) Indikator - Gjennomsnittlig tilfredshet, pleie og omsorg, institusjon - Brukere - Pårørende Resultater ,0 4,4.... Mål ,5 5,0 Skala Gjennomsnittlig tilfredshet, pleie og omsorg, hjemmetjenester - Brukere 4,6.. 5,0 1-6 Brukere/ Kvalitet Ferdigbehandlede pasienter blir ikke liggende på sykehus Antall sosialhjelpsmottakere reduseres Godt arbeidsmiljø - Gjennomsnittlig tilfredshet, pleie og omsorg, utviklingshemmede - Pårørende - Antall liggedøgn på sykehus for ferdigbehandlede pasienter - Mottakere av økonomisk sosialhjelp - Mottakere av økonomisk sosialhjelp år - Deltakere i KVP kvalifiseringsprogram - Medarbeidertilfredshet - Lederavtaler - Nærvær i % 4, ,9.. 86, ,8 7 88,1 5, , ,0 1-6 antall antall antall antall 1-5 % % Medarbeidere 2) Økt tilstedeværelse Læring og utvikling - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 4,2 3,9 4,2 4,0 4,5 4, Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem 4,5 4,6 4,7 1-5 Økonomi God økonomistyring - Avvik budsjett i % 0,5 1,3 0,0 % Interne prosesser Noter: Positiv avvikskultur - Avvik- HMS - Avvik- Informasjonssikkerhet - Avvik- Tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager 1) Brukerundersøkelser gjennomføres hvert annet år. 2) Ved undersøkelser er høyeste tall best antall antall antall antall antall ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

125 Utvikling Omsorgstjenester Befolkningsutvikling eldre Innbyggere i aldersgruppen 67 år og eldre har økt fra 2014 med 291 personer. Veksten har i denne fireårsperioden vært i gruppen år. Gruppen 80 år og eldre er ganske stabil. Behovet for helseog omsorgstjenester er økende med alder. Når gruppen år fra 2020 blir 80 år og eldre forventes etterspørselen etter tjenester å øke betydelig. Sykehjemsplasser/omsorgsboliger for eldre og dekningsgrad Boform Fredrikstad pr Antall plasser Dekningsgrad 80 år+ Institusjonsplasser 1) ,1 1) Omsorgsboliger med døgnbemanning 88 2,5 Sum ,6 Note: 1) Inkludert 21 plasser i helsehus (12 rehabilitering og 9 medisinske korttidsplasser). De 11 akuttplassene/kad (kommunale akutte døgnplasser) er fra og med 2015 trukket ut av dekningsgraden, i sammenliknbare data fra SSB (KOSTRA), og er derfor ikke lenger med i disse tallene. Dekningsgraden er derfor ikke sammenliknbar med foregående år. Antall plasser og dekningsgrad var tilnærmet den samme fra 2014 til I forbindelse med at Østsiden sykehjem åpnet med 64 plasser, ble beboere fra Onsøyheimen sykehjem (68 plasser) flyttet siden det er vedtatt rehabilitering av denne bygningsmassen. Det ble i den forbindelse åpnet tre flere plasser på Glemmen sykehjem og en ekstra plass på Smedbakken sykehjem, slik at kommunen i sum opprettholdt antall sykehjemsplasser. Fredrikstad har en lav dekningsgrad for sykehjemsplasser (16,1 prosent) sett i forhold til sammenliknbare kommuner, som i snitt ligger på 19,9 prosent. Dette kompenseres med en noe høyere dekningsgrad på hjemmetjenester enn snittet. Det samme gjelder andel plasser i skjermet enhet for personer med demens. Fredrikstad har en andel på 23,4 prosent, mot en gjennomsnittlig andel for sammenliknbare kommuner på 25,6 prosent. I 2015 måtte til sammen 178 personer med vedtak om langtidsopphold på sykehjem vente i en plass som i utgangspunktet er definert som korttidsplass. Gjennomsnittlig ventetid i korttidsplass var på 5,7 uker. Dette er en utfordring fordi det begrenser muligheten for hjemmeboende eldre til å få et målrettet korttidsopphold eller avlastningstilbud og øker presset på hjemmesykepleien. Det arbeides med å utvikle og styrke tjenestetilbudet til hjemmeboende, slik at de kan oppleve større grad av trygghet og mestring i eget hjem. Tjenester til funksjonshemmede botjenester og virksomhet Kiæråsen Historikk/Status Innbyggere per Over 67 år Over 80 år Over 90 år Historikk/Status Antall brukere av hjemmetjenesten og Kiæråsen herav ant. brukere med bistand mer enn 35,5 t/uke herav ant. særlig ressurskrevende brukere med tilskudd 1) andel (%) m/tilskudd av brukere m/mer enn 35,5 t/uke 96,2 94,3 90,2 71,2 Snitt timer per uke vedtak avlastningstjenester i egen institusjon Antall vedtakstimer i snitt per uke i barnebolig Note: 1) Antallet særlig ressurskrevende brukere med refusjon fra tilskuddsordningen er en andel av brukere med mer enn 35,5 timer tjenester per uke. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

126 Antall brukere med tjenester mer enn 35,5 timer per uke har økt med 23, men andelen særlig ressurskrevende med rett til tilskudd har sunket fra 90,2 til 71,2 i forhold til gruppen funksjonshemmede. Antall brukere totalt sett i ordningen er det samme som i Avlastningstilbudet i institusjon har hatt en betydelig økning. Hjemmesykepleie og praktisk bistand (hjemmehjelp) Historikk/Status Antall brukere av hjemmetjenesten (ikke boveiledning) 1) herav ant. brukere med mer enn 35,5 t/uke bistand andel (%) m/tilskudd av brukere m/mer enn 35,5 t/uke 2) 50,7 43,6 30,8 23,9 Noter: 1) Antall brukere av hjemmetjenester gjelder kun hjemmesykepleie og praktisk bistand. Andre typer hjelpetjenester, som trygghetsalarm, matombringing og liknende er ikke medregnet. 2) Antall særlig ressurskrevende brukere med refusjon fra tilskuddsordningen er andel av brukere med mer enn 35,5 timer per uke. Gjennomsnittlig antall timer per bruker i hjemmesykepleien har økt fra 2,5 timer per uke i 2013 til 3,3 timer i Raskere utskrivinger fra sykehus preger driften i hjemmetjenesten, med høyere gjennomstrømming av brukere og økt tjenestebehov. Antall brukere av ordinære dagsentre for eldre økte fra 162 i 2014 til 171, derav 39 menn og 132 kvinner. Gjennomsnittsalder var 84 år. I forebyggende hensikt oppfordres flere til å bruke dagsenteret mer enn en dag i uken. Sosial deltakelse og aktivisering reduserer isolasjon og ensomhet. Dagtilbudet er også en avlastning for pårørende, som ofte påtar seg omfattende omsorgsoppgaver. Brukerundersøkelsen på dagsentre for eldre i viste at opplevd kvalitet og brukertilfredshet med tjenesten er høy, med en total gjennomsnittlig score på 5,3 (der skalaen går fra 6 helt enig til 1 helt uenig). Resultatene innebærer noe lavere score enn i 2013 (total score 5,6). Dette kan ha sammenheng med at flere brukere deltok i 2015-undersøkelsen, og at kommunen ved årsskiftet 2013/2014 samlokaliserte syv dagsentre til tre enheter. Et spesielt innsatsområde er oppfølging av hjemmeboende personer med demens. Demensteamet gjennomførte 119 vurderings- og kartleggingsbesøk hos personer med kognitiv svikt, som grunnlag for at fastlegen skal foreta en diagnostisk vurdering. De fleste personene mottar ikke tjenester på dette tidspunktet. Hjemmesykepleien har en demenskoordinator som gir råd, veiledning og samordner tjenestetilbudet til de som er hjemmeboende og har demenssykdom. Demenskoordinator foretok 165 hjemmebesøk siste år. Det gjennomføres kartlegging av helsetilstand og gis råd, veiledning og støttesamtaler. Det er etablert tett samarbeid om denne brukergruppen mellom demensteam, demenskoordinator, tilsynsleger, fastleger og tildelingskontor. Brukerstyrt personlig assistanse (BPA), avlastning og omsorgslønn Historikk/Status Antall brukere med brukerstyrt personlig assistent (BPA) herav antall ordninger med kjøp av arbeidsgivertjenester Antall mottakere av avlastning utenfor institusjon Antall mottakere av omsorgslønn i alderen 18 år og eldre Antall mottakere av omsorgslønn i alderen 0-17 år Antall BPA-ordninger med kjøp av arbeidsgivertjenester har økt med fire. De har valgt overgang fra Fredrikstad kommune til privat leverandør av arbeidsgivertjenester i BPA. På dette området er det fritt brukervalg. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

127 Tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende brukere Historikk/Status Totalt antall brukere godkjent for tilskuddsordningen herav antall brukere i alderen 0-15 år Antall brukere i alderen år herav antall brukere med psykisk utviklingshemming Tilskudd utbetalt, beløp oppgitt i millioner kroner 1) Note: 1) 138 av 148 millioner kroner er regnskapsført for 2015, mens resterende beløp regnskapsføres i Antall brukere godkjent for tilskuddsordningen for særlig ressurskrevende er uendret fra Tilskuddets totalbeløp er økt med 14 millioner kroner fra 2014 til Sosial- og helsetjenester Arbeids- og sysselsettingstiltak og økonomisk sosialhjelp (NAV) Historikk/Status Antall deltakere i kvalifiseringsprogram (KVP) 1) Antall deltakere avsluttet i KVP Antall registrerte helt arbeidsledige Note: 1) Kvalifiseringsprogrammet er betegnelsen på et individuelt tilpasset program med tiltak og virkemidler som skal få langtidsmottakere av sosialhjelp og andre som står langt unna arbeidslivet ut i arbeid eller aktivitet. Deltakere i KVP har sammensatt problematikk, som fysisk og psykisk uhelse, og mange har dårlige ferdigheter i norsk og/eller avbrutt skolegang. Mange har aldri vært i arbeid. Det kreves tett oppfølging av deltakerne. De siste to årene har det vært en økning i antall KVP-deltakere. Ulike tiltak som jobbsjansen for kvinner og barnefattigdomsprosjektet medvirker til å avdekke behov, hvor brukere «loses videre» til KVP. KVP-programmet er et virkemiddel for å få personer ut i arbeid, og programmet har stort fokus. Per desember 2015 var 3,4 prosent av arbeidsstyrken helt ledig, 215 færre enn på samme tid i Med unntak av en liten økning i ledigheten i juli, var det nedgang gjennom hele året. En aktiv og utadrettet kontakt med arbeidsgivere er helt avgjørende for at NAV skal nå målet om flere i arbeid. Økonomisk sosialhjelp, aldersgrupper og stønadstid Antall Prosent Antall sosialhjelpsmottakere totalt ,0 100,0 Sosialhjelpsmottakere i alderen år ,5 19,1 Stønadstid 7-12 måneder ,7 33,2 Gjennomsnittlig antall måneder med økonomisk sosialhjelp 5,2 5,2.... Antall klienter med sosialhjelp som hovedinntekt ,1 49,7 Antall sosialhjelpsklienter med trygd som hovedinntekt ,4 25,9 Antall husstander i midlertidig botilbud i alt ,4 3,4 Sosialhjelpsstatistikken viser en positiv tendens. Antall mottakere av økonomisk sosialhjelp ble redusert med 293 husstander (12,8 prosent) fra 2014 til 2015, og det er 110 færre brukere (22,4 prosent) i brukergruppen år. Andel langtidsmottakere er uforandret, mens andel mottakere med sosialhjelp som hovedinntekt økte noe. Dette er en ventet utvikling. Når antall mottakere reduseres totalt, er det personer som står lengst fra arbeidslivet og uten andre rettigheter som er i behov av økonomisk sosialhjelp. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

128 Tjenester til flyktninger Historikk/Status Antall bosatte flyktninger via IMDi 1) Antall flyktninger som mottar introduksjonsstøtte Note: 1) Ordinære flyktninger ikke inkludert enslige mindreårige. Det ble besluttet å bosette 105 flyktninger i Det ble bosatt til sammen 110 flyktninger, da fem flyktninger fra 2014-kvoten fikk bolig først på nyåret i I tillegg ble det bosatt 17 flyktninger på familiegjenforening. Målsettingen om å bosette alle på kvoten ble oppnådd. Det er ansatt en ny koordinator for inkluderingsarbeid. Vennskapsfamilier og gruppetiltak er etablert i samarbeid med Røde kors og Frivilligsentralen. Friskliv og mestring, tjenester i fire avdelinger Historikk/Status Antall brukere i rusmestring 1) Antall brukere i LAR legemiddelassistert rehabilitering Antall brukere med bomestring, praktisk bistand/veiledning Antall brukere med fare for overdose 2) Antall overdosedødsfall bosted Fredrikstad 3) Antall brukere med psykisk helsetjeneste Antall særlig ressurskrevende personer psykisk helse Antall brukere i dag- og aktivitetssenter for psykisk helse U Antall brukere innvilget støttekontakt pr Antall brukere ergoterapi i hjemmet Antall brukere fysioterapi i hjemmet Noter: 1) Gerica (fagprogram) registrerte brukere i avdeling rus og psykisk helse. 2) Ny statistikk i Gerica om overdose er gjeldende fra august ) Nasjonal statistikk fra Folkehelseinstituttet for 2015 utgis først i januar Innenfor tjenesteområdet rus og psykisk helse er det en samlet økning i antall brukere og en betydelig økning i antall vedtak. Veksten skyldes flere forhold. Tjenestene som tilbys er gjort bedre kjent. Flere søker om tjenester. Det er en dreining mot tidlig intervensjon. Målgruppens alder er senket til 16 år. Tiltaksinnretningen rettes også mot lettere psykisk uhelse. Det er en nedgang i antall LAR-pasienter. Det kan bety at antall heroinbrukere er noe nedadgående, og at lavterskeltiltak rettet mot utsatte brukergrupper gir effekt. Tall i Brukerplan 2015 viser at brukerne har dårlige levekår og en samsykelighet (flere diagnoser) som medfører fare for liv og helse, bostedsløshet, vold og overgrep. For å møte brukervekst og endrede brukerbehov innrettes tiltakene mer mot gruppetiltak framfor individuelle tiltak. Tjenestene har lav terskel, er mer mobile og utøves på brukernes arena. Når mål og målgruppe er felles, utvikles tiltak oftere i samarbeid med eksterne etater. I aktivitetstilbudet U3 dagsenter og Britannia Aktiv, er bruker- og aktivitetstall stabile. Arbeidstreningstiltak tilrettelegges i nært samarbeid med Kirkens Bymisjon. Læring og mestring er en relativt ny avdeling med sammensatte arbeidsoppdrag. Avdelingen har både en økning i antall brukere og antall ansatte, og flere nyetablerte tiltak. Antall vedtak om støttekontakt har økt, og resultert i restanse og noe lavere dekningsgrad. Ekstraressurser er satt inn for å avhjelpe situasjonen. Det er tre nye psykologstillinger med tilskudd fra Helsedirektoratet. Musikkterapi er eksempel på et nytt og voksende tiltaksområde. Fysio- og ergoterapi har høye og relativt stabile brukertall. Tjenestene er inndelt i tre hovedområder og i tre team. Tjenester til barn 0-18 år, til voksne i institusjon og i hjemmet. Tjenestene ytes enkeltvis og i grupper. Tjenester til pasienter på Fredrikstad korttidssenter øker. Senteret spiller en viktig rolle for å sikre målet om å kunne bo hjemme til tross for kronisk sykdom. Dette er brukere som har hjemmetjenester som hovedtjeneste. Det ble opprettet to nye årsverk ergoterapi rettet mot voksne hjemmeboende og i institusjon. Ventelisten innen ergoterapi for voksne er halvert siste halvår, og det er færre og mindre alvorlige tidsbrudd på prioriteringsnøkkelen. Det er flere årsaker til nedgang i antall registrerte aktive brukere, blant annet endret arbeidsfordeling mellom ergo- og fysioterapeuter ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

129 og hjemmetjenesten. I tillegg er det oppdaget at brukere er feilregistrert som aktive, uten å motta tjenester. Antall brukere i år er på nivå med Medisinske tjenester legetjeneste og akuttilbud Historikk/Status Antall innleggelser i kommunale akuttplasser (KAD) belegg i prosent Antall årsverk leger per innbyggere 1,06 1,07 1,07 1,09 Antall legekonsultasjoner Antall voldsutsatte pasienter registrert ved legevakten Antall pasientbesøk per dag ved Feltpleien Antall innleggelser i kommunale akuttsenger har økt. Det er positivt, da hensikten med dette tilbudet er å redusere/forhindre innleggelse i spesialisthelsetjenesten når kvaliteten på kommunens tilbud kan være like god eller bedre. Antall legekonsultasjoner ved legevakten har gått noe ned. Nye rutiner ved legevakten, med sykepleiefaglig vurdering, har medført at pasienter har blitt ferdigbehandlet uten å måtte besøke lege. Boligtiltak Historikk/Status Tilskudd og utlån: Bostøtte antall behandlede søknader Gjennomsnittlig antall husstander som mottok bostøtte hver mnd Utbetalt bostøtte oppgitt i millioner.. 61,3 61,2 57,2 Startlån antall innvilget Startlån antall avslag Antall aktive lån Boliger tildelingskontoret disponerer: Kommunalt eide boliger Antall utleide boliger per Kommunalt eide omsorgsboliger ) Note: 1) Safirtunet åpnet med 14 enheter. Gjennomsnittlig antall husstander som mottar bostøtte økte i Det antas at dette har bakgrunn i intern omorganisering, som har gjort at brukere som er i en vanskelig økonomisk situasjon fanges opp tidligere og det sikres at disse søker Husbankens bostøtte. Det er nedgang både i antall saker, og totalt utbetalt fra 2014 til Nedgangen kommer som følge av uførereformen, og endringer i regelverket. Uførereformen har ført til høyere brutto uføretrygd for alle som mottar denne ytelsen. Ytelsen skattlegges nå som arbeidsinntekt, hvilket i praksis innebærer at de fleste brukere har samme netto inntekt som tidligere. Siden bostøtte tar utgangspunkt i brutto inntekt har det ført til at flere som tidligere hadde rett på bostøtte, nå får avslag ved ny søknad. Husbanken har også endret regelverket når det gjelder formuer. Tidligere ble 16 prosent av all formue lagt til grunn som inntekt. Fra og med januar ble denne grensen oppjustert til 65 prosent. Denne innebærer at enkelte som eier egen bolig ikke lenger har rett på bostøtte. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

130 Prosent Prosent Kroner Sammenligninger/nøkkeltall Netto driftsutgifter, pleie og omsorg per innbygger 80 år og over Note: FRE SAR DRA KRS ASSS Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Netto driftsutgifter til pleie og omsorg per innbygger over 80 år i Fredrikstad er tilnærmet lik utgiftene i 2014, og ligger fremdeles lavere enn snittet i ASSS-kommunene. Andel beboere i institusjoner 80 år og over Note: 45 FRE SAR DRA KRS ASSS Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Andelen beboere i institusjon (både sykehjem og avlastningssenter) som er 80 år og over er tilnærmet den samme fra 2014 (62 prosent). Den er lavere enn ASSS-snittet og andre sammenliknbare kommuner. 3 prosent av beboerne er mellom 67 og 79 år. Andelen 80 år og eldre i befolkningen og antall plasser i institusjon var tilnærmet lik disse to årene Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 80 år og over Note: 0 FRE SAR DRA KRS ASSS Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Andel mottakere av hjemmebaserte tjenester (hjemmesykepleie og hjemmehjelp) med omfattende bistandsbehov er noe lavere enn i 2014 (nedgang på 2,4 prosent). Mest sannsynlig skyldes dette en normal variasjon i mottakernes funksjonsnivå. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

131 Kroner Netto driftsutgifter sosialtjenesten per innbygger år FRE SAR DRA KRS ASSS Note: Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Fra 2014 er det en reduksjon i netto driftsutgifter til sosialtjenester per innbygger år. Dette henger sammen med nedgangen i antall klienter i samme tidsperiode. Sammenliknet med ASSS-kommunene har Fredrikstad kommune hatt en positiv utvikling, samtidig som kommunen fremdeles ligger godt over ASSS-snittet. Måloppnåelse Seksjonens hovedmål er å legge til rette for kvalitativt gode tilbud til innbyggerne i kommunen. Dette innebærer at den enkelte får dekket sine grunnleggende behov, med vekt på individuelle, fleksible og helhetlige løsninger, uavhengig av bosted. I saksbehandling skal det tilrettelegges for medvirkning, der det utvises respekt for brukernes egenverd og livsførsel. Trygghet og forutsigbarhet for den enkelte bruker er sentrale verdier. Brukerundersøkelsen på dagsentra for eldre ble gjennomført i november/desember. Resultatene viser behov for fortsatt utvikling av aktivitetstilbudene. Videre er det behov for å se på metoder og løsninger for å styrke tilgjengeligheten på tjenestene. Det kan omhandle tiltak som spenner fra logistikkløsninger og åpningstider, til kommunikasjon vedrørende saksbehandling. Virksomheten har allerede iverksatt flere tiltak innenfor eksisterende rammer. Samlet sett har seksjonen lyktes godt med å etablere langt flere brukere i boliger med fast bemanning. Det har vært personer uten fast bolig, og brukere som trenger støtte og opptrening i en boligsituasjon. Aktivitet og sosial deltakelse har vært et hovedsatsingsområde innenfor alle tjenesteområder, fra språk- og arbeidstreningsplasser i NAV, til +Huset for eldre over 60 år, frisklivssentralens utvidede tilbud og rickshaw-sykling i sykehjemmene. I denne sammenheng har også samarbeidet med frivillige blitt betydelig styrket. Alle tjenesteområdene vektlegger tilbud om rehabilitering og opptrening, med formål å oppnå best mulig funksjons- og mestringsevne, selvstendighet og sosial deltakelse. Alle sykehjemmene og døgnbemannede omsorgsboliger for eldre får opplæring i innføring av VIPS en praksismodell for personsentrert omsorg, der målsettingen er at personalet bidrar til at den enkelte bruker kan benytte sine ressurser maksimalt og opprettholde selvstendighet så langt det er mulig. Rekruttering og samarbeid med frivillige aktører pågår fortløpende. Det har for eksempel vært engasjert frivillige til Sykling uten alder der eldre som bor på sykehjem kommer ut i rickshawsykler, og får kjenne på frisk luft, kjenne lukte og høre lyder fra naturen. Det samarbeides også med Frivilligsentralen om aktivitetstilbud til enkeltbrukere, til beboere i omsorgsboliger og ved eldresentrene. Sykehjemmene og de døgnbemannede omsorgsboligene har tre stillinger som er kultur- og aktivitetsansvarlige, i tillegg til at hver avdeling har en trivselskontakt med et daglig ansvar for trivselstiltak. Det er startet et samarbeid med ungdomsskolene gjennom prosjektet Innsats for andre, der de blir kjent med forutsetningene for frivillig arbeid, kartlegger behov og gjennomfører planlagte tiltak. Det arbeides med å kunne tilby mer målrettede opphold ved dagsentrene for eldre. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

132 Gi et godt og likeverdig tjenestetilbud til alle brukergrupper. Nye tjenestebeskrivelser for alle kommunens helse- og velferdstjenester ble vedtatt. Arbeidet med å gjøre tjenestebeskrivelsene kjent videreføres i Det arbeides systematisk med risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) overfor både brukere og ansatte. Det ble gjennomført der brukerne hadde alvorlig utfordrende atferd. Arbeidet videreføres. Det arbeides med å utvikle prioriteringsnøkler for saksbehandling og forventet saksbehandlingstid på de enkelte tjenestene. Det arbeides også med å forbedre og forenkle saksbehandlingen der det er mulig. Hjemmesykepleien har valgt tjenestetilbudet til personer med demens som et utviklingsområde. De har egen demenskoordinator og har utpekt demens-ressurspersoner i alle virksomheter og team. Ressurspersonene skal bidra til at brukere, pårørende og ansatte føler trygghet i krevende situasjoner. Tjenestetilbudet til psykisk syke styrkes ved at det ansettes kvalifiserte medarbeidere og tilrettelegges for kompetansebygging. Det utvikles alternative tiltak til individuell oppfølging ved at kurs og samtaler arrangeres i grupper. Det arrangeres for eksempel KID-kurs i grupper kurs i depresjonsmestring. Nasjonal overdosestrategi følges opp. Hovedmålet for strategien er å redusere antallet overdoser med dødelig utgang ved blant annet å komme til med livreddende hjelpetiltak så raskt som mulig etter overdoser. Det er ansatt fem erfaringskonsulenter med bruker- og pårørendeerfaringer. Videre er det startet en opplæring i evalueringsverktøyet KOR (klient- og resultatstyrt måleverktøy). KOR utvikles i forskningsprosjektet Sårbare overganger tricky transitions i samarbeid med Høgskolen i Østfold, Kompetansesenter rus region øst og spesialisthelsetjenesten. Brukere har en boligsituasjon der de opplever trygghet og får nødvendig støtte og hjelp til hverdagen. De første 50 digitale trygghetsalarmene ble tatt i bruk, og flere skal utplasseres i Overgangen fra analoge til digitale trygghetsalarmene gir flere nye funksjoner og bedre kontroll. Det arbeides med utforming av en ny mottaksordning for signalene. Nye bemannede boliger for vanskeligstilte er tatt i bruk. Det kan ha hatt en innvirkning på at antall brukere i midlertidig botilbud er redusert fra 78 i 2014 til 67 i Det ble etablert to nye boliger i form av modulhus ved Løkkeberg. Dette er utprøving av en boligløsning som i raskere grad også kan etableres andre steder i kommunen. Erfaringen så langt er positiv. Prosjekteringsarbeidet av fase 2 på Østsiden sykehjem har startet opp. 43 nye boliger med bemanning er tatt i bruk dette året. Bidra til å bedre levekår og redusert sosial ulikhet. Bidra med å gi den enkelte mulighet til å leve selvstendig og fremme overgang til arbeid/utdanning og sosial inkludering. Det er etablert praksisplasser i seksjonen, og spesielt på sykehjemmene, i samarbeid med Prosjekt praksisplasser. Helse- og velferdsutvalget gjorde sin første tildeling av tilskudd til frivillige og ideelle organisasjoner etter nye retningslinjer for tildeling av tilskudd til helse- og velferdsformål i Fredrikstad kommune. Det er iverksatt prøveordning med lørdagsåpen kantine ved +Huset på Holmen Eldresenter. Opprettet nytt arbeidstreningstiltak i kantinen på Fredrikstad internasjonale skole. Innsats overfor unge sosialhjelpsmottakere er videreført via Innsatsgjengen, der deltakerne utfører oppdrag for ulike virksomheter i kommunen, og gjennom Tiltak på timen; som kan være jobbsøkerkurs eller ulike arbeidsaktiviteter. Prosjekt Barnefattigdom er videreført og har bidratt til at flere personer har kommet i arbeid. Prosjekt Jobbsjansen er videreført, hvor flere personer er avklart til arbeid og/eller andre aktiviteter. Økt rekruttering til kvalifiseringsprogrammet (KVP). Introduksjonsprogrammet for flyktninger er videreutviklet og kvalitetssikret. Det er i samarbeid med NAV og Fredrikstad internasjonale skole (FRIS) etablert kantiner ved FRIS og på Borge ungdomsskole, som et ledd i å opprette flere språk- og arbeidstreningsplasser. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

133 Følge opp intensjonen i samhandlingsreformen ved å sikre helhetlige og integrerte tjenester. Det arbeides med gode pasientforløp og oppbygging av kompetanse i tverrfaglig samarbeid. Samarbeidet med fastleger og spesialisthelsetjenesten om utvikling av akuttavdelingen (KADsengene) på helsehuset videreføres. Ha styrket det forebyggende arbeidet. Formalisert samarbeid med Seksjon for utdanning og oppvekst for å sikre at utsatte barn blir prioritert i kommunale barnehager. Arbeidet med barn og unge 0-18 år er prioritert det gjennomføres diverse gruppeaktiviteter. Videre er det faste konsultasjonsdager på helsestasjonen for barn 0-2 år. Frisklivssentralen er videreført. Det er iverksatt ulike gruppetilbud som tiltak i det helsefremmende og forebyggende arbeidet i forhold til fysisk aktivitet, herunder stavgang og ulike trimgrupper, der den nyeste trimgruppen er for såkalt friske eldre på +Huset. Ha en velorganisert og framtidsrettet drift innenfor vedtatte budsjettrammer. Seksjonen har overtatt ansvaret for kantinen ved FREVAR KF. Nytt sentralvaskeri planlegges og skal bygges. Det er kjøpt inn bærbare digitale enheter (LMP) til ansatte som gir praktisk bistand. Det vil effektivisere arbeidet med bedre logistikk og fakturering. Det arbeides videre med å utvikle og implementere nye budsjettrutiner, basert på aktivitetsbasert finansieringsmodell (ABF). Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter ,0 Brutto inntekter ,7 Netto resultat ,3 Seksjonens mindreforbruk på 20,4 millioner kroner skyldes i hovedsak integreringstilskudd for bosetting av flyktninger og stram økonomistyring. Avviket på brutto utgifter skyldes merforbruk på lønn (eksklusiv sykelønn), og økt behov for kjøp av tjenester fra private tjenesteytere. Merinntekter relaterer seg til høyere sykelønnsrefusjoner enn budsjettert, interne overføringer, integreringstilskudd, øremerkede tilskudd og tilskudd innenfor ordningen ressurskrevende tjenester. Tall i tusen kroner Regnskap 2015 Justert budsjett 2015 Netto Utgifter Inntekter Netto Utgifter Inntekter Netto avvik Stab/fellestjenester Tildelingskontoret Etat Tjenester til funksjonshemmede Etat Omsorgssentre Etat Hjemmesykepleie Etat Medisinske tjenester Friskliv og mestring Mat, vaskeri og praktisk bistand NAV Sum Stab helse og velferd, inkludert fellestjenester, har et netto mindreforbruk på 26,4 millioner kroner, som i hovedsak er relatert til bosetting av flyktninger. Flyktninger som bosettes sent på året har gitt en innsparing, og en merinntekt, da integreringstilskuddet som er mottatt gjelder for hele året. Det er tilbakebetalt oppgjør for kommunal medfinansiering av sykehusinnleggelser for 2014 som har gitt en ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

134 merinntekt på 2,3 millioner kroner. Forskjøvet framdrift i velferdsteknologiprosjekter har også gitt besparelser. Tildelingskontoret for helse og velferd har et mindreforbruk på 2,4 millioner kroner. Vakante stillinger og lite bruk av vikarer har gitt innsparing på lønn. Det er også innsparing på omsorgslønn, men merforbruk på kjøp av avlastningstjenester. Det er startet et arbeid med å gjennomgå alle brukersaker der det kjøpes private tjenester, med fokus på kvalitet og god økonomistyring. Etat Tjenester til funksjonshemmede har et merforbruk på 2,1 millioner kroner. Merutgiftene er relatert til lønn, som i hovedsak skyldes nye brukere og brukere med økt tjenestebehov. Etat Omsorgssentre har et merforbruk på 13,4 millioner kroner som i hovedsak er lønn. Omsorgssentrene opplever at brukerne har behov for mer spesialiserte og omfattende tjenester. Dette medfører utstrakt bruk av vikarer, overtid og kjøp av tjenester for å dekke behovet. Forsterket enhet har økt fra 4 til 8 plasser. Etat Hjemmesykepleie har et mindreforbruk på 0,4 millioner kroner ved blant annet besparelse på lønn. Samtlige virksomheter i etaten har hatt ubesatte stillinger gjennom året, i særdeleshet helgestillinger. Studenter har gitt et godt bidrag til tjenesten. Stram økonomistyring og effekt av salderingstiltak har hatt en positiv effekt på resultatet. Etat Medisinske tjenester har et merforbruk på 1,7 millioner kroner som i hovedsak skyldes utgifter til lønn, legemidler og kjøp av tjenester til brukere med omfattende tjenestebehov. Fylkesmannen påla kommunen å ta imot en ny turnuslege fra mars 2015, hvilket ga en kostnad på 0,7 millioner kroner. Det er merinntekter som i hovedsak skyldes vertskompensasjonstilskudd som Fredrikstad kommune har mottatt for flyktninger i asylmottak. Friskliv og mestring har et resultat tilnærmet lik budsjett. Regnskapet viser både merutgifter og merinntekter. Merutgifter skyldes i hovedsak lønn. Fra september ble det etablert nødvendig heldøgnsbemanning i et botilbud, som ikke var forutsatt i budsjettet. Mat, vaskeri og praktisk bistand har et resultat tilnærmet lik budsjett. Regnskapet viser både mindreutgifter og mindre inntekter. Det skyldes stram økonomistyring og mindre salg enn budsjettert. NAV har et mindreforbruk på 8,2 millioner kroner. Det er utbetalt 13,4 millioner kroner mindre i sosialhjelp, 3,3 millioner kroner mer i kvalifiseringsstønad og 2,8 millioner kroner mer i introduksjonsstønad enn budsjettert. Det er en reduksjon i antall mottakere av sosialhjelp, og det er utbetalt 98,2 millioner kroner i 2015, en reduksjon på 12,4 millioner kroner sammenliknet med For aldersgruppen år er det utbetalt sosialhjelp på 10,3 millioner kroner i 2015, som er 4,9 millioner kroner mindre enn i Det er flere deltakere i kvalifiseringsprogrammet og det er utbetalt 13,3 millioner kroner i kvalifiseringsstønad, en økning på 5 millioner kroner fra I tråd med kommunens vedtak om økt bosetting av flykninger, er det utbetalt 16,8 millioner kroner i introduksjonsstønad, en økning på 3,5 millioner kroner fra foregående år. Innsparingstiltak/økte inntekter Tall i tusen kroner Vedtatt handlingsplan Reduserte matvarekostnader, økt salg og effektivisering av transporttjenesten i Mat, vaskeri og praktisk bistand. Budsjettert beløp Oppnådd beløp Gjennomført. Kommentarer til oppnåelse ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

135 Tall i tusen kroner Effektivisering og stram økonomistyring i seksjonen. Budsjettert beløp Oppnådd beløp Kommentarer til oppnåelse ) Etablering av ressursenheter. I 2. halvår ble ressursenhetene styrket for å få bedre styring og kontroll. Utviklingsarbeidet videreføres i NAV har utbetalt 12,4 mill. kroner mindre i sosialhjelp i 2015 enn i Sum Note: 1) Oppnådd beløp er et anslag. Flere etater/virksomheter har en større innsparing, som i stor grad er relatert til merinntekter på sykelønnsrefusjoner, stram økonomistyring og minimal innleie av vikarer. Investeringer Nytt Østsiden sykehjem var innflyttingsklart i juni, med 64 plasser. Fra november åpnet en dagavdeling for mennesker med demens med 12 plasser. Prosjektering av fase 2 på Østsiden sykehjem pågår. Bygget er planlagt åpnet våren Nytt botilbud ble etablert på Safirtunet, og 20 midlertidige utleieboliger i Traraveien ble ferdigstilt i desember. Det ble også kjøpt to mobile småhus til plassering ved Løkkeberg bofellesskap. Planlegging av byggeprosjekter i Nordre Kongsvei og Gamle Kirkevei, inkludert personalbaser, er startet. Avlastningstilbudet til funksjonshemmede barn ved Kiæråsen avlastningssenter har vist seg å være trangbodd. Det arbeides videre i 2016 med å finne alternative løsninger for dette tilbudet. Det er gjennomført anbudsutlysing på vaskeriteknologi til nytt fellesvaskeri. Det er kjøpt inn konsulenttjenester, da det har kommet ny vaskeriteknologi på markedet og andre krav til energibruk. Prosjektet har forberedt anbudsutlysning på bygg. Prosjektet har høsten 2015 hatt mindre framdrift enn forutsatt grunnet kapasitetsutfordringer. NAV har foretatt ombygginger i publikumsmottaket, der to nye mottaksskranker og fire nye kontorer er etablert. Seksjonen har videreført satsingen på implementering og bruk av velferdsteknologi, og det er prioritert utstyr til omsorg/sykehjem og til sentralkjøkken. Avsatte investeringsmidler til rehabilitering av Onsøyheimen er ikke benyttet. Midlene videreføres til Ny sansehage ved Rolvsøy sykehjem er under etablering og åpnes våren ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

136 SEKSJON FOR ØKONOMI OG ORGANISASJONSUTVIKLING ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

137 Kjerneoppgaver Seksjonen har ansvar og oppgaver som skal tilrettelegge for god og effektiv tjenesteproduksjon i hele organisasjonen og ivareta stabs- og støttefunksjoner for politisk og administrativ ledelse. Seksjonen har tre hovedfunksjoner: Fagansvarsfunksjonen. I dette ligger å forvalte regelverket kommunen skal etterleve på vegne av rådmannen. Servicefunksjonen. Denne rollen innebærer å drifte, veilede, utvikle og gi råd innenfor sitt fagområde. Det skal sikre at seksjonene opplever å jobbe effektivt og riktig i forhold til å levere best mulig tjenester til innbyggerne. Kontrollfunksjonen. Denne funksjonen innebærer å følge opp tiltak for å sikre styring og kontroll med kommunens virksomhet på vegne av rådmannen. Seksjonen har samarbeid med Hvaler kommune innenfor flere områder som for eksempel HMS- og bedriftshelsetjenester, beredskapsarbeid, post- og budtjenester, trykkeri, IT-tjenester, budsjett, regnskap, lønn, innkjøp, innkreving av skatt og kommunale krav, utførelse av arbeidsgiverkontroll og veiledning av skatteyterne og arbeidsgivere. Organisering Seksjonen består av 10 avdelinger med ulike tjenesteområder. Organisasjonsmessig ligger politisk ledelse, rådmannen og brukerombudet utenfor seksjonen, men utgiftene til disse er en del av den totale budsjettrammen. Seksjonen har også en del fellesutgifter i budsjettrammen som gjelder hele organisasjonen Fredrikstad kommune. Det har pågått en prosess med hjelp av eksterne aktører hvor blant annet den øvrige organisasjonens forventninger og behov for tjenester og seksjonen styrker og utviklingsområder ble belyst. Dette arbeidet medførte noen justeringer i organiseringen av seksjonen med virkning fra Viktige hendelser 2015 Innovasjon i organisasjonen Prosjekt igangsatt med innovasjonskultur og innovasjonsstrategi. Det er gjennomført flere samlinger med fokus på innovasjon internt i organisasjonen og med eksterne samarbeidspartnere. Det er opprettet en egen facebookside med 230 medlemmer. Utredning om mulig kommunesammenslåing Folkemøte og innbyggerundersøkelse om kommunereform er gjennomført. Det er startet samtaler med Råde og Hvaler kommune. Prosessen fortsetter i Digital utvikling Digital kommunikasjon med innbyggerne og næringsliv ble påbegynt gjennom SvarUt og blir tatt i bruk for alle kommunens virksomheter fra 1. januar Nytt intranett (FREKIT) ble utviklet og fornyet. Tilflytterkveld for nye innbyggere Tilflytterkveld for nye innbyggere ble arrangert første gang i november. Et bredt samarbeid mellom kommunens seksjoner, høgskolen og frivillighetssentralen. Innføring av nytt turnussystem I forbindelse med etablering av ressursenheter i Seksjon for helse og velferd, ble nytt system med effektiviseringsforbedring for vikarregistrering og utnyttelse av ledige personellressurser tatt i bruk. Sykefraværsoppfølging Videreført høy aktivitet i sykefraværsoppfølging (SYFO). Virksomheter i Seksjon for helse og velferd med fravær over 10 prosent er fulgt opp. Alle seksjoners virksomhetsledere har fått opplæring SYFO. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

138 Målekort Fokusområde Brukere/ Kvalitet Kritisk suksessfaktor Serviceinnstilte Medarbeidere Effektiv innkjøpsfunksjon Effektiv regnskapsfunksjon Effektiv og god skatteoppkreverfunksjon Effektiv og god kommunal innfordring Godt arbeidsmiljø Indikator - Innkommende telefoner til servicetorget - Ventetid på telefon: - Andel som får svar innen 60 Resultater Mål Skala antall % sekunder - Andel e-faktura (inngående) ift alle % fakturaer 1) - Antall e-faktura (utgående) avtaler antall - Skattedirektoratets resultatkrav på skatteartene (restanse) - Skattedirektoratets resultatkrav på arbeidsgiverkontrollen - Innfordring av kommunale krav (restanse) - Medarbeidertilfredshet - Inngåtte lederavtaler - Gjennomførte medarbeidersamtaler 3,43 3,08 3,5 % 5,1 5,0 5,0 % 1,23 1,43 2,30 % 4, , , % % Medarbeidere 1) Økt tilstedeværelse Læring og utvikling - Nærvær i % - Medarbeidernes opplevelse av hjelp og støtte på jobben - Medarbeidernes opplevelse av læring og utvikling gjennom utfordrende oppgaver 93,0 4,6 4,2 94,4 4,5 4,3 95,0 4,7 4,4 % Medarbeiderne vet hva som forventes av dem - Medarbeidernes opplevelse av hva som forventes av dem Økonomi God økonomistyring - Avvik budsjett i % 2,9 1,5 0,0 % Interne prosesser Noter: Stabil finansforvaltning Positiv avvikskultur - Avkastning langsiktig likviditet 2) - Avkastning kortsiktig likviditet 3) - Avvik- HMS - Avvik- Informasjonssikkerhet og personvern - Avvik- Tjenestekvalitet - Forbedringsforslag - Ubehandlede avvik over 14 dager 4,6 7,9 2,8 4,7 3,2 2,6 4,8 Bankrente +1,0 NIBOR 3 mnd 1) Ved undersøkelser er høyeste tall best. 2) Avkastning langsiktige likviditet er oppnådd med 3,17 prosent mot bankrente på 1,3 prosent, det vil si en meravkastning på 1,87 prosent. Målsetningen var en meravkastning på 1 prosent (målsetningen i strategien er 1,5 prosent utover risikofri rente). 3) Målet er nådd % % antall antall antall antall antall Utvikling Historikk/status Antall lønns- og trekkoppgaver 1) Antall rammeavtaler Antall inngående fakturaer 2) herav elektroniske fakturaer ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

139 Historikk/status Antall registrerte dokumenter ved Byarkivet Antall periferiutstyrs-enheter 3) Antall CRM meldinger Innfordring av kommunale krav (restanse) 1,54 1,77 1,23 1,43 Noter: 1) Inneholder data fra Fredrikstad kommune, Hvaler kommune, Fredrikstad kirkelige fellesråd og Hvaler menighetsråd. 2) Inkluderer også Hvaler kommune. 3) Pc-er og utstyr vi kobler til datamaskinen. I antallet er også elev pc-er og Hvaler kommune inkludert. Fakturavolumet har økt med 5,2 prosent fra Det er prioritert å få mer av volumet mot efakturaer, og statistikken viser at det er en vekst på 20 prosent i forhold til Økning i antall rammeavtaler skyldes at mange anskaffelser var påbegynt i 2014, men kontrakt ble signert i I tillegg er det flere avtaleområder man har parallelle rammeavtaler. Kommunen har i dag en helelektronisk anskaffelsesprosess, og det jobbes nå for å få virksomhetene til å utnytte dette maksimalt. Målet om at alle innkjøp skal gjøres gjennom innkjøpssystemet er ikke nådd, men ved utgangen av 2015 ser vi et svakt økende antall ordre, mens kjøpsvolum ligger rimelig stabilt på cirka millioner kroner. Dette volumet tilsier cirka prosent av kommunens kjøp av varer og tjenester i driftsregnskapet. Tiltak er igangsatt å følge opp restanser på varemottak, tilby oppfriskning/kurs i bruk av innkjøpssystemet samt øke forståelsen for sammenhengen mellom innkjøpssystemet og fakturamottak/regnskap. Økning i antall registrerte dokumenter ved byarkivet skyldes en generell økning fra flere virksomheter på grunn av sentralisering av arkivfunksjonen. Fra januar begynte byarkivet med skanning av dokumenter fra barnevernet og PPT, noe som forklarer den store økningen fra 2014 til Vi ser for første gang en nedgang i antall datateknologisk utstyr (periferiutstyr). Dette skyldes opprydding av gammelt utstyr i virksomhetene. Det er gode resultater på kommunal innfordring de siste årene som viser at det jobbes godt og systematisk med sakene og at det er valgt riktige tiltak som har hatt god effekt. Dette skyldes blant annet utnyttelsen av inkassosystemet og at arbeidet blir godt fulgt opp. Det er utarbeidet hensiktsmessige aktiviteter og arbeidsflyter tilpasset de ulike kravstypene. Vi er selvhjulpne innenfor oppbygging og tilpassing av systemet, noe som gjør at vi kan gjøre raske endringer når det er aktuelt. Sammenligninger/nøkkeltall KOSTRA-nøkkeltall 1) Fr.stad Fr.stad Fr.stad Sarpsborg Drammen Kr.sand ASSS Brutto driftsutg. pr innb. i kr administrasjon Brutto driftsutg. pr innb. i kr politisk styring Note: 1) Tallene for 2015 er ureviderte KOSTRA-tall. Korrigeringer av tallene kan forekomme. Tallene i tabellen gjelder all administrasjon og politisk styring i Fredrikstad kommune og ikke bare Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling. Administrative ressurser er et av de vanskeligste områdene for sammenligning siden organiseringen av oppgaver kan påvirke grunnlagstallene. I ASSS-samarbeidet har det vært fokus på dette med sikte på forbedring og utvikling av sammenlikningsgrunnlaget mellom kommunene. Når flere oppgaver sentraliseres og overføres til Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling, medfører det isolert sett økte kostnader i seksjonen. Sentralisering av oppgaver gjøres etter en kost/nytte vurdering slik at sentralisering totalt sett innebærer er fornuftig bruk av felles ressurser. Eksempler er sentralisering av arkivfunksjonen, personalfunksjonen og plan- og økonomifunksjonen er første år med helårsvirkning for disse sentraliseringene. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

140 Brutto driftsutgifter til politisk styring svinger ettersom det annet hvert år påløper ekstra utgifter til gjennomføring av valg. Fredrikstad kommune ligger lavere enn ASSS-snittet for brutto driftsutgifter til politisk styring per innbygger. Måloppnåelse Det er i hovedsak god måloppnåelse selv om det er noen prosjekter/oppgaver som har blitt skjøvet på eller blitt forsinket. Seksjonen har prioritert lederstøtte mot Seksjon for helse og velferd blant annet knyttet til innføring av nytt turnussystem (GAT), oppfølging av sykefravær for virksomheter som har mer enn 10 prosent sykefravær, budsjett og økonomioppfølging. Seksjonen har fokus på effektivisering av driftsoppgavene og flere prosjekter er påbegynt eller videreført. Eksempler er utvikling av ny intranettside (FREKIT), utvikling av kommunens internettside og installert informasjonsskjermer i mange virksomheter i kommunen. Sykefraværet for seksjonen er redusert og det økonomiske resultatet er positivt. Seksjonens hovedmål er at den skal oppleves som en kompetent og nytenkende stabs- og støttefunksjon for politisk og administrativ ledelse og for de tjenesteytende enhetene. Samtidig er det et viktig mål og utvikle effektive tjenester av god kvalitet ved bruk av moderne og effektive løsninger både til interne og eksterne brukere. Fredrikstad kommune skal ha god styring og kontroll over de samlede ressurser. Utvikling av styringssystem er videreført, med prioritering av Seksjon for helse og velferd (omsorgsetaten og etat hjemmesykepleie). Oppfølging og økonomistyring er prioritert i henhold til hovedsatsingene gjennom løpende lederstøtte i ledergrupper og overfor enkelt ledere på virksomhets og avdelingsnivå. Det er gjennomført kurs og opplæring i økonomistyring/prognoseutvikling og praktisk bruk av økonomisystemet. Det har vært gjennomført månedlig rapporter til rådmann og politisk nivå. Enkle rapport- og prognoseverktøy er utviklet og implementert for ledere. Prioritert videreutvikling og oppfølging av budsjettmodell til bruk innen Seksjon for helse og velferd ved å gjøre brukerdata og eventuelt endringer i pleiebehov/brukergrupper mer tilgjengelig for etater og virksomheter. Utviklet avregningssystem (internfakturering) for ressursenheten til omsorgssentre. Kompetanse på analysearbeid og økonomistyring er økt gjennom rådgiving og oppfølging av ledere, deltakelse i ASSS-nettverk og økt bruk av analysene fra nettverket. System for ROS-analyse er innført i kvalitetssystemet ved blant annet innføring av ny modul for risikovurdering, opplærling, kurs og praktisk bistand i forbindelse med risikovurderinger. Månedlig rapportering av avvik og forbedringsforslag til rådmannen. Økt fokus av sammenheng mellom internkontroll, avviksbehandling og risiko. Effektivisering av anskaffelser ved at alle bestillinger skal gjøres i innkjøpssystemet (ehandel) er videreført. Gode resultater på innkreving av skatt og kommunale krav gir god sikring av inntektene. Fredrikstad kommune skal oppleves som en attraktiv kommune med et godt omdømme. Fredrikstad kommune har vært pilot i KS klarspråkprosjekt og jobbet med å forbedre tekster på oppvekstområdet. Arbeidet fortsetter i Det er igangsatt et prosjekt for å forbedre omdømmet eksternt og spesielt i forhold til næringslivet. Portalen ByPå ( utvikles med stadig ny funksjonalitet og innhold. Målgruppene er lokalsamfunn og lag/foreninger. Aktivt omdømmearbeid ved gjennomføring av kulturnatt og i forberedelsene til byens jubileumsfeiring i Byarkivet tilgjengeliggjør offentlig journal på Fredrikstad kommunes internettside. Dette er god informasjon til innbyggerne om hva kommunen jobber med. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

141 Ha god kommunikasjon og brukermedvirkning for å sikre at innbyggerne har god kjennskap til Fredrikstad kommunes tjenester, rettigheter og plikter. Aktiv bruk av kommunens kanaler som web, facebook, twitter og ByPå. Fredrikstad kommune er en av de aller beste kommunene i Norge i forhold til aktivitet på facebook med nesten følgere. Informasjonsskjermer er tatt i bruk i flere virksomheter, blant annet på Servicetorget. Utarbeidelse av ny internettside for Fredrikstad kommune er igangsatt, og vil fortsette i Denne portalen har et grunnleggende brukerfokus og vektlegger tjenesteinformasjonen spesielt. Fredrikstad kommune skal ha en felles organisasjonsidentitet og godt omdømme. Rådmannens nyhetsbrev sendes ut hver andre uke. Det når alle medarbeidere, gir innsikt og bygger felles forståelse og kultur. Grafisk profil implementeres og utvikles for å skape gjenkjenning og identitet. Ny profil ble ferdigstilt. Fredrikstad kommune skal ligge i front og benytte moderne elektroniske løsninger som interne og eksterne verktøy i tjenesteproduksjonen. Kommunen har tatt i bruk e-læringsverktøy for å drive effektiv kompetanseutvikling. Nytt spørreundersøkelsesverktøy er tatt i bruk. Verktøy for å overvåke kvaliteten på kommunens web-portal er tatt i bruk. GAT- soft (et turnussystem) som arbeidsplanleggingsverktøy har medført effektivisering med tanke på vikaradministrering og utnyttelse av ledige personellressurser. Sammenkobling av avvikssystem og organisasjonsbase. Deltatt i delprosjekter for utvikling av velferdsteknologi. Det er etablert digitale trygghetsalarmer og digitalt tryggehetsinfrastruktur i to av kommunens institusjoner. I denne forbindelse er det også utviklet sentrale IT-systemer, -drift og rutiner. Fredrikstad er en helsefremmende arbeidsplass med gode ledere, og ansvarlige, myndiggjorte og kompetente medarbeidere i et mangfoldig arbeidsmiljø. Fredrikstad kommune er en attraktiv arbeidsgiver. Med bakgrunn i IA-handlingsplan og nye føringer fra arbeids- og velferdsdirektoratet er kommunens prosedyre for oppfølging av sykemeldte justert. Totalt har personalavdelingen bistått i 248 sykefraværsmøter og 40 dialogmøter knyttet til ansattes sykefravær. Det er gitt bistand til virksomheter med sykefravær på 10 prosent eller høyere med gjennomgang av årsaker til fraværet og iverksetting av tiltak. Lederutviklingsprogrammet (LUP) er videreført. Målgruppen er operative ledere på alle nivå og omfatter cirka 380 personer. Temaer har vært innovasjon og nyskaping, konflikthåndtering, transformasjonsledelse, medarbeiderskap og ledelsesplattform. I kunnskapsbasen er det satt opp 19 kurs hvor det i alt var 151 deltagere. Bidratt med interne prosesser i virksomheter med psykososiale prosesser, arbeidshelse og fysisk arbeidsmiljø i et helsefremmende, forebyggende og reparerende perspektiv på individnivå og systemnivå. Det er utviklet lederplakat og lederplattform. Konkrete tiltak i livsfaseplan er vedtatt og vil komme på plass i Fredrikstad kommune og NAV Fredrikstad er i et samarbeidsprosjekt kalt Prosjekt praksisplass som skal jobbe for etablering og gjennomføring av arbeidspraksis for personer som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Det arbeides for å hindre frafall i arbeidslivet og øke sysselsettingen av personer med nedsatt funksjonsevne. Gjennom Arbeidsgruppe omstilling er 17 personer omplassert av helsemessige årsaker. I tillegg er det funnet ny stilling til 12 personer som var overtallig. Flere av disse hadde også helsemessige utfordringer. Samfunnskontrakt for flere lærlingeplasser er oppfylt ved at antall plasser er økt med 20 prosent for perioden Antall lærlingekontrakter per 31. desember 2015 er cirka 90. Alle lærlinger som har avlagt fagprøve har bestått. Krav til tilbydere om å ha lærlinger i sine bedrifter er tatt i bruk i kommunens anbudspapirer. Kommunen samarbeider med NAV for å gi tilbud om utdanning for fagbrev for flerkulturelle. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

142 Andre faglige mål. I arbeidet med kommunens overordnede risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS- analyse) ble det anbefalt 45 nye risikoreduserende tiltak. 20 av disse tiltakene er gjennomført. Seksjonene har gjennomført sine egne ROS-analyser, og virksomhetene har startet på prosessen. Kommunens beredskapsplanverk omfatter overordnet nivå og seksjonsnivå. Virksomhetene vil ha sitt beredskapsplanverk ferdig i løpet av 1. kvartal På overordnet nivå og seksjonsnivå har vi nå en etablert beredskapsorganisasjon, mens virksomhetene vil følge etter i løpet av 1. kvartal Det ble avholdt tre øvelser på kommunens overordnede nivå. Alle øvelsene ble evaluert og beredskapsplanverket ble revidert. Byarkivet har utviklet effektivisering av tjenestene i forhold til arkivdanning og arkivdepot og service til hele organisasjonen. Byarkivet yter også service til eksterne brukere i forbindelse med innsynsbegjæringer og gjenfinning av rettighetsdokumentasjon, eiendomsdokumentasjon, og annen dokumentasjon av generell art. Eksterne brukere er privatpersoner, forskere, historikere med flere. Alle politiske hovedutvalg har elektroniske sakskart. Seksjonen har fulgt opp arbeidet etter strategiprosessen med eksternt firma særlig knyttet til sine tre hovedfunksjoner og kommunikasjon og samspill med øvrig organisasjon. Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter ,1 Brutto inntekter ,6 Netto resultat ,5 Seksjonen har en innsparing på underkant av 2,7 millioner kroner. Det gjensto 0,7 millioner kroner av formannskapets disposisjon ved årets slutt. Formannskapets disposisjonskonto ble styret med 1 million kroner i forbindelse med 1. tertialrapport. Det er en samlet innsparing på 1,7 millioner kroner som skyldes ubesatte stillinger i flere avdelinger deler av året og lite bruk av vikarer ved sykefravær som utløser sykelønnsrefusjoner. Det er også brukt mindre til omstilling enn budsjettert. Avvik på brutto utgifter er knyttet til kjøp av vikarer fra eksterne, konsulenttjenester ved innføring av turnussystemet GAT, utviklingsprosjekter, avsetning til fond og merverdigavgiftskompensasjon som ikke er budsjettert. Merinntektene er refusjon fra fylkeskommunen for lærlinger, tilskudd til lederutvikling, sykelønnsrefusjoner og merverdigavgiftskompensasjon. Seksjonen har gjennomført flere prosjekter for å effektivisere driften som helt eller delvis er finansiert av tidligere års overskudd. Eksempel er integrasjon av nytt intranett (FREKIT). Seksjonen har oppgradert pc-parken med nye stasjonære og bærbare pc-er. Det har også pågått en jobb med utvikling av kommunens hjemmeside som vil fortsette i Innsparingstiltak/økte inntekter Tall i tusen kroner Budsjettert beløp Oppnådd beløp Kommentarer til oppnåelse Vedtatt handlingsplan Profilering Gjennomført. Det er ikke kjørt profileringsannonser i 2015 slik som tidligere. Innsparing driftsutgifter Effektivisering av nettverk og infrastruktur knyttet til telefoni, reduserte revisjonsutgifter og reduksjon av generelle driftsutgifter. Ubesatte stillinger deler av året Ubesatt kemnerstilling på grunn av forslag om statliggjøring. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

143 Tall i tusen kroner Budsjettert beløp Oppnådd beløp Kommentarer til oppnåelse Plan og økonomiavdelingen og Personalavdelingen har hatt ubesatt stillinger deler av året. Omstilling individuelle tiltak Gjennomført. Det ble kun brukt cirka kroner på individuelle omstillingstiltak i Reduserte pensjonsutgifter politikere. Sum Tiltak i forhold til reduserte pensjonsutgifter er gjennomført. Politisk ledelse hadde merutgifter på møtegodtgjørelse på grunn av 2 dagers bystyremøter og opplærling av nye politikere etter valget. Investeringer 13 nye virksomheter er koblet opp på fibernett. Det er også investert i eksisterende serverpark, kommunikasjonsutstyr og programvare for sentral IT-drift. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

144 KOMMUNIKASJON OG BRUKERMEDVIRKNING Innen kommunikasjon og brukermedvirkning har Fredrikstad kommune to hovedmål: 1. Ha god kommunikasjon og brukermedvirkning for å sikre at innbyggerne har god kjennskap til Fredrikstad kommunes tjenester, rettigheter og plikter 2. Fredrikstad kommune skal ha en felles organisasjonsidentitet og godt omdømme Internettsidene vår viktigste kanal Kommunens internettportal og facebookside er de viktigste elektroniske kanalene vi har til å informere og kommunisere med innbyggerne utover direkte tjenesteproduksjon. Arbeidet med å etablere en ny portal for kommunen er godt i gang, og gjennomføres i Fredrikstad kommunes internettportal brukes aktivt av alle seksjoner og virksomheter og hadde cirka 3,2 millioner sidevisninger og 2,2 millioner unike sidevisninger. Facebooksiden til Fredrikstad kommune har nesten følgere, og det er daglig stor trafikk på siden. Kanalen er spesielt godt egnet til å skape engasjement og debatt. Informasjon direkte til brukere skjer hovedsakelig på virksomhetsnivå. Virksomhetene bruker media aktivt, men har også andre kanaler som brev, «ranselpost», facebookgrupper og brosjyrer. Flere virksomheter har egne internettsider. Vi har cirka aktive sider og det ble lagt ut 229 nyheter mot 177 i Nye tiltak er iverksatt for å sikre at innbyggerne har god kjennskap til Fredrikstad kommunes tjenester, rettigheter og plikter i sin helhet. Gjennom web-prosjektet har det blitt arrangert workshops med flere grupper av innbyggere for å finne ut hva som er viktig for dem å finne på kommunens portal. Servicetorget samarbeider kontinuerlig med seksjonene om å forbedre og ajourholde kommunens tjenestebeskrivelser. Servicetorget er kommunens felles førstelinje. Der skal innbyggerne få svar på det meste som gjelder kommunens tjenestetilbud. Den daglige kontakten som skjer via telefon, chatt og ved direkte besøk er svært omdømmepositivt for Fredrikstad kommune. Omdømmet bygges i kontakt mellom medarbeidere og innbyggere/brukere. Det er derfor holdt mange kurs og foredrag om medarbeidere som ambassadører og omdømmebyggere i løpet av året. Tilflytterkveld Servicetorget har tatt initiativ til å invitere nyinnflyttede til informasjonskveld i november Dette vil gjentas to ganger i Tilflytterkvelden er et samarbeid mellom alle seksjoner, frivillighetssentralen, Visit Fredrikstad, Høgskolen i Østfold med flere. Ansatte ved Servicetorget «utdannes» til digitale verter for å bistå innbyggere som ikke har grunnleggende digitale ferdigheter. 450-årsjubileum 450-årsjubileet i 2017 går over flere år og har mange innovative og fellesskapsbyggende tiltak i årene før selve jubileet. Det er blant annet opprettet egne nettsider for Byjubileet Fredrikstad 450 år. Det er også opprettet egen nettside for Kulturnatt 2015 og det er gjennomført brukermedvirkningsprosesser og workshops i forbindelse med både Byjubileet 2017 og Kulturnatt BYPÅ Det er etablert et tverrfaglig samarbeidsforum for å utvikle nettstedet der målgruppene er lokalsamfunnene og lag/foreninger i Fredrikstad. Det arbeides med ny kalenderfunksjon for kulturlivet i Fredrikstad i samarbeid med Visit Fredrikstad & Hvaler. Målrettet kommunikasjonsarbeid Alle seksjoner jobber stadig mer strategisk med sitt kommunikasjonsarbeid. Delvis er det lovverket som krever det, delvis krever innbyggerne det og delvis oppleves det som nyttig og styrkende for tjenestetilbudet i seg selv. Plan- og bygningslovens krav til medvirkning følges og det har således gjennom flere prosesser blitt gjennomført informasjonsmøter. Spesielt kan nevnes møter med lokalsamfunnene i forbindelse med planleggingen av ny bro over Glomma i Fredrikstad. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

145 I forbindelse med valget ble det satset på mer direkte informasjon med innvandrergruppene. Mangfold- og integreringsrådet ble engasjert og det ble arrangert folkemøte for å nå denne velgergruppen. Det er avholdt seminar for å bistå lag og foreninger i arbeidet med anleggsprosjekter. Det er opprettet et Foreldreutvalg for Barnehager (FUB) og de samarbeider med fagsjef barnehage om barnehagespørsmål. Det arrangeres informasjonsmøter og utarbeides informasjonsfoldere til berørte i forbindelse med gjennomføring av større anlegg innenfor tekniske tjenester. Det tas sikte på å ha en direkte dialog med direkte berørte. Tildelingskontoret har i samarbeid med hjemmesykepleien forventningsavklaringer med brukere og pårørende. Representanter fra Seksjon for helse og velferd møter på arrangementer, messer og møter organisasjoner med informasjon om tjenestetilbudet, rettigheter og plikter. Kjøkkentjenesten som leverer mat til hjemmeboende, har opprettet en menygruppe som har direkte kontakt med kundene for å få tilbakemelding på kvalitet og retter som ønskes. Mediekontakt Fredrikstad kommune sender ut pressemeldinger jevnlig. Det gjelder saker det er viktig at offentligheten kjenner til eller som kommunen selv ønsker å gjøre kjent. Et eksempel er at pressemeldinger benyttes ved omlegging av veisystemer med mer. Det er også svært vanlig å benytte nyhetstips som er en noe mer uformell måte å nå journalistene på. Det er ofte en slags «teaser» der man følger opp med mer informasjon i etterkant. Temaer som har vært dekket i 2015 er lekeplasser, barnas tursti, påske og juledekorasjoner, Glommastien, samt badesteder inkludert utbygging på Foten. Øvrige arenaer for brukermedvirkning Klarspråkprosjekt er etablert. Det startet som pilot og fortsetter som hovedprosjekt i 2016 der fire aktive virksomheter skal forbedre sine tekster og brev for å gjøre dem lettere tilgjengelig for innbyggerne. Brukerundersøkelser Det er gjennomført brukerundersøkelser på flere tjenesteområder i løpet av året. Blant annet er det gjennomført spørreundersøkelse om opplevd trivsel på Sellebakk og Holmen som kommenterende til levekårsundersøkelsen. Metode deltagende budsjett er brukt på prosjektet Trosvik torv. MERK Seksjonene melder om at verdiene «MERK» er et viktig tema på interne møter og i arbeidet med å bevisstgjøre medarbeiderne som omdømmebyggere. Verdiene er satt på dagsorden i ledermøter, HMS-møter og i møter med eksterne. Flere virksomheter har laget sine egne interne logoer og visjoner som har tatt verdiene opp i seg. Rådmannens nyhetsbrev Rådmannens nyhetsbrev sendes ut til alle ansatte hver 14. dag. Dette tiltaket er igangsatt fordi vi vet at mange medarbeidere ikke har tilgang på pc i sitt daglige arbeid og derfor ikke får med seg nyheter på intranettet. Målet er å nå ut til alle medarbeidere med den samme informasjonen og for å bygge felles forståelse, gi innsikt og bygge kultur. Det å få de viktigste nyhetene formidlet i en e-post er blitt positivt mottatt. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

146 Arbeidsmiljøutvikling MEDARBEIDERRESULTATER Medarbeiderundersøkelsen (OLI Operativ Ledelses Indeks) Grafen viser utviklingen på de områder av medarbeiderundersøkelsen som er knyttet til kritiske suksessfaktorer i målekortet. I årets medarbeiderundersøkelse ble personer spurt. Deltakelsen endte på 74,8 prosent. Dette er en god økning fra 2014 hvor deltakelsen var 71,8 prosent. Resultatene viser at medarbeidertilfredsheten holder seg på et stabilt og høyt nivå. Det samlede resultatet for kommunen viser en positiv utvikling fra 4,1 til 4,2 på en skala fra 1-5. Det er variasjoner innenfor de forskjellige seksjonene, men generelt går utviklingen i riktig retning. Resultatene følges opp i interne prosesser med fokus på handlinger som gir ønsket utvikling. Nye analyser er foretatt og brukes i utviklingsarbeidet. Lederutviklingsprogrammet (LUP) Temaer på ledersamlingene har vært konsentrert om hovedkjernen i den helhetlige ledelsesplattformen som er innovasjon og fornying, transformasjonsledelse og medarbeiderskap. Konflikthåndtering har også vært tema for alle operative ledere. LUP videreføres ut 2017 etter samme konsept med ledersamlinger, samlinger i tverrsektorielle ledernettverk og en egen kunnskapsbase for ledere. NAV Arbeidslivssenter og Kommunenes arbeidsgiver-, interesse- og medlemsorganisasjon (KS) har støttet programmet med opplysning og utviklings (OU) -midler med 0,4 millioner kroner i Helse Miljø Sikkerhet (HMS) Hovedansvaret for HMS-arbeidet ligger hos rådmannen, og det utøvende ansvaret er delegert til linjeledelsen på de ulike nivåene. HMS-ansvaret er tatt på alvor i linjen og er en del av kommunens styringsrapportering og en fast post i lederavtalen og samtaler med nærmeste leder. Det arbeides generelt godt med HMS-arbeidet i kommunen. Det gjennomføres systematisk analyse av HMS-avvik, og resultatene fremlegges tertialvis for arbeidsmiljøutvalget. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

147 Det arbeides strukturert med kompetansehevende tiltak for systematisk HMS-arbeid. Målgruppen er ledere, medarbeidere og vernetjenesten samt representanter i Hovedarbeidsmiljøutvalget og seksjonsarbeidsmiljøutvalgene. Bedriftshelsetjenesten Det er et myndighetskrav at alle virksomheter skal ha formalisert planverk for systematisk samarbeid med bedriftshelsetjenesten. Det er implementert en digitalisert periodisk plan for dette. Våren 2015 ble det vedtatt en satsning på det rusforebyggende arbeidet (Rusløftet) i Arbeidsmiljøutvalget (AMU). I løpet av 2015 har vi fått på plass en godt fungerende arbeidsgruppe. Vold, trusler og ansattes sikkerhet på arbeidsplassen er viktig og et område der Fredrikstad kommune har vært en foregangskommune nasjonalt og internasjonalt. Arbeidsgiver er i følge lov og forskrift pålagt å gjennomføre overvåking av ansattes helse i bestemte bransjer (hovedsakelig i teknisk drift, men også nattevakter i Seksjon for helse og velferd). Dette gjøres gjennom helseundersøkelser via bedriftshelsetjenesten. Det ble gjennomført 164 helseundersøkelser. Virksomhetsledere og ansatte er aktive brukere av veiledningsstøtte i det psykososiale og organisatoriske arbeidsfeltet, og det er høyt fokus på yrkeshygiene samt risikovurderingsprosesser. HMS-pris 2015 Prisen ble tildelt Gamle Kirkevei grunnet deres gode systematiske HMS-arbeid. De siste årene har de hatt fokus på nærvær i avdelingen på å få på plass gode rutiner i avdelingen og å bedre informasjonsflyten. HMS-avvik og skader Seksjoner HMS-avvik 1) Personskader 2) Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd Sum Noter: 1) HMS-avvik er definert som mangel på oppfyllelse av lov- og forskrifter, interne krav eller gjeldende prosedyrer. 2) Personskade er når lege er oppsøkt og ved tann-, nakke-, rygg- og øyeskader. Avvik skal registreres i kvalitetssystemet og det er 12 kategorier (lovbrudd, brudd på prosedyre, arbeidsmiljø-fysisk, arbeidsmiljø-psykososialt, mobbing/trakassering, vold/trusler, rus, nestenulykke, ulykke, personskade ansatt, teknisk anlegg/utstyr/hjelpemidler samt annet) å velge mellom for HMSavvik. Det kan velges flere kategorier på samme avvik slik at antall valgte kategorier ikke nødvendigvis stemmer med antall avvik. Kategorier registreres for blant annet å få oversikt over hva slags HMS-avvik som blir registrert og kan også brukes i en virksomhet som grunnlag for risikovurdering. Seksjon for helse og velferd har de fleste HMS-avvikene, men er også er den seksjonen med flest ansatte. Nærvær Nærvær i prosent fordelt på seksjoner Seksjoner Prosent Økonomi og organisasjonsutvikling 93,9 93,0 94,4 Kultur, miljø og byutvikling 1).. 93,8 94,1 Regulering og teknisk drift 93,1 93,0 92,5 Utdanning og oppvekst 91,8 92,1 91,7 Helse og velferd 88,0 86,7 88,1 I alt 90,6 90,0 90,4 Note: 1) Seksjon for kultur og Seksjon for miljø og samfunnsutvikling ble slått sammen til Seksjon for kultur, miljø og byutvikling i ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

148 Fredrikstad kommunes nærværsmål for 2015 er 92,2 prosent, og det vil si at sykefraværet ikke skal overstige 7,8 prosent. Samlet nærvær på 90,4 prosent er 1,8 prosentpoeng under målsettingen. Samtidig ser vi at det er 0,4 prosentpoeng høyere nærværsprosent enn i Av sykefraværet utgjorde det legemeldte fraværet 8,8 prosent og det egenmeldte 1,2 prosent. Fraværet innenfor arbeidsgiverperioden var 3,5 prosent. Inkluderende arbeidsliv (IA) Fredrikstad kommune har vedtatt ny IA-handlingsplan for perioden 4. mars desember Handlingsplanen for IA-arbeidet i Fredrikstad kommune inneholder to deler. Del 1 skisserer kommunenes målsettinger for IA-arbeidet, og forholdet til kommunens styringsdokumenter og verdier. Del 2 beskriver tiltakene som til en hver tid er gjeldende i nærværs- og oppfølgingsarbeidet. Begge dokumentene skal fungere som en verktøykasse for ledere på alle nivåer, og til bruk for virksomhetenes HMS-grupper. Hovedfokus i IA-handlingsplan er delmål 1 som er reduksjon av sykefraværet. Virksomhetenes fravær er tett fulgt opp. Ved fravær på 10 prosent og mer i et kvartal, har personalrådgiver i samarbeid med virksomhetsledere i utvalgte virksomheter foretatt en gjennomgang av årsak til fraværet og gitt bistand med iverksetting av tiltak. Personalavdelingen har bistått i 140 sykefraværsmøter og 22 dialogmøter til virksomheter med fravær over 10 prosent. I tillegg har personalavdelingen bistått i 108 sykefraværsmøter og 18 dialogmøter til andre virksomheter. Totalt har personalavdelingen da bistått i 248 møter knyttet til ansattes sykefravær. På bakgrunn av føringene i IA-avtalen og kommunens IA-Handlingsplan er også kommunens prosedyre for oppfølging av sykemeldte revidert og forenklet. I september 2015 skjerpet NAV fokuset på aktivitetsplikten ved 8 ukers sykefravær. Det betyr at sykemeldte ansatte må være arbeidsuføre til et hvilket som helst arbeid de er kvalifisert for, for å ha rett til sykepenger. I perioden 1. september 2015 til 31. desember 2015 har 56 ansatte i Fredrikstad kommune mottatt et varsel om stans av sykepenger. Tabellen nedenfor viser noe av omfanget og aktiviteten rundt oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. Jevnlige oppfølgingssamtaler mellom ledere og sykmeldte/delvis sykmeldte arbeidstakere er hovedaktiviteten på området, og er ikke kvantifisert. SYFO-rapportering 2015 (1/1 31/12) Alle ledere og ansatte som er sykmeldte skal følges opp i samsvar med Fredrikstad kommunes prosedyre for oppfølging av sykemeldte ansatte: 1.1 Antall person-saker (ikke eventuelt-saker) som er drøftet i SYFOmøter. (Samme person-sak i flere møter teller som 1 sak) Antall individuelle oppfølgingsplaner som er utarbeidet Antall person-saker som er arbeidsmiljørelatert Antall tilsatte som er tilbakeført til egen stilling Antall tilsatte som er tilbakeført til del av egen stilling Antall tilsatte som er omplassert til annet arbeid i kommunen Antall tilsatte som har vært gradert sykmeldt Samlet tilretteleggingstilskudd innvilget fra NAV Antall gjennomførte SYFO-møter 1.12 Antall gjennomførte Dialogmøte Antall personer over på arbeidsavklaringspenger (AA) 1.14 Antall personer over på avtalefestet førtidspensjon (AFP) 1.15 Antall personer over på uførepensjon (UFP) IA-avtalens delmål 2a handler om å legge til rette for at ansatte med nedsatt arbeidsevne står lenger i jobb. Dette arbeidet gjøres først og fremst i den enkelte virksomhet. Det legges ned et betydelig arbeid fra ledere i oppfølgingen av sykemeldte ansatte. SYFO-rapporteringen gir kun en indikasjon på omfanget av dette arbeidet. Det gjennomføres et betydelig høyere antall oppfølgingsmøter enn det tabellen over viser. Det rapporteres at oppfølging av sykemeldte ansatte krever stor tidsressurs av nærmeste leder, særlig der kontrollspennet er stort. I tillegg kommer oppfølgingen av ansatte som har gått ut sykepengeåret og som har gått over på arbeidsavklaringspenger. Disse møtene inngår ikke i Fredrikstad kommunes SYFO-rapportering. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

149 Der hvor ansatte har restarbeidsevne og det ikke finnes egnet arbeid i den opprinnelige virksomheten blir saken oversendt til Gruppe omstilling. I 2015 behandlet Gruppe omstilling 63 enkeltsaker (52 enkeltsaker i 2014) hvor ansatte har hatt behov for annen stilling. 34 ansatte av helsemessige årsaker (35 ansatte i 2014) og 29 ansatte (17 ansatte i 2014) som var blitt overtallig. Som IA-virksomhet er det muligheter til å søke ulike tiltak og virkemidler fra NAV-Arbeidslivssenter. Ett av disse virkemidlene er forebyggings- og tilretteleggingstilskudd. For 2015 er det blitt innvilget forebyggings- og tilretteleggingstilskudd på kroner. Dette er en nedgang på kroner sammenlignet med Vi ser en økning i bruk av gradert sykemelding, noe som er en naturlig konsekvens av aktivitetsplikten av 8 ukers sykefravær som ble skjerpet av NAV i september Dette er en positiv utvikling og i tråd med føringene i IA-avtalen. I hvilken grad gradert sykemelding har påvirkning på antall ansatte som blir tilbakeført helt eller delvis til egen stilling, er usikkert. Antall ansatte som har gått ut sykepengeåret og fått innvilget arbeidsavklaringspenger, eller gått av med førtidspensjon (AFP), er stabilt i forhold til Prosjekt praksisplass Fredrikstad kommune og NAV Fredrikstad inngikk i 2014 et to-årig samarbeidsprosjekt, kalt Prosjekt praksisplass. Prosjektet skal jobbe for etablering og gjennomføring av arbeidspraksis for personer Arbeids- og Velferdsetaten har avklart og som har behov for utprøving av sin arbeids- og funksjonsevne i det ordinære arbeidsliv. Målet var at Fredrikstad kommune skulle stille 100 arbeidspraksisplasser til disposisjon til enhver tid. Prosjektet er en del av kommunens IA-Handlingsplan. Gjennomsnittlig pensjoneringsalder i Fredrikstad kommune Pensjonskasser Ordning Alderspensjon (AP) inkludert tidligpensjon (AFP) i år Statens pensjonskasse AP + AFP + Uførepensjon (UP) i år = Reell pensjoneringsalder i år Sykepleiere 64,6 65,8 62,9 63,0 53,2 57,0 51,6 57,7 Fellesordningen 64,7 64,9 65,5 64,6 57,7 55,5 56,7 56,7 Kommunal Landspensjonskasse Undervisningspersonell 63,4 65,1 66,5 67,6 59,8 62,8 61,9 60,7 Måle for den reelle gjennomsnittlige pensjonsalder for kommunens ansatte er 57,1 år. Ansatte tilknyttet KLP har hatt en økning med 2,8 år sammenlignet med fjorårets tall og ligger nå på 58,9 år. Tabellen viser også en positiv utvikling i den reelle pensjonsalder for sykepleiere knyttet til KLP med en økning på 6,1 år, fra 51,6 år i 2014 til 57,7 år i Lærerne er tilsluttet Statens pensjonskasse og har en gjennomsnittlig reell pensjonsalder i 2015 på 60,7 år. Det vil si at lærernes gjennomsnittlige reelle pensjonsalder for 2014 ligger 3,6 år over kommunens målsetting. Årsverk Brukte årsverk Seksjoner Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd Andre årsverk 1) I alt Noter: 1) Andre årsverk er politiske tjenester, ombud, kommuneledelsen, ØKUS og The Tall Ships Races. 2) Grunnlaget for statistikken: Tallene autogenereres i Corporater og er omregnet fra dagsverk til årsverk basert på mulige dagsverk tilknyttet sykefraværsstatistikken. De må oppfattes som veiledende ikke eksakte. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

150 Fredrikstad kommune brukte cirka årsverk i Dette utgjør en økning på 110 årsverk i forhold til foregående år. Økningen relateres i hovedsak til Seksjon for helse og velferd (87 årsverk). Seksjonens økning ses i sammenheng med en generell økning av faste årsverk i forbindelse med etableringen av ressursenhetene, generelt flere pleietrengende pasienter, samt bemanning av Traraveien. For de øvrige seksjonene er det kun mindre endringer. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

151 jk ÅRSBERETNING Driftsregnskapet Tall i kroner Regnskap Justert Opprinnelig Regnskap 2015 budsjett 2015 budsjett Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Eiendomsskatt Sum driftsinntekter Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Sum eksterne finansinntekter Sum eksterne finansutgifter Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Interne finanstransaksjoner Bruk av tidligere års regnsk.m. mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Sum bruk av avsetninger Overført til investeringsregnskapet Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Sum avsetninger Regnskapsmessig mer/mindreforbruk Frie inntekter Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik Skatteinntekter , , ,3 Rammetilskudd , ,0-324,6 Eiendomsskatt , ,0 11,1 Sum , , ,8 De frie inntektene endte opp med en merinntekt på 13,0 millioner kroner. Som det framgår av tabellen, er det skatteinntektene som utgjør merinntekten. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

152 Stortinget har gjort to vedtak som har endret sammensetningen mellom skatteinntekter og rammetilskudd i forhold til opprinnelig budsjett. Først gjennom vedtatt nasjonalbudsjett og senest gjennom revidert nasjonalbudsjett. Gjennom førstnevnte ble skatteinntektene økt med 9,4 millioner mot tilsvarende reduksjon i rammetilskuddet. I revidert nasjonalbudsjett ble kommunesektorens inntekter styrket med 1,1 milliarder kroner for i hovedsak å kompensere for mulig reduserte skatteinntekter. Andelen til Fredrikstad kommune ble på 12,2 millioner kroner som ble tildelt gjennom rammetilskuddet. Bystyret vedtok å redusere skatteinntektene tilsvarende. Endelig resultat for året ble en merinntekt fra skatt på 13,3 millioner kroner. Veksten fra er på 5,8 prosent ( kroner): Skatteinngang 2014: kroner Skatteinngang 2015: kroner På landsbasis økte skatteinntektene med 5,9 prosent, som er mer enn anslått i nasjonalbudsjettet. Skatteinngangen ligger på 83,2 prosent noe som er en økning på 0,1 prosentpoeng i forhold til I forhold til budsjett har inntektsutjevningen gitt en mindreinntekt på 5,4 millioner kroner. Med justeringene gjennom nasjonalbudsjettet, endte samlet rammetilskudd opp med en marginal mindreinntekt. Øvrige inntekter Dette er inntekter som føres på de enkelte ansvar og tjenester. Samlet sett og i forhold til volumet er det små avvik i de øvrige inntektene. Det største avviket er på posten overføringer med krav til motytelse. Disse inntektene har motposter på utgiftssiden. Denne samleposten omfatter blant annet sykelønnsrefusjoner som viser en merinntekt på 64,7 millioner kroner og kompensasjon for betalt merverdiavgift på 13,7 millioner kroner. Den største enkeltposten for andre salgs- og leieinntekter gjelder salg av billetter fra Fredrikstad kino for andre med 3,0 millioner kroner. Inntektsposten har en tilsvarende utgift. Generelt har det vært en økning i fakturerte beløp gjennom året. Posten andre statlige overføringer består blant annet av integreringstilskudd til bosatte flyktninger hvor inntekten for hele året er mottatt, mens bosetting har skjedd sent på året. Det er mottatt 10,0 millioner kroner mer enn budsjettert. Eventuelle større driftsrelaterte avvik på inntektssiden er kommentert på tjenesteområdene. Utgifter Det vises til økonomikommentarer på de enkelte tjenesteområdene. Finansposter Renteutgifter, avdrag og gebyrer Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik Renteutgifter Renteutgifter lån Avdrag lån Div. rådgivingstjenester, gebyrer og renter Tillegg VARF - kalkulatoriske poster 1) Prisjustering av investeringsfond Rentestyrking av diverse fond 2) Sum Renteinntekter Løpende renter Langsiktig forvaltning (netto) Formidlingslån Sum Noter: 1) Gjelder selvkostregnskapet for vann, avløp, renovasjon og feier. 2) Fond vedrørende vilt, vann, avløp, renovasjon, feier, byggesak, regulering, kulturell skolesekk, kulturell spaserstokk og IUA Østfold. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

153 Det vises til balansen og utfyllende kommentarer i avsnittet finansforvaltning når det gjelder marked, resultater, beholdningsendringer, gjeldsutvikling og lignende. Budsjettet følges opp løpende gjennom året med fokus på netto finansposter som også inkluderer statlige kompensasjonstilskudd og utbytte. Forventet avkastning fra langsiktig forvaltningsportefølje finansierer løpende drift og representerer en risiko når kommunen ikke har bufferfond. Finansstrategien tar utgangspunkt i netto finansposter for å redusere den samlede risikoen. Helheten i utviklingen av renter/avdrag i forhold til renteinntekter og risiko blir vurdert ved utarbeidelsen av budsjettet og i den løpende økonomioppfølgingen. Innsparing på renteutgifter skyldes lavere rentenivå enn forutsatt i budsjettet. Renteswaper (rentebytteavtaler) budsjetteres netto, men regnskapsføres brutto. Dette innebærer at mottatte renter føres som løpende renteinntekt, men er i realiteten en reduksjon av brutto renteutgifter. Inntekter av rentebytteavtaler er inntektsført med 2,3 millioner kroner. Mottatte ordinære og ekstraordinære avdrag fra låntakere med startlån (formidlingslån) føres i investeringsregnskapet. Ekstraordinære avdrag benyttes uavkortet til nedbetaling av lån fritt innenfor kommunens låneportefølje. Avviket mellom regnskap og budsjett på renteinntekter på formidlingslån skyldes et lavere rentenivå enn forventet og noe mindre utlån. Det vises til nærmere omtale under investeringsregnskapet. Kalkulatoriske poster for vann, avløp, renovasjon og feier (VARF) viser et negativ avvik på 17,8 millioner kroner. Kalkylerenten er basert på 5 års swap-rente med tillegg av 0,5 prosentpoeng. Det negative avviket i forhold til budsjett skyldes et lavere gjennomsnittlig rentenivå. Budsjettet forutsatte en kalkylerente på 3,12 prosent, mens reell rente ble 1,94 prosent. Når rentekostnaden endres gjennom etterkalkylen fra budsjetterte til faktiske rentekostnader gir det resultateffekt for kommunekassa. Selvkostfondene skal kompenseres med tilsvarende rentesats som benyttes i etterkalkylene. Dette utgjør i underkant av 0,5 millioner kroner. Fondsmidlene kommer innbyggerne til gode gjennom lavere fremtidige gebyrer i løpet av en fem-årsperiode og innarbeides som en inntekt i gebyrgrunnlaget. Det vises til kommentarer i kapittel balanseregnskapet for fondsutviklingen. Bystyret har tidligere vedtatt at investeringsfondet etter kapitaltransaksjonene i Fredrikstad Energi AS skal prisjusteres. Det er avsatt 5 millioner kroner til eget disposisjonsfond i samsvar med budsjettet. Avsetningen må sees i sammenheng med investeringsfondet. Den langsiktige plasseringsporteføljen har gitt en avkastning på 30,1 millioner kroner. Dette er lavere enn budsjettert, men avkastningen på 3,2 prosent er høyere enn målsettingen i finansreglementet (1,5 prosent over risikofri bankrente). Det vises til eget kapitel med analyser, resultater og kommentarer. Statlige kompensasjonstilskudd Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik Pleie- og omsorg (sykehjem og omsorgsboliger) , ,0-891,2 Skole (nybygg og rehabilitering) 7 807, ,0-386,5 Kirke (rehabilitering) 1 154, ,0 395,5 Sum , , ,2 Negativt avvik skyldes fallende rentenivå. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

154 Utbytte og overføringer Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett 1) Avvik Fredrikstad Energi (eierandel 51 prosent) , ,0 509,7 Østfold Energi (eierandel 4,3 prosent) 5 057, ,0 757,1 Hafslund 20,7 0,0 20,7 Sum utbytte , , ,6 Kundeutbytte fra Gjensidigestiftelsen 1 793, ,0 293,6 Overføring fra FREVAR KF 2 500, ,0 0,0 Note: Budsjettet for utbytte er satt med et samlet beløp, og budsjettbeløpene i tabellen er fordelt ut fra en anslått fordeling. Resultater for seksjonene Tall i millioner kroner Regnskap Budsjett Avvik Politisk og administrativ ledelse 17,3 18,3 1,0 Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling 159,1 160,8 1,7 ØKUS og Tall Ships Race -0,4 0,0 0,4 Seksjon for kultur, miljø og byutvikling 136,3 147,1 10,8 Seksjon for regulering og teknisk drift 361,9 357,6-4,4 Seksjon for utdanning og oppvekst 1 421, ,6-5,3 Seksjon for helse og velferd 1 502, ,4 20,4 Kirken inklusiv andre trossamfunn 37,3 37,9 0,6 Sum tjenesteområder 3 635, ,7 25,2 Det vises til kommentarer på de enkelte tjenesteområdene. Pensjon Fredrikstad kommune har regnskapsført følgende pensjonskostnader til Kommunal Landspensjonskasse (KLP) og Statens pensjonskasse (SPK): Pensjonsutgifter Tall i millioner kroner Ordinær premie, sikringsordning, administrasjon og pensjonskontor 266,9 381,4 66,9 66,9 - herav reguleringspremie 94,4 202,4.. KLP SPK Årets premieavvik - 8,5 117,2 9,1-3,4 Amortisert premieavvik 48,2 31,4-2,5-2,0 Overføring fra premiefond 64,5 44,3.. Egenkapitalinnskudd 11,6 11,0.. Note: I tillegg kommer arbeidsgiveravgift med unntak av på egenkapitalinnskuddet. Det er en relativt stor nedgang i pensjonspremien for KLP fra Dette skyldes i hovedsak økt bruk av premiefond som følge av at fakturert reguleringspremie for 2014 var for høy, redusert reguleringspremie for 2015 som følge av endrede anslag lønnvekst og frigjøring av premiereserver i forbindelse med uførereformen. Beregning av netto pensjonskostnad er basert på prinsipper fastsatt i en regnskapsstandard og skal i utgangspunktet gi en stabil og jevn fordeling av pensjonskostnaden over tid. Beregning av faktisk innbetalt pensjonspremie er basert på andre prinsipper. Forskjellen mellom disse betegnes premieavvik. Hvis innbetalt premie er større enn kostnaden, skal differansen inntektsføres i regnskapet og omvendt hvis premien er lavere. Avviket til og med 2010 utgifts- eller inntektsføres over 15 år, mens avvik oppstått fra og med 2011 fordeles på 10 år. Avvik opparbeidet fra 2014 skal fordeles på 7 år. Som følge av stadig redusert amortiseringstid på nye premieavvik, vil det akkumulerte premieavviket som skal dekkes inn øke i årene fremover. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

155 Nedgangen i pensjonspremien har også medført at premieavviket er redusert hos KLP. Det er andre gang med negativt avvik siden ordningen med premieavvik startet. For SPK ble det et positivt avvik. Samlet premieavvik for begge ordningene inkludert arbeidsgiveravgift er ved utløpet av 2015 på 343,3 millioner kroner og skal nedbetales innenfor en periode på henholdsvis 7, 10 og 15 år. Det tilbakeførte overskuddet for 2014 til premiefondet er ikke utbetalt til kommunen, men har gått til å redusere de ordinære premieinnbetalingene som kommunen foretar gjennom året. Dersom overskuddet hadde blitt utbetalt ville ordinære premier blitt tilsvarende høyere slik at samlet kostnad hadde blitt den samme. I beregningen av tilskudd til ikke-kommunale barnehager skal pensjonspremien, og ikke pensjonskostnaden hvor det er tatt hensyn til premieavviket, legges til grunn. Regelverket for 2015 er endret slik at det er regnskapstall to år tilbake (regnskap 2013) som skal ligge til grunn for utbetaling av tilskudd. For 2015 medfører sentralt fordelt pensjonspremie til barnehageområdet i 2013 isolert et økt tilskudd til ikke-kommunale barnehager. Det innbetalte egenkapitalinnskuddet til KLP ble på 11,6 millioner kroner og er noe lavere enn budsjettert. Det er belastet kommunens investeringsregnskap og finansiert over fritt investeringsfond. Over- og underskudd virksomheter Utgangspunktet for over- og underskuddsreglementet er at seksjoner, etater og virksomheter skal kunne legge til rette for økonomistyring utover det enkelte budsjettåret. Mindreforbruk skal under bestemte forutsetninger kunne disponeres til engangstiltak, og merforbruk skal dekkes inn innenfor vedtatte driftsrammer. Reglementet forutsetter et økonomisk handlingsrom som kan finansiere bruk av mindreforbruk fra tidligere år. Per 31. desember 2015 har vi to disposisjonsfond med en samlet saldo på 23,3 millioner kroner fordelt slik: Saldo over- og underskuddsfond per Tall i kroner Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd Innovasjonsfond Sum Innenfor bystyrets vedtak om avsetning til overskuddsfond fra resultatet for 2014, har rådmannen satt av 3,0 millioner kroner til fond for å kunne finansiere innovasjonstiltak. Resultatet på virksomhetsnivå for 2015 blir satt av i balansen til disposisjon for seksjoner, etater og virksomheter i samsvar med reglementet. Bystyret må imidlertid styrke ovennevnte disposisjonsfond for at vi skal være i stand til å finansiere bruk av avsetningene fra 2015 i årene framover. Rådmannen kommer tilbake til dette i forslag til disponering av kommunens mindreforbruk. Interne finanstransaksjoner Interne finanstransaksjoner omfatter bruk og avsetning til fond i tillegg til overføring av egenkapital til finansiering av investeringsregnskapet. Den største enkelte transaksjonen gjelder disponering av mindreforbruket fra 2014 med 82,5 millioner kroner som er avsatt til disposisjonsfond og framkommer som bruk av disposisjonsfond. Det er i sum netto satt av 18,1 millioner kroner til selvkostfondene (bundne fond for tjenesteområdene vann, avløp, renovasjon, feier, byggesak og plansaker/regulering). Overføring til investeringsregnskapet er i hovedsak generell finansiering av investeringene med 6,4 millioner kroner som egenkapital til kommunens investeringer. Beløpet inkluderer tilbakebetaling av tidligere lån fra fritt investeringsfond. Bruk og status av fond omtales nærmere i forbindelse med investeringsregnskapet og balansen. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

156 Investeringsregnskapet Tall i kroner Regnskap Justert Opprinnelig Regnskap 2015 budsjett 2015 budsjett Administrasjon og fellesutgifter Oppveksttjenester Omsorgstjenester Helse- og sosialtjenester Næringsområder og miljø Boligområder Kultur Kirke Vann, avløp og renovasjon Samferdsel og andre tekniske tjenester Sum investeringsutgifter Avdrag på lån til videreutlån Utlån, kjøp av aksjer og andeler Avsatt til ubundne investeringsfond Avsatt til bundne investeringsfond Styrking av likviditetsreserven Sum finansieringsbehov Overføring fra årets driftsregnskap Tilskudd og refusjoner/ merverdiavgiftskompensasjon Salg av fast eiendom Andre inntekter Mottatte avdrag på utlån, salg av aksjer og andeler Bruk av disposisjonsfond Bruk av ubundne investeringsfond Bruk av bundne investeringsfond Bruk av lån Sum finansiering Regnskapsmes.mer-/mindreforbruk Investeringsregnskapet har et finansieringsbehov på i overkant av 1,0 milliard kroner. Dette er fordelt mellom: Investeringer med 795,5 millioner kroner. Avdrag på lån for videreutlån (startlån gjennom Husbanken) med 73,0 millioner kroner. Ordinære avdrag utgjør 20,2 millioner kroner og ekstraordinære avdrag 52,8 millioner kroner fra 2014 brukt til nedbetaling av lån i Avsetning til bundne og frie investeringsfond er i sum på 101,5 millioner kroner. Den største enkeltavsetningen til bundet fond gjelder ekstraordinære mottatte avdrag på videreutlånsmidlene (startlån) med 63,7 millioner kroner. Midlene skal brukes til nedbetaling av lån i Kommunen har mottatt 72,8 millioner kroner i investeringstilskudd fra Husbanken til finansiering av det nye sykehjemmet på Østsiden. Finansieringsbehovet er dekket med: Bruk av lån med 577,5 millioner kroner fordelt med 65,6 millioner kroner i startlån (videreutlån) og 512,2 millioner kroner til finansiering av investeringer. Refusjon for merverdiavgiftskompensasjon med 102,1 millioner kroner. Diverse tilskudd og refusjoner med 100,2 millioner kroner. Inntekten inkluderer blant annet investeringstilskudd fra ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

157 Husbanken og belønningsmidler til finansiering av Bypakka. Overføring fra driftsregnskapet er på 6,4 millioner kroner. Salg av tomt og grunn med 32,5 millioner kroner og boliger med 7,9 millioner kroner (avsatt til fritt investeringsfond eierstrategi). Mottatte avdrag lån gjelder i hovedsak ordinære og ekstraordinære mottatte avdrag fra utlånte startlån. Bruk av ubundne investeringsfond gjelder i hovedsak budsjettert bruk av fritt investeringsfond, og bundet fond gjelder bruk av ekstraordinære avdrag fra startlån fra 2014 med 52,8 millioner kroner. Noen større anlegg som er ferdigstilt eller under arbeid: Borge ungdomsskole og ombygging av IJ-bygget (FRIS) er ferdigstilt. Ombygging av lokaler til bruk innen etat for hjemmesykepleie på Østsiden sykehjem. Oppfølging av boligsosial handlingsplan (BOSO) med kjøp og bygging av boliger for utleie. Lislebyhalllen. Ringledning Veum-Ørebekk, rehabilitering av vann-/avløpsanlegg i Torsnes og vann- og avløpsanlegg i Dr.Opsandsvei. Kongsten badeanlegg er under arbeid. Bibliotekets aula er ferdigstilt. Investeringsoversikten viser «andre inntekter» med 12,2 millioner kroner som ikke er budsjettert. Dette gjelder inntekter fra eksempelvis Fredrikstad Fjernvarme AS og Viken Fibernett AS som betaler for å legge rør og kabler i grøftene som kommunen graver i forbindelse med vann- og avløpsanlegg. Budsjettpraksisen vil bli endret ved at slike inntekter skal budsjetteres. Det er kjøpt biler for 1,8 millioner kroner uten budsjett. Rådmannen kommer tilbake med forslag til finansiering når bystyret skal behandle regnskapet. Sist år er det gjennomført to større rebudsjetteringsprosesser for at investeringsbudsjettet skal bli så realistisk som mulig. Rebudsjettering baseres på en detaljert gjennomgang av budsjettrammer for de enkelte investeringene, forbruk og en prognose med utgangspunkt i forventet framdrift ut året. Ut fra bystyrets saksbehandlingsfrister, gjøres de siste vurderingene medio oktober. Avvik mellom regnskap og justert budsjett skyldes endret framdrift på enkelt investeringer, men det er fortsatt forbedringspunkter når det gjelder rebudsjettering. Rådmannen vil følge dette videre. Fredrikstad kommune har et stort volum på investeringer slik at mange mindre positive avvik summeres til større beløp. Det er viktig å påpeke at vi ikke skal tilpasse regnskap til budsjett. Av større avvik kan nevnes overtakelse av Løkkeberg borettslag med bevilgning i 2015 på 10,4 millioner kroner, men med gjennomføring i 2016, Borge ungdomsskole med et positivt avvik på 25 millioner kroner, velferdsteknologi med et positivt avvik på 15,5 millioner kroner, ramme til inneklima med et avvik på 6,8 millioner kroner, en lang rekke vann- og avløpsanlegg med 1-2 millioner kroner, sykkelplan med 12,8 millioner kroner og overtakelse av Domkirken barnehage med bevilgning på 3,3 millioner kroner. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

158 Balanseregnskapet Regnskap 2015 Regnskap 2014 EIENDELER Anleggsmidler Faste eiendommer og anlegg Utstyr, maskiner og transportmidler Utlån Aksjer og andeler Pensjonsmidler Omløpsmidler Kortsiktige fordringer Premieavvik Aksjer og andeler Sertifikater Obligasjoner Kasse, postgiro, bankinnskudd SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Disposisjonsfond Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig mindreforbruk Kapitalkonto Endring i regnskapsprinsipp som påvirker AK Drift Langsiktig gjeld Pensjonsforpliktelser Langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Kassekredittlån 0 0 Annen kortsiktig gjeld Premieavvik SUM EGENKAPITAL OG GJELD Anleggsmidler Volumveksten i faste eiendommer, anlegg, utstyr og maskiner skyldes nye investeringer. Verdiøkningen i aksjer og andeler gjelder i hovedsak egenkapitalinnskudd i KLP med 11,6 millioner kroner. Startlån Volumet på startlån er netto redusert med 16,8 millioner kroner fra 2014 og er totalt på 602,5 millioner kroner. Øvrige utlån er sosiale lån. Noen nøkkeltall: Brutto endring utlånsvolum med 65,6 millioner kroner. Lånekundene har innbetalt totalt 15,9 millioner kroner i renter og 82,5 millioner kroner i avdrag. Av dette er 63,7 millioner kroner ekstraordinære avdrag som settes av til bundet investeringsfond. Fondet benyttes til nedbetaling av lån i Det er kun avskrevet lån for 0,3 millioner kroner. Det er tatt opp 90,3 millioner kroner i nye innlån fra Husbanken (startlån). Finansielle omløpsmidler Kommenteres under avsnittet Finansforvaltning. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

159 Kortsiktige fordringer Restanseprosenten for 2015 på kommunale krav viser en økning sammenlignet med I 2015 ble restanseprosenten 1,43 mot 1,23 i Dette er en økning i forhold til 2014, men allikevel lavere enn for årene 2012 og Restansebeløpet er på 16,1 millioner kroner av utfakturert beløp på 1 125,6 millioner kroner. Det har vært en økning i utfakturert beløp på 51,7 millioner kroner fra Den største økningen er i eiendomsavgifter og diverse fakturering, mens det har vært noe lavere fakturering innenfor Seksjon for helse og velferd. De øvrige kravstypene har hatt en normal økning. Fond Status og utvikling Tall i tusen kroner Netto endring Disposisjonsfond Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Sum Utvikling i fond viser at det økonomiske handlingsrommet marginalt er bedret, men det er fortsatt stramt. Dette gjelder spesielt for frie investeringsfond. I forhold til totalvolum og framtidig behov for reserver og egenkapital, har kommunen fortsatt lite reserver. Status på større disposisjonsfond: Fritt disposisjonsfond 64,6 millioner kroner. Overskuddsfond virksomheter 23,3 millioner kroner. Næringsfond 21,9 millioner kroner. Prisregulering av fond etter kapitaluttak i FEAS 25,1 millioner kroner. Klima og energifond 4,3 millioner kroner. Driftsfond «øremerket» investeringer avsatt fra mindreforbruket i millioner kroner. I henhold til budsjett- og regnskapsforskriftene, er det ikke mulig å avsette driftsmidler direkte til investeringsfond. Avsetninger som ovennevnte prisreguleringsfond og driftsfond internt øremerket investeringer, må derfor vurderes i sammenheng med aktuelle investeringsfond som er investeringsfond etter kapitaluttak i FEAS og fritt investeringsfond (UK2004). De bundne driftsfondene er ubrukte øremerkede tilskudd, ubrukte etablerings- og utbedringstilskudd og selvkostfond (vann, avløp, renovasjon, feier, byggesak og plan- og reguleringssaker). Netto er det satt av 18,1 millioner kroner til selvkostfondene. Utviklingen i disse fremkommer i tabellen nedenfor. Utvikling i selvkostfond Tall i tusen kroner Netto endring Vann Avløp Renovasjon Renovasjon slamtømming Feier Byggesak Plansak/Regulering Sum I budsjettet for 2015 var det forutsatt å bruke gjenstående saldo på flere av selvkostfondene for å oppfylle forutsetningen i veilederen med bruk innen 5 år. Utviklingen gjennom året med et fallende rentenivå medførte at det ikke ble behov for bruk av fond. Bruk av fondene er innarbeidet i budsjettet for 2016 hvor gebyrene er tilsvarende redusert. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

160 Status på større ubundne investeringsfond: Fritt disponibelt investeringsfond (UK2004) er på 31,3 millioner kroner. Investeringsfond etter kapitaluttak i FEAS er 240,3 millioner kroner. Fondsbeholdning etter salg av bolig- og næringstomter er 95,2 millioner kroner. Næringsfond på 21,9 millioner kroner. Salgsinntekter etter salg av uhensiktsmessige boliger er satt av på fond til finansiering av nye hensiktsmessige boliger. Fondet har en saldo på 32,8 millioner kroner. Dette vil gradvis bli brukt til delfinansiering av BOSO-planen. Bundne investeringsfond gjelder hovedsakelige utlånsvirksomheten (etablerings- og startlån). Ekstraordinære avdrag fra formidlingslån/startlån er mottatt og avsatt med 63,7 millioner kroner. Fondet skal benyttes til nedbetaling av lån i Langsiktig gjeld Gjeldsutvikling Tall i millioner kroner 2015 Saldo ,3 Nytt låneopptak 500,0 Nye startlån 90,3 Avdrag i driftsregnskapet 207,9 Avdrag i investeringsregnskapet 73,0 Saldo ,7 Tabellen viser utviklingen i låneporteføljen. Alle lån er tatt opp i samsvar med bystyrevedtak. I tillegg til lånegjeld har kommunen pensjonsforpliktelser på 6,8 milliarder kroner. Dette føres som en del av kommunens totale gjeld. Tilsvarende føres kommunens pensjonsmidler på 5,5 milliarder kroner som en eiendel i balansen. Ubrukte lånemidler er oppført med totalt 134,1 millioner kroner. Av dette skal 45,4 millioner kroner finansiere investeringer, mens det resterende gjelder startlån for videreutlån. Likviditetsgrad Likviditetsgrad 1 viser forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld, og uttrykker kommunens evne til å dekke kortsiktige forpliktelser. Likviditetsgrad 1 tar utgangspunkt i alle omløpsmidlene og bør være over 2. Som vist i grafen endte likviditetsgrad 1 på 2,34. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

161 Finansforvaltning Kort om markedet i 2015 Den økonomiske situasjonen i Norge er mer utfordrende enn på lang tid. Norge kom i hovedsak uskadet ut av finanskrisen i De siste 18 månedene er Norge en av de økonomiene globalt hvor vekstutsiktene er nedrevidert mest i forhold til forventningene. Svakere vekst fører til lavere aktivitet, og dermed også høyere arbeidsledighet. Veksten i 2015 anslås til 1,3 prosent, og det forventes at veksten i 2016 blir omtrent på samme nivå. Dette er fortsatt ingen resesjon, men en kraftig oppbremsing. Andre sektorer som fisk og eksportindustri, opplever oppsving som følge av den svake kronen. Gjeldsportefølje Fordeling av gjeldsporteføljen Lån med fast rente: Saldo Andel Rentebinding > 1 år ,49 % Rentebinding < 1 år ,24 % Sum rentebinding ,73 % Flytende rente (p.t. vilkår) ,27 % Diverse lån Sum total ,00 % Diverse lån består av gjeld overfor Fredrikstad fotballklubb på 2,0 millioner kroner og noen smålån på 0,34 millioner kroner. Gjeldsposten overfor FFK er en del av oppgjøret ved kjøpet av Fredrikstad stadion. Det totale gjeldsvolumet er på i underkant av 5,7 milliarder kroner. Gjelden er fordelt mellom Husbanken (Startlån), Kommunalbanken, KLP og verdipapirmarkedet (sertifikater og obligasjoner). Gjennomsnittlig vektet rente er 2,17 prosent mot 2,66 prosent i Nedenfor følger en detaljert oversikt over gjeldsportefølje per 31. desember Denne legges til grunn for refinansieringer i Fordeling av porteføljen per lån ISIN/lånenummer Delportefølje Saldo Forfall Rente Neste og långiver vilkår rentereg. Husbanken Fredrikstad - HB - Fast 3,10 % 11/ ,100 % Fredrikstad - HB - Fast 2,29 % 12/ ,287 % Fredrikstad - HB - Fast 3,10 % 11/ ,100 % Fredrikstad - HB - Fast 2,88 % 11/ ,879 % Fredrikstad - HB - Fast 2,87 % 11/ ,869 % Fredrikstad - HB - Fast 2,67 % 12/ ,673 % Fredrikstad - HB - Fast 2,38 % 12/ ,379 % Fredrikstad - HB - Flytende ,985 % Fredrikstad - HB - Flytende ,985 % Fredrikstad - HB - Flytende ,990 % Fredrikstad - HB - Fast 3,10 % 11/ ,100 % Fredrikstad - HB - Fast 3,10 % 11/ ,100 % Fredrikstad - HB - Flytende ,990 % Fredrikstad - HB - Flytende ,990 % F Fredrikstad - HB - Flytende ,985 % F Fredrikstad - HB - Flytende ,990 % F Fredrikstad - HB - Flytende ,990 % Fredrikstad - HB - Flytende ,990 % B Fredrikstad - HB - Flytende ,990 % Sum Husbanken ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

162 ISIN/lånenummer Delportefølje Saldo Forfall Rente Neste og långiver vilkår rentereg. Verdipapirmarkedet NO Fredrikstad - DNB - Fast 2, ,360 % NO Fredrikstad - DNB - Fast 5 år ,070 % NO Fredrikstad - DNB - SRT 12MND ,480 % NO Fredrikstad - DNB - SRT 9MND ,533 % NO Fredrikstad - DNB - SRT 6MND ,569 % NO Fredrikstad - OBL - Fast 3,085 % ,085 % NO Fredrikstad-SP1M -Obligasjon-Forfall ,865 % NO Fredrikstad - SEB - SRT 12MND ,270 % Sum verdipapirmarkedet Kommunalbanken Fredrikstad - KB - Fast 5 år - 3,46 % ,460 % Fredrikstad - KB - Fast 5 år - 3,35% ,350 % Fredrikstad - KBN - Fastrente - 5 ÅR ,610 % Fredrikstad - KBN - SRT 12MND ,250 % Fredrikstad - KBN - SRT 12MND ,490 % Fredrikstad - KBN - Fastrente 5ÅR ,055 % B Fredrikstad - KBN - P.t rente ,650 % Fredrikstad - KBN - Fast 3ÅR ,560 % Sum Kommunalbanken KLP Fredrikstad - KLP - Fast 2,79 % ,790 % Fredrikstad - KLP - Fastrente 5 ÅR ,900 % Sum KLP SWAP II NO Fredrikstad - DNB - SRT 6 MND ,436 % (b) SWAP 3 - Fredrikstad betaler - Fast 5.25 % ,250 % (b) SWAP 3 - Fredrikstad betaler - Fast 5.25 % ,090 % Sum Swap II Diverse lån Fredrikstad Fotballklubb Opplysningsvesenets fond Diverse lån Sum smålån Sum I vurderingen av den totale låneporteføljen og rentetilknytningen, må det tas hensyn til volum, fondsbeholdning som gir renteinntekter og inntektsstrømmene som betjener renter og avdrag. Omtrent 50 prosent av låneporteføljen betjenes av eksterne inntekter. Det resterende dekkes innenfor kommunenes frie inntekter. Staten gir rentekompensasjoner og dekker delvis avdrag på et lånevolum på omtrent 471 millioner kroner. Dette gjelder investeringer i omsorgsboliger, sykehjem, skolebygg og rehabilitering av kirkebygg. Rentene følger Husbankens flytende renter, og vi bør derfor også minimum ha lån som følger flytende renter på tilsvarende andel av låneporteføljen for å redusere denne renterisikoen. Vi har lånt ut 602,5 millioner kroner gjennom ordningen med startlån (Husbanken) til kommunens innbyggere. Dette er lånt ut med en blanding av flytende og faste renter. Omtrent 1,5 milliarder kroner er finansiering av vann-, avløps- og renovasjonsanlegg som dekkes av de kommunale avgiftene. I tillegg kommer lån til bygging og kjøp av ulike omsorgs- og kategoriboliger, kjøp av Fredrikstad stadion og biler. Leietakere og brukere betaler her husleie og interne overføringer som dekker kostnadene. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

163 Langsiktig likviditet Kommunen har en tredelt målsetting knyttet til plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva adskilt fra kommunens midler beregnet for driftsformål: 1. Opprettholde realverdi (prisjustering) i henhold til Bystyrets vedtak for kommunens investeringsfond. 2. I den grad kommunens økonomi tilsier det bør det avsettes til bufferfond som et virkemiddel til bruk i perioder med lav avkastning/svikt i forhold til budsjettforutsetningene slik at kortsiktige svingninger i finansmarkedet ikke gir umiddelbar negativ effekt i forhold til kommunens tjenesteproduksjon. 3. Søke å oppnå avkastning på langsiktige finansielle aktiva som i gjennomsnitt er 1,5 prosent - poeng høyere enn et plasseringsalternativ med risiko tilsvarende 3 måneder NIBOR til akseptabel risiko. Bidrag fra den samlede finansforvaltningen skal i minst mulig grad være utslagsgivende for kommunens tjenesteproduksjon for øvrig. Dette forutsetter realistiske budsjettanslag gjennom ordinær budsjettprosess og i den grad er mulig skal det settes av til et bufferfond. Den langsiktige porteføljen består av investeringsfond og opparbeidet avkastning. Løpende avkastning/verdistigning har stort sett vært brukt til å finansiere driftsnivået og ikke til styrking av framtidig handlefrihet gjennom avsetning til bufferkapital i form av et disposisjonsfond. Det er en utfordring at avkastningen benyttes til å finansiere driften før pengene er opptjent. Ideelt sett burde avkastningen først vært opptjent og i ettertid benyttet til finansiering av driften, alternativt satt av til fond. Kommunens økonomiske handlingsrom har ikke gitt mulighet for dette. I forvaltningen legger vi vekt på likviditet, risiko og avkastningsmuligheter. Hele porteføljen er likvid og kan innløses i penger i løpet av tre dager, dersom behovet er til stede. En del av porteføljen vil til en hver tid være plassert i pengemarkedsfond som også er tilpasset kravene til forvaltning av kortsiktig likviditet med hensyn på risiko og avkastning. Denne delen av den totale likviditeten følges opp og rapporteres sammen med langsiktig likviditet. Dette blir et risikoreduserende element, samtidig som vi reduserer noe på det definerte omfanget på langsiktig likviditet. Investeringsproduktene som benyttes skal være oversiktlige og relativt enkle å forstå. Risikoavklaring er viktigere enn tilsynelatende avkastningsmuligheter. Fordelingen mellom aktivaklassene er innenfor rammene som er nedfelt i finansreglementet. I forvaltningen av den langsiktige porteføljen legges det opp til en relativt stor grad av forutsigbarhet, det fokuseres mer på langsiktig avkastning og mindre på kortsiktige svingninger. Sannsynlighet for negativ avkastning et enkelt år er 8 prosent. Verdifall gitt Finanstilsynets definisjon av stresstest er -8,6 prosent. Porteføljen har vært forvaltet innenfor rammene i finansreglementet. Risikoen i porteføljen har vært noe lavere enn normalposisjonen i finansreglementet som følge av en svak undervekt i aksjer gjennom hele av året. Likeledes har porteføljen hatt en undervekt i norske aksjer i forhold til de strategiske vektene. Obligasjonsporteføljen hadde overvekt globalt i forhold til strategiens normalposisjon gjennom hele året. Fra desember ble de nye strategiske vektene i strategien implementert, og dette medførte at porteføljen fikk svak undervekt i globale obligasjoner. Porteføljens fondssammensetting avviker noe risikomessig fra referanseindeksene i strategiens normalposisjon, men er godt innenfor tillatte rammer for avvik (målt gjennom relativ risiko) i finansreglementet. Porteføljen skal minimum rebalanseres når porteføljevektene når minimums- eller maksimumsgrensene. Det har de siste årene vært et generelt fokus på forvaltning av kommunale midler, herunder ulike investeringsprodukter, forholdet rundt selgere og rådgivere samt hvilke midler kommunen har brukt til investeringer (for eksempel lånte midler). Kapitalforvaltningen i Fredrikstad kommune er bygget opp rundt strenge krav til valg av forvaltere og produkter for alle investeringer. Det er en grundig prosess ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

164 som gjennomføres før det tas beslutninger om bruk av nye forvaltere eller produkter. Dette benyttes konsekvent for alle investeringsbeslutninger i fondsforvaltningen. Alle beslutninger tas av kommunen. Fordeling av langsiktig portefølje 2015 Andel 2014 Andel 2013 Andel 2012 andel Obligasjoner (Norge) ,1% ,9 % ,7 % ,8 % Obligasjonsfond utland ,5% ,0 % ,8 % ,6 % Pengemarkedsfond ,6% ,1 % ,6 % ,1 % Aksjer Norge (fond) ,8% ,6 % ,2 % ,5 % Aksjer utland (fond) ,0% ,4 % ,8 % ,0 % Bankinnskudd Avkastning i prosent Totalportefølje 3,17 % 7,85 % 5,30 % 6,81 % - Obligasjoner 0,88 % 7,37 % 2,39 % 7,70 % - Pengemarked 1,04% 2,38 % 2,28 % 2,85 % - Aksjer 13,40% 21,69 % 26,01 % 11,38 % En avkastning på 3,17 prosent tilsvarer en verdistigning på 30,0 millioner kroner. Dette er noe under budsjettert avkastning, men med dagens lave renter må resultatet vurderes som tilfredsstillende. Investeringsstrategien er utformet med bakgrunn i kommunens målsettinger og risikobærende evne. Strategien har en langsiktig forventet avkastning som på indeksnivå er 1,5 prosent poeng høyere enn en bankrente over tid (definert som 3 måneder Nibor). I 2015 er det oppnådd en meravkastning i forhold til 3 måneder Nibor (1,3 prosent) på 1,87 prosent. Mindreavkastning i forhold til referanseindeksen er cirka 0,6 prosentpoeng. Den største effekten kommer igjennom seleksjonseffekter. Dette innebærer at forvalterne i sum har bidratt med noe svakere avkastning enn de referanseindeksen forvalterne måles mot. Reell oppnådd meravkastning i forhold til bankrenten er fra 2003 på 4,1 prosentpoeng per år. Avkastningen siden oppstart i 2003 er på cirka 110 prosent. Allokeringsbeslutninger (avvik fra strategiske vekter i strategien), har i sum bidratt med cirka 4,6 prosentpoeng mindreavkastning hovedsakelig på grunn av undervekt i aksjer. Seleksjonsbeslutninger (valg av forvaltere), har i sum bidratt med cirka 8,6 prosentpoeng meravkastning. - Kostnader i forvaltningen Forventet meravkastning for kommunens investeringsstrategi er som nevnt over tid 1,5 prosent i forhold til en bankplassering. Et viktig virkemiddel for å oppnå dette er å holde kostnadselementet i forvaltningen så lavt som mulig. Verdipapirfond har årlige forvaltningshonorar som varierer mellom aktivaklassene, forvalterne og investert beløp. Variasjonene er størst innenfor aksjefond som følge av ulike forvaltningsstiler, minsteinnskudd med mer. Oppnådd avkastning er etter fradrag for kostnader. - Kortsiktig likviditet/driftslikviditet Den kortsiktige likviditeten er plassert i bankinnskudd og følger flytende Nibor renter (renter som gjelder bankene mellom i det interne bankmarkedet) med positive marginer. Renten har i snitt vært omtrent på 2,62 prosent. - Rådgivingsavtaler Fredrikstad kommune benytter eksterne rådgivere i forvaltning av gjeldsporteføljen og den langsiktige forvaltningsporteføljen. Alle beslutninger tas av kommunen. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

165 INTERNKONTROLL (Kommunelovens 48-5) Internkontroll er en del av rådmannens planmessige arbeid. Målsettingen med internkontroll er å tilrettelegge for god sikkerhet med sikte på måloppnåelse og få en målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift innenfor rammene gitt av bystyret. Overholdelse av lover og regler, internt regelverk og pålitelig intern og ekstern rapportering er viktige elementer i arbeidet. Rådmannen har høy prioritet på at kommunen har en betryggende internkontroll. Det er igangsatt arbeid med gjennomgang og utvikling av et overordnet systematisk internkontrollsystem. Gode internkontrollsystemer i forvaltningen er alene ikke nok. Holdninger og verdier vil alltid utgjøre et viktig bærende element. Dette er et viktig element i arbeidet med felles verdigrunnlag og arbeidet gjennom ledelsesutviklingsprogrammet for kommunens ledere - fra rådmann til avdelingsledere. God internkontroll krever samspill mellom mange elementer, både av systemer og faktisk kontroll. Innføring av gode elektroniske verktøy er en av nøkkelfaktorene. FREKIT er en viktig plattform for informasjon og kommunikasjon internt. Kvalitets- og avvikssystemet er tilgjengelig for alle ansatte og oppdateres fortløpende med rutiner, veiledere og skjemaer. Gjennom sist år har kursaktiviteten innen praktisk regnskap og økonomistyring økt. Målgruppene for kurs spenner fra merkantilt ansatte til ledere. Oppæring av ledere er tatt inn i Lederopplæringsprogrammet (LUP). Dette for å sikre at opplæring er tilgjengelig for alle ledere. Deler av opplæringen er obligatorisk for alle ledere. Kommunens internkontroller er direkte underlagt rådmannen. Dialogen med Østfold kommunerevisjon IKS og kontrollutvalget sikrer viktige innspill i arbeidet med god internkontroll. Det er gjennomført en rekke tiltak for å styrke internkontrollen: Gjennomgang og oppdatering av alle lederavtaler Opplæring av ledere i risikovurdering Arbeidsgruppe for å etablere overordnede prosedyrer og maler for internkontroll. Fokusområder: - Økonomiforvaltning - Personalforvaltning - Anskaffelser - IKT styring og informasjonssikkerhet - Saksbehandling og myndighetsutøvelse - Tjenesteproduksjon I tillegg er det en rekke fagspesifikke områder der internkontroll utøves gjennom kontrollrutiner og avviksbehandling Økt aktivitet for positiv avvikskultur Kontrollteam for fakturakontroll Endring av varslingssekretariatet (ekstern leder) Økt fokus på etikk og korrupsjon Det aller meste av internkontrollen utøves gjennom prosedyrer og innarbeidet arbeidsmetodikk/prosess. Kontrolltiltak settes inn for å støtte opp under innarbeidede rutiner og kvalitetsforbedring. Dette for å forbedre arbeidsmetoder eller prosedyrer. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

166 Kjerneoppgaver FREDRIKSTAD KIRKELIGE FELLESRÅD Kjerneoppgavene til Fredrikstad kirkelige fellesråd omfatter: Forvalte kirkebygg, herunder fredede og verneverdige bygninger Kirkelige handlinger som dåp, konfirmasjon, vigsel og gravferd Ansvaret for å ivareta samfunnets oppgaver med gravferdstjenester og kremasjon Trosopplæring, barne- og ungdomsarbeid, flerkultur, diakoni og omsorgsarbeid Kirkemusikk kirkelig kulturarbeid Forkynnelse av evangeliet i gudstjenester og andre sammenhenger Organisering Fredrikstad kirkelige fellesråd er en egen selvstendig virksomhet bestående av 10 menigheter, og er ansvarlig for den forvaltningsmessige driften av kirkene og kirkegårdene i kommunen. Fellesrådet er arbeidsgiver for alle lokalt kirkelig ansatte og ivaretar kontakten med Fredrikstad kommune, og støtter opp om menighetsrådenes arbeid. Fellesrådet koordinerer det kirkelige arbeidet i kommunen, mens menighetsrådene er ansvarlige for det lokale kirkelige arbeidet. Viktige hendelser 2015 Kirkevalg - nye menighetsråd og nytt fellesråd I september ble det valgt nye menighetsråd i samtlige menigheter i Fredrikstad. Valgdeltakelsen var høyere enn på mange år og gjorde at mange nye medlemmer kom inn i menighetsrådene. Siden menighetsrådene oppnevner medlemmene i kirkelig fellesråd, ble det også noe utskifting i Fredrikstad kirkelige fellesråd. Restaurering av Domkirken ferdigstilt Den store utvendige restaureringen av Domkirken er ferdigstilt. Dette har vært et stort og arbeidskrevende prosjektet. Økt satsing på brannvern Arbeidet med oppdatering og ajourføring av brannverndokumentasjon i kirkene har fortsatt. Alle innbrudds- og brannalarmanlegg har direkte varsling. Arbeid med utskifting av alarmsendere ble startet og ferdigstilles i Det ble gjennomført branntilsyn utført som dokumenttilsyn for en del av kirkebyggene. Denne gjennomgangen viste at er det god sikkerhet og oppfølging i kirkene, men det må fortsatt fokuseres på gode egenkontrollrutiner, opplæring og øvelser og dokumentasjon av sikkerheten. Det kan av og til være utfordrende med sitteplasskapasiteten da denne henger nøye sammen med kapasiteten for rømningsveier. Det arbeides derfor videre med planer for utbedring av personkapasiteten i noen av kirkene. Satsing på kunst og kultur Kirken i Fredrikstad videreførte sin omfattende satsing innenfor kunst og kultur, spesielt innenfor konsertvirksomhet og kirkemusikk. Hovlandfestivalen ble gjennomført med et spennende program og god publikumsoppslutning. Konsertvirksomheten i byens kirker viser økt oppslutning og treffer et stadig voksende publikum. Nytt av året er at det er etablert et spennende samarbeid mellom kommunens kulturskole og kirken hvor elever fra kulturskolen gis anledning til å spille i gudstjenesten. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

167 Utvikling Historikk/Status Andel døpte i % av fødte 66,5 56,8 56,5 55,5 Andel konfirmanter i % av 15-åringer 58,0 55,7 55,3 59,7 Antall vigsler Antall skole-/barnehagegudstjenester Antall klassebesøk Antall hovedgudstjenester søndag, helligdag Antall deltagere v/ gudstjenester Antall begravelser Antall kremasjoner Oppslutningen om gudstjenester og kirkelige handlinger går noe ned samlet for bispedømmet. I Fredrikstad viser derimot gudstjenestebesøket en liten stigning fra 2014 til For dåp og vigsler ser vi en svak synkende kurve. Når det gjelder 15-åringer som velger kirkelig konfirmasjon, viser tallene en gledelig økning sammenlignet med fjoråret. Det vil i løpet av 2016 bli satt i verk tiltak for å øke oppslutningen om dåp. Økonomisk resultat Tall i tusen kroner Regnskap Budsjett Avvik i kr. Avvik i % Brutto utgifter ,3 Brutto inntekter ,7 Netto resultat ,6 Avvik mellom bruttotallene skyldes i hovedsak avskrivinger på 5,6 millioner kroner, merutgifter til kjøp av varer og tjenester og merinntekter på sykelønnsrefusjoner. Fellesrådet hadde kun en liten reduksjon i sin budsjettramme for 2015 og det er gjennomført noe reduksjoner i annonsering for å imøtekomme dette. Investeringer En rekke mindre investeringstiltak er gjennomført ved de fleste kirkene. Dette bidrar til å holde bygningenes standard oppe. Ved Borge kapell ble det koblet til offentlig avløp og samtidig ble det lagt ny vannledning og nytt strøminntak til kapellet. Planlegging av nytt vann og avløp Onsøy kirke/kirkegård ble gjennomført. Det ble også jobbet med planene for utvidelse av Østre Fredrikstad gravlund og nødvendige brannsikringstiltak ble gjennomført på Leie kapell og Borge kapell. Grunnervervet for utvidelse av Rolvsøy kirkegård startet, men har ennå ikke kommet i mål. Det er derfor forsinkelse i prosjektet og planen er å få gjennomført grunnerverv og igangsatt planlegging i 2016 for utførelse Det største investeringsprosjektet var Fredrikstad Domkirke. Kirken gjennomgikk en omfattende utvendig rehabilitering fra i mars 2014 til desember I forbindelse med pågående utvendig rehabilitering av tårn, tak og fasader ble det oppdaget råteskader og ytterligere rehabiliteringsbehov for vinduer, teglstein, setningsskader med mer og det ble gitt en tilleggsbevilgning for å fullfinansiere anlegget. ÅRSRAPPORT 2015 FREDRIKSTAD KOMMUNE Side

168 VEDLEGG 1. Revisors beretning 2. Likestillings- og inkluderingsrapport 3. Oppsummering av Klima- og energirapporten 168

169 Revisors beretning 169

170 170

171 Likestillings- og inkluderingsrapport Alle kommuner er pålagt å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering. Dette er hjemlet i likestillingslovens 1A, diskrimineringslovens 3A og likestillingsog tilgjengelighetslovens 3. Likestillingsarbeid er å ha like mye fokus på individ og mangfold som kjønn. Ha likeverdighet, toleranse for flerkulturelle, respekt for funksjonshemmede og dermed gi mulighet og inkludere alle for å delta i det sosiale rom. Det skal i kommunens årsrapport redegjøres for faktisk tilstand, igangsatte og planlagte aktiviteter når det gjelder kjønn, etnisitet, religion og nedsatt funksjonsevne. Plandokumenter som ligger til grunn for arbeidet med likestilling og inkludering: Kommuneplanen Fredrikstad kommunes arbeidsgiverstrategi IA- avtalen delmål 3 IA avtalen handlingsplan for Fredrikstad kommune Arbeidsgiverstrategien ivaretar intensjonen i IA-avtalen. Nedenfor kommenteres mål, utfordringer og måloppnåelse i forhold til de fire satsingsområdene i arbeidsgiverstrategien. Arbeidsgiverstrategien har som hovedmål: 1. Fredrikstad kommune er en arbeidsplass med gode ledere og ansvarlige, myndiggjorte og kompetente medarbeidere i et mangfoldig arbeidsmiljø. 2. Fredrikstad kommune er en attraktiv arbeidsgiver. Arbeidsgiverstrategiens 4 innsatsområder: 1. Identitet Felles verdisett utarbeidet. Implementering og bevisstgjøring i alle virksomheter og arbeidsplasser pågår løpende. Delmål: Innvandrerbefolkningens sammensetning og størrelse i Fredrikstadsamfunnet gjenspeiles blant kommunens ansatte. Delmålet er vanskelig målbart da kulturell bakgrunn eller hvor medarbeidere kommer fra ikke registreres i personaldatasystemet. Medarbeiderne i kommunen har inkluderende holdninger og god tverrkulturell forståelse. Kvinnelige og mannlige medarbeidere i Fredrikstad kommune er likestilt med hensyn til lønn, stillingsstørrelse, avansement og opplæring. Fredrikstad kommune har oppfylt målene om økt sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne. Utfordringer: Mange av kommunens innbyggere i innvandringsbefolkningen har dårlige språkferdigheter i norsk. Dette vanskeliggjør rekruttering. Måloppnåelse: Kommunen hadde 90 lærlinger i henhold til Plan for lærlinger. 24 prosent av disse var ikke etnisk norske. 8 lærlinger har deltatt i et samarbeid med NAV hvorav 1 av disse tok fagbrev i Kommunen opprettet et prosjekt Praksisplass i samarbeid med NAV. Formålet er å benytte kommunens arbeidsplasser som arena for språk- og jobbpraksis for eksterne personer med nedsatt arbeidsevne eller som av andre grunner har vanskeligheter med å komme ut i arbeid, eller som har behov for norskopplæring i arbeidsmiljøet. Pedagogisk likestillingsarbeid i barnehagene har fokus på individ og mangfold. Likeverdighet, og toleranse for flerkulturelle og funksjonshemmede. Barnehageetaten deltar i fylkeskommunalt prosjekt Likestilling og bedre kjønnsbalanse i barnehagene. Grunnskolene har som mål å øke andelen kvalifiserte lærere med minoritetsbakgrunn. Dette er et langsiktig arbeid. Menn prioritert til faste undervisningsstillinger ved tilsetting. Stillingsannonser oppfordrer mennesker med minoritetsbakgrunn til å søke. 171

172 2. Leder og medarbeiderutvikling Utvikle felles plattform for god og effektiv ledelse. Ledere er tydelige og inkluderende rollemodeller. Medarbeidere er aktive, reflekterte og ansvarlige med høy etisk bevissthet. Måloppnåelse: Lederutviklingsprogram for virksomhetsledere og avdelingsledere (LUP) er videreført. Målet er å styrke en felles plattform for god og effektiv ledelse. Programmet inneholder ledernettverksprogram hvor ledere er sammensatt på tvers i organisasjonen og en kunnskapsbase hvor kurs i praktisk ledelse tilbys. Fredrikstad kommune har en intensjonsavtale om å være rasismefri sone. Alle virksomheter har mottatt materiell til bruk i personalgruppene. Temaet rasismefri sone har vært gjennomgått i våre lederutviklingsprogram og blir gjennomgått i virksomhetene. Som en part i et Østfold-samarbeid har Fredrikstad kommune vært med på å gjennomføre flere kurs i flerkulturell forståelse. Disse kursene blir satt opp for alle kommuner i fylket. Fredrikstad kommune har gjennomført kurs internt i Det var fulltegnet. Mange medarbeidere har også deltatt på kurs i andre kommuner. 3. Helsefremmende arbeid Fredrikstad kommune arbeider godt og systematisk med forebyggende og helsefremmende HMSarbeid og oppfyller de interne målene som er satt for IA-arbeidet i perioden Måloppnåelse: Arbeidet tilrettelegges for ansatte som trenger annet arbeid av helsemessige årsaker så langt det er mulig. Virksomhetene melder om stor vilje for tilrettelegging, men evnen til å tilrettelegge er begrenset av mange faktorer. Den vesentligste er hensynet til øvrige arbeidstakeres arbeidssituasjon. Virksomhetene åpner kommunens arbeidsplasser som språk-, praksis- og utprøvingsarena for eksterne i økt grad. NAV er samarbeidspartner. Det arbeides målrettet med nærværsfaktorer i virksomhetene. Arbeidstakere som trenger annet arbeid av helsemessige årsaker omplasseres/omstilles til annet arbeid i kommunen. I 2015 gikk 29 medarbeidere over i annet arbeid. 4. Konkurransedyktig arbeidsgiver Fredrikstad kommune arbeider aktivt og målrettet med rekruttering av nye ansatte ut i fra kommunens kompetansebehov. Måloppnåelse: Arbeid i heltidsstillinger bør være en rettighet for alle ansatte. Ressursvirksomheter er opprettet for å fremme muligheten for økte stillingsstørrelser i Seksjon for helse og velferd. Ressursorganisering av virksomheter innenfor Seksjon for helse og velferd samt barnehageetaten innebærer faste ansatte vikarer. Kommunen skal ha en kjent og synlig lønnspolitikk som bidrar til kommunens evne til å være attraktiv arbeidsgiver. Likestillingsutfordringer Det kjønnsdelte arbeidslivet Fredrikstad kommunes arbeidsmarked er i stor grad kjønnsdelt. Av kommunens ansatte utgjør kvinneandelen cirka 80 prosent. Mer balansert kjønnsfordeling i virksomhetene antas å ha gode arbeidsmiljømessige gevinster. Det er lovmessige begrensninger i forhold til hvor langt en kan gå for å rekruttere menn inn på kvinnedominerte arbeidsplasser. Unntaksbestemmelsene innenfor skole, barnehage og omsorg gir adgang til å favorisere menn, for å bedre kjønnsbalansen, dersom de står kvalifikasjonsmessig likt med kvinnelig søker. Barnehagene har særlig fokus på å tilsette menn i ledige stillinger. Alle virksomheter med stor kjønnsubalanse oppfordres til å velge det underrepresenterte kjønn der de har samme kvalifikasjoner. 172

173 Heltid/ deltidsproblematikk Dette er den største likestillingsutfordringen i Fredrikstad kommune og i Norge som helhet. Det at kvinner i langt større grad enn menn arbeider deltid gjør at kvinner taper på flere andre områder som for eksempel pensjon og mulighet for å få lån. Fredrikstad kommune har i sitt arbeid med heltidskultur ønsket å prioritere retten til en jobb/stilling av en størrelse det går an å leve av og oppnå gode pensjonsrettigheter i forhold til. Det er også en klar fordel for arbeidsgiver og brukere av våre tjenester at flere har 100-prosent stillinger. Den største utfordringen for å kunne øke stillingsstørrelsene vesentlig er turnusarbeid i helse- og velferdsvirksomheter. Arbeidet pågår på samme måte med tilnærmet like stor ressurs og kompetansebehov 7 dager i uka mens arbeidstakerne ønsker å ha fri mest mulig i helgene. Det er særlig for å dekke opp behovet for arbeidskraft i helger at de små stillingsbrøkene fremkommer. Utfordringer knyttet til å øke stillingsstørrelsene i Seksjon for helse- og velferd: 1. Manglende enighet om å alminneliggjøre turnus med hyppigere helgearbeid enn hver 3. helg. 2. Den enkelte arbeidstakers ønske om å arbeide deltid. Andre utfordringer: Behovet for faglært arbeidskraft øker. Behovet for ufaglært arbeidskraft avtar tilsvarende. Dårlig språkutøvelse og forståelse hos deler av minoritetsbefolkningen. Dårlig/manglende grunnskole og yrkesopplæring hos minoritetsbefolkningen. Manglende eksamenspapirer på gjennomgått fag/yrkesopplæring. Vanskelig å vurdere realkompetansen fra innvandrerbefolkningens hjemland. Lang behandlingstid i Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen Kunnskapsdepartementet (NOKUT). Redegjørelse for den faktiske tilstanden Kjønnsfordeling seksjoner (%) Seksjoner Kvinner Menn Kvinner Menn Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd Totalt Ansatte i Fredrikstad kommune fordeler seg på cirka 76 prosent kvinner og cirka 24 prosent menn. De fleste seksjonene har overvekt av kvinnelige medarbeidere. Seksjon for regulering og teknisk drift har en liten overvekt av menn blant arbeidstakerne. Størst ubalanse mellom kjønnene finnes i de typiske omsorgsyrkene innenfor barnehageetaten, hjemmesykepleien og i omsorgssentrene. Det er ingen betydelig endring i kjønnsfordelingen i de forskjellige seksjoner. Kjønnsfordeling stillingsgrupper (%) Stillingsgrupper Kvinner Menn Kvinner Menn St gr 1 Ufaglærte St gr 2 Fagarbeidere St gr 3 Stilling med krav til høyskoleutd St gr 4 Stilling med krav til høyskoleutd. + spes St gr 5 Arbeids-/avdelingsledere mv St gr 6 Virksomhetsledere St gr 8 Akademikere Det er fortsatt en liten økning i prosentvis andel menn i alle stillingsgruppene med unntak av virksomhetsledergruppen hvor det er 7 prosent nedgang i antall menn. Innenfor arbeidsområder og stillingsgrupper er det størst ubalanse i kjønnsfordelingen på ufaglærte, fagarbeidere og medarbeidere på høgskolenivå. Andelen kvinner dominerer i alle stillingsgruppene med unntak av 173

174 stillingsgruppe 8 akademikerne. Dette er en naturlig følge av den store kvinnedominansen som kommunen har blant sine medarbeidere. Kjønnsfordeling ledere (%) Seksjoner Kvinner Menn Kvinner Menn Kommunalsjefer Økonomi og organisasjonsutvikling Kultur, miljø og byutvikling Regulering og teknisk drift Utdanning og oppvekst Helse og velferd Det er ingen vesentlige endringer på kjønnsfordelingen av ledere på de fleste seksjonene. Ledergruppene i noen seksjoner er så små at endringer i en lederstilling kan gi store prosentvise utslag. Kjønnsdelt statistikk- lønnsforhold i stillingsgrupper Kvinners andel 2015 av manns lønn Stillingsgrupper Kvinner Menn St gr 1 Ufaglærte % 101 % St gr 2 Fagarbeidere % 99 % St gr 3 Stilling med krav til høyskoleutd % 100 % St gr 4 Stilling med krav til høyskoleutd. + spes % 98 % St gr 5 Arbeids-/avdelingsledere mv % 101 % St gr 6 Virksomhetsledere % 96 % St gr 8 Akademikere % 97 % Lønnsmessig er det små forskjeller mellom kvinner og menn, og det er ingen betydelig endring av kvinners andel av menns lønn. Fredrikstad kommunes lønnspolitikk skiller ikke på kvinner og menn. Det er lik avlønning innenfor de forskjellige typer stillinger. Rapporten er en samlerapport hvor flere type stillinger inngår i de forskjellige yrkesgruppene. De forskjellene som fremkommer i forhold til kvinners andel av menns lønn handler om flere faktorer. De vesentlige faktorene er: 1. Forskjeller i ansiennitet. 2. For ledere - forskjeller i avlønning/ størrelse på den aktuelle lederstillingen på bakgrunn av type virksomhet og størrelsen på denne. 3. For akademikere - forskjeller i type stilling. Heltids- og deltidsstillinger menn 80 % 70 % 75 % 76 % 73 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % 10 % 9 % 11 % 7 % 8 % 6 % 6 % 5 % 6 % 2 % 3 % 4 % < 35 % % % % Heltid

175 Heltids- og deltidsstillinger kvinner 80 % 70 % 60 % 50 % 49 % 45 % 47 % 40 % 30 % 20 % 10 % 11 % 9 % 9 % 16 % 15 % 14 % 21 % 20 % 19 % 9 % 7 % 9 % 0 % < 35 % % % % Heltid I 2015 har andelen for faste heltidsansatte kvinner økt, mens det for de mindre stillingsbrøkene fra er uendret eller har en liten nedgang. Prosentandelen kvinner som arbeider nær 100 prosent (81-99 prosent) er uendret. Heltid for menn er redusert. 175

176 Oppsummering av Klima- og energiårsrapporten Etter at Klima- og energiplanen ble vedtatt 6. juni 2013 lages det en årlig klima- og energirapport som beskriver utviklingen av vedtatte tiltak og klimaindikatorer. Under følger en oppsummering av rapporten for Areal- og transport Andelen boligbygging i byområdet i 2015 var 8 prosent. Målsetting i arealplanen er 50 prosent. Tilsvarende tall for tettstedet var 76 prosent (målet var 40 prosent) og for lokalsentrene 16 prosent (målet var 10 prosent). Det ble etablert mange nye sykkelparkeringsplasser i 2015, men ingen nye gang- og sykkelveier. Vi er langt unna Sykkelhovedplanens målsetting om en andel sykkelreiser på 16 prosent. Den nasjonale reisevaneundersøkelsen fra 2014 oppgir en sykkelandel i Fredrikstad på 6 prosent. Kommunen har etablert 6 ladepunkter for elbil de siste to årene. Dette er langt under målsettingen i Strategi for ladeinfrastruktur der ambisjonsnivået var en årlig utbygging i størrelsesorden kroner. Boligselskapene har vist god interesse for støtteordningen til ladepunkt. Antall busspassasjerer økte i perioden På fergene har det fra vært en økning på 17,5 prosent. Antall passasjerer som hadde med sykkel på ferga har i samme periode økt med 59 prosent. 5 av 9 utvalgte trafikktellepunkt i Fredrikstad viser en økning i personbiltrafikken på mellom 1 og 9 prosent i forhold til Ved 3 av tellepunktene var personbiltrafikken redusert med mellom 1 og 5 prosent. Avfall Målsetting i Klima- og energiplanen var å øke andelen som går til materialgjenvinning med ett prosentpoeng årlig sett i forhold til 39 prosent i referanseåret (2011). Prosentandelen i årene etter 2011 varierer fra 36,9 prosent i 2015 til 42 prosent i Klimanytten av behandlingen av husholdningsavfall i Fredrikstad for 2015 er av Østfoldforskning beregnet til å være tonn CO 2 e. Dette tilsvarer utslippene fra cirka biler i et år. Energi Klima- og energiplanens målsetting for reduksjon i temperaturkorrigert spesifikt energiforbruk i formålsbygg er på 20 prosent innen 2017, med 2010 som referanseår. I perioden ser vi en økning på 1 prosent. I samme periode ble klimagassutslippene redusert med 19 prosent. Reduksjon drives hovedsakelig av redusert bruk av fyringsolje. Det brukes betydelige mengder energi til å drifte kommunaltekniske anlegg. Vann og avløp hadde et estimert forbruk på 6,2 GWh i 2015, noe som tilsvarer 11 prosent av energiforbruket i formålsbyggene. Forbruket knyttet til veilys er estimert til 4,2 GWh og dette utgjør 7,4 prosent av energiforbruket i formålsbyggene. Kommunale biler Til tross for satsingen på el-biler i tjenesten de siste to årene, har CO 2 -utslippene knyttet til den kommunale bilparken økt med 12,5 prosent. Målsettingen i Klima- og energiplanen er 20 prosent reduksjon innen Kunnskapsbygging Nesten alle skoler og barnehager rapporterer at de gjennomfører aktiviteter knyttet til kildesortering/gjenbruk og energi/transport. 31 prosent av alle kommunale virksomheter er sertifisert som Miljøfyrtårn. Målsettingen var 50 prosent innen Det gjenstår cirka 26 virksomheter før målet er nådd. Alle aktivitetene i miljøårshjulet, som Earth Hour, Garasjesalgdagen, Verdens miljødag, Mobilitetsuka og flere sykkelkampanjer, er gjennomført. 176

177 Innkjøp Antall miljøsertifiserte leverandører har økt med 28,5 prosent de siste to årene. Prosentandelen Svanemerkede produkter som kjøpes av kommunale virksomheter har holdt seg stabil. Fredrikstad kommunes klimafotavtrykk Klimafotavtrykksanalysen for Fredrikstad kommune utføres av Asplan Viak og baserer seg på KOSTRA-tall. Analysen for 2015 viser at Fredrikstad kommunes klimafotavtrykk fra tjenesteproduksjonen var på 990 kg CO 2 e per innbygger. Dette er en nedgang i forhold til de to foregående årene; I 2013 var Klimafotavtrykket kg mens det i 2014 var kg. Klimafotavtrykket for 2015 knytter seg prosentvis til innkjøpsartene slik: Kjøp av tjenester, offentlig 1 % Kjøp av tjenester, KF/IKS 3 % Materiell 15 % Annen drift bygg/vei 5 % Materialer til vedlikehold 2 % Kjøp av tjenester, privat 15 % Mat 5 % Utstyr og maskiner 7 % Post,bank, info 2 % Bygg og vedlikehold 18 % Transport 11 % Kurs, reise, godtgj. 3 % Energi, fyringsolje 0 % Energi, strøm 11 % Energi, fjernvarme 2 % Figur: Fredrikstad kommunes klimafotavtrykk fordelt på ulike innkjøpsarter i Kilde: Asplan Viak. Den fullstendige klima- og energiårsrapporten kan lastes ned fra: 177

178 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/100 Dokumentnr.: 22 Løpenr.: 91313/2016 Klassering: Saksbehandler: Bjørn Gulbrandsen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /15 Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler Kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Revisjonsnotat om utvidet kontroll av rammeavtaler, tas etterretning 2. Kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta nye stikkprøvekontroller med rammeleverandører om kommunens ny etablerte og igangsatte kontrolltiltak på området fungerer etter forutsetningene. Kontrollen kan innarbeides i forvaltningsrevisjonsprosjekt «Kontraktsoppfølging». Fredrikstad, Vedlegg ØKR IKS: Notat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler Fredrikstad kommune, datert Rådmannens tilsvar, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) KU-møte , sak 15/7 «Forvaltningsrevisjonsrapport - Undersøkelse av RTD» Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte den i sak «Forvaltningsrevisjonsrapport - Undersøkelse av RTD», fattet kontrollutvalget følgende oppfølgingsplan i punkt 4 i vedtaket vedrørende rammeavtaler og fakturakontroll: «Kontrollutvalget noterer seg at revisjonen skriver at den vil følge opp rådmannens varslede internkontrolltiltak knyttet til rammeavtalebruk og fakturakontroll, gjennom utvidede kontroller av fakturaer i tilknytning til seksjon Regulering og teknisk drift i arbeidet med regnskapsrevisjon i Kontrollutvalget ber revisjonen om å orientere kontrollutvalget underveis». 178

179 Med bakgrunn i overnevnte vedtak har revisjonen i april 2016 utarbeidet et notat om utvidet kontroll av rammeavtaler. Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av et utvalg fakturaer bokført i perioden , knyttet til fem rammeleverandører. Revisjonen konkluderer med at kommunen forholder seg til sitt overordnede attestasjons- og anvisningsreglement. Videre vises det til at enkelte av kontrollerte leverandører har svært høy omsetning. Revisor stiller spørsmål ved hvorvidt disse rammeavtalene benyttes utover de premissene som ble satt ved utlysningen av konkurransen i forkant av avtaleinngåelsen. Revisjonens stikkprøvekontroll har vist at de kontrollerte fakturaene stort sett har vært spesifisert for hva som er fakturert og belastet i de enkelte tilfellene. I de tilfellene rammeavtalene ikke er fullstendige i å spesifisere produktlister og priser som avtalene faktisk dekker, har det ikke vært mulig å avstemme fakturerte priser mot gjeldende prisbestemmelser. Revisjonen bemerker også at kontrollerte leverandører fakturerer for andre varer, tjenester, kilometergodtgjørelse, overtid, ekstraarbeid, etc. som ikke er spesifisert i selve rammeavtalene. Revisjonen konkluderer med at det ofte ikke er samsvar mellom inngått avtale og faktureringene - både når det gjelder de ulike varer, tjenester og prisene som blir fakturert. Revisjonen konkluder ikke med at lov og forskrift om offentlige anskaffelser faktisk har blitt brutt men at mangelen på mulighet for kontroll gjør at risikoen etter revisors mening klart synes å være til stede. Kommunen bør derfor, etter revisors vurdering, innskjerpe sin kontroll med anskaffelsesprosesser og stille strengere krav til leverandører om å spesifisere og dokumentere hva som leveres knyttet til hver enkelt faktura. Det bør markeres tydelig for hvilken avtale/entreprise det faktureres for. Slike krav til kommunens leverandører bør stilles ved fremtidige konkurranser, både for å sikre kommunens overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser og den interne kontrollen med kommunens anskaffelser. Rådmannen har den gitt sitt tilsvar på revisjonens notat. Rådmannen tar revisjonens bemerkninger og de funn som har kommet frem på det største alvor. Rådmannen skriver at det allerede er iverksatt forbedringstiltak i organisasjonen og at andre tiltak vil ytterligere innføres for de bemerkninger som er påpekt. Sekretariatet viser til rådmannens tilsvar i sin helhet. Vurdering Resultatet av revisors utvidede kontroll med rammeavtaler viser at det er forhold og rutiner som må forbedres. Dette gjelder både ved inngåelse og ved oppfølging av rammeavtalene. Er estimert volum og spesifikk levering av tjenester og varer i henhold til kontrakt? Likeledes må varer og tjenester spesifiseres og dokumenteres bedre på hver enkelt faktura slik at sporbarheten styrkes, samt at avtalte prisbestemmelser etterleves. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta notat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler til etterretning. Videre anbefales det at kontrollutvalget ber revisjonen om å foreta nye stikkprøvekontroller med rammeleverandører. Kontrollen bør fokusere på om kommunens nyetablerte og igangsatte kontrolltiltak på området fungerer etter forutsetningene som er nevnt over. Kontrollen kan innarbeides i prosjektplan - «Kontraktsoppfølging» som legges frem til behandling i møte 24. mai Alternativt kan kontrollen gjennomføres som egen regnskapsrevisjon. Resultat av kontrollen framlegges da for kontrollutvalget før jul. 179

180 Notat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler Fredrikstad kommune Bakgrunn for notatet Revisjonen har med bakgrunn i tidligere kommuniserte funn (jfr. RTD-rapporten og notat om gatelys) foretatt en utvidet fakturakontroll rettet mot andre inngåtte rammeavtaler som Fredrikstad kommune har for innkjøp fra ulike leverandører vedrørende ulike typer leveranser. Litt om lovverket hva menes med begrepet «rammeavtale» En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører med det formål å fastsette vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder. Rammeavtalen er altså ikke en fullstendig kontrakt, og den endelige kontraktsinngåelsen skjer ved bestillinger i henhold til rammeavtalen, såkalte avrop. Det enkelte avrop må falle inn under rammeavtalen for at avrop skal kunne foretas på rammeavtalen uten å konkurranseutsette leveransen. 1 Utførte revisjonshandlinger Revisjonen har foretatt stikkprøvekontroll av et utvalg fakturaer bokført i år , knyttet til følgende rammeavtale-leverandører: Rammeavtale med leverandør A om service og reparasjon på elektrokjeler for perioden Parallell rammeavtale 2 med leverandør B og C om leveranse av reparasjon og vedlikehold på pumpestasjoner for perioden , eksklusiv opsjon på 1+1 år. Rammeavtale med leverandør D om levering av møbler og inventar, som gjelder perioden fra med opsjon på forlengelse 1+1 år. Rammeavtale med leverandør E om kjøp av PC/arbeidsstasjoner (stasjonære og bærbare) gjeldende for perioden med opsjon på forlengelse på 1+1 år. 1 Som også ble redegjort for i Rapport fra G-partner i 2010 knyttet til tidligere kontroller av to kommunale rammeavtaler. 2 «Parallell rammeavtale» innebærer at to rammeavtaler er inngått med to forskjellige leverandører, for det samme produkt-/tjenestespekteret for den samme perioden. Dette vil ofte være tilfellet der kommunen f.eks. har behov for ulike avtaler som dekker ulike geografiske områder. 180

181 De rammeavtaler som er plukket ut til denne kontrollen er ikke begrenset kun til seksjonen for regulering og teknisk drift, men anses representative for kommunens generelle innkjøpspraksis. Resultat av utført revisjon Alle innkjøp i Fredrikstad kommune skal foretas via innkjøpssystemet og det er de personer som har tilgang til å benytte dette systemet som kan bestille fra ulike leverandører. Det er attestasjon- og anvisningsreglementet til kommunen som er styrende for alle bestillinger. Rammeavtalen med leverandør A Avtalen er av et begrenset omfang i utgangspunktet, med en stipulert omsetning på kr i året for elektrokjeler og kr i året for oljekjeler. Totalt årlig omsetning er anslått til kr for årlig service og termofotografering, eksklusiv reparasjoner, som er stipulert til kr for 50 timer til en timespris av kr 615. Det fremkommer av punkt 8 i rammeavtalen at alle priser skal være bindende og faste et år fra kontraktsinngåelse. Generell prisendring kan deretter skje en gang pr. år i avtaleperioden og anmodning om prisregulering skal varsles skriftlig med to måneders varsel. Prisendring skal dokumenteres. Avtalen sier at leverandøren kan bruke underleverandører med bestemte påslagsprosent og at «påslag på materialer skal beregnes av dokumenterte nettopriser med kopi av faktura fra underleverandører og skal være fast i hele avtaleperiode». Leverandørstatistikk fra kommunens regnskapssystem viser følgende omsetning: År 2011 År 2012 År 2013 År 2014 Totalt kr kr kr kr kr Fakturakontrollen omfattet 32 fakturaer som utgjør 65% av de totale utgifter. Revisjonens gjennomgang avdekket at det i 28 av de 32 utvalgte fakturaene til dels er fakturert for andre varer/tjenester enn det som er spesifisert i prisliste og/eller avtalen. Det er mange fakturaer som er fakturert med reisetid, forberedelse oppgjør, km. servicebil og ekstraarbeid, det vil si ekstrafakturering, utover det som er avtalt. Vi har fått oversendt mail-korrespondanse mellom Teknisk drift og leverandør A vedrørende ekstrafakturering. Vi har gjennomgått denne mail-korrespondansen (med vedlagte servicerapporter/- protokoller for utført arbeid på elektrokjeler i ulike kommunale bygg), men det var ikke mulig å koble den informasjonen som fremkommer mot kommunens inngående fakturaer. Revisjonen ba om forklaring på hvordan attestant/anviser klarer å koble denne korrespondansen til den enkelte faktura fra leverandøren og fikk vite at: «Servicerapporter ble lagret med prisoverslag i mappe på h-området. Disse ble hentet opp og sammenlignet med faktura ved behov.» Spørsmål om ekstra fakturering for reisetid, forberedelse oppgjør og km. servicebil ble ikke besvart av kommunen. Østfold kommunerevisjon iks 2 181

182 Reparasjonspriser ble justert både i år 2013 og 2014, uten at det foreligger noe dokumentasjon på dette (skriftlig varsling fra leverandøren). Kommunen kunne ikke «si at vi har funnet noen skriftlig dokumentasjon på dette. Normal rutine er at slike avtaler arkiveres i den aktuelle ephorte-saken. I dette tilfelle ligger det ikke slik dokumentasjon her. Om dette skyldes en forglemmelse i arkivering eller annet har jeg dessverre ikke mulighet til å si sikkert.» Påslag fra under-leverandører vises ikke på de kontrollerte fakturaene og det er heller ingen dokumentasjon for nettopriser fra under-leverandører som har blitt scannet inn ved siden av fakturaene. Revisjonen har etterspurt prislister vedrørende fakturerte varer/artikler for å etterkontrollere nettoprisene og hvorvidt det er innregnet påslag på fakturaene. Vi fikk opplyst av kommunen at: «I all hovedsak er det lagt ved prisoverslag som forslag til servicerapport. Prisliste på artikler og påslag har ikke vært et tema. Dette er relativt små summer der fokuset har vært på sluttsummen i forhold til prisoverslag.» Parallell rammeavtale med leverandør B og C Stipulert omfang av avtalen er kr 3-3,5 millioner eks. mva pr. år. I «Prisskjema» er timesatser for fagarbeider, hjelpearbeider, km.godtgjørelse og servicebil spesifisert. I «Kontraktsbestemmelser» fremkommer det at avtalen forutsetter arbeide utført på dagtid, det vil si tidsrommet mandag til fredag. Arbeide utover denne tiden skal i hvert tilfelle avtales med oppdragsgiver. Leverandørstatistikk for disse leverandørene viser følgende 3 : Leverandør År 2013 År 2014 År 2015 Totalt Leverandør B kr kr kr kr Leverandør C kr kr kr kr Fakturakontrollen omfattet 46 fakturaer fra C (12 fakturaer fra 2013, 19 fakturaer fra 2014 og 15 fakturaer fra 2015). For leverandør B er det kontrollert 34 faktura (9 fakturaer fra 2013, 13 fakturaer fra 2014 og 12 fakturaer fra 2015). Revisjonens kontroller viser at de fakturerte timesatser ikke avviker fra avtalen og at det foreligger dokumentasjon for prisjustering for årene 2014 og Det er imidlertid fakturert med et betydelig omfang av overtidstimer. For leverandør C gjelder dette ca. 156 timer totalt for de kontrollerte årene, mens for leverandør B gjelder det ca. 220 timer. Innkjøpsavdelingen har gitt oss følgende forklaring: «Denne avtalen omfatter det behovet kommunen har for å sikre at pumpestasjoner er i drift slik at driftsstans med påfølgende overløp unngås. Overløp fra en pumpestasjon vil kunne medføre ansvar for kommunen gjennom forurensing. 3 Omsetning i 2015 er oppgitt per Østfold kommunerevisjon iks 3 182

183 Driftsavdelingen har ansvar for ca. 200 pumpestasjoner, og det foregår service og reparasjoner på disse daglig». Det fremkommer også at driftsavdelingen kommuniserer med leverandørene, og det blir alltid drøftet og gjort avtale for hvert enkelt behov for overtid. Denne kommunikasjonen foregår muntlig, og bekreftes av driftsavdelingen gjennom attestasjon på faktura. Rammeavtalen med leverandør D Kommunen hadde en rammeavtale mot denne leverandøren som gjaldt før den nåværende avtalen, i tidsrommet Det er inngått ny avtale som gjelder fra september 2014 med stipulert verdi på kr 7,8 millioner pr. år, herav kr 2,6 millioner for resten av år I perioden , det vil si uten gjeldende avtale, er omsetningen på ca. kr 5,4 millioner kroner. Ut fra leverandørstatistikk hentet fra kommunens regnskapssystem, finner vi følgende omsetning i 2014 og 2015 for denne leverandøren: År 2014 År 2015 Leverandør avtale fra pr Leverandør D kr kr Det er imidlertid hjemlet i avtalens punkt at det kan gjøres unntak fra avtalen ved kjøp av produkter i forbindelse med prosjekter eller entrepriser fra kr Revisjonen har etterspurt kopier av eventuelle avtaler og vi fikk svar fra innkjøpsavdelingen at dette er i så fall avtaler som den enkelte virksomhet inngår med leverandøren. Innkjøpsavdelingen er ikke involvert i disse prosessene og har ingen tilgang til avtalene. På fakturaene fremkommer det ikke noe informasjon om det er rammeavtalen eller andre avtalte prosjekter eller entrepriser (altså, egne anbud) som det faktureres i henhold til. Dersom det ved bestilling er opplyst om prosjekt- eller objektnummer, vil dette bli påført faktura. Dersom bestilling sendes fra innkjøpssystemet kan den konteres med objekt- eller prosjektnummer og bestillingsnummer skal da være påført fakturaen. Høsten 2015 ble det av innkjøpsavdelingen oppdaget at det ofte ikke var påført bestillingsnummer på fakturaene fra leverandør D. Dette ble påpekt ovenfor leverandøren og skal nå være rettet opp i. Det er kontrollert kun 5 større fakturaer i 2014 etter faktura dato og 13 fakturaer fra 2015 med fakturadato før Totalt er det gjennomgått 364 artikler mot rammeavtalen og det var ingen som stemte med artikkelnummer eller pris i vedlegg 5 - prisskjema til rammeavtalen. Leverandør D har, i følge kommunen, ikke endret prisene etter at avtalen ble signert. Vi har innhentet kommunens kjøpsstatistikk (for kjøp fra leverandør D) for 2015, men det gir ikke noe nærmere klarhet i sammenheng mellom faktiske innkjøp versus rammeavtalen, andre avtaler, eller forklaring av avvik i forhold til disse avtalene. Kjøpsstatistikken gir kun en summarisk oppsummering av faktiske kjøp. Østfold kommunerevisjon iks 4 183

184 Revisjonen har etterspurt hvilke rutine(er) som benyttes ved attestasjon og anvisning på inngående fakturaer fra leverandør D for å kontrollere disse mot prisskjema eller annen underliggende dokumentasjon. Vi har fått i svar at: «Leverandør D er etablert med katalog i innkjøpssystemet. Denne inneholder hele prisskjemaet fra konkurransen. Dersom bestilling sendes derfra vil prisene være i henhold til avtale. Ved større leveranser vil virksomheten i mange tilfeller få tilbud på hele leveransen. Prisene må da sjekkes opp mot mottatt tilbud, samt kvalitetssikres i henhold til prisene som ligger i katalog i innkjøpssystemet». Innkjøpsavdelingen har oppdaget at mange bestillinger til leverandør D sendes utenom innkjøpssystemet, selv om systemet legger til rette for det. Ofte har virksomhetene hatt kontakt med denne leverandøren og fått et pristilbud på e-post. Rammeavtalen med leverandør E Revisjonen kunne ikke se av rammeavtalen at det er avtalt noen estimert avtaleverdi. Innkjøpsavdelingen informerte om at det i konkurransegrunnlaget fremkommer et kjøpsvolum stipulert til kr eks.mva. pr. år. I bilag 7 «prisbestemmelser» er det avtalt priser for to produkter. Årlig omsetning er som følger: Leverandør År 2013 År 2014 År 2015 per Totalt Leverandør E Fakturakontrollen omfattet 45 fakturaer. Det er valgt ut 15 fakturaer fra hvert av årene innenfor avtaleperioden, det vil si 2013, 2014 og Revisjonen har funnet en annen prisoversikt med 14 produkter. Innkjøpsavdelingen informerte om at: «I konkurransen i forkant av rammeavtalen ba vi om pris på to spesifiserte produkter (en bærbar PC og en stasjonær) for å kunne sammenligne tilbudene. Avtalen er ikke låst til kun å gjelde for disse to produktene, men skal dekke hele behovet kommunen har for PC til alle virksomheter». I de separate kravspesifikasjonene, er det derimot bedt om pris på eksempelprodukter for hver varegruppe. Denne delen av konkurransegrunnlaget er ikke med i avtalen. Forklaringen på dette er at innkjøpsavdelingen, i perioden konkurransen ble gjennomført og avtale signert, gjorde endringer i malene for konkurransegrunnlag og avtaledokument. I følge innkjøpsavdelingen er dette rettet, slik at det er korrekt i avtaler som er inngått for andre produktområder senere. På en uspesifisert faktura som beløper seg til kr var det fakturert for beslektede tjenester. Det er ikke avtalt priser på beslektede tjenester, som klargjøring og konfigurasjon ved kjøp av de avtalte Pc-ene i «prisbestemmelsene». Kommunen har ikke bedt om pris på klargjøring og konfigurasjon fordi dette blir gjort i egenregi av IT-avdelingen. Dersom det er avvik fra dette vil det være egne prosjekter/avtaler hvor klargjøring og konfigurasjon er avtalt særskilt. Revisjonen har ikke blitt forevist en egen avtale knyttet til den angjeldende fakturaen. Østfold kommunerevisjon iks 5 184

185 Av de kontrollerte fakturaer mot rammeavtalen er det kun i to tilfeller i 2013 vi har funnet samsvar mellom «prisbestemmelsene» i rammeavtalen og fakturaene. I 2014 og 2015 er det 19 slike samsvar, når vi supplerer med den utvidede prisoversikten. I alle disse tilfellene er kommunen fakturert for en lavere pris enn prisoversiktene, inkludert «prisbestemmelsene» i rammeavtalen. Dette ble begrunnet fra innkjøpsavdelingen med ordlyden i prisbestemmelsene i rammeavtalen, at: Priser skal til enhver tid være markedsledende. Dersom priser på avtaleprodukter faller i perioden, skal de nye priser omgående gjøres gjeldende også for denne avtalen. Dersom leverandøren gjennomfører kampanjer eller tilbud som er gunstigere enn betingelser inngått for denne avtalen, skal disse automatisk gjøres gjeldende for denne avtalen. Kontroll av fakturaer mot innkjøpssystem - Innkjøpsavdeling Innkjøpsavdelingen er ansvarlig for å utlyse konkurranser på rammeavtalene og å inngå de enkelte avtalene med respektive leverandører. Seksjon regulering og teknisk drift (RTD) v/virksomhet Bygg og eiendom etc. står eventuelt for kun egne lokale entreprisekontrakter. Innkjøpsavdelingen har ingen reell myndighet til å pålegge kommunens virksomheter å følge rammeavtaler, men kan gi råd og veilede, når dette er ønsket fra virksomhetene. Innkjøpsavdelingen informerte om at kommunens virksomheter ikke alltid er like flinke til å benytte det elektroniske innkjøpssystemet, slik det er ment. Dette reduserer deres mulighet for en effektiv intern kontroll med hvordan rammeavtalene faktisk etterleves. Revisjonen har fått en kort demonstrasjon av hvordan innkjøpssystemet fungerer og hvordan dette systemet kunne gi oversikt og kontroll med oppfølgingen av rammeavtalene. Dette særlig i forhold til avtalen med leverandør D, der vi har funnet minst grad av samsvar mellom fakturaer og rammeavtalens prislister. Revisjonen gjennomførte et par stikkprøver på å søke opp artikkel-nr. og navn for et konferansebord og et salongbord ut fra en av fakturaene fra leverandør D, uten å få noen «treff». Systemet gir ikke mer informasjon enn det som fremkommer av prislisten til selve rammeavtalen. Vurdering/konklusjon Revisjonens gjennomgang viser at kommunen forholder seg til sitt overordnede attestasjons- og anvisningsreglement. Inngående faktura godkjennes av minimum to personer (en attestant og en anviser). Våre funn viser at alle med nødvendige tilganger i kommunens innkjøpssystem kan kjøpe inn fra leverandørene som kommunen har inngått rammeavtale med. Leverandørstatistikken for de enkelte leverandører viser at enkelte leverandører har svært høy omsetning. De største utslagene gjelder rammeavtalen for kjøp av møbler og inventar fra leverandør D hvor omsetningen er omtrent det dobbelte enn stipulert verdi både for 2014 og For avtalen om kjøp av bærbare og stasjonære PC er fra leverandør E er det ikke fastsatt en totalramme i selve avtalen, men i konkurransegrunnlaget er den årlige rammen stipulert til cirka Østfold kommunerevisjon iks 6 185

186 kr eks. mva. Årlig faktisk omsetning viser omtrent det dobbelte av stipulert omsetning i 2013, fire ganger større i 2014 og over tre ganger større i 2015 (pr ). For de øvrige tre kontrollerte leverandørene er det kun ubetydelige avvik. Det kan stilles spørsmål ved hvorvidt rammeavtalene til leverandør D og E benyttes utover de premissene som ble satt ved utlysningen av konkurransen i forkant av avtaleinngåelsen, når omsetningen blir så mye høyere enn anslått. Det kan tenkes at deler av omsetningen til disse to leverandørene er lyst ut som egne entrepriser. Det er imidlertid vanskelig, ut fra fakturert omsetning, å skille ut hvilke kjøp som er foretatt som avrop på rammeavtalene og hva som er kjøpt i henhold til andre entrepriser/avtaler. Selv om kjøpet er kontert med prosjektnummer så vet man ikke om det er gjennomført en egen konkurranse på anskaffelsen. Dette mener vi svekker kommunens kontroll med hvorvidt lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kravet til avholdt konkurranse etterleves. Påslag fra underleverandører fra leverandør A vises ikke på fakturaene og det er heller ingen dokumentasjon for nettopriser fra underleverandører som har blitt scannet inn ved siden av fakturaene. Det er på bakgrunn av dette ikke mulig å vite om prisene som fremkommer er riktige og hvor de har sin opprinnelse fra. Det kan også stilles spørsmål ved om praksisen er i tråd med intensjonen bak etableringen av rammeavtaler. Revisjonen kan ikke konkludere med at lov og forskrift om offentlige anskaffelser faktisk har blitt brutt men at mangelen på mulighet for kontroll gjør at risikoen etter vår mening klart synes å være til stede. Kommunen bør derfor, etter vår vurdering, innskjerpe sin kontroll med anskaffelsesprosesser og stille strengere krav til leverandører om å spesifisere og dokumentere hva som leveres knyttet til hver enkelt faktura. Det bør markeres tydelig for hvilken avtale/entreprise det faktureres for. Slike krav til kommunens leverandører bør stilles ved fremtidige konkurranser, både for å sikre kommunens overholdelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser og den interne kontrollen med kommunens anskaffelser. Våre stikkprøvekontroller har vist at de kontrollerte fakturaene stort sett har vært spesifisert for hva som er fakturert og belastet i de enkelte tilfellene. Vi har likevel, i flere av de kontrollerte avtalene, funnet at det faktureres i stor grad for andre varer, tjenester, kilometergodtgjørelse, overtid, ekstraarbeid, etc. som ikke er spesifisert i selve rammeavtalene. Leverandør B og C har fakturert for overtid som er avtalt ved muntlig kommunikasjon mellom driftsavdelingen og leverandørene i hvert enkelttilfelle. Ut fra dette, fremstår det for revisjonen at fakturert overtid ikke er godt nok dokumentert. Det er vanskelig å etterkontrollere hvorvidt attestanten er inneforstått med overtidsbruken vedkommende attesterer på. I flere av våre kontroller har vi spurt etter detaljerte spesifikasjoner over ajourførte prislister, uten at vi har fått det fremskaffet. I de tilfellene rammeavtalene ikke er fullstendige i å spesifisere produktlister og priser som avtalene faktisk dekker, har det ikke vært mulig å avstemme fakturerte priser mot gjeldende prisbestemmelser. Som nevnt kan særskilte avtaler/bestillinger/avrop ha vært foretatt, men disse synes ofte å ikke være sporbare tilbake til det enkelte inngående fakturabilag som Østfold kommunerevisjon iks 7 186

187 kommunen har bokført. Fakturaene kan derfor i slike tilfeller ikke anses å ha tilstrekkelig sporbarhet, selv om de er spesifisert for hva som er levert. Som beskrevet ovenfor, i forhold til etterlevelse av rammeavtalene, er det heller ikke heldig at det i fakturaene ikke spesifiseres hvilken avtale det faktureres i henhold til. Dette kan bidra til å skape tvil om hvorvidt lov om offentlige anskaffelser blir tilstrekkelig etterlevd, i forhold til kravet om konkurranseutlysning. Det er ofte ikke samsvar mellom inngått avtale og faktureringene - både når det gjelder de ulike varer, tjenester og prisene som blir fakturert. Mest sannsynlig er det inngått andre entrepriser/kontrakter som ligger til grunn for faktureringen, men dette fremkommer ikke av fakturaene. Og når supplerende dokumentasjon heller ikke kan fremskaffes, har det ikke vært mulig for oss å ta stilling til riktigheten av fakturaene i ettertid. Attestasjons- og anvisningsreglementet skal sikre den interne kontrollen ved bestilling av varer og tjenester, det vil si at bestilling faktureres til rett mengde og til rett pris. Det er vanskelig for revisjonen å se hvordan kommunen kan ivareta god fakturakontroll når man ikke har oversikt over grunnlaget fakturaene skal kontrolleres opp mot. Rolvsøy, 27. april 2016 Jolanta Betker (sign.) Oppdragsansvarlig revisor Jostein Ek(sign.) Statsautorisert revisor Østfold kommunerevisjon iks 8 187

188 Østfold kommunerevisjon IKS Fredrikstad Det vises til revisjonsnotat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler Fredrikstad kommune. Rådmannen tar revisjonens bemerkninger og de funn som er kommet frem på det største alvor. Notatet anses som en viktig tilbakemelding for å ha fokus på forsvarlige anskaffelser av varer og tjenester etter LOA og vil bli lagt til grunn i arbeidet med å kvalitetssikre prosedyrer. Det er allerede iverksatt forbedringstiltak i organisasjonen for de bemerkninger som er påpekt. Dette vil være en prioritert oppgave og andre tiltak vil ytterligere innføres slik beskrevet under. Det er ikke funnet faktafeil i notatet fra revisjonen. Seksjonene TD og ØKORG har arbeidet aktivt med forbedringer det siste året. Under følger oversikt over hovedpunktene i revisjonens funn og de forbedringer som er igangsatt: 1. Revisjonen bemerker at det for to av de kontrollerte rammeavtalene viser ett merinnkjøp ut over estimert verdi i konkurransen. Det kan stilles spørsmål ved hvorvidt rammeavtalene til leverandør D og E benyttes utover de premissene som ble satt ved utlysning av konkurransen i forkant av avtaleinngåelsen, når omsetningen blir så mye høyere enn anslått Rådmannen fastslår at dette er uheldig. Det er imidlertid vanskelig å si hvor mye som er kjøpt på eksisterende rammeavtale, entreprise eller egne anbud, da funnet er gjort ved at det er tatt ut en reskontro spørring på leverandør. Systemet i dag klarer ikke å skille på hvilken avtale man kjøper fra. Det er en informasjon som de respektive prosjektledere innehar og tar stilling til når anskaffelsesstrategien velges og når leveransene følges opp og fakturaene kontrolleres. For mindre prosjekter velges ofte rammeavtaler. Heretter vil man ved inngåelse og oppfølging av rammeavtale i større grad kontrollere at faktisk bruk av avtalene er etter intensjonen i inngåtte avtaler når det gjelder estimert omfang. Det etableres i dag i større grad enn tidligere tverrfaglige anskaffelsegrupper i forkant av rammeavtaleinngåelser. 2. Revisjonen bemerker at det kan synes som om fakturakontrollen i enkelte tilfeller ikke er nøyaktig nok. Kommunen bør derfor, etter vår vurdering, innskjerpe sin kontroll med anskaffelsesprosesser og stille strengere krav til leverandører om å spesifisere og dokumentere hva som leveres knyttet til hver enkelt faktura. Det må i det videre sørges for at bestillere kontrollerer faktisk kjøpt vare/tjeneste opp i mot bestilt vare/tjeneste. Rådmannen vil følge dette opp gjennom flere ulike tiltak: - Det iverksettes sterkere pålegg om å benytte innkjøpssystemet for anskaffelser av varer/tjenester som ikke legges ut på anbud og vil følge dette opp gjennom linjeledelsen. Det vil kun være unntaksvis at man ikke kan benytte innkjøpssystemet. - Det innføres i tillegg en ny prosedyre for innkjøpsrådgiverene om at de skal sjekke mellom 3-6 fakturaer fire måneder etter at ny rammeavtale er inngått. På denne måten kan de følge opp om fakturering er i henhold til rammeavtalen. 188

189 Dette kommer i tillegg til det ansvaret for kontroll og oppfølging av faktura som tilligger den enkelte bestiller. - Seksjon TD har intensivert sitt arbeid med forbedring og oppdatering av kvalitetssystemet, og vil ta revisjonens funn opp til gjennomgang med alle ansatte som er involvert i slike typer kjøp for at nevnte avvik ikke gjentas. I mai 2015 ble det utarbeidet en prosedyre publisert i kvalitetssystemet. Prosedyren er gjort gjeldende for hele Etat Bygg og eiendom, og skal sikre at fakturering i forbindelse med byggeprosjekter skjer etter bokføringsloven. Prosedyren omfatter både fastprisoppdrag og regningsarbeider. Når det gjelder regningsarbeider angir prosedyren følgende krav til dokumentasjon: Alle fakturer skal inneholde: - bestillende virksomhet - bestillers navn - ordrenummer - fakturanummer - fakturadato - forfallsdato - adresse hvor oppdrag er utført - hva oppdraget omfatter/prosjekt (Leverandøren må spesifisere slik at både kjøper og kontrollinstanser forstår hva dokumentasjonen gjelder) - kid-nummer på faktura/giro spesifikasjon av mva Regningsarbeider skal i tillegg til ovenstående inneholde kopi av timelister og kopi av materialfaktura. 3. Revisjon påpeker at det i flere av kontrollene ikke har vært mulig å avstemme fakturerte priser mot gjeldende prisbestemmelser og at man ikke finner dokumentasjon på prisjusteringene. Innkjøpsavdelingen har som praksis i sine avtaler at de skal varsles årlig fra leverandørene om eventuelle prisjusteringer. I en av sakene har ikke innkjøpsavdelingen mottatt skriftlig dokumentasjon på prisendringer. Innkjøpsavdelingen arkiverer dokumentasjon på prisendringer i Ephorte under det aktuelle saksnummeret. Innkjøpsavdelingen sjekker om prisøkningen er iht avtale vilkår, og deretter informeres brukerne om prisøkningen. Dersom leverandør sender varsel om prisendring til andre virksomheter i kommunen, skal dette videresendes til innkjøpsavdelingen som håndterer endringer i rammeavtale. Rådmannen vil innføre en prosedyre hvor det innhentes opplysninger ved skriftlig forespørsel til leverandør dersom det oppdages at prisene økes uten varsel. Dette betyr at alle som gjør avrop på rammeavtaler skal ta kontakt med avtaleforvalter i innkjøpsavdelingen hvis leverandøren i forhold til fakturering legger til grunn priser som ikke er i henhold til rammeavtalens prisdokumenter. Hvis dette ikke kan dokumenteres av leverandøren skal fakturaene avvises. 4. Rådmannen vil videre orientere om at det er utarbeidet - felles malverk for rammeavtaler, nasjonale og EØS anbud (malverket ivaretar presisering av prisjustering og merking av fakturaer som er nevnt i revisjonsnotatet) - standardisering av anskaffelsesprosessen for innkjøpsrådgiverne og en anskaffelsesplan der virksomheter må melde inn behov for nye anbud via et skjema til innkjøpsavdelingen. 189

190 5. Innkjøpsavdelingen vil ha stort fokus på implementering av bruk av rammeavtaler gjennom opplæring og informasjon. Dette skal sikre at rammeavtalene brukes riktig og at skulderleveranser med høye påslag holdes på et forsvarlig nivå. Malverk og rutiner skal ligge tilgjengelig i kvalitetssystemet, og kommunens intranettside skal bygges om for å være mer brukervennlig. Prosessen og maler vil bli implementert i løpet av Når det gjelder rammeavtalen for Ikt- utstyr så skal anskaffelsen starte opp i august/september 2016, siden avtalen utløper januar Erfaringer tilsier at man må ha bedre beslutningsgrunnlag når man foretar anskaffelsen. Kommunen må skaffe best mulig oversikt over kommende prosjekter/investeringer som kan påvirke rammeavtalens estimerte volum i løpet av rammeavtaleperioden de neste 4 årene. Når det gjelder rammeavtalen for møbler vurderes den som aktuell å sette opp på anskaffelsesplanen for år 2017 for å unngå at man kjøper over estimert verdi. Anskaffelsesplanen viser oversikt over hvilke rammeavtaler som skal inngås de ulike år. Rammeavtalene med leverandør B og C benyttes for reparasjon og vedlikehold av pumpestasjoner. Rammeavtalene forutsetter arbeidet utført hovedsakelig på dagtid for planlagt vedlikehold. Rammeavtalene er også ment til å benyttes ved akutte hendelser, når det oppstår en feil uavhengig av tid på døgnet. Konsekvensen av og ikke å utbedre feilen innen kort tid kan være kritisk for kommunen. Vi ser at dette burde være hensyntatt i nevnte rammeavtaler, og vi vil legge dette til grunn når ny rammeavtale skal etableres. Dette fordi dette er anskaffelser av tjenester for å holde infrastruktur i drift og må således ha beredskapsmessige prissystemer for å ivareta situasjoner som oppstår utenfor ordinær arbeidstid. Ole Petter Finess Rådmann 190

191 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/106 Dokumentnr.: 13 Løpenr.: 92923/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /16 Prosjektplan: Kontraktsoppfølging Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Prosjektplan «Kontraktsoppfølging», godkjennes 2. I prosjektet innarbeides oppfølging av revisjonsnotat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler, jf. KU-sak 16/15 Fredrikstad, Vedlegg Prosjektplan «Kontraktsoppfølging», datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Bystyresak 16/4, (Forvaltningsrevisjonsplan ) KU-sak 15/35, (Forvaltningsrevisjonsplan ) Saksopplysninger Det framgår av forvaltningsrevisjonsplanen hva som er bakgrunnen for dette prosjektet. Revisjonen har gjengitt de viktigste poengene i sin prosjektplan (jf. pkt. 1«Bakgrunnen for prosjektet»). Her står blant annet om konsekvensene ved feil på dette området: «Dersom det forekommer feil vil konsekvensene kunne være store. I et brukerperspektiv vil for eksempel økonomisk ineffektivitet eller krav om erstatning fra en leverandør ha en negativ effekt på tjenesteytingsnivået. I et organisasjonsperspektiv vil økonomisk ineffektivitet i seg selv være en konsekvens, men det vil også være belastende på den eller de medarbeiderne som har vært involvert i en anskaffelse i strid med regelverket. Manglende eller feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket vil også medføre store konsekvenser i et samfunnsperspektiv. Et eksempel er tap av omdømme for kommunen. En mer alvorlig konsekvens er at det har betydning for leverandører som forbigås, og generelt tilliten til kommunen som oppdragsgiver.» Revisjonen foreslår revisjonen to hovedproblemstillinger: 1. Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler? 191

192 2. Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av avrop på rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser? Problemstillingene er utdypet med flere underspørsmål i prosjektplanens pkt. 3 Revisjonen antar at det vil gå med 350 timer +/- 10 % til dette prosjektet. Rapporten vil være klar til behandling i siste møte før jul. Vurdering Sekretariatet finner problemstillingene relevante i forhold til omtalen i forvaltningsrevisjonsplanen. Planlagt ressursbruk er høyere enn et gjennomsnittlig forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonen begrunner med at det er flere seksjoner som skal involveres i prosjektet, noe som medfører behov for flere intervjuer enn normalt. I tillegg er det planlagt gjennomføring av spørreundersøkelse. Samlet sett anser vi at metodevalget vil gi en tilfredsstillende pålitelighet (nøyaktighet) og gyldighet 1 til å trekke konklusjoner om temaet. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget innarbeider i prosjektet oppfølgingen av revisjonsnotat vedrørende utvidet kontroll av rammeavtaler. I denne oppfølgingen inngår stikkprøver på om kommunens nyetablerte og igangsatte kontrolltiltak på området fungerer slik rådmannen har beskrevet det i sitt tilsvar til notatet. Han nevner konkrete tiltak for inngåelse og oppfølging av rammeavtaler som etter vår oppfatning fint kan utgjøre en del av de undersøkelsene som skisseres i underproblemstillingene i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Vi anbefaler at prosjektplanen godkjennes med denne presiseringen. 1 metodene måler hva de er tiltenkt å måle 192

193 Kontraktsoppfølging Fredrikstad kommune Prosjektplan Rolvsøy 10. mai

194 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET I henhold til kommuneloven 78 nr. 2 og forskrift om revisjon kapittel 3, skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Det vises til vedtak i Fredrikstad bystyre 11. februar 2014 (PS 16/4), hvor forvaltningsrevisjonsplan ble fastsatt. I vedtatt plan fremkommer det: «Regelverket om offentlig anskaffelser oppstiller krav til hvordan det offentlige skal opptre ved anskaffelser av varer og tjenester. Regelverket er vedtatt for å ivareta Norges rettslige forpliktelser etter EØS avtalen. Formålet med regelverket er å sikre fri konkurranse nasjonalt, og internasjonalt. Det er generelt høy risiko for feil i innkjøpsprosesser. Dette henger sammen med at regelverket er komplisert, samt at mange offentlige innkjøpere ikke har god nok kompetanse. Statistikk fra Klageorgan for offentlige anskaffelser (KOFA) viser at det så langt i 2015 er avdekket brudd i 48 av 156 (ca. 31 %) avgjorte saker. For 2014 utgjorde antall avgjorte saker 296, hvor brudd ble avdekket i 90 (ca. 30 %) saker. KOFA har på nåværende tidspunkt ikke anledning til å ilegge gebyr dersom det avdekkes brudd på regelverket, men det forventes at gebyrmyndigheten vil bli gjeninnført første halvår Da vil KOFA også bli gitt søksmålskompetanse, slik at de kan gå til sak mot oppdragsgiver dersom det avdekkes grove brudd. Konsekvensene av slike feil avhenger av alvorlighetsgrad. Typiske konsekvenser kan være risiko for erstatningssøksmål fra leverandører, tap av omdømme for kommune eller annet økonomisk tap eksempelvis fordi man betaler mer for en vare eller tjeneste enn man ville gjort dersom konkurranseperspektivet hadde vært tilfredsstillende ivaretatt. I tillegg kommer som nevnt risiko for gebyr eller søksmål fra KOFA. Fredrikstad kommune har en egen innkjøpsavdeling. Avdelingen har ansvar for utvikling og ajourhold av kommunens innkjøpsreglement og rutiner, samt etablering av kommuneovergripende rammeavtaler. I tillegg fungerer avdelingen som rådgivende organ i anskaffelser som foretas av andre virksomheter i kommunen ved behov. Kommunen gjennomfører innkjøp for flere millioner hvert eneste år, via kommuneovergripende rammeavtaler og ved enkeltanskaffelser. Dette medfører i seg selv en sannsynlighet for at feil kan forekomme. Dersom det forekommer feil vil konsekvensene kunne være store. I et brukerperspektiv vil for eksempel økonomisk ineffektivitet eller krav om erstatning fra en leverandør ha en negativ effekt på tjenesteytingsnivået. I et organisasjonsperspektiv vil økonomisk ineffektivitet i seg selv være en konsekvens, men det vil også være belastende på den eller de medarbeiderne som har vært involvert i en anskaffelse i strid med regelverket. Manglende eller feil etterlevelse av anskaffelsesregelverket vil også medføre store konsekvenser i et samfunnsperspektiv. Et eksempel er tap av omdømme for kommunen. En mer alvorlig konsekvens er at det har betydning for leverandører som forbigås, og generelt tilliten til kommunen som oppdragsgiver. Kontrollutvalget vil ha størst fokus på kontraktoppfølging.» Kontrollutvalgets presisering baserte seg på ulike notater og rapporter som revisjonen har lagt frem for behandling i 2014 og 2015, og som har avdekket ulike grad av svikt knyttet til oppfølging av leverandører. Det ble avholdt oppstartsmøte med kommunen 4. mai Kommunalsjef for økonomi og organisasjonsutvikling og avdelingsleder for anskaffelser og bevilling (innkjøpssjef) deltok i møtet. Administrasjonens innspill er hensyntatt i utkastet til prosjektplan. østfold kommunerevisjon iks 2 194

195 2. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Kontrollutvalgets vedtak legges til grunn for revisjonens videre arbeide med prosjektet. Revisjonen delegeres myndighet til å foreta mindre endringer i problemstillinger og avgrensninger hvis det oppstår uforutsette forhold som har betydning for prosjektet. Større endringer avklares med sekretariatet og kontrollutvalgsleder. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. 3. PROBLEMSTILLINGER OG AVGRENSNINGER Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler? Eksempler på momenter som vil bli belyst: Har kommunen et system for oppfølging av rammeavtaler? Er avtalene utformet på en slik måte at de muliggjør oppfølging? Hvordan følges rammeavtalene opp i praksis? Er kommunen oppmerksom på rammeavtalens verdibegrensning? Er kommunens innkjøpere lojale til inngåtte rammeavtaler? Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av avrop på rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser? Eksempler på momenter som vil bli belyst i forbindelse med avrop på rammeavtaler (enten det er vanlig avrop eller gjennomføring av minikonkurranse): Hvordan fører kommunen kontroll med at leveranse stemmer overens med bestilling? Hvordan fører kommunen kontroll med at leveranse stemmer overens med kontraktbetingelser, eksempelvis kompetanse ved vikartjenester og at innleid personell har tilfredsstillende lønns- og arbeidsvilkår. Eksempler på momenter som vil bli belyst i forbindelse med oppfølging av enkeltanskaffelser 1 : Er kontrakten egnet for kontraktsoppfølging? Hvilke kontrolltiltak er etablert for å ivareta oppfølging av kontrakten? Hvordan fører kommunen kontroll med at valgt entreprenør tilbyr tilfredsstillende lønnsog arbeidsvilkår? Begge problemstillinger er i utgangspunktet tenkt som systemrevisjoner, men vil også belyse praksis med utgangspunkt i informasjon fra de som er ansvarlig for de ulike kontraktene og/ eller som kjøper inn på grunnlag av disse kontraktene. Med unntak av regnskapsanalyse for å avdekke leverandørlekkasjer, vil revisjonen imidlertid ikke gjennomføre praktiske tester. Ved undersøkelse av momenter knyttet til rammeavtaler vil revisjonen velge ut en rammeavtale fra hver seksjon i kommunen. 2 Samtlige seksjoner foretar innkjøp på grunnlag av en eller flere rammeavtaler, slik at ved å inkludere samtlige seksjoner vil kontrollutvalget kunne danne seg et bedre bilde av kommunens samlede system og praksis. Ved undersøkelse av momentene som gjelder enkeltanskaffelser vil revisjonen velge ut en til to kontrakter for nærmere gjennomgang. Det er i hovedsak seksjon for regulering og teknisk drift som inngår slike kontrakter, og det er derfor naturlig at utvalget begrenses til denne seksjonen. 1 Dette vil typisk dreie seg om ulike entreprisekontrakter. 2 Det er innkjøpsavdelingen som inngår rammeavtaler på vegne av kommunen, men det er de ulike seksjonene som «eier» rammeavtalene. Eksempelvis vil rammeavtale for innleie av helsepersonell eies av seksjon for helse og velferd. østfold kommunerevisjon iks 3 195

196 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier, også kalt "foretrukket praksis", er en samlebetegnelse for de krav eller forventninger som brukes som grunnlag for å vurdere kommunens virksomhet. Revisjonskriterier fastsettes normalt med basis i en eller flere autoritative kilder og ut fra trinnhøydeprinsippet. Også kommunens egne retningslinjer kan utgjøre revisjonskriterier. Revisjonskriteriene er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik/svakheter. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. På nåværende tidspunkt mener revisjonen at følgende kilder kan være egnet som grunnlag for å utlede revisjonskriterier: Kommuneloven Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser (Difi) 5. METODISK TILNÆRMING OG GJENNOMFØRING Databehov og hvordan forvaltningsrevisjonen tenkes gjennomført (metode), fremgår av analyseskjemaet nedenfor: Problemstillinger Revisjonskriterier Databehov Innhentings-/analyse metode Problemstilling 1 Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av rammeavtaler? Problemstilling 2 Sikrer Fredrikstad kommune tilfredsstillende oppfølging av avrop på rammeavtaler og kontrakter som inngås i forbindelse med enkeltanskaffelser? Se pkt. 4 Se pkt. 4 Informasjon om kommunens system. Oversikt over inngåtte avtaler, samt tilgang på de enkelte avtalene. Kunnskap om praksis hos innkjøpere. Regnskapstall. Tilgang på enkeltkontrakter. Informasjon om system, herunder etablerte kontrolltiltak. Kunnskap om praksis hos de som forvalter kontraktene. Dokumentanalyse Intervju Spørreundersøkelse Regnskapsanalyse Dokumentanalyse Intervju 6. PROSJEKTORGANISERING, RESSURSBEHOV OG FREMDRIFTSPLAN Prosjektdeltakere Lene Brudal - forvaltningsrevisor Anders Svarholt - oppdragsansvarlig revisor Prosjektperiode Mai november 2016 Antall timer 350 +/- 10 % Vedtaksorgan: Kontrollutvalget i Fredrikstad kommune Fremdrift Ferdig Når prosjektplan er godkjent i KU 24. mai 2016 Når rapport er sendt til rådmannen November 2016 østfold kommunerevisjon iks 4 196

197 Når rapport er sendt til ØKUS November 2016 Estimatet er noe høyere enn en gjennomsnittlig forvaltningsrevisjon. Dette begrunnes med at det er flere seksjoner som skal involveres i prosjektet, noe som medfører behov for flere intervjuer enn normalt. I tillegg er det planlagt gjennomføring av spørreundersøkelse. Dette er en effektiv metode for å samle inn mye informasjon på, men utforming og analyse av dataene er tidkrevende. Det er likevel mindre tidkrevende enn om revisjonen skulle gjennomført et større antall intervjuer. østfold kommunerevisjon iks 5 197

198 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/111 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 51255/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /17 Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Engasjementsbrev fra Østfold kommunerevisjon IKS, tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg Østfold kommunerevisjon IKS: Engasjementsbrev Fredrikstad kommune, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Administrerende direktør i Østfold kommunerevisjon har oversendt engasjementsbrev til kontrollutvalget. Norges Kommunerevisorforbund sin revisjonskomite har anbefalt at dette bør gjøres minst ved hver valgperiode. Hensikten med engasjementsbrevet er å beskrive vilkårene for revisjonsoppdraget og kommunisere dette med oppdragsgiver, slik at det er en felles forståelse for arbeidsoppgaver og ansvarsfordeling. Vurdering Revisjonens fremleggelse av engasjementsbrev kan sees som et element i kontrollutvalgets påseansvar overfor revisjonen. Sekretariatet viser til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, holde seg løpende orientert og påse at dette foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser..» Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget om å ta engasjementsbrevet fra revisjonen til orientering. 198

199 199

200 200

201 201

202 202

203 203

204 204

205 205

206 206

207 207

208 208

209 ØSTFOLD KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT Saksnr.: 2016/109 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 77845/2016 Klassering: Saksbehandler: Anne-Karin F. Pettersen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Fredrikstad /18 Referater og meldinger Sekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Referater og meldinger tas til orientering Fredrikstad, Vedlegg: 1 Særutskrift Bystyresak 20/16: Kontrollutvalgets årsmelding for Særutskrift Bystyresak 19/16: Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Særutskrift Bystyresak 18/16: Notat vedrørende prosjekt "AN Kongsten badeanlegg rehab" 4 Særutskrift Bystyresak 4/16: FR-plan Særutskrift Bystyresak 3/16: FR-rapport Minoritetsspråklige barn 6 Svar angående kommunens oppfølging av tilsyn barnevern 7 Brukerombudets årsmelding for 2015 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger Orienteringer: 1. Revisjonen har vært nødt til å foreta et par mindre endring hva gjelder utvalg og fremdrift i prosjektet Minoritetsspråklige barn 2016, sammenlignet med hva som ble presentert i kontrollutvalget Endringen er positiv i den forstand at den fører til at rapporten inkluderer flere skoler enn hva vi opprinnelig planla. Forsinkelse i planlagt fremdrift 209

210 skyldes mulige utfordringer for administrasjonen hva gjelder å få inn dokumentasjon fra skolene innen gitte tidsfrister. Revisjonen informerer nærmere i møtet. 2. Rådmannen orienterer om status for Skatt Øst sine undersøkelser av kommunens praktisering av anleggsbidragsmodellen 3. Rådmannen orienterer om status for innhenting av ekstern betenkning av kommunens behandling av Husebuktasaken. Vurdering Referater, meldinger og orienteringer kan tas til orientering 210

211 Saksnr.: 2015/2031 Dokumentnr.: 10 Løpenr.: 32807/2016 Klassering: 033 Saksbehandler: Anita Simensen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /16 Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler Bystyret å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering. Fredrikstad, Bystyrets behandling : Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak : Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 tas til orientering. Fredrikstad, Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Østfold kontrollutvalgssekretariat v/ Anne-Karin F. Pettersen Vedlegg 1. Kontrollutvalgssak 16/8: Kontrollutvalgets årsmelding for Vedlegg til kontrollutvalgssak 16/8: Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning, kontrollutvalget Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Side 1 av 1 211

212 Saksnr.: 2016/4135 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: 33637/2016 Klassering: 030 Saksbehandler: Anita Simensen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler Bystyret å fatte slikt vedtak: 1. Bystyret vedtar «Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Fredrikstad, Bystyrets behandling : Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak : 1. Bystyret vedtar «Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden med følgende prioritering FASVO AS Østfold Interkommunale Utvalg mot Akutt forurensing ( 27) Østfold kontrollutvalgssekretariat ( 27) 2. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Fredrikstad, Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Østfold kontrollutvalgssekretariat v/ Anne-Karin F. Pettersen Kommunalsjef Kari Sørum Vedlegg 1. Kontrollutvalgssak 16/7: Overordnet analyse og plan for selskapskontroll i perioden Vedlegg til kontrollutvalgssak 16/7: Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for perioden Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning, kontrollutvalget Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Side 1 av 1 212

213 Møtebok Saksnr.: 2011/11363 Dokumentnr.: 43 Løpenr.: 33636/2016 Klassering: D11 Saksbehandler: Anita Simensen Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /16 Notat vedr prosjekt "AN6338 Kongsten badeanlegg rehab" Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler Bystyret å fatte slikt vedtak: 1. Bystyret tar notat vedrørende prosjekt «AN6338 Kongsten badeanlegg rehab», og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. 2. Bystyret merker seg at rådmannen vil fremme sak; «Forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter» til politisk behandling, og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. Fredrikstad, Bystyrets behandling : Rådmannen orienterte. Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak : 1. Bystyret tar notat vedrørende prosjekt «AN6338 Kongsten badeanlegg rehab», og kontrollutvalgets uttalelse til etterretning. 2. Bystyret merker seg at rådmannen vil fremme sak; «Forslag til revidert reglement for gjennomføring av egne bygge- og anleggsprosjekter» til politisk behandling, og at beslutningsgrunnlag og kvalitetssikring av budsjetter vil være sentrale temaer i forslaget. Fredrikstad, Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Østfold kontrollutvalgssekretariat v/ Anne-Karin F. Pettersen Kultur, miljø og byutvikling v/ Ole-Henrik Holøs Pettersen og Tom Hermansen Kommunalsjef Asbjørn Borge Vedlegg 1. Kontrollutvalgssak 16/5: Notat vedrørende prosjekt «AN 638 Kongsten» 2. Vedlegg til kontrollutvalgssak 16/5 Notat vedrørende prosjekt «AN 638 Kongsten», datert Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning, kontrollutvalget Rett navn på prosjektet er AN6338 Kongsten badeanlegg rehab. Rådmannens kommentar Ingen kommentar. Side 1 av 1 213

214 Saksnr.: 2015/11862 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 9788/2016 Klassering: 210 Saksbehandler: Anita Simensen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /16 Forvaltningsrevisjonsplan Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler Bystyret å fatte slikt vedtak: 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (nærmere beskrivelse jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen 2 Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging 3 Refusjoner 4 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (Bh) 5 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem 6 Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene 7 Startlån 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1625 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Fredrikstad, Bystyrets behandling : Votering: Kontrollutvalget innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak : 1. Det skal i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets forslag til Forvaltningsrevisjonsplan (nærmere beskrivelse jf. pkt. 3.1 i planen). 1 Integrering og språkopplæring for minoritetsspråklige barn i grunnskolen 2 Offentlige anskaffelser med vekt på kontraktsoppfølging 3 Refusjoner 4 Spesialundervisning (skole) og spesialpedagogiske tiltak (Bh) 5 Barnevernets oppfølging av barn i hjelpetiltak, institusjon og fosterhjem 6 Forebyggende arbeid i hjelpetjenestene 7 Startlån 2. Rammetimetallet til forvaltningsrevisjon settes til 1625 timer per år (I henhold til avtale mellom eierne av revisjonen). Side 1 av 2 214

215 3. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta nærmere planlegging av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta de enkelte undersøkelser/prosjektplaner og inngå avtaler om gjennomføring med revisjonen. 4. Kontrollutvalget skal fortløpende sende forvaltningsrevisjonsrapporter til bystyret. Kontrollutvalget skal også rapportere resultatene av forvaltningsrevisjonen i årsmeldingen som sendes til bystyret. 5. Bystyret delegerer til kontrollutvalget å vurdere eventuelle behov for endringer i planen i planperioden. Fredrikstad, Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Østfold kontrollutvalgssekretariat v/ Anne-Karin F. Pettersen Kommunalsjefene Kari Sørum, Asbjørn Borge, Nina Tangnæs Grønvold, Arne Rekdal Olsen, Atle Holten Vedlegg 1 Kontrollutvalgssak 15/35: Forvaltningsrevisjonsplan Vedlegg til KU-sak 15/35: Overordnet analyse for Fredrikstad kommune 3 Vedlegg til KU-sak 14/35: Rådmannens kommentarer til Overordnet analyse 4 Vedlegg til KU-sak 15/35: Forvaltningsrevisjonsplan Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning, kontrollutvalget Rådmannens kommentar: Rådmannen tar kontrollutvalgets innstilling til etterretning. Dersom det skulle oppstå en mulighet for det, enten i form av omprioriteringer underveis eller at foreslåtte oppdrag ikke spiser opp hele ressursrammen, vil rådmannen anbefale at det settes fokus på kommunens praktisering av EØS-avtalens statsstøtteregler ifm ulike tilskuddsordninger. Dette for å kartlegge fallgruver og bli bedre kjent med latente risikoer innen feltet med sikte på å unngå regelstridig praksis. Om dette ikke blir en mulig oppgave i bør den vurderes i perioden Side 2 av 2 215

216 Saksnr.: 2015/9259 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 9797/2016 Klassering: A20 Saksbehandler: Anita Simensen Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Bystyret /16 Forvaltningsrevisjonsrapport Minoritetsspråklige barn Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalget anbefaler Bystyret å fatte slikt vedtak: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Bystyret merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har bystyret forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. Bystyret ber derfor rådmannen om at: Det sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til foreldre. Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene informerer foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen vurderer om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene etablerer «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige foreldre. Kommunen tydeliggjør sine forventinger om mål og ressursbruk, og konkretiserer på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Oppvekstutvalget innen < bystyret setter inn dato>. Fredrikstad, Bystyrets behandling : Til pkt. 2 foreslo ordfører: innen utgangen av september Votering: Kontrollutvalgets innstilling ble enstemmig vedtatt. Bystyrets vedtak : 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Minoritetsspråklige barn», til etterretning Bystyret finner det positivt at kommunen har iverksatt, og satset på, flere ulike tiltak til Side 1 av 2 216

217 minoritetsspråklige barn og at tiltakene tilrettelegges og tilpasses på ulike måter for å møte brukergruppen. Kommunen har satt som mål å kartlegge og evaluere ressursbruk og resultat av iverksatte tiltak. Det er usikkert i hvilken grad dette er gjennomført. Bystyret merker seg at revisjonen stiller spørsmål ved om evaluering knyttet til norskopplæringen blir gjort i tilstrekkelig grad. Samtidig har bystyret forståelse for at det kan være en utfordring å finne språkkartleggingsvektøy som ivaretar det tospråklige perspektivet. Bystyret ber derfor rådmannen om at: Det sikres at de ansatte ved helsestasjonene har oversikt over hvilke språktilbud det enkelte barn benytter seg av for å kunne gi tilpasset og relevant informasjon til foreldre. Ansatte ved både helsestasjonen og barnehagene informerer foreldre om at det tar inntil 5-7 år å lære et undervisningsspråk. Kommunen vurderer om innsats knyttet til språkopplæring også bør tilrettelegges for barn under 4 år sett i lys av tiden det tar for et barn å lære et undervisningsspråk. Det sikres at alle minoritetsspråklige foreldre er kjent med søknadsprosessen for tildeling av barnehageplass. Barnehagene etablerer «nye» møtearenaer for å inkludere minoritetsspråklige foreldre. Kommunen tydeliggjør sine forventinger om mål og ressursbruk, og konkretiserer på hvilken måte evaluering skal gjennomføres. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere om sin oppfølging til Oppvekstutvalget innen utgangen av september Fredrikstad, Rett utskrift Anita Simensen møtesekretær Utskrift til: Østfold kontrollutvalgssekretariat v/ Anne-Karin F. Pettersen Kommunalsjef Arne Rekdal Olsen Oppvekstutvalget Vedlegg 1 Kontrollutvalgssak 15/34: Forvaltningsrevisjonsrapport Minoritetsspråklige barn 2 KU-sak 125/34: Vedlegg - Forvaltningsrevisjonsrapport Minoritetsspråklige barn Saksopplysninger Det vises til vedlagte saksutredning, kontrollutvalget Rådmannens kommentar Ingen ytterligere kommentar. Side 2 av 2 217

218 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html 218 Side 1 av Fra: Tvedt Anne-Beth Brekke[anntve@fredrikstad.kommune.no] Dato: :24:57 Til: Pettersen Anne-Karin Femanger Kopi: Olsen Arne Rekdal Tittel: SV: Angående kommunens oppfølging av tilsyn barnevern Det var tilsyn med kommunes arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn i Fredrikstad. tilsynet ble foretatt i perioden det ble påpekt et avvik: Fredrikstad kommune sikrer ikke at hjelpetiltak til hjemmeboende barn blir tilstrekkelig evaluert. I brev av , ble det sendt brev til Fylkesmannen med en beskrivelse av hvilke tiltak som er iverksatt for å rette avviket. I brev av , ber Fylkesmannen om en tilbakemelding på hvor kommunen konkret beskriver planen for hvordan evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn skal ivaretas gjennom sin styring. Brevet blir besvart den Den ber Fylkesmannen blant annet om en vurdering av hvordan iverksatte tiltak har fungert. Brevet blir besvart den Fylkesmannen innkalte kommunen til et møte den fra kommunen deltok barnevernleder. Kommunalsjef var orientert om møte. Referat fra møte er sendt fra Fylkesmannen den Her skriver Fylkesmannen : «vi vil vurdere videre oppfølging av kommunen etter gjennomgang av kommunens halvårsrapportering på barnevernsområdet 1 halvår 2015.» Vi har ikke mottatt noe brev fra Fylkesmannen etter det. Med vennlig hilsen Anne-Beth Brekke Tvedt Barnevernleder Fra: Olsen Arne Rekdal Sendt: 31. mars :19 Til: Tvedt Anne-Beth Brekke Emne: VS: Angående kommunens oppfølging av tilsyn barnevern Hei! Kan du se på denne og svare med kopi til meg? Med vennlig hilsen Arne Rekdal Olsen Kommunalsjef Seksjon for utdanning og oppvekst Fredrikstad kommune Fra: Pettersen Anne-Karin Femanger Sendt: 31. mars :17 Til: Olsen Arne Rekdal Emne: VS: Angående kommunens oppfølging av tilsyn barnevern Hei Denne henvendelsen skal til kommunalsjef for utdanning og oppvekst. Jeg beklager at den først ble sendt til feil kommunalsjef.

219 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html 219 Side 2 av Mvh Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Telefon: Mobil direkte: akfp@fredrikstad.kommune.no Postboks 69, 1601 Fredrikstad Besøksadresse: Glemmegt. 55, 1608 Fredrikstad Fra: Pettersen Anne-Karin Femanger Sendt: 14. mars :15 Til: Grønvold Nina Tangnæs Emne: VS: Angående kommunens oppfølging av tilsyn barnevern Her er lenken til rapporten: Anne-Karin Fra: Pettersen Anne-Karin Femanger Sendt: 14. mars :14 Til: Grønvold Nina Tangnæs Emne: Angående kommunens oppfølging av tilsyn barnevern Hei Fylkesmannen inviterer to ganger i året til koordineringsmøte om tilsyn og forvaltningsrevisjon. Alle revisjonsenheter og sekretariater i Østfold deltar på dette, sammen med representanter fra ulike tilsyn. På det siste møtet, 8. mars, ble det sagt fra Fylkesmannen at Fredrikstad kommune følges opp etter tilsyn med barnevern. Jeg har funnet en tilsynsrapport knyttet til barnevern. Den er fra Er det denne som fremdeles følges opp fra fylkesmannens side? Kan du i så fall si noe om hva som er status her nå? Mvh Anne-Karin Femanger Pettersen Daglig leder, Østfold kontrollutvalgssekretariat Telefon: Mobil direkte: akfp@fredrikstad.kommune.no Postboks 69, 1601 Fredrikstad Besøksadresse: Glemmegt. 55, 1608 Fredrikstad

220 file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephortefk/ _fix.html 220 Side 3 av

221 Årsmelding